DeltaKV Planerversion: Schulungsunterlagen

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1 SAP-CCC DeltaKV Planerversion: Schulungsunterlagen Hinweis Aus Gründen der Einfachheit ist dieses Dokument einheitlich in der männlichen Form geschrieben und gilt gleichermassen auch für die weibliche. Beim Aufzählen von Personen und/oder Amtstellen werden diese immer alphanumerisch sortiert aufgeführt, ohne auf ev. vorhandene Hierarchiestufen o.ä. zu achten. Autor/en: Toni Widmer Dokumentname: h:/org/notizen/ pkc-deltakv-planer-300 Datum / Version: / V3 Status: Definitiv Vertraulichkeit: - Online-Version: Seite 1/18

2 Inhaltsverzeichnis 1 Zweck des Dokuments 5 2 Die Funktionen im DELTAkv 6 3 Import des KV ins DELTAkv 7 4 Bearbeiten des KV im DELTAkv 9 5 Sichern des KV im DELTAkv 11 6 Öffnen des gesicherten KV im DELTAkv 11 7 Export des KV aus DELTAkv 12 8 Laden der Rechnungsliste im DELTAkv 13 9 Rechnung erfassen im DELTAkv Sichern der Rechnungsliste im DELTAkv 18 Seite 2/18

3 Abbildungsverzeichnis 2.1 DELTAkv: Startfenster KV: Das Modul KV KV: der Dialog Katalogzuordnung KV: der Dialog Öffnen KV: der Dialog Importieren KV: der importierte KV KV: der Katalog KV: die eingefügte Arbeitsgattung KV: unveränderte Position KV: bearbeiten der Position KV: geänderte Position KV: KV sichern KV: der Dialog Speichern KV: KV öffnen KV: der Dialog Öffnen KV: KV exportieren KV: der Dialog Speichern unter Rechnung: das Auswahlmenü Rechnungsart Rechnung: das Modul Rechnung Rechnung: das erfassen einer Rechnung Rechnung: das Erfassen einer Akontozahlung Rechnung: neue Zeile einfügen Rechnung: neue Zeile eingefügt Rechnung: 2. Zahlung erfassen Rechnung: 2. Zahlung erfasst Rechnung: die Rechnung markieren Rechnung: Rechnung zurücksetzten Rechnung: Rechnung zurückgesetzt Rechnung: Sichern als Seite 3/18

4 Tabellenverzeichnis 2.1 DELTAkv: Funktionen Kostenvoranschlag DELTAkv: Funktionen Rechnungen DeltaKV: Die Dateinamenkonvention DeltaKV: Die Dateinamenkonvention DeltaKV: Fenstereinstellungen KV DELTAkv: Felddefinitionen Rechnungen DELTAkv: Rechnungsarten Seite 4/18

5 1 Zweck des Dokuments 1.1 Wie ist dieses Dokument aufgebaut? Fehlerfall: Fehlerhinweise werden entsprechend diesem Absatz, mit rötlichem Hintergrund, ausgezeichnet. Hinweistexte Hinweistexte von allgemeiner Bedeutung werden, wie dieser kleine Abschnitt, auf leicht grünem Hintergrund dargestellt. Werden Bestandteile des Betriebsystems wie Knoten, Dialog und Fenster angesprochen, so sind diese Teile mit einer Box eingerahmt. Feld : Datenfelder werden im Text gerahmt und grau hinterlegt dargestellt. Sind Button und Knöpfe gemeint, sind diese als Knopf Feldstecher abgebildet. 1.2 Was ist DELTAkv? DELTAkv Damit die Zusammenarbeit mit externen Planer im Bereich Kostenschätzungen, -voranschläge und Rechnungsvorerfassung auf digitalem Weg möglich wird, wurde das Programm DELTAkv ein etabliertes Bauadministrationstool für unsere Bedürfnise angepasst. Damit keine Doppelerfassungen notwendig werden, installiert sich der Planer das Programm auf seinem Computer, so ist sichergestellt, dass auf der selben Arbeitsgrundlage gearbeitet wird. 1.3 Was ist neu? Java-Version DELTAkv wurde für Java in der Version 8 optimiert. Seite 5/18

