Tips & Tricks. 327 Seiten / 105'872 Worte / 637'892 Zeichen

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1 Tips & Tricks 327 Seiten / 105'872 Worte / 637'892 Zeichen

2 Inhalt Inhalt... 2 Hardware Arbeitsspeicher konfigurieren Druckerservice: Toner und Tinte diese Panne kann teurer werden SSD-Nachrüstung so sparen Sie wertvollen Speicherplatz HTML Bild verursacht BlueScreen MailTo-Parameter für Weblinks MP3 Streaming Audio Netzwerk / Internet FaceBook Emoticons Geographische Punkte finden Gesperrte YouTube-Videos aufrufen Google: Optimal suchen mit Operatoren So finden Sie was Sie suchen Maustrick für Fortgeschrittene so beschleunigen Sie Ihre Browsernutzung Nach Fehlermeldungen im Netz suchen Paßwort bei Hackerangriff gestohlen? Schnell mal anonym surfen Über ebooks kostenlos lesen WLAN vor Angriffen schützen Optimieren Sie die Sicherheit im WLAN Office / Access Beschädigte Objekte retten Dateidownload komfortabel per VBA steuern Externe Programme aus Access starten Fehlermeldung 'Anzahl der Dateisperrungen überschritten' vermeiden Feld beim Aktivieren vergrößern Feldeingabe erzwingen Kurzformen von Tagesnamen verwenden Leere Felder auffällig hervorheben Listen von Excel aus an Access übertragen OutLook-Nachrichten sortiert nach Datum auslesen So nutzen Sie den undokumentierten decompile-startparameter Sortierung nach geraden und ungeraden Hausnummern Zeitangaben aus einem Datumsfeld löschen Office / Excel Absolute Bezüge in Formeln per VBA-Makro automatisch in relative Bezüge umwandeln Addieren Sie Minuten und Sekunden in Ihren Tabellen richtig und fehlerfrei Alle Zellen finden, die in einer Formel verwendet werden Alter ermitteln und in einer Tabelle in Gruppen zusammenfassen Anhand einer Kalenderwoche den Montag der Woche ermitteln Anteile und Brüche eingeben und mit ihnen weiterrechnen Anzahl der Dezimalstellen in einer Liste beschränken Arabische Zahlen in römische Ziffern umwandeln Arbeitsmappe öffnen, deren Name in der aktiven Zelle gespeichert ist Aufgabenbereich für komfortables Öffnen von Tabellen anlegen Ausdrucken von Fehlerwerten in Tabellen unterdrücken Auswahlmöglichkeiten für Daten in einer einzigen Zelle unterbringen Automatischen Bezug auf die letzte (unterste) Zelle einer Liste herstellen Balken in Diagrammen mit einem Schatten versehen Balkendiagramme direkt beschriften und x-achse ausblenden Bedingte Formate aus einer Zelle in eine andere Zelle übertragen Beim Vergrößern und Verkleinern von Diagrammen das Seitenverhältnis beibehalten Berechnen Sie Summen in Ihren Tabellen, die automatisch auf Filter reagieren Berechnungen über mehrere Tabellenblätter durchführen Beschränken Sie die Dateneingabe für bestimmte Zellen auf Wochentage Beschriftung von Achsen in Diagrammen nachträglich anpassen Dateinamen einer Arbeitsmappe in einer Zelle ausgeben Daten des aktuellen Monats in einer Liste automatisch hervorheben Daten in einer Spalte automatisch farbig markieren Daten über Eingabefeld mit Freieingabe in eine Liste eintragen Seite 2 von 327

3 Wie Sie das Listenfeld um eine Freitexteingabe erweitern Datum des Freitags in einer Kalenderwoche berechnen Datumswerte in Ihren Tabellen automatisch nach Jahr farbig markieren Diagramm als JPG-Datei abspeichern Diagramme und Bilder im gleichen Verhältnis proportional verändern Durchsichtige Diagramme in Tabellen erzeugen Effizient mit Diagrammblättern arbeiten Eigene Datumsformate in Tabellen und Zellen festlegen Eigene Zellformate für Zellen anlegen und schnell bei Bedarf abrufen Wie Sie ein Format einfach und schnell abrufen Eingabe von Datumswerten auf ein bestimmtes Jahr beschränken Einmalige Einträge in Listen suchen und farbig markieren Einzelne Zeichen eines Zellinhalts in einer Liste formatieren Ergebnis einer Formel als Wert in eine Zelle eintragen Excel ohne Maus bedienen und nur die Tastatur einsetzen Farbdarstellung von Kommentaren und Notizen in Tabellen anpassen Farbe der Gitternetzlinien in Ihren Tabellen anpassen Farbe von Kommentaren in Zellen und Tabellen verändern Fehler in Listen und Tabellen kennzeichnen Fehlerhafte Formelergebnisse automatisch per VBA-Makro aus Ihren Tabellen löschen Fehlerwerte in Berechnungen unterdrücken Flächenangaben in Listen mit der Einheit Quadratmeter anzeigen Formeln in Tabellen farbig hervorheben Fortlaufende Seitenzahl bei Ausdrucken mehrerer Tabellenblätter anlegen Hilfe bei der Eingabe von Funktionen und Argumenten erhalten Hinweise und Erläuterungen innerhalb einer Formel unterbringen Hinweisfenster für eine begrenzte Zeit per Makro anzeigen Identifizieren Sie mehrfache Datensätze in Ihren Listen Immer den letzten Wert aus einer Spalte per Formel in einer Zelle ausgeben Informationen unsichtbar in Zellen unterbringen Inhalt einer Zelle in einem Textfeld anzeigen Internet-Adressen und Webseiten per Excel aufrufen und öffnen Jahres- oder Monatskalender per Formel anlegen Jede zweite Zeile einer Tabelle addieren Kalender oder Datumslisten anlegen Kommentare in Zellen beständig anzeigen Listen und Tabellen automatisch erweitern Listen von Excel aus an Access übertragen Makros in Excel 2007 und Excel 2010 aufzeichnen Makrorekorder in Excel 2010 aktivieren Makrorekorder in Excel 2007 aktivieren Makros aufzeichnen Makrosymbole in die Schnellzugriffsleiste einbinden und mit eigenen Makro hinterlegen Wie Sie Makros mit unterschiedlichen Symbolen darstellen Mehrere Zellinhalte in einer einzigen Zelle miteinander verknüpfen Monatssummen in Tabellen variabel abfragen Namen der Tabellenblätter einer Arbeitsmappe als Liste ausgeben Negative Werte in einem Diagramm in anderer Farbe darstellen Nullwerte in Listen schnell und einfach ausblenden Numerierung einer Liste abhängig von den Inhalten der Nachbarzelle durchführen Nur Monatsnamen in einer Liste als Eingabe erlauben Nur sichtbare Zellen in einer Tabelle markieren So geht es in Excel bis Version So geht es in Excel 2010 und Excel Einsatzbeispiele Nur Tagesnummern von Datumswerten in Excel-Listen anzeigen Nur Zahlen einer Liste addieren, die bestimmte Kriterien erfüllen Probleme mit der Neuberechnung von Eingaben und Formeln verhindern Probleme mit Tabellen in Word-Serienbriefen verhindern Ringdiagramme für mehr Zusatzinformationen verkleinern Schaltjahre per Formel erkennen Schatten für Säulen in Diagrammen festlegen Sekundenwerte aus Zellen in Uhrzeiten umrechnen So nehmen Sie Formatierungen nach dem Einfügen schnell und einfach vor Seite 3 von 327

4 So schränken Sie die Eingabemöglichkeiten in Tabellen auf bestimmte Inhalte ein So stellen Sie Balken und Säulen in Ihren Diagrammen unterschiedlich dar So stellen Sie das Mausrad für Ihre Anforderungen gezielt ein So verwenden Sie Füllzeichen in Zellen Sonderzeichen in Tabellen einfach finden und einsetzen Spezialdiagramme für besondere Darstellungen verwenden Summen nur aus den letzten Werten einer Liste in Excel bilden Tabelle per VBA-Makro als kariertes Kästchenpapier anlegen Tabellen schnell farbig formatieren Tabellen über ein Datum filtern Tabellenausschnitt als verknüpfte Grafik in andere Tabellenblätter einfügen Textfarbe automatisch nach Inhalt der Zelle in einer Liste einstellen Überschriften und Beschriftungen mit Zeilenumbruch in Diagrammen verwenden Uhrzeiten über Tabellenfunktionen fehlerfrei runden Vereinfachte Formel- und Listeneingabe mit Excel 2007 und Vokabeln lernen mit einer Excel-Tabelle Wie Sie Dateien verkleinern, um sie einfacher zu handhaben und schneller zu verschicken Wie Sie Datumswerte aus längeren Zahlenreihen extrahieren Wochenenden in Tabellen auf einen Blick erkennen Zahlen Ihrer Listen im Überwachungsfenster immer im Blick behalten Zahlen nach Größe anzeigen oder ausblenden Zahlen und Formelergebnisse als Bruch darstellen Stellen Sie Brüche in Excel problemlos dar So werden Brüche richtig formatiert So arbeiten Sie mit mehrstelligen Brüchen in Ihren Excel-Tabellen Zeichen oder Ziffern bei der Eingabe auf eine Anzahl beschränken Zeichnungsobjekte in Tabellen mehrfach einfügen Zeitangaben in Dezimalwerte umwandeln Zeitangaben in Tabellen in festen Schritten auf- oder abrunden Zeiten einfach und schnell als vierstellige Zahlen in Tabellen eingeben Zeitwerte in Formeln mit Texten verknüpfen Zeitwerte in Textform in Zeiten konvertieren Zeitwerte in Zahlen umwandeln, die Sie in Berechnungen verwenden können Zwei voneinander abhängige Dropdown-Auswahllisten in einer Tabelle einrichten So legen Sie eine zweite Dropdown-Auswahlliste in Abhängigkeit der ersten Liste fest Zwischen mehreren Fenstern schnell und einfach wechseln Office / OneNote Audio- und Videonotizen aufzeichnen Bildschirmausschnitte erstellen Dokumente und Dateien einfügen Eigenes Briefpapier erstellen Einer Seite Leerraum hinzufügen Kooperation über das Telefon Notizbuch einrichten Notizen durchsuchen Notizen mit Notizkennzeichen verfolgen Notizen neu anordnen und überprüfen Notizen von Hand schreiben "OutLook-Besprechungsdetails" einfügen Recherchen mit Randnotizen sammeln Tastaturbefehle verwenden Office / OutLook Absatzausrichtung in Nachricht ändern per Tastendruck Absenden mit STRG+Eingabe funktioniert nicht Adressen im CSV-Format exportieren Aktivitäten in Verbindung mit einem OutLook-Kontakt Alle Nachrichten eines Absenders anzeigen lassen Alle neuen s auf einen Blick OutLook 2000 und 2002/XP OutLook 2003 und OutLook Alle Ordner im Posteingang einblenden Alter von Geburtstagen im Kalender anzeigen An zweite Adresse eines Kontakts schreiben Seite 4 von 327

5 Änderungen an Symbolleisten und Menüs sichern Änderungen in der Symbolleiste gehen verloren Delegierte Aufgaben: Benachrichtigung bei Erledigung bleibt aus Desktopbenachrichtigung länger anzeigen Eigener Inhalt für "OutLook heute" Eine Signatur einrichten Visitenkarte in Signatur mitsenden Rechtliche Anforderungen Einzelne Termine versenden s an Verteilerliste mit Wichtigkeit Hoch senden s aus Adreßbuch heraus schreiben Entwürfe speichern Erinnerungen an Aufgaben ausblenden OutLook bis einschließlich OutLook Erinnerungen erscheinen zweimal Erweiterung kann nicht geladen werden Erweiterung kann nicht installiert werden Exchange Server aktuelle Postfachgröße anzeigen lassen Fehler beim Schließen eines Archivs Geänderte Ansicht auf andere Ordner übernehmen Gesendete Elemente / Objekte können nicht gefunden werden Gleichzeitig Termine und s durchsuchen Grüne Icons im Menüband von OutLook How to clean up OutLook s Forms Cache Indizierung für Suche neu starten Kalender als Webseite speichern Kalenderauszüge bzw. Termine komfortabel weitergeben Kalenderauszüge mit OutLook 2007 versenden Kalenderauszüge mit OutLook 2007 / 2010 senden Kontakte auf Tastendruck suchen Besonderheit in OutLook Liste Sichere Absender automatisch erweitern lassen Liste Sichere Absender in OutLook 2003/2007 automatisch erweitern lassen Liste Sichere Absender in OutLook 2010 automatisch erweitern lassen Makros fehlen in OutLook Maximale Größe von s ändern Nach einer Telefonnummer suchen So suchen Sie in OutLook 2003 gezielt nach Telefonnummern So geht's in OutLook 2007 und Nächste ungelesene öffnen Neue s, Termine, Kontakte, etc. per Tastenkürzel erzeugen Notiz als versenden Notizen aus anderen Programmen heraus erzeugen Notizen mit Kontakten verbinden Notizen schnell kopieren Notizvorlagen anlegen Ordner Ungelesene Nachrichten wurde gelöscht OutLook 2007/2010: Hyperlink auf andere Kontakte OutLook 2007/2010 vergißt die Kennwörter OutLook merkt sich Kennwörter nicht OutLook nur einmal starten Per Tastatur den Monat wechseln Posteingang plus Kalender anzeigen Programmabsturz beim Drucken Schneller durch die Monate blättern Schneller suchen mit Tastenkürzeln Schriftart per Tastenkürzel auswählen Standardordner zum Speichern von Anhängen ändern OutLook 2000 / Suche in OutLook 2010 konfigurieren Suchvorgänge speichern Gespeicherte Suche erneut ausführen Suche wiederholen in OutLook Tastenkürzel beim Erstellen einer Seite 5 von 327

6 Tastenkürzel für das -modul Tastenkürzel für das Journal Tastenkürzel im Adreßbuch Tastenkürzel im Kalender und Aufgabenplaner Termine verschicken Text kopieren und neue anlegen Text von Webseite als Notiz speichern Verschieben einer OutLook-Offlinedatendatei (OST) Verschieben auf einen anderen Computer Visitenkarten hervorheben mit Farbe Word-Dokumente zum Bearbeiten öffnen Zu einem bestimmten Monat wechseln Office / PowerPoint Animationspfade Überblick Animationspfade hinzufügen in PowerPoint 2002 und Animationspfade hinzufügen in PowerPoint Animationspfade hinzufügen in PowerPoint So zeichnen Sie einen benutzerdefinierten Animationspfad Den Verlauf von Animationspfaden anpassen Die Eckpunkte verschieben Die Pfadrichtung umdrehen Offene Animationspfade schließen Geschlossene Animationspfade öffnen und anpassen Herausforderungen beim Zusammenfügen von Animationspfaden So fügen Sie Animationspfade gekonnt zusammen Erleichtern Sie sich die Arbeit: Animationspfade sperren und entsperren in Version 2003 und Geänderte Vorgehensweise: Animationspfade sperren in PowerPoint Benutzerdefinierte Präsentation Was steckt hinter dem Begriff Benutzerdefinierte Präsentation? Vorteile der benutzerdefinierten Präsentation So legen Sie eine benutzerdefinierte Präsentation ab PowerPoint 2007 an So führen Sie die benutzerdefinierte Präsentation ab PowerPoint 2007 vor So drucken Sie eine zielgruppenorientierte Präsentation ab PowerPoint 2007 aus So legen Sie eine benutzerdefinierte Präsentation ab PowerPoint 2003 an So führen Sie die benutzerdefinierte Präsentation ab PowerPoint 2003 vor So drucken Sie eine zielgruppenorientierte Präsentation ab PowerPoint 2003 aus Buchstaben und Zahlen mit Bildern hinterlegen Der Aufgabenbereich Auswahl und Sichtbarkeit Die Reihenfolge der Folienobjekte ganz einfach ändern Objekte nach Bedarf ein- oder ausblenden Geben Sie den Objekten aussagekräftige Namen Eine attraktive Visualisierung: das Sechseck Die schnelle Variante: Zwei Sechsecke und drei Linien Die flexible Variante: Trapeze im Kreis Das Mustertrapez duplizieren und anordnen Ein Bild in der Mitte des Sechsecks einbauen Das aktuelle Element farblich betonen Die Beschriftungen ergänzen und animieren Die Folienübergänge zuweisen Folien in Abschnitte unterteilen So unterteilen Sie die Folienmasse in überschaubare Abschnitte Optimale Übersicht mit reduzierten Abschnitten Die Reihenfolge ändern? Kein Problem Grafiken in Folien einbinden Einfügen aus der Zwischenablage Einfügen einer Grafik als Datei Zwischenablage oder Einfügen aus Datei? Grafiken mit einer PowerPoint-Datei verknüpfen Wann lohnt es sich, eine Grafik zu verknüpfen statt einzufügen? Mehrere Bilder in einem Schritt einfügen: Die Funktion Fotoalbum Das Fotoalbum blitzschnell animieren Einfügen von ClipArt-Grafiken Ein kreisrunder Bildausschnitt Die Fotos vorbereiten und den Bildausschnitt wählen Der Trick: den Bildausschnitt transparent machen Andere Formen als Bildausschnitt verwenden In PowerPoint 2010 das Bild mit einer neuen Zuschneide-Funktion in Form bringen Seite 6 von 327

7 In PowerPoint 2010 mit dem Befehl "Formensubtraktion" einen Passepartout anlegen In PowerPoint 2007 ein Bild auf kreisrunde Form zuschneiden Layouts mit Bildplatzhaltern erstellen Das veränderte Layout als Vorlage speichern So verwenden Sie das neue Layout So passen Sie in PowerPoint 2010 den Bildausschnitt an Auch mit PowerPoint 2007 den richtigen Bildbereich anzeigen lassen Weisen Sie dem Bildplatzhalter eine andere vorgefertigte Form zu Passen Sie die vorgefertigte Form an Noch besser mit PowerPoint 2010: Gestalten Sie mit neuen Befehlen ausgefallene Rahmen Auch scheinbar komplexe Bildplatzhalter mit Formen kombinieren schnell erstellen Im nachhinein weitere Bilder hinzufügen und die Reihenfolge verändern Mit dem erweiterten Säulendiagramm Relationen verdeutlichen Passen Sie die Farben der SmartArt-Grafik im Handumdrehen an Präsentationen für die Weitergabe vorbereiten mit PowerPoint Dokument vor der Weitergabe prüfen Die Einstellungen zur Dokumentprüfung anpassen Achtung Falle: Verknüpfungen mit Excel So decken Sie Verknüpfungen zu Excel auf und löschen überflüssige Daten Die Präsentation als PDF-Datei verschicken Die Präsentation für eine CD oder einen USB-Stick verpacken Wird der PowerPoint-Viewer mitverpackt? SmartArt-Grafiken, die im Format abspeichert werden Diese Eigenschaften der SmartArt-Grafik gehen in PowerPoint 2002 und 2003 verloren So bleiben die Animationen von SmartArt-Grafiken auch in älteren PowerPoint-Versionen erhalten Profi-Technik: So geht s auch ohne PowerPoint Viewer So erstellen Sie die Grundlagen für das Anteildiagramm So wandeln Sie Bilder in SmartArt-Grafiken um So wird aus dem Säulendiagramm ein Anteildiagramm In PowerPoint Ab PowerPoint Störenden Hintergrund in Logos und Bildern entfernen Zwei Möglichkeiten den Hintergrund transparent zu machen So verwenden Sie die Funktion FREISTELLEN in PPT Versteckt aber weiterhin vorhanden: die Option TRANSPARENTE FARBE BESTIMMEN Was ist besser: Freistellen oder transparente Farbe bestimmen? Verlinken Sie Wörter im Fließtext Versehen Sie Ihre SmartArt-Grafik mit 3D-Effekten Während der Bildschirmpräsentation eine Excel-Tabelle oder ein Word-Formular zeigen Die Sprungmarke in Excel vorbereiten Die Sprungmarke in Word anlegen Zwei Hyperlinks in die betreffende Folie einbauen Was ist ein Verbunddiagramm? So geht s: Umsatz- und Personalentwicklung in einem Diagramm Fügen Sie eine zweite Achse hinzu Verbessern Sie die Optik Schritt 1: Ein Säulendiagramm anlegen Schritt 2: Eine Datenreihe in ein Liniendiagramm umwandeln Schritt 3: Eine zweite Achse hinzufügen Schritt 4: Die Optik noch verbessern Schritt 5: Die beiden Datenreihen animieren Was sind eigentlich Harvey Balls? Den Aufbau der Lösung planen Einen Harvey Ball anlegen Die Kreisgruppen animieren in PowerPoint 2002, 2003 und Die Kreisgruppen animieren in PowerPoint Office / Word Aktualisierbare Textelemente einfügen Am Wortanfang oder Wortende suchen Andere Kopf- / Fußzeile auf der letzten Seite Automatische Korrekturen beeinflussen Word 2010, Word 2003, 2002/XP, Automatikfunktionen Automatische Querverweise zwischen Fußnoten Bequemes Blättern mit dem automatischen Bildlauf Word 2010, Word 2003, 2002/XP, Seite 7 von 327

8 Blättern mit Symbolschaltfläche Bilder automatisch frei verschiebbar positionieren Word 2010, Word 2003, 2002/XP Bilder frei positionieren Bilder in beliebigen Formen Buchstaben individuell verschieben DIN-A5-Seiten auf A4-Papier gestalten Dokumente aus den zuletzt verwendeten Dateien löschen Word Word 2007, 2003, 2002/XP, Dokumente übersetzen Word Word 2007, Erneute Rechtschreibprüfung Word 2010, Word 2003, 2002/XP, Formatvorlagen komfortabel ändern Fußnotentrennlinie nach Wunsch Gedrehte Kopf- / Fußzeile im Querformat Gleichzeitig an verschiedenen Dokumentteilen arbeiten Hyperlinks zu Excel-Tabellen Kapitel im Handumdrehen umstellen Keine Seitenzahlen für bestimmte Ebenen im Inhaltsverzeichnis Keine Veränderungen in Kopf- und Fußzeile zulassen Liste zuletzt verwendeter Dokumente vergrößern Word 2010, Word 2003, 2002/XP, Manuelle Trennungen wieder entfernen Mehr Abwechslung dank Synonymwörterbuch Der klassische Menübefehl Der Tastatur-Shortcut Das Kontextmenü Mehrere Dokumente auf einmal drucken Mehrere Grafiken zusammenfassen Microsoft-Vorlagen auch in OpenOffice / LibreOffice nutzen Neue Kapitel immer auf ungerader Seite beginnen Numerierungen in einfachen Text umwandeln Papiersparend drucken Word Word 2007, 2003, 2002/XP, Positionsrahmen mit Word Probleme mit Excel-Tabellen in Serienbriefen verhindern Profifunktionen für OpenType-Schriftarten Rahmenlinien auf Tastendruck Word 2010, Word 2003, 2002/XP, Rechtschreibprüfung für einzelne Wörter erzwingen Römische Zahlen eingeben Schnelle Hyperlinks auf andere Stellen im selben Dokument Word 2007, 2003, 2002/XP, Word Schnelle Recherche im Internet Schnelle Übersetzung für einzelne Wörter Word Word Verwendung Schnelles Blättern mit dem Handsymbol Schnelles Kopieren und Verschieben Schnelles Umschalten von Groß- und Kleinschreibung Schrifteffekte in Word Seiten mit einem Rahmen umgeben Seitliche Tabellenüberschrift im Hochkant-Format Serienbriefe fortlaufend numerieren So formatieren Sie Fuß- und Endnoten Seite 8 von 327

9 So rahmen Sie einen Absatz blitzschnell ein Optimieren: Linien & Rahmen Spaltensatz: Auf diese 4 Punkte müssen Sie achten Suchen und Ersetzen vereinfachen Suchtexte noch leichter finden Tabelle schnell aus dem Dokument löschen Tabellen ganz leicht beschriften Verzeichnis aller Tabellen anlegen Tabellen mit der Maus zeichnen Tabellen perfekt positionieren Tabellenwerte übertragen Tabellenzellen schnell auf gleiche Höhe oder Breite bringen Text auf einer anderen Seite fortsetzen Text nach Formatierung markieren Textblöcke präzise auf einer Seite plazieren Texthervorhebungen drucken oder nicht Word 2010, Word 2003, 2002/XP, Tips zum wortweisen Löschen Überschrift ohne Eintrag im Inhaltsverzeichnis Unbeabsichtigtes Drucken von Kommentaren verhindern Word 2010, Word 2003, 2002/XP Unerwünschte Formatierungen verhindern Ungespeicherte Dokumente wiederherstellen Unterstreichungen nach Wunsch Versehentliche Korrekturen rückgängig machen Wie Sie Word 2010 noch besser vor Virenattacken schützt Wie Word 2010 Ihnen hilft, Datenverlust zu vermeiden Word-Dokumente zum Bearbeiten öffnen Zahlen in Worte Zahlen von Numerierungen optimal ausrichten Word 2010, Word 2003, 2002/XP, Zeilen automatisch numerieren Zeitungslayout mit unterschiedlichen Spaltenbreiten Zu viele Formatvorlagen Windows Abgesicherten Modus über die Systemkonfiguration aktivieren Aktivieren Sie den abgesicherten Modus über die Systemkonfiguration Abgesicherter Modus - ohne Wenn und Aber! Optionen für den abgesicherten Modus Starten Sie das Rettungs-Windows aus dem abgesicherten Modus Testen Sie das Herunterfahren im abgesicherten Modus Automatischen Neustart von Windows vermeiden Belarc Advisor - Hilfe bei der Inventarisierung und Analyse von Sicherheitsproblemen Benutzerkontensteuerung deaktivieren Benutzerkontensteuerung für ausgewählte Anwendungen umgehen Schritt für Schritt Dateien im Windows-Explorer filtern Datenübertragung beschleunigen So erhöhen Sie die Datenübertragung Desktop-Abdunkelung verhindern Die besten Windows-Shortcuts Direkt löschen DLL-Probleme lösen Holen Sie die fehlende DLL aus dem Internet DNS Server DNS Server Liste IPv IPv Druckerprobleme lösen Installieren Sie einen neuen Druckertreiber Fehlerberichte von Windows verstehen Geändertes WLAN-Paßwort eintragen Seite 9 von 327

10 Gruppen im Explorer Hardware unbekannt - Unknown Device Identifier weiß weiter Ihre eigene Handschrift als PC-Schriftart In Ordner kopieren Informationen zu Schriftarten Auswahl der passenden, kostenlosen Freeware-Schriftarten Installation auf Ihrem PC Internet Explorer auf Auslieferungszustand zurücksetzen Keine Schatten bei Symbolen auf dem Desktop Komplette Festplatte sichern Legen Sie eine Sicherung der Festplatte an Kostenlose und leicht zu bedienende BackUp-Software Laufwerksbuchstaben vor den Namen anzeigen Letzte als funktionierend bekannte Konfiguration aktivieren Starten Sie Ihr System mit der letzten als funktionierend bekannten Konfiguration Erweiterte Windows-Startoptionen im Überblick Melden Sie sich automatisch am System an Mit Absolute UnInstaller Windows-Anwendungen wirklich vollständig deinstallieren Nicht erkannte USB-Geräte Nicht mehr benötigte Treiber vom System entfernen Offline-Updates für Windows 7, Vista und Office 2007/ Ordner unter Windows als Laufwerk einbinden Original Knowledge Base PDF-Dateien komprimieren Programme per Tastenkombination als Administrator starten Prüfen, ob eine DLL noch benötigt wird Rechner mit Atomuhr synchronisieren Rechner synchronisieren über das Netz ohne fremde Server Sauberer ShutDown Schneller surfen im Netzwerk Schriftarten verwalten für mehr Performance So entdecken Sie heimliche Zugriffe auf Ihren PC So entfernen Sie Readyboost von Ihrem USB-Stick So nutzen Sie die Möglichkeiten Ihres USB-Sticks maximal aus Soforthilfe nach dem Crash Setzen Sie die Checkliste bei System-Störungen ein Sortierung Schnellstartleiste Standardordner für die Programminstallation Suchdialog von Windows 2000 wiederherstellen Systemuhr öfter automatisch abgleichen Erhöhen Sie den Intervall für den Abgleich der Systemuhr Treiber sichern Umschalt -Menü individuell anpassen UpDate ohne Neustart UpDate-Funktion reparieren Stellen Sie die UpDate-Funktion des IE über die Registry wieder her UpDates für alle Anwendungen zugleich herunterladen und installieren USB-Drucker funktioniert nicht mehr So können Sie mit Ihrem USB-Drucker wieder drucken USB-Geräte sicher entfernen USB-Stick wird nicht im Windows-Explorer angezeigt Vista: Partitionsgröße ändern WebCam zur Zugangskontrolle Weg mit unnützen Dateien von der Festplatte Dateireste von Anwendungen entfernen Registry aufräumen unter Windows 7, Vista und XP Windows 7: Alle wichtigen Tastaturkürzel im Überblick Windows 7: Größe der Desktopsymbole anpassen Passen Sie die Größe der Desktopsymbole an Windows 7: Konfigurieren Sie die Dienste Windows 7: Programme auf der Taskleiste ablegen Integrieren Sie Ihre Lieblingsprogramme in die Taskleiste Windows 7: Richten Sie Ihr Netzwerk schnell und bequem ein Windows 7: Setzen Sie das System per Kommandozeile zurück Stellen Sie den letzten stabilen Systemzustand mit der Kommandozeile her Seite 10 von 327

11 Windows 7: Setzen Sie den Programmkompatibilitäts-Assistent ein Windows 7: Systemelemente im Windows-Explorer einblenden Windows 7: Systemreparatur mit der Wiederherstellungskonsole Starten Sie die Wiederherstellungskonsole unter Windows Windows 7: Taskleiste konfigurieren Konfigurieren Sie die Taskleiste Windows 7 / Vista: Boot-Dateien defragmentieren Windows 7 & Vista: Fehlermeldung kopieren Windows 7 / Vista / XP: Soforthilfe nach dem Crash Setzen Sie die Checkliste bei System-Störungen ein Windows 7 / Vista / XP: STOP-Fehler analysieren Erste Hilfe bei STOP-Fehlern Windows 7 erkennt CDs oder DVDs nicht Windows 7: Hintergrundprozesse aktivieren Lassen Sie Hintergrundprozesse sofort abarbeiten Windows 7-, Vista- und Office-Aktivierung sichern Windows Defender: Rettungs-CD für verseuchte Rechner erstellen Windows erkennt USB-Stick nicht mehr Überflüssige USB-Treiber entfernen Windows Vista / 7 GodMode Windows XP: Beheben Sie den lästigen ShutDown-Fehler Windows XP: Firewall konfigurieren Regeln Sie mit Ausnahmen den Zugriff von und zum Internet Windows XP: NumLock-Taste automatisch aktivieren So aktivieren Sie die NumLock-Taste über die Registry Windows XP: Schreib-Cache aktivieren Schalten Sie den Schreib-Cache der externen Festplatte ein Windows XP: So erkennen Sie Hardware-Probleme Windows XP: Suchfunktion reparieren Stellen Sie die Suchfunktion per Registry wieder her Windows XP: Tastenkombinationen nutzen Nutzen Sie die Shortcuts von Windows XP Windows-Explorer als eigenen Prozeß ausführen Windows-Fenster individuell anpassen Windows-Messenger entfernen Seite 11 von 327

12 Hardware Arbeitsspeicher konfigurieren Dank der Advanced Chipset Features haben Sie Ihr RAM voll im Griff Im Menü Advanced Chipset Features legen Sie unter anderem fest, wie schnell Ihr PC auf den Arbeitsspeicher zugreifen soll. Vorsicht! Vom Speicher-Tuning raten wir Ihnen dringend ab! Behalten Sie vielmehr die Standardeinstellungen bei. Denn sonst kann es zu Systemabstürzen kommen, deren Ursachen sich nicht klar feststellen lassen. Zudem bringt RAM-Tuning bei modernen CPUs kaum mehr einen Vorteil. Alle modernen CPUs besitzen nämlich eine ausgeklügelte Cache-Technik, die viele der Befehle und Daten im schnellen Cache-Speicher der CPU hält und Zugriffe auf den Arbeitsspeicher vermeidet. DRAM Timing Selectable : Hier legen Sie die Geschwindigkeit fest, mit der auf Ihren Arbeitsspeicher zugegriffen werden soll. Mit SPD wird das Arbeitstempo des Chips automatisch bestimmt. CAS Latency Time : Mit dieser Option können Sie die CAS-Latenzzeit in Taktzyklen für den Speicherzugriff einstellen. Sie beschreibt die Verzögerung, die nach Erhalt einer Adresse benötigt wird, bis das erste Datenwort korrekt auf dem Daten-Bus ausgelesen werden kann. Mögliche Einstellungen sind 1,5, 2, 2,5 oder 3. 1,5 ist die derzeit schnellste Einstellung. Stellen Sie den zu Ihrem Speicher passenden Wert ein. Besitzen Ihre Speichermodule unterschiedliche Timings, so verwenden Sie den höheren, d. h. langsameren Wert. Active to Precharge Delay : Dieser Wer gibt die Zeit in Taktzyklen an, die eine ausgewählte Speicherzeile mindestens aktiv bleiben muß, bevor sie wieder deaktiviert werden kann. Standardmäßig erfolgt die Einstellung per SPD. Der optimale Wert ergibt sich aus der Summe von CAS-Delay, Command Rate Delay plus zwei Zusatzzyklen (tcas+trcd+2). Zu kurze Zeiten können zu Abbrüchen von Blockübertragungen (Burst-Transfers) führen. Dadurch verschlechtern sich die Zugriffszeiten oder es treten Zugriffsfehler auf. Einstellmöglichkeiten: 5, 6, 7, 8. DRAM RAS# to CAS# Delay : Mit diesem Wert legen Sie die Verzögerungszeit fest, die nach Erzeugung eines RAS-Signals gewartet werden muß, bis das CAS-Signal generiert werden kann. Normal sind hier zwei oder drei Taktzyklen. Haben Sie Probleme beim Speicherzugriff, stellen Sie den Wert auf 3 ein. Mit dem Wert 2 arbeitet der Speicher schneller. DRAM RAS# Precharge : Diese Einstellung bestimmt, wie oft ein Auffrischen der Speicherinhalte erfolgt. Durch dieses Auffrischen wird ein Entladen der Speicherzellen verhindert. Während dieser Zeit ist der Speicher nicht ansprechbar. Je größer der Zeitabstand zwischen den Refreshs ist, desto schneller wird also der Speicher. Allerdings steigt auch die Gefahr, daß Speicherinhalte ungewollt verändert werden. Bei einer Verringerung von CAS Latency oder RAS to CAS Delay muß auch dieser Wert von 3 auf 2 verkleinert werden, um die Speicherzellen zur Ladungserhaltung häufiger zu aktualisieren. System Bios Cachable : Wenn das System-BIOS shadowed ist, es also beim Booten als Kopie in das schnellere RAM geladen und anstelle des BIOS-ROMs unter der Adresse 0xF0000-0xFFFFF verwendet wird, wäre hier die Einstellung Enabled möglich. Damit würden Sie zulassen, daß Teile des BIOS auch in den L2-Cache geladen werden dürfen. Dann greift das System aber nur beim Booten schneller auf das BIOS zu. Da aktuelle Betriebssysteme jedoch so gut wie keinen Gebrauch mehr von den BIOS- Routinen machen, würde mit Aktivierung dieser Option lediglich L2-Cache-Speicher verschwendet. Schalten Sie diese Option daher immer auf Disabled. AGP Aperture Size : Hier können Sie die Größe des AGP-Speicherfensters (Aperture) einstellen, das Sie für Ihre AGP-Grafikkarte verwenden möchten. Der Wert reicht von 4, 8, 16, 32, 64, 128 bis 256 MB. Der Standardwert beträgt 64 MByte. Druckerservice: Toner und Tinte diese Panne kann teurer werden Die allermeisten PC-Anwender erledigen den Wechsel von Toner und Tinte selbst. Damit dabei nicht Hemd, Hose, Anzug und Rock ruiniert werden, helfen Ihnen diese Tips. Laserdrucker-Besitzer kennen das: Je nach Konstruktion des Tonerbehälters kommt es durchaus einmal vor, daß beim Wechsel der Tonerkartusche oder je nach Konstruktion auch der Trommeleinheit ein bißchen Tonerstaub herausrieselt. Setzt sich dieser Tonerstaub auf das teure Busineß-Hemd, -hose oder -kleid, kann jeder Fehler irreparable Folgen haben. Als erste Maßnahme sollten Sie keinesfalls an dem Toner reiben, sondern ihn erst mal ausschütteln oder wegpusten. Auf gar keinen Fall sollten Sie den Fehler begehen, einen Tonerfleck mit heißem Wasser heraus waschen zu wollen. Denn Toner wird in dem Laserdrucker mit Hitze fixiert, und diesen Fixier-Effekt hat heißes Wasser ebenfalls. Ist der Toner erst einmal in dem Gewebe des Kleidungsstücks fixiert, ist es nicht mehr möglich, den Fleck zu entfernen. Als spontane Reinigungsmethode empfiehlt sich viel kaltes Wasser und die Zugabe eines Schmutz bindenden Mittels wie eines Spülmittels aus der Büroküche. Sofern Sie das beschädigte Kleidungsstück in eine professionelle Reinigung geben, weisen Sie unbedingt auf die Ursache des Flecks hin, da ansonsten möglicherweise ebenfalls falsche Reinigungsmethoden verwenden werden und dem Kleidungsstück das endgültige Aus droht. Eine ähnliche Problematik betrifft Tinte aus einem Tintenstrahldrucker auf der Kleidung. Leidvolle Erfahrungen zeigen, daß diese Flecken weder von Kleidung, noch von Teppichen oder textilem Wandschmuck wieder sicher entfernt werden können. Es wäre ja Seite 12 von 327 Hier finden Sie die chipsatzspezifischen Einstellungen

13 schade, wenn Sie beispielsweise beim Nachfüllen einer Tintenpatrone nur die Hälfte für die Tinte zahlen, dafür aber ein teures Kleidungsstück ruinieren. Sorgen Sie daher für eine entsprechende Unterlage oder führen die Operation über dem Handwaschbecken durch. Ob Tinte oder Toner: Wenn Sie sich auch die Hände oder Manschetten nicht beschmutzen möchten, empfiehlt sich das Verwenden von Latex-Einmalhandschuhen, die vom Handel in preiswerten 100er-Packs angeboten werden. SSD-Nachrüstung so sparen Sie wertvollen Speicherplatz Der Einbau einer SSD ist eine der effizientesten Tuning-Maßnahmen für hohe Geschwindigkeiten überhaupt. Durch die geringe Speicherkapazität sind allerdings einige Tricks für den nachhaltigen Betrieb sinnvoll. Die Nachfolger der klassischen HDD-Festplatten, die SSD-Laufwerke (Solid State Drive) gewinnen in kleinen Schritten immer mehr Anteile am Markt. Kein Wunder: Wer einen richtigen HighPerformance-Rechner wünscht, der kann nur mit einer SSD seinem Windows den ultimativen Leistungskick geben. Denn in der Praxis startet Windows von einer SSD rund drei- viermal schneller als von einer HDD. Auch alle Anwendungen, die auf der SSD Platz finden, starten turboschnell. Doch genau dieser Platz ist der Haken an dieser Konfiguration. Denn SSDs sind turboschnell, lautlos und ohne nennenswerte Abwärme, aber eben auch teuer und mit vergleichsweise geringer Kapazität. Wer eine bezahlbare SSD mit 128 oder gar nur 64 GB für das Betriebssystem und vielleicht die wichtigste Anwendung installiert, der bemerkt nach ein paar Wochen oder spätestens Monaten die Falle im Betrieb: Die SSD mit der Partition C: zeigt in der Übersicht COMPUTER auf dem Desktop den Mangel an freiem Speicher in alarmierendem Rot an, weil nur noch weniger als 10 Prozent zur Verfügung stehen. Mit den folgenden Tricks bekommen Sie das SSD-Platzproblem in den Griff: Benutzen Sie die SSD nur für das Betriebssystem und kleine Anwendungen, die Sie sehr häufig benötigen, beispielsweise einen Mailclient. Installieren Sie alle anderen Anwendungen auf einer konventionellen Festplatte. Je nach Kapazität speichern Sie dort auch Ihre Daten. Lagern Sie Daten mit großem Platzbedarf wie Bilder, Musik und insbesondere Filme auf externe USB-Festplatten aus. Immer mehr Kapazität für Auslagerungen bieten Ihnen auch kostenlose Online-Dienste wie beispielsweise die Telekom- Cloud, die Ihnen 25 GB bietet. Halten Sie Windows so schlank wie möglich. Dazu ist es insbesondere auf Desktop-PCs wichtig, möglichst nicht den Hibernate- Modus zu benutzen, sondern den Rechner komplett herunterzufahren. Denn die Auslagerungsdatei für den Hibernate-Mode (Ruhezustand) hat die gleiche Größe wie der Arbeitsspeicher, bei modernen Rechnern sind das meist 4 oder 8 GB, die bei 64 oder 128 GB auf einer SSD spürbar sind. Weiterhin spart es Speicher, wenn Sie dem Windows-Desktop möglichst wenige Daten ablegen, sondern nur Verknüpfungen zu Ordnern und Dateien anlegen, die auf anderen Partitionen gespeichert sind. Seite 13 von 327

14 HTML Bild verursacht BlueScreen Wie aktuell bekannt wurde, kann das Windows-Speichermanagement mit nur einer Zeile HTML-Code zum Absturz gebracht werden. Die Zeile <img src="bild.jpg" width= height= > erzeugt einen BlueScreen, mit nachfolgendem Neustart, sofern die betreffende Bilddatei tatsächlich vorhanden ist. Nicht gespeicherte Daten aus geöffneten Anwendungen gehen bei diesem Crash verloren. Betroffen sind nicht nur Microsofts Internet Explorer, sondern auch die aktuellen Versionen der Browser Mozilla, Firefox und Netscape. Derzeit kann nur der Browser Opera und die Alpha-Version von Firefox "Deer Park" mit solchen Angaben umgehen. MailTo-Parameter für Weblinks Mit einer -verknüpfung auf der Webseite erreichen Sie, daß automatisch das -programm des Besuchers startet, sobald der Link aktiviert wird. Gleichzeitig wird eine -adresse als Empfängeradresse eingetragen. Typischerweise entspricht eine solche Verknüpfung dem folgenden Schema: <a an Empfänger</a> Es ist aber auch möglich, eine Verknüpfung so zu erstellen, daß eine Mail gleichzeitig an mehrere Adressaten versandt wird. Dabei läßt sich sogar festlegen, ob der Kopie-Empfänger sichtbar (CC-Mail) oder unsichtbar (BCC-Mail) bleibt: <a an die Empfänger</a>beziehungsweise:<a an die Empfänger</a> Wollen Sie mehrere Kopien-Empfänger eintragen, müssen Sie die Mail-Adressen der einzelnen Empfänger durch ein Semikolon trennen. Des weiteren ist es möglich, mit einer -verknüpfung bereits den Betreff festzulegen. Das bietet Vorteile, wenn Sie beispielsweise in Ihrem Mail-Programm entsprechende Filterfunktionen eingerichtet haben: <a in Holland"> an Empfänger</a> Wenn Sie auch einen Teil des Mail-Inhalts vorgeben wollen, ist das wie folgt möglich: <a Ihrem Ferienhaus in Holland habe ich folgende Fragen:"> an Empfänger</a> Wollen Sie alle genannten Optionen gleichzeitig nutzen, sieht der Quellcode so aus: <a href =Ferienhaus in Holland&body=Zu Ihrem Ferienhaus in Holland habe ich folgende Fragen:"> an Empfänger</a> MP3 Streaming Audio Audiodateien, die man über das Internet bereits während des Ladens hören kann, heißen Streaming Audio. Es ist jedoch nicht notwendig, mit Hilfe zusätzlicher Software Ihre MP3-Datei in ein spezielles Streaming-Audio-Format umzuwandeln. Erzeugen Sie zunächst eine Textdatei mit der Endung M3U, die Sie in Ihr Web-Verzeichnis auf dem Server legen. In diese tragen Sie einen Web-Verweis auf Ihre MP3-Datei ein, und zwar in der Form Statt der hier aufgeführten Beispiele verwenden Sie die wirklichen Namen Ihrer Datei und des Servers, auf dem sie liegt. Befindet sich die Datei bei Ihnen in einem Unterverzeichnis, fügen Sie zwischen Server-Adresse und Dateinamen noch den entsprechenden Pfad ein. In der HTML-Datei für Ihre Homepage setzen Sie nun einen Link auf die M3U-Datei, etwa: <a href="./ihre-datei.m3u"> Ein Besucher, der auf diesen Link klickt, erhält die Datei nun als sofort hörbares Streaming Audio geliefert. Seite 14 von 327

15 Netzwerk / Internet FaceBook Emoticons :) 3:) :O :( :putnam: :v :/ <(") B ;) <3 B) -_- : ] o.o (^^^) :'( ^_^ :P >:O :D >:( :3 :* O:) Geographische Punkte finden Problem: Sie verwenden Google Maps oder Google Earth. Einige Orte, etwa in kaum besiedelten Gebieten, scheinen dem Anbieter aber zu exotisch zu sein und sind nicht verzeichnet. Lösung: Wenn Sie in Google Maps oder Google Earth nicht fündig werden, kann Ihnen Wikipedia ( Das Online-Lexikon enthält für viele Gebiete mehr und auch kleinere Orte, berücksichtigt verschiedene Schreibweisen und liefert auch die geographischen Koordinaten für Objekte an unbesiedelten Plätzen der Welt. Geben Sie den Ort einfach in das Feld Suche ein. In aller Regel erhalten Sie dann die geographischen Koordinaten rechts oben in der Ecke. Diese lassen sich wiederum anklicken. So erhalten Sie Links zu allen möglichen Karten- und Routendiensten. Einen direkten Link zu Google Maps finden Sie in der Kategorie Global, eine KML-Datei für Google Earth in der letzten Kategorie Maps requiring special software. Sie können dann also den gesuchten Punkt mit diesen Kartendiensten aufsuchen. Gesperrte YouTube-Videos aufrufen Viele Videos bei YouTube sind für bestimmte Regionen oder Länder gesperrt. Diese Sperre läßt sich umgehen, indem Sie die Clips direkt aufrufen. Klicken Sie den Link zum Video im Browser mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Link-Adresse kopieren. Öffnen Sie ein neues Browserfenster, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Adreßzeile und fügen Sie den kopierten Link dort ein. Ändern Sie anschließend die Adresse in und bestätigen Sie mit der Eingabetaste. Die Zeichenkette xxxx steht dabei für die von YouTube für das Video vergebene ID. Seite 15 von 327

16 Google: Optimal suchen mit Operatoren Die beste Trefferquote erreichen Sie mit einer optimierten Suchabfrage. Alle Suchmaschinen unterstützen deshalb die Abfrage mit Operatoren. Es ist zwar einfach, die Suchbegriffe hintereinander in das Suchfeld einzutragen, doch entsprechend ungenau sind auch die Treffer. Alle Suchmaschinen unterstützen deshalb die Abfrage mit Operatoren. Im Suchfeld wird die Suche durch die Wortstellung und/oder verschiedene Zeichen definiert. So finden Sie was Sie suchen Google findet wirklich fast alles, was Sie im Internet recherchieren. Leider meist aber auch viel zu viel. Durch den Überhang an Treffern beginnt dann die eigentliche Suche. Diese Zeit können Sie sich sparen, wenn Sie Ihre Suchanfrage optimieren. ODER bzw. OR: Es muß nur eines der Suchbegriffe übereinstimmen. UND bzw. AND: Es müssen beide Suchbegriffe übereinstimmen. NOT bzw. NICHT: Suche nach dem Ausschlußprinzip. NEAR bzw. ~: Eine genaue textliche Übereinstimmung ist nicht erforderlich, auch ähnliche Begriffe werden selektiert. Klammer-Ausdrücke: Verschachtelte Abfragen mit Klammern, z. B. ((mars OR orbit)and(usa OR NASA)) Alle Regeln lassen sich durch Klammern eingrenzen, wobei die Klammern von innen nach außen aufgelöst werden. TIP! Sie können festlegen, daß Google nur Suchergebnisse in einer bestimmten Sprache ausgibt, beispielsweise auf deutsch. So lassen sich vor allem viele Verweise auf englischsprachige Seiten von vornherein ausschließen. 1. Klicken Sie oben rechts auf das OPTIONEN-Symbol. 2. Klicken Sie auf SUCHEINSTELLUNGEN. Maustrick für Fortgeschrittene so beschleunigen Sie Ihre Browsernutzung Computermäuse sind heute fast alle mit einer mittleren Maustaste oder einem drehbaren Rad zur Navigation ausgestattet. Dabei ist die Maustaste in aller Regel so ausgeführt, daß sie sich drehen läßt und zudem über einen zentralen Taster verfügt, den Sie mit dem Niederdrücken des Mausrades betätigen. Wenig bekannt ist, daß mit diesem Taster eine sehr clevere Webseiten-Steuerung möglich ist. Klicken Sie Verknüpfungen zu weiteren Seiten (Links) mit der mittleren Maustaste oder einem Druck auf das Mausrad an, öffnet der Browser automatisch eine zusätzliche Seite (Tab). Der Clou: Die Seite zu diesem Link wird geöffnet, ohne die bisherige Seite zu schließen! Damit fällt es Ihnen besonders leicht, auch wieder zu den Ausgangsseiten zu wechseln, die Übersichtlichkeit bleibt erhalten. Allerdings verfügen nicht alle Mäuse über ein Mausrad und diese Klickfunktion. Auch tragbare Computer wie Notebooks und Netbooks bieten Ihnen diese Bedienmöglichkeit nicht. Den praktischen Trick wenden Sie aber auf diesem Weg trotzdem an: Halten Sie eine der beiden Steuerungstasten [Strg] gedrückt und klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Link. Dieser spezielle Maustrick funktioniert mit allen modernen Browsern, ob Sie nun den Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera oder eine andere Software bevorzugen. Nach Fehlermeldungen im Netz suchen Das Suchen nach einer Fehlermeldung im Internet ist oft erfolgversprechend, denn die meisten Probleme sind bereits bei anderen Anwendern aufgetaucht und in der Regel erfolgreich bewältigt worden. Doch das Abtippen der genauen Fehlermeldung in das Suchfeld einer Suchmaschine wie Google ist mühsam - und auch überhaupt nicht erforderlich: Klicken Sie einfach auf das Fenster mit der betreffenden Fehlermeldung, damit das Fenster mit der Fehlermeldung das aktive Fenster ist. Drücken Sie dann die Tastenkombination [STRG] + [C], um den Inhalt des Fensters in die Zwischenablage zu kopieren. Obwohl Sie den Text innerhalb einer Fehlermeldung nicht direkt markieren können, wird er dennoch in die Zwischenablage kopiert. Von dort aus können Sie ihn via [STRG] + [V] in das Suchfeld von Google einfügen. Paßwort bei Hackerangriff gestohlen? 2011 war das Jahr der großen Hackerangriffe: Sony und Groupon mußten dran glauben - Millionen von Benutzerdaten fielen in die Hände der Datendiebe. Auch 2012 wurden bereits mehrere Unternehmen Opfer von Cyberattacken. Auf einer Webseite können Sie überprüfen, ob Ihre Daten gestohlen wurden: 1. Rufen Sie in Ihrem Browser auf. 2. Geben Sie dann Ihre -adresse in das Feld ein und klicken Sie dann auf "Check it!". 3. Daraufhin wird geprüft, ob Ihre -adresse in gestohlenen Daten gefunden wird, die von den Hackern öffentlich gemacht wurden. Seite 16 von 327

17 Falls ein rotes Warnsignal erscheint, ist Ihr Benutzerkonto in fremde Hände gefallen. In diesen Fällen sollten Sie umgehend aktiv werden und sofort Ihr Paßwort ändern. Falls Sie dieses Paßwort auch auf anderen Webseiten benutzt haben, sollten Sie es dort aus Sicherheitsgründen ebenfalls ändern. Falls Sie Zahlungsinformationen bei diesen Webseiten hinterlegt haben, sollten Sie auf verdächtige Abbuchungen achten - beispielweise bei Ihrer Kreditkartenabrechnung. Hinweis: Auf Should I Change My Password sind leider nicht alle großen Hackerangriffe verzeichnet. Außerdem ist dieser Dienst nur dann hilfreich, wenn die Hacker die Daten veröffentlicht haben. Das ist jedoch nicht immer der Fall, da die Datendiebe in der Regel möglichst unbemerkt an möglichst viel Geld kommen wollen. Allerdings erfolgt ein Großteil der Attacken, um die verantwortlichen Firmen auf Sicherheitslücken hinzuweisen. Die Veröffentlichung der gestohlenen Daten erfolgt dann, um den Druck auf diese Unternehmen zu erhöhen, schnellstmöglich die Sicherheitslücken zu stopfen. Schnell mal anonym surfen Auf manchen Websites möchten Sie als Besucher weder gezählt noch erkannt werden. Extra eine Anonymisierungs-Software zu installieren, ist zu umständlich und kostet zu viel Zeit. Es gibt einfachere Lösungen, wenn Sie nur ab und zu eine Tarnkappe aufsetzen wollen. Rufen Sie im Browser auf, und klicken Sie auf die deutsche Flagge, um die Site deutschsprachig zu verwenden. Geben Sie anschließend die URL, die Sie anonym besuchen wollen, in das Formularfeld ein, klicken Sie auf Anonym surfen und fertig. Während Sie sich Web-Seiten über anonymouse.org anschauen, blendet sich ab und zu ein Extra-Werbebanner ein, mit dem sich der Dienst finanziert. Alternativ können Sie per Fördermitgliedschaft ab 5 Euro im Monat werbefreie und nach Aussage des Betreibers weitaus schnellere Server verwenden. Die URL einer per Anonymouse besuchten Web-Seite läßt sich aus der Adreßzeile heraus per Copy & Paste weiterverwenden. So können Sie sie etwa jemandem per Mail senden oder im eigenen Blog erwähnen auch wenn Sie dort geäußerten Ansichten konträr gegenüberstehen. Zwei weitere Dienste von Anonymouse bieten Ihnen an, anonym Mails zu versenden ( und Postings in Newsgroups ( abzusetzen. Jedoch sollten Sie diese Funktionen nicht überschätzen: Kaum jemand nimmt anonyme Nachrichten ernst, sofern sie überhaupt den Spamfilter passieren. Über ebooks kostenlos lesen Was in Amerika und den meisten Ländern Europas und Asien längst selbstverständlich ist, kommt in Deutschland erst mit einiger Verzögerung langsam in Gang: ebooks werden immer beliebter und haben in den USA längst traditionellen Büchern den Rang abgelaufen. Diesen Trend haben zwar zahlreiche deutsche Verlage verpennt und ruhen teilweise noch immer in ihrem Dornröschenschlaf - doch glücklicherweise nicht alle: Unter PaperC finden Sie deshalb eine Anlaufstelle für ebooks, die Sie sogar komplett kostenlos lesen können. Über ebooks befinden sich bereits im reichhaltigen Sortiment von PaperC, das stetig erweitert wird. Es gibt lediglich eine Einschränkung: Je nach Buch dürfen Sie zwischen 30 bis 60 Minuten online darin lesen - danach werden Sie zu einer einstündigen Zwangspause verdonnert. Allerdings können Sie währenddessen einfach in einem anderen Buch lesen. Der Schwerpunkt von PaperC liegt auf Fachliteratur - Studenten finden hier also ihr Eldorado und können aus unzähligen Titeln aus den Bereichen BWL, VWL, Geisteswissenschaften, Geschichte, Philosophie, Mathematik, Physik und zahlreichen anderen Studienfächern wählen. Außerdem beherbergt PaperC auch zahlreiche Sachbücher, so daß Sie Ihren Wissensdurst jederzeit mit einer kleinen Stippvisite bei PaperC stillen können. Ein idealer Ausgangspunkt dafür ist die Liste mit den beliebtesten Büchern bei PaperC. Sie erreichen diese Webseite mit mehr als kostenlosen ebooks unter WLAN vor Angriffen schützen Immer mehr Anwender nutzen ein WLAN, um drahtlos online zu gehen. Doch ohne ausreichenden Schutz können Dritte in Ihr Netz einbrechen. Mobilität und keine Verkabelung, diesen Vorteilen der WLANs steht ein gravierender Nachteil gegenüber: Jedermann kann die Funksignale Ihres WLANs empfangen und abhören. Eindringlinge können ungeschützte WLANs zum Surfen im Internet, zum Versenden von Spam-Mails oder im schlimmsten Fall zum Ausspähen brisanter Daten aus dem WLAN nutzen. Optimieren Sie die Sicherheit im WLAN Die Sicherheit eines Funknetzes kann durch einige vorbeugende Maßnahmen deutlich erhöht werden: Voreingestellte Standardpaßwörter und die vom Hersteller getroffenen Basiseinstellungen machen es Angreifern leicht, in Funknetze einzudringen. Ändern Sie diese Voreinstellungen an Access Point und Router. Stellen Sie die höchste Stufe von WEP (Wireless Encryption Protocol) ein, die Ihnen Ihr Access Point bietet. WEP bietet keinen 100%igen, aber zumindest bereits einen soliden Grundschutz. Seite 17 von 327

18 Bietet die eingesetzte Hardware eine 256-Bit-Verschlüsselung an, sollten Sie diese auch verwenden, da der Rechenaufwand für das Knacken des Schlüssels erheblich steigt. Ändern Sie in regelmäßigen Abständen den für WEP verwendeten statischen Schlüssel. SSID ist ein maximal 32 Zeichen langer Name des WLANs, der für den Zugriff auf das WLAN benötigt wird. Ändern Sie die als Default eingestellten SSIDs, mit dem Ihr Access Point und/oder Wireless Router ausgeliefert wird und schalten Sie den SSID- Broadcast am Access Point ab (Closed-System-Modus). Damit wird Ihr WLAN nach außen praktisch unsichtbar. Viele Access Points speichern die zugelassenen MAC-Adressen in einer Liste, die von Ihnen einmal erstellt und dann gepflegt werden. Konfigurieren Sie Ihren Router/Access Point so, daß nur vorgegebene Adressen zugelassen werden. Die Beobachtung des Netzwerks auf verdächtige Aktivitäten kann von Intrusion-Detection-Systemen übernommen werden. Diese Systeme versuchen, unerlaubte Aktionen im Netzwerk zu melden. Die alternative Verwendung statischer Adressen, die keinen Standard-Vorgabewerten entsprechen, erschwert Hackern das Eindringen. Allerdings entsteht damit auch die Gefahr, daß IP-Adressen versehentlich doppelt vergeben werden, was den Netzwerkbetrieb erheblich stören kann. In besonders schutzbedürftigen Bereichen ist die zusätzliche Verschlüsselung aller Daten durch ein VPN (Virtual Private Network) ratsam. VPN ist derzeit die sicherste Methode, Daten in öffentlich zugänglichen Netzen wie WLANs und dem Internet zu schützen. Seite 18 von 327

19 Office / Access Beschädigte Objekte retten Versionen: Access 2010, 2007, 2003, 2002/XP und 2000 Manchmal verweigert Access beim Öffnen einer Datenbank den Zugriff mit einer Fehlermeldung, nach der die Datenbank beschädigt ist und repariert werden muß. Der daraufhin durchgeführte Reparaturdurchgang erlaubt zwar anschließend das Öffnen der Datenbank, beim Zugriff auf einzelne Objekte werden aber weiterhin Fehlermeldungen angezeigt oder Access stürzt sogar komplett ab. Bevor Sie in solchen Fällen die betreffenden Objekte löschen und neu aufbauen, sollten Sie folgenden "Reparaturversuch" unternehmen: 1. Markieren Sie das beschädigte Objekt im Datenbankfenster bzw. im Navigationsbereich. 2. Drücken Sie Strg+C für KOPIEREN und direkt darauf Strg+V für EINFÜGEN. 3. Geben Sie einen passenden Namen, zum Beispiel "RepVersuch Formular Kunden", ein und klicken Sie auf OK. In vielen Fällen kann anschließend auf die soeben erstellte Kopie zugegriffen und auf einen Neuaufbau des Objektes verzichtet werden, weil Access beim Einfügen kleinere Fehler manchmal automatisch korrigiert. Dateidownload komfortabel per VBA steuern Versionen: Access 2010, 2007, 2003, 2002/XP und 2000 Um eine Datei aus dem Internet für die Weiterverarbeitung in Access herunterzuladen, starten Sie normalerweise den Browser und führen die entsprechenden Arbeitsschritte manuell durch. Durch die Nutzung einer speziellen Internet-Bibliothek von Windows können Sie sich diesen Aufwand sparen und Dateien direkt per VBA aus Access heraus herunterladen und dann auf der Festplatte oder in einer Tabelle speichern. Mit Windows bzw. dem Internet Explorer wird eine spezielle API-Bibliothek "wininet.dll" installiert, die verschiedene Funktionen für Datei-Transfers bereitstellt. Theoretisch lassen sich damit komplette HTTP- oder FTP-Clients realisieren, aber man kann sich auch einzelne Funktionen heraussuchen, um eine spezielle Aufgabe wie den Up- und Download von Dateien zu erledigen. Die Einbindung der Internet-Bibliothek erfolgt nicht wie vielfach bei Windows-Bibliotheken üblich als Objektmodell über EXTRAS- VERWEISE. Vielmehr muß jede benötigte API-Funktion per "Declare Function" deklariert werden. Über "InternetOpenUrl" stellen Sie beispielsweise eine Verbindung zu einer bestimmten Seite oder Datei her. Die Funktion und liefert als Ergebnis einen Handle für den weiteren Zugriff auf die Seite oder Datei. Dieser Handle wird unter anderem von "InternetReadFile" verwendet, um eine Datei blockweise einzulesen: Private Declare Function InternetOpenUrl _ Lib "wininet.dll" _ Alias "InternetOpenUrlA" _ (ByVal hinternetsession As Long, _ ByVal lpszurl As String, _ ByVal lpszheaders As String, _ Seite 19 von 327

20 ByVal dwheaderslength As Long, _ ByVal dwflags As Long, _ ByVal dwcontext As Long) As Long Externe Programme aus Access starten Versionen: Access 2010, 2007, 2003, 2002/XP und 2000 Um externe Programme oder Batchdateien aus Access heraus zu starten, nutzen Sie die Anweisung "Shell" z.b. wie folgt: shell "c:\windows\calc.exe", vbnormalfocus Damit wird das Programm "calc.exe" im Verzeichnis "c:\windows" im normalen Fenstermodus mit Fokus gestartet. Für die Steuerung des Fenstermodus können Sie alternativ noch folgende Parameter angeben: vbnormalnofocus: Normales Fenster ohne Fokus vbminimized: Normales Fenster ohne Fokus vbminimizedfocus: Normales Fenster mit Fokus vbmaximized: Maximiertes Fenster ohne Fokus vbmaximizedfocus: Normales Fenster mit Fokus vbhide: Verstecktes Fenster Sollen Parameter an das Programm übergeben werden, nutzen Sie einen Aufruf wie den folgenden: shell "c:\windows\programm.exe" & " " & Chr$(34) & _ "/Q /S /V" & Chr$(34), vbnormalfocus Die Parameter müssen hier in Anführungszeichen "Chr$(34)" geklammert werden, da sie Leerzeichen enthalten. Wenn der Pfad zum Programm oder der Name der Programmdatei ebenfalls Leerzeichen enthält, ist auch diese Angabe in Anführungszeichen zu klammern: shell Chr$(34) & "C:\Programme\Micrsoft office\office12\" & _ "outlook.exe" & Chr$(34) & " " & Chr$(34) & _ "/cleanreminders /cleanviews" & Chr$(34), vbnormalfocus Fehlermeldung 'Anzahl der Dateisperrungen überschritten' vermeiden Versionen: Access 2010, 2007, 2003, 2002/XP und 2000 Beim Import umfangreicher Datenbestände wird zum Beispiel nach rund der Hälfte der Datensätze eine Fehlermeldung " Anzahl der Dateisperrungen überschritten" angezeigt. Diese Meldung ist etwas unglücklich übersetzt: Vielmehr handelt es sich hier um Handles, die Access bei jedem Zugriff auf eine Tabelle, eine Abfrage, einen Recordset oder für bestimmte Recordset- Operationen vergibt. In solchen Fällen ist der Handle Pool erschöpft und muß ein wenig vergrößert werden. Setzen Sie dazu folgende Anweisung an den Anfang der Import-Routine: DBEngine.SetOption dbmaxlocksperfile, 'oder 20000, und DBEngine.SetOption dbmaxlocksperfile, 9500 'Default an das Ende. Damit sollte das Problem behoben sein. Falls sich durch die Anweisung nichts ändert, können Sie den Wert auch direkt in der Registry unter HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\4.0\Engines\Jet 4.0 im Eintrag "MaxLocksPerFile" auf 15000, 20000, anpassen. Feld beim Aktivieren vergrößern Versionen: Access 2010, 2007, 2003, 2002/XP und 2000 Die in Formularen standardmäßig verwendete Schrift "Tahoma 8 Punkt" ist für einige Anwender in Eingabefeldern schwer zu lesen. Sie können Ihre Datenbank so gestalten, daß ein Feld bei Aktivierung automatisch größer skaliert und eine größere Schrift verwendet wird. Eine solche Umschaltung erfolgt über die Ereignisprozeduren "Beim Hineingehen" und "Beim Verlassen" des jeweiligen Textfeldes: Private Sub Feldname_Enter() Me.Feldname.Tag = Me.Feldname.Width & _ " " & _ Me.Feldname.Height Seite 20 von 327

21 Me.Feldname.Width = 5000 Me.Feldname.Height = 500 Me.Feldname.FontSize = 18 End Sub Private Sub Feldname_Exit(Cancel As Integer) Dim X$ X$ = Me.Feldname.Tag Me.Feldname.Width = Left$(X$, InStr(X$, " ") - 1) Me.Feldname.Height = Mid$(X$, InStr(X$, " ") + 1) Me.Feldname.FontSize = 8 End Sub Beim Hineingehen in das Feld (Enter) wird zunächst die aktuelle Breite und Höhe in der Eigenschaft "Tag" des jeweiligen Feldes festgehalten und dann auf die gewünschten Werte, hier Twips breit, 500 Twips hoch und Schriftgröße 18 Punkt, geändert - mit diesen Werten müssen Sie etwas experimentieren. Anstelle einer festen Breite / Höhe können Sie auch eine dynamische Skalierung vornehmen und Felder zum Beispiel doppelt so breit und hoch anzeigen: Me.Feldname.Width = Me.Feldname.Width * 2 Me.Feldname.Height = Me.Feldname.Height * 2 Beim Hinausgehen (Exit) werden die ursprünglichen Werte dann wieder auf die zuvor festgehaltenen Werte bzw. 8 Punkt zurückgesetzt. Feldeingabe erzwingen Versionen: Access 2010, 2007, 2003, 2002/XP und 2000 Sie möchten erreichen, daß der Anwender beim Anlegen eines neuen Datensatzes gezwungen wird, in einem bestimmten Feld eine Eingabe vorzunehmen. Er darf dieses Feld nicht verlassen, ohne eine Eingabe vorzunehmen. Nutzen Sie dazu die Ereignisprozedur "Beim Verlassen" und setzen den Parameter "Cancel" auf "True": Private Sub Feldname_Exit(Cancel As Integer) If Me.Feldname & "" = "" Then Beep Cancel = True End If End Sub "Feldname" ersetzen Sie durch den Namen des gewünschten Feldes. Achten Sie darauf, daß dieses Feld das erste in der Aktivierreihenfolge ist, damit es sofort aktiviert wird. Eine Aktivierung können Sie ggf. auch in der Ereignisprozedur "Beim Anzeigen" erzwingen, indem Sie folgende Anweisungen aufnehmen: If Me.NewRecord Then Me.Feldname.SetFocus End If "Beim Anzeigen" wird bei jedem Datensatzwechsel aufgerufen. Bei einem neuen Datensatz steht "NewRecord" auf "True", so daß in diesem Fall das Feld explizit und unabhängig von einer Aktivierungsreihenfolge aktiviert wird. Kurzformen von Tagesnamen verwenden Versionen: Access 2010, 2007, 2003, 2002/XP und 2000 In Datenbanken wird häufig neben dem Datum auch der Wochentag in Kurzfassung (Mo, Di, Mi usw.) benötigt. In Excel können Sie mit =TEXT(B1;"TTT") zum Datum in B1 den entsprechenden Tag ausgeben lassen. In Access verwenden Sie dazu die Funktion "Format$()" wie folgt: strtagkurz = Format$([Feldname],"ddd") Der erste Parameter "Feldname" spezifiziert das Feld, in dem das betreffende Datum gespeichert ist. Der zweite Parameter ist eine Maske, die festlegt, in welchem Format das Ergebnis geliefert werden soll. "ddd" steht hierbei für die Kurzform der Tagesnamen, Seite 21 von 327

22 also "Mo", "Di", "Mi" und so weiter. In Abfragen verwenden Sie die folgende Variante in einer leeren Spalte des Abfrageentwurfs, um ein Feld "TK" zu generieren: TK: Format$([Bestelldatum];"ttt") Leere Felder auffällig hervorheben Versionen: Access 2010, 2007, 2003, 2002/XP und 2000 Zur besseren Übersicht möchten Sie leere Felder, die noch nicht erfaßt wurden, in Formularen oder Endlosformularen farblich hervorheben lassen. Dazu nutzen Sie die bedingte Formatierung wie folgt: Öffnen Sie das gewünschte Formular im Entwurfsmodus. Markieren Sie der Reihe nach die Felder, die farblich hervorgehoben werden sollen, wenn noch keine Informationen dafür erfaßt wurden. Wählen Sie das Menü FORMAT-BEDINGTE FORMATIERUNG an. In Access 2010/2007 wechseln Sie auf das Register "Formularentwurfstools, Entwurf" und klicken in der Gruppe "Schriftart" auf das Symbol BEDINGT. Stellen Sie unter "Bedingung 1" den Eintrag "Ausdruck" ein. Geben Sie im Textfeld dahinter folgenden Ausdruck ein: IstNull([Feldname]) Für "Feldname" geben Sie den Namen des jeweiligen Feldes an. Stellen Sie als Formatierung bei erfüllter Bedingung zum Beispiel eine rote oder gelbe Füll-/Hintergrund mit einer gelben oder blauen Textfarbe sowie die Auszeichnung "Fett" sein. Es erscheint zunächst unsinnig, für die Anzeige leerer Felder eine Textfarbe einzustellen, wenn Access aber beispielsweise einen Hinweis wie "#Fehler!" oder "#Name?" anzeigt, sollte sichergestellt sein, daß er auch lesbar ist. Klicken Sie auf OK und wiederholen Sie die obigen Schritte für das jeweils nächste Feld. Zukünftig werden alle Felder, für die noch keine Informationen erfaßt wurden, beispielsweise mit rotem Hintergrund angezeigt. Listen von Excel aus an Access übertragen Listen können Sie aus Ihren Excel-Tabellen direkt nach Access übertragen, indem Sie die Zwischenablage einsetzen. Grundsätzlich können Sie Daten aus Excel problemlos in Access verarbeiten. Access ist in der Lage, Excel-Tabellen zu öffnen und als Access-Tabellen abzulegen. Häufig ist dieser Weg allerdings nicht sehr komfortabel, da eine Excel-Tabelle eventuell nicht benötigte Informationen enthält, die Sie mühsam in Access löschen müssen. Der bessere Weg führt in einem solchen Fall über die Zwischenablage. In diese kopieren Sie nur den Teil Ihrer Excel-Tabelle, den Sie in Access benötigen, und fügen ihn in Access ganz einfach wieder ein. Im Detail gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie in Ihrer Excel-Tabelle den Bereich, der nach Access übertragen werden soll. Rufen Sie den Befehl KOPIEREN auf, indem Sie auf Ihrer Tastatur die Kombination STRG C drücken. 2. Anschließend wechseln Sie zu Access. Dort schalten Sie im Datenbankfenster auf den Bereich TABELLEN um. 3. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in den freien Bereich des Datenbankfensters. Im erscheinenden Kontextmenü aktivieren Sie den Befehl EINFÜGEN. 4. Access fragt dann in der in der folgenden Abbildung dargestellten Dialogbox, ob die erste Zeile des kopierten Bereichs Feldnamen beinhaltet: 5. Entsprechend der vorgenommenen Markierung in Ihrer Excel-Tabelle beantworten Sie diese Frage mit einem Mausklick auf "Ja" oder "Nein". Access importiert die Daten aus der Zwischenablage daraufhin in eine neue Datenbanktabelle mit dem Namen "Tabelle 1". Diese Tabelle können Sie wie jede Tabelle, die Sie mit Access direkt erstellt haben, Ihren Wünschen entsprechend anpassen, umbenennen oder auch bearbeiten. OutLook-Nachrichten sortiert nach Datum auslesen Versionen: Access 2010, 2007, 2003, 2002/XP und 2000 OutLook-Nachrichten lesen Sie normalerweise mit einer "For Each... Next"-Schleife wie folgt aus: For Each objmail in objinbox.items Seite 22 von 327

23 ... Next objmail Dabei wird jedoch immer mit der neuesten ungelesenen Nachricht begonnen. Es ist aber sinnvoller, mit der zuerst eingegangen Nachricht zu beginnen und sie so in chronologischer Reihenfolge auszulesen. Dazu stellt die Auflistung "Items" eine Funktion "Sort" zur Verfügung, über die Sie die Auflistung nach einem beliebigen Feld sortieren können. In diesem Fall wäre das das Feld "ReceivedTime". Fügen Sie einfach die folgende Anweisung vor der "For Each... Next"-Schleife ein und die Nachrichten werden in der chronologischen Reihenfolge geliefert: objinbox.items.sort "[ReceivedTime]" So nutzen Sie den undokumentierten decompile-startparameter Versionen: Access 2010, 2007, 2003, 2002/XP und 2000 Seit Entdeckung des nicht dokumentierten Parameters "/decompile" rätseln Anwender und Entwickler über die genaue Bedeutung. Läßt sich damit etwa Code aus geschützten MDEs wieder sichtbar machen, wie häufig vermutet wird? Glücklicherweise ist das nicht der Fall, die genaue Aufgabe von "/decompile" ist zwar nicht ganz so spektakulär, aber dafür nicht weniger nützlich: Während des Aufbaus einer Datenbank legen Sie Module an, löschen eventuell nicht mehr benötigte Module und entwickeln Funktionen und Prozeduren, die häufig geändert und angepaßt, zusammengelegt oder über die Zwischenablage von einem Modul in ein anderes Modul verschoben werden. Ähnlich einer Festplatte, auf der Sie Dateien ändern, anlegen und löschen, fragmentiert dabei der Modulbereich der Datenbank, die Datenbank wird zusehends größer und träger im Zugriff; teilweise zeigen sich sogar Inkonsistenzen im Modulbereich. Um den Modulbereich nach Abschluß der Entwicklung aufzuräumen, dessen Konsistenz wiederherzustellen, die Datenbankgröße zu verringern und den Zugriff allgemein zu beschleunigen, gibt es "/decompile". Wird dieser Parameter beim Aufruf einer Datenbank angegeben, setzt Access fragmentierten, kompilierten Code zurück bzw. gibt nicht mehr benötigte oder eventuell beschädigte Kompilierfragmente frei. Seite 23 von 327

24 Sortierung nach geraden und ungeraden Hausnummern Versionen: Access 2010, 2007, 2003, 2002/XP und 2000 Für eine effiziente Briefverteilung sollen Adressen nach geraden und ungeraden Hausnummern sortiert werden. Tragen Sie dazu in der betreffenden Abfrage für den Etikettendruck in einer leeren Spalte des Abfrageentwurfes in der Zeile "Feld" den folgenden Ausdruck ein: SortHausNum: Wert([Hausnummer]) Mod 2 "Hausnummer Mod 2" ergibt den ganzzahligen Rest einer Division, in diesem Fall durch "2". Bei einer Hausnummer wie beispielsweise "16" ist das Ergebnis "0", bei einer Hausnummer "57" ist das Ergebnis "1". Das Feld "SortHausNum" hat später also den Inhalt "0" bei geraden und "1" bei ungeraden Hausnummern. Nun lassen Sie die Abfrage erst aufsteigend nach "Strasse" und dann wahlweise auf- oder absteigend nach "SortHausNum" sortieren. Sie erhalten dann je nach Einstellung "Aufsteigend" oder "Absteigend" pro Straße erst die Adressen mit geraden, dann mit ungeraden Hausnummern oder umgekehrt. Zeitangaben aus einem Datumsfeld löschen Versionen: Access 2010, 2007, 2003, 2002/XP und 2000 Sie möchten in einem Feld vom Datentyp "Datum/Zeit" nur Datumsangaben festhalten. Nun befindet sich in einigen Datensätzen zusätzlich eine Zeitangabe, weil Sie zum Beispiel als Standardwert die Funktion "Jetzt()" verwenden. Um die Zeitangabe aus dem Feld zu löschen, verwenden Sie das folgende SQL-Statement: UPDATE Tabellenname SET Feldname = Format([Feldname],"dd.mm.yyyy") WHERE (((Format([Feldname],"Short Time"))<>"00:00")); "Tabellenname" ersetzen Sie dabei durch den Namen der Tabelle und "Feldname" durch den Namen des Feldes mit den Datums- /Zeitangaben. Seite 24 von 327

25 Office / Excel Absolute Bezüge in Formeln per VBA-Makro automatisch in relative Bezüge umwandeln So erledigen Sie eine Konvertierung absoluter Excel-Bezüge in relative Bezüge automatisch über ein VBA-Makro: Indem Sie Bezüge wie die Zelladresse A1 mit Dollarzeichen verwenden, können Sie absolute Bezüge einsetzen. Absolute Bezüge wie $A$1 haben den Vorteil, daß sie beim Kopieren von Formeln nicht verändert werden. Relative Bezüge hingegen paßt Excel an die neue Zellposition an. Die folgende Abbildung zeigt eine Tabelle, in der absolute Bezüge verwendet werden: Um aus absoluten Bezügen relative Bezüge zu machen, ist es zu arbeitsintensiv, die Bezüge manuell zu verändern. Mit einem Makro können Sie Aufgabe schnell und sicher erledigen. Das folgende VBA-Makro konvertiert alle absoluten Bezüge im aktiven Tabellenblatt in relative Bezüge. Sub ErzugeRelativeBezuge() Dim Zelle As Range For Each Zelle In _ ActiveSheet.UsedRange.SpecialCells(xlCellTypeFormulas) Zelle.Formula = Application.ConvertFormula( _ Zelle.Formula, xla1, xla1, xlrelative, Zelle) Next Zelle End Sub Um das Makro einzugeben, drücken Sie in Excel die Tastenkombination ALT F11. Damit rufen Sie den VBA-Editor auf. Fügen Sie hier über das Kommando EINFÜGEN - MODUL ein leeres Modulblatt ein. Um das Makro zu starten, drücken Sie innerhalb von Excel die Tastenkombination ALT F8. Die folgende Abbildung zeigt, wie die Beispieltabelle nach dem Aufruf des Makros aussieht: Seite 25 von 327

26 Addieren Sie Minuten und Sekunden in Ihren Tabellen richtig und fehlerfrei So ermitteln Sie eine Gesamtsumme beim Addieren von Minuten und Sekunden: Für die Zusammenstellung von Musik-CDs sollen die einzelnen Titel und ihre Laufzeit in eine Excel-Tabelle eingetragen werden. Die Laufzeiten sind dann zu addieren, um die Gesamtlaufzeit zu ermitteln. Dabei treten folgende Probleme auf: Auch bei einer Laufzeit von wenigen Minuten müssen null Stunden eingetragen werden, damit die Angaben korrekt dargestellt werden. Bei der Addition der Laufzeiten werden Stunden statt Minuten angezeigt, wenn 60 Minuten überschritten werden. Wenn Sie diese Schwierigkeiten umgehen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: Legen Sie eine Tabelle an, in der die Minuten und Sekunden der einzelnen Titel separat erfaßt werden. Für die zusammenhängende Darstellung der Spielzeit legen Sie eine zusätzliche Spalte fest. Die folgende Abbildung zeigt den Aufbau der Tabelle: In diese Tabelle tragen Sie dann die Interpreten, die Titel und die Spielzeit, getrennt nach Minuten und Sekunden, ein. Für das Zusammensetzen der Spielzeit verwenden Sie die folgende Formel in Zelle E2: =ZEIT(;C2;D2) Diese Formel kopieren Sie in Spalte E ausreichend weit nach unten, im Beispiel bis zur Zeile 8. Die Tabelle sieht dann folgendermaßen aus: Die Darstellung der Spielzeiten entspricht aber noch nicht den Anforderungen. Dafür ist ein benutzerdefiniertes Zahlenformat erforderlich: 1. Markieren Sie die Zellen E2:E8 und drücken Sie die Tasten STRG 1. Sie funktioniert in allen Excel-Versionen, um das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN aufzurufen. 2. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register ZAHLEN: Seite 26 von 327

27 3. In der Liste auf der linken Seite klicken Sie dann auf die Kategorie BENUTZERDEFINIERT. 4. In das Eingabefeld TYP tragen Sie die folgende Formatierungsanweisung ein: [m]:ss 5. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK. Nach der Bestätigung werden die Spielzeiten in der gewünschten Form angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus der Beispieltabelle: Für die Addition der einzelnen Spielzeiten tragen Sie die folgende Formel in die Summenzelle ein in der Beispieltabelle ist das E9: =SUMME(E2:E8) Die Gesamtspielzeit wird anschließend so addiert, daß Minuten und Sekunden angezeigt werden, auch wenn 60 Minuten überschritten werden. Die folgende Abbildung zeigt die Addition der Spielzeiten in der Beispieltabelle: Seite 27 von 327

28 Alle Zellen finden, die in einer Formel verwendet werden So markieren Sie alle Zellen, die in einer Formel als Bezugszellen verwendet werden: Sie möchten die Zellen finden, auf die sich eine Formel bezieht? Sie können das einfach herausfinden, indem Sie alle Zelle automatisch markieren, auf die sich eine bestimmte Formel bezieht. Das geht so: Klicken Sie die Zelle an, in der sich die Formel befindet. 1. Drücken Sie in allen Excel-Versionen die Tastenkombination STRG G, um das Dialogfenster GEHE ZU anzuzeigen. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche INHALTE. 3. Wählen Sie die Option VORGÄNGERZELLEN aus. 4. Schließen Sie das DIALOGFENSTER INHALTE über die Taste OK. Excel markiert nun alle Zellen, auf die sich die zuvor markierte Formel bezieht. Über die Tastenkombination STRG 1 können Sie anschließend sofort das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN aufrufen, um diese Zellen beispielsweise farblich zu kennzeichnen. Alter ermitteln und in einer Tabelle in Gruppen zusammenfassen Sortieren Sie eine Liste mit Geburtstagen ganz einfach nach Altersklassen und zeigen Sie die gruppierten Ergebnisse an. In einer Excel-Tabelle sind Geburtsdaten in beliebiger Reihenfolge erfaßt. Daraus soll, vom aktuellen Datum ausgehend, das jeweilige Alter ermittelt werden. Anschließend soll in der Tabelle ausgegeben werden, wie viele Personen eines bestimmten Alters die Geburtstagsliste jeweils enthält. Für die Lösung dieser Aufgabenstellung gehen Sie folgendermaßen vor: Für die Berechnung des Alters verwenden Sie die Funktion DATEDIF. Wenn das erste Geburtsdatum in der Zelle A2 steht, tragen Sie für die Berechnung des Alters in die Zelle B2 die folgende Formel ein: =DATEDIF(A2;HEUTE();"y") Diese Formel kopieren Sie in der Spalte B für die restlichen Geburtsdaten nachunten. Die folgende Abbildung zeigt die Altersberechnung mit dieser Formel in einem Ausschnitt einer Beispieltabelle: Seite 28 von 327

29 Für die Zuordnung der einzelnen Alterszahlen müssen Sie die Liste nun sortieren. Dazu markieren Sie in der Tabelle alle Geburtstage und Alterszahlen. Das geht so: Rufen Sie im Menü DATEN den Befehl SORTIEREN auf. Daraufhin erscheint in allen Excel-Versionen ein Dialogfenster. 1. Wählen Sie im Listfeld SORTIEREN NACH den Spaltentitel ALTER aus. 2. Bestätigen Sie die Festlegung mit der Schaltfläche OK. Die Liste wird daraufhin aufsteigend nach dem Alter sortiert angezeigt. 3. Markieren Sie anschließend erneut Ihre komplette Geburtstagsliste. 4. Rufen Sie im Menü DATEN den Befehl TEILERGEBNISSE auf (Excel ab Version 2007: DATEN GLIEDERUNG TEILERGEBNIS). Seite 29 von 327

30 5. Wählen Sie im Dialogfenster im Listfeld GRUPPIEREN NACH die Option ALTER und im Listfeld UNTER VERWENDUNG VON die Einstellung ANZAHL. Unter TEILERGEBNIS ADDIEREN ZU aktivieren Sie ALTER. 6. Bestätigen Sie Ihre Auswahl über die Schaltfläche OK. Die Gruppierung nach Alter sieht in der Beispieltabelle daraufhin folgendermaßen aus: Mit einem Klick auf die kleinen Zahlenfelder in der Seitenleiste können Sie die Ansicht verändern oder nach Wunsch Zeilen einoder ausblenden. Anhand einer Kalenderwoche den Montag der Woche ermitteln Aus einer Kalenderwoche und einem Jahr können Sie das Datum des dazugehörigen Montags errechnen. Seite 30 von 327

31 Liefertermine oder Ähnliches werden häufig für eine bestimmte Kalenderwoche angegeben. Wenn Sie nun mit Excel ermitteln möchten, auf welches Datum der Montag einer Kalenderwoche fällt, steht Ihnen dafür leider keine fertige Funktion zur Verfügung. Mit einer Formel, in der Sie die Funktionen DATUM und WOCHENTAG miteinander kombinieren, erreichen Sie das gewünschte Ergebnis. Wenn in einer Tabelle in der Zelle B1 die Kalenderwoche steht und in der Zelle B2 das Jahr angegeben wird, können Sie den dazugehörigen Montag mit der folgenden Formel ermitteln: =DATUM(B2;1;7*B1-3-WOCHENTAG(DATUM(B2;;);3)) Wichtig dabei ist, daß Sie das Jahr in der Zelle B2 vierstellig angeben. Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in einer Beispieltabelle: Anteile und Brüche eingeben und mit ihnen weiterrechnen So geben Sie Brüche direkt in Zellen ein und sorgen dafür, daß Excel problemlos mit ihnen rechnet: Der Versuch, einen Bruch in eine Zelle einzugeben, endet immer bei einem Datum. Das liegt daran, daß Excel eine Eingabe wie 1/4 für einen Datumswert hält. Excel geht davon aus, daß Sie den 1. April des aktuellen Jahres als Datum in eine Zelle eingeben möchten. Was tun Sie, wenn Sie mit Brüchen arbeiten möchten? Eine Lösung besteht darin, die entsprechende Zahl als Dezimalzahl einzugeben, also 0,25 statt 1/4. Aber das ist unbefriedigend, führt zu Umrechnungsproblemen und ist aufwendig. Sie können Brüche aber auch direkt in Excel-Zellen verwenden. So geben Sie Brüche ohne Probleme ein: Um einen Bruch in eine Zelle eingeben und weiterberechnen zu können, geben Sie davor einfach die Zahl 0 und anschließend ein Leerzeichen ein, also beispielsweise: 0 3/4 Daraus macht Excel sofort den korrekten, gewünschten Bruch, mit dem Sie auch weiterrechnen können im Beispiel entspricht das dem dezimalen Wert 0,75. Mit dieser Zahl können Sie wie mit jedem anderen Zellinhalt sofort weiterrechnen. Anzahl der Dezimalstellen in einer Liste beschränken So sorgen Sie dafür, daß nur Zahlen mit einer bestimmen Anzahl an Dezimalstellen eingeben werden können: In einer Excel-Liste soll sichergestellt werden, daß in bestimmte Zellen nur Werte mit maximal drei Dezimalstellen eingetragen werden können. Allen, die jetzt denken, das sei über ein Zahlenformat mit drei Dezimalstellen lösbar, sei gesagt, daß diese spontane Idee nicht funktioniert. Excel zeigt dann zwar nur die gewünschte Zahl von Dezimalstellen an, rechnet intern aber weiterhin mit allen eingegebenen Stellen. Das kann zu Fehlern bei Berechnungen führen. Diese Aufgabenstellung lösen Sie daher mit einer Gültigkeitsprüfung. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie die Zellen, bei denen Sie die Anzahl der Dezimalstellen beschränken möchten. Im Beispiel ist das der Zellbereich B2:B8. 2. Rufen Sie im Menü DATEN den Befehl GÜLTIGKEIT (DATEN - DATENÜBERPRÜFUNG in Excel 2007 und 2010) auf. 3. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register EINSTELLUNGEN. 4. Öffnen Sie das Listenfeld ZULASSEN und wählen dort die Option BENUTZERDEFINIERT. In das Eingabefeld FORMEL tragen Sie die folgende Formel ein: =REST(B2*10^3;1)=0 Seite 31 von 327

32 5. Wechseln Sie in das Register EINGABEMELDUNG. 6. Legen Sie einen Titel und einen Text für die Meldung fest, die angezeigt wird, sobald eine der Zellen aktiviert wird. 7. Aktivieren das Register FEHLERMELDUNG. 8. Legen Sie einen Titel und einen Text für die Fehlermeldung fest, die angezeigt wird, wenn versucht wird, einen Wert mit mehr als drei Dezimalstellen einzugeben. Seite 32 von 327

33 9. Bestätigen Sie die Einstellungen für die Gültigkeitsprüfung mit OK. Sobald eine der so eingerichteten Zellen markiert wird, erscheint die Eingabemeldung und verhindert die Übernahme der Eingabe in die Zelle: Wenn Sie nun versuchen, einen Wert mit mehr als drei Dezimalstellen einzugeben, erscheint die folgende Fehlermeldung: Mit einem Klick auf WIEDERHOLEN kehren Sie zur Zelleingabe zurück und können einen korrekten Wert eintragen. Arabische Zahlen in römische Ziffern umwandeln So konvertieren Sie Zahlen aus dem gewohnten arabischen System in die römische Schreibweise. Im täglichen Leben spielen römische Ziffern keine allzu große Rolle. Wenn Sie sie aber doch einmal benötigen, können Sie sich getrost auf Excel verlassen. Das Programm stellt Ihnen nämlich eine Funktion zur Verfügung, mit der Sie arabische Zahlen in römische Zahlen konvertieren können. Die Funktion heißt RÖMISCH und benötigt als Argument lediglich die umzuwandelnde Zahl als Wert oder als Zellbezug. Seite 33 von 327

34 Die folgende Abbildung zeigt ein kleines Beispiel des Einsatzes der Funktion RÖMISCH in einer Tabelle: Als Ergebnis liefert die Funktion RÖMISCH einen Text. Das heißt, Sie können mit den römischen Zahlen in einer Tabelle keine weiteren Berechnungen durchführen. Negative Zahlen können Sie mit der Funktion nicht umwandeln. Bei einem Versuch liefert Excel den Fehler #WERT!. Der Trick besteht darin, vorher über WENN auf negative Werte zu prüfen. Optional können Sie der Funktion RÖMISCH noch das Argument "Typ" als Zahlenwert zwischen 1 und 4 übergeben. Dann wird die römische Zahl nicht in der klassischen Form, sondern in verschiedenen Kurzdarstellungen geliefert. Die folgende Abbildung zeigt die Auswirkungen der verschiedenen Kurzdarstellungen am Beispiel der Zahl 499: Arbeitsmappe öffnen, deren Name in der aktiven Zelle gespeichert ist Öffnen Sie andere Excel-Dateien schnell per VBA-Makro, indem Sie den Dateinamen aus einer Excel-Zelle übernehmen. Das Öffnen einer Datei erledigen Anwender in ihren VBA-Programmen über die passende Funktion OPEN. Damit können Sie auch eine Arbeitsmappe öffnen, deren Name (und kompletter Pfad) in einer Zelle steht. Setzen Sie das folgende Makro ein: Sub OeffenMappeInZelle() On Error Resume Next Workbooks.Open (ActiveCell.Text) On Error Goto 0 End Sub Das Makro liest den Inhalt der aktiven Zelle und öffnet die an dem entsprechenden Pfad befindliche Datei. Um das Makro einzugeben, drücken Sie in Excel die Tastenkombination ALT F11. Damit rufen Sie den VBA-Editor auf. Fügen Sie hier über das Kommando EINFÜGEN - MODUL ein leeres Modulblatt ein. Um das Makro zu starten, drücken Sie innerhalb von Excel die Tastenkombination ALT F8. Aufgabenbereich für komfortables Öffnen von Tabellen anlegen So sorgen Sie dafür, daß Excel alle Arbeitsmappen, die zu einem Projekt hinzugehören, auf Knopfdruck hin öffnet. Wenn Sie häufig mehrere Arbeitsmappen gleichzeitig öffnen müssen, um damit zu arbeiten, bietet es sich an, diese als Aufgabenbereich zu speichern. Dann weiß Excel, daß diese Dateien zusammengehören. Sobald Sie einen zuvor gespeicherten Aufgabenbereich öffnen, lädt Excel alle Arbeitsmappen, die zu dem Aufgabenbereich hinzugehören. Um einen Aufgabenbereich anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie zunächst alle Arbeitsmappen, die später gleichzeitig geöffnet werden sollen. Alle anderen Mappen müssen Sie unbedingt schließen. 2. Excel bis Version 2003: Rufen Sie im Menü DATEI den Befehl AUFGABENBEREICH SPEICHERN auf. Excel ab Version 2007: Rufen Sie das Kommando ANSICHT - FENSTER - AUFGABENBER. SPEICHERN auf. 3. In allen Versionen zeigt Excel ein Dialogfenster an. Seite 34 von 327

35 4. Im Dialogfenster ist die Dateiendung *.xlw bereits vorgegeben. Den Dateinamen und den Speicherort können Sie frei wählen. Ihre Angaben bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Wenn Sie in Zukunft den gespeicherten Aufgabenbereich öffnen, werden automatisch alle dazugehörigen Arbeitsmappen geladen. Die XLW-Datei führt lediglich das Öffnen aus. Diese ist für Sie nicht sichtbar und braucht auch nicht von Ihnen geschlossen zu werden. Auf diese Art und Weise können Sie beliebig viele Dateizusammenstellungen jeweils in separaten Aufgabenbereichen ablegen. Beachten Sie bei der Zusammenfassung von Tabellen in Aufgabenbereiche, daß Sie die dazugehörigen Tabellen nicht verschieben dürfen. Sonst werden sie nämlich nicht mehr gefunden, da Excel nicht die Daten selbst speichert, sondern nur die Pfade dorthin. Das wirkt sich positiv in einer geringen Dateigröße aus. Dementsprechend können Sie einzelne Arbeitsmappen aus einem Aufgabenbereich auch separat bearbeiten, ohne daß sich daraus Auswirkungen für die Zusammenstellung ergeben. Wenn Sie einen definierten Aufgabenbereich ändern wollen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie alle gewünschten Dateien. Das können auch mehr, weniger oder andere als in der ursprünglichen Zusammenstellung sein. 2. Anschließend speichern Sie den Aufgabenbereich noch einmal unter dem existierenden Dateinamen. Dieses Verfahren bietet sich auch an, wenn sich der Pfad einer oder mehrerer Dateien geändert hat. Für den Aufruf von in einem Aufgabenbereich zusammengefaßten Tabellen stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Praktisch ist das Anlegen einer Verknüpfung zu der Datei auf dem Desktop. Dann starten Sie alle Tabellen schnell und bequem mit einem Doppelklick. Achten Sie nur darauf, daß Ihr Desktop durch zu viele Verknüpfungen nicht zu unübersichtlich wird. Eine weitere Möglichkeit ist das Laden der XLW-Datei über das Menü oder die Symbolleiste von Excel. Dieser Weg hat den Nachteil, daß Sie in der entsprechenden Dialogbox den Dateityp ARBEITSBEREICHE (*.XLW) oder ALLE DATEIEN (*.*) explizit einstellen müssen, damit Ihnen Aufgabenbereiche zur Auswahl angeboten werden. Ebenso ist es möglich, eine XLW-Datei als Hyperlink in ein Dokument einzufügen und dann einfach durch einen Mausklick aus Excel, einer Textverarbeitung oder einem anderen Programm zu starten. Wenn Sie einen Aufgabenbereich nicht mehr benötigen, löschen Sie einfach die entsprechende XLW-Datei. Um Ihre Daten oder die einzelnen Tabellen des Aufgabenbereichs müssen Sie sich dabei keine Sorgen machen. Diese bleiben auf jeden Fall in der existierenden Form erhalten. Ausdrucken von Fehlerwerten in Tabellen unterdrücken Verhindern Sie unschöne Fehlerwerte in den Ausdrucken Ihrer Excel-Tabellen, indem Sie die Darstellung nach Ihren Wünschen umschalten. Excel bietet eine Möglichkeit, das Drucken von Fehlerwerten zu unterdrücken oder das Format, in dem die Fehlerwerte gedruckt werden, zu ändern. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eines dieser beiden Ziele zu erreichen: 1. Starten Sie Excel und öffnen Sie anschließend die entsprechende Arbeitsmappe. 2. Rufen Sie den Befehl DATEI - SEITE EINRICHTEN auf, wenn Sie Excel bis Version 2003 verwenden. In Excel ab Version 2007 verwenden Sie SEITENLAYOUT - SEITE EINRICHTEN - DRUCKTITEL. 3. In dem erscheinenden Dialogfenster aktivieren Sie das Register TABELLE. Die folgende Abbildung zeigt die Dialogbox: Seite 35 von 327

36 4. In der Mitte der Dialogbox finden Sie im Abschnitt DRUCKEN ein Listfeld mit dem Namen FEHLERWERTE ALS. Verwenden Sie die Option LEER, wenn Fehlerwerte beim Ausdruck gar nicht ausgegeben werden sollen. Aktivieren Sie die Option --, wenn Fehlerwerte in der Tabelle als Striche gedruckt werden sollen. Setzen Sie die Option #NV ein, wenn Zellen mit Fehlerwerten beim Drucken den Wert #NV enthalten sollen. Aktivieren Sie die Option DARGESTELLT, wenn Fehlerwerte so gedruckt werden sollen, wie sie in der Tabelle angezeigt werden. 5. Die Einstellungen zur Darstellung der Fehlerwerte bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. Auf die Darstellung der Fehlerwerte auf dem Bildschirm haben die vorgenommenen Einstellungen keinen Einfluß; sie wirken sich lediglich beim Ausdruck aus. Auswahlmöglichkeiten für Daten in einer einzigen Zelle unterbringen So legen Sie ein Auswahlfeld für Daten in einer einzigen Zelle an und bringen damit Excel-Listen in einer Formel unter: Manchmal ist es erforderlich, passend zu einem Wert einen anderen Eintrag aus einem Datenfeld auszulesen, etwas einen Text oder eine Zahl. Das ist ganz einfach: Sie legen das Datenfeld in einer Tabelle an und ermitteln beispielsweise über die INDEX- Funktion den passenden Eintrag aus diesem Feld. Es ist aber auch möglich, das gesamte Datenfeld in einer einzigen Funktion zu verstecken. Dann ist es nicht notwendig, die Elemente des Datenfeldes in Zellen Ihrer Arbeitsmappe abzuspeichern. Dazu setzen Sie in der INDEX-Funktion ein Datenfeld ein. Stellen Sie sich vor, Sie möchten je nach Inhalt von Zelle A1 den Text "Asien", "Europa" oder "Amerika" in einer anderen Zelle ausgeben. Wenn in Zelle A1 der Wert 1 steht, soll "Asien" (also der erste Eintrag des Datenfeldes) ausgegeben werden. Steht in Zelle A1 der Wert 2 soll die Formel den zweiten Eintrag (also "Europa") ausgeben, bei einer 3 den dritten: "Amerika". Mit dieser Formel lösen Sie die Aufgabe: =INDEX({"Asien"."Europa"."Amerika"};A1) Setzen Sie in der Formel ein Datenfeld ein. Dazu geben Sie runde Klammern ein. Innerhalb der runden Klammern trennen Sie die einzelnen Datensätze durch einen Punkt. Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Praxis: Seite 36 von 327

37 Automatischen Bezug auf die letzte (unterste) Zelle einer Liste herstellen So erstellen Sie eine Formel, in der immer der unterste Inhalt einer Excel-Tabelle angezeigt wird, die Sie dadurch beständig ergänzen können: Ergänzen Sie Tabellen und Listen in Excel beständig um neue Werte und fügen diese Werte unten an? Bei einer Buchungsliste erhalten Sie so beispielsweise einen Kontoverlauf. An einer anderen Position möchten Sie daher immer auf den letzten Wert in der Liste zugreifen, ohne die Formel oder den Bezug zu ändern. Das können Sie mit einer Matrixformel erreichen. Falls Sie in einem Arbeitsblatt zu einem Zellbereich den Inhalt der untersten nicht leeren Zelle ermitteln möchten, hilft Ihnen die folgende Matrixformel weiter: =INDEX(Bereich; VERGLEICH(WAHR; WENN(ISTLEER(Bereich); Bereich);1)) Mit BEREICH geben Sie den Bezug auf den Zellbereich an, in dem Sie den Inhalt der untersten nicht leeren Zelle ermitteln möchten (z.b. A1:A1000). Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Praxis: Bei der Eingabe der Formel müssen Sie unbedingt beachten, daß es sich um eine Matrixformel handelt. Eine Matrixformel erkennen Sie daran, daß Excel sie mit geschweiften Klammern darstellt. Im Gegensatz zu den normalen Formeln, die nur mit EINGABE beendet werden, müssen Sie Matrixformeln mit STRG UMSCHALT EINGABE abschließen. Excel fügt dann die geschweiften Klammern automatisch hinzu. Auch nach jeder Änderung der Formel verwenden Sie diese Tastenkombination. Balken in Diagrammen mit einem Schatten versehen So geben Sie Ihren Excel-Balkendiagrammen mit einem Schatten das gewisse Extra: Der Einsatz von Schatten macht manche Darstellungen eleganter. Indem Sie Schatten verwenden, können Sie das auch in Ihren Excel-Diagrammen nutzen. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie die Datenreihe aus, die Sie mit einem Schatten versehen möchten. Klicken Sie die Datenreihe an, um sie zu markieren. Seite 37 von 327

38 2. Wählen Sie entweder über die rechte Maustaste die Funktion DATENREIHEN FORMATIEREN oder die Tastenkombination STRG 1. Beide Verfahren funktionieren in allen Excel-Versionen. 3. Wenn Sie Excel bis einschließlich Version 2003 verwenden: Wechseln Sie in das Register MUSTER. Schalten Sie unter RAHMEN in der Liste ART auf den breitesten Rahmen. Setzen Sie den Haken bei SCHATTEN. Schließen Sie das Dialogfenster über die OK-Schaltfläche. 4. Wenn Sie Excel ab Version 2007 verwenden: Wechseln Sie in das Register SCHATTEN. Aktivieren Sie aus der Liste VOREINSTELLUNGEN den gewünschten Schattentyp, beispielsweise OFFSET DIAGONAL OBEN RECHTS. Seite 38 von 327

39 Beenden Sie das Dialogfenster über SCHLIEßEN. Excel zeigt Ihre Diagrammdaten nun mit einem attraktiven Schatten an, die folgende Abbildung zeigt, wie das aussehen kann Balkendiagramme direkt beschriften und x-achse ausblenden So zeigen Sie die Werte Ihrer Balkendiagramme direkt im Diagramm an und verzichten auf die Darstellung der x-achse. Wenn Sie Daten als Balken darstellen, können Sie an der X-Achse die Größe der Werte ablesen. Die folgende Abbildung zeigt, wie das aussieht: Seite 39 von 327

40 Alternativ können Sie die Werte direkt an den Säulen darstellen und die x-achse aus dem Diagramm entfernen. Das geht so: 1. Markieren Sie die Datenreihe, indem Sie die Reihe anklicken. 2. Klicken Sie die Datenreihe mit der rechten Maustaste an. 3. Excel bis Version 2003: Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Funktion DATENREIHEN FORMATIEREN. Wechseln Sie in das Register DATENBESCHRIFTUNG. Schalten Sie die Option WERT ein. Schließen Sie das Dialogfenster über die OK-Schaltfläche. Excel ab Version 2007: Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Funktion DATENBESCHRIFTUNGEN HINZUFÜGEN. 4. Rechts der Balken zeigt Excel nun an, welche Werte dargestellt werden. Jetzt können Sie die x-achse löschen. Dazu klicken Sie die Achse mit der linken Maustaste an, um sie zu markieren und drücken anschließend die Taste ENTF oder wählen die Funktion MARKIERUNG LÖSCHEN über die rechte Maustaste aus dem Kontextmenü. Die Achse ist im Diagramm nicht mehr zu sehen. Statt dessen können Sie die Werte direkt an den Diagrammsäulen ablesen. Seite 40 von 327

