Allgemeine Datenschutzverordnung der Stadt Zürich (ADSV)

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1 STADT ZÜRICH 6.00 Allgemeine Datenschutzverordnung der Stadt Zürich (ADSV) Gemeinderatsbeschluss vom 5. November 997 mit Änderung vom 7. April 004 I. Zweck und Geltungsbereich Art. Zweck Diese Verordnung regelt den Vollzug des Datenschutzes in der Stadt Zürich gemäss dem kantonalen Gesetz über den Schutz von Personendaten (Datenschutzgesetz; LS 6.) sowie dem Regierungsratsbeschluss betreffend Aufsichtsstelle der Städte Winterthur und Zürich (RRB 04 vom 7. November 996). Art. Geltungsbereich Die Verordnung gilt für jedes Bearbeiten von Personendaten durch Behörden und Dienststellen der Stadt sowie durch Personen, die mit öffentlichen Aufgaben der Stadt betraut sind (öffentliche Organe der Stadt). Sie gilt nicht: a) wenn ein öffentliches Organ am wirtschaftlichen Wettbewerb teilnimmt und dabei nicht hoheitlich handelt; b) in hängigen Verfahren der Zivil-, Verwaltungs- und Strafrechtspflege; c) soweit übergeordnetes Recht in einem Verwaltungsbereich den Datenschutz offensichtlich abschliessend regelt. Der Stadtrat bestimmt, wie weit Datenschutzrecht auch auf Datensammlungen mit technischen, nicht personenbezogenen Daten angewendet wird. 4 Für die in dieser Verordnung verwendeten Begriffe gelten die Definitionen des kantonalen Datenschutzgesetzes.

2 II. Verantwortung für den Datenschutz Art. Verantwortliche Organe Verantwortliche Organe für den Datenschutz im Sinne des Datenschutzgesetzes sind alle Behörden und Amtsstellen, die selbst eine Datensammlung führen, sowie die Dienstabteilungen, Dienst- und Fachstellen und Departementssekretariate. Der Stadtrat legt fest, ob innerhalb derselben zusätzliche verantwortliche Organe zu bestimmen sind. Einem verantwortlichen Organ obliegt insbesondere: a) die gesetzlichen Voraussetzungen für das Bearbeiten von Personendaten und von besonders schützenswerten Personendaten zu erfüllen; b) die Rechte der betroffenen Personen zu wahren; c) mit der Aufsichtsstelle zusammenzuarbeiten. III. Grundsätze für das Bearbeiten von Personendaten Art. 4 Bearbeiten von Personendaten Personendaten dürfen nur bearbeitet werden, wenn eine gesetzliche Grundlage besteht. Die Bearbeitung von Personendaten ist im Rahmen der Datenschutzgesetzgebung auch ohne ausdrückliche gesetzliche Bewilligung dort zulässig, wo sie zur Erfüllung einer gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgabe unbedingt erforderlich ist. Ausgenommen sind besonders schützenswerte Personendaten und Persönlichkeitsprofile. Verwaltungsaufgaben gelten als gesetzlich vorgeschrieben, wenn die Verpflichtung zu ihrer Erfüllung eine Rechtsgrundlage hat: a) im Verfassungs- und Gesetzesrecht des Bundes oder des Kantons Zürich unter Einschluss gesetzmässiger Verordnungen; b) in der Gemeindeordnung der Stadt Zürich oder in besonderen Beschlüssen der Gemeinde und des Gemeinderates sowie des Stadtrates bei delegierter Kompetenz.

3 Art. 5 Bearbeiten von besonders schützenswerten Personendaten und Persönlichkeitsprofilen Werden auf kantonaler Ebene gesetzliche Grundlagen für die Bearbeitung von besonders schützenswerten Personendaten und Persönlichkeitsprofilen (wie in den Bereichen Polizei, Gesundheit, Fürsorge und Soziales) geschaffen, haben diese auch für die Stadt Zürich Geltung. Fehlen entsprechende, notwendige Regelungen, stellt der Stadtrat dem Gemeinderat Antrag auf deren Erlass. Art. 6 Bewilligung zur Bekanntgabe und Verknüpfung von Datensammlungen Ein verantwortliches Organ muss die Bewilligung des Stadtrates einholen, wenn es einem anderen öffentlichen Organ der Stadt, einem Organ eines anderen Gemeinwesens oder einer privaten Person oder Organisation: a) einen dauernden Zugriff auf eine Datensammlung gewährt; b) Personendaten aus einer Datensammlung periodisch bekanntgibt; c) eine Datensammlung sonstwie zur Verfügung stellen will. Dasselbe gilt, wenn Datensammlungen verknüpft oder vereinigt werden sollen, die je für verschiedene Zwecke bestimmt sind. Die Bewilligung muss auch eingeholt werden, wenn die übrigen gesetzlichen Voraussetzungen einer solchen Bearbeitung erfüllt sind. Art. 6 bis Onlinezugriff auf Personendaten des Personenmeldeamtes ) Der Stadtrat kann Institutionen mit öffentlichen Aufgaben, denen im Amtshilfeverfahren ( 8 lit. a Datenschutzgesetz) oder aufgrund gesetzlicher Bestimmungen Auskünfte über Personendaten zustehen, Onlinezugriffe auf Daten des Personenmeldeamtes bewilligen. Für die Onlinezugriffe werden die folgenden Personendaten natürlicher Personen gemäss 9 Abs. des Datenschutzgesetzes zur Verfügung gestellt: Name, Vorname, Adresse, Datum von Zu- und Wegzug sowie Beruf.

