APS-Einsatz in einer auftragsorientierten Wechselproduktion

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1 APS-Einsatz in einer auftragsorientierten Wechselproduktion Florian Wagner, Director of IT and Communication, Freshtex International Textile Services GmbH

2 AGENDA 1. Vorstellung Freshtex Daten und Fakten Charakteristika des Wertschöpfungsprozesses 2. Auswahlprozesse für ein ERP-System Funktionale und sonstige Anforderungen Vorgehen bei der Auswahl 3. Warum Infor SyteLine ERP? Resultat des Auswahlprozesses Erfahrungen bis zum Go Live 4. Geschäftsprozess-Beispiele mit APS Konfiguration Lieferterminermittlung Termin und Kapazitätsplanung Personalkapazität/-planung

3 FRESHTEX Daten und Fakten 5000 Mitarbeiter weltweit Standorte in 18 Ländern in 3 Kontinenten 30 Produktionsstandorte 3 Entwicklungszentren (Türkei, Hong Kong, Los Angeles) ca. 100 Mio. Euro Umsatz in Mio. Teile pro Jahr Zwei Geschäftsbereiche: Garment Finishing und Apparel/Full Package Größte Kunden: Levis, Vanity Fair (Lee, Wrangler), Tommy Hilfiger, Hugo Boss, H&M, etc.

4 Charakteristika des Wertschöpfungsprozesses Ausschließlich Auftragsfertigung mit auftragsspezifischen Arbeitsplänen und Produktionsprozessfolgen Schwer standardisierbare Produktionsabläufe aufgrund von: Unterschiedlichen Stoffe (sogar innerhalb eines Auftrags) Ständig neuer zu erzielender, modischer Effekte (4-8 Kollektionen bei bestimmten Kunden pro Jahr) Durchlaufzeit eines Auftrags 2 7 Tage Saisonal stark schwankende Auftragsmengen Je Fabrik pro Tag ca. 10 Aufträge mit jeweils 100 bis 2000 Stück 5 bis 20 Arbeitsschritte je Auftrag mit jeweils 1 bis 15 Unterschritte je Arbeitsschritt Planungslauf für ein Monat umfasst in Summe ca einzuplanende Arbeitsgänge In der Wäscherei größtenteils einstufige Stücklisten; In der Konfektion mehrstufige Stücklisten

5 BERICHTE Vorkalkulation (Preis) Alle Aufträge und Lieferungen Kostenstellenkosten (je Auftrag, Ladung) Material-, Personal-, Maschineneffizienz Rückverfolgung jeder Ladung (QC) Alle Lieferungen Nachkalkulation Department 1 (=Produktionskostenstelle) Department 2 (=Produktionskostenstelle)... ERP Konfigurator Materialkosten Personal kosten Maschinen kosten Lieferungen Lager Logbuch Coupons Rezept & Arbeitsplan für ein Finish Kundenauftrag Lieferung Rohware Aufträge, Lieferungen, Ladungen PROZESS PLANUNG: Lieferterminermittlung, Kapazität,, Materialbedarfe, Ladungsverfolgung, etc.

6 AGENDA 1. Vorstellung Freshtex Daten und Fakten Charakteristika des Wertschöpfungsprozesses 2. Auswahlprozesse für ein ERP-System Funktionale und sonstige Anforderungen Vorgehen bei der Auswahl 3. Warum Infor SyteLine ERP? Resultat des Auswahlprozesses Erfahrungen bis zum Go Live 4. Geschäftsprozess-Beispiele mit APS Konfiguration Lieferterminermittlung Termin und Kapazitätsplanung Personalkapazität/-planung