41 Bedingte Formate aus einer Zelle in eine andere Zelle übertragen Wie Sie bedingte Formate in Excel von einer Zelle in eine andere Zelle kopieren Bedingte Formatierungen sind sehr praktisch, um Zellen je nach Inhalt ein anderes Erscheinungsbild zu geben. Allerdings ist der Aufbau von bedingten Formaten aufwendig. Das gilt vor allem dann, wenn dabei Formeln zum Einsatz kommen. Wußten Sie, daß Sie ein bedingtes Format von einer Zelle in eine andere Zelle übertragen können? Das geht ab Excel-Version Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie die Zelle an, in der sich das bedingte Format befindet, das Sie übertragen möchten. 2. Drücken Sie die Tastenkombination STRG C. Damit kopieren Sie den Inhalt und die Formatierung der Zelle in allen Excel- Versionen in die Zwischenablage. 3. Klicken Sie die Zelle an, in die Sie die bedingte Formatierung übernehmen möchten. 4. Aktivieren Sie das Register START im Menüband oder der Multifunktionsleiste. 5. Klicken Sie in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf EINFÜGEN und dann auch INHALTE EINFÜGEN. 6. Excel zeigt ein Dialogfenster an. Aktivieren Sie die Einstellung ALLE ZUSAMMENFÜHRENDEN BEDINGTEN FORMATE. 7. Bestätigen Sie die Einstellung über die Schaltfläche OK. Excel übernimmt die bedingte Formatierung der Ursprungszelle damit in die von Ihnen zuvor angeklickte Zielzelle. Seite 41 von 327

42 Beim Vergrößern und Verkleinern von Diagrammen das Seitenverhältnis beibehalten So verändern Sie die Größe von Excel-Diagrammen ohne Verzerrungen: Um ein Diagramm zu verkleinern oder zu vergrößern, können Sie die Ecken oder Seiten des eingebundenen Diagramms mit der Maus verschieben. Dazu klicken Sie eine Ecke mit gedrückter linker Maustaste an, um sie zu verschieben. Dabei passiert es schnell, daß sich das Verhältnis der Höhe und Breite des Diagramms verändert. Dadurch wird ein Diagramm verzerrt. Bei vielen Diagrammen und Grafiken ist das unerheblich, bei Fotos oder Diagrammen mit enthaltenen grafischen Objekten aber ärgerlich. Um eine Grafik so zu verkleinern oder zu vergrößern, daß die Verhältnisse erhalten bleiben, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie das Diagramm an, um es zu markieren. 2. Drücken Sie die Taste UMSCHALT und halten sie diese Taste gedrückt (Die Taste UMSCHALT ist die Taste, die Sie gedrückt halten müssen, um einen Großbuchstaben einzugeben, die Taste wird auch SHIFT genannt). 3. Klicken Sie eine der Ecken der Grafik mit der linken Maustaste an und halten Sie die Maustaste gedrückt. 4. Verschieben Sie die Ecke mit gedrückter UMSCHALT-Taste. 5. Lassen Sie die Maustaste und die UMSCHALT-Taste los, wenn das Diagramm die Größe erreicht hat, die Sie wünschen. Bei diesem Vorgehen können Sie die Ecke nur proportional zu den aktuellen Abmessungen der Grafik oder des Diagramms verschieben. So bleibt das Seitenverhältnis in der Grafik trotz einer Verkleinerung oder Vergrößerung erhalten. Berechnen Sie Summen in Ihren Tabellen, die automatisch auf Filter reagieren So erstellen Sie Listensummen, die Filter in Ihren Excel-Tabellen berücksichtigen: Wußten Sie, daß Sie auch Summen erzeugen können, die davon abhängig sind, welche Datensätze einer Liste gerade sichtbar sind? Das geht so: 1. Schalten Sie die Autofilter der Liste ein, falls sie noch nicht sichtbar sind. 2. Klicken Sie irgendeinen Autofilter an und filtern Sie die Liste nach irgendeinem Kriterium. 3. Klicken Sie eine leere Zelle unmittelbar unter der angezeigten gefilterten Liste in der Spalte an, die Sie summieren möchten. 4. Drücken Sie nun auf das Summe-Symbol in der Standard-Symbolleiste (Excel bis Version 2003) oder im Register START - BEARBEITEN (Excel ab Version 2007). 5. Excel fügt nun keine SUMME-Funktion ein, sondern die Funktion TEILERGEBNIS. Seite 42 von 327

43 6. Drücken Sie die Tasten EINGABE, um die Formel zu übernehmen. Anstelle der Funktion SUMME hat Excel über die Funktion TEILERGEBNIS automatisch eine Formel aufgebaut, mit der nur die sichtbaren Zellinhalte addiert werden. Das ist besonders praktisch: Sobald Sie die Filterkriterien in der Liste ändern, zeigt diese Summe nur das Ergebnis für die dargestellten Datensätze an. Berechnungen über mehrere Tabellenblätter durchführen So führen Sie Berechnungen durch, in denen automatisch die Zahlen aus verschiedenen Tabellenblättern berücksichtigt werden: In einer Arbeitsmappe befinden sich mehrere Tabellenblätter, die identisch aufgebaut sind. In einem Zusammenfassungsblatt sollen nun Berechnungen über alle Blätter vorgenommen werden beispielsweise Summen oder Maximalwerte. Die grundsätzliche Möglichkeit, Berechnungen über mehrere Tabellenblätter einer Arbeitsmappe durchzuführen, ist den meisten Anwendern bekannt und wird rege genutzt. Daß dabei auch Bereiche übergeben werden können, die die Formeln deutlich verkürzen und übersichtlicher machen, wissen nur wenige. Für den Einsatz tabellenübergreifender Bereiche gehen Sie folgendermaßen vor: Stellen Sie sicher, daß alle Tabellenblätter, die Sie für Ihre Berechnungen brauchen, identisch aufgebaut sind. Nur dann liefern die Formeln die korrekten Ergebnisse. Bedenken Sie, daß es im Ergebnis nicht unbedingt auffallen muß, wenn der Datenbereich in einem der Blätter um eine Zeile oder Spalte verschoben ist. Im vorliegenden Beispiel sollen für einen Vergleich Berechnungen über sieben Tabellenblätter durchgeführt werden, in denen ältere Produktionszahlen der Jahre 2002 bis 2008 erfaßt sind. Die folgende Abbildung zeigt den Aufbau der einzelnen Blätter: Neben dem einheitlichen Aufbau der Tabellen ist die Anordnung der Blätter in der Arbeitsmappe wichtig. Stellen Sie sicher, daß die benötigten Tabellenblätter in der Arbeitsmappe nebeneinanderliegen. Die folgende Abbildung zeigt die Anordnung der Tabellenblätter in der Beispielarbeitsmappe: Wenn die Vorbereitungen abgeschlossen sind, können Sie mit der Eingabe der Formeln beginnen. Seite 43 von 327

44 In der Beispieltabelle soll in einem Zusammenfassungsblatt die Summe aller Jahressummen ermittelt werden. Die Summen der einzelnen Jahre stehen in den entsprechenden Tabellen jeweils in der Zelle H16. Mit der folgenden Formel errechnen Sie nun die Summe der Werte in den Zellen H16 der Tabellenblätter 2002 bis 2008: =SUMME('2002:2008'!H16) Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in der Beispieltabelle: Auf diese Art und Weise können Sie auch andere Zellen abfragen. Dabei können Sie bei Bedarf auch andere Funktionen verwenden, denen Bereiche als Argument übergeben werden. Bei der Berechnung über mehrere Tabellenblätter sind Sie nicht auf einzelne Zellen in den angesprochenen Tabellen beschränkt. Sie können auch dort Bereiche an eine Funktion übergeben. In der Beispieltabelle soll der absolute Höchstwert aller Einzelwerte aller Jahre ermittelt werden. Die Einzelwerte stehen in den Tabellen 2002 bis 2008 in den Zellen B4:G15. Mit der folgenden Formel ermitteln Sie den Maximalwert aller Einzelwerte über die sieben Tabellenblätter der entsprechenden Jahre: =MAX('2002:2008'!B4:G15) Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in der Beispieltabelle: Beschränken Sie die Dateneingabe für bestimmte Zellen auf Wochentage So erlauben Sie nur die Eingabe von Wochentagen in Zellen einer Excel-Liste In der Terminplanung, beim Eingeben von Fristen oder anderen Projekten wird mit Datumswerten gearbeitet. Dabei ist es in vielen Fällen wichtig, daß bei der Eingabe von Terminen nicht versehentlich ein Datum verwendet wird, daß auf einen Samstag oder Sonntag fällt. Das können Sie über einer Gültigkeitsprüfung sicherstellen. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie den Zellbereich, in dem Sie die Eingabe auf Datumswerte beschränken möchten, die nicht auf einen Samstag oder Sonntag fallen. 2. Wenn Sie Excel 2007 oder Excel 2010 verwenden, klicken Sie auf das Register DATEN, anschließend in der Gruppe DATENTOOLS auf die Schaltfläche DATENÜBERPRÜFUNG. Wenn Sie Excel bis einschließlich Version 2003 verwenden, rufen Sie das Kommando DATEN - GÜLTIGKEIT auf. 3. Excel zeigt in allen Versionen ein Dialogfenster an. In der Liste ZULASSEN aktivieren Sie die Option BENUTZERDEFINIERT. 4. In das Eingabefeld FORMEL geben Sie die folgende Formel ein, die die Zelle A1 mit der Beschränkung versieht: =WOCHENTAG(A1;2)<6 Seite 44 von 327

45 5. Klicken Sie das Register FEHLERMELDUNG an. Legen Sie in diesem Register den Text fest, der bei einer unerwünschten Eingabe in einem Dialogfenster angezeigt wird. 6. Klicken Sie die Schaltfläche OK an, um die Gültigkeitsprüfung zu übernehmen. Im zuvor markierten Bereich Ihrer Liste sind anschließend nur noch Datumswerte erlaubt, die auf einen der Tage Montag bis Freitag fallen. Wenn Sie versuchen, einen anderen Inhalt einzugeben, erhalten Sie eine Fehlermeldung: Ersetzen Sie den Bezug A1 in der Formel durch die aktive Zelladresse. Wenn Sie also beispielsweise den Bereich B10:B100 von oben nach unten vor dem Aufruf des Kommandos markiert haben, ersetzen Sie A1 in der Formel durch B10. Seite 45 von 327

46 Beschriftung von Achsen in Diagrammen nachträglich anpassen Wenn Sie die Beschriftung einer Diagrammachse nachträglich auf einen anderen Bereich Ihrer Tabelle setzen möchten, müssen Sie das Diagramm nicht neu anlegen. Sie haben ein Diagramm erstellt und stellen anschließend fest, daß der verwendete Zellbereich für die Beschriftung der X-Achse nicht der richtige ist? Sie müssen das Diagramm nicht neu anlegen, sondern können die Beschriftung der X-Achse auch nachträglich mit einem anderen Zellbereich verknüpfen. Das geht so: 1. Klicken Sie das Diagramm mit der rechten Maustaste an und wählen Sie die Funktion DATENQUELLE (Excel ab Version 2007: DATEN AUSWÄHLEN). 2. Klicken Sie das Register REIHE an (Excel ab Version 2007: Klicken Sie auf die Schaltfläche BEARBEITEN rechts unter HORIZONTALE ACHSENBESCHRIFTUNGEN). 3. Im Feld BESCHRIFTUNG DER RUBRIKENACHSE (Excel ab Version 2007 ACHSENBESCHRIFTUNGSBEREICH: zeigt Excel an, aus welchen Zellen die Achsenbeschriftung der X-Achse stammt. 4. Legen Sie hier einen anderen Zellbereich fest, um die Beschriftung anzupassen. 5. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK. Dateinamen einer Arbeitsmappe in einer Zelle ausgeben Tragen Sie den aktuellen Namen und das Verzeichnis Ihrer Excel-Arbeitsmappe über eine Formel in eine Zelle ein, damit die Datei klar identifizierbar wird. Sie möchten in einer Zelle einer Excel-Tabelle den Dateinamen einer Tabelle ausgeben? Für diese Aufgabenstellung bietet sich der Einsatz der Tabellenfunktion ZELLE an. Mit dieser können Sie verschiedene Informationen zur aktiven Zelle oder Tabelle ausgeben. Als Argument übergeben Sie der Tabelle den gewünschten Informations-Typ und die Adresse der Zelle, zu der Sie Informationen erhalten wollen. Im vorliegenden Beispiel tragen Sie die folgende Formel in die Zelle ein, in der mit der Formel der Dateiname ausgegeben werden soll: =ZELLE("Dateiname") Seite 46 von 327

47 Da Infos zur Tabelle abgefragt werden, ist in diesem Fall keine Adresse erforderlich. Als Ergebnis liefert Ihnen Excel den Namen der Datei, den Speicherpfad und den Namen des aktuellen Tabellenblatts. Beachten Sie unbedingt, daß die Funktion nur ein Ergebnis liefert, wenn die Datei bereits gespeichert wurde. Ansonsten liefert sie eine leere Zelle. Daten des aktuellen Monats in einer Liste automatisch hervorheben So erkennen Sie durch eine Farbmarkierung auf einen Blick, welche Excel-Daten in einen bestimmten Monat fallen. In einer Liste werden Lagerbestände nach Datum erfaßt. Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus der Beispieltabelle: In dieser Liste sollen alle Datumsangaben, die in den Monat des Datums in der Zelle C2 fallen, farbig hervorgehoben werden. Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer bedingten Formatierung. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie den Zellbereich, auf den Sie die Formatierung anwenden wollen. In der Beispieltabelle ist das der Bereich A2:A Wenn Sie Excel 2007 oder Excel 2010 einsetzen, klicken Sie das Register START an. Wählen Sie der Gruppe FORMATVORLAGEN das Kommando BEDINGTE FORMATIERUNG - REGELN ZUM HERVORHEBEN VON ZELLEN - DATUM. Wählen Sie in der Auswahlliste den Eintrag DIESEN MONAT und daneben GRÜNER FÜLLUNG. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK, um die Formatierung zu übernehmen. 3. Wenn Sie Excel bis einschließlich Version 2003 verwenden, rufen Sie im Menü FORMAT den Befehl BEDINGTE FORMATIERUNG auf. In der erscheinenden Dialogbox wählen Sie im Listenfeld BEDINGUNG 1 die Option FORMEL IST. In das Eingabefeld tragen Sie dann die folgende Formel ein: =MONAT($C$2)=MONAT(A2) Für die Auswahl der Farbe, mit der die gewünschten Zellen hervorgehoben werden, klicken Sie auf die Schaltfläche FORMAT. Aktivieren Sie das Register MUSTER, wählen Sie die Farbe GRÜN als Hintergrundfarbe aus und bestätigen Sie das Fenster mit OK und das zweite Fenster ebenfalls mit OK. Seite 47 von 327

48 Die Daten des aktuellen Monats erscheinen wie gewünscht mit farbigem Hintergrund: Daten in einer Spalte automatisch farbig markieren So hinterlegen Sie alle Daten in einer bestimmten Spalte mit einer Farbe Ihrer Wahl und legen die gewünschte Spalte in einer Zelle dynamisch fest: In einer Excel-Tabelle soll eine von drei Spalten farbig markiert werden. Welche Spalte das ist, soll von einem Wert in einer bestimmten Zelle abhängen. Wenn die Zelle leer ist oder einen anderen als den vorgegebenen Wert enthält, soll keine Markierung erfolgen. Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus der Beispieltabelle: In dieser Tabelle soll die entsprechende Spalte markiert werden, wenn in die Zelle A2 der Spaltenbuchstabe B, C oder D eingetragen wird. Diese Aufgabenstellung lösen Sie über eine bedingte Formatierung. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie die gesamte Spalte B (durch einen Klick auf das B in der Koordinatenzeile). Seite 48 von 327

49 2. Wenn Sie Excel 2007 oder Excel 2010 verwenden, klicken Sie das Register START an. In der Gruppe FORMATVORLAGEN klicken Sie auf BEDINGTE FORMATIERUNG und anschließend auf NEUE REGEL FORMEL ZUM HERVORHEBEN VON ZELLEN VERWENDEN. Beim Einsatz von Excel bis einschließlich Version 2003 rufen den Befehl FORMAT BEDINGTE FORMATIERUNG auf und schalten im erscheinenden Dialogfenster unter BEDINGUNG 1 die Option FORMEL IST ein. 3. In das Eingabefeld tragen Sie in allen Excel-Versionen die folgende Formel ein: =$A$2="B" 4. Klicken Sie auf FORMATIEREN (Excel 2007 oder Excel 2010) oder FORMAT (Excel bis einschließlich Version 2003). 5. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfenster das Register AUSFÜLLEN (Excel 2007 und Excel 2010) oder MUSTER (Excel bis einschließlich Version 2003). 6. Klicken Sie die Farbe an, mit der die Spalte markiert werden soll. 7. Schließen Sie das Dialogfenster zur Farbauswahl über OK. 8. Beenden Sie auch das Dialogfenster BEDINGTE FORMATIERUNG. Die Festlegung der bedingten Formatierung wiederholen Sie für die Spalten C und D. Dabei verwenden Sie die folgenden Formeln: =$A$2="C" =$A$2="D" Achten Sie darauf, die entsprechenden Spalten C und D zu markieren, bevor Sie die Formatierungsregel für die Spalte einrichten. Wenn die drei bedingten Formatierungen angelegt sind, können Sie die Funktionsweise testen. Tragen Sie dazu einen der Spaltenbuchstaben in die Zelle A2 ein. Die gewünschte Spalte wird daraufhin formatiert. Die folgende Abbildung zeigt das in der Beispieltabelle: Seite 49 von 327

50 Daten über Eingabefeld mit Freieingabe in eine Liste eintragen So wählen Sie Daten aus einem vordefinierten Eingabefeld aus, behalten aber die Möglichkeit zur freien Texteingabe: In einer Tabelle sollen die Tätigkeiten von Mitarbeitern erfaßt werden. Die Auswahl der Mitarbeiternamen soll dabei über ein Listenfeld vorgenommen werden. Da immer wieder Aushilfen beschäftigt werden, muß auch die Möglichkeit der freien Namenseingabe ohne Listenfeld erlaubt sein. Diese Aufgabe lösen Sie am besten mit der Gültigkeitsprüfung. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Legen Sie sich in einem Tabellenblatt die benötigten Felder an. Anschließend legen Sie in einem nicht benötigten Tabellenbereich die Liste der festen Mitarbeiter an. 2. Die folgende Abbildung zeigt den Tabellenaufbau mit der Mitarbeiterliste im Zellbereich E2:E11 in einer Beispieltabelle: 3. Für das Anlegen der Listfelder markieren Sie den Zellbereich, in dem die Namen eingetragen werden sollen. In der Beispieltabelle ist das der Bereich A2:A Dann rufen Sie die Gültigkeitsprüfung auf. Bei der Arbeit mit Excel 2010 und Excel 2007 wechseln Sie dazu auf das Multifunktionsleistenregister DATEN, wo Sie in der Gruppe DATENTOOLS auf DATENÜBERPRÜFUNG klicken. Bei den Vorgängerversionen rufen Sie im Menü DATEN den Befehl GÜLTIGKEIT auf. 5. In der in allen Excel-Versionen erscheinenden Dialogbox wechseln Sie in das Register EINSTELLUNGEN. Im Listenfeld ZULASSEN wählen Sie den Eintrag LISTE aus. 6. Für die Auswahl der Liste klicken Sie auf das Reduzierfeld ganz rechts im Feld QUELLE. Daraufhin wird die Dialogbox auf das Eingabefeld verkleinert. Anschließend markieren Sie mit der Maus den Bereich mit Ihrer Namensliste, in der Beispieltabelle ist das der Bereich E2:E Im Eingabefeld QUELLE steht dann die Formel =$E$2:$E$11. Mit einem erneuten Klick auf das Reduzierfeld blenden Sie das Dialogfenster wieder ein: Seite 50 von 327

51 8. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK. Wie Sie das Listenfeld um eine Freitexteingabe erweitern Die Auswahl der Namen über ein Listenfeld würde mit diesen Einstellungen bereits funktionieren. Die manuelle Eingabe weiterer Namen in die Tabelle ist allerdings noch nicht möglich, da Excel jeden Versuch, einen nicht in der Liste enthaltenen Namen einzutragen, mit einer Fehlermeldung quittieren würde. Das verhindern Sie folgendermaßen: 1. Wechseln Sie in im Dialogfenster GÜLTIGKEITSPRÜFUNG in das Register FEHLERMELDUNG. 2. Entfernen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen FEHLERMELDUNG ANZEIGEN, WENN UNGÜLTIGE DATEN EINGEGEBEN WURDEN. 3. Anschließend bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit der Schaltfläche OK. Wenn Sie nun in Ihrer Tabelle eines der Namensfelder aktivieren, erscheint rechts neben der Zelle ein kleiner Listpfeil. Wenn Sie ihn anklicken, erscheint die Liste der festgelegten Namen. Daraus wählen Sie mit einem Mausklick einen aus. Die folgende Abbildung zeigt die Auswahlliste in der Beispieltabelle: Seite 51 von 327

52 Wenn Sie den Namen einer Aushilfe eingeben möchten, der nicht in Ihrer Liste steht, ignorieren Sie das Listenfeld einfach. Tragen Sie den Namen einfach in die entsprechende Zelle ein. Datum des Freitags in einer Kalenderwoche berechnen Wie Sie ermitteln, auf welches Datum der Freitag in einer bestimmten Kalenderwoche fällt In einer Tabelle soll aus einer gegebenen Kalenderwoche eines Jahres das Datum des Freitags der entsprechenden Kalenderwoche ermittelt werden. Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer Formel, in der Sie die Funktionen DATUM und WOCHENTAG miteinander kombinieren. In der Tabelle steht die Jahreszahl in Zelle B1 ein. Geben Sie die Jahreszahl unbedingt vierstellig an, damit die Formel ein richtiges Ergebnis liefert. Geben Sie in Zelle A3 die Nummer der gewünschten Kalenderwoche ein. In die Zelle, in der das Datum des Freitags ausgegeben werden soll, tragen Sie die folgende Formel ein: =DATUM(B2;1;7*B1-3-WOCHENTAG(DATUM(B2;;);3)) Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in einer Beispieltabelle: Seite 52 von 327

53 Wenn Sie statt des Montags einen anderen Tag der entsprechenden Kalenderwoche berechnen möchten, passen Sie den Ausdruck +1 in Formel an. Für die einzelnen Tage verwenden Sie die folgenden Werte: Montag -3, Dienstag -2, Mittwoch -1, Donnerstag +0, Samstag +2 und Sonntag +3. Datumswerte in Ihren Tabellen automatisch nach Jahr farbig markieren So erkennen Sie auf einen Blick, ob ein Termin in einer Excel-Tabelle noch in das aktuelle Jahr oder in ein anderes Jahr fällt: Gerade zum Jahreswechsel hin ist es wichtig, in den Terminen zu erkennen, welche davon noch in das laufen Jahr und welche bereits in das Folgejahr fallen. Machen Sie es sich einfach und markieren Sie diese Datumswerte automatisch. Die folgende Abbildung zeigt eine Liste mit Terminen: Sie möchten in dieser Liste die Termine markieren, die in das Jahr 2012 fallen. Dazu verwenden Sie die bedingte Formatierung: 1. Markieren Sie den Datenbereich, in dem sich die Datumswerte befinden, von denen Sie diejenigen markieren möchten, die in das aktuelle Jahr fallen, also beispielsweise den Bereich A2:B Wenn Sie Excel 2007 oder Excel 2010 verwenden, klicken Sie das Register START an. Wählen Sie in der Gruppe FORMATVORLAGEN das Kommando BEDINGTE FORMATIERUNG - NEUE REGEL und anschließend FORMEL ZUR ERMITTLUNG DER ZU FORMATIERENDEN ZELLEN VERWENDEN. Klicken Sie das Eingabefeld an. Wenn Sie Excel bis einschließlich Version 2003 verwenden, rufen Sie das Kommando FORMAT - BEDINGTE FORMATIERUNG. Wählen Sie in der Liste die Einstellung FORMEL IST und klicken Sie das Eingabefeld an. 3. Tragen die folgende Formel als Bedingung ein: =JAHR($B2)=2012 Seite 53 von 327

54 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche FORMATIEREN (oder FORMAT in Excel bis Version 2003) und wählen Sie im Register AUSFÜLLEN (oder MUSTER in Excel bis Version 2003) eine Farbe für die Markierung. 5. Schließen Sie das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN über OK und danach auch das Dialogfenster der bedingen Formatierung. Nun werden alle Datumswerte in der gewünschten Form hervorgehoben. Die Datumswerte, die in das Jahr 2012 fallen, hat Excel rot hinterlegt: Seite 54 von 327

55 Diagramm als JPG-Datei abspeichern Speichern Sie ein Excel-Diagramm im JPG-Format, um es in anderen Programmen und Anwendungen problemlos einsetzen zu können Benötigen Sie ein Excel-Diagramm in einem anderen Programm oder in einer Diaschau? Dann können Sie das Diagramm in das JPG-Format umwandeln. In diesem Format werden normalerweise auch Bilddateien von Digitalkameras gespeichert. So machen Sie aus Ihrem Excel-Diagramm eine JPG-Grafikdatei: 1. Klicken Sie das Diagramm in Excel an. Achten Sie darauf, das gesamte Diagrammfenster anzuklicken, bis es markiert ist. 2. Wählen Sie die Funktion BEARBEITEN - KOPIEREN (Excel ab Version 2007: START - ZWISCHENABLAGE - KOPIEREN) oder drücken Sie die Tastenkombination STRG C. 3. Starten Sie nun das Programm PAINT, das Bestandteil von Windows ist. Sie finden es in der Gruppe PROGRAMME - ZUBEHÖR nach einem Klick auf die START-Schaltfläche. 4. Im Paint-Fenster rufen Sie das Kommando BEARBEITEN - EINFÜGEN auf oder drücken die Tastenkombination STRG V. 5. Die Grafik ist nun im Fenster zu sehen. Um sie zu speichern, verwenden Sie beim Einsatz von Windows bis Version Vista das Kommando BEARBEITEN - KOPIEREN NACH (und nicht DATEI - SPEICHERN UNTER). Wenn Sie Paint in Windows 7 verwenden, aktivieren Sie zuerst die Schaltfläche ZUSCHNEIDEN und anschließend SPEICHERN. So stellen Sie in allen Windows-Versionen sicher, daß keine zusätzlichen Rahmen gespeichert werden, sondern nur das Excel- Diagramm. Diagramme und Bilder im gleichen Verhältnis proportional verändern So ändern Sie Diagramme und Bilder in der Größe ohne das Seitenverhältnis zu verändern: Diagramme können Sie wie andere Objekte in der Größe verändern, indem Sie einzelne Ecken oder Seiten des Rahmens mit gedrückter linker Maustaste verschieben. Allerdings ändert sich dabei auch schnell das Verhältnis der Höhe zur Breite. Das ist vor allem bei Fotos und anderen Abbildungen störend, bei denen es auf genaue Seitenverhältnisse ankommt. Sie können Ihre Diagramme, Fotos und Objekt in Excel aber so vergrößern oder verkleinern, daß das vorige Seitenverhältnis erhalten bleibt. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie das Diagramm an, um es zu markieren. 2. Drücken Sie die Taste UMSCHALT und halten sie diese Taste gedrückt (Die Taste UMSCHALT ist die Taste, die Sie gedrückt halten müssen, um einen Großbuchstaben einzugeben, die Taste wird auch SHIFT genannt). 3. Klicken Sie eine der Ecken der Grafik mit der linken Maustaste an und halten Sie die Maustaste gedrückt. 4. Verschieben Sie die Ecke mit gedrückter Maus- und UMSCHALT-Taste. Seite 55 von 327

56 Bei diesem Vorgehen können Sie die Ecke nur proportional zu den aktuellen Abmessungen der Grafik oder des Diagramms verschieben. Durchsichtige Diagramme in Tabellen erzeugen Legen Sie Diagramme durchsichtig an, wenn Sie die Darstellungen filigran über Ihre Excel-Tabellen oder Listen legen möchten: Möchten Sie Diagramm erzeugen, die filigran wirken und die Sie über Ihre Tabellen legen können, so daß die Daten darunter durchscheinen? Dann sind Diagramme ohne Füllung die richtige Lösung. Um diesen Effekt zu erreichen, legen Sie für die Zeichnungsfläche des Diagramms und für die Balken, Säulen oder Kreissegmente eine leere Füllung an: 1. Klicken Sie die Zeichnungsfläche des Diagramms an und wählen Sie die Tastenkombination STRG 1. Damit rufen Sie den Befehl ZEICHNUNGSFLÄCHE FORMATIEREN auf. 2. Wenn Sie Excel 2010 oder Excel 2007 einsetzen, aktivieren Sie im Register FÜLLUNG die Einstellung KEINE FÜLLUNG und beenden das Dialogfenster über SCHLIEßEN. Seite 56 von 327

57 Wenn Sie Excel bis einschließlich Version 2003 verwenden, aktivieren Sie im Register MUSTER die Einstellung FLÄCHE: KEINE und schließen Sie das Dialogfenster über die OK-Schaltfläche. 3. Klicken Sie die Datenreihe des Diagramms an und drücken Sie erneut die Tastenkombination STRG 1, um das Kommando DATENREIHEN FORMATIEREN aufzurufen. 4. Wenn Sie Excel 2010 oder Excel 2007 verwenden, klicken Sie im Register FÜLLUNG die Einstellung KEINE FÜLLUNG an und wählen im Register RAHMENFARBE die Option EINFARBIGE LINIE. Beenden Sie das Dialogfenster über SCHLIEßEN. Wenn Sie Excel bis Version 2003 verwenden, schalten Sie im Register MUSTER die Einstellung FLÄCHE auf KEINE und schließen Sie das Dialogfenster über die OK-Schaltfläche. Nach diesem Vorgang ist das Diagramm transparent. Sie können es so über ein Tabellenblatt oder eine Kalkulation legen, daß die Inhalte durchscheinen. Die folgende Abbildung zeigt, wie das Ergebnis aussehen kann: Seite 57 von 327

58 Effizient mit Diagrammblättern arbeiten Um besonders einfach und schnell auf Diagrammblätter in Excel zuzugreifen, verwenden Sie Tastenkombinationen: Sie arbeiten mit Diagrammblättern? Das sind Diagramme, die als einziges Objekt in einem Blatt Ihrer Arbeitsmappe angezeigt werden. Das hat den Vorteil, daß die dazugehörigen Daten in der Tabelle nicht sichtbar sind, sondern Excel nur das Diagramm darstellt. Normalerweise stellt Excel Diagramme als einzelne Objekte in einer Tabelle dar. Wenn Sie das Diagramm in ein eigenes Blatt konvertieren möchten, klicken Sie das Diagramm mit der rechten Maustaste an und wählen die Funktion DIAGRAMM VERSCHIEBEN (Excel bis Version 2003: SPEICHERORT). Enthält eine Arbeitsmappe Diagrammblätter, können Sie diese über das Tabellenregister wie andere Blätter Ihrer Arbeitsmappe aktivieren. Besonders schnell können aber über Tastenkombinationen zu einem gesuchten Diagrammblatt in Ihrer Arbeitsmappe springen: STRG BildAb: Der Reihe nach das nächste Blatt in der Tabelle auswählen, bis das gewünschte Diagrammblatt aktiviert ist. STRG BildAuf: Der Reihe nach das vorige Blatt in der Tabelle auswählen, bis das gewünschte Diagrammblatt ausgewählt ist. Eigene Datumsformate in Tabellen und Zellen festlegen Für viele Anwendungsgebiete in der täglichen Excel-Praxis sind Sie mit den Zahlenformaten gut gerüstet, die Excel Ihnen für die Darstellung von Datumsangaben zur Verfügung stellt. Bevor Sie eigene Formate entwickeln, sollten Sie deshalb erst einen Blick auf die integrierten Formate werfen. Das gilt vor allem auch darum, weil es häufig weitaus einfacher ist, ein bestehendes Format anzupassen, als ein neues anzulegen. Seite 58 von 327

59 Für die Definition eines Zahlenformats verwendet Excel Codes, mit denen Sie dem Programm mitteilen, in welcher Form ein Zellinhalt dargestellt werden soll. Für die Darstellung von Datumsangaben in einer Excel-Arbeitsmappe können Sie die in der folgenden Tabelle abgebildeten Codes verwenden: Anzeige = Code Monate als 1-12 = M Monate als = MM Monate als Jan-Dez = MMM Monate als Januar-Dezember = MMMM Monate als J bis D = MMMMM Tage als 1-31 = T Tage als = TT Tage als Mo-So = TTT Tage als Montag-Sonntag = TTTT Jahre als 00-99= JJ Jahre als = JJJ oder JJJJ Diese Codes können Sie einzeln oder miteinander kombiniert bei der Festlegung benutzerdefinierter Datumsformate oder bei der Bearbeitung bestehender Formate verwenden. Es ist es meist einfacher, ein bestehendes Zahlenformat anzupassen, als ein neues zu definieren. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie die zu formatierende Zelle oder den Zellbereich. 2. Drücken Sie die Tastenkombination STRG 1, um das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN aufzurufen. 3. Alle Excel-Versionen zeigen ein Dialogfenster an. Aktivieren Sie das Register ZAHLEN. 4. Auf der linken Seite aktivieren Sie die Kategorie DATUM. Daraufhin werden die integrierten Datumsformate rechts daneben unter TYP angezeigt. Unter BEISPIEL sehen Sie eine Vorschau auf die Formatierung. Aus den integrierten Formaten wählen Sie die Formatierung aus, die Ihren Vorstellungen am meisten entspricht. 5. Aktivieren Sie auf der linken Seite die Kategorie BENUTZERDEFINIERT. Die Dialogbox sieht anschließend folgendermaßen aus: Seite 59 von 327

60 6. Im Eingabefeld TYP können Sie dann unter Zuhilfenahme der beschriebenen Codes die gewünschten Anpassungen vornehmen. 7. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK. Selbstverständlich können Sie auch vollkommen individuelle Datumsformate entwickeln. Dazu markieren Sie die zu formatierende Zelle und rufen über STRG 1 den Befehl ZELLEN FORMATIEREN auf. Im Register ZAHLEN aktivieren Sie die Kategorie BENUTZERDEFINIERT und geben in das Eingabefeld TYP den entsprechenden Code ein. Eigene Zellformate für Zellen anlegen und schnell bei Bedarf abrufen So speichern Sie eine Formatierung für den späteren Gebrauch dauerhaft ab und können Sie bei Bedarf schnell wieder einsetzen. Das richtige Zusammenspiel von Farben, Zahlenformaten und anderen Darstellungen für Ihre Excel-Zellen zu finden, ist nicht immer leicht. Ärgerlich ist es dann, wenn Sie ein gutes und aussagekräftiges Format noch einmal verwenden möchten und nicht mehr genau wissen, welche Einstellungen Sie verwendet haben. Indem Sie Zellformate dauerhaft in Excel abspeichern, schließen Sie diese Lücke. Gehen Sie folgendermaßen vor, um das zu erledigen: 1. Formatieren Sie eine Zelle genau nach Ihren Wünschen und klicken Sie die Zelle danach an, um sie zu markieren. Sie können auch eine bereits formatierte Zelle anklicken. 2. Aktivieren Sie das Register START in der Multifunktionsleiste (Excel 2007) oder im Menüband (Excel 2010). 3. Klicken Sie in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf ZELLENFORMATVORLAGEN und anschließend auf NEUE ZELLENFORMATVORLAGE. 4. Excel zeigt ein Dialogfenster an. Legen Sie im Feld NAME DER FORMATVORLAGE den Namen fest, unter dem Sie die Vorlage später abrufen möchten. Seite 60 von 327

61 5. Schalten Sie die Kontrollkästchen vor den Positionen aus, die sie nicht in die Vorlage übernehmen möchten. 6. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK. Excel legt daraufhin die aktuelle Formatierung unter dem genannten Namen in seinem Formatspeicher ab. Dabei werden nur die Formatierungen übernommen, vor denen im Dialogfenster ein Haken gesetzt ist. Wenn Sie beispielsweise das Kontrollkästchen vor ZAHLENFORMAT abschalten, verändert Excel beim späteren Einsatz der Zellenformatvorlage das bestehende Zahlenformat einer Zelle oder eines Zellbereichs nicht. Wie Sie ein Format einfach und schnell abrufen Das festgelegte Format steht Ihnen sofort zur Verfügung. Um es auf andere Zellen anzuwenden, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie die Zelle oder den Zellbereich an. 2. Aktivieren Sie das Register START in der Multifunktionsleiste oder im Menüband. 3. Klicken Sie in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche ZELLENFORMATVORLAGEN. 4. Ganz oben in der Gruppe BENUTZERDEFINIERT bietet Ihnen Excel das zuvor gespeicherte Format an. Es wird mit dem Namen angezeigt, den Sie festgelegt haben. Klicken Sie das Format an, damit Excel die Formatierung in die Zellen übernimmt. Eingabe von Datumswerten auf ein bestimmtes Jahr beschränken So stellen Sie sicher, daß Anwender nur Datumswerte eingeben können, die in einem bestimmten Jahr liegen Seite 61 von 327

62 Gerade zum Jahresende oder Jahresbeginn ist es schnell passiert, daß sich ein falsches Jahr in einen Datumswert einschleicht. Das kann Systeme ganz schön durcheinanderbringen. Wenn Sie dafür sorgen möchten, daß Datumswerte nur aus einem bestimmten Jahr stammen dürfen, können Sie das über eine Gültigkeitsprüfung festlegen. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie den Bereich, den Sie mit der Gültigkeitsprüfung versehen möchten, also den Zellbereich, in den später Datumswerte eingetragen werden sollen. Dabei kann es sich auch um eine komplette Spalte handeln. 2. Wenn Excel 2010 oder Excel 2007 verwenden, klicken Sie das Register DATEN an und klicken auf die Schaltfläche DATENÜBERPRÜFUNG - DATENÜBERPRÜFUNG. Falle Sie Excel bis einschließlich Version 2003 verwenden, rufen Sie das Kommando DATEN - GÜLTIGKEIT auf. 3. Aktivieren Sie das Register EINSTELLUNGEN. 4. Schalten Sie in der Liste ZULASSEN die Einstellung DATUM ein. 5. Wählen Sie aus der Liste DATEN den Eintrag ZWISCHEN. 6. Geben Sie in das Feld ANFANGSDATUM das Startdatum ein, also beispielweise den Tragen Sie in das Feld ENDDATUM das Enddatum ein, also den Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK. In die zuvor markierten Zellen können anschließend nur noch Datumswerte eingetragen werden, die zwischen dem und dem liegen. Wenn Sie einen anderen Wert eingeben, zeigt Excel eine Fehlermeldung an. Die folgende Abbildung zeigt, wie die Fehlermeldung aussieht; Einmalige Einträge in Listen suchen und farbig markieren Wie Sie Unikate auf einen Blick erkennen und über die bedingte Formatierung markieren. Wer regelmäßig in Excel mit Listen arbeitet, ist immer wieder mit der Problematik doppelter Listeneinträge konfrontiert. Machen Sie es sich einfach und lassen Sie sich automatisch alle Einträge anzeigen, die nur einmal in einer Liste vorkommen. Dazu verwenden Sie die bedingte Formatierung. Sie sorgt dafür, alle Unikate in Ihren Listen sofort farbig zu markieren. Wird ein neuer Wert eingetragen, der noch nicht vorhanden ist, werden dieser sowie der gleiche Wert, der sich schon vorher in der Tabelle befunden hat, farbig hinterlegt. Seite 62 von 327

63 Die passende bedingte Formatierung richten Sie folgendermaßen ein: 1. Markieren Sie die den gesamten Bereich, auf den die bedingte Formatierung angewandt werden soll. 2. Excel bis Version 2003: Rufen Sie den Befehl FORMAT - BEDINGTE FORMATIERUNG auf. Daraufhin wird eine Dialogbox eingeblendet. Hier aktivieren Sie das Listfeld unter BEDINGUNG 1 und wählen dort mit einem Mausklick die Option FORMEL IST aus. 3. Excel ab Version 2007: Rufen Sie das Kommando START - FROMATVORLAGEN - BEDINGTE FORMATIERUNG - NEUE REGEL - FORMEL VERWENDEN auf. 4. Alle Excel-Versionen: In das Eingabefeld tragen Sie anschließend die folgende Formel als Bedingung ein: =ZÄHLENWENN($A$1:$B$10;A1)=1 5. Diese Formel geht davon aus, daß sich Ihre Liste im Zellbereich von A1 bis B10 befindet. Passen Sie diesen Bereich an die Liste an, in der Sie doppelte Einträge markieren möchten. 6. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche FORMAT (Excel ab Version 2007: FORMATIEREN) und legen Sie fest, wie die gefundenen Zellen hervorgehoben werden sollen. 7. Beenden Sie die Dialogfenster danach über die OK-Schaltflächen. Excel markiert alle Zellen im Bereich, deren Inhalt nur einmal auftritt, wie Sie in der folgenden Abbildung erkennen können. Einzelne Zeichen eines Zellinhalts in einer Liste formatieren So legen Sie eine Formatierung fest, die nur für einzelne Zeichen oder Ziffern einer Excel-Tabelle gilt: Immer wieder kommt es vor, daß in einer Excel-Tabelle einzelne Zeichen eines Zellinhalts anders formatiert werden müssen als der Rest der Zelle. Denken Sie beispielsweise an chemische Formeln oder Flächenangaben, bei denen Zeichen hoch- oder tiefgestellt werden müssen. Für die Formatierung einzelner Zeichen in einer Zelle gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Aktivieren Sie die entsprechende Zelle durch einen Klick oder über die Tastatur. 2. Wechseln Sie in die Bearbeitungszeile, indem Sie diese mit der Maus anklicken oder die Taste F2 drücken. 3. Markieren Sie mit der Maus oder über die Tastatur die zu formatierenden Zeichen in der Bearbeitungszeile. Die folgende Abbildung zeigt die markierte Zahl 2 in einer Zelle, in der diese Ziffer hochgestellt werden soll. 4. Mit der Tastenkombination S1 rufen Sie das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN auf. 5. Nehmen Sie alle gewünschten Formatierungseinstellungen für die markierten Zeichen vor. Die folgende Abbildung zeigt das Fenster mit der Einstellung, die markierte Zahl hochzustellen: Seite 63 von 327

64 6. Diese Einstellung bestätigen Sie mit OK. Die markierten Zeichen erscheinen in der gewünschten Form. Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis in der Beispieltabelle: Auf die beschriebene Art und Weise können Sie einzelne Zeichen nicht nur hoch- bzw. tiefstellen, sondern auch farbig hervorheben, mit einem anderen Schriftschnitt versehen oder größer darstellen. Tip: Wenn Sie einzelne Zeichen einer Zelle anders formatiert haben als den Rest der Zelle, können Sie dieses Format nicht mit der Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN auf andere Zellen anwenden. Ergebnis einer Formel als Wert in eine Zelle eintragen Wandeln Sie Formeln in Ihren Excel-Listen direkt in Werte um, indem Sie die Bearbeitungszeile zur Berechnung verwenden Angenommen, Sie wollen in eine Zelle eine Formel eingeben und anschließend statt der Formel das Berechnungsergebnis in die Zelle übernehmen. Das können Sie über das Dialogfenster INHALTE EINFÜGEN erreichen. Dieses Kommando finden Sie in Excel bis Version 2003 im Menü BEARBEITEN. In Excel ab Version 2007 aktivieren Sie den Befehl START - ZWISCHENABLAGE - EINFÜGEN - INHALTE EINFÜGEN. Viel schneller geht es jedoch, wenn Sie einzelne Formelinhalte direkt während der Eingabe durch Werte ersetzen. Dazu geben Sie wie gewohnt die Formel in die Zelle ein. Statt der sofortigen Bestätigung mit der Taste EINGABE drücken Sie die Taste F9. Damit wird die Formel in der Zelle berechnet. Mit der Taste ENTER schließen Sie die Eingabe ab. In der Zelle steht das Formelergebnis als Wert. Excel ohne Maus bedienen und nur die Tastatur einsetzen So verwenden Sie die Tastatur, um Menüs und Kommandos in Excel aufzurufen: Ist Ihnen schon einmal die Maus kaputtgegangen? Oder das Touchpad am Notebook? Wenn Sie wegen eines technischen Problems oder aus anderen Gründen keine Maus einsetzen können, läßt sich Excel auch nur per Tastatur bedienen. Glücklicherweise können Sie auch die Maus mit Excel arbeiten. Das geht so: 1. In Ihren Tabellen bewegen Sie sich über die Pfeiltasten. Die Pfeiltasten steuern die Zellmarkierung in Ihrer Tabelle Seite 64 von 327

65 2. Um einen Menüpunkt aufzurufen, drücken Sie kurz die Taste ALT und lassen sie dann wieder los. Dadurch wird die Menüleiste von Excel aktiviert. Mit den Pfeiltasten können Sie sich nun innerhalb der Menüleiste bewegen. Durch den Einsatz der Taste PFEILUNTEN klappen Sie ein Menü aus und wählen dort den gewünschten Menüpunkt aus. Um einen Menüpunkt aufzurufen, drücken Sie die Taste EINGABE. Noch schneller kommen Sie mit der Tastatur zum Ziel, wenn Sie das gewünschte Menü direkt ansteuern. Nach dem Drücken der Taste ALT zeigt Excel zu einem Menü oder Register immer einen Buchstaben an. Beim Register SEITENLAYOUT in Excel 2007 und Excel 2010 ist das beispielsweise der Buchstabe S. Den Untermenüpunkt können Sie dann ebenfalls über den unterstrichenen Buchstaben im Menü aufrufen. Innerhalb von Dialogfenstern gilt das gleiche Prinzip. Auch hier können Sie sich über die Pfeiltasten bewegen. Ein neues Dialogelement steuern Sie außerdem mit der Taste TABULATOR an. Das ist die Taste, die sich auf einer deutschen Standardtastatur links neben dem Q befindet. Farbdarstellung von Kommentaren und Notizen in Tabellen anpassen So passen Sie die Farbe von Kommentaren an, um Notizen voneinander zu unterscheiden. Wenn Sie in Ihren Listen Zellen mit Kommentaren oder Notizen versehen, können Sie die Farben dieser Hinweise anpassen. Über die Farbe der Kommentare können Sie beispielsweise auf weitere Informationen vermitteln, beispielsweise rote Kommentare für Hinweise zu Formeln und grüne Kommentare für Hinweise zur Dateneingabe. Text in einem Kommentar können Sie auf die gleiche Weise verändern wie Text, den Sie anderswo in Ihrem Arbeitsblatt eingegeben haben. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie die Zelle mit dem Kommentar mit der rechten Maustaste an. 2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl KOMMENTAR BEARBEITEN. Das Kommando steht Ihnen in allen Excel-Versionen zur Verfügung. 3. Excel zeigt den Kommentar nun in einen Fenster an. Klicken Sie dieses Kommentarfenster mit der rechten Maustaste und wählen Sie das Kommando KOMMENTAR FORMATIEREN, das Ihnen alle Excel-Versionen anbieten. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination STRG 1 verwenden, um das Fenster darzustellen. Seite 65 von 327

66 In dem Dialogfenster nehmen Sie die Formatierungseinstellungen für den aktivierten Kommentar vor. 4. Nachdem Sie Ihre Formatierung festgelegt haben, bestätigen Sie die Einstellungen mit der Schaltfläche OK. Um beispielsweise die Hintergrundfarbe eines Kommentars zu ändern, verwenden Sie das Register FARBEN UND LINIEN. Die folgende Abbildung zeigt, wie ein Kommentar mit einem roten Hintergrund aussieht: Farbe der Gitternetzlinien in Ihren Tabellen anpassen So sorgen Sie für Gitternetzlinien, die genau in einer bestimmten Farbe erscheinen: Die hellgrauen Gitternetzlinien Ihrer Excel-Tabellen sind Ihnen zu langweilig? Kein Problem, die Farbe können Sie problemlos ganz nach Ihren Wünschen ändern. Bei der Arbeit mit Excel bis zur Version 2003 gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Rufen Sie dazu im Menü EXTRAS den Befehl OPTIONEN auf. 2. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register ANSICHT. 3. Ganz unten finden Sie den Eintrag FARBE DER GITTERNETZLINIEN. Wenn Sie diesen öffnen, erscheint die folgende Palette, in der Sie die gewünschte Farbe anklicken: Seite 66 von 327

67 4. Die Auswahl der Farbe bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. Beim Einsatz von Excel 2007 und Excel 2010 gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie auf das Office-Symbol in der linken oberen Ecke des Programmfensters (Excel 2007) oder klicken Sie auf das Menü DATEI in der Multifunktionsleiste (Excel 2010). 2. Im erscheinenden Fenster klicken Sie unten auf EXCEL-OPTIONEN. 3. Auf der linken Seite klicken Sie auf ERWEITERT. 4. Auf der rechten Seite des Fensters suchen Sie dann nach der Kategorie OPTIONEN FÜR DIESES ARBEITSBLATT ANZEIGEN. Dort finden Sie unter GITTERNETZLINIENFARBE die Farbpalette für die Auswahl der Farbe für die Gitternetzlinien. Die folgende Abbildung zeigt das Fenster für die Einstellung in Excel 2007: Seite 67 von 327

68 5. Die Auswahl der Farbe bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. Die Gitternetzlinien erscheinen anschließend in der gewünschten Farbe. Bedenken Sie, daß sich die Auswahl der Farben für Gitternetzlinien immer nur auf das aktuelle Tabellenblatt auswirkt. Wenn Sie also mehrere Tabellen einfärben möchten, müssen Sie diese vorher gruppieren. Farbe von Kommentaren in Zellen und Tabellen verändern Wenn Sie bei der Arbeit mit Excel die Möglichkeit nutzen, Kommentare zu Zellen hinzuzufügen, um den Tabelleninhalt zu erläutern, kann es schnell vorkommen, daß Ihnen die Darstellung der Kommentare in der Tabelle nicht zusagt. Damit die Kommentare besser lesbar sind, möchten Sie vielleicht die Schriftgröße oder die Farbe der Kommentare verändern. Auf den ersten Blick scheint Excel aber keine Optionen zur Änderung der Standardformatierung anzubieten. Das stimmt aber nicht, die Optionen sind nur wenig bekannt. Text in einem Kommentar können Sie auf die gleiche Weise verändern wie Text, den Sie anderswo in Ihrem Arbeitsblatt eingegeben haben. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie eine Zelle mit der rechten Maustaste an. 2. Dann wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl KOMMENTAR EINFÜGEN. 3. In das erscheinende Kommentarfeld geben Sie den gewünschten Kommentartext ein. 4. Markieren Sie den gesamten Text oder eine Passage daraus. 5. Drücken Sie die Tastenkombination STRG 1. Sie funktioniert in allen Excel-Versionen, um das Dialogfenster KOMMENTAR FORMATIEREN aufzurufen. Seite 68 von 327

69 6. Legen Sie die Details der Schriftart fest, wie Sie sie wünschen. 7. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK. Fehler in Listen und Tabellen kennzeichnen So erkennen Sie Fehler in Ihren Excel-Tabellen auf einen Blick Möchten Sie Fehlerwerte in Ihren Tabellen schnell und einfach erkennen? Dann verwenden Sie die bedingte Formatierung, um alle Fehlerwerte automatisch in einer Farbe Ihrer Wahl hervorzuheben. Denken Sie beispielsweise an die Division der Zellen A2 und B2 mit der Formel =A2/B2. Solange in der Zelle B2 noch kein Wert steht, liefert die Formel den Fehlerwert #DIV/0!. Einen solchen Fehlerwert möchten Sie automatisch kennzeichnen, indem Sie die Zelle mit einer roten Farbe hinterlegen. Wenn der Fehlerwert nicht mehr existiert (weil in Zelle B2 ein Wert ungleich Null eingetragen wird), soll die rote Färbung verschwinden. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Aktivieren Sie das Tabellenblatt, in dem Sie die automatische Formatierung vornehmen möchten. 2. Klicken Sie Zelle A1 an. 3. Klicken Sie im Spaltenkopf der Tabelle auf die linke obere Ecke (den Schnittpunkt zwischen den Spaltenbuchstaben und den Zeilennummern) oder drücken Sie die Tastenkombination STRG A, um alle Zellen zu markieren. 4. Wenn Sie Excel 2007 oder Excel 2010 verwenden, wählen Sie das Register START in der Multifunktionsleiste. Klicken Sie in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf BEDINGTE FORMATIERUNG und anschließend auf NEUE REGEL - FORMEL ZUR ERMITTLUNG DER ZU FORMATIERENDEN ZELLEN VERWENDEN. Wenn Sie Excel bis einschließlich Version 2003 verwenden, rufen Sie das Kommando FORMAT - BEDINGTE FORMATIERUNG auf und wählen in der Auswahlliste den Eintrag FORMEL IST. 5. In allen Excel-Versionen geben Sie in das Eingabefeld die folgende Formel ein: =ISTFEHLER(A1) 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche FORMATIEREN oder FORMAT. Aktivieren Sie das Register AUSFÜLLEN oder MUSTER. Seite 69 von 327

70 7. Wählen Sie die Farbe Rot aus. 8. Drücken Sie die Schaltfläche OK, um die Formatierung festzulegen. 9. Excel zeigt wieder das Fenster BEDINGTE FORMATIERUNG an. 10. Schließen Sie dieses Dialogfenster über die OK-Schaltfläche. Seite 70 von 327

71 Alle Fehlerwerte in Ihrem Tabellenblatt werden nun mit einem roten Hintergrund dargestellt. Die Zellen ohne Fehler bleiben von der Formatierung unberührt. Fehlerhafte Formelergebnisse automatisch per VBA-Makro aus Ihren Tabellen löschen Löschen Sie Fehlerwerte mit einem VBA-Makro aus Ihren Tabellen, damit keine Fehler in Ihren Kalkulationen mehr sichtbar sind. Beim Einsatz von Formeln können sich fehlerhafte Ergebnisse ergeben. Das liegt vor allem daran, wenn Quelldaten nicht vollständig sind oder im falschen Format vorliegen. Fehlerhafte Formelergebnisse können Sie in Ihren Tabellen an Zellinhalten wie #DIV/0!, #BEZUG!, #WERT! oder #NAME? erkennen. Solche Fehler können Sie meist auszuschließen, indem Sie Tabellen sauber aufzubauen. Manchmal (z.b. beim Import von Daten) kommt es aber zu Fehlerwerten in Tabellen, die einfach entfernt werden können. Dazu können Sie die Funktion GEHE ZU verwenden, wenn Sie Excel interaktiv verwenden. Wenn Sie die Aufgabe über ein Makro erledigen möchten, setzen Sie die folgenden VBA-Befehle ein: Sub LoescheFehler() Cells.SpecialCells(xlFormulas, xlerrors).clearcontents End Sub Das Makro entfernt alle Fehlermeldungen aus allen Formeln der aktiven Tabelle. Diesen Vorgang können Sie nicht mehr rückgängig machen. Denken Sie daher unbedingt daran, vor dem Einsatz des Makros eine Sicherheitskopie der Arbeitsmappe anzulegen. Um das Makro einzugeben, drücken Sie in Excel die Tastenkombination ALT F11. Damit rufen Sie den VBA-Editor auf. Fügen Sie hier über das Kommando EINFÜGEN - MODUL ein leeres Modulblatt ein. Um das Makro zu starten, drücken Sie innerhalb von Excel die Tastenkombination ALT F8. Fehlerwerte in Berechnungen unterdrücken So sorgen Sie dafür, daß auch leere Zellen nicht zu Fehlermeldungen in Ihren Excel-Berechnungen führen. Wie können Sie Fehlerwerte in Tabellen unterdrücken, die allein darauf beruhen, daß in einer Zelle noch keine Werte stehen? Denken Sie beispielsweise an die Division der Zellen A2 und B2 mit der Formel =A2/B2. Solange in der Zelle B2 noch kein Wert steht, liefert die Formel den Fehlerwert #DIV/0!: Eine Lösung für diesen Schönheitsfehler ist eine WENN-Abfrage, in der überprüft wird, ob die Formel einen Fehler liefert. Die Abfrage sieht folgendermaßen aus: =WENN(ISTFEHLER(A2/B2);"";A2/B2) In der Beispieltabelle sieht das so aus: Seite 71 von 327

72 Diese Methode der WENN-Abfrage hat den Nachteil, daß die eigentliche Formel immer zweimal eingetragen werden muß. Das kann bei komplexeren Formeln lästig und fehleranfällig sein. Es geht aber auch komfortabler. Im Beispiel können Sie eine Abfrage einrichten, die überprüft, ob die Zelle B2 leer ist. Dann wird eine leere Zelle ausgegeben, ansonsten wird gerechnet. Die eigentliche Formel muß dann nur einmal eingegeben werden. Die Abfrageformel sieht folgendermaßen aus: =WENN(ISTLEER(B2);"";A2/B2) Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle: Flächenangaben in Listen mit der Einheit Quadratmeter anzeigen Möchten Sie Flächenangaben für Grundstücke, Oberflächenangaben oder andere Zahlen mit der Einheit Quadratmeter in Ihren Excel-Zellen anzeigen? Das ist standardmäßig nicht möglich. Mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat geht es aber dennoch. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie zunächst die Zellen, in der sich die Flächenangaben befinden. 2. Rufen Sie das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN auf. Das können Sie in allen Excel-Versionen über die Tastenkombination STRG 1 erreichen. 3. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register ZAHLEN. 4. Im linken Bereich des Dialogfensters wählen Sie dann mit einem Mausklick die Kategorie BENUTZERDEFINIERT aus. 5. In das Eingabefeld TYP geben Sie nun ein: 0 "m²" Dazu geben Sie die Ziffer 0, dann ein Leerzeichen, dann den Text m² in Anführungszeichen ein. Die hochgestellte Zahl 2 erzeugen Sie dabei mit der Tastenkombination ALTGR Die Eingabe des neuen benutzerdefinierten Zahlenformats bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. Wenn Sie nun einer Zelle, die eine Zahl enthält, dieses Format zuweisen, erscheint in der Zelle die Zahl in der gewünschten Form. Seite 72 von 327

73 Formeln in Tabellen farbig hervorheben Kennzeichnen Sie alle Excel-Formeln in einem Tabellenblatt, um Berechnungen und Kalkulationen Schritt für Schritt zu kontrollieren. Möchten Sie die Formeln in einer Excel-Tabelle oder Liste auf einen Blick erkennen? Um alle Formeln in einem Tabellenblatt in einem einzigen Arbeitsgang farbig zu markieren, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Tastenkombination STRG G. Sie funktioniert in allen Excel-Versionen. 2. Daraufhin wird die Dialogbox GEHE ZU angezeigt. 3. Klicken Sie die Schaltfläche INHALTE an. 4. Aktivieren Sie die Option FORMELN. 5. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit der Schaltfläche OK. Alle Zellen der aktuellen Tabelle, die Formeln enthalten, werden daraufhin markiert. Während diese Markierung aktiv ist, legen Sie eine Formatierung fest: 1. Drücken Sie die Tastenkombination STRG 1. Daraufhin erscheint in allen Excel-Versionen das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN. 2. Aktivieren Sie das Register MUSTER (Excel ab Version 2007: AUSFÜLLEN). Seite 73 von 327

74 3. Wählen Sie eine Farbe oder ein Muster. Nach der Bestätigung mit OK erscheinen die Formel-Zellen sofort in der gewünschten Form. Fortlaufende Seitenzahl bei Ausdrucken mehrerer Tabellenblätter anlegen So gehen Sie vor, wenn Sie Seitenzahlen beim Ausdrucken von Excel-Tabellen verwenden möchten, die tabellenübergreifend gezählt werden: Möchten Sie mehrere Arbeitsblätter einer Arbeitsmappe mit fortlaufenden Seitenzahlen auszudrucken? Normalerweise beginnt Excel die Seitennumerierung in jedem Tabellenblatt neu. Wenn Sie fortlaufende Seitenzahlen erzeugen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wenn Sie Excel 2007 oder Excel 2010 verwenden, klicken Sie im Register SEITENLAYOUT auf den Gruppennamen SEITE EINRICHTEN, um das entsprechende Dialogfenster zu öffnen. Wenn Sie Excel bis Version 2003 verwenden, rufen Sie im Menü DATEI den Befehl SEITE EINRICHTEN auf. 2. In allen Excel-Versionen aktivieren Sie in dem erscheinenden Dialogfenster das Register KOPFZEILE/FUßZEILE. Seite 74 von 327

75 3. Über eines der Listfelder fügen Sie dann Seitenzahlen in die Kopf- oder Fußzeile ein. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. Damit Excel fortlaufende Seitenzahlen generiert, müssen Sie die Tabellenblätter vor dem Ausdruck gruppieren. Dazu markieren Sie das Blattregister des ersten Tabellenblatts, das Sie drucken möchten. Dann drücken Sie die Taste STRG und klicken nacheinander alle Blattregister an, die ausgedruckt werden sollen. Nach dem letzten lassen Sie die STRG-Taste wieder los. Achtung: Gruppieren Sie die Tabellenblätter erst unmittelbar vor dem Ausdruck. Alle Bearbeitungen, die Sie auf einem der gruppierten Blätter vornehmen, wirken sich auf alle Blätter der Gruppe aus. Das kann fatale Folgen haben. Wenn die zu druckenden Tabellenblätter gruppiert sind, können Sie den Ausdruck starten. Wichtig: Heben Sie die Gruppierung nach dem Ausdruck sofort wieder auf. Dazu klicken Sie ein Blattregister der Gruppe mit der rechten Maustaste an. Im erscheinenden Kontextmenü wählen Sie dann den Befehl GRUPPIERUNG AUFHEBEN. Seite 75 von 327

76 Hilfe bei der Eingabe von Funktionen und Argumenten erhalten So finden Sie bei der Eingabe schnell und einfach heraus, welche Argumente Ihre Excel-Funktionen benötigen. Beim Einsatz von Excel-Funktionen setzen Sie Argumente ein, die Sie in Klammern übergeben. Je nach verwendeter Funktion ist nicht sofort klar, welche Argumente das sind und wie Sie verwendet werden müssen. Wenn Sie Funktionen ohne den Funktions-Assistenten direkt in Zellen eingeben, kann Excel dabei Hilfen für die Argumente anbieten, wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Argumente benötigt werden. Für die Anzeige der notwendigen Argumente bei der Funktionseingabe drücken Sie die Tastenkombination STRG UMSCHALT A. Mit der Taste UMSCHALT ist die Taste gemeint, die Sie gedrückt halten müssen, um einen Großbuchstaben einzugeben. Neben der Funktion werden daraufhin die erforderlichen Argumente für die angegebene Funktion angezeigt. In der folgenden Abbildung sehen Sie an einem Beispiel, wie das in einer Tabelle aussieht: Wenn Sie genauer wissen möchten, welche Vorgaben für die einzelnen Argumente zu beachten sind, können Sie die Namen der Argumente in der angezeigten Hilfe anklicken, um eine Erläuterung zu erhalten. Hinweise und Erläuterungen innerhalb einer Formel unterbringen So verwenden Sie Kommentar, die in eine Formel eingebunden werden und dadurch auf den ersten Blick nicht sichtbar sind. Durch das Kommentieren von Daten und Formeln sorgen Sie für Transparenz und Klarheit in Ihren Excel-Tabellen. Vor allem Formeln sollten Sie kommentieren, wenn Sie nach einiger Zeit noch nachvollziehen möchten, was Sie sich bei bestimmten Berechnungen gedacht haben. Hinweise zu Berechnungen sind auch in Unternehmen unverzichtbar, um Kalkulationen und Vorgaben so zu dokumentieren, daß Kollegen und Partner sie nachvollziehen können. Sie können Ihre Formeln auch direkt in einer Formel kommentieren. Dazu setzen Sie die Funktion N ein. Dieser Funktion übergeben Sie einen Text Ihrer Wahl. Die Funktion hat keinen Effekt, sondern dient nur dazu, den Kommentar in der Formel unterzubringen. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für den Einsatz der Funktion in der Praxis: Praktisch an der N-Funktion ist die Tatsache, daß Sie die Funktion auch mehrfach in einer Formel verwenden können. Hängen Sie einen N-Ausdruck einfach per Pluszeichen an eine Formel an, wie in der folgenden Anweisung: =SUMME(A1:A100)+N("Die erste Summe bildet die Kostenbasis")+SUMME(B2:B10)+N("hierzu werden die Aufschläge addiert" Hinweisfenster für eine begrenzte Zeit per Makro anzeigen Zeigen Sie einen Hinweistext in einer Excel-Tabelle für einen kurzen Zeitraum an, und löschen Sie ihn dann wieder. Sie möchten per Makro ein kleines Informationsfenster einblenden, das nach einer Zeitspanne von einigen Sekunden wieder gelöscht wird? Ein Excel-Textfeld können Sie für diese Aufgabe verwenden. Mit einem Makro legen Sie ein solches Textfeld in Ihrer aktuellen Tabelle an und entfernen es nach einem Zeitraum wieder. Verwenden Sie das folgende Makro: Sub ZeigeTextFeldKurzAn() Dim Textfeld As OLEObject Set Textfeld = ActiveSheet.OLEObjects.Add( _ Seite 76 von 327

77 Left:=20, Top:=20, Width:=300, Height:=200, _ ClassType:="Forms.TextBox.1") With Textfeld.Name = "Hinweisfenster".Object.Text = "Dieses Fenster verschwindet " & _ "nach 10 Sekunden.".Activate Application.Wait (Now + TimeValue("0:00:10")).Delete End With End Sub Nach dem Start zeigt Excel ein Hinweisfenster an. Dazu zeichnet das Makro ein Textfeld in das aktive Tabellenblatt. Die folgende Abbildung zeigt, wie das Textfeld aussieht: Über den Wert, den Sie an die Funktion TIMEVALUE übergeben, steuern Sie, wie lange das Textfeld eingeblendet werden soll. Um das Makro einzugeben, drücken Sie in Excel die Tastenkombination ALT F11, um den VBA-Editor aufzurufen. Fügen Sie hier über das Kommando EINFÜGEN - MODUL ein leeres Modulblatt ein. Um das Makro direkt aus Excel zu starten, setzen Sie die Tastenkombination ALT F8 ein. Identifizieren Sie mehrfache Datensätze in Ihren Listen Listen Sie alle Datensätze oder Tabellenzeilen auf, bei denen es sich in Ihrer Excel-Tabelle um eine Dublette oder ein Duplikat handelt: Mit der Zeit können sich in Ihren Listen doppelte Einträge ansammeln. Die Suche nach diesen Einträgen ist gerade bei umfangreichen Listen schwierig und mühsam. Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, mit einem speziellen Filter für Ordnung in Ihren Listen zu sorgen und doppelte Einträge zu entfernen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie eine Zelle in der zu bereinigenden Liste. 2. Excel bis Version 2003: Aktivieren Sie den Befehl DATEN - FILTER - SPEZIALFILTER. 3. Excel ab Version 2007: Aktivieren Sie den Befehl DATEN - SORTIEREN UND FILTERN - ERWEITERT. 4. In allen Excel-Versionen schalten Sie im erscheinenden Dialogfenster die Option AN EINE ANDERE STELLE KOPIEREN ein. 5. Kontrollieren Sie, ob im Feld LISTENBEREICH der komplette Zellbereich mit allen Datensätzen inklusive der Überschriften angegeben ist. Seite 77 von 327

78 6. Excel benötigt für den Einsatz des Filters auch einen Kriterien-Bereich. Dafür verwenden Sie einfach den Zellbereich, den Sie bereits unter LISTENBEREICH eingetragen haben. 7. Anschließend aktivieren Sie mit einem Mausklick die Option KEINE DUPLIKATE. 8. Legen Sie im Bereich KOPIEREN NACH einen Ausgabebereich fest, an dem die gefilterten Daten erscheinen sollen. 9. Diese Angaben bestätigen Sie abschließend mit der Schaltfläche OK. In den angegebenen Ausgabebereich kopiert Excel nun eine Tabelle, die keine Duplikate mehr enthält. Ihre Liste besteht dann nur noch aus einzigartigen Datensätzen. Immer den letzten Wert aus einer Spalte per Formel in einer Zelle ausgeben So bestimmten Sie den Wert, der sich am Ende einer Tabelle befindet, die beständig ergänzt wird: In einer Tabelle werden in einer Spalte Meßergebnisse eingetragen. Aus organisatorischen Gründen kann es vorkommen, daß auch mal Zellen in der Spalte leer bleiben. Ganz oben in der Tabelle soll immer der letzte Eintrag der Spalte ausgegeben werden. Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer Formel, in der Sie die Funktionen INDEX, SUMMENPRODUKT, MAX und ZEILE miteinander kombinieren. Wenn die Meßergebnisse in der Tabelle im Zellbereich A1:A100 aufgelistet werden, tragen Sie die folgende Formel in die Zelle ein, in der der letzte Wert des Bereichs ausgegeben werden soll: =INDEX(A1:A100;SUMMENPRODUKT(MAX((A1:A100<>"")*ZEILE(A1:A100)))) Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle: Seite 78 von 327

79 Informationen unsichtbar in Zellen unterbringen Sie können Informationen in einer Excel-Tabelle verstecken, um Daten abzulegen, die nur sichtbar werden, wenn Sie die entsprechende Zelle anklicken. Sie können in den Zellen einer Excel-Tabelle Informationen unterbringen, die nur in der Eingabezeile erscheinen, wenn die Zelle aktiv ist. Die Zelle bleibt scheinbar leer. Auch auf einem Ausdruck sind diese Informationen dann nicht sichtbar. Für das Unsichtbar-Machen von Zellinhalten gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie die entsprechenden Zellen. 2. Aktivieren Sie den Befehl ZELLEN FORMATIEREN. Das erledigen Sie in allen Excel-Versionen über die Tastenkombination STRG Excel zeigt ein Dialogfenster an. Aktivieren Sie das Register ZAHLEN. 4. Im Bereich KATEGORIE klicken Sie die Kategorie BENUTZERDEFINIERT an. 5. In das Eingabefeld TYP geben Sie drei Semikolons hintereinander ein. 6. Schließen Sie das Dialogfenster über OK. Nach der Bestätigung mit OK ist der Zellinhalt nur noch in der Eingabezeile zu sehen, wenn Sie auf die Zelle klicken. Die folgende Abbildung zeigt, wie das Ergebnis in einer Beispieltabelle aussieht: Inhalt einer Zelle in einem Textfeld anzeigen Stellen Sie den Inhalt einer Zelle in einem Textfeld dar, können Sie dieses Feld nach Wunsch in Ihrer Tabelle plazieren. Mitunter kann es bei der Arbeit mit großen Tabellen hilfreich sein, Werte aus bestimmten Zellen an anderen Positionen auf dem Tabellenblatt verfügbar zu haben. Statt eines einfachen Zellbezugs können Sie dafür auch Textfelder verwenden, die Sie beliebig plazieren können. Textfelder haben den Vorteil, daß sie unabhängig von Zeilen und Spalten formatiert werden können. Somit haben sie keinerlei Auswirkungen auf die Formatierung der Zellen an der Stelle, wo die Informationen angezeigt werden sollen. Seite 79 von 327

80 Hinzu kommt, daß Ihnen die Druckoptionen die Möglichkeit geben, Textfelder beim Druck nicht auszugeben. Das ist von Vorteil, wenn Sie die Informationen nur bei der Arbeit am Bildschirm benötigen. Textfelder, in denen der Inhalt einer Zelle dynamisch angezeigt wird, richten Sie in Excel bis Version 2003 so ein: 1. Rufen Sie im Menü ANSICHT den Befehl SYMBOLLEISTEN auf. 2. Im verzweigenden Menü aktivieren Sie die Option ZEICHNEN. In Excel ab Version 2007 müssen Sie den Einsatz von Textfeldern nicht über die Aktivierung einer Symbolleiste vorbereiten. Um ein Textfeld zu erstellen, aktivieren Sie die Schaltfläche TEXTFELD in der Symbolleiste ZEICHNEN, wenn Sie Excel bis Version 2003 einsetzen. In Excel ab Version 2007 rufen Sie den Befehl EINFÜGEN - ILLUSTRATIONEN - FORMEN - TEXTFELD auf. Nach dem Anklicken der Schaltfläche verwandelt sich der Mauszeiger in einen senkrechten Cursor. Damit ziehen Sie mit gedrückt gehaltener linker Maustaste an der gewünschten Stelle ein Textfeld auf. Das sieht dann folgendermaßen aus: Nun aktivieren Sie mit einem Mausklick die Bearbeitungszeile. Dort geben Sie ein Gleichheitszeichen und den Bezug auf die Zelle ein, deren Inhalt im Textfeld erscheinen soll. Die Eingabe des Zellbezugs bestätigen Sie mit ENTER. Daraufhin erscheint der gewünschte Zellinhalt in Ihrem Textfeld. Internet-Adressen und Webseiten per Excel aufrufen und öffnen So legen Sie Internetadressen in Excel per Formel an Adressen von Webseiten, Internetdiensten oder anderen Angeboten können Sie auch über eine Excel-Liste verwalten. Wußten Sie, daß Sie einen Hyperlink per Formel anlegen können? Dann können Sie mit einem Klick auf eine Zelle eine Webseite aufrufen. Die kann sich im Internet oder im Intranet befinden. Normalerweise hinterlegt Excel bei der Eingabe einer Internetadresse die entsprechende Zelle automatisch mit einem Hyperlink, den Sie anklicken können. Aber was tun Sie, wenn Sie eine Adresse in einer anderen Zelle anlegen möchten oder die Webadresse ohne "www" in separaten Zellen gespeichert haben? Setzen Sie die Funktion HYPERLINK ein. Sie übergeben der Funktion den Text eines Hyperlinks als ersten Parameter und einen lesefreundlichen Text als zweiten Parameter. Der lesefreundliche Text wird in der entsprechenden Zelle angezeigt. Der Hyperlink wird aufgerufen, wenn Sie die Zelle anklicken. Um einen Hyperlink zu verwenden, der eine Webseite aufruft, setzen Sie den Text " ein und plazieren dahinter die gewünschte Adresse. Steht also in Zelle A2 ein Webseitenname (z.b. "exceldaily") und in Zelle B2 eine Endung (z.b. "de"), so bauen sie mit der folgenden Formel den passenden Hyperlink auf: =HYPERLINK(" Die folgende Abbildung zeigt die Formel im Praxiseinsatz in einer Tabelle: Seite 80 von 327

81 Wenn Sie die Zelle mit der Hyperlink-Formel bearbeiten möchten, halten Sie die Maustaste beim Anklicken der Zelle etwas länger gedrückt. In diesem Fall löst Excel den Link nicht aus. Jahres- oder Monatskalender per Formel anlegen So erzeugen Sie einen Kalender, indem Sie ausgehend von einem Startdatum die richtigen Excel-Funktionen verwenden: Sie möchten ganz schnell einen Kalender erzeugen, in dem Sie Wochentage und das Datum auf einen Blick erkennen können? Das erledigen Sie ganz einfach über eine trickreiche Formel. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie eine neue, leere Tabelle. 2. Tragen Sie in Zelle A1 die Jahreszahl als vierstelligen Wert ein, beispielsweise Geben Sie in die Zellen A2 bis L2 die Monatsnamen "Januar" bis "Dezember" ein. 4. Formatieren Sie die Zeilen 1 und 2 mit fetter Schrift. 5. Markieren Sie den Bereich von A3 bis L Drücken Sie die Tastenkombination STRG 1, um in allen Excel-Versionen das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN aufzurufen. 7. Klicken Sie im Dialogfenster in der Liste KATEGORIE den Eintrag BENUTZERDEFINIERT an und geben Sie im Feld TYP folgende Formatierung ein: TTT* TT.MMM 8. Schließen Sie das Dialogfenster über OK. 9. Geben Sie in Zelle A2 die folgende Formel ein: =WENN(MONAT(DATUM($A$1;SPALTE();ZEILE()-2))=SPALTE();DATUM($A$1;SPALTE();ZEILE()-2);"") 10. Kopieren Sie die Formeln in alle Zellen im Bereich A2 bis L33 Fertig ist der Kalender, die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt. Welchen Wert Sie in der Formel von der ZEILE-Funktion abziehen müssen, hängt davon ab, in welcher Zeile die Tage des Kalenders beginnen. In Beispiel beginnen die Tage ab Zeile 3. Also stehen zwei Zeilen über den Tagen, daher müssen Sie die Zahl 2 abziehen. Wichtig ist, daß bei beiden ZEILE-Funktionen derselbe Wert abgezogen wird. Ziehen Sie immer die Zahl ab, die der Anzahl der Zeilen über dem ersten Tag entspricht. Wenn also der erste Tag eines jeden Monats beispielsweise in Zeile 4 stehen soll (weil Sie darüber noch Überschriften oder etwas anderes eintragen möchten), sind es drei Zeilen über dem Tag. Dann müssen Sie von beiden ZEILE-Funktionen in der Formel die Zahl 3 abziehen. Seite 81 von 327

82 Jede zweite Zeile einer Tabelle addieren Verwenden Sie eine SUMME-Formel, mit der nur jede zweite Zeile einer Tabelle bei der Addition berücksichtigt wird. Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der Sie in Spalten Summen bilden wollen, bei denen nur jede zweite Zeile berücksichtigt wird. Denken Sie beispielsweise an eine Liste, in der Umsätze erfaßt werden. Dabei sind jedem Tag zwei Zeilen zugeordnet, eine für den Nettoumsatz und eine für die Mehrwertsteuer. Am Monatsende sollen die Nettoumsätze addiert werden. Die folgende Abbildung zeigt eine Beispieltabelle: Für die gewünschte Addition benötigen Sie eine Matrixformel. In dieser wird überprüft, ob sich die Werte in Zeilen mit gerader Zeilennummer befinden oder nicht. Abhängig von dieser Überprüfung wird der Wert dann der Gesamtsumme hinzugefügt oder nicht. Wenn in der Tabelle die Umsätze der ersten Filiale in Spalte C erfaßt sind, stehen in der Zelle C2 die Nettoumsätze des ersten Tags und in Zelle C3 die Mehrwertsteuer dieses Tags. Die Nettoumsätze erhalten Sie also, wenn Sie die Werte aus den geraden Zeilen addieren; die Mehrwertsteuer steht in den ungeraden Zeilen. Ob es sich bei einer Zeile um eine gerade oder eine ungerade handelt, erfahren Sie, wenn Sie die Zeilennummer durch 2 teilen und den ganzzahligen Rest betrachten: Bei einer geraden Zeile ist der Rest null, ansonsten nicht. In der Beispieltabelle soll die Summe der Nettoumsätze in der Zeile 63 addiert werden. Dazu verwenden Sie die folgende Formel: =SUMME((REST(ZEILE(C2:C61);2)=0)*C2:C61) Da es sich um eine Matrixformel handelt, müssen Sie die Eingabe mit der Tastenkombination STRG UMSCHALT EINGABE bestätigen. Mit der Taste UMSCHALT ist die Taste gemeint, die Sie gedrückt halten müssen, um einen Großbuchstaben einzugeben. Excel stellt die Formel innerhalb von geschweiften Klammern dar, wenn sie korrekt als Matrixformel eingegeben worden ist. Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Matrixformel in der Beispieltabelle: Die Summe der Mehrwertsteuer in den ungeraden Zeilen erhalten Sie entsprechend mit der folgenden Formel, die Sie ebenfalls mit STRG UMSCHALT EINGABE bestätigen: =SUMME((REST(ZEILE(C2:C61);2)<>0)*C2:C61) Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Matrixformel für die Addition der Mehrwertsteuer in der Beispieltabelle: Seite 82 von 327

83 Kalender oder Datumslisten anlegen Um Kalender in Excel anzulegen oder Terminlisten und Datumslisten zu erzeugen, kombinieren Sie ein passendes Datumsformat mit dem Ausfüllen einer Zahlenreihe. So erhalten Sie schnell Kalender für Jahre, Monate oder andere Zeiträume Ihrer Wahl. Wußten Sie, daß Sie Excel als Kalender verwenden können? Durch das Ziehen bestehender Inhalte mit der Maus können Sie in Excel Zahlenfolgen anlegen. Diese Funktion können Sie auch nutzen, wenn Sie einen Kalender für einen Zeitraum Ihrer Wahl anlegen möchten. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Tragen Sie das Startdatum in die Zelle ein, in der Sie mit dem Kalender beginnen möchten. Geben Sie beispielsweise das Datum in die Zelle ein, von der ausgehende Sie einen Kalender für den Monat Februar 2011 anlegen möchten. 2. Klicken Sie die Zelle an, um sie zu markieren und rufen Sie mit der Tastenkombination STRG 1 das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN auf. Die Tastenkombination funktioniert in allen Excel-Versionen. 3. Wechseln Sie in das Register ZAHLEN, klicken Sie in der Liste KATEGORIE den Eintrag BENUTZERDEFINIERT an und geben Sie in das Feld TYP den Text TTTT, TT.MM.JJ ein. 4. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK. 5. Rufen Sie den Befehl BEARBEITEN - AUSFÜLLEN - REIHE auf, wenn Sie Excel bis einschließlich Version 2003 verwenden. Beim Einsatz von Excel ab Version 2007 klicken Sie das Register START an. In der Gruppe BEARBEITEN klicken Sie auf FÜLLBEREICH - REIHE. Seite 83 von 327

84 6. Excel zeigt ein Dialogfenster an, mit dem Sie eine Zahlenreihe festlegen können. 7. Klicken Sie die Einstellung ZEILEN an. 8. Geben Sie in das Feld ENDWERT das Datum ein, an dem die Reihe enden soll, beispielsweise das Datum Diese Angabe bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. Excel erzeugt automatisch die gewünschten Datumswerte und zeigt sie im zuvor definierten Datumsformat an, mit dem Sie Datum und Wochentag ablesen können. Kommentare in Zellen beständig anzeigen Machen Sie Kommentare und Notizen in Ihren Excel-Tabellen dauerhaft sichtbar, indem Sie die passende Excel-Option verändern. Sie können die Zellen in Ihren Excel-Tabellen um Kommentare ergänzen. Das ist sinnvoll, wenn Sie die Bedeutung oder Funktion für einen anderen Anwender erläutern möchten oder Erinnerungsstützen formulieren möchten. Seite 84 von 327

85 Um einen Kommentar einzugeben, klicken Sie die Zelle Ihrer Wahl mit der rechten Maustaste an und wählen die Funktion KOMMENTAR EINFÜGEN. Dieser Kommentar erscheint immer dann, wenn Sie den Mauszeiger über die entsprechende Zelle bewegen. Befindet sich der Mauszeiger nicht über der Zelle, erkennen Sie den Kommentar an einem roten Dreieck in der Zelle, wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist: Sie können Excel aber auch dazu veranlassen, alle Kommentare auf einem Tabellenblatt jederzeit anzuzeigen. Dazu aktivieren Sie die Excel-Optionen: 1. In Excel bis einschließlich Version 2003 rufen den Befehl EXTRAS - OPTIONEN auf. In Excel 2007 klicken Sie auf die Office- Schaltfläche oben links und anschließend auf die Schaltfläche EXCEL-OPTIONEN. In Excel 2010 rufen Sie das Menü DATEI auf und klicken dann auf EXCEL-OPTIONEN. 2. In dem erscheinenden Dialogfenster wechseln Sie in das Register ANSICHT (Excel 2007/2010: ERWEITERT). 3. Schalten Sie die Option KOMMENTARE UND INDIKATOREN ein. 4. Schließen Sie das Dialogfenster mit der Schaltfläche OK. Anschließend werden alle Kommentare in der Tabelle kontinuierlich angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft einen Tabellenausschnitt: Listen und Tabellen automatisch erweitern Sparen Sie Zeit und Eingabeaufwand, indem Excel Formeln und Formate bei neu eingegebenen Daten automatisch aus dem Bereich oberhalb übernimmt. Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, Formate und Formeln in einer Tabelle automatisch zu übernehmen, wenn Sie unterhalb einer bestehenden Liste neue Daten eingeben. Dabei entsprechen die neuen Daten anschließend der Struktur der darüber stehenden. Formeln, die sich in jeder Zeile wiederholen, werden automatisch kopiert. Formate und Formeln müssen in mindestens drei der fünf Listenzeilen vor der neuen Zeile auftreten, damit sie erweitert werden können. Um diese Funktion einzuschalten oder zu auszuschalten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Excel 2003: Rufen Sie das Kommando EXTRAS - OPTIONEN auf und aktivieren Sie im erscheinenden Dialogfenster Register BEARBEITEN. Steuern Sie die Einstellung über die Option DATENBEREICH UND FORMELN ERWEITERN. Seite 85 von 327

86 2. Excel 2007: Drücken Sie die Office-Schaltfläche oben links und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche EXCEL-OPTIONEN. Sie finden die Option DATENBEREICHSFORMATE UND -FORMELN ERWEITERN im Register Erweitert. 3. Excel 2010: Klicken Sie im Menü DATEI auf EXCEL-OPTIONEN. Sie finden die Option DATENBEREICHSFORMATE UND -FORMELN ERWEITERN im Register Erweitert. Wenn neue Elemente automatisch so formatiert werden sollen, daß sie der darüber stehenden Liste entsprechen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Für den Fall, daß Sie auf die automatische Formatierung verzichten wollen, schalten Sie das Kontrollkästchen ab. Listen von Excel aus an Access übertragen Listen können Sie aus Ihren Excel-Tabellen direkt nach Access übertragen, indem Sie die Zwischenablage einsetzen. Seite 86 von 327

87 Grundsätzlich können Sie Daten aus Excel problemlos in Access verarbeiten. Access ist in der Lage, Excel-Tabellen zu öffnen und als Access-Tabellen abzulegen. Häufig ist dieser Weg allerdings nicht sehr komfortabel, da eine Excel-Tabelle eventuell nicht benötigte Informationen enthält, die Sie mühsam in Access löschen müssen. Der bessere Weg führt in einem solchen Fall über die Zwischenablage. In diese kopieren Sie nur den Teil Ihrer Excel-Tabelle, den Sie in Access benötigen, und fügen ihn in Access ganz einfach wieder ein. Im Detail gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie in Ihrer Excel-Tabelle den Bereich, der nach Access übertragen werden soll. Rufen Sie den Befehl KOPIEREN auf, indem Sie auf Ihrer Tastatur die Kombination STRG C drücken. 2. Anschließend wechseln Sie zu Access. Dort schalten Sie im Datenbankfenster auf den Bereich TABELLEN um. 3. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in den freien Bereich des Datenbankfensters. Im erscheinenden Kontextmenü aktivieren Sie den Befehl EINFÜGEN. 4. Access fragt dann in der in der folgenden Abbildung dargestellten Dialogbox, ob die erste Zeile des kopierten Bereichs Feldnamen beinhaltet: 5. Entsprechend der vorgenommenen Markierung in Ihrer Excel-Tabelle beantworten Sie diese Frage mit einem Mausklick auf "Ja" oder "Nein". Access importiert die Daten aus der Zwischenablage daraufhin in eine neue Datenbanktabelle mit dem Namen "Tabelle 1". Diese Tabelle können Sie wie jede Tabelle, die Sie mit Access direkt erstellt haben, Ihren Wünschen entsprechend anpassen, umbenennen oder auch bearbeiten. Makros in Excel 2007 und Excel 2010 aufzeichnen Wie Sie Makros in Excel 2007 und Excel 2010 aufzeichnen: Auch in Excel 2007 und Excel 2010 gibt es die Möglichkeit, Makros aufzuzeichnen. Allerdings sind die Optionen ziemlich versteckt. In der normalen Oberfläche von Excel 2007 und Excel 2010 suchen Sie die Möglichkeit zum Aufzeichnen eines Makros vergebens. Blenden Sie die Entwickler-Werkzeuge ein, um die passenden Schaltflächen in Ihre Excel-Oberfläche einzubinden. Makrorekorder in Excel 2010 aktivieren Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie Excel 2010 verwenden: 1. Klicken Sie das Register DATEI im Menüband an. 2. Wählen Sie das Kommando OPTIONEN. 3. Klicken Sie auf MENÜBAND ANPASSEN. 4. Setzen Sie im Dialogfenster in der Liste HAUPTREGISTERKARTEN einen Haken vor ENTWICKLERTOOLS. 5. Schließen Sie das Dialogfenster über OK. Seite 87 von 327

88 Makrorekorder in Excel 2007 aktivieren So schalten Sie das Entwickler-Register in Excel 2007 ein: 1. Klicken Sie auf die runde Office-Schaltfläche oben links im Excel-Fenster. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche EXCEL-OPTIONEN im erscheinenden Menü. 3. Wählen Sie das Register HÄUFIG VERWENDET. 4. Setzen Sie einen Haken vor ENTWICKLERREGISTERKARTE IN DER MULTIFUNKTIONSLEISTE ANZEIGEN. 5. Schließen Sie das Dialogfenster über OK. Makros aufzeichnen Nach dem Einschalten des Entwickler-Registers können Sie auch Makros aufzeichnen. Klicken Sie das Register ENTWICKLERTOOLS an. Dort finden Sie in der Gruppe CODE die Schaltfläche MAKRO AUFZCHN. Auch an einer anderen Position können Sie das Aufzeichnen von Makros starten und beenden. In der Fußzeile von Excel finden Sie nach dem Einschalten der Entwicklertools neben dem Text BEREIT eine entsprechende Schaltfläche zum Starten und Stoppen des Makro-Rekorders. Makrosymbole in die Schnellzugriffsleiste einbinden und mit eigenen Makro hinterlegen So ergänzen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff um eigene Makrobefehle: Die Möglichkeiten, die Oberfläche mit individuellen Schaltflächen an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, wurden mit der Einführung von Excel 2007 eingeschränkt. So stehen beispielsweise keine konfigurierbaren Symbolleisten mehr zur Verfügung. Seite 88 von 327

89 Die einzige Möglichkeit, eigene Schaltflächen unterzubringen, bietet die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Diese finden Sie in der Titelleiste neben der Office-Schaltfläche, wenn Sie Excel 2007 einsetzen oder in der Excel-Titelleiste, wenn Sie Excel 2010 verwenden. Die folgende Abbildung zeigt die Leiste mit den in der Standardeinstellung integrierten Schaltflächen SPEICHERN, RÜCKGÄNGIG und WIEDERHERSTELLEN. Um der Symbolleiste für den Schnellzugriff Schaltflächen für den Start eigener Makros zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil ganz rechts in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. 2. Im daraufhin erscheinenden Menü rufen Sie den Befehl WEITERE BEFEHLE auf. 3. Für das Hinzufügen von Symbolen für Ihre Makros aktivieren Sie im Listenfeld BEFEHLE AUSWÄHLEN den Eintrag MAKROS. Die folgende Abbildung zeigt, wie das Dialogfenster anschließend aussieht: Links im Fenster sehen Sie eine Liste aller Makros. Darin markieren Sie den entsprechenden Makronamen. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN. Das Makrosymbol wird dadurch in die Liste der Schaltflächen auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff übernommen. Wie Sie Makros mit unterschiedlichen Symbolen darstellen Da alle Makros, die Sie der Leiste auf diese Art und Weise hinzufügen, mit demselben Symbol angezeigt werden, empfiehlt es sich, jedem Makro ein eigenes Symbol zuzuweisen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie in der rechten Liste der Schaltflächen auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff den Makroeintrag, dessen Symbol Sie ändern möchten. 2. Unterhalb der Liste klicken Sie nun auf die Schaltfläche ÄNDERN. Daraufhin wird die in der folgenden Abbildung dargestellte Dialogbox eingeblendet: Seite 89 von 327

90 3. In dieser Liste werden Ihnen die für eigene Schaltflächen verfügbaren Symbole angezeigt. Mit einem Mausklick markieren Sie das Symbol, über das Sie Ihr Makro in Zukunft aufrufen möchten. 4. In das Feld ANZEIGENAME tragen Sie einen möglichst treffenden Namen ein, der beschreibt, was das Makro macht. 5. Die Auswahl des Schaltflächensymbols und die Eingabe eines Namens bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. Die Schaltfläche erscheint daraufhin in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wenn Sie sie anklicken, wird das dazugehörige Makro ausgeführt. Mehrere Zellinhalte in einer einzigen Zelle miteinander verknüpfen Sie können die Inhalte anderer Zellen in einer Zelle zusammenfassen und dabei auch Formatierungen der Zellen beachten. In einer Tabelle sollen die Inhalte zweier Zellen in einer anderen miteinander verknüpft werden. Excel bietet Ihnen dazu verschiedene Möglichkeiten. Den einfachsten und schnellsten Weg der Verknüpfung zweier Zellinhalte bietet das kaufmännische Und-Zeichen (&). Wenn Sie beispielsweise die Inhalte der Zellen B4 und C4 miteinander verknüpfen wollen, so erreichen Sie das mit der folgenden Formel: =B4&" "&C4 In einer Beispieltabelle sieht der Einsatz der Formel folgendermaßen aus: Die Verknüpfung mit & stößt an ihre Grenzen, wenn Sie aus den Ursprungszellen die Formatierungen übernehmen wollen. Dabei werden nämlich nur die Werte aus den Zellen verkettet. Die folgende Abbildung zeigt das an einem Beispiel: Seite 90 von 327

91 Wenn Sie bei der Verknüpfung von Zellinhalten auch die Formatierungen übernehmen wollen, benötigen Sie zusätzlich zum Zeichen & die Tabellenfunktion TEXT. Der Funktion TEXT übergeben Sie als Argumente den darzustellenden Text direkt oder als Zellbezug und die Formatierungsanweisungen. Für die Formatierung verwenden Sie die Zeichen, die auch für Zahlenformate eingesetzt werden. Für die Verknüpfung der Zellen B10 und C10 inklusive Formatierung der Zahlen mit Tausendertrennzeichen und zwei Nachkommastellen verwenden Sie die folgende Formel: =TEXT(B10;"#.##0,00")&" "&TEXT(C10;"#.##0,00") Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in einer Beispieltabelle: Wenn die verketteten Inhalte in der Zielzelle rechts- und zugleich linksbündig (ähnlich einem erzwungenen Blocksatz) dargestellt werden sollen (eine Zahl nach links, eine nach rechts), dann ist noch eine weitere Formatierung erforderlich. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie die zu formatierende Zelle. 2. Rufen Sie das Kommando ZELLEN FORMATIEREN auf. Das erreichen Sie in allen Excel-Versionen über die Tastenkombination STRG In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register AUSRICHTUNG. 4. In diesem Register aktivieren Sie im Listfeld HORIZONTAL die Option VERTEILT (EINZUG). 5. Bestätigen Sie Ihre Eingabe über die Schaltfläche OK. Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis dieser Formatierung an einem Beispiel: Seite 91 von 327

92 Statt des &-Zeichens können Sie für die Verknüpfung von Zellinhalten auch die Funktion VERKETTEN verwenden. Für die Verknüpfung der Zellen B15 und C15 sieht die Formel folgendermaßen aus: =VERKETTEN(B15;C15) Beim Einsatz der Funktion VERKETTEN wird zwischen den einzelnen Zellinhalten kein Leerzeichen eingefügt. Wenn Sie eins benötigen, verwenden Sie die folgende Formel: =VERKETTEN(B18;" ";C18) Noch ein Tip: Statt des Leerzeichens können Sie in allen oben beschriebenen Formeln auch andere Trennzeichen verwenden. Ersetzen Sie dazu die Ausdrücke " " in den Formeln durch die gewünschten Trennzeichen, beispielsweise ";" für ein Semikolon. Monatssummen in Tabellen variabel abfragen So erzeugen Sie eine Summe, deren Zellenumfang Sie in einer Zelle variabel einrichten: In einer Tabelle werden die Umsätze nach Monaten erfaßt. Die Tabelle hat den folgenden Aufbau: In einem anderen Bereich der Tabelle soll nun die Summe vergangener Monate beim letzten Monat beginnend ermittelt werden. Die Anzahl der zu berücksichtigenden Monate soll in eine Zelle eingetragen werden. Diese Aufgabe lösen Sie mit der Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN in Kombination mit der Funktion SUMME. Wenn die Zahl der zu berücksichtigenden Monate in der Zelle B4 steht, tragen Sie die folgende Formel in die Ergebniszelle ein: =SUMME(BEREICH.VERSCHIEBEN(L2;;;;-B4)) Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in einer Beispieltabelle: Damit erhalten Sie eine flexible Möglichkeit, um schnell und einfach verschiedene Bereiche einer Liste auszuwerten. Es ist nicht notwendig, Formeln zu verändern, sondern Sie passen den auszuwertenden Bereich direkt in einer Zelle an. Namen der Tabellenblätter einer Arbeitsmappe als Liste ausgeben Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis einer Arbeitsmappe, indem Sie die Namen aller Tabellenblätter einer Excel-Arbeitsmappe auflisten. Seite 92 von 327

93 Sie möchten eine Liste aller Tabellenblätter in einer Arbeitsmappe erstellen? Dann verwenden Sie ein VBA-Makro. Das folgende Makro legt in der aktiven Arbeitsmappe ein neues Tabellenblatt an und listet in diesem Tabellenblatt die Namen aller Blätter untereinander auf: Sub ListeBlaetter() Dim Zeile As Integer Dim Liste As Worksheet Set Liste = ActiveWorkbook.Worksheets.Add For Zeile = 1 To ActiveWorkbook.Worksheets.Count Liste.Cells(Zeile, 1).Value = Worksheets(Zeile).Name Next Zeile End Sub Nach dem Start erzeugt das Makro eine Liste der Tabellenblätter der aktiven Arbeitsmappen. Diese Liste befindet sich in einem neuen Tabellenblatt. Die folgende Abbildung zeigt, wie das Ergebnis aussehen kann: Um das Makro einzugeben, drücken Sie in Excel die Tastenkombination ALT F11. Damit rufen Sie den VBA-Editor auf. Fügen Sie hier über das Kommando EINFÜGEN - MODUL ein leeres Modulblatt ein. Um das Makro zu starten, drücken Sie innerhalb von Excel die Tastenkombination ALT F8. Negative Werte in einem Diagramm in anderer Farbe darstellen So stellen Sie die negativen Zahlen in einem Diagramm andersfarbig dar als die positiven. Normalerweise stellt Excel in einem Balkendiagramm sowohl die negativen als auch die positiven Zahlen in der gleichen Farbe dar. Die folgende Abbildung zeigt, wie das aussieht: Wenn die negativen Werte in einer anderen Farbe erscheinen sollen als die positiven Zahlen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Säule oder einen Balken und wählen aus dem Kontextmenü das Kommando DATENREIHE FORMATIEREN 2. In der anschließend erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register MUSTER (Excel ab Version 2007: FÜLLUNG). Seite 93 von 327

94 3. Aktivieren Sie die Option INVERTIEREN FALLS NEGATIV. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche FÜLLEFFEKTE. 5. Im folgenden Dialogfenster aktivieren Sie das Register MUSTER. 6. Wählen Sie die Vorder- und Hintergrundfarbe nach Ihren Wünschen aus. Die Vordergrundfarbe wird später den negativen Zahlen zugeordnet, die Hintergrundfarbe den positiven. Seite 94 von 327

95 7. Schließen Sie beide Dialogfenster durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Daraufhin erscheinen die Balken in Ihrem Diagramm in der gewünschten Form. Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis: Nullwerte in Listen schnell und einfach ausblenden So sorgen Sie dafür, daß Nullwerte in Ihren Excel-Tabellen nicht mehr angezeigt werden, obwohl sie noch vorhanden sind: In Tabellen, die mit Daten gefüllt sind, zeigen Nullwerte manchmal Lücken an. Wenn Sie diese Lücken optisch verstecken möchten, können Sie Nullwerte ausblenden, ohne sie zu löschen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Seite 95 von 327

96 1. Markieren Sie die Zellen, in denen keine Nullwerte erscheinen sollen. 2. Excel 2007 und Excel 2010: Aktivieren Sie das Register START. Klicken Sie in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf BEDINGTE FORMATIERUNG > REGELN ZUM HERVORHEBEN VON ZELLEN > GLEICH. In das Eingabefeld tragen Sie eine Null ein. Wählen Sie aus der Liste MIT den Eintrag BENUTZERDEFINIERTEM FORMAT. 3. Excel bis Version 2003: Rufen Sie im Menü FORMAT den Befehl BEDINGTE FORMATIERUNG auf. Im Listfeld unter BEDINGUNG wählen Sie die Option ZELLWERT IST. In das Eingabefeld daneben tragen Sie eine Null ein. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche FORMAT. 5. In allen Versionen zeigt Excel ein Dialogfenster an. Aktivieren Sie das Register SCHRIFT. Dort wählen Sie unter FARBE die Farbe Ihres aktuellen Zellhintergrunds. In der Regel wird das die Farbe Weiß sein. Diese Auswahl bestätigen Sie mit OK. 6. Das Dialogfenster BEDINGTE FORMATIERUNG schließen Sie ebenfalls mit OK. Die Nullwerte werden in Ihrer Tabelle dann zwar weiterhin angezeigt, sie sind aber nicht mehr sichtbar, da sie in der Farbe des Zellhintergrunds ausgegeben werden. Die folgende Abbildung zeigt eine Beispieltabelle, in der die Zellen der Spalte F wie beschrieben formatiert sind: Seite 96 von 327

97 Numerierung einer Liste abhängig von den Inhalten der Nachbarzelle durchführen Machen Sie Numerierung einer Excel-Liste davon abhängig, was sich in einer bestimmten Spalte befindet und vergeben Sie Nummern nur bei Zellen, die nicht leer sind. In einer Excel-Tabelle soll in der Spalte A eine fortlaufende Numerierung erscheinen. Allerdings nur, wenn in der entsprechenden Zeile in der Spalte ein Wert steht. Steht in der Spalte B kein Wert, soll diese Zeile nicht mitgezählt werden. Die folgende Abbildung zeigt eine Beispieltabelle: Zur Lösung dieser Aufgabe verwenden Sie eine WENN-Abfrage, die überprüft, ob die entsprechende Zelle in der Spalte B einen Wert enthält. Wenn ja, wird mit der Funktion ANZAHL2 die Anzahl der mit Inhalten gefüllten Zellen oberhalb der aktuellen Zeile ausgegeben, ansonsten eine leere Zelle. Für diese Abfrage tragen Sie die folgende Formel in die Zelle A2 ein: =WENN($B2<>"";ANZAHL2($B2:$B$2);"") Anschließend erscheint in der Zelle A2 der Wert 1. Diese Formel kopieren Sie dann durch Ziehen mit der Maus in die darunterliegenden Zellen der Spalte A. Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus der Beispieltabelle, in der dank obiger Formel die Zeilen 4, 7 und 10 nicht numeriert sind: Seite 97 von 327

98 Nur Monatsnamen in einer Liste als Eingabe erlauben Wie Sie die Eingabemöglichkeiten in Excel-Zellen darauf beschränken, Monatsnamen einzugeben: In einer Tabelle sollen in bestimmten Zellen lediglich Monatsnamen oder Wochentage eingegeben werden können. Alle anderen Eingaben sollen dazu führen, daß eine Fehlermeldung mit einem entsprechenden Hinweis ausgegeben wird. Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit der Gültigkeitsprüfung. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie die entsprechende Zelle oder den Zellbereich. 2. Klicken Sie im Register DATEN auf die Schaltfläche DATENÜBERPRÜFUNG (Excel 2007 und Excel 2010) oder rufen Sie das Kommando DATEN - GÜLTIGKEIT (Excel bis Version 2003) auf. 3. In allen Versionen zeigt Excel ein Dialogfenster an. Wählen Sie im Listenfeld ZULASSEN die Option BENUTZERDEFINIERT. 4. Um die Eingabemöglichkeiten in der Zelle auf die Namen der zwölf Monate zu beschränken, tragen Sie in dieser Dialogbox die folgende Formel in das Eingabefeld FORMEL ein: =NICHT(ISTFEHLER(VERGLEICH(B1;TEXT(ZEILE(INDIREKT("1:12"))*30;"MMMM");0))) 5. Wechseln Sie in Register EINGABEMELDUNG. Geben Sie einen Text ein, der angezeigt wird, wenn ein Anwender in der Tabelle die entsprechende Zelle aktiviert. Damit können Sie bereits vor der Eingabe darauf hinweisen, welche Eingaben erwartet werden. Seite 98 von 327

99 6. Nach der Eingabe wechseln Sie in das Register FEHLERMELDUNG. Darin geben Sie einen Text ein, der später in einer Dialogbox angezeigt wird, wenn der Anwender etwas anderes als den zulässigen Inhalt in die entsprechende Zelle einträgt. 7. Ihre Eingaben bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. Wenn Sie nun eine der eingeschränkten Zellen anklicken, erhalten Sie einen Eingabehinweis: Seite 99 von 327

