Events und Veranstaltungen professionell managen

Transkript

1 Edition PRAXIS.WISSEN Melanie von Graeve Events und Veranstaltungen professionell managen 2. aktualisierte Auflage Tipps und Tools für die tägliche Praxis BusinessVillage Update your Knowledge!

2 Inhaltsverzeichnis 1 Über die Autorin... 3 Vorwort... 5 Dank Einleitung Basiswissen Eventorganisation... 9 Kreativitätstechniken Wichtige Informations- und Recherchequellen für Eventmanager Wer, wie, was: Die Schlüsselfragen der Veranstaltungsplanung Die Veranstaltungsplanung Veranstaltungsziel Zielgruppe(n) Budget- und Kostenplanung Projektteam Veranstaltungsrahmen Notfallplanung, Anmeldungen, Versicherungen und Gebühren Die Veranstaltungsdurchführung Mitarbeiterteam vor Ort Externe Dienstleister und Partner Erfolgsmessung Veranstaltungsnachbereitung Folgende Punkte sind zu prüfen beziehungsweise durchzuführen Abschlussbericht Anhang: Glossar, Recherchequellen, Literaturtipps Glossar Literaturtipps zum Thema Events und Veranstaltungen Informations- und Recherchequellen Formularsatz Veranstaltungen

3 Basiswissen Eventorganisation 9 2. Basiswissen Eventorganisation Veranstaltungsorganisation der vielseitige Traumberuf Wohl kaum eine Aufgabe ist so vielfältig wie die des Eventmanagers. Im Idealfall sind Sie eine möglichst gut gelaunte Mischung aus: Buchhalter Cateringspezialist und Sommelier Dekorateur Dolmetscher Entertainer, Moderator Fachmann für Veranstaltungstechnik Fachmann für Protokollfragen Gastgeber Grafiker Kreativdirektor Lehrer, Trainer Marketingfachmann Projektmanager Rechtsanwalt Sicherheitsexperte Veranstaltungstechniker Sponsoringfachmann und nicht zu vergessen: Psychologe und Seelentröster Dabei sind die Anforderungen in sämtlichen Bereichen hoch: Alle Abläufe müssen durchdacht und geplant, Bedürfnisse befriedigt, Einzelbausteine organisiert, externe Dienstleister gebucht und eingebunden werden. Und im Ernstfall zaubern Sie als Eventmanager mal eben einen funktionierenden Plan B aus der Tasche! Das Spektrum von Events und Veranstaltungen reicht von Veranstaltungen, die aus unternehmensbezogenen Anlässen stattfinden oder die dabei helfen sollen, unternehmerische Ziele zu realisieren (Marketingevents) bis hin zu religiösen Festen oder privaten Feiern. Ob Außendiensttagungen, Ausstellungen, Bälle, Einweihungsfeiern, Ehrungen, Empfänge, Festakte, Fortbildungen, Gala-Veranstaltungen, Händlertagungen, Hauptversammlungen, Hochzeiten, Incentive-Veranstaltungen oder -Reisen, Jubiläen, Kick-Off-Meetings, Klausurtagungen, Konzerte, Kulturveranstaltungen, Messen, Mitarbeiterevents, Outdoor-Veranstaltungen, Podiumsdiskussionen, Pressekonferenzen, Produktpräsentationen, Promotions, Richtfeste, Roadshows, Schulungen, Seminare, Sportevents, Symposien, Tage der offenen Tür, Teambuildingmaßnahmen, Vorträge, Weihnachtsfeiern und Workshops jede Veranstaltung ist anders und stellt den Veranstalter vor ganz eigene und immer wieder neue Herausforderungen! Das alles hat Sie noch nicht abgeschreckt? Sehr schön, denn das Positive dabei soll auch nicht vergessen werden: Eventmanager ist gerade durch diese Spannung und Abwechselung für viele der Traumberuf schlechthin!