4 Der Stadtrat erlässt Vollzugsbestimmungen über: a) das Zugriffsprozedere; b) den zu bearbeitenden Datenumfang; c) die organisatorischen sowie technischen Sicherheitsbestimmungen; d) die Kontrollmechanismen; e) die Vereinbarungen über den Datenschutz (Reverse); f) allfällige Entschädigungen; g) weitere notwendige Bestimmungen. 4 Er schliesst mit berechtigten Institutionen einen Vertrag ab und regelt darin für die einzelne Datenbearbeitung die erforderlichen Details zur Gewährleistung des Datenschutzes. Art. 7 Gemeinsam geführte Datensammlungen Werden Datensammlungen mit Organen des Bundes, des Kantons oder anderer Institutionen des öffentlichen Rechts gemeinsam geführt, ist zu gewährleisten, dass: a) eine betroffene Person ihre Rechte bezüglich aller Daten, die durch ein öffentliches Organ der Stadt bearbeitet werden, bei diesem geltend machen kann; und b) die oder der Datenschutzbeauftragte das gesamte System und dessenverwendungen kontrollieren kann, mit Ausnahme von Bearbeitungen, die in keiner Weise ein öffentliches Organ der Stadt und dessen Aufgaben betreffen. Art. 8 Überprüfung der Daten vor einer Bekanntgabe Sofern Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben oder von dieser geliefert wurden, muss das verantwortliche Organ vor einer Bekanntgabe deren Richtigkeit und Aktualität überprüfen. Handelt es sich um Bewertungen, müssen die Quelle und der Zeitpunkt der Erfassung angegeben werden. Eine Einschränkung der Bekanntgabe nach Datenschutzgesetz bleibt vorbehalten. Art. 9 Bearbeiten für nicht personenbezogene Zwecke in Forschung, Planung oder Statistik Will das Statistische Amt oder ein anderes verantwortliches Organ Personendaten für nicht personenbezogene Zwecke bei 4

5 einer anderen städtischen Dienststelle, einem Organ eines anderen Gemeinwesens oder bei privaten Personen oder Organisationen erheben, bestimmt der Stadtrat Gegenstand und Modalitäten der Erhebung und regelt den Datenschutz im Einzelnen. Sollen Personendaten privaten Personen oder Organisationen zu nicht personenbezogenen Zwecken bekannt gegeben werden, muss das verantwortliche Organ mit den Empfängerinnen oder Empfängern eine Vereinbarung über den Datenschutz im Sinne des Datenschutzgesetzes abschliessen und diese der oder dem Datenschutzbeauftragten mitteilen. Die Daten müssen anonymisiert werden, wenn der Zweck des Bearbeitens dies nicht verbietet. Art. 0 Bearbeiten im Auftrag Beauftragt ein verantwortliches Organ ein anderes öffentliches Organ oder eine private Person oder Organisation mit dem Bearbeiten von Personendaten, muss eine Bewilligung des Stadtrates eingeholt und eine Vereinbarung über den Datenschutz (Revers) abgeschlossen werden. Art. Archivieren und Vernichten von Personendaten Der Stadtrat regelt die Ablieferung von Sammlungen und Akten mit archivierungswürdigen Personendaten an das Stadtarchiv im Rahmen der kantonalen Vorschriften. Im Übrigen sind nicht mehr benötigte Personendaten im Sinne des Datenschutzgesetzes zu vernichten. Art. Datensicherheit Der Stadtrat regelt in Ausführung des Datenschutzgesetzes die Massnahmen zum Schutz der Personendaten und zur Sicherung ihrer Bearbeitung. Er bestimmt insbesondere die Massnahmen zur Sicherung von Daten und Datenverarbeitung vor Verfälschung, Zerstörung, unbefugter Kenntnisnahme oder Unterbrechung. 5