100 Für den Fall, daß etwas anderes als ein Monatsname eingegeben wird, zeigt Excel eine Fehlermeldung an. Der Anwender kann dann die Eingabe den Bedingungen entsprechend wiederholen oder abbrechen. Nur sichtbare Zellen in einer Tabelle markieren Wie Sie dafür sorgen, nur die Zellen zu markieren, die auch sichtbar sind: Wenn Sie bei der Arbeit mit Excel häufig die Möglichkeiten des Ausblendens von Zeilen oder Spalten einsetzen, kann Ihnen eine Schaltfläche sehr hilfreich sein, die standardmäßig zu keiner der angezeigten Symbolleisten gehört. Die Schaltfläche heißt SICHTBARE ZELLEN MARKIEREN und leistet nützliche Dienste. So geht es in Excel bis Version 2003 Zum Einbinden der Schaltfläche in Excel bis einschließlich Version 2003 gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie eine Symbolleiste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem erscheinenden Kontextmenü den Befehl ANPASSEN. Excel blendet ein Dialogfenster ein. 2. Aktivieren Sie das Register BEFEHLE. 3. Klicken Sie auf der linken Seite die Kategorie BEARBEITEN an. 4. Bewegen Sie die Bildlaufleiste nach unten bis zum Befehl SICHTBARE ZELLEN MARKIEREN. 5. Klicken Sie die Schaltfläche mit der Maus an und ziehen Sie diese mit gedrückt gehaltener linker Maustaste an eine beliebige Position innerhalb der angezeigten Symbolleisten. Dort lassen Sie die Maustaste wieder los. 6. Beenden Sie anschließend das Dialogfenster. So geht es in Excel 2010 und Excel 2007 Um die Schaltfläche in Excel 2010 und Excel 2007 einzubinden, verwenden Sie die folgende Methode: 1. Klicken Sie in der Menüleiste für den Schnellzugriff auf den Erweiterungspfeil ganz rechts. 2. Wählen Sie aus dem erscheinenden Menü das Kommando WEITERE BEFEHLE. Seite 100 von 327

101 3. Schalten Sie in der Liste BEFEHLE AUSWÄHLEN den Eintrag ALLE BEFEHLE ein. 4. Rollen Sie in der Liste der Kommandos bis zum Befehl SICHTBARE ZELLEN MARKIEREN. 5. Klicken Sie den Befehl an und übertragen Sie ihn mit der Schaltfläche HINZUFÜGEN in die Menüleiste für den Schnellzugriff. 6. Schließen Sie das Dialogfenster danach über OK. Einsatzbeispiele Jetzt können Sie die neue Schaltfläche in allen Excel-Versionen einsetzen. Hier zwei kleine Beispiele, in welchen Situationen der Einsatz sinnvoll ist: Sie haben in einer umfangreichen Tabelle einige Zeilen oder Spalten ausgeblendet und möchten nun alle Spaltenbreiten der sichtbaren Spalten verändern. Die ausgeblendeten Spalten sollen von den Änderungen unbeeinflußt bleiben. Markieren Sie für diesen Fall die gesamte Tabelle mit der Tastenkombination STRG A und klicken Sie dann auf die neue Schaltfläche. Alle Änderungen, die Sie anschließend an den Spaltenbreiten vornehmen, betreffen nur noch die sichtbaren, also nicht die ausgeblendeten Zellen. Oder Sie möchten nur mit dem sichtbaren Bereich einer Tabelle weiterarbeiten. In diesem Fall müssen Sie nicht alle ausgeblendeten Zeilen und Spalten löschen. Markieren Sie einfach den Bereich der Tabelle, der Sie interessiert, und betätigen Sie die Schaltfläche SICHTBARE ZELLEN MARKIEREN. Wenn Sie nun die Markierung mit der Tastenkombination STRG C in die Zwischenablage kopieren und mit STRG V in einem neuen Tabellenblatt einfügen, erscheinen dort nur noch die sichtbaren Zellen. Nur Tagesnummern von Datumswerten in Excel-Listen anzeigen So stellen Sie Datumswerte nur mit der Tagesnummer, aber ohne Monat und Tag in Excel dar Für viele Anwendungen ist es wichtig, Datumswerte nur mit der laufenden Tagesnummer anzuzeigen. So behalten Sie in Listen den Überblick, in denen zwar Datumswerte stehen, aber auf die Darstellung von Monat und Jahr verzichtet werden kann. Das Datum wird anschließend nur noch als 20 dargestellt, der als 15. Das können Sie mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat erreichen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie die Zelle, in der Datumswerte lediglich als Tagesnummer angezeigt werden sollen. 2. Drücken Sie die Tastenkombination STRG 1. Damit rufen Sie in allen Excel-Versionen das Dialogfester ZELLEN FORMATIEREN auf. 3. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register ZAHLEN. 4. Auf der linken Seite klicken Sie dann die Kategorie BENUTZERDEFINIERT an. 5. In das Eingabefeld TYP tragen Sie als Formatierungsanweisung den Buchstaben TT ein. Seite 101 von 327

102 6. Schließen Sie das Dialogfenster mit der Schaltfläche OK. Die Datumswerte werden anschließend nur noch mit der Tagesnummer, aber ohne Monat und Jahr dargestellt. Nur Zahlen einer Liste addieren, die bestimmte Kriterien erfüllen So bilden Sie eine Summe der Excel-Daten, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen: In einer Tabelle werden für zahlreiche Abteilungen eines Unternehmens Soll- und Ist-Werte erfaßt. Die Tabelle hat den folgenden Aufbau: Seite 102 von 327

103 Aus dieser Tabelle sollen nun für verschiedene Auswertungen Summen für mehrere Abteilungen zusammengefaßt werden. Auf den ersten Blick ein klarer Fall für die Funktion SUMMEWENN. Diese hilft jedoch nicht weiter, da sie lediglich ein Suchkriterium verarbeiten kann. In diesem Fall hilft die wenig bekannte Funktion DBSUMME. Diese setzen Sie folgenderweise ein: Legen Sie an einer nicht benötigten Position in Ihrer Tabelle einen Kriterien-Bereich an. In diesen geben Sie in die erste Zeile den Titel der Spalte Ihrer Liste ein, die die Abteilungsnummern enthält in der Beispieltabelle "Abteilung" (ohne Anführungszeichen). Darunter tragen Sie die Namen der Abteilungen ein, deren Zahlen Sie addieren möchten. Die folgende Abbildung zeigt den Kriterien-Bereich im Zellbereich F1:F8: Für die Addition der Soll-Werte der Abteilungen im Kriterien-Bereich verwenden Sie die folgende Formel: =DBSUMME(A1:D50;"Soll";F1:F8) Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle: Seite 103 von 327

104 Probleme mit der Neuberechnung von Eingaben und Formeln verhindern Wählen Sie die richtige Berechnungsmethode für Ihre Excel-Arbeitsmappen und verhindern Sie auf diesem Weg langsame Tabellen und nicht aktuelle Formeln. Manchmal berechnet Excel die Formeln in Tabellen nicht automatisch neu, wenn Sie Daten in den zugrunde liegenden Zellen ändern. Dann müssen Sie erst die Formel erneut bearbeiten und unverändert mit EINGABE abschließen, damit die Änderungen wirksam werden. Das Verfahren, nach dem Excel Formeln ändert, hängt von den Einstellungen ab, die Sie in den Excel-Optionen vornehmen: 1. In Excel bis Version 2003 rufen Sie das Kommando EXTRAS - OPTIONEN auf und aktivieren das Register BERECHNUNG. 2. In Excel 2007 klicken Sie auf die runde Office-Schaltfläche oben links. Wählen Sie aus dem Menü die Einstellung EXCEL- OPTIONEN und wechseln Sie in das Register FORMELN. 3. In Excel 2010 rufen Sie den Befehl DATEI - OPTIONEN auf. Aktivieren Sie im Dialogfenster das Register FORMELN. Seite 104 von 327

105 In allen Excel-Versionen steuern Sie die Berechnung der Formeln über eine der drei Optionen in diesem Dialogfenster. Schließen Sie das Fenster danach über die Schaltfläche OK. Ist im Dialogfenster die Option AUTOMATISCH aktiviert, berechnet Excel bei jeder Zelleingabe von sich aus alle Formeln der ganzen Arbeitsmappe neu. Bei der Arbeit mit sehr großen Tabellen mit vielen Formeln kann es durchaus sinnvoll sein, ausnahmsweise den Berechnungsmodus MANUELL auszuwählen. Damit sparen Sie Zeit, da nicht jede Zelleingabe zur kompletten Neuberechnung führt. In diesem Fall müssen Sie das Berechnen mit der Taste F9 selbst auslösen. Zur gezielten Berechnung einzelner Formeln können Sie auch die Tastenkombination UMSCHALT F9 verwenden. Excel berechnet dann nur auf dem aktuellen Arbeitsblatt alle Bezüge, die sich seit der letzten Berechnung geändert haben, und alle Formeln in der dazugehörigen Arbeitsmappe, die von diesen neu berechneten Formeln abhängen. Verwirrend ist die Einstellung der Berechnungsoption in Excel, weil sie nicht fest an eine Arbeitsmappe geknüpft ist. Beim Speichern einer Datei sichert Excel zwar immer die aktuell gültige Berechnungsmethode mit. Wenn allerdings bereits eine Arbeitsmappe geöffnet ist, ignoriert Excel diese Auswahl und verwendet statt dessen in allen folgenden Dateien die Einstellung der ersten Arbeitsmappe. Haben Sie also etwa zuerst eine Datei mit der Berechnungsmethode AUTOMATISCH geöffnet, werden alle später geöffneten Mappen auch automatisch berechnet. Wollen Sie sichergehen, daß die richtige Berechnungsmethode aktiv ist, sehen Sie nach, welcher Modus für die als erste gestartete Datei gilt. Dieser Berechnungsmodus wird auch dann beibehalten, wenn Sie diese inzwischen wieder geschlossen haben. Prüfen Sie außerdem, ob Excel beim Start automatisch eine ausgeblendete Datei öffnet. Diese bestimmt nämlich die Berechnungsoption für alle weiteren Arbeitsmappen. Stellen Sie fest, daß die falsche Berechnungsmethode aktiv ist, ändern Sie sie bei irgendeiner der geöffneten Dateien. Excel paßt dann die Einstellungen für alle geöffneten Arbeitsmappen an. Wollen Sie nur für eine Datei den Berechnungsmodus ändern, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als alle anderen Dateien zuvor zu schließen. Beim Erstellen neuer Arbeitsmappen gilt: Wenn keine andere Arbeitsmappe geöffnet ist, während Sie ein neues Dokument erstellen, verwendet dieses die Berechnungsmethode der zuletzt geschlossenen Arbeitsmappe. Excel macht lediglich eine Ausnahme, wenn Sie für das neue Dokument eine Vorlage verwenden. Dann hat die Berechnungsmethode Gültigkeit, die mit der Vorlage gespeichert ist. Probleme mit Tabellen in Word-Serienbriefen verhindern Wie Sie dafür sorgen, daß Datenfelder aus Ihrer Excel-Tabelle auch in Word verwendet werden können. Beim Versuch, eine Datei aus Excel als Steuerdatei für einen Serienbrief in Word für Windows zu verwenden, kann an den Stellen, an denen ein Datenfeld gedruckt werden soll, die Meldung TEXTMARKE NICHT DEFINIERT erscheinen. Dieses Phänomen hat folgenden Hintergrund: In Word für Windows unterliegen die Textmarkennamen bestimmten Bedingungen. In den Textmarkennamen dürfen folgende mathematischen Zeichen nicht auftreten: Pluszeichen, Minuszeichen, Sternchen, Schrägstriche (Slash und Backslash), Prozentzeichen, Sonderzeichen, Nummernzeichen (Balkenkreuz), Ausrufezeichen, Anführungszeichen, Dollarzeichen, Pfundzeichen, kaufmännisches Und-Zeichen &, öffnende und schließende Klammern rund, eckig und geschweift, Gleichheitszeichen, Fragezeichen, alle Akzente, Gradzeichen, Komma, Punkt, Semikolon, Doppelpunkt, Bindestrich, Tilde, Auslassungszeichen, Leerzeichen. Umlaute sowie der Unterstrich können Sie verwenden. Die Ziffern 0 bis 9 dürfen jedoch nicht als erstes Zeichen des Feldnamens stehen. Bei der Übernahme aus Excel kann es vorkommen, daß in der ersten Zeile der Tabelle (der Inhalt der ersten Zeile der Tabelle wird als Feldname verwendet) ein Zeichen enthalten ist, das für einen Textmarkennamen (Feldnamen im Serienbrief) nicht zulässig ist. Seite 105 von 327

106 In diesem Fall müssen Sie den Namen so ändern, daß ein gültiger Textmarkenname daraus wird. Ringdiagramme für mehr Zusatzinformationen verkleinern So ändern Sie Ringdiagramme, um mehr Platz für Informationen zu erhalten: Ringdiagramme eignen sich besonders für die Darstellung von Datenaufteilungen. In einem Ringdiagramm können Sie auf einen Blick erkennen, wie Ihre Daten zusammengesetzt sind. Im Gegensatz zu einem Kreisdiagramm oder Tortendiagramm läßt Ihnen ein Ring noch Platz, um in der Mitte weitere Informationen unterzubringen, eine Grafik zu plazieren oder Text einzutragen. Das müssen Sie den Ring möglichst schmal gestalten. Das geht so: 1. Klicken Sie das Ringdiagramm an, um es zu markieren. 2. Drücken Sie die Tastenkombination STRG 1. Damit rufen Sie in allen Excel-Versionen das Dialogfenster DATENREIHEN FORMATIEREN auf. 3. Wechseln Sie in das Register OPTIONEN (Excel ab Version 2007: REIHENOPTIONEN). 4. Schalten Sie den Wert für INNENRINGGRÖßE auf 90 (Excel ab Version 2007: 90%) Seite 106 von 327

107 5. Klicken Sie die OK-Schaltfläche an. Die folgende Abbildung zeigt ein Ringdiagramm, das auf diesem Weg besonders schmal gestaltet worden ist: Schaltjahre per Formel erkennen Nutzen Sie eine trickreiche Formel, um festzustellen, ob es sich bei einem bestimmten Jahr um ein Schaltjahr handelt oder nicht. Wer mit Datumsangaben rechnet, begegnet hin und wieder der Frage, ob es sich bei einem bestimmten Jahr um ein Schaltjahr handelt oder nicht. Statt umständlich den Kalender für das entsprechende Jahr zu bemühen, können Sie diese Frage auch schnell mit einer Formel klären. Wenn die zu überprüfende Jahreszahl in der Zelle A2 steht, liefert Ihnen die folgende Formel die gewünschte Auskunft: =TAG(DATUM(A2;3;0))=29 Seite 107 von 327

108 Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis der Abfrage: Die Formel funktioniert nur für Jahre und Zeiträume, die Sie auch mit Datumswerten in Excel abbilden können. Die Formel baut einen Datumswert zusammen, der auf den letzten Tag im Monat Februar fällt und prüft, ob es sich bei diesem Tag um den 29. handelt. Schatten für Säulen in Diagrammen festlegen So legen Sie einen eleganten Schatten für die Säulen in Ihren Excel-Diagrammen fest: Wenn Sie Säulen in Ihren Diagrammen verwenden, kann der Einsatz eines Schattens ein eleganter Effekt sein. Die folgende Abbildung zeigt, wie ein Diagramm aussehen kann, daß einen Schatten besitzt: Um einen Schatten einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie die Datenreihe an, die Sie mit einem Schatten versehen möchten. 2. Drücken Sie die Tastenkombination oder wählen Sie über die rechte Maustaste die Funktion DATENREIHEN FORMATIEREN. 3. Wechseln Sie in das Register SCHATTEN. 4. Klicken Sie auf das Symbol Voreinstellungen und wählen Sie einen Schattentyp aus, der Ihnen zusagt. Seite 108 von 327

109 5. Beenden Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche SCHLIEßEN. Excel übernimmt den gewünschten Schatten in Ihr Diagramm und versieht die zuvor gewählte Datenreihe mit dem Effekt. Sekundenwerte aus Zellen in Uhrzeiten umrechnen Wie Sie Zeiten, die Sie als Sekunden erfaßt haben, in einer Tabelle in Excel-Uhrzeiten umrechnen Sie erfassen Meßergebnisse oder andere Daten im Sekundenformat in einer Excel-Tabelle? Dann stehen Sie vor dem Problem, diese Zahlen in Excel-Zeitwerte umzuwandeln, wenn Sie mit ihnen Berechnungen durchführen möchten. Wenn Sekunden in Excel-Zeitwerte umrechnen möchten, teilen Sie den entsprechenden Wert in der Zelle durch die Zahl (24*60*60). Beachten Sie, daß Sie der Zelle, in der Sie diese Umrechnung vornehmen, ein Uhrzeit-Zahlenformat zuweisen müssen. Für die Formatierung drücken Sie die Tastenkombination STRG 1. Damit rufen Sie in allen Excel-versionen das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN auf. Klicken Sie das Register ZAHLEN an. Wählen Sie in der Kategorie UHRZEIT das Format Damit stellt Excel die Zeiten als Minuten und Sekunden mit nachfolgenden Hundertstelsekunden dar. Die folgende Abbildung zeigt Sekundenzahlen aus Spalte A und die dazu passenden Excel-Zeitwerte in Spalte B: Seite 109 von 327

110 So nehmen Sie Formatierungen nach dem Einfügen schnell und einfach vor Formatieren Sie eingefügte Inhalte in Ihren Excel-Tabellen schnell und problemlos durch den Einsatz des Einfügen-Smarttags. Beim Einfügen von Inhalten aus der Zwischenablage steht Ihnen mit dem Einfügen-Smarttag ein praktisches Hilfsmittel zur Verfügung. Nachdem Sie Inhalte aus der Zwischenablage eingefügt haben, zeigt Excel neben der Zelle eine kleine Schaltfläche an, wie in der folgenden Abbildung zu erkennen ist: Diese Schaltfläche wird SMARTTAG EINFÜGEN-OPTIONEN genannt. Sie haben damit die Möglichkeit, blitzschnell Formatierungen vorzunehmen, ohne ein Menü öffnen zu müssen. Welche Optionen verfügbar sind, ist abhängig vom eingefügten Inhalt, vom Quellprogramm und von der Formatierung des Zieltextes. Die folgende Abbildung zeigt die Optionen nach dem Einfügen des Inhalts einer anderen Excel-Zelle: Wählen Sie aus dem Menü die Formatierung, die Sie auf die zuvor eingefügten Inhalte anwenden möchten. Excel führt die entsprechende Gestaltung der Zellen daraufhin sofort aus. So schränken Sie die Eingabemöglichkeiten in Tabellen auf bestimmte Inhalte ein So sorgen Sie dafür, daß Anwender nur die Inhalte in eine Excel-Tabelle eingeben können, die Sie vorher festgelegt haben: Seite 110 von 327

111 Für viele Einsatzgebiete sehr praktisch und komfortabel ist die Funktion, die Eingabe-Möglichkeiten für Zellen in Ihren Excel- Tabellen bereits vorzugeben. Konkret können Sie sich das so vorstellen, daß beim Aktivieren einer entsprechenden Zelle ein Dropdownfeld herunter klappt, aus dem Sie die zur Verfügung stehenden Eingaben auswählen können. Um ein solches Zellendropdown zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie durch Anklicken mit der Maus die gewünschte Zelle. 2. Excel 2007/2010: Klicken Sie das Register DATEN an. Klicken Sie in der Gruppe DATENTOOLS auf den Befehl DATENÜBERPRÜFUNG. Excel bis einschließlich Version 2003: Rufen Sie im Menü DATEN den Befehl GÜLTIGKEIT auf. 3. Daraufhin erscheint in allen Excel-Versionen ein Dialogfenster. Wählen Sie das Register EINSTELLUNGEN. 4. Aktivieren Sie das Listenfeld ZULASSEN. 5. Wählen Sie aus der dargestellten Liste die Option LISTE. 6. Im Feld QUELLE können Sie nun die Werte oder Texte eingeben, die für die Eingabe in die aktivierte Zelle angeboten werden sollen. Die einzelnen Eingabemöglichkeiten trennen Sie jeweils durch ein Semikolon voneinander. 7. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK. Wenn Sie nun die entsprechende Zelle aktivieren, erscheint ein Listpfeil. In der Liste werden Ihnen die vorgegebenen Eingabemöglichkeiten angeboten. Mit einem Mausklick (kein Doppelklick) wird der Eintrag in die Zelle vorgenommen. Die folgende Abbildung zeigt das Listenfeld in der Tabelle: Tip: Wenn Sie viele Werte oder Namen in einem Dropdownfeld anbieten möchten, kann es hilfreich sein, diese direkt in der Excel- Tabelle abzulegen. Den entsprechenden Zellbereich geben Sie dann in das Feld QUELLE ein. So stellen Sie Balken und Säulen in Ihren Diagrammen unterschiedlich dar So verwenden Sie verschiedene Farben für Säulen und Balken in Excel, um sie besser voneinander zu unterscheiden. In Säulen- oder Balkendiagrammen stellen Sie häufig nur eine Datenreihe dar. In jedem Fall verwendet Excel für jeden Datenpunkt dieselbe Farbe, wie Sie in der folgenden Abbildung erkennen können: Seite 111 von 327

112 Wenn es sich bei den einzelnen Datenpunkten aber nicht um zusammen gehörende Daten (z. B. Monate o. ä.) handelt, ist eine solche einheitliche Farbe meist nicht erwünscht. Um hervorzuheben, daß es sich bei jedem dargestellten Datenpunkt um einen eigenständigen Wert handelt, Können Sie die Farben ganz einfach differenzieren. Das erleichtert auch die Kommunikation über die Daten. Sie können in Präsentationen beispielsweise auf die "grüne Säule" hinweisen statt auf die "dritte Säule von links". Über die Option PUNKTFARBUNTERSCHEIDUNG erreichen Sie eine unterschiedliche Färbung der einzelnen Datenpunkte mit wenigen Mausklicks: 1. Markieren Sie die Datenreihe im Diagramm. 2. Drücken Sie die Tastenkombination STRG 1. Damit rufen Sie in allen Excel-Versionen das Dialogfenster DATENREIHEN FORMATIEREN auf. Das können Sie auch über die rechte Maustaste erledigen. 3. Wechseln Sie ins Register FÜLLUNG, wenn Sie Excel 2007 oder Excel 2010 einsetzen und in das Register OPTIONEN, wenn Sie Excel bis einschließlich Version 2003 verwenden. 4. Schalten Sie die Option PUNKTFARBUNTERSCHEIDUNG ein. Seite 112 von 327

113 5. Schließen Sie das Dialogfenster über OK. Nun wird jede Säule in einer eigenen Farbe dargestellt. Sie können diese Option nur dann einschalten, wenn Sie im Diagramm nur eine Datenreihe eingebunden haben. Bei mehreren Datenreihen ist die Option nicht auswählbar. So stellen Sie das Mausrad für Ihre Anforderungen gezielt ein Passen Sie die Einstellungen für das Rad Ihrer Maus gezielt so an, daß Sie in Excel optimale Navigationsmöglichkeiten erhalten. Seite 113 von 327

114 Das Scrollen in einer Tabelle mit dem Mausrad ist grundsätzlich eine gute Sache. Viele Anwender empfinden es aber als unübersichtlich, wenn bei der Drehung um eine Einbuchtung mehr als eine Zeile verschoben wird. Sie können die Anzahl der Zeilen ganz nach Ihren persönlichen Anforderungen anpassen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Rufen Sie über das Startmenü von Windows die Systemsteuerung auf. 2. Führen Sie auf dem Maus-Symbol einen Doppelklick aus. 3. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register RAD: 4. Aktivieren Sie im Bereich BILDLAUF die Option FOLGENDE ANZAHL ZEILEN. 5. Über das Drehfeld legen Sie die Anzahl an Zeilen fest, um die sich der Bildschirminhalt in Excel (und anderen Programmen) beim Drehen des Rades um eine Einbuchtung verschieben soll. 6. Statt eine Zeilenzahl festzulegen, können Sie auch das Scrollen um eine komplette Bildschirmseite aktivieren. 7. Wenn Sie die Einstellung vorgenommen haben, bestätigen Sie das mit der Schaltfläche OK. Beachten Sie bei den Einstellungen für das Mausrad unbedingt, daß sich diese nicht nur auf die Arbeit mit Excel auswirken, sondern auf alle Anwendungen, in denen das Mausrad verwendet wird. So verwenden Sie Füllzeichen in Zellen Wie Sie dafür sorgen, daß Texte in einer Excel-Zelle nach rechts mit Punkten aufgefüllt werden: Punkte sind eine gute Orientierungshilfe. Indem Sie hinter einem Text Punkte plazieren, zeigen Sie, wozu die Inhalte gehören. Die folgende Abbildung zeigt, wie das in der Praxis aussehen kann: Um eine solche Formatierung zu erreichen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie die Zelle an, die Sie formatieren möchten. 2. Drücken Sie die Tastenkombination STRG 1. Damit rufen Sie in allen Excel-Versionen das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN auf. 3. Aktivieren Sie im Dialogfenster das Register ZAHLEN. 4. Klicken Sie in der Liste KATEGORIE auf BENUTZERDEFINIERT. 5. Geben Sie in das Feld TYP den folgenden Inhalt Seite 114 von 327

115 6. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK. Nach diesem Vorgang zeigt Excel hinter dem Text in der entsprechenden Zelle Punkte an. Diese Punkte sind die Ausfüllzeichen. Mit den Ausfüllzeichen wird die Zelle bis zum rechten Rand ausgefüllt. Sie können auch andere Zeichen als Ausfüllzeichen verwenden, beispielsweise einen Bindestrich oder einen Unterstrich. Einen Unterstrich erreichen Sie über die die Tastenkombination UMSCHALT BINDESTRICH. Die folgende Abbildung zeigt, wie die Tabelle aussieht, wenn Sie einen Unterstrich als Füllzeichen verwenden: In der Abbildung sind die Füllzeichen gut zu erkennen, weil die Gitternetzlinien der Tabelle ausgeblendet sind. Sonderzeichen in Tabellen einfach finden und einsetzen Bauen Sie mit Excel eine Liste aller Sonderzeichen auf, damit Sie Symbole und andere Zeichen schnell und einfach über die Tastatur eingeben können. Der Einsatz von Sonderzeichen, die sich nicht auf der Tastatur befinden, ist bei der Arbeit mit Excel mühevoll. Wenn Sie nicht wissen, zu welcher Schriftart ein Zeichen gehört, begeben Sie sich dazu auf eine lange Suche. Seite 115 von 327

116 Eine Alternative ist die Eingabe der entsprechenden Codeziffer mit gedrückt gehaltener Taste ALTGR. Die Code-Ziffern beginnen bei 033 und enden bei 255. Mit der Tastatureingabe ALTGR 0167 erhalten Sie beispielsweise das Paragraphenzeichen. Auf diese Weise können Sie Sonderzeichen ganz nach Wunsch einfügen. Dazu müssen Sie den entsprechenden Code allerdings kennen. Abhilfe schafft eine Code-Tabelle für Excel. Diese erstellen Sie folgendermaßen: 1. Öffnen Sie eine leere Arbeitsmappe. 2. In Zelle A1 der Tabelle tragen Sie die Spaltenüberschrift CODE ein. 3. Markieren Sie die gesamte Tabelle, indem Sie die Tastenkombination STRG A drücken. 4. Rufen Sie das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN auf. Das erreichen Sie in allen Excel-Versionen durch die Tastenkombination STRG Im erscheinenden Dialogfenster aktivieren Sie das Register ZAHLEN. 6. Schalten Sie unter KATEGORIE den Eintrag TEXT ein. 7. Schließen Sie das Dialogfenster über OK. Damit haben Sie die Tabelle zur Darstellung der Codes und Sonderzeichen vorbereitet. Im nächsten Schritt tragen Sie passende Formel ein: 1. Geben Sie in die Zelle A2 die Ziffernfolge 033 und in A3 die Ziffernfolge 034 ein. 2. Markieren Sie die beiden Zellen A2:A3 und füllen Sie den Bereich durch Ziehen mit der Maus nach unten aus, bis Sie die Zelle 224 erreicht haben. In dieser Zelle erscheint dann die Ziffer Tragen Sie in die Zelle B2 die folgende Formel ein: =Zeichen($A2) 4. Formatieren Sie die Zelle in der gewünschten Schriftart. 5. Genauso gehen Sie in den weiteren Spalten vor, bis Sie alle relevanten Schriftarten erfaßt haben. 6. Anschließend markieren Sie die Zellen der Zeile 2, in die Sie Formeln eingetragen haben. Diese kopieren Sie dann durch Ziehen mit der Maus nach unten bis zur Zeile 224. Excel zeigt umgehend die gewünschten Sonderzeichen. Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus der fertigen Code- Tabelle: Seite 116 von 327

117 Ihre neue Code-Tabelle eignet sich als schnelle Informationsquelle sowohl in elektronischer Form als auch als Ausdruck. Darüber hinaus können Sie das gewünschte Sonderzeichen in die Zwischenablage kopieren und in ein beliebiges Dokument einfügen. Spezialdiagramme für besondere Darstellungen verwenden So erzeugen Sie Diagramme mit besonderen Formen für Spezialaufgaben und stellen damit Beziehungen, Hierarchien oder Prozesse dar: Sie möchten ein Diagramm erstellen, aber dabei keines der Standarddiagramme zur Darstellung von Kreisen, Säulen oder Linien verwenden? Excel bietet Ihnen auf eine Fülle anderer Diagrammtypen an. Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Spezialdiagramm zu erstellen: 1. Wenn Sie Excel 2007 oder Excel 2010 verwenden, aktivieren Sie das Register EINFÜGEN. Klicken Sie in der Gruppe ILLUSTRATIONEN auf die Schaltfläche SMARTART. Excel zeigt ein Dialogfenster an: Wählen Sie aus der Liste der angebotenen Grafiken die Darstellung aus, die Sie verwenden möchten und bestätigen Sie Ihre Auswahl über OK. 2. Wenn Sie Excel bis einschließlich Version 2003 verwenden, rufen Sie das Kommando EINFÜGEN - SCHEMATISCHE DARSTELLUNG auf. Excel zeigt die verfügbaren Spezialdiagrammtypen in einem Dialogfenster an: Seite 117 von 327

118 Wählen Sie die gewünschte Darstellung und klicken Sie auf OK. Excel legt daraufhin ein Muster des gewünschten Spezialdiagramms an. Die einzelnen Objekte des Musters können Sie verändern, indem Sie das Objekt anklicken. Über die Tastenkombination STRG 1 rufen Sie zu den einzelnen Objekten die Formatierungsmöglichkeiten auf. Summen nur aus den letzten Werten einer Liste in Excel bilden Wie Sie nur die letzten Werte unterschiedliche langer Excel-Spalten in einer Summe zusammenfassen Eine Tabelle enthält mehrere unterschiedlich lange Spalten. In dieser Tabelle soll die Summe der jeweils letzten Werte aller Spalten gebildet werden. Die folgende Abbildung zeigt eine Tabelle mit der Ausgangssituation: Seite 118 von 327

119 Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer Formel, in der die Funktionen SUMME, INDIREKT, TEILERGEBNIS, BEREICH.VERSCHIEBEN und SPALTE miteinander kombinieren. Für die Berechnung der Summe der letzten Werte in den Spalten in der Beispieltabelle tragen Sie die folgende Formel in die Zelle ein, in der das Ergebnis erscheinen soll: =SUMME(SUMME(INDIREKT("z"&TEILERGEBNIS(3;BEREICH.VERSCHIEBEN(A:A;SPALTE(A:F)-1))&"s"&SPALTE(A:F);0))) Die angegebene Formel ist eine Matrixformel, die mit der Tastenkombination STRG UMSCHALT EINGABE bestätigen. Auch nach jeder Änderung der Formel verwenden Sie diese Tastenkombination zur Eingabe. Mit der Taste UMSCHALT ist die Taste geeint, die Sie gedrückt halten, um einen Großbuchstaben einzugeben. Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle: Beachten Sie beim Einsatz dieser Formel, daß bis zur letzten Zelle jeder Spalte keine Leerzellen vorkommen. Außerdem darf keine Spalte des Bereichs komplett leer sein, damit die Formel korrekt arbeitet. Seite 119 von 327

120 Tabelle per VBA-Makro als kariertes Kästchenpapier anlegen Legen Sie eine neue Tabelle per Makro an, in der alle Zellen als kleine Karos formatiert werden und damit Kästchenpapier ergeben. Kästchenpapier ist praktisch. Sie können es nicht nur bei mathematischen Berechnungen verwenden, sondern auch für andere Aufgaben einsetzen. Aufgrund der Zellenstruktur ist eine Excel-Tabelle grundsätzlich geeignet, um die Optik von Kästchenpapier anzunehmen. Die entsprechenden Formatierungen können Sie manuell vornehmen. Einfacher geht es per Makro. Das folgende VBA-Makro legt eine neue Arbeitsmappe an und formatiert das erste Tabellenblatt in dieser Arbeitsmappe mit kleinen Karos: Sub ErzeugeKariertesPapier() Dim Ecke As Integer With Workbooks.Add.Worksheets(1).Cells.RowHeight = 12.ColumnWidth = 1.5 For Ecke = 7 To 12 With.Borders(Ecke).Weight = xlhairline.colorindex = xlautomatic.linestyle = xlcontinuous End With Next Ecke End With End Sub Die folgende Abbildung zeigt wie die passende Excel-Tabelle aussieht. Sie entspricht optisch einer Seite mit Kästchen, wie sie im Mathematikunterricht verwendet wird. Seite 120 von 327

121 Um das Makro einzugeben, drücken Sie in Excel die Tastenkombination ALT F11, um den VBA-Editor aufzurufen. Wählen Sie im VBA-Editor das Kommando EINFÜGEN - MODUL und geben Sie das Makro ein. Um das Makro zu starten, aktivieren Sie in Excel die Tastenkombination ALT F8. Die beiden Tastenkombinationen funktionieren in allen Excel-Versionen. Tabellen schnell farbig formatieren So geben Sie ohne Aufwand einer Excel-Tabelle einen farbigen Auftritt: Viele Anwender arbeiten mit den Standardformaten, die Excel nach dem Start anbietet. Dann werden alle Zellinhalte in schwarzer Schrift auf weißem Grund angezeigt, wie die folgende Abbildung darstellt: Es ist ganz einfach, eine solche Tabelle mit Excel mit einer optisch ansprechenden Formatierung zu versehen. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie den Datenbereich der Tabelle inklusive der Überschriften und möglicher Summenspalten und Summenzeilen. Am einfachsten erledigen Sie das, indem Sie eine Zelle im Datenbereich anklicken und anschließend die Tastenkombination STRG UMSCHALT LEERTASTE drücken. 2. Aktivieren Sie das Register START der Multifunktionsleiste. 3. Klicken Sie in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche ALS TABELLE FORMATIEREN. 4. Excel stellt eine umfangreiche Auswahl von vorgefertigten Formatierungen zur Verfügung. Wählen Sie eine der Formatierungen per Mausklick aus, um sie in die Tabelle zu übernehmen. 5. Excel fragt in einem Fenster nach, ob der gewählte Datenbereich für die Tabelle der richtige ist. Seite 121 von 327

122 6. Wenn Sie den Datenbereich in Ihrer Tabelle zu Beginn sorgfältig ausgewählt haben, bestätigen Sie das Fenster über die Schaltfläche OK. Sofort ist die Tabelle entsprechend des gewählten Musters formatiert. Die folgende Abbildung zeigt, wie das Ergebnis aussehen kann: In Excel vor Version 2003 können Sie das Kommando ebenfalls aufrufen, hier sind die Formatierungen allerdings weniger vielfältig. Verwenden Sie den Befehl FORMAT - AUTOFORMAT. Tabellen über ein Datum filtern So stellen Sie nur Daten einer Excel-Tabelle dar, die in einen bestimmten Zeitraum fallen: Wenn Sie eine gefilterte Liste einsetzen, können Sie über die Filter nur die Daten einblenden, die Sie darstellen möchten. Aber wie setzen Sie ein Datum in einem Filter ein? Die folgende Abbildung zeigt eine Liste mit historischen Bestellzahlen, die Sie filtern möchten: Die AutoFilter sind in der Liste bereits eingestellt. In Spalte C der Liste sind Datumswerte zu den Datensätzen enthalten. Um die Liste so zu filtern, daß nur die Datensätze angezeigt werden, die auf das Datum in Zelle D1 fallen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie den Filter in Spalte C an. 2. Excel bis Version 2003: Wählen Sie aus der Filterliste den Eintrag BENUTZERDEFINIERT. Verwenden Sie Einstellung ENTSPRICHT aus der ersten Liste. Seite 122 von 327

123 3. Excel ab Version 2007: Wählen Sie aus der Filterliste den Eintrag ZAHLENFILTER - IST GLEICH. 4. In allen Excel-Versionen geben Sie in das Eingabefeld dahinter das gewünschte Datum ein. 5. Bestätigen Sie die Auswahl über die OK-Schaltfläche. Excel wenden den gewünschten Filter sofort an. Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis: Tabellenausschnitt als verknüpfte Grafik in andere Tabellenblätter einfügen Kopieren Sie einen Tabellenausschnitt und zeigen Sie ihn in einer anderen Tabelle oder Arbeitsmappe als Grafik an, in der sich die Inhalte dynamisch verändern Möchten Sie den Teil einer Tabelle in einer anderen Tabelle oder Liste zu sehen bekommen. Das ist sinnvoll, wenn Sie bestimmte Daten wie Preislisten etc. nur einmal an einer zentralen Position ablegen und dennoch in vielen Tabellen sehen möchten. Mit Excel 2007 und Excel 2010 ist es besonders einfach, das durchzuführen. Gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie in der Quelltabelle den Zellbereich, den Sie in einer anderen Tabelle anzeigen möchten. Drücken Sie die Tastenkombination STRG C, um diesen Zellbereich in die Zwischenablage zu kopieren. Wechseln Sie in das Tabellenblatt, in dem Sie den zuvor kopierten Inhalt anzeigen möchten und klicken Sie die Zelle an, an der Excel mit dem Einfügen beginnen soll. Drücken Sie die Tastenkombination STRG V, um den Bereich einzufügen. Excel zeigt nun ein kleines Symbol am unteren rechten Rand des eingefügten Bereichs an: EINFÜGEOPTIONEN. Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Optionen zum Einfügen anzuzeigen. Seite 123 von 327

124 Wählen Sie die Option VERKNÜPFTE GRAFIK. Excel wandelt den Zellbereich in eine Grafik um. Sie können diese Grafik drehen, verschieben oder in der Größe verändern. Die Inhalte werden dynamisch eingebunden. Wenn sich Daten in der Quelltabelle verändern, passt Excel auch die eingefügte Grafik entsprechend an. Falls Sie Excel bis einschließlich Version 2003 einsetzen, können Sie die Funktion ebenfalls nutzen. Verwenden Sie in diesem Fall das Kamera-Symbol. Dieses Symbol müssen Sie zuvor unter Umständen über das Kommando EXTRAS - ANPASSEN - BEFEHLE in eine Symbolleiste Ihrer Wahl ziehen. Sie finden es in der Kategorie EXTRAS. Textfarbe automatisch nach Inhalt der Zelle in einer Liste einstellen So formatieren Sie Zeichen abhängig davon, was als erstes Zeichen in der Zelle steht: In einer Tabelle werden Lagerbestände nach Artikelnummern erfaßt. Die Nummern sind so aufgebaut, daß Warengruppen anhand eines Codes aus zwei vorangestellten Buchstaben zugeordnet werden. Es gibt drei Warengruppen, die durch die Buchstaben AA, AB und AC gekennzeichnet sind. Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus dieser Artikelliste in der Beispieltabelle: Seite 124 von 327

125 In dieser Liste sollen nun für eine bessere Erkennbarkeit alle Artikel, die zu einer Warengruppe gehören, eine einheitliche Textfarbe erhalten. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie den Zellbereich, der die Artikelnummern enthält, in der Beispieltabelle ist das der Bereich A2:A Excel 2007 und Excel 2010: Klicken Sie das Register START an. Wählen Sie in der Gruppe FORMATVORLAGEN das Kommando BEDINGTE FORMATIERUNG - NEUE REGEL - FORMEL ZUR ERMITTLUNG DER ZU FORMATIERENDEN ZELLEN VERWENDEN. 3. Excel bis einschließlich Version 2003: Rufen Sie im Menü FORMAT den Befehl BEDINGTE FORMATIERUNG auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie unter BEDINGUNG 1 die Option FORMEL IST. 4. In allen Excel-Versionen tragen Sie in das Eingabefeld die folgende Formel ein: =LINKS(A2;2)="AA" 5. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche FORMATIEREN (Excel 2007 und Excel 2010) oder FORMAT (Excel bis einschließlich Version 2003). 6. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in Register SCHRIFT. Seite 125 von 327

126 In dieser Dialogbox wählen Sie, wie von der normalen Zahlenformatierung bekannt, die Farbe aus, in der die Artikelnummern der ersten Warengruppe dargestellt werden sollen. 7. Übernehmen Sie Ihre Formatierung mit OK. 8. Damit kehren Sie in die Dialogbox der bedingten Formatierung zurück. Schließen Sie auch dieses Dialogfenster über OK. Für die Definition der nächsten Farbe legen Sie eine weitere Regel fest. Dazu rufen Sie das Kommando erneut auf. In Excel bis einschließlich Version 2003 machen Sie das über die Schaltfläche HINZUFÜGEN im Dialogfenster BEDINGTE FORMATIERUNG. Verwenden Sie beim zweiten Kriterium die folgende Formel: =LINKS(A2;2)="AB" Ebenso verfahren Sie für die dritte Farbe, für die Sie die folgende Formel eintragen: =LINKS(A2;2)="AC" Nach der Festlegung der drei Formeln werden die Artikelnummern anschließend in Ihrer Tabelle in der gewünschten Form angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt das in der Beispieltabelle: Überschriften und Beschriftungen mit Zeilenumbruch in Diagrammen verwenden Nutzen Sie eine Tastenkombination, um in Überschriften, Legenden, Diagrammbeschriftungen und anderen Texte Zeilenumbrüche einzufügen. Sie möchten einen Zeilenumbruch in der Beschriftung eines Diagramms, in eine Legende oder in einer anderen Textdarstellung Ihres Diagramms vornehmen? Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für einen Diagrammtitel, der sehr lang ist: Durch Zeilenumbrüche können Sie einen langen Text übersichtlicher gestalten oder bestimmte Wörter betonen. Um in einem solchen Diagrammtitel Zeilenumbrüche zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie zuerst die Beschriftung aus, die Sie verändern möchten. 2. Klicken Sie diese Beschriftung an. 3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Position, an der Sie einen Zeilenumbruch einrichten möchten. 4. Verwenden Sie die Tastenkombination STRG EINGABE, damit Excel die nächste Zeile ansteuert. Seite 126 von 327

127 Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für einen mehrzeiligen Text in einer Diagrammüberschrift: Uhrzeiten über Tabellenfunktionen fehlerfrei runden So setzen Sie die Rundungsfunktionen von Excel auch mit Uhrzeiten problemlos ein. In einer Tabelle sollen Uhrzeiten auf verschiedene Zeiträume gerundet werden. Dabei müssen Sie beachten, wie Excel Uhrzeiten abspeichert. Grundlage für alle Zeitberechnungen mit Excel ist die Tatsache, daß das Programm intern alle Uhrzeitangaben in Bruchteile eines Tages zerlegt. Ein Tag entspricht dem Wert 1, 12 Stunden dem Wert 0,5 usw. Dementsprechend müssen Sie die Uhrzeitangaben umrechnen, bevor Sie sie runden. Für das Runden auf verschiedene Zeiträume verwenden Sie die folgenden Formeln: Stunde: =RUNDEN(A3*24;)/24 Viertelstunde: =RUNDEN(A3*96;)/96 10 Min.: =RUNDEN(A3*144;)/144 5 Min.: =RUNDEN(A3*288;)/288 Den Einsatz dieser Formeln in einer Beispieltabelle zeigt die folgende Abbildung: Der Funktion RUNDEN liegen die mathematischen Rundungsregeln zugrunde. Wenn Sie Uhrzeiten gezielt auf- oder abrunden wollen, verwenden Sie statt der Funktion RUNDEN die Funktionen AUFRUNDEN bzw. ABRUNDEN. Die folgende Abbildung zeigt eine Beispieltabelle mit allen drei Funktionen: Seite 127 von 327

128 Vereinfachte Formel- und Listeneingabe mit Excel 2007 und 2010 So lassen Sie sich bei der Eingabe von Formeln in Excel 2007 und Excel 2010 unterstützen. Bei der Arbeit mit Excel 2007 und Excel 2010 ist die Funktion AUTOVERVOLLSTÄNDIGEN-FORMEL sehr hilfreich. Wenn Sie in eine Zelle ein Gleichheitszeichen und die ersten Buchstaben einer Formel eingeben, erscheint eine Auswahlliste der Funktionen, die mit diesen Buchstaben beginnen. So geben Sie Funktionen schnell und vor allem sicher ein. Manchmal steht diese Funktion aber nicht zur Verfügung. Das kann damit zu tun haben, daß sie ausgeschaltet worden ist. Um Sie wieder einzuschalten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche (Excel 2010: Menü DATEI in der Multifunktionsleiste). 2. Wählen Sie im und im aufklappenden Menü die Schaltfläche EXCEL-OPTIONEN (Excel 2010: OPTIONEN). 3. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster aktivieren Sie auf der linken Seite die Rubrik FORMELN. 4. Nun können Sie im Bereich ARBEITEN MIT FORMELN das Kontrollkästchen AUTOVERVOLLSTÄNDIGEN-FORMEL ein- oder ausschalten. 5. Zur Bestätigung klicken Sie im Dialogfenster auf OK. Wenn die Funktion allerdings plötzlich nicht mehr zur Verfügung steht, kann das daran liegen, daß Sie die Funktion versehentlich per Tastenkombination ausgeschaltet haben. Wenn Sie ein Gleichheitszeichen und dahinter die ersten Buchstaben eines Funktionsnamens eingeben, genügt ein Druck auf die Tasten ALT und PFEILNACHUNTEN, um die Automatik zu beeinflussen. Wenn Sie also die AutoVervollständigen-Formel vermissen, geben Sie zum Beispiel den Beginn einer Summenformel ein =SUM und drücken ALT und PFEILNACHUNTEN. Daraufhin erscheint wieder die übliche Auswahlliste mit Funktionsnamen wie SUMME, SUMMENPRODUKT, die Sie ab sofort wieder wie gewohnt einsetzen können. Vokabeln lernen mit einer Excel-Tabelle Wenn Sie eine Fremdsprache erlernen und Vokabeln trainieren möchten, kann Excel Sie dabei unterstützen. Der konventionelle Weg, in Übungsbüchern die Übersetzungen zu verdecken, ist unpraktisch, denn beim Aufdecken bekommen Sie meist die gesamte Lösungsspalte zu sehen. Einfach und effektiv ist ein selbst gebauter Vokabeltrainer in Excel. Diesen legen Sie folgendermaßen an: Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe. In die Zellen A1:D1 tragen Sie Spaltentitel ein, beispielsweise "Deutsch", "Englisch", "Überprüfung" und "Lösung". Die folgende Abbildung zeigt die Beispieltabelle mit den eingetragenen Spaltentiteln: Anschließend geben Sie alle Wörter untereinander zunächst auf deutsch in der Spalte A und dann auf englisch in der Spalte D ein, also etwa in A2 "Auto" und in D2 "car", dann "Schuh" in A3, "shoe" in D3 und so weiter. Seite 128 von 327

129 Wenn Sie alle Wörter eingegeben haben, markieren Sie die Spalte D und rufen den Befehl FORMAT - SPALTE - AUSBLENDEN auf (Excel 2007: START - ZELLEN - FORMAT - AUSBLENDEN & EINBLENDEN - SPALTEN AUSBLENDEN) Nun benötigen Sie in der Spalte C noch eine Formel, die Ihre Eingaben überprüft. Tragen Sie dazu in die Zelle C2 die folgende Formel ein: =WENN(ISTLEER(B2);"";WENN(ISTNV(VERGLEICH(B2;D2;0)); "falsch";"richtig")) Diese Formel vergleicht den eingegebenen Wert in Zelle B2 mit dem der Zelle D2. Ist B2 leer, dann bleibt C2 auch leer. Wenn der Wert von B2 mit dem von D2 übereinstimmt, gibt die Formel in C2 den Text "richtig" aus, andernfalls "falsch". Kopieren Sie diese Formel von C2 in der gesamten Spalte C nach unten. Wenn Sie in Spalte B die englischen Wörter eintragen, sehen Sie auf einen Blick, was richtig oder falsch ist. Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz des Excel-Vokabeltrainers in der Beispieltabelle: Wie Sie Dateien verkleinern, um sie einfacher zu handhaben und schneller zu verschicken So verringern Sie die Dateigröße Ihrer Excel-Arbeitsmappen Zum Versenden und Abspeichern von Excel-Dateien ist es wichtig, die Arbeitsmappen möglichst klein zu halten. Damit entlasten Sie Ihre Festplatte oder den Server im Netzwerk geben Sie auch Anwendern mit Mobilgeräten die Möglichkeit, Excel-Dateien mobil in überschaubarer Zeit abzurufen. Große Dateien sind unhandlich und daher auch weniger schnell beim Laden, beim Speichern und beim Neuberechnen. Es gibt eine Möglichkeit, um Excel-Dateien zu verringern. Das bringt vor allem bei Dateien Erfolge, in denen sich grafische Elemente wie Abbildungen oder Fotos befinden. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Größe einer Arbeitsmappe zu reduzieren: 1. Rufen Sie das Dialogfenster SPEICHERN UNTER auf. In Excel 2007 finden Sie es im Register DATEI. In Excel 2007 klicken Sie auf die Office-Schaltfläche. In Excel bis einschließlich Version 2003 wählen Sie das Menü DATEI. 2. Legen Sie das Verzeichnis und den Dateinamen fest. 3. Wenn Sie Excel 2007 oder Excel 2010 verwenden, klicken Sie auf TOOLS am unteren Rand des Dialogfensters. Falls Sie Excel bis einschließlich Version 2003 verwenden, klicken Sie oben rechts im Dialogfenster auf EXTRAS. 4. Klicken Sie in allen Excel-Versionen anschließend auf die Schaltfläche BILD KOMPRIMIEREN. 5. Excel zeigt ein weiteres Dialogfenster an. 6. Aktivieren Sie die beiden Kontrollkästchen im Bereich OPTIONEN. Am besten wählen Sie außerdem eine geringere Auflösung. Darauf sollten Sie nur dann verzichten, wenn Sie für qualitativ hochwertige Ausdrucke tatsächliche eine hohe Auflösung benötigen. 7. Bestätigen Sie die Einstellungen mit der Schaltfläche OK. Seite 129 von 327

130 8. Bestätigen Sie den folgenden Warnhinweis bestätigen Sie mit OK (Excel 2010 und Excel 2007) oder ÜBERNEHMEN (Excel bis einschließlich Version 2003). 9. Schließen Sie den Speichervorgang mit der Schaltfläche SPEICHERN ab. Wie Sie Datumswerte aus längeren Zahlenreihen extrahieren So verwenden Sie Excel-Textfunktionen, um aus einer längeren Ziffernkette Datumswerte und Zeiten zu isolieren Aus einer Datenbank kommen Datumswerte, die in eine Excel-Tabelle importiert werden müssen. Die Datumswerte liegen in der Form für den , 18:27 Uhr vor. Excel stellt die Zahlen im Exponentialformat dar, intern sind sie aber in der beschriebenen Form vorhanden. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für einen solchen Datumswert in einer Tabelle: Für weitere Analysen müssen die Datumsangaben und Uhrzeiten so getrennt werden, daß sie einzeln weiterverarbeitet werden können. Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit den Textfunktionen RECHTS, LINKS, TEIL und DATUM. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Für die Extraktion des Tages aus dem codierten Datum tragen Sie die folgende Formel in die gewünschte Zelle ein: =TEIL(B1;7;2) Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle: Für das Herausziehen des Monats verwenden Sie die folgende Formel: =TEIL(B1;5;2) Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis in der Beispieltabelle: Mit der folgenden Formel ziehen Sie die Jahreszahl aus dem codierten Datum: =LINKS(B1;4) Das Ergebnis dieser Formel sehen Sie in der folgenden Abbildung: Seite 130 von 327

131 Für die Extraktion der Stunde aus dem codierten Datum tragen Sie die folgende Formel in die gewünschte Zelle ein: =TEIL(B1;9;2) Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis dieser Formel in der Beispieltabelle: Wenn Sie die Minute aus dem codierten Datum herausziehen möchten, verwenden Sie die folgende Formel: =RECHTS(B1;2) Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis dieser Formel in der Beispieltabelle: Beachten Sie, daß alle aus dem codierten Datum herausgezogenen Werte nur als Text vorliegen. Wenn Sie Zahlenwerte benötigen, mit denen Excel auch rechnen kann, müssen Sie die beschriebenen Formeln mit der Funktion WERT in Zahlen umwandeln oder ganz einfach mit der Zahl 1 multiplizieren. Das können Sie in einem separaten Arbeitsschritt erledigen oder sogleich in die Formel mit einbinden. Die Formel für den Tag sieht beispielsweise folgendermaßen aus: =TEIL(B1;7;2)*1 Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle: Seite 131 von 327

132 Wenn Sie nicht die einzelnen Elemente aus dem codierten Datum benötigen, sondern ein komplettes Datum, das Excel weiterverarbeiten kann, verwenden Sie die oben beschriebenen Formeln als Argumente der Funktion DATUM. Die komplette Formel sieht folgendermaßen aus: =DATUM(LINKS(B1;4);TEIL(B1;5;2);TEIL(B1;7;2)) Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel: Wochenenden in Tabellen auf einen Blick erkennen Wie Sie die Wochentage in Terminlisten erkennen, weil Excel sie dynamisch in einer Farbe Ihrer Wahl einfärbt: Mit Excel-Datumswerten können Sie sehr bequemen rechnen. Aber wie stellen Sie sicher, daß Sie dabei Wochenenden aus Ihren Planungen heraushalten? Die Lösung liegt in der bedingten Formatierung in Kombination mit der Tabellenfunktion WOCHENTAG. Diese Funktion liefert Ihnen zu einem Datumswert eine Zahl zwischen 1 und 7, an der Sie erkennen können, um welchen Wochentag es sich handelt. Am Funktionsergebnis können Sie also ablesen, daß ein Tag nicht ein Wochenende fällt. In diesem Fall ist das Funktionsergebnis kleiner als 6 (für "Samstag"). Über die bedingte Formatierung sorgen Sie dafür, daß alle Zellen, bei denen dieses Kriterium erfüllt ist, nach Ihren Wünschen gekennzeichnet werden, beispielsweise mit einer grünen Hintergrundfarbe. Das geht so: 1. Markieren Sie dazu den Zellbereich, beispielsweise den Bereich A1:A Rufen Sie die Funktion FORMAT - BEDINGTE FORMATIERUNG auf. 3. Schalten Sie in der Auswahlliste BEDINGUNG1 auf FORMEL IST. 4. Geben Sie die folgende Formel ein: =wochentag(a1;2)<6 5. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche FORMAT. 6. Wählen Sie im Register MUSTER die gewünschte Farbe aus, beispielsweise Grün. Seite 132 von 327

133 7. Bestätigen Sie die Formatierung der Zelle über die OK-Schaltfläche. 9. Schließen Sie auch das Dialogfenster BEDINGTE FORMATIERUNG. Alle Termine, die in die Woche fallen, werden nun farbig markiert dargestellt. Die folgende Abbildung zeigt, wie das aussehen kann Seite 133 von 327

134 Achten Sie darauf, den Bezug in der Formel bei der Festlegung der bedingten Formatierung auf die aktive Zelle Ihrer Markierung anzupassen. Wenn Sie Excel ab Version 2007 verwenden, können Sie die Bedingung über das Kommando START - FORMATVORLAGEN - BEDINGTE FORMATIERUNG - NEUE REGEL - FORMEL VERWENDEN. Zahlen Ihrer Listen im Überwachungsfenster immer im Blick behalten So zeigen Sie die Inhalte bestimmter Zellen ständig in einem Überwachungsfenster an: Arbeiten Sie mit mehreren Tabellen, aus denen Sie Werte in unterschiedlichen Zellen interessieren? Dann kann das Überwachungsfenster für Sie sehr hilfreich sein. Im Überwachungsfenster zeigt Ihnen Excel die aktuellen Inhalte aus Zellen unterschiedlicher Arbeitsmappen an. Zellen zum Überwachungsfenster hinzuzufügen, ist ganz einfach. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie die Zelle Ihrer Wahl an, um sie zu markieren. 2. Wenn Sie Excel 2007 oder Excel 2010 verwenden, aktivieren Sie das Register FORMELN im Menüband (Excel oder in der Multifunktionsleiste (Excel 2007). Klicken Sie in der Gruppe FORMELÜBERWACHUNG die Schaltfläche ÜBERWACHUNGSFENSTER an. 3. Wenn Sie Excel bis einschließlich Version 2003 verwenden, wählen Sie das Kommando EXTRAS - FORMELÜBERWACHUNG - ÜBERWACHUNGSFENSTER ANZEIGEN. 4. In allen Versionen zeigt Excel das Überwachungsfenster. Seite 134 von 327

135 5. Klicken Sie im Überwachungsfenster auf die Schaltfläche ÜBERWACHUNG HINZUFÜGEN. 6. Mit dem Klicken auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN wird der Inhalt der aktiven Zelle in das Überwachungsfenster übernommen. Im Überwachungsfenster können Sie den aktuellen Inhalt der Zelle, die verwendete Formel und andere Informationen anschauen. Das Fenster können Sie jederzeit schließen, indem Sie auf das Schließen-Kreuz rechts oben im Fenster klicken. Zahlen nach Größe anzeigen oder ausblenden Wie Sie in Excel Zahlen ausblenden, die sich in einem bestimmten Wertebereich befinden: Sie möchten in einer Excel-Tabelle nur die Zahlen zeigen, die größer oder gleich 200 sind? Wenn Sie über die Zellformatierung bestimmen möchten, daß nur Zahlen angezeigt werden, die eine bestimmte Größe haben, können Sie dazu keines der Standard- Formate verwenden. Abhilfe schaffen hier benutzerdefinierte Zahlenformate. Ein solches Format aktivieren Sie wie folgt: 1. Markieren Sie die Zellen, die Sie formatieren möchten 2. Drücken Sie die Tastenkombination STRG 1, um in allen Excel-Versionen das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN aufzurufen. 3. Aktivieren Sie das Register ZAHLEN. 4. Wählen Sie in der Liste KATEGORIE den Eintrag BENUTZERDEFINIERT. 5. Legen Sie im Feld TYP Ihr Zahlenformat fest. 6. Schließen Sie das Dialogfenster über die OK-Schaltfläche. 7. Wenn Sie beispielsweise nur die Zahlen anzeigen möchten, die größer als 200 sind, geben Sie das folgende benutzerdefinierte Zahlenformat in die Dialogbox ein: [<200]"";Standard Seite 135 von 327

136 8. Nach der Eingabe bestätigen Sie das Format mit der Schaltfläche OK. Anschließend werden alle Zellen über der gewählten Grenze nach Ihren Wünschen formatiert. Das bezieht sich allerdings nur auf Zahlen. Texte werden grundsätzlich wie gewohnt in den so formatierten Zellen angezeigt. Auf diese Art und Weise können Sie statt eines Grenzwerts auch einen Bereich angeben, so daß nur Zahlen angezeigt werden, die innerhalb dieses Bereichs liegen. Um nur die Zahlen anzuzeigen, die zwischen 50 und 100 liegen, verwenden Sie das folgende benutzerdefinierte Zahlenformat: [<50]"";[>100]"";Standard Zahlen und Formelergebnisse als Bruch darstellen So stellen Sie Zahlen oder Ergebnisse von Berechnungen direkt in den Excel-Zellen als Bruch dar: Sie möchten Brüche in Excel darstellen? Das kann für konstante Zahlen und auch für die Ergebnisse von Berechnungen sinnvoll sein. Excel bietet verschiedene Möglichkeiten, mit Brüchen zu arbeiten. Stellen Sie Brüche in Excel problemlos dar Der einfachste Fall sind alle bis zu dreistelligen Brüche. Dafür stellt Ihnen Excel vorgefertigte Formate zur Verfügung. Wie andere Zahlenformate können Sie auch eines der Bruchformate sofort einer Zelle oder einem Bereich zuweisen. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie die Zelle oder den Zellbereich. 2. Rufen Sie den Befehl ZELLEN FORMATIEREN auf. Das erledigen Sie entweder über den passenden Menübefehl oder in allen Excel-Versionen über die Tastenkombination STRG In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register ZAHLEN. 4. In der Kategorie BRUCH stehen Ihnen Formate für ein-, zwei- und dreistellige Brüche und ein paar Sonderformen zur Verfügung. Wählen Sie aus der Liste ein passendes Format aus. Seite 136 von 327

137 5. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK. Komplizierter wird es, wenn Sie Brüche mit mehr als drei Stellen benötigen. Die integrierten Formate sind dafür nicht genau genug. So werden Brüche richtig formatiert Das Verhältnis von 123 zu stellt Excel bei Anwendung des dreistelligen Formats zum Beispiel als 8/803 dar. Korrekt wäre 41/4115, wenn gekürzt wird. Hinzu kommt, daß die integrierten Formate automatisch mit ganzzahligen Anteilen arbeiten, wenn der erste Wert größer ist als der zweite. Das Verhältnis zwischen 16 und 12 stellt das Bruchformat zum Beispiel als 1 1/3 und nicht wie gewünscht als 4/3 dar. Abhilfe schafft bei diesem Problem ein benutzerdefiniertes Zahlenformat. SO weisen Sie das passende Format einer Zelle oder einem Zellbereich zu: 1. Markieren Sie die zu formatierende Zelle oder den Zellbereich. 2. Rufen Sie die Dialogbox ZELLEN FORMATIEREN über die Tastenkombination STRG 1 auf. 3. Aktivieren Sie das Register ZAHLEN und wechseln Sie in die Kategorie BENUTZERDEFINIERT 4. Tragen Sie In das Eingabefeld TYP die folgende Formatierungsanweisung für einen vierstelligen Bruch ein: ####/#### Seite 137 von 327

138 5. Schließen Sie das Dialogfenster über OK. Nach der Übernahme der Formatierung wird Ihr Bruch in der gewünschten Form in der Tabelle dargestellt. So arbeiten Sie mit mehrstelligen Brüchen in Ihren Excel-Tabellen Für den Fall, daß Sie mehr als vier Stellen benötigen, passen Sie die Formatierungsanweisung durch das Hinzufügen weiterer #- Zeichen an Ihre Erfordernisse an. Natürlich können Sie für Zähler und Nenner auch unterschiedlich viele Zeichen verwenden. Beachten Sie, daß diese Formatierungsanweisung immer nur die erforderliche Anzahl der Stellen darstellt. Sie können die vieroder mehrstellige Darstellung aber auch erzwingen. Das ist zum Beispiel hilfreich bei Listen, in denen der Bruchstrich immer an der gleichen Stelle stehen soll. Verwenden Sie dann statt des #-Zeichens einfach die Ziffer Null. Die Formatierungsanweisung für einen vierstelligen Bruch sieht folgendermaßen aus: 0000/0000 Die folgende Abbildung zeigt die dreistellige Standardformatierung im Vergleich zu den beiden hier vorgestellten Formaten an einigen Beispielbrüchen: Zeichen oder Ziffern bei der Eingabe auf eine Anzahl beschränken So legen Sie eine Obergrenze für die Anzahl der Zeichen oder Ziffern in einer Excel-Zelle fest Sie möchten zur Vermeidung von Eingabefehlern dafür sorgen, daß in bestimmte Zellen nur eine maximale Zahl von Zeichen oder Ziffern eingegeben werden können? Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie Artikelnummern erfassen, die eine feste Anzahl von Stellen oder Ziffern besitzen. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie die Zellen, auf die die Beschränkung angewandt werden soll. Seite 138 von 327

139 2. Wenn Sie Excel 2007 und Excel 2010 verwenden, aktivieren Sie das Register DATEN und klicken Sie in der Gruppe DATENTOOLS auf die Schaltfläche DATENÜBERPRÜFUNG. Falls Sie Excel bis Version 2003 einsetzen, rufen Sie im Menü DATEN den Befehl GÜLTIGKEISTPRÜFUNG auf. 3. In allen Versionen zeigt Excel ein Dialogfenster an. Öffnen Sie das Listenfeld ZULASSEN und wählen Sie die Option TEXTLÄNGE. 4. Öffnen Sie das Listenfeld DATEN und aktivieren die Option GLEICH. 5. In das Eingabefeld LÄNGE tragen Sie die festgelegte Zeichen- oder Ziffernanzahl ein, beispielsweise Aktivieren Sie das Register EINGABEMELDUNG. Dort tragen Sie einen Titel und einen Text ein. Beide dienen zur Information des Benutzers und werden angezeigt, wenn die entsprechende Zelle aktiviert wird. 7. Aktivieren Sie das Register FEHLERMELDUNG. Dort tragen Sie den Titel und den Text ein, die Excel anzeigen soll, wenn ein Anwender etwas in die Zelle eingibt, was nicht den von Ihnen festgelegten Kriterien entspricht. 8. Bestätigen Sie Ihre Festlegungen mit der Schaltfläche OK. Excel kontrolliert nun automatisch, daß in dem zuvor markierten Zellbereich nur Eingaben vorgenommen werden, die Ihren Vorgaben entsprechen. Wenn Sie einen Inhalt eintragen, der nicht aus der festgelegten Anzahl von Zeichen oder Ziffern besteht, zeigt Excel die zuvor definierte Fehlermeldung an. Seite 139 von 327

140 Mit der Schaltfläche Wiederholen kehren Sie in die Eingabezelle zurück und können die Eingabe korrigieren. Zeichnungsobjekte in Tabellen mehrfach einfügen Sparen Sie Zeit, wenn Sie mehr als ein Grafikobjekt in Ihre Excel-Tabellen einfügen möchten. Wenn Sie das gleiche Zeichnungsobjekt mehrmals hintereinander in eine Tabelle einfügen wollen, so ist das denkbar einfach. Sie müssen nicht jedes Mal, wenn Sie das Objekt einfügen möchten, auf die Schaltfläche für das Zeichnungsobjekt klicken, wenn Sie Excel bis Version 2003 nutzen. Verwenden Sie statt dessen die sogenannte Einrastfunktion der Schaltfläche. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Symbolleiste. 2. Im erscheinenden Kontextmenü wählen Sie die Funktion ZEICHNEN. 3. Daraufhin wird die gleichnamige Symbolleiste eingeblendet: 4. Wenn Sie eines der Zeichnungsobjekte mehrmals einfügen möchten, führen Sie in der Symbolleiste ZEICHNEN auf der entsprechenden Schaltfläche einen Doppelklick aus. 5. Die Schaltfläche bleibt dann aktiviert und erscheint optisch eingerastet. Die folgende Abbildung zeigt, wie das aussieht: 6. Durch Anklicken der gewünschten Positionen auf Ihrem Tabellenblatt fügen Sie das Zeichnungsobjekt beliebig oft ein. 7. Wenn Sie das Einfügen der Objekte beenden möchten, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche für das Objekt oder drücken die Taste ESC. Zeitangaben in Dezimalwerte umwandeln Uhrzeiten und Zeitangaben speichert Excel in einem eigenen Zeitformat, das Sie konvertieren müssen, bevor Sie damit rechnen können. Wenn Sie in Ihren Kalkulationen mit Zeitangaben rechnen, ist es häufig erforderlich, für weitere Berechnungen eine Umwandlung in das Dezimalformat vorzunehmen. Denken Sie beispielsweise an die Abrechnung von Stundenlohn. Dabei können Sie Zeitangaben in Stunden und Minuten nicht einfach mit dem Stundensatz multiplizieren. Wenn Sie eine Stundenangabe in der Zelle A2 in die dazugehörige Dezimalzahl umwandeln wollen, verwenden Sie dazu die folgende Formel: =STUNDE(A2)+(MINUTE(A2)/60) Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in einer Beispieltabelle: Seite 140 von 327

141 Zeitangaben in Tabellen in festen Schritten auf- oder abrunden Nutzen Sie die Funktionen UNTERGRENZE und OBERGRENZE, um Excel-Zeitwerte auf volle Viertelstunden abzurunden oder aufzurunden. Für viele Anwendungen ist es sinnvoll, Zeitangaben nach verschiedenen Vorgaben zu runden. Denken Sie beispielsweise an Arbeitszeiten, die auf volle Viertelstunden auf- oder abgerundet werden sollen. Oder Nutzungszeiten, die immer auf eine volle halbe Stunde aufgerundet werden sollen. Bei derartigen Aufgabenstellungen helfen Ihnen die integrierten Funktionen OBERGRENZE (aufrunden) und UNTERGRENZE (abrunden). Beachten Sie, daß Ihnen beide Funktionen in Excel bis einschließlich Version 2003 nur zur Verfügung stehen, wenn Sie das Add-In ANALYSE-FUNKTIONEN installiert haben. Gegebenenfalls müssen Sie das über den Befehl EXTRAS - ADD-INS nachholen. In Excel ab Version 2007 können Sie die Funktionen nutzen, ohne ein Add-In einbinden zu müssen. Wenn Sie Zeiten immer auf volle Viertelstunden aufrunden möchten, nutzen Sie die Funktion OBERGRENZE. Als Argumente übergeben Sie der Funktion die zu rundende Zeit als ersten Wert. Als zweites Argument benötigt die Funktion den Schritt, auf den gerundet werden soll, also das Rundungsintervall. Verwenden Sie den Wert "0:15" für eine Viertelstunde. Dabei müssen Sie die Anführungszeichen unbedingt mit angeben. Ansonsten liefert die Funktion eine Fehlermeldung. Um beispielsweise den Zeitwert aus Zelle A2 auf voll Viertelstunden aufzurufen, verwenden Sie die folgende Formel: =OBERGRENZE(A2;"0:15") Wenn Sie auf volle Viertelstunden abrunden möchten, setzen Sie die folgende Formel ein: =UNTERGRENZE(A2;"0:15") Zu welchen Ergebnissen das Aufrunden und Abrunden auf volle Viertelstunden führen kann, können Sie in der folgenden Abbildung ablesen: Zeiten einfach und schnell als vierstellige Zahlen in Tabellen eingeben Wie Sie Zeiten ohne Trennzeichen eingeben und über ein Zahlenformat dennoch als Zeiten darstellen: Müssen Sie häufiger eine Vielzahl von Uhrzeiten eingeben, etwa bei der Erfassung von Arbeitszeiten? Dann ist es praktisch, bei der Eingabe auf den Doppelpunkt zu verzichten. Dargestellt werden sollen die Eingabedaten aber als Uhrzeiten mit einem Doppelpunkt. Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat, das Sie den entsprechenden Zellen am besten vorher zuweisen, damit die Umwandlung direkt bei der Eingabe geschieht. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie die Zelle an, der Sie das benutzerdefinierte Format zuweisen möchten. 2. Drücken Sie die Tastenkombination STRG 1, um in allen Excel-Versionen das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN aufzurufen. 3. In der erscheinenden Dialogbox wählen Sie als Kategorie BENUTZERDEFINIERT. 4. Rechts in das Feld TYP tragen Sie die folgende Formatierungsanweisung ein: ##":"## Seite 141 von 327

142 5. Bestätigen Sie das geänderte Format über die Schaltfläche OK. Nun erscheinen ohne Doppelpunkt eingegebene Zeiten in der gewünschten Form. Beachten Sie, daß Sie mit so formatierten Uhrzeiten nicht rechnen können. Die folgende Abbildung zeigt die Eingaben in Spalte A und die über das Zahlenformat verändert dargestellten Zeiten in Spalte B. Zeitwerte in Formeln mit Texten verknüpfen Um Zeitwerte auch in verknüpften Zellen richtig darzustellen, setzen Sie die Formatierungsfunktion TEXT ein. Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der in einer Zelle mehrere Zeitwerte summiert werden. Da die Summe mehr als 24 Stunden betragen kann, haben Sie die Zelle mit dem benutzerdefinierten Zahlenformat "[h]:mm" formatiert. Jetzt wollen Sie das Ergebnis der Berechnung mit einem Text verknüpfen, beispielsweise mit der folgenden Formel: = "Ihre Arbeitszeit beträgt "&SUMME(A1:A10) Excel zeigt dann aber das Ergebnis als Dezimalzahl statt im Zeitformat an. Die folgende Abbildung zeigt, wie das aussieht: Seite 142 von 327

143 Excel stellt Ihnen mit TEXT eine Funktion zur Verfügung, um unterschiedliche Formate in einer Zelle zu verknüpfen. Die Funktion formatiert eine Zahl nach Ihren Wünschen und wandelt sie dann in Text um. So können Sie das Ergebnis anschließend mit Text verketten, ohne daß die Formatierung verlorengeht. Der Funktion TEXT übergeben Sie als erstes Argument die Zahl, die Sie formatieren wollen, im vorliegenden Beispiel also das Ergebnis der Formel SUMME(A1:A10). Als zweites Argument benötigen Sie das gewünschte Zellformat. Das legen Sie über das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN im Register ZAHLEN fest. Dieses Dialogfenster erreichen Sie in allen Excel-Versionen über die Tastenkombination STRG 1. Für die Summe von Zeitwerten über 24 Stunden verwenden Sie das Format "[h]:mm". Mit der folgenden Formel erhalten Sie das gewünschte Ergebnis: ="Ihre Arbeitszeit beträgt "&TEXT( SUMME(A1:A10);"[h]:mm")&" Stunden." In der Tabelle sieht der Einsatz dieser Formel folgendermaßen aus: Beachten Sie, daß Sie mit dem Ergebnis dieser Formel keine Berechnungen durchführen können, da es sich um Text handelt. Zeitwerte in Textform in Zeiten konvertieren So wandeln Sie Texte mit Zeitangaben in das Excel-Zeitformat um Für Uhrzeiten verwendet Excel eine eigene Methode zur Speicherung. Die 24 Stunden eines Tages entsprechen in Excel der Zahl 1. Daher ist für Excel eine Stunde der Wert 1/24. Wenn Sie Zeiten in der Form 1:24 oder 13:45 in Excel eingeben, werden die Daten automatisch in die passenden Zeitwerte konvertiert. Aber was tun Sie, wenn Sie Zeiten aus anderen Systemen erhalten, die in Textform vorliegen. Dann stehen Zeiten wie 13:45 als Text "13:45" in einer Zelle. Zur Umwandlung solcher Zeiten in einen Zeitwert verwenden Sie die Funktion ZEITWERT. ZEITWERT(Zeit) Mit Zeit übergeben Sie die in Textform vorliegende Uhrzeit. Die folgende Abbildung zeigt, wie die Umwandlung von Texten in Zeitwerte in der Praxis aussieht: Seite 143 von 327

144 In Spalte A der Abbildung sehen Sie die importierte Zeit. In Spalte B wird die Zeit über die Funktion ZEITWERT in einen Excel- Zeitwert konvertiert. Spalte C zeigt die Zeitwerte, wenn sie mit einem Excel-Zeitformat hinterlegt sind. Jede Zeit stellt einen Wert zwischen 0 für 0:00:00 und 1 für 24:00:00 dar. Wenn Sie mit Zeit eine Uhrzeit übergeben, in der keine Sekunden angegeben sind, verwendet die Funktion null Sekunden. Wenn Sie mit Zeit eine ungültige Uhrzeit übergeben, liefert ZEITWERT den Fehlerwert #WERT!. Damit die Zeitwerte als Zeiten dargestellt werden, legen Sie für die Zellen über die Tastenkombination STRG 1 ein Zeitformat fest. Bei Stundenzahlen, die größer als 24 sind, werden die kompletten Tage abgeschnitten. Minutenzahlen oder Sekundenzahlen, die größer als 60 sind, werden in Stunden bzw. Minuten umgewandelt. Zeitwerte in Zahlen umwandeln, die Sie in Berechnungen verwenden können Wie Sie Excel-Zeitwerte in Faktoren umrechnen, mit denen Sie multiplizieren können: Wenn Sie in einer Excel-Tabelle eine errechnete Stundenzahl mit einem Stundenlohn multiplizieren, um einen Gesamtlohn zu ermitteln, erhalten Sie nicht das gewünschte Ergebnis. Dieser Fehler tritt deshalb auf, weil Excel bei einer Berechnung mit Stunden das Ergebnis immer als Stunden darstellt. Aus diesem Grund müssen Sie die Stunden in eine Zahl umwandeln, damit Sie mit zwei kompatiblen Werten rechnen können. Dazu verwenden Sie die Funktionen STUNDE() und MINUTE(). Wenn in Zelle A2 die Stundenzahl in einem Zeitformat und in Zelle B2 der Stundenlohn steht, geben Sie für die korrekte Berechnung in die Zelle C2 die folgende Formel ein: =(STUNDE(A2)+MINUTE(A2)/60)*B2 Die Abbildung zeigt den Einsatz der Formeln an einem Beispiel: Zwei voneinander abhängige Dropdown-Auswahllisten in einer Tabelle einrichten Wie Sie Excel-Formularelemente in Ihre Tabellen einbinden, die voneinander abhängig funktionieren: Wahrscheinlich kennen Sie die Möglichkeit, Zelleingaben über Dropdown-Listen vorzunehmen. Sie werden auch Auswahlliste oder Formularlisten genannt. Am bequemsten lassen sich diese mit der Gültigkeitsprüfung durchführen. Wenn Sie diese geschickt einsetzen, können Sie die Dropdown-Listen so gestalten, daß der Inhalt einer Liste vom gewählten Wert der anderen abhängig ist. Stellen Sie sich beispielsweise eine Artikelliste vor, in der nach der Auswahl eines Artikels in einem zweiten Dropdown nur noch die Varianten angeboten werden, die für den Artikel verfügbar sind. Um solche dynamischen Dropdown-Listen einzurichten, deren Inhalte voneinander abhängig sind, gehen Sie folgendermaßen vor: Erstellen Sie eine Liste aller Artikel mit den dazugehörigen Varianten. Diese kann beispielsweise folgendermaßen aussehen: Seite 144 von 327

145 Gehen Sie nun folgendermaßen vor, um die Auswahllisten einzurichten: 1. Markieren Sie die Zelle, in der die Dropdown-Liste für die Artikelauswahl erscheinen soll, beispielsweise Zelle F1. 2. Wenn Sie Excel 2007 und Excel 2010 verwenden, klicken Sie das Register DATEN an. Klicken Sie in der Gruppe DATENTOOLS auf die Schaltfläche DATENÜBERPRÜFUNG. Falls Sie Excel bis einschließlich Version 2003 verwenden, rufen Sie den Befehl DATEN - GÜLTIGKEIT auf. 3. In allen Versionen zeigt Excel ein Dialogfenster an. Aktivieren Sie in diesem Dialogfenster das Register EINSTELLUNGEN. 4. Klicken Sie auf das Listenfeld ZULASSEN und wählen Sie die Option LISTE aus. 5. In das Eingabefeld QUELLE tragen Sie den Zellbereich ein, der die einzelnen Artikel enthält. Im vorliegenden Beispiel ist das der fünfspaltige Zellbereich $A$1:$E$1. 6. Ihre Einstellungen bestätigen Sie mit OK. Wenn Sie nun die vorher markierte Zelle aktivieren, erscheint dort ein kleiner Listpfeil. Wenn Sie diesen anklicken, erscheint die Liste der Artikel zur Auswahl mit der Maus. Die folgende Abbildung zeigt, wie das aussieht: So legen Sie eine zweite Dropdown-Auswahlliste in Abhängigkeit der ersten Liste fest Zu einem Eintrag in der ersten Liste soll eine zweite Liste die passenden Varianten zu diesem Artikel anzeigen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese zweite Liste einzurichten: 1. Markieren Sie die Zelle, in der dieses erscheinen soll, beispielsweise die Zelle G1. Seite 145 von 327

146 2. Rufen Sie das Dialogfenster GÜLTIGKEIT erneut wie oben beschrieben über das Register DATEN (Excel 2007 und Excel 2010) oder das Menü DATEN (Excel bis Version 2003) auf. 3. Im erscheinenden Dialogfenster öffnen Sie das Auswahlfeld ZULASSEN. Aktivieren Sie die Option LISTE. 4. In das Eingabefeld QUELLE tragen Sie die folgende Formel ein: =BEREICH.VERSCHIEBEN(A:E;1;VERGLEICH(F1;A1:E1;0)-1;ANZAHL2(INDEX(A:E;;VERGLEICH(F1;A1:E1;0)))-1;1) Diese Formel stellt die Abhängigkeit der angebotenen Inhalte von der Auswahl des ersten Dropdowns her. So wird der Zellbereich für den Listeninhalt an die Auswahl angepaßt. 5. Die Eingabe der Formel bestätigen Sie mit OK. Wenn Sie nun die neue Dropdown-Liste für die Auswahl der Varianten öffnen, werden Ihnen dort nur die möglichen Varianten des über die erste Dropdown-Liste ausgewählten Artikels angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft die möglichen Varianten des Artikels 3: Zwischen mehreren Fenstern schnell und einfach wechseln Nutzen Sie die Möglichkeiten von Excel, um mehr als eine Arbeitsmappen gleichzeitig zu öffnen und zwischen diesen Mappen hin- und herzuwechseln. Excel ist standardmäßig so eingerichtet, daß jedes in der Anwendung geöffnete Dokument als separates Fenster in der Taskleiste von Windows angezeigt wird. Dadurch können Sie über die Tastenkombinationen ALT TAB und ALT UMSCHALT TAB schnell und komfortabel zwischen den einzelnen Fenstern wechseln. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, ein Fenster ganz gezielt per Mausklick aus der Taskleiste aufzurufen. Der Nachteil besteht allerdings darin, daß es in der Taskleiste schnell unübersichtlich wird, wenn Sie mehrere Dokumente verschiedener Anwendungen geöffnet haben. Über eine Excel-Option können Sie entscheiden, ob jede Arbeitsmappe einzeln in der Taskleiste erscheinen soll oder nicht. Um die Einstellung vorzunehmen, aktivieren Sie die Excel-Optionen. In Excel bis Version 2003 rufen Sie das Dialogfenster über das Menü EXTRAS auf. In Excel 2007 erreichen Sie den Befehl über die Office-Schaltfläche oben links im Excel-Fenster. In Excel 2010 klicken Sie das Menü DATEI an, um das Kommando aufzurufen. Im erscheinenden Dialogfenster klicken Sie auf das Register ANSICHT. In Excel 2007 und 2010 verwenden Sie das Register ERWEITERT. Das Dialogfenster enthält die Einstellung FENSTER IN TASKLEISTE. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird das Excel-Symbol nur noch einmal in der Taskleiste angezeigt, unabhängig davon, wie viele Arbeitsmappen geöffnet sind. Seite 146 von 327

147 Sie können übrigens auch ohne die neue Funktion schnell per Tastendruck zwischen Fenstern wechseln: STRG F6 sowie STRG UMSCHALT F6 schalten jeweils in das nächste oder vorangegangene Fenster. Seite 147 von 327

148 Office / OneNote Audio- und Videonotizen aufzeichnen Wenn Sie die Details einer wichtigen Sitzung, einer Vorlesung, eines Gesprächs oder eines Telefonats aufzeichnen möchten, können Sie Audio- und Videoclips erstellen und sie mit Ihren Notizen speichern. Mit Audionotizen können Sie sich besser auf ein Gespräch konzentrieren und werden nicht durch die Notwendigkeit, Notizen aufzuschreiben, abgelenkt. Videonotizen eignen sich optimal zur Aufzeichnung von Präsentationen bei Geschäftsbesprechungen und Kursen. Wenn Sie Audio in OneNote aufzeichnen möchten, muß ein Mikrofon oder ein anderes Aufzeichnungsgerät an Ihren Computer angeschlossen sein. Wenn Sie OneNote auf einem Laptopcomputer oder einem Tablet PC verwenden, ist wahrscheinlich bereits ein Mikrofon eingebaut. Wenn Sie Video aufzeichnen möchten, muß ein Videoerfassungsgerät, z.b. eine Webcam, an Ihren Computer angeschlossen sein. Wenn Sie die Aufzeichnung und Wiedergabe Ihrer Audionotizen und Videos über die Symbolleiste steuern möchten, zeigen Sie im Menü "Ansicht" auf "Symbolleisten", und klicken Sie dann auf "Audio- und Videoaufzeichnung". Hinweis: Wie bei jeder Aufzeichnungsart wird empfohlen, daß OneNote-Benutzer die aufgezeichneten Personen stets um Erlaubnis fragen. Bildschirmausschnitte erstellen Mithilfe von Bildschirmausschnitten können Sie Text- und Grafikausschnitte problemlos von beliebigen Stellen auf dem Bildschirm sammeln und in Ihre Notizen einfügen. Um einen Bildschirmausschnitt zu erstellen, drücken Sie die Taste mit dem Windows-Logo+S (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das OneNote-Programmsymbol im Infobereich ganz rechts in der Taskleiste, und klicken Sie im Kontextmenü auf "Bildschirmausschnitt erstellen"). Ziehen Sie den Mauszeiger über den Teil des Bildschirms, den Sie erfassen möchten. OneNote fügt den Bildschirmausschnitt nicht nur Ihren Notizen hinzu, sondern kopiert ihn auch in die Zwischenablage, so daß Sie ihn anderswo einfügen und verwenden können, z.b. in einer -nachricht oder in einem Dokument. Dokumente und Dateien einfügen Sie können leicht Dokumente und Dateien aus anderen Programmen wie denen im Microsoft Office-System in OneNote importieren und ihnen dann als Teil Ihrer Notizen Anmerkungen hinzufügen. Fügen Sie importierten Dokumenten über die Tastatur an einer beliebigen Stelle auf der Seite Anmerkungen hinzu. Wenn Sie OneNote auf einem Tablet PC verwenden, können Sie auch handschriftliche Anmerkungen vornehmen. Seite 148 von 327

149 Eingefügte Dateien werden in OneNote als Monochrombilder angezeigt, so daß die gesamte ursprüngliche Formatierung erhalten bleibt und gleichzeitig die Dateigröße in OneNote möglichst gering gehalten wird. Eigenes Briefpapier erstellen Indem Sie in OneNote Briefpapier verwenden, können Sie Ihre Seiten optisch ansprechender gestalten. Sehen Sie sich die farbige Randleiste auf dieser Seite an. Sie können die in OneNote enthaltenen Entwürfe nutzen, die Sie aus dem Aufgabenbereich "Briefpapier" aufrufen, oder eigenes Briefpapier erstellen. Um den Aufgabenbereich "Briefpapier" zu öffnen, klicken Sie im Menü "Format" auf "Briefpapier". Um Ihr eigenes Briefpapier zu erstellen, fügen Sie Grafiken, Bilder, formatierten Text und alle anderen gewünschten Elemente einer OneNote-Seite hinzu, und klicken Sie dann im Aufgabenbereich "Briefpapier" auf "Aktuelle Seite als Briefpapier speichern". Briefpapier, das Sie selbst erstellt haben, wird in der Liste des verfügbaren Briefpapiers im Aufgabenbereich "Briefpapier" unter "Mein Briefpapier" gespeichert. Einer Seite Leerraum hinzufügen Im Gegensatz zu einem Blatt Papier, auf dem nur begrenzt Platz zur Verfügung steht, können Sie überall auf einer OneNote-Seite beliebig mehr Platz hinzufügen, und die einzelne Seite auf die benötigte Länge erweitern. Wenn Ihnen unten auf der Seite der Platz ausgeht, können Sie weiteren Leerraum hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche "Halbe Seite Bildlauf nach unten" klicken, die angezeigt wird, sobald die Seite mit Notizen gefüllt ist. Wenn Sie Ihren Notizen im nachhinein weitere Informationen hinzufügen müssen, können Sie in der Mitte Ihrer Notizen weiteren Leerraum einfügen, indem Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Zusätzlichen Schreibraum einfügen" klicken und dann den Teilungsbalken nach unten ziehen. Seite 149 von 327

150 Kooperation über das Telefon Sie können Ihre Notizen leicht für andere freigeben und mit ihnen am Telefon diskutieren, indem Sie eine Freigabenotizensitzung einrichten. In einer Freigabesitzung können Sie anderen Ihre Notizenseiten zeigen, ohne daß diese sie bearbeiten können, oder aber allen Teilnehmern gestatten, die Notizen der anderen zu bearbeiten und zu kommentieren. Um eine Freigabesitzung zu starten, zeigen Sie im Menü "Extras" auf "Freigabesitzung" und klicken dann auf "Freigabesitzung starten". Im Aufgabenbereich "Freigabesitzung starten" können Sie die Optionen einrichten und die Sitzung starten. Während einer Freigabesitzung können Sie mit dem Stifttool als Zeiger Ihre Diskussionen unterstützen und bestimmte Notizen hervorheben Wenn Sie kein Telefon zur Hand haben, können Sie in einer MSN Messenger-Chat-Sitzung Freigabesitzungen verwenden und mit anderen Teilnehmern kommunizieren. Mit Freigabesitzungen können Sie sogar an Notizen arbeiten, wenn Ihre Sitzungspartner sich im selben Zimmer befinden. Notizbuch einrichten Ihr OneNote-Notizbuch läßt sich als elektronisches Gegenstück zu einem Notizbuch aus Papier betrachten. Sie können Ihr OneNote-Notizbuch ganz Ihren Wünschen gemäß einrichten. Ihre Abschnitte In Abschnitten in Ihrem Notizbuch fassen Sie Notizen zu einem bestimmten Thema zusammen. Anschließend können Sie schnell darauf zugreifen, indem Sie auf eine Abschnittsregisterkarte oben auf der aktuellen Seite klicken. Ihre Ordner In Ordnern können Sie zusammengehörige Notizen in größeren Gruppen zusammenfassen, z. B. "Arbeitsprojekte", "Privat", "Tagebuch" oder "Rezepte". Ordner werden mit einem Symbol auf der Ordnerregisterkarte oben auf der aktuellen Seite markiert. Ihr Notizbuch Um den Inhalt Ihres gesamten Notizbuchs anzuzeigen, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Ordnernamen "Mein Notizbuch". OneNote speichert alle Ihre Notizen im Ordner "Mein Notizbuch". Notizen durchsuchen Anstatt alle Seiten und Abschnitte in Ihren Notizen manuell zu durchsuchen, können Sie die Suchfunktion in OneNote nutzen. Suchen Sie Einträge einfach über Stichwörter, Namen oder Wortfolgen. Seite 150 von 327

151 Geben Sie im Feld Suchen rechts oben auf der Seite den gesuchten Text ein, und klicken Sie dann auf den grünen Pfeil, um die Suche zu starten. Sie können alle Suchergebnisse einzeln anzeigen oder auf "Liste ansehen" klicken, um eine vollständige Liste aller Seiten anzuzeigen, die Ihren Suchbegriff enthalten. Sie können Text suchen, der über die Tastatur eingegeben wurde, sowie handschriftliche Notizen, die auf einem Tablet PC erstellt wurden. Notizen mit Notizkennzeichen verfolgen Wenn Sie häufig Listen aus Ihren Notizen erstellen, stellen Notizkennzeichen eine einfache Methode der Verfolgung von Einträgen und der Markierung zur Nachverfolgung dar. Mit Tastaturbefehlen können Sie Kennzeichen schnell hinzufügen. Drücken Sie einfach die STRG-Taste und eine Ziffer von 1 bis 9. Drücken Sie beispielsweise STRG+1, um einen Eintrag mit einem Aufgabenkontrollkästchen zu kennzeichnen. Das Notizkennzeichen "Aufgabenkontrollkästchen" ist für Aufgabenlisten besonders gut geeignet, da Sie darauf klicken können, um eine Aufgabe als erledigt zu kennzeichnen. Im Aufgabenbereich "Notizkennzeichenzusammenfassung" können Sie alle gekennzeichneten Einträge in Ihren Notizen bequem suchen und auflisten. Beispielsweise können Sie alle Notizen anzeigen, die mit dem Notizkennzeichen "Aufgabe" markiert wurden, und dann das Ergebnis als Aufgabenliste in Ihrem Notizbuch speichern. Wenn Sie eine Zusammenfassung der gekennzeichneten Einträge in Ihren Notizen anzeigen möchten, klicken Sie im Menü "Ansicht" auf "Notizkennzeichenzusammenfassung". Notizen neu anordnen und überprüfen Mithilfe der Seitenregisterkarten können Sie die Seiten in einem beliebigen Abschnitt Ihres Notizbuchs organisieren, anders anordnen und überprüfen. Außerdem können Sie die Abschnitte und Ordner in Ihrem Notizbuch an die gewünschte Position verschieben. Seite 151 von 327

152 Seitenreihenfolge ändern Wenn Sie die Reihenfolge der Seiten in einem Abschnitt Ihres Notizbuchs ändern möchten, zeigen Sie auf die Registerkarte der Seite, die Sie verschieben möchten, und ziehen Sie den Mauszeiger dann zunächst nach rechts und anschließend an den gewünschten Ort. Der kleine Pfeil rechts von den Seitenregisterkarten gibt an, wo die Seite angezeigt wird, wenn Sie die Maustaste loslassen. Reihenfolge von Abschnitten oder Ordnern ändern Wenn Sie die Reihenfolge der Abschnitte oder Ordner in Ihrem Notizbuch ändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte des Abschnitts oder Ordners, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf "Verschieben". Durch Seiten blättern Wenn Sie Ihre Seiten schnell durchsehen möchten, indem Sie wie in einem Notizbuch auf Papier darin blättern, klicken Sie auf die Seitenregisterkarte, und halten Sie dann die Maustaste gedrückt, während Sie die Maus zu den anderen Seitenregisterkarten bewegen. Jede Seite wird nur so lange angezeigt, wie Sie den Mauszeiger über die zugehörige Seitenregisterkarte halten. Notizen von Hand schreiben Wenn Sie OneNote auf einem Tablet PC verwenden, können Sie Notizen handschriftlich aufzeichnen, anstatt sie über die Tastatur einzugeben. Außerdem können Sie Notizen mit dem Stift zeichnen und skizzieren. OneNote stellt Ihnen acht Filzstifte und Textmarker zur Auswahl. Mit der Symbolleiste "Stifte" wechseln Sie zu einem andern Stift oder Textmarker. Um die Symbolleiste "Stifte" anzuzeigen, zeigen Sie im Menü "Ansicht" auf "Symbolleiste" und klicken anschließend auf "Stifte". Damit OneNote Ihre Handschrift besser erkennen kann, können Sie auf Ihren Notizenseiten optionale Hilfslinien anzeigen, indem Sie im Menü "Ansicht" auf "Hilfslinien" zeigen und dann auf die gewünschte Option klicken. Hilfslinien ähneln den Zeilenlinien auf Papier, die Ihnen beim Schreiben gerader Zeilen helfen. Wenn Sie handschriftliche Notizen aufzeichnen, können Sie Freihandgruppierungen anzeigen, um zu sehen, wie OneNote die Tinte auf einer Seite gruppiert. Freihandgruppierungen können Ihnen zeigen, wie Absätze, Umrisse und andere Elemente erstellt werden. Um Freihandgruppierungen anzuzeigen, klicken Sie im Menü "Ansicht" auf "Freihandgruppierungen anzeigen". Sie müssen Ihre handschriftlichen Notizen nicht in getippten Text umwandeln, um sie durchsuchen zu können. Hinweis: Wenn Sie handschriftliche Notizen durchsuchen oder handschriftliche Notizen in Text konvertieren möchten, muß ein Erkennungsprogramm für die Sprache installiert sein, in der diese Notizen verfaßt wurden. "OutLook-Besprechungsdetails" einfügen OneNote ist in Microsoft Office OutLook integriert, damit Sie Informationen aus Ihrem OutLook-Kalender in Ihre Notizen importieren können. Wenn Sie in einer Sitzung, die mit Microsoft Office OutLook 2003 eingerichtet wurde, Notizen aufzeichnen möchten, können Sie die Sitzungsdetails aus Ihrem OutLook-Kalender in OneNote übertragen, indem Sie im Menü "Einfügen" auf "OutLook- Besprechungsdetails" klicken. Seite 152 von 327

153 Wenn Sie Platz auf der Seite sparen möchten, können Sie auf den Absatzziehpunkt der Sitzung doppelklicken, um die zugehörigen Informationen auszublenden. Wenn Sie die Informationen wieder anzeigen möchten, doppelklicken Sie erneut auf den Absatzziehpunkt. Recherchen mit Randnotizen sammeln Informationen von Websites und aus anderen Dokumenten lassen sich am einfachsten mit Randnotizen sammeln. Das sind kleine OneNote-Fenster, in die Sie Informationen ziehen oder einfügen und später sortieren und organisieren können. Um eine Randnotiz zu erstellen, drücken Sie die Taste mit dem Windows-Logo+N (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das OneNote-Programmsymbol im Infobereich ganz rechts in der Taskleiste, und klicken Sie im Kontextmenü auf "Neue Randnotiz öffnen"). Um alle Ihre Randnotizen zu finden, öffnen Sie den OneNote-Spezialabschnitt "Randnotizen". Um schnell zum OneNote-Anwendungsfenster mit allen Funktionen zurückzukehren, maximieren Sie ein Randnotizfenster zum Vollbild. Tastaturbefehle verwenden Mit Tastaturbefehlen können Sie eine langwierige Auswahl über Menüs, Dialogfelder und Bestätigungsaufforderungen abkürzen. Aktionen und Befehle, die Sie mit einer Maus durchführen, können durch Tastenkombinationen beschleunigt werden. Hier einige Beispiele: Drücken Sie STRG+BILD-AB, um zur nächsten Seite im aktuellen Abschnitt zu wechseln. Drücken Sie STRG+BILD-AUF, um zur vorherigen Seite im aktuellen Abschnitt zu wechseln. Drücken Sie STRG+TAB, um zum nächsten Abschnitt zu wechseln. Drücken Sie STRG+UMSCHALT+TAB, um zum vorherigen Abschnitt zu wechseln. Drücken Sie STRG+PUNKT, um eine Aufzählung zu beginnen. Drücken Sie STRG+, um eine numerierte Liste zu beginnen. Eine vollständige Referenz der OneNote-Tastaturbefehle können Sie aufrufen, indem Sie im Menü "?" auf "Tastenkombinationen" klicken. Seite 153 von 327

154 Seite 154 von 327

155 Office / OutLook Absatzausrichtung in Nachricht ändern per Tastendruck Mit diesen Tastenkürzeln bestimmen Sie in OutLook die Ausrichtung von Absätzen in s. Beim Schreiben einer (HTML- oder Rich-Text-Format) können Sie die Ausrichtung des aktuellen Absatzes bzw. der markierten Absätze mit Tastenkürzeln schnell ändern. Wenn Sie sich die Tastenkürzel merken, geht das schneller als über die Buttons in der Symbolleiste bzw. auf dem Register Text formatieren in OutLook 2007/2010. Die Tastenkürzel lauten: Linksbündig Zentriert Rechtsbündig Blocksatz Absatzformatierung zurücksetzen STRG+L STRG+E STRG+R STRG+B STRG+Q Absenden mit STRG+Eingabe funktioniert nicht So bringen Sie OutLook dazu, das Tastenkürzel STRG+Eingabe zum Absenden von s zu akzeptieren. Frage: In meinem OutLook läßt sich das Tastenkürzel STRG+Eingabe nicht zum Absenden der gerade geschriebenen nutzen. Was muß ich ändern? Antwort: 1. In OutLook bis Version 2007 rufen Sie den Befehl Extras, Optionen, -optionen auf und klicken auf Erweitere - Optionen. In OutLook 2010 rufen Sie Datei, Optionen auf und öffnen das Register In OutLook bis 2007 schalten Sie die Option Strg+Eingabe zum Senden von Nachrichten drücken ein, in OutLook 2010 die Option STRG+EINGABE sendet eine Nachricht (etwa in der Mitte des Dialogs unter Nachrichten senden ). Seite 155 von 327

156 3. Schließen Sie die Dialoge. Adressen im CSV-Format exportieren So speichern Sie Adressen in Form einer CSV-Datei. Frage: Ein Kollege, der nicht mit OutLook arbeitet, soll die Adressen aus meinem OutLook-Adreßbuch übernehmen. Er kann jedoch nur Adressen im CSV-Format importieren. Wie erzeuge ich so eine Datei? Im Exportieren-Dialog finde ich keinen Eintrag für CSV. Antwort: OutLook verfügt durchaus über die Exportmöglichkeit ins CSV-Format. Allerdings haben es die Übersetzer zu gut gemeint und den Formatnamen auch gleich noch eingedeutscht: Die Option, die Sie brauchen, heißt Kommagetrennte Werte, in Englisch Comma-Separated Values, kurz: CSV. Eine CSV-Datei mit Ihrem Kontakten erzeugen Sie so: 1. Öffnen Sie den Kontakte-Ordner in Ihrem OutLook. 2. In OutLook bis Version 2007 rufen Sie den Befehl Datei, Importieren/Exportieren auf. In OutLook 2010 rufen Sie Datei, Öffnen, Importieren auf. 3. Wählen Sie In Datei exportieren aus und klicken Sie auf Weiter. 4. Wählen Sie Kommagetrennte Werte (Windows) aus und klicken Sie auf Weiter (CSV steht für Comma-Separated Values, also kommagetrennte Werte). Falls Ihr Kollege mit Linux oder mit einem Macintosh arbeitet, nehmen Sie Kommagetrennte Werte (DOS). Seite 156 von 327

157 5. Wählen Sie den Kontakte-Ordner aus und klicken Sie auf Weiter. 6. Geben Sie einen Dateinamen ein, wählen Sie einen Speicherort und klicken Sie auf Weiter. 7. Klicken Sie auf "Fertigstellen. Aktivitäten in Verbindung mit einem OutLook-Kontakt Für die optimale Betreuung Ihrer Kunden oder Geschäftspartner steht eine einfache Verwaltung von Gesprächsnotizen in OutLook ganz oben auf der Wunschliste - am besten mit direkt Verknüpfung auf den zugehörigen Kontakt. Unser Tip: Vergessen Sie benutzerdefinierte Formularfelder oder Zusatztools, denn OutLook bietet eine Journalfunktion mit integrierter Zeitmessung, die Sie im Handumdrehen für sich nutzen! Eigentlich brauchen Sie dafür nicht einmal benutzerdefinierte Formularfelder, vorausgesetzt, es genügen Ihnen die Informationen, die Sie in die üblichen OutLook-Formulare eingeben können. Und das betrifft nicht nur Kontaktformulare sondern auch Termin-, Aufgaben- oder Nachrichtenformulare. In punkto Gesprächsnotiz ist besonders das Journalformular interessant, daß Sie unabhängig vom aktuell gewählten Ordner per [Strg+Umschalt+J] schnell anlegen können. Legen Sie "Telefonanruf" als Eintragstyp fest und aktivieren Sie bei Bedarf sogar eine genaue Zeitmessung des Telefonats. Selbstverständlich steht Ihnen für Anmerkungen der übliche Notizbereich zur Verfügung. Damit die Termine, Aufgaben, Journaleinträge usw. mit einem Kontakt in Verbindung gebracht werden, klicken Sie in OutLook 2003, 2002/XP und 2000 jeweils unten im Formularfenster auf die Schaltfläche Kontakte. In OutLook 2007 muß diese Schaltfläche explizit aktiviert werden: Öffnen Sie dazu das Menü Extras Optionen, klicken Sie auf dem Register Einstellungen auf Kontaktoptionen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Kontaktverknüpfungen in allen Formularen anzeigen. Danach können Sie in einem Journalelement die gewünschte Person aus Ihrem Kontaktordner auswählen. Wenn Sie anschließend eine Übersicht über die Gesprächsnotizen, Terminvereinbarungen usw. zu einer Person benötigen, öffnen Sie den entsprechenden Eintrag im Kontaktordner. Dann wechseln Sie in OutLook 2003, 2002/XP und 2000 auf die Registerkarte Aktivitäten, woraufhin OutLook selbständig mit der Suche nach allen verknüpften OutLook-Elementen beginnt. Nach kurzer Zeit haben Sie eine komplette Liste der Aktivitäten. In OutLook 2007 finden Sie die Aktivitäten auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Anzeigen. Die Liste läßt sich sortieren, indem Sie auf den gewünschten Spaltenkopf klicken. Leider ist es aber nicht möglich, die Liste zu filtern, damit zum Beispiel nur die Aktivitäten aus dem letzten Monat angezeigt werden. Sinnvoll kann es deshalb sein, die Elemente nach der Nachrichtenklasse (Termin, Journaleintrag, Aufgabe, Nachricht usw.) zu gruppieren. Dazu klicken Sie einen Spaltenkopf - etwa "Betreff" - mit der rechten Maustaste an und rufen im Kontextmenü den Befehl Aktuelle Ansicht anpassen auf. Im danach angezeigten Dialogfenster klicken Sie auf Gruppieren. Jetzt müssen Sie nur noch "Nachrichtenklasse" als erstes Gruppierungskriterium auswählen. Sobald Sie die Dialogfenster mit OK bestätigt haben, präsentiert OutLook die Aktivitäten-Liste getrennt nach Termin, Journal, Aufgabe usw. Alle Nachrichten eines Absenders anzeigen lassen So lassen Sie in OutLook alle s anzeigen, die Ihnen ein bestimmter Absender geschickt hat. Wenn Sie all Ihre s im Posteingang sammeln, statt sie in Ordner zu verschieben, oder wenn in einem Ordner s von mehreren Absendern abgelegt sind, ist diese OutLook-Funktion sicherlich sehr hilfreich: Sie können mit wenigen Mausklicks alle s anzeigen lassen, die von einem bestimmten Absender stammen: 1. Klicken Sie eine dieses Absenders mit der rechten Maustaste an. Seite 157 von 327

