Firmenvorstellung der SCR by Gottschalk. Seite 1

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1 Firmenvorstellung der SCR by Gottschalk Seite 1

2 Sonstige Dienstleistungen SCR by Gottschalk Archivbetreuung vor Ort Aktenvernichtung Elektronischer Posteingang Mikroverfilmung Beratung/Consulting Seite 2

3 Archivbetreuung vor Ort Aktualisierung Ihres bestehenden Archives Unsere Mitarbeiter ordnen Ihr bestehendes Archiv nach Ihren Anweisungen. Nach Abschluss haben Sie ein auf den neuesten Stand gebrachtes Archiv. Es kann auch eine geeignete Software Lösung integriert werden, wenn es diese noch nicht geben sollte. Archiv-Verwaltung Ihr neues oder bereits bestehendes Archiv wird von uns verwaltet, das heißt: Die Akten werden von uns an Ihre Mitarbeiter bei Bedarf herausgegeben und anschließend wieder ordnungsgemäß in das Archiv zurückgeführt. Wir können den gesamten Versand innerhalb ihres Hauses übernehmen. Dies geschieht entweder nach vorheriger telefonischer Absprache oder nach einem festgelegten Termin mit Ihnen. Archiv-Planung und Erstellung Bei Neueinrichtungen planen wir Ihre Archive von Anfang an und gewährleisten Ihnen eine optimale Ausnutzung Ihrer Räume. Anschließend kommen unsere Mitarbeiter zu Ihnen und richten in Ihren Räumen ein übersichtliches und geordnetes Archiv nach Ihren Wünschen ein. Bei vorhandenen Räumen übernehmen wir die Neukonzeption, um eine optimale Raumausnutzung zu erreichen. Seite 3

4 Aktenvernichtung Leistungspalette Vernichtung Ihre Dokumente werden nach ihrer Freigabe in unserer eigenen Aktenvernichtungsanlage nach Sicherheitsstufe 3 DIN mit zusätzlicher Verwirbelung geschreddert. Eine Überwachung des Vernichtungsprozesses durch Sie ist jederzeit möglich. Sach- und fachgerechte Vernichtung direkt nach Eingang der Akten. Ausstellen einer Vernichtungserklärung nach jeder Vernichtung. Seite 4

5 Aktenvernichtung Übersicht Sicherheitsbehälter Bereitstellung von Aktenbehältern in allen benötigten Größen. Abholung vor Ort erfolgt durch nach 5 BDSG eingewiesene und verpflichtete Mitarbeiter. Transport in abschließbaren und verplombbaren Kofferfahrzeugen. Alle Behälter sind abschließbar und mit Einwurfschlitzen versehen um Ihre Daten bis zur Abholung sicher zu verwalten. Seite 5

6 Elektronischer Posteingang Der elektronische Posteingang, also das Einscannen, die Archivierung und die zur Verfügung stellung der gesamten Papierpost als digitale Informationen an die Mitarbeiter, findet in immer mehr Unternehmen, Banken und Behörden statt. In diesem Bereich kann die SCR by Gottschalk GmbH die gesamte Eingangspost-Verarbeitung in eigenen oder den von Kunden zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten, mit eigenen Mitarbeitern übernehmen. Die gesamte Eingangspost wird eingescannt, auf Wunsch mit Zeitstempel und digitaler Signatur versehen, verschlagwortet sowie in das digitale Archiv des Kunden eingepflegt. Die Papierdokumente werden nach dem Scannen zunächst zwischengelagert und nach einer festgelegten Zeitspanne entweder in das Papierarchiv oder in die Vernichtung überführt. Häufig wird die Einführung der digitalen Eingangspost samt passendem DMS mit der Einführung eines Workflowmanagementsystems verbunden, um die Effizienz der Geschäftsprozesse zu steigern. Im Bereich Workflowmanagement stehen bei der SCR by Gottschalk GmbH erfahrene Systemanalytiker für die herstellerunabhängige Analyse, Konzeption und Implementation dieser Systeme und Arbeitsprozesse zur Verfügung. Seite 6

7 Mikroverfilmung Sichern Sie sich ab, gegen Zeit bedingten Verschleiß und Verfall Ihrer Dokumente, der durch die tägliche Benutzung droht. Bewahren Sie Ihre Dokumente vor Zerstörung durch die analoge Langzeit-Speicherung auf Mikrofilm - kosteneffektiv und sicher! Wir verfilmen für Sie Dokumente aller Art, wie Rechnungen, Lieferscheine, Zeichnungen, Pläne, Stücklisten, Röntgenbilder, behördliche oder Personalunterlagen bis DIN A0! Auch digital vorliegende Daten, z.b. im TIFF- Format können wir Ihnen zur sicheren Langzeitarchivierung auf Mikrofilm speichern. Die Filme werden von uns im Einzelbildverfahren geprüft. Der Mikrofilm wird bei der Sicherungsverfilmung von Archivalien und Bibliotheksgut trotz der rasanten Entwicklung von digitalen Speichermedien auch zukünftig seine Anwendung finden, da derzeit kein verfügbares digitales Speichermedium auch nur annähernd diese Haltbarkeitsdauer erreichen wird. Seite 7

