Oliver Jungbauer Diplomverwaltungswirt HELD. Georg Schnüttgen Diplomverwaltungswirt Stadt Olpe

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1 Herzlich Willkommen MEMO Stadt Olpe 2003 bis heute 10 Jahre erfolgreiche Prozessoptimierung mit REGISAFE Auf dem besten Weg zum digitalen Rathaus Oliver Jungbauer Diplomverwaltungswirt HELD Georg Schnüttgen Diplomverwaltungswirt Stadt Olpe

2 MEMO 2013 Fragen und Thesen Umfrage bei den Teilnehmern: Wer hat Erfahrungen mit verwaltungsweitem DMS? Insel - oder Teillösungen oder verwaltungsweit? Gerade in der Einführung 0-5 Jahre 5-10 Jahre 10 bis 20 Jahre Mehr als 20 Jahre? Digitales Rathaus Warum nur auf dem Besten Weg? 10 Jahre Erfahrung mit der Prozessoptimierung mit dem Werkzeug DMS? Erfolgsgaranten und Stolperfallen sind das immer die gleichen? Antworten nach dem Vortrag. Hans Held GmbH Büroorganisation Folie 2

3 Zur Person Georg Schnüttgen geb. am wohnt in Olpe verheiratet, 2 Kinder 1981 Abschluss der Ausbildung zum gehobenen Dienst seit 1997 Leiter des Hauptamtes der Kreisstadt Olpe

4 Das digitale Rathaus der Stadt Olpe oder 10 Jahre erfolgreiche Prozessoptimierung mit REGISAFE public Georg Schnüttgen Leiter Hauptamt

5 Steckbrief / Daten zur Infrastruktur Olpe - mittlere kreisangehörige Gemeinde mit rd Einwohnern 3 Dezernate 10 Fachämter

6 Steckbrief / Daten zur Infrastruktur rd. 100 Büro-Arbeitsplätze im Rathaus Anzahl der PC s: 170 Drucker: 115 Scanner: 63 Server: 9

7 DMS bei der Stadt Olpe Erste Überlegungen im Jahre 2002 Initiative zur Einrichtung einer Projektgruppe bei der KDZ Ergebnis 2003: Stadt Olpe startet Pilotprojekt

8 Der Begriff DMS Dokumenten Management System Bedrucktes Papier Verwaltung analoger Dokumente Planvolle Ordnung z.b. durch Aktenplan Digitales Dokument Verwaltung digitaler Dokumente Planvolle Zuordnung durch digitalen Aktenplan 8

9 Der Begriff DMS DMS Fachverfahren Archivsystem DMS Einheitliche Benutzeroberfläche für die Gesamtverwaltung Fachverfahren mit integrierter Archivierung Einheitliche Benutzeroberfläche für Sachgebiet Archivsystem Einheitliche Benutzeroberfläche für Archiv lfd. Registratur lfd. Registratur Langzeitarchivierung (optional) und/oder separates Archivverfahren erforderlich Langzeitarchivierung ohne direkten digitalen Zugriff vom Arbeitsplatz des Sachbearbeiters 9

10 Gründe Ziele für DMS-Projekt Wo stehen wir heute? (Ist-Situation bzw. Ausgangspunkt) Wo wollen wir hin? (Vision, Ziel) Wie können wir unser Ziel erreichen? (z. B. Verbesserung der Prozesse durch DMS-Einsatz) Woran erkennen wir, dass wir unser Ziel erreicht haben? (Mitarbeiterzufriedenheit Stärkung Bürgerservice) 10

11 Gründe Ziele für DMS-Projekt Wo stehen wir heute? (Ist-Situation bzw. Ausgangspunkt) Einsatz von Fachverfahren Prozesse werden überwiegend technisch unterstützt 11

12 Gründe Ziele für DMS-Projekt Wo wollen wir hin? (Vision, Ziel) Informationen aus den Fachverfahren sollen von jedem Arbeitsplatz einfach und bequem d. h. ohne individuelle Bedienungskenntnisse abrufbar sein. 12