158 2. Rufen Sie dann in OutLook 2000 bis 2007 den Befehl Alle suchen und dann Nachrichten vom gleichen Absender auf; in OutLook 2010 rufen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Verwandtes suchen und Nachrichten vom gleichen Absender auf. Alternativ können Sie in allen OutLook-Versionen auch nach Nachrichten zum gleichen Thema (also zu diesem Nachrichten- Thread) anzeigen lassen. Alle neuen s auf einen Blick OutLook 2000 und 2002/XP So lassen Sie alle ungelesenen s aus dem Posteingang und den Ordnern darin zusammen anzeigen (OutLook 2000/2002/XP). Viele Leser lassen bestimmte s mit Hilfe von Regeln sofort nach dem Eingang in die passenden Ordner verschieben. Dadurch sind die neuen s aber möglicherweise über viele Ordner verstreut. In OutLook ab Version 2003 gibt es den sehr praktischen Suchordner Ungelesene Nachrichten : Der stellt alle ungelesenen s aus allen Ordnern im Posteingang zusammen und zeigt sie in einem Fenster an. In früheren OutLook-Versionen steht diese Möglichkeit leider nicht zur Verfügung. Hier müssen Sie die Erweiterte Suchfunktion nutzen, um damit ordnerübergreifend alle ungelesenen s zusammenstellen zu lassen. Dazu können Sie alle oder gezielt nur ausgewählte Ordner durchsuchen lassen. Diese Vorgehensweise steht natürlich auch in neueren OutLook-Versionen zur Verfügung. Dabei gehen Sie so vor: 1. Rufen Sie den Befehl Extras, Suchen, Erweiterte Suche auf. 2. Wählen Sie im Feld Suchen nach den Eintrag Nachrichten aus, und klicken Sie auf Durchsuchen. 3. Nun können Sie die Ordner auswählen, die durchsucht werden sollen. Alle Ordner werden berücksichtigt, wenn Sie den Posteingang auswählen und dann Unterordner durchsuchen aktivieren. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. 4. Öffnen Sie nun das Register Erweiterte Optionen, und aktivieren Sie Nur solche Elemente. Im Dropdown-Menü erscheint nun der Eintrag Ungelesen (falls nicht, wählen Sie ihn aus). Seite 158 von 327

159 5. Klicken Sie auf Suche starten jetzt erhalten Sie eine Liste aller ungelesenen Nachrichten aus allen in Schritt 3 gewählten Ordnern. 6. Damit Sie in Zukunft schneller nach den ungelesenen Mails suchen können, speichern Sie die Sucheingaben nun noch mit dem Befehl Datei, Suche speichern. Wenn Sie später wieder alle neuen Nachrichten auf einen Blick sehen wollen, öffnen Sie den Dialog Erweiterte Suche, rufen den Befehl Datei, Suche öffnen auf und wählen die gespeicherten Sucheinstellungen aus. OutLook 2003 und 2007 OutLook 2003 und 2007 bringen einen vordefinierten Suchordner mit, der alle ungelesenen s aus dem Posteingang und den Ordnern zusammenstellt. Wenn Sie alle ungelesenen s, die möglicherweise über die Ordner in Ihrem Posteingang verstreut sind, zusammen anzeigen lassen wollen, nutzen Sie in OutLook 2003 und 2007 am einfachsten den dafür vordefinierten Suchordner: 1. Klicken Sie in der Ordnerliste unterhalb der im Posteingang enthaltenen Ordner doppelt auf Suchordner. 2. Klicken Sie dann auf den Suchordner Ungelesene Nachrichten. OutLook stellt nun alle ungelesenen s aus allen Ordnern an und zeigt sie im Fenster rechts neben der Ordnerliste. Beachten Sie bitte: Wenn Sie eine ungelesene Nachricht aus dem Suchordner löschen, wird sie auch aus dem Ordner im Posteingang gelöscht. Sobald Sie im Suchordner eine per Doppelklick öffnen und danach wieder schließen, verschwindet sie aus der Liste sie ist jetzt ja nicht mehr ungelesen. OutLook 2010 So legen Sie in OutLook 2010 einen Suchordner an, der alle ungelesenen s aus dem Posteingang und den Ordnern darin anzeigt. Mit OutLook 2003 hat Microsoft ja die äußerst praktischen Suchordner eingeführt. Während in OutLook 2003 und 2007 bereits einige Suchordner vordefiniert sind (zum Beispiel Ungelesene Nachrichten ), fehlen diese in OutLook So fügen Sie in OutLook 2010 einen Suchordner ein, der alle ungelesenen Nachrichten aus allen Ordnern zusammenstellt und anzeigt: 1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf Suchordner und dann auf Neuer Suchordner. 2. Wählen Sie oben im Dialog Ungelesene Nachrichten aus. 3. Falls Sie mehrere Persönliche Ordner in Ihrem OutLook haben, wählen Sie unter Suchen in den gewünschten aus. Seite 159 von 327

160 4. Schließen Sie den Dialog. 5. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4 für die übrigen Persönlichen Ordner. Hinweis Ein Suchordner, der alle ungelesenen Nachrichten aus allen Konten (also aus allen Persönlichen Ordnern) anzeigt, läßt sich in OutLook 2010 nicht definieren. Auch über die Erweiterte Suchfunktion läßt sich übrigens nicht kontenübergreifend suchen. Alle Ordner im Posteingang einblenden Mit diesem Tastenkürzel lassen Sie sämtliche Ordner im Posteingang von OutLook einblenden. Frage: Ich habe im Posteingang ein tief verschachteltes Ordnersystem. Wie kann ich denn schnell alle Ordner anzeigen lassen? Antwort: Ein Klick auf das Plus-Zeichen vor Posteingang öffnet nur die erste Ebene der Ordner. Das gilt auch für das Auswählen von Posteingang und das Drücken der Plus-Taste im numerischen Block. Was aber das gewünschte Ergebnis bringt: Wählen Sie Posteingang aus und drücken Sie zweimal die Taste x (bzw. die Sternchen-Taste) auf dem numerischen Block das funktioniert nur mit der fürs Multiplizieren gedachten Taste auf dem numerischen Block, nicht mit der Buchstabentaste X (oder mit * ). Zum Schließen aller Ordner dient die Minus-Taste, ebenfalls auf dem numerischen Block. Alter von Geburtstagen im Kalender anzeigen Wechseln Sie in Ihren Kalender. Erstellen Sie eine neue Ansicht, indem Sie das Menü Ansicht - und in OutLook 2003 auch das Untermenü Anordnen nach - öffnen, dann Aktuelle Ansicht und schließlich Ansichten definieren anwählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und weisen Sie der Ansicht im nächsten Dialogfenster einen Namen zu z.b. "Termine mit Alter". Sorgen Sie außerdem dafür, daß als Ansichtentyp der Eintrag "Tabelle" markiert ist, und klicken Sie dann auf OK. Es öffnet sich ein weiteres Dialogfenster mit einer Reihe von Schaltflächen, die zur Anpassung der Ansicht dienen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Felder. Legen Sie ein Formelfeld für die Altersberechnung an, indem Sie auf die Schaltfläche Neues Feld klicken. Als Name des neuen Feldes geben Sie "Alter" ein. Im Feld Typ wählen Sie den Listeneintrag "Formel" aus. Und im Feld Formel tragen Sie folgende Kalkulation ein (alternativ können Sie zuerst auf Bearbeiten klicken und die Kalkulation dann in einem etwas größeren Eingabefeld eintragen): IIf([Beginn]<DateSerial(4501,1,1),DateDiff("yyyy",[Beginn],Date())- If(DateDiff("d",DateSerial(Year(Date()),Month([Beginn]),Day([Beginn])),Date())<0,1,0),"") Nach Eingabe der Formel klicken Sie auf OK. Der Feldname "Alter" erscheint jetzt im Bereich der Felder, die in der Kalenderansicht zu sehen sein sollen. Seite 160 von 327

161 Bestätigen Sie auch das Dialogfenster zur Feldauswahl mit OK. Klicken Sie noch einmal auf OK und im Fenster, in dem die verfügbaren Kalenderansichten aufgelistet werden, auf Ansicht übernehmen. OutLook präsentiert jetzt alle Termine Ihres Kalenders als Tabelle. In der Spalte Alter können Sie ablesen, wie viele Jahre seit dem Beginn des jeweiligen Termins verstrichen sind. Bei Geburtstagen entspricht das dem Alter der Person. Natürlich können Sie die aktuelle Ansicht auch so filtern, daß nur noch Geburtstage und / oder Jubiläen angezeigt werden. Dazu wählen Sie Ansicht Anordnen nach Aktuelle Ansicht Aktuelle Ansicht anpassen an, und im nächsten Dialogfenster klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern. Nun legen Sie die Kriterien fest, die die Ansicht auf die Geburtstage / Jubiläen beschränken - eventuell so etwas wie Suchen nach "Geburtstag" In "Nur im Feld "Betreff". An zweite Adresse eines Kontakts schreiben So wählen Sie eine andere als die vorgeschlagene -adresse eines Kontaktes aus. Wahrscheinlich haben Sie auch für einige Kontakte zwei -adressen ins Adreßbuch eingegeben, typischerweise für geschäftliche und für private s. Wenn Sie nun eine neue schreiben und den Namen des Kontakts ins Feld An eintippen, schlägt OutLook automatisch die zuletzt für diesen Kontakt verwendete -adresse vor. Wenn Sie die aber an die andere Adresse senden wollen, klicken Sie die vorgeschlagene Adresse mit der rechten Maustaste an und wählen aus der Liste die gewünschte alternative -adresse aus. Änderungen an Symbolleisten und Menüs sichern So sichern Sie Änderungen, die Sie an Symbolleisten und den Menüs von OutLook vorgenommen haben. Wenn Sie die Symbolleisten und vielleicht sogar die Menüs von OutLook bis einschließlich Version 2007 angepaßt haben, sollten Sie diese Änderungen unbedingt sichern. OutLook speichert die Anpassungen für die Menüs und Symbolleisten in einer Datei mit der Erweiterung.DAT. Diese finden Sie hier: In Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\<IhrBenutzername>\Anwendungsdaten\Microsoft\OutLook In Windows 7 / Vista: C:\Benutzer\USER\AppData\Roaming\Microsoft\OutLook Sichern Sie die Datei auf CD oder einen externen Datenträger, sobald Sie mit den Anpassungen fertig sind. Hinweis: Wenn Sie die Datei nicht finden, ist sie versteckt gespeichert, und Ihr Explorer zeigt keine versteckten Dateien an. Das ändern Sie im Explorer über Extras, Ordneroptionen, Ansicht, Alle Dateien und Ordner anzeigen. Änderungen in der Symbolleiste gehen verloren So beheben Sie Probleme mit den Symbolleisten und Menüs von OutLook. Ist Ihnen das auch schon passiert? Sie haben die Symbolleiste oder eins der Menüs in OutLook angepaßt und beim nächsten Start von OutLook ist die Symbolleiste ganz verschwunden bzw. die Änderungen, die Sie vorgenommen haben, sind nicht mehr vorhanden. Die Ursache des Fehlers hat mit der Datei Outcmd.dat zu tun, in der OutLook die Symbolleisten- und Menüeinstellungen speichert. Diese Datei ist wahrscheinlich schreibgeschützt oder gar beschädigt. Das Problem beheben Sie so: 1. Beenden Sie OutLook. 2. Lassen Sie im Explorer oder über Start, Suchen nach der Datei Outcmd.dat suchen. Falls mehrere Fassungen der Datei gefunden werden, nehmen Sie für die folgenden Schritte die Fassung, die in Ihrem Persönlichen Ordner von OutLook liegt. 3. Klicken Sie die Datei mit der rechten Maustaste an und rufen Sie den Befehl Eigenschaften auf. 4. Schalten Sie das Attribut Schreibgeschützt aus. 5. Schließen Sie den Dialog (den Ordner mit der Datei Outcmd.dat lassen Sie am besten noch geöffnet). Starten Sie OutLook neu, und überprüfen Sie, ob das Problem damit behoben ist. Falls das Problem nicht gelöst ist (das ist in der Regel dann der Fall, wenn die Datei Outcmd.dat nicht schreibgeschützt war), ist die Outcmd.dat wahrscheinlich beschädigt. Benennen Sie die Datei dann um, zum Beispiel in Outcmd.001. Wenn Sie OutLook wieder starten, legt das Programm die Standard-Symbolleiste neu an nun können Sie die Änderungen erneut vornehmen. Delegierte Aufgaben: Benachrichtigung bei Erledigung bleibt aus Falls ein Mitarbeiter eine delegierte Aufgabe als erledigt gekennzeichnet hat, die Meldung bei Ihnen aber nicht ankommt, liegt das an einer falschen Einstellung in OutLook. Damit der Auftraggeber automatisch benachrichtigt wird, sobald die von ihm delegierte Aufgabe abgearbeitet wurde, muß der Empfänger den Abschluß der Aufgabe dokumentieren, indem er sie als erledigt kennzeichnet. Das wird aber nur an dem Absender gemeldet, wenn der Empfänger in seinem OutLook die entsprechende Option eingeschaltet hat: Seite 161 von 327

162 In OutLook bis Version 2007 muß auf dem Dialog Extras, Optionen, Einstellungen die Option Bei Erledigung zugeordneter Aufgaben Statusbericht senden eingeschaltet sein. In OutLook 2010 muß über den Befehl Datei, Optionen die Option Statusbericht senden, wenn ich eine zugewiesene Aufgabe erledigt habe auf dem Register Aufgaben aktiviert sein. Desktopbenachrichtigung länger anzeigen Wenn Sie die Anzeigedauer für Desktopbenachrichtigungen in OutLook über die maximal möglichen 30 Sekunden hinaus erhöhen wollen, ist ein Eingriff in die Registry notwendig. Über die -optionen läßt sich für die Desktopbenachrichtigungen einstellen, daß Sie bis zu 30 Sekunden lang angezeigt werden. Dazu rufen Sie in OutLook bis Version 2007 den Befehl Extras, Optionen, Einstellungen, -optionen, Erweiterte -optionen, Desktopbenachrichtigungseinstellungen auf bzw. in OutLook 2010 den Befehl Datei, Optionen, , Desktopbenachrichtigungseinstellungen. Eine noch längere Anzeigedauer erreichen Sie nur durch einen Eingriff in die Windows-Registry: 1. Beenden Sie OutLook. 2. In Windows XP rufen Sie Start, Ausführen auf, in Windows 7 / Vista klicken Sie in das Suchfeld im Startmenü. Geben Sie regedit ein, und drücken Sie die Eingabetaste, um den Registrierungseditor aufzurufen. 3. Öffnen Sie dann den Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.x\Common\DesktopAlerts ( xx.x steht für die Versionsnummer Ihres OutLook); der Schlüssel ist nur vorhanden, wenn Sie im Dialog Erweiterte -optionen die Desktopbenachrichtigung aktiviert haben. 4. Klicken Sie im rechten Fenster doppelt auf TimeOn und wählen Sie Dezimal aus. 5. Geben Sie die gewünschte Anzeigedauer in Millisekunden abzüglich von Millisekunden ein (die sind grundsätzlich voreingestellt). Wenn die Benachrichtigungen beispielsweise für eine Minute zu sehen sein sollen, geben Sie hier Millisekunden ein. 6. Schließen Sie Regedit und starten Sie OutLook. Im Dialog Desktopbenachrichtigungseinstellungen werden übrigens weiterhin nur 30 Sekunden angezeigt mehr lassen sich im Dialog nicht darstellen. Eigener Inhalt für "OutLook heute" Problem: Sie wollen in der Übersichtsseite OutLook heute eigene Informationen unterbringen, etwa einen Wetter- oder Nachrichten-Ticker. Seite 162 von 327

163 Lösung: Ab Version 2002 können Sie eine eigene Web-Seite für diesen Zweck festlegen, entweder als HTML-Datei oder als URL. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Ordner OutLook heute, wählen Sie aus dem Kontextmenü Eigenschaften, und wechseln Sie zur Registerkarte Homepage. Dort aktivieren Sie die Option Homepage dieses Ordners standardmäßig anzeigen und tragen eine passende Web-Seite ein. OutLook 2000: Hier gibt es eine undokumentierte Möglichkeit. Starten Sie den Registry-Editor, und gehen Sie zum Schlüssel Hkey_Current_User\Software\Microsoft\Office.0\OutLook\Today. Hier legen Sie eine Zeichenfolge mit dem Namen URL an und tragen als Inhalt eine passende Web-Seite ein. Beachten Sie, daß Sie auch eine lokale Datei in URL-Notation mit Slash (/) statt Backslash (\) eintragen müssen, also etwa file://c:/daten/outlooktoday.html. Leerzeichen in Datei- oder Verzeichnisnamen ersetzen Sie dabei durch %20. Komplizierter als das Einbinden ist die Gestaltung der Seite. Denn Sie können nicht einfach irgendeine Web-Seite dafür verwenden diese enthielte keine Links und Anzeigeflächen für die Termin-, Aufgaben- und Postfach-Übersicht. Deshalb extrahieren Sie am besten die Originalseiten aus OutLook. Sie müssen diese dann nur noch anpassen, statt bei Null anzufangen. Suchen Sie zu diesem Zweck in Ihrem Verzeichnis Programme nach der Datei Outlwvw.DLL. Nun rufen Sie den Internet Explorer auf und tragen in dessen Adreßzeile res:// ein, gefolgt vom kompletten Pfad zu dieser Datei. Dabei müssen anders als beim Einbinden der Seite vorher die Backslashs (\) bestehenbleiben. Die Leerzeichen bleiben ebenfalls unverändert. Direkt ans Ende hinter outlwvw.dll fügen Sie einen Slash (/) an, gefolgt von OutLook.htm, und drücken die Eingabetaste. Damit haben Sie die interne OutLook heute -Seite aus der DLL herausgefischt. Sie können sie nun speichern und mit einem HTML-Editor Ihrer Wahl bearbeiten, etwa FrontPage. Dabei ist es allerdings empfehlenswert, den Link OutLook heute anpassen wegzulassen, da dieser die sonst voreingestellte OutLook heute -Seite konfiguriert. Eine Signatur einrichten Eine Signatur richten Sie in OutLook wie folgt ein: 1. Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> OPTIONEN auf. 2. Öffnen Sie das Register -FORMAT und klicken Sie auf SIGNATUREN und dann auf NEU. 3. Geben Sie einen Namen für die neue Signatur ein. Behalten Sie die Option Die Signatur ohne Vorlage erstellen bei (diese Option gibt es in OutLook 2007 nicht mehr) und klicken Sie auf WEITER. 4. Geben Sie den Text für die Signatur ein und formatieren Sie ihn. Wenn Sie wollen, fügen Sie auch Ihr Firmenlogo ein. Beachten Sie, daß der Empfänger die Formatierungen nur zu sehen bekommt, wenn er als -format HTML oder RTF eingestellt hat. Bei s im Nur-Text-Format ist Fettdruck oder Ähnliches natürlich nicht zu sehen. Wenn Sie OutLook bis einschließlich Version 2003 besitzen, fahren Sie wie folgt fort: 1. Klicken Sie auf FERTIGSTELLEN und dann auf OK. 2. Wählen Sie auf dem Register -FORMAT nun unter Signaturen aus, für welches -konto die neue Signatur verwendet werden soll. OutLook setzt die Signatur dann automatisch am Ende jeder neuen bzw. jeder Antwort und Weiterleitung ein, die Sie über dieses Konto versenden. 3. Schließen Sie den Dialog. Wenn Sie OutLook 2007 besitzen, fahren Sie statt dessen wie folgt fort: 1. Klicken Sie auf SPEICHERN. 2. Wählen Sie rechts oben im Dialog im Feld -Konto das Konto aus, für das die neue Signatur automatisch verwendet werden soll. 3. Darunter wählen Sie für NEUE NACHRICHTEN sowie für ANTWORTEN / WEITERLEITUNGEN den Namen der Signatur aus. Seite 163 von 327

164 4. Schließen Sie den Dialog mit OK. Da OutLook die Signatur in das Nachrichtenfeld kopiert, können Sie sie vor dem Absenden der noch verändern - beispielsweise bei einem wichtigen Kunden noch Ihre direkte Telefondurchwahl einfügen, während die normale Signatur die Nummer der Telefonzentrale enthält. Visitenkarte in Signatur mitsenden Wenn Sie in OutLook eine digitale Visitenkarte mit Ihren Daten angelegt haben, können Sie diese an Ihre - Signatur anhängen. Der Empfänger der Visitenkarte kann die Kontaktdaten mit einem Doppelklick in sein Adreßbuch übernehmen. Dabei wichtig: OutLook bis Version 2003 sendet die Visitenkarte in Form einer vcard-datei, die auch von anderen -clients neben OutLook gelesen werden kann. OutLook 2007 dagegen nutzt das VCF-Format, das nur mit OutLook 2007 und dem kommenden OutLook 2010 korrekt interpretiert wird. So fügen Sie in OutLook Ihre Visitenkarte in die Signatur ein: 1. Falls noch nicht geschehen, legen Sie im Adreßbuch einen neuen Eintrag mit Ihren Kontaktdaten an. 2. Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> OPTIONEN >> - FORMAT auf. 3. Klicken Sie auf den Button SIGNATUREN. 4. Wenn Sie bereits eine Signatur eingegeben haben, wählen Sie sie im Feld links oben aus. In OutLook bis 2003 müssen Sie nun noch auf Bearbeiten klicken. Falls Sie noch keine Signatur eingegeben haben, tun Sie das über den Button NEU. 5. In OutLook bis 2003 wählen Sie die vcard im Feld Dieser Signatur diese Visitenkarte (vcard) hinzufügen aus. In OutLook 2007 klicken Sie unter STANDARDSIGNATUR bearbeiten auf VISITENKARTE. Wählen Sie Ihren Kontakteintrag aus dem Adreßbuch aus und klicken Sie auf OK. Die VCF-Datei wird dann automatisch angelegt, und eine Vorschau wird in die Signatur eingefügt. 6. Schließen Sie alle Dialoge. Rechtliche Anforderungen Seit dem 1. Januar 2007 ist in Deutschland gesetzlich geregelt, welche Angaben im kaufmännischen Schriftverkehr enthalten sein müssen, also auch in s: der komplette Firmenname, inkl. Geschäftsform der Ort der Niederlassung mit postalisch korrekter, ladungsfähiger Schreibweise das zuständige Amtsgericht die Handelsregisternummer die Umsatzsteuer-Ident-Nummer der Name des Geschäftsführers, Inhabers bzw. des Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzenden strenggenommen auch die Steuernummer (viele Unternehmen geben diese aber nur auf Anfrage heraus, um Mißbrauch zu vermeiden) Weitere Angaben wie Telefon- und Faxnummer, - Adresse, Web-Adresse, Angabe der Abteilung etc. sind freiwillig. Die Pflichtangaben müssen lt. Gesetz auf dem Bildschirm und auf Ausdrucken gut lesbar sein. Geregelt sind diese Anforderungen im: Handelsgesetzbuch, HGB, 37a GmbH-Gesetz (GmbHG), 35a Aktiengesetz (AktG), 80 Einzelne Termine versenden So versenden Sie einzelne Termine per . Wenn Sie Ihre Termine mit anderen abstimmen wollen oder Kollegen bzw. Mitarbeitern mitteilen wollen, welche Termine in Ihrem Kalender stehen, können Sie diese per versenden. Dazu gehen Sie in OutLook so vor: 1. Öffnen Sie eine neue Nachricht. 2. Füllen Sie Absender und Betreff aus. 3. In OutLook bis Version 2003 klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Klammer-Icon ( Datei einfügen ) und dann auf Element (im Einfügen -Menü gibt es keinen Befehl Element ). In OutLook 2007 klicken Sie auf dem Register Einfügen unter Einschließen auf Element anfügen. In OutLook 2010 dagegen nehmen Sie den Befehl OutLook-Element aus der Gruppe Einschließen auf dem Register Einfügen. Seite 164 von 327

165 4. Wählen Sie den Kalender aus. 5. Wählen Sie rechts unter den Buttons die Option Anlage aus. 6. Im Feld Elemente wählen Sie die Termine aus, die Sie per übermitteln wollen. Markieren Sie aufeinanderfolgende Termine mit den Pfeiltasten und gedrückter Umschalttaste; oder halten Sie STRG gedrückt und klicken Sie ausgewählte Termine mit der Maus an. 7. Klicken Sie auf OK, um den Dialog zu schließen und in das Nachrichtenfenster zurückzukehren. 8. Stellen Sie die Nachricht fertig und senden Sie sie ab. s an Verteilerliste mit Wichtigkeit Hoch senden So weisen Sie allen s an eine bestimmte Verteilergruppe automatisch die Wichtigkeit Hoch zu. Angenommen, Sie wollen automatisch allen s, die Sie an eine bestimmte Verteilergruppe senden, die Wichtigkeit Hoch zuweisen. Dazu gehen Sie so vor: 1. Öffnen Sie die Verteilerliste. 2. Rufen Sie den Befehl Datei, Eigenschaften auf; in OutLook 2007 klicken Sie auf die Schaltfläche "Office" und rufen dann Eigenschaften auf; in OutLook 2010 klicken Sie auf Datei und dann auf Eigenschaften. 3. Setzen Sie Wichtigkeit auf Hoch. 4. Schließen Sie den Dialog. s aus Adreßbuch heraus schreiben So schreiben Sie beim Durchblättern des Adreßbuchs gleich eine an einen oder mehrere Kontakte. Seite 165 von 327

166 Wenn sie an einen oder mehrere Empfänger s schreiben wollen, gehen manche Nutzer das Adreßbuch durch, um die Namen auszuwählen. Wenn Sie dabei an einen einzelnen Kontakt schreiben wollen, haben Sie mehrere Möglichkeiten: Klicken Sie den Kontakt mit der rechten Maustaste an. In OutLook 2007 und 2010 rufen Sie den Befehl Erstellen, - Nachricht auf, in früheren Versionen den Befehl Neue Nachricht an Kontakt. Oder Sie ziehen den Kontakt mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche in der Navigationsleiste. Wenn Sie mehrere Kontakte ausgewählt haben, indem Sie sie bei gedrückter STRG-Taste angeklickt haben, steht der Befehl im Kontextmenü nicht zur Verfügung. Ziehen Sie deshalb die markierten Kontakte auf die Schaltfläche in der Navigationsleiste. Schon öffnet OutLook eine neue und fügt die Adresse(n) ins Feld An ein. Der Befehl zum Erstellen einer neuen steht leider nur zur Auswahl, wenn Sie nur einen Kontakt ausgewählt haben, nicht für mehrere Kontakte: Entwürfe speichern So legen Sie eine im Ordner Entwürfe ab anstatt sie sofort abzusenden. Wenn Sie die gerade geöffnete noch nicht absenden, sondern erst einmal in den Ordner Entwürfe befördern wollen, gehen Sie so vor: Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf den Button Speichern oder drücken die Tastenkombination STRG+S. Die bleibt weiterhin geöffnet, so daß Sie sie entweder minimieren oder mit ESC schließen, falls das geöffnete Fenster Sie stört und Sie nicht in Versuchung geraten wollen, doch noch versehentlich gleich auf Senden zu klicken. Erinnerungen an Aufgaben ausblenden So verhindern Sie, daß OutLook Erinnerungen an Aufgaben anzeigt, die heute fällig sind. Frage: Wenn ich für Aufgaben ein Fälligkeitsdatum eingebe, erinnert mich OutLook am Beginn des Arbeitstags an die an diesen Tag fälligen Aufgaben. Das finde ich überflüssig. Wie sorge ich dafür, daß keine Erinnerungen an Aufgaben erscheinen? OutLook bis einschließlich 2007 Antwort: In OutLook bis einschließlich Version 2007 gehen Sie wie folgt vor. 1. Rufen Sie den Befehl Extras, Optionen auf. 2. Klicken Sie auf dem Register Einstellungen auf Aufgabenoptionen. 3. Schalten Sie die Option Erinnerung aktivieren für Aufgaben mit Fälligkeitsdatum ab. Seite 166 von 327

167 4. Schließen Sie die Dialoge. OutLook 2010 Antwort: In OutLook 2010 gehen Sie so vor: 1. Rufen Sie den Befehl Datei, Optionen auf. 2. Öffnen Sie das Register Aufgaben. 3. Schalten Sie hier die Option Erinnerungen für Aufgaben mit Fälligkeitsdatum aktivieren ab. 4. Schließen Sie den Dialog. Erinnerungen erscheinen zweimal Wenn OutLook Erinnerungen doppelt anzeigt, hilft es, die programminterne Liste mit den Erinnerungen zurückzusetzen. Frage: Seit einigen Tagen zeigt der Kalender Erinnerungen immer doppelt an. Wie kann ich das beheben? Antwort: Bei Problemen mit Erinnerungen doppelte Erinnerungen oder auch Erinnerungen an längst vergangene Termine hilft es (meist), die Liste mit den Erinnerungseinträgen zu löschen und von OutLook neu aufbauen zu lassen. Dazu holt sich OutLook die entsprechenden Informationen aus dem Kalender, und zwar nur für die Termineinträge ab dem aktuellen Zeitpunkt. Zum Zurücksetzen der Liste rufen Sie OutLook einmalig mit dem Befehlszeilenparameter /cleanreminders auf: 1. Beenden Sie OutLook. 2. Rufen Sie dann in Windows XP Start, Ausführen auf; in Windows 7 / Vista öffnen Sie das Startmenü und klicken in das Suchfeld. 3. Tippen Sie den folgenden Befehl ein und drücken Sie die Eingabetaste: OutLook.exe /cleanreminders Seite 167 von 327

168 Falls Windows meldet, daß die Programmdatei nicht gefunden werden kann, müssen Sie vor OutLook.exe den kompletten Zugriffspfad auf diese Datei angeben, zum Beispiel: "c:\programme\microsoft\microsoft office\office12\outlook.exe" /cleanreminders Die Anführungszeichen sind erforderlich, weil der Ordnername ein Leerzeichen enthält (bei microsoft office, nicht jedoch bei office12). Damit rufen Sie OutLook 2007 auf. OutLook 2003 ist im Ordner \office11 zu finden, OutLook 2010 in \office14. Mit dem Startparameter /cleanreminders setzen Sie die Liste mit den Erinnerungen zurück OutLook legt sie dann neu an. Erweiterung kann nicht geladen werden Wenn OutLook beim Start meldet, daß eine Erweiterung nicht geladen werden kann, gehen Sie zur Fehlerbehebung so vor: Wenn OutLook beim Programmstart meldet, daß die Erweiterung xyz nicht installiert oder geladen werden konnte, liegt das in der Regel daran, daß die Datei Extend.dat beschädigt ist. OutLook speichert in dieser Datei die Registry-Einträge für alle installierten Add-Ins, um schneller darauf zugreifen zu können. Den Fehler beheben Sie, indem Sie die Datei Extend.dat löschen oder umbenennen. Dann liest OutLook beim nächsten Programmstart die Add-In-Informationen neu aus der Registry ein, legt die Datei Extend.dat mit den Daten an und initialisiert die Add-Ins erneut. Das erreichen Sie so: 1. Beenden Sie OutLook. 2. Suchen Sie die Datei Extend.dat. In Windows XP ist die Datei normalerweise im Ordner C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\OutLook\ gespeichert, in Windows 7 / Vista unter C:\USER\<Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\OutLook bzw. C:\BENUTZER\<Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\OutLook. 3. Löschen Sie diese Datei oder benennen Sie sie um in Extend.dat.alt. 4. Starten Sie OutLook neu. Hinweis: Falls Sie die Datei nicht finden, müssen Sie im Windows-Explorer die Anzeige versteckter Dateien einschalten. Das erreichen Sie über Extras, Ordneroptionen, Ansicht. Erweiterung kann nicht installiert werden In der Datei Extend.dat sind die Registry-Einträge für Add-Ins zwischengespeichert wenn Sie die Datei löschen, liest OutLook die Einträge aus der Registry wieder ein. Wenn OutLook beim Programmstart meldet, daß eine Erweiterung nicht installiert oder geladen werden konnte, liegt das meist daran, daß der Zwischenspeicher mit den Einstellungen für Add-Ins (Erweiterungen) beschädigt ist. Den Fehler beheben Sie so: 1. Beenden Sie OutLook. 2. Suchen Sie die Datei Extend.dat, die normalerweise im Ordner C:\Dokumente und Einstellungen\<BENUTZERNAME\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\OutLook\ zu finden ist. In dieser Datei werden die Registry-Einträge für alle installierten Add-Ins zwischengespeichert; OutLook holt die Add-In-Daten dann aus dieser Datei und nicht aus der Registry. 3. Löschen Sie diese Datei oder benennen Sie sie um. 4. Starten Sie OutLook neu. OutLook liest nun die Registry-Einträge neu aus, schreibt sie in die Datei Extend.dat und initialisiert die Add-Ins neu. In den allermeisten Fällen ist das Problem damit behoben. Exchange Server aktuelle Postfachgröße anzeigen lassen Seite 168 von 327

169 Eine Aufstellung des Speicherverbrauchs bei Exchange Postfächern wird benötigt. Leider bietet die grafische Oberfläche keine Möglichkeit diese sich im Detail anzusehen. Doch die Verwaltungsshell des Exchange-Servers macht diese kleine Auswertung möglich. Variante 1: Ausgabe der Postfachgröße in GB Get-MailboxStatistics server <SERVERBEZEICHNUNG> FT Sollte man als Admin nicht mit so großen Postfächern zu tun haben, kann die Ausgabe der Postfachgröße natürlich auch in MB erfolgen! Dafür ändert man einfach den Wert TotalItemSize.Value.ToGB in TotalItemSize.Value.ToMB, danach bekommt man die Ausgabe in Megabytes angezeigt. GB zeigt nur gerundete GB Werte an. Variante 2: Ausgabe der Postfachgröße mit Sortierung um die schwarzen Schafe zu finden. Get-MailboxStatistics server <SERVERBEZEICHNUNG> sort-object TotalItemsize FT expression={$_.totalitemsize.value.tomb()}} Hier ist es wohl besser den Wert auf MB stehen zu lassen! Variante 3: Jetzt noch eine nette Aufstellung mit Anzeige der gelöschten Objekte: get-mailboxstatistics -server <SERVERBEZEICHNUNG> select-object displayname, servername, expression={$_.totalitemsize.value.tomb()} expression={$_.totaldeleteditemsize.value.tomb()} } Variante 4: Jetzt geben wir die Infos noch in ein File aus Dafür setzten wir hinter dem Befehl einfach folgendes Kommando: > export-csv <Ausgabedatei> Damit sollte man nun für alle Exchange Postfach Fälle gerüstet sein! Fehler beim Schließen eines Archivs So reparieren Sie eine defekte Archivdatei aus OutLook mit dem kostenlosen Programm Olfix. Frage: In meinem OutLook ist nach der AutoArchivierung eine Archivdatei geöffnet. Wenn ich die in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste anklicke und den Befehl zum Schließen aufrufe, erscheint die Fehlermeldung, daß das Objekt nicht gefunden werden kann. Die Archivdatei bleibt weiterhin in der Ordnerliste. Wie kann ich sie daraus entfernen? Antwort: Die Archivdatei ist höchstwahrscheinlich beschädigt. Versuchen Sie, die beschädigte Archivdatei mit dem kostenlosen Programm Olfix zu reparieren, das Sie von der Webseite herunterladen; die Download-Seite für Olfix öffnen Sie über den Link unter OutLook Reparatur auf der linken Seite. Falls Sie eine 64-Bit-Version von OutLook 2010 verwenden, holen Sie sich die 64-Bit-Version von Olfix von der Webseite. Zum Reparieren gehen Sie so vor: 1. Beenden Sie OutLook. 2. Rufen Sie die Datei OLFix OutLook-Reperatur.exe, die Sie heruntergeladen haben, durch einen Doppelklick auf. 3. Klicken Sie auf Posteingangsreparatur. 4. Wählen Sie die defekte Archivdatei aus, schalten Sie die Option SCANPST automatisch bedienen ein und klicken Sie auf Start. Seite 169 von 327

170 5. Wenn die Reparatur abgeschlossen ist, schließen Sie den Dialog und beenden Olfix. 6. Rufen Sie OutLook auf jetzt sollte sich die reparierte Archivdatei schließen lassen. Geänderte Ansicht auf andere Ordner übernehmen So machen Sie in OutLook 2010 eine geänderte Ansicht auch für die übrigen Ordner im Posteingang wirksam. Wenn Sie im -modul von OutLook 2010 über Ansicht, Ansichtseinstellungen Änderungen an der aktuellen Ansicht vorgenommen haben, sind diese Einstellungsänderungen (wie in früheren Versionen) nur für den vorher ausgewählten Ordner im Posteingang wirksam. Sie können diese Änderungen aber auf alle anderen Ordner im Posteingang übernehmen: Dazu rufen Sie auf dem Register Ansicht den Befehl Ansicht ändern und danach Aktuelle Ansicht für andere -ordner übernehmen auf. Falls Sie mehrere Persönliche Ordner eingerichtet haben, erscheint nun ein Dialog, in dem Sie alle Posteingänge auswählen, für die die Einstellungen übernommen werden sollen. Dazu setzen Sie vor jeden Persönlichen Ordner einen Haken. Damit die Einstellungen auch für die untergeordneten Ordner wirksam werden, schalten Sie außerdem die Option Ansicht für Unterordner übernehmen ein. Gesendete Elemente / Objekte können nicht gefunden werden Wenn Outlook meldet, daß die gesendeten Elemente nicht gefunden werden, ist der Ordner Gesendete Objekte beschädigt. Ist Ihnen das schon mal passiert: Nach dem Versenden einer zeigt Outlook unter bestimmten Umständen die ominöse Meldung, daß die gesendeten Elemente (oder Objekte) nicht gefunden wurden. Verschickt wird die , es wird aber keine Kopie im Ordner Gesendete Elemente bzw. Gesendete Objekte abgelegt. Der Grund: Höchstwahrscheinlich ist der Ordner Gesendete Objekte beschädigt. So lassen Sie den Ordner Gesendete Objekte s(bzw. Gesendete Elemente ) sowie die übrigen Standardordner von Outlook reparieren: 1. Beenden Sie Outlook. 2. Rufen Sie in Windows XP Start, Ausführen auf bzw. klicken Sie im Startmenü von Windows 7/Vista in das Suchfeld. 3. Geben Sie den folgenden Befehl ein und drücken Sie die Eingabetaste: outlook.exe /resetfolders Gleichzeitig Termine und s durchsuchen So lassen Sie gleichzeitig in mehreren OutLook-Modulen suchen, zum Beispiel im Posteingang und im Kalender. Frage: Ich will gleichzeitig sowohl im Posteingang als auch im Kalender suchen. Ist das möglich? Antwort: Mit der erweiterten Suche können Sie auch mehr als einen Ordner durchsuchen ganz gleich, ob es sich um mehrere Ordner im Posteingang handelt oder zum Beispiel um den Posteingang und den Kalender. Dazu gehen Sie so vor: 1. Rufen Sie die erweiterte Suche auf, zum Beispiel mit STRG+UMSCHALT+F. Seite 170 von 327

171 2. Klicken Sie im Dialog Erweiterte Suche rechts oben auf den Button Durchsuchen. 3. Setzen Sie ein Häkchen vor alle Ordner, die bei der Suche berücksichtigt werden sollen. 4. Wenn auch jeweils die Unterordner durchgesehen werden sollen, schalten Sie außerdem die Option Unterordner durchsuchen (unterhalb der Ordnerliste) ein. 5. Schließen Sie den Dialog mit OK. 6. Geben Sie die gewünschten Suchkriterien ein, und starten Sie den Suchvorgang. Wenn Sie nicht nur gezielt zum Beispiel den Kalender und den Posteingang durchsuchen wollen, sondern sämtliche Bereiche in OutLook, klicken Sie im Dialog Erweiterte Suche oben ins Feld Suchen nach und wählen hier Beliebigen OutLook-Elementen aus OutLook stellt dann als Suchbereich automatisch Persönliche Ordner ein. Seite 171 von 327

172 Grüne Icons im Menüband von OutLook 2010 OutLook 2010 zeigt für nachträglich ins Menüband eingefügte Befehle oft grüne Icons an das ändern Sie wie in diesem Beitrag beschrieben. Frage: Wenn ich ins Menüband von OutLook 2010 zusätzliche Befehle einfüge, erscheint bei manchen Befehlen ein grüner Kreis als Icon. Dadurch lassen sich die verschiedenen Befehle nur schwer voneinander unterscheiden. Gibt es da einen Trick? Antwort: Icons mit einem grünen Kreis erscheinen grundsätzlich bei allen Befehlen, für die in OutLook kein Symbol vordefiniert ist. Die Lösung: Weisen Sie den Befehlen ein Symbol zu. Dazu klicken Sie im Dialog Menüband anpassen den jeweiligen Befehlsnamen an und dann auf Umbenennen. Wählen Sie ein passendes Symbol aus. Seite 172 von 327

173 How to clean up OutLook s Forms Cache When you receive the message The form required to view this message cannot be displayed. Contact your administrator., it usually means that you need to clean OutLook s forms cache. To clear the forms cache, follow these steps: 1. Go to Tools menu, Options. 2. Click the Other tab, and then Advanced Options. 3. Click Custom Forms. 4. Click Manage Forms. 5. Click Clear Cache. 6. Restart OutLook. If that doesn t work, delete the Forms Cache Files. 1. Close OutLook. 2. Locate the Forms folder. In Vista, it s at C:\Users\<username>\AppData\Local\MicrosoftFORMS 3. Delete all the frmcache.dat file and folders that are in the Forms folder. You ll have one folder for each custom form you have installed. If you haven t created custom forms, you won t have any folders here. 4. Re-open OutLook. When you restart OutLook, and use a form OutLook will automatically reinstall the form, recreating the forms cache and index. For a shortcut to the Forms folder, copy, then paste the following line in the address bar of Windows Explorer in Windows 7, Vista or Windows XP: %USERPROFILE%\Local Data\Microsoft\Forms Settings\Application Seite 173 von 327

174 Indizierung für Suche neu starten Die Neuindizierung für die Suchfunktion in OutLook 2007/2010 starten Sie über die Systemsteuerung Ihres Windows. Kann Ihr OutLook s, die tatsächlich vorhanden sind, nicht finden? Das liegt häufig an Problemen mit dem Suchindex. Beheben läßt sich der Fehler, indem Sie den Suchindex komplett neu aufbauen lassen. Die Neuindizierung starten Sie über die Windows-Indizierungsoptionen (da OutLook 2007/2010 die Indizierungsfunktion von Windows nutzt). Darauf haben Sie über die Systemsteuerung von Windows sowie in OutLook 2010 auch über die Suchoptionen Zugriff. Da die Indizierung das System stark auslastet, sollten Sie sie vor der Mittagspause oder am Abend starten und den PC dann laufen lassen. In Windows XP gehen Sie so vor: 1. Beenden Sie OutLook. 2. Rufen Sie Start, Systemsteuerung, Indizierungsoptionen auf. Falls die Systemsteuerung in der Kategorienansicht geöffnet wird, schalten Sie in die klassische Ansicht und klicken doppelt auf Indizierungsoptionen. 3. Klicken Sie dann auf Erweitert. 4. Öffnen Sie das Register Indexeinstellungen und klicken Sie auf den Button Neu erstellen neben Ausgewählte Orte erneut indizieren. 5. Bestätigen Sie die Warnung, daß die Neuindizierung einige Zeit beanspruchen wird, mit OK. 6. Nach der Indizierung schließen Sie alle Dialoge. In Windows 7/Vista gehen Sie so vor: 1. Öffnen Sie das Startmenü und geben Sie ins Suchfeld Indizierung ein (ohne die Eingabetaste zu drücken). 2. Klicken Sie auf Indizierungsoptionen (unter Systemsteuerung ). 3. Fahren Sie wie oben beschrieben mit Schritt 3 fort. Die Neuindizierung für die Suchfunktion in OutLook 2007/2010 starten Sie über die Systemsteuerung Ihres Windows. Seite 174 von 327

175 Kalender als Webseite speichern In OutLook 2003 und 2007 gehen Sie so vor: 1. Öffnen Sie den Kalender. 2. Rufen Sie DATEI >> ALS WEBSEITE SPEICHERN auf. 3. Geben Sie den Zeitraum ein, der in der Webseite gespeichert werden soll. 4. Wenn zusätzlich zum Betreff jedes Termins auch die dazu eingetragenen Notizen im Web-Kalender zu sehen sein sollen, schalten Sie die Option TERMINDETAILS EINBEZIEHEN ein. 5. Falls Sie ein Bild als Hintergrund verwenden wollen, schalten Sie HINTERGRUNDGRAFIK VERWENDEN ein und wählen das Bild aus. 6. Geben Sie den KALENDERTITEL ein, der am Anfang der Seite mit dem Kalender zu sehen sein soll. 7. Geben Sie den Speicherort für die Kalenderdatei und ihren Namen mit der Erweiterung.HTM ein. Neben der HTML-Datei speichert OutLook noch eine Reihe weiterer Dateien (Bilder sowie weitere HTML-Dateien für Details). Es empfiehlt sich daher, für die Dateien einen eigenen Ordner einzurichten, so daß nicht versehentlich gleichnamige Dateien überschrieben werden. 8. Damit der Kalender gleich in Ihrem Webbrowser gezeigt wird, schalten Sie GESPEICHERTE WEBSEITE IM BROWSER ÖFFNEN ein. 9. Klicken Sie auf SPEICHERN. 10. In OutLook 2007 erscheint nun ein Sicherheitshinweis, daß der Speicherort möglicherweise nicht sicher ist. Bestätigen Sie mit JA, daß Sie fortfahren wollen. 11. Nun erscheint (von Ihrem Webbrowser) eine Sicherheitsabfrage. Bestätigen Sie hier mit ÖFFNEN, daß Sie die Datei anzeigen lassen wollen. 12. Wenn der Kalender auf einem Webserver abgelegt werden soll, kopieren Sie zum Beispiel mit einem FTP-Programm alle Dateien aus dem Ordner auf den Webserver. Über die Pfeile neben dem Monatsnamen blättern Sie durch den Kalender. Details zu den Terminen erscheinen in der Spalte rechts. Kalenderauszüge bzw. Termine komfortabel weitergeben Wenn Sie Ihre Termine mit anderen abstimmen wollen oder Kollegen bzw. Mitarbeitern mitteilen wollen, welche Termine in Ihrem Kalender stehen, können Sie diese per versenden. Dazu gehen Sie in OutLook bis einschließlich Version 2007 so vor: 1. Öffnen Sie eine neue Nachricht. 2. Füllen Sie Absender und Betreff aus. 3. In OutLook bis Version 2003 klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Klammer-Icon (DATEI EINFÜGEN) und dann auf ELEMENT (im EINFÜGEN-Menü gibt es keinen Befehl ELEMENT). In OutLook 2007 klicken Sie auf dem Register EINFÜGEN unter EINSCHLIESSEN auf ELEMENT ANFÜGEN. Seite 175 von 327

176 4. Wählen Sie den Kalender aus. 5. Wählen Sie rechts unter den Buttons die Option ANLAGE aus. 6. Im Feld ELEMENTE wählen Sie die Termine aus, die Sie per übermitteln wollen. Markieren Sie aufeinanderfolgende Termine mit den Pfeiltasten und gedrückter H-Taste oder halten Sie S gedrückt und klicken Sie ausgewählte Termine mit der Maus an. 7. Klicken Sie auf OK, um den Dialog zu schließen und in das Nachrichtenfenster zurückzukehren. 8. Stellen Sie die Nachricht fertig und senden Sie sie ab. Kalenderauszüge mit OutLook 2007 versenden In OutLook 2007 können Sie zwar auch wie oben beschrieben vorgehen, das Programm bietet aber weitaus mehr Möglichkeiten: So können Sie ganze Kalenderauszüge übertragen und dabei genau regeln, welche Details übermittelt werden soll. 1. Öffnen Sie eine neue Nachricht. 2. Füllen Sie Absender und Betreff aus. 3. Wählen Sie auf dem Register OPTIONEN das HTML-Format Kalenderauszüge kann OutLook 2007 nur (noch) mit HTML-Mails versenden. 4. Klicken Sie in das Textfeld. 5. Klicken Sie auf dem Register EINFÜGEN unter EINSCHLIESSEN auf KALENDER. 6. Wählen Sie im Feld DATUMSBEREICH den Zeitraum aus, der berücksichtigt werden soll. Wenn Sie hier die Option DATUM ANGEBEN wählen, können Sie den Anfangs- und Endzeitpunkt angeben. 7. Im Feld DETAIL geben Sie an, ob alle Details zu den Terminen, nur die Verfügbarkeit und der Betreff oder lediglich der Status ( Frei, Gebucht, Abwesend bzw. Mit Vorbehalt ) gezeigt werden sollen. 8. Im Feld darunter bestimmen Sie, ob nur Termine innerhalb der in Ihrem OutLook definierten Arbeitszeit mitgeteilt werden sollen. 9. Klicken Sie dann auf EINBLENDEN. 10. Nun haben Sie die Möglichkeit, auch Details von als privat markierten Terminen einblenden zu lassen und Anlagen von Terminen mitzusenden. Seite 176 von 327

177 11. Zum Abschluß geben Sie an, ob die Termine in Form von Tagesplänen oder einfach als Liste angezeigt werden sollen; die Listenansicht ist übersichtlicher. 12. Schließen Sie den Dialog mit OK. 13. OutLook fügt nun die Daten in den Nachrichtentext und in Form einer ICS-Datei ein, die auch andere Kalenderprogramme einlesen können. Stellen Sie die Nachricht fertig und senden Sie sie ab. Kalenderauszüge mit OutLook 2007 / 2010 senden OutLook 2007 und 2010 bietet die Möglichkeit, gleich ganze Bereiche aus dem Kalender zu versenden. OutLook 2007 und 2010 bietet (zusätzlich zur Möglichkeit, einzelne Termine per zu versenden) auch die Möglichkeit, ganze Kalenderauszügen zu übertragen. Dabei können Sie genau festlegen, welche Details übermittelt werden sollen. Kalenderauszüge versenden Sie in OutLook 2007 / 2010 so: 1. Öffnen Sie eine neue Nachricht. 2. Füllen Sie Absender und Betreff aus. 3. Wählen Sie auf dem Register Optionen das HTML-Format Kalenderauszüge kann OutLook 2007 / 2010 nur mit HTML- Mails versenden. 4. Klicken Sie in das Textfeld. 5. Klicken Sie auf dem Register Einfügen unter Einschließen auf Kalender. 6. Wählen Sie im Feld Datumsbereich den Zeitraum aus, der berücksichtigt werden soll. Wenn Sie sich hier für die Option Datum angeben entscheiden, können Sie den Anfangs- und Endzeitpunkt frei bestimmen. 7. Im Feld Detail geben Sie an, ob alle Details zu den Terminen, nur die Verfügbarkeit und der Betreff oder lediglich der Status ( Frei, Gebucht, Abwesend bzw. Mit Vorbehalt ) gezeigt werden sollen. Seite 177 von 327

178 8. Im Feld darunter bestimmen Sie, ob nur Termine innerhalb der in Ihrem OutLook definierten Arbeitszeit mitgeteilt werden sollen. 9. Klicken Sie dann auf Einblenden. 10. Nun haben Sie die Möglichkeit, auch Details von als privat markierten Terminen einblenden zu lassen und Anlagen von Terminen mit zu senden. 11. Zum Abschluß geben Sie an, ob die Termine in Form von Tagesplänen oder einfach als Liste angezeigt werden sollen; die Listenansicht ist übersichtlicher. Seite 178 von 327

179 12. Schließen Sie den Dialog mit OK. 13. OutLook fügt nun die Daten in den Nachrichtentext und in Form einer ICS-Datei ein, die auch andere Kalenderprogramme einlesen können. Stellen Sie die Nachricht fertig und senden Sie sie ab. Kontakte auf Tastendruck suchen Drücken Sie F11, um aus jedem beliebigen Modul von OutLook heraus nach einem Kontakt zu suchen. Egal, in welchem Modul von OutLook Sie gerade arbeiten: Überall finden Sie in der Symbolleiste bzw. im Menüband ein Feld Kontakt suchen. In OutLook 2010 ist das Feld auf dem Register Start zu finden. Wenn Sie in dieses Feld klicken, können Sie das Adreßbuch nach einem Kontakt durchsuchen. Statt zur Maus zu greifen, können Sie auch einfach F11 drücken und sofort mit der Eingabe des Kontaktnamens beginnen. F11 setzt den Fokus ins Suchfeld. Besonderheit in OutLook 2010 Wenn in OutLook 2010 nicht das Start -Register geöffnet ist, erscheint nach dem Drücken von F11 ein kleines Adreßbuch-Fenster, in dem die für das (im -modul ausgewählten) -konto vorgeschlagenen Kontakte angezeigt werden. Über das Feld Adreßbuch rechts oben im Fenster können Sie alternativ alle Kontakte oder die vorgeschlagenen Kontakte für ein anderes Konto einblenden lassen. Über das Feld Suchen lassen sich die angezeigten Kontakte weiter eingrenzen: Dazu tippen Sie hier einfach die ersten Buchstaben des Namens ein schon filtert OutLook die Kontakte und zeigt nur noch die an, die der Eingabe entsprechen. Seite 179 von 327

180 Liste Sichere Absender automatisch erweitern lassen Liste Sichere Absender in OutLook 2003/2007 automatisch erweitern lassen So lassen Sie Personen, denen Sie s schreiben, automatisch in die Liste sicherer Absender in OutLook einfügen. Der Junk- -Filter von OutLook verfügt ja über eine Liste mit sicheren Absendern, deren s nicht als Spam aussortiert werden, die so genannte Whitelist. Ab OutLook 2003, Service Pack 1, läßt sich das Programm so einrichten, daß es Adressen, an die Sie s schreiben, automatisch in die Whitelist einträgt. Allerdings ist diese Option normalerweise abgeschaltet. Um sie einzuschalten, gehen Sie in OutLook 2003 und 2007 so vor: 1. Rufen Sie den Befehl Extras, Optionen auf. 2. Klicken Sie auf dem Register Einstellungen auf Junk Dann aktivieren Sie auf dem Register Sichere Absender die Option Personen, an die ich s schicke, automatisch der Liste sicherer Absender hinzufügen. 4. Schließen Sie alle Dialoge. Liste Sichere Absender in OutLook 2010 automatisch erweitern lassen So lassen Sie Personen, denen Sie s schreiben, automatisch in die Liste sicherer Absender in OutLook 2010 einfügen. Damit OutLook s von Kontakten, denen Sie selbst schon s geschrieben haben, nicht als Spam auffaßt, lassen Sie deren Adressen am besten automatisch in die Liste Sichere Absender, die so genannte Whitelist, eintragen. Dazu gehen Sie in OutLook 2010 so vor: 1. Öffnen Sie den Ordner Junk Klicken Sie eine beliebige in diesem Ordner mit der rechten Maustaste an und rufen Sie den Befehl Junk- und dann Junk- -Optionen auf. 3. Öffnen Sie das Register Sichere Absender. 4. Aktivieren Sie hier die Option Personen, an die ich s schicke, automatisch der Liste sicherer Absender hinzufügen. 5. Schließen Sie alle Dialoge. Makros fehlen in OutLook 2010 Damit Sie in OutLook 2010 Makros abrufen können, müssen Sie das Register Entwicklertools einblenden. Frage: Ich finde in OutLook 2010 keine Möglichkeit mehr, Makros über das Menü abzurufen bzw. den Makroeditor zu öffnen. Antwort: Den Visual-Basic-Editor können Sie wie gewohnt über das Tastenkürzel ALT+F11 aufrufen. Alle für den Umgang mit Makros erforderlichen Befehle sind in OutLook 2010 auf dem Register Entwicklertools im Menüband untergebracht. Dieses Register ist nach der Installation allerdings ausgeblendet. Um es einzublenden, gehen Sie so vor: 1. Klicken Sie eine freie Stelle im Menüband mit der rechten Maustaste an und rufen Sie den Befehl Menüband anpassen auf. 2. Setzen Sie im rechten Fenster unter Menüband anpassen ein Häkchen vor Entwicklertools und schließen Sie den Dialog. Maximale Größe von s ändern Der Versand von Dateien per kommt immer mehr aus der Mode: Längst haben Instant Messenger wie Skype oder spezielle Webdienste wie Dropbox diese Aufgabe übernommen. Schuld daran ist auch das Limit von OutLook, denn standardmäßig darf eine nicht größer als 20 Megabyte sein. Doch Sie können diese Größenbeschränkung auch durch einen Eingriff in die Registry ändern: Klicken Sie dazu auf "Start" und geben Sie "regedit" ins Suchfeld ein, gefolgt von der Eingabetaste. Daraufhin öffnet sich der Registrierungseditor. Seite 180 von 327

181 Navigieren Sie anschließend zu "HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\OutLook\Preferences". "14.0" steht hierbei für Office 2010, während "12.0" für Office 2007 steht - die "13" fehlt aufgrund von Aberglaube. Klicken Sie jetzt auf "Bearbeiten/Neu/DWORD-Wert (32-Bit)" und geben Sie dem neu erzeugten Wert die Bezeichnung "MaximumAttachmentSize". Klicken Sie anschließend mit der linken Maustaste doppelt auf den neu angelegten Wert. Jetzt können Sie festlegen, wie groß ein -anhang maximal sein darf: "0" steht dabei für unbegrenzte Größe. Einen Wert in Megabyte legen Sie fest, indem Sie den entsprechenden Wert in Kilobyte eingeben. "50000" steht also für eine Anhang-Größe von 50 Megabyte. Hinweis: Bitte beachten Sie, daß auch das -postfach des Empfängers ein Größenlimit haben könnte. Achten Sie also darauf, ob Ihre unzustellbar zurückkommt - in der entsprechenden Info- erfahren Sie, ob das Postfach des Empfängers ein Größenlimit hat. Nach einer Telefonnummer suchen So suchen Sie in OutLook 2003 gezielt nach Telefonnummern Nutzer von OutLook bis Version 2003 kennen das: Das Telefon klingelt, das Display zeigt die Nummer des Anrufers an. Sie wollen herausfinden, wer der Anrufer ist. Wenn Sie jedoch die Telefonnummer in das Suchfeld in OutLook eintippen, zeigt OutLook den Kontakt nicht an, obwohl er mit der Nummer im Adreßbuch steht. Bis einschließlich Version 2003 sucht OutLook leider nicht in den Feldern mit den Telefonnummern. Das ist nur bei der Erweiterten Suche möglich: 1. Wechseln Sie in das Adreßbuch in OutLook am schnellsten geht das mit STRG Drücken Sie dann STRG+UMSCHALT+F, um die Erweiterte Suche zu öffnen. Oder rufen Sie den Befehl Extras, Suchen, Erweiterte Suche auf. 3. Wählen Sie im Feld In die Option Nur in Telefonnummernfeldern aus. 4. Geben Sie den Anfang der Telefonnummer ein oder die letzten drei bis vier Ziffern (in der richtigen Reihenfolge). 5. Klicken Sie auf Suche starten. OutLook zeigt nun alle Kontakte an, die die eingegebene Ziffernfolge enthalten. So geht's in OutLook 2007 und 2010 Die Schnellsuche aus OutLook 2007 und 2010 dagegen erlaubt die Suche nach Telefonnummern: 1. Öffnen Sie das Adreßbuch in OutLook. 2. Tippen Sie in das Suchfeld ( Kontakte durchsuchen ) die Nummer ein während Sie tippen, zeigt OutLook alle Kontakte an, die die gerade eingegebene Nummer (ob als Telefonnummer oder in einem anderen Feld) enthalten. Seite 181 von 327

182 Nächste ungelesene öffnen So schließen Sie mit einem Tastenkürzel die geöffnete und öffnen die nächste nicht gelesene. Wenn Sie die ungelesenen s abarbeiten, sind immer die gleichen Handgriffe nötig: öffnen, später schließen und dann die nächste öffnen. Die beiden Aktionen schließen und nächste öffnen können Sie zeitsparend mit einem einzigen Tastenkürzel erledigen: In OutLook 2007 und 2010 drücken Sie STRG plus die Punkt-Taste, in früheren Versionen STRG+H, um die gerade geöffnete Nachricht zu schließen und die nächste ungelesene zu öffnen. Falls Sie nicht die nächste, sondern die vorhergehende in der Liste öffnen wollen, drücken Sie in OutLook 2007 und 2010 STRG plus die Komma-Taste, in früheren Versionen ALT+H. Neue s, Termine, Kontakte, etc. per Tastenkürzel erzeugen Mit diesen Tastenkürzeln erzeugen Sie in OutLook eine neue Nachricht, einen neuen Termin oder ein anderes Element. Mit den folgenden Tastenkürzeln können Sie unabhängig vom OutLook-Modul, in dem Sie sich gerade befinden zum Beispiel eine neue , einen Termin, etc. anlegen: neues Element (im aktuellen Modul) neue neue öffentliche Nachricht in diesem Ordner neuer Termin neue Besprechungsanfrage neue Aufgabe neue Aufgabenanfrage neuer Kontakt neue Verteilerliste neuer Anruf neue Notiz neuer Journaleintrag neues Internetfax neuer Ordner Notiz als versenden STRG+N STRG+UMSCHALT+M STRG+UMSCHALT+S STRG+UMSCHALT+A STRG+UMSCHALT+Q STRG+UMSCHALT+T STRG+UMSCHALT+Z STRG+UMSCHALT+C STRG+UMSCHALT+L STRG+UMSCHALT+D STRG+UMSCHALT+N STRG+UMSCHALT+J STRG+UMSCHALT+X STRG+UMSCHALT+E In OutLook 2007/2010 können Sie eine Notiz mit dem Befehl Weiterleiten als versenden. OutLook 2007 und 2010 bringen einen Befehl mit, über den Sie eine Notiz gleich als weiterleiten können: Klicken Sie in der geöffneten Notiz auf das kleine Icon links oben und rufen Sie aus dem Menü, das Sie damit öffnen, den Befehl Weiterleiten auf. OutLook öffnet nun ein neues Nachrichtenfenster und hängt die Notiz als Datei an. Wenn Sie den Text der Notiz statt dessen in das Nachrichtenfenster kopieren wollen, ziehen Sie die Notiz auf den Button in der Nachrichtenleiste. Das funktioniert übrigens auch in früheren OutLook-Versionen. Notizen aus anderen Programmen heraus erzeugen So erzeugen Sie eine OutLook-Notiz aus einem Text- oder Tabellenausschnitt aus Word, Excel oder LibreOffice. Wenn Sie zum Beispiel in Word oder Excel etwas geschrieben haben, was Sie als Notiz in OutLook speichern wollen, können Sie die Daten über die Zwischenablage kopieren. Schneller geht es so: Markieren Sie die Daten und ziehen Sie sie mit der Maus ins OutLook-Fenster (dazu muß vorher in OutLook das Notizen-Modul geöffnet worden sein). Falls das OutLook-Fenster nicht zu sehen ist, ziehen Sie die Daten auf die OutLook-Schaltfläche in der Taskleiste und warten kurz, bis das OutLook-Fenster in den Seite 182 von 327

183 Vordergrund geholt wird. Dann bewegen Sie den Mauszeiger in das OutLook-Fenster und lassen die Maustaste los schon haben Sie eine neue Notiz. Das funktioniert übrigens auch mit Daten in Textform und mit Tabellenausschnitten aus anderen Programmen wie OpenOffice oder LibreOffice. Notizen mit Kontakten verbinden So verknüpfen Sie eine Notiz mit einem oder mehreren Kontakt(en). Wenn Sie eine Notiz anlegen, die sich auf einen Kontakt (oder auch mehrere) beziehen, können Sie diese(n) Kontakt(e) mit der Notiz verknüpfen. Dazu gehen Sie so vor: 1. Klicken Sie auf das Icon in der linken oberen Ecke des Notizfensters. 2. Rufen Sie den Befehl Kontakte auf. 3. Wählen Sie die gewünschten Kontakte aus und schließen Sie den Dialog. Hinweis: Notizen, die mit Kontakten verknüpft sich, lassen sich nach den Kontakten sortieren. Auf diese Weise können Sie schnell alle Notizen gemeinsam anzeigen lassen, die sich auf einen bestimmten Kontakt beziehen. Notizen schnell kopieren Mit diesen Mauskürzeln können Sie in OutLook schnell eine Notiz kopieren. Wenn Sie öfter Notizen mit dem gleichen oder ähnlichen Aufbau verwenden, werden Sie wahrscheinlich öfter eine vorhandene Notiz kopieren und dann Angaben ersetzen oder ergänzen. Ebenso gehen Sie vor, wenn Sie eine neue Notiz auf Basis einer vorher definierten Vorlage erzeugen wollen. Natürlich können Sie die Tastenkombinationen STRG+C und STRG+V zum Kopieren und Einfügen nutzen. Schneller geht es, wenn Sie S festhalten und die Notiz mit der Maus ein wenig zur Seite ziehen schon haben Sie eine Kopie davon. Daß die Notiz kopiert und nicht verschoben wird, erkennen Sie an dem Plus-Icon neben dem Mauszeiger. Notizvorlagen anlegen So erzeugen Sie für ähnlich strukturierte Notizen wie Gesprächsnotizen eigene Vorlagen. Für gleich strukturierte Notizen, etwa Gesprächsnotizen, empfiehlt es sich, eine Vorlage anzulegen. Die kopieren Sie, füllen sie aus und ändern dann die erste Zeile. Damit die Vorlagen bei der alphabetischen Sortierung am Anfang der Liste stehen, geben Sie als ersten Buchstaben in der ersten Zeile (die ja als Notiztitel dient) einen Unterstrich oder eine Ziffer wie 1 ein. Seite 183 von 327

184 Ordner Ungelesene Nachrichten wurde gelöscht So stellen Sie den Suchordner Ungelesene Nachrichten wieder her, falls Sie ihn versehentlich gelöscht haben. OutLook 2003 und 2007 bringen ja den sehr praktischen Suchordner Ungelesene Nachrichten mit (in OutLook 2010 müssen Sie ihn wie im Anschluß beschrieben von Hand anlegen). Was nun, wenn Sie diesen Ordner versehentlich gelöscht haben? Dann legen Sie ihn wie folgt wieder an: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Suchordner. 2. Rufen Sie den Befehl Neuer Suchordner auf. 3. Wählen Sie Ungelesene Nachrichten aus und unten im Dialog Persönliche Ordner. Seite 184 von 327

185 4. Klicken Sie auf OK. Jetzt wird der Ordner wieder angelegt und das Postfach wird nach den ungelesenen Nachrichten durchsucht. OutLook 2007/2010: Hyperlink auf andere Kontakte So verlinken Sie in OutLook 2007 und 2010 einen Kontakt mit einem anderen. In früheren OutLook-Versionen gab es links unten im Dialog Kontakt ein Feld, über das man Links zu anderen Kontakten herstellen konnte. In OutLook 2007 und 2010 ist fehlt dieses Feld. Dafür haben Sie hier eine andere die Möglichkeit: 1. Öffnen Sie im Dialog, in dem Sie die Daten für einen Kontakt eingeben, das Register Einfügen. 2. Hier klicken Sie auf Visitenkarte - schon können Sie die Visitenkarte des Kontakts einfügen, auf den Sie verlinken wollen. Ein Doppelklick auf die Visitenkarte öffnet dann den entsprechenden Kontakt. OutLook 2007/2010 vergißt die Kennwörter So setzen Sie in OutLook 2007/2010 den Kennwortspeicher zurück, wenn das Programm sich die Kennwörter für die - Konten nicht mehr merkt. Falls Ihr OutLook 2007 oder 2010 seit neustem bei jedem -Abruf nach dem Kennwort für das -Konto fragt, ist höchstwahrscheinlich der Kennwortspeicher beschädigt. Abhilfe schaffen Sie, indem Sie den Kennwortspeicher zurücksetzen. Beim nächsten Versuch, s abzurufen bzw. zu senden, müssen Sie das Kennwort noch einmal eingeben danach merkt OutLook es sich jedoch wieder. Den Kennwortspeicher leeren Sie so: 1. Beenden Sie OutLook. Seite 185 von 327

186 2. Öffnen Sie das Startmenü. Tippen Sie ins Feld Suche starten das folgende Kommando ein (ohne Leerzeichen) und drücken Sie die Eingabetaste: shell:dpapikeys 3. Der entsprechende Ordner wird nun im Explorer geöffnet. Benennen Sie den Ordner um (wundern Sie sich nicht, wenn der Ordner leer erscheint die Kennwörter werden in versteckten Dateien aufbewahrt). 4. Starten Sie OutLook wieder das Programm legt dann den Ordner für die Kennwörter neu an. OutLook merkt sich Kennwörter nicht Wenn OutLook sich die Kennwörter nicht mehr merkt, hilft es, den Kennwortspeicher zurückzusetzen. Wenn Sie OutLook unter Windows Vista / 7 installiert haben und OutLook die Kennwörter für die -konten nicht speichert, hilft es, den Kennwortspeicher zurückzusetzen. Danach fordert OutLook Sie zum Eingeben aller Kennwörter auf und merkt sie sich wieder. Zum Zurücksetzen des Kennwortspeichers gehen Sie so vor: 1. Beenden Sie OutLook. 2. Öffnen Sie das Startmenü. Tippen Sie in das Suchfeld das folgende Kommando ein (ohne Leerzeichen nach dem Doppelpunkt) und drücken Sie die Eingabetaste: shell:dpapikeys 3. Der entsprechende Ordner wird nun im Explorer geöffnet. Benennen Sie den Ordner um (wundern Sie sich nicht, wenn der Ordner leer erscheint die Kennwörter werden in versteckten Dateien aufbewahrt). 4. Starten Sie OutLook wieder das Programm legt dann den Ordner für die Kennwörter neu an. OutLook nur einmal starten So verhindern Sie, daß Sie OutLook versehentlich mehrere Male aufrufen. Frage: Ich starte OutLook mit einem Doppelklick auf das Icon auf dem Desktop, das bei der Installation angelegt wurde. Manchmal denke ich dann im Lauf des Tages nicht mehr daran, daß OutLook bereits läuft. Und dann starte ich das Programm noch einmal. Kann ich OutLook so einstellen, daß es nicht versehentlich ein zweites Mal gestartet werden kann? Antwort: Dazu rufen Sie OutLook mit dem Startparameter /recycle auf. Das Programm überprüft dann, ob bereits eine Instanz von OutLook läuft. Falls nein, startet OutLook. Falls ja, wird einfach in die bereits laufende Instanz gewechselt. Am besten legen Sie eine neue Verknüpfung auf dem Desktop an, über die Sie OutLook mit dem Parameter /recycle aufrufen, und ersetzen die bei der Office-Installation angelegte Verknüpfung dadurch. Die Verknüpfung legen Sie so an: 1. Klicken Sie eine freie Stelle auf dem Desktop mit der rechten Maustaste an und rufen Sie den Befehl Neu und dann Verknüpfung auf. 2. Im Feld Geben Sie den Speicherort des Elements ein tippen Sie den folgenden Befehl ein: "C:\Programme\Microsoft Office\OFFICExx\outlook.exe" /recycle Die Angabe des vollständigen Zugriffspfads und der Anführungszeichen ist hier zwingend notwendig. Anstelle der xx geben Sie die Versionsnummer Ihres OutLook ein: Von 09 für OutLook 2000 bis 14 für OutLook In Windows 7 lautet der Anfang der Pfadangabe "C:\Program Files (x86)\microsoft Office\... Seite 186 von 327

187 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für die Verknüpfung ein und klicken Sie auf Fertig stellen. 5. Löschen Sie die Verknüpfung, mit der Sie bisher OutLook aufgerufen haben. Falls Sie auch einen Eintrag im Startmenü haben wollen, mit dem Sie OutLook mit dem Parameter /recycle aufrufen, gehen Sie so vor: 1. Ziehen Sie die neu angelegte Verknüpfung auf den Button des Startmenüs. Warten Sie kurz, bis das Startmenü geöffnet wird. 2. Ziehen Sie die Verknüpfung dann an die gewünschte Position, zum Beispiel in den oberen Teil der linken Spalte, und lassen Sie dann die Maustaste los. Ebenso können Sie die Verknüpfung auch in die Schnellstartleiste ziehen. Per Tastatur den Monat wechseln Mit diesen Tastenkürzeln blättern Sie monatsweise durch den Kalender von OutLook. Wenn Sie sich in der Monatsansicht im Kalender befinden, müssen Sie nicht erst zur Maus greifen und dann über den Datumsnavigator monatsweise blättern: Drücken Sie die Taste Bild_Pfeil-unten, um den nächsten Monat in der Ansicht einzublenden, bzw. Bild_Pfeil-hoch, um zum vorhergehenden Monat zu blättern. Posteingang plus Kalender anzeigen So lassen Sie den Posteingang und den Kalender gleichzeitig auf dem Monitor anzeigen. Wenn Sie großen Bildschirm, etwa ein 21-Zoll-Gerät, haben, steht Ihnen im Grunde genügend Bildschirmfläche zur Verfügung, um zum Beispiel den Posteingang und den Kalender nebeneinander anzeigen zu lassen. Das erreichen Sie, indem Sie im Beispiel den Kalender und das -modul jeweils in einem eigenen Fenster anzeigen lassen: Dazu klicken Sie die Schaltfläche für das Modul, das in einem eigenen Fenster erscheinen soll, mit der rechten Maustaste an und rufen den Befehl In neuem Fenster öffnen auf. Seite 187 von 327

188 Dann ordnen Sie die Fenster wie gewünscht auf dem Bildschirm an. Noch ein Tip: Sie können die beiden Fenster auch von Windows so anordnen lassen, daß jedes Fenster den halben Bildschirm einnimmt: 1. Minimieren Sie alle Fenster. 2. Öffnen Sie dann die beiden OutLook-Fenster (rechter Mausklick auf das OutLook-Icon in der Taskleiste und Befehl Wiederherstellen ). 3. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der Taskleiste und rufen Sie den Befehl Nebeneinander auf. Programmabsturz beim Drucken Problemen beim Ausdruck mit OutLook liegt oft an der Datei OutlPrnt löschen Sie sie, damit OutLook den Zwischenspeicher mit den Druckeinstellungen neu aufbaut. Stürzt Ihr OutLook seit kurzem jedes Mal ab, wenn Sie etwas zu drucken versuchen? Die Ursache für diesen Fehler ist eine beschädigte OutLook-Datei (sofern es beim Drucken mit anderen Programmen keine Probleme gibt). OutLook speichert die internen Druckeinstellungen in einer Datei namens OutlPrnt. Wenn diese beschädigt ist, kommt es zu Programmabstürzen beim Drucken. Das Problem beheben Sie so: 1. Beenden Sie OutLook. 2. Benennen Sie die Datei OutlPrnt um, zum Beispiel in OutlPrnt.alt. 3. Starten Sie OutLook neu dann wird die jetzt ja fehlende Datei OutlPrnt neu mit den Standardeinstellungen angelegt. Die Datei ist unter Windows XP hier gespeichert: C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\Anwendungsdaten\Microsoft\OutLook In Windows 7 und Vista ist die Datei hier zu finden: C:\USER\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\OutLook Schneller durch die Monate blättern So wechseln Sie mit Hilfe des Datumsnavigators schnell zu einem Monat in einem anderen Jahr. Seite 188 von 327

189 Wenn Sie auf den Monatsnamen im Datumsnavigator klicken, öffnet sich eine Übersicht über die Monate im aktuellen Jahr. Wenn Sie zu einem früheren oder späteren Monat wechseln wollen, bewegen Sie den Mauszeiger nach oben bzw. unten aus dieser Liste hinaus schon blättert OutLook monatsweise zurück bzw. weiter. Je weiter Sie den Mauszeiger nach unten bzw. oben ziehen, desto schneller wird geblättert. Zum Abbremsen ziehen Sie den Mauszeiger wieder zurück in die Liste. Alternativ können Sie auch mit der linken Maustaste auf einen der beiden Pfeile neben dem aktuellen Monatsnamen in der Titelzeile des Datumsnavigators klicken und die Maustaste gedrückt halten auch dann blättert OutLook schnell monatsweise nach vorn bzw. zurück. Schneller suchen mit Tastenkürzeln Mit diesen Tastenkürzeln rufen Sie die verschiedenen Suchfunktionen in OutLook auf. OutLook verfügt ja über eine Reihe von Suchfunktionen. Die können Sie entweder über das Extras -Menü oder die Symbolleisten aufrufen oder aber über Tastenkürzel: Suchen Erweiterte Suche Abfrage-Generator erweitern (OutLook 2007) Suchen in Kontakten Desktop durchsuchen * Alle Elemente durchsuchen * F3 oder STRG+E STRG+UMSCHALT+F STRG+ALT+W F11 STRG+ALT+K STRG+ALT+A * in OutLook 2007/2010 Schriftart per Tastenkürzel auswählen Mit diesen Tastenkürzeln rufen Sie in den verschiedenen OutLook-Versionen den Dialog zum Ändern der Schriftart aus. Wenn sie beim Verfassen einer die Schriftart ändern wollen, greifen die meisten Nutzer zur Maus, um in der Symbolleiste bzw. dem Menüband die gewünschte Schrift zu wählen. Seite 189 von 327

190 In OutLook 2007 und 2010 geht das auch mit dem Tastenkürzel STRG+UMSCHALT+P. Damit öffnen Sie in den Dialog Schriftart. Hier tippen Sie die ersten zwei, drei Buchstaben des Schriftnamens ein und wählen die Schrift mit der Eingabetaste aus. In OutLook bis Version 2003 drücken Sie statt dessen STRG+UMSCHALT+A. Damit setzen Sie den Fokus in das Feld Schriftart in der Symbolleiste, wo Sie die gewünschte Schrift wählen und dann die Eingabetaste drücken. Standardordner zum Speichern von Anhängen ändern So ändern Sie den Ordner, den OutLook zum Speichern von Dateien vorschlägt. Kennen Sie das? Sie wollen einen Dateianhang, den Sie erhalten haben, speichern. Nach einem Rechtsklick auf den Anhang und dem Befehl Speichern unter schlägt OutLook immer den gleichen Ordner vor. Und Sie müssen sich dann zu dem Ordner durchklicken, in dem Sie die Datei ablegen wollen. Den Standardordner, also den Speicherordner, den OutLook vorschlägt, können Sie durch einen Eintrag in der Registry ändern. Wenn Sie OutLook 2003, 2007 oder 2010 nutzen, gehen Sie so vor: 1. Beenden Sie OutLook. 2. In Windows XP rufen Sie Start, Ausführen auf, in Windows 7/Vista klicken Sie im Startmenü ins Suchfeld. Geben Sie dann regedit ein und drücken Sie die Eingabetaste. 3. Öffnen Sie den Schlüssel HKEY_CURRENT USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\OutLook\Options (dabei steht anstelle von xx.0 für OutLook , für OutLook und für OutLook ). 4. Rufen Sie den Befehl Bearbeiten, Neu, Zeichenfolge auf. 5. Geben Sie dem neuen Eintrag den Namen DefaultPath. 6. Klicken Sie den Eintrag doppelt an, um ihn zu öffnen. 7. Tragen Sie den Zugriffspfad auf den gewünschten Standardordner ein. Falls der Pfadname Leerzeichen enthält, setzen Sie den gesamten Pfadnamen in Anführungszeichen. Seite 190 von 327 So ändern Sie den Ordner, den OutLook zum Speichern von Dateien vorschlägt.

191 8. Beenden Sie Regedit und starten Sie OutLook neu. OutLook 2000 / 2002 So bestimmen Sie, welchen Ordner OutLook 2000 bzw. 2002/XP zum Speichern von Dateien vorschlägt. Wenn Sie eine Dateianlage, die Sie erhalten haben, speichern wollen, schlägt OutLook immer den gleichen Dokumente-Ordner vor. So kann es passieren, daß Sie sich dann zu dem Ordner durchklicken müssen, in dem die Dateien landen sollen. Den Speicherordner, den OutLook 2000 bzw. 2002/XP vorschlägt (den sogenannten Standardordner, können Sie durch einen Eintrag in der Registry ändern: 1. Beenden Sie OutLook. 2. Rufen Sie den Befehl Start, Ausführen auf und geben Sie regedit ein. 3. Öffnen Sie den Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\UserShell Folders. 4. Öffnen Sie den Eintrag Personal durch einen Doppelklick. 5. Geben Sie den Zugriffspfad auf den gewünschten Standardordner ein. Falls der Pfadname Leerzeichen enthält, setzen Sie den gesamten Pfadnamen in Anführungszeichen. 6. Beenden Sie Regedit und starten Sie OutLook wieder. Suche in OutLook 2010 konfigurieren So passen Sie die Suchfunktion aus OutLook 2010 an Ihre Anforderungen an. Die Suchfunktion und die Optionen dazu sind in OutLook 2010 etwas versteckt: Das Register Suchen erscheint in OutLook 2010 erst, wenn Sie mit der Maus in das Suchfeld klicken oder STRG+E drücken. Auf dem Register finden Sie dann rechts die Gruppe Optionen. Zum Konfigurieren der Suche klicken Sie hier auf Suchtools und anschließend auf Suchoptionen. Hier können Sie unter anderem die Farbe ändern, in der die Suchbegriffe in der Liste der Fundstellen hervorgehoben werden. Seite 191 von 327

192 Suchvorgänge speichern So speichern Sie Ihre Sucheingaben, um später nochmals nach den gleichen Kriterien suchen zu können. Wenn Sie öfter eine Suche mit den gleichen Kriterien durchführen, erleichtern Sie sich die Eingabe, indem Sie die ausgefüllte Suchmaske speichern so können Sie sie jederzeit wieder aufrufen und die Suche sofort starten. Die Suchvorgänge werden auf Ihrer Festplatte gespeichert und lassen sich über einen Doppelklick auf die entsprechende Datei im Explorer abrufen (falls OutLook gerade nicht geöffnet ist, wird das Programm gestartet). Ab OutLook 2003 werden die Suchvorgänge in Form eines Suchordners gespeichert, was allerdings nur für s funktioniert. Hinweis: Das Speichern ist nur in OutLook bis einschließlich Version 2007 möglich, in OutLook 2010 ist diese Möglichkeit weggefallen. Immerhin merkt sich OutLook 2010 die letzten Suchvorgänge, so daß Sie sie mit wenigen Mausklicks wieder abrufen können. 1. Zum Speichern einer Suche öffnen Sie den Dialog Erweiterte Suche mit STRG+UMSCHALT+F. 2. Tragen Sie in die Suchmaske auf den verschiedenen Reitern die gewünschten Kriterien ein. 3. Sobald Sie damit fertig sind, rufen Sie im Dialog den Befehl Datei, Suche speichern bzw. in OutLook 2003 und 2007 den Befehl Datei, Suche als Suchordner speichern auf. 4. Wählen Sie den Speicherort aus, geben Sie einen Dateinamen ein, und schließen Sie mit OK ab. Bzw. geben Sie den Namen für den Suchordner ein. 5. Schließen Sie den Dialog. Gespeicherte Suche erneut ausführen So rufen Sie eine gespeicherte Suche nochmals ab, um erneut nach den gleichen Kriterien zu suchen. Wenn Sie im Dialog Erweiterte Suche einen Suchvorgang gespeichert haben, wiederholen Sie die Suche später so: 1. Öffnen Sie den Dialog Erweiterte Suche mit STRG+UMSCHALT+F. 2. Rufen Sie den Befehl Datei, Suche öffnen auf und wählen Sie die gespeicherte Suche aus. Seite 192 von 327

193 3. Starten Sie den Suchvorgang. Wenn Sie die Suche in Form eines Suchordners gespeichert haben, klicken Sie in der Ordnerliste doppelt auf Suchordner und wählen dann die gespeicherte Suche aus: OutLook stellt dann die s zusammen, die den für den Suchordner definierten Kriterien entsprechen. Suche wiederholen in OutLook 2010 OutLook 2010 merkt sich, wonach Sie zuletzt gesucht haben so wiederholen Sie diese Suche. OutLook 2010 merkt sich Ihre letzten Suchanfragen (über das Suchfeld, nicht über die Erweiterte Suche). Wenn Sie noch einmal nach den gleichen Kriterien suchen sollen, gehen Sie so vor: 1. Klicken Sie in das Suchfeld oder drücken Sie F3, um das Feld zu aktivieren. 2. OutLook blendet nun das zusätzliche Register Suchtools ein. Hier klicken Sie in der Gruppe Optionen auf den Button Zuletzt verwendete Suchvorgänge und wählen die gewünschten Suchkriterien aus. OutLook merkt sich übrigens nur Suchvorgänge, die ein Ergebnis gebracht haben. Tastenkürzel beim Erstellen einer Die folgenden Tastenkürzel stehen in einem Nachrichtenfenster in OutLook zur Verfügung. Im Nachrichtenfenster stehen Ihnen beim Bearbeiten einer die folgenden Tasten bzw. Tastenkombinationen zur Gestaltung bzw. zum Suchen zur Verfügung: Suchen / Ersetzen in Weitersuchen Linksbündig ausrichten Rechtsbündig ausrichten Absatz zentrieren F4 UMSCHALT+F4 STRG+L STRG+R STRG+E Die folgenden Kürzel können vor dem Absenden nützlich sein: Speichern (im Ordner Entwürfe ) Namen überprüfen Rechtschreibprüfung STRG+S STRG+K F7 Tastenkürzel für das -modul Mit diesen Tastenkürzeln rufen Sie häufig benötigte Funktionen im -modul von OutLook schneller auf. Wie die meisten OutLook-Nutzer werden Sie viel Zeit im Posteingang (und den Ordnern darin) verbringen. Eine Reihe von Programmfunktionen können Sie mit Hilfe von Tastenkürzeln schneller als über die Menüs aufrufen: alle senden / empfangen geöffnete senden antworten allen antworten weiterleiten als Anhang weiterleiten als gelesen markieren als ungelesen markieren Seite 193 von 327 F9 oder STRG+M ALT+S oder STRG+Eingabetaste STRG+R STRG+UMSCHALT+R STRG+F STRG+ALT+F STRG+Q STRG+U

194 zur nächsten zur vorhergehenden öffnen Nachricht für Download markieren Markierung der Kopfzeilen aufheben Übermittlungsgruppen definieren zur Nachverfolgung markieren zur Nachverfolgung markieren (öffnet Dialog Benutzerdefiniert ) Junk- -Markierung aufheben Eigenschaften anzeigen HTML- oder RTF-Mail ins Nur-Text-Format umwandeln Pfeil-nach-unten oder STRG+. Pfeil-nach-oben oder STRG+, Eingabetaste oder STRG+O STRG+ALT+M STRG+ALT+U STRG+ALT+S EINF STRG+UMSCHALT+G STRG+ALT+J ALT+Eingabetaste STRG+UMSCHALT+O Tastenkürzel für das Journal Mit diesen Tastenkürzeln wechseln Sie im Journal von OutLook die Ansicht bzw. springen zu einem bestimmten Datum. Seit OutLook 2007 stehen im Journal mehrere Tastenkürzel zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie die Ansicht wechseln können. Außerdem gibt es wie im Kalender die Möglichkeit, den Dialog Gehe zu Datum aufzurufen. Gehe zu Datum Tagesansicht* Arbeitswoche* Wochenansicht* STRG+G STRG+ALT+1 STRG+ALT+2 STRG+ALT+3 Monatsansicht* * OutLook 2007 und 2010 STRG+ALT+4 Tastenkürzel im Adreßbuch Diese Tastenkürzel stehen Ihnen im Adreßbuch von OutLook zur Verfügung. Das sind die wichtigsten Tastenkürzel im Adreßbuch von OutLook (neben den gewohnten Windows-Tastenkürzeln wie STRG+C und STRG+V): Neuer Kontakt Neue Verteilerliste Vollständigen Kontakt senden im OutLook-Format* Zur Nachverfolgung markieren Website aus Kontakt öffnen * ab OutLook 2007 STRG+N STRG+UMSCHALT+L STRG+F STRG+UMSCHALT+G STRG+UMSCHALT+X Tastenkürzel im Kalender und Aufgabenplaner Nutzen Sie diese Tastenkürzel, um im Kalender bzw. im Aufgabenplaner von OutLook schneller zu navigieren und häufig benötigte Funktionen aufzurufen. Im Kalender bzw. im Aufgabenplaner von OutLook stehen Ihnen folgende Tastenkürzel zur Verfügung: Gehe zu Datum Zum nächsten Tag Zum vorherigen Tag Zur nächsten Woche Zur vorherigen Woche Zum nächsten Monat STRG+G STRG+Pfeil-nach-rechts STRG+ Pfeil-nach-links ALT+Pfeil-nach-oben ALT+ Pfeil-nach-unten ALT+Bild-nach-unten Seite 194 von 327

195 Zum vorherigen Monat Zum Wochenanfang Zum Ende der Woche Arbeitswoche anzeigen Komplette Woche anzeigen Tagesansicht* Arbeitswoche* Wochenansicht* Monatsansicht* Zum vorherigen Termin Zum nächsten Termin Die nächsten x Tage im Kalender zeigen Termin / Aufgabe zur Serie machen Delegierte Aufgabe akzeptieren Delegierte Aufgabe ablehnen * ab OutLook 2007 ALT+ Bild-nach-oben ALT+POS1 ALT+ENDE STRG+ALT+2 STRG+ALT+3 STRG+ALT+1 STRG+ALT+2 STRG+ALT+3 STRG+ALT+4 ALT+. STRG+, ALT+x STRG+G ALT+C ALT+D Termine verschicken So versenden Sie einzelne Termine als icalendar-dateien, die der Empfänger in sein OutLook importieren kann. Angenommen, Sie wollen an die Teilnehmer eines Seminars den Termineintrag in einer Datei schicken. So daß diese den Termin mit sämtlichen Daten per Mausklick direkt in ihren Kalender übernehmen können. Den Termin könnten Sie natürlich in Form einer Besprechungsanfrage senden. Damit können aber nur Nutzer von OutLook etwas anfangen. Außerdem sind manche Empfänger etwas befremdet, wenn sie eine mit den Wahlmöglichkeiten Zusagen ; Mit Vorbehalten, Ablehnen und Andere Zeit vorschlagen erhalten wo sie doch schon zugesagt haben. Für solche Fälle empfiehlt es sich, die Termineinträge in einer ICS im icalendar-format zu speichern und per zu versenden. Anders als Besprechungsanfragen werden sie dann auch nicht automatisch beim Öffnen oder Empfang in den Kalender des Empfängers eingetragen (sofern die die automatische Übernahme von Besprechungsanfragen eingeschaltet haben). Die Empfänger können die Termineinträge aber per Doppelklick öffnen und dann selbst entscheiden, ob sie sie speichern, also in ihren Kalender eintragen wollen. Eine icalendar-datei erzeugen Sie in OutLook bis Version 2010 so: 1. Öffnen Sie den Termineintrag. 2. Rufen Sie den Befehl Datei, Speichern unter auf (in OutLook 2007 klicken Sie auf die Schaltfläche 'Office' und rufen dann Speichern unter auf). 3. Wählen Sie als Dateityp icalendar-format (*.ics). 4. Geben Sie einen Dateinamen ein und wählen Sie den Speicherort. 5. Speichern Sie die Datei. 6. Fügen Sie die ICS-Datei als Anhang in die ein, die Sie den Teilnehmern senden. Text kopieren und neue anlegen So erzeugen Sie aus einem vorher kopierten Text bzw. Tabellenabschnitt mit einem Tastenanschlag eine neue . Wenn Sie in einem Anwendungsprogramm einen Textabschnitt oder auch einen Tabellenabschnitt markiert und mit STRG+C in die Zwischenablage befördert haben, können Sie auf einfache Weise eine neue anlegen: Wechseln Sie in den Posteingang von Seite 195 von 327

196 OutLook und drücken Sie STRG+V: OutLook erzeugt dann eine neue und fügt den vorher kopierten Inhalt in den Nachrichtentext ein. Das funktioniert mit Texten und Zahlenmaterial aus Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice und anderen Programmen, nicht jedoch mit Bildinformationen (auch nicht aus PowerPoint). Text von Webseite als Notiz speichern Die Notizfunktion eignet sich nicht nur als digitaler Zettelkasten für eigene Einfälle: Sie können damit auch Ausschnitte aus Webseiten speichern: 1. Ordnen Sie nach Möglichkeit, das Browserfenster und das OutLook-Fenster nebeneinander an. Falls Sie zu wenig Platz dafür auf dem Bildschirm haben, minimieren Sie das OutLook-Fenster, so daß ein Button dafür in der Taskleiste zu sehen ist. 2. Markieren Sie im Browserfenster den gewünschten Textabschnitt. 3. Ziehen Sie die Markierung mit gedrückter linker Maustaste in das OutLook-Fenster und zwar auf die Schaltfläche Notizen in der Navigationsleiste dort lassen Sie die Maustaste los. Falls Sie vorher das OutLook-Fenster minimiert haben, ziehen Sie die Markierung auf den Button für OutLook in der Taskleiste, warten kurz, bis das OutLook-Fenster geöffnet wird und ziehen die Markierung dann auf die Schaltfläche Notizen in der Navigationsleiste. 4. OutLook legt nun eine neue Notiz an, allerdings ohne einen Link auf die Webseite einzufügen. Falls Sie in die Notiz die Webadresse einfügen wollen, klicken Sie im Browserfenster in die Adreßzeile, markieren die gesamte Adresse und kopieren sie mit STRG+C. 5. Wechseln Sie zurück in die in OutLook noch geöffnete neue Notiz und fügen Sie die Adresse an der gewünschten Stelle mit STRG+V ein. 6. Schließen Sie das Notizfenster. Anders als OneNote und spezielle Programme zum Speichern von Webseiten entfernt OutLook sämtliche Formatierungen und grafische Elemente. Verschieben einer OutLook-Offlinedatendatei (OST) OutLook 2010 Wenn Sie ein Microsoft Exchange-Konto verwenden und die Offlineunterstützung aktivieren oder den Exchange-Cache-Modus verwenden, wird eine synchronisierte Kopie Ihrer OutLook-Elemente in einer OutLook-Offlinedatendatei (OST) in einem ausgeblendeten Ordner auf dem Computer gespeichert. Wo befindet sich meine OutLook-Datendatei (OST)? 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Informationen auf Kontoeinstellungen, und klicken Sie dann auf Kontoeinstellungen. 3. Klicken Sie auf die Registerkarte Datendateien. Der Speicherort der OutLook-Datendatei (OST) wird in der Spalte Speicherort für das Exchange-Konto angezeigt. Sie können den Speicherort der OutLook-Offlinedatendatei (OST) ändern, also z. B. einen anderen Ordner oder eine andere Festplatte angeben. Wenn Sie einen anderen Ordner angeben, müssen Sie die vorhandene Datei nicht sichern oder in den neuen Ordner verschieben. Wenn Sie einen anderen Ordner für die OutLook-Offlinedatendatei (OST) angeben, wird standardmäßig automatisch eine neue Datei erstellt. Obwohl es nicht erforderlich ist, können Sie die vorhandene Datei manuell in den neuen Ordner verschieben, um die zum erneuten Erstellen der Datei erforderliche Downloadzeit zu sparen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Ordner zu ändern und eine Datei zu erstellen oder die vorhandene Datei zu verschieben. 1. Beenden Sie OutLook. Wenn Sie die vorhandene Datei verschieben möchten, öffnen Sie Windows-Explorer, und verschieben Sie sie. Der Standardspeicherort ist in der Einführung angegeben. Beachten Sie, daß die Datei nicht verschoben werden muß, da sie automatisch am neuen Speicherort neu erstellt werden kann. 2. Klicken Sie in der Systemsteuerung einmal oder doppelt auf das Modul Mail. 3. Klicken Sie auf Profile anzeigen, klicken Sie auf das Profil, das das Exchange-Konto enthält, und klicken Sie dann auf Eigenschaften. 4. Klicken Sie auf Datendateien, klicken Sie auf das Exchange-Konto, und klicken Sie dann auf Einstellungen. Seite 196 von 327

197 5. Deaktivieren Sie auf der Registerkarte Erweitert das Kontrollkästchen Exchange-Cache-Modus verwenden, und klicken Sie dann auf OK. Folgende Meldung wird angezeigt: OutLook muß neu gestartet werden, damit die aktuellen Änderungen übernommen werden. 6. Klicken Sie auf OK. 7. Klicken Sie erneut auf Einstellungen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Erweitert auf Einstellungen für OutLook- Datendatei. 8. Klicken Sie auf Offlineverwendung sperren und im anschließend angezeigten Dialogfeld auf Ja. Wenn die Schaltfläche Offlineverwendung sperren abgeblendet ist, bedeutet dies, daß das Kontrollkästchen Exchange-Cache- Modus verwenden in Schritt 5 nicht deaktiviert wurde. Das Kontrollkästchen muß zuerst deaktiviert werden. 9. Klicken Sie erneut auf Einstellungen für OutLook-Datendatei. 10. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Ich möchte eine Datei erstellen (Standard) Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie die OutLook-Offlinedatendatei (OST) speichern möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen. Ich möchte die alte Datei verschieben Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie die OutLook-Offlinedatendatei (OST) aus, die Sie in einen neuen Ordner verschoben haben, und klicken Sie dann auf Öffnen. 11. Klicken Sie anschließend auf OK. 12. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Exchange-Cache-Modus verwenden, und klicken Sie dann auf OK. Folgende Meldung wird angezeigt: OutLook muß neu gestartet werden, damit die aktuellen Änderungen übernommen werden. Seite 197 von 327

198 13. Klicken Sie auf OK. 14. Klicken Sie in den Dialogfeldern Kontoeinstellungen und Mail-Setup auf Schließen. 15. Klicken Sie im Dialogfeld Mail auf OK. Hinweis: Wenn eine OutLook-Offlinedatendatei (OST) erstellt wird, wird die alte Datei nicht gelöscht. Zum Freigeben von Speicherplatz auf dem Datenträger können Sie die alte Datei löschen. Verschieben auf einen anderen Computer Es ist zwar nicht erforderlich, eine OutLook-Offlinedatendatei (OST) auf einen anderen Computer zu verschieben, jedoch können die in diesem Artikel beschriebenen Schritte auch zu diesem Zweck ausgeführt werden. Wenn Sie in OutLook ein Exchange-Konto hinzufügen und dann offline arbeiten oder den Exchange-Cache-Modus verwenden, wird automatisch eine OutLook- Offlinedatendatei (OST) erstellt. Wenn Sie die vorhandene Datei manuell auf den neuen Computer verschieben möchten, um die zum erneuten Erstellen der Datei erforderliche Downloadzeit zu sparen, müssen Sie zuvor OutLook auf dem ersten Computer beenden. Eine OutLook- Offlinedatendatei (OST) kann nicht auf mehreren Computern verwendet werden. Visitenkarten hervorheben mit Farbe Zum Hervorheben ausgewählter Visitenkarten ändern Sie dafür die Hintergrundfarbe. Lassen Sie die Kontaktdaten auch am liebsten in der Visitenkartenansicht anzeigen? Bei einer großen Adressensammlung wird das nur leider recht unübersichtlich. Ein Tip: Heben Sie Visitenkarten, die Sie öfter benötigen, farblich hervor, so daß sie im Adreßbuch sofort herausstechen. Möglich ist das in OutLook 2007 und Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie den gewünschten Kontakt zur Bearbeitung. 2. Klicken Sie auf dem Register Kontakt auf das Icon Visitenkarte. 3. Im Dialog klicken Sie rechts oben auf das Icon neben Hintergrund. 4. Wählen Sie die gewünschte Farbe aus, und schließen Sie das Auswahlfenster. 5. Schließen Sie den Dialog, und schließen und speichern Sie den Kontakt. Word-Dokumente zum Bearbeiten öffnen So öffnen Sie in OutLook Word-Dateianhänge zur Bearbeitung und nicht im Lesemodus. Seite 198 von 327

199 Frage: Ich bekomme öfter Word-Dateien per zugesandt. Wenn ich eine solche Datei per Doppelklick aus der heraus öffne, erscheint sie im Lesemodus, so daß ich sie nicht gleich bearbeiten darf. Wie kann ich solche Dokumente denn gleich im Bearbeitungsmodus öffnen? Antwort: Das ist ab Word 2003 möglich. Dazu ist allerdings eine Änderung in Word notwendig. 1. Beenden Sie OutLook. 2. In Word 2003 rufen Sie den Befehl Extras, Optionen auf. In Word 2007 klicken Sie auf die Schaltfläche 'Office und dann auf Word-Optionen. In Word 2010 rufen Sie den Befehl Datei, Optionen auf. 3. In Word 2003 und 2010 öffnen Sie das Register Allgemein, in Word 2007 das Register Häufig verwendet. 4. In Word 2003 schalten Sie die Option Start in Leseansicht zulassen ab, in Word 2007 und 2010 schalten Sie die Option -anlagen im Vollbild-Lesemodus öffnen ab. 5. Schließen Sie den Dialog. In Word 2003 lassen Sie den Start in der Leseansicht zu: In Word 2007/2010 erlauben Sie das Öffnen von Anlagen im Vollbild-Lesemodus: Zu einem bestimmten Monat wechseln So wechseln Sie mit Hilfe des Datumsnavigators schnell zu einem anderen Monat. Wußten Sie schon, daß Sie durch einen Klick auf den Monatsnamen im Datumsnavigator eine Liste mit allen 12 Monaten des aktuellen Jahres öffnen? Die Liste bleibt so lange geöffnet, bis Sie die Maustaste wieder loslassen. Seite 199 von 327

200 In der Liste klicken Sie dann auf den gewünschten Monat schon zeigt OutLook den entsprechenden Monat an. Seite 200 von 327

201 Office / PowerPoint Animationspfade Überblick Mithilfe von Animationspfaden, können Sie Objekte in der Präsentation bewegen. Der Vorteil gegenüber den Eingangseffekten: Sie können selbst festlegen, wo diese Bewegung beginnt und endet. Auch die Form des Pfades können Sie individuell bestimmen. Der Animationspfad wird durch eine gestrichelte Linie dargestellt. Den Anfangspunkt bildet das grüne Dreieck. Das rote Dreieck kennzeichnet den Endpunkt der Animation. PowerPoint bietet seit Version 2002 eine große Anzahl vorbereiteter Animationspfade, die Sie Objekten auf der Folie im Handumdrehen zuweisen können. Es unterscheidet drei Arten von Animationspfaden: Einfach, Linien und Kurven und Spezial. Hier eine kurze Übersicht der Animationspfade am Beispiel von PowerPoint 2010: In vielen Fällen werden Sie das Objekt erst mit einem Eingangseffekt auf der Folie erscheinen lassen, bevor Sie es per Animationspfad bewegen. Animationspfade hinzufügen in PowerPoint 2002 und 2003 Markieren Sie das Objekt, das Sie animieren möchten. Öffnen Sie über den Menübefehl Bildschirmpräsentation Benutzerdefinierte Animation rechts den Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation. Klicken Sie dort auf Effekt hinzufügen Animationspfade. Wählen Sie einen der dort gezeigten Animationspfade aus oder klicken Sie auf Weitere Animationspfade. Seite 201 von 327

202 Animationspfade hinzufügen in PowerPoint 2007 Klicken Sie in der Registerkarte Animationen auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Animation, um rechts den gleichnamigen Aufgabenbereich zu öffnen. Klicken Sie dort auf Effekt hinzufügen Animationspfade. Wählen Sie einen der dort gezeigten Animationspfade aus oder klicken Sie auf Weitere Animationspfade. Animationspfade hinzufügen in PowerPoint 2010 Klicken Sie in der Registerkarte Animationen auf Animation hinzufügen. Scrollen Sie im folgenden Katalog nach unten und wählen Sie einen der Animationspfade aus. Oder klicken Sie auf Weitere Animationspfade, um sich alle Varianten anzeigen zu lassen. So zeichnen Sie einen benutzerdefinierten Animationspfad Wenn Ihnen die vorgefertigten Animationspfade nicht reichen, können Sie sich natürlich auch eigene Animationspfade erstellen. So geht s: Markieren Sie das Objekt, das Sie animieren möchten. Seite 202 von 327

