Elektronischer Lieferschein: Akzeptanz steigern!

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1 Elektronischer Lieferschein: Akzeptanz steigern! Sicheres Austauschen von Lieferscheinen der Massengüter-Produzenten Schotter, Sand & Kies, Recycling, Asphalt Alles was über Radlader- oder stationäre Waage verwogen wird PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG Langestrasse Pferdingsleben/Erfurt Tel Mail Ihr direkter Ansprechpartner: Uwe Wirth

2 Agenda - Zielstellung Kostensenkung durch SOA (Service orientierte Architektur) - Prozess- und Zeitbetrachtung - Vorgeschlagener Datenfluss - Aufbau / Validierung der Daten - Sicherheit

3 Elektronischer Belegfluss kann bestehen aus: Lieferschein Stationäre Waage Radlader Waage Bandwaage Handel Begleitscheine (gefährliche Abfälle) Rechnungen Gutschriften Speditions- Gutschriften

4 Der Belegfluss heute und Ablaufprozess Lieferschein wird erstellt - Stationäre Waage - Radladerwaage - Bandwaage - Lieferschein wird manuell unterschrieben Stat. Waage Σ = 30 s Radl. Waage Σ = 45 s Lieferschein wird zur weiteren Bearbeitung übertragen - Kabelgebunden od. Funk - Manuell - Lieferscheine werden manuell zur Verwaltung transportiert Stat. Waage Σ = 0 s Radl. Waage Σ = 0 s Lieferschein kommt in der Verwaltung an - Überarbeitung nach Preisen, nach korrekten Eingaben Ergänzung von fehlenden Inhalten - Lieferschein wird sortiert nach Lieferscheinnummer - Manuelle Eingabe in die Fakturierung Stat. Waage Σ = 30 s Radl. Waage Σ = 60 s 15 s 15 s 05 s 10 s 02 s 15 s 15 s Lieferschein wird in die Rechnung übernommen Rechnung wird geprüft Rechnung wird zum Versand ausgedruckt und Lieferschein dazu sortiert Rechnung wird kuvertiert Rechnung geht zur Poststelle Rechnung erhält das Wertzeichen nach Verwiegung Rechnung geht in die Ausgangspost Rechnung wird zur Archivierung abgelegt Lieferscheine werden zur Archivierung abgelegt Rechnung wird durch die Post transportiert 05 s 30 s 30 s 15 s 10 s Rechnung kommt beim Kunden an Rechnung und Lieferscheine werden beim Kunden ausgepackt Rechnung in Vorordner zur Prüfung Rechnung wird geprüft Rechnung wird in das ERP System eingebucht Rechnung mit Lieferschein wird abgelegt und archiviert Rechnung wird zur Zahlung freigegeben Rechnung wird per Überweisung an Lieferanten bezahlt Σ = 77 s Σ = 1 Min 17 s Je Rechnung Σ = 90 s Σ = 1 Min 30 s Je Rechnung

5 Die Kosten im Belegfluss heute Bei einer Betrachtung von 3 Lieferscheinen im Schnitt pro Rechnung Erstellung an der stat. Waage je Lf.-Schein 30 s = 90 s Bearbeitung in der Verwaltung je Lf.-Schein 30 s = 90 s Erstellung der Rechnung je Rechnung = 77 s Gesamtzeit 3x Lieferschein = 180s Gesamtzeit 1x Rechnung = 77 s Gesamtaufwand = 257 s = 4 Min. 17 s Interner Stundenverrechnungssatz Sachbearbeiter mit allen Kosten, Krankheit, Urlaub, Sozialabgaben und Investitionen 35,00 je Stunde. Σ stat. Waage 257 s = 4 Min. 17 s Kosten 2,50 + Porto 0,55 + Druck 0,50 = 3,55 Σ Radlader Waage 392 s = 6 Min. 32 s Kosten 3,81 + Porto 0,55 + Druck 0,50 = 4,86

6 Wir wollen diese Kosten minimieren Klassische SOA Anwendung Maschine übergibt an Maschine Der Mitarbeiter kontrolliert und erhält somit zeitliche freie Kapazitäten Lieferschein Nach der Erstellung wird Lieferschein direkt zum Kunden übertragen. Standardisiertes XML Format direktes Einlesen bei Kunden in das ERP System Lieferschein geht direkt in die Zentrale zur automatischen Bepreisung. Controlle der Rechnung mit Lieferscheininhalten Elektronische Rechnung wird mit Signatur Umsatzsteuerberechtigt per Mail an Kunden versendet

7 Der elektronische Belegfluss mit SOA Anwendung Lieferschein wird erstellt Stationäre Waage Radladerwaage Bandwaage Lieferschein wird unterschrieben Stat. Waage Σ = 30 s Radl. Waage Σ = 30 s Lieferschein wird zur weiteren Bearbeitung übertragen Kabelgebunden od. Funk Manuell per Stick oder Diskette Lieferscheine werden manuell zur Verwaltung transportiert Stat. Waage Σ = 0 s Radl. Waage Σ = 0 s Lieferschein kommt in der Verwaltung an Überarbeitung nach Preisen, nach korrekten Eingaben Ergänzung von fehlenden Inhalten Lieferschein wird sortiert nach Lieferscheinnummer Manuelle Eingabe in die Fakturierung Stat. Waage Σ = 5 s Radl. Waage Σ = 5 s 15 s Lieferschein wird in die Rechnung übernommen Rechnung wird geprüft Rechnung wird zum Versand ausgedruckt und Lieferschein dazu sortiert - entfällt Rechnung wird kuvertiert - entfällt Rechnung geht zur Poststelle - entfällt Rechnung erhält das Wertzeichen nach Verwiegung - entfällt Rechnung geht in die Ausgangspost - entfällt Rechnung wird zur Archivierung abgelegt - entfällt Lieferscheine werden zur Archivierung abgelegt - entfällt Σ =15 s Σ = 0 Min 15 s Je Rechnung Rechnung wird durch die Post transportiert entfällt 30 s 30 s 10 s Rechnung kommt beim Kunden an Rechnung und Lieferscheine werden beim Kunden ausgepackt - entfällt Rechnung in Vorordner zur Prüfung - entfällt Rechnung wird geprüft Rechnung wird in das ERP System eingebucht Rechnung mit Lieferschein wird abgelegt und archiviert - entfällt Rechnung wird zur Zahlung freigegeben Rechnung wird per Überweisung an Lieferanten bezahlt Σ = 70 s Σ = 1 Min 10 s Je Rechnung

8 Die Kosten mit elektronischen Belegfluss Bei einer Betrachtung von 3 Lieferscheinen im Schnitt pro Rechnung Erstellung stat. Waage je Schein 30 s = 90 s Bearbeitung in der Verwaltung je Schein 5 s = 15 s Erstellung der Rechnung je Rechnung = 15 s Gesamtzeit 3x Lieferschein = 105s Gesamtzeit 1x Rechnung = 15 s Gesamtaufwand = 120 s = 2 Min. 0 s Interner Stundenverrechnungssatz Sachbearbeiter mit allen Kosten, Krankheit, Urlaub, Sozialabgaben und Investitionen 35,00 je Stunde. Σ stat. Waage 120 s = 2 Min. 0 s Kosten 1,16 + Signatur 0,26 + Druck 0,00 = 1,42 Σ Radlader Waage 60 s = 1 Min. 0 s Kosten 1,16 + Signatur 0,26 + Druck 0,00 = 1,42

9 Gegenüberstellung der Kosten Stand Heute manuelle Abarbeitung Σ stat. Waage 257 s = 4 Min. 17 s Kosten 2,50 + Porto 0,55 + Druck 0,50 = 3,55 Σ Radlader Waage 392 s = 6 Min. 32 s Kosten 3,81 + Porto 0,55 + Druck 0,50 = 4,86 Stand Morgen manuelle - SOA Abarbeitung Σ stat. Waage 120 s = 2 Min. 0 s Kosten 1,16 + Signatur 0,26 + Druck 0,00 = 1,42 Σ Radlader Waage 60 s = 1 Min. 0 s Kosten 1,16 + Signatur 0,26 + Druck 0,00 = 1,42 Tageslieferscheine 100 an der Fahrzeug- oder Radladerwaage Daraus resultieren 30 Rechnungen pro Tag Stat. Waage für Lieferscheinerstellung und Prüfung 60 s = 0,58 = 58,00 (1Std. 35 Min.) + Rechnungserstellung 77 s = 0,75 = 22,45 (0 Std. 39 Min.) Radladerwaage Für Lieferscheinerstellung und Prüfung 105 s = 1,02 = 102,00 (2 Std. 50 Min. + Rechnungserstellung 77 s = 0,75 = 22,45 (0 Std. 39 Min.) Stat. Waage für Lieferscheinerstellung und Prüfung 35 s = 0,34 = 34,00 (0Std. 58 Min.) + Rechnungserstellung 15 s = 0,15 = 04,50 (0 Std. 07 Min.) Radladerwaage Für Lieferscheinerstellung und Prüfung 35 s = 0,34 = 34,00 (0 Std. 58 Min.) + Rechnungserstellung 15 s = 0,15 = 4,50 (0 Std. 07 Min.)

10 Man sollte dem manuellen Belegfluss den Kampf ansagen Wie können Kosten minimiert werden bei z.b. 100 Tageslieferscheine an der Fahrzeug- bzw. Radladerwaage Daraus resultieren 30 Rechnungen pro Tag Stationäre Waage Manueller Belegfluß 80,45 Ersparnis 41,95 pro Tag Monatsersparnis bei 20 Arbeitstagen 839,00 In 10 Monaten 8.390,00 Stationäre Waage SOA elektronischer Belegfluß 38,50 Radladerwaage Waage Manueller Belegfluß 124,45 Ersparnis 85,95 pro Tag Monatsersparnis bei 20 Arbeitstagen 1.719,00 In 10 Monaten ,00 Radladerwaage Waage SOA elektronischer Belegfluß 38,50

11 Material-Lieferant Zielstellung der SOA Anwendung Zentrale Verwaltung - Lieferschein - Begleitschein - Rechnung - Gutschrift Archivierter Beleg mit digitaler Unterschrift GDPdU zugelassen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Kunde Kunde Kunde

12 Aufgaben der Zentralen Verwaltung Empfang von Belege der Lieferanten Sichere Datenhaltung Ausgabe von Belege nach Abruf durch Kunde Protokollierung jeder Anfrage Herausforderung: Vielzahl von Schnittstellen sowohl auf Lieferanten-, als auch auf Kundenseite

13 Standardisierte Kommunikation Vorgabe der Syntax durch Schema (XSD) Validierung übertragener XML-Daten anhand des Schemas an Kunden Offenlegung der Standards für alle Beteiligte

14 Authentifizierung Wer ist es und ist er es? Abfragen nur mit Login und Passwort Zuordnung zu einem Benutzer mit Unternehmen, ggf. Werk, Berechtigungen Grundlage der Autorisierung müssen vorhanden sein

15 Autorisierung Darf er es? Einsicht nur in zugehörige Lieferscheine: Kein Zugriff auf Fremddaten Hinzufügen von Daten nur durch Lieferanten selbst Zuordnung der Lieferscheine zu Lieferant und Kunden und Einsicht nur durch diese selbst.

16 Zusätzliche Sicherheit Token-Verfahren für hohe Sicherheit Analog zum TAN-Verfahren der Banken Jede Anfrage muss autorisiert werden Der Service erteilt eine Freigabe (token), die nur für einen Zugriff und nur für diesen einen Benutzer innerhalb einer gewissen Zeit gültig ist

17 Kommunikation LfsService PRAXIS- Serverfarm Zentrale Verwaltung Lieferant Kunde Abnehmer

18 Lfs-Service: Webinterface Web-Applikation setzt alle notwendige Kommunikation mit dem Webservice im Hintergrund um Zugriffsmöglichkeit in Abhängigkeit der Rolle des Benutzers

19 Lfs-Service: LfsUp! Es handelt sich um ein Windows-Programm setzt alle notwendige Kommunikation mit dem Webservice im Hintergrund um Zugriffsmöglichkeit in Abhängigkeit der Rolle des Benutzers Hoher Vorteil - Gleiche Funktion völlig unterschiedlicher Systeme!

20 Steuerungsausgabe zu XML ASCII XML Lieferant ASCII Konverter LfsService WEB Anwendung Eine Anwendung aus dem Hause PRAXIS Software AG

21 Drei Plattformen

22 Da soll noch jemand behaupten mit Software kann man kein Geld verdienen! Danke für die Aufmerksamkeit.

23

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