Die Digitale Bereitstellung von Abrechnungsdaten IDEA - konform. nach GDPdU.

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1 Hagen / Rostock den Die Digitale Bereitstellung von Abrechnungsdaten IDEA - konform. nach GDPdU. Anders ausgedrückt, das neue erweiterte Aufzeichnungssystem im DILOG-Lohnprogramm erspart Ihnen und dem Finanzamt Prüfungsstress. Da vom Gesetzgeber noch nicht konkret weiter vorgegeben ist, welche Daten mit welcher Feldbezeichnung im Datensatz genau angegeben und welche Daten aus Sicht des Finanzamtes als Minimum an Voraussetzung bereitgestellt werden sollten ( irgendwann laut Gesetz müssen?), werden bei unserem neuen Verfahren der Aufzeichnung nach GDPdU + IDEA mit dem Monatsabschluss / Jahresabschluss stets die kompletten Datensätze dafür erportiert. Somit bekommt der Prüfer diskussionsfrei alle Daten vorgelegt. Diese sind zurzeit das Lohnkonto der Personalstamm die Lohnerfassungen. und mit der neuen PDF-Archivierung ab 12/2010 im Lohnprogramm alle benötigten Formulare in direkt lesbarer Form im PDF-Format Es heißt im GDPdU alle Steuerrelevanten Daten müssen exportiert werden. Das ist ein weitläufiger Begriff. Steuerrelevant ist jedoch alles was der Prüfer als steuerrelevant erklärt. Somit kann es jeder Zeit nötig sein, den GDPDU Export zu erweitern. Dies wird mit der Programmpflege Ihnen als Anwender von uns garantiert. Wir, COP PORCHER, werden im Rahmen der Wartungsverträge (SSV) diese Form des Datenexportes weiter ausbauen, den Forderungen der Lohnsteuerprüfer entsprechend ergänzen, und bei Bedarf weitere, bzw. genau definierte Daten exportieren / digital bereitstellen und innerhalb des Updateservices Ihnen in der Automatikfunktion bereitstellen. Ziel ist: stressfreie Steuerprüfung Dazu sind allerdings auch Systemvoraussetzungen der EDV nötig. Derzeit sind die Voraussetzungen bei der Anwendung von DILOG-Lohnprogramm an Programmerweiterungen (Optionen) folgende: PDF-Archivierung mit der BroadGun PDF-Machine als Basis COPPS 8.0 Basisystem für Windows 7 und Server 2008 Perfidia stets -neueste Version Stand 12/2010 und mit der GDPdU Option DIDEX ELENA-Funktion und die Perfidia Erweiterung ELENA Gültiger SSV (Servicevertrag) für DILOG und Dilog-ELENA, Dilog-Perfidia, Dilog- DeüVo

2 Nachstehend nun die Beschreibung zur GDPdU / IDEA konformen Datenbereitstellung für Prüfzwecke wie Lohnsteuerprüfung u.a.

3 DIDEX mit GDPdU / IDEA - Datenträger UPDATE DILOG ab Stand LONLAD Vers :32 Ab diesem Update beinhaltet DILOG alle Programme, die notwendig sind, um im Monats- oder Jahresabschluss automatisch die wichtigsten Ausdrucke als Pdf Dateien abzulegen. Damit dies möglich ist, wird des Programm "BroadgunPdfMachine" benötigt. Wenn Sie dieses Programm installiert haben und registriert haben, werden jeden Monat folgende Dokumente als Pdf gesichert: Lohn- und Gehalts-Abrechnungen Beitragsnachweise KassenBeitragsstatistik Lohnjournal Lohnkonto Lohnsteueranmeldung Schätzung/Meldung Das COPPS-Programm DILOG und DILOGbau für Lohn -und Gehaltsabrechnung ist so ausgelegt, dass ab der Datenaufzeichnung / Lohnabrechnung beginnend im Januar 2006 der Datenexport nach GDPdU- Beschreibungsstandard (+ IDEA) durch geführt und auch rückwirkend erstellt werden kann. Die Aufzeichnung der Archivbelege in digitaler Form im PDF-Format ist dagegen etwas eingeschränkt auch rückwirkend möglich. Das DILOG /DILOGbau Lohnprogramm erstellt in der neuen Version ab 12/2010, in der vorausgesetzt, dass PDF-Archivierung aktiviert ist ELENA aktiv ist Perfidia mit Option GDPDU aktiv ist automatisch mit dem Monats- oder Jahres-Abschluss den GDPdU-Datenexport (+ Index für den IDEA-Abgriff aktualisiert für das lfd. Jahr bis zum aktuell abgerechneten Monat. Das Programm muss bei der ersten Nutzung mit einer Berechtigungs-Nummer aktiviert werden. Den entsprechenden Schlüssel erhalten Sie bei der Supportannahme von COP- PORCHER.

4 Programm aktivieren: Starten Sie das Lohnprogramm gehen Sie ins Programm 24 PCL- Auswertungen Dann starten Sie bitte Programm 13 GDPDU-Daten Export, PDF- Archiv. Starten Sie jetzt noch das Programm 1 GDPDU-Export, Berechtigungs-Nr. eingeben. Danach werden Sie aufgefordert Ihren Schlüssel einzugeben. Nachdem Sie den Schlüssel eingegeben haben, geht es automatisch mit dem Programm Gdpdu Export, nach Beschreibungstandard weiter!

5 In Zukunft sehen nach dieser Aktivierung bei Programm 1 nur noch 1 GDPDU-Export, nach Beschreibungstandard. Alle GDPDU-Daten werden unter /Copps/Perfidia/Gdpdu/Lohn/Mandant abgelegt. Es folgen die Ordner für Jahr und Monat. Alle Daten die unter Copps/Perfidia/Gdpdu/Lohn gespeichert sind, müssen noch mit Perfidia als GDPDU exportiert werden. Diese Funktion ist eine Option zum Perfidia-Programm. Diese Erweiterung wird seitens COP- PORCHER automatisch mit der Option ELENA mit bereitgestellt. Sollten Sie keine ELENA Funktion im Einsatz haben, müssen Sie diese Erweiterung erst installieren und freischalten lassen. Starten Sie dazu bitte Perfidia ab Version Wählen Sie unter Zusatzprogramme GDPDU aus. Im nächsten Menü die Entgeltabrechnung.

6 Danach den entsprechenden Mandanten Wählen Sie jetzt noch den zuprüfenden Zeitraum. Im Menü Alles exportieren? wählen Sie alle vorhandenen Tabellen und Daten Datenfelder

7 Es folgt die Auswahl, ob mit Passwort und verschlüsselt. Ja oder Nein? Wenn Sie ein Passwort vergeben, wird auch verschlüsselt. Sie sollten sich das Passwort unbedingt notieren, es ist nicht rekonstruierbar. und Sie sollten es dem Prüfer nicht mit der CD zu schicken, sondern das Passwort per Fax oder dem Prüfer gesondert zusenden. Perfidia erstellt nun ein Iso-Image. Den Ablageort müssen Sie sich merken, damit das Image später noch auf eine CD gebrannt werden kann. Folgen Sie nun einfach den nächsten Anweisungen. Perfidia prüft nur die zurechtgestellten Daten und erstellt das Iso-Image.

8 Ein Iso-Image ist ein Abbild der CD/DVD. Sie müssen es mit einem Brenner Programm, wie Nero etc. noch auf eine CD brennen. Bei vielen Brenner Programmen reicht ein Doppelklick auf die ISO Datei. Leider können wir an dieser Stelle nicht alle Brenner Programme eingehender beschreiben. Sollte Ihre Maschine kein CD Laufwerk besitzen, muss anders verfahren werden. Allerdings ist zu beachten, dass die Daten auf der CD nicht änderbar sind und somit die Datensicherheit etwas höher ist. Die Alternative ist ein Virtuelles CD Laufwerk auf ihrem System zu installieren. Das ist auch praktisch für andere Zwecke nutzbar und daher zu empfehlen. Siehe auch

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