203 In PowerPoint 2003 und 2007: Klicken Sie im Arbeitsbereich Benutzerdefinierte Animation auf die Schaltfläche Effekt hinzufügen. Wählen Sie Animationspfade Benutzerdefinierten Pfad zeichnen. Dort stehen Ihnen vier Optionen zur Auswahl: Linie, Kurve, Freihandform und Skizze. In PowerPoint 2010: Klicken Sie in der Registerkarte Animationen auf Animation hinzufügen. Scrollen Sie nach unten und wählen Sie unter Animationspfade die Option Benutzerdefinierter Pfad. Nachdem Sie diese Option ausgewählt haben, finden Sie unter Effektoptionen drei verschiedene Typen: Kurve, Linie und Skizze. Wählen Sie eine der Optionen und zeichnen Sie Ihren Animationspfad. Den Verlauf von Animationspfaden anpassen Nicht immer stimmen die vorgegebenen Animationspfade von PowerPoint hundertprozentig mit dem überein, was Sie für eine bestimmte Animation brauchen. So möchten Sie vielleicht eine Animationslinie verlängern oder die Eckpunkte bei einem dreieckigen Animationspfad verändern. Beides ist ohne Probleme möglich. So verschieben Sie Anfangs- und Endpunkte: Zum Verändern der Länge eines Animationspfads, klicken Sie diesen an. Ziehen Sie dann am grünen Endpunkt, um den Pfad länger oder kürzer werden zu lassen. Damit eine gerade Linie dabei auch gerade bleibt, halten Sie währenddessen die Umschalt-Taste gedrückt. Bei einer Kurve oder anderen offenen Animationspfaden verlängern Sie einfach wie unten gezeigt die gesamte Pfad-Form. Die Eckpunkte verschieben Markieren Sie den Animationspfad und rufen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü auf. Wählen Sie dort Punkte bearbeiten (bei Linienpfaden ist diese Option ausgegraut). Sie können nun die einzelnen Punkte des Animationspfades beliebig verschieben. Seite 203 von 327

204 Die Pfadrichtung umdrehen Manchmal ist es sinnvoll, die Richtung der vorgefertigten Animationspfade umzudrehen. Zum Beispiel dann, wenn Sie den Animationspfad Kreis verwenden und sich das Objekt auf der Folie entgegengesetzt dem Uhrzeigersinn bewegen soll. So ändern Sie die Pfadrichtung: Markieren Sie den Animationspfad und rufen Sie per Rechtsklick darauf das Kontextmenü auf. Klicken Sie im Kontextmenü auf die Option Pfadrichtung umkehren. Offene Animationspfade schließen Die vorgefertigten Animationspfade in PowerPoint lassen sich in zwei Gruppen unterteilen: die offenen Pfade und die geschlossenen Pfade. Figuren, wie Kreise oder Quadrate sind geschlossen. Es gibt also nur einen grünen Anfangspunkt, der gleichzeitig auch Endpunkt ist. Kurven und Linien hingegen sind offene Pfade und besitzen separate Anfangs- und Endpunkte. Bei geschlossenen Pfaden kehrt das animierte Objekt immer an den Ausgangspunkt zurück, bei offenen Pfaden jedoch nicht. Wenn Sie das ändern möchten, dann bietet Ihnen PowerPoint die Möglichkeit Pfade zu öffnen bzw. zu schließen. So schließen Sie einen offenen Animationspfad: Markieren Sie einen offenen Animationspfad (z.b. einen Bogen nach unten) und rufen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü auf. Wählen Sie dort den Befehl Pfad schließen. PowerPoint verbindet nun den End- und Anfangspunkt durch einen geraden Pfad. Geschlossene Animationspfade öffnen und anpassen Markieren Sie den geschlossenen Animationspfad (z.b. einen Kreis) und rufen Sie per Rechtsklick darauf das Kontextmenü auf. Wählen Sie dort Pfad öffnen. Um den nun vorhandenen roten Endpunkt zu verschieben, rufen Sie erneut das Kontextmenü auf und wählen Sie Punkte bearbeiten. Verschieben Sie den Endpunkt. Fügen Sie bei Bedarf weitere Bearbeitungspunkte hinzu. Bewegen Sie Ihre Maus an die Stelle des Animationspfades, an der Sie einen neuen Punkt hinzufügen wollen. Öffnen Sie dann das Kontextmenü und wählen Sie Punkt hinzufügen. Seite 204 von 327

205 Herausforderungen beim Zusammenfügen von Animationspfaden Wenn Sie einem Objekt den Animationspfad Nach unten und danach den Pfad Rechts zuweisen, dann erwarten Sie vielleicht, daß sich das Objekt zunächst nach unten und dann sofort nach rechts bewegt. Leider ist das nicht der Fall. Statt dessen bewegt sich das Objekt zunächst nach unten, kehrt dann an den Ausgangsort zurück und bewegt sich erst dann nach rechts. Was ist passiert? In der Abbildung sieht man wo das Problem liegt. Wird der zweite Animationspfad für ein Objekt zugewiesen, setzt dieser nicht am Ende des ersten Animationspfades an, sondern wieder am Ausgangsort des Objektes. Die Lösung des Problems? Sie verschieben den zweiten Animationspfad an die gewünschte Stelle. So fügen Sie Animationspfade gekonnt zusammen Blenden Sie mit Umschalt + F9 das Raster ein, um genauer arbeiten zu können oder zeigen Sie die Führungslinien mit Alt + F9 an. Weisen Sie einem Objekt den ersten Animationspfad zu. Im Beispiel erhält der Kreis den Animationspfad Nach unten (zu finden bei den Linien und Kurven). Weisen Sie dem gleichen Objekt danach den Animationspfad Rechts zu. Markieren Sie den zweiten Animationspfad und ziehen Sie ihn mit gedrückter Umschalt-Taste an das untere Ende des ersten Animationspfades. Der grüne Pfeil des zweiten Animationspfades beginnt nun dort, wo der rote Pfeil des ersten Animationspfades endet. Ändern Sie im Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation bzw. in PowerPoint 2010 im Animationsbereich die Startoption auf Nach vorherigem beginnen. Seite 205 von 327

206 Erleichtern Sie sich die Arbeit: Animationspfade sperren und entsperren in Version 2003 und 2007 Haben Sie sich schon einmal gefragt, was im Zusammenhang mit Animationspfaden die Optionen Gesperrt bzw. Nicht gesperrt bewirken? Diese Optionen können Sie verwenden, um festzulegen, ob beim Verschieben des animierten Objekts auf der Folie der Animationspfad mitbewegt werden soll oder nicht. Normalerweise ist es sinnvoll die Option, die in der Standardeinstellung ausgewählt ist, beizubehalten. Die Standardeinstellung bewirkt, daß der Animationspfad stets mit dem Objekt verschoben wird. Diese Option heißt - entgegen dem intuititven Verständnis - Nicht gesperrt. Die Option Gesperrt wiederum erlaubt Ihnen das Objekt unabhängig vom Animationspfad zu verschieben. So geht s: Markieren Sie den bereits erstellten Animationspfad. PowerPoint 2003: Öffnen Sie über den Menübefehl Bildschirmpräsentation Benutzerdefinierte Animation rechts den Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation. PowerPoint 2007: Klicken Sie in der Registerkarte Animationen auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Animation, um rechts den gleichnamigen Aufgabenbereich zu öffnen. Im Aufgabenbereich finden Sie unter Pfad die Optionen Nicht gesperrt und Gesperrt. Geänderte Vorgehensweise: Animationspfade sperren in PowerPoint 2010 Markieren Sie den Animationspfad. Klicken Sie in der Registerkarte Animationen auf die Schaltfläche Effektoptionen. Hier finden Sie unter anderem die Optionen Nicht gesperrt und Gesperrt. Seite 206 von 327

207 Benutzerdefinierte Präsentation Was steckt hinter dem Begriff Benutzerdefinierte Präsentation? Eine benutzerdefinierte Präsentation ist nichts anderes als eine Auswahl von Folien aus einem größeren Folienpool bzw. der Gesamtpräsentation. Benutzerdefinierte Präsentationen sind also verschiedene Teilversionen einer Präsentation, die auf verschiedene Zielgruppen zugeschnitten sind. Dabei werden in den einzelnen Teilversionen nur die Folien gezeigt, die für das jeweilige Publikum relevant sind. Ein Beispiel: Die Gesamtpräsentation besteht aus insgesamt 6 Folien. Für die Kollegen aus Abteilung A sind jedoch nur die Folien 1,4, 5 und 6 relevant. Die Kollegen aus Abteilung B benötigen nur die Folien 1, 2, 3 und 6. Vorteile der benutzerdefinierten Präsentation Natürlich können Sie auch für jedes Publikum eine ganz eigene Präsentation erstellen und diese dann jeweils mit einem anderen Namen abspeichern. Die benutzerdefinierte Präsentation hat jedoch drei wesentliche Vorteile: Sie sparen Speicherplatz, da Sie mit nur einer Datei arbeiten. Sie müssen für verschiedene Zielgruppen nicht jeweils eine Datei anlegen und diese später suchen. Es kann Ihnen auch nicht passieren, daß Sie die falsche Präsentation dabei haben, denn alle relevanten Folien sind stets in einer Datei. Einige Folien werden Sie vermutlich in mehreren benutzerdefinierten Präsentationen verwenden. Wenn diese aktualisiert werden, müssen Sie die Änderungen nur in einer Datei vornehmen. Seite 207 von 327

208 So legen Sie eine benutzerdefinierte Präsentation ab PowerPoint 2007 an Um in einer PowerPoint-Datei eine zielgruppenorientierte Präsentation anzulegen, gehen Sie so vor: Öffnen Sie die Gesamtpräsentation, in der Sie die Unterpräsentationen anlegen wollen. Klicken Sie in der Registerkarte Bildschirmpräsentation auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation und dann auf Zielgruppenorientierte Präsentationen. Klicken Sie im Dialogfeld auf Neu. Vergeben Sie einen Namen für Ihre Unterpräsentation. Markieren Sie im linken Listenfeld die Folien, die in der zielgruppenorientierten Präsentation erscheinen sollen und klicken Sie auf Hinzufügen. Bestätigen Sie mit OK und klicken Sie dann auf Schließen. So führen Sie die benutzerdefinierte Präsentation ab PowerPoint 2007 vor Die einfachste und unkomplizierteste Variante eine bestimmte Unterpräsentation zu zeigen, ist folgende: Öffnen Sie die Gesamtdatei. Wechseln Sie auf die Registerkarte Bildschirmpräsentation. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation und wählen Sie dann den gewünschten Eintrag. So drucken Sie eine zielgruppenorientierte Präsentation ab PowerPoint 2007 aus Sie haben Ihre Präsentation vor der Abteilung A gehalten und möchten den Zuhörern nun genau die Folien mitgeben, die Sie im Vortrag besprochen haben. Eine Möglichkeit wäre es, sich die Seitenzahlen der entsprechenden Folien aufzuschreiben und diese danach als auszudruckende Seiten anzugeben. Es geht jedoch viel einfacher, denn PowerPoint hat sich bereits gemerkt, welche Folien zu Ihrer benutzerdefinierten Präsentation gehören. Beim Drucken können Sie daher einfach auswählen, welche Version Sie ausdrucken möchten. Seite 208 von 327

209 So geht s in PowerPoint 2010: Öffnen Sie die Präsentation. Wählen Sie Datei Drucken. Klicken Sie unter Einstellungen auf die Schaltfläche Alle Folien drucken. Es werden Ihnen nun verschiedene Optionen angezeigt. Wählen Sie bei Zielgruppendefinierte Präsentation die gesuchte Version aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche Drucken. So geht s in PowerPoint 2007: Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und dann auf Drucken. Aktivieren Sie im Dialogfeld Drucken unter Druckbereich die Option Zielgruppenorientierte Präsentation. Wählen Sie rechts daneben die entsprechende Version aus. Bestätigen Sie mit OK. So legen Sie eine benutzerdefinierte Präsentation ab PowerPoint 2003 an Um in einer PowerPoint-Datei eine zielgruppenorientierte Präsentation anzulegen, gehen Sie so vor: Öffnen Sie die Präsentation, in der Sie die Unterpräsentationen anlegen wollen. Klicken Sie im Menü Bildschirmpräsentation auf die Option Zielgruppenorientierte Präsentationen. Klicken Sie im Dialogfeld auf Neu. Vergeben Sie einen Namen für Ihre Unterpräsentation. Markieren Sie im linken Listenfeld die Folien, die in der zielgruppenorientierten Präsentation erscheinen sollen und klicken Sie auf Hinzufügen. Bestätigen Sie mit OK und klicken Sie dann auf Schließen. So führen Sie die benutzerdefinierte Präsentation ab PowerPoint 2003 vor Öffnen Sie die Gesamtdatei. Klicken Sie im Menü Bildschirmpräsentation auf Zielgruppenorientierte Präsentationen. Wählen Sie die gewünschte Version im Dialogfeld aus und klicken Sie auf Vorführen. Seite 209 von 327

210 So drucken Sie eine zielgruppenorientierte Präsentation ab PowerPoint 2003 aus Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Drucken. Aktivieren Sie im Dialogfeld Drucken unter Druckbereich die Option Zielgruppenorientierte Präsentation. Wählen Sie rechts daneben die entsprechende Version aus. Bestätigen Sie mit OK. Buchstaben und Zahlen mit Bildern hinterlegen Geben Sie zunächst Ihren Text oder Ihre Zahlen in ein Textfeld ein. Erhöhen Sie die Schriftgröße auf mindestens 60 Pt. Wählen Sie eine flächige Schriftart, wie z.b. ARIAL BLACK. Oder stellen Sie den Schriftschnitt auf FETT. Markieren Sie die Buchstaben bzw. Zahlen, die Sie mit dem Bild hinterlegen wollen. Öffnen Sie per Rechtsklick darauf das Kontextmenü und wählen Sie TEXTEFFEKTE FORMATIEREN. Seite 210 von 327

211 Wechseln Sie in die Rubrik TEXTFÜLLUNG. Wählen Sie die Option BILD- ODER TEXTURFÜLLUNG und klicken Sie dann auf die Schaltfläche DATEI. Suchen Sie nun Ihre Bilddatei heraus und bestätigen Sie mit EINFÜGEN. Wenn Ihr Bild ausreichend groß ist, empfiehlt es sich, die Option BILD NEBENEINANDER ALS TEXTUR ANORDNEN auszuwählen. Dadurch wird es nicht verzerrt dargestellt. Passen Sie ggf. die OFFSETS und die Skalierung an, um den richtigen Bildausschnitt anzeigen zu lassen. Der Aufgabenbereich Auswahl und Sichtbarkeit Wenn Sie komplexe Animationen einrichten oder detailreiche Schaubilder zeichnen, entsteht früher oder später das Problem, daß einige Folienobjekte von anderen ganz oder teilweise verdeckt werden. In früheren PowerPoint Versionen war es schwierig, ein ganz bestimmtes Objekt zu markieren oder das für die Animation benötigte Objekt zu identifizieren, ohne die Ebenen-Reihenfolge verändern oder Objekte verschieben zu müssen. Für solche Aufgaben gibt es ab PowerPoint 2007 unter dem Namen AUSWAHLBEREICH eine Ebenen- und Objektverwaltung: Rufen Sie in der Registerkarte START über MARKIEREN AUSWAHLBEREICH den Aufgabenbereich AUSWAHL UND SICHTBARKEIT auf. Im Aufgabenbereich sind alle auf der Folie vorhandenen Objekte inklusive der Platzhalter des Layouts aufgelistet. Die Reihenfolge der Folienobjekte ganz einfach ändern Die Reihenfolge im Aufgabenbereich entspricht der Ebenen-Reihenfolge auf der Folie, d.h. Objekte, die weiter oben in der Liste stehen, liegen auch auf der Folie weiter vorn. So verändern Sie die Reihenfolge: Um ein Objekt weiter nach hinten zu verlagern, markieren Sie es und klicken Sie dann im Aufgabenbereich auf den nach unten zeigenden Pfeil. Um ein Objekt weiter nach vorne zu verlagern, klicken Sie auf den nach oben zeigenden Pfeil. Objekte nach Bedarf ein- oder ausblenden Sie möchten ein Textfeld, das hinter einem anderen Objekt versteckt ist bearbeiten? Kein Problem, blenden Sie das darüber liegende Objekt einfach zeitweise aus. Formatieren Sie dann ohne Mühe das dahinterliegende Textfeld. So geht s: Mit Hilfe des kleinen Augensymbols, das Sie neben jedem Objektnamen finden, können Sie einzelne Elemente zeitweise ausblenden. Keine Sorge, sie werden dadurch nicht gelöscht. Klicken Sie auf das Augensymbol, um das Objekt auszublenden, das Symbol wird dadurch weiß. Seite 211 von 327

212 Ein erneutes Klicken auf dieses weiße Symbol führt dazu, daß das Objekt wieder sichtbar wird. Wenn Sie alle Objekte ausblenden möchten, um dann ein einzelnes wieder sichtbar zu machen und zu bearbeiten, klicken Sie zunächst unten auf die Schaltfläche ALLE AUSBLENDEN. Klicken Sie danach das weiße Symbol des Objekts an, das Sie bearbeiten möchten. Um alle Objekte wieder einzublenden, klicken Sie unten auf die Schaltfläche ALLE ANZEIGEN. Geben Sie den Objekten aussagekräftige Namen Die leistungsfähigste Funktion des Aufgabenbereichs AUSWAHL UND SICHTBARKEIT besteht darin, daß Sie den Objekten auf der Folie eindeutige Namen zuordnen können. Anhand dieser Bezeichnungen können Sie die Objekte beim Zeichnen oder beim Einrichten von Animationen leichter identifizieren. So geht s: Markieren Sie das Objekt, das Sie umbenennen möchten, im Aufgabenbereich. Klicken dann nochmals auf den Eintrag. Nun können Sie die vorhandene Bezeichnung des Objekts überschreiben. Alternativ können Sie das Objekt in der Liste auch markieren und dann die Funktionstaste F2 drücken, um den Namen zu überschreiben. Eine attraktive Visualisierung: das Sechseck Ein Produkt hat 6 Vorteile. Eine Aufgabe wird in sechs Schritten gelöst. Eine Strategie besteht aus 6 Elementen. In all diesen und ähnlichen Fällen ist der Einsatz einer Form, die sich aus entsprechend vielen Komponenten zusammensetzt, eine optimale Gestaltungsvariante. Die Lösung sehen Sie im folgenden Bild: Die Informationen sind in einem Sechseck dargestellt. Verteilt auf 6 Folien wird das jeweils aktuelle Element durch eine andere, auffallende Farbe hervorgehoben. Seite 212 von 327

213 Die schnelle Variante: Zwei Sechsecke und drei Linien Wenn Sie es eilig haben und einfach nur sechs Segmente darstellen wollen, ist folgende Variante die einfachste Lösung. Zeichnen Sie mit gedrückter Umschalt-Taste ein regelmäßiges Sechseck (1). Drehen Sie das Sechseck mit Hilfe des grünen Drehpunktes um 90 (2). Nutzen Sie auch beim Drehen die Taste Umschalt, denn Sie bewirkt, daß der Drehvorgang in 15 -Schritten erfolgt. Teilen Sie das Sechseck mit drei Linien in sechs Abschnitte (3). Kopieren Sie das Sechseck mit Strg + D. Verkleinern Sie die Kopie bei gedrückter Umschalt-Taste. Ändern Sie die Füllfarbe auf Weiß und legen Sie das kleine Sechseck dann genau mittig über das große Sechseck (4). Die flexible Variante: Trapeze im Kreis Die oben beschriebene schnelle Variante hat einen Nachteil: Die sechs Segmente lassen sich nicht farblich hervorheben. Diesen Nachteil können Sie schnell beheben: Die sechs Segmente aus der ersten Lösung sind bei näherer Betrachtung nichts anderes als Trapeze. So setzen erstellen Sie das Mustertrapez: Zeichnen Sie über AutoFormen Standardformen Trapezoid (ab PowerPoint 2007: Einfügen Formen Trapezoid) ein Trapez. Doppelklicken Sie auf das Trapez und weisen Sie ihm im folgenden Dialogfeld eine Breite von 6 cm und eine Höhe von 3 cm zu. Stellen Sie im gleichen Dialogfeld bei Drehung den Wert 30 ein. Ab PowerPoint 2007 gelangen Sie per rechten Mausklick auf das Trapez und die Befehle Größe und Position in das Dialogfeld. Bei Drehung müssen Sie hier jedoch den Wert 210 eingeben, da das Trapez ab 2007 beim Zeichnen auf dem Kopf steht. Damit die Duplikate dieses Trapezes nahtlos an das Original ansetzen können, passen Sie nun die Winkel des Trapezes an. Rufen Sie dazu mit Alt + F9 die Führungslinien auf und schieben Sie die senkrechte Führungslinie genau an die linke obere Ecke des Trapezes. Klicken Sie das Trapez an und ziehen Sie den gelben Formkorrekturpunkt so, daß die linke Trapezkante genau an der Führungslinie abschließt. Ab PowerPoint 2007 liegt der Formkorrekturpunkt auf der anderen Seite, das Prinzip ist jedoch das gleiche. Seite 213 von 327

214 Weisen Sie dem Trapez die Linienfarbe Weiß und eine Linienstärke von 3 pt zu. Damit heben sich mehrere Trapeze besser als Segmente voneinander ab. Weiterer Vorteil: Eventuelle Ungenauigkeiten beim Aneinanderlegen lassen sich damit gut kaschieren. Das Mustertrapez duplizieren und anordnen Duplizieren Sie das fertige Mustertrapez mit Strg + D. Drehen Sie das Duplikat um 60. Verwenden Sie dazu das gleiche Dialogfeld, wie oben bereits beschrieben. Ordnen Sie das zweite Trapez unter dem ersten an (1). Legen Sie das dritte Trapez auf gleiche Weise an. Sie haben nun die erste Hälfte der Darstellung erstellt (2). Markieren Sie die ersten drei Trapeze und ziehen Sie sie bei gedrückter Strg- und Umschalt-Taste nach links um Kopien davon zu erstellen (3). Markieren Sie die drei neuen Trapeze und gruppieren Sie sie mit Strg + Umschalt + G. Spiegeln Sie nun diese drei gruppierten Trapeze. In PowerPoint 2003 funktioniert dies über die Befehlsfolge Zeichnen Drehen oder kippen Horizontal kippen. Ab PowerPoint 2007: Klicken Sie in der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Anordnen und wählen Sie dann Drehen Horizontal kippen. Schieben Sie die gespiegelten Trapeze direkt neben die anderen drei Trapeze (4). Markieren Sie die gruppierten Trapeze und lösen Sie die Gruppierung mit Strg + Umschalt + H auf. Ein Bild in der Mitte des Sechsecks einbauen Wollen Sie die Vorteile eines Produktes darstellen, eignet sich der Innenraum im entstandenen Sechseck ideal, um dort ein Produktfoto anzubringen. Wenn Sie die Variante aus zwei Sechsecken gewählt haben, plazieren Sie das Bild einfach auf dem kleinen weißen Sechseck in der Mitte. Seite 214 von 327

215 Haben Sie die wesentlich flexiblere Variante aus Trapezen gezeichnet, gehen Sie wie folgt vor: Fügen Sie das Bild über Einfügen Grafik ein (in PowerPoint 2003 wählen Sie die Option Aus Datei). Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie bis PowerPoint 2003 im Kontextmenü Reihenfolge In den Hintergrund. Ab PowerPoint 2007 wählen Sie im Kontextmenü In den Hintergrund In den Hintergrund. Das aktuelle Element farblich betonen Sie könnten nun mit dem Hervorgehoben-Animationseffekt Füllfarbe ändern die einzelnen Trapeze nacheinander in einer anderen Farbe erscheinen lassen. Aber folgende Variante ist schneller zu realisieren. Verteilen Sie einfach die Darstellung auf mehrere Folien. So geht s: Duplizieren Sie die Folie mit dem fertiggestellten Sechseck aus Trapezen fünfmal. Am schnellsten geht dies mit der Tastenkombination Strg + Umschalt + D. Weisen Sie dann auf jeder der nun sechs Folien einem der Elemente eine auffällige Farbe zu. Die Beschriftungen ergänzen und animieren Setzen Sie Textfelder auf die Trapeze. Bei Bedarf können Sie neben die Trapeze ein weiteres Textfeld für Details setzen, das auf einer gepunkteten Linie steht. Markieren Sie das Textfeld für Details und die gepunktete Linie. In PowerPoint 2003 und 2007: Klicken Sie im Menü Bildschirmpräsentation (in PowerPoint 2007 in der Registerkarte Animationen) auf Benutzerdefinierte Animation. Klicken Sie dann im Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation auf die Schaltfläche Effekt hinzufügen und wählen Sie Eingang Weitere Effekte Verblassen. In PowerPoint 2010: Klicken Sie in der Registerkarte Animationen auf Animation hinzufügen und wählen Sie unter Eingang die Option Verblassen. Seite 215 von 327

216 Die Folienübergänge zuweisen Weisen Sie den sechs Folien einen attraktiven Folienübergang zu. In PowerPoint 2003: Wählen Sie Bildschirmpräsentation Folienübergang Glatt ausbleichen. In PowerPoint 2007: Wählen Sie in der Registerkarte Animationen bei Übergang zu dieser Folie die Option Sanft ausblenden. In PowerPoint 2010: Wählen Sie in der Registerkarte Übergänge bei Übergang zu dieser Folie die Option Verblassen. Folien in Abschnitte unterteilen Gerade bei größeren Präsentationen haben Sie vermutlich eine Gliederung und eventuell sogar Abschnittsfolien. In der Folienansicht werden die Folien jedoch alle gleichermaßen hintereinander angezeigt. Hierarchien, die Sie Sich vorstellen, werden in der Sortierung nicht berücksichtigt. Die Folge: Sie verlieren schnell den Überblick und verbringen viel Zeit beim Suchen einzelner Folien. Die Lösung: Teilen Sie Ihre Folien in Abschnitte ein und benennen Sie diese sinnvoll. Damit ist es Ihnen ein Leichtes, den Überblick zu behalten. Sie können z.b. auch verschiedenen Kollegen einzelne Abschnitte zuweisen, die diese bearbeiten sollen. Auch wenn Sie später die Reihenfolge der Abschnitte verändern wollen, geht das dank der Unterteilung im Handumdrehen. Seite 216 von 327

217 So unterteilen Sie die Folienmasse in überschaubare Abschnitte Wechseln Sie in die Ansicht Foliensortierung und klicken Sie dort vor die Folie, vor der Sie einen Abschnitt einfügen möchten. Klicken Sie in der Registerkarte Start links in der Gruppe Folien auf Abschnitt Abschnitt hinzufügen. Alternativ dazu können Sie auch per rechten Mausklick vor einer Folie das Kontextmenü öffnen und dort Abschnitt hinzufügen wählen. Öffnen Sie dann per Rechtsklick auf die Abschnittsüberschrift das Kontextmenü und wählen Sie Abschnitt umbenennen. Geben Sie im Dialogfeld einen passenden Namen für den Abschnitt ein. Optimale Übersicht mit reduzierten Abschnitten Bei einer großen Anzahl von Folien sind Sie viel mit dem Auf- und Abscrollen durch die Folien beschäftigt. In PowerPoint 2010 können Sie Abschnitte, die momentan nicht bearbeitet werden, zusammenklappen und haben so einen besseren Überblick. So geht s: Wenn Sie alle Abschnitte reduzieren möchten, öffnen Sie per Rechtsklick auf eine Abschnittsüberschrift das Kontextmenü und wählen Sie Alles reduzieren. Es werden nur noch die Abschnittsüberschriften angezeigt. Mit dem Befehl Alle erweitern werden alle Folien wieder angezeigt. Wenn Sie einzelne Abschnitte reduzieren wollen, dann klicken Sie vorne bei der Überschrift auf den kleinen Pfeil. Seite 217 von 327

218 Übrigens: Wenn Sie die Abschnittsüberschriften markieren, sind automatisch alle Folien in diesem Abschnitt markiert. Sie können ihnen dann z.b. mit einem Klick ein neues Design zuweisen. Die Reihenfolge ändern? Kein Problem Wollte man in früheren PowerPoint-Versionen einen Teil der Folien weiter an den Anfang verschieben, mußte man zunächst alle Folien dieses Abschnitts finden, markieren und dann zielgenau auf die neue Position verschieben. Ganz ohne Orientierungspunkte gestaltete sich diese Aufgabe schwierig. Ganz einfach geht diese Aufgabe nun in PowerPoint 2010 von der Hand: Markieren Sie die Überschrift des Abschnitts, den Sie verschieben wollen. Öffnen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü und klicken Sie dort auf Abschnitt nach oben verschieben bzw. Abschnitt nach unten verschieben. Sie haben sehr viele Abschnitte? Reduzieren Sie zunächst, wie oben beschrieben, die Abschnitte. Klicken Sie den Abschnitt an, den Sie verschieben wollen und ziehen Sie ihn bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle. Natürlich können Sie auch einzelne Folien von einem Abschnitt in einen anderen verschieben. Klicken Sie dazu die Folie(n) an und ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position. Grafiken in Folien einbinden Generell lassen sich Grafiken auf fünf Wegen in Folien einbinden: 1. Über die Zwischenablage, nachdem das Bild zuvor in einem anderen Programm bearbeitet und kopiert wurde, oder aber auch als Kopie aus dem Internet. 2. Über das direkte Einfügen einer Grafikdatei auf die Folie. Dies wird meist der Fall sein, allerdings muß dazu die Grafik bereits auf dem Rechner als Datei vorliegen. 3. Bis PowerPoint 2003: über den Menübefehl Einfügen/Grafik/Von Scanner oder Kamera. 4. Über das Fotoalbum, dieser Weg bietet den Vorteil, daß sehr rasch eine Vielzahl von Grafikdateien mit einheitlichem Layout eingefügt werden kann. 5. Über den Befehl ClipArt einfügen, dahinter steht die Bibliothek für Multimediadateien, der Clip Organizer. 6. Über das Zuweisen einer Grafik als Bildfüllung. Einfügen aus der Zwischenablage Eine schnelle und einfache Methode zum Einfügen von Grafiken ist der Import über die Zwischenablage. So geht s: Öffnen Sie Ihr Grafikprogramm und rufen Sie die Datei auf, die Sie in Ihre PowerPoint-Folie einfügen möchten. Markieren Sie die Grafik und kopieren Sie sie mit Strg+C. Wenn Sie in einem Webbrowser sind, dann öffnen Sie per Rechtsklick auf das Bild das Kontextmenü und wählen Sie Grafik kopieren. Seite 218 von 327

219 Wechseln Sie in der PowerPoint-Präsentation auf die gewünschte Folie und wählen Sie in PowerPoint 2003 den Menübefehl Bearbeiten Einfügen. In PowerPoint 2007 und 2010 klicken Sie in der Registerkarte Start auf Einfügen. Noch schneller geht es mit der Tastenkombination Strg+V. Einfügen einer Grafik als Datei Alle Grafiken, die auf einem Speichermedium als Datei abgelegt sind, können Sie über die Funktion Grafik einfügen in Ihre Folien einbauen. So geht s: In PowerPoint 2003: Wählen Sie im Menü Einfügen die Option Grafik Aus Datei. Ab PowerPoint 2007: Klicken Sie in der Registerkarte Einfügen auf Grafik. Wechseln Sie im Dialogfeld Grafik einfügen zum entsprechenden Laufwerk und Ordner und wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren möchten. Bestätigen Sie mit Einfügen. Wenn Sie beabsichtigen, eine neue Folie zu erstellen, um auf dieser ein Produktfoto einzubinden, dann wählen Sie gleich das passende Folienlayout mit einem Bildplatzhalter. So geht s: Fügen Sie mit Strg + M eine neue Folie ein. Bis PowerPoint 2003 wir dabei automatisch rechts der Aufgabenbereich Folienlayout eingeblendet. Wählen Sie dort ein Layout mit Inhalts- oder Bildplatzhalter aus. Ab PowerPoint 2007 können Sie das Folienlayout in der Registerkarte Start bei Layout verändern. Wählen Sie ein Layout mit Inhalts- oder Bildplatzhalter. Seite 219 von 327

220 Zwischenablage oder Einfügen aus Datei? Das Einfügen per Zwischenablage ist eine schnelle und unkomplizierte Variante, um eine Grafik einzubinden. Welche Folgen hat diese Art des Einfügens jedoch für die Speichergröße der Datei? Bis PowerPoint 2003 führt diese Methode dazu, daß die Dateigröße mitunter drastisch anwächst, weil PowerPoint nicht nur das Bild, sondern auch die Informationen zu dem Quellprogramm (CorelDraw, Photoshop oder ähnliche Tools) speichert, in dem das Bild erzeugt wurde. Daher sollten Sie diesen Weg nur selten nutzen und anschließend auf jeden Fall die entstandene Größe der Präsentationsdatei über Datei Eigenschaften prüfen. Wenn Sie unkomprimierte Bilder über die Zwischenablage in Ihre Folien einfügen, übernimmt es PowerPoint, das Bild beim Speichern auf eine optimale Speichergröße zu reduzieren. So wird z.b. eine BMP-Datei von 3 MB auf 300 KB verringert. Wenn Sie jedoch bereits komprimierte Bilder, die z.b. im JPG-Format vorliegen, einfügen wollen, versagen die Komprimierungsfähigkeiten von PowerPoint. Sehr wahrscheinlich wird die Kopie der JPG-Datei sogar noch größer beim Einfügen in die Präsentation. Hier ein Vergleich der Speichergröße von PowerPoint-Dateien als Folge von unterschiedlichen Einfüge-Methoden. Es wurde jeweils das Beispielbild Chrysantheme aus Windows eingebunden: Einfügen über die Zwischenablage: 1,4 MB Grafik aus Datei importieren: 945 KB Grafik aus Datei verknüpfen: 86,6 KB Grafiken mit einer PowerPoint-Datei verknüpfen Wenn Sie im Dialogfeld Grafik einfügen ein Bild markiert haben, sehen Sie an der rechten Seite der Schaltfläche Einfügen einen kleinen Pfeil. Wenn Sie diesen anklicken, werden mehrere Optionen angezeigt: Einfügen, Mit Datei verknüpfen, ab PowerPoint 2007: Einfügen u. Verknüpfen. Wann lohnt es sich, eine Grafik zu verknüpfen statt einzufügen? Was bewirkt die Option Mit Datei verknüpfen? Welche Vor- bzw. Nachteile hat diese Option gegenüber dem bloßen Einfügen? Die Option Mit Datei verknüpfen bewirkt, daß die Grafik nicht physikalisch in der PowerPoint-Datei gespeichert wird, sondern nur ein Verweis auf Standort und Name der Grafikdatei. Vorteil: Die PowerPoint-Datei bleibt auch nach dem Einbinden mehrerer Fotos angenehm klein. Nachteil: Wenn Sie die Grafik-Datei löschen, verschieben oder aber die Präsentation auf einem anderen Rechner zeigen möchten, funktioniert die Verknüpfung nicht. Das Bild wird also nicht mehr angezeigt. Die Option kann sich dennoch lohnen, wenn eine Präsentation immer vom gleichen Rechner gezeigt wird. Denn da das Bild nicht in der Präsentation mit abgespeichert wird, ist es tatsächlich nur einmal auf dem Computer vorhanden und nimmt daher auch nur einmal Speicherplatz ein. Mehrere Bilder in einem Schritt einfügen: Die Funktion Fotoalbum Über die Funktion Fotoalbum lassen sich ab PowerPoint 2002 Dutzende Fotos in kürzester Zeit katalogisieren und für verschiedenste Präsentationszwecke aufbereiten. So fügen Sie das Fotoalbum ein: Wählen Sie Einfügen Grafik Neues Fotoalbum (in Version 2007 und 2010 klicken Sie in der Registerkarte Einfügen auf Fotoalbum). Seite 220 von 327

221 Im Dialogfeld Fotoalbum wählen Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Datei/Datenträger (1) Ihre Bilder aus. Klicken Sie dann auf Einfügen. Zurück im Dialogfeld Fotoalbum können Sie bei Bildlayout (2) Ihr gewünschtes Layout auswählen. Sie können maximal 4 Bilder auf einer Folie anzeigen lassen. Die Form der Fotos im Fotoalbum können Sie unter Fensterform (3) verändern. Damit verpassen Sie den Bildern z.b. abgerundete Ecken. Schließen Sie das Dialogfeld mit einem Klick auf Erstellen. PowerPoint erstellt neben dem Fotoalbum automatisch eine Titelfolie, die Sie nach Bedarf noch anpassen. Das Fotoalbum blitzschnell animieren Die Folien Ihres soeben angelegten Fotoalbums lassen Sie mit wenigen Handgriffen als animierte Bildschirmpräsentation anzeigen. So geht s: Bis PowerPoint 2003 blenden Sie über Bildschirmpräsentation Folienübergang den Aufgabenbereich Folienübergang ein. Wählen Sie dort einen passenden Übergang beispielsweise Glatt ausbleichen, stellen Sie unten bei Nächste Folie eine Zeit von 3 Sekunden ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Für alle übernehmen. In PowerPoint 2007 erledigen Sie diese Schritte über die Registerkarte Bildschirmpräsentation. In PowerPoint 2010 finden Sie die Befehle auf der Registerkarte Übergänge. Einfügen von ClipArt-Grafiken Wechseln Sie auf die Folie, in die Sie eine Grafik einfügen möchten. Wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Grafik ClipArt. Ab PowerPoint 2007 klicken Sie in der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche Clipart. Daraufhin wird der Aufgabenbereich ClipArt eingeblendet. Geben Sie im Feld Suchen nach einen Begriff ein, der den gesuchten Clip beschreibt. Klicken Sie auf Suchen und wählen Sie die Datei mit einem Klick auf das Bild aus, es wird automatisch in die Folie eingefügt. Seite 221 von 327

222 Für mehr Bildoptionen können Sie auf die Internetseite von Office.com wechseln. In PowerPoint 2003 klicken Sie dazu im unteren Bereich des Aufgabenbereichs auf den Link ClipArt auf Office Online (bzw. in späteren Versionen: Auf Office.com weitersuchen). Ein kreisrunder Bildausschnitt Mit Hilfe der Funktion Zuschneiden lassen sich überflüssige Bildbestandteile entfernen. Dabei sind die Möglichkeiten zum Beschneiden jedoch immer auf die Form eines Rechtecks begrenzt. Wenn Sie den Fokus jedoch wie mit einem Scheinwerfer auswählen wollen, dann reichen die Funktionen in PowerPoint 2003 nicht aus. In der Ausgangsfolie oben nehmen die zwei Bilder viel Platz auf der Folie ein. Außerdem ist auf dem linken Foto nicht zu erkennen, welche Personen relevant sind. Unten links eine bearbeitete Folie: Hier wurden die Fotos mit der Funktion Zuschneiden auf die wesentlichen Bereiche eingegrenzt. Seite 222 von 327

223 Unten rechts schließlich die Folie mit den kreisrunden Ausschnitten: Die zwei Mitarbeiter sind sofort zu erkennen, das Layout ist optisch ansprechend und integriert beide Fotos in einer Art Passepartout. Die Fotos vorbereiten und den Bildausschnitt wählen Ordnen Sie die Bilder auf der Folie wie gewünscht an. Eventuell müssen Sie eines der Bilder vergrößern damit z.b. die Gesichter etwa in gleicher Größe vorliegen. Entfernen Sie überflüssige Bereiche, damit nachher nichts unter dem Passepartout hervorschaut. Nutzen Sie dazu die Zuschneiden-Funktion, die Sie per rechten Mausklick auf das Bild und den Befehl Grafik formatieren aufrufen. Schneller geht s per Klick auf das Symbol Zuschneiden in der Symbolleiste Grafik. Legen Sie einen Kreis über die Stelle, die später sichtbar sein soll. Schneiden Sie den Kreis dann mit Strg + X aus. Legen Sie nun ein Rechteck über das Foto. Die Farbe des Rechtecks sollte sich von der Farbe der Kreise unterscheiden. Fügen Sie mit Strg + V den Kreis aus der Zwischenablage wieder ein. Er liegt jetzt über dem Rechteck. Markieren Sie Rechteck und Kreis und gruppieren Sie beide mit der Tastenkombination Strg + Umschalt + G. Der Trick: den Bildausschnitt transparent machen Um nun den Kreis transparent zu machen, damit das dahinter liegenden Foto wie durch ein Guckloch sichtbar wird, bedarf es eines kleinen Tricks: Das gruppierte Objekt muß von einer Vektor-Grafik in eine Bitmap-Grafik umgewandelt werden. Denn nur bei Bitmaps lassen sich über die Symbolleiste Grafik transparente Bereiche bestimmen. So geht s: Schneiden Sie das gruppierte Objekt mit Strg + X aus. Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage ein diesmal über den Menübefehl Bearbeiten Inhalte einfügen (1) als GIF (2). Bestätigen Sie mit OK (3). Markieren Sie das soeben eingefügte Objekt, klicken Sie in der Symbolleiste Grafik auf die Schaltfläche Transparente Farbe bestimmen und klicken Sie dann auf einen der Kreise. Seite 223 von 327

224 Alle Flächen, welche die gleiche Farbe haben wie der Kreis, werden nun transparent. TIP: Sollten Sie die Symbolleiste Grafik nicht sehen, können Sie diese über die Befehlsfolge Ansicht Symbolleisten wieder anzeigen lassen. Andere Formen als Bildausschnitt verwenden Natürlich gelingt der Trick auch mit anderen Formen. Geeignet wären beispielsweise Vielecke und Sternformen. Wählen Sie für den Mitarbeiter des Monats z.b. eine Sternform als Bildausschnitt. Eine weitere Variante der Teamvorstellung: Im Beispiel wurden Sechsecke als Bildausschnitte verwendet. In PowerPoint 2010 das Bild mit einer neuen Zuschneide-Funktion in Form bringen Statt wie in der vorangegangenen Ausgabe beschrieben ein Passepartout zurechtzuschneiden, können Sie in PowerPoint 2010 Bilder direkt auf eine kreisrunde Form bringen und zugleich zuschneiden. Das fertige Ergebnis plazieren Sie dann über einem Rechteck. So geht s: Fügen Sie über die Registerkarte Einfügen und die Schaltfläche Grafik das Foto ein. Lassen Sie das Foto markiert und klicken Sie in der Registerkarte Bildtools/Format auf den Pfeil unter der Schaltfläche Zuschneiden. Wählen Sie dort die Option Auf Form zuschneiden Ellipse. Seite 224 von 327

225 Sie können den Bildausschnitt jetzt noch anpassen, lassen Sie dazu das Foto markiert und klicken Sie diesmal direkt auf die Schaltfläche Zuschneiden. Plazieren Sie den Bildausschnitt bzw. die Bildausschnitte anschließend über einem Rechteck. In PowerPoint 2010 mit dem Befehl "Formensubtraktion" einen Passepartout anlegen Wollen Sie einen Passepartout mehrfach nutzen, dann lohnt es sich, den als eine neue "Sonderform" anzulegen. Nutzen Sie dazu eines der neuen Werkzeuge aus der Gruppe "Formen kombinieren". In früheren Ausgaben konnten Sie bereits lesen, wie die neue Werkzeugsammlung "Formen kombinieren" funktioniert. Hier nur noch mal kurz die Sachritte, wie Sie diese neuen Befehle verfügbar machen. Denn die Befehle finden Sie standardmäßig nicht im Menüband. Sie können Sie jedoch im Handumdrehen der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen: Öffnen Sie per Rechtsklick auf die Schnellzugriffsleiste das Kontextmenü. Wählen Sie dort Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Wählen Sie über der linken Liste den Filter Alle Befehle. Scrollen Sie anschließend nach unten zu den Befehlen, die mit dem Wort Formen beginnen. Wählen Sie den Eintrag Formen kombinieren um ein Drop-Down-Menü mit den vier Befehlen zu erzeugen. Klicken Sie nun auf Hinzufügen. Schließen Sie mit OK ab. Zeichnen Sie nun ein Rechteck als Grundform für das Passepartout. Zeichnen Sie dann so viele Kreise, wie Sie später Bildausschnitte haben möchten. Verteilen Sie die Kreise über dem Rechteck. Markieren Sie nun zuerst das Rechteck und danach mit gedrückter Umschalt-Taste den ersten Kreis ganz links. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Formen kombinieren und auf Formensubtraktion. Sie haben nun den ersten Kreisausschnitt im Rechteck erstellt. Wiederholen Sie diese Schritte für alle weiteren kreisrunden Bildausschnitte. Den Passepartout können Sie nun nach Belieben formatieren und beispielsweise mit Farbverläufen und 3D-effekten versehen. Anschließend könnte er so aussehen wie in der folgenden Abbildung. Plazieren Sie nun die Fotos hinter dem Passepartout. Seite 225 von 327

226 In PowerPoint 2007 ein Bild auf kreisrunde Form zuschneiden Fügen Sie über die Registerkarte Einfügen und die Schaltfläche Grafik das Foto ein. Lassen Sie das Foto markiert und klicken Sie in der Registerkarte Bildtools/Format auf die Schaltfläche Zuschneiden. Schneiden Sie das Bild nun so zu, daß nur der gewünschte Ausschnitt übrigbleibt, und zwar als Quadrat. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für das Original und den quadratischen Zuschnitt. Lassen Sie das entstandene Bildquadrat markiert. Wählen Sie auf der Registerkarte Bildtools/Format den Befehl Bildform. Klicken Sie wie unten gezeigt die Form Ellipse an. Die folgende Abbildung demonstriert, wie der kreisrunde Bildzuschnitt aus dem Original nun aussehen könnte. Seite 226 von 327

227 Plazieren Sie den kreisrunden Bildzuschnitt über einem Rechteck oder hinter dem im vorherigen Tip beschriebenen Passepartout. Layouts mit Bildplatzhaltern erstellen Folienlayouts mit Bildplatzhaltern sind vor allem dann sinnvoll, wenn Sie oft Fotos verwenden und diese in einer einheitlichen Optik auf den Folien präsentieren wollen. Im Bild oben sehen Sie zwei Beispiele für Folienlayouts mit speziellen Bildplatzhaltern. Im linken Beispiel können unterhalb eines Textes drei gleichgroße Bilder eingefügt werden. Im rechten Beispiel stehen nach dem Einfügen der drei Bilder direkt darunter Textfelder zur Beschreibung zur Verfügung. Um ein solches Folienlayout mit Bildplatzhalter(n) anzulegen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der Registerkarte Ansicht auf Folienmaster. Klicken Sie in der daraufhin zusätzlich eingeblendeten Registerkarte Folienmaster auf die Schaltfläche Layout einfügen. Klicken Sie danach auf den unteren Teil der Schaltfläche Platzhalter einfügen. Wählen Sie dort die Option Bild und ziehen Sie den Platzhalter in der gewünschten Größe auf der Folie auf. Seite 227 von 327

228 Damit Sie das Layout später besser finden, geben Sie ihm per Rechtsklick links im Navigationsbereich über Layout umbenennen einen aussagekräftigen Namen. Das veränderte Layout als Vorlage speichern Das neu erstellte Layout steht Ihnen nun in der aktuellen Datei zur Verfügung. Was jedoch, wenn Sie es auch in zukünftigen Präsentationen einsetzen möchten? Kein Problem, speichern Sie die leere Präsentation mit den geänderten Layouts einfach als Vorlage ab. Löschen Sie davor jedoch in der Folienmasteransicht noch überflüssige Layouts, die Sie definitiv nicht mehr brauchen. So geht s: In der Folienmasteransicht sehen Sie links im Navigationsbereich die verschiedenen Layouts. Ganz oben sehen Sie den Folienmaster er ist leicht größer als die darunter aufgeführten Folienlayouts. Markieren Sie überflüssige Folienlayouts und löschen Sie diese mit der Entf-Taste. Klicken Sie dann auf Datei (bzw. die Office-Schaltfläche) Speichern unter. Wählen Sie bei Dateityp so wie unten gezeigt den Eintrag PowerPoint-Vorlage. PowerPoint zeigt Ihnen als Speicherort nun automatisch den Vorlagenordner an (Templates). Geben Sie Ihrer neuen Vorlage einen aussagekräftigen Namen und speichern Sie sie dort ab. So verwenden Sie das neue Layout Wenn Sie nun eine neue Präsentation mit den von Ihnen angepaßten Layouts und Bildplatzhaltern erstellen wollen, gehen Sie so vor: Klicken Sie auf Datei (bzw. die Office-Schaltfläche) und wählen Sie Neu. Klicken Sie auf Meine Vorlagen und wählen Sie Ihre benutzerdefinierte Vorlage aus. Bestätigen Sie mit OK. Rufen Sie nun in der Registerkarte Start per Klick auf den unteren Bereich der Schaltfläche Neue Folie eine Folie mit Ihrem benutzerdefinierten Folienlayout auf. Wenn Sie auf dieser neuen Folie auf das Bildsymbol klicken, öffnet sich das Dialogfeld Grafik einfügen. Wählen Sie dort das passende Foto aus und bestätigen Sie die Auswahl mit Einfügen. So passen Sie in PowerPoint 2010 den Bildausschnitt an Sie haben das Bild eingefügt, jedoch liegt der Bildausschnitt, den Sie eigentlich zeigen wollten, außerhalb des Bildplatzhalters. Was nun? Rufen Sie per Rechtsklick auf das eingefügte Bild das Kontextmenü auf und wählen Sie Grafik formatieren. In der Rubrik Zuschneiden können Sie oben bei Bildposition die Breite, Höhe, X- und Y-Offset des Bildes anpassen. Seite 228 von 327

229 Hier ein Beispiel: Vorher: Sie haben ein Foto in den Bildplatzhalter eingefügt, aber die Person ist rechts auf dem Bild abgeschnitten. Nachher: Nachdem Sie das X-Offset verringert haben, taucht die Person nun wie gewünscht im Zentrum des Bildplatzhalters auf. Auch mit PowerPoint 2007 den richtigen Bildbereich anzeigen lassen In PowerPoint 2007 läßt sich die Bildposition in einem Bildplatzhalter leider nicht anpassen. Sie können jedoch trotzdem einheitliche Bildfolien erstellen. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten: Passen Sie die Fotos bereits vor dem Einfügen an die Größe des Bildplatzhalters an oder arbeiten Sie mit Formen, denen Sie ein Bild als Füllung zuweisen. So verwenden Sie eine Form anstelle des Bildplatzhalters: Zeichnen Sie ein Rechteck. Es legt später fest, wie groß das Foto angezeigt wird. Rufen Sie per Rechtsklick auf das Objekt das Kontextmenü auf. Wählen Sie Form formatieren. Klicken Sie links auf die Rubrik Füllung, wählen Sie rechts Bild- oder Texturfüllung und klicken Sie auf Datei. Wählen Sie Ihr Bild aus und bestätigen Sie mit Einfügen. Passen Sie nun im gleichen Dialogfeld unter Dehnungsoptionen die Offsets an. Seite 229 von 327

230 Weisen Sie dem Bildplatzhalter eine andere vorgefertigte Form zu Wenn Ihnen das standardmäßig eingefügte Rechteck als Bildplatzhalter nicht zusagt, dann ändern Sie einfach die Form. So geht s: Klicken Sie in der Registerkarte Ansicht auf Folienmaster. Markieren Sie links im Navigationsbereich das Folienlayout mit dem zu ändernden Bildplatzhalter. Markieren Sie den Bildplatzhalter und klicken Sie in der Registerkarte Zeichentools/Format auf Form bearbeiten Form ändern. Wählen Sie eine der dort gezeigten Formen aus. Besonders gut eignet sich z.b. die Form Zierrahmen. Seite 230 von 327

231 Passen Sie die vorgefertigte Form an Wenn Sie unter den vorgefertigten Formen nicht fündig werden, bleibt Ihnen die Möglichkeit, eine bereits vorhandene Form abzuändern. So geht s: Markieren Sie in der Folienmasteransicht den Bildplatzhalter und klicken Sie in der Registerkarte Zeichentools/Format auf Form bearbeiten Form ändern. Wählen Sie dort die Form, die Ihren Vorstellungen am ehesten entspricht. Klicken Sie dann erneut auf die Schaltfläche Form bearbeiten und wählen Sie dort die Option Punkte bearbeiten. (In PowerPoint 2007 müssen Sie zunächst die Option In Freihandform konvertieren wählen.) Sie können nun die einzelnen Punkte des Platzhalters bearbeiten. Noch besser mit PowerPoint 2010: Gestalten Sie mit neuen Befehlen ausgefallene Rahmen Am einfachsten ist das Anlegen benutzerdefinierter Bildplatzhalter in PowerPoint Denn hier können Sie mit Hilfe der Befehle Formen kombinieren schnell individuelle Platzhalter erstellen. TIP: Wie Sie den Befehl Formen kombinieren nutzbar machen, können Sie in der Ausgabe vom nachlesen. Markieren Sie den Bildplatzhalter und klicken Sie in der Registerkarte Zeichentools/Format auf Form bearbeiten Form ändern. Wählen Sie eine der Formen aus. Wichtig: Auch wenn Sie die rechteckige Grundform beibehalten möchten, muß dieser Schritt durchlaufen werden, da PowerPoint den Platzhalter sonst bei der Formenkombination nicht als Form erkennt. Zeichnen Sie nun eine beliebige Form so auf den Platzhalter, daß beide überlappen. Markieren Sie beide Objekte und klicken Sie in der Schnellzugriffsleiste auf Formen kombinieren. Je nachdem welches Resultat Sie erzielen möchten, können Sie nun eine der vier Optionen auswählen. Seite 231 von 327

232 Auch scheinbar komplexe Bildplatzhalter mit Formen kombinieren schnell erstellen So erstellen Sie die oben gezeigte Platzhalterform Markieren Sie den Bildplatzhalter und klicken Sie in der Registerkarte Zeichentools/Format auf Form bearbeiten Form ändern und wählen Sie Abgerundetes Rechteck. Fügen Sie nun die Form Geschweifte Klammer links ein. Bringen Sie die Form wie in der Abbildung gezeigt an den vier Seiten des abgerundeten Rechtecks an. Markieren Sie nun das Rechteck und die vier Klammern und klicken Sie in der Schnellzugriffsleiste auf Formen kombinieren Formenvereinigung. Im nachhinein weitere Bilder hinzufügen und die Reihenfolge verändern Neben dem automatischen Layout bieten SmartArt-Grafiken einen weiteren Vorteil: Sie können im nachhinein problemlos ein oder mehrere zusätzliche Fotos hinzufügen. PowerPoint paßt das Layout entsprechend an. So geht s: Seite 232 von 327

233 Führen Sie einen Doppelklick auf das Bild aus, neben dem Sie ein neues Foto einfügen wollen. Dadurch wird die Registerkarte SmartArt-Tools/Entwurf geöffnet. Klicken Sie links in der Gruppe Grafik erstellen auf den Pfeil neben der Schaltfläche Form hinzufügen. Je nach SmartArt-Grafik können Sie dort auswählen, ob das neue Bild vor, hinter, über oder unter dem ausgewählten Bild eingefügt wird. Klicken Sie auf eine der Optionen. In der Gruppe Grafik erstellen, finden Sie außerdem die Schaltflächen zum Anpassen der Bildreihenfolge. Markieren Sie ein Bild, und klicken Sie auf die Schaltfläche Nach oben, um das Bild weiter nach oben bzw. weiter nach links zu bringen. Mit der Schaltfläche Von rechts nach links drehen Sie die Reihenfolge der Bilder komplett um. Mit dem erweiterten Säulendiagramm Relationen verdeutlichen Wenn Sie Zahlen nicht nur unabhängig voneinander präsentieren, sondern vielmehr eine bestimmte Relation zwischen den Zahlenwerten hervorheben wollen, steht Ihnen dafür in PowerPoint u.a. das Punktediagramm zur Verfügung. Hiermit können Sie beispielsweise den Zusammenhang zwischen Produktpreis und Absatzmenge darstellen oder wieviel Ressourcen in die Entwicklung, Produktion und Vermarktung eines Produkts geflossen sind und wieviel Gewinn das Produkt letztendlich einbringt. Hier eine Alternative: Statt die einzelnen Werte durch Punkte zu veranschaulichen, verwenden Sie ein Säulendiagramm, bei dem nicht nur die Höhe der einzelnen Abschnitte, sondern auch die Breite manipuliert wird. Es entsteht somit ein zweidimensionales Säulendiagramm: das Anteildiagramm. Seite 233 von 327

234 Passen Sie die Farben der SmartArt-Grafik im Handumdrehen an Auch die Farben der SmartArt-Grafiken lassen sich unkompliziert anpassen. Diese Möglichkeit ist jedoch nur für SmartArt-Grafiken sinnvoll, in denen die Textfelder oder andere Bestandteile der Grafik farbig sind. So ändern Sie die Farben: Markieren Sie die SmartArt-Grafik und klicken Sie in der Registerkarte SmartArt-Tools/Entwurf auf die Schaltfläche Farben ändern. Dort stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Auswahl. Wenn Sie eine eher schlichte Variante bevorzugen, wählen Sie eine der Optionen unter Primärdesignfarben. Wollen Sie Farbe ins Spiel bringen, dann verwenden Sie eine der Varianten unter Farbig oder eine der Akzentabstufungen darunter. Präsentationen für die Weitergabe vorbereiten mit PowerPoint 2010 Dokument vor der Weitergabe prüfen Bevor Sie eine elektronische Kopie Ihrer PowerPoint-Präsentation versenden, sollten Sie die Präsentation auf Daten oder persönliche Informationen prüfen, die in der Präsentation selbst oder in den Dokumenteigenschaften gespeichert sein könnten. Da diese Informationen eventuell Details preisgeben, die nicht öffentlich bekannt sein sollen, ist es empfehlenswert diese ausgeblendeten Informationen zu entfernen. PowerPoint bietet Ihnen dafür ein Tool an, das Ihnen einen Teil der Arbeit abnimmt: Klicken Sie in der Registerkarte Start auf Informationen. Klicken Sie im mittleren Bereich auf die Schaltfläche Auf Probleme überprüfen Dokument prüfen. Seite 234 von 327

235 Sie sehen nun eine Liste der Elemente, die überprüft werden können. Die Einstellungen zur Dokumentprüfung anpassen In der Standardeinstellung sind im Dialogfeld Dokumentprüfung alle Kästchen bis auf eines markiert. Setzen Sie das Häkchen auch vor Externer Folieninhalt. Falls außerhalb der Folie noch ein Textfeld liegt, wird dieses dadurch entfernt. Unter anderem überprüft PowerPoint, ob noch Kommentare in der Präsentation enthalten sind und löscht auf Wunsch auch die persönlichen Informationen, die im Dokument gespeichert wurden, wie z.b. den Benutzernamen des Präsentationserstellers. Auch eventuell vergessene Notizen im Notizbereich der Präsentation können entfernt werden. Nachdem Sie alle für Sie relevanten Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf Prüfen. Seite 235 von 327

236 Es werden Ihnen nun alle gefundenen Elemente angezeigt und Sie können bei jeder Option jeweils entscheiden, ob Sie die Elemente mit der Schaltfläche Alle entfernen löschen möchten. Klicken Sie zum Abschluß auf Schließen. Achtung Falle: Verknüpfungen mit Excel Die Prüfung in PowerPoint 2010 leistet so einiges, sie kann jedoch nicht garantieren, daß wirklich alle internen Informationen entfernt werden. Überprüfen Sie immer manuell, ob in der Präsentation ein Diagramm vorhanden ist, das beim Öffnen mehr Informationen Preis gibt, als gewünscht. Dies ist z.b. dann der Fall, wenn das Diagramm in Excel erstellt wurde und dann entweder als verknüpftes Microsoft Excel-Diagramm-Objekt oder mit der Einfüge-Option Zieldesign verwenden und Arbeitsmappe einbetten bzw. Ursprüngliche Formatierung beibehalten und Arbeitsmappe einbetten in PowerPoint eingefügt wird. Wenn Sie ein solches Diagramm markieren und auf Daten bearbeiten klicken, öffnet sich die gesamte Excel-Datei und bietet so Einsicht in weitere Excel-Datenblätter, die Sie eventuell nicht freigeben wollten. Normalerweise besteht diese Gefahr bei verknüpften Dateien nur, wenn der Betrachter die Präsentation auf dem Rechner öffnet, auf dem sie erstellt wurde. Denn nur so ist die Verknüpfung zu Excel auch tatsächlich aktiv. Sobald sie auf einem fremden Rechner geöffnet wird, erscheint die Meldung, daß die verknüpfte Datei nicht verfügbar ist. So decken Sie Verknüpfungen zu Excel auf und löschen überflüssige Daten Nicht immer erstellt man in einer Präsentation alle Folien selbst. Wenn Sie jedoch für die abschließende Prüfung der Präsentation zuständig sind, gibt es einen einfachen Weg festzustellen, ob Ihre Kollegen eventuell ein verknüpftes Diagramm eingefügt haben. So geht s: Klicken Sie in der Registerkarte Start auf Informationen. Rechts unten finden Sie die Option Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten. Sie sehen nun alle Verknüpfungen der Datei und können einzelne Verknüpfungen auf Wunsch auch aufheben. Bei eingebetteten Arbeitsmappen löschen Sie die überflüssigen Datenblätter. Die Präsentation als PDF-Datei verschicken Wenn die Präsentation nur zur Information verschickt wird, jedoch nicht mehr bearbeitbar sein soll, dann können Sie diese auch als PDF-Datei weitergeben. Vorteil: Unabhängig davon, welche PowerPoint-Version der Empfänger installiert hat, werden alle Seiten korrekt angezeigt. Nachteil: Animationen gehen verloren. So geht s: Speichern Sie Ihre Präsentation zunächst auf Ihrem Computer ab. Klicken Sie dann in PowerPoint auf die Registerkarte Datei und links auf Speichern und Senden. Wählen Sie in mittleren Bereich ganz oben die Option Per senden und rechts Als PDF senden. Die Präsentation für eine CD oder einen USB-Stick verpacken Wenn Sie schon Präsentationen auf fremden Computern gehalten haben, wissen Sie: nicht jeder Computer ist gleich. Neben unterschiedlichen PowerPoint-Versionen können die Computer und Notebooks auch bei den installierten Schriften variieren. Beim Vorführen einer Präsentation auf einem fremden Rechner ist daher Vieles zu beachten. PowerPoint nimmt Ihnen einen großen Teil der Vorbereitungen mit der Option Bildschirmpräsentation für CD verpacken ab. So nutzen Sie die Option: Seite 236 von 327

237 Speichern Sie Ihre Präsentation zunächst auf Ihrem Computer ab. Klicken Sie dann in PowerPoint auf die Registerkarte Datei und links auf Speichern und Senden. Wählen Sie in mittleren Bereich unter Dateitypen die Option Bildschirmpräsentation für CD verpacken und klicken Sie rechts auf Verpacken für CD. Vergeben Sie einen Namen für die CD (1). Mit der Schaltfläche Hinzufügen (2), können Sie weitere Dateien einfügen. Wenn es sich dabei z.b. um eine Excel-Datei handelt, ändern Sie die Anzeige des Dateityps auf Alle Dateien. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen (3). Hier können Sie einstellen, ob Verknüpfte Dateien und Eingebettete TrueType- Schriftarten mit verpackt werden sollen. Auch ein Kennwort zum Öffnen bzw. Ändern der Präsentation können Sie vergeben. Wenn Sie die oben beschriebene Prüfung der Datei noch nicht durchgeführt haben, können Sie zusätzlich die Option Präsentation hinsichtlich unpassender oder privater Informationen überprüfen aktivieren. Bestätigen Sie mit OK. Je nachdem, welche Optionen Sie gewählt haben, wird nun das Dokument überprüft, bzw. eine erneute Eingabe des Paßworts abgefragt. Zurück im Dialogfeld Verpacken für CD, klicken Sie nun auf In Ordner kopieren (4). Wählen Sie den Speicherort und klicken Sie auf OK. Kopieren Sie den Ordner nun auf Ihren USB-Stick oder brennen Sie ihn auf eine CD. Wird der PowerPoint-Viewer mitverpackt? Während früher der PowerPoint-Viewer direkt in das Paket eingefügt wurde, finden Sie nun im Unterordner PresentationPackage lediglich einen Link zum Herunterladen des Programms (PresentationPackage.html). Der PowerPoint-Viewer 2010 ermöglicht z.b. das fehlerfreie Anzeigen einer mit PowerPoint 2010 erstellten Präsentation, selbst wenn diese PowerPoint-Version nicht auf dem Vorführrechner installiert ist. Der Viewer muß jedoch auf dem Vorführrechner installiert sein was Admin-Rechte voraussetzt und kann nicht mehr von der CD aus gestartet werden! Seite 237 von 327

238 SmartArt-Grafiken, die im Format abspeichert werden SmartArt-Grafiken sind vorgefertigte Schaubilder, die es erlauben, Texte in wenigen Sekunden in optisch ansprechende, bildhafte Darstellungen zu verwandeln. Da es die Funktion der SmartArt-Grafiken erst ab PowerPoint 2007 gibt, können diese Schaubilder in älteren Versionen nicht bearbeitet werden. Statt dessen werden Sie in PowerPoint 2002 oder 2003 nur als Bilder dargestellt. Dies gilt sowohl für das Öffnen der Datei im Kompatibilitätsmodus als auch für Präsentation, die im Format abgespeichert wurden. Wenn Sie in PowerPoint 2010 oder 2007 eine Präsentation mit SmartArt-Grafik im Format speichern, bekommen Sie folgende Meldung: Diese Eigenschaften der SmartArt-Grafik gehen in PowerPoint 2002 und 2003 verloren Wenn Sie dank Kompatibilitätspaket eine in Version 2010 oder 2007 erstellte Präsentation mit der Endung PPTX in früheren PowerPoint-Versionen öffnen, erscheinen SmartArt-Grafik als Bilder. Das heißt: Die SmartArt-Grafik kann nicht mehr bearbeitet werden. Weder Texte, noch Farben lassen sich ändern. Alle Animationen gehen verloren. Es stehen nur noch die Optionen der Grafik-Symbolleiste zur Verfügung (z.b. Umfärben in Graustufen). Hier das Beispiel einer SmartArt-Grafik in PowerPoint 2010 und in PowerPoint Seite 238 von 327

239 Links: in PowerPoint 2010 lassen sich alle Elemente einzeln bearbeiten. Rechts: in PowerPoint 2003 läßt sich die gesamte SmartArt-Grafik nur noch als Bild anpassen. So bleiben die Animationen von SmartArt-Grafiken auch in älteren PowerPoint-Versionen erhalten Bevor Sie eine Präsentation mit mühevoll animierten SmartArt-Grafiken verschicken, sollten Sie herausfinden, mit welcher PowerPoint-Version der Empfänger arbeitet. Auch wenn Sie selber Ihre Präsentation auf einem anderen Rechner vorführen müssen, sollten Sie sich immer erkundigen, welche Version dort installiert ist. Ist auf dem Zielrechner nur PowerPoint 2003 installiert, bietet sich Ihnen folgende Möglichkeit: Installieren Sie den PowerPoint 2010 Viewer auf dem Computer (bzw. schicken Sie dem Kollegen/Kunden eine Beschreibung, wie dieser zu installieren ist). Wichtig: Für die Installation sind Administratorrechte auf dem Computer erforderlich. So geht s: Klicken Sie auf diesen Link. Folgen Sie dort den Installationsanweisungen. Der kostenlose PowerPoint Viewer 2010 ermöglicht es, PowerPoint-Präsentationen aller Versionen detailgetreu in früheren PowerPoint-Versionen und sogar an PCs ohne PowerPoint als Bildschirmpräsentation abzuspielen. Die Animationen der SmartArt- Grafiken bleiben so erhalten. Nachteil: Mit dem Viewer können Dateien lediglich betrachtet, jedoch nicht bearbeitet werden. Profi-Technik: So geht s auch ohne PowerPoint Viewer Wenn die Präsentation mit den animierten SmartArt-Grafiken auf einem Rechner mit PowerPoint 2003 nicht nur betrachtet, sondern auch bearbeitet werden soll, dann hilft Ihnen folgende Profi-Technik weiter: Lösen Sie die SmartArt-Grafik in ihre Einzelteile auf. Diese sind dann auch in PowerPoint 2003 zu bearbeiten und lassen sich beliebig animieren. So geht s: Erstellen, beschriften und formatieren Sie Ihre SmartArt-Grafik wie gewünscht. Weisen Sie Ihr jedoch keine Animationseffekte zu und verwenden Sie keine Formeffekte. Diese sind in PowerPoint 2003 größtenteils nicht verfügbar und würden nur dazu führen, daß sich einzelne Elemente in PowerPoint 2003 nicht ändern lassen, weil sie nur als Bilder zur Verfügung stehen. Duplizieren Sie die Folie mit der SmartArt-Grafik mit Strg + Umschalt + D. Damit verfügen Sie später noch über die Originalversion, die Sie schnell und unkompliziert abändern können. In PowerPoint 2010: Öffnen Sie auf der duplizierten Folie per rechtsklick auf die SmartArt-Grafik das Kontextmenü und wählen Sie In Formen konvertieren. Lösen Sie danach die Gruppierung zweimal mit Strg + Umschalt + H auf. Seite 239 von 327

240 In PowerPoint 2007: Klicken Sie in die SmartArt-Grafik, so das eine Form markiert ist, aber der Cursor nicht blinkt. Drücken Sie Strg + A, um alle Elemente der SmartArt-Grafik zu markieren und dann Strg + C, um die Elemente zu kopieren. Wechseln Sie auf eine leere Folie und fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage mit Strg + V ein. Die Elemente liegen nun einzeln vor. Animieren Sie erst jetzt die einzelnen Elemente wie gewünscht. Speichern Sie abschließend die Präsentation im Dateiformat (Endung PPT). Wird die Präsentation nun in PowerPoint 2003 geöffnet, bleiben die Animationen erhalten. Außerdem lassen sich die einzelnen Elemente des Schaubilds gegebenenfalls bearbeiten. So erstellen Sie die Grundlagen für das Anteildiagramm In PowerPoint 2003: Erstellen Sie zunächst das Diagramm Gestapelte Säulen. Klicken Sie dafür auf Einfügen - Diagramm. Nun wird automatisch das Standarddiagramm eingefügt. Rufen Sie durch einen Rechtsklick im weißen Außenbereich des Diagramms das Kontextmenü auf und klicken Sie auf Diagrammtyp. Wählen Sie im Dialogfeld links Säule und rechts als Diagrammuntertyp die Option Gestapelte Säulen. Ab PowerPoint 2007: Klicken Sie in der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche Diagramm. Wählen Sie links Säule und rechts die Option Gestapelte Säulen. Bestätigen Sie mit OK. Tragen Sie in Spalte A (ab PowerPoint 2007: Zeile 2) der Datentabelle Ihre Zahlen ein, z.b. aufgewendete Kosten für die einzelnen Produkte. Bestimmen Sie so die vertikale Verteilung der einzelnen Säulenabschnitte. Löschen Sie die restlichen Zeilen/Spalten. Entfernen Sie die Legende, die X-Achse und die Gitternetzlinien, so daß ausschließlich die gestapelte Säule und die Y-Achse übrigbleiben. Formatieren Sie die Farbe und Größe der Säule. So wandeln Sie Bilder in SmartArt-Grafiken um Fügen Sie zunächst Ihre Bilder ein. Klicken Sie dafür in der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche Grafik. Wählen Sie im Dialogfeld den Ordner mit Ihren Bildern aus. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere Dateien zu markieren. Klicken Sie dann auf Einfügen. Seite 240 von 327

241 Lassen Sie die Bilder markiert. Wählen Sie die Registerkarte Bildtools/Format. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Bildlayout, um sich die verfügbaren SmartArt-Layouts anzeigen zu lassen. Bewegen Sie die Maus über die einzelnen Optionen, und begutachten Sie das Ergebnis in der Live-Vorschau. Wählen Sie eine Option per Klick darauf aus. Passen Sie die Größe der SmartArt-Grafik an, indem Sie den äußeren Rahmen kleiner ziehen. Im Beispiel wurden sechs Bilder eingefügt und mit der Option Umgebrochener halbtransparenter Bildtext versehen. Die Bilder werden automatisch in dem ausgewählten Format angeordnet und können nun beschriftet werden. So wird aus dem Säulendiagramm ein Anteildiagramm In PowerPoint 2003 Klicken Sie außerhalb des Diagramms, um Microsoft Graph zu verlassen. Markieren Sie dann mit einem einfachen Klick das Diagramm, und wählen Sie per Rechtsklick Gruppierung Gruppierung aufheben. Klicken Sie den Hinweis mit OK weg. Führen Sie diesen Arbeitsschritt erneut durch. Markieren Sie dann die Bestandteile der Y-Achse und gruppieren Sie diese mit Strg+Umschalt+G. Schieben Sie die Y-Achse direkt neben das Diagramm. Nun können Sie die Breite der Säulenabschnitte individuell anpassen. Verwenden Sie dazu die Führungslinien, die Sie mit Alt+F9 einblenden. Seite 241 von 327

242 Ein weitere Möglichkeit besteht darin, die Breite der einzelnen Säulenabschnitte direkt einzugeben (z.b. wenn 10 cm = ). Öffnen Sie per Doppelklick auf einen Abschnitt das Dialogfenster AutoForm formatieren. Im Tab Größe können Sie die Breite des Säulenabschnitts genau bestimmen. Zeichnen Sie die X-Achse und beschriften Sie diese ebenfalls mit Hilfe des Rasters und der Führungslinien. Ab PowerPoint 2007 Schneiden Sie das Diagramm mit Strg+X aus. Klicken Sie in der Registerkarte Start auf den Pfeil unter der Schaltfläche Einfügen und wählen Sie Inhalte einfügen. Wählen Sie im Dialogfeld Inhalte einfügen die Option Bild (Erweiterte Metadatei) und bestätigen Sie mit OK. Heben Sie die Gruppierung mit Strg+Umschalt+H auf. Klicken Sie den Hinweis mit OK weg. Führen Sie das Entgruppieren ein zweites Mal durch. Markieren Sie die Bestandteile der Y-Achse und gruppieren Sie diese mit Strg+Umschalt+G. Schieben Sie die Y-Achse direkt neben das Diagramm. Nun können Sie die Breite der Säulenabschnitte individuell anpassen. Verwenden Sie dazu das Raster (Umschalt+F9) und die Führungslinien (Alt+F9). Ein weitere Möglichkeit besteht darin, die Breite der einzelnen Säulenabschnitte direkt einzugeben (z.b. wenn 10 cm = ). Markieren Sie einen Säulenabschnitt, die Registerkarte Zeichentools/Format wird nun angezeigt. In der Gruppe Größe können Sie die Formenbreite direkt eingeben. Zeichnen Sie die X-Achse, und beschriften Sie diese ebenfalls mit Hilfe des Rasters und der Führungslinien. Seite 242 von 327

243 Störenden Hintergrund in Logos und Bildern entfernen Vielleicht kennen Sie das, Sie möchten Logos oder Bilder vor einem farbigen Hintergrund plazieren, z.b. in einem grauen Textkasten. Ihnen fällt jedoch auf, daß einige der Logos bzw. Bilder einen weißen Hintergrund haben und andere nicht, dadurch wirkt die Darstellung sehr unruhig. Zwei Möglichkeiten den Hintergrund transparent zu machen Genau wie in PowerPoint 2003 bieten Ihnen auch die neuen Versionen die Möglichkeit, eine Farbe transparent zu setzen. Diese Funktion ist bei PowerPoint 2007 und 2010 zwar etwas versteckt untergebracht, jedoch weiterhin vorhanden. Ab PowerPoint 2010 finden Sie zusätzlich die Funktion FREISTELLEN, die eine wesentlich flexiblere Bildbearbeitung in PowerPoint zuläßt. Hier ein Anwendungsbeispiel: Der Weihnachtsbaum links wurde, wie in früheren Versionen mit TRANSPARENTE FARBE BESTIMMEN bearbeitet, der Baum rechts hingegen mit der Funktion FREISTELLEN. Um den Unterschied zu verdeutlichen, wurden beide Bilder nach der Bearbeitung vor eine graue Fläche gelegt. Der linke Baum wirkt recht ausgefranst, der Hintergrund wurde nur teilweise entfernt. Beim Baum rechts hingegen, sind keine Rückstände zu erkennen. So verwenden Sie die Funktion FREISTELLEN in PPT 2010 Markieren Sie das Logo bzw. Bild. Klicken Sie in der Registerkarte BILDTOOLS/FORMAT links auf die Schaltfläche FREISTELLEN. PowerPoint maskiert die Regionen im Hintergrund lila, welche entfernt werden. Falls Ihnen die Auswahl, die PowerPoint getroffen hat, nicht zusagt, können Sie sie noch anpassen. Erweitern Sie den Rahmen, in dem sich die Auswahl befindet, durch Ziehen an den äußeren Ziehpunkten. Ist die Auswahl immer noch nicht korrekt? Klicken Sie auf die Schaltfläche ZU BEHALTENDE BEREICHE MARKIEREN. Ziehen Sie dann mit der Maus eine Linie entlang des Bereichs, den Sie beibehalten wollen. PowerPoint paßt die Auswahl entsprechend an. Seite 243 von 327

244 Natürlich kann es auch passieren, daß Bereiche ausgewählt sind, die später wegfallen sollen. Abhilfe schafft hier die Schaltfläche ZU ENTFERNENDE BEREICHE MARKIEREN. Markieren Sie den Bereich, der entfernt werden soll ebenfalls mit einer Linie. Wenn Sie mit der Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche ÄNDERUNGEN BEIBEHALTEN. Versteckt aber weiterhin vorhanden: die Option TRANSPARENTE FARBE BESTIMMEN Markieren Sie das Logo bzw. Bild. Klicken Sie in der Registerkarte BILDTOOLS/FORMAT auf die Schaltfläche FARBE (in PowerPoint 2007: NEU EINFÄRBEN) und wählen Sie unten den Eintrag TRANSPARENTE FARBE BESTIMMEN. Klicken Sie auf die Farbe, die transparent werden soll. Was ist besser: Freistellen oder transparente Farbe bestimmen? Bleibt die Frage, welcher der zwei oben beschriebenen Wege denn nun der bessere ist. Wird der Befehl TRANSPARENTE FARBE BESTIMMEN überhaupt noch gebraucht? Vielleicht hilft Ihnen die folgende Gegenüberstellung weiter. Oben sehen Sie jeweils ein Muster-Logo im Original, vor einem grauen Hintergrund. Die Logos in der Mitte wurden mit Hilfe der Option TRANSPARENTE FARBE BESTIMMEN bearbeitet, die Logos unten hingegen mit der Option FREISTELLEN. Das Ziel beim Bearbeiten der Bilder war es, daß alle Bestandteile der Logos erhalten bleiben und wirklich nur der weiße bzw. dunkelgraue Hintergrund des Logos entfernt wird. Wie man sieht, gelingt dies mit dem Werkzeug FREISTELLEN am besten. Bei Seite 244 von 327

245 dem linken Foto in der Mitte wurde beim Bestimmen der transparenten Farbe z.b. auch das Weiß innerhalb des Logos entfernt, der graue Hintergrund beim Foto in der Mitte wurde nicht als eine Farbe erkannt und daher nur teilweise entfernt. Einzig das Logo auf der rechten Seite wäre für die Option TRANSPARENTE FARBE BESTIMMEN geeignet. Das Werkzeug TRANSPARENTE FARBE BESTIMMEN erzielt nur selten bessere Ergebnisse als FREISTELLEN. Allerdings gibt es auch Ausnahmefälle, in denen das Bestimmen der transparenten Farbe einfacher und schneller ist, als das Markieren der beizubehaltenden Bereiche beim Freistellen. Beispiel: ein Klick reicht aus, um das Logo rechts mit der Funktion TRANSPARENTE FARBE BESTIMMEN von seinem Hintergrund zu befreien. Mit der Funktion FREISTELLEN hingegen, wird der Text unten nicht automatisch zum Vordergrund gezählt und so müssen die vier Buchstaben jeweils einzeln als zu behaltende Bereiche markiert werden. Verlinken Sie Wörter im Fließtext Wenn Sie in Ihrer Präsentation häufig Fremd- oder Fachwörter verwenden, können Sie Folien vorbereiten, welche die Definitionen enthalten. Per Klick auf das jeweilige Wort im Fließtext wechseln Sie bei Fragen aus dem Publikum im Handumdrehen auf die Folie mit der Definition. Der Vorteil: Sie müssen nicht zwingend jeden Begriff erklären, sondern nur auf Anfragen seitens der Zuhörer reagieren. Wenn Sie einzelne Worte als Hyperlink definieren, besteht jedoch das Problem, daß das Wort die Hyperlinkfarbe erhält und unterstrichen ist. Dieser Automatismus läßt sich umgehen. So verlinken Sie einzelne Wörter im Text, ohne daß diese hervorgehoben werden: Erstellen Sie die Folien mit der Definition. Schreiben Sie das zu definierende Wort am besten in den Platzhalter für die Überschrift. Wechseln Sie nun zur Folie mit dem Fremdwort im Fließtext. Zeichnen Sie ein Rechteck über das entsprechende Wort. Öffnen Sie per Rechtsklick auf das Objekt das Kontextmenü und wählen Sie Hyperlink. Schneller geht s mit der Tastenkombination Strg + K. Wählen Sie im Dialogfeld auf der linken Seite Aktuelles Dokument. Wählen Sie dann die Folie aus, auf der Sie vorher die Definition eingetippt haben. Wenn Sie das Wort in den Platzhalter für Überschriften eingegeben haben, finden Sie die Folie in der Gliederung ganz leicht. Seite 245 von 327

246 Machen Sie anschließend das Rechteck unsichtbar, indem Sie bei Füllfarbe und Linienfarbe jeweils die Option Keine einstellen. Wechseln Sie mit Umschalt + F5 in die Bildschirmpräsentation und überprüfen Sie, ob die Verlinkung funktioniert. Bewegen Sie die Maus über den betreffenden Begriff. Der Mauszeiger wird zur Hand. Klicken Sie, um den Hyperlink und damit den Wechsel zur Folie mit der Definition auszulösen. Über eine (unsichtbare) Schaltfläche sind Sie auf der Folie mit einer Definition gelandet. Aber wie gelangen Sie nun zur Ursprungsfolie zurück? Wenn Sie die Definitionsfolien in der Präsentation nur bei Bedarf zeigen wollen, stellen Sie diese ganz ans Ende der Präsentation. Um zur Ursprungsfolie zurück zu manövrieren, verwenden Sie interaktive Schaltflächen. So geht s: Wechseln Sie auf die Folie mit der Definition. In PowerPoint 2003: Klicken Sie in der Symbolleiste Zeichnen auf AutoFormen Interaktive Schaltflächen und auf Interaktive Schaltflächen: Zurückkehren. Ab PowerPoint 2007: Öffnen Sie in der Registerkarte Start in der Gruppe Zeichnung den Formenkatalog und wählen Sie unter Interaktive Schaltflächen die Option Interaktive Schaltflächen: Zurückkehren. Zeichnen Sie nun die Schaltfläche auf die Definitionsfolie. Es öffnet sich automatisch das Dialogfeld Aktionseinstellungen. Dort ist die Aktion Hyperlink zu: Zuletzt angesehen Folie ausgewählt. Da die zuletzt gesehene Folie die Ursprungsfolie mit dem Fließtext ist, paßt diese Option perfekt. Bestätigen Sie mit OK. Kopieren Sie die erstellte Schaltfläche mit Strg+C und fügen Sie sie auf allen weiteren Definitionsfolien mit Strg+V ein. Versehen Sie Ihre SmartArt-Grafik mit 3D-Effekten Ähnlich wie bei den Formen können Sie auch SmartArt-Grafiken mit verschiedenen Effekten versehen. Besonders schnell geht das wie folgt: Seite 246 von 327

247 Markieren Sie Ihre SmartArt-Grafik. Auf der Registerkarte SmartArt-Tools/Entwurf in der Gruppe SmartArt-Formatvorlagen finden Sie einen Katalog mit verschiedenen voreingestellten Grafikformaten. Klappen Sie den Katalog per Klick auf den Pfeil für Weitere rechts unten auf. Bewegen Sie die Maus über einzelne Optionen, um eine Live-Vorschau zu erhalten. Klicken Sie auf eine Option, um sie auszuwählen. Im Beispiel wurde die Option Poliert zugewiesen. Während der Bildschirmpräsentation eine Excel-Tabelle oder ein Word-Formular zeigen Frage: Mein Chef möchte während der Bildschirmpräsentation zuerst in Excel eine Berechnungstabelle und dann in Word ein Projektformular zeigen und dort wichtige Bearbeitungsschritte demonstrieren. Wie läßt sich in PowerPoint 2003 eine bestimmte Stelle in einem Word-Dokument bzw. in einer Excel-Mappe anspringen? Antwort: Diese Aufgabe können Sie mit Hyperlinks und Sprungmarken realisieren. Mit dem Befehl Hyperlink einfügen stellen Sie eine Verknüpfung von der PowerPoint-Bildschirmpräsentation zu einer anderen Office-Datei her in dem Fall also zu einem Word- Dokument und einem Excel-Arbeitsblatt. Um dann zu einer bestimmten Position im Zieldokument zu gelangen, sind Sprungmarken erforderlich. Die Sprungmarke in Excel vorbereiten Setzen Sie in Excel die Zellmarkierung an die linke obere Ecke des Tabellenbereiches, der während der Präsentation gezeigt werden soll. Rufen Sie mit der Tastenkombination Strg + F3 das Dialogfeld Namen definieren (bzw. Neuer Name) auf und vergeben Sie als Name beispielsweise Berechnungen. Seite 247 von 327

248 Testen Sie, ob die Sprungmarke funktioniert. Wechseln Sie dazu in Excel in ein anders Arbeitsblatt der Mappe und betätigen Sie F5. Im folgenden Dialogfeld Gehe zu klicken Sie oben auf den Eintrag Berechnungen und dann auf OK. Sie gelangen zu der Zelle, die Sie zuvor mit dem Vergeben eines Namens als Sprungmarke definiert haben. Die Sprungmarke in Word anlegen In Word können Sie über die Funktion Gehe zu, die Sie übrigens ebenfalls mit F5 aufrufen, bestimmte Stellen in einem Dokument anspringen. Neben Seiten oder Abschnitten sind auch Textmarken möglich. Letztere können Sie flexibel an beliebigen Stellen im Dokument anlegen. So geht s: Plazieren Sie den Cursor oberhalb des gewünschten Formulars oder der gewünschten Textstelle. Rufen Sie im Menü Einfügen den Befehl Textmarke auf (ab Word 2007 finden Sie den Befehl auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Hyperlinks). Tippen Sie den Namen der Textmarke ein, beispielsweise Formular, und schließen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf Hinzufügen ab. Zwei Hyperlinks in die betreffende Folie einbauen Legen Sie nun in PowerPoint auf der betreffenden Folie zwei Hyperlinks an. So geht s: Zeichnen Sie die AutoForm Rahmen als Hyperlink-Schaltfläche und tragen Sie einen Hinweistext ein. Klicken Sie auf den Außenrand des neuen Objektes, um das gesamte Objekt zu markieren. Rufen Sie mit Strg + K das Dialogfeld Hyperlink einfügen auf. Klicken Sie dort links auf Datei oder Webseite. Navigieren Sie unten bei Adresse zu der gewünschten Excel-Datei. Ergänzen Sie nach dem Dateinamen das #-Zeichen und den zuvor vergebenen Bereichsnamen in dem Fall also #Berechnungen. Seite 248 von 327

249 Wiederholen Sie die Schritte analog für Word. Was ist ein Verbunddiagramm? Stellen Sie sich vor, Sie möchten den Anstieg von Materialkosten im Vergleich zum Eurokurs darstellen. Beide Datenreihen unterscheiden sich in ihrer Größenordnung deutlich voneinander und wären daher in einem Säulendiagramm nur schwer vergleichbar. Für eine solche Aufgabe empfiehlt sich ein kombiniertes Diagramm. In ihm werden zwei Diagrammtypen meist ein Säulen- und Liniendiagramm miteinander verbunden. Daher der Name Verbunddiagramm. In der folgenden Abbildung sehen Sie ein weiteres Beispiel für den Einsatz eines Verbunddiagramms: der Vergleich von Umsatz und Mitarbeiterzahlen. Da die Umsätze im sechsstelligen Bereich, die Mitarbeiterzahlen hingegen nur im dreistelligen Bereich liegen, wäre ein einfaches Säulendiagramm ungeeignet. Seite 249 von 327

250 So geht s: Umsatz- und Personalentwicklung in einem Diagramm Hier die Schritte, mit denen Sie das Verbunddiagramm bis PowerPoint 2003 erstellen: Fügen Sie eine Folie mit dem Layout Titel und Diagramm ein. Öffnen Sie das Diagramm-Modul per Doppelklick und geben Sie die unten gezeigten Daten ein. Klicken Sie nach der Eingabe der Daten einmal auf das Diagramm und wählen Sie im Menü Diagramm den Befehl Diagrammtyp. Wählen Sie ein zweidimensionales Säulendiagramm. Wichtig: Ein Verbunddiagramm funktioniert nicht bei 3D- Diagrammtypen. Klicken Sie auf eine der Säulen für die Mitarbeiter und wählen Sie erneut Diagramm Diagrammtyp. Wählen Sie als Diagrammtyp die Option Linie und rechts den ersten Untertyp (1). Achten Sie darauf, daß ganz unten links in dem Dialogfeld bei Optionen ein Häkchen bei Für Auswahl übernehmen (2) gesetzt ist. Sonst würde die Änderung für alle Datenreihen übernommen. Fügen Sie eine zweite Achse hinzu Damit dem Betrachter sofort klar ist, daß es sich links um Tsd. und rechts um die Mitarbeiterzahl handelt, fügen Sie dem Diagramm nun eine zweite Größenachse hinzu. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Seite 250 von 327

251 Lassen Sie die Datenreihe für die Mitarbeiter also die Linie markiert und wählen Sie Format Markierte Datenreihen. Wechseln Sie zur Registerkarte Achsen und aktivieren Sie die Option Sekundärachse. Verbessern Sie die Optik Wechseln Sie im gleichen Dialogfeld in die Registerkarte Muster und stellen Sie links im Bereich Linie die Farbe und Stärke der Linie so ein, daß sie im Verhältnis zu den Säulen besser zu sehen ist. Doppelklicken Sie nun nacheinander auf jede der drei Achsen und stellen Sie auf der Registerkarte Muster rechts unter Hauptstriche die Option Keine ein. Wechseln Sie beim Formatieren der linken Größenachse noch in die Registerkarte Skalierung und stellen Sie als Minimalwert 0 und Maximalwert 250 ein. Geben Sie als Intervall den Wert 50 ein. Verwenden Sie für die rechte Größenachse die Skalierungswerte 0, 600 und 200. Markieren Sie abschließend eine der waagerechten Gitternetzlinien und löschen Sie die gesamte Gitternetzgruppe mit Entf. Schritt 1: Ein Säulendiagramm anlegen Fügen Sie eine Folie mit dem Layout Titel und Inhalt ein. Klicken Sie auf der Folie auf das Diagrammsymbol und wählen Sie im Dialogfeld Diagramm einfügen links die Option Säule und rechts den ersten Untertyp. Seite 251 von 327

252 Geben Sie die unten gezeigten Daten ein. Schritt 2: Eine Datenreihe in ein Liniendiagramm umwandeln Ein Verbunddiagramm besteht immer aus einer Kombination von zwei Diagrammtypen. Daher legen Sie nun für eine der Säulenreihen einen anderen Diagrammtyp fest. So geht s: Klicken Sie auf eine der Säulen für die Mitarbeiter. Damit sind alle zu dieser Datenreihe gehörenden Säulen markiert. Klicken Sie in der Registerkarte Diagrammtools/Entwurf ganz links auf Diagrammtyp ändern. Wählen Sie im folgenden Dialogfeld links als Diagrammtyp Linie und rechts den ersten Untertyp. Schritt 3: Eine zweite Achse hinzufügen Um die Übersichtlichkeit zu verbessern, fügen Sie dem Diagramm nun eine zweite Größenachse hinzu. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Markieren Sie die Datenreihe für die Mitarbeiter also die Linie und klicken Sie in der Registerkarte Diagrammtools/Layout ganz links auf die Schaltfläche Auswahl formatieren (schneller geht s mit Strg+1). Wählen Sie im Dialogfeld Datenreihen formatieren in der Rubrik Reihenoptionen die Option Sekundärachse. Seite 252 von 327

253 Schritt 4: Die Optik noch verbessern Wechseln Sie im gleichen Dialogfeld in die Rubrik Linienfarbe bzw. Linienart und stellen Sie die Farbe und Breite der Linie so ein, daß sie im Verhältnis zu den Säulen besser zu sehen ist. Lassen Sie das Dialogfeld geöffnet und markieren Sie nacheinander jede der drei Achsen und stellen Sie in der Rubrik Achsenoptionen rechts unter Hauptstrichtyp die Option Keine ein. Ändern Sie für die linke Größenachse in der gleichen Rubrik das Minimum auf 0 und das Maximum auf 250. Geben Sie als Hauptintervall den Wert 50 ein. Verwenden Sie für die rechte Größenachse die Skalierungswerte 0, 600 und 200. Markieren Sie eine der waagerechten Gitternetzlinien und löschen Sie die gesamte Gitternetzgruppe. Schritt 5: Die beiden Datenreihen animieren Angesichts der Verschiedenartigkeit der Daten ist es wichtig, diese den Betrachtern getrennt zu zeigen. So sorgen Sie dafür, daß Säulen und Linie bei der Bildschirmpräsentation nacheinander erscheinen: Markieren Sie das Diagramm und wechseln Sie in die Registerkarte Animationen. In PowerPoint 2007: Wählen Sie Benutzerdefinierte Animation, um rechts den Aufgabenbereich zu öffnen. Wählen Sie dann die Befehlsfolge Effekt hinzufügen Eingang Weitere Effekte Wischen. In PowerPoint 2010: klicken Sie auf die Schaltfläche Animation hinzufügen und wählen Sie die Option Wischen. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Animationsbereich. Seite 253 von 327

254 Klicken Sie auf die Pfeilspitze des Effekteintrags und wählen Sie Effektoptionen. Wechseln Sie zur Registerkarte Diagrammanimation und stellen Sie anstelle von Als einzelnes Objekt die Option Nach Datenreihe ein. Was sind eigentlich Harvey Balls? Harvey Balls sind kreisförmige Symbole, mit denen sich Prozentwerte sehr gut darstellen lassen. Je höher der Prozentsatz oder je mehr ein bestimmtes Kriterium erfüllt ist, desto weiter ist der Kreis gefüllt. Der Name geht übrigens auf den Erfinder Harvey Poppel zurück. Statt den Zuschauern bloße Prozentzahlen zu präsentieren, setzen Sie die Harvey Balls ein. Der Vorteil: die Daten werden intuitiv verstanden und besser behalten. Hier ein erstes Beispiel. Seite 254 von 327

255 Darüber hinaus können Sie beim Zuschauer Spannung aufbauen indem Sie die Harvey Balls so animieren, daß sie im Uhrzeigersinn eingeblendet werden. Der Füllstand bleibt so bis zum Schluß eine Überraschung. Den Aufbau der Lösung planen Der Harvey Ball setzt sich aus zwei Bestandteilen zusammen: einem Außenkreis und einem anpaßbaren Kreisbogen, der den Füllstand angibt. Die gewünschte Animation, nämlich einen Kreis im Uhrzeigersinn zu füllen, funktioniert jedoch nur, wenn der Kreisbogen Teil eines zweiten Kreises ist. Die animierte Lösung besteht dementsprechend aus drei Elementen: Seite 255 von 327

256 Einen Harvey Ball anlegen Schalten Sie zunächst mit Alt + F9 die Führungslinien ein. Erzeugen Sie dann eine Kopie der waagerechten Führungslinie, indem Sie diese mit gedrückter linker Maustaste und gedrückter Strg-Taste nach unten ziehen. Achten Sie darauf, daß der Abstand zwischen den zwei Führungslinien genau 2 cm beträgt. Erzeugen Sie eine dritte Führungslinie mit ebenfalls 2 cm Abstand. Zeichnen Sie bei gedrückter Umschalt-Taste einen Kreis zwischen den äußeren Führungslinien. Duplizieren Sie diesen, indem Sie ihn bei gedrückter Strg- und Umschalt-Taste mit gedrückter linker Maustaste nach rechts ziehen. Lassen Sie erst die Maustaste, dann die Funktionstasten los. Zeichnen Sie zwischen den oberen zwei Führungslinien über AutoFormen Standardformen einen Bogen (ab PowerPoint 2007: Registerkarte Einfügen Formen Bogen). Halten Sie dabei wieder die Umschalt-Taste gedrückt, damit Höhe und Breite gleich sind. Weisen Sie dem Bogen eine Füllfarbe zu. Ändern Sie den Bogenwinkel durch Ziehen an der unteren gelben Raute stets mit gedrückter Umschalt-Taste. Legen Sie den angepaßten Bogen passend über das Duplikat des Kreises. Markieren Sie beide Objekte und gruppieren Sie diese mit der Tastenkombination Strg + Umschalt + G. Legen Sie diese Gruppe nun paßgenau über Kreis 1. Die Kreisgruppen animieren in PowerPoint 2002, 2003 und 2007 Lassen Sie das Gruppenobjekt markiert. Bis PowerPoint 2003: Rufen Sie über Bildschirmpräsentation Benutzerdefinierte Animation den gleichnamigen Aufgabenbereich auf. In PowerPoint 2007: Öffnen Sie den Aufgabengabenbereich über die Registerkarte Animationen Benutzerdefinierte Animation. Klicken Sie auf Effekt hinzufügen Eingang Weitere Effekte Rad. Wählen Sie für den Rad-Effekt wie im folgenden Bild gezeigt bei Speichen die Option 1 und bei Geschwindigkeit die Option Langsam. Seite 256 von 327

257 Die Kreisgruppen animieren in PowerPoint 2010 Lassen Sie das Gruppenobjekt markiert. Klicken Sie in der Registerkarte Animationen auf Animation hinzufügen und wählen Sie die Option Rad. In der Standardeinstellung ist 1 Speiche bereits ausgewählt. Die Anzahl der Speichen läßt sich bei Bedarf in der Registerkarte Animationen unter Effektoptionen ändern. Seite 257 von 327

258 Office / Word Aktualisierbare Textelemente einfügen Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Briefe enthalten häufig standardisierte Elemente wie den Infoblock mit der Anschrift oder eine Fußzeile mit der Bankverbindung und ähnlichen Angaben. Diese Elemente haben Sie vielleicht sogar in verschiedene Dokumentvorlagen eingefügt: zum Beispiel in eine allgemeine Briefvorlage, einen Rechnungsvordruck usw. Aber was ist, wenn sich Ihre Anschrift oder Ihre Bankverbindung einmal ändert? Müssen Sie die Informationen dann von Hand in allen Dokumentvorlagen aktualisieren? Natürlich nicht! Vorausgesetzt, Sie haben vorgesorgt und die Standardelemente als aktualisierbare Felder eingefügt: 1. Legen Sie zunächst separate Dokumente für alle Standardbausteine an. Speichern Sie zum Beispiel eine Datei, die ausschließlich den Textblock mit Ihrer Anschrift enthält, und eine Datei mit den üblichen Fußzeileninformationen wie etwa Ihrer Bankverbindung usw. 2. Öffnen Sie anschließend eine Briefvorlage, in der Sie diese Bausteine verwenden wollen. 3. Setzen Sie den Cursor an die Position, an der der erste Standardbaustein stehen soll zum Beispiel an die Position für Ihre Anschrift. 4. Klicken Sie in Word 2010, 2007 auf dem Register EINFÜGEN in der Gruppe TEXT auf den kleinen Dropdownpfeil der Schaltfläche OBJEKT, so daß sich ein Menü öffnet, in dem Sie dann den Befehl TEXT AUS DATEI anwählen. In Word 2003, 2002/XP, 2000 wählen Sie im Menü EINFÜGEN den Befehl DATEI an. 5. Suchen und markieren Sie im danach angezeigten Dialogfeld den Namen der Datei, in der Sie den gerade benötigten Standardbaustein gespeichert haben zum Beispiel die Datei mit Ihrer Anschrift. 6. Klicken Sie dann NICHT direkt auf die Schaltfläche EINFÜGEN, sondern klicken Sie auf den kleinen Dropdownpfeil am rechten Ende dieser Schaltfläche. Im aufklappenden Menü wählen Sie anschließend ALS VERKNÜPFUNG EINFÜGEN an. 7. Wiederholen Sie die Schritte für die restlichen Standardbausteine. 8. Und verknüpfen Sie auf diese Weise all Ihre Dokumentvorlagen mit den Dateien der Standardbausteine. Wenn sich in Zukunft Ihre Anschrift, Bankverbindung oder ähnliches ändert, müssen Sie nur noch die Datei mit dem entsprechenden Standardbaustein bearbeiten. Da Ihre Vorlagen mit dieser Datei verknüpft sind, sind sie danach automatisch auf dem neuesten Stand. Am Bildschirm sehen Sie die Aktualisierung allerdings manchmal erst, nachdem Sie das Dokument gedruckt haben. Oder Sie aktualisieren die Bildschirmanzeige manuell, indem Sie das Feld mit dem Standardbaustein markieren und F9 drücken. Am Wortanfang oder Wortende suchen Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Bei der Suche nach bestimmten Begriffen stört bisweilen, daß Word auch Ausdrücke findet, in denen der Suchbegriff in irgendeiner Form enthalten ist. Wenn Sie zum Beispiel nach dem Begriff format suchen, findet Word sowohl Formatierung als auch formatieren, Zeichenformat oder Absatzformat. Es kann gut sein, daß Sie gar nicht an all diesen Fundstellen interessiert sind. Vielleicht geht es Ihnen nur um die letzten beiden Beispiele, in denen der Suchbegriff format am Ende des Wortes auftritt. Kein Problem! Mit der speziellen Platzhalter- / Mustervergleichssuche können Sie Word mitteilen, daß Sie nur Wörter finden wollen, in denen der Suchbegriff am Ende steht: 1. Öffnen Sie den Suchdialog, indem Sie in Word 2010 auf dem Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf den Dropdownpfeil der Schaltfläche SUCHEN und im aufklappenden Menü auf ERWEITERTE SUCHE klicken. In Word 2007 wählen Sie direkt START-BEARBEITEN-SUCHEN an. Und in Word 2003, 2002/XP, 2000 rufen Sie BEARBEITEN-SUCHEN auf. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche ERWEITERN, um alle Optionen des Dialogfelds einzublenden. 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen PLATZHALTER(ZEICHEN) VERWENDEN (Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP) bzw. MIT MUSTERVERGLEICH (Word 2000). 4. Geben Sie im Feld SUCHEN NACH Ihren Suchbegriff in Klammern ein und direkt dahinter ein >-Zeichen. Um zum Beispiel nach Wörtern zu suchen, die auf format enden, geben Sie folgendes ein: (format)> 5. Starten Sie den Suchvorgang. Word springt jetzt nur zu den Wörtern, in denen der Suchbegriff am Ende steht. Nach demselben Prinzip können Sie auch nach Wörtern suchen, die mit dem Suchbegriff beginnen: Geben Sie als Suchausdruck zuerst ein <-Zeichen ein und dann den in Klammern stehenden Suchbegriff etwa: <(format) Beachten Sie aber, daß die Platzhalter- / Mustervergleichssuche nach Groß- und Kleinschreibung unterscheidet, so daß bei der eben genannten Suche nur formatieren, aber nicht Formatierung gefunden würde. Wenn die Schreibung egal sein soll, müssen Sie sowohl den Klein- als auch den Großbuchstaben in eckigen Klammern in den Suchausdruck einsetzen in diesem Fall also: Seite 258 von 327

259 <([Ff]ormat) Andere Kopf- / Fußzeile auf der letzten Seite Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 In den Seitenlayout-Optionen von Word können Sie festlegen, daß die erste Seite eines Dokuments eine andere Kopf- oder Fußzeile erhält. Eine Option für die letzte Seite gibt es dagegen nicht, obwohl sie durchaus hilfreich wäre. Angenommen etwa, Sie wollten in der Fußzeile auf allen außer der letzten Seite den Hinweistext Folgeseite vorhanden unterbringen. Das funktioniert nur mit einem kleinen Trick: 1. Wechseln Sie in die Fußzeile Ihres Dokuments. 2. Setzen Sie den Cursor an die Position, an der der Text Folgeseite vorhanden normalerweise stehen soll. 3. Fügen Sie ein Bedingungsfeld ein. Dazu drücken Sie STRG+F9, um die geschweiften Klammern für ein Feld einzufügen und geben Sie zwischen den Klammern den Feldnamen IF ein: { IF } 4. Hinter dem Feldnamen geben Sie ein Leerzeichen ein und dann drücken Sie erneut STRG+F9, um ein weiteres Feldklammernpaar einzufügen. In diese Klammern geben Sie den Feldnamen PAGE ein. Der gesamte Ausdruck sieht danach folgendermaßen aus: { IF { PAGE } } 5. Setzen Sie den Cursor nun direkt hinter die schließende Klammer des PAGE -Felds. Dort geben Sie zuerst <> (das bedeutet ungleich bzw. ist nicht ), dann drücken Sie ein weiteres Mal STRG+F9 und in das damit eingefügte Feldklammernpaar geben Sie den Feldnamen NUMPAGES ein. Das Ergebnis: { IF { PAGE }<>{ NUMPAGES } } 6. Zum Schluß geben Sie hinter der schließenden Klammer des NUMPAGES -Felds erst ein Leerzeichen und dann den Text ein, der auf allen außer der letzten Seite erscheinen soll. Dieser Text muß in Anführungszeichen stehen. Im Fall des Hinweises Folgeseite vorhanden lautet der vollständige Feldcode somit: { IF { PAGE }<>{ NUMPAGES } "Folgeseite vorhanden" } 7. Damit anstelle des Feldcodes der resultierende Text angezeigt wird, drücken Sie die Funktionstaste F9. Das Bedingungsfeld prüft nun automatisch, ob die aktuelle Seitenzahl ( PAGE ) ungleich der Gesamtseitenzahl ( NUMPAGES ) ist. Nur wenn diese Bedingung zutrifft, wird der Text Folgeseite vorhanden angezeigt. Der Text erscheint somit auf allen bis auf der letzten Seite des Dokuments. Automatische Korrekturen beeinflussen Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Word unterstützt Sie nach Kräften bei der Eingabe Ihrer Texte. Manchmal sind die Eingabehilfen aber eher störend. So zum Beispiel, wenn Word nach der Eingabe eines Bindestrichs am Zeilenanfang gleich eine Aufzählung erzeugt, oder wenn bestimmte Worte immer groß geschrieben werden. Zum Glück können Sie viele dieser Automatikfunktionen selbst beeinflussen. Sie finden sie im Dialogfeld der AutoKorrektur- Optionen, das Sie je nach Word-Version wie folgt öffnen: Word 2010, Wählen Sie in Word 2010 DATEI-OPTIONEN an oder klicken Sie in Word 2007 auf die OFFICE-Schaltfläche und dann auf WORD- OPTIONEN. 2. Wechseln Sie zur Kategorie DOKUMENTPRÜFUNG. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche AUTOKORREKTUR-OPTIONEN. Word 2003, 2002/XP, 2000 Wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl AUTOKORREKTUR(-OPTIONEN) an. Automatikfunktionen Die Automatikfunktionen, die Sie bei der Texteingabe vielleicht als störend empfinden, finden Sie auf den Registerkarten AUTOKORREKTUR und AUTOFORMAT WÄHREND DER EINGABE. Entfernen Sie einfach die Häkchen in den Kontrollkästchen, die unerwünscht sind. Auf der Registerkarte AUTOKORREKTUR könnten Sie beispielsweise die Option JEDEN SATZ MIT EINEM GROSSBUCHSTABEN BEGINNEN ausschalten. Oder auf der Registerkarte AUTOFORMAT WÄHREND DER EINGABE könnten Sie die AUTOMATISCHE AUFZÄHLUNG und/oder die AUTOMATISCHE NUMERIERUNG deaktivieren. Entscheiden Sie selbst, welche Optionen für Sie eher nützlich oder eher störend sind. Seite 259 von 327