7 Freshtex s Performance Drivers als Basis für den ERP Auswahlprozess Performance Drivers ---- Performance Indicators Costs Material (Chemicals, Energy, Fuel) Purchase Price Variable Costs Material Efficiency (by material type) Direct Labor Fixed Costs Material Services Labor Efficiency Labor Overtime Profit Depreciation & Capital Costs Invested Capital Capacity Utilization of high investments Claims Quantity Quality Quality Ratios (1st, 2nd, 3rd) Turnover Reliability Delivery Accuracy Customer Relation Price Innovation Reuse Factor & # really new styles Market Intelligence

8 Freshtex s Performance Drivers vs. ERP Project Goals und Auswahlkriterien Performance Drivers ---- Performance Indicators Costs Material (Chemicals, Energy, Fuel) Purchase Price Variable Costs Material Efficiency (by material type) Fixed Costs Material Labor Services Direct Labor Labor EfficiencyOvertime Profit Depreciation & Capital Costs Invested Capital Capacity Utilization of high investments Claims Quantity Quality Quality Ratios (1st, 2nd, 3rd) Turnover Reliability Delivery Accuracy Customer Relation Price Innovation Reuse Factor & # really new styles Market Intelligence ERP Drivers & Content Supply Market Intelligence Bundling (Global Spend) Global Supplier & Material Master Data & all purchase orders Actual Consumption Warehouse logbook (Posted to Job) Required according to BOMs Standard Time Item Configurator (all BOMs and recipes) Paid Time Gross Wage Calculation Used Machine Minutes Available Machine Time Coupons and maybe collecting machine data ERP (SyteLine) & Data Collection Quality Control Quality Control Forms and Reports Order Promising Global Knowledge & Info Transfer Item Configurator & All Orders and customer data

9 Funktionale Anforderungen (Priorisiert) Improved Production Planning Increased delivery accuracy and capacity utilization (-> Order Promising) Being able to quickly react on our customers requirements and orders on short notice Efficiency controlling of factories and its workers based on standard times Standardized price and cost calculation based on standard times and budgets Enable global sourcing of materials Enable global, transparent online reporting Advanced Planning System Einfach für Freshtex individuell entwickelte globale Standardzeitendatenbank und Konfigurator Möglichst einfach, d.h. Analyse in Excel und kein aufwendiges Data Warehouse

10 Struktur der Ausschreibungsdokumente 2) Costing Template & Roadmap Costing template for filling in the estimated/proposed costs for several areas like e.g. Consulting, software, middleware, hardware, etc Suggest implementation roadmap (when implementing the software in what factory in which country)! Fill in cost estimates in given cells 1) RFP CORE DOCUMENT Big word/pdf document Explaining all the other RFP documents Described requirements are the basis for all other documents! Certain pages to sign and return 4) Core Process Description Description of freshtex s key processes in garment finishing Specification draft of potential erp system user forms 3) Requirements Summary Excel list with all requirements Every requirement has a reference to its detailed description in the RFP Core document or core process description! State for every requirement your remarks and whether you can meet it or not. 5) Proof of Concept Cases 2 Cases the software vendor must be capable to proof in a live demonstration after selection

11 MRP vs. APS MRP New Demand, New Customer Order APS New Demand, New Customer Order Master Production Schedule Plan not feasible Rough Cut Capacity Requirements Plan Plan feasible Material Requirements Plan SyteAPS Synchronisation of Demand, Material, Capacity Capacity Requirements Plan Plan not feasible Plan feasible Final Production Plan Final Production Plan

12 APS: Continuously visible plan for every order Order1 Order2 Order3

13 APS: Continuously visibility Every order knows the jobs and POs it needs Order1 Order2 Every supply knows the orders it affects Order3

14 Multisite APS For Apparel Business APS Suppliers Subcontractors Washing Customer Apparel Service Istanbul Customer APS Subcontractor APS APS APS APS Scraping Garment Finishing Istanbul Garment Finishing Corlu Garment Finishing Karabuk Garment Finishing Izmir Garment Finishing Usak

