Guest-One GmbH Teilnehmer-Management. We take care of your guests.

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Christina Elsa Hauer
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1 Guest-One GmbH Teilnehmer-Management We take care of your guests.

2 Auf einen Blick Fakten Inhabergeführtes Unternehmen mit 22 festen Mitarbeitern Über 20 Jahre Erfahrung in der Veranstaltungsbranche Firmensitz ist Wuppertal Im Einsatz für Eventagenturen, mittelständische Unternehmen, Verbände und Global Player ca. 150 umgesetzte Projekte pro Jahr Kernkompetenzen Professionelles Teilnehmermanagement von A-Z Kombination aus IT-Know-how und Event-Kompetenz Geschäftsfelder Teilnehmermanagement Projektlösungen Eventry Teilnehmermanagement als Unternehmenslösung Specials z.b. Messe Management Systeme, Sitzplatzverwaltungen 2

3 Was heißt eigentlich Teilnehmer-Management? Teilnehmer-Management verstehen wir als Prozess über den gesamten Eventverlauf 3

4 Unsere Leistungen im Überblick Als Fullservice -Dienstleister betreuen wir den gesamten Prozess vom Einladungsversand bis zum Check In vor Ort: Beratung, Konzeption, Prozessoptimierung Zusammenführung und Bereinigung von Gästeverteilern Einladungsversand und Lettershop (per /postalisch) Online-Anmeldeportale (im Kunden-Design, auf Wunsch mehrsprachig) Reise- und Hotelverwaltung Rücklaufmanagement und Hotline-Betreuung (inbound/outbound) Bestätigungsversand und Namensschildproduktion Vor-Ort-Services: Check-in und Besuchererfassung Detaillierte Reportings und Rückspielung von Teilnehmerdaten Nach Veranstaltungsende: Besucherbefragung sowie Video- und Bildergalerien 4

5 Beratung, Konzeption, Prozesse Ob Event, Messe oder Kongress, ob 50, 500 oder 5000 Besucher - so unterschiedlich die Veranstaltungen, so unterschiedlich sind die Anforderungen an ein effizientes Teilnehmerhandling. Wir entwickeln mit Ihnen zunächst die notwendigen Prozesse und Abläufe und konfigurieren dann die entsprechenden Systeme auf Basis vorhandener Module sowie kundenspezifischer Anpassungen Selbstverständlich unter Berücksichtigung möglicher Schnittstellen und weiterer Projektpartner und Gewerke sowie im Hinblick auf das Timing 5

6 Einladungsversand und Lettershop Für Ihre Gäste beginnt die Veranstaltung bereits mit der Einladung. Neben der Kreation und Produktion sämtlicher notwendiger Materialien übernehmen wir Ihren kompletten Einladungsversand, per Post oder per , ein- oder mehrstufig Datenübernahme, Validierung und Dublettenabgleich Mehrstufiges Einladungsprozedere online /offline Personalisierter Seriendruck oder Mailversand mit Link zur Anmeldung Konfektionierung auch mehrteiliger Teilnehmerunterlagen Portooptimierung und Versand Rücklaufbearbeitung 6

7 Einladungsversand und Lettershop 7

8 Online-Anmeldung Ein von uns erstelltes, individuelles Registrierungsportal macht Ihren Gästen die Anmeldung leicht und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Individuelle Gestaltung im Kunden- oder Veranstaltungslayout Log-in mit personalisiertem Code, Stammdaten bereits hinterlegt Alle Anmeldeschritte übersichtlich auf einen Blick Mehrsprachigkeit möglich Persönliche Daten selbst bearbeiten Abfrage zusätzlicher Veranstaltungsoptionen wie z.b. Begleitung, Rahmenprogramm, Hotelwunsch, Reiseoptionen etc. Übersicht über den aktuellen Anmeldestand Permanentes Reporting Rechtesystem ermöglicht Zugriff weiterer Gewerke (Hotel, Reisebüro etc.) 8

9 Online-Anmeldungen im Kunden-Design 9

10 Reise- und Hotelverwaltung I Komplexe, mehrtätige Veranstaltungen erfordern die Verwaltung von weiteren Informationen als die reine Zu- oder Absage. Mit unseren Tools unterstützen wir Sie auch bei Ihrer Reise- und Hotelplanung: Reise Definition und Abfrage verschiedener An- und Abreisemöglichkeiten Verwaltung von Teilstrecken und individuellen Reiseabschnitten Verwaltung von Detailinformationen (Flugnummern, Reisezeiten etc.) Buchung gegen definierte Kontingente Datenübergabe an das Buchungssystem des Reisebüros Planung von Transfers vor Ort Permanentes Reporting 10