4 10 Basiswissen Eventorganisation Für diejenigen unter Ihnen, die bisher noch nicht so tief in das Thema Eventmanagement vorgedrungen sind, hier eine kurze Erklärung einiger wichtiger Begriffe und ihrer (Be-)Deutungen: Der Begriff Event (das oder der) stammt wie die meisten der Fachbegriffe der Eventbranche aus dem Englischen und bedeutet neben Veranstaltung und Termin auch Ereignis. Hier wird deutlich, dass eine Veranstaltung sich zwar in der wörtlichen Übersetzung Event nennen darf, dieser Begriff jedoch durchaus auch irreführend sein kann: Bei weitem nicht bei jeder Veranstaltung handelt es sich auch um ein Ereignis! Die Erwartungen der Teilnehmer liegen bei einem Event nun einmal höher. Als Events bezeichnet man in der Praxis inszenierte, einzigartige Veranstaltungen mit Erlebnisfaktor. In jedem Falle aber sollte ein Event ein positives, besonderes, unwiederbringliches Erlebnis für den Teilnehmer sein! Hier eine Definition der gebräuchlichen Eventarten des FME (Forum Marketing-Eventagenturen): Corporate-Events (B2B): Produkt-, Marken- und Unternehmensinszenierungen mit dem Ziel der Vermittlung von Informationen und der Veränderung/Festigung von Images vorwiegend an Kunden oder Mittler/Händler (Produkteinführungen, Hauptversammlungen, Jubiläen etc.). Public-Events (B2P): Unternehmens-, Strategie, Produkt- und Leistungspräsentationen für eine breite Öffentlichkeit mit dem vorrangigen Ziel der Imagesteigerung und Informationsvermittlung (Presse-Events, Unternehmensinszenierungen im öffentlichen Raum etc.). Consumer-Events (B2C): Erlebnisgestützte Produkt-, Marken-, Unternehmenseinführungen mit dem vorrangigen Ziel der Absatzförderung von Konsumgütern oder Dienstleistungen an Endverbraucher (Roadshows, Promotions etc.). Exhibition-Events (B2B, B2C und B2P): Erlebnisorientierte Konzepte/Umsetzungen rund um Messebeteiligungen sowie Unternehmens-/NPOinitiierte temporäre Ausstellungen (Themenpavillons, Ideenparks, Messeinszenierungen). Charity-/Social-/Cultural-Events (B2P): CSC- Events dienen der Förderung eines gesellschaftlich relevanten Zwecks und richten sich an die Öffentlichkeit und/oder Multiplikatoren. Sie dienen nicht der Absatzförderung (Eröffnungsveranstaltungen von Großereignissen, Fan-Feste, Ereignisse im öffentlichen Raum etc.). Weiter Begriffserklärungen finden Sie im Glossar im Anhang dieses Buches. Mitarbeiter-Events: Informationsvermittlung an/ Motivation von Mitarbeitern eines Unternehmens und/oder dessen verbundenen Vertriebspartnern (Kick-Offs, Incentives, Schulungsveranstaltungen, Verkaufstrainings etc.).

