Philips Schreibservice

Transkript

1 Diktieren Anwenderbericht Philips Schreibservice beeindruckt Mandanten Durch Auslagerung von Diktaten an den Schreibservice von Philips federt die Kanzlei Ingendahl Thyssen & Kollegen personelle Engpässe ab

2 Mit je fünf Rechtsanwälten und Schreibkräften ist Ingendahl Thyssen & Kollegen aus Xanten, was die Größe anbelangt, die idealtypische deutsche Kanzlei. Die Fachanwaltskanzlei arbeitet seit 2013 mit digitaler Diktiertechnik von Philips, ergänzt durch den Philips Schreibservice, der komfortabel in das neue Diktiersystem SpeechLive integriert ist. Die Vorteile: Diktate werden heute schneller bearbeitet, es entstehen keine Bearbeitungsrückstände mehr und Mandaten erhalten ihre anwaltliche Korrespondenz umgehend. Im Rahmen einer Ausgründung hatten die Rechtsanwälte Daniel Ingendahl und Adrian Thyssen aus ihrer früheren Kanzlei zunächst die bisherigen Arbeitsabläufe übernommen und weiter mit analoger Diktiertechnik gearbeitet schaffte die Kanzlei dann ihr erstes digitales Diktiergerät, ein Philips Pocket Memo, an. Daniel Ingendahl, Fachanwalt für Erb-, Familien- und Steuerrecht: Dass Kanzleien unserer Größenordnung vom digitalen Diktieren stark profitieren können, wird in der öffentlichen Wahrnehmung immer präsenter. Nach einer Marktsichtung und den eigenen positiven Erfahrungen kamen wir auf Philips und blieben fortan bei dem Hersteller. Die Geräte wirkten am hochwertigsten, sowohl technisch wie optisch. Hinzu kam, dass sich die von Philips zur Verfügung gestellte Software problemlos in die Arbeitsabläufe der Kanzlei integrieren und leicht bedienen ließ. Umstellungsschwierigkeiten ergaben sich keine. Mehr als 20 Diktate täglich mit dem Pocket Memo 8000 Inzwischen diktieren alle fünf Anwälte der Kanzlei mit Diktiergeräten vom Typ Philips Pocket Memo 8000, ihre Arbeitsplätze sowie die der Schreibkräfte sind mit der SpeechExec Pro Workflow-Software ausgestattet. Bis zu 1000 Mandate bearbeitet die Kanzlei Ingendahl Thyssen & Kollegen pro Jahr; die Mehrzahl davon sind Privatkunden, weswegen Aktendurchsatz und Diktatanzahl sehr hoch sind: Jeder Anwalt diktiert pro Tag oft über zwanzig Schriftstücke, wobei für jedes Diktat eine neue Datei erstellt wird. Die Fakten Kunde Ingendahl Thyssen & Kollegen Vertriebspartner Think About IT Die Lösung Philips Diktiergerät Pocket Memo 8000 Philips SpeechLive Cloud-Diktierlösung Philips SpeechExec Pro-Software

3 Besonders gut finde ich, dass beim Schreibservice von Philips immer die gleichen Schreibkräfte für uns tätig sind, die mit unserer Terminologie schon vertraut sind. Rechtswanwalt Daniel Ingendahl Fachanwalt für Erbrecht Fachanwalt für Familienrecht Fachanwalt für Steuerrecht