15 Multisite APS For Apparel Business APS Suppliers Subcontractors Washing Customer Apparel Service Istanbul Customer APS If no capacity available APS APS APS APS Subcontractor Scraping Garment Finishing Istanbul Garment Finishing Corlu Garment Finishing Karabuk Garment Finishing Izmir Garment Finishing Usak

16 ERP Project Plan (Ausschreibung & Auswahl) Steering Group Workshop in Vallegio Define, prioritize goals and requirements Staff project teams Preparation of Request for Proposal (RFP) Package Build the ERP project teams Define tasks for every team and team member (e.g. creating and reviewing test cases) Virtually working together (phone conferences, video conferences,etc.) and making all preparations (e.g. information gathering) for a core team or extended core team workshop in January Identify, meet and evaluate other potential software vendors recommended by Freshtex partners or customers using first fragments of RFP Package Visit selected plants: Manila, Heshan, Los Angeles, Guatemala, Romania, Poland evaluate additional information for RFP communicate goals and benefits to key persons to get local buy in and support Project Core Team workshop Distribute RFP package Evaluate handed in proposals / schedule workshop Project Team to prepare decision memo for steering group AND Demo of 2-3 vendors Steering group meeting to decide X X X X 10/04 11/04 12/04 01/05 02/05 03/05 04/05 05/05

17 AGENDA 1. Vorstellung Freshtex Daten und Fakten Charakteristika des Wertschöpfungsprozesses 2. Auswahlprozesse für ein ERP-System Funktionale und sonstige Anforderungen Vorgehen bei der Auswahl 3. Warum Infor SyteLine ERP? Resultat des Auswahlprozesses Erfahrungen bis zum Go Live 4. Geschäftsprozess-Beispiele mit APS Konfiguration Lieferterminermittlung Termin und Kapazitätsplanung Personalkapazität/-planung

18 Warum Syteline ERP? (Syteline vs. Wettbewerb) Niedrig COST Hoch

19 Gründe für die Auswahl von Syteline Infor (Softwarelieferant) und SCM Solutions (Implementierer) sind nicht so groß wie einige Mitbewerber Bessere und direktere Kommunikation zu den Entscheidungsträgern Flexibleres Team und höhere Priorität des Projekts Bessere APS Möglichkeiten Besser geeignet unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen bei Freshtex Microsoft-Orientierung Infrastruktur in Niedriglohnländern (Offline Szenarien im Standard möglich) Benutzerfreundlichkeit Preisvorteil Kernkompetenz des Implementierers hinsichtlich einer der Kernanforderungen (Advanced Planning and Scheduling)

20 AGENDA 1. Vorstellung Freshtex Daten und Fakten Charakteristika des Wertschöpfungsprozesses 2. Auswahlprozesse für ein ERP-System Funktionale und sonstige Anforderungen Vorgehen bei der Auswahl 3. Warum Infor SyteLine ERP? Resultat des Auswahlprozesses Erfahrungen bis zum Go Live 4. Geschäftsprozess-Beispiele mit APS Konfiguration Lieferterminermittlung Termin und Kapazitätsplanung Personalkapazität/-planung

21 Ausgewählte Beispiele der ERP Funktionalitäten Performance Drivers ---- Performance Indicators Costs Material (Chemicals, Energy, Fuel) Purchase Price Variable Costs Material Efficiency (by material type) Fixed Costs Material Labor Services Direct Labor Labor EfficiencyOvertime Profit Depreciation & Capital Costs Invested Capital Capacity Utilization of high investments Fees & Claims Quantity Quality Quality Ratios (1st, 2nd, 3rd) Turnover Reliability Delivery Accuracy Customer Relation Price Innovation Reuse Factor & # really new styles Market Intelligence ERP Drivers & Content Supply Market Intelligence Bundling (Global Spend) Global Supplier & Material Master Data & all purchase orders Actual Consumption Warehouse logbook (Posted to Job) Required according to BOMs Standard Time Item Configurator (all BOMs and recipes) Paid Time Gross Wage Calculation Used Machine Minutes Coupons for data collection ERP (SyteLine) & Data Collection Available Machine Time Quality Control 1 2 Quality Control Forms and Reports Order Promising & Advanced Planning Global Knowledge & Info Transfer Item Configurator & All Orders and customer data