260 Automatische Querverweise zwischen Fußnoten Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Das praktische an Fußnoten ist, daß sich Word automatisch um die Numerierung kümmert. Wenn Sie Textpassagen einfügen und darin neue Fußnoten definieren, ändert Word automatisch die Nummern der bereits vorhandenen Fußnoten. Aber was ist, wenn Sie sich in einer Fußnote auf eine andere beziehen wollen etwa in der Art: siehe Fußnote 5? Wenn Sie die Fußnotennummer von Hand eingeben, müssen Sie immer wieder überprüfen, ob die Nummernzuordnung noch stimmt, nachdem Sie neuen Text eingegeben haben. Zum Glück hilft Ihnen Word auch in diesem Fall mit einer eingebauten Automatik weiter. Die setzen Sie wie folgt ein: 1. Nachdem Sie Fußnoten per VERWEISE-FUSSNOTEN-FUSSNOTE EINFÜGEN (Word 2010, 2007) bzw. EINFÜGEN-(REFERENZ- )FUSSNOTE (Word 2003, 2002/XP, 2000) eingerichtet haben, gehen Sie zu der Fußnote, in der Sie auf eine andere verweisen wollen. 2. Geben Sie innerhalb der Fußnote den gewünschten Hinweistext ein beispielsweise siehe Fußnote. 3. Zum Einfügen der passenden Fußnotennummer wählen Sie dann in Word 2010, 2007 VERWEISE-BESCHRIFTUNGEN- QUERVERWEIS an. In Word 2003, 2002/XP, 2000 rufen Sie EINFÜGEN-(REFERENZ-)QUERVERWEIS auf. 4. Im Dropdownfeld VERWEISTYP des danach angezeigten Dialogfelds aktivieren Sie den Eintrag Fußnote und im Dropdownfeld VERWEISEN AUF stellen Sie Fußnotennummer ein. 5. Im Listenfeld FÜR WELCHE FUSSNOTE können Sie dann ganz bequem die Fußnote auswählen, auf die Sie Bezug nehmen wollen. 6. Wenn Sie nicht wollen, daß die Fußnotennummer als anklickbarer Link eingefügt wird, schalten Sie das Kontrollkästchen ALS HYPERLINK EINFÜGEN aus. 7. Klicken Sie auf die Schaltfläche EINFÜGEN und danach auf SCHLIESSEN. Die eingefügte Nummer aktualisiert Word in Zukunft vollautomatisch. Bequemes Blättern mit dem automatischen Bildlauf Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Mit dem Mausrad können Sie recht schnell in einem Dokument blättern. Für Ihren Finger kann das in langen Dokumenten aber ganz schön anstrengend werden. Versuchen Sie es darum doch einmal mit einer fingerschonenderen Methode: dem AutoBildlauf. Um ihn aktivieren zu können, müssen Sie aber erst ein Symbol einrichten: Word 2010, Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der Register im Menüband / der Multifunktionsleiste und wählen Sie im Kontextmenü SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN an. 2. Öffnen Sie das Dropdownlistenfeld BEFEHLE AUSWÄHLEN und aktivieren Sie den Eintrag Alle Befehle. 3. Suchen und markieren Sie im darunter stehenden Listenfeld den Befehl AutoBildlauf. 4. Klicken Sie auf HINZUFÜGEN, um den Befehl in das rechte Listenfeld zu übertragen. 5. Klicken Sie auf OK. Word 2003, 2002/XP, Wählen Sie EXTRAS-ANPASSEN an und wechseln Sie im danach angezeigten Dialogfeld auf die Registerkarte BEFEHLE. 2. Markieren Sie im Listenfeld KATEGORIEN den Eintrag Alle Befehle. 3. Suchen Sie dann im Listenfeld BEFEHLE den Befehlsnamen AutoBildlauf. 4. Ziehen Sie den Befehlsnamen AutoBildlauf mit der Maus in die Standard-Symbolleiste von Word, so daß die Symbolleiste um eine Schaltfläche mit der Beschriftung AUTOBILDLAUF ergänzt wird. 5. Klicken Sie im Dialogfeld ANPASSEN auf die Schaltfläche SCHLIESSEN. Blättern mit Symbolschaltfläche Wenn Sie nun bequem in einem Dokument blättern wollen, klicken Sie einfach auf die eben eingefügte Symbolschaltfläche (in Word 2010, 2007 erscheint sie nur als grüner Punkt und erst, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen, verrät eine Infobox den Befehlsnamen AUTOBILDLAUF). Der Mauszeiger nimmt daraufhin die Form eines Punktes mit einem nach oben bzw. nach unten weisenden Pfeil an. Je nachdem, in welche Richtung Sie den Mauszeiger bewegen, blättert Word automatisch nach oben oder nach unten. Je weiter Sie den Mauszeiger nach oben oder unten verschieben, desto schneller oder langsamer erfolgt der Bildlauf im Dokument. Und wenn Sie den automatischen Bildlauf beenden wollen, müssen Sie nur einmal die linke Maustaste oder die Taste ESC drücken. Seite 260 von 327

261 Bilder automatisch frei verschiebbar positionieren Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP Üblicherweise fügt Word Bilder in die Textebene ein. Das ist nicht gerade optimal für eine flexible Plazierung. Häufig werden Sie deshalb die Bildformatierung ändern, so daß das Grafikobjekt in die Zeichnungsebene verschoben wird und es anschließend beliebig vor, hinter oder neben den Text gesetzt werden kann. Diese lästigen Schritte können Sie sich sparen, indem Sie die Standardeinstellung für das Einfügen von Bildern an Ihre Bedürfnisse anpassen: Word 2010, Wählen Sie DATEI-OPTIONEN an oder klicken Sie in Word 2007 auf die OFFICE-Schaltfläche und dann auf WORD-OPTIONEN. 2. Gehen Sie zur Kategorie ERWEITERT. 3. Suchen Sie rechts den Abschnitt AUSSCHNEIDEN, KOPIEREN UND EINFÜGEN. 4. Öffnen Sie die Dropdownliste BILDER EINFÜGEN ALS und wählen Sie die Option aus, die Sie in Ihren Dokumenten am häufigsten für die Bildpositionierung verwenden zum Beispiel "Passend". 5. Bestätigen Sie die neue Einstellung mit einem Klick auf OK. Word 2003, 2002/XP 1. Wählen Sie EXTRAS-OPTIONEN an. 2. Wechseln Sie zur Registerkarte BEARBEITEN. 3. Öffnen Sie die Dropdownliste BILD EINFÜGEN ALS und wählen Sie die Option aus, die Sie in Ihren Dokumenten am häufigsten für die Bildpositionierung verwenden zum Beispiel "Passend". 4. Klicken Sie auf OK. In Zukunft plaziert Word Bilder, die Sie per EINFÜGEN-ILLUSTRATIONEN-GRAFIK (2010, 2007) bzw. EINFÜGEN-GRAFIK-AUS DATEI (2003, 2002/XP) in Ihre Dokumente einfügen, automatisch in der gewünschten Zeichnungsebene. Bilder frei positionieren Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Bilder oder andere Grafikelemente, die Sie in die Zeichnungsebene einfügen, lassen sich frei auf einer Seite plazieren. Dazu müssen Sie sie nur mit der Maus an die gewünschte Stelle ziehen oder durch Drücken der Pfeiltasten nach links, rechts, oben oder unten verschieben. Doch Sie werden merken, daß die Positionierung nicht ganz so frei ist, wie Sie es sich vielleicht gewünscht haben. Das liegt daran, daß Word Bilder automatisch an einem unsichtbaren Raster ausrichtet, und so springen die Bilder beim Verschieben immer schrittweise in die jeweilige Richtung. Nun könnten Sie natürlich die Ausrichtung an dem unsichtbaren Raster ausschalten. Es geht aber noch viel einfacher und ohne, daß Sie immer wieder schwer zugängliche Word-Optionen bearbeiten müssen: Halten Sie beim Ziehen mit der Maus einfach die ALT-Taste gedrückt. Oder drücken Sie bei Verwendung der Pfeiltasten gleichzeitig die STRG-Taste. Auf diese Weise ignoriert Word das Bildraster und läßt eine wirklich freie Positionierung der Bilder zu auf den Pixel genau. Bilder in beliebigen Formen Wollen Sie ein Foto einmal nicht typisch rechteckig, sondern in Herzform einfügen? Oder soll ein Bild abgerundete Ecken erhalten? In Word 2010, 2007 gibt es für diese Zwecke verschiedene Bildformatvorlagen. Aber es gibt auch noch eine andere Methode, die in allen Word-Versionen funktioniert: 1. Fügen Sie zuerst eine AutoForm ein, die die gewünschte Form für das Bild oder Foto vorgibt. In Word 2010, 2007 wählen Sie dazu EINFÜGEN-ILLUSTRATIONEN-FORMEN an und in der aufklappenden Übersicht klicken Sie auf die passende AutoForm zum Beispiel auf das Herz-Symbol unter STANDARDFORMEN. In Word 2003, 2002/XP, 2000 öffnen Sie per EINFÜGEN-GRAFIK-AUTOFORMEN die Symbolleiste AUTOFORMEN. Darin klicken Sie zuerst auf das Symbol einer Kategorie zum Beispiel STANDARDFORMEN und dann auf die gewünschte AutoForm zum Beispiel das Herz. 2. Klicken Sie dann mit der Maus an der Stelle im Dokument, an der die AutoForm eingefügt werden soll, und ziehen Sie den Mauszeiger nach rechts unten, bis die Form die gewünschte Größe hat. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die eingefügte Form und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl (AUTO)FORM FORMATIEREN an. 4. Im danach angezeigten Dialogfeld wechseln Sie in Word 2010 zur Kategorie FÜLLUNG. In Word 2007 und den älteren Versionen wechseln Sie zur Registerkarte FARBEN UND LINIEN. Seite 261 von 327

262 5. Aktivieren Sie in Word 2010 die Option BILD- ODER TEXTURFÜLLUNG. In Word 2007 klicken Sie im Bereich FÜLLUNG auf die Schaltfläche FÜLLEFFEKTE. Im danach angezeigten Dialogfeld wechseln Sie auf die Registerkarte GRAFIK. In Word 2003 und früher öffnen Sie im Bereich AUSFÜLLEN das Dropdownfeld FARBE und in der aufklappenden Liste wählen Sie den Befehl FÜLLEFFEKTE an. Im danach angezeigten Dialogfeld wechseln Sie auf die Registerkarte GRAFIK. 6. Nun bestimmen Sie, mit welchem Bild/Foto die AutoForm gefüllt werden soll. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche DATEI (Word 2010) bzw. GRAFIK AUSWÄHLEN (restliche Word-Versionen). Über den daraufhin angezeigten Dateidialog suchen Sie die gewünschte Grafikdatei und fügen sie ein. 7. In Word 2010 müssen Sie jetzt nur noch auf SCHLIESSEN klicken. In den übrigen Word-Versionen verlassen Sie alle noch geöffneten Dialogfelder mit OK. Buchstaben individuell verschieben Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Proportionalschriften zeichnen sich dadurch aus, daß jedes Zeichen eine individuelle Breite besitzt: ein i ist zum Beispiel schmaler als ein w. Allerdings überlappen sich die Zeichen normalerweise nicht, was mitunter zu optischen Lücken führt. Das fällt im Fließtext kaum auf. In Überschriften oder großformatigen Bannern könnten die Lücken aber durchaus stören. Geben Sie zum Beispiel den Text Typographie ein und weisen Sie ihm die Schriftart Times New Roman in einer Größe von 48 Punkt zu. Hier klafft eine Lücke zwischen dem T und dem y, denn eigentlich ist unter dem Querbalken des T Platz für den nächsten Buchstaben. Außerdem ist die Buchstabenkombination fi eine gängige Ligatur, bei der die beiden Zeichen miteinander verschmelzen. Mit einem kleinen Trick lassen sich diese typographischen Mängel in Word beseitigen und zwar mit dem Feld Advance : 1. Setzen Sie den Cursor vor den Buchstaben, den Sie weiter nach links verschieben wollen in diesem Fall vor das y im Wort Typographie. 2. Wählen Sie in Word 2010, 2007 EINFÜGEN-TEXT-SCHNELLBAUSTEINE-FELD an. In Word 2003, 2002/XP, 2000 rufen Sie EINFÜGEN-FELD auf. 3. Markieren Sie den FELDNAMEN Advance. In Word 2000 klicken Sie danach noch auf die Schaltfläche OPTIONEN. 4. Geben Sie in dem Feld rechts neben VERSATZ TEXT LINKS eine Zahl ein, die bestimmt, um wie viele Punkteinheiten der nachfolgende Text nach links verschoben werden soll. Im Beispielfall geben Sie die Ziffer 4 ein. Word 2000: Markieren Sie den SCHALTER \l und klicken Sie auf HINZUFÜGEN. Anschließend fügen Sie am Ende des Textes im Feld FELDFUNKTIONEN den gewünschten Versatz an hier also Klicken Sie auf OK. In Word 2000 müssen Sie zweimal auf OK klicken. Das y sowie der nachfolgende Text rücken dadurch um 4 Punkt weiter nach links, so daß die Lücke unter dem Querbalken des T verschwindet. Das gleiche Prinzip können Sie auch für die Buchstabenkombination fi anwenden. Wenn Sie verschiedene Versatzwerte ausprobieren wollen, fügen Sie zuerst ein Advance -Feld ein. Danach lassen Sie sich mit Hilfe der Tastenkombination ALT+F9 die Feldfunktionen anzeigen und innerhalb der Feldfunktion ändern Sie den Wert hinter dem Schalter \l. Das Resultat sehen Sie, wenn Sie die Ansicht der Feldfunktionen mittels ALT+F9 wieder ausschalten. DIN-A5-Seiten auf A4-Papier gestalten Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Für Handzettel reicht häufig das DIN A5-Format. Um die Handzettel zu gestalten, könnten Sie natürlich die Seitengröße Ihres Dokuments entsprechend anpassen. Doch dann müssen Sie später auch A5-Blätter in Ihren Drucker einlegen. Aber was ist, wenn Sie nur A4-Blätter zur Hand haben und darauf zwei A5-Seiten drucken wollen? Es gibt zwar eine Druckoption, mit der Sie zwei Seiten pro Blatt drucken können. Optimal geeignet ist diese aber nicht, denn sie verkleinert das Original nur so weit, daß zwei Seiten auf ein Blatt passen. Neben der Druckoption kennt Word aber auch noch eine Seitenlayout-Option, mit der Sie DIN A5-Seiten in Originalgröße gestalten können, die später automatisch nebeneinander auf einer DIN A4-Seite plaziert werden. Lassen Sie sich dazu das Dialogfeld SEITE EINRICHTEN anzeigen, indem Sie in Word 2010, 2007 auf dem Register SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf das kleine Pfeilsymbol unten rechts ( Startprogramm für ein Dialogfeld ) klicken. In Word 2003, 2002/XP, 2000 rufen Sie DATEI-SEITE EINRICHTEN auf. In Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP fahren Sie dann folgendermaßen fort: 1. Stellen Sie auf der Registerkarte SEITENRÄNDER das QUERFORMAT ein. 2. Aktivieren Sie im Dropdownfeld MEHRERE SEITEN die Option 2 Seiten pro Blatt. 3. Wechseln Sie auf die Registerkarte PAPIER (Word 2010) bzw. FORMAT und sorgen Sie dafür, daß A4 als PAPIERFORMAT eingestellt ist. Seite 262 von 327

263 4. Klicken Sie auf OK. In Word 2000 führen Sie folgende Schritte aus: 1. Auf der Registerkarte SEITENRÄNDER setzen Sie ein Häkchen im Kontrollkästchen 2 SEITEN PRO BLATT. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte PAPIERFORMAT. 3. Stellen Sie im Dropdownfeld PAPIERFORMAT A4 ein. 4. Aktivieren Sie die Ausrichtungsoption QUERFORMAT. 5. Klicken Sie auf OK. Word zeigt die Dokumentseiten jetzt auch am Bildschirm im DIN A5-Format an, so daß Sie die Inhalte originalgetreu formatieren können. Die Ausgabe erfolgt auf A4-Papier, und zwar mit zwei A5-Seiten nebeneinander. Dokumente aus den zuletzt verwendeten Dateien löschen Word 2010 Jedes Dokument, das Sie öffnen, erscheint später in der Liste der zuletzt verwendeten Dateien, die Sie sich per DATEI-ZULETZT VERWENDET im Backstage-Bereich anschauen können. Das mag praktisch sein, wenn Sie bestimmte Dokumente immer wieder bearbeiten. Sie werden damit aber auch zum gläsernen Anwender. Word 2010 bietet Ihnen endlich die Möglichkeit, einzelne Dokumente aus der Liste der zuletzt verwendeten Dateien zu löschen. So bleiben normale Dokumente weiterhin im schnellen Zugriff, während Sie die Spuren vertraulicher Dokumente schnell und bequem verwischen können. Und so geht s: 1. Wählen Sie DATEI-ZULETZT VERWENDET an. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dokumentnamen, den Sie aus der Liste zuletzt verwendeter Dateien löschen wollen, und wählen Sie den Befehl AUS LISTE ENTFERNEN an. Dieses Verfahren funktioniert übrigens auch in der Liste zuletzt besuchter Orte, die rechts neben der Dokumentliste angezeigt wird. Und wenn Sie einmal die komplette Liste löschen wollen, klicken Sie wieder einen Dokumentnamen mit der rechten Maustaste an. Dieses Mal wählen Sie aber den Befehl GELÖSTE DOKUMENTE ENTFERNEN an. Damit löschen Sie alle Einträge, die Sie nicht vorher mit dem Pin-Symbol an die Liste angeheftet haben. Word 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Wenn Sie vertrauliche Dokumente aus der Liste löschen wollen, bleibt Ihnen in den Vorversionen von Word 2010 nur die Möglichkeit, die komplette Liste zu bereinigen. Das ist in wenigen Schritten erledigt: Word Klicken Sie auf die OFFICE-Schaltfläche und dann auf WORD-OPTIONEN. 2. Gehen Sie zur Kategorie ERWEITERT. 3. Suchen Sie in der rechten Hälfte des Dialogfelds den Bereich ANZEIGEN. 4. Setzen Sie den Wert im Feld DIESE ANZAHL ZULETZT VERWENDETER DOKUMENTE ANZEIGEN auf 0 (Null). 5. Klicken Sie auf OK. 6. Wiederholen Sie die Schritte, nur daß Sie in das Feld mit der Anzahl der zuletzt verwendeten Dokumente wieder den alten Wert oder einen Wert Ihrer Wahl eintragen. Word 2003, 2002/XP, Wählen Sie EXTRAS-OPTIONEN an. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte ALLGEMEIN. 3. Deaktivieren Sie das Häkchen im Kontrollkästchen LISTE ZULETZT GEÖFFNETER DATEIEN. 4. Klicken Sie auf OK. 5. Wiederholen Sie die Schritte, nur daß Sie dieses Mal das Kontrollkästchen LISTE ZULETZT GEÖFFNETER DATEIEN wieder aktivieren. Die Liste der zuletzt verwendeten Dateien ist damit vollständig geleert. Sie wird aber wieder automatisch gefüllt, sobald Sie neue Dokumente öffnen. Dokumente übersetzen Word 2010, 2007, 2003 Reichen Ihre Fremdsprachenkenntnisse zwar für die einfache Konversation aber nicht für das Verständnis kompletter Produktbeschreibungen oder ähnlich umfangreicher Texte? Dann nutzen Sie doch die Übersetzungsfunktion von Word. Per Mausklick schicken Sie das aktuelle Dokument an den Online-Übersetzungsdienst Microsoft Translator, von dem Sie im Handumdrehen eine maschinelle Übersetzung erhalten. Seite 263 von 327

264 In Word 2007, 2003 müssen Sie den Übersetzungsdienst zuerst in die Rechercheoptionen einbinden. Dazu laden und installieren Sie eine Setup-Datei von folgender Internetseite: Microsoft Translator-Setup Übersetzungen erhalten Sie dann folgendermaßen: Word Öffnen Sie das Dokument, das Sie übersetzen lassen wollen. 2. Wählen Sie ÜBERPRÜFEN-SPRACHE-ÜBERSETZEN-SPRACHE FÜR DIE ÜBERSETZUNG AUSWÄHLEN an. 3. Stellen Sie im danach angezeigten Dialogfeld die Sprachen für ÜBERSETZEN AUS und ÜBERSETZEN IN ein und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. 4. Wählen Sie ÜBERPRÜFEN-SPRACHE-ÜBERSETZEN-DOKUMENT ÜBERSETZEN an und klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf SENDEN. 5. Word öffnet automatisch ein Browserfenster, in dem Sie die Übersetzung durchlesen können. Word 2007, Öffnen Sie das Dokument, das Sie übersetzen lassen wollen. 2. Wählen Sie in Word 2007 ÜBERPRÜFEN-DOKUMENTPRÜFUNG-ÜBERSETZEN an oder rufen Sie in Word 2003 EXTRAS- SPRACHE-ÜBERSETZEN auf. 3. Daraufhin öffnet sich der Aufgabenbereich RECHERCHIEREN mit diversen Übersetzungsoptionen. Bestimmen Sie in den Feldern VON und NACH, aus welcher und in welche Sprache der Text übersetzt werden soll. 4. Dann klicken Sie auf den grünen Pfeil unter den Sprachauswahlfeldern. Word 2007 fragt Sie dann noch, ob Sie den Text zum Übersetzen senden wollen. Antworten Sie mit einem Klick auf JA. 5. Word öffnet automatisch ein Browserfenster, in dem Sie die Übersetzung durchlesen können. Falls Sie die Übersetzung wieder in Word bearbeiten wollen, markieren Sie den gesamten Text im Browserfenster mittels Tastenkombination STRG+A. Dann kopieren Sie ihn per STRG+C und fügen ihn mit STRG+V in ein neues oder ein vorhandenes Word-Dokument ein. Erneute Rechtschreibprüfung Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Word merkt sich, daß Sie in einem Dokument schon einmal die Rechtschreibprüfung benutzt haben. Das spart Zeit, weil beim nächsten Mal immer nur die neu hinzugekommenen Textteile auf Fehler geprüft werden. Es kann aber auch sein, daß Sie den einen oder anderen Fehler bei der letzten Rechtschreibprüfung versehentlich ignoriert haben und eine erneute Komplettprüfung sinnvoll wäre. So einfach läßt sich Word aber nicht zu einer vollständigen Rechtschreibprüfung überreden. Es gelingt nur mit folgenden Schritten: Word 2010, Wählen Sie in Word 2010 DATEI-OPTIONEN an oder klicken Sie in Word 2007 auf die OFFICE-Schaltfläche und dann auf WORD- OPTIONEN. 2. Gehen Sie zur Kategorie DOKUMENTPRÜFUNG. 3. Klicken Sie im Bereich Beim Korrigieren der Rechtschreibung und Grammatik in Word auf die Schaltfläche DOKUMENT ERNEUT ÜBERPRÜFEN. 4. Auf die Frage, ob Sie den Vorgang fortsetzen wollen, antworten Sie mit einem Mausklick auf JA. 5. Verlassen Sie das Dialogfeld der Word-Optionen mit OK. Word 2003, 2002/XP, Wählen Sie EXTRAS-OPTIONEN an. 2. Wechseln Sie zur Registerkarte RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche DOKUMENT ERNEUT (ÜBER)PRÜFEN. 4. Auf die Frage, ob Sie mit der Überprüfung fortfahren wollen, antworten Sie mit einem Mausklick auf JA. 5. Schließen Sie das Dialogfeld OPTIONEN mit OK. Beim nächsten Start der Rechtschreibprüfung kontrolliert Word noch einmal das gesamte Dokument, auch wenn Sie Teile vorher bereits überprüft hatten. Seite 264 von 327

265 Formatvorlagen komfortabel ändern Word 2010, 2007 Eine einheitliche Formatierung erreichen Sie am effektivsten mit Hilfe von Formatvorlagen. So müssen Sie Schriftart und -größe, Absatzabstände usw. nicht immer wieder einzeln festlegen. Sie weisen einfach eine Formatvorlage zu, und schon hat der jeweilige Textteil das passende Format. Aber was ist, wenn Sie in einem Dokument einmal andere Formatierungen verwenden wollen? Wenn zum Beispiel der Standardtext nicht in der Schriftart Calibri, sondern in Times New Roman erscheinen soll? Oder wenn die Überschriften andere Abstände erhalten sollen? Kein Problem! Mit den folgenden Schritten ändern Sie Formatvorlagen in wenigen Sekunden und behalten automatisch eine einheitliche Formatierung bei: 1. Suchen Sie einen Absatz, dem Sie die zu ändernde Formatvorlage zugewiesen haben zum Beispiel normalen Fließtext mit der Formatvorlage Standard oder eine Kapitelüberschrift mit der Formatvorlage Überschrift Markieren Sie den gesamten Absatz. 3. Ändern Sie die Formatierung mit den üblichen Word-Befehlen. Sie können beispielsweise über das Menüband/die Multifunktionsleiste eine andere Schriftart zuweisen oder das Absatzformat an Ihre Wünsche anpassen. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den eben bearbeiteten Absatz und wählen Sie im Kontextmenü erst FORMATVORLAGEN und dann <VORLAGENNAME> AKTUALISIEREN, UM DER AUSWAHL ZU ENTSPRECHEN (Word 2010) bzw. <VORLAGENNAME> AKTUALISIEREN, UM DER AUSWAHL ANZUPASSEN (Word 2007) an. Dabei steht <VORLAGENNAME> für den Namen der Formatvorlage, die dem aktuellen Absatz zugewiesen ist. Das war schon alles! Sie werden feststellen, daß Word automatisch alle anderen Absätze umformatiert, denen Sie dieselbe Formatvorlage zugewiesen haben. Fußnotentrennlinie nach Wunsch Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Fußnoten trennt Word normalerweise mit einer kurzen Linie vom normalen Fließtext. Die Linie läßt sich aber nicht einfach per Mausklick bearbeiten, um sie zum Beispiel zu verlängern oder um eine ganz andere Abgrenzung vom normalen Text zu erreichen. Aber selbstverständlich gibt es doch einen Weg, Einfluß auf die Form der Fußnotentrennlinie zu nehmen: 1. Zuerst müssen Sie in die Entwurfs- bzw. Normalansicht wechseln. In Word 2010, 2007 wählen Sie dazu ANSICHT- DOKUMENTANSICHTEN-ENTWURF an. In Word 2003, 2002/XP, 2000 lautet der Befehl ANSICHT-NORMAL. 2. Blenden Sie den Fußnotenbereich ein, indem Sie in Word 2010, 2007 VERWEISE-FUSSNOTEN-NOTIZEN ANZEIGEN oder in Word 2003, 2002/XP, 2000 ANSICHT-FUSSNOTEN aufrufen. 3. Über dem Fußnotenbereich sehen Sie jetzt ein Dropdownlistenfeld. Öffnen Sie die Dropdownliste und aktivieren Sie den Listeneintrag Fußnotentrennlinie. 4. Im Fußnotenbereich erscheint daraufhin die bisher verwendete Linie, wobei es sich um ein Grafikobjekt handelt. Bei Bedarf ersetzen Sie dieses Objekt durch eine andere grafische Linie. Oder Sie ändern die Absatzformatierung, indem Sie manuell eine Rahmenlinie über oder unter dem Absatz zuweisen. Durch andere Abstände vor bzw. nach dem Absatz können Sie auch noch den Zwischenraum zwischen Fließtext und Fußnoten anpassen. Probieren Sie einfach verschiedene Optionen aus. 5. Sobald Sie die gewünschte Formatierung eingestellt haben, schließen Sie den Fußnotenbereich. Außerdem können Sie anschließend zur Layout-Ansicht des Dokuments zurückkehren, indem Sie ANSICHT-DOKUMENTANSICHTEN-SEITENLAYOUT (Word 2010, 2007) oder ANSICHT-SEITENLAYOUT (Word 2003, 2002/XP, 2000) aufrufen. In der Layout-Ansicht lassen sich Ihre Änderungen sofort begutachten. Gedrehte Kopf- / Fußzeile im Querformat Word 2010, 2007 Sie können die Seitenorientierung in einem Dokument variieren, was zum Beispiel beim Einfügen von querformatigen Tabellen oder Abbildungen praktisch ist. Dazu richten Sie für die Seiten, die eine andere Seitenorientierung erhalten sollen, eigene Abschnitte ein. Lästig ist allerdings, daß Word dann auch die Kopf- und Fußzeilen an die Seitenorientierung anpaßt. Eigentlich müßten die Kopf- /Fußzeilen hochkant am linken und rechten Rand einer querformatigen Seite stehen, damit sie beim Binden des gesamten Dokuments an derselben Position erscheinen wie auf den hochformatigen Seiten. Die Kopf-/Fußzeilen in dieser Form einzurichten, ist zwar auch in Word 2010, 2007 etwas fummelig. Sie müssen sich die Mühe aber nur ein einziges Mal machen, wenn Sie das Resultat im Textfeldkatalog speichern: 1. Setzen Sie den Cursor auf eine Seite, die im Querformat ausgerichtet ist. 2. Fügen Sie ein Textfeld ein, indem Sie EINFÜGEN-TEXT-TEXTFELD-TEXTFELD ERSTELLEN anwählen und dann ungefähr an der Stelle, an der die Kopf-/Fußzeile stehen soll, mit der Maus einen kleinen Rahmen aufziehen. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rahmen des Textfelds und wählen Sie im Kontextmenü von Word 2010 WEITERE LAYOUTOPTIONEN oder im Kontextmenü von Word 2007 TEXTFELD FORMATIEREN an. Seite 265 von 327

266 4. Im Dialogfeld von Word 2010 aktivieren Sie die Registerkarte POSITION. In Word 2007 gelangen Sie zu den Positionseinstellungen, indem Sie zunächst auf die Registerkarte LAYOUT wechseln, dort auf die Schaltfläche WEITERE klicken und im nächsten Dialogfeld die Registerkarte BILDPOSITION aktivieren. 5. Richten Sie das Textfeld passend aus für eine Kopfzeile zum Beispiel am linken Rand und für eine Fußzeile am rechten Rand. Dazu aktivieren Sie im Bereich HORIZONTAL die Option AUSRICHTUNG und stellen rechts daneben Links bzw. Rechts gemessen von Seite ein. 6. Im Bereich VERTIKAL stellen Sie die Option AUSRICHTUNG auf Oben gemessen von Seitenrand ein. 7. In Word 2010 wechseln Sie nun zur Registerkarte GRÖSSE. In Word 2007 klicken Sie erst auf OK und danach wechseln Sie zur Registerkarte GRÖSSE. 8. Stellen Sie die HÖHE auf RELATIV ein und legen Sie einen Wert von 100% relativ zu Seitenrand fest. 9. Die BREITE muß auf ABSOLUT gesetzt werden, wobei sich das Maß an den Randeinstellungen des Dokuments orientiert. Wenn Sie auf normalen, hochformatigen Seiten zum Beispiel einen oberen oder unteren Rand von 2,5 cm haben, stellen Sie auch die Breite des Textfelds auf 2,5 cm ein. 10. Klicken Sie auf OK, um die Positionierung des Textfelds abzuschließen. 11. Als nächstes passen Sie die Textrichtung im Textfeld an: In Word 2010 klicken Sie dazu auf dem ZEICHENTOOLS-Register FORMAT in der Gruppe TEXT auf TEXTRICHTUNG und im aufklappenden Menü wählen Sie die geeignete Richtung aus. In Word 2007 klicken Sie auf dem TEXTFELDTOOLS-Register FORMAT in der Gruppe TEXT so oft auf die Schaltfläche TEXTRICHTUNG, bis das Schaltflächensymbol die geeignete Richtung anzeigt. 12. Schließlich entfernen Sie noch die Rahmenlinie des Textfelds. Dafür wählen Sie in Word 2010 FORMAT-FORMENARTEN- FORMKONTUR-KEIN RAHMEN an. In Word 2007 heißt der Befehl FORMAT-TEXTFELD-FORMATVORLAGEN-FORMKONTUR- KEINE GLIEDERUNG. Wenn Sie wollen, können Sie im Textfeld jetzt noch Text eingeben, der in Zukunft automatisch auf querformatigen Seiten erscheinen soll etwa eine Seitenzahl. Und damit Sie das Textfeld immer wieder als Kopf- oder Fußzeile für querformatige Seiten verwenden können, speichern Sie es im Textfeldkatalog: 1. Markieren Sie das Textfeld per Mausklick. 2. Wählen Sie EINFÜGEN-TEXT-TEXTFELD-AUSWAHL IM TEXTFELDKATALOG SPEICHERN an. 3. Weisen Sie dem Textfeldbaustein einen aussagekräftigen NAMEN zu etwa Fußzeile Querformat und klicken Sie dann auf OK. Word speichert das Textfeld in einer Datei namens Building Blocks.dotx. Beim Beenden von Word werden Sie automatisch zum Speichern dieser Datei aufgefordert. In Zukunft müssen Sie zum Einfügen einer Kopf-/Fußzeile auf Seiten im Querformat nur noch das Menü zu EINFÜGEN-TEXT- TEXTFELD öffnen und Ihr zuvor definiertes Textfeld auswählen. Gleichzeitig an verschiedenen Dokumentteilen arbeiten Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Möchten Sie am Ende eines Dokuments wissen, was Sie am Anfang geschrieben haben? Da könnten Sie natürlich ganz nach oben blättern, um den gewünschten Text zu lesen. Zum Weiterarbeiten müßten Sie anschließend aber wieder umständlich ans Ende blättern. Praktischer ist es, das Dokumentfenster zu teilen. Auf diese Weise können Sie Anfang und Ende des Textes gleichzeitig betrachten, so daß das mühsame Hin- und Herblättern entfällt: 1. Zeigen Sie mit der Maus auf das kleine Teilungsfeld (den kleinen grauen Querbalken) am obersten Rand der vertikalen Bildlaufleiste. Der Mauszeiger nimmt über dem Kästchen die Form zweier Balken mit nach oben und unten weisenden Pfeilen an. 2. Ziehen Sie das Teilungsfeld bei gedrückter linker Maustaste nach unten. An der dabei angezeigten Markierung erkennen Sie, wie groß die beiden Fensterteile werden. 3. Lassen Sie die Maustaste los, wenn die gewünschte Aufteilung erreicht ist. 4. Sie können den Text jetzt sowohl in der oberen als auch in der unteren Fensterhälfte bearbeiten und dabei unabhängig voneinander durchblättern. So haben Sie beliebige Teile des Dokuments gleichzeitig im Blick. Falls Sie später für die eine Fensterhälfte mehr Platz benötigen als für die andere, ziehen Sie einfach den grauen Querbalken zwischen den Fensterteilen mit der Maus nach oben oder unten. Und wenn Sie die Fensterteilung gar nicht mehr benötigen, doppelklicken Sie auf den Querbalken zwischen den Fensterhälften. Word hebt die Teilung auf und zeigt wieder nur das Teilungsfeld am oberen Rand der vertikalen Bildlaufleiste an. Seite 266 von 327

267 Hyperlinks zu Excel-Tabellen Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Mit Hyperlinks können Sie nicht nur zu anderen Stellen im selben Word-Dokument oder zu Internetseiten springen. Sie können auch ganz schnell zu bestimmten Bereichen in Excel-Tabellen verzweigen. Dazu muß der Hyperlink allerdings nach einem speziellen Muster aufgebaut sein. Hier die Details: 1. Setzen Sie den Cursor im Word-Dokument an die Stelle, an der Sie den Hyperlink zu einer Excel-Tabelle einfügen wollen. 2. Wählen Sie in Word 2010, 2007 EINFÜGEN-HYPERLINKS-HYPERLINK an. Oder rufen Sie in Word 2003, 2002/XP, 2000 EINFÜGEN-HYPERLINK auf. 3. Klicken Sie auf das Symbol NACH DATEI SUCHEN bzw. in Word 2000 auf die Schaltfläche DATEI und wählen Sie dann die Excel- Datei aus, auf die Sie mittels Hyperlink verweisen wollen. 4. Im Feld ADRESSE bzw. DATEITYP ODER WEBSEITE (in Word 2000) sehen Sie jetzt den vollständigen Pfad der Excel-Datei. Geben Sie direkt dahinter ein #-Zeichen ein, dann den Tabellennamen in einfachen Hochkommas, dann ein Ausrufezeichen und schließlich die Zelladresse, auf die Sie verweisen wollen. Wenn Sie zum Beispiel in einer Excel-Datei mit dem Pfad "C:\Tabellen\Kassenbuch.xls" auf das Tabellenblatt "Ausgaben" und darin auf den Zellbereich "A100:G100" verweisen wollen, müßte im Feld ADRESSE respektive DATEITYP ODER WEBSEITE Folgendes stehen: C:\Tabellen\Kassenbuch.xls#'Ausgaben'!A100:G Wenn in Ihrem Word-Dokument als Hyperlink nicht die vollständige Zieladresse angezeigt werden soll, sondern eine aussagekräftige Bezeichnung, ändern Sie noch den Text im Feld ANZUZEIGENDER TEXT (Word 2010) bzw. TEXT ANZEIGEN ALS (Word 2007 und früher). 6. Klicken Sie auf OK, um den Hyperlink einzufügen. Der Hyperlink startet jetzt automatisch Excel und führt Sie sofort zu dem angegebenen Zellbereich in der Excel-Tabelle. Kapitel im Handumdrehen umstellen Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Wenn Sie an einem umfangreichen Dokument mit diversen Kapiteln arbeiten, merken Sie vielleicht irgendwann, daß die ursprüngliche Reihenfolge der Kapitel doch nicht ganz in Ordnung war. Deshalb möchten Sie einzelne Kapitel kurzerhand umstellen. Bevor Sie jetzt aber mühsam nach dem Anfang und dem Ende eines Kapitels suchen, um den Text zu markieren und ihn über die Zwischenablage an eine andere Stelle zu verschieben, nutzen Sie lieber die Gliederungsfunktion von Word. Damit stellen Sie Kapitel in Sekundenbruchteilen mit der Maus um. Vorher müssen Sie nur dafür sorgen, daß den Überschriften Ihres Dokuments geeignete Formatvorlagen wie Überschrift 1, Überschrift 2 usw. zugeordnet sind. Alternativ können Sie Ihren Überschriften auch im Dialogfeld für das Absatzformat eine geeignete GLIEDERUNGSEBENE zuweisen. Die Umstellung ganzer Kapitel erfolgt dann nach folgendem Schema: 1. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT+STRG+G in die Gliederungsansicht. 2. Reduzieren Sie die Ansicht auf eine geeignete Gliederungsebene. Wenn Sie zum Beispiel Hauptkapitel umstellen wollen, lassen Sie sich nur die Ebene 1 anzeigen. Wenn Sie Unterkapitel umstellen wollen, lassen Sie sich zum Beispiel alle Überschriften bis Ebene 3 anzeigen. Zum Reduzieren der Ansicht öffnen Sie in Word 2010, 2007 das Dropdownfeld EBENE ANZEIGEN unter GLIEDERUNG-GLIEDERUNGSTOOLS und wählen Ebene 1 oder einen anderen geeigneten Eintrag aus. In Word 2003, 2002/XP öffnen Sie in der Gliederungssymbolleiste das Dropdownfeld EBENE ANZEIGEN und wählen dann die anzuzeigende Überschriftenebene an etwa Ebene 1. In Word 2000 klicken Sie in der Gliederungssymbolleiste einfach auf eines der Ziffernsymbole, um die Ansicht auf die entsprechende Überschriftenebene zu reduzieren. 3. Nun müssen Sie nur mit der Maus auf das Plussymbol links neben einer Kapitelüberschrift zeigen und es nach oben oder unten ziehen, um das gesamte Kapitel an eine andere Stelle zu verschieben. Eine waagerechte Linie mit einem Pfeil kennzeichnet die neue Position. 4. Falls nötig, stellen Sie auf diese Weise noch andere Kapitel um. 5. Am Ende wechseln Sie zurück zur üblichen Seitenlayout-Ansicht, indem Sie ALT+STRG+L drücken. Sie werden feststellen, daß Word nicht nur die Kapitelüberschriften umgestellt hat, sondern automatisch den gesamten Kapitelinhalt verschoben hat. Schneller geht s nicht. Keine Seitenzahlen für bestimmte Ebenen im Inhaltsverzeichnis Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Um ein Inhaltsverzeichnis aus allen Überschriften eines Dokuments anzulegen, bedarf es in Word nur ein paar Mausklicks. Das Resultat entspricht aber nicht immer genau Ihren Vorstellungen. Was ist zum Beispiel, wenn im Inhaltsverzeichnis neben den Überschriften der Ebene 1 keine Seitenzahlen erscheinen sollen? Sie können die Seitenzahlen zwar generell für alle Ebenen unterdrücken. Eine Option für einzelne Ebenen suchen Sie im Dialogfeld von Word aber vergeblich. Es geht aber trotzdem Sie müssen dafür nur das Inhaltsverzeichnisfeld manuell anpassen: Seite 267 von 327

268 1. Setzen Sie den Cursor an die Position in Ihrem Dokument, an der Sie ein Inhaltsverzeichnis einfügen wollen. 2. Rufen Sie das Dialogfeld zum Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses auf. In Word 2010, 2007 wählen Sie dazu VERWEISE-INHALTSVERZEICHNIS-INHALTSVERZEICHNIS-INHALTSVERZEICHNIS EINFÜGEN an. In Word 2003, 2002/XP wählen Sie EINFÜGEN-REFERENZ-INDEX UND VERZEICHNISSE oder in Word 2000 einfach nur EINFÜGEN-INDEX UND VERZEICHNISSE an. 3. Wechseln Sie im danach angezeigten Dialogfeld auf die Registerkarte INHALTSVERZEICHNIS. 4. Stellen Sie jetzt wie gewohnt die Standardoptionen für Ihr Inhaltsverzeichnis ein. Legen Sie zum Beispiel fest, wie viele (Überschriften-)Ebenen angezeigt werden sollen, oder bestimmen Sie ein individuelles Format. 5. Schalten Sie dann das Kontrollkästchen SEITENZAHLEN ANZEIGEN aus, damit zunächst einmal gar keine Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis erscheinen. 6. Klicken Sie auf OK, um das Inhaltsverzeichnis einzufügen. 7. Drücken Sie ALT+F9, so daß anstelle des Inhaltsverzeichnisses die entsprechende Feldfunktion angezeigt wird: ein in geschweiften Klammern stehendes TOC-Feld mit verschiedenen Schaltern. 8. Einer dieser Schalter lautet \n. Setzen Sie den Cursor direkt hinter das n und geben Sie ein Leerzeichen sowie die Nummern der Ebenen ein, die ohne Seitenzahlen aufgelistet werden sollen. Wenn zum Beispiel für die 1. Überschriftenebene keine Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis stehen sollen, muß der Schalter wie folgt aussehen: \n 1-1 Wenn die Ebenen 4 bis 9 keine Seitenzahlen erhalten sollen, lautet der Schalter: \n Drücken Sie erneut ALT+F9, damit wieder das Inhaltsverzeichnis und nicht die Feldfunktion angezeigt wird. 10. Drücken Sie F9, um das Verzeichnis zu aktualisieren. Sie werden sehen, daß Word die Seitenzahlen neben der bzw. den angegebenen Überschriftenebene(n) unterdrückt. Beachten Sie unbedingt, daß Sie hinter dem \n -Schalter immer einen Ebenen-Bereich eingeben müssen, auch wenn die Seitenzahlen nur für eine Überschriftenebene unterdrückt werden sollen so wie oben für Ebene 1: \n 1-1. Keine Veränderungen in Kopf- und Fußzeile zulassen Gleichgültig, ob es sich um ein normales Word-Dokument oder um eine Dokumentvorlage handelt, standardmäßig kann jeder alles darin verändern, inklusive der Kopf- und Fußzeilen. Das ist vom Verfasser des Dokuments häufig nicht gewünscht. So soll es z. B. nicht möglich sein, das Firmenlogo in der Kopfzeile zu bearbeiten oder die Geschäftsangaben in der Fußzeile zu verfälschen. Schützen Sie Ihr Dokument mit Hilfe der Word-eigenen Funktion DOKUMENT SCHÜTZEN. Damit nicht das ganze Dokument dadurch blockiert wird, müssen Sie zuvor Abschnittswechsel einfügen und den Schutz auf bestimmte Abschnitte begrenzen. Dazu öffnen Sie Ihre Briefvorlage und gehen mit der Tastenkombination STRG + POS1 an den Anfang des Dokuments. Und so gehen Sie in Word 2007 vor: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf die Schaltfläche UMBRÜCHE. 2. Wählen Sie unter ABSCHNITTSUMBRÜCHE den Eintrag FORTLAUFEND. 3. Wechseln Sie auf die Registerkarte ÜBERPRÜFEN und klicken Sie in der Gruppe SCHÜTZEN auf die Schaltfläche DOKUMENT SCHÜTZEN. 4. Klicken Sie im jetzt angezeigten Menü auf den Eintrag FORMATIERUNG UND BEARBEITUNG EINSCHRÄNKEN. Daraufhin öffnet sich der Aufgabenbereich FORMATIERUNG UND BEARBEITUNG EINSCHRÄNKEN am rechten Bildschirmrand. 5. Aktivieren Sie unter 2. BEARBEITUNGSEINSCHRÄNKUNGEN das Kontrollkästchen NUR DIESE BEARBEITUNGEN IM DOKUMENT ZULASSEN. 6. Öffnen Sie danach das darunterliegende Dropdown-Listenfeld und wählen Sie hier im Anschluß den Eintrag AUSFÜLLEN VON FORMULAREN aus. 7. Klicken Sie danach auf den blauen Link ABSCHNITTE AUSWÄHLEN. 8. Deaktivieren Sie im nun folgenden Dialogfenster das zweite Kontrollkästchen für ABSCHNITT 2 und verlassen Sie anschließend das Dialogfenster mit einem Klick auf OK. 9. Klicken Sie im Aufgabenbereich unter 3. SCHUTZ ANWENDEN auf die Schaltfläche JA, SCHUTZ JETZT ANWENDEN. 10. Geben Sie im oberen Texteingabefeld ein Kennwort ein und wiederholen Sie es im Feld darunter. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK. Liste zuletzt verwendeter Dokumente vergrößern Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Im Dateimenü bzw. nach einem Klick auf die OFFICE-Schaltfläche zeigt Word eine Liste der zuletzt verwendeten Dokumente an. Das ist praktisch, wenn Sie über mehrere Tage an denselben Dokumenten arbeiten, denn Sie können sie dann ganz schnell per Mausklick öffnen. Wenn Sie in der Zwischenzeit aber diverse andere Dateien geöffnet haben, fehlt in der Liste unter Umständen genau das Dokument, das Sie gerade benötigen. Seite 268 von 327

269 Abhilfe schafft eine Erweiterung der Liste zuletzt verwendeter Dokumente: Word 2010, Wählen Sie in Word 2010 DATEI-OPTIONEN an oder klicken Sie in Word 2007 auf die OFFICE-Schaltfläche und dann auf WORD- OPTIONEN. 2. Wechseln Sie zur Kategorie ERWEITERT. 3. Suchen Sie in der rechten Hälfte des Dialogfelds den Bereich ANZEIGEN. 4. Nun stellen Sie im Feld DIESE ANZAHL ZULETZT VERWENDETER DOKUMENTE ANZEIGEN ein, wie umfangreich die Dateiliste sein soll. Der Maximalwert beträgt 50. Es hängt aber von der Größe Ihres Bildschirms ab, wie viele Dokumente tatsächlich aufgelistet werden. 5. Bestätigen Sie die Änderung mit OK. Word 2003, 2002/XP, Wählen Sie EXTRAS-OPTIONEN an. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte ALLGEMEIN. 3. Stellen Sie im Feld LISTE ZULETZT GEÖFFNETER DATEIEN ein, wie umfangreich die Dateiliste sein soll. Word kann bis zu 9 Dokumente im Dateimenü auflisten. 4. Schließen Sie das Dialogfeld mit OK. Je höher Sie den Wert ansetzen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, daß Sie eines der letzten Dokumente direkt aus der Liste zuletzt verwendeten Dokumente öffnen können. Manuelle Trennungen wieder entfernen Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Wenn die automatische Silbentrennung nicht die gewünschten Resultate liefert, können Sie mit einer manuellen Silbentrennung nachhelfen. Aber was ist, wenn Ihnen dabei Fehler unterlaufen? Oder wenn Sie später wieder zur automatischen Silbentrennung zurückkehren wollen? Mit den folgenden Schritten werden Sie all Ihre manuellen Trennungen im Handumdrehen wieder los: 1. Wählen Sie in Word 2010, 2007 START-BEARBEITEN-ERSETZEN an oder rufen Sie in Word 2003, 2002/XP, 2000 BEARBEITEN- ERSETZEN auf. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche ERWEITERN, falls nur die kompakte Variante des Dialogfelds angezeigt wird. 3. Setzen Sie den Cursor per Mausklick in das Feld SUCHEN NACH. 4. Anstelle selbst einen Suchbegriff einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche SONDERFORMAT (Word 2010, 2007) bzw. SONSTIGES (Word 2003, 2002/XP, 2000) und wählen im aufklappenden Menü den Eintrag BEDINGTER TRENNSTRICH an. 5. Das Feld ERSETZEN DURCH lassen Sie komplett leer. So wird der bedingte Trennstrich durch nichts ersetzt. 6. Klicken Sie auf ALLE ERSETZEN, um die manuellen Silbentrennungen aus Ihrem Dokument zu entfernen. 7. Word teilt Ihnen danach mit, wie viele Ersetzungen vorgenommen wurden. Bestätigen Sie diese Meldung mit OK und SCHLIESSEN Sie danach das Ersetzen-Dialogfeld. Mehr Abwechslung dank Synonymwörterbuch Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Wenn Sie in einem Text zum x-ten Mal dasselbe Wort für einen bestimmten Ausdruck verwenden, suchen Sie vielleicht nach etwas Abwechslung. Unter Umständen will Ihnen aber partout kein anderes Wort einfallen. Da hilft Ihnen das Synonymwörterbuch von Word, der Thesaurus, aus der Klemme. Dafür müssen Sie den Cursor lediglich an eine beliebige Stelle in dem Wort setzen, für das Sie eine Alternative suchen. Dann stehen Ihnen drei Methoden zur Verfügung, nach Synonymen zu suchen: Der klassische Menübefehl In Word 2010, 2007 erreichen Sie ihn per ÜBERPRÜFEN-DOKUMENTPRÜFUNG-THESAURUS und in Word 2003, 2002/XP, 2000 per EXTRAS-SPRACHE-THESAURUS. In Word 2010, 2007, 2003 erscheinen die Wortsynonyme in einem Aufgabenbereich in der rechten Hälfte des Word-Fensters. Wenn Sie darin ein Wort mit der rechten Maustaste anklicken, können Sie es direkt EINFÜGEN, so daß es das bisherige Wort ersetzt. In Word 2002/XP, 2000 öffnet sich ein eigenes Dialogfeld mit Alternativvorschlägen. Sie können ein Synonym markieren und auf ERSETZEN klicken, damit der bisherige Ausdruck ausgetauscht wird. Seite 269 von 327

270 Der Tastatur-Shortcut Schneller als der Befehlsaufruf ist in vielen Fällen der Tastatur-Shortcut für den Thesaurus: Drücken Sie einfach UMSCHALT+F7. Er hat dieselbe Funktion wie der Menübefehl. Gehen Sie im Anschluß also genauso vor, wie oben beschrieben. Das Kontextmenü Die schnellste Methode ist aber wohl der Weg über das Kontextmenü. Dazu klicken Sie das Wort, für das Sie eine Alternative suchen, mit der rechten Maustaste an. Im aufklappenden Kontextmenü zeigen Sie auf SYNONYME, woraufhin sich ein Untermenü öffnet. Darin finden Sie Synonyme für das aktuelle Wort. Wenn Sie ein Synonym verwenden wollen, klicken Sie es einfach an. Word tauscht die Wörter automatisch aus. Sie werden sehen, daß sich ein Blick ins Synonymwörterbuch durchaus lohnt. Mehrere Dokumente auf einmal drucken Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Es ist ganz leicht, mehrere Word-Dokumente auf einmal zu drucken. Dazu müssen Sie diese Dokumente nicht einmal öffnen. Einzige Voraussetzung ist, daß sich alle zu druckenden Dokumente im selben Festplattenordner befinden. Außerdem darf ein Dokument, das Sie drucken wollen, gerade nicht in Word geöffnet sein. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, starten Sie den Druckauftrag mit folgenden Schritten: 1. Stellen Sie in Word den Drucker ein, auf dem die Dokumente gedruckt werden sollen. Dazu rufen Sie den normalen Druckbefehl auf und wechseln den Drucker natürlich ohne danach tatsächlich den Druckvorgang zu starten. 2. In Word 2010 verlassen Sie nach dem Druckerwechsel einfach wieder den Backstage-Bereich. Und in den anderen Word- Versionen verlassen Sie den Druckdialog über die Schaltfläche SCHLIESSEN. 3. Öffnen Sie den Windows-Explorer beispielsweise über das COMPUTER- bzw. ARBEITSPLATZ-Symbol im Windows-Startmenü und wechseln Sie in den Festplattenordner, in dem sich die zu druckenden Word-Dateien befinden. 4. Markieren Sie alle Word-Dateien, die Sie drucken wollen. Um verschiedene Dateien zu markieren, klicken Sie sie bei gedrückter STRG-Taste an. 5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der markierten Dateien und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl DRUCKEN an. Die markierten Dateien werden nun automatisch von Word auf dem zuvor ausgewählten Drucker ausgegeben. Das spart eine Menge Arbeit. Mehrere Grafiken zusammenfassen Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Manchmal sollen mehrere Grafiken als eine Einheit behandelt werden. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie wollten ein Foto in ein Dokument einfügen und zur Erläuterung Pfeile sowie Textfelder hinzufügen. Die Anordnung dieser Grafikobjekte soll natürlich erhalten bleiben, wenn Sie irgendwelche Änderungen am restlichen Dokument vornehmen. Eine praktische Methode, mehrere Grafikobjekte zu einer Einheit zusammenzufassen, ist der Einsatz eines Zeichenbereichs: 1. Plazieren Sie den Cursor etwa an der Stelle, an der Sie die Grafikobjekte einfügen wollen. 2. Klicken Sie in Word 2010, 2007 auf dem Register EINFÜGEN in der Gruppe ILLUSTRATIONEN auf FORMEN und wählen Sie im aufklappenden Menü den Befehl NEUER ZEICHENBEREICH an. In Word 2003, 2002/XP, 2000 wählen Sie EINFÜGEN-GRAFIK-NEUE ZEICHNUNG an. 3. Fügen Sie mit den gewohnten Befehlen die Grafikobjekte ein, die eine Einheit bilden sollen also zum Beispiel eine Grafikdatei, einen Pfeil aus der (Auto)Formen-Sammlung und ein Textfeld. Achten Sie darauf, daß alle Objekte innerhalb des Zeichenbereichs eingefügt werden. 4. Wenn der Zeichenbereich transparent sein soll, verschieben Sie ihn in die Zeichnungsebene: In Word 2010, 2007 klicken Sie dazu auf den Rahmen des Zeichenbereichs. Auf dem ZEICHENTOOLS-Register FORMAT stellen Sie dann in der Gruppe ANORDNEN über die Schaltfläche ZEILENUMBRUCH (Word 2010) bzw. TEXTUMBRUCH (Word 2007) eine andere Layout-Option als MIT TEXT IN ZEILE ein. In Word 2003, 2002/XP, 2000 markieren Sie per Mausklick den Rahmen des Zeichenbereichs und danach wählen Sie im Menü FORMAT je nach Word-Version ZEICHNUNGSBEREICH oder OBJEKT an. Im zugehörigen Dialogfeld stellen Sie auf der Registerkarte LAYOUT irgendeine andere Option als MIT TEXT IN ZEILE ein. 5. Um wieder andere Dokumentteile zu bearbeiten, klicken Sie einmal außerhalb des Zeichenbereichs. Die Objekte im Zeichenbereich bilden eine Gruppe, die Sie gemeinsam verschieben können, indem Sie den Rahmen des Zeichenbereichs mit der Maus an eine andere Stelle ziehen. Die Anordnung der Grafikobjekte innerhalb des Zeichenbereichs verändert sich dabei nicht. Seite 270 von 327

271 Microsoft-Vorlagen auch in OpenOffice / LibreOffice nutzen Beim Wechsel von Microsoft Office zu OpenOffice / LibreOffice müssen Sie auch nicht auf die zahlreichen Vorlagen verzichten, die für Microsofts Office-Paket kostenlos zur Verfügung stehen: 1. Öffnen Sie dazu einfach die MS Office-Vorlage in OpenOffice / LibreOffice und speichern Sie sie dort via Datei/Dokumentvorlage/Speichern ab. 2. Dadurch wird sie als Vorlage für OpenOffice / LibreOffice gespeichert und Sie können Sie über Datei/Neu/Vorlagen und Dokumente jederzeit erneut aufrufen. Hinweis: Falls Vorlagen für MS Office spezielle Funktionen nutzen, die lediglich in Word oder Excel vorhanden sind, dann lassen Sie sich unter OpenOffice / LibreOffice oftmals nur eingeschränkt nutzen. Die meisten MS Office-Vorlagen greifen jedoch lediglich auf Standard-Funktionen zurück, die in beiden Office-Paketen vorhanden sind. Neue Kapitel immer auf ungerader Seite beginnen Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 In beidseitig gedruckten Dokumenten ist es üblich, neue Kapitel auf der rechten Seite oder anders ausgedrückt: auf einer ungeraden Seite zu beginnen. Das bedeutet, daß gegebenenfalls eine leere Seite eingefügt werden muß, falls das vorherige Kapitel auf einer ungeraden Seite endet. Erfreulicherweise müssen Sie sich in Word nicht selbst um das Einfügen solcher Seiten kümmern. Mit folgenden Schritten geht das vollautomatisch: 1. Setzen Sie den Cursor direkt an den Anfang einer Kapitelüberschrift. 2. Klicken Sie in Word 2010, 2007 auf dem Register SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf UMBRÜCHE und dann unter Abschnittsumbrüche auf die Option UNGERADE SEITE. In Word 2003, 2002/XP, 2000 wählen Sie EINFÜGEN-MANUELLER UMBRUCH bzw. MANUELLER WECHSEL an und im danach angezeigten Dialogfeld aktivieren Sie die Option UNGERADE SEITE. Zur Bestätigung klicken Sie auf OK. 3. Wiederholen Sie die Schritte für die restlichen Kapitel. In der normalen Dokumentbearbeitung zeigt Word die gegebenenfalls erforderlichen leeren Seiten allerdings nicht an. Sichtbar sind sie nur in der Druckvorschau / Seitenansicht. Beachten Sie aber, daß die Zwischenseiten immer komplett leer bleiben. Eventuell vorhandene Kopf- oder Fußzeilen gibt Word darauf nicht aus. Numerierungen in einfachen Text umwandeln Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Sie können Absätze von Word numerieren lassen. Das ist häufig sehr praktisch. Manchmal hat die Numerierungs-Funktion aber auch ihre Tücken und will nicht so, wie Sie wollen. Sie könnten dann die automatische Numerierung wieder ausschalten und selbst 1., 2. usw. am Anfang jedes Aufzählungspunktes einfügen. Es geht aber noch einfacher. Mit folgendem Trick schalten Sie die automatische Numerierung aus und behalten trotzdem die Ziffern: 1. Suchen Sie die automatisch numerierten Absätze und markieren Sie sie. 2. Wechseln Sie mit ALT+F11 in die Entwicklungsumgebung von Word in den Visual Basic-Editor. 3. Drücken Sie dort die Tastenkombination STRG+G, um den Cursor in den DIREKTBEREICH zu setzen. 4. Im Direktbereich geben Sie folgenden Programmierbefehl ein: Selection.Range.ListFormat.ConvertNumbersToText 5. Schließen Sie den Befehl mit einem Druck auf die EINGABETASTE ab. 6. Verlassen Sie die Programmierumgebung über den Befehl DATEI-SCHLIESSEN UND ZURÜCK ZU MICROSOFT WORD. Ihre Absätze sehen jetzt genauso aus wie vorher. Aber wenn Sie genauer hinschauen und den Cursor an den Anfang eines Absatzes bewegen, werden Sie feststellen, daß die Numerierungen in normalen Text umgewandelt worden sind. Papiersparend drucken Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Im Büro wird immer noch reichlich Papier verschwendet. Vielleicht haben Sie sich ja auch schon dabei ertappt, daß Sie irgendwelche Dokumente zu Kontrollzwecken ausgedruckt haben, nur weil Sie es angenehmer fanden, den Text auf Papier und nicht am Bildschirm zu lesen. Immerhin können Sie mit Word ganz leicht Papier sparen, indem Sie mehrere Seiten auf ein Blatt Papier drucken. Für einen schnellen Überblick oder zur flüchtigen Kontrolle reicht das meist vollkommen aus. Hier die Schritte im Einzelnen: Word Wählen Sie DATEI-DRUCKEN an. Seite 271 von 327

272 2. Öffnen Sie im Bereich EINSTELLUNGEN das unterste Dropdownfeld und wählen Sie eine geeignete Skalierung aus beispielsweise 2 Seiten pro Blatt. 3. Stellen Sie gegebenenfalls noch den passenden Drucker ein und starten Sie den Druckvorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche DRUCKEN. Word 2007, 2003, 2002/XP, Rufen Sie den Befehl DRUCKEN auf - in Word 2007 über das Menü der OFFICE-Schaltfläche oder in den älteren Word- Versionen über das Menü DATEI. 2. Wählen Sie im Dropdownfeld SEITEN PRO BLATT die gewünschte Seitenanzahl aus - beispielsweise 2 Seiten. 3. Stellen Sie gegebenenfalls noch den passenden Drucker ein und starten Sie den Druckvorgang mit einem Klick auf OK. Positionsrahmen mit Word 2010 Word 2010 Positionsrahmen kennen Sie vielleicht aus früheren Word-Versionen. Sie eignen sich wie Textfelder zur exakten Positionierung von Textelementen und sind für manche Aufgaben sogar besser geeignet als Textfelder, weil sie zur Textebene und nicht zur Zeichnungsebene von Word gehören. Aus der Benutzeroberfläche ist der Befehl zum direkten Einfügen von Textfeldern zwar schon seit einigen Versionen verschwunden. Sie konnten bislang aber problemlos erst ein Textfeld einfügen und dieses dann in einen Positionsrahmen konvertieren. Das geht in Word 2010 nicht mehr - wenigstens nicht in Dateien im neuen DOCX-Format. Immerhin läßt sich in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ein Symbol für Positionsrahmen einfügen: 1. Klicken Sie eines der Register im Menüband mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN an. 2. Aktivieren Sie im Dropdownfeld BEFEHLE AUSWÄHLEN den Eintrag Alle Befehle. 3. Markieren Sie in der darunter stehenden Liste den Befehlsnamen POSITIONSRAHMEN EINFÜGEN. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN. 5. Bestätigen Sie die Erweiterung der Symbolleiste mit einem Klick auf OK. Mit Hilfe des neuen Symbols (in dessen Infobox aus unerfindlichen Gründen POSITIONSRAHMEN FORMATIEREN anstelle von POSITIONSRAHMEN EINFÜGEN angezeigt wird) können Sie nun jederzeit einen Positionsrahmen einfügen. Zur exakten Positionierung klicken Sie wie gewohnt mit der rechten Maustaste auf dessen Rand und im Kontextmenü wählen Sie POSITIONSRAHMEN FORMATIEREN an. Probleme mit Excel-Tabellen in Serienbriefen verhindern Wie Sie dafür sorgen, daß Datenfelder aus Ihrer Excel-Tabelle auch in Word verwendet werden können. Beim Versuch, eine Datei aus Excel als Steuerdatei für einen Serienbrief in Word für Windows zu verwenden, kann an den Stellen, an denen ein Datenfeld gedruckt werden soll, die Meldung TEXTMARKE NICHT DEFINIERT erscheinen. Dieses Phänomen hat folgenden Hintergrund: In Word für Windows unterliegen die Textmarkennamen bestimmten Bedingungen. In den Textmarkennamen dürfen folgende mathematischen Zeichen nicht auftreten: Pluszeichen, Minuszeichen, Sternchen, Schrägstriche (Slash und Backslash), Prozentzeichen, Sonderzeichen, Nummernzeichen (Balkenkreuz), Ausrufezeichen, Anführungszeichen, Dollarzeichen, Pfundzeichen, kaufmännisches Und-Zeichen &, öffnende und schließende Klammern rund, eckig und geschweift, Gleichheitszeichen, Fragezeichen, alle Akzente, Gradzeichen, Komma, Punkt, Semikolon, Doppelpunkt, Bindestrich, Tilde, Auslassungszeichen, Leerzeichen. Umlaute sowie der Unterstrich können Sie verwenden. Die Ziffern 0 bis 9 dürfen jedoch nicht als erstes Zeichen des Feldnamens stehen. Bei der Übernahme aus Excel kann es vorkommen, daß in der ersten Zeile der Tabelle (der Inhalt der ersten Zeile der Tabelle wird als Feldname verwendet) ein Zeichen enthalten ist, das für einen Textmarkennamen (Feldnamen im Serienbrief) nicht zulässig ist. In diesem Fall müssen Sie den Namen so ändern, daß ein gültiger Textmarkenname daraus wird. Profifunktionen für OpenType-Schriftarten Word 2010 Grafikdesigner und Profi-Layouter nutzen typographische Merkmale einer Schrift konsequent aus. Zu diesen Merkmalen zählen beispielsweise Ligaturen, durch die bestimmte Buchstabenpaare miteinander verschmelzen, oder kontextabhängige Zeichenalternativen, mit denen etwa ein s am Wortende anders dargestellt wird als in der Wortmitte. Diese Profifunktionen können Sie jetzt auch in Word 2010 einsetzen vorausgesetzt, der Text ist in einer Schriftart formatiert, die die so genannten OpenType-Features unterstützt. Bei den Standardschriften von Windows sind das unter anderen Calibri, Cambria, Candara, Consolas, Constantia, Corbel oder Gabriola. Die OpenType-Features weisen Sie in Word folgendermaßen zu: Seite 272 von 327

273 1. Markieren Sie den Text, den Sie formatieren wollen. 2. Drücken Sie STRG+D, um das Dialogfeld SCHRIFTART zu öffnen. 3. Wechseln Sie auf die Registerkarte ERWEITERT. 4. Probieren Sie die verschiedenen OPENTYPE-FEATURES aus. Im Bereich VORSCHAU sehen Sie jeweils, wie sich LIGATUREN, STIL-SETS usw. auf den Text auswirken. 5. Nachdem Sie die passende Formatierung gefunden haben, klicken Sie auf OK. Es kann allerdings sein, daß eine Schriftart nur einen Teil der OpenType-Features unterstützt. Hier ein paar interessante Varianten zum Testen: Formatieren Sie Text in der Schriftart Segoe Script und aktivieren Sie in den OpenType-Features das Kontrollkästchen KONTEXTVARIANTEN VERWENDEN. Oder formatieren Sie Text in Gabriola und probieren Sie verschiedene STIL-SETS aus: je höher die Nummer, desto verschnörkelter der Text. Interessant auch die Varianten ZAHLENABSTAND und ZAHLENZEICHEN. Beim proportionalen Zahlenabstand ist die 1 zum Beispiel schmaler als die 4. Und bei mediävalen Zahlenzeichen stehen Ziffern nicht einheitlich auf der Grundlinie, sondern besitzen je nach Ziffer auch Unterlängen. Rahmenlinien auf Tastendruck Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Eine optische Trennung zwischen zwei Absätzen läßt sich gut mit einer horizontalen Linie erreichen. Normalerweise fügen Sie eine solche Linie mit dem Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG ein, der Ihnen in Word 2010, 2007 über START-ABSATZ und das in dieser Gruppe enthaltene Rahmensymbol zur Verfügung steht oder den Sie in den älteren Word-Versionen über das Menü FORMAT aufrufen können. Verschiedene Standardlinien können Sie aber auch viel schneller über die Tastatur einfügen. Geben Sie zum Beispiel in einer neuen, leeren Zeile drei Minuszeichen (---) ein und drücken Sie direkt im Anschluß die EINGABETASTE. Word ersetzt die drei Minuszeichen automatisch durch eine dünne horizontale Linie. Nach demselben Prinzip funktionieren auch folgende Zeichen: === (drei Gleichheitszeichen = doppelte Linie) (drei Unterstriche = fette horizontale Linie) *** (drei Sternchen = gepunktete Linie) ### (drei Doppelkreuze = fette Dreifachlinie) ~~~ (drei Tilde-Zeichen = gewellte Linie) Diese Tastenkombinationen basieren auf der AutoKorrektur-Funktion von Word. Wenn also keine automatische Umwandlung in eine Linie erfolgt, prüfen Sie die AutoKorrektur-Einstellungen: Word 2010, Wählen Sie in Word 2010 DATEI-OPTIONEN an oder klicken Sie in Word 2007 auf die OFFICE-Schaltfläche und dann auf WORD- OPTIONEN. 2. Wechseln Sie zur Kategorie DOKUMENTPRÜFUNG. 3. Klicken Sie in der rechten Fensterhälfte auf die Schaltfläche AUTOKORREKTUR-OPTIONEN. 4. Gehen Sie im danach angezeigten Dialogfeld zur Registerkarte AUTOFORMAT WÄHREND DER EINGABE. 5. Schalten Sie im Bereich WÄHREND DER EINGABE ÜBERNEHMEN das Kontrollkästchen RAHMENLINIEN ein. 6. Schließen Sie alle geöffneten Dialogfenster mit OK. Word 2003, 2002/XP, Rufen Sie im Menü EXTRAS den Befehl AUTOKORREKTUR(-OPTIONEN) auf. 2. Gehen Sie im danach angezeigten Dialogfeld zur Registerkarte AUTOFORMAT WÄHREND DER EINGABE. 3. Schalten Sie im Bereich WÄHREND DER EINGABE ÜBERNEHMEN das Kontrollkästchen RAHMENLINIEN ein. Oder wenn Sie mit Word 2000 arbeiten: Schalten Sie das Kontrollkästchen RAHMEN im Bereich WÄHREND DER EINGABE ZUWEISEN ein. 4. Schließen Sie alle geöffneten Dialogfenster mit OK. Danach sollte die automatische Umwandlung der oben genannten Zeichen wie erwartet funktionieren. Seite 273 von 327

274 Rechtschreibprüfung für einzelne Wörter erzwingen Word 2010, 2007 Sicher unterlaufen auch Ihnen ab und zu ein paar Tipfehler. Zum Glück hat Word ja eine Rechtschreibprüfung. Doch die hilft auch nicht weiter, wenn sich ein Schreibfehler nur aus dem Kontext ergibt und das an dieser Stelle falsche Wort durchaus im Wörterbuch zu finden ist. Das kann mitunter peinlich enden wie im Fall einer Broschüre zum diesjährigen Eurovision Song Contest, in der auf einen Aktionstag der Schwulen hingewiesen wurde gemeint war allerdings ein Aktionstag der Schulen. Wenn Sie sich Peinlichkeiten ersparen wollen, nehmen Sie problematische Wörter in ein Ausschlußwörterbuch auf. Die darin enthaltenen Begriffe bemängelt Word während der Rechtschreibprüfung selbst dann, wenn sie in einem seiner Wörterbücher zu finden sind. So werden Sie automatisch auf eventuelle Problemfälle aufmerksam gemacht. Um Wörter in ein Ausschlußwörterbuch aufzunehmen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie in Word 2010 DATEI-OPTIONEN an oder klicken Sie in Word 2007 auf die OFFICE-Schaltfläche und dann auf WORD- OPTIONEN. 2. Gehen Sie zur Kategorie DOKUMENTPRÜFUNG. 3. Klicken Sie in der rechten Fensterhälfte unter Bei der Rechtschreibkorrektur in Microsoft Office-Programmen auf die Schaltfläche BENUTZERWÖRTERBÜCHER. 4. Kopieren Sie aus dem danach angezeigten Dialogfeld die Pfadangabe aus dem Feld DATEIPFAD. Dazu markieren Sie den Pfad, indem Sie dreimal kurz hintereinander auf den Pfad im Feld DATEIPFAD klicken. Danach drücken Sie STRG+C. 5. Verlassen Sie das aktuelle Dialogfeld mit einem Klick auf ABBRECHEN und kehren Sie aus dem Dialogfeld der WORD- OPTIONEN ebenfalls mit ABBRECHEN zum Word-Fenster zurück. 6. Hier wählen Sie in Word 2010 DATEI-ÖFFNEN oder in Word 2007 die OFFICE-Schaltfläche und danach ÖFFNEN an. 7. Setzen Sie den Cursor per Mausklick in das Feld DATEINAME und drücken Sie STRG+V, um die zuvor kopierte Pfadangabe einzufügen. Danach drücken Sie die EINGABETASTE. 8. Da Word standardmäßig nur Word-Dokumente (docx-, doc-dateien usw.) anzeigt, müssen Sie im Dropdownfeld für den DATEITYP den Eintrag Alle Dateien auswählen. Jetzt sehen Sie in der Dateiliste eine oder mehrere Dateien, deren Namen mit ExcludeDictionary beginnen. 9. Öffnen Sie jetzt das Ausschlußwörterbuch für die zu prüfende Sprache zum Beispiel: ExcludeDictionaryGE0407.lex = Deutsch (Deutschland) ExcludeDictionaryGE0C07.lex = Deutsch (Österreich) ExcludeDictionaryGE0807.lex = Deutsch (Schweiz) 10. Word erkennt, daß es sich um eine reine Textdatei handelt, weshalb es ein Dialogfeld zur Dateikonvertierung anzeigt. Klicken Sie darin einfach auf OK. 11. Nun geben Sie jedes Wort, bei dem die Rechtschreibprüfung auch bei korrekter Wörterbuchschreibweise anschlagen soll, in einen eigenen Absatz ein: Geben Sie also jeweils das Wort ein und drücken Sie danach die EINGABETASTE. Beachten Sie, daß Sie alle möglichen Schreibweisen und Beugungen eines Wortes eingeben müssen, da es für das Ausschlußwörterbuch keine automatische Wortformerkennung gibt. 12. Nach Eingabe der Wortliste speichern Sie die Datei per Mausklick auf das SPEICHERN-Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. 13. Wichtig ist, daß Sie im dabei angezeigten Dialogfeld auf JA klicken, damit die Datei im Nur Text-Format gespeichert wird. 14. Schließen Sie die Datei, ohne sie erneut zu speichern. Wenn Sie nun in einem Text eines der Wörter aus dem Ausschlußwörterbuch verwenden, wird es Word automatisch unterschlängeln, und die Rechtschreibprüfung wird an dieser Stelle stoppen, als wenn sie einen Fehler entdeckt hätte. Römische Zahlen eingeben Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Sie wollen auf die Schnelle eine römische Zahl eingeben und sind sich nicht sicher über die genaue Schreibweise? Dann überlassen Sie doch einfach Word die Umrechnung. Angenommen, Sie wollten die Jahreszahl 1899 als römische Zahl eingeben. Korrekt wäre in diesem Fall die Schreibweise MDCCCXCIX. Damit Word die römische Zahl für Sie schreibt, gehen Sie wie folgt vor: 1. Setzen Sie den Cursor an die Position, an der Sie die Zahl einfügen wollen. 2. Drücken Sie STRG+F9, um ein Feld einzufügen. Im Text erscheint daraufhin ein Paar geschweifter Klammern. 3. Geben Sie zwischen diesen Klammern folgenden Ausdruck ein: = 1899 \* ROMAN 4. Drücken Sie die Funktionstaste F9. 5. Word wandelt das Feld automatisch in die gewünschte römische Zahl um, so daß MDCCCXCIX im Text erscheint. Anstelle der Zahl 1899 können Sie natürlich auch jede andere arabische Zahl eingeben, die Sie in eine römische Zahl umwandeln wollen. Beachten Sie nur, daß zwischen Gleichheitszeichen und Zahl eine Leerstelle stehen muß. Beachten Sie außerdem, daß Sie Seite 274 von 327

275 den Text ROMAN in Großbuchstaben eingeben müssen. Wenn Sie roman (in Kleinbuchstaben) eingeben, wandelt Word die Zahl zwar auch um, verwendet in der römischen Schreibweise dann aber ebenfalls Kleinbuchstaben also etwa mdcccxcix. Schnelle Hyperlinks auf andere Stellen im selben Dokument Word 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Hyperlinks kennen Sie aus Ihrem Internet-Browser - das sind die unterstrichenen Verweise, mit denen Sie per Mausklick ganz schnell zu einer anderen Internetseite gelangen. Hyperlinks können Sie aber auch in Word-Dokumenten verwenden. Und was noch besser ist: Sie können damit sogar Sprungmarken zu anderen Stellen im selben Dokument einrichten. Das geht in Word 2007 und den früheren Word-Versionen ganz schnell: 1. Speichern Sie das aktuelle Dokument. - In ungespeicherten Dokumenten funktioniert das vorgestellte Verfahren nicht! 2. Markieren Sie den Begriff, auf den Sie mittels Hyperlink verweisen wollen. 3. Drücken Sie STRG+C, um die Markierung zu kopieren. 4. Setzen Sie den Cursor an die Position, an der Sie den Hyperlink zu der anderen Textstelle einfügen wollen. 5. In Word 2007 klicken Sie jetzt auf dem Register START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf den Dropdownpfeil der Schaltfläche EINFÜGEN und im aufklappenden Menü wählen Sie ALS HYPERLINK EINFÜGEN an. In Word 2003, 2002/XP und 2000 wählen Sie im Menü ANSICHT den Befehl ALS HYPERLINK EINFÜGEN an. Word fügt den eingangs markierten Begriff als Hyperlink ein - üblicherweise als blauen, unterstrichenen Text. Per Mausklick bzw. per Mausklick bei gleichzeitig gedrückter STRG-Taste gelangen Sie in Zukunft sofort zu der jeweiligen Textstelle. Word 2010 Wenn Sie den vorausgehenden Tip zu internen Hyperlinks praktisch finden, aber mit Word 2010 arbeiten, fragen Sie sich vielleicht, warum es den Befehl ALS HYPERLINK EINFÜGEN hier nicht mehr gibt. Ganz richtig ist das nicht: Es gibt den Befehl durchaus noch, er ist nur aus dem Dropdownmenü der EINFÜGEN-Schaltfläche verschwunden. Sie können den Befehl nachträglich in die Symbolleiste für den Schnellzugriff integrieren. Oder, was vielleicht noch praktischer ist, Sie weisen ihm eine Tastenkombination zu - und zwar so: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der Register im Menüband und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl MENÜBAND ANPASSEN an. 2. Im unteren Bereich des daraufhin angezeigten Dialogfelds klicken Sie auf die Schaltfläche ANPASSEN neben der Beschriftung TASTENKOMBINATIONEN. 3. Im nächsten Dialogfeld markieren Sie im Listenfeld KATEGORIEN den Eintrag Alle Befehle. 4. Danach markieren Sie im Listenfeld BEFEHLE den Eintrag BearbeitenEinfügenAlsHyperlink. 5. Um dem Befehl eine Tastenkombination zuzuweisen, klicken Sie einmal mit der linken Maustaste im Feld NEUE TASTENKOMBINATION. Anschließend drücken Sie die Tasten, mit denen Sie den Befehl ALS HYPERLINK EINFÜGEN ausführen wollen unsere Empfehlung: ALT+UMSCHALT+V. Achten Sie darauf, daß die von Ihnen bevorzugte Tastenkombination nicht schon vergeben ist. Das erkennen Sie an dem Hinweis DERZEIT ZUGEWIESEN AN unter dem Feld AKTUELLE TASTEN. Wenn die Tastenkombination noch frei ist, zeigt Word [nicht zugewiesen] an. Ansonsten löschen Sie Ihre Tastenkombination wieder aus dem Feld NEUE TASTENKOMBINATION, indem Sie die RÜCKTASTE (BACKSPACE-Taste) drücken. 6. Sobald Sie eine passende Tastenkombination gefunden haben, klicken Sie auf die Schaltfläche ZUORDNEN. 7. Danach SCHLIESSEN Sie das Dialogfeld und im Dialogfeld WORD-OPTIONEN klicken Sie auf OK. Jetzt können Sie auch in Word 2010 im Handumdrehen interne Hyperlinks anlegen. Dazu gehen Sie im Prinzip wie in den früheren Word-Versionen vor, nur daß Sie zum Einfügen des Hyperlinks keinen Befehl aufrufen, sondern die eben zugewiesene Tastenkombination drücken. Schnelle Recherche im Internet Word 2010 Das Internet ist zu einem unverzichtbaren Nachschlagewerk geworden. Wahrscheinlich werden auch Sie fast jeden Tag über Google oder einen anderen Suchanbieter nach irgendwelchen Begriffen suchen. Mit Word 2010 ist die Internetrecherche jetzt noch leichter geworden. Sie müssen Word nicht einmal mehr verlassen, um weitere Informationen zu einem Begriff einzuholen. Das geht so: 1. Markieren Sie in Ihrem Dokument den Begriff, über den Sie sich informieren wollen. 2. Wählen Sie ÜBERPRÜFEN-DOKUMENTPRÜFUNG-RECHERCHIEREN an. 3. Daraufhin öffnet sich der Aufgabenbereich RECHERCHIEREN, in dem der markierte Begriff bereits in das Feld SUCHEN NACH eingetragen ist. Öffnen Sie das darunter stehende Dropdownfeld und wählen Sie die Microsoft-Suchmaschine Bing aus. Oder aktivieren Sie Alle Recherche-Websites, um eine Websuche bei allen in Word verfügbaren Suchdiensten zu starten. 4. Falls die Websuche nicht automatisch beginnt, klicken Sie auf den grünen Pfeil rechts neben dem Suchbegriff. Seite 275 von 327

276 Die Suchergebnisse werden untereinander mit einer kurzen Inhaltsangabe im Aufgabenbereich von Word aufgelistet. Über den jeweiligen Hyperlink gelangen Sie umgehend zu der angegebenen Webseite. Die wird dann allerdings nicht in Word, sondern in Ihrem Browser geöffnet. Schnelle Übersetzung für einzelne Wörter Word 2010, 2007 Arbeiten Sie manchmal mit Word-Dokumenten in anderen Sprachen? Was machen Sie dann, wenn Sie eine Vokabel nicht kennen? Anstatt zum Wörterbuch zu greifen, probieren Sie doch ruhig einmal die Schnellübersetzung aus, die Ihnen Word zu bieten hat. Dafür müssen Sie nur mit der Maus auf das unbekannte Wort zeigen und schon präsentiert Word in einer Infobox die entsprechenden Übersetzungsvorschläge. Häufig ist die Funktion aber ausgeschaltet. Unter Umständen stimmt auch die Sprachrichtung nicht. Je nach Word-Version ändern Sie die Einstellungen wie folgt: Word 2010 Um die Schnellübersetzung zu aktivieren, schalten Sie die Option ÜBERSETZEN-SPRACHE-ÜBERSETZUNG-ÜBERSETZUNGSHILFE ein. Die Option funktioniert wie ein Schalter, so daß eine erneute Anwahl die Schnellübersetzung wieder ausschaltet. Die Zielsprache ändern Sie durch Aufruf von ÜBERSETZEN-SPRACHE-ÜBERSETZUNG-SPRACHE FÜR DIE ÜBERSETZUNG AUSWÄHLEN. Im Bereich SPRACHE FÜR DIE ÜBERSETZUNGSHILFE AUSWÄHLEN des danach angezeigten Dialogfelds stellen Sie anschließend die gewünschte Zielsprache ein. Word 2007 In Word 2007 erfolgt die Aktivierung der Schnellübersetzung sowie die Auswahl der Zielsprache in einem Arbeitsgang: Klicken Sie auf dem Register ÜBERPRÜFEN in der Gruppe DOKUMENTPRÜFUNG auf das Symbol QUICKINFO FÜR DIE ÜBERSETZUNG und versehen Sie die gewünschte Zielsprache mit einem Häkchen. Falls Sie keine Schnellübersetzung mehr wünschen, aktivieren Sie im selben Dropdownmenü die Option QUICKINFO FÜR DIE ÜBERSETZUNG DEAKTIVIEREN. Verwendung Ab sofort müssen Sie nur noch mit der Maus auf ein unbekanntes Wort zeigen, damit Sie eine Übersetzung erhalten. Diese erscheint in einer Infobox direkt über dem Mauszeiger. Tip: In Word 2010 ist der Inhalt der Infobox anfangs kaum zu erkennen. Verschieben Sie den Mauszeiger dann ein wenig über die Infobox danach ist der Inhalt problemlos zu lesen. Als Quellsprache dient übrigens die Sprache, die Sie dem jeweiligen Text zugewiesen haben zum Beispiel, indem Sie in der Statusleiste von Word auf den Sprachenhinweis klicken. Beachten Sie außerdem, daß Word 2010 deutlich mehr Sprachrichtungen unterstützt als Word Schnelles Blättern mit dem Handsymbol Word 2010, 2007 Wenn Sie eine Maus mit Mausrad besitzen, können Sie im Text sehr schnell nach oben oder unten blättern Sie müssen dafür nur am Mausrad drehen. Aber was ist, wenn Sie einmal nach rechts oder links blättern wollen? Oder wenn Ihre Maus noch kein Mausrad besitzt? In diesem Fall hilft das Handsymbol weiter. Obwohl es in erster Linie für Tablet-PCs gedacht ist, können Sie es auch auf einem normalen Desktop-PC oder Notebook einsetzen. Sie müssen allerdings erst ein Symbol in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der Register im Menüband/der Multifunktionsleiste und wählen Sie SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN an. 2. Aktivieren Sie nun im Dropdownfeld BEFEHLE AUSWÄHLEN den Eintrag Alle Befehle. 3. Suchen Sie in der darunter stehenden Liste den Befehl Verschiebehand (Word 2010) bzw. Schwenkhand (Word 2007). 4. Markieren Sie diesen Befehl und klicken Sie dann auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN, um ihn in das Listenfeld auf der rechten Seite zu übernehmen. 5. Bestätigen Sie die Anpassung mit OK. Wenn Sie jetzt in beliebiger Richtung im Text blättern wollen, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff einfach auf das Handsymbol. Der Mauszeiger nimmt daraufhin die Form einer Hand an und Sie können durch Ziehen des Mauszeigers nach oben, unten, rechts und links blättern. Wenn Sie diesen Verschiebemodus wieder beenden wollen, drücken Sie die Taste ESC oder klicken Sie noch einmal auf das Handsymbol. Seite 276 von 327

277 Schnelles Kopieren und Verschieben Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Bestimmt kennen Sie die üblichen Kopier- und Verschiebemethoden mit den Tastenkombinationen STRG+C bzw. STRG+X und dem Einfügen via STRG+V. Vielleicht wissen Sie auch, daß Sie Texte ganz einfach mit der Maus verschieben können, indem Sie Text markieren und ihn dann mit der Maus an eine andere Position ziehen. Es geht aber noch einfacher: 1. Markieren Sie zuerst den Text, den Sie verschieben oder kopieren wollen. 2. Dann blättern Sie im Dokument zu der Stelle, an der Sie den markierten Text einfügen wollen. 3. Schließlich halten Sie die STRG-Taste fest und klicken gleichzeitig mit der rechten (!) Maustaste an der gewünschten Einfüge- Position. Auf diese Weise verschieben Sie den ursprünglich markierten Text. Wenn Sie den Text kopieren wollen, halten Sie neben der STRG-Taste auch noch die UMSCHALT-Taste fest, während Sie die Einfüge-Position mit der rechten Maustaste anklicken. Schnelles Umschalten von Groß- und Kleinschreibung Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Wollen Sie einzelne Wörter hervorheben, indem Sie sie komplett in Großbuchstaben schreiben? Oder wollen Sie komplett in Großbuchstaben gesetzte Wörter schnell dahingehend ändern, daß nur der erste Buchstabe großgeschrieben ist? Mit der Word- Funktion Groß-/Kleinschreibung ist das kein Problem: 1. Markieren Sie den Text, dessen Schreibweise geändert werden soll. Sie können ein einzelnes Wort oder auch mehrere Wörter oder ganze Absätze markieren. 2. Klicken Sie in Word 2010, 2007 auf dem Register START in der Gruppe SCHRIFTART auf das Symbol GROSS- /KLEINSCHREIBUNG. Oder wählen Sie in Word 2003, 2002/XP, 2000 FORMAT-GROSS-/KLEINSCHREIBUNG an. 3. In Word 2010, 2007 klappt ein Menü auf, in dem Sie die gewünschte Schreibweise per Mausklick auswählen können zum Beispiel alles in GROSSBUCHSTABEN oder nur ERSTEN BUCHSTABEN IM WORT GROSSSCHREIBEN. In Word 2003, 2002/XP, 2000 werden Ihnen die Optionen zur Groß-/Kleinschreibung in einem Dialogfeld angeboten. Aktivieren Sie einfach die gewünschte Schreibweise und klicken Sie auf OK. Noch schneller geht es bei Bedarf mit einer Tastenkombination: Nachdem Sie Text markiert haben, können Sie UMSCHALT+F3 drücken, um die aktuelle Schreibweise umzustellen. Mehrmaliges Drücken dieser Tastenkombination wechselt nacheinander zwischen kompletter Großschreibung, kompletter Kleinschreibung und der Schreibweise mit einem großen Anfangsbuchstaben und dem Rest in Kleinbuchstaben. Schrifteffekte in Word 2010 Ein paar Schrifteffekte beherrschten schon die älteren Word-Versionen. Doch Word 2010 hat in dieser Beziehung noch einmal mächtig zugelegt. Viele Effekte, die Sie bislang höchstens mit Hilfe von WordArt-Objekten realisieren konnten, lassen sich in Word 2010 ganz leicht jedem beliebigen Text zuweisen. Probieren Sie es am besten gleich aus: 1. Öffnen Sie ein neues Dokument, und geben Sie ein paar Zeilen Text ein. 2. Markieren Sie den Text. 3. Wechseln Sie auf das Register START und klicken Sie in der Gruppe SCHRIFTART auf das Symbol TEXTEFFEKTE. 4. Im aufklappenden Menü bietet Word 2010 eine Reihe von Effektvorlagen an. Ein Mausklick genügt, um den markierten Text entsprechend zu formatieren. Selbstverständlich können Sie auch eigene Ideen verwirklichen. Dazu öffnen Sie im Menü des TEXTEFFEKTE-Symbols eines der Untermenüs KONTUR, SCHATTEN, SPIEGELUNG oder LEUCHTEN. Darin finden Sie weitere Bearbeitungsmöglichkeiten. Sie werden überrascht sein, wie vielseitig die neuen Schrifteffekte sind. Zulässig sind die neuen Formatierungsmöglichkeiten allerdings nur in Dokumenten im DOCX-Format. Wundern Sie sich also nicht, wenn das Symbol TEXTEFFEKTE in "alten" DOC-Dateien nicht anwählbar ist. Seiten mit einem Rahmen umgeben Ein netter Effekt - besonders für Einladungen oder Grußkarten - ist ein grafischer Rahmen, der den Text auf einer Seite umgibt. Und das Schöne an Word ist: Sie müssen gar keine Tricks anwenden, um den Effekt zu erzielen. Word besitzt von Haus aus eine Seitenrahmenfunktion, die Sie folgendermaßen einsetzen: 1. Wählen Sie in Word 2010, 2007 SEITENLAYOUT-SEITENHINTERGRUND-SEITENRÄNDER an. Oder rufen Sie in Word 2003, 2002/XP, 2000 FORMAT-RAHMEN UND SCHATTIERUNG auf und wechseln Sie im danach angezeigten Dialogfeld auf die Registerkarte SEITENRAND. Seite 277 von 327

278 2. Nun können Sie einen der Standardrahmen aus dem Listenfeld FORMATVORLAGE (Word 2010, 2007) bzw. LINIENART (Word 2003, 2002/XP, 2000) auswählen und bei Bedarf noch die FARBE und/oder BREITE einstellen. Noch interessanter ist aber wahrscheinlich eine der Rahmenoptionen im Dropdownlistenfeld EFFEKTE. Hier stehen Ihnen verschiedene grafische Seitenrahmen zur Verfügung, die Ihrem Dokument wirklich den letzten Schliff verpassen. 3. Nachdem Sie sich für eine Rahmenart entschieden haben, klicken Sie auf OK. So erhalten alle Seiten Ihres Dokuments automatisch den passenden Rahmen. Seitliche Tabellenüberschrift im Hochkant-Format Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Nehmen Sie folgende Situation: Sie möchten eine Tabelle mit mehreren Zeilen und Spalten einrichten, neben der auf der linken Seite eine hochkantige also um 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn gedrehte Überschrift stehen soll. Das könnte zum Beispiel ein Wochenbericht sein, neben dem Sie hochkant die Nummer der Kalenderwoche einfügen wollen. Das klingt erst einmal recht kompliziert. In Word richten Sie eine solche Tabelle aber mit wenigen Schritten ein: 1. Fügen Sie als erstes eine Tabelle mit der gewünschten Anzahl an Zeilen und Spalten ein in Word 2010, 2007 etwa per EINFÜGEN-TABELLEN-TABELLE-TABELLE EINFÜGEN oder in Word 2003, 2002/XP, 2000 per TABELLE-(ZELLEN) EINFÜGEN- TABELLE. Berücksichtigen Sie bei der Spaltenanzahl eine zusätzliche Spalte für die Hochkant-Überschrift. 2. Markieren Sie dann die gesamte linke Spalte also den Tabellenbereich, in dem die Hochkant-Überschrift stehen soll. 3. Verbinden Sie die Zellen dieser Spalte, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine der markierten Tabellenzellen klicken und im Kontextmenü den Befehl ZELLEN VERBINDEN aufrufen. 4. Klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste auf die verbundene Tabellenzelle. Im Kontextmenü wählen Sie dieses Mal den Befehl ABSATZRICHTUNG bzw. in Word 2000: TEXTRICHTUNG an. 5. Im danach angezeigten Dialogfeld aktivieren Sie die Option für 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn gedrehten Text und dies bestätigen Sie mit OK. 6. Nun geben Sie den Text ein, der als Hochkant-Überschrift dienen soll beispielsweise Woche 36. Bei Bedarf zentrieren Sie den Text mit Hilfe der herkömmlichen Absatzformatierung. 7. Zum Schluß passen Sie die Breite der Tabellenspalte an. Darüber hinaus können Sie die Hochkant-Überschrift und/oder die entsprechende Tabellenzelle natürlich noch weiter an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie könnten der Tabellenzelle zum Beispiel eine Hintergrundfarbe zuweisen oder dem Text eine andere Schriftart zuweisen. Serienbriefe fortlaufend numerieren Es kann nützlich sein, Serienbriefe fortlaufend zu numerieren. Aber wie erhalten Sie in jedem einzelnen Serienbrief eine laufende Nummer, wo Sie doch nur das Hauptdokument bearbeiten können? Was so kompliziert erscheint, erledigen Sie in Word mit ein paar Mausklicks: 1. Erstellen Sie zunächst mit den gewohnten Schritten Ihr Seriendruck-Dokument. Richten Sie also einen Serienbrief ein, verbinden Sie ihn mit einer Datenquelle und verfassen Sie den Text inklusive aller benötigten Seriendruckfelder. 2. Setzen Sie den Cursor dann an die Stelle im Seriendruck-Dokument, an der eine laufende Nummer erscheinen soll. 3. Nun klicken Sie in Word 2010, 2007 auf dem Register SENDUNGEN in der Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN auf die Symbolschaltfläche REGELN und im aufklappenden Menü wählen Sie SEQUENZ ZUSAMMENFÜHREN an. In Word 2003, 2002/XP, 2000 klicken Sie in der SERIENDRUCK-Symbolleiste auf BEDINGUNGSFELD EINFÜGEN und im aufklappenden Menü wählen Sie je nach Word-Version SEQUENZ ZUSAMMENFÜHREN oder SEQUENZ VERBINDEN an. 4. Word fügt daraufhin ein Seriendruckfeld mit der Beschriftung Seriendruck-Sequenz-Nr. ein. Dies ist der Platzhalter für die laufende Nummer. Das war schon alles! In der Seriendruckvorschau sind die laufenden Nummern allerdings nicht zu sehen. Word aktualisiert das Sequenz-Feld erst, wenn Sie den Seriendruck tatsächlich ausführen entweder, indem Sie die Serienbriefe direkt drucken oder indem Sie sie in einem neuen Dokument zusammenführen. So formatieren Sie Fuß- und Endnoten Zur Formatierung von Fuß- und Endnoten stehen Ihnen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Auswahl. Sie betreffen hauptsächlich die Form der Fußnotennumerierung, die eher selten anzupassen ist. Um die Formatierung der Fuß- und Endnoten anzupassen, klicken Sie in Word 2010 und 2007 auf der Registerkarte VERWEISE auf den kleinen Pfeil in der unteren rechten Ecke in der Gruppe FUßNOTEN. In Word 2003 und 2002 stehen Ihnen die Formatierungen in dem Dialogfeld zur Verfügung, das beim Einfügen einer Fuß-/Endnote erscheint. Neben der Formatierung der Fuß- und Endnotennummer ist auch die Formatierung der Schrift und der Absatzeinzüge wichtig. Um diese Formate anzupassen, bearbeiten Sie die Formatvorlage für Fuß- und Endnoten. Folgende Formatvorlagen sind in Word zur Formatierung vorhanden: Seite 278 von 327

279 Fußnotenzeichen: Legt die Formatierung des Fußnotenzeichens im Text sowie im Fußnotenbereich fest. Formatvorlagentyp: ZEICHEN. Fußnotentext: Definiert die Formatierung des Fußnotentextes im Fußnotenbereich. Formatvorlagentyp: VERKNÜPFT (Word 2010 und 2007) bzw. ABSATZ (Word 2003 und 2002). Endnotenzeichen: Legt die Formatierung des Endnotenzeichens im Text sowie im Endnotenbereich fest. Formatvorlagentyp: ZEICHEN. Endnotentext: Definiert die Formatierung des Endnotentextes im Endnotenbereich. Formatvorlagentyp: VERKNÜPFT (Word 2010 und 2007) bzw. ABSATZ (Word 2003 und 2002). Zur Anpassung der Formatvorlagen gehen Sie in Word 2010 und 2007 wie folgt vor: 1. Wechseln Sie auf die Registerkarte START und klicken Sie in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf den kleinen Pfeil in der unteren rechten Ecke. Daraufhin öffnet sich der Formatvorlagen- Aufgabenbereich. 2. Klicken Sie am unteren Rand des Formatvorlagen-Aufgabenbereichs auf die Schaltfläche FORMATVORLAGEN VERWALTEN (dritte von links). Jetzt öffnet sich das gleichnamige Dialogfeld. 3. Wechseln Sie im Dialogfeld auf die Registerkarte BEARBEITEN und schalten Sie hier das Kontrollkästchen NUR EMPFOHLENE ANZEIGEN aus. Ändern Sie außerdem in dem Dropdown-Listenfeld SORTIERREIHENFOLGE die Reihenfolge auf ALPHABETISCH. 4. Nun können Sie in dem großen Listenfeld FORMATVORLAGE ZUM BEARBEITEN AUSWÄHLEN die gewünschte Fuß- und Endnoten-Formatvorlage markieren und anschließend mit einem Klick auf die Schaltfläche ÄNDERN die Einstellungen der Formatvorlagen anpassen. 5. Die Änderungen bestätigen Sie schließlich mit OK. Im Formatvorlagen-Aufgabenbereich erscheint gemäß der Word-2010/2007-Einstellungen die Kopf-/Fußnoten-Formatvorlage erst nach der ersten Verwendung. Leider funktioniert dies in der Praxis nicht zuverlässig. Damit die Formatvorlage im Aufgabenbereich immer erscheint, können Sie die Formatvorlage im gleichen Dialogfeld auf der Registerkarte EMPFEHLEN mit einem Klick auf die Schaltfläche ANZEIGEN dauerhaft anzeigen lassen: So rahmen Sie einen Absatz blitzschnell ein Die einfachste Methode, eine Linie oder einen Rahmen zu einem Absatz hinzuzufügen, ist das Rahmenlinien-Tool auf der Registerkarte START, Gruppe ABSATZ (Word 2010/2007) bzw. in der Symbolleiste FORMAT (Word 2003/2002): Seite 279 von 327

280 1. Platzieren Sie den Cursor in dem Absatz, der eingerahmt werden soll. Möchten Sie zwei Absätze am Stück einrahmen, markieren Sie beide Absätze. Dabei müssen die beiden Absätze nicht vollständig markiert sein, es genügt, wenn jeweils ein Teil der Absätze markiert ist. 2. Word 2010/2007: Klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe ABSATZ auf den kleinen, nach unten weisenden Pfeil der Rahmenlinien-Schaltfläche.Word 2003/2002: Klicken Sie auf den kleinen, nach unten weisenden Pfeil neben dem Rahmenlinien-Tool in der Format-Symbolleiste. 3. Daraufhin öffnet sich ein Dropdown-Menü mit Symbolen für die verschiedenen Linienoptionen. Klicken Sie auf das Symbol RAHMENLINIE AUßEN. 4. Der bzw. die Absätze werden daraufhin vollständig mit einer einfachen Linie eingerahmt. 5. Möchten Sie den Rahmen wieder entfernen? Dann klicken Sie erneut auf den kleinen Pfeil und wählen diesmal KEIN RAHMEN. Optimieren: Linien & Rahmen Standardmäßig setzt Word eine dünne schwarze Linie ein. Es kann jedoch sein, dass in Ihrem Beispieldokument eine dicke oder eine gestrichelte Linie eingefügt wird. Das liegt daran, dass Word bei Einsatz des Rahmenlinien-Tools immer auf die zuletzt benutzte Linienart zurückgreift. Um die Linienart zu ändern, klicken Sie inword 2010/2007 erneut auf den Pfeil und wählen den letzten Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG. In Word 2003/2002 rufen Sie das Menü FORMAT, Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG auf. In dem jetzt angezeigten Dialogfeld wechseln Sie auf die Registerkarte RAHMEN. Hier können Sie die Linienart, die Linienstärke und vieles mehr beeinflussen. Spaltensatz: Auf diese 4 Punkte müssen Sie achten Ob Sie in Ihrem Dokument Spaltensatz nutzen oder besser ein einspaltiges Layout einsetzen, hängt von mehreren Randbedingungen ab. Generell gilt: Sie können jederzeit zwischen mehrspaltigem und einspaltigem Layout hin- und herwechseln, ohne daß Ihr Text dabei Schaden nimmt. Im Zweifelsfall lohnt sich ein kurzer Test. Folgende Punkte sollten Sie bei Ihrer Entscheidung beachten: 1. Punkt: Ist die Seite breit genug für Spalten? Der Einsatz von Spalten ist nur dann sinnvoll, wenn Ihre Seite auch breit genug ist. Angenommen, Sie gestalten ein Dokument im DIN-A5-Format, nutzen eine Schriftgröße von zehn oder zwölf Punkt und Ihr rechter und linker Rand ist jeweils drei Zentimeter breit. Hier wird auf den ersten Blick klar, daß der verbleibende Platz keine zwei Spalten zuläßt. Ist der Rand beispielsweise nur einen Zentimeter breit und Sie arbeiten mit einer Neun-Punkt-Schrift? Dann können Sie den Text problemlos in zwei Spalten setzen. Testen Sie bei Bedarf einfach die verschiedenen Spaltenzahlen aus. Sie werden auf einen Blick erkennen, welche Spaltenzahl für Ihren Text optimal ist! Und in Grenzfällen können Sie z. B. die Schriftgröße um einen oder einen halben Punkt verringern/erhöhen. So erreichen Sie, daß Ihnen die richtige Anzahl Zeichen pro Zeile zur Verfügung steht. 2. Punkt: Wie viele Spalten verträgt eine Seite? Ob Sie Ihren Text in ein, zwei, drei oder mehr Spalten verteilen, hängt von der Seitenbreite und der Schriftgröße ab. Orientieren Sie sich an den folgenden Richtlinien: Spalten sind typischerweise 45 bis 60 Zeichen breit, es finden demnach im Schnitt sieben bis zehn Wörter in einer Spaltenzeile Platz. Diese Spaltenbreite hat den Vorteil, daß der Leser eine komplette Zeile in ein bis zwei Blicken erfassen kann. Werden die Spalten wesentlich breiter, besteht wie bei einspaltigem Text die Gefahr, daß das Auge beim Lesen aus der Zeile rutscht der Leser hat keine Führung mehr. Werden die Spalten schmaler, lassen sich die Worte in den Zeilen nicht mehr vernünftig ausgleichen. Es entstehen störende Lücken zwischen den Buchstaben oder Wörtern. Oder die Silbentrennung schlägt am Ende jedes Satzes zu - mehr als drei Trennstriche sollten aber nicht unmittelbar aufeinanderfolgen. 3. Punkt: Kommen viele Tabellen, Bilder etc. in Ihrem Dokument vor? Ob Ihr Text für den Spaltensatz geeignet ist, hängt auch von der Anzahl der Bilder, Tabellen, Aufzählungen, Zeichnungen, Formeln usw. ab. Wenn Sie beispielsweise bei einer Schritt-für- Schritt-Anleitung jeden Schritt mit einem aufwendigen Bild ergänzen möchten, ist der Spaltensatz ungeeignet. Benötigen Sie Seite 280 von 327