6 2 Die Funktionen im DELTAkv 2.1 Das Programm DELTAkv Im Programm DELTAkv benötigen wir zum heutigen Zeitpunkt das Modul KV für die Bearbeitung von Kostenschätzungen und Kostenvoranschlägen sowie das Modul Rechnung für das Erfassen von Rechnungen. 2.2 Funktion Kostenvoranschlag Tab. 2.1: DELTAkv: Funktionen Kostenvoranschlag Schritt Tätigkeit Durch Wo/Kapitel 1. Import Planversion in DELTAkv Planer 3 2. Bearbeiten Planversion im DELTAkv (Mutation, Löschen, etc.) Planer 4 3. Sichern Planversion im DELTAkv Planer 5 4. Laden der gesicherten Version im DELTAkv Planer 6 5. Exportieren der Planversion aus DELTAkv Planer 7 6. Mail an Projektleiter Planer Funktion Rechnung Tab. 2.2: DELTAkv: Funktionen Rechnungen Schritt Tätigkeit Durch Wo/Kapitel 3. Laden der Vorlage Rechnungsvorerfassung (Rechnungsliste) im DELTAkv Planer 8 4. Rechnungen vorerfassen (Akonto s + Rechnungen mit Bestellungen) Planer 9 5. Sichern der erfassten Rechnungen Planer Mail an Projektleiter Planer Dateinamenkonvention Export + Import Für das Handling der Export- und Importdateien möchte ich folgende Namenskonvention vorschlagen. Vorschlag Dateibenennung Damit die Namen der Export- und Importdateien lesbar/sprechend sind, schlage ich einen 6- stelligen nummerischen Dateinamen vor, die Namenerweiterung für diese Dateien ist immer.txt! Damit auch gelesen werden kann welchen Ursprung die Datei hat vom PL oder vom Planer hat die Dateien vom PL immer ungerade Nummern und die Dateien vom Planer immer gerade. Das sieht dann in der Praxis wie folgt aus: Tab. 2.3: DeltaKV: Die Dateinamenkonvention Dateinamen txt txt txt... Richtung PL Planer Planer PL PL Planer Continued on next page Seite 6/18

7 Finanzdepartement des Kantons Basel-Stadt Tab. 2.3: DeltaKV: Die Dateinamenkonvention Dateinamen txt txt txt Richtung PL Planer Planer PL Planer PL Diese Nummerierung verheimlicht beim digitalen Transfer per Mail den Inhalt der Datei, daher sollte im Nachrichtentext auf den Inhalt hingewiesen werden. Somit ist der Gebrauch für das Tagesgeschäft sichergestellt. Das Datum in den Dateinamen einzubauen ist nicht notwendig, wie alle anderen Dateien hat auch die Exportdatei vom Betriebssystem einen Zeitstempel. Zur Sichtung der Dateien kann die Datei im Editor oder im Excel angesehen werden. Jedes Mal wird eine neue Datei erstellt. Die daraus resultierende Datenmenge ist relativ klein, die Datei zur Rechnungvorerfassung mit 60 Bestellungen ist gerade mal 8 KB gross. Abb. 2.1: Startfenster DELTAkv Import des KV ins DELTAkv Aufgabe Der Planer läd (importiert) zum bearbeiten die Datei mit dem KV in das Programm DELTAkv. 3.2 Instruktion zu Anwendung und Betrieb Start DELTAkv entsprechend dem vorhanden Computer-System. Seite 7/18

8 Abb. 3.1: Das Modul KV Abb. 3.2: Dialog Katalogzuordnung Drücken Sie Import in der Buttonleiste, wählen im anschliessenden Dialog Katalogzuordnung, Abb. 3.2, den voreingestellten Baukostenplan BKP und übernehmen die Selektion mit Importieren. Abb. 3.3: Dialog Öffnen Abb. 3.4: Dialog Importieren Im Dialog Öffnen, Abb. 3.3, wählen Sie den Speicherort und die zu importierende Datei aus. Seite 8/18