4 Mit der den Diktiergeräten beigefügten Dockingstation überspielt der Anwalt die Datei nach ihrer Fertigstellung automatisch in die Workflow-Software der Kanzlei und kann dabei für jedes einzelne Diktat noch Prioritäten vergeben. Die Schreibkräfte erhalten somit eine lange Liste von Diktaten und arbeiten diese der Reihe und Prioritäten nach ab. Auch kurzfristige Änderungen oder Dringlichkeiten können so von jeder Schreibkraft optimal abgearbeitet werden. Die Mandanten bekommen ihre Schriftsätze dadurch heute wesentlich schneller, so Rechtsanwalt Ingendahl. Da unsere Schreibkräfte heute gemeinsam an der Bewältigung eines großen Diktatberges arbeiten, können sie sich ihre Arbeiten so viel besser untereinander aufteilen. Das spart viel Zeit. Philips Schreibservice kurzfristig gebucht Seit Mai 2015 nutzt die Kanzlei auch den Schreibservice von Philips. Auslöser war ein personeller Notstand: Eine tragende Schreibkraft der Kanzlei hatte gekündigt und sofort tat sich ein Bearbeitungsrückstand von mehr als vier Stunden Diktatzeit auf. Schnelle Abhilfe war gefragt. Innerhalb kurzer Zeit adäquaten, qualifizierten Ersatz zu bekommen, stellte sich jedoch schwieriger heraus als gedacht. Der kurzfristig buchbare Philips- Schreibservice im System SpeechLive war für uns in dieser Bredouille eine ideale Alternative, so Rechtsanwalt Daniel Ingendahl. Über einen Flyer, der einem neu angeschafften Fußschalter beilag, wurde der Rechtsanwalt auf den Service aufmerksam. Dabei stellen sich natürlich zunächst einmal berufsrechtliche Fragen hinsichtlich der Datensicherheit und der anwaltlichen Verschwiegenheit. Philips garantiert die Einhaltung aller Datenschutzvorschriften bei Transport und Bearbeitung der übermittelten Daten und übersandte mir auch eine Verschwiegenheitserklärung, der sich alle Mitarbeiter beim Philips-Schreibservice verpflichtet haben. Getestet und für gut befunden Mit einem SpeechLive-Testzugang inklusive zehn kostenloser Diktatminuten probierte die Kanzlei den neuen Service dann zunächst unverbindlich aus und wählte hierfür bewusst kleine Diktate, um einen möglichst breiten Querschnitt der Rückläufer zu erhalten. Innerhalb kürzester Zeit kamen die Schriftstücke fehlerfrei zurück. So wurden weitere Lizenzen und Minutenkontingente bestellt. In den ersten Wochen haben die Rechtsanwälte von Ingendahl Thyssen & Kollegen bereits mehr als 120 Diktate erstellen lassen und dafür 350 Schreibminuten benötigt Tendenz steigend. Besonders gut finde ich, dass beim Schreibservice von Philips immer die gleichen Schreibkräfte für uns tätig sind, die mit unserer Terminologie schon vertraut sind, sagt Daniel Ingendahl. Innerhalb maximal eines Arbeitstages erhalte ich jedes Diktat als Schriftstück zurück. So konnten wir unseren Bearbeitungsrückstand rasch wieder schließen und benötigen nun auch keine Extra-Schreibkraft mehr. Die Kanzlei nutzt den Schreibservice von Philips heute vor allem für lange Schriftstücke, die intern viel Arbeitszeit binden würden, welche für andere Aufgaben benötigt wird: Rechnungen schreiben, Forderungen anmelden, Zwangsvollstreckung betreiben dies können nur Fachangestellte und kein externer Dienst. So werden die Arbeiten der Kanzlei Ingendahl Thyssen & Kollegen heute optimal aufgeteilt. Auch Vorgänge, die neue Mandanten betreffen, gibt der Anwalt gerne an den Schreibservice. Diese erhalten so zeitnah nach dem Erstgespräch eine Rückmeldung: Das macht Eindruck bei den Mandanten, so Rechtsanwalt Daniel Ingendahl. Philips SpeechLive Diktierlösungen für die Cloud Profitieren Sie von einer 30-Tage- Testversion mit 10 kostenlosen Transkriptionsminuten Philips Pocket Memo Diktiergerät DPM8000-Serie

5 Philips und das Philips-Schild sind eingetragene Warenzeichen von Koninklijke Philips N.V. und werden von Speech Processing Solutions GmbH unter Lizenz von Koninklijke Philips N.V. benutzt. Alle Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.