SpeechFlow 2.0. Workflow-Administration Handbuch

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1 SpeechFlow 2.0 Workflow-Administration Handbuch

2 2 SpeechFlow-Workflow-Administration Handbuch Version SpeechFlow 2.0 Workflow-Administration Handbuch (Deutsch) 02/2004 COPYRIGHT Philips Speech Processing Alle Rechte vorbehalten. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt; kein Teil dieses Handbuches darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung reproduziert werden. Änderungen vorbehalten. WARENZEICHEN SpeechFlow und SpeechMike sind eingetragene Warenzeichen von Philips. Warenzeichen anderer Unternehmen Windows 98 SE Microsoft Corporation Windows Me Windows 2000 Windows NT 4.0 Windows XP Pentium Intel Corporation Alle anderen Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen anderer Unternehmen. GEGENERKLÄRUNG UND HINWEISE Philips Speech Processing hat ausführliche Tests mit den gebräuchlichsten Konfigurationen durchgeführt. PC-Peripherie und Gerätetreiber ändern sich aber äußerst rasch, so dass ein konfliktfreies Funktionieren nicht garantiert werden kann. Die Konformität mit den für das Gerät relevanten EU- Richtlinien wird durch das CE-Zeichen bestätigt. Dieses Handbuch wurde auf chlorfrei gebleichtem Recyclingpapier gedruckt und entspricht den höchsten Standards der Umweltverträglichkeit. Die Kartonverpackungen können wiederverwertet werden. Das elektronische Gerät enthält wiederverwertbare Materialien. Technische Änderungen und Irrtümer vorbehalten.

3 Inhaltsverzeichnis 3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 3 Kapitel 1: Willkommen bei der SpeechFlow-Workflow-Administration... 5 SpeechFlow-Funktionen... 5 SpeechFlow-Module... 6 SpeechFlow-System - Grafik... 7 Kapitel 2: Empfehlungen und Grundlagen... 8 Grundlagen - Arbeitseinheiten, Arbeitstypen und Workflow-Typen... 8 Grundlagen - Phasen und Stati Grundlagen - Benutzer und Benutzerrollen Grundlagen - Arbeitsgruppen und Organisationseinheiten Grundlagen - Rechtepakete Grundlagen - Verteilung der Auslastung und Reporting Kapitel 3: SpeechFlow-Benutzeroberfläche Elemente der Benutzeroberfläche Eigenschaftsfelder und Symbole Kapitel 4: Benutzeradministration Abschnitt 4.1: Benutzerrollen Fensterausschnitt 'Benutzerrollen' Benutzerrollen erstellen und entfernen Benutzer zu Benutzerrollen zuweisen Abschnitt 4.2: Benutzer Fensterausschnitt 'Benutzer' Benutzer aktivieren und deaktivieren Neuen Benutzer erstellen Zuweisung von Benutzerrollen Zuweisung von Arbeitsgruppen Zuweisung zu Organisationseinheiten Kennwort ändern Standardspalten zur Arbeitsliste des Benutzers hinzufügen Benutzereigenschaften hinzufügen Section 4.3: Standardeigenschaften Fensterausschnitt 'Standardeigenschaften' Standardeigenschaften definieren Abschnitt 4.4: Arbeitsgruppen Fensterausschnitt 'Arbeitsgruppen' Neue Arbeitsgruppe erstellen Benutzer zu Arbeitsgruppen hinzufügen Abschnitt 4.5: Arbeitstypen Fensterausschnitt 'Arbeitstypen' Neuen Arbeitstyp erstellen Vorlagen für Arbeitstypen Abschnitt 4.6: Organisationseinheiten Fensterausschnitt 'Organisationseinheiten' Neue Organisationseinheit erstellen... 33

4 4 SpeechFlow-Workflow-Administration Handbuch Kapitel 5: Arbeitseinheiten-Administration Filter...34 Dialogbox 'Filter' Benutzerdefinierten Filter definieren und übernehmen Filter speichern und laden Abschnitt 5.1: Verteilung Fensterausschnitt 'Verteilung' Arbeitstypen und Arbeitsgruppen zur Verteilungsmatrix zuweisen Verteilung von Arbeitseinheiten normalisieren Priorität für Arbeitseinheiten setzen Abschnitt 5.2: Arbeitslisten-Management Fensterausschnitt 'Arbeitslisten-Management' Eigenschaften einer Arbeitseinheit ändern Einchecken und Auschecken von Arbeitseinheiten Abschnitt 5.3: Leistungsberichte Fensterausschnitt 'Leistungsberichte' Zusammengefasste Informationen - Leistungsberichte Leistungsberichte exportieren Abschnitt 5.4: Verwendungsstatistik Fensterausschnitt 'Verwendungsstatistik' Zusammengefasste Informationen - Verwendungsstatistik Verwendungsstatistik exportieren Kapitel 6: Erweiterte Administration Abschnitt 6.1: Zugriffsrechte Fensterausschnitt 'Rechtepakete' Rechtepakete erstellen und entfernen Zugriffsrechte Zugriffsrechte zu Rechtepaketen zuweisen Rechtepakete zu Benutzerrollen zuweisen Abschnitt 6.2: Workflow-Typen Fensterausschnitt 'Workflow-Typen' Workflow-Typen exportieren Workflow-Typen importieren Abschnitt 6.3: Quellen der Arbeitseinheit Fensterausschnitt 'Quellen' Neue Quelle der Arbeitseinheit erstellen Register 'Allgemein' Register 'Workflow-Typen' Register 'Benutzerrollen' Abschnitt 6.4: Eigenschaften der Arbeitseinheit Fensterausschnitt 'Eigenschaften' Neue Eigenschaftsspalte erstellen Sichtbarkeit und Datentypen Glossar...66 Index... 74

5 Kapitel 1: Willkommen bei der SpeechFlow-Workflow-Administration 5 Kapitel 1: Willkommen bei der SpeechFlow- Workflow-Administration SpeechFlow ist eine umfassende und leistungsfähige Workflow-Lösung, die den Anforderungen jeder Organisation - ob kleines Büro oder großes Unternehmen - gerecht wird. SpeechFlow ist äußerst flexibel und kann auf die Erfordernisse jeder Organisation zugeschnitten werden. Das Modul der SpeechFlow-Workflow-Administration ermöglicht Ihnen, dem Workflow-Administrator, das Workflow-System so zu konfigurieren, dass Ihre Organisation aus den vielen Vorteilen, die SpeechFlow bietet, den größtmöglichen Nutzen ziehen kann. SpeechFlow wird mit einer Basis-Standardkonfiguration und den entsprechenden Einstellungen geliefert. Der Workflow-Administrator sollte Konfiguration und Einstellungen dahingehend anpassen, dass die individuellen Erwartungen der Organisation erfüllt werden. Dies ist ein fortwährender Prozess. Sie können zu jeder Zeit jede Konfiguration im Workflow-System ändern. Auf diese Weise bleibt das System flexibel und kann veränderten Anforderungen angepasst werden - und das ohne übermäßigen Zeitverlust und mit vergleichsweise geringem Aufwand. Das Modul der SpeechFlow-Workflow-Administration kann auch dazu verwendet werden, die Systemleistung zu überprüfen. Sie können zum Beispiel beobachten, wie die Benutzer verschiedene Arbeitstypen, Benutzerrollen oder Arbeitsgruppen interpretieren und mit ihnen arbeiten. Das kann ein wichtiger Hinweis darauf sein, ob ein Workflow-Typ effizient ist und ob ein neuer Workflow-Typ benötigt wird. Weitere Informationen darüber, wie Sie von der Konfiguration Ihres Systems mit der SpeechFlow-Workflow-Administration profitieren können, erhalten Sie in den folgenden Kapiteln und Abschnitten. SpeechFlow-Module Kapitel 3: SpeechFlow-Benutzeroberfläche Kapitel 4: Benutzeradministration Kapitel 5: Arbeitseinheiten-Administration Kapitel 6: Erweiterte Administration Glossar SpeechFlow-Funktionen SpeechFlow hat folgende Funktionen: SpeechFlow verbessert den Prozess der Dokumenterstellung in Hinblick auf Effizienz, Genauigkeit und Effektivität. SpeechFlow ist in vielen verschiedenen Geschäftsbereichen einsetzbar, etwa im Rechts-, Gesundheits- und Versicherungswesen. Der SpeechFlow-Workflow ist in hohem Maße anpassbar und kann auf die Bedürfnisse jeder Organisation zugeschnitten werden. SpeechFlow verfügt über ein äußerst vielfältiges Benutzerrollen-Konzept.

6 6 SpeechFlow-Workflow-Administration Handbuch Jeder Benutzer kann zwischen Online-Arbeit (mit dem System verbunden) oder Offline-Arbeit (vom System getrennt) wählen. Die Integration in andere Anwendungen ist möglich. Für die Verteilung von Arbeitseinheiten steht automatisches oder manuelles Routing zur Verfügung. Es gibt Funktionen für das Archivieren, die Sicherung und die Wiederherstellung. SpeechFlow verfügt über ein äußerst flexibles und attraktives Lizenzierungsschema. Sicherheit und Schutz sensibler Daten werden mittels einer hoch entwickelten Verschlüsselungsmethode gewährleistet. SpeechFlow wurde unter Einsatz der neuesten Technologie (.NET) entwickelt; die proprietäre SpeechFlow-Prozessdefinitionssprache (SFPDL) ist XML-basiert. SpeechFlow bietet LAN/WAN-Unterstützung und ist vollständig HTTP-kompatibel. SpeechFlow-Module SpeechFlow hat folgende Module: SpeechFlow (Endbenutzermodul) Dieses Modul ermöglicht Autoren und Transkriptionisten, Arbeitseinheiten zu verarbeiten, von der Aufnahme bis zum fertigen Dokument. SpeechFlow-Systemadministration Dieses Modul erlaubt dem Systemadministrator, das System zu aktualisieren. Hier kann der Systemadministrator die Systemressourcen auswerten. Es ist erforderlich, dieses Modul vor den anderen zu installieren. SpeechFlow-Workflow-Administration Dieses Modul erlaubt dem Workflow-Administrator festzulegen, wie SpeechFlow von den Endbenutzern (Autoren und Transkriptionisten) verwendet wird. Der Workflow- Administrator installiert Benutzer und definiert Workflow-Typen, Arbeitstypen sowie viele andere Aspekte des Workflow. Zusätzliche Software SpeechFlow bietet auch ein Tool zum Definieren und Ändern der Prozessdefinitionen von Workflow-Typen. Das SpeechFlow-Prozessdefinitions-Tool ist in der SpeechFlow- Standardkonfiguration nicht enthalten. Das Tool ist auf einer eigenen CD verfügbar. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Händler.

7 Kapitel 1: Willkommen bei der SpeechFlow-Workflow-Administration 7 SpeechFlow-System - Grafik Die folgende Grafik zeigt, wie das SpeechFlow-System eingerichtet wird. Weitere Informationen zum Einrichten des Systems und zu den Systemanforderungen finden Sie in der Dokumentation, die mit dem Modul der SpeechFlow- Systemadministration mitgeliefert wurde.

8 8 SpeechFlow-Workflow-Administration Handbuch Kapitel 2: Empfehlungen und Grundlagen Die folgenden Hilfethemen sollen als Empfehlung dienen und bieten einen allgemeinen Überblick darüber, was vor der Arbeit mit der SpeechFlow-Workflow-Administration zu beachten ist. Bevor Sie damit beginnen, das SpeechFlow-System den Anforderungen Ihrer Organisation anzupassen, sollten Sie sich Zeit für die sorgfältige Planung der dazu nötigen Schritte nehmen. Auf diese Weise könnten Sie sich und Ihrer Organisation den zusätzlichen Aufwand einer späteren Anpassung ersparen. Folgende Punkte gilt es zu berücksichtigen: Die Anzahl der Autoren und Transkriptionisten. Diese Anzahl sagt Ihnen, wie viele Benutzer am SpeechFlow-System teilnehmen werden, und kann ein Indikator für die Größe des Systems sein. Die Aufgaben der Benutzer innerhalb der Organisation. Diese dienen als Richtlinie für die Definition der erforderlichen Benutzerrollen in SpeechFlow und die Einteilung von Benutzern in Arbeitsgruppen. Die Größe Ihrer Organisation. Diese sagt Ihnen, ob die Einrichtung von Organisationseinheiten in SpeechFlow erforderlich ist. Die benötigten Ausgabedokumente. Dies beeinflusst die Erstellung von Arbeitstypen und Workflow-Typen. Die erforderlichen Zugriffsrechte. Diese bestimmen, welche Rechtepakete definiert werden müssen. Die erwartete Systemleistung. Diese ist ein Indikator für die Verteilung von Arbeitseinheiten sowie die Überwachung und das Reporting, damit Sie aus der Arbeit mit SpeechFlow den größtmöglichen Nutzen ziehen können. Grundlagen - Arbeitseinheiten, Arbeitstypen und Workflow-Typen Wenn Sie die Rahmenbedingungen für Ihr SpeechFlow-System entwerfen, empfiehlt es sich, zuerst einmal darüber nachzudenken, welche Art von Dokumenten die Benutzer erstellen werden und welche Schritte zur Erstellung dieser Dokumente nötig sind. In SpeechFlow wird ein solches Element der Arbeit, das in Schritten verarbeitet wird, Arbeitseinheit genannt; diese Schritte wiederum definieren den Workflow. Wahrscheinlich werden Sie zwischen Folgendem unterscheiden können: Die Art von Dokumenten, die für eine Abteilung oder Gruppe von Benutzern in Ihrer Organisation typisch ist. Zum Beispiel ein Finanzbericht. Die Art von Dokumenten, die für alle Benutzer innerhalb Ihrer Organisation üblich ist. Zum Beispiel ein internes Memo.

9 Kapitel 2: Empfehlungen und Grundlagen 9 Diese Einteilung zeigt Ihnen bereits, welche Arbeitstypen benötigt werden. In SpeechFlow beschreibt der Arbeitstyp die Art des Dokuments, das das erwartete Ergebnis eines bestimmten Workflow-Prozesses ist. Zum Beispiel ein Brief oder Memo. Ein Arbeitstyp kann auch für Dokumente gleichen Inhalts definiert werden. Zum Beispiel Finanzberichte. Siehe: Abschnitt 4.5: Arbeitstypen Als Nächstes sollten Sie die Schritte bedenken, die zur Verarbeitung einer Arbeitseinheit erforderlich sind, damit Sie am Ende das gewünschte Ausgabedokument erhalten. Damit ergibt sich bereits die Frage, welche Workflow-Typen erforderlich sind. Im Allgemeinen umfasst ein sehr einfacher Workflow-Typ folgende Schritte; in SpeechFlow wird ein solcher Schritt als Phase bezeichnet: 1. Die Aufnahme einer Arbeitseinheit; die Benutzerrolle, die dieser Phase üblicherweise zugeordnet ist, ist die des Autors. 2. Das automatische Routing der Arbeitseinheit an die Phase 'Transkription'; dies geschieht durch SpeechFlow. 3. Die Transkription der Arbeitseinheit; die zugeordnete Benutzerrolle ist die des Transkriptionisten. 4. Die Überprüfung der Arbeitseinheit; in dieser Phase wird die Arbeitseinheit an den Autor zurückgegeben. 5. Finalisierung der Arbeitseinheit; in dieser Phase wird die Arbeitseinheit an den Transkriptionisten zurückgegeben, damit er letzte Änderungen vornehmen kann. 6. Die Lieferung der Arbeitseinheit im gewünschten Ausgabeformat, zum Beispiel als Ausdruck. 7. Abschluss und Archivierung der Arbeitseinheit; dies geschieht wiederum durch SpeechFlow (siehe: Online-Hilfe zur SpeechFlow-Systemadministration). Ihr SpeechFlow-System wird mit einem Standard-Workflow-Typ (PSP-Workflow-Typ) geliefert. Dieser vordefinierte Workflow-Typ hat folgende Phasen: Aufnahme, Routing, Transkription, Überprüfung, Lieferung und Abschluss. Siehe: Abschnitt 6.2: Workflow-Typen

10 10 SpeechFlow-Workflow-Administration Handbuch Grundlagen - Phasen und Stati Wenn eine Arbeitseinheit in SpeechFlow verarbeitet wird, wird Sie von einem Schritt zum nächsten weitergegeben. Die individuellen Schritte werden als Phasen bezeichnet; zum Beispiel 'Aufnahme' oder 'Transkription'. Aufnahme Routing Transkription Überprüfung Finalisierung Lieferung Abschluss Innerhalb jeder Stufe gibt es 4 definierte Stati: bereit, in Arbeit, unterbrochen, beendet. Wenn eine Arbeitseinheit den Status 'beendet' erreicht, wird sie an die nächste Phase weitergegeben. bereit Transkription in Arbeit unterbrochen beendet Grundlagen - Benutzer und Benutzerrollen Ein wesentlicher Faktor bei der Planung Ihres individuellen SpeechFlow-Systems sind die Benutzer, die Menschen, die am Workflow teilnehmen werden. Sie müssen daher analysieren, welche Benutzerrollen erforderlich sind und ob spezielle Anforderungen für sie erfüllt werden müssen. Nur Benutzer, die dem System bekannt sind, können am Workflow teilnehmen. Jeder Benutzer hat ein Kennwort und bestimmte Eigenschaften. Siehe: Abschnitt 4.2: Benutzer

11 Kapitel 2: Empfehlungen und Grundlagen 11 Die Benutzerrolle definiert, an welchen Phasen des Workflow ein Benutzer beteiligt ist. Jeder Benutzerrolle sind ein oder mehrere Rechtepakete zugeordnet; diese bestimmen, wie ein SpeechFlow-Benutzer mit dem System interagieren kann. Aufnahme Transkription Überprüfung Finalisierung Autor Transkriptionist Autor Transkriptionist SpeechFlow hat folgende vordefinierte Benutzerrollen: Autor Transkriptionist Arbeitslisten-Manager Workflow-Administrator Systemadministrator Siehe: Abschnitt 4.1: Benutzerrollen Grundlagen - Arbeitsgruppen und Organisationseinheiten Arbeitsgruppen fassen Benutzer mit ähnlichen Fähigkeiten zusammen. Arbeitsgruppen können großen Einfluss auf die Verteilung und das Routing von Arbeitseinheiten haben und so die Effizienz steigern bzw. die Durchlaufzeit verkürzen. Sie können zum Beispiel eine Arbeitsgruppe definieren, die aus erfahrenen Transkriptionisten im Bereich Finanzwesen besteht. Der nächste Schritt wäre, festzulegen, dass jeder Arbeitstyp Finanzbericht automatisch an einen Transkriptionisten dieser Arbeitsgruppe weitergeleitet wird. Die Arbeitseinheit gelangt so zu dem nächsten verfügbaren Transkriptionisten. Siehe: Abschnitt 4.4: Arbeitsgruppen Organisationen, die über viel Personal verfügen, bietet SpeechFlow die nützliche Funktion der Definition von Organisationseinheiten. Diese Organisationseinheiten sind eine weitere Möglichkeit, Benutzer zusammenzufassen; beachten Sie jedoch bitte, dass ein Benutzer nur jeweils einer Organisationseinheit angehören kann. Die Zusammenfassung von Benutzern in Organisationseinheiten ist besonders in Hinblick auf Reporting und Verrechnung nützlich. Siehe: Abschnitt 4.6: Organisationseinheiten Grundlagen - Rechtepakete Ein Rechtepaket beschreibt die Rechte, die ein Benutzer hat, um bestimmte Aufgaben und Aktivitäten hinsichtlich der Daten im SpeechFlow-System durchzuführen. SpeechFlow wird mit vordefinierten Rechtepaketen für die Standard-Benutzerrollen geliefert. Wenn diese vordefinierten Rechtepakete Ihren Anforderungen nicht entsprechen, kann der Workflow-Administrator Änderungen an bestehenden Rechtepaketen vornehmen und neue Rechtepakete erstellen. Siehe: Abschnitt 6.1: Zugriffsrechte

12 12 SpeechFlow-Workflow-Administration Handbuch Grundlagen - Verteilung der Auslastung und Reporting Um den größten Nutzen aus der Anpassung Ihres SpeechFlow-Systems zu ziehen, ist die optimale Verteilung der Arbeitseinheiten im System Voraussetzung. Um dies zu erreichen, muss die Verteilung der Arbeitseinheiten folgende Kriterien erfüllen: SpeechFlow-Benutzer müssen über ausreichend Flexibilität verfügen, um ihre Arbeit effizient erledigen zu können. Zu beobachten, wie Benutzer mit SpeechFlow arbeiten, kann in Hinblick auf die Effizienz des Systems aufschlussreich sein; zum Beispiel, wie die Benutzer die verschiedenen Arbeitstypen, Benutzerrollen und Arbeitsgruppen interpretieren, bzw. mit ihnen arbeiten. Das könnte zum Beispiel zeigen, dass ein neuer Arbeitstyp benötigt wird. Das Routing der Arbeitseinheiten muss optimal sein, um schnelle Durchlaufzeiten zu garantieren. Zu diesem Zweck sollte zum Beispiel beobachtet werden, ob Autoren die Standardeigenschaften, die einem definierten Workflow-Typ zugeordnet sind, häufig ändern. Dies würde bedeuten, dass die Standardeigenschaften geändert werden sollten. Siehe: Abschnitt 5.1: Verteilung SpeechFlow wurde entwickelt, um maximale Flexibilität in Hinblick auf individuelle geschäftliche Anforderungen zu bieten. Das bedeutet, dass Sie das System jederzeit ändern können, um es zu optimieren. Das Modul der Workflow-Administration unterstützt Sie bei dieser Aufgabe, weil es Ihnen die sorgfältige Beobachtung des Systems ermöglicht. Sie können jederzeit eingreifen, Änderungen vornehmen und Berichte über die Systemleistung abrufen.

13 Kapitel 3: SpeechFlow-Benutzeroberfläche 13 Kapitel 3: SpeechFlow-Benutzeroberfläche Elemente der Benutzeroberfläche SpeechFlow wurde unter Einsatz der neuesten Technologie (.NET) entwickelt. Das Modul der Workflow-Administration folgt diesen neuen Standards. Hier werden die Elemente der Benutzeroberfläche vorgestellt, die in den Modulen von SpeechFlow verwendet werden. Menüs Die folgenden Menüs befinden sich im Modul der Workflow-Administration: Datei Dieses Menü ermöglicht Ihnen, das Programm zu beenden (Beenden). Hilfe Dieses Menü ermöglicht Ihnen den Zugriff auf das Online-Hilfe-System (Inhalt), Informationen zur Protokolldatei (Protokolldatei-Management) abzurufen und die Dialogbox Info (Info) anzuzeigen. Seitenleisten Das Modul der Workflow-Administration hat drei Seitenleisten: Benutzeradministration Arbeitseinheiten-Administration Erweiterte Administration Eine Seitenleiste wird durch Klicken der entsprechenden Überschrift geöffnet. Wenn Sie zum Beispiel die Überschrift Benutzeradministration klicken, öffnet sich die Leiste Benutzeradministration. Jede Seitenleiste hat Verknüpfungssymbole, die Zugriff auf alle administrativen Aufgaben gewährleisten, die ein Workflow-Administrator ausführen kann. Das Klicken eines Symbols auf der linken Seite zeigt den entsprechenden Inhalt im rechten Fensterausschnitt an. Fensterausschnitte Das Modul der Workflow-Administration besteht aus zwei Fensterausschnitten. Im linken Fensterausschnitt sehen Sie die drei Seitenleisten und ihre jeweiligen Verknüpfungssymbole. Der rechte Fensterausschnitt zeigt die Inhalte für eine bestimmte administrative Aufgabe an. Das Klicken eines Symbols auf der Seitenleiste öffnet den entsprechenden Fensterausschnitt. Dadurch wird ein anderer offener Fensterausschnitt automatisch geschlossen. Wenn Änderungen an diesem Fensterausschnitt vorgenommen wurden, ist die Bestätigung erforderlich, ob diese Änderungen gespeichert werden sollen oder nicht. Wenn Sie zum Beispiel das Symbol Benutzerrollen auf der Leiste Benutzeradministration klicken, wird der Fensterausschnitt angezeigt, in dem Sie die Benutzerrollen im SpeechFlow-System administrieren können.

14 14 SpeechFlow-Workflow-Administration Handbuch Die folgenden Schaltflächen befinden sich in den meisten Fensterausschnitten der Workflow-Administration: Übernehmen Diese Schaltfläche speichert die Änderungen, die vorgenommen wurden. Abbrechen Diese Schaltfläche verwirft die Änderungen, die vorgenommen wurden. Schließen Diese Schaltfläche schließt den derzeit geöffneten Fensterausschnitt. Wenn Änderungen vorgenommen wurden, werden Sie aufgefordert, diese Änderungen zu bestätigen. Hilfe Diese Schaltfläche zeigt Informationen aus der Online-Hilfe an, die sich auf den geöffneten Fensterausschnitt beziehen. Eigenschaftsfelder und Symbole Die meisten Daten im Modul der Workflow-Administration werden in Eigenschaftsfeldern angezeigt. Diese Felder können schreibgeschützte Informationen enthalten (Eigenschaften, die grau abgeblendet sind), und Eigenschaften, die der Benutzer für die entsprechende Arbeitseinheit ändern kann. Erforderliche Felder! Ein Ausrufezeichen links neben einem Eigenschaftsfeld bedeutet, dass es erforderlich ist und ein Wert eingegeben werden muss. Feldtypen Die Eigenschaften, die bearbeitet werden können, werden durch ein Symbol angezeigt. Klicken Sie das Symbol, um das Eigenschaftsfeld wie folgt zu bearbeiten: Texteingabefeld - Sie können Text eingeben. Beispiel: Kommentar - geben Sie Ihren Text ein: Zweiter Befund Wertebereichfeld - Sie können einen Wert innerhalb eines gegebenen Bereichs angeben. Beispiel: Priorität - geben Sie Ihren Wert an: 15 (höchste Priorität) Numerisches Feld - Sie können einen Dezimalwert angeben. Beispiel: Durchlaufzeit - geben Sie Ihren Wert an: 1,5 (der Bericht ist in eineinhalb Stunden fällig) Datum/Uhrzeitfeld - Sie können Datum und Uhrzeit ändern. Beispiel: Fällig am/um - ändern Sie Datum und Zeit: 01/18/ :00 Einzelauswahlliste - Sie können eine von mehreren Optionen auswählen. Beispiel: Arbeitstyp - wählen Sie einen Arbeitstyp: Memo

15 Kapitel 3: SpeechFlow-Benutzeroberfläche 15 Mehrfachauswahlliste - Sie können eine oder mehrere Optionen auswählen. Beispiel: Lieferung - aktivieren Sie eine oder mehrere der folgenden Optionen: , Druck, Fax Dateimenü - Sie können Ansicht oder Durchsuchen auswählen. Beispiel: Wählen Sie den Menübefehl Ansicht aus, um die Textdatei der ausgewählten Arbeitseinheit anzuzeigen oder die entsprechende Audiodatei abzuspielen. Hinweis: Das Datums-/Zeitformat, das angezeigt wird und das Sie eingeben können, hängt von den Ländereinstellungen Ihres Windows-Betriebssystems ab (Menü Start, Einstellungen, Systemsteuerung, Ländereinstellungen).

16 16 SpeechFlow-Workflow-Administration Handbuch Kapitel 4: Benutzeradministration Die Leiste Benutzeradministration hat folgende Symbole: Benutzerrollen Benutzer Standardeigenschaften Arbeitsgruppen Arbeitstypen Organisationseinheiten

17 Kapitel 4: Benutzeradministration 17 Abschnitt 4.1: Benutzerrollen Symbol Benutzerrollen auf der Leiste Benutzeradministration. Die Benutzerrolle definiert, wie ein SpeechFlow-Benutzer mit dem System interagieren kann. Jeder Benutzerrolle sind ein oder mehrere Rechtepakete zugeordnet, die wiederum definieren, was ein Benutzer innerhalb des Systems tun darf. Die Zugriffsrechte eines Benutzers hängen von seiner Benutzerrolle und der Zuweisung von Rechtepaketen ab. Die Zuweisung von Benutzerrollen bestimmt auch, an welchen Phasen des Workflow ein Benutzer beteiligt ist. Autoren haben zum Beispiel üblicherweise mit den Phasen 'Aufnahme' und 'Überprüfung' zu tun, während Transkriptionisten mit der Phase 'Transkription' zu tun haben. Die Beteiligung von Benutzerrollen an bestimmten Phasen ist in der Prozessdefinition eines Workflow-Typs festgelegt. Manche Benutzerrollen sind nicht am Workflow-Prozess beteiligt: Workflow- Administrator, Systemadministrator und Arbeitslisten-Manager. Diese Benutzerrollen sind in erster Linie dazu gedacht, administrative Aufgaben in Zusammenhang mit dem SpeechFlow-System und seiner Konfiguration vorzunehmen. Es gibt spezielle Rechtepakete, die diesen Benutzerrollen zugeordnet sind. Das Rechtepaket für die Standard-Benutzerrolle des Systemadministrators enthält zum Beispiel folgende Zugriffsrechte: Lizenzschlüssel ändern Archivierungseinstellungen ändern Purge-Einstellungen ändern System starten System sichern System wiederherstellen Systemsicherheit ändern Liefereinstellungen ändern Es ist die Aufgabe des Workflow-Administrators, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Benutzerrollen im SpeechFlow-System verfügbar sind und dass jedem SpeechFlow-Benutzer die erforderlichen Benutzerrollen zugewiesen sind.

18 18 SpeechFlow-Workflow-Administration Handbuch Fensterausschnitt 'Benutzerrollen' Symbol Benutzerrollen auf der Leiste Benutzeradministration. Der Fensterausschnitt 'Benutzerrollen' listet die verfügbaren Benutzerrollen auf. Wenn Sie eine Benutzerrolle in der Liste auswählen, werden die entsprechenden Eigenschaften und die Benutzer, denen diese Benutzerrolle zugewiesen ist, angezeigt. Der Workflow-Administrator kann Folgendes tun: Die Eigenschaften einer ausgewählten Benutzerrolle bearbeiten; grau abgeblendete Eigenschaften sind schreibgeschützt und können nicht geändert werden. Benutzerrollen erstellen (Schaltfläche Neu). Benutzerrollen löschen (Schaltfläche Entfernen). Benutzer zu Benutzerrollen zuweisen (Schaltfläche Benutzer hinzufügen). Benutzer von Benutzerrollen entfernen (Schaltfläche Benutzer entfernen). Benutzerrollen erstellen und entfernen Symbol Benutzerrollen auf der Leiste Benutzeradministration. Der Workflow-Administrator ist verantwortlich dafür, dass alle erforderlichen Benutzerrollen im SpeechFlow-System verfügbar sind. Das beinhaltet das Erstellen neuer Benutzerrollen. Es kann auch sein, dass eine Benutzerrolle überflüssig wird; in diesem Fall kann der Workflow-Administrator diese Benutzerrolle entfernen. Neue Benutzerrolle erstellen Um eine Benutzerrolle zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie die Schaltfläche Neu; die entsprechende Dialogbox wird angezeigt. 2. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die neue Benutzerrolle ein. Hinweis: Sie können bis zu 40 Zeichen eingeben; Sonderzeichen sind erlaubt. 3. Geben Sie eine Beschreibung ein (optional). 4. Klicken Sie OK, um die Änderungen anzunehmen und die Dialogbox zu schließen. Die neue Benutzerrolle erscheint in der Liste. Sie können nun der neuen Benutzerrolle Benutzer zuweisen. Benutzerrolle entfernen Um eine Benutzerrolle zu löschen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie die Benutzerrolle aus, die Sie aus der Liste entfernen wollen. 2. Klicken Sie die Schaltfläche Entfernen. Hinweis: Sie können eine Benutzerrolle nicht entfernen, solange ihr noch SpeechFlow-Benutzer zugewiesen sind. In diesem Fall erhalten Sie eine Fehlermeldung.

19 Kapitel 4: Benutzeradministration 19 Benutzer zu Benutzerrollen zuweisen Symbol Benutzerrollen auf der Leiste Benutzeradministration. Es ist die Aufgabe des Workflow-Administrators, sicherzustellen, dass jedem SpeechFlow-Benutzer die erforderlichen Benutzerrollen zugewiesen sind. Wenn ein Benutzer eine bestimmte Benutzerrolle nicht mehr benötigt, kann der Workflow- Administrator die Zuweisung auch entfernen. Benutzer einer Benutzerrolle zuweisen Um Benutzer einer Benutzerrolle zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Vergewissern Sie sich, dass Sie in der Liste die richtige Benutzerrolle ausgewählt haben. Die Benutzer, die dieser Benutzerrolle bereits zugewiesen sind, werden in der Liste Zugewiesene Benutzer angezeigt. 2. Klicken Sie die Schaltfläche Benutzer hinzufügen. Die entsprechende Dialogbox wird angezeigt. Sie listet alle Benutzer auf, die der ausgewählten Benutzerrolle nicht zugewiesen sind. 3. Wählen Sie die erforderlichen Benutzer aus; Sie können auch mehrere auswählen. 4. Klicken Sie OK, um die Änderungen anzunehmen und die Dialogbox zu schließen. Die Benutzer erscheinen in der Liste. Hinweis: Die angezeigten Benutzereigenschaften (zum Beispiel der Anmeldename, oder ob der Benutzer aktiviert ist) sind schreibgeschützte Informationen. Um eine dieser Eigenschaften zu ändern, müssen Sie zum Fensterausschnitt 'Benutzer' wechseln. Benutzer von einer Benutzerrolle entfernen Um die Zuweisung von Benutzern zu einer Benutzerrolle zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Vergewissern Sie sich, dass Sie in der Liste die richtige Benutzerrolle ausgewählt haben. Die Benutzer, die dieser Benutzerrolle zugewiesen sind, werden in der Liste Zugewiesene Benutzer angezeigt. 2. Wählen Sie die Benutzer aus, deren Zuweisung Sie entfernen wollen. 3. Klicken Sie die Schaltfläche Benutzer entfernen. Die Benutzer verschwinden von der Liste.

20 20 SpeechFlow-Workflow-Administration Handbuch Abschnitt 4.2: Benutzer Symbol Benutzer auf der Leiste Benutzeradministration. Ein SpeechFlow-Benutzer ist durch persönliche Eigenschaften gekennzeichnet, zum Beispiel durch den Anmeldenamen, Benutzerrollen oder Arbeitsgruppen. Wie Benutzer mit SpeechFlow interagieren, hängt von ihren Benutzerrollen ab. Der Workflow-Administrator stellt sicher, dass jeder Benutzer dem SpeechFlow-System bekannt ist. Das beinhaltet das Erstellen von Benutzern im System. Danach muss der Workflow-Administrator die erforderlichen Zuweisungen vornehmen; zum Beispiel der Benutzerrollen, Arbeitsgruppen, Organisationseinheiten. Fensterausschnitt 'Benutzer' Symbol Benutzer auf der Leiste Benutzeradministration. Der Fensterausschnitt 'Benutzer' listet alle Benutzer auf, die im System installiert sind. Wenn Sie einen Benutzer in der Liste auswählen, werden die Eigenschaften des Benutzers angezeigt. Der Workflow-Administrator kann Folgendes tun: Die Eigenschaften eines ausgewählten Benutzers bearbeiten; grau abgeblendete Eigenschaften sind schreibgeschützt und können nicht geändert werden. Benutzer über das entsprechende Eigenschaftsfeld aktivieren und deaktivieren. Benutzer erstellen (Schaltfläche Neu). Benutzer löschen (Schaltfläche Entfernen). Benutzerrollen zuweisen (Schaltfläche Benutzerrollen). Arbeitsgruppen zuweisen (Schaltfläche Arbeitsgruppen). Kennwörter ändern (Schaltfläche Kennwort). Standardspalten zur Arbeitsliste eines ausgewählten Benutzers zuweisen (Schaltfläche Eigenschaften). Neue Benutzereigenschaften definieren (Schaltfläche Hinzufügen der Gruppe Eigenschaften) und Benutzereigenschaften löschen (Schaltfläche Entfernen der Gruppe Eigenschaften). Benutzer aktivieren und deaktivieren Symbol Benutzer auf der Leiste Benutzeradministration. Damit sich ein Benutzer beim SpeechFlow-System anmelden und am System teilnehmen kann, muss die Option Aktiviert ausgewählt sein. Um einen Benutzer zu aktivieren oder deaktivieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Vergewissern Sie sich, dass Sie in der Liste den richtigen Benutzer ausgewählt haben. Die Eigenschaften des Benutzers werden in der Liste darunter angezeigt.

21 Kapitel 4: Benutzeradministration Gehen Sie zum Eigenschaftsfeld Aktiviert und klicken Sie dieses Symbol: 3. Um den Benutzer zu aktivieren, wählen Sie die Option Ja aus. Um den Benutzer zu deaktivieren, wählen Sie die Option Nein aus. Für die Deaktivierung von Benutzern kann es folgende Gründe geben: Die Deaktivierung eines Benutzers kann eine sinnvolle Maßnahme sein, um die verfügbare Anzahl von Lizenzen zu optimieren. Benutzer können auch deaktiviert werden, weil sie nicht länger am SpeechFlow- System teilnehmen. Im System können sich aber noch Arbeitseinheiten befinden, die in Zusammenhang mit diesen Benutzern stehen, so dass die Benutzer nicht entfernt werden können. Hinweis: Deaktivierte Benutzer sind immer noch installiert; sie behalten alle Zuweisungen und alle benutzerrelevanten Daten sind im System verfügbar, sie können sich jedoch nicht anmelden und nicht aktiv am Workflow teilnehmen. Neuen Benutzer erstellen Symbol Benutzer auf der Leiste Benutzeradministration. Bevor ein Benutzer am SpeechFlow-Workflow teilnehmen kann, muss der Workflow- Administrator den Benutzer im System erstellen. Um einen neuen Benutzer zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie die Schaltfläche Neu; die entsprechende Dialogbox wird angezeigt. 2. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein: Vorname, Zweiter Vorname (optional), Nachname, Anmeldename, Kurzname. Hinweis: Für den Vornamen, Zweiten Vornamen, Nachnamen und Anmeldenamen können Sie bis zu 20 Zeichen eingeben; für den Kurznamen können Sie 11 Zeichen eingeben. Sobald der Benutzer erstellt ist, kann der Anmeldename nicht mehr geändert werden, weil das SpeechFlow-System diesen Namen dazu verwendet, den Benutzer eindeutig zu identifizieren. Der Kurzname dient dazu, den Benutzer zu identifizieren, wenn Audiodateien vom Digital Pocket Memo heruntergeladen werden; er entspricht dem Eintrag Schlüsselwort 1 des Digital Pocket Memo. SpeechFlow schlägt einen Kurznamen für den neuen Benutzer vor. Sie können diesen Namen annehmen oder einen anderen definieren. Sobald der Benutzer erstellt ist, kann der Kurzname nicht mehr geändert werden. 3. Gehen Sie zum Eigenschaftsfeld Aktiviert und klicken Sie dieses Symbol: 4. Wählen Sie Ja aus, um den Benutzer im SpeechFlow-System zu aktivieren; ansonsten wählen Sie Nein aus. 5. Geben Sie all jene Informationen an, die für diesen Benutzer verfügbar sein sollen. 6. Klicken Sie OK, um die Änderungen anzunehmen und die Dialogbox zu schließen. Der neue Benutzer erscheint in der Liste der SpeechFlow-Benutzer. Sie können dem neuen Benutzer nun Benutzerrollen und Arbeitsgruppen zuweisen. Sie können damit fortfahren, Benutzer zu erstellen, auch wenn Sie die Anzahl der verfügbaren Benutzerlizenzen überschritten haben. Beachten Sie jedoch, dass diese Benutzer im SpeechFlow-System nicht aktiviert sein werden.

22 22 SpeechFlow-Workflow-Administration Handbuch Zuweisung von Benutzerrollen Symbol Benutzer auf der Leiste Benutzeradministration. Die Zuweisung von Benutzerrollen bestimmt, wie Benutzer mit dem SpeechFlow- System interagieren und welche Zugriffsrechte sie haben. Einem Benutzer können mehrere Benutzerrollen zugewiesen sein. Um Benutzerrollen zuzuweisen oder zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Vergewissern Sie sich, dass Sie in der Liste den richtigen Benutzer ausgewählt haben. 2. Klicken Sie die Schaltfläche Benutzerrollen; die entsprechende Dialogbox wird angezeigt. 3. Um eine Benutzerrolle zuzuweisen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Benutzerrolle. Um die Zuweisung einer Benutzerrolle zu entfernen, deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. 4. Klicken Sie OK, um die Änderungen anzunehmen und die Dialogbox zu schließen. Hinweis: Benutzerrollen können auch über den Fensterausschnitt Benutzerrollen zugewiesen werden. Zuweisung von Arbeitsgruppen Symbol Benutzer auf der Leiste Benutzeradministration. Die Zuweisung von Arbeitsgruppen bringt Benutzer mit ähnlichen Fähigkeiten zusammen. Ein Benutzer kann mehr als einer Arbeitsgruppe angehören. Um Arbeitsgruppen zuzuweisen oder zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Vergewissern Sie sich, dass Sie in der Liste den richtigen Benutzer ausgewählt haben. 2. Klicken Sie die Schaltfläche Arbeitsgruppen; die entsprechende Dialogbox wird angezeigt. 3. Wenn der Benutzer mehr als eine zugewiesene Benutzerrolle hat, wählen Sie die erforderliche Benutzerrolle aus. 4. Klicken Sie die Schaltfläche Zuweisen; die entsprechende Dialogbox wird angezeigt. 5. Um eine Arbeitsgruppe zuzuweisen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Arbeitsgruppe. Um die Zuweisung einer Arbeitsgruppe zu entfernen, deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. 6. Klicken Sie OK, um die Änderungen anzunehmen und die Dialogbox zu schließen. 7. Die Arbeitsgruppe, die ganz oben in der Liste angezeigt wird, ist die primäre Arbeitsgruppe. Wenn Sie dies ändern wollen, wählen Sie die entsprechende Arbeitsgruppe aus und bewegen Sie sie mit dieser Schaltfläche an den Anfang der Liste: 8. Klicken Sie OK, um die Änderungen anzunehmen und die Dialogbox zu schließen.

23 Kapitel 4: Benutzeradministration 23 Primäre Arbeitsgruppe SpeechFlow-Benutzer können mehr als einer Arbeitsgruppe zugewiesen sein. Wenn ein Benutzer mehr als eine Arbeitsgruppe hat, ist die Liste sortiert. Die Arbeitsgruppe, die für den Benutzer die höchste Priorität hat (erster Eintrag in der Liste), wird auch primäre Arbeitsgruppe genannt. Das Festlegen einer primären Arbeitsgruppe ist ein wichtiger Faktor für das Routing von Arbeitseinheiten. Zuweisung zu Organisationseinheiten Symbol Benutzer auf der Leiste Benutzeradministration. Organisationseinheiten werden dazu verwendet, Benutzer ähnlich wie in Abteilungen zusammenzufassen. Ein Benutzer kann nur einer Organisationseinheit angehören. Um einen Benutzer einer Organisationseinheit zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Vergewissern Sie sich, dass Sie in der Liste den richtigen Benutzer ausgewählt haben. Die entsprechenden Eigenschaften des Benutzers werden darunter angezeigt. 2. Gehen Sie zum Eigenschaftsfeld Organisationseinheit und klicken Sie dieses Symbol: Die verfügbaren Organisationseinheiten werden angezeigt. 3. Um den Benutzer einer Organisationseinheit zuzuweisen, wählen Sie in der Liste die entsprechende Einheit aus. Kennwort ändern Symbol Benutzer auf der Leiste Benutzeradministration. Der Workflow-Administrator kann für die SpeechFlow-Benutzer Kennwörter definieren und ihre Kennwörter ändern. Um das Kennwort eines Benutzers zu definieren oder zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: 1. Vergewissern Sie sich, dass Sie in der Liste den richtigen Benutzer ausgewählt haben. 2. Klicken Sie die Schaltfläche Kennwort. Die Dialogbox Kennwort ändern wird angezeigt; diese Felder enthalten schreibgeschützte Informationen: Anmeldename und Altes Kennwort. 3. Geben Sie im Feld Neues Kennwort das neue Kennwort ein. 4. Bestätigen Sie das neue Kennwort, indem Sie es erneut eingeben. 5. Klicken Sie OK, um die Änderungen anzunehmen und die Dialogbox zu schließen. Hinweis: Diese Dialogbox kann dazu verwendet werden, ein anfängliches Kennwort zuzuweisen oder Kennwörter zurückzusetzen, zum Beispiel, wenn ein Benutzer das Kennwort vergessen hat. Sie können auch ein leeres Kennwort zuweisen.

24 24 SpeechFlow-Workflow-Administration Handbuch Standardspalten zur Arbeitsliste des Benutzers hinzufügen Symbol Benutzer auf der Leiste Benutzeradministration. Der Workflow-Administrator kann Standardspalten zur Arbeitsliste eines ausgewählten Benutzers zuweisen. Das bedeutet, dass dem Benutzer bereits ausgewählte Eigenschaften als Spalten der Arbeitsliste im SpeechFlow-Client-Modul zur Verfügung stehen. Das SpeechFlow-System wird mit einer Standardkonfiguration geliefert. Die Standard- Arbeitsliste des Benutzers ist Teil dieser Konfiguration und beinhaltet diese Spalten: Letzte Änderung, Phase, Status, Erstellungsdatum, Name, Kommentar, Arbeitstyp, Priorität, Fällig am/um, Autor, Länge der Audiodatei und Transkriptionist. Um Standardspalten zuzuweisen und Änderungen in der Standardkonfiguration der Arbeitsliste vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie den gewünschten Benutzer in der Liste aus 2. Klicken Sie die Schaltfläche Eigenschaften, um die entsprechende Dialogbox anzuzeigen. 3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für jene Eigenschaften, die dem Benutzer als Spalten der Arbeitsliste im SpeechFlow-Client-Modul zur Verfügung stehen sollen. 4. Klicken Sie OK, um die Dialogbox zu schließen. 5. Klicken Sie Übernehmen, um die Änderungen zu speichern. Die Standardspalten sind nun im Feld Verfügbare Eigenschaften für den ausgewählten Benutzer aufgelistet. Wenn sich der Benutzer beim SpeechFlow- Client-Modul anmeldet und die Schaltfläche Spalten klickt, werden die zugewiesenen Standardspalten in der entsprechenden Dialogbox angezeigt. Diese Dialogbox ermöglicht es dem Benutzer, die Spalten der Arbeitsliste für seine tägliche Arbeit noch weiter anzupassen.

25 Kapitel 4: Benutzeradministration 25 Benutzereigenschaften hinzufügen Symbol Benutzer auf der Leiste Benutzeradministration. Der Workflow-Administrator kann neue Benutzereigenschaften definieren, um die Standard-Benutzereigenschaften zu vervollständigen, die mit der Standard- Systemkonfiguration von SpeechFlow geliefert werden. Um eine neue Eigenschaft zu definieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie die Schaltfläche Hinzufügen der Gruppe Eigenschaften. Die Dialogbox Eigenschaft hinzufügen wird angezeigt. 2. Geben Sie einen Namen für die neue Eigenschaft ein. 3. Geben Sie eine Beschreibung ein (optional). 4. Klicken Sie OK, um die Änderungen anzunehmen und die Dialogbox zu schließen. Die Eigenschaft wird automatisch zu der Liste der Benutzereigenschaften jedes SpeechFlow-Benutzers hinzugefügt und kann für jeden Benutzer individuell bearbeitet werden. Beispiel 1. Öffnen Sie die Dialogbox Eigenschaft hinzufügen. 2. Bei Name der Eigenschaft geben Sie ein: Telefonnummer 3. Klicken Sie OK. 4. Wählen Sie einen Benutzer aus, um die Eigenschaften dieses Benutzers anzuzeigen. 5. Gehen Sie zur Eigenschaft Telefonnummer und geben Sie die entsprechende Nummer ein, zum Beispiel: Klicken Sie Übernehmen, um Ihre Änderungen zu speichern. Die Benutzerinformationen werden entsprechend aktualisiert. Wenn der Benutzer nun die Dialogbox Benutzervoreinstellungen im SpeechFlow-Endbenutzermodul öffnet, ist die neue Eigenschaft verfügbar. Der Benutzer kann diese Eigenschaft bearbeiten, wenn es erforderlich ist. Alle Änderungen, die der Benutzer vornimmt, werden im Modul der Workflow-Administration entsprechend aktualisiert. Benutzereigenschaften entfernen Der Workflow-Administrator kann alle Benutzereigenschaften entfernen, die keine Standard-Benutzereigenschaften sind. Um eine Benutzereigenschaft zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie das Eigenschaftsfeld aus, das Sie entfernen wollen. 2. Klicken Sie die Schaltfläche Entfernen der Gruppe Eigenschaften.

26 26 SpeechFlow-Workflow-Administration Handbuch Section 4.3: Standardeigenschaften Symbol Standardeigenschaften auf der Leiste Benutzeradministration. Arbeitseinheiten haben Eigenschaften; manche dieser Eigenschaften sind wichtig für den Workflow im SpeechFlow-System, andere sind wichtig für die Benutzer. Eigenschaften werden im Prozessdefinitions-Tool definiert, siehe: Abschnitt 6.4: Eigenschaften der Arbeitseinheit Der Fensterausschnitt Standardeigenschaften ermöglicht Ihnen, Standardeigenschaften von Arbeitseinheiten in Zusammenhang mit einem bestimmten Benutzer zu konfigurieren. Das bedeutet, dass Sie Eigenschaften auswählen, Informationen zu diesen Eigenschaften angeben und sie einem Benutzer zuweisen. Wenn der Benutzer eine Arbeitseinheit im SpeechFlow-Client-Modul erstellt, sind die Standardeigenschaften sofort verfügbar und werden mit den von Ihnen definierten Standardwerten ausgefüllt. Darüber hinaus können Sie auch definieren, ob Standardeigenschaften für einen Benutzer sichtbar sind oder nicht. Neben jeder Eigenschaft befindet sich ein Kontrollkästchen. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, ist die Eigenschaft beim Erstellen einer neuen Arbeitseinheit verfügbar. Wenn Sie zum Beispiel die Standardeigenschaft Durchlaufzeit definiert und den Wert 5 dafür angegeben haben, wird jede neue Arbeitseinheit eines zugewiesenen Benutzers mit dieser Eigenschaft erstellt. Wenn die Eigenschaft auf 'nicht sichtbar' gesetzt ist (das Kontrollkästchen neben der Eigenschaft bleibt leer), wird die Eigenschaft nicht aufgelistet, wenn ein Benutzer eine neue Arbeitseinheit erstellt. Wenn es Benutzern möglich sein soll, diese Eigenschaft beim Erstellen einer Arbeitseinheit zu ändern, müssen Sie die Eigenschaft auf 'sichtbar' setzen (das Kontrollkästchen ist aktiviert). In diesem Fall können Benutzer den vordefinierten Standardwert (5) akzeptieren oder ändern. Das SpeechFlow-System wird mit einer Standardkonfiguration geliefert. Die Standardkonfiguration für Eigenschaften von Arbeitseinheiten beinhaltet folgende Eigenschaften; die Eigenschaften sind standardmäßig sichtbar: Name, Kommentar, Arbeitstyp, Priorität und Fällig am/um. Das bedeutet, dass die Dialogbox Neue Arbeitseinheit diese Eigenschaften standardmäßig auflistet, wenn Benutzer des SpeechFlow-Client-Moduls eine Arbeitseinheit erstellen. Hinweis: Sie können auch festlegen, dass Eigenschaften verpflichtend anzugeben sind. Weitere Informationen finden Sie in: Register Workflow-Typen (Erweiterte Administration, Fensterausschnitt Quellen).

27 Kapitel 4: Benutzeradministration 27 Fensterausschnitt 'Standardeigenschaften' Symbol Standardeigenschaften auf der Leiste Benutzeradministration. Der Fensterausschnitt Standardeigenschaften ermöglicht dem Workflow- Administrator, Standardeigenschaften für das Erstellen von Arbeitseinheiten durch einen bestimmten Benutzer zu konfigurieren. In diesem Fensterausschnitt können Sie Folgendes tun: Wählen Sie einen Benutzer aus und definieren Sie eine Rolle und/oder eine Arbeitsgruppe, für die die gesetzte Eigenschaft übernommen wird. Weisen Sie einen Workflow-Typ zu. Definieren Sie die Standardeigenschaften (Schaltfläche Hinzufügen). Standardeigenschaften definieren Symbol Standardeigenschaften auf der Leiste Benutzeradministration. Wenn Sie Standardeigenschaften definieren, sind diese Eigenschaften beim Erstellen einer Arbeitseinheit sofort verfügbar. Die Verfügbarkeit der definierten Standardeigenschaften kann von folgenden Faktoren abhängen: Die ausgewählte Benutzerrolle. Wenn einem Benutzer mehrere Benutzerrollen zugewiesen sind, wählen Sie die Benutzerrolle aus, für die die Standardeigenschaften übernommen werden. Wählen Sie Alle Rollen aus, um die Eigenschaften für den Benutzer grundsätzlich verfügbar zu machen. Die ausgewählte Arbeitsgruppe. Wenn einem Benutzer mehrere Arbeitsgruppen zugewiesen sind, wählen Sie die Arbeitsgruppe aus, für die die Standardeigenschaften übernommen werden. Wählen Sie Alle Arbeitsgruppen aus, um die Eigenschaften für den Benutzer grundsätzlich verfügbar zu machen. Der ausgewählte Workflow-Typ. Wählen Sie den Worklflow-Typ aus, für den die Standardeigenschaften übernommen werden. Wählen Sie Alle Workflow-Typen aus, um die Eigenschaften grundsätzlich verfügbar zu machen. Beispiel Der Benutzer Langer hat die Benutzerrolle Autor. Der Benutzer gehört zu den Arbeitsgruppen Memo-Autoren und Brief-Autoren. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Aus der Liste der Benutzerrollen wählen Sie Autor aus. Alle Benutzer mit dieser Rolle werden angezeigt. 2. Aus der Liste der Arbeitsgruppen wählen Sie Brief-Autoren aus. Die Liste wird erneut gefiltert und zeigt nur Benutzer dieser Arbeitsgruppe an. 3. Wählen Sie den Benutzer Langer aus.

28 28 SpeechFlow-Workflow-Administration Handbuch 4. Aus der Liste der Workflow-Typen wählen Sie Alle Workflow-Typen aus. 5. Klicken Sie Hinzufügen. 6. In der Dialogbox Standardeigenschaften hinzufügen sind die Eigenschaften Name, Kommentar, Arbeitstyp, Priorität und Fällig am/um bereits ausgewählt (Standardkonfiguration). Wählen Sie zusätzlich die Eigenschaften Transkriptionist und Lieferoptionen aus. 7. Klicken Sie OK, um die Eigenschaften zu akzeptieren, und schließen Sie die Dialogbox. Die Eigenschaften werden jetzt angezeigt. Definieren Sie folgende Werte: Für Name geben Sie Persönlich ein. Für Arbeitstyp geben Sie Brief ein. Für Priorität geben Sie 8 ein; das entspricht mittlerer Priorität. Für Lieferung wählen Sie Druck aus. 8. Klicken Sie Übernehmen, um die Eigenschaften und ihre Werte zu akzeptieren und sie für den Benutzer Langer im SpeechFlow-Client-Modul verfügbar zu machen. Wenn sich der Benutzer Langer nun beim SpeechFlow-Client-Modul anmeldet und eine Arbeitseinheit erstellt, passiert Folgendes: Die vom Workflow-Administrator angegebenen Eigenschaftsfelder werden in den verschiedenen Dialogboxen Eigenschaften der Arbeitseinheit angezeigt. Eigenschaften mit vordefinierten Werten sind bereits ausgefüllt, können vom Benutzer aber gegebenenfalls geändert werden. Der Benutzer kann auch Werte für andere verfügbare Eigenschaftsfelder angeben.

29 Kapitel 4: Benutzeradministration 29 Abschnitt 4.4: Arbeitsgruppen Symbol Arbeitsgruppen auf der Leiste Benutzeradministration. In Arbeitsgruppen können Benutzer mit ähnlichen Fähigkeiten - zum Beispiel Transkriptionisten - zusammengefasst werden. Ein Benutzer kann mehr als einer Arbeitsgruppe angehören. Üblicherweise haben Benutzer eine Arbeitsgruppe, die ihre primäre Arbeitsgruppe ist und in der sie den Großteil ihrer Arbeit erledigen. Die Entscheidung, welche Arbeitsgruppe die primäre Arbeitsgruppe eines Benutzers ist, stellt einen Faktor beim Routing einer Arbeitseinheit von einer Phase an die nächste dar. Das Routing einer Arbeitseinheit basiert auf der Korrelation von Arbeitstyp, Arbeitsgruppe und genereller Auslastung. Ein Autor kann zum Beispiel einen Transkriptionisten angeben, der seine Arbeitseinheit bearbeiten soll. Wenn kein Transkriptionist angegeben wurde, leitet SpeechFlow die Arbeitseinheit automatisch entsprechend der Verteilungsmatrix weiter; diese wird im Fensterausschnitt 'Verteilung' der Leiste Arbeitseinheiten-Administration definiert. Fensterausschnitt 'Arbeitsgruppen' Symbol Arbeitsgruppen auf der Leiste Benutzeradministration. Der Fensterausschnitt 'Arbeitsgruppen' listet alle Arbeitsgruppen auf, die im SpeechFlow-System verfügbar sind. Wenn Sie eine Arbeitsgruppe in der Liste auswählen, werden die Eigenschaften der Arbeitsgruppe und die Benutzer angezeigt, die ihr zugewiesen sind. Der Workflow-Administrator kann Folgendes tun: Neue Arbeitsgruppen erstellen (Schaltfläche Neu). Arbeitsgruppen löschen (Schaltfläche Entfernen). Benutzer zu Arbeitsgruppen zuweisen (Schaltfläche Benutzer hinzufügen). Benutzer von Arbeitsgruppen entfernen (Schaltfläche Benutzer entfernen). Neue Arbeitsgruppe erstellen Symbol Arbeitsgruppen auf der Leiste Benutzeradministration. Bevor Benutzer in Arbeitsgruppen organisiert werden können, müssen diese Arbeitsgruppen in SpeechFlow erstellt werden. Um eine neue Arbeitsgruppe zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie die Schaltfläche Neu; die entsprechende Dialogbox wird angezeigt. 2. Geben Sie einen Namen für die neue Arbeitsgruppe ein. 3. Geben Sie eine Beschreibung ein (optional). 4. Um dieser Arbeitsgruppe eine Benutzerrolle zuzuordnen, klicken Sie: 5. Treffen Sie Ihre Auswahl. 6. Klicken Sie OK, um die Änderungen anzunehmen und die Dialogbox zu schließen. Sie können nun Benutzer zu der neuen Arbeitsgruppe zuweisen.