13 Gründe Ziele für DMS-Projekt Wie können wir unser Ziel erreichen? (z. B. Verbesserung der Prozesse durch DMS-Einsatz) Einheitliche Benutzeroberfläche Optimierung bei Erstellung, Recherche und Ablage von Dokumenten Woran erkennen wir, dass wir unser Zielt erreicht haben? (Mitarbeiterzufriedenheit Stärkung Bürgerservice) Steigerung der Arbeitseffizienz Steigerung der Arbeitsqualität Stärkung der Auskunftsfähigkeit bzw. des Bürgerservices Mitarbeiterzufriedenheit 13

14 DMS bei der Kreisstadt Olpe

15 DMS als Grundlage für ein funktionierendes e-government: Definition für e-government: ( Vereinfachung und Durchführung von Prozessen zur Information, Kommunikation und Transaktion innerhalb der behördlichen Institutionen sowie zwischen Bürgen und Behörden)

16 Rechtliche Rahmenbedingungen Neues e-governmentgesetz Elektronische Aktenführung und Ersetzendes Scannen (Art. l 6, 7) Mit dem EGovG wird ein Signal für die elektronische Akte (E-Akte) gesetzt. Die Behörden des Bundes sollen die Akten möglichst elektronisch führen, um das schnellere Auffinden bearbeitungsrelevanter Informationen sowie den ortsunabhängigen, kontinuierlichen Zugriff hierauf zu gewährleisten. Medienbrüche zu vermeiden und Transparenz zu verbessern. Für die Umstellung und die damit verbundene Bewältigung komplexer technisch organisatorischer Aufgaben bedarf es einer Übergangszeit, die der Haushaltslage Rechnung trägt und Umsetzungsschwierigkeiten abfedert. Der Grundsatz ordnungsgemäßer Aktenführung gilt uneingeschränkt auch für die E-Akte, wobei insbesondere den Anforderungen an Aktenmäßigkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Wahrheitsmäßigkeit, Authentizität und Integrität, Vertraulichkeit, ggf. Löschbarkeit, Verkehrsfähigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit der Daten eine besondere Bedeutung zukommt. Die elektronische Aktenführung bedingt, dass Papieroriginale in der Regel gescannt und anschließend vernichtet werden. Das ersetzende Scannen ist in vielen Bereichen bereits Praxis, es bestehen aber Rechtsunsicherheiten. 16

17 Rechtliche Rahmenbedingungen: Die Einführung einer elektronischen Akte in der öffentlichen Verwaltung aus rechtlicher Sicht Auszug aus der Zeitschrift Verwaltungsrundschau aus 04/2010 von Herrn städtischen Rechtsdirektor Norbert Meier, Essen... andererseits ist mit Blick auf die zu erwartende geringe Zahl von Fällen, in denen bestritten wird, dass der Inhalt des elektronischen Dokuments mit dem Originaldokument übereinstimmt und somit eine entsprechende Beweissituation besteht, vertretbar, zugunsten einer elektronischen Aktenführung abzuwägen!!!!!

18 Vorgaben nach Abschluss der ca. einjährigen Einführungsphase: Übergang zur rein elektronischen Aktenführung: Priorität der ausschließlichen digitalen Aktenführung Führung der parallelen Papierakte beschränkt auf Bereiche mit formellen Verwaltungsverfahren oder praktischer Notwendigkeit (Projektakten Hoch- und Tiefbau) Änderung der Netzwerkzugriffe: Einrichtung von Lesezugriffen ohne die Möglichkeit der Schriftgutablage Übernahme von Altakten nur, wenn unter Kosten-Nutzen- Gesichtspunkten wirtschaftlich vertretbar - viele erfolgreiche Scanprojekte

19 DMS- Folgeprojekte: Digitalisierung des Papierarchivs für Kassenbelege (Papierdokumente werden noch 1 Jahr aufbewahrt und nur noch chronologisch abgeheftet) Einführung der digitalen Gewerbe- und Grundsteuerakte (für alle Neuzugänge ab 2008, sämtliche Grundsteuer-und Gewerbesteuer-Altakten sind inzwischen eingescannt) Einführung der digitalen Pacht- und Grundstücksakte Vertragsmanagement für Miet- und Wartungsverträge im Rahmen der zentralen Gebäudebewirtschaftung