9 Abb. 3.5: der importierte KV Bitte beachten Sie den Dialog Importieren Beim ersten Start müssen Sie die Feldzuordnung wie in Abb. 3.4 einrichten und speichern diese Einstellung mit Standard. Tab. 3.1: DeltaKV: Fenstereinstellungen KV Feld (von oben nach unten) Feldname 1. Feld Kostenart (BKP) 2. Feld Text 3. Feld Betrag Feld Nicht anwenden Anschliessend werden die Daten mit Importieren ins DELTAkv eingelesen. Je nach Projektstand präsentieren sich in der rechten Programmfensterhälfte die importierten Daten wie in Abb In der oberen Fensterhälfte sehen Sie die Projektbezeichnung, Projektnummer, Teilprojektbezeichnug, Teilprojektnummer und das Total in CHF; ggf. sind bereits Arbeitsgattungen und deren Beträge vorhanden. 4 Bearbeiten des KV im DELTAkv 4.1 Aufgabe Der Planer ergänzt / ändert / löscht den zugestellten Kostenvoranschlag bzw. die Kostenschätzung. Seite 9/18

10 4.2 Instruktion zu Anwendung und Betrieb Position hinzufügen Abb. 4.1: Der Katalog Abb. 4.2: eingef. Arbeitsgattung im KV Fehlt in der importierten Kostenstruktur eine Arbeitsgattung, so kann diese eingefügt werden. Dazu geben Sie im Feld : Textsuche die fehlende Nummer ein, mit dem ersten springt der Cursor auf die Position im Katalog und mit dem zweiten wird diese Position in die geladene Struktur übernommen und kann auch gleich mit einem Betrag in der Spalte Preis gefüllt werden. Beim einbauen neuer Positionen werden die ggf. notwendigen übergeordneten Positionen (2 + 1-stellig) automatisch eingebaut, d.h. das mit der Position 112 die übergeordneten Positionen 1 und 11 angelegt werden Position ändern Sind in der importierten Planversion Beträge einzelner Positionen zu ändern, so markieren Sie die entsprechende Position, klicken den Betrag in der Spalte Preis an, überschreiben den alten durch den aktuellen Wert und schliessen die Eingabe mit ab. Abb. 4.3: Unveränderte Position (211) Abb. 4.4: Bearbeiten der Position (211) Abb. 4.5: Geänderte Position (211) Seite 10/18

11 4.2.3 Position löschen Eine oder mehrere Positionen können gelöscht werden. Im Grundsatz wird immer von unten nach oben gelöscht. Das heisst, erst müssen die untergeordneten 3-stelligen Positionen gelöscht werden, bevor die übergeordnete 2-stellige Position gelöscht werden kann. 5 Sichern des KV im DELTAkv 5.1 Aufgabe Der Planer arbeitet über einen längeren Zeitraum an der Planversion und möchte daher seine Arbeiten periodisch auf seinem Datenträger sichern. 5.2 Instruktion zu Anwendung und Betrieb Mit Sichern öffnet sich der Dialog Speichern, wählen Sie den Speicherort, legen einen Dateinamen fest und Sichern das Ganze. Beachten Sie dabei, dass hier ein anderes Dateiformat verwendet wird (.dkv)! dkv Das Dateiformat.dkv kann der PL nicht ins PKC importieren! Abb. 5.1: KV sichern Abb. 5.2: Dialog Speichern 6 Öffnen des gesicherten KV im DELTAkv 6.1 Aufgabe Der Planer arbeitet über einen längeren Zeitraum an der Planversion und möchte die bisherige Version von seinem Datenträger laden. Seite 11/18

12 6.2 Instruktion zu Anwendung und Betrieb Starten Sie DELTAkv und steigen in das Modul KV ein, klicken auf Öffnen und wählen das Laufwerk, Verzeichnis, markieren anschliessend die entsprechende Datei aus, klicken auf Öffnen und die Datei wird geladen. Abb. 6.1: KV öffnen Abb. 6.2: Dialog Öffnen 7 Export des KV aus DELTAkv 7.1 Aufgabe Der Planer möchte dem Projektleiter eine aktuelle Planversion zuschicken. 7.2 Instruktion für Anwendung und Betrieb Dies wird im Modul KV mit der Exportfunktion durchgeführt. Abb. 7.1: Export Abb. 7.2: Dialog Speichern unter Mit einem Klick auf Export öffnet sich der Dialog Speichern, wählen den Speicherort aus und legen einen Dateinamen fest (Namenkonventionen auf Seite 7) und Sichern das Ganze. Seite 12/18