6 IV. Erfassen und Bekanntgabe der Datensammlungen Art. Beschrieb der Datensammlung Das verantwortliche Organ erstellt für jede Datensammlung einen Beschrieb gemäss den vom Stadtrat festgelegten Anforderungen. Es führt zudem ein öffentliches Register aller von ihm angelegten Datensammlungen. Der Stadtrat regelt die detaillierten Anforderungen an den Beschrieb sowie die Registrierung, insbesondere bezüglich Inhalt, Umfang und Veröffentlichung, gemäss den kantonalen Vorschriften und den betrieblichen Bedürfnissen der Verwaltung. Art. 4 Zentrales städtisches Register der Datensammlungen Die oder der Datenschutzbeauftragte führt für die Stadt Zürich ein zentrales, öffentliches Register aller nach Art. registrierten Datensammlungen der verantwortlichen Organe. Es wird laufend nachgeführt und kann ohne weiteres kostenlos eingesehen werden. V. Aufsicht Art. 5 Aufsichtsstelle, Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter Die Aufgaben und Befugnisse der Aufsichtsstelle bzw. der oder des Datenschutzbeauftragten richten sich nach den Bestimmungen über die Aufgaben der Aufsichtsstelle im kantonalen Datenschutzgesetz, nach der Gemeindeordnung der Stadt Zürich sowie nach dieser Verordnung. Die oder der Datenschutzbeauftragte überwacht insbesondere die Anwendung der Vorschriften über den Datenschutz durch die öffentlichen Organe der Stadt Zürich. Die oder der Datenschutzbeauftragte bzw. die Stellvertretung sind in der Ausübung der gesetzlichen Aufgaben und Befugnisse unabhängig und weisungsfrei. Der Gemeinderat wählt auf den Antrag des Stadtrates die Datenschutzbeauftragte oder den Datenschutzbeauftragten sowie deren oder dessen Stellvertretung für eine Amtsdauer von vier Jahren. Die gewählten Personen dürfen nicht der Stadtverwaltung angehören. Soweit es die Aufgabenerfüllung erlaubt, 6

7 kann die Stelle der oder des Datenschutzbeauftragten als Teilzeitstelle besetzt werden. Die Stellvertretung übernimmt in Fällen von längerer, ausserordentlicher Abwesenheit alle Aufgaben und Befugnisse der oder des Datenschutzbeauftragten. 4 Der Gemeinderat regelt den Besoldungsrahmen für die Datenschutzbeauftragte oder den Datenschutzbeauftragten sowie die Entschädigung für die Stellvertretung. 5 Der Stadtrat bewilligt die notwendigen Stellen für die Aufsichtsstelle. 6 Die oder der Datenschutzbeauftragte wählt das Personal selbst. VI. Aufgaben der oder des Datenschutzbeauftragten Art. 6 Stellungnahme und Beratung Die oder der Datenschutzbeauftragte orientiert und berät den Gemeinderat, den Stadtrat und die verantwortlichen Organe in Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit. Zu diesem Zweck obliegt ihr oder ihm insbesondere: a) Stellung zu nehmen zu allen Anträgen an den Stadtrat, welche Belange des Datenschutzes betreffen; b) Stellung zu nehmen zu den gesetzlichen Voraussetzungen von Datensammlungen, im Speziellen bei allen Vorhaben für ein Bearbeiten von Personendaten mit Mitteln der elektronischen Datenverarbeitung; c) Stellung zu nehmen, wenn Datensammlungen anderen öffentlichen Organen oder privaten Personen und Organisationen zur Verfügung gestellt oder wenn Datensammlungen verknüpft werden sollen; d) Stellung zu nehmen zu besonderen Vereinbarungen eines öffentlichen Organs mit Dritten über den Datenschutz; e) die Ausbildung des städtischen Personals in den Belangen des Datenschutzes und der Datensicherheit in Zusammenarbeit mit dem Personalamt zu fördern. Art. 7 Auskünfte und Vermittlung für Private Die oder der Datenschutzbeauftragte erteilt den betroffenen Personen Auskunft über ihre Rechte. Sie oder er kann zwischen betroffenen Personen und verantwortlichen Organen vermitteln. 7