5 Basiswissen Eventorganisation 11 Praxistipp: Spielen Sie doch mal mit Veranstaltungsart und Veranstaltungsform! Spannend für Ihre Teilnehmer werden auch altbekannte Veranstaltungsarten, wenn diese ein neues Gesicht oder eine überraschende Form erhalten! Planen Sie doch einmal eine Produktpräsentation in Form eines Zirkus: Der Geschäftsführer ist der Zirkusdirektor, die einzelnen Entwicklungsschritte werden in akrobatischen Aufführungen umgesetzt, den Kreativteil übernehmen die Clowns, das Marketing der Zauberer, den Vertrieb der Löwenbändiger und so weiter. Oder gestalten Sie ein Seminar in Form eines Wissens-Gewinnspiels, bei dem die Teilnehmer für erlerntes mit einer imaginären Wissenswährung belohnt werden. Vielleicht kann man diese Währung bei Veranstaltungsende dann in reelle Preise wie zum Beispiel Fachbücher einlösen? Mit ein wenig Übung kommen Sie auf ganz fantastische Umsetzungsideen, mit denen Sie Ihre Teilnehmer überraschen und begeistern werden! Bevor wir uns aber mit der Kreativität beschäftigen können, sollten wir uns zunächst einmal kurz mit dem allgemeinen Ablauf von Veranstaltungen befassen. Denn jede Veranstaltung benötigt einen spannenden Ablauf, eine sinnvolle Zusammenstellung der Inhalte, eine durchdachte Dramaturgie : Der Mittelteil Im Mittelteil achten Sie auf eine ausreichende Informationsvermittlung, aber auch auf den Unterhaltungsaspekt und das ausgewogene Timing der einzelnen Bausteine. Das Finale Das Finale ist der Paukenschlag Ihrer Veranstaltung! Es soll positiv und gefühlsbetont sein, in der Erinnerung Ihrer Teilnehmer haften bleiben, ein Ausrufezeichen setzen und zu einer Handlung aktivieren. Denn: Der erste Eindruck entscheidet. Der Letzte bleibt. Soll Ihre Veranstaltung außergewöhnlich, originell, kreativ sein? Gerade bei diesem Punkt höre ich oft resignierte Kommentare wie Kreativität kann man nicht lernen! oder Das muss einem geschenkt sein. Nicht unbedingt. Natürlich ist Kreativität ein Talent, dennoch stehen viele hilfreiche Arbeitsmittel zur Verfügung, um sich auf Kreativität zu programmieren. Einige beliebte Techniken aus der Praxis erhalten Sie hier: Das Opening Hier bieten Sie Ihren Teilnehmern Einstimmungshilfen auf das (neue) Themengebiet. Das Opening soll Ihren Teilnehmern helfen, geistig nicht auf der Strecke zu bleiben, sondern den Inhalten und Geschehnissen folgen zu können.

6 12 Basiswissen Eventorganisation Kreativitätstechniken Schaffen Sie zunächst einmal die Rahmenbedingungen, die Sie benötigen, um kreativ zu sein. Dazu ein paar grundsätzliche Überlegungen: Inszenierungsmethode geht es darum, Bekanntes oder Vorhandenes herauszugreifen, zu verändern und wieder in Ihre Veranstaltung einzufügen hier eine vereinfachte Form seiner Inszenierungsmethode mit Umsetzungsbeispielen: WO habe ich die besten Ideen? Am Arbeitsplatz oder Zuhause? Im Büro oder in der Natur? Bei Entspannung oder bei Routinetätigkeiten wie Ausdauersport oder Hausarbeit? Inszenierung nach Osborne Anders verwenden Hier bekommen bekannte Dinge oder Orte eine neue Verwendung, beispielsweise könnte eine Kirche als Gala-Location dienen. WANN habe ich die besten Ideen? Morgens oder abends? Mit vollem oder leerem Magen? Durch Anreize oder unter (Zeit-)Druck? WIE habe ich die besten Ideen? Beim Malen oder beim Schreiben? Im Austausch mit Insidern oder im Gespräch mit Themen-Fremden? Alleine oder beim Brainstorming mit anderen? Übertreiben Umkehren Übertreibungen können beispielsweise das Vergrößern oder Verkleinern von bestimmten Dingen oder Personen sein ein Instrument, das im Theater gerne eingesetzt wird und mit dem man viel Aufmerksamkeit erzielen kann. Denkbar ist eine Umkehrung von Abläufen, Reihenfolgen oder auch Orten, beispielsweise einer Tagung in der Kantine mit Catering im Plenum. Vielleicht werden Sie nicht immer alle für Sie optimalen Bedingungen herstellen können aber besser einige als gar keine! Wenn Sie die für Sie passenden Rahmenbedingungen gefunden haben, können Sie sich der Methode zuwenden. Vorstellen möchte ich hier die Inszenierungsmethode nach Osborne, Brainstorming, MindMaps und die 635-Methode: Inszenierung nach Osborne Eine ausgezeichnete Methode zur Generierung ungewöhnlicher Veranstaltungsideen bietet die Osborne-Methode (nach Alex Osborne, , auch Erfinder des Brainstormings). Bei dieser Brainstorming Brainstorming ist eine von Alex Osborn erfundene und von Charles Hutchison Clark weiterentwickelte Methode zur kreativen, ungebremsten Ideenfindung in einer Personengruppe. Der Begriff Brainstorming geht dabei zurück auf Osborns Methode using the brain to storm a problem was ins Deutsche übersetzt so viel bedeutet wie Das Gehirn zum (An)Sturm auf ein Problem verwenden. Ziel des Brainstormings ist es, in kurzer Zeit möglichst viele Ideen oder Lösungen zu einem vorgegebenen Thema oder Problem zu finden. Die Gruppenstärke sollte hierbei nicht zu groß sein