20 DMS- Folgeprojekte: Digitalisierung der Personalabrechnungsbelege Einführung der digitalen Fundakte Einführung der digitalen Personalakte Digitalisierung der Altbestände des Einwohnermeldeamtes Einrichtung eines digitalen Bildarchivs Inventarisierung der EDV-Hardware und Führung der Geräteakten

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22 Allgemeine Erfahrungswerte: Optimierung der Zugriffs- und Bearbeitungszeiten Ausgleich Mehraufwand für Scantätigkeit durch Erleichterungen bei der Suche und Erstellung der Dokumente Verbesserung von Geschäftsprozessen Verbesserte Bereitstellung und Austausch von Dokumenten Änderung der Kommunikationswege intern z. B. Abschaffung des üblichen Umlaufverfahrens Zugriff auf gemeinsame Akten (z. B. Gebäude, Sportplätze, Versicherungen) Einführung von workflow-gestützten Geschäftsprozessen geplant

23 Allgemeine Erfahrungswerte: Änderung der Kommunikationswege extern Geschäftspost (Schreiben an Behörden, Verbände, Firmen etc.) wird wenn möglich - ausschließlich als PDF-Dokument versendet Zustellung der Post ist 2 bis 4 Tage schneller externer -verkehr hat erheblich zugenommen (Arbeitsauslastung/Auftragslage definiert sich nur noch zu einem Teil aus der analogen Eingangpost) Portokosten konnten um ca Euro reduziert werden

24 Allgemeine Erfahrungswerte: Verbesserung des Bürgerservices durch optimalen Zugang (sachlich, zeitlich, personell) zu allen für die Aufgabenerledigung relevanten Dokumenten am jeweiligen Arbeitsplatz Stärkung der Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter

25 Allgemeine Erfahrungswerte: Verlagerung von Geschäftsprozessen: autarke Aufgabenerledigung in allen Bereichen der Verwaltung möglich Reduzierung/Wegfall von Unterstützungsfunktionen Nutzung freier Zeiträume zur Optimierung der Arbeitsqualität

26 Allgemeine Erfahrungswerte: Umfang Einführungsprojekt: Externe Schulung 1 Tag/Mitarbeiter Betreuung und Weiterbildung mit eigenem Personal Verfahrenseinführung ohne Probleme - kein Zeitdruck wie bei anderen Verfahrenseinführungen - hybride Aktenführung gewährleistet sukzessiven Umstieg

27 Allgemeine Erfahrungswerte: Anbindung von Fachverfahren über eine Schnittstelle - Sitzungsdienstverfahren (Sternberg SD-Net) - Erschließungs- und Beitragsabrechnung (KKG) - Finanzwesen (KIRP) sonstige Anbindungen - Grund- und Gewerbesteuer (Rechenzentrum stellt Druckdatei zur Verfügung) - Sozialhilfeverfahren (PDF-Datei aus SOZ wird konvertiert) - Gewerbeverfahren (nach Unterschrift werden sämtliche Unterlagen komplett in Regisafe- Teilakten geführt)

28 Vorbemerkung: Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen: Eine zeitliche interne Bewertung von Standardvorgängen - Ablage einer - Ablage eines Dokumentes - Erstellung eines Dokumentes mit Kopfbogen - Recherche nach einem Dokument - -versand mit Anlage - Telefonieren mit Recherche der Telefonnummer zeigt, dass die Arbeit mit einem DMS in jedem Einzelfall schneller, effektiver und damit wirtschaftlicher ist. Studenten der Fachhochschule erstellen z. Zt. eine Projektarbeit über Synergiepotentiale im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung bei Einsatz eines DMS.