8 Erhebt eine betroffene Person Einsprache oder Beschwerde gegen einen Entscheid eines öffentlichen Organs, kann die oder der Datenschutzbeauftragte eine Vernehmlassung zuhanden der Einsprache- oder Beschwerdeinstanz abgeben. Art. 8 Kontrollen Der oder dem Datenschutzbeauftragten obliegt die Kontrolle des Datenschutzes in der Stadt. Sie oder er kann bei öffentlichen Organen oder beauftragten Dritten schriftlich oder mündlich Auskünfte über die Bearbeitung von Personendaten einholen, Einsicht in Unterlagen oder Akten nehmen und sich Bearbeitungen vorführen lassen, soweit es für die Kontrolle notwendig ist. Behördenmitglieder und Personal der Stadtverwaltung sind ihr oder ihm gegenüber von ihrer Schweigepflicht entbunden. Ergibt die Abklärung, dass Datenschutzvorschriften verletzt wurden, verletzt werden könnten oder in unangemessener Weise angewendet werden, beanstandet die oder der Datenschutzbeauftragte dies beim verantwortlichen Organ. Mit der Beanstandung können Empfehlungen zur Beseitigung der Mängel oder zur sonstigen Verbesserung des Datenschutzes verbunden werden. Zum Schutz der betroffenen Personen kann die oder der Datenschutzbeauftragte beim verantwortlichen Organ oder seiner vorgesetzten Behörde den Unterbruch der Bearbeitung oder eine andere vorsorgliche Massnahme beantragen. 4 Wird einer Empfehlung nicht entsprochen, kann die oder der Datenschutzbeauftragte dem Stadtrat beantragen, die notwendigen Anordnungen zu treffen. 5 Sie oder er kann alle Personen, die von der beanstandeten Bearbeitung betroffen sind, nach Abgabe der Empfehlung über die Angelegenheit unterrichten. Art. 9 Anträge, Berichte Im Weitern obliegt es der oder dem Datenschutzbeauftragten: a) zuhanden von Stadtrat oder Gemeinderat weitere Ausführungs- oder Ergänzungsbestimmungen zum geltenden Datenschutzrecht zu beantragen; b) zuhanden einer Departementsvorsteherin oder eines Departementsvorstehers, des Stadtrates oder des Gemeinderates 8

9 Stellung zu nehmen zu Entwürfen von Vorschriften, die für den Datenschutz erheblich sind; c) dem Stadtrat und dem Gemeinderat jährlich und zusätzlich nach Bedarf einen Bericht über Tätigkeit und Feststellungen und über den Stand des Datenschutzes zu erstatten; d) mit andern Behörden oder Stellen, die mit Datenschutzaufgaben betraut sind, zusammenzuarbeiten. VII. Vollzug Art. 0 Zuständigkeit des Stadtrates Dem Stadtrat obliegt es insbesondere: a) die notwendigen Ausführungsbestimmungen zu erlassen; b) die nach dieser Verordnung vorgesehenen Bewilligungen zum Bearbeiten von Personendaten zu erteilen; c) im Rahmen der Verwaltungsrechtspflege über Einsprachen oder Beschwerden in Datenschutzfragen zu entscheiden. Der Stadtrat kann seine Befugnisse gemäss dieser Verordnung im Einzelfall oder in bestimmten Bereichen einer oder einem Departementsvorstehenden oder der bzw. dem Datenschutzbeauftragten übertragen. Der Stadtrat oder die zuständige Departementsvorsteherin bzw. der zuständige Departementsvorsteher holt vor einem Entscheid die Stellungnahme der oder des Datenschutzbeauftragten ein. Art. Beraterin oder Berater für Datenschutz und Datensicherheit Für jedes Departement und für die Stadtkanzlei wird eine Beraterin oder ein Berater für Datenschutz und Datensicherheit ernannt. Zur Beraterin oder zum Berater für Datenschutz und Datensicherheit darf nur bestellt werden, wer keinem Interessenkonflikt mit sonstigen dienstlichen Aufgaben ausgesetzt ist und über die erforderlichen Sachkenntnisse verfügt. Die Beraterin oder der Berater für Datenschutz und Datensicherheit: a) berät die verantwortlichen Organe der Verwaltungseinheit; 9

10 b) fördert die Information und die Ausbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter; c) wirkt bei der Anwendung der Datenschutzvorschriften mit; d) arbeitet mit der oder dem Datenschutzbeauftragten zusammen. VIII. Übergangs- und Schlussbestimmungen Art. Übergangsrecht Die verantwortlichen Organe müssen binnen zweier Jahre nach Inkrafttreten dieser Verordnung für bestehende Datensammlungen: a) die allenfalls notwendigen Bewilligungen des Stadtrates einholen (Art. 6 und 0); b) die Fristen für die Archivierung oder Vernichtung der Personendaten festlegen (Art. ); c) die Datensicherheitsmassnahmen treffen (Art. ). Art. Inkrafttreten Der Stadtrat bestimmt den Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Verordnung. ) Diese Verordnung ersetzt das vom Stadtrat erlassene Datenschutz-Reglement vom. März 978 mit Änderung vom 9. Juli 989 ) sowie die Ausführungsbestimmungen zum Datenschutz-Reglement über das Einsichts- und Berichtigungsrecht des Bürgers vom. November 978 mit Änderung vom 7. Dezember 98. 4) ) Eingefügt durch GRB vom 7. April 004 ). September 998 (StRB vom 5. Juli 998) ) AS 7, 6; AS 9, 444 4) AS 7, 57; AS 8, 88 0

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