281 in einem Dokument viele große Bilder, die eine halbe Seite und mehr einnehmen? Auch dann ist der Spaltensatz ungeeignet, da die Bilder das»gleichmäßige Fließen«des Textes verhindern. Das Gleiche gilt für Tabellen, die die volle Seitenbreite einnehmen. Zwar lassen sich die Tabellen beispielsweise als gestalterisches Element komfortabel auch über mehrere Spalten hinweg plazieren, dies bedeutet aber einen erhöhten Aufwand. Das gilt auch für alle anderen grafischen Elemente. 4. Punkt: Nutzen Sie in Spalten immer Blocksatz! Damit der Text in Spalten gut lesbar bleibt, wird er häufig im Blocksatz formatiert. Dabei ändert Word den Wortabstand so, daß nicht nur der linke Rand des Textes, sondern auch der rechte Rand»glatt«wird. Flattersatz - das heißt, der rechte Rand ist nicht ausgeglichen - ist in Spalten in aller Regel schlechter zu lesen. Suchen und Ersetzen vereinfachen Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 In den meisten Fällen werden Sie beim Suchen und Ersetzen einen bestimmten Begriff durch einen anderen austauschen. Aber nehmen Sie zum Beispiel folgende Situation: Sie haben in einem längeren Dokument etliche Male eine Firma erwähnt und dabei immer den einfachen Firmennamen verwendet etwa Möbel Müller. Jetzt teilt man Ihnen aber mit, daß im Text anstelle des informellen Namens die offizielle Firmenbezeichnung stehen soll beispielsweise Möbel Müller GmbH & Co. KG. Selbstverständlich hilft auch hier die Ersetzen-Funktion von Word weiter. Der Suchbegriff muß dann eben noch einmal im Feld ERSETZEN DURCH eingegeben und durch die Rechtsform der Firma erweitert werden. Genau diese Aufgabe läßt sich mit einem kleinen Trick spürbar vereinfachen. Und was vielleicht noch entscheidender ist: Der Trick bewahrt Sie vor Tippfehlern, die sich bei der erneuten Eingabe des Suchbegriffs einschleichen könnten. Hier also die Schritte, wenn Sie einen Suchbegriff auch im Feld ERSETZEN DURCH verwenden wollen: 1. Wählen Sie in Word 2010, 2007 START-BEARBEITEN-ERSETZEN an oder rufen Sie in Word 2003, 2002/XP, 2000 BEARBEITEN- ERSETZEN auf. 2. Geben Sie den gewünschten Suchbegriff in das Feld SUCHEN NACH ein im oben genannten Beispiel etwa Möbel Müller 3. Um den Suchbegriff im Feld ERSETZEN DURCH zu wiederholen, geben Sie dort den Platzhalter ^& ein. Davor oder dahinter ergänzen Sie den Text, um den der Suchbegriff während des Ersetzen-Vorgangs erweitert werden soll. Im vorliegenden Beispiel müßten Sie im Feld ERSETZEN DURCH somit Folgendes eingeben: ^& GmbH & Co. KG 4. Danach starten Sie den Ersetzen-Vorgang wie gewohnt entweder Schritt für Schritt per WEITERSUCHEN und ERSETZEN oder pauschal mittels ALLE ERSETZEN. So erledigen Sie die Aufgabe ohne großen Aufwand und garantiert ohne neue Tipfehler. Suchtexte noch leichter finden Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP Mit der Suchfunktion von Word finden Sie schnell jeden beliebigen Suchbegriff. Doch was heißt schnell? Üblicherweise müssen Sie über den Suchdialog immer von einem Fundort zum nächsten springen, bis Sie endlich die Textstelle gefunden haben, die Sie Seite 281 von 327

282 gesucht haben. Wesentlich schneller geht es häufig, wenn Sie alle Fundorte farbig hervorheben lassen und dann selbst den Text durchblättern: 1. Öffnen Sie zunächst den Suchdialog. In Word 2010 klicken Sie dazu auf dem Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf den Dropdownpfeil der Schaltfläche SUCHEN und im aufklappenden Menü wählen Sie ERWEITERTE SUCHE an. In Word 2007 klicken Sie direkt auf die Schaltfläche SUCHEN unter START-BEARBEITEN. Und in Word 2003, 2002/XP wählen Sie BEARBEITEN-SUCHEN an. 2. Geben Sie wie gewohnt Ihren Suchbegriff in das Feld SUCHEN NACH ein. 3. Nun schalten Sie aber noch die automatische Markierung der Fundorte ein. In Word 2010, 2007 erreichen Sie das, indem Sie auf LESEHERVORHEBUNG klicken und dann ALLES HERVORHEBEN anwählen. In Word 2003, 2002/XP aktivieren Sie das Kontrollkästchen GEFUNDENE ELEMENTE MARKIEREN IN und darunter stellen Sie die Option Hauptdokument ein. 4. Word 2010 und 2007 markieren sofort alle Fundorte mit einem farbigen Hintergrund. In Word 2003, 2002/XP müssen Sie erst noch auf ALLE SUCHEN klicken. 5. Nun können Sie durch das Dokument blättern und ganz leicht alle Textstellen aufspüren, an denen der Suchbegriff vorkommt. Der Suchdialog kann dabei weiterhin geöffnet bleiben Sie können ihn aber auch schließen. Wenn Sie die Markierung der Fundorte aufheben wollen, öffnen Sie in Word 2010, 2007 wieder den Suchdialog und wählen LESEHERVORHEBUNG-HERVORHEBUNG LÖSCHEN an. In Word 2003, 2002/XP müssen Sie nur einmal mit der linken Maustaste irgendwo im Dokument klicken, damit die Hervorhebungen wieder vom Bildschirm verschwinden. Tabelle schnell aus dem Dokument löschen Wenn Sie eine Tabelle teilweise oder vollständig markiert haben und die Taste ENTF drücken, löscht Word nur den Inhalt der markierten Tabellenzellen - nicht jedoch die Tabelle selbst. Wenn Sie zusätzlich vor und nach der Tabelle einen Absatz markieren und die Taste ENTF drücken, wird zwar der markierte Bereich in Ihrem Dokument vollständig gelöscht, das Ganze ist jedoch recht umständlich. Vor allem dann, wenn es sich um eine mehrseitige Tabelle handelt. Am schnellsten löschen Sie eine komplette Tabelle wie folgt: 1. Klicken Sie mit dem Mauszeiger in eine beliebige Tabellenzelle. 2. Jetzt erscheint links neben der oberen linken Ecke der Tabelle das Tabellenverschiebepunkt-Symbol: ein kleiner eingerahmter Vierfachpfeil. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Tabellenverschiebepunkt-Symbol, worauf die ganze Tabelle markiert wird. 3. Wenn Sie jetzt die Taste Rückschritt (»Backspace«) drücken, verschwindet sofort die ganze Tabelle. Alternativ dazu können Sie auch die Tastenkombination Strg + Entf drücken. Den Klick auf das Tabellenverschiebepunkt-Symbol können Sie noch für andere Aufgaben nutzen: Da bei dem Klick die ganze Tabelle markiert wird, können Sie anschließend beispielsweise die Spaltenbreite oder die Höhe der Zellen der Tabelle»am Stück«anpassen. Oder Sie formatieren den ganzen Tabelleninhalt. Außerdem können Sie bei markierter Tabelle den Tabellenverschiebepunkt bei gedrückter linker Maustaste verschieben und somit die Tabelle frei auf der Seite plazieren. Achten Sie darauf, daß Sie nur kleine Tabellen frei plazieren -mehrseitige Tabellen springen beim freien Plazieren oft planlos durch die Gegend, die automatische Überschriftenwiederholung funktioniert nicht mehr usw. Tabellen ganz leicht beschriften Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Nicht nur in wissenschaftlichen Arbeiten ist es üblich, Tabellen zu numerieren und zu beschriften also etwa unter der Tabelle einen Hinweis wie Tabelle 1: Umsatzstatistik nach Jahren einzufügen. Selbstverständlich können Sie solche Beschriftungen von Hand einfügen. Leichter und effizienter ist es allerdings, Word die Arbeit zu überlassen: 1. Setzen Sie den Cursor in die zu beschriftende Tabelle. 2. Wählen Sie in Word 2010, 2007 VERWEISE-BESCHRIFTUNGEN-BESCHRIFTUNG EINFÜGEN an. In Word 2003, 2002/XP rufen Sie EINFÜGEN-REFERENZ-BESCHRIFTUNG oder in Word 2000 einfach nur EINFÜGEN- BESCHRIFTUNG auf. 3. Im danach angezeigten Dialogfeld sollte im Dropdownlistenfeld BEZEICHNUNG automatisch Tabelle ausgewählt sein. Im Feld BESCHRIFTUNG erscheint dementsprechend der Text Tabelle x (x steht für eine fortlaufende Nummer). Sollte das nicht der Fall sein, ändern Sie die BEZEICHNUNG in Tabelle. 4. Geben Sie im Feld BESCHRIFTUNG hinter Tabelle x den beschreibenden Text für die aktuelle Tabelle ein also beispielsweise einen Doppelpunkt und den Text Umsatzstatistik nach Jahren. 5. Wählen Sie im Dropdownlistenfeld POSITION aus, wo die Tabellenbeschriftung stehen soll etwa Unter dem ausgewählten Element. 6. Klicken Sie auf OK. Seite 282 von 327

283 Nach diesem Prinzip lassen sich alle Tabellen eines Dokuments ganz leicht beschriften. Der große Vorteil liegt darin, daß Word automatisch die Numerierung anpaßt, falls Sie eine Tabelle wieder löschen oder neue Tabellen einfügen und ebenfalls nach dem beschriebenen Verfahren beschriften. Verzeichnis aller Tabellen anlegen Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Im vorherigen Tip haben Sie erfahren, wie Sie Tabellen ganz einfach beschriften. Das hat nicht nur den Vorteil, daß die Tabellen automatisch numeriert werden. Sie haben dadurch auch die Möglichkeit, quasi auf Knopfdruck ein Verzeichnis aller Tabellen einzufügen: 1. Beschriften Sie die Tabellen Ihres Dokuments nach dem im vorherigen Tip beschriebenen Verfahren. 2. Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der Sie das Tabellenverzeichnis einfügen wollen. 3. Wählen Sie in Word 2010, 2007 VERWEISE-BESCHRIFTUNGEN-ABBILDUNGSVERZEICHNIS EINFÜGEN an. In Word 2003, 2002/XP rufen Sie EINFÜGEN-REFERENZ-INDEX UND VERZEICHNISSE oder in Word 2000 EINFÜGEN-INDEX UND VERZEICHNISSE auf. Im danach angezeigten Dialogfeld wechseln Sie auf die Registerkarte ABBILDUNGSVERZEICHNIS. 4. Wichtig ist nun, daß Sie im Bereich ALLGEMEIN im Feld BESCHRIFTUNGSKATEGORIE (bzw. TITEL in Word 2003, 2002/XP) den Eintrag Tabelle auswählen. 5. Die anderen Optionen können Sie so einrichten, wie es am besten Ihren Vorstellungen entspricht. Sie könnten zum Beispiel auf die Darstellung von Hyperlinks verzichten oder ein anderes Format für das Verzeichnis auswählen. 6. Um das Tabellenverzeichnis einzufügen, klicken Sie auf OK. So erhalten Sie mit minimalem Aufwand eine Referenzliste all Ihrer Tabellen. Tabellen mit der Maus zeichnen Sind Sie auf der Suche nach einer Möglichkeit, schnell ein variables Tabellenraster mit unterschiedlichen Spaltenbreiten und Zeilenhöhen einzurichten? Dann ist das Tool zum Tabellenzeichnen genau das Richtige für Sie. Mit diesem Tool erstellen Sie das Tabellenraster Zelle für Zelle komplett mit der Maus. Dabei haben Sie völlige Freiheit, was die Breite und Höhe einer Zelle anbelangt. Und so geht's: 1. Wählen Sie in Word 2010, 2007 EINFÜGEN-TABELLEN-TABELLE-TABELLE ZEICHNEN an. Oder klicken Sie in Word 2003, 2002/XP, 2000 in der Standard-Symbolleiste auf das Symbol TABELLEN UND RAHMEN. 2. Der Mauszeiger wird zu einem Stift und Sie können sofort mit dem Zeichnen der Tabelle beginnen. Dazu ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste einen Rahmen auf, der den Dimensionen der ersten Tabellenzelle entspricht. 3. Fahren Sie auf diese Weise fort, um weitere Tabellenzellen zu zeichnen. Wenn Sie mit dem Zeichnen auf der Rahmenlinie einer bereits vorhandenen Tabellenzelle beginnen, schließt Word die neue Zelle direkt an die vorhandene Zelle an. 4. Falls Sie eine andere Rahmenfarbe oder breite wünschen, passen Sie die entsprechenden Einstellungen auf dem TABELLENTOOLS-Register ENTWURF bzw. in der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN an, bevor Sie die nächste Zelle zeichnen. 5. Und wenn Sie einen Zellrahmen wieder löschen wollen, halten Sie die UMSCHALT-Taste fest, während Sie auf die zu löschende Rahmenlinie klicken. 6. Zum Beenden des Tabellenzeichnens drücken Sie einfach die ESC-Taste. Sie werden sehen, daß das Anlegen eines ungleichmäßigen Tabellenrasters auf diese Weise viel schneller gelingt als mit den normalen Menübefehlen. Tabellen perfekt positionieren Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Nicht immer sollen Tabellen am linken Seitenrand ausgerichtet werden. Manchmal ist es Ihnen vielleicht lieber, die Tabelle zwischen den Seitenrändern zu zentrieren. Oder Sie möchten sie sogar mittig auf einem Deckblatt plazieren, so daß die Tabelle nicht nur zwischen linkem und rechtem, sondern auch zwischen oberem und unterem Rand zentriert ist. Das klingt komplizierter als es tatsächlich ist. Eine grobe Plazierung können Sie sogar ganz einfach mit der Maus vornehmen: 1. Gehen Sie zum Anfang der Tabelle. 2. Zeigen Sie mit der Maus auf die obere, linke Eck-Zelle, so daß schräg über der Zelle das kleine Tabellenmarkierungssymbol (mit dem Vierfachpfeil) erscheint. 3. Ziehen Sie das Markierungssymbol mit gedrückter linker Maustaste zur Seite. Word zeigt dabei einen gestrichelten Rahmen an, an dem Sie sich zur neuen Tabellenpositionierung orientieren können. 4. Wenn sich der gestrichelte Rahmen an der Stelle befindet, an der die Tabelle plaziert werden soll, lassen Sie die Maustaste wieder los. Auf diese Weise können Sie eine Tabelle frei auf der Seite verschieben. Word paßt die Tabelleneigenschaften automatisch an. Wenn Sie eine exaktere Positionierung der Tabelle wünschen, müssen Sie die Tabelleneigenschaften bearbeiten. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Tabellenzelle und wählen im Kontextmenü den Befehl TABELLENEIGENSCHAFTEN an. Seite 283 von 327

284 Auf der Registerkarte TABELLE können Sie nun zum Beispiel die AUSRICHTUNG zwischen dem linken und rechten Seitenrand festlegen: LINKS, ZENTRIERT oder RECHTS. Oder Sie wählen eine freie Positionierung auf der Seite, indem Sie im Bereich TEXTUMBRUCH bzw. TEXTFLUSS die Option UMGEBEND aktivieren. Nach einem Klick auf die Schaltfläche POSITION(IERUNG) können Sie genaue Maße für die horizontale und vertikale Position der Tabelle festlegen. Beachten Sie aber bei dem umgebenden Textumbruch, daß die Tabelle dadurch aus der Text- in die Zeichnungsebene verschoben wird. Der normale Text Ihres Dokuments fließt somit um die Tabelle herum. Wenn die Tabelle allein auf einem Deckblatt stehen soll, müssen Sie zum Beispiel mit einem manuellen Seitenumbruch dafür sorgen, daß der normale Text erst auf der nächsten Seite beginnt. Tabellenwerte übertragen Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, ob es nicht möglich ist, den Wert aus einer Tabelle beispielsweise eine Gesamtsumme als Übertrag in eine zweite Tabelle einzufügen? Die Antwort lautet: Ja, das ist möglich. Allerdings müssen Sie die passenden Voraussetzungen schaffen. Als erstes müssen Sie der ersten Tabelle einen Textmarkennamen zuweisen: 1. Markieren Sie die gesamte Tabelle etwa, indem Sie den Cursor in die Tabelle setzen und ALT+5 (im Ziffernblock) drücken. 2. Wählen Sie in Word 2010, 2007 EINFÜGEN-HYPERLINKS-TEXTMARKE an oder rufen Sie in Word 2003, 2002/XP, 2000 EINFÜGEN-TEXTMARKE auf. 3. Geben Sie einen sinnvollen Textmarkennamen ein zum Beispiel Werteliste1 und klicken Sie danach auf HINZUFÜGEN. In einer anderen Tabelle können Sie jetzt mit Hilfe von Zelladressen auf die Werte aus der ersten Tabelle zugreifen. Eine Zelladresse setzt sich aus einem Buchstaben für die Spalte und einer Nummer für die Zeile zusammen. Die obere linke Eck-Zelle hat also die Zelladresse A1, weil sie sich in der ersten Spalte (A) und der ersten Zeile (1) befindet. Die Zelle in der vierten Spalte und der zehnten Zeile hat die Adresse D10 usw. Und damit Word weiß, daß Sie einen Bezug zu Zellen einer bestimmten Tabelle herstellen wollen, müssen Sie der Zelladresse den Textmarkennamen voranstellen Beispiel: Werteliste1 D10. Diesen Bezug müssen Sie schließlich noch in eine Summenformel verpacken, um den Zahlenwert aus der betreffenden Tabellenzelle zu erhalten. Die folgende Anleitung zeigt beispielhaft, wie Sie den Wert aus Zelle D10 einer Tabelle mit dem Textmarkennamen Werteliste1 übernehmen können: 1. Setzen Sie den Cursor in die Zelle der zweiten Tabelle, an der der Übertrag stehen soll. 2. Wählen Sie in Word 2010, 2007 auf dem TABLLENTOOLS-Register LAYOUT in der Gruppe DATEN den Befehl FORMEL an. In Word 2003, 2002/XP, 2000 rufen Sie TABELLE-FORMEL auf. 3. Im danach angezeigten Dialogfeld löschen Sie im Feld FORMEL alle Vorgaben bis auf das einleitende Gleichheitszeichen. 4. Öffnen Sie das Dropdownlistenfeld FUNKTION EINFÜGEN und wählen Sie den Eintrag SUM aus. Der Funktionsname erscheint daraufhin im Feld FORMEL. 5. Zwischen den Klammern der SUM-Funktion geben Sie nun den Bezug auf die zu übertragende Zelle der ersten Tabelle ein. Er besteht aus dem Textmarkennamen der Tabelle, einem Leerzeichen und der Zelladresse. Im Beispiel muß das Feld FORMEL somit folgenden Funktionsaufruf enthalten: =SUM(Werteliste1 D10) 6. Wenn Sie wollen, können Sie dem Wert noch ein Zahlenformat zum Beispiel für Währungsbeträge zuweisen. 7. Zum Einfügen des Übertrags klicken Sie schließlich auf OK. In der zweiten Tabelle erscheint nun der Zahlenwert aus der ersten Tabelle. Ändert sich der Wert in der ersten Tabelle, erhalten Sie auch in der zweiten Tabelle einen neuen Übertrag. Dazu müssen Sie allerdings das Feld mit der SUM-Funktion aktualisieren, indem Sie es markieren und F9 drücken. Tabellenzellen schnell auf gleiche Höhe oder Breite bringen Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Wenn Sie Text in die Zellen einer Tabelle eingeben, paßt Word üblicherweise die Zeilenhöhe an die Länge des Textes an. Das kann dazu führen, daß jede Tabellenzeile unterschiedlich hoch ist. Wenn Sie das nicht wollen und statt dessen eine einheitliche Höhe für alle Zeilen bevorzugen, führen Sie einfach folgende Schritte aus: 1. Markieren Sie die Tabellenzeilen, die eine einheitliche Höhe erhalten sollen. Sie können auch die komplette Tabelle markieren. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung und wählen Sie im Kontextmenü ZEILEN GLEICHMÄSSIG VERTEILEN an. Nach diesem Prinzip können Sie auch Spalten auf die gleiche Breite bringen. Dazu wählen Sie im Kontextmenü den Befehl SPALTEN GLEICHMÄSSIG VERTEILEN an. Dabei ist nur zu beachten, daß Word die aktuelle Gesamtbreite der Tabelle als Maßstab ansieht und Seite 284 von 327

285 die Spalten auf diese Breite verteilt. Mitunter ist es deshalb empfehlenswert, durch eine Größenänderung der rechten Tabellenspalte zunächst die Gesamtbreite der Tabelle anzupassen. Text auf einer anderen Seite fortsetzen Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 In Broschüren oder ähnlichen Publikationen ist es nicht unüblich, daß ein Beitrag auf der ersten Seite beginnt und dann auf einer späteren Seite fortgesetzt wird. Vielleicht fragen Sie sich, ob das nicht auch in Word zu machen ist. Aber ja, Sie müssen dafür nur mit Textfeldern arbeiten: 1. Fügen Sie auf der ersten Seite Ihres Dokuments ein Textfeld ein, indem Sie in Word 2010, 2007 EINFÜGEN-TEXT-TEXTFELD- TEXTFELD ERSTELLEN oder in Word 2003, 2002/XP, 2000 EINFÜGEN-TEXTFELD anwählen. Danach ziehen Sie mit der Maus einen Rahmen auf, und zwar mit einer ausreichenden Größe für den Beginn des Textbeitrags. 2. Dann gehen Sie zu der Seite im Dokument, an der der Beitrag fortgesetzt werden soll, und fügen dort ein weiteres Textfeld ein. 3. Nun springen Sie zurück zum Anfang und markieren das erste Textfeld per Mausklick. 4. In Word 2010, 2007 klicken Sie dann auf dem TEXTFELDTOOLS-Register FORMAT in der Gruppe TEXT auf das Symbol VERKNÜPFUNG ERSTELLEN. In Word 2003, 2002/XP, 2000 klicken Sie in der Symbolleiste TEXTFELD auf das Symbol TEXTFELD VERKNÜPFEN. 5. Blättern Sie im Dokument zum zweiten Textfeld (in dem der Beitrag von der ersten Seite fortgesetzt werden soll), zeigen Sie mit der Maus darauf, so daß der Mauszeiger die Form eines ausschüttenden Bechers annimmt, und klicken Sie einmal mit der linken Maustaste. Damit sind die beiden Textfelder miteinander verknüpft. Sie können den Text jetzt im ersten Textfeld beginnen. Wenn der Bereich voll ist, springt Word automatisch zu dem verknüpften Textfeld, in dem Sie Ihre Texteingabe fortsetzen können. Und wenn auch dort der Platz knapp werden sollte, legen Sie einfach ein weiteres Textfeld an, das Sie anschließend mit dem zweiten verknüpfen. Text nach Formatierung markieren Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP Schnell alle Hauptüberschriften markieren, um sie als Kurzreferenz in ein anderes Dokument zu kopieren. Das ist leichter gesagt als getan. Doch ein kleiner Trick hilft weiter. Voraussetzung ist, daß Sie allen Überschriften, die kopiert werden sollen, dieselbe Formatvorlage zugewiesen haben. Dann gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Blenden Sie, sofern das noch nicht der Fall ist, den Aufgabenbereich für die Formatvorlagen ein. Dazu klicken Sie in Word 2010, 2007 auf das kleine Pfeilsymbol ( Startprogramm für ein Dialogfeld ) unten rechts in der Gruppe START-FORMATVORLAGEN. In Word 2003, 2002/XP wählen Sie FORMAT-FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG an. 2. Suchen Sie im Bereich FORMATVORLAGEN (UND FORMATIERUNG) nach der Formatvorlage, in der Sie die zu kopierenden Überschriften formatiert haben beispielsweise Überschrift Zeigen Sie auf den Namen der Formatvorlage und klicken Sie auf den neben dem Namen eingeblendeten Dropdownpfeil. Im aufklappenden Menü wählen Sie ALLE INSTANZEN VON x MARKIEREN (Word 2010, 2007, 2003) bzw. ALLE x INSTANZEN AUSWÄHLEN (Word 2002/XP). 4. Word markiert automatisch alle Textelemente in der ausgewählten Formatvorlage, egal, an welcher Stelle sie sich im Dokument befinden. Zum Kopieren drücken Sie STRG+C. 5. Mit STRG+V läßt sich der Text anschließend in ein anderes Dokument einfügen. Dieses Verfahren funktioniert natürlich nicht nur für Überschriften. Es hilft generell, wenn Sie kurzerhand alle Textbereiche bearbeiten wollen, denen Sie dieselbe Formatvorlage zugewiesen haben. Textblöcke präzise auf einer Seite plazieren Word 2010 Mit Absatzabständen und -einzügen können Sie Textteile schon sehr gut auf einer Seite plazieren. Manchmal reicht die Präzision aber nicht aus oder die Plazierung mit herkömmlichen Absatzformaten hilft nicht weiter, weil sich die Textposition durch Bearbeitungen immer wieder verschiebt. In dieser Situation helfen nur Textfelder weiter. Die lassen sich exakt auf einer Seite positionieren und dort sogar fixieren. Das ist keine neue Funktion von Word Die Art der Formatierung hat sich im Vergleich zu den Vorgängerversionen aber ein wenig geändert. Die folgende Anleitung zeigt exemplarisch, wie Sie ein Textfeld für den Anschriftenblock eines DIN-Briefes positionieren: mit einem Abstand von 5,5 Zentimetern zum oberen Rand, 2 Zentimetern zum linken Rand, einer Breite von 8,5 Zentimetern und einer Höhe von 4 Zentimetern. 1. Wählen Sie EINFÜGEN-TEXT-TEXTFELD-TEXTFELD ERSTELLEN an. Seite 285 von 327

286 2. Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste neben der aktuellen Cursorposition. Word fügt ein Textfeld mit Standardmaßen ein. 3. Passen Sie die Größe an, indem Sie im Menüband unter ZEICHENTOOLS auf das Register FORMAT wechseln und dort in der Gruppe GRÖSSE die Höhe hier 4 cm sowie die Breite hier 8,5 cm eingeben. 4. Wählen Sie dann auf dem Register FORMAT in der Gruppe ANORDNEN den Befehl POSITION-WEITERE LAYOUTOPTIONEN an. 5. Auf der Registerkarte POSITION geben Sie nun im Bereich HORIZONTAL eine absolute Position von 2 cm rechts von Seite ein und im Bereich VERTIKAL eine absolute Position von 5,5 cm unterhalb Seite. 6. Damit das Textfeld fest an dieser Position bleibt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen VERANKERN. Danach klicken Sie auf OK. 7. Für den letzten Feinschliff klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rahmen des Textfelds und wählen im Kontextmenü FORM FORMATIEREN an. 8. Im danach angezeigten Dialogfeld gehen Sie zur Kategorie TEXTFELD, wo Sie den INNEREN SEITENRAND anpassen. LINKS muß der Rand 0,5 cm betragen, die anderen Ränder können auf 0 cm gestellt werden. 9. Wenn das Textfeld keinen Rahmen erhalten soll, ändern Sie auch noch die LINIENFARBE: Option KEINE LINIE. 10. Danach klicken Sie auf SCHLIESSEN. Im Textfeld können Sie nun die Anschrift des Briefes eingeben. Sie befindet sich exakt an der durch die DIN-Norm vorgeschriebenen Position. Texthervorhebungen drucken oder nicht Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Wenn Sie Passagen eines Word-Dokuments zu Ihrer eigenen Information kenntlich machen wollen, können Sie zum Beispiel die Hervorhebungsfunktion verwenden, mit der Sie die jeweiligen Stellen wie mit einem Textmarker farbig markieren. Die entsprechende Symbolschaltfläche finden Sie in Word 2010, 2007 in der Gruppe START-SCHRIFTART oder in den älteren Word- Versionen am rechten Ende der Symbolleiste FORMAT. Obwohl diese Hervorhebungen am Bildschirm recht praktisch sind, möchten Sie vielleicht nicht, daß sie beim Drucken auf dem Papier erscheinen. In den Druckoptionen suchen Sie jedoch vergeblich nach einer Möglichkeit, die Texthervorhebungen zu unterdrücken. Statt dessen müssen Sie die Ansichtsoptionen anpassen: Word 2010, Wählen Sie in Word 2010 DATEI-OPTIONEN an oder klicken Sie in Word 2007 auf die OFFICE-Schaltfläche und dann auf WORD- OPTIONEN. 2. Wechseln Sie zur Kategorie ANZEIGE(N). 3. Schalten Sie das Kontrollkästchen TEXTMARKERZEICHEN ANZEIGEN aus, um alle Texthervorhebungen auszublenden. Sie verschwinden dann auch vom Bildschirm. Aber keine Sorge: Gelöscht werden Sie durch diese Aktion nicht. 4. Bestätigen Sie die Änderung mit OK. Word 2003, 2002/XP, Wählen Sie EXTRAS-OPTIONEN an. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte ANSICHT. 3. Schalten Sie das Kontrollkästchen HERVORHEBEN (Word 2003, 2002/XP) bzw. HERVORHEBUNG (Word 2000) aus. Die Texthervorhebungen werden dadurch zwar auch auf dem Bildschirm ausgeblendet, sie werden aber nicht aus dem Dokument gelöscht. 4. Bestätigen Sie die Änderung mit OK. Nun können Sie einen Druckvorgang starten, ohne daß Ihre farbigen Texthervorhebungen auf dem Papier erscheinen. Vergessen Sie im Anschluß aber nicht, das Kontrollkästchen zur Anzeige der Texthervorhebungen wieder einzuschalten. Tips zum wortweisen Löschen Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Bei der Texteingabe nehmen Sie die Hände vermutlich nicht gerne von der Tastatur auch wenn sich einmal ein Tippfehler einschleicht. Das ist auch gar nicht nötig, denn Word bietet nützliche Tastenkürzel, mit denen Sie kleine Fehler sofort ausmerzen. Wenn Sie beim Schreiben zum Beispiel feststellen, daß der Anfang des Wortes, das Sie gerade eingeben, falsch geschrieben ist, löschen Sie das Wort links von der aktuellen Cursorposition einfach per STRG+RÜCKTASTE (auch als BACKSPACE-Taste bekannt). Oder wenn Sie das Wort rechts von der aktuellen Cursorposition entfernen wollen, drücken Sie STRG+ENTF. Auf diese Weise lassen sich einzelne Wörter ganz schnell löschen, ohne daß Sie vorher etwas markieren oder gar zur Maus greifen müssen. Die Tastenkombinationen funktionieren übrigens auch, wenn sich der Cursor mitten in einem Wort befindet: STRG+RÜCKTASTE löscht alle Zeichen von der aktuellen Cursorposition bis zum Wortanfang und STRG+ENTF löscht alle Zeichen bis zum Wortende. Seite 286 von 327

287 Überschrift ohne Eintrag im Inhaltsverzeichnis Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Daß Word aus den Überschriften eines Dokuments automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen kann, ist ungemein praktisch. Aber was ist, wenn eine Überschrift einmal nicht im Inhaltsverzeichnis erscheinen soll? Selbstverständlich könnten Sie die entsprechende Überschrift manuell formatieren, so daß sie nur so aussieht wie andere Überschriften. Das ist aber spätestens dann unpraktisch, wenn Sie die Formatvorlage für normale Überschriften ändern, denn dann müssen Sie mühselig nach den manuell formatierten Überschriften suchen und diese einzeln anpassen. Bequemer ist es, eine neue Formatvorlage für Überschriften, die nicht im Inhaltsverzeichnis erscheinen sollen, anzulegen. Mit den folgenden Schritten sorgen Sie dafür, daß sie automatisch genauso aussehen wie die jeweiligen Standard-Überschriften: 1. Öffnen Sie das Dokument, in dem Sie die neue Formatvorlage anwenden wollen. 2. Klicken Sie in Word 2010, 2007 auf den kleinen Pfeil ( Startprogramm für ein Dialogfeld ) unten rechts in der Gruppe START- FORMATVORLAGEN, um den Aufgabenbereich für Formatvorlagen einzublenden, und klicken Sie unten in diesem Bereich auf das Symbol NEUE FORMATVORLAGE. In Word 2003, 2002/XP wählen Sie FORMAT-FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG an, um den Aufgabenbereich für Formatvorlagen zu öffnen, und darin klicken Sie auf die Schaltfläche NEUE FORMATVORLAGE. In Word 2000 wählen Sie FORMAT-FORMATVORLAGE an und im danach angezeigten Dialogfeld klicken Sie auf die Schaltfläche NEU. 3. Im nächsten Dialogfeld weisen Sie der Formatvorlage einen NAMEN zu etwa Überschrift 1 Textebene. Den FORMATVORLAGENTYP Absatz können Sie beibehalten. 4. Damit die neue Vorlage immer genauso aussieht wie eine normale Überschrift, wählen Sie im Feld (FORMATVORLAGE) BASIERT AUF die gewünschte Standardvorlage für Überschriften aus zum Beispiel Überschrift Und damit die Überschriften, denen die neue Formatvorlage zugewiesen ist, nicht im Inhaltsverzeichnis erscheinen, klicken Sie auf die Schaltfläche FORMAT und dann auf ABSATZ. 6. Im zugehörigen Dialogfeld stellen Sie im Dropdownfeld GLIEDERUNGSEBENE den Eintrag Textkörper ein, was Sie mit OK bestätigen. 7. Das Dialogfeld NEUE FORMATVORLAGE schließen Sie ebenfalls mit OK. Und in Word 2000 kehren Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche SCHLIESSEN zum Dokument zurück. Wenn Sie jetzt eine Überschrift einfügen wollen, die nicht im Inhaltsverzeichnis erscheinen soll, brauchen Sie ihr nur die neue Formatvorlage zuzuweisen. Und wenn Sie die Formatierung Ihrer Überschriften einmal ändern wollen, müssen Sie nur die Formatvorlagen für Standardüberschriften an Ihre Wünsche anpassen. Das Format der oben erstellten Vorlage paßt sich automatisch an, da es auf einer Standardvorlage basiert. Unbeabsichtigtes Drucken von Kommentaren verhindern Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP Persönliche oder vertrauliche Kommentare, die Sie in ein Dokument eingefügt haben, sollen normalerweise nicht mit ausgedruckt werden. Aber wie leicht passiert es, daß Sie vor dem Drucken vergessen, die Ausgabe von Kommentaren zu unterdrücken. Und wenn der Drucker dann nicht direkt neben Ihrem Schreibtisch steht, sondern an einem auch für andere Personen zugänglichen Ort, können Ihre Anmerkungen schnell in die falschen Hände gelangen. Zum Glück besitzt Word eine Option, die Sie vor dem Drucken automatisch darauf hinweist, daß das Dokument Kommentare oder vertrauliche Informationen enthält. So können Sie den Druckauftrag gegebenenfalls noch rechtzeitig abbrechen. Je nach Word-Version schalten Sie die Option mit folgenden Schritten ein: Word 2010, Wählen Sie in Word 2010 DATEI-OPTIONEN an oder klicken Sie in Word 2007 auf die OFFICE-Schaltfläche und dann auf WORD- OPTIONEN. 2. Gehen Sie zur Kategorie SICHERHEITSCENTER (Word 2010) bzw. VERTRAUENSSTELLUNGSCENTER (Word 2007). 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche EINSTELLUNGEN FÜR DAS SICHERHEITSCENTER bzw. VERTRAUENSSTELLUNGSCENTER. 4. Im nächsten Dialogfeld gehen Sie zur Kategorie DATENSCHUTZOPTIONEN. 5. Hier aktivieren Sie unter DOKUMENTSPEZIFISCHE EINSTELLUNGEN das Kontrollkästchen VOR DEM DRUCKEN, SPEICHERN ODER SENDEN EINER DATEI MIT ÜBERARBEITUNGEN ODER KOMMENTAREN WARNEN (statt ÜBERARBEITUNGEN heißt der Text in Word 2007 NACHVERFOLGTEN ÄNDERUNGEN). 6. Schließen Sie die beiden geöffneten Dialogfelder jeweils mit OK. Word 2003, 2002/XP 1. Wählen Sie EXTRAS-OPTIONEN an. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte SICHERHEIT. Seite 287 von 327

288 3. Schalten Sie unter DATENSICHERHEITSOPTIONEN das Kontrollkästchen WARNUNG ANZEIGEN, BEVOR EINE DATEI, DIE ÜBERARBEITUNGEN ODER KOMMENTARE ENTHÄLT, GEDRUCKT, GESPEICHERT ODER VERSENDET WIRD ein. 4. Klicken Sie auf OK. Wenn Sie jetzt ein Dokument mit Kommentaren drucken wollen, fragt Sie Word immer erst, ob Sie den Druck tatsächlich fortsetzen wollen. Bei Bedarf können Sie den Druckauftrag abbrechen. Unerwünschte Formatierungen verhindern Word 2010, 2007, 2003 Wenn Sie ein Dokument vorbereitet und fertig formatiert haben, werden Sie nicht wollen, daß andere Anwender Ihr Layout durch unsachgemäße Formatierungen durcheinanderbringen. Darum wird es Sie freuen, daß Sie die Bearbeiterinnen und Bearbeiter eines Dokuments zumindest zwingen können, die vorgefertigten Formatvorlagen zu verwenden. Das funktioniert folgendermaßen: 1. Öffnen Sie das Dokument, dessen Formatierung geschützt werden soll. 2. Wählen Sie in Word 2010 ÜBERPRÜFEN-SCHÜTZEN-BEARBEITUNG EINSCHR. an. In Word 2007 lautet der Befehl ÜBERPRÜFEN- SCHÜTZEN-DOKUMENT SCHÜTZEN. Und in Word 2003 rufen Sie EXTRAS-DOKUMENT SCHÜTZEN auf. 3. Auf der rechten Seite öffnet sich daraufhin ein Aufgabenbereich mit verschiedenen Schutzoptionen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen FORMATIERUNGEN AUF EINE AUSWAHL VON FORMATVORLAGEN BESCHRÄNKEN. 4. Um zu bestimmen, welche Formatvorlagen zulässig sind, klicken Sie unter dem Kontrollkästchen auf EINSTELLUNGEN. 5. Damit normale Aufzählungen und Numerierungen weiter funktionieren, sollten Sie auf die Schaltfläche EMPFOHLENES MINIMUM klicken. So bleiben die wichtigsten Standardvorlagen aktiv. 6. In der Formatvorlagenliste aktivieren Sie dann zusätzlich nur noch die Einträge, die Sie selbst erstellt haben und die Sie als Formatierungsoption zulassen wollen. 7. Falls außerdem die AutoFormatierung während der Eingabe wie gewohnt funktionieren soll, schalten Sie im unteren Bereich des Dialogfelds das Kontrollkästchen ÜBERSCHREIBEN DER FORMATIERUNGSEINSCHRÄNKUNGEN DURCH AUTOFORMAT ZULASSEN ein. 8. In Word 2010, 2007 können Sie darüber hinaus das Umschalten von Designs oder Schemas und von Schnellformatvorlagen- Sätzen blockieren. Für höchstmögliche Layout-Sicherheit schalten Sie beide Kontrollkästchen ein. 9. Aktivieren Sie den Formatvorlagenschutz mit OK. 10. Die nachfolgende Sicherheitswarnung beantworten Sie mit JA. 11. Nun müssen Sie im Aufgabenbereich noch auf die Schaltfläche JA, SCHUTZ JETZT ANWENDEN klicken. 12. Geben Sie ein Kennwort ein und klicken Sie auf OK. Ab sofort können im aktuellen Dokument nur noch die vorbereiteten Formatvorlagen verwendet werden. Manuelle Formatierungen sind deaktiviert, so daß andere Anwender keine Chance haben, Ihre Layout-Vorgaben zu zerstören. Ungespeicherte Dokumente wiederherstellen Word 2010 Wenn es schnell gehen soll, kann es leicht passieren, daß Sie Word beenden, ohne alle geöffneten Dokumente zu speichern. Dann ist guter Rat teuer, sofern Sie nicht alle Texte neu eingeben wollen. Zum Glück besitzt Word 2010 so etwas wie einen Rettungsschirm, indem es von allen Dokumenten, die Sie noch nie gespeichert haben, in regelmäßigen Abständen Kopien anlegt. Diese Kopien stehen Ihnen mehrere Tage zur Verfügung, auch wenn Sie das ungespeicherte Dokument versehentlich schließen. Um die verloren geglaubten Daten zu retten, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie über das Register DATEI den Backstage-Bereich und klicken Sie unter der Kategorie INFORMATIONEN erst auf VERSIONEN VERWALTEN und dann auf NICHT GESPEICHERTE DOKUMENTE WIEDERHERSTELLEN. 2. Word zeigt daraufhin eine Liste der ungespeicherten Dokumente an, deren Dateinamen meist mit dem ersten Wort aus dem jeweiligen Dokument beginnen. Markieren Sie das Dokument, das Sie wiederherstellen wollen. 3. Klicken Sie auf ÖFFNEN. 4. Eine Leiste über dem Dokument fordert Sie sofort zum Speichern auf. Wenn es sich tatsächlich um den zu rettenden Text handelt, sollten Sie dieser Aufforderung mit einem Klick auf SPEICHERN UNTER sofort nachkommen. 5. Danach können Sie wie gewohnt am Dokument weiterarbeiten. Der Dokumentinhalt ist vielleicht nicht auf dem allerletzten Stand. Aber wahrscheinlich ersparen Sie sich trotzdem eine Menge Arbeit, die eine komplette Neufassung des Dokuments gekostet hätte. Unterstreichungen nach Wunsch Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Texte zu unterstreichen, ist ja kein Problem. Am schnellsten geht das mit der Tastenkombination STRG+UMSCHALT+U oder mit einem Mausklick auf das UNTERSTREICHEN-Symbol im Menüband/der Multifunktionsleiste von Word 2010, 2007 bzw. in der Seite 288 von 327

289 FORMAT-Symbolleiste von Word 2003, 2002/XP, Oft wird dabei aber übersehen, daß Word eine ganze Palette von Unterstreichungsoptionen anzubieten hat. Während standardmäßig der gesamte, zuvor markierte Text unterstrichen wird, können Sie Word auch anweisen, nur die Wörter zu unterstreichen. Möglich sind auch doppelte, gepunktete oder geschlängelte Unterstreichungen. Und wenn Sie es ganz extravagant haben wollen, weisen Sie der Unterstreichung noch eine Farbe zu. In Word 2010, 2007 können Sie einige dieser Optionen sogar direkt über ein Dropdownmenü der UNTERSTREICHEN-Schaltfläche unter START-SCHRIFTART auswählen. Sämtliche Optionen erreichen Sie im selben Dropdownmenü über den Befehl WEITERE UNTERSTREICHUNGEN, womit Sie das Dialogfeld SCHRIFTART öffnen. In Word 2003, 2002/XP, 2000 steht Ihnen die Palette der Unterstreichungen ausschließlich in diesem Dialogfeld zur Verfügung es hat hier nur den Titel ZEICHEN. Sie öffnen das Dialogfeld durch Aufruf von FORMAT-ZEICHEN. Im Dropdownfeld UNTERSTREICHUNG können Sie zum Beispiel die Option Nur Wörter auswählen, damit Leerzeichen nicht unterstrichen werden. Die Farbe der Unterstreichung stellen Sie rechts daneben im Dropdownfeld FARBE ein. Sie werden sehen, daß sich auf diese Weise interessante Formatierungen erzielen lassen. Versehentliche Korrekturen rückgängig machen Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP Bei der Rechtschreibprüfung genügt eine kleine Unachtsamkeit, um falsch geschriebene Wörter in das Benutzerwörterbuch aufzunehmen. Sie müssen beim Erkennen eines Fehlers nur versehentlich auf die Schaltfläche ZUM WÖRTERBUCH HINZUFÜGEN klicken. Die Folgen sind fatal, denn in Zukunft wird Word das falsch geschriebene Wort nicht mehr als Fehler erkennen. Was also tun? Die Lösung ist zum Glück recht einfach. Sie müssen nur die Wortliste Ihres Benutzerwörterbuchs überarbeiten: 1. Wählen Sie in Word 2010 DATEI-OPTIONEN an oder klicken Sie in Word 2007 auf die OFFICE-Schaltfläche und dann auf WORD- OPTIONEN. Anschließend gehen Sie zur Kategorie DOKUMENTPRÜFUNG. In Word 2003, 2002/XP wählen Sie EXTRAS-OPTIONEN an und wechseln auf die Registerkarte RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche BENUTZERWÖRTERBÜCHER. 3. Markieren Sie das Benutzerwörterbuch, das fehlerhafte Einträge enthält. Häufig steht nur das Standard-Wörterbuch CUSTOM.DIC (Word 2010, 2007) bzw. BENUTZER.DIC (Word 2003, 2002/XP) zur Verfügung. 4. Klicken Sie in Word 2010, 2007 auf die Schaltfläche WORTLISTE BEARBEITEN oder in Word 2003, 2002/XP auf ÄNDERN. 5. Im danach angezeigten Dialogfeld markieren Sie im Listenfeld WÖRTERBUCH den fehlerhaften Eintrag und direkt im Anschluß klicken Sie auf LÖSCHEN. 6. Falls Sie noch andere Fehler in der WÖRTERBUCH-Liste entdecken, wiederholen Sie den letzten Schritt für die betreffenden Listeneinträge. 7. Klicken Sie auf OK, um das Benutzerwörterbuch zu aktualisieren. 8. Verlassen Sie alle jetzt noch geöffneten Dialogfelder mit OK. Wie Sie Word 2010 noch besser vor Virenattacken schützt In jeder Word-Version wurden die Sicherheitseinstellungen verbessert, um Sie noch besser vor Virenattacken zu schützen. Neu in Word 2010 ist die geschützte Ansicht. Ein Dokument, das in dieser Ansicht geöffnet wird, ist quasi isoliert vom Rest Ihres Systems und kann somit keinen Schaden anrichten. Außerdem blockiert Word in der geschützten Ansicht sämtliche Bearbeitungsfunktionen, so daß Sie nur noch den Inhalt lesen können. Für Dokumente aus unsicheren Quellen reicht dieser Lesemodus häufig vollkommen aus. Mit den Standardeinstellungen von Word 2010 wird die geschützte Ansicht zum Beispiel für Dokumente, die Sie direkt aus dem Internet öffnen, und für Dokumente, die in sehr alten Word-Versionen erstellt worden sind, aktiviert. Sie können den Schutz aber noch erweitern und ihn beispielsweise auf alle DOC-Dateien oder OpenOffice-Dateien ausdehnen: 1. Wählen Sie DATEI-OPTIONEN an. 2. Wechseln Sie zur Kategorie SICHERHEITSCENTER, und klicken Sie dort auf die Schaltfläche EINSTELLUNGEN FÜR DAS SICHERHEITSCENTER. 3. Aktivieren Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die Kategorie EINSTELLUNGEN FÜR DEN ZUGRIFFSSCHUTZ. 4. Sie sehen jetzt eine Liste von Dateitypen, für die Sie spezielle Sicherheitsstufen einstellen können. Damit etwa OPENDOCUMENT-TEXTDATEIEN (also Dateien mit der Endung.ODT, die mit OpenOffice erstellt worden sind) immer nur in der geschützten Ansicht geöffnet werden, setzen Sie neben dem entsprechenden Listeneintrag ein Häkchen in der Spalte ÖFFNEN. 5. Genauso können Sie zum Beispiel den Schutz vor Viren in RTF-DATEIEN oder in WEBSEITEN verbessern, falls Sie mit Word häufiger Dokumente in diesen Formaten laden. 6. Nachdem Sie die Sicherheitseinstellungen an Ihre Bedürfnisse angepaßt haben, klicken Sie auf OK. 7. Zum Schluß verlassen Sie auch das Dialogfeld der Word-Optionen mit einem Klick auf OK. Seite 289 von 327

290 Wenn Sie in Zukunft ein Dokument öffnen, das Sie mit den genannten Schritten als unsicher eingestuft haben, zeigt Word eine Leiste mit dem Hinweis auf die Geschützte Ansicht an. Sie können sich das Dokument jetzt zwar ansehen, es aber nicht bearbeiten. Wie Word 2010 Ihnen hilft, Datenverlust zu vermeiden Daß Word standardmäßig alle zehn Minuten automatisch eine Autosicherungsdatei anlegt, so daß Sie bei einem Systemabsturz nicht alle Daten verlieren, mag zwar wenig bekannt sein. Aber spätestens wenn Word nach einem Absturz auf der linken Seite die Sicherungskopien zum Öffnen anbietet, freut sich jeder über diese nützliche und jetzt sicher auch vertraute Funktion. Einen Nachteil hat das automatische Speichern jedoch: Es steht Ihnen immer nur der letzte Stand der zuletzt geöffneten Dateien zur Verfügung, da die Sicherungsdatei beim ordnungsgemäßen Schließen der Worddatei gelöscht wird. Zu guter Letzt sorgt diese Funktion leider auch ab und zu für Rätselraten, ob denn nun die Sicherungskopie oder die selbst gespeicherte Datei einen aktuelleren Stand hat. Damit Word die Sicherungskopie einrichtet, müssen die Word-Optionen entsprechend eingestellt sein. Wenn Sie mit einem Klick auf die Registerkarte DATEI die Backstage-Ansicht öffnen und hier auf den Befehl OPTIONEN klicken, öffnet sich das Dialogfeld OPTIONEN. Wenn Sie im Dialogfeld links auf SPEICHERN klicken, stehen rechts in der Rubrik DOKUMENTE SPEICHERN alle Einstellungen für die Sicherungsfunktionen zur Auswahl. Stellen Sie sicher, daß das Kontrollkästchen AUTOWIEDERHERSTELLEN- INFORMATIONEN SPEICHERN ALLE X MINUTEN eingeschaltet ist. Den Wert 10 können Sie beispielweise auf 5 verkürzen, so daß Word öfters Sicherungen anlegt. Da sich das Speichern der Sicherungskopie zwar kaum bemerkbar macht, Sie aber dennoch kurz beim Arbeiten unterbricht, sollten Sie eine kürzere Zeit vermeiden. Lassen Sie in diesem Fall die zehn Minuten bestehen. Neu in Word 2010 ist das Kontrollkästchen BEIM SCHLIEßEN OHNE SPEICHERN DIE LETZTE AUTOMATISCH GESPEICHERTE VERSION BEIBEHALTEN, das standardmäßig eingeschaltet ist und unbedingt aktiv bleiben sollte. Denn nur dann stehen die Versionen beim versehentlichen Schließen ohne Speichern zur Verfügung. Word-Dokumente zum Bearbeiten öffnen So öffnen Sie in Outlook Word-Dateianhänge zur Bearbeitung und nicht im Lesemodus. Frage: Ich bekomme öfter Word-Dateien per zugesandt. Wenn ich eine solche Datei per Doppelklick aus der heraus öffne, erscheint sie im Lesemodus, so daß ich sie nicht gleich bearbeiten darf. Wie kann ich solche Dokumente denn gleich im Bearbeitungsmodus öffnen? Antwort: Das ist ab Word 2003 möglich. Dazu ist allerdings eine Änderung in Word notwendig. 1. Beenden Sie Outlook. 2. In Word 2003 rufen Sie den Befehl Extras, Optionen auf. In Word 2007 klicken Sie auf die Schaltfläche 'Office und dann auf Word-Optionen. In Word 2010 rufen Sie den Befehl Datei, Optionen auf. 3. In Word 2003 und 2010 öffnen Sie das Register Allgemein, in Word 2007 das Register Häufig verwendet. 4. In Word 2003 schalten Sie die Option Start in Leseansicht zulassen ab, in Word 2007 und 2010 schalten Sie die Option E- Mail-Anlagen im Vollbild-Lesemodus öffnen ab. 5. Schließen Sie den Dialog. Seite 290 von 327

291 In Word 2003 lassen Sie den Start in der Leseansicht zu: In Word 2007/2010 erlauben Sie das Öffnen von Anlagen im Vollbild-Lesemodus: Zahlen in Worte Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Wollen Sie Zahlen manchmal in Worten ausschreiben? Beispielsweise auf einem Scheckvordruck, den Sie mit Word ausfüllen? Dann wird es Sie freuen, daß Word Ihnen die Arbeit abnehmen kann. Das geht ganz leicht mit einem Formatschalter : 1. Plazieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die als Wort ausgeschriebene Zahl erscheinen soll. 2. Drücken Sie STRG+F9, um ein Feld einzufügen. Im Text erscheint daraufhin ein Paar geschweifter Klammern. 3. Geben Sie zwischen den Klammern ein Gleichheitszeichen, die auszuschreibende Zahl sowie den Formatschalter \* CARDTEXT ein. Wenn Sie zum Beispiel die Zahl in Worten schreiben wollen, geben Sie folgenden Ausdruck zwischen den Klammern ein: =12345 \* CARDTEXT 4. Drücken Sie die Funktionstaste F9. Im Text erscheint automatisch die in Worten ausgeschriebene Zahl in diesem Fall etwa Zwölftausenddreihundertfünfundvierzig. Und wenn Sie die Sprache für den Text, in dem sich die ausgeschriebene Zahl befindet, ändern, übersetzt Word das Zahlenwort sogar automatisch etwa in twelve thousand three hundred eighty-two bei englischer Spracheinstellung. Zahlen von Numerierungen optimal ausrichten Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 Bei der automatischen Numerierung richtet Word die Zahlen normalerweise linksbündig untereinander aus. Gerade wenn es auch zwei- oder mehrstellige Aufzählungspunkte gibt, sieht es aber oft besser aus, wenn die Aufzählungen an dem Punkt, der auf die jeweilige Zahl folgt, ausgerichtet werden. Auch dieses Problem läßt sich recht schnell lösen: Word 2010, Setzen Sie den Cursor in die automatisch numerierte Liste. Seite 291 von 327

292 2. Klicken Sie in der Menübandgruppe START-ABSATZ auf den Dropdownpfeil neben dem Symbol NUMERIERUNG und wählen Sie im aufklappenden Menü NEUES ZAHLENFORMAT DEFINIEREN an. 3. Im danach angezeigten Dialogfeld stellen Sie im Feld AUSRICHTUNG die Option Rechts ein. 4. Klicken Sie auf OK. Word 2003, 2002/XP, Setzen Sie den Cursor in die automatisch numerierte Liste. 2. Wählen Sie FORMAT-NUMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN an. 3. Klicken Sie auf der Registerkarte NUMERIERUNG auf die Schaltfläche ANPASSEN. 4. Wählen Sie aus dem Dropdownfeld unter NUMMERNPOSITION den Eintrag Rechts aus. 5. Klicken Sie auf OK. Word ordnet die Zahlen der numerierten Absätze nun wie gewünscht am Punkt aus, so daß zum Beispiel die Numerierung 10. weiter nach links gerückt wird als die vorausgehende 9.. Zeilen automatisch numerieren Word 2010, 2007, 2003, 2002/XP, 2000 In Manuskripten ist es üblich, die Zeilen zu numerieren, um einen genauen Überblick über die Textlänge zu bekommen. Doch wie können Sie ein Word-Dokument mit Zeilennummern versehen? Die Lösung ist denkbar einfach, denn Word besitzt von Haus aus eine entsprechende Funktion. Um die Zeilennumerierung einzuschalten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie in Word 2010, 2007 SEITENLAYOUT-SEITE EINRICHTEN-ZEILENNUMMERN und im aufklappenden Menü den Befehl ZEILENNUMERIERUNGSOPTIONEN an. In Word 2003, 2002/XP, 2000 wählen Sie DATEI-SEITE EINRICHTEN an und im danach angezeigten Dialogfeld wechseln Sie auf die Registerkarte (SEITEN)LAYOUT. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche ZEILENNUMMERN. 3. Im nun angezeigten Dialogfeld aktivieren Sie das Kontrollkästchen ZEILENNUMMERN HINZUFÜGEN. 4. Die daraufhin verfügbaren Optionen stellen Sie wie gewünscht ein. Wenn Sie zum Beispiel nicht jede Zeile numerieren wollen, sondern nur jede fünfte, dann ändern Sie das ZÄHLINTERVALL in den Wert 5. Oder wenn Sie eine Gesamtnumerierung aller Zeilen möchten, aktivieren Sie die Option FORTLAUFEND im Bereich NUMERIERUNG. 5. Nachdem Sie alle Numerierungs-Einstellungen getroffen haben, klicken Sie auf OK, und auch das Dialogfeld SEITE EINRICHTEN schließen Sie mit einem Klick auf OK. Links neben Ihrem Text fügt Word nun automatisch die jeweiligen Zeilennummern ein. Zeitungslayout mit unterschiedlichen Spaltenbreiten Dokumente im Spaltensatz wie in einer Zeitung sind häufig angenehmer zu lesen. Zudem lockern Sie das Seitenlayout auf und verleihen Ihren Dokumenten somit das gewisse Etwas. Es geht sogar noch extravaganter - und zwar mit unterschiedlichen Spaltenbreiten. Wenn Sie zum Beispiel eine schmale und eine breite Spalte nebeneinander stellen wollen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie den Text, der in Spalten angeordnet werden soll. 2. Wählen Sie in Word 2010, 2007 SEITENLAYOUT-SEITE EINRICHTEN-SPALTEN-WEITERE SPALTEN an. Oder rufen Sie in Word 2003, 2002/XP, 2000 FORMAT-SPALTEN auf. 3. Aktivieren Sie im Bereich VOREINSTELLUNGEN die Option ZWEI. 4. Entfernen Sie im Bereich BREITE UND ABSTAND das Häkchen im Kontrollkästchen GLEICHE SPALTENBREITE. 5. Nun können Sie die BREITE der 1. und 2. Spalte sowie den ABSTAND zwischen den Spalten exakt an Ihre Bedürfnisse anpassen. Beachten Sie aber, daß Word die Werte automatisch so einstellt, daß die Spalten zwischen die generellen Seitenränder des Dokuments passen. 6. Klicken Sie auf OK, um die Spaltenformatierung zuzuweisen. Kleiner Tip: Noch besser sieht der Spaltensatz aus, wenn Sie den entsprechenden Textbereich im Blocksatz ausrichten (Tastenkombination STRG+B). Zu viele Formatvorlagen Eine Komfortfunktion von Word wird bei längeren Texten schnell zur Last: Ab Version 2003 speichert das Textverarbeitungsprogramm in der Grundeinstellung automatisch jede im Dokument vorgenommen Formatierung als eigenständige Formatvorlage. Das hat den Vorteil, daß man zu einem späteren Zeitpunkt schnell wieder auf diese Formatierung zugreifen und sie an anderer Stelle zuweisen kann. Gerade bei längeren Dokumenten stören jedoch die vielen Formatvorlagen. Seite 292 von 327

293 Um die Speicherung der Formatvorlagen zu verhindern, wählen Sie im Menü Extras unter Optionen die Registerkarte Bearbeiten und deaktivieren die Option Formatierung mitverfolgen. Anschließend wählen Sie im Menü Extras den Eintrag AutoKorrektur-Optionen und deaktivieren auf der Registerkarte AutoFormat während der Eingabe die Option Formatvorlagen basierend auf Formatierung definieren. Seite 293 von 327

294 Windows Abgesicherten Modus über die Systemkonfiguration aktivieren Bei Windowsstörungen ist der abgesicherte Modus manchmal der schnellste Weg, Probleme zu lösen. Dann startet Windows nur mit den nötigsten Treibern und verzichtet auf die Autostart-Programme. Um in den abgesicherten Modus zu starten, müssen Sie das System nicht herunterfahren. Bei Windowsstörungen sollten Sie den abgesicherten Modus nutzen. Damit startet das System nur mit den nötigsten Treibern und verzichtet auf die Autostart-Programme. Um in den abgesicherten Modus zu starten, müssen Sie das System nicht herunterfahren. Aktivieren Sie den abgesicherten Modus über die Systemkonfiguration Wenn der Start des abgesicherten Modus über die Taste <F8> nicht klappt und Windows im normalen Modus noch betriebsbereit ist, können Sie den abgesicherten Modus auch über das Systemkonfigurations-Programm aktivieren: 1. Drücken Sie <WIN>+<R>, um den AUSFÜHREN-Dialog anzuzeigen. 2. Geben Sie MSCONFIG ein und bestätigen Sie mit OK. 3. Aktivieren Sie auf dem Register ALLGEMEIN die Option DIAGNOSESYSTEMSTART und klicken Sie auf OK. 4. Mit einem Klick auf NEU STARTEN startet Ihr System neu. Nach dem Start ist Windows in einem dem abgesicherten Modus ähnlichen Zustand. Allerdings werden im Gegensatz zum vollständigen abgesicherten Modus Bildschirmhintergründe und andere Extras angezeigt. 5. Im abgesicherten Modus können Sie Ihr System auch auf Viren überprüfen lassen. Der Vorteil: Viren-Schutzprogramme haben nun Zugriff auf Dateien und Systembereiche, die normalerweise vom Betriebssystem geschützt werden. Abgesicherter Modus - ohne Wenn und Aber! Im abgesicherten Modus lassen sich viele hartnäckige Computer-Probleme lösen: Wenn etwa der Grafikkarten-Treiber aufmuckt und permanent Abstürze provoziert, kann im abgesicherten Modus zu einer früheren Version des Grafikkarten- Treibers zurückgekehrt werden. In der Regel genügt ein Druck auf [F8] beim PC-Start, um die Startauswahl aufzurufen, aus der sich auch der abgesicherte Modus auswählen läßt. Doch wie leidgeplagte Anwender wissen, bestätigen Ausnahmen leider diese Regel. Falls Sie den abgesicherten Modus nicht über [F8] starten können, haben wir noch eine andere Methode für Sie, die garantiert klappt: 1. Fahren Sie dazu Windows Vista bzw. Windows 7 wie gewohnt hoch. 2. Klicken Sie dann auf Start und geben Sie den Befehl msconfig in das Suchfeld ein. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste. 3. Wechseln Sie anschließend auf das Register Start und aktivieren Sie die Option Abgesicherter Start. 4. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK und dann auf Neu Starten. 5. Windows Vista bzw. Windows 7 wird jetzt heruntergefahren und anschließend im abgesicherten Modus gestartet. Jetzt können Sie Ihre Änderungen im abgesicherten Modus vornehmen. Damit Windows Vista bzw. Windows 7 anschließend wieder wie gewohnt hochfährt und nicht ständig der abgesicherte Modus startet, sind nur einige Mausklicks erforderlich: 1. Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2, die wir oben beschrieben haben. 2. Entfernen Sie das Häkchen bei Abgesicherter Start, damit Windows 7 bzw. Windows Vista wieder normal starten. Optionen für den abgesicherten Modus Der abgesicherte Modus mit zusätzlichen Funktionen Neben dem Abgesicherten Modus finden Sie im Startmenü von Windows noch weitere Optionen. Diese erlauben ebenfalls einen Start im abgesicherten Modus, erweitern aber die Funktionalität. Nachfolgend die wichtigsten Optionen: ABGESICHERTER MODUS: Ein Minimum an Treibern und Diensten, die für das Starten von Windows benötigt werden, also nur die grundlegenden Dateien und Treiber ohne Netzwerkverbindung und CD/DVD-Laufwerk. ABGESICHERTER MODUS MIT NETZWERKTREIBERN: Wie abgesicherter Modus, plus die Treiber, die zum Laden der Netzwerkfunktionen erforderlich sind. ABGESICHERTER MODUS MIT EINGABEAUFFORDERUNG: Wie abgesicherter Modus nur daß anstelle des Windows-Explorers die Datei CMD.EXE gestartet wird. Sie erhalten damit lediglich die Eingabeaufforderung. LETZTE ALS FUNKTIONIEREND BEKANNTE VERSION WIEDERHERSTELLEN: Startet Windows mit den Einstellungen, die beim letzten ordnungsgemäßen Herunterfahren von Windows gespeichert wurden. Starten Sie das Rettungs-Windows aus dem abgesicherten Modus In Windows 7 wurde der Eintrag Computer reparieren in das Auswahlmenü des abgesicherten Modus aufgenommen. Damit haben Sie Zugriff auf Systemstartreparatur, Systemwiederherstellung, Systemabbild-Wiederherstellung, Windows- Speicherdiagnose und Eingabeaufforderung. Seite 294 von 327

295 Nach der Auswahl dieser Option erhalten Sie ein Menü mit folgenden Punkten angezeigt: Funktion Systemstartreparatur Systemwiederherstellung Systemabbild- Wiederherstellung Windows-Speicherdiagnose Eingabeaufforderung Beschreibung Hier versucht das Setup-Programm Fehler zu finden, die den Start von Windows verhindern. Diese werden dann auch gleich repariert. Hier kann das System auf einen früheren Wiederherstellungspunkt zurückgesetzt werden. Hier können Sie sich Ihr System mit Hilfe eines Abbilds wiederherstellen. Mit diesem Tool können Sie den Arbeitsspeicher auf Fehler überprüfen lassen. Hiermit starten Sie die Eingabeaufforderung, um manuell Reparaturen am System ausführen zu können. Testen Sie das Herunterfahren im abgesicherten Modus Läßt sich Windows nicht ordnungsgemäß beenden, so kann eine falsche BIOS-Einstellung oder eine fehlerhafte Hardware bzw. deren Einstellung in Frage kommen. So kommen Sie den Auslöser auf die Spur: 1. Starten Sie den Rechner im abgesicherten Modus. Sobald die Meldung Windows wird gestartet erscheint, drücken Sie die Taste <F8>. 2. Im Boot-Menü wählen Sie die Option Abgesicherter Modus. 3. Beenden Sie nun Windows im abgesicherten Modus über den Beenden-Befehl. Es ergeben sich nun zwei Möglichkeiten: Windows wird ordnungsgemäß beendet: Vermutlich behindert ein Treiber oder ein geladenes Programm das ordnungsgemäße Herunterfahren von Windows. Windows wird nicht ordnungsgemäß beendet: Wahrscheinlich stört eine BIOS-Einstellung oder eine fehlerhafte Hardware-Komponente den Beenden-Vorgang. Automatischen Neustart von Windows vermeiden Mit seinen Updates und Patches sorgt Microsoft für mehr Sicherheit und Stabilität bei Windows und manchmal auch für genervtes Stöhnen: Denn nachdem die Updates automatisch installiert wurde, fordert Sie Windows unmißverständlich zu einem Neustart auf. Zwar können Sie den Neustart innerhalb einer gewissen Zeitspanne verschieben. Doch früher oder später nervt Windows erneut mit dieser sicherlich berechtigten Aufforderung. Wenn Sie jedoch gerade an einem wichtigen Projekt arbeiten und keinen Neustart durchführen wollen, dann sollten Sie sich den folgenden Registry-Hack anschauen. Denn damit verhindern Sie den automatischen Neustart von Windows: 1. Klicken Sie dazu auf Start und geben Sie regedit ins Suchfeld ein. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste. 2. Dadurch rufen Sie den Registrierungseditor auf, in dem Sie zum Schlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows navigieren. 3. Überprüfen Sie jetzt, ob sich dort der Unterschlüssel WindowsUpdate befindet. Falls sich dieser Unterschlüssel dort nicht befindet, legen Sie ihn wie folgt an: 4. Markieren Sie den Schlüsseleintrag Windows, indem Sie mit der linken Maustaste darauf klicken. 5. Klicken Sie dann auf Bearbeiten/Neu/Schlüssel und nennen Sie den neuen Schlüssel WindowsUpdate. 6. Markieren Sie jetzt diesen neu erzeugten Schlüssel mit der linken Maustaste und klicken Sie erneut auf Bearbeiten/Neu/Schlüssel. Diesen Schlüssel nennen Sie AU. 7. Klicken Sie dann auf diesen neuen Schlüssel mit der linken Maustaste und dann auf Bearbeiten/Neu/DWORD-Wert. Dieser neue DWORD-Wert bekommt die Bezeichnung NoAutoRebootWithLoggedOnUsers. 8. Klicken Sie mit der linken Maustaste doppelt auf diesen DWORD-Wert. Als Wert legen Sie jetzt 1 fest. 9. Schließen Sie abschließend den Registrierungs-Editor. Jetzt werden Sie von der nervigen Aufforderung zum Neustart nach der Installation von Updates verschont. Hinweis: Insbesondere bei Sicherheits-Updates sollten Sie Ihren Rechner dennoch so schnell wie möglich neu starten erst nach dem Neustart sind die neuen Updates und Patches aktiv und Ihr System auf dem neuesten Stand. Denn der Neustart-Zwang von Microsoft dient natürlich lediglich dem Zweck, für ein möglichst aktuelles und somit sicheres System zu sorgen. Seite 295 von 327

296 Belarc Advisor - Hilfe bei der Inventarisierung und Analyse von Sicherheitsproblemen Eine Analyse der PC-Ausstattung und gleichzeitige Hilfe bei der Analyse von Sicherheitsproblemen bietet Ihnen das kostenlose Windows-Tool "Belarc Advisor" Für den Durchblick durch ein PC-System und die Systemhygiene sind Systemtools unverzichtbar. Unter den kostenlosen Systemtools nimmt Belarc Advisor eine Sonderstellung ein. Das Tool erstellt ein ausführliches Profil Ihrer installierten Hardware und Software und zeigt Ihnen die Resultate in Ihrem gewohnten Internet-Browser in Form eines Web-Berichts an. Die Leistungsmerkmale im Einzelnen: Belarc Advisor ist ein Prüfsystem, das die PC Hard- und Software analysiert. Damit durchleuchten Sie die PC-Hardware und erfahren, aus welchen Komponenten Ihr PC-System zusammengestellt ist, und wie leistungsfähig die einzelnen Komponenten sind. Ganz praktisch: Das Systemtool sammelt für Sie auch die Seriennummern von lizenzierten Software-Produkten und spart somit Zeit bei der Inventarisierung. Auch für die Systemsicherheit tut der Belarc Advisor etwas, denn die Analyse schließt die Microsoft Hotfixes ein. Wichtig für die Erfassung der Systemsicherheit sind insbesondere die drei am Anfang des erzeugten Analyse-Dokuments in der Rubrik System Security Status aufgeführten Security Benchmark Score, Virus Protection und Microsoft Security Updates. Grüne Häkchen symbolisieren, daß sich Sicherheitsaktualisierungen und Anti-Virus auf aktuellem Stand befinden. Noch weit tiefer gehen die Informationen, die der Belarc Advisor Ihnen über den Hyperlink Security Benchmark Score eröffnet. Damit werden Tests initiiert, die das Sicherheitsniveau Ihres Systems prüfen. Das betrifft unter anderem die Knacksicherheit Ihrer verwendeten Paßwörter, sicherheitsrelevante Systemeinstellungen sowie die Benutzerrechte der eingerichteten Benutzerkonten. Hat ein Text ein negatives Ergebnis ergeben, erkennen Sie das am roten X. Tips für die weitere Vorgehensweise erhalten Sie direkt mit einem Klick auf einen solchen Eintrag. Die Anwendung von Belarc Advisor ist trotz der Leistungsfülle sehr einfach, denn nach Installation und Programmstart führt das Tool den Analyse-Vorgang automatisch aus und präsentiert Ihnen die Ergebnisse anschließend im Browser. Belarc Advisor wird in einer deutschsprachigen Version angeboten und läuft auf allen Windows-Rechnern von Windows 95 bis Windows Server Sie finden den Download (ca. 3,1 MB) auf der Belarc-Homepage. Benutzerkontensteuerung deaktivieren Die Benutzerkontensteuerung ist ein neues Sicherheitsfeature, das mit Windows Vista eingeführt wurde und in Windows 7 überarbeitet sowie benutzerfreundlicher gestaltet wurde. In der Theorie verspricht die Benutzerkontensteuerung in Vista, ein wahrer Segen zu sein, doch in der tagtäglichen Praxis wird sie manchmal eher zum Fluch: Bei jedem Systemeingriff schaltet sich die Benutzerkontensteuerung mit einem Hinweis ein, der Sie auf die potentiellen Gefahren hinweist, die bei einem Eingriff ins System bestehen. Dieser Warnhinweis erscheint selbst dann, wenn Sie als Administrator angemeldet sind deshalb sollten Sie die Benutzerkontensteuerung deaktivieren: 1. Klicken Sie dazu auf Start/Systemsteuerung und anschließend auf Benutzerkonten. 2. Wählen Sie dort die Option Benutzerkontensteuerung ein- oder ausschalten und starten Sie anschließend Ihren PC neu. 3. Jetzt belästigt Sie die Benutzerkontensteuerung nicht mehr mit permanent auftauchenden Warnhinweisen. Allerdings taucht jetzt ein weiterer lästiger Quälgeist auf: In der Taskleiste werden Sie durch einen Hinweis darauf hingewiesen, daß Sie die Benutzerkontensteuerung deaktiviert haben. Doch durch einen Eingriff in die Registry können Sie auch diesen aufdringlichen Balloon-Tipp zum Schweigen bringen. 4. Starten Sie dazu den Registrierungseditor und navigieren Sie zum Schlüssel Hkey_Local_Machine\Software\Microsoft\Security Center. 5. Legen Sie dort einen neuen DWORD-Eintrag an, dem Sie den Namen UACDisableNotify geben. Als Wert legen Sie 1 fest. 6. Nach einem Neustart Ihres Rechners taucht der Hinweis auf die deaktivierte Benutzerkontensteuerung nicht mehr auf. Hinweis: Das Deaktivieren der Benutzerkontensteuerung bedeutet allerdings, daß Sie eine grundlegende Sicherheitsfunktion von Windows Vista ausschalten. Sie sollten deshalb genau abwägen, ob Ihnen der gestiegene Komfort die potentielle Gefahr für Ihre Systemsicherheit wert ist. Im Zweifelsfall sollten Sie die Benutzerkontensteuerung nicht deaktivieren. Benutzerkontensteuerung für ausgewählte Anwendungen umgehen Die Benutzerkontensteuerung (UAC, User Account Control) von Vista unterbindet Systemeingriffe durch Anwendungen, solange Sie nicht dem Warndialog zustimmen. Wenn Sie regelmäßig bestimmte Programme nutzen müssen, bei denen UAC grundsätzlich anschlägt, nervt die Schutzfunktion schnell. Mit einem Trick schließen Sie ausgewählte Tools von der Kontrolle durch UAC aus und sparen sich damit einen Warndialog und die Paßworteingabe. Dieser Ausschluß erfolgt über eine Application Fix -Datenbank. Um sie anzulegen, brauchen Sie ein Konto mit Admin-Rechten und müssen das englischsprachige Application Compatibility Toolkit von Microsoft herunterladen und installieren. Seite 296 von 327

297 Schritt für Schritt Öffnen Sie Start Alle Programme Microsoft Application Compatibility Toolkit, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Compatibility Administrator, und gehen Sie auf Als Administrator ausführen. Nachdem Sie den UAC-Warndialog bestätigt haben und das Toolkit gestartet wurde, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag New Database(1) [Untitled_1] und wählen Create New Application Fix. Im Fenster Program Information tragen Sie unter Name of the program to be fixed den Namen der ersten Anwendung ein, die erlaubt werden soll. Dann klicken Sie auf Browse und wählen die entsprechende ausführbare Datei dazu aus. Klicken Sie nun auf Weiter, und aktivieren Sie die Option None. Nach einem erneuten Klick auf Weiter erscheint der entscheidende Dialog. Aktivieren Sie hier in der Liste Compatibility Fixes die Klickbox neben RunAsInvoker. Damit erhöhen Sie die Standard-Rechte für dieses Tool. Nach einem letzten Klick auf Weiter und dann auf Fertig stellen erscheint das erlaubte Tool in einer neuen Datenbank. Klicken Sie nun auf File Save As, und vergeben Sie einen Namen (zum Beispiel Erlaubte Anwendungen ). Im nächsten Schritt geben Sie einen Dateinamen und einen Speicherort für die Datenbank an, etwa C:\Windows\ErlaubteAnwendungen.SDB. Dateien im Windows-Explorer filtern Für Vista und Windows 7 hat Microsoft den Windows-Explorer gehörig aufpoliert. Eine der praktischsten Funktionen ist die Möglichkeit, einen Ordner nach verschiedenen Kriterien zu filtern. Dadurch können Sie sich beispielsweise blitzschnell nur die neuesten Dateien in einem Ordner anzeigen lassen. Besonders praktisch: Filter lassen sich auch miteinander kombinieren, um beispielsweise ausschließlich alle neuen Excel-Tabellen innerhalb eines Projektordners anzeigen zu lassen: 1. Öffnen Sie dazu als erstes den gewünschten Ordner im Windows-Explorer. 2. Klicken Sie jetzt bei der Dateieigenschaft, auf der Ihr Filter basieren soll, auf das Pfeilsymbol am rechten Spaltenrand. Wählen Sie dort den gewünschten Wert aus (in unserem Beispiel wäre es Typ und dann Microsoft Office Excel-Arbeitsblatt ). 3. Jetzt werden Ihnen nur noch die Excel-Tabellen in diesem Ordner angezeigt, während alle anderen Dateien vorübergehend ausgeblendet werden. 4. Falls Sie jetzt noch eine chronologische Sortierung dieser Excel-Tabellen vornehmen wollen, klicken Sie auf den Pfeil am rechten Spaltenrand von Änderungsdatum. Legen Sie anschließend den gewünschten Zeitraum fest. Mit gedrückter [UMSCHALT]-Taste können Sie jetzt den gewünschten Zeitraum festlegen. Die Filterung können Sie übrigens ganz einfach wieder aufheben, indem Sie zu einem beliebigen anderen Ordner wechseln und anschließend wieder zu dem Ordner zurückkehren. Datenübertragung beschleunigen Trotz vieler gut gelöster Funktionen besteht auch bei Windows 7 noch Optimierungsbedarf. Denn neue Besen kehren zwar gut doch damit der neue Besen auch schneller und bequemer kehrt, sollten Sie mit der nachfolgenden Einstellung die Datenübertragung beschleunigen. Aktuelle Festplatten übertragen Daten heute mit Geschwindigkeiten zwischen 70 und 80 MByte pro Sekunde. Doch auch dieser Wert läßt sich durch einen einfachen Eingriff in den Einstellungen von Windows 7 noch optimieren. Damit erhöhen Sie die Transfergeschwindigkeit deutlich. So erhöhen Sie die Datenübertragung Um die Datenübertragung zu erhöhen, müssen Sie nur eine Option im Geräte-Manager aktivieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Rufen Sie zur Optimierung der Einstellungen über START SYSTEMSTEUERUNG SYSTEM (WIN+<PAUSE>) den Geräte- Manager auf. 2. Öffnen Sie den Eintrag LAUFWERKE, indem Sie auf das Pluszeichen klicken. 3. Klicken Sie Ihre Festplatte mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag EIGENSCHAFTEN aus. 4. Klicken Sie auf das Register RICHTLINIEN und aktivieren Sie dort die Option SCHREIBCACHE AUF DEM GERÄT AKTIVIEREN. 5. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit OK. 6. Überprüfen Sie jetzt, ob der DMA-Modus aktiv ist. Beim DMA-Modus greifen die Laufwerke direkt auf den Speicher zu (DMA = Direct Memory Access). Dadurch werden CPU-Ressourcen gespart, weil sonst die Daten direkt über den Prozessor laufen würden. 7. Doppelklicken Sie dazu im Geräte-Manager den Eintrag IDE ATA/ATAPI-CONTROLLER. 8. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf ATA CHANNEL 0 und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag EIGENSCHAFTEN aus. 9. Klicken Sie auf das Register ERWEITERTE EINSTELLUNGEN. 10. Überprüfen Sie hier, ob die Option DMA AKTIVIEREN eingeschaltet ist. Wiederholen Sie diese Schritte für den ATA CHANNEL 1. Der DMA-Modus sollte auf Ihrem System immer aktiviert sein. 11. Folgen Sie der obigen Schritt-für-Anleitung bei Ihren weiteren Festplatten und den externen USB-Festplatten. Seite 297 von 327

298 Desktop-Abdunkelung verhindern Das langwierige Abdunkeln des Desktops, wenn Vista eine Sicherheitsinfo ausgibt, läßt sich durch einen Registry-Eingriff unterdrücken. Öffnen Sie den Registrierungs-Editor mit dem Befehl regedit und einem Klick auf OK. Navigieren Sie zu dem Schlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\System. Klicken Sie den Eintrag PromptOnSecureDesktop doppelt an. Geben Sie bei Wert eine 0 ein und klicken Sie auf OK. Die besten Windows-Shortcuts Tastenkombinationen sind eine sinnvolle Alternative zur Mausbedienung. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Windows-Shortcuts im Überblick In der folgenden Tabelle finden Sie eine Zusammenstellung nützlicher Tastenkombinationen: Funktion Tastenkombination Datei-Eigenschaften anzeigen Der herkömmliche Weg sich die Eigenschaften einer Datei anzeigen zu lassen, ist der Rechtsklick mit der nachfolgenden Eigenschaften-Auswahl aus dem angezeigten Kontextmenü. Schneller geht s so: Halten Sie die Taste <Alt> gedrückt und doppelklicken Sie auf die gewünschte Datei bzw. auf das Objekt oder: selektieren Sie die Datei und geben dann einfach <Alt> + <Return> ein. Drag & Drop abbrechen Das Kopieren und Verschieben per Drag & Drop geht meist am schnellsten. Was aber, wenn Sie es sich auf dem Weg zum gewünschten Ordner anders überlegen? Drücken Sie einfach die Taste <Esc>, bevor Sie die Maustaste loslassen. Dann wird die Aktion abgebrochen und die Objekte bleiben im Ausgangs-Ordner. Nach einem Klick im neuen Fenster Ist Ihnen das auch schon passiert? Beim Surfen im Internet kommen Sie auf eine Internet-Seite, wo die Zurück -Schaltfläche per Script blockiert ist. Drücken Sie deshalb beim Klick die Taste <Shift>, die ausgewählte Internet-Seite wird dann automatisch in einem neuen Fenster gestartet und Sie können jederzeit in das Ursprungsfenster zurückkehren. Systemeigenschaften schnell anzeigen lassen Halten Sie die Taste <Alt> gedrückt und doppelklicken Sie auf Arbeitsplatz- oder drücken Sie <WINDOWS>+<Pause>,. Zwischen laufenden Anwendungen hin und her wechseln Dazu klickt man meistens das gewünschte Symbol in der Taskleiste an. Das muß aber nicht sein. Drücken Sie <Alt>+<Tab>, um zwischen den einzelnen Tasks zu wechseln. Ein weiterer Druck auf <Tab> aktiviert die zuletzt benutzte Anwendung. Halten Sie zusätzlich die Taste <Shift> gedrückt, um die Durchlaufreihenfolge umzukehren. Anwendungen minimiert und maximiert darstellen Durch das Drücken von <WINDOWS>+<M> werden alle Anwendungen minimiert dargestellt und Sie haben den freien Blick auf den Desktop. Um alle Fenster wieder zu maximieren, drücken Sie <WINDOWS>+<Shift>+<M>. Noch schneller geht es, wenn Sie für das Verkleinern und Vergrößern die Tastenkombination <WINDOWS>+<D> verwenden. Verzeichnisebene im Windows-Explorer wechseln Wenn Sie sich in den Tiefen Ihrer Ordner-Struktur verloren haben, drücken Sie einfach die Taste Rück, um wieder in die darüber liegende Verzeichnisebene zurück zu wechseln. Seite 298 von 327

299 Direkt löschen Beim Versuch, eine Datei zu löschen, meldet Windows gelegentlich Die Datei kann nicht entfernt werden: Die angegebene Datei wurde nicht gefunden. Stellen Sie sicher, daß die Pfad- und Dateinamenangabe richtig ist. Meist läßt sich die Datei dann nicht einmal mit der Tastenkombination [Umschalt]+[Entf] entfernen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste den Papierkorb auf dem Desktop an und wählen Sie Eigenschaften. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Global die Option Dateien sofort löschen (nicht in den Papierkorb verschieben) und klicken Sie auf OK. Nachdem Sie die störrische Datei gelöscht haben, sollten Sie die direkte Löschfunktion ohne Papierkorb wieder abschalten. DLL-Probleme lösen Fehlende oder beschädigte DLLs müssen Sie durch das Original ersetzen. Verwenden Sie dazu die Programm-CD/DVD des Herstellers oder spezielle Internetseiten wie dll-files. Wenn die Meldung DLL KONNTE NICHT GEFUNDEN WERDEN am Bildschirm erscheint, geht meist gar nichts mehr und die Anwendung friert ein. Auslöser dieser Meldung sind fehlende oder überschriebene Programm-Bibliotheken, die die Anwendung nicht mehr finden kann. Abhilfe schafft nur die angegebene DLL durch das Original zu ersetzen. Kopieren Sie dazu die benötigte DLL von der Programm-CD/DVD oder von der Internetseite des Herstellers herunter. Sollten Sie eine benötigte DLL nicht von CD/DVD oder von der Internetseite des Herstellers laden können, recherchieren Sie mit einer Suchmaschinen wie Google im Internet danach. Eine Suchanfrage mit dem Namen der DLL und dem Suchwort DOWNLOAD führt häufig zum Erfolg. Holen Sie die fehlende DLL aus dem Internet Alternativ können Sie auch spezielle Internetseiten wie dll-files nutzen. Auf diese Seite finden Sie eine komfortable Suchfunktion für DLLs, mit denen Sie die gewünschte Datei schnell finden. Kopieren Sie dann die DLL in das Programm-Verzeichnis oder in den Ordner C:\Windows\System32, wenn es sich um eine DLL von Windows 7/Vista/XP handelt. TIPP! Wenn Sie die DLL in das dafür vorgesehene Verzeichnis kopiert haben und es erscheint immer noch die gleiche Fehlermeldung, müssen Sie diese registrieren lassen. Windows kann in diesem Fall noch nicht auf die neue DLL-Version zugreifen, weil diese im Betriebssystem noch nicht eingebunden wurde. 1. Um die DLL zu registrieren, drücken Sie die Tastenkombination WIN+<R>. 2. Geben Sie in die Öffnen-Zeile den folgenden Befehl ein: REGSVR32 /I <DLL-NAME> und bestätigen Sie mit einem Klick auf OK. <DLL-NAME> steht für den Dateinamen der DLL. DNS Server Öffentlicher, kostenloser und schneller DNS Server für alle Anwendungen Welcher Admin kennt die Situation nicht man hat gerade einen Internetzugang eingerichtet und benötigt nun ganz dringend einen zuverlässigen DNS Server, welcher öffentlich verfügbar ist und nicht unbedingt an einem Provider wie die Telekom, Vodafone oder Alice gebunden ist. Die DNS Server Listen, welche man im Internet findet bieten zwar einige DNS Server an, doch leider sind viele davon nicht mehr zu erreichen oder funktionieren mit dem vorhandenen Provider nicht. Nehmt doch einfach einen oder vielleicht gar den größten DNS Server der Welt. Dieser Public DNS Server stammt von Google und entstand aus einer Initiative im Jahr 2009, als Google dafür sorgen wollte, das Netz etwas schneller zu machen. Positiv am Google DNS Server ist nicht nur die Geschwindigkeit, mit welcher er die Anfragen abarbeitet, sondern auch die einfache IP-Adresse, welche sich wohl jeder merken kann. DNS Server Liste IPv4 DNS Server 1: DNS Server 2: IPv6 DNS Server 1: 2001:4860:4860::8888 DNS Server 2: 2001:4860:4860::8844 Druckerprobleme lösen Seite 299 von 327

300 Wenn die Drucker-Eigenschaften ordnungsgemäß eingestellt sind, hilft zur Lösung von Druckproblemen oft nur noch eines: Entfernen Sie den Druckertreiber und installieren Sie ihn neu. Wenn der Drucker rein technisch in Ordnung ist und Ihr Windows trotzdem keinen Ausdruck zustande bringt, beginnt oft eine mühsame Fehlersuche. Nach der Überprüfung von Kabel, Papiervorrat und Tinte bzw. Toner verbleibt meist nur noch ein technisches Problem mit Windows. FIX IT hält automatisierte Lösungsschritte für viele Probleme bereit Installieren Sie einen neuen Druckertreiber Wenn die Drucker-Eigenschaften ordnungsgemäß eingestellt sind, hilft zur Lösung von Druckproblemen oft nur noch eines: Entfernen Sie den Druckertreiber und installieren Sie ihn neu. Nur so können Sie sicherstellen, daß der Druckertreiber richtig installiert und nicht beschädigt ist. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf START SYSTEMSTEUERUNG HARDWARE UND SOUND GERÄTE UND DRUCKER. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu überprüfenden Drucker und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl LÖSCHEN bzw. GERÄT ENTFERNEN. 3. Die Abfrage, ob Sie alle diesem Drucker zugeordneten Dateien entfernen möchten, bestätigen Sie mit JA. 4. Um Druckertreiber für einen neuen Drucker zu installieren, laden Sie diesen von der Herstellerseite herunter und installieren Sie diesen. TIP: Wußten Sie eigentlich, daß es von Microsoft ein kostenloses Skript gibt, mit dessen Hilfe Sie System-Störungen von Windows automatisch beheben können? Egal, ob Sie eine Fehlermeldung beseitigen, Konfigurationseinstellungen ändern oder andere Probleme lösen möchten, MICROSOFT FIX IT bietet viele Lösungen an, die ganz leicht automatisch ausgeführt werden können, ohne daß Sie manuell eingreifen müssen. Um die Reparatur häufig auftretender Probleme zu erleichtern, hat Microsoft im Internet ein Supportcenter eingerichtet, das eine Vielzahl von Problemen automatisch repariert. 1. Wählen Sie zuerst in den Lösungskategorien am linken Rand, zu welchem Bereich sich das Problem zuordnen läßt. 2. Suchen Sie anschließend in der Auflistung der Lösungen nach dem Problem. 3. Alternativ geben Sie das Problem in das Feld LÖSUNGEN FILTERN ein. Fehlerberichte von Windows verstehen Trotz aller Bemühungen: Nicht allen Entwicklern gelingt es, Anwendungen zu programmieren, die niemals abstürzen. Neben einer Vielzahl von unterschiedlichen Konfigurationen, die potentielle Fehlerquellen darstellen können, liegt es oftmals auch einfach an der Komplexität moderner Programme, die eine völlige Fehlerfreiheit verhindern. So verständlich deshalb Abstürze auch sein mögen, so ärgerlich bleiben sie. Windows erstellt deshalb Fehlerberichte, sobald eine Anwendung abstürzt. Diese Fehlerberichte hat Microsoft allerdings gut in den Eingeweiden der Systemordner von Windows versteckt. Außerdem werden die darin enthaltenen Daten standardmäßig so aufbereitet, daß allenfalls gestandene Windows- Profis mehr darin erkennen als eine Aneinanderreihung von Daten. Sinnvoll ist deshalb der Einsatz des kostenlosen Tools "AppCrashView", das aus den Fehlerberichten halbwegs verständliche Dokumente macht: Alle Abstürze werden übersichtlich sortiert dargestellt und können mit einem Klick auf "Event Name" nach den Gründen sortiert werden. So erfahren Sie, ob ein Programm nicht mehr reagierte, ob es zu Kompatibilitätsproblemen kam oder ob eine andere Ursache für den Absturz vorliegt. Sobald Sie einen Eintrag in der Absturzliste anklicken, bekommen Sie weitere Details angezeigt. Hierbei ist insbesondere der Bereich "Event Type" relevant: Wenn eine Anwendung abgestürzt ist, wird hier "Appcrash" vermerkt. Falls eine Anwendung lediglich hing, werden Sie darauf mit "Apphang" hingewiesen. Dem Bereich "Fehlermodulname" können Sie entnehmen, ob eine Anwendung direkt (in dem Fall ist dort eine.exe-datei vermerkt" oder eine DLL-Datei verantwortlich ist. Download von AppCrashView: Geändertes WLAN-Paßwort eintragen Wenn Sie aus Sicherheitsgründen in regelmäßigen Abständen Ihr WLAN-Paßwort ändern wollen, dann haben Sie je nach vorhandenem Hardware-Fuhrpark jede Menge zu tun: Es genügt nicht, lediglich dem WLAN-Router das neue Paßwort über die Konfigurations-Oberfläche mitzuteilen auch unter Windows müssen Sie Ihr neues Paßwort natürlich eintragen. 1. Klicken Sie dazu unter Windows 7 und Vista auf das Netzwerksymbol im Systembereich der Taskleiste (links neben der Systemuhr). Unter Vista müssen Sie noch auf Es sind Drahtlosnetzwerke verfügbar klicken. 2. Wählen Sie dann in der Übersicht mit den vorhandenen Netzwerken Ihr eigenes Netzwerk aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmenü aus. 3. Tragen Sie dann Ihr neues Paßwort im Feld Sicherheitsschlüssel ein und klicken Sie anschließend auf OK und dann auf Verbinden, um Ihr neues WLAN-Paßwort abzuspeichern. Seite 300 von 327

301 Hinweis: Falls Sie mit Ihren Spielekonsolen wie PS3, Xbox 360 oder Wii online gehen, müssen Sie auch dort in den Systemeinstellungen das neue WLAN-Paßwort eingeben. Die genaue Vorgehensweise können Sie dem Handbuch Ihrer Konsole entnehmen. Gruppen im Explorer Im Explorer erhalten Sie in Ordnern mit gemischtem Inhalt oft besseren Überblick durch eine Gruppensortierung. Klicken Sie auf eine freie Stelle des Ordners, und wählen Sie nach Rechtsklick Symbole anordnen nach und In Gruppen anzeigen (XP) oder Gruppieren nach (Vista). Je nach Inhalt verwenden Sie dann das Kriterium Typ oder auch Änderungsdatum. In der Detailansicht wird das Gruppieren noch bequemer, weil Sie das Kriterium jederzeit durch Klick auf den Spaltenkopf umstellen können. Hardware unbekannt - Unknown Device Identifier weiß weiter Windows zeigt im Geräte-Manager durch ein gelbes Fragezeichen an, daß es ein Gerät nicht kennt. Hier hilft der Unknown Device Identifier weiter, unbekannte Geräte doch noch in Betrieb zu nehmen. In der Windows-Systemsteuerung spielt das Maschinendeck mit dem Geräte-Manager eine zentrale Rolle bei der Konfiguration und der Pannenhilfe. Ob echte Hardware-Komponenten oder virtuelle Geräte, alle werden Ihnen in der Windows- Systemsteuerung im Geräte-Manager angezeigt. Allerdings blendet Windows Problemgeräte in der Standardanzeige aus. Wenn Sie wirklich die vollständige Anzeige sehen möchten, benutzen Sie ANSICHT/ALLE GERÄTE ANZEIGEN. Dabei kann es dann vorkommen, daß Sie bei einem Gerät die Anzeige [UNBEKANNTES GERÄT] oder [UNKNOWN DEVICE] erhalten. Damit zeigt der Geräte-Manager Geräte an, die er selbst nicht kennt, also nicht identifizieren kann. Das ist insofern übel, als daß diese Anzeige gleichbedeutend damit ist, daß das nicht erkannte Gerät auch nicht mit einem Treiber versorgt ist und somit auch nicht funktioniert. Zur Fehlerbehebung ist es erforderlich, den passenden Treiber zu besorgen, daß das ist oftmals auch nur schwer möglich, wenn das betreffende Gerät nicht mit einer aussagekräftigen Bezeichnung angezeigt wird. Hier setzt das Freeware-Tool Unknown Device Identifier (UDI) an, das eine detaillierte Auskunft über alle installierten Geräte liefert, die der Windows Geräte-Manager nur mit einem gelben Fragezeichen kennzeichnet. Das Gratisprogramm fahndet an internen und externen Schnittstellen nach Geräten, die angeschlossen, aber nicht im Geräte-Manager korrekt eingetragen sind. Mit den Informationen zu Hersteller, Typ und Modell der Komponenten fällt es Ihnen leichter, den zugehörigen Treiber beim Hardware-Hersteller zu finden. Die aktuelle Version des Unknown Device Identifier identifiziert auch Geräte am USB 1.1- bis 3.0-sowie am IEEE-1394-Bus. Gleichfalls werden Geräte an den Schnittstellen AGP, PCI, PCI-Express und SATA/eSATA erkannt. Praktisch: Die ermittelten Hardware-Informationen kann das Tool auf Wunsch auch direkt ausdrucken. Der Unknown Device Identifier arbeitet mit allen Windows-Versionen ab Windows 95. Das Tool ist zudem direkt von einem Wechselmedium wie CD oder USB-Stick startbar. Den Download finden Sie an der Adresse Ihre eigene Handschrift als PC-Schriftart Schicke und schöne Schriftarten gibt es wie Sand am Meer - aber Ihre eigene Schriftart ist einzigartig und individuell. Handgeschriebene Briefe kosten jedoch jede Menge Zeit, weshalb seit dem Siegeszug des PCs immer weniger Bundesbürger zum Füller greifen. Doch Sie können auch auf einer Tastatur getippten Briefen und Einladungen eine persönliche Note verleihen. Aber wie bekommen Sie Ihre eigene Schrift auf Ihren PC? Mit dem kostenlosen Online-Dienst "MyScriptFont" ist es nur eine Sache von wenigen Minuten: 1. Auf der Website von MyScriptFont drucken Sie ein Formblatt aus, in das Sie die einzelnen Buchstaben eintragen müssen. Achten Sie dabei auf eine saubere und klare Schriftweise, damit ihre eigene Handschrift als PC-Schriftart möglichst klar und gut lesbar ist. 2. Das ausgefüllte Formblatt müssen Sie anschließend wieder einscannen und bei MyScriptFont hochladen. 3. Legen Sie dann den Namen für Ihre Schriftart fest. 4. Dann können Sie noch ein Dateiformat für Ihre Schriftart auswählen - das standardmäßig ausgewählte "True Type Font (TTF)"- Format ist ideal und sollte nicht geändert werden. 5. Anschließend wird Ihre eigene Handschrift als PC-Schriftart generiert. Dieser Vorgang ist innerhalb weniger Minuten abgeschlossen. Jetzt können Sie Ihre eigene Schriftart herunterladen und installieren. Wählen Sie sie dann in einer beliebigen Anwendung wie beispielsweise Word Ihre Schriftart aus und legen Sie los - Ihren persönlichen Briefen mit ihrer eigenen Schriftart steht jetzt nichts mehr im Weg. Sie können Ihre eigene Handschrift als PC-Schriftart erzeugen lassen unter: Da es sich um einen Online-Dienst handelt, spielt Ihr Betriebssystem keine Rolle: Sie können Ihre eigene Handschrift sowohl unter Windows 7 und Vista als auch unter Windows XP als PC-Schriftart erzeugen lassen. Seite 301 von 327

302 In Ordner kopieren Problem: Über den Windows-Explorer lassen sich Dateien und Verzeichnisse nur recht umständlich kopieren oder verschieben. Die "Senden an"-funktion im Kontextmenü wäre hilfreich, aber das Zielverzeichnis muß dafür als Verknüpfung im "Senden an"- Ordner liegen. Läßt sich das Kontextmenü auch auf einfachere Weise einsetzen? Lösung: Ab installiertem Internet Explorer 5 gibt es zwei neue versteckte Funktionen für das Kontextmenü des Windows-Explorers, mit denen sich Dateien und Verzeichnisse ganz einfach kopieren und verschieben lassen. Um sie zu aktivieren, müssen Sie zwei neue Unterschlüssel in der Registry anlegen. Starten Sie zunächst Regedit, und öffnen Sie den Schlüssel "Hkey_Classes_Root\AllFilesystemObjects\Shellex\ContextMenuHandlers". Nun legen Sie zwei neue Schlüssel mit den Namen "Copy To" und "Move To" an und geben der Zeichenfolge "Standard" jeweils den Wert "{C2FBB D1-A18C-00C04FD75D13}". Danach erscheinen im Kontextmenü von Dateien und Verzeichnissen die Einträge "In Ordner kopieren" und "In Ordner verschieben". Wenn Sie eine dieser Funktionen aufrufen, können Sie im folgenden Dialog bequem das Zielverzeichnis auswählen. Informationen zu Schriftarten Windows verfügt von Haus aus nur über wenige unterschiedliche Schriftarten, allen voran die bekannten»times New Roman«,»Arial«und»Courier New«. Auch Word selbst hat einige Schriftarten im Gepäck, in Word 2010 und Word 2007 sind insbesondere die neuen»c«-schriftarten wie»calibri«,»cambria«oder»corbel«bekannt. Die Schriftarten werden automatisch bei der Installation von Word (bzw. Office) mit installiert. Wenn Sie in Windows eine Schriftart - diese werden als TrueType- oder OpenType-Schriften bezeichnet - installieren, steht die Schriftart anschließend automatisch allen übrigen Programmen gemeinsam zur Verfügung. Schriftarten werden wie Software-Programme lizenziert, entsprechend müssen Sie für jeden PC, auf dem Sie eine Schriftart einsetzen, auch eine Lizenz erwerben. Eine Ausnahme stellen Freeware- und Shareware-Schriftarten dar. Bei den Freeware-Schriftarten verzichten die Ersteller auf ein entsprechendes Honorar; diese Schriftarten können Sie kostenlos auf beliebig vielen PCs nutzen. Shareware-Schriftarten dürfen Sie in aller Regel 30 Tage kostenlos nutzen, bevor die Schrift»bezahlt«werden muß. Auswahl der passenden, kostenlosen Freeware-Schriftarten Auf der zwar nicht ganz aktuellen, aber dafür sehr umfangreichen Internetseite finden Sie unter dem Menü FONTARCHIV rund 350 ausgefallene und äußerst nützliche True-Type-Schriften. Bei den meisten der dort vorgestellten Schriftarten handelt es sich um kostenlose Freeware-Schriften, einige wenige stehen als Shareware-Schriftarten zur Verfügung. Alle Schriftarten sind alphabetisch mit einem Schriftbeispiel aufgeführt, so daß Sie die perfekte Schriftart schnell finden. So finden Sie die richtige Schriftart und installieren diese dann auf Ihrem PC: 1. Öffnen Sie Ihre Internetverbindung und wechseln Sie auf die Internetseite 2. Sobald die Startseite von angezeigt wird, klicken Sie auf das große Logo. Nun wechselt die Seite und Sie landen im Menü der Internetseite. Klicken Sie hier auf der linken Seite auf FONTARCHIV.F Nun erscheinen ein kurzer Hinweistext sowie ein Alphabet. Wenn Sie im Alphabet beispielsweise auf den Buchstaben»A«klicken, erscheint eine Liste mit allen Schriftarten, die mit»a«beginnen. Zu jeder Schriftart erhalten Sie dann ein Schriftbeispiel, so daß Sie sich sofort ein Bild von der Schriftart machen können. Sind zu einem Buchstaben mehr Schriftarten Seite 302 von 327