29 Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen: Darstellung eines Standardprozesses

30 Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen: Beispiel: Jahresabschluss Kämmerei: Gesamtabschluss des Konzerns Kreisstadt Olpe zum ist bereits beschlossen worden. Stadt Olpe wird in der nächsten Ratssitzung bereits den Jahresabschluss für 2012 beschließen lassen. Städte gleicher Größenordnung haben vielfach erst den Abschluss 2008/2009 getätigt. Auswirkung: Für jeden Jahresabschluss schnellere und effektivere Kontrolle der Buchungsvorgänge. Sofortiger Zugriff auf die Rechnungsbelege

31 Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen: Beispiel: Raumbedarf für archivierte Buchungsbelege: Stadt Olpe digitalisiert seit 2007 sämtliche Buchungsbelege Papierbelege werden seit 2007 nur noch 1 Jahr nach Digitalisierung aufbewahrt (früher 10 Jahre) Auswirkung: Neue Buchungsbelege werden dem Archiv nicht mehr zugeführt. Zusätzlich wird jedes Jahr im Zentralarchiv ein Aktenregal aus kameraler Rechnung frei gemacht. 90 % Platzeinsparung nach 10 Jahren.

32 Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen: Beispiel: Automatisierter Datenaustausch mit der Finanzverwaltung im Bereich Gewerbe- und Grundsteuer: Den analogen Gewerbe- Grundsteuerakten wurden zugeführt: Gewerbe- bzw. Grundsteuermessbescheid des Finanzamtes Eigener Gewerbe- bzw. Grundsteuerbescheid Den digitalen Steuerakten sollen künftig beide Dokumente automatisch zugeführt werden. Absprache mit der Finanzverwaltung, der Stadt Olpe die Dokumente in Zukunft per Datenträgeraustausch zur Verfügung zu stellen. Auswirkung: Keine händische Ablage mehr von Dokumenten in der Steuerverwaltung.

33 Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen: Beispiel: Anbindung an eine VOIP-Telefonanlage Stadt Olpe verfügt seit über VOIP-Anlage Anlage ist über eine Schnittstelle an das DMS angebunden. Über das zentrale Adressbuch des DMS stehen für die Telefonie inzwischen über Adresseinträge zur Verfügung. Auswirkung: Suche nach Telefonnummern im amtl. Telefonbuch findet praktisch nicht mehr statt (viele Personen sind nicht mehr registriert). Adressbuch ersetzt nahezu komplett das Telefonbuch und ermöglicht Verbindungsaufbau in Sekundenschnelle per Tastendruck.

34 Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen: Beispiel: Optimierung der Geschäftsprozesse in der Sozialabteilung Digitale Sozialhilfeakte wurde im Jahr 2008 eingeführt. Auswirkung: Beim Erstantrag werden alle Dokumente sofort in die digitale Akte eingescannt (= Kopieraufwand) Sachbearbeiter hat bei Wiederholungsbesuchen immer sofort den Zugriff auf alle Aktenunterlagen Vollständige digitale Akte wird im Rahmen des Widerspruchverfahrens quasi per Mausklick der Widerspruchsbehörde vorgelegt. Bei telef. Rückfragen erkennt SB sofort den mit Hilfe des VOIP- Adressbuches personifizierten Anrufer und kann sich den gesamten Schriftverkehr per Mausklick anzeigen lassen. Vertretungsweise Auskünfte vertikal und horizontal ebenfalls leichter möglich.

35 Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen: Einrichtung einer digitalen Poststelle: Summe der eingehenden analogen Dokumente täglich ca. 120 Stück Summe der Scan-Post täglich: 50 Stück Summe der ausgehenden analogen Dokumente täglich ca. 200 Stück Feststellungen: ca. 50 % der Eingangspost ist für ein späteres scannen ungeeignet. Selektion der Eingangspost vor dem Scannen ist dringend angezeigt. Dezentrales Scannen auf Ämterebene gewährleistet saubere Aktenführung. Zentrales Scannen dürfte zu Lasten der Übersichtlichkeit und damit zu Akzeptanzproblemen führen.