8 Beratung/ Consulting Um Ihnen die Lösung zu bieten, die Ihren individuellen Anforderungen entspricht, steht die Beratung an erster Stelle. Nutzen Sie unsere langjährige Erfahrung aus einer Vielzahl von Projekten. Die Auswahl Ihrer Lösung basiert immer auf der Beachtung der rechtlichen Aspekte für Ihre Dokumente und Ihrer betrieblichen Anforderungen. Durch die gemeinsame Entwicklung eines Fahrplans mit Ihnen als Partner, erhalten Sie Ihre optimale Lösung. Wir begleiten Sie von der ersten Analyse, gefolgt von einem fundierten Konzept bis hin zur erfolgreichen Realisation der Lösung und dem späteren Rollout in Ihrem Unternehmen. Die Ergebnisse von Mitarbeiterinterviews, Schwachstellenanalysen und Soll-/Ist-Analysen fließen direkt in einen transparenten und kompakten Projektplan ein, der eine effektive Optimierung Ihrer Prozesse in kürzester Zeit ermöglicht. Unser Ziel ist es, in komplexen Arbeitsabläufen konkrete Arbeitserleichterungen zu ermöglichen. Dies gewährleisten wir durch ein Optimum an Flexibilität, Know-how, Sicherheit und Übersichtlichkeit. Testen Sie uns. Seite 8

9 Sicherheitsbestimmungen Revisionssichere Aktenlagerung Wir sind gemäß 4d des Bundesdatenschutzgesetzes registriert. Wir werden beim Landesbeauftragten für den Datenschutz NRW unter der Registernummer 1527 geführt. Alle Mitarbeiter sind nach 5 und 11 des BDSG verpflichtet. Halbjährliche Prüfung der Mitarbeiter durch ein polizeiliches Führungszeugnisses. Die gesamten Lagerflächen sind nach VDS-C alarmgesichert, sowie Brandmeldeanlagen mit einer direkten Aufschaltung zur Feuerwehr ausgestattet. Permanente Rund um die Uhr Bewachung durch ein Sicherheitsunternehmen, auch am Wochenende. Zugangskontrollsysteme garantieren nur autorisiertes Personal den Zugang. Seite 9

10 Zertifizierungen Seite 10

11 Leistungsdaten der SCR by Gottschalk Anzahl eingelagerter Akten, Bänder Filme etc. (Stand ) lfd. Meter Anzahl verwalteter Zugriffe (Stand ) Zugriffe per Anno Verwaltung von Archiven beim Kunden lfd. Meter Anzahl gescannter Seiten (Stand ) Aktenvernichtung nach BDSG (Stand ) to Seite 11

12 Vorteile für die Einlagerung bei der SCR Gleiche Ansprechpartner Neuester Sicherheitsstandard Anonymität für Ihr Unternehmen Kurze Reaktionszeiten Transparente Lagerkosten Verwaltung der Lagerstände durch SCR Protokollierung des gesamten Aktenbestandes Verschiedene Lagermöglichkeiten Kurze Transportwege bis zum Kunden Komplette Dienstleistung aus einer Hand Rundum Service an 365 Tagen Kundenwünsche werden mit berücksichtigt Zentrales Hauptarchiv Seite 12

13 Entscheidung für SCR by Gottschalk Wir sind überzeugt, das Sie mit uns den richtigen Partner an Ihrer Seite haben. Unsere Stärke ist es, dass wir uns immer auf den Kunden und deren Bedürfnisse einstellen und diese zur vollsten Zufriedenheit erfüllen. Durch langjährige Erfahrung in den Bereichen Dokumenten- sowie Archivmanagement und allen damit verbundenen Leistungen verfügen wir über ein breites Marktwissen im gesamten Unternehmen. Kompetenz, Kundenidentifikation sowie optimale Beratung und Service steht für uns an oberster Stelle. Von uns können Sie immer perfekte Systemlösungen erwarten. Wir sind da, wenn Sie uns brauchen - 24 Stunden am Tag. Ein weiterer Vorteil, der Sie überzeugen wird ist, Sie bekommen alles aus einer Hand. Wir würden uns freuen, auch Sie in unseren Kundenkreis aufnehmen zu können und sichern Ihnen schon heute eine vertrauensvolle, fachgerechte und sorgfältige Durchführung aller Arbeiten zu. Seite 13

14 Zukünftige Partnerschaft Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Seite 14