303 vorhanden, als auf einer Seite Platz finden, können Sie mit dem Link <buchstabe>-seite? am unteren Rand der Seite zu weiteren Seiten mit Schriftarten blättern (»<buchstabe>«steht als Platzhalter für»a«,»b«etc., das»?«für die Seitenzahl). 4. Wenn Sie die gewünschte Schriftart gefunden haben, klicken Sie diese mit der linken Maustaste an. Daraufhin beginnt der Download der Schriftdatei auf Ihren PC. Falls Sie nun zur Auswahl eines Download-Pfades aufgefordert werden, wählen Sie als Speicherplatz den Ordner\DOWNLOAD(S) (Windows 7 und Vista) oder \EIGENE DOWNLOADS (Windows XP). 5. Da die Schriftdateien sehr klein sind, dauert der Download nur wenige Sekunden. Ist der Download abgeschlossen, verlassen Sie Ihren Browser. Alle Schriftdateien sind komprimiert, Sie müssen sie noch entpacken und installieren. Unter Windows 7, Vista und XP ist dies zum Glück recht einfach: Doppelklicken Sie einfach auf die übertragene Datei. Daraufhin öffnet sich ein Ordnerfenster, in dem sich zwei Dateien befinden: die Schriftart (Dateinamenerweiterung».ttf«) und eine Datei mit Lizenzinformationen Dateinamenerweiterung».txt«). Zur Installation kopieren Sie nun beide Dateien in einen anderen Ordner, beispielsweise in einen eigens von Ihnen angelegten Ordner»Schriftarten«. 6. Prüfen Sie nun zuerst die Textdatei mit den Lizenzbedingungen und kontrollieren Sie die rechtlichen Voraussetzungen zur Installation der Schriftart. Hinweise wie»100% Freeware«sind ein Zeichen dafür, daß Sie die Schriftart auf all Ihren PCs installieren können und keine Kosten anfallen. Installation auf Ihrem PC 1. Im nächsten Schritt müssen Sie die Schriftart auf Ihrem PC installieren. Öffnen Sie hierzu die Windows-Systemsteuerung. Der nächste Schritt ist von Ihrer Windows-Version und der gewählten Darstellung abhängig: Windows 7, Vista, XP (klassische Ansicht): Führen Sie einen Doppelklick auf das Symbol SCHRIFTARTEN aus. Windows 7 und Vista (Ansicht»Kategorie«): Klicken Sie auf das Symbol DARSTELLUNG UND ANPASSUNG. Sobald nun der Inhalt des Dialogfeldes gewechselt hat, klicken Sie auf SCHRIFTARTEN. Windows XP(Ansicht»Kategorie«): Klicken Sie hier auf DARSTELLUNG UND DESIGNS. Sobald der Inhalt des Dialogfeldes gewechselt hat, klicken Sie in der linken Spalte bei SIEHE AUCH auf den Eintrag SCHRIFTARTEN. 2. Daraufhin werden in einem eigenen Dialogfenster alle auf Ihrem PC installierten Schriftarten angezeigt. Ordnen Sie nun das Dialogfeld der Systemsteuerung und das Dialogfeld mit der übertragenen Schriftart so an, daß beide Dialogfelder nebeneinander plaziert sind. 3. Klicken Sie die neue Schriftart mit der linken Maustaste an und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Datei bei gedrückter Maustaste in das Dialogfeld der Systemsteuerung. Sobald Sie die Maustaste lösen, wird die Schriftart installiert. Während der Installation erhalten Sie eine kurze Statusmeldung, die automatisch wieder verschwindet. Schließen Sie das Dialogfeld der Systemsteuerung sowie alle anderen Ordnerfenster. Ab sofort steht Ihnen die neue Schriftart in all Ihren Windows-Anwendungen (Word, Excel, etc.) zur Verfügung. Die Schriftarten auf der Internetseite stammen aus der ganzen Welt. Entsprechend sind nicht in sämtlichen Schriftarten alle Umlaute, das»ß«oder das Euro-Zeichen enthalten. Da Sie hierzu auf der Internetseite keinen Hinweis finden, müssen Sie die gewünschte Schriftart immer zuerst installieren und können dann in Word prüfen, ob diese Sonderzeichen vorhanden sind. Löschen Sie niemals Schriftarten, die Sie nicht selbst installiert haben! Zahlreiche Programme installieren Schriftarten, die dort in Menüs und Dialogfenstern genutzt werden. Löschen Sie eine dieser Schriftarten oder eine windowseigene Schriftart, müssen die Programme bzw. Windows auf andere Schriftarten zurückgreifen mit dem Erfolg, daß dann die Meldungen nicht mehr lesbar sind oder die Darstellung von Dialogfenstern vollständig durcheinandergerät. Internet Explorer auf Auslieferungszustand zurücksetzen Wenn Ihnen der Internet Explorer nur noch Kummer bereitet, indem er immer wieder abstürzt oder sekundenlang einfriert, dann ist es häufig hilfreich, einfach die Einstellungen zurückzusetzen: 1. Drücken Sie dazu WINDOWS + R und geben Sie anschließend den Befehl "Run dll32.inetcpl.cpl.reset IEtoDefaults" ein. Drücken Sie dann die Eingabetaste. Jetzt erscheint ein neues Dialogfenster, in dem Sie auf "Zurücksetzen" klicken. 2. Darauf werden alle Einstellungen des Internet Explorers auf den Auslieferungszustand zurückgesetzt. 3. Jetzt müssen Sie den Internet Explorer nur noch neustarten und alle Probleme sollten der Vergangenheit angehören. Falls dies doch nicht der Fall sein sollte, wiederholen Sie einfach die oben beschriebenen Schritte und aktivieren Sie außerdem noch die Option "Persönliche Einstellungen löschen". Keine Schatten bei Symbolen auf dem Desktop Mit schicken Schatteneffekten wollte Microsoft in Vista die Desktop-Symbole optisch aufpeppen. Eine Design-Entscheidung, die jedoch bei vielen Desktop-Motiven nach hinten losgeht: Durch den Schatten läßt sich die Icon-Beschriftung nur mit großen Mühen erkennen. Sie können den Schatten-Effekt jedoch durch einen Eingriff in die Registry deaktivieren: 1. Klicken Sie dazu auf "Start" und geben Sie den Befehl" regedit" ins Suchfeld ein. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste, um den Registrierung-Editor aufzurufen. 2. Navigieren Sie nun zu dem folgenden Schlüssel in der Registry: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\Advanced 3. Klicken Sie dort in der rechten Fensterhälfte mit der linken Maustaste doppelt auf den Eintrag "ListviewShadow. Seite 303 von 327

304 4. Den bislang vorhandenen Wert von "1" ändern Sie jetzt in "0" um. Dadurch deaktivieren Sie die Schatten bei den Desktop- Icons. Jetzt ist noch ein Neustart notwendig, damit Sie künftig die Beschriftung der einzelnen Symbole auf Ihrem Desktop wieder problemlos lesen können. Komplette Festplatte sichern Geben Sie Datenverlust keine Chance und sichern Sie Ihr komplettes System mit Backup & Recovery 11. Setzen Sie zum Sichern Ihres kompletten Systems das neue und obendrein noch kostenlose Programm Backup & Recovery 11 Free Edition von Paragon ein. Es bietet Ihnen neben der Imageerstellung zusätzlich eine Start-CD, über die Sie das System bequem zurücksichern können. So können Sie beim Ausfall Ihrer Festplatte Ihr System mit der erstellten Start-CD bequem wiederherstellen. Legen Sie eine Sicherung der Festplatte an Um ein Backup Ihrer Programme und Daten anzulegen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie nach dem Start des Programms auf den Eintrag PARTITIONS- UND FESTPLATTENSICHERUNG. 2. Klicken Sie im Begrüßungsbildschirm des Assistenten zum Sichern der Partition auf die Schaltfläche WEITER. 3. Wählen Sie im nächsten Schritt aus, welches Laufwerk Sie sichern möchten und klicken Sie wieder auf WEITER. Sie können dabei auch mehrere Laufwerke bzw. Partitionen zum Sichern auswählen. 4. Folgen Sie dann den Anweisungen des Assistenten. Kostenlose und leicht zu bedienende BackUp- Software "EaseUS Todo BackUp 4" ist eine einfach zu bedienende und kostenlose BackUp-Lösung, die den Vergleich mit ihrer kommerziellen Konkurrenz nicht zu scheuen braucht: Auf dem Home -Register finden Sie die Option BackUp. Ein Klick darauf startet den BackUp-Assistenten, der Ihnen beim Erstellen Ihres BackUps behilflich ist. Idealerweise sollten Sie ein BackUp auf eine externe Festplatte sichern: Dadurch können Sie auch darauf zurückgreifen, falls die interne Festplatte in Ihrem Rechner beschädigt wird. Alternativ dazu können Sie das BackUp auch auf eine andere interne Festplatte speichern wenig empfehlenswert ist es hingegen, das BackUp auf dieselbe Festplatte zu speichern. Ein erstelltes BackUp wird über die Schaltfläche Recovery zurückgespielt. Im Bereich Management können Sie Ihre erstellten BackUps verwalten. Mit EaseUS Todo BackUp 4 können Sie sowohl inkrementelle sowie differentielle BackUps anlegen: Das bedeutet, daß lediglich neue bzw. geänderte Dateien gesichert werden. Auf diese Weise wird die Geschwindigkeit der BackUps erhöht, da Dateien ohne jegliche Änderungen nicht erneut kopiert werden. EaseUS Todo BackUp 4 eignet sich dadurch auch für den täglichen Einsatz, da auch zeitgesteuerte BackUps möglich sind. Sie können also in den Einstellungen festlegen, daß Sie beispielsweise jeden Tag um 18:00 Uhr alle neuen und geänderten Dateien sichern möchten. Dadurch wird jeden Tag zum Feierabend ein BackUp angelegt, das in wenigen Minuten durchgeführt ist. Mit EaseUS Todo BackUp 4 können Sie BackUps Ihrer Dateien unter Windows 7, Windows Vista und Windows XP anlegen. Download von EaseUS Todo BackUp 4: Hinweis: Mit der kostenlosen Version von EaseUS Todo BackUp 4 können Sie zwei Rechner verwalten. Falls Sie BackUps von mehreren Rechnern anlegen wollen, finden Sie auf der Webseite von EaseUS ausführliche Informationen zu den kostenpflichtigen Versionen, mit denen mehr als zwei Rechner verwaltet werden können. Für Privatanwender reicht die kostenlose Variante aber völlig aus die übrigens auch im beruflichen Umfeld benutzt werden darf. Laufwerksbuchstaben vor den Namen anzeigen Problem: Sie haben einige Netzlaufwerke (2000 / XP) mit sehr langen Namen gemappt. Standardmäßig werden Laufwerksbuchstaben hinter dem beschreibenden Namen angezeigt egal, ob es sich dabei um lokale Partitionen oder um Netzlaufwerke handelt. Das ist wenig übersichtlich und macht es unmöglich, nach den Buchstaben zu sortieren. Lösung: Wie der Explorer Laufwerksbuchstaben und Namen anzeigt, läßt sich über einen Registry-Eingriff verändern. Öffnen Sie dazu mit RegEdit den Schlüssel HKey_Local_Machine\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer und legen Sie den DWORD-Eintrag "ShowDriveLettersFirst an. Wenn Sie nur die Laufwerksbuchstaben der gemappten Netzlaufwerke vor deren beschreibenden Namen anzeigen möchten, geben Sie dem Eintrag den Wert "1. Um sowohl die Buchstaben der lokalen Laufwerke als auch der Netzlaufwerke nach vorne zu Seite 304 von 327

305 bringen, setzen Sie den Wert auf "4. Der Wert "2 unterdrückt die Anzeige der Laufwerksbuchstaben vollständig. Nach der Anpassung schließen Sie den Registry-Editor und starten den Rechner neu, um die Änderungen zu übernehmen. Letzte als funktionierend bekannte Konfiguration aktivieren Stürzt Windows während des Starts oder im laufenden Betrieb ab, testen Sie das System zuerst einmal im abgesicherten Modus. Starten Sie dazu den PC neu, drücken Sie die Taste <F8> und wählen Sie im Startmenü die Option LETZTE ALS FUNKTIONIEREND BEKANNTE KONFIGURATION. Sind Systemstörungen oder Startprobleme direkt nach einer Änderung an Ihrem PC aufgetreten, beispielsweise nach der Installation eines neuen Programms, sollten Sie Ihren PC mit der letzten als funktionierend bekannten Konfiguration starten. Starten Sie Ihr System mit der letzten als funktionierend bekannten Konfiguration Dabei werden die Registry- und Treibereinstellungen wiederhergestellt, die in der Konfiguration des letzten erfolgreichen PC- Starts vorhanden waren. Die Vorgehensweise dazu ist einfach. 1. Drücken Sie die Taste <F8> beim Start von Windows. 2. Wählen Sie aus dem Startmenü die Option LETZTE ALS FUNKTIONIEREND BEKANNTE KONFIGURATION. 3. Wenn Windows jetzt problemlos wieder funktioniert, behinderte ein Treiber oder ein Dienst den ordnungsgemäßen Betrieb von Windows. 4. Sollte Windows immer noch instabil laufen, stört wahrscheinlich ein fehlerhaftes Gerät das System. Erweiterte Windows-Startoptionen im Überblick Abgesicherter Modus: Damit starten Sie Windows nur mit den wichtigsten Treibern, Diensten und Prozessen. Abgesicherter Modus mit Netzwerktreibern: Der Ablauf ist der gleiche wie beim Abgesicherten Modus. Zusätzlich werden hier jedoch noch die Netzwerktreiber geladen. Abgesicherter Modus mit Eingabeaufforderung: Der Systemstart erfolgt wie beim Abgesicherten Modus. Anstelle des Windows-Desktops, des Startmenüs und der Taskleiste wird Ihnen aber die Eingabeaufforderung angezeigt. Startprotokollierung aktivieren: Bei dieser Startoption erstellt Windows ein Protokoll, aus dem Sie ersehen können, welche Treiber und Dienste vom System geladen bzw. nicht geladen wurden. Zusätzlich werden eventuell auftretende Fehler aufgezeichnet. Anschließend wird Windows ganz normal gestartet. VGA-Modus aktivieren: Windows startet mit dem Standard-VGA-Treiber. Letzte als funktionierend bekannte Konfiguration: Beim Starten werden die von Windows bei der letzten Anmeldung gespeicherten Informationen und Treiber aus der Registrierung verwendet. Verzeichnisdienstwiederherstellung: Diese Option dient bei Server-Betriebssystemen ausschließlich zum Wiederherstellen des Verzeichnisses SYSVOL und des Verzeichnisdienstes Active Directory auf einem Domänencontroller. Debugmodus: Sendet beim Starten Debug-Informationen über ein serielles Kabel an einen anderen PC. Windows normal starten: Windows startet wie gewohnt. Neu starten: Startet das System neu. Zum Betriebssystemauswahlmenü zurückkehren: Wenn Sie mehrere Betriebssysteme auf Ihrem PC installiert haben, bringt Sie diese Option zurück zur Auswahl des zu startenden Betriebssystems. Melden Sie sich automatisch am System an Um das Anmelden mit Namen und Paßwort automatisch erfolgen zu lassen, müssen Sie Folgendes in der Registry ändern: 1. Starten Sie den Registrierungseditor über Start Alle Programme Zubehör Ausführen (WIN+<R>). 2. Geben Sie den Befehl regedit ein und drücken Sie <Return>. 3. Wechseln Sie zum Schlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows NT\Current Version\Winlogon. 4. Setzen Sie den Wert AutoAdminLogon auf 1. Falls der Eintrag nicht vorhanden ist, erstellen Sie ihn als Zeichenfolge. 5. Klicken Sie doppelt auf DefaultPassword und geben Sie das Kennwort ein. Falls der Eintrag nicht vorhanden ist, erstellen Sie ihn als Zeichenfolge. 6. Klicken Sie im rechten Fensterbereich doppelt auf den Eintrag DefaultUserName. Geben Sie den Benutzernamen ein, mit dem Sie künftig angemeldet werden möchten. Falls der Eintrag nicht vorhanden ist, legen Sie ihn als Zeichenfolge neu an. 7. Es erscheint nun kein Anmeldefenster mehr. Hinweis: Wenn in der Registry kein Paßwort eingetragen ist, funktioniert das automatische Anmelden nur einmal. Windows stellt danach AutoAdminLogon wieder auf 0. Seite 305 von 327

306 Mit Absolute UnInstaller Windows-Anwendungen wirklich vollständig deinstallieren Nur ein schlankes Windows läuft stabil und schnell. Mit Ultimate UnInstaller sorgen Sie dafür, daß nicht mehr benutzte Windows-Anwendungen endlich restlos entfernt werden. Um Windows fit und schnell zu halten, ist es ein Muß, unbenötigte Programme wieder zu deinstallieren. Damit wird wieder Speicherplatz auf der Festplatte frei, der Verwaltungsaufwand für Windows sinkt und das Windows-Startmenü übersichtlicher. Ganz nebenbei steigt sogar die Systemsicherheit, denn kaum benutzte und ungepflegte Programm können auch durch ungestopfte Sicherheitslücken sogar zu einem Sicherheitsrisiko werden. Allerdings ist das Löschen von Programmen mit Windows über die Standard-Methode der Systemsteuerung eine keineswegs zuverlässige Angelegenheit. Von angeblich gelöschten Programmen verbleiben in vielen Fällen leere Ordner, unbenutzte Dateireste und Einträge in der Windows-Registrierung. Eine Lösung gegen diesen Mißstand bietet Ihnen das kostenlose Systemtool Absolute UnInstaller von Glarysoft. Mit dem Tool entfernen Sie nicht mehr benötigte Programme wirklich besenrein von Ihrem Windows-System. Es werden zu einem nicht mehr benötigten Programm nicht nur die Anwendung selbst, sondern auch eventuelle Datenreste auf der Festplatte sowie zugehörige Einträge in der Windows-Registrierung eliminiert. An Programmbesonderheiten ist hervorzuheben: 1. Die installierten Programme lassen sich für einen schnellen Zugriff sortieren, zudem finden Sie Programme auch mit der integrierten Suchfunktion schnell wieder. Zusätzlich werden erst kürzlich installierte Programme per Markierung hervorgehoben, so daß Sie nach Programmtests den Platz schnell wieder freigeben können. 2. Das Tool verfügt über eine automatische Erkennung nicht mehr aktiver UnInstaller-Links von vormals unvollständig deinstallierten Programmen und kann eine komplette Löschung durchführen. 3. Absolute UnInstaller spart gegenüber der Verwendung des Windows UnInstall Zeit, da es den gesamten Deinstallations- und Löschvorgang spürbar schneller als die Windows-Systemsteuerung durchführt. Zudem können auf Wunsch gleich mehrere Anwendungen in einem Arbeitsgang gelöscht werden, was die Windows-Systemsteuerung ebenfalls nicht zu leisten vermag. Absolute UnInstaller läuft auf allen Windows-Versionen ab Windows 98, bei den neueren Windows-Versionen auf den 32- und 64- Bit-Installationen. Den Download von Absolute UnInstaller (ca. 2,1 MB) erreichen Sie auf der Homepage von Glarysoft. Nicht erkannte USB-Geräte Frage: Meine USB-2.0-Kamera funktioniert an meinem PC problemlos. Wenn ich sie aber an dem etwas älteren Rechner meiner Freundin anschließe, findet dieser die Kamera nicht. Erst wenn wir den Rechner neu starten, ist die Kamera verfügbar und läßt sich nutzen. Antwort: Offensichtlich hat der zweite Computer ein Problem mit der USB-Erkennung. Hier helfen ein Microsoft-Tool und eine selbsterstellte Batch-Datei. Laden Sie das Tool DevCon ( kostenlos) auf Ihren PC. Nach dessen Installation finden Sie im Verzeichnis C:\Windows\i386 die Datei devcon.exe. Kopieren Sie sie ins Hauptverzeichnis von C:\. Starten Sie dann den Windows-Editor und geben Sie Folgendes ein: c:\devcon remove =USB c:\devcon rescan =USB Speichern Sie die Datei als USB.bat auf dem Desktop. Ein Doppelklick bewirkt, daß der Computer die gesamte USB-Hardware neu erkennt, wodurch auch die Kamera gefunden werden sollte. Nicht mehr benötigte Treiber vom System entfernen Wenn ein neuer Drucker installiert werden soll und die Installation fehlschlägt, dann ist der erste Ratschlag der Hersteller- Hotline häufig: "Haben Sie denn auch den Treiber des vorherigen Druckers deinstalliert?" Sicherlich ein gutgemeinter Rat, der in der Praxis jedoch alles andere als einfach umzusetzen ist: Windows zeigt lediglich aktive Geräte im Geräte-Manager an und der alte Drucker ist oftmals bereits verkauft oder wurde durch einen neuen Drucker ersetzt, weil er schlichtweg defekt ist. Doch Sie können sich unter Windows Vista und Windows 7 auch mit einem Trick die Geräte anzeigen lassen, die aktuell nicht aktiv sind: 1. Drücken Sie dazu gleichzeitig die Tastenkombination WINDOWS + PAUSE. Klicken Sie dann auf "Erweiterte Systemeinstellungen" und anschließend auf "Umgebungsvariablen". 2. Klicken Sie jetzt auf "Neu" und geben Sie neben "Name der Variablen" den folgenden Befehl ein: "devmgr_show_nonpresent_devices". Als "Wert der Variablen" tragen Sie "1" ein. 3. Schließen Sie jetzt dieses Fenster und starten Sie Ihren Rechner neu. 4. Drücken Sie nach dem Neustart wieder WINDOWS + PAUSE und wählen Sie jetzt "Hardware" und anschließend "Geräte- Manager" aus. 5. Im Geräte-Manager werden die aktuell nicht angeschlossenen Geräte erst angezeigt, nachdem Sie auf "Ansicht/Ausgeblendete Geräte anzeigen" geklickt haben. 6. Daraufhin werden auch die Geräte angezeigt, deren Treiber zwar noch vorhanden sind, die momentan aber nicht mit dem PC verbunden sind. Zur besseren optischen Unterscheidbarkeit verfügen diese Geräte über ein graues Icon. 7. Löschen Sie jetzt Ihren alten Drucker, dessen Treiber die erfolgreiche Installation Ihres neuen Druckers verhindern. Seite 306 von 327

307 8. Starten Sie anschließend Ihren PC neu, bevor Sie Ihren neuen Drucker installieren. Hinweis: Bitte beachten Sie, daß Sie über Admin-Rechte verfügen müssen, um diese Änderungen vorzunehmen. Offline-Updates für Windows 7, Vista und Office 2007/2010 Bei der Neuinstallation von Windows 7 bzw. Vista werden die erforderlichen Updates und Patches aus dem Internet heruntergeladen - aber was ist, wenn kein Internet verfügbar ist? Die Antwort auf diese Frage hört auf den Namen "WSUS Offline Updater" und ist jetzt in Version 7.0 erschienen: Mit WSUS Offline Updater 7.0 laden Sie die Updates für Ihr Betriebssystem und Ihr Office-Paket herunter und erzeugen anschließend eine ISO-Datei bzw. einen USB-Stick. Nach einer Neuinstallation von Windows oder Office können Sie dann alle Updates einspielen, ohne daß Sie eine aktive Verbindung zum Internet benötigen. Auf diese Weise ist ein neues System sofort auf dem aktuellsten Stand. 1. Wählen Sie dazu einfach das gewünschte Betriebssystem aus, indem Sie die entsprechenden Häkchen bei der leicht bedienbaren und sofort verständlichen Oberfläche des WSUS Offline Updater 7.0 setzen. 2. Außerdem sollten Sie im Bereich "Optionen" noch die Optionen "Service-Packs einschließen" sowie ".NET Framework 3.5 SP1 und 4 einschließen" aktivieren. 3. Wählen Sie dann aus, ob Sie ein ISO-Image erstellen oder die Updates lieber in ein eigenes Verzeichnis herunterladen wollen, von wo aus Sie dann auf einen USB-Stick kopieren ("USB-Stick/Kopiere Updates für gewählte Produkte ins "). 4. Klicken Sie dann auf "Start", um die Updates herunterzuladen. Download von WSUS Offline Updater 7.0: Wichtig: WSUS Offline Updater 7.0 ersetzt keine komplette Windows- bzw. Office-Installation. Sie müssen ein Installations- Medium von Windows 7 oder Vista bzw. Office 2007 oder Office 2010 besitzen. WSUS Offline Updater 7.0 liefert dann alle erforderlichen Sicherheits-Patches und Updates nach, so daß Sie eine neue Windows- bzw. Office-Installation halten, die auf dem aktuellsten Stand ist. Ordner unter Windows als Laufwerk einbinden Es ist oft mühsam, die Daten eines tief verschachtelten Ordners über den Windows-Explorer zu finden. Einfacher wäre es, wenn man dem Ordner einen Laufwerksbuchstaben zuordnen könnte. Das funktioniert in allen Windows-Versionen mit dem "SUBST"- Befehl. Wollen Sie beispielsweise den Ordner "C:\Ordner\Unterverzeichnis" als Laufwerk "K:" bis zum nächsten Neustart anlegen, so öffnen Sie mit "Start", "Ausführen" und "CMD" die Eingabeaufforderung und geben folgenden Befehl ein: subst K: C:\ordner\unterverzeichnis Tip: Soll dieser Ordner immer vorhanden sein, tragen Sie den Befehl in eine Batchdatei ein und fügen diese dem Autostart-Ordner hinzu. Original Knowledge Base Frage: Bei Problemen mit Windows sehe ich in der Knowledge Base von Microsoft nach. Leider erscheinen die Artikel in einer schlechten deutschen Übersetzung. Wo finde ich die Originaltexte? Antwort: Die Knowledge Base von Microsoft ( zeigt automatisch die deutsche Übersetzung der Hilfe-Artikel an auch wenn eine Seite z.b. per Google-Link aufgerufen wurde. Die Übersetzungen werden teils automatisch generiert und sind deshalb häufig unbrauchbar. Um den Originalartikel in Englisch anzuzeigen, wählen Sie auf der Webseite eines Artikels rechts oben im PullDown-Menü Übersetzungen dieses Artikels die Option English (US) und klicken auf den Pfeil daneben. PDF-Dateien komprimieren PDF ist der Standard zum Austauschen von Dokumenten: An jedem Rechner mit installiertem Adobe Reader oder einem vergleichbaren Anzeige-Tool lassen sich PDF-Dokumente öffnen und drucken. Doch sobald ein PDF-Dokument aus mehreren Seiten besteht, auf denen hochauflösende Fotos zu sehen sind, taucht oft ein Problem auf: Das PDF-Dokument ist zu groß, um noch per verschickt zu werden. Zahlreiche -anbieter weisen s zurück, sobald eine bestimmte Dateigröße überschritten wird. Doch es gibt eine einfache Möglichkeit, PDF-Dateien zu komprimieren: Dazu benötigen Sie neben dem kostenlosen Bildbetrachter IrfanView noch die Plugins, die IrfanView um weitere Funktionalitäten erweitern. Außerdem brauchen Sie GhostScript ein Interpreter, mit dem PDF-Dokumente erstellt werden können, ohne daß Sie dazu ein separates Programm wie beispielsweise Adobe Acrobat benötigen. 1. Installieren Sie IrfanView, die IrfanView Plugins sowie GhostScript. Nach der Installation von GhostScript ist ein Neustart des Rechners erforderlich. 2. Anschließend können Sie Ihre PDFs in IrfanView öffnen. Durch einen Klick auf Speichern unter können Sie Ihre PDF-Datei komprimieren: Seite 307 von 327

308 3. Wechseln Sie auf das Register Komprimierung und setzen Sie ein Häkchen bei Komprimierung aktivieren. 4. Wählen Sie anschließend bei RGB Farbbilder eine geringere Qualitätseinstellung aus. Falls also aktuell Nicht komprimiert oder FlateDecode (verlustfrei) ausgewählt ist, stellen sie die Qualität auf JPEG (hohe Qualität) um. 5. Ändern Sie auch bei Farbbilder, Graustufenbilder und S/W-Bilder die Qualitätseinstellung entsprechend. 6. Speichern Sie anschließend das PDF ab. Achten Sie dabei darauf, einen anderen Dateinamen zu wählen, damit Sie nicht versehentlich die Original-Datei überschreiben. 7. Überprüfen Sie die Dateigröße. Das PDF-Dokument sollte jetzt deutlich kleiner sein. Falls es immer noch zu groß für einen Versand via sein sollte, ändern Sie die Qualitätseinstellung auf JPEG (mittlere Qualität). Download von IrfanView: Download von IrfanView Plugins: Download von GhostScript: Programme per Tastenkombination als Administrator starten Um den PC bestmöglich beim Surfen zu schützen, sollten Sie generell dazu nur Standardbenutzerkonto mit eingeschränkten Rechten verwenden. Denn bei fehlenden Administratorrechten haben Hacker bei Standardkonten so gut wie keine Chance. Programme im Administratormodus starten Sie dann über die rechte Maustaste und dem Kontextmenü-Befehl Als Administrator ausführen. Doch es geht auch schneller: Um Programme als Administrator zu starten, halten die die Tasten <Strg> und <Shift> gedrückt und klicken auf das jeweilige Programmsymbol. Prüfen, ob eine DLL noch benötigt wird Bei der Deinstallation eines Programms werden Sie manchmal gefragt, ob eine bestimmte DLL-Datei gelöscht werden darf. Ob diese DLL-Datei noch gebraucht wird, prüfen Sie mit einem Blick in die Registry. 1. Starten Sie den Registrierungseditor über Start Alle Programme Zubehör Ausführen (WIN+<R>). 2. Geben Sie den Befehl regedit ein und drücken Sie <Return>. 3. Suchen Sie den Schlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\ Microsoft\Windows\CurrentVersion\SharedDLLs. 4. Im rechten Fenster sehen Sie nun die DLL-Dateien. Schauen Sie sich in der Spalte Wert die Ziffer in Klammern genau an. Dieser Wert gibt an, von wie vielen Dateien diese DLL benötigt wird. 5. Wenn die DLL den Wert 0 aufweist, können Sie diese im Windows-Explorer löschen. Rechner mit Atomuhr synchronisieren Der im PC eingebaute Zeitgeber auf der Hauptplatine ist meist nicht besonders genau. Bei manchen Geräten kann die Zeit um mehrere Minuten im Monat abweichen. Windows XP und Vista besitzen eine Funktion zur Zeitkorrektur über das Internet, die standardmäßig aktiv ist. Die vorgegebenen Zeit-Server sind jedoch nicht immer zuverlässig zu erreichen, und bei PCs mit ungenauen Uhren empfiehlt es sich, das Abfrage-Intervall zu verkürzen. Windows XP bietet nach einem Doppelklick auf die Windows-Uhr im Infobereich (Systray) die Registerkarte Internetzeit an. Darüber können Sie die Systemzeit mit einem NTP-Server (Network Time Protocol) synchronisieren. Unter Windows Vista erhalten Sie die entsprechenden Einstellungen nach einem Klick auf die Uhr im Systray und Datum und Uhrzeiteinstellungen ändern. Bei beiden Systemen sind mehrere Zeit-Server vorgegeben, und das Aktualisierungs-Intervall beträgt sieben Tage. Weitere Zeit-Server können Sie der Liste über einen Registry-Eintrag anfügen. Starten Sie dazu Regedit, und gehen Sie zum Schlüssel Hkey_Local_Machine\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\DateTime\Servers Erstellen Sie über das Kontextmenü Neu Zeichenfolge eine Zeichenfolge, der Sie als Namen die nächste verfügbare Nummer geben. Wenn etwa die Zeichenfolgen 1 bis 3 schon vorhanden sind, tragen Sie 4 ein. Als Wert erhält die Zeichenfolge die Internet- Adresse eines Zeit-Servers, den Sie einfügen möchten, beispielsweise ntps1-0.cs.tu-berlin.de oder ntps1-1.cs.tuberlin.de. Eine Liste mit einigen weiteren frei zugänglichen Servern finden Sie über Auch das Abfrage-Intervall können Sie über die Registry anpassen. Öffnen Sie dazu den Schlüssel Hkey_Local_Machine\System\CurrentControlSet\Services\W32Time\NtpClient und ändern Sie den DWORD-Wert SpecialPollInterval. Standardmäßig sind hier Sekunden als Dezimalwert eingetragen, was sieben Tagen entspricht. Der Wert bewirkt beispielsweise, daß die automatische Abfrage alle zwei Tage erfolgt. Korrekte Funktion prüfen: Über die Systemsteuerung und Verwaltung, Ereignisanzeige sollten Sie unter der Rubrik System ab und an kontrollieren, ob der Zeitabgleich korrekt funktioniert. Die zugehörigen Infos in der Spalte Quelle tragen die Bezeichnung W32Time. Tauchen hier Fehlermeldungen auf, ist der Zeit-Server wahrscheinlich vorübergehend oder dauerhaft nicht erreichbar. In diesem Fall sollten Sie einen anderen Zeit-Server wählen. Seite 308 von 327

309 Rechner synchronisieren über das Netz ohne fremde Server Bis zu 5 Ordner auf bis zu 5 Rechnern mit der kostenlosen Synchronisations-Software Syncing.NET können Sie Dateien über das Internet synchronisieren, ohne sie dauerhaft online speichern zu müssen. Alle Dateien befinden sich immer lokal auf Ihrem Rechner und werden nicht auf fremden Servern gespeichert. Syncing.NET nutzt dabei die P2P-Technologie, mit der sich Dateien direkt zwischen zwei oder mehreren Rechnern austauschen lassen, ohne daß dabei ein zentraler Server erforderlich ist. Während der Datenübertragung über das Internet oder Netzwerk werden alle Daten verschlüsselt, so daß auch hier keine Sicherheitslücke klafft. Von Syncing.NET existiert neben der kostenpflichtigen Version auch eine Gratis-Variante, mit der Sie maximal fünf Ordner auf bis zu fünf Rechnern synchronisieren können in den meisten Fällen absolut ausreichend, um den Rechner an der Arbeit und zuhause sowie das Notebook / Netbook auf dem aktuellsten Stand zu halten. Fünf Ordner klingen zunächst nicht viel allerdings werden auch alle Unterordner sowie die darin befindlichen Dateien ebenfalls berücksichtigt. Wenn Sie eine entsprechende Ordnerstruktur anlegen, können Sie also ihre gesamten Daten auf diesem Weg zwischen Ihren Rechnern synchronisieren. Praktisch für Freiberufler und kleine Unternehmen: Mit Syncing.NET können auch Dateien mit Kunden ausgetauscht werden. Nach Ende des Auftrags wird einfach die entsprechende Arbeitsgruppe gelöscht, in der die betreffenden Ordner freigegeben waren. Um die Ordner synchronisieren zu können, benötigen Sie ein kostenloses Benutzerkonto, das Sie direkt nach dem Start anlegen können. Download von Syncing.NET Free Edition: Hinweis: Wie schnell die Synchronisation abläuft, ist von Ihrer DSL-Geschwindigkeit abhängig. Insbesondere bei Video- und Musik- Dateien kann es schnell mehrere Stunden oder gar Tage benötigen, wenn Sie gigabyteweise Daten synchronisieren wollen. Sauberer ShutDown Wenn der PC herunterfährt, beendet Windows lediglich die Prozesse der offenen Programme. Ein Registry-Hack schließt sie regulär und vollständig. Öffnen Sie den Registrierungs-Editor, navigieren Sie zu dem Schlüssel HKEY_USERS\.DEFAULT\ControlPanel\Desktop, klicken Sie den Eintrag AutoEndTasks doppelt an und ändern Sie seinen Wert auf 1. Schneller surfen im Netzwerk Von dem folgenden Problem können viele Anwender ein leidvolles Liedchen singen: Sobald sie auf geteilte Ordner im Netzwerk zugreifen, wird der Rechner deutlich spürbar ausgebremst. Schuld daran ist in den meisten Fällen eine Funktion von Windows, die nach zeitbasierten Aufgaben auf den Rechnern im Netzwerk sucht. Doch mit wenigen Klicks können Sie deutlich schneller in Netzwerk-Ordnern surfen. Schuld an dieser unfreiwilligen Gedenkminute ist ein Feature des Windows-Explorers: Es wird auf den Rechnern im Netzwerk nach zeitgesteuerten Aufgaben gesucht. Da Ihr Rechner deshalb auf eine Antwort des entfernten PCs warten muß, wirkt es oft so, als ob Ihr System eingefroren wäre. Dabei werden Sie einer nur zu einer Zwangspause verdonnert. Nach einer kleinen Änderung in der Registry surfen Sie aber wieder wesentlich schneller im Netzwerk: 1. Rufen Sie zunächst den Registrierungs-Editor auf, indem Sie auf "Start" klicken und anschließend "regedit" ins Suchfeld eingeben. Drücken Sie dann die Eingabetaste. 2. Navigieren Sie anschließend im Registrierungs-Editor zu dem Schlüssel "HKEY_LOCAL_MACHINE". 3. Öffnen Sie dann im Verzeichnisbaum das Verzeichnis "Software/Microsoft/Windows/CurrentVersion/Explorer/RemoteComputer/NameSpace". 4. Dort finden Sie zwei Einträge: Der erste Eintrag mit der kryptischen Bezeichnung "{2227A280-3AEA-1069-A2DE B30309D}" informiert Ihren Windows-Explorer über freigegebene Drucker im Netzwerk. Nehmen Sie deshalb keine Änderungen an diesem Eintrag vor. Für Sie relevant ist hingegen der zweite Eintrag "{D C6A-11CF-8D87-00AA0060F5BF}": Dieser Schlüssel weist den Windows-Explorer an, zeitgesteuerte Tasks auf dem entfernten Rechner anzuzeigen. Diesen Schlüssel sollten Sie deshalb mit der rechten Maustaste anklicken und über "Entfernen" löschen. Jetzt ist noch ein Neustart Ihres Rechners notwendig, damit diese Änderung aktiv wird. Anschließend können Sie im Windows- Explorer auf andere Rechner im Netzwerk zugreifen, ohne daß es zu den bisherigen Zwangspausen kommt. Schriftarten verwalten für mehr Performance Im Laufe der Zeit sammeln sich zahlreiche Schriftarten auf dem Rechner an, denn kostenlose Web-Quellen wie fontasy.de oder dafont.com sind eine wahre Fundgrube für schicke und schöne Schriftarten, die jedes Dokument aufpeppen. Doch je mehr Schriftarten auf einem Rechner installiert sind, desto länger dauert der Systemstart, und desto länger dauert der Start von Programmen wie Word. Auch das Öffnen der Schriftarten-Liste verzögert sich durch zahlreiche Schriftarten deutlich spürbar. Falls Sie also Hunderte von Schriftarten auf Ihrem Rechner installiert haben und sich auch von keinen Schriftarten trennen wollen, dann sollten Sie einen Schrift-Manager wie NexusFont installieren: Mit NexusFont können Sie Ihre Schriftarten in verschiedene Seite 309 von 327

310 Ordner aufteilen und diese Schriftarten anschließend temporär laden. Dadurch können Sie zahlreiche Schriftarten, die Sie nicht tagtäglich benutzen, einfach auslagern und dadurch Ihr System beschleunigen. NexusFont ist für Windows 7, Vista und XP erhältlich. Download von NexusFont: Hinweis: Eine deutsche Sprachdatei können Sie im Bereich Languages unter dem Download-Link herunterladen. So entdecken Sie heimliche Zugriffe auf Ihren PC Nach einigen Tagen Abwesenheit, etwa nach einem schönen Urlaub oder im Krankheitsfall, ist es immer interessant zu wissen, ob in der Zwischenzeit jemand auf Ihren PC an der Arbeit zugegriffen hat. Zu diesem Zweck bietet Windows eine Sammlung aller Ereignisse rund um Ihren PC an, das sogenannte Ereignisprotokoll. Im Ereignisprotokoll werden neben zahlreichen anderen Ereignissen auch die Netzwerkanmeldungen sowie lokalen Anmeldeversuche protokolliert. Dieses Protokoll können Sie aufrufen, indem Sie auf "Start/Ausführen" klicken und anschließend den Befehl "eventvwr" eintippen. Wechseln Sie anschließend in die Rubrik "Sicherheit". Dort können Sie die Sortierung nach der Spalte "Ereignis" vornehmen lassen. Halten Sie dann Ausschau nach Ereignissen, die mit der Kennziffer "680" versehen sind. Sie bekommen sowohl Anmelde- als auch PC-Namen angezeigt und sehen auf diese Weise, mit welchen PCs über das Netzwerk auf Ihren Rechner zugegriffen werden sollte. Lokale Anmeldungen, die fehlgeschlagen sind, werden im Ereignisprotokoll mit der Kennziffer "529" verzeichnet. So entfernen Sie Readyboost von Ihrem USB-Stick Mit Readyboost hatte Microsoft in Vista eine Technologie eingeführt, mit der sich Rechner durch den Einsatz eines USB-Sticks als schneller Zwischenspeicher beschleunigen lassen sollten. Doch was in der Theorie sinnvoll und vielversprechend klang, erwies sich in der Praxis als Rohrkrepierer: Von mehr Performance war nichts zu spüren und der versprochene Leistungsgewinn war allenfalls meßbar, aber nicht wirklich fühlbar. Doch ein USB-Stick, der für Readyboost genutzt wurde, läßt sich nicht ohne weiteres wieder wie ein normaler USB-Stick nutzen: Der USB-Stick läßt sich nicht formatieren und die Readyboost-Datei auf dem USB-Stick läßt sich auch nicht einfach entfernen. Da Readyboost aber einen Großteil des Speicherplatzes auf dem Stick verschlingt, sollten Sie Readyboost auf jeden Fall von Ihrem USB-Stick verbannen: 1. Dazu verbinden Sie den USB-Stick mit Ihrem Rechner. 2. Rufen Sie anschließend den Windows-Explorer auf und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den USB-Stick. 3. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Eigenschaften aus und wechseln Sie anschließend auf das Register ReadyBoost. 4. Wählen Sie jetzt Dieses Gerät nicht verwenden aus. Bestätigen Sie anschließend mit einem Klick auf OK, daß Sie diesen USB-Stick nicht mehr für Readyboost verwenden wollen. Jetzt wird Readyboost deaktiviert, die Readyboost-Datei auf dem Stick entfernt und der dadurch belegte Speicherplatz wieder freigegeben. So nutzen Sie die Möglichkeiten Ihres USB-Sticks maximal aus Einen USB-Stick einfach nur zum Speichern von ein paar Dateien zu nehmen, unterfordert die Fähigkeiten moderner USB-Sticks. So nutzen Sie die Möglichkeiten Ihres USB-Sticks zukünftig besser aus. Praktisch jeder PC-Anwender setzt heute einen oder mehrere USB-Sticks ein. Die Preise der kleinen Speicherwunder sind extrem gefallen und schon auf einem 16-GB-Stick haben Sie rund die dreifache Kapazität eines Standard-DVD-Rohlings zum Datentransport, zur Datensicherung oder zum Datenaustausch zur Hand. Im praktischen Umgang helfen Ihnen die folgenden Tricks, maximalen Komfort und Nutzen aus Ihren USB-Sticks zu ziehen: Ein immer wieder angesprochener Streitpunkt ist die Notwenigkeit des Abmeldens des USB-Sticks, bevor er abgezogen wird. Faustregel: Wenn Sie nur Daten lesen, können Sie den Stick in jedem Fall auch kalt abziehen. Wenn Sie hingegen auch Schreibzugriffe vorgenommen haben, können sich noch Daten in einem Schreibpuffer befinden, die nicht auf den Stick geschrieben sind. In dem Fall sollten Sie den Stick über den Windows-Systray (Systembereich) erst abmelden und dann abziehen. Bevor Sie einen USB-Stick für den Datentransport verwenden, sollten Sie das verwendete Dateisystem prüfen. Denn mit FAT32 und NTFS bieten sich zwei sehr unterschiedliche Dateisysteme an. Vorteil von FAT32 ist die große Kompatibilität auch zu anderen Betriebssystemen als Windows, wie z.b. Linux, und diversen anderen Geräten wie Tablets oder Netbooks. NTFS hingegen ist leistungsfähiger und nutzt die Kapazität des Sticks besser aus, allerdings ist die Nutzung damit mehr oder weniger auf die Windows-Welt beschränkt. Die Schreibgeschwindigkeit eines USB-Sticks ist deutlich niedriger als die Lesegeschwindigkeit. Das hat zur Folge, daß das Schreiben größerer Dateien oder Datenmengen eine erhebliche Zeit dauern kann. Um wenigstens die mögliche Geschwindigkeit maximal auszunutzen, sollten Sie in einer USB 2.0-Umgebung den USB-Stick für einen solchen Kopiervorgang einzeln an einen Root-Hub direkt an Ihrem PC anschließen. Dort muß er sich die USB-Bandbreite nicht noch mit anderen Geräten teilen. Seite 310 von 327

311 Sie haben noch einen alten USB-Stick mit geringer Kapazität übrig, den Sie praktisch gar nicht mehr brauchen? Prima! Dann nutzen Sie ihn doch als Schlüssel für Ihren PC. Mit der kostenlosen Software StickSecurity 2 Basic (ab Windows XP einzusetzen) ersetzt Ihr USB-Stick das lästige (und knackbare) Paßwort. Ist der entsprechend vorbereitete USB-Stick vom Rechner abgezogen, ist das System gesperrt. Die Sperre wird beim Anschluß des Sticks wieder aufgehoben. Praktisch: Ein Stick kann sogar mehrere PCs sperren und zugänglich machen. Soforthilfe nach dem Crash Ein Systemcrash ist immer eine unangenehme Sache. Zum einen ist aktuell geleistete Arbeit verloren, zum anderen sind eventuell auch Systemdateien in Mitleidenschaft gezogen worden. Auch wenn Windows 7 / Vista / XP recht stabil laufen, bleiben gelegentliche Systemabstürze nicht aus. In der Regel startet der PC anschließend wieder ohne Probleme und überprüft lediglich das Dateisystem. Nach manchen Abstürzen und nach dem Update von Hardware oder deren Treibern startet Windows jedoch nicht mehr. Setzen Sie die Checkliste bei System-Störungen ein Wenn Windows nach einem Crash nicht mehr starten will, sollten Sie die folgenden Punkte prüfen: Falls der PC beim Neustart nur noch Piep-Töne von sich gibt, liegt ein Hardware-Defekt vor. Es kann aber auch nur an einer fehlenden Steckverbindung (beispielsweise nicht richtig eingesteckte Tastatur) oder einer nicht richtig eingesetzten Komponente wie Prozessor, Speicher, Grafikkarte oder Erweiterungskarte liegen. Wenn das BIOS nach einem Crash die Festplatte zwar erkennt, aber kein Betriebssystem findet, ist zu 99 % der MBR (Master Boot Record) beschädigt. Das kann durch eine Softwarepanne passiert sein, deutet aber auch auf einen eventuellen Virenbefall oder gar einen Headcrash auf der Startspur hin. Boot-Viren sind mittlerweile sehr selten geworden, daher ist eine Vireninfektion in diesem Fall eher unwahrscheinlich. Ebenso ist ein Headcrash, also das Aufsetzen des Schreib-/Lesekopfes im Betrieb gerade auf der ersten Spur auch eher selten. Um einen neuen MBR auf die Festplatte zu schreiben, starten Sie über die Windows- Installations-CD/DVD, geben Sie an der Eingabeaufforderung FIXMBR <Return> ein und starten Ihren PC mit dem Befehl EXIT neu. Sollte der PC immer noch nicht starten, schreiben Sie einen neuen PBR (Partition Boot Record). Dazu geben Sie den Befehl FIXBOOT ein und starten mit EXIT erneut den PC. Nach einem Crash können Sie SFC einsetzen, um eventuelle Bootprobleme durch beschädigte Systemprogramme auszuschließen. Überprüfen Sie die Systemdateien auf der Kommandozeile durch die Eingabe von: SFC /SCANNOW. Sortierung Schnellstartleiste Frage: Bei jedem Neustart ändern sich die Icons in der Schnellstartleiste (rechte Maustaste auf Taskleiste, Symbolleisten Schnellstart). Die Icons werden immer wieder alphabetisch sortiert. Jedes manuelle Umsortieren geht verloren. Antwort: Ursache ist ein fehlerhafter Registry-Eintrag. Bitte prüfen Sie folgenden Eintrag: [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Winlogon] "Userinit"="C:\WINDOWS\system32\userinit.exe," Wichtig ist das Komma. Die Schnellstarticons selbst liegen als LNK-Dateien (Verknüpfungen) in diesem Ordner: C:\Dokumente und Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Internet Explorer\Quick Launch Standardordner für die Programminstallation Wenn Sie Ihre Programme immer im selben Ordner anlegen lassen, sollten Sie diesen zum Standardordner für die Programminstallation machen. Das geht über eine Registry-Einstellung ganz einfach. Standardmäßig werden von Windows 7 alle Programme in den Pfad C:\Programme installiert. Wenn Sie aber mehrerer Partitionen haben und Ihre Programme lieber von der Betriebssysteminstallation trennen wollen, müssen Sie bei jeder Neuinstallation erst umständlich den Installationspfad ändern. Stellen Sie den Standardordner für die Programminstallation in der Registry ein Abhilfe schafft hier ein Eingriff in die Registry: 1. Drücken Sie <WIN>+<R>, um den AUSFÜHREN-Dialog anzuzeigen. 2. Geben Sie im Feld ÖFFNEN den Befehl REGEDIT ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. 3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf JA. 4. Wechseln Sie zum Schlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE/SOFTWARE/MICROSOFT/WINDOWS/CURRENTVERSION. 5. Doppelklicken Sie auf den Eintrag PROGRAMFILESDIR und geben Sie als im Feld WERT: den Pfad zu dem Laufwerk und Ordner an, in dem Ihre Programme in Zukunft standardmäßig installiert werden sollen. Seite 311 von 327

312 Suchdialog von Windows 2000 wiederherstellen Frage: Der Suchassistent von Windows XP ist umständlich zu bedienen. Ich will den Suchdialog von Windows 2000 zurück. Wie geht das? Antwort: In der Registry ist folgender Wert einzutragen (Leerzeichen und Groß- / Kleinschreibung beachten): [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\CabinetState] "Use Search Asst"="no" Systemuhr öfter automatisch abgleichen Mit den geheimen Registry-Einstellungen haben Sie Windows 7 voll unter Kontrolle. Erhöhen Sie beispielsweise das Update- Intervall für die Systemuhr. Damit Sie auf Ihrem PC immer die genaue Uhrzeit zur Verfügung haben, wird über den Dienst W32Time Service einmal pro Woche der Zeitgeber automatisch mit einer Atomuhr abgeglichen. Einmal pro Woche ist aber eindeutig zu wenig, da je nach Zeitgeber auf dem Motherboard Differenzen von bis zu zehn Minuten entstehen können. Deshalb sollten Sie die Zeit alle zwölf Stunden automatisch abgleichen lassen. Erhöhen Sie den Intervall für den Abgleich der Systemuhr Wenn Sie die Systemuhr öfter automatisch abgleichen möchten, können Sie dies über die Registry vornehmen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Drücken Sie <WIN>+<R>, um den AUSFÜHREN-Dialog anzuzeigen. 2. Geben Sie im Feld ÖFFNEN den Befehl REGEDIT ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. 3. Bestätigen Sie ggf. die Abfrage der Benutzerkontensteuerung mit einem Klick auf die Schaltfläche JA. 4. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE\ SYSTEM\CurrentControlSet\Services\W32Time\TimeProviders\NtpClient. 5. Doppelklicken Sie im rechten Fensterteil auf den Eintrag SPECIALPOLLINTERVAL. Dieser Eintrag gibt in Sekunden das Intervall an, in dem die Systemuhr abgeglichen werden soll. Voreingestellt ist hier der dezimale Wert Um die Systemuhr alle zwölf Stunden abgleichen zu lassen, ändern Sie den dezimalen Wert auf Treiber sichern Sichern Sie alle Windows-Treiber mit wenigen Mausklicks. Wenn es einmal Probleme mit einem Gerät gibt oder Windows neu installiert werden muß, geht normalerweise die Sucherei los: Auf welcher CD sind die Treiber für die Grafikkarte? Welche Karte ist überhaupt im Rechner? Wo sind die Treiber für Soundkarte, TV-Karte, WLAN? Um das zu vermeiden, gibt es das Tool Driver Magician Lite. Es ermittelt automatisch alle auf Ihrem System installierten Gerätetreiber und speichert diese mit dem Namen des Geräts/Treibers in einem Ordner Ihrer Wahl: Driver Magician Lite Freeware für Windows Vista, XP, 2000, Me, 9x Sprache: Englisch Download Driver Magician Lite. 1. Klicken Sie, um alle Treiber auszuwählen bzw. um diese wieder zu deaktivieren. 2. Klicken Sie auf Start Backup, um die Treiber in einen bereits vorhandenen Ordner zu speichern. Tip! Diesen Ordner sollten Sie anschließend auf eine CD brennen oder einem USB-Stick speichern. Damit haben Sie eine komplette Treibersammlung für alle in Ihrem System installierten Geräte. Die lange Suche nach dem richtigen Treiber ist damit vorbei. Umschalt -Menü individuell anpassen Die Registrierungsdatenbank von Windows (Registry) speichert einen Großteil der systemrelevanten Informationen, Benutzereinstellungen und Optionen zur Steuerung von Windows. Daher sind Sie hier genau richtig, um Ihr System individuell anzupassen. Zwischen laufenden Programmen können Sie mit der Tastenkombination <Alt>+<Tab> umschalten. Wenn allerdings zu viele Programme geöffnet sind, können nicht mehr alle in diesem Umschalt -Menü angezeigt werden. Durch einen Eingriff in die Registry können Sie aber die Größe des Menüs individuell anpassen: 1. Klicken Sie auf Start Alle Programme Zubehör Ausführen oder drücken Sie WIN+<R>, um den Ausführen -Dialog anzuzeigen. 2. Geben Sie im Feld Öffnen den Text regedit ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. 3. Wechseln Sie zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Control Panel\Desktop. 4. Passen Sie die nachfolgend aufgeführten Einträge Ihren Wünschen an: CoolSwitch- Columns: Gibt an, wie viele Spalten verfügbar sein sollen (Standard: 7) CoolSwitch- Rows: Gibt an, wie viele Zeilen verfügbar sein sollen (Standard: 3) 5. Schließend Sie den Registrierungseditor und starten Sie Ihr System neu, um die Einstellungen zu aktivieren. Seite 312 von 327

313 UpDate ohne Neustart Frage: Bei meinem Rechner ist die automatische Installation von Windows-UpDates aktiviert. Mich stört, daß der PC nach einer gewissen Zeit neu startet auch wenn ich das nicht bestätige. Antwort: Mit einer Änderung in der Registry läßt sich der automatische Neustart abstellen: Starten Sie den Registry Editor, markieren Sie den Schlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows. Wählen Sie Bearbeiten Neu Schlüssel und geben Sie WindowsUpdate ein. Wählen Sie erneut Bearbeiten Neu Schlüssel und geben Sie nun AU ein. Wählen Sie schließlich noch Bearbeiten Neu DWORD-Wert und geben Sie NoAutoRebootWithLoggedOnUsers ein. Klicken Sie doppelt auf den Eintrag, geben Sie 1 ein und bestätigen Sie mit OK. Fortan erscheint zwar ein Fenster, das den Benutzer zum Neustart auffordert; der Computer bootet aber nicht mehr selbständig neu. UpDate-Funktion reparieren Wenn die UpDate-Funktion des Internet Explorer nicht mehr funktioniert, sollten Sie eine Einstellung in der Registry prüfen. Beim Versuch, UpDates für Ihr System herunterzuladen, wird eine der beiden nachfolgenden Fehlermeldungen angezeigt: Zugriff verweigert Netzwerkrichtlinien verhindern die Verwendung von Windows Updates zum Download und Installieren von Updates auf den Computer In diesem Fall wurde die UpDate-Funktion durch einen Eintrag in der Registry gesperrt. Stellen Sie die UpDate-Funktion des IE über die Registry wieder her So heben Sie die Blockade für die UpDate-Funktion des Internet Explorer wieder auf: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche START und AUSFÜHREN. 2. Tragen Sie im Feld ÖFFNEN den Befehl REGEDIT ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. 3. Wechseln Sie zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\policies. 4. Falls der Schlüssel Explorer vorhanden ist, klicken Sie auf diesen. 5. Wenn im rechten Fensterbereich der DWORD-Wert NoWindowsUpdate vorhanden ist, löschen Sie den Eintrag. Sie können den Eintrag aber auch deaktivieren, indem Sie ihm den Wert 0 zuweisen. UpDates für alle Anwendungen zugleich herunterladen und installieren Stillstand ist der Tod - deshalb werden für nahezu alle installierten Anwendungen in unregelmäßigen Abständen UpDates veröffentlicht. UpDates bringen nicht nur neue Funktionen mit sich, sondern stopfen auch entdeckte Sicherheitslücken. Es ist deshalb wichtig, daß Sie Ihre Anwendungen immer auf dem aktuellsten Stand halten. Allerdings besitzen längst nicht alle Anwendungen eine automatische UpDate-Funktion. Per Hand wird es aber eine mühselige Angelegenheit, nach neuen UpDates zu schauen. Deshalb empfiehlt sich ein Tool wie "Glarysoft Software UpDates": Das kostenlose Tool überprüft automatisch für zahlreiche weitverbreitete Anwendungen, ob eine aktuelle Version vorliegt. Falls dies der Fall ist, können Sie die einzelnen UpDates herunterladen und installieren lassen. Dazu müssen Sie nur die gewünschten UpDates auswählen: Die Entwickler haben sich dazu entschlossen, UpDates nicht automatisch herunterzuladen und zu installieren, damit Sie gegebenenfalls auch eine ältere Version einer Anwendung behalten können. In einigen Fällen ist dies durchaus empfehlenswert, denn nicht immer werden neue Funktionen ergänzt - ab und an werden auch sinnvolle Features einfach ersatzlos gestrichen durch ein UpDate. In den Einstellungen von Glarysoft Software UpDates können Sie festlegen, in welchen Abständen nach neuen UpDates überprüft werden soll: Alle 12 Stunden, jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat. Um nicht allzuoft vom dem Tool bei der Arbeit unterbrochen werden, sollten Sie festlegen, daß jede Woche nach neuen UpDates gesucht wird. Sie können die Systemsicherheit natürlich erhöhen, indem Sie alle 12 Stunden oder täglich nach UpDates suchen - hier gilt wieder die alte Devise, daß mehr Sicherheit automatisch auch weniger Komfort bedeutet. Da Glarysoft Software UpDates allerdings das Aktualisieren Ihrer Anwendungen enorm beschleunigt, sparen Sie unterm Strich trotzdem noch jede Menge Zeit. Download von Glarysoft Software UpDates: Hinweis: Bitte berücksichtigen Sie, daß Glarysoft Software UpDates nicht alle existierenden Anwendungen kennt. Das Tool erkennt zwar Tausende von Programmen, aber falls Sie exotischere Anwendungen einsetzen, sollten Sie sicherheitshalber dort manuell prüfen, ob ein UpDate vorliegt. USB-Drucker funktioniert nicht mehr Wenn Sie einen Drucker per USB an Ihren Rechner anschließen, dann wird beim Installieren des Druckertreibers ein virtueller Port eingerichtet. Dieser Port ist allerdings nur am selben USB-Anschluß ansprechbar. Seite 313 von 327

314 Falls Sie Ihren Drucker an einen anderen USB-Anschluß anschließen - beispielsweise, weil Sie den Rechner an einem anderen Ort aufgebaut haben - dann wird der USB-Drucker zwar angezeigt. Aber Windows 7, Vista oder XP können ihn nicht korrekt adressieren. So können Sie mit Ihrem USB-Drucker wieder drucken Die einfachste Lösung für dieses Problem: Verbinden Sie den USB-Drucker wieder mit dem USB-Anschluß, an den Sie ihn ursprünglich angeschlossen hatten. Falls Sie sich nicht mehr erinnern können, um welchen USB-Anschluß es sich gehandelt hat, können Sie auch einfach die gespeicherten Infos zur USB-Konfiguration auf Ihrem Rechner löschen. 1. Klicken Sie dazu auf "Start/Alle Programme/Zubehör/Windows-Explorer". 2. Wenn Sie Windows 7 benutzen, wechseln Sie dort in den Ordner "C:\Windows\System32\DriverStore". 3. Löschen Sie dort die Datei "INFCACHE.1", indem Sie sie mit der linken Maustaste anklicken und anschließend die [ENTF]-Taste auf Ihrer Tastatur drücken. 4. Falls Windows Vista oder Windows XP auf Ihrem Rechner installiert ist, müssen Sie den Verzeichnispfad "C:\Windows\INF" aufrufen. Löschen Sie dort ebenfalls die Datei "INFCACHE.1". Hinweis: Wenn Sie die Datei INFCACHE.1 löschen, werden alle Treiberinformationen zu USB-Geräten gelöscht, die Sie bislang mit Ihrem Rechner verbunden haben. Da USB-Geräte in der Regel beim Verbinden mit dem Rechner automatisch erkannt werden, legt Windows die erforderlichen Einträge ebenfalls automatisch wieder an. Dazu genügt es, ein USB-Gerät mit dem Rechner zu verbinden. USB-Geräte sicher entfernen Windows 2000/XP bietet einen Dialog, mit dem sich ein per USB angeschlossenes Gerät vor dem Abklemmen deaktivieren läßt. Er enthält auch die Option, das entsprechende Icon für diese Funktion im SysTray einzublenden. Sie haben das Icon versehentlich ausgeblendet. Wie können Sie das Gerät jetzt sicher deaktivieren? Da es sich um eine externe Festplatte handelt, befürchten Sie Datenverlust, falls Sie sie einfach so abklemmen. Wenn Sie das Icon im SysTray-Bereich ausgeblendet haben, können Sie angeschlossene Geräte auch über "Systemsteuerung Hardware" deaktivieren. Wählen Sie hier die Option "Gerät deinstallieren bzw. entfernen", und klicken Sie auf "Weiter". Danach markieren Sie "Gerät entfernen", wählen das entsprechende Gerät aus und klicken wieder auf "Weiter". Nachdem auf dem Bildschirm die Meldung erschienen ist, daß der Vorgang abgeschlossen ist, können Sie das Gerät abklemmen, ohne Datenverlust befürchten zu müssen. Am Schluß bietet Ihnen der Hardware-Assistent die Option "Symbol zum Entfernen / Auswerfen in der Taskleiste anzeigen". Wenn Sie diese aktivieren, erhalten Sie das Icon im SysTray sofort zurück. Klicken Sie auf "Fertigstellen", um den Hardware- Assistenten zu beenden. Sie wollen das Icon wiederherstellen, ohne das Gerät zu deaktivieren? Hier hilft folgender Rundll-Aufruf, den Sie unter "Start Ausführen" eingeben: rundll32.exe shell32.dll,control_rundll hotplug.dll Der Befehl macht den Dialog verfügbar, den Sie sonst nach einem Rechtsklick auf das SysTray-Icon erhalten würden. Hier finden Sie ebenfalls die Option, das Icon wieder anzuzeigen. USB-Stick wird nicht im Windows-Explorer angezeigt Immer wieder berichten Anwender darüber, daß sie ihren USB-Stick nicht mehr über den Windows-Explorer ansteuern können, da der Laufwerksbuchstabe verschwunden ist. Über den Geräte-Manager und die Datenträgerverwaltung läßt er sich jedoch noch auffinden, so daß ein Defekt des USB-Sticks ausgeschlossen ist. Dieses Problem beheben Sie, indem Sie den USB-Stick deinstallieren und anschließend sofort wieder installieren: 1. Verbinden Sie den USB-Stick mit Ihrem PC. 2. Klicken Sie dann auf Start/Systemsteuerung/System/Geräte-Manager. 3. Klicken Sie anschließend bei Laufwerke mit der rechten Maustaste auf Ihren USB-Stick. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Befehl Deinstallieren aus. 4. Entfernen Sie jetzt den USB-Stick von Ihrem Rechner und stecken Sie ihn anschließend sofort wieder in den USB-Port zurück. Jetzt wird er erneut installiert und erscheint auch wieder mit Laufwerksbuchstaben im Windows-Explorer. Vista: Partitionsgröße ändern Die Größe einer Partition im nachhinein noch zu verändern, war unter Windows XP nur mit speziellen Tools möglich: Microsoft hatte dafür schlichtweg keine Funktion eingerichtet. Glücklicherweise wurde dies unter Windows Vista geändert und Sie können die Partition, in der Vista installiert ist sowie weitere, auf Ihrem Rechner vorhandene Partitionen mit wenigen Mausklicks erweitern oder reduzieren, um sie optimal an Ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen: 1. Klicken Sie dazu auf Start/Systemsteuerung/System und Wartung/Verwaltung/Festplattenpartitionen erstellen und formatieren. Seite 314 von 327

315 2. Wählen Sie dort die gewünschte Partition mit einem Klick mit der rechten Maustaste aus und wählen Sie Volume erweitern bzw. Volume verkleinern aus dem Kontextmenü. 3. Legen Sie anschließend fest, um wieviel Megabyte Sie die Partition vergrößern bzw. verkleinern möchten. WebCam zur Zugangskontrolle Wenn Sie Ihre individuellen biometrischen Daten zur Zugangskontrolle einsetzen, haben Paßwort-Hacker keine Chance. Mit dem kostenlosen KeyLemon und einer Webcam richten Sie diese alternative Zugangskontrolle ein. Die Gesichtserkennung spielt für das Identifizieren des Anwenders eine immer größere Rolle. Das trifft bislang im Wesentlichen auf Smartphones und Tablet-PCs zu, die ja schon ab Werk mit einer Kamera ausgestattet sind. Aber auch Desktop-PCs und Notebooks können mittels einer einfachen und preiswerten Webcam Gesichtserkennungs-tauglich gemacht werden. Wie deutlich dieser Trend ist, zeigt Windows 8, das mit einer Gesichtserkennung für den Zugang zum System ausgestattet werden soll. Doch Sie brauchen nicht auf Windows 8 warten, um in den Komfort einer Gesichtserkennung zu gelangen, die Ihnen einen einfachen und komfortablen Zugang zu Ihrem PC ermöglicht. Denn mit dem kostenlosen Tool KeyLemon wird Ihr Computer nur dann entsperrt, wenn das Sicherheitstool über die Webcam die autorisierte Person vor dem Rechner per Auswertung biometrischer Daten erkennt. Das funktioniert so: KeyLemon erfaßt über die Webcam die Gesichtsgeometrie des Anwenders. Dieses Webcam-Bild wird mit den Fotos in der Datenbank verglichen, die der Zugangsberechtigte vorab anlegen muß. Wird die Person als berechtigt identifiziert, wird wie gewohnt der Windows-Desktop gestartet. Andernfalls bleibt Windows nicht nur gesperrt, zusätzlich wird der vermeintliche Eindringling sicherheitshalber auch noch fotografiert. KeyLemon liefert in der aktuellen, kostenlosen Version zudem das Plug-in LemonDay mit. Damit kann auf Wunsch bei jedem Login ein Selbstporträt von Ihnen angefertigt werden, die Steuerung hierzu ist im Control Center des Programms vorzunehmen. Die LemonDay-Aufnahmen können als Video exportiert werden. In der kostenpflichtigen Bronze -Version ist zusätzlich ein Echtzeitschutz realisiert. Mehrmals pro Minute schaut die Webcam dann genau hin, wer vor dem Rechner werkelt. Wird keine bekannte Person erkannt, wird Windows automatisch gesperrt. Fazit: Wo kein Paßwort ist, haben Paßwort-Hacker keine Chance mehr. Trotzdem ist die biometrische Zugangssicherung mittels KeyLemon relativ leicht zu umgehen, es ist nur ein passendes Bild des registrierten Anwenders nötig. Ganz sicher wird die Gesichtserkennung im Umgang zwischen PC und Anwender in der nächsten Zeit einen enormen Boom erleben. Den Download von KeyLemon für Windows XP / Vista / 7 erreichen Sie unter: Weg mit unnützen Dateien von der Festplatte Millionen von Anwendern weltweit schwören auf das kostenlose Tool "CCleaner", wenn es um das Entfernen von Dateileichen geht. CCleaner entfernt temporäre Dateien, Verlauf und Cookies von Firefox, Internet Explorer, Chrome und Safari. Außerdem können Sie mit CCleaner auch Windows 7, Vista und XP aufräumen. Auf diese Weise geben Sie unnütz belegten Speicherplatz auf Ihrer Festplatte wieder frei. Bei aktuellen Platten mit mehreren Gigabyte Speicher mag dies irrelevant erscheinen - doch das Betriebssystem wird durch temporäre Dateien häufig ausgebremst. Bei blitzschnellen SSDs ist außerdem jedes zusätzliche Megabyte freier Speicherplatz kostbar. Nach dem Start können Sie im Bereich "CCleaner" auf dem bereits vorausgewählten Register "Windows" auswählen, was Sie entfernen möchten. Generell entfernt CCleaner keine Dateien, die Sie mit einzelnen Anwendungen angelegt haben. Dateireste von Anwendungen entfernen Über "Anwendungen" können Sie hingegen die digitalen Überbleibsel von Programmen entfernen. Wir empfehlen Ihnen hierbei, zunächst das ebenfalls kostenlose Tool "CCEnhancer" zu installieren - dadurch können Sie die Reste von über 500 Anwendungen entfernen. CCEnhancer erweitert lediglich den Funktionsumfang von CCleaner und ergänzt die zusätzlichen Anwendungen direkt in CCleaner im Register "Anwendungen". Alle nötigen Infos und den Download finden Sie hier: Temporäre Dateien von mehr als 500 Anwendungen entfernen Registry aufräumen unter Windows 7, Vista und XP Im Bereich "Registry" können Sie die Registry aufräumen: 1. Aktivieren Sie dazu alle Optionen bei "Registry Cleaner", falls Sie standardmäßig nicht bereits ausgewählt sein sollten. 2. Starten Sie dann den Suchvorgang mit einem Klick auf "Nach Fehlern suchen". Abhängig von der Systemgeschwindigkeit und der Menge der installierten Anwendungen dauert dieser Vorgang zwischen wenigen Sekunden bis hin zu einigen Minuten. 3. Klicken Sie anschließend auf "Fehler beheben!". Dadurch werden nicht benötigte Einträge in der Registry entfernt und gefundene Fehler behoben. 4. Die Sicherheitsabfrage "Änderungen in der Registry sichern?" sollten Sie mit "Ja" beantworten: Dadurch können Sie die vorgenommenen Änderungen in der Registry wiederherstellen, falls es wider Erwarten zu Problemen kommen sollte. Mit CCleaner entfernen Sie Dateileichen und beschleunigen Ihren Rechner unter Windows 7, Vista und XP. Die aktuelle Version unterstützt außerdem bereits Windows 8 sowie die jeweils aktuelle Firefox Beta. Download von CCleaner: Hinweis: Bei Tuning-Tools wie CCleaner gilt generell, daß Sie im Zweifelsfall lieber zu wenig als zu viel löschen sollten. Falls Sie sich unsicher sind, sollten Sie die Hilfe-Funktion nutzen oder via Google recherchieren, um welche Art von Dateien es sich handelt. Seite 315 von 327

316 Windows 7: Alle wichtigen Tastaturkürzel im Überblick Die Bedienung von Windows mit der Maus ist einfach. Bei häufig benutzten Befehlen wird die Bedienung mit der Maus jedoch ziemlich umständlich. Wir haben alle wichtigen Shortcuts für Windows 7 für Sie im Überblick Tastenkombinationen sind eine sinnvolle Alternative zur Mausbedienung. Die Hände bleiben auf der Tastatur, die Reaktionszeiten sind kurz, und in tiefen Menüstrukturen versteckte Befehle sind sofort zur Hand. Die neuen Funktionen bringen auch neue Shortcuts für Windows 7 (Tastaturkürzel) mit, die Sie in der folgenden Tabelle finden: Shortcut Funktion in Windows 7 Windows + Pos1 Windows + T Windows + Shift + T Windows + Leertaste Windows + G Windows + P Windows + X Windows + Zahl von 1 bis 5 Windows + Pluszeichen Windows + Minuszeichen Windows + Shift+ Pfeil nach links Windows + Shift + Pfeil nach rechts Windows + Pfeil nach oben Windows + Pfeil nach unten Windows + Pfeil nach links Windows + Pfeil nach rechts Verkleinert alle nicht aktiven Fenster oder stellt sie wieder her Cursor springt in die Taskleiste Cursor springt rückwärts durch die Taskleiste Schaltet alle Fenster transparent Zeigt die Gadgets Zeigt die Optionen für den zweiten Monitor Zeigt das Mobilitätscenter Startet eine neue Instanz des Programms, das sich auf dem jeweiligen Platz neben dem Startlogo befindet Vergrößert die Bildschirmansicht Verkleinert die Bildschirmansicht Verschiebt Bild auf linken Monitor Verschiebt Bild auf rechten Monitor Maximieren Minimieren / wiederherstellen Aero Snap nach links Aero Snap nach rechts Windows 7: Größe der Desktopsymbole anpassen Sind die Symbole auf dem Desktop zu groß oder klein, können Sie diese ganz einfach anpassen. Halten Sie die Taste <STRG> gedrückt und drehen Sie jetzt langsam am Rädchen der Maus. Voreingestellt sind die Symbole unter Windows 7 auf dem Desktopsymbole recht groß bemessen. Bei nur wenigen installierten Programmen ist das auch kein Problem. Wenn Sie mehrere Programme installieren und diese wie üblich ein Symbol auf dem Desktop ablegen, kann es auf der Oberfläche schnell eng werden. Lassen Sie die Symbole am Desktop neu anordnen Passen Sie die Größe der Desktopsymbole an Die Größe der Icons können Sie aber ganz einfach anpassen: 1. Klicken Sie auf eine freie Stelle auf dem Desktop. 2. Halten Sie die Taste <STRG> gedrückt. 3. Wenn Sie jetzt langsam am Rädchen der Maus drehen, werden die Symbole sofort größer oder kleiner dargestellt. Seite 316 von 327

317 Tip: Meistens bleiben jetzt kleine Lücken auf dem Desktop bestehen. Um diese zu beseitigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle auf dem Desktop. Wählen Sie dann aus dem Kontextmenü den Eintrag SORTIEREN NACH NAME. Windows 7: Konfigurieren Sie die Dienste Viele der Dienste sind äußerst wichtig für einen ordnungsgemäßen Systembetrieb. Trotzdem müssen nicht alle Dienste ständig laufen und Systemressourcen verbrauchen. Einige der Dienste können Sie problemlos auf Manuell setzen. Sie werden dann automatisch nachgestartet, wenn sie wirklich benötigt werden und danach in der Regel auch wieder automatisch beendet: Anwendungsverwaltung: Windows-Installations- und De-Installationsroutine für Software. Arbeitsstationsdienst: Verbindungen zu anderen PCs im Netzwerk werden unterbrochen. Kann deaktiviert werden, wenn der PC nicht im Netzwerk arbeitet. Com+-Ereignissystem: Nachrichtendienst für Systemereignisse. Computerbrowser: Zeigt eine Liste der Computer im Netzwerk. Kann deaktiviert werden, wenn der PC nicht im Netzwerk arbeitet. Distributed Transaction Coordinator: Steuert den Datenaustausch zwischen mehreren Ressourcenverwaltungen (etwa Datenbanken und Dateisystemen). Gatewaydienst auf Anwendungsebene: Bietet Unterstützung für Plug-Ins und Programme von Drittanbietern. Intelligenter Hintergrundübertragungsdienst: Nutzt Leerlaufnetzwerk-Bandbreite für Datenübertragungen. Netzwerkverbindungen: Für die Anzeige der Objekte im Ordner Netzwerk- und DFÜ-Verbindungen. RAS-Verbindungsverwaltung: Verwaltet Einwahl- und VPN-Verbindungen. TCP/IP-Netbios-Hilfsdienst: Bietet Unterstützung für Netbios über TCP/IP. Automatisch, wenn Netzwerkumgebung vorhanden, sonst manuell. Verwaltung für automatische RAS-Verbindung: Erstellt eine Verbindung zu einem Remotenetzwerk. Windows Installer: Fügt Anwendungen hinzu und entfernt diese. Windows 7: Programme auf der Taskleiste ablegen Für den schnellen Zugriff sollten Sie Ihre Lieblingsprogramme dauerhaft der Taskleiste hinzufügen. So können Sie diese mit nur einem Mausklick aktivieren. Oft benötigte Anwendungen in die Taskleiste abzulegen, spart Zeit und fördert die Übersicht. So können Sie Programme, die Sie oft benötigen, ganz schnell starten, ohne auf das Startmenü zugreifen zu müssen. Integrieren Sie Ihre Lieblingsprogramme in die Taskleiste Im nachfolgenden Beispiel soll für die Textverarbeitung Word ein eigenes Symbol in der Taskleiste angelegt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche START. 2. Geben Sie im Suchfeld den Namen des gesuchten Programms ein, im Beispiel WORD. 3. Klicken Sie oben in der Liste mit der rechten Maustaste auf den Eintrag für das Programm. 4. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag AN TASKLEISTE ANHEFTEN. 5. Anschließend können Sie die Anwendung über das Programmsymbol in der Taskleiste starten. 6. Sollte Ihnen die Position des Programmsymbols in der Taskleiste nicht gefallen, können Sie das Symbol mit gedrückt gehaltener Maustaste verschieben. Windows 7: Richten Sie Ihr Netzwerk schnell und bequem ein Setzen Sie den neuen Dienst Heimnetzgruppen ein Nicht immer einfach gestaltete sich das Einrichten von Heimnetzwerken unter den Vorgängern von Windows 7. Deshalb führt Microsoft mit Windows 7 den neuen Dienst Heimnetzgruppen ein. Die Computer wählen sich dabei automatisch mit dem Benutzerprofil in ein bestehendes Netzwerk ein und geben dabei öffentlich zugängliche Daten wie Fotos oder Dokumente frei. Um mit dem neuen Dienst ein Netzwerk einzurichten, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf START SYSTEMSTEUERUNG NETZWERK UND INTERNET HEIMNETZGRUPPE. 2. Klicken Sie auf den Link FREIZUGEBENE ELEMENTE AUSWÄHLEN und HEIMNETZGRUPPEN-KENNWORT ANZEIGEN. 3. Wählen Sie aus, was auf dem PC für die anderen Computer im Netzwerk freigegeben werden soll und klicken Sie auf WEITER. 4. Notieren Sie sich das von Windows 7 angelegte Kennwort und klicken Sie auf FERTIG STELLEN. 5. Das Paßwort benötigen Sie, wenn Sie der Heimnetzgruppe weitere PCs hinzufügen möchten. Seite 317 von 327

318 Windows 7: Setzen Sie das System per Kommandozeile zurück Wenn beschädigte Systemdateien Fehler auslösen, können Sie versuchen, das komplette System mit der der Systemwiederherstellung auf einen früheren stabilen Zustand zurückversetzen. Windows 7 bietet Ihnen mit der Systemwiederherstellung ein hervorragendes Werkzeug zur Fehlerbehebung. Mit deren Hilfe setzen Sie Ihr System auf den Zustand zu einem Zeitpunkt zurück, an dem alles noch reibungslos funktioniert hat. Der Vorteil: Die Systemwiederherstellung funktioniert auch im abgesicherten Modus. Stellen Sie den letzten stabilen Systemzustand mit der Kommandozeile her Problematisch wird es, wenn Sie die grafische Oberfläche von Windows auch im abgesicherten Modus nicht mehr starten können. Dann hilft nur noch der Start im abgesicherten Modus mit der Eingabeaufforderung und der manuellen Aktivierung der Systemwiederherstellung. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Um Windows im abgesicherten Modus zu starten, drücken Sie beim Systemstart die Taste <F8>. 2. Wählen Sie aus dem Auswahlmenü den Eintrag ABGESICHERTER MODUS MIT EINGABEAUFFORDERUNG. Der Systemstart erfolgt wie beim Abgesicherten Modus. Anstelle des Windows-Desktops, des Startmenüs und der Taskleiste wird Ihnen aber nur die Eingabeaufforderung angezeigt. 3. Aktivieren Sie die Systemwiederherstellung mit dem folgenden Befehl: %SYSTEMROOT%\SYSTEM32\RESTORE\RSTRUI.EXE <RETURN>. Windows 7: Setzen Sie den Programmkompatibilitäts-Assistent ein So bringen Sie ältere Programme wieder zum Laufen Die meisten Anwendungen laufen unter Windows 7 problemlos. Viele Anwender aber vermissen ein liebgewonnenes Programm aus Zeiten von Windows 9x oder XP und würden es gern unter Windows 7 einsetzen. Doch Windows 7 verweigert den Dienst und meldet, daß das Programm für diese Version nicht geeignet sei. Windows 7 verfügt über einen komfortablen Assistenten, der Ihrem alten Programm eine Systemumgebung der älteren Windows- Version bietet. Damit bekommen Sie viele alte Programme wieder zum Laufen. Um den Assistenten zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf START SYSTEMSTEUERUNG. 2. Klicken Sie unter SYSTEM UND SICHERHEIT auf den Link PROBLEME ERKENNEN UND BESEITIGEN. 3. Klicken Sie unter PROGRAMME auf PROGRAMME AUSFÜHREN, DIE FÜR VORHERIGE VERSIONEN VON WINDOWS ENTWICKELT WURDEN. 4. Klicken Sie im Willkommen-Fenster auf WEITER. 5. Das Programm sucht nach den installierten Programmen und listet diese auf. 6. Markieren Sie das Programm, das Sie im Kompatibilitätsmodus ausführen wollen, und klicken Sie auf WEITER. 7. Sie können nun zwischen zwei Optionen zur Problembehandlung wählen. Windows 7: Systemelemente im Windows-Explorer einblenden Windows 7 präsentiert sich übersichtlich und aufgeräumt - manchmal jedoch auch zu übersichtlich und zu aufgeräumt: Im Windows-Explorer wird unter Windows 7 weder der Papier noch die Systemsteuerung oder Netzwerk im linken Fensterbereich angezeigt. Doch mit ein paar Mausklicks stellen Sie diese bequeme Möglichkeit für den schnellen Zugriff auf diese Systemelemente wieder her: 1. Öffnen Sie dazu den Windows-Explorer und klicken Sie anschließend auf "Organisieren/Ordner- und Suchoptionen". 2. Wechseln Sie anschließend auf das Register "Allgemein". 3. Dort aktivieren in dem Dialog, der ebenfalls auf den Namen "Allgemein" hört, unter "Navigationsbereich" die Option "Alle Ordner anzeigen". Windows 7: Systemreparatur mit der Wiederherstellungskonsole In Windows 7 hilft Ihnen die Wiederherstellungskonsole bei der Reparatur von beschädigten Windows-Installationen. Sie können die Wiederherstellungskonsole von der Windows-DVD aus starten. Sollte Windows 7 nach einem Systemabsturz sogar im abgesicherten Modus nicht mehr starten, können Sie mit der Wiederherstellungskonsole noch wichtige Daten sichern oder fehlerhafte Treiber löschen. Mit der Wiederherstellungskonsole können Sie: Laufwerke und Partitionen lesen und darauf zugreifen Seite 318 von 327

319 Dienste starten und anhalten mit Tools Archivdateien entpacken beschädigte Systemdateien wiederherstellen Starten Sie die Wiederherstellungskonsole unter Windows 7 Die Wiederherstellungskonsole in Windows 7 bietet je nach Problemfall unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten, die sog. Wiederherstellungsoptionen. Zum Start der Wiederherstellungskonsole gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Legen Sie die Windows-Installations-DVD in das Laufwerk ein und starten Sie den Rechner. Sorgen Sie dafür, daß das System vom betreffenden DVD-Laufwerk booten kann. 2. Sobald Sie die Windows-Installations-DVD eingelegt haben und neu starten, erscheint für mehrere Sekunden eine Textmeldung, daß zum Booten von CD bzw. DVD eine Taste gedrückt werden muß. Drücken Sie sofort die <RETURN>-Taste, um den Boot-Lader von der Installations-DVD zu starten. 3. Nach einigen Sekunden erscheint der Windows Boot Manager. Wählen Sie den Befehl WINDOWS SETUP und drücken Sie auf die <RETURN>-Taste. Im weiteren Boot-Vorgang werden Sie nach der Installationssprache, dem Uhrzeitformat und Tastaturlayout gefragt. Achten Sie darauf, daß überall DEUTSCH ausgewählt wurde und klicken Sie dann auf WEITER. 4. Jetzt erscheint der Dialog WINDOWS INSTALLIEREN. Bestätigen Sie hier auf keinen Fall den Hyperlink JETZT INSTALLIEREN sondern wählen Sie die Option COMPUTERREPARATUROPTIONEN. 5. Falls auf Ihrem Computer mehrere Festplattenpartitionen mit eigenen Betriebssystemen gefunden wurden, bietet Ihnen Windows 7 eine Liste mit den gefundenen Einträgen an. 6. Wählen Sie die zu reparierende Installation und klicken Sie dann auf WEITER. 7. Jetzt erscheint das Dialogfenster SYSTEMWIEDERHERSTELLUNGSOPTIONEN mit fünf Möglichkeiten zur Diagnose und Reparatur Ihrer Windows 7-Installation. Windows 7: Taskleiste konfigurieren In Windows 7 ist die Taskleiste höher als bei früheren Windows-Versionen. Sie können aber auch die platzsparende Variante aus Windows XP aktivieren. Oder bei Bedarf die Taskleiste an den linken oder rechten Rand des Bildschirms verschieben. Über die Taskleiste können Sie zwischen den Anwendungen wechseln und schnell auf oft benötigte Anwendungen zugreifen. Damit das noch schneller geht, können Sie die Taskleiste individuell einstellen. Konfigurieren Sie die Taskleiste Wenn Sie beispielsweise die Symbole verkleinern oder die Taskleiste an einer anderen Position haben möchten, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der Taskleiste. 2. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag EIGENSCHAFTEN. 3. Aktivieren Sie die Option KLEINE SYMBOLE VERWENDEN, um die Icons in der Taskleiste zu verkleinern. 4. Wenn Sie die Taskleiste vom unteren Bildschirmrand an eine andere Position verlagern möchten, klicken Sie auf RECHTS bzw. LINKS. 5. Sie können mit Auswahl der Option TASKLEISTE AUTOMATISCH AUSBLENDEN, die Taskleiste vom Bildschirm verschwinden lassen. Die Taskleiste wird dann nur angezeigt, wenn Sie mit der Maus auf den jeweiligen Bildschirmrand zeigen, wo sich diese befindet. Windows 7 / Vista: Boot-Dateien defragmentieren Die Defragmentierung von Windows Vista und Windows 7 erlaubt es Ihnen mit einem undokumentierten Befehl, den Boot- Bereich von Vista bzw. Windows 7 zu defragmentieren: 1. Klicken Sie dazu auf Start/Alle Programme/Zubehör und anschließend mit der rechten Maustaste auf Eingabeaufforderung. Wählen Sie dann den Befehl Als Administrator ausführen aus dem Kontextmenü aus. Die daraufhin folgende Sicherheitsabfrage bestätigen Sie mit einem Klick auf Ja. 2. Geben Sie anschließend in der Eingabeaufforderung den Befehl defrag C: -b ein und bestätigen Sie mit der Eingabetaste. Falls es sich beim Laufwerk C: nicht um Ihre Systempartition handelt, passen Sie den Laufwerksbuchstaben in dem Befehl entsprechend an. Windows Vista bzw. Windows 7 defragmentiert jetzt seinen Bootbereich, wodurch sich die Startzeit je nach Fragmentierung um mehrere Sekunden verringert. Windows 7 & Vista: Fehlermeldung kopieren Google ist für Windows-Fehler häufig die erste Anlaufstelle kaum ein Anwender ist mit seinem Problem allein, sondern stößt bei der Suche nach seiner Fehlermeldung schnell auf Leidensgenossen. Seite 319 von 327

320 Doch was viele Nutzer nicht wissen: Sie müssen die Fehlermeldung nicht umständlich abtippen, sondern können Sie auch ganz einfach kopieren. Dazu muß sich das Fenster mit der Fehlermeldung lediglich im Vordergrund befinden. Drücken Sie anschließend die Tastenkombination [STRG] + [C] dieselbe Tastenkombination, die Sie auch benutzen, um Text in die Zwischenablage zu kopieren. Anschließend können Sie die Fehlermeldung mit [STRG] + [V] ins Suchfeld von Google kopieren und die Suche starten. Windows 7 / Vista / XP: Soforthilfe nach dem Crash Ein Systemcrash ist immer eine unangenehme Sache. Zum einen ist aktuell geleistete Arbeit verloren, zum anderen sind eventuell auch Systemdateien in Mitleidenschaft gezogen worden. Auch wenn Windows 7/Vista/XP recht stabil laufen, bleiben gelegentliche Systemabstürze nicht aus. In der Regel startet der PC anschließend wieder ohne Probleme und überprüft lediglich das Dateisystem. Nach manchen Abstürzen und nach dem Update von Hardware oder deren Treibern startet Windows jedoch nicht mehr. Setzen Sie die Checkliste bei System-Störungen ein Wenn Windows nach einem Crash nicht mehr starten will, sollten Sie die folgenden Punkte prüfen: Falls der PC beim Neustart nur noch Pieptöne von sich gibt, liegt ein Hardware-Defekt vor. Es kann aber auch nur an einer fehlenden Steckverbindung (beispielsweise nicht richtig eingesteckte Tastatur) oder einer nicht richtig eingesetzten Komponente wie Prozessor, Speicher, Grafikkarte oder Erweiterungskarte liegen. Wenn das BIOS nach einem Crash die Festplatte zwar erkennt, aber kein Betriebssystem findet, ist zu 99 % der MBR (Master Boot Record) beschädigt. Das kann durch eine Softwarepanne passiert sein, deutet aber auch auf einen eventuellen Virenbefall oder gar einen Headcrash auf der Startspur hin. Boot-Viren sind mittlerweile sehr selten geworden, daher ist eine Vireninfektion in diesem Fall eher unwahrscheinlich. Ebenso ist ein Headcrash, also das Aufsetzen des Schreib-/Lesekopfes im Betrieb gerade auf der ersten Spur auch eher selten. Um einen neuen MBR auf die Festplatte zu schreiben, starten Sie über die Windows- Installations-CD/DVD, geben Sie an der Eingabeaufforderung FIXMBR <Return> ein und starten Ihren PC mit dem Befehl EXIT neu. Sollte der PC immer noch nicht starten, schreiben Sie einen neuen PBR (Partition Boot Record). Dazu geben Sie den Befehl FIXBOOT ein und starten mit EXIT erneut den PC. Nach einem Crash können Sie SFC einsetzen, um eventuelle Bootprobleme durch beschädigte Systemprogramme auszuschließen. Überprüfen Sie die Systemdateien auf der Kommandozeile durch die Eingabe von: SFC /SCANNOW. Windows 7 / Vista / XP: STOP-Fehler analysieren Die Ursachen für STOP-Fehler sind fast immer in fehlerhaften Treibern, manchmal aber auch in defekter Hardware oder fehlerhafter Software zu suchen. STOP-Fehler sind so ziemlich das Schlimmste, was Ihnen passieren kann. Die Fehler werden nämlich nur dann ausgelöst, wenn selbst der Kernel nicht mehr weiter weiß. Glücklicherweise sind es aber fast immer Treiber-Updates oder neu eingebaute Hardware, die zu Fehlern führen. Somit läßt sich die Ursache recht schnell eingrenzen und das Problem gezielt beheben. Erste Hilfe bei STOP-Fehlern Da STOP-Fehler meist mit dem Einbau neuer Hardware oder einem Treiber-Update einhergehen, lassen sie sich recht einfach analysieren und beseitigen. STOP-Fehler lassen sich grob auf folgende Ursachen zurückführen: STOP-Fehler tritt auf... Vermutliche Ursache Lösung nach Einbau neuer Hardware nach Treiber-Update Hardware- oder Treiberkonflikt Treiber fehlerhaft oder Treiberkonflikt Aktuelleren (oder notfalls vorherigen) Treiber installieren, Hardware überprüfen. Vorherigen Treiber verwenden. nach Software-Update Update fehlerhaft Update deinstallieren....sporadisch (an besonders heißen Tagen) Überhitzte Komponente Alle Kühler/Lüfter säubern, Funktion überprüfen....sporadisch vor allem bei vielen gleichzeitig laufenden Programmen Speicherchip überlastet Billiger Speicher liegt oft hart an der Grenze der Spezifikationen austauschen....sporadisch (aber immer häufiger) Hardware auf dem Weg zum Totalausfall Seite 320 von 327 Backup anlegen, kränkelnde Hardware lokalisieren und umgehend austauschen. Tip: Falls Sie neue Hardware eingebaut haben, bauen Sie diese wieder aus und starten Sie Windows erneut. Normalerweise läuft Windows dann wieder problemlos. Versuchen Sie, auf den Supportseiten des Herstellers Hilfe zu finden.

321 Sollten Sie vor dem STOP-Fehler gerade einen neuen Treiber (etwa für die Grafikkarte) installiert haben, starten Sie den PC neu. Drücken Sie dann <F8> und wählen Sie im erscheinenden Menü den Punkt LETZTE ALS FUNKTIONIEREND BEKANNTE KONFIGURATION aus. Windows verwendet dann nicht mehr den gerade installierten, sondern den davor genutzten Treiber, und das Problem sollte gelöst sein. Windows 7 erkennt CDs oder DVDs nicht Kommt Ihnen das folgende Problem aus eigener Erfahrung unangenehm bekannt vor? Unter Windows 7 werden einzelne CDs oder DVDs nicht erkannt, die mit Windows XP gebrannt wurden. Dann haben wir hier die Lösung für Sie: Windows 7 hat häufig Schwierigkeiten damit, CDs oder DVDs zu erkennen, wenn der Brennvorgang unter Windows XP nicht ordnungsgemäß beendet bzw. die Session nicht abgeschlossen wurde. Dieses Problem ist bei Microsoft natürlich bereits bekannt und ein Gegenmittel in Form eines Hotfixes wurde veröffentlicht. Hotfix herunterladen und installieren Der Hotfix steht allerdings nicht als direkter Download zur Verfügung, sondern muß bei Microsoft angefordert werden: Rufen Sie die folgende Webseite in Ihrem Browser auf: Klicken Sie dort auf View and request hotfix downloads diesen Link finden Sie direkt unter der Überschrift The content of some DVDs cannot be read by Windows 7 or by Windows Server 2008 R2. Bestätigen Sie daraufhin folgenden Bestimmungen, indem Sie auf Annehmen klicken. Wählen Sie dann den Hotfix aus, indem Sie ein Häkchen in das jeweilige Auswahlkästchen setzen. Bei x86 handelt es sich um den Hotfix für Windows 7 32-Bit. Falls Sie Windows 7 in der 64-Bit-Version einsetzen, wählen Sie x64 aus. Geben Sie anschließend Ihre -adresse ein und tippen Sie die Zeichenfolge in das Feld Zeichen hier eingeben ein. Klicken Sie dann auf Hotfix anfordern und Sie erhalten den Download-Link per zugeschickt. Laden Sie den Hotfix dann herunter und installieren Sie ihn. Starten Sie anschließend Ihren Rechner neu, damit die Änderungen aktiv werden. Anschließend können Sie wieder auf CDs und DVDs zugreifen, die unter Windows XP gebrannt wurden. Hinweis: Installieren Sie den Hotfix nur dann, wenn dieses Problem auch wirklich auf Ihrem Rechner auftaucht. Es ist nicht notwendig und auch nicht empfehlenswert, diesen Hotfix vorbeugend zu installieren. Windows 7: Hintergrundprozesse aktivieren Windows 7 führt Wartungsarbeiten während des Betriebs im Hintergrund aus. Diese können Sie auch selbst aktivieren. Danach kann sich Windows 7 mit voller Leistung um Ihre Anwendungen kümmern. Haben Sie sich auch schon gefragt, warum speicherintensive Anwendungen nach einer kurzen Unterbrechung (keine Eingaben) so träge laufen? Der Grund: Windows 7 ist im Hintergrund ungemein aktiv und erledigt anstehende Wartungsaufgaben wie beispielsweise die Boot-Defragmentierung. Mit einem Befehl können Sie Windows 7 jedoch anweisen, alle Hintergrundprozesse, die es normalerweise im Leerlauf durchführen würde, sofort abzuarbeiten. Danach kann sich Windows 7 mit voller Leistung um Ihre Anwendungen kümmern. Lassen Sie Hintergrundprozesse sofort abarbeiten Um die Wartungsarbeiten zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf START ALLE PROGRAMME ZUBEHÖR AUSFÜHREN (WIN+<R>). 2. Geben Sie folgenden Befehl ein: RUNDLL32.EXE ADVAPI32.DLL,PROCESSIDLETASKS 3. Klicken Sie auf OK, um die Hintergrundprozesse zu aktivieren. Dieser Vorgang kann mehrere Minuten dauern. Windows 7-, Vista- und Office-Aktivierung sichern Wenn Sie Windows 7, Vista oder Office 2010 auf einem frisch formatierten Rechner neu installieren, dann müssen Sie Ihre Aktivierungs-Daten erneut eingeben. Seite 321 von 327

322 Das ist zwar kein besonders umständlicher Akt, doch viele Anwender verwahren die Verpackungen ihrer Original-Software nicht direkt am PC, sondern haben sie sicher deponiert. Oder die Verpackung wurde in einem Akt von übereifrigem Frühjahrsputz aus Versehen entsorgt, so daß sich das frisch installierte Betriebssystem bzw. Office-Paket nicht mehr ohne größere Umstände aktivieren läßt. Mit dem kostenlosen Tool Advanced Tokens Manager 3.0 können Sie deshalb Ihre Aktivierungs-Daten sichern und nach der Neuinstallation einfach und bequem wieder einspielen. Auf diese Weise aktivieren Sie Windows 7 bzw. Vista und Office 2010 mit wenigen Mausklicks. Nach der Installation und dem Start von Advanced Tokens Manager wird Ihnen in der aufgeräumten Oberfläche eine Vorschau der zu sichernden Aktivierungs-Daten angezeigt. Sie müssen lediglich auf Backup Activation klicken und schon sind Ihre Aktivierungs-Daten für Windows 7 bzw. Vista gesichert. Um Ihre Aktivierungs-Daten für Office 2010 zu sichern, klicken Sie einfach auf Office Activation Backup und dann auf Backup Activation. Die Aktivierungs-Daten werden in der Datei Tokens.dat gespeichert, zu der Ihnen Advanced Token Manager auch den Pfad im Bereich Tokens anzeigt. Obwohl der Name von Advanced Tokens Manager es nicht unbedingt vermuten läßt, wird auch Windows Vista unterstützt. Außerdem können Sie die Aktivierungs-Daten von Windows Server 2011 sowie Windows Server 2008 R2 mit dem Tool sichern. Download von Advanced Tokens Manager: AdvancedTokensManagerv3.0-TheActivationBackupSolution.zip?attredirects=0 Windows Defender: Rettungs-CD für verseuchte Rechner erstellen Moderne Schutz-Software für Windows 7, Vista und XP bieten einen hohen Sicherheits-Standard - doch Ausnahmen bestätigen die Regel: Viren, Würmer und Trojaner können auch scheinbar unüberwindbare Mauern bezwingen. Wenn dann das Betriebssystem nicht mehr startet, kann ein Tool wie der Windows Defender von Microsoft den Rechner säubern. Mit dem Windows Defender Offline in der Beta-Version können Sie ein bootfähiges Rettungs-Medium erstellen. Wahlweise von CD, DVD oder per USB-Stick können Sie dann Ihren Rechner booten und nach Schad-Software durchsuchen lassen: Starten Sie dazu den Windows Defender Offline und folgen Sie dem Assistenten, der daraufhin auf Ihrem Bildschirm erscheint. Neben einer aktiven Internetverbindung benötigen Sie einen CD- oder DVD-Rohling bzw. einen USB-Stick. Auf dem verwendeten Medium müssen mindestens 250 MB freier Speicherplatz vorhanden sein. Wenn Sie einen USB-Stick verwenden, darf er außerdem nicht paßwortgeschützt sein. Klicken Sie dann auf "Next", akzeptieren Sie die Benutzungsbedingungen und wählen Sie das gewünschte Medium aus. Klicken Sie jetzt erneut auf "Next". Nun taucht ein Warnhinweis auf Ihrem Bildschirm auf, der Sie darüber informiert, daß alle Daten auf der CD oder DVD bzw. dem USB-Stick gelöscht werden. Klicken Sie auf "Next". Jetzt wird Windows Defender Offline Beta auf dem ausgewählten Medium installiert. Dazu werden Daten aus dem Internet nachgeladen. Je nach Download-Geschwindigkeit dauert dieser Vorgang zwischen wenigen Sekunden bis hin zu einigen Minuten - rund 210 MB werden heruntergeladen. Anschließend können Sie den befallenen Rechner mit dem soeben erstellten und bootfähigen Medium starten und überprüfen. Gefundene Schädlinge können sofort entfernt werden, so daß die Wahrscheinlichkeit steigt, daß Sie zumindest Daten von dem befallenen PC retten können. Mit der Windows Defender Beta können Sie Ihren Rechner unter Windows 7, Vista und XP auf Viren, Würmer, Trojaner und sonstige Schad-Software durchsuchen. Download von Windows Defender Offline Beta: Windows erkennt USB-Stick nicht mehr Falls Windows 7, Vista oder XP Ihren USB-Stick nicht mehr erkennt, können Sie dieses Problem mit dem kostenlosen Tool Drive Cleanup in der Regel schnell und einfach beseitigen: Drive Cleanup löscht momentan nicht benötigte USB-Treiber von Ihrem System. Alle Treiber zu aktuell nicht an den Rechner angeschlossenen USB-Geräte werden entfernt. Beim nächsten Verbinden mit dem Computer werden diese Treiber wieder installiert, so daß Sie nicht befürchten müssen, daß Sie Ihre USB-Geräte nicht mehr benutzen können. Die Ursache für den nicht mehr erkannten USB-Sticks liegt in der Regel darin begründet, daß sich zu viele Treiber angehäuft haben. Überflüssige USB-Treiber entfernen Um die überflüssigen USB-Treiber zu entfernen, sind nur wenige Schritte erforderlich: 1. Laden Sie Drive Cleanup herunter und entpacken Sie die ZIP-Datei in ein beliebiges Verzeichnis. 2. Klicken Sie auf Start und geben Sie cmd ins Suchfeld ein. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste. 3. Wechseln Sie jetzt in das Verzeichnis, in das Sie Drive Cleanup entpackt haben. Seite 322 von 327

323 4. Geben Sie jetzt DriveCleanup t ein und drücken Sie die Eingabetaste. Dadurch werden jetzt die Treiber und Registry- Einträge aller USB-Geräte entfernt, die momentan nicht mit dem Rechner verbunden sind. Entfernen Sie also auch unbedingt vorher den USB-Stick, der von Ihrem Windows nicht mehr erkannt wird. 5. Nachdem der Reinigungsvorgang beendet ist, können Sie die Eingabeaufforderung schließen. Starten Sie anschließend Ihren Rechner neu. 6. Nachdem Windows wieder hochgefahren ist, verbinden Sie den USB-Stick mit Ihrem Rechner und die benötigten Treiber werden wieder installiert. Sie können jetzt wieder auf Ihren USB-Stick zugreifen. Download von Drive Cleanup: Hinweis: Überprüfen Sie an einem anderen PC, ob Ihr USB-Stick dort erkannt wird. Falls er dort auch nicht erkannt wird, handelt es sich aller Wahrscheinlichkeit nach um einen Defekt an Ihrem USB-Stick. Falls er an diesem PC erkannt wird, nicht aber an Ihrem eigenen Rechner, dann probieren Sie auch die anderen USB-Ports an Ihrem Computer aus. Wird er an einem anderen USB-Port erkannt, dann liegt ein Problem mit diesem USB-Port vor. Sie können auch überprüfen, ob der USB-Port defekt ist, indem Sie ein anderes USB-Gerät wie beispielsweise eine externe Festplatte anschließen. Windows Vista / 7 GodMode Um es vorwegzunehmen, eigentlich nichts Neues und macht Windows Vista / 7 auch nicht unsterblich. Es handelt sich schlichtweg um eine praktische Ansicht aller Systemeigenschaften. Um dies bequem anzeigen zu lassen, erstellt man einfach einen neuen Ordner mit dem Namen GodMode.{ED7BA470-8E54-465E-825C E01C} Und so sieht das Ergebnis dann aus: Windows XP: Beheben Sie den lästigen ShutDown-Fehler Wenn Sie auf Herunterfahren klicken, tut sich nichts mehr, das System stürzt ab oder Ihr PC startet neu? Derartige ShutDown- Probleme gibt es bei allen Windows-Versionen. So gehen Sie vor, um Ihr Windows XP zum korrekten Herunterfahren zu bewegen. 1. Doppelklicken Sie in der Systemsteuerung auf Benutzerkonten. 2. Klicken Sie auf Art der Benutzeranmeldung ändern. 3. Deaktivieren Sie die Option Willkommensseite verwenden und bestätigen Sie mit Option übernehmen. Tip! Sollte die Maßnahme den Fehler nicht beseitigen, starten Sie den Registrierungseditor und wechseln zum Schlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Winlogon. Doppelklicken Sie auf den Eintrag PowerdownAfterShutdown und weisen Sie ihm den Wert 1 zu. Seite 323 von 327