11 Reise- und Hotelverwaltung II Komplexe, mehrtätige Veranstaltungen erfordern die Verwaltung von weiteren Informationen als die reine Zu- oder Absage. Mit unseren Tools unterstützen wir Sie auch bei Ihrer Reise- und Hotelplanung: Hotel Anlegen von Hotels und Einteilung in Kategorien Erfassung und Zuordnung von Hotels, einzeln oder gruppenweise Buchung gegen definierte Kontingente Zusatzinformationen wie Anfahrt, Lageplan etc. als PDF zum Download Doppelzimmerbelegung, Wohngemeinschaften Reporting / Belegungsstatistik 11

12 Rücklaufmanagement und Hotline Ein wichtiger Baustein professioneller Gästeorganisation ist die Stellung einer Veranstaltungs-Hotline, welche kompetent und freundlich die Fragen Ihrer Gäste beantwortet. Oft kommen Fragen unregelmäßig und zu ungünstigen Zeitpunkten, müssen aber zeitnah bearbeitet werden. Wir entlasten das Organisationsteam und sorgen dafür, dass Ihren Kopf frei behalten: Einrichtung von veranstaltungsspezifischen Rückmeldekanälen (Postadresse, Telefon- und Fax-Nummer, adresse) Erreichbarkeit wenn notwendig sieben Tage, 24 Stunden Mehrsprachiges Hotline-Personal Dokumentation aller eingehenden Anfragen Outbound-Anrufe für Besucherbefragung oder Akquisition 12

13 Badge- und Lanyardproduktion Wir erstellen für Ihre Gäste personalisierte Ausweise samt entsprechendem Zubehör. Gestaltung und Produktion von Badges im Kunden- oder Veranstaltungslayout Papiereinleger oder Plastikkarten Durch eigenen Maschinenpark sind auch Kleinstauflagen und extrem kurze Produktionszeiten möglich Zusätzliche Personalisierung durch Barcode oder RFID-Transponder Zubehör, Hüllen, Clipse, Lanyards etc Konfektionierung und Versand, auf Wunsch täglich 13

14 Vor-Ort-Services Gern unterstützen wir Sie bei Ihrer Veranstaltung auch vor Ort. Wir stellen kompetentes, freundliches Personal und die entsprechend konfigurierte Technik und sorgen so für einen reibungslosen und schnellen Einlass. Check-in Stationen mit Notebooks oder mobilen Barcodescannern Beliebig viele Stationen möglich Online Check-in oder unabhängiges Netzwerk mit lokaler Datenbank Schnelle Erfassung durch Barcode oder RFID Service-Counter für Last Minute -Gäste mit Nachproduktion von Teilnehmerunterlagen Zahlungsabwicklung mit Kreditkarte oder Lastschrift Zusätzliche Gästeerfassung z.b. vor Workshop-Räumen Sitzplatzverwaltung mit Tisch- oder Platzzuordnung am Check-in 14

15 Detaillierte Reportings Von Anfang an unterstützen wir den gesamten Prozess mit einem qualitativen und quantitativen Reporting. Sie haben zu jeder Zeit den Überblick: Im Verlauf der Anmeldephase erkennen Sie schon, ob die Anmeldezahlen Ihren Erwartungen entsprechen, ob Sie zusätzliche Gästegruppen einladen können - oder sogar müssen, um Ihre Ziele zu erreichen. Sie wissen schon bei Veranstaltungsbeginn, welche Gäste Ihrer Einladung gefolgt sind und welche nicht. Übersichtliche Statistik zu Anmeldeständen, Hotels und Reisen Detaildaten im Excel-Format exportierbar Individuell konfigurierbare Reportings (auswählbare Felder) 15

16 Und nach dem Event? Teilnehmerbetreuung und Evaluierung über die Veranstaltung hinaus Nach dem Event ist das Teilnehmer-Management noch nicht vorbei bieten Sie Ihren Gästen sinnvolle Services über die Veranstaltung hinaus und nutzen Sie unsere Tools zur Evaluierung Personalisiertes Danke -Mailing nach Event Online-Umfragen, personalisiert oder anonym Bilder- und Videogalerien mit Download-Funktion Veranstaltungsinhalte zum Download 16

17 Specials und Ergänzungen Wir bieten Ihnen sinnvolle und interaktive Zusatz-Tools schneller mobiler Checkin via iphones oder ipads Sitzplatzverwaltung inkl. Checkin-Anbindung personalisierte Spiele und Interaktionen 17

18 Referenzen (Auswahl) 18

19 Wie können wir Sie bei Ihren Projekten unterstützen..? Marcel Schettler Geschäftsführer Tel. (0202) Mail: 19

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