36 Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen: Beispiel: Raumbedarf für archivierte Buchungsbelege: Stadt Olpe digitalisiert seit 2007 sämtliche Buchungsbelege Papierbelege werden seit 2007 nur noch 1 Jahr nach Digitalisierung aufbewahrt (früher 10 Jahre) Auswirkung: Neue Buchungsbelege werden dem Archiv nicht mehr zugeführt. Zusätzlich wird jedes Jahr im Zentralarchiv ein Aktenregal aus kameraler Rechnung frei gemacht. 90 % Platzeinsparung nach 10 Jahren.

37 Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen: Raumbedarf - rd. 70 m² Aktenräume konnten bisher in Bürofläche umgewandelt werden - Lt. KGST-Bericht Sachkosten eines Arbeitsplatzes ergibt sich hierfür eine kalkulatorische Miete von 70 m² * 248 Euo/m² = Euro jährlich

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40 Herausforderungen und Erfolgsfaktoren: Positive Grundeinstellung in der Verwaltung ist notwendig Projektleiter als Promoter Projektleiter sollte in der Verwaltungshierarchie Einfluss haben. Verwaltungsführung muss für transparentes Arbeiten eintreten Delegation der Verantwortungsbefugnis vom Posteingang bis zum Postausgang Feststellung: Viele Verwaltungen sind nicht reif für ein DMS

41 Herausforderungen und Erfolgsfaktoren: Auswahl der richtigen Software Viele Anbieter sprechen nicht die kommunale Sprache Kenntnis von Verwaltungsabläufen unabdingbar Beispiel: Konzipierung von Workflows Anbindung von Fachverfahren

42 Fazit und Ausblick: DMS ist eine sehr lukrative Investition DMS ist Führungsaufgabe Verwaltungsvorgänge sind um ein vielfaches effizienter und transparenter geworden Wichtigstes Werkzeug bei der Leistungserstellung Ermöglicht den Zugang zu neuen Techniken Garant für wirtschaftliche Aufgabenerledigung

43 Fazit und Ausblick DMS bildet in fast allen Verwaltungsbereichen die Grundlage für Durchführung von Veränderungsprozessen. - erleichtert interkommunale Zusammenarbeit - dient als Wissensmanagement DMS ist Grundlage für die Bereitstellung/Angebot von attraktiven Arbeitsplätzen - Nachwuchskräfte erwarten modernes Arbeitsumfeld

44 Fazit und Ausblick Ohne DMS stellt sich die Frage einer vergleichbaren technischen Optimierung häufig nicht! - Einführung des medienbruchfreien Sitzungsdienstes - Nutzung d-mail

45 Fazit und Ausblick: Anspruch, eine moderne Dienstleistungsverwaltung zu sein, ist ohne DMS nicht darstellbar Grundvoraussetzung für ein funktionierendes e- Government (Vereinfachung und Durchführung von Prozessen zur Information, Kommunikation und Transaktion innerhalb behördlichen Institutionen sowie zwischen Bürgen und Behörden) Ideales Werkzeug, Verwaltungsarbeit in einer neuen Dimension live zu erleben. (z. B. Anbindung an eine VOIP-Telefonanlage)

46 Seminarangebot! Der Weg zum digitalen Rathaus - Praxisbericht mit Live-Demonstration Halbjährliche Seminare beim Institut für Verwaltungswissenschaften in Gelsenkirchen (ifv) - Nächster Termin am 11. Juli 2013

47 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie noch Fragen??

48 MEMO 2013 Fragen und Thesen Digitales Rathaus Warum nur auf dem Besten Weg? Jahre Erfahrung mit der Prozessoptimierung mit dem Werkzeug REGISAFE? Erfolgsgaranten und Stolperfallen sind das immer die gleichen?... Haben Sie Ihre Antworten erhalten? Hans Held GmbH Büroorganisation Folie 48

49 MEMO 2013 Mit Rat und Tat zur Seite Oliver Jungbauer Geschäftsführer HELD Beratungs GmbH & Co. KG Hindenburgstraße Neu-Ulm Homeoffice: +49/7021/ Tel Ulm: +49/731/ Fax Ulm: +49/731/ Mobil: +49/171/ Internet: Hans Held GmbH Büroorganisation Folie 49

50 Danke für die Aufmerksamkeit Hans Held GmbH Büroorganisation Folie 50