22 BERICHTE Vorkalkulation (Preis) Alle Aufträge und Lieferungen Kostenstellenkosten (je Auftrag, Ladung) Material-, Personal-, Maschineneffizienz Rückverfolgung jeder Ladung (QC) Alle Lieferungen Nachkalkulation Department 1 (=Produktionskostenstelle) Department 2 (=Produktionskostenstelle)... ERP Konfigurator Materialkosten Personal kosten Maschinen kosten Lieferungen Lager Logbuch Coupons Rezept & Arbeitsplan für ein Finish Kundenauftrag Lieferung Rohware Aufträge, Lieferungen, Ladungen PROZESS PLANUNG: Kapazität, Lieferterminermittlung, Materialbedarfe, Ladungsverfolgung, etc.

23 BERICHTE Vorkalkulation (Preis) Alle Aufträge und Lieferungen Kostenstellenkosten (je Auftrag, Ladung) Material-, Personal-, Maschineneffizienz Rückverfolgung jeder Ladung (QC) Alle Lieferungen Nachkalkulation Department 1 (=Produktionskostenstelle) Department 2 (=Produktionskostenstelle)... ERP Konfigurator Materialkosten Personal kosten Maschinen kosten Lieferungen Lager Logbuch Coupons Rezept & Arbeitsplan für ein Finish Kundenauftrag Lieferung Rohware Aufträge, Lieferungen, Ladungen PROZESS PLANUNG: Kapazität, Lieferterminermittlung, Materialbedarfe, Ladungsverfolgung, etc.

24 Konfigurator als Basis für Planung, Effizienzmessung und Kalkulation

25 Planning - Capable To Promise

26 Capacity Utilization Planning / Analysis

27 Load and Order Tracking

28 Alert Monitor für Proaktive Planung

29 Überblick über alle Projektphasen Ausschreibung Spezifikation Vertragsverhandlungen Implementierung in Izmir 2. Implementierung Globaler Roll Out 01/05 05/05 05/05 06/05 07/05 01/06 02/06 12/06 01/07 05/07 06/07 12/07 Ausschreibung mit 10 ERP Anbietern 2 Auswahlworkshops Bewertung der Anbieter bzgl. Anforderungs erfüllung, Kosten und Risiko Finale Auswahl am in München Fixpreis Vertragsausstieg bis zur Abnahme der ersten Implementierung Reisekostendeckelung Projektpausen möglich Beratung als Generalunternehmer Feinspezifikation der Implementierung Referenz für Abnahme des Systems Abgezeichnet von allen Key Usern in Izmir Aufsetzen des Systems als Pilot für alle Werke Train the trainer Ansatz Prüfung und Fine Tuning des Izmir Piloten in einer 2ten Fabrik Abschluß des Train the trainer Konzepts System läuft auch auf zentral betriebenen Servern in UK Ausrollen des Pilotsystems in mehrere weitere Standorte ERP team Mitglieder als zukünftige Projektleiter der Einzelimplementierungen

30 Zusammenfassung Warum war ein APS eine Kernanforderung für Freshtex? Um schnell auf Kundenaufträge- und Anforderungen reagieren zu können => Lieferterminermittlung, Auftragsverfolgung => Differenzierungsmerkmal von Freshtex gegenüber dem Wettbewerb Verbesserte und realitätsnahe Kapazitätsauslastung und planung (in Niedriglohnländer vor allem bzgl. Personalplanung) Planung von werkübergreifenden Wertschöpfungsprozessen im Full Package Geschäft Einfache zu bedienende Planungsfunktionalitäten Beispiel für eine schnelle und effektive Umsetzung eines ERP und APS Systems auf der grünen Wiese