13 Dateiname mit gerader Nummer Hier wird eine Datei vom Planer an den PL exportiert, somit soll der Dateiname eine gerade Zahl sein. Dateinamenerweiterung Die Datei muss vom Typ.txt sein. Diese Textdatei kann nun mit dem Mailprogramm, als Anhang, versendet werden bitte beschreiben Sie im Nachrichtentext welche Datei im Anhang zu finden ist, was diese beinhaltet und was damit zu tun ist. Dies hilft bei den regelmässigen Transferübungen. 8 Laden der Rechnungsliste im DELTAkv 8.1 Aufgabe Der Planer läd (Importiert) zum Vorerfassen die Rechnungsliste in das Programm DELTAkv. 8.2 Instruktion zu Anwendung und Betrieb Start von DELTAkv entsprechend dem vorhandenen System. Im Modul Rechnung kann die Textdatei mit dem Dialog Öffnen geladen werden, wählen Sie den Speicherort, die Datei aus und klicken auf Öffnen. Nach dem öffnen wird zur Information in der oberen Fensterhälfte die Projektbezeichnung, -nummer; Teilprojektbezeichnug, -nummer dargestellt. In der unteren Fensterhälfte sehen Sie die Liste aller Bestellungen, siehe Abb Rechnung erfassen im DELTAkv 9.1 Aufgabe Der Planer erfasst periodisch die kontrollierten Rechnungen und Akontos bevor er diese per Post dem Projektleiter zu stellt. Rechnung erfassen Im DELTAkv können nur Rechnungen / Akonto vom Planer vorerfasst werden, zu denen eine PKC- Bestellung vorliegt. Alle anderen werden manuell vom PL vorerfasst. 9.2 Instruktion zu Anwendung und Betrieb Zum Programmfenster noch inhaltliche Informationen, erst werden die Felder der Vorerfassung aufgezählt und anschliessend die Belegarten. Seite 13/18

14 Tab. 9.1: DELTAkv: Felddefinitionen Rechnungen Name Definition Änderbar Feld : Bestellnummer Eindeutige Bestellnummer aus dem PKC Nein Feld : Position Fortlaufende Positionsnummer innerhalb der Bestellung Nein Feld : BKP-Nummer Die Arbeitsgattung der Position Nein Feld : Unternehmer Der Unternehmername (Kreditor) Nein Feld : Rechnungsdatum Das Rechnungsdatum (dd.mm.jjjj) Ja Feld : Zahlungsfrist Die vereinbarte Zahlungsfrist in Tagen (dd) Ja Feld : Betrag in CHF Rechnungsbetrag inkl. MWST. Ja Feld : Erfassungsdatum Im Normalfall das aktuelle Datum, ggf. auf Anweisung des PL Ja ein spezifisches (zb. Jahreswechsel) Feld : Rechnungsart Rechnungsart siehe Abb. 9.1 und Tab. 9.2 Ja Feld : Info Kreditor (R-Nr.) Rechnungsnummer Ja Feld : Info Buchhaltung (R-Art) n. Akonto, Rechnung, Regie, Schlussrechnung. Ja Abb. 9.1: Auswahlmenü Rechnungsart Tab. 9.2: DELTAkv: Rechnungsarten Bezeichnung Rechnungsart KR Rechnung Für Rechnungen verwenden (auch für Regierechnungen) KV Akonto Nur für Akontozahlungen zu verwenden SR Schlussrechnung Für Schlussrechnungen zu verwenden Rechnung auf Bestellung Markieren Sie in der Bestellliste die entsprechende Bestellung zu der Sie eine Rechnung erfassen wollen. Damit werden die Bestellwerte in die Felder im oberen Teil eingelesen. Die Bestellungen sind in der Liste nach der Bestellnummer aufsteigend sortiert aufgeführt. Seite 14/18

15 Abb. 9.2: Modul Rechnung Abb. 9.3: Erfassen einer Rechnung Die Rechnungsdaten sind in die Felder Rechnungsdatum, Zahlungsfrist, Betrag in CHF, Erfassungsdatum, Info Kreditor (R-Nr.) und Info Buchhaltung (R-Art) einzugeben. Im Feld Rechnungsart wird KR Rechnung ausgewält. Nach einem Kontrollblick werden die Daten mit Einsetzen in die Liste geschrieben. Siehe Abb Akonto auf Bestellung Markieren Sie in der Liste die entsprechende Bestellung zu der Sie eine Akontozahlung erfassen wollen. Damit werden die Bestellwerte in die Felder im oberen Teil eingelesen. Seite 15/18

16 Abb. 9.4: Erfassen einer Akontozahlung Die Rechnungsdaten sind in die Felder Rechnungsdatum, Zahlungsfrist, Betrag in CHF, Erfassungsdatum, Info Kreditor (R-Nr.) und Info Buchhaltung (R-Art) einzugeben. Im Feld Rechnungsart wird KV Akonto ausgewält. Nach einem Kontrollblick werden die Daten mit Einsetzen in die Liste geschrieben. Siehe Abb Mehrere Rechnungen / Akonto s auf eine Bestellung erfassen Es ist möglich mehrere Rechnungen auf eine Bestellposition zu erfassen erfahrungsgemäss schreiben die Unternehmer jeweils per Ende Monat Rechnungen dabei kann es vorkommen dass mehrere Akontound Regierechnungen zur gleichen Arbeitsgattung/Bestellposition verschickt werden. Die Rechnung oder das Akontozahlungsgesuch ist wie in den vorhergehenden Abschnitten beschrieben zu erfassen und mit dem Einsetzen in die Liste zu schreiben. Abb. 9.5: Neue Zeile einfügen Abb. 9.6: Neue Zeile eingefügt Damit eine weitere Rechnung erfasst werden kann, markieren Sie in der Liste die Bestellposition, klicken auf Neu und eine neue Zeile wird in der Liste eingefügt. Markieren Sie nun diese neue (leere) Zeile und erfassen nun die Daten für die 2. Rechnung. Abschliessend fügen Sie die erfassten Daten in die Liste mit Einsetzen ein. Seite 16/18

17 Abb. 9.7: 2. Zahlung erfassen Abb. 9.8: 2. Zahlung erfasst Rechnung zurücksetzten Ist bei der Rechnungserfassung ein Fehler unterlaufen, so kann eine Rechnung einfach aus der Liste entfernt bzw. diese kann zurückgesetzt werden. Markieren Sie die zu löschende Rechnung in der Tabelle, klicken Sie auf Zurücksetzten, im Abfragedialog auf Ja und nun sind in der Zeile keine relevanten Daten mehr vorhanden (dh. beim Import ins SAP wird diese Zeile gleich behandelt wie andere Bestellungen ohne Rechnung). Abb. 9.9: Rechnung markieren Abb. 9.10: Zurücksetzten und Sicherheitsabfrage Abb. 9.11: Rechnung zurückgesetzt Seite 17/18

18 10 Sichern der Rechnungsliste im DELTAkv 10.1 Aufgabe Der Planer möchte dem PL die Liste seiner vorerfassten Rechnungen schicken Instruktion zu Anwendung und Betrieb Abb. 10.1: Sichern als... Damit die Rechnungsliste dem Projektleiter zugeschickt werden kann, ist im DELTAkv die Rechnungsliste unter einem Dateinamen entsprechend der Konventionen, auf Seite 7, zu speichern. Es ist eine Datei, die vom Planer an den PL geht, daher muss diese im Namen eine gerade Zahl haben. Diese Textdatei kann nun mit dem Mailprogramm im Anhang versendet werden bitte schreiben Sie im Mailtext welche Datei im Anhang zu finden ist, was diese beinhaltet und was damit zu tun ist. Versionenkontrolle Liste der Versionen Version Änderungen Wer Datum Druckversion Toni Widmer a Anpassungen DELTAkv Rechnungen Toni Widmer Katalog SKP neu im DELTAkv, daraus Änderungen in den Kap. 1 und 3. Redaktionell Toni Widmer durch alle Kapitel Bit Version für Windows und Mac, SKP ist nicht mehr in dieser Version enthalten. Toni Widmer Lauffähig mit Java 7 (Win und OSX) Toni Widmer Lauffähig mit Java 8 (Win und OSX) Toni Widmer Seite 18/18