Nicht erst 2020: Elektronische Akten in der Praxis ein Bündel an Möglichkeiten!

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1 Nicht erst 2020: Elektronische Akten in der Praxis ein Bündel an Möglichkeiten! Patrick Spahn, MACH AG Finanzen Personal Prozesse Business Intelligence

2 Reich mir bitte den 14er! Seite 2 Foto: twicepack/ Flickr (CC)

3 Deshalb haben elektronische Akten ihre Berechtigung Seite 3 Eine elektronische Akte fasst logisch zusammen, was sachlich zusammen gehört, nämlich: INFORMATIONEN ÜBER DIE GESCHÄFTSVORFÄLLE EINES SACHVERHALTS

4 MACH Leistungsmerkmale Seite 4 Registratur Aktenpläne und Aktenbestand verwalten, Aufbau- und Ablauforganisation in beliebiger Tiefe abbilden Akte Teilaktenbände Vorgang Dokument flexibel einsetzbar Automatisierte Geschäftszeichenvergabe

5 MACH Leistungsmerkmale Seite 5 Registratur Aktenpläne und Aktenbestand verwalten, Aufbau- und Ablauforganisation in beliebiger Tiefe abbilden Akte Teilaktenbände Vorgang Dokument flexibel einsetzbar Automatisierte Geschäftszeichenvergabe Lebenszyklus Beweissichere Langzeitspeicherung des Schriftguts innerhalb der Aufbewahrungsfristen Zwei- und vierstufiges Aussonderungsverfahren zur automatisierten Abgabe an die zuständige Archivbehörde

6 MACH Leistungsmerkmale Seite 6 Registratur Individueller Zuschnitt Aktenpläne und Aktenbestand verwalten, Aufbau- und Ablauforganisation in beliebiger Tiefe abbilden Akte Teilaktenbände Vorgang Dokument flexibel einsetzbar Automatisierte Geschäftszeichenvergabe Lebenszyklus Beweissichere Langzeitspeicherung des Schriftguts innerhalb der Aufbewahrungsfristen Zwei- und vierstufiges Aussonderungsverfahren zur automatisierten Abgabe an die zuständige Archivbehörde Flexibilität bei Metadaten für Akten, Vorgänge und Dokumente Vorbefüllung durch Vorlagen Anpassung durch Konfiguration

7 MACH Leistungsmerkmale Seite 7 Registratur Aktenpläne und Aktenbestand verwalten, Aufbau- und Ablauforganisation in beliebiger Tiefe abbilden Akte Teilaktenbände Vorgang Dokument flexibel einsetzbar Automatisierte Geschäftszeichenvergabe Lebenszyklus Individueller Zuschnitt Flexibilität bei Metadaten für Akten, Vorgänge und Dokumente Vorbefüllung durch Vorlagen Anpassung durch Konfiguration Dokumentenmanagement Beweissichere Langzeitspeicherung des Schriftguts innerhalb der Aufbewahrungsfristen Zwei- und vierstufiges Aussonderungsverfahren zur automatisierten Abgabe an die zuständige Archivbehörde Dokumente erstellen, bearbeiten, recherchieren, versionieren elektronische Postverteilung, Nachrichten, Barcode-Druck, Scannen Vorlagen aus und Schriftverkehr u. a. mit MS WORD, OpenOffice Writer

8 Schluss mit Insellösungen: die zunächst als Ablageort für Dokumente Seite 8

9 Schluss mit Insellösungen: die zunächst als Ablageort für Dokumente Seite 9 Fachverfahren B A C

10 Schluss mit Insellösungen: die zunächst als Ablageort für Dokumente Seite 10 Fachverfahren A B MACH Vergabeakte ERP-System MACH Projektakte C Sonstige Akten

11 Schluss mit Insellösungen: die zunächst als Ablageort für Dokumente Seite 11 Fachverfahren A B MACH Vergabeakte ERP-System MACH Projektakte C Sonstige Akten Fazit Dokumente strukturiert und zentral ablegen

12 Ein umfassender Lösungsansatz: der gesamte Schriftverkehr ist elektronisch organisiert! Seite 12 Fachverfahren ERP-System Gesamte Organisation

13 Ein umfassender Lösungsansatz: der gesamte Schriftverkehr ist elektronisch organisiert! Seite 13 Fachverfahren ERP-System Gesamte Organisation POSTSTELLE

14 Ein umfassender Lösungsansatz: der gesamte Schriftverkehr ist elektronisch organisiert! Seite 14 Fachverfahren ERP-System Gesamte Organisation POSTSTELLE

15 Ein umfassender Lösungsansatz: der gesamte Schriftverkehr ist elektronisch organisiert! Seite 15 Fachverfahren ERP-System Gesamte Organisation POSTSTELLE SACHBEARBEITUNG

16 Ein umfassender Lösungsansatz: der gesamte Schriftverkehr ist elektronisch organisiert! Seite 16 Fachverfahren ERP-System Gesamte Organisation POSTSTELLE SACHBEARBEITUNG

17 Ein umfassender Lösungsansatz: der gesamte Schriftverkehr ist elektronisch organisiert! Seite 17 Fachverfahren ERP-System Gesamte Organisation POSTSTELLