Schließfach Vermietungssoftware

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1 Schließfach Vermietungssoftware (ELS NET Software) BESCHREIBUNG POS Software für Schließfachver mietung Verkaufs und Finanzberichte Schließfachmanagement! Zusätzliche Einnahmen aus Schließfachvermietung! Komplette Finanzsoftware! Effizientes Management der Schließfachbesetzung! Management der Schließfachverwendung inženiring d.o.o. Špruha Trzin Slovenia tel.: fax: Alarmmeldung an jedem im Netzwerk angeschlossenen Computer 12. Januar 2012 Metra inženiring d.o.o. Alle Rechte sind Vorbehalten. Der Inhalt dieses Dokuments kann ohne Vorankündigung geändert werden.

2 SCHLIESSFACH VERMIETUNGSSOFTWARE FUNKTIONALITÄT Zusätzliche Einnahmen aus Schließfachvermietung Artikelgruppen werden über Schaltflächen zur Verfügung gestellt. Die Gruppierung erlaubt es ähnliche Artikel zusammengefasst darzustellen. (z.b. Saisonvermietung, Tagesvermietung, u.s.w.) Mit dem jeweiligen Artikel wählen sie die gewünschte Art der Vermietung aus. Zum Beispiel: Depot 4 für 4 Personen, die Dauer der Vermietung wird im Dialog ausgewählt; Ski Depot für 1 Paar Ski, die Dauer der Vermietung wird im Dialog ausgewählt; Depot 2 Saison für 2 Personen für die Dauer der ganzen Saison; usw. Das Bildschirmfenster in dem die Vermietungsparameter ausgewählt werden: Fach Nummer; nur freie/unbelegte Fächer werden aufgelistet*. Gültigkeitsdauer**; wählen Sie das Ablaufdatum auf dem Kalender oder geben Sie die Anzahl der Tage ein. Geben Sie den Namen des Kunden ein (optional). Präsentieren Sie die Nutzer RFID Medien die als Schließfachschlüssel dienen werden (die maximale Anzahl wird von Ihnen definiert). Rabatte oder spezielle Preise können nachträglich hinzugefügt werden. *Schließfächer können nach Verwendung aufgelistet werden (siehe Management der Schließfachverwendung ) oder in aufsteigender Reihenfolge. **Saison Vermietungen haben eine vordefinierte Ablaufzeit. In diesem Fall steht diese Option nicht zur Verfügung. Komplette Finanzsoftware Zusammen mit den Artikeln, die für die Schließfachverwendung benötigt werden, werden während der Software Installation auch verschiedene andere Parameter eingerichtet: POS Drucker Steuerarten Zahlungsarten Rechnung, Lieferschein, Kassenreport und andere Dokumentvorlagen und mehr Verschiedene Verkaufs-und Finanzberichte sind verfügbar: Der Bericht für Gesamtumsatz zeigt den Gesamtumsatz für einen gewählten Zeitraum an. Der Bericht für POS-Umsatz zeigt die Summe aller ausgegebenen Lieferscheine auf jedem POS Terminal und aller Rechnungen auf jeder Verkaufsstelle in einen ausgewählten Zeitraum an. Der Gesamtumsatzbericht nach Zahlungsart zeigt den Gesamtumsatz jeder Zahlungsart in einem ausgewählten Zeitabschnitt an. Seite 2

3 Der Gesamtumsatzbericht nach Datum zeigt den Gesamtumsatz für jeden Tag, Gesamtumsatz für jede Zahlungsart, Gesamtumsatz in einem ausgewählten Zeitabschnitt, Gesamtumsatz für jede Zahlungsart in einem ausgewählten Zeitabschnitt an. Der Dokumentbericht zeigt alle Dokumente (Rechnungen und Lieferscheine) an, die in einem ausgewählten Zeitraum ausgegeben worden sind. Verkaufsbericht der Artikel zeigt den Verkauf von ausgewählten Artikelgruppen in einem ausgewählten Zeitraum an. Der Bericht über Artikelverkauf nach Servicegruppen zeigt den Artikelverkauf nach gewählten Servicegruppen in einem ausgewählten Zeitraum an. Der Bericht über den Verkauf von Servicegruppen zeigt den Verkauf nach Servicegruppen in einem ausgewählten Zeitraum an. und mehr... Artikel-Verkaufsbericht Der Gesamtumsatz Bericht nach Datum Effizientes Management der Schließfachbelegung Schließfach Informationen Die genaue Fachreservierung kann über die Fachnummer oder über den Gastnamen (wenn der beim Verkauf angegeben worden ist) gefunden werden. Ein Klick auf die Fachnummer öffnet das Bildschirmfenster mit den Steuerungsoptionen. RFID Media Info Die Basisinformationen eines RFID Mediums sind die zugeordnete Fachnummer (wenn vorhanden) und Datum und Uhrzeit des Aus-Checkens. Ein Klick auf die Fachnummer öffnet das Bildschirmfenster mit den Steuerungsoptionen. Schließfach-Zyklus und Buchungsstand In seinem Nutzungszyklus geht das Schließfach durch verschiedene Zustände. Fächer mit einer gültigen Reservierung sind Belegt. Wenn das Ablaufdatum erreicht ist, werden die Fächer in zwei Gruppen aufgeteilt. Die Fächer die nach dem Ablauf nicht mehr geöffnet wurden, werden als Expire Today gelistet und die Fächer die nach dem Ablauf geöffnet wurden, werden unter Expire Today unlocked after hh:mm:ss gelistet. Seite 3

4 Das bedeutet dass diese Schließfächer schon frei sein könnten und somit für einen neuen Nutzer verfügbar sind. Diese Funktion ermöglicht eine maximale Ausnutzung der Kapazitäten, insbesondere wenn die Fächer ausgebucht sind. Die abgelaufenen Fächer können automatisch oder manuell frei gegeben werden. Es ist zu empfehlen zu überprüfen ob das Schließfach wirklich frei ist, bevor es in der Software frei gemacht und an einen anderen Nutzer weitervermietet wird. Verfügbarkeit In derselben Ansicht wie für die Fachreservierungen werden Statusinformationen ausgegeben, die das Fachmanagement erleichtern. Dargestellt werden alle Fachreservierungen (Karten) die nach Artikeln (z.b. Depot 4 Erdgeschoss) und Ablaufdatum gruppiert sind. Die Tages (#) und kollektive Summe von aller abgelaufen Schließfachreservierungen ( ) wird angegeben. Somit wird die Planung ermöglicht. Beispiel: am wird nur Schließfach 101 verfallen (# = 1), aber auch Schließfach 104, dass früher verfiel, könnte noch verfügbar sein; deswegen ist an diesem Tag eine Gesamtzahl aller verfügbaren Schließfächer selben Typs (Karte) 2 ( =2). Seite 4

5 Optionen für Schließfachmanagement Im Fenster mit Steuerungsoptionen, können verschiedene Prozeduren durchgeführt werden: Verlängern: Die Fachreservierung kann durch das auswählen von einem neuen Check- Out Datum verlängert oder verkürzt werden. Ändern: Die Reservierung wird an ein anderes Fach übertragen. Frei geben: Die Reservierung wird gelöscht. Name: Der Benutzername kann geändert werden. Löschen/Karte ändern: Fachschlüssel können gelöscht oder geändert werden. Entriegeln: Das Fach kann entriegelt werden um zu überprüfen ob er leer ist. Dies wird gemacht bevor das Fach als Frei gekennzeichnet wird. Management der Schließfachverwendung Schließfächer können in aufsteigender Reihenfolge oder nach Verwendung aufgelistet werden. Die aufsteigende Reihenfolge wird meist in Systemen mit langfristigen oder dauerhaften Vermietung wie z.b. Unternehmen, Krankenhäuser usw. verwendet. In Systemen wo es meistens um eine kurzfristige Vermietung geht, und wo durch die Vermietung Umsatz generiert wird, werden die Fächer nach Verwendung aufgelistet. So wird das am wenigsten verwendete Schließfach als erstes angeboten. Die Software zählt wie oft eine Schließfachtür geöffnet und wieder geschlossen worden ist. Das führt dazu, dass das Fach mit der niedrigsten Anzahl an Schließvorgängen als erstes zu Vermietung angeboten wird. Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass die Nutzer räumlich gleichmäßig über die Fächer verteilt werden und so Staus an den Terminals vermieden werden. Ohne Schließfachmanagement Mit Schließfachmanagement Seite 5

6 Online-Überwachung und Alarm-Meldungen Alle Schließfächer in dem System sind als farbige Türen in einem WEB Browser zu sehen jede Farbe signalisiert einen systemspezifischen Fachzustand (Geöffnet, Geschlossen Alarm, Warnung usw.). Für eine bessere Übersicht können verschiedene Gruppen von Fächern definiert werden. (z.b. Damenumkleide, Herrenumkleide, Familienumkleide, Behinderte, Personal, usw.). Wird ein Einbruchversuch erkannt, wird eine Alarmmeldung an jedem, mit einer Metra Info Client Software ausgestattetem Computer im Netzwerk gesendet. Die Alarmmeldung beinhaltet die Fachnummer, die Position des Faches und die genaue Uhrzeit. Schließfachstatus history Mit einem Klick auf ein bestimmtes Fach werden die Fach-Informationen und die letzten 50 Ereignisse des Faches angezeigt. Zu jedem Ereignis wird die Uhrzeit, die Seriennummer des RFID Mediums, Benutzer-Titel*, Vorname* und Nachname* aufgelistet. *Mitglied Modul ist erforderlich. Seite 6

7 Kontrolle durch die Weiße Liste Damit ein RFID Medium im System als gültig erkannt wird, kann eine sogenannte Weiße Liste geführt werden. So konfiguriert akzeptiert das System nur Medien die in dieser Liste eingetragen sind. Die Nutzung anderer RFID Medien (z.b. Zugfahrkarten, Bibliotheksausweise, Personenausweise usw.) ist somit nicht mehr möglich. *White List Modul ist erforderlich. Master Schlüssel Masterschlüssel werden in der Metra Software definiert und zugeordnet. Mit Hilfe dieser Schlüssel kann das Personal die Metra Geräte in den Master Mode versetzten. In diesem Betriebsmodus kann jedes Fach entriegelt werden. Verwendung dieser Schlüssel ist daher für die folgenden Fälle gedacht: der Nutzer hat ihr/sein RFID Medium verloren Öffnung aus einem anderen Grund Falls im Master Mode ein Fach versehentlich oder fälschlicherweise geöffnet wurde, bleiben alle aktuellen Schließparameter erhalten. Wenn das Fach im aktiven Master Mode wieder geschlossen wird, funktioniert das RFID Medium wie vor der Öffnung. Der Nutzer kann sein Fach uneingeschränkt weiter benutzten. Eine Öffnung eines Faches mit einem Master Schlüssel, wird im internen Speicher des Steuergerätes aufgezeichnet. Alle Ereignisse können als Bericht ausgegeben werden. Die Verteilung der Master Schlüssel erfolgt automatisch über das Metra NET Netzwerk. Schließfachvermietung - Artikelvermietung Artikel Indem Sie einen entsprechenden Service auswählen und den Preis bestimmen, wird der Artikel definiert. Ein fester Artikelpreis wird nur für die Saisondienstleistungen definiert. Für Dienstleistungen deren Preis von der Anzahl Vermietungstage abhängig ist, wird der Artikel ohne Preis definiert. Für diese Artikel werden in der sog. Preisliste A Preise für die jeweilig benötigten Tagesanzahlen festgelegt. Für kostenfreie Fachvermietung (z.b. Schulen, Unternehmen, Krankenhäuser usw.) wird der Preis auf 0 gesetzt. Seite 7

8 Der Preis eines Artikels kann einfach, in drei Schritten, geändert werden: Klicken Sie auf die Taste edit. Geben sie den neuen Preis ein und klicken Sie auf die Taste Update. Für die tageweise Vermietungen muss der Preis für jede Tagesanzahl geändert werden. Passagen Als Passage wird in der Software ein physischer Standort oder Bereich definiert. Die Eigenschaften der Tickets werden diesen Durchgängen zugeordnet. Ticketeigenschaften Die Eigenschaften der Tickets bestehen aus verschiedenen Parametern und stellen so die Basis dar mit deren Hilfe die Funktionalität verschiedener Tickets erzeugt wird: Maximale Nummer der RFID Medien als Fachschlüssel. Die maximale Anzahl wird anhand der Besucherzahl und/oder Schließfachtyp bestimmt (z.b. Depot 4 = 4 Personen, Ski = 1 Person usw.) Gültigkeitsdatum für Saisonkarten Bereiche (wenn verschiedene Bereich definiert wurden) Fachnummern für die diese Karteneigenschaften gelten Services Die Services werden durch die Kombination von Passagen und Ticketeigenschaften gebildet. Seite 8

9 Metra Geräteeinstellung Die Vergabe der Fachnummern er-folgt in den Steuereinheiten für die Schlösser. Bis zu 16 Elektronik-schlösser können direkt an eine Einheit angeschlossen werden. An die Haupteinheit können bis zu zwei zusätzliche Erweiterungs-module für je 8 Schlösser ange-schlossen werden. Damit wird die Konfiguration von 16, 24 oder 32 Schlössern je Einheit ermöglicht. So lassen sich die Steuereinheiten flexibel in vielen Fachanordnungen nutzen. In Situationen, in denen Fachnummern mehrfach verwendet werden sollen, können verschiedene Bereiche in der Metra Software definiert werden. Jeder Bereich kann seinen eigenen Fachnummernkreis haben. EINFACHE ZUTRITTSKONTROLLE Für die Zutritts-Steuerung zu den Bereichen mit Schließfächern, werden Metra Zutritts-Terminals verwendet. Für den Zutritt mit einem gültigem RFID Schlüssel, muss das Zutritts-Terminal zum selben Bereich wie die Fächer zugeordnet werden. Ein tageszeitlich begrenzter Zugang (Intervall von bis) ist möglich. Mit der ActiveX Schnittstelle ist eine einfache Zutrittskontrolle mit Einschränkungen möglich. Jedes gültige Ticket ermöglicht den Zutritt durch das Metra Terminal. Es sind aber keine weiteren Unterscheidungen nach Übergang möglich (wie z.b. erste Etage; zweite Etage). SCHNITTSTELLE ZU SOFTWARE VON DRITTANBIETER Aktive X Schnittstelle Die Systemverwaltung wird vollständig von der Software eines Drittanbieters betrieben. Durch die Integration der ActiveX Schnittstelle kann das Drittanbietersystem mit den Metra Geräten kommunizieren. Die Schnittstelle verwendet das TCP/IP Protokoll, ist aber in eine ActiveX Komponente gekapselt. Demo Programme und Quellcode, für die Integration werden zur Verfügung gestellt. Seite 9

10 TCP/IP Schnittstelle Für Systeme von Drittanbietern, die keine vollständige Systemverwaltung unterstützen, wird die TCP/IP Schnittstelle angeboten. Die Software des Drittanbieters kommuniziert mittels verschiedener XML Pakete mit dem Metra System: Um eine Fachreservierung auf ein RFID Medium im Metra ELS NET System zu machen, wird das Sale XML Paket gesendet. Das Info XML Paket wird gesendet um Schließfachreservierungen und freie Schließfächer im Metra ELS NET System abzufragen. Das Free XML Paket wird gesendet um eine Fachreservierung im Metra ELS NET System frei zu geben. Je nach der Einstellung in der Metra Verwaltungssoftware können Schließfächer deren Reservierung abgelaufen ist, wahlweise automatisch gelöscht werden. Wenn sie nicht automatisch gelöscht werden, müssen sie mittels des XML Paket frei gemacht werden. Die Verwendung dieses Pakets ist auch für solche Fälle gedacht, bei denen eine Reservierung noch nicht abgelaufen ist, das Fach aber getauscht werden soll oder eine falsche Aktion rückgängig gemacht werden muss. MINDESTANFORDERUNGEN UND EMPFEHLUNGEN Für weitere Details siehe Dokument Minimum REQUIREMENTS_2011.pdf. BESTELL CODES Beschreibung Bestell Codes SERVER Bestell Codes ARBEITSSTATION Schließfach Vermietungssoftware Metra Schließfach Vermietungssoftware (ELS NET Software) ELSWSN ELSWWN Metra Schließfach Vermietungssoftware mit der Active X ELSWOLAX - Schnittstelle Metra Schließfach Vermietungssoftware mit TCP/IP ELSWOLIP Schnittstelle Zusätzlichen Module Mitglied Modul* NTSWSFCMB NTSWWFCMB White List Überprüfungs-modul** ELSWSWL - *Nur zusammen mit Metra Schließfach Vermietungssoftware (ELS NET Software) mit Chiffren ELSWSN und ELSWWN. **Nur zusammen mit Metra Schließfach Vermietungssoftware (ELS NET Software) mit Chiffren ELSWSN und ELSWWN oder Metra Schließfach Vermietungssoftware mit TCP/IP Schnittstelle mit Chiffre ELSWOLIP. Seite 10