7 Basiswissen Eventorganisation 13 (fünf bis acht Personen sind ideal). Das Brainstorming dauert circa 30 Minuten und sollte an einem störungsfreien Ort stattfinden. Regel C: Bereits geäußerte Ideen können von anderen Teilnehmern aufgegriffen werden, um diese im Team weiter zu entwickeln und zu verbessern. Praxistipp Um optimale Ergebnisse zu erzielen und damit die Gruppe die gefundenen Lösungen auch gemeinsam trägt, sollten Sie die Teilnehmer am Veranstaltungs-Brainstorming aus Personen zusammenstellen, die diesen Themenbereich betreuen im Idealfalle aus der zuständigen Projektgruppe. Ablauf eines Veranstaltungs-Brainstormings Geben Sie im Vorfeld bekannt, was der Grund für das Zusammentreffen ist (zum Beispiel Suche nach einem interessanten Motto für unseren nächsten Tag der offenen Tür ). Für die Durchführung wird ein Moderator benötigt, der die Sitzung eröffnet, das Thema bekannt gibt und die Regeln nennt/überwacht (und sich daher am eigentlichen Brainstorming nicht beteiligen kann). Außerdem benötigen Sie einen Schriftführer, der die genannten Ideen sofort erfasst. Regel A: Möglichst viele Ideen sollen in möglichst kurzer Zeit zusammengetragen werden unabhängig davon, ob sie qualitativ wertvoll sind. Vielmehr kommt es darauf an, seine Gedanken spontan zu äußern und seiner Fantasie freien Lauf zu lassen. Das bedeutet, dass jede noch so außergewöhnliche Idee aufgenommen wird. Regel B: Bei der Äußerung der Ideen darf keinerlei Wertung, Korrektur oder Kritik vorgenommen werden weder in verbaler Form, noch mit Gesten oder Blicken. Dies würde den Ideenfluss der Teilnehmer behindern. Wenn alle Teammitglieder die Regeln kennen, kann das Brainstorming beginnen: Jeder artikuliert spontan seine Ideen und Einfälle zu dem vorgegebenen Thema. Diese werden vom Schriftführer auf einem Flipchart oder auf Metaplankarten an einer Pinnwand festgehalten. Während des Verlaufs des Brainstormings hat der Moderator die Aufgabe, den Ideenfluss durch aktivierende Fragen aufrecht zu halten. Ferner sollte er darauf achten, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen und die Brainstorming-Regeln eingehalten werden. Wenn trotz Anregung seitens des Moderators keine neuen Ideen mehr gefunden werden, wird die Phase der Ideenfindung beendet. Nach einer kurzen Pause werden im nächsten Schritt die gesammelten Ideen vom Moderator vorgelesen und von den Teilnehmern bewertet und sortiert. Ähnliche oder verwandte Nennungen werden in Gruppen zusammengefasst (Tipp: MindMaps eignen sich hierfür besonders gut.) Daraufhin werden die gefundenen Ideen oder Ideengruppen in festgelegten Kategorien aufgeteilt, wie etwa geeignet/umsetzbar, nicht geeignet/ nicht umsetzbar oder zur Zeit nicht umsetzbar. Dabei hat jeder Teilnehmer für die Klassifizierung der Ideen das gleiche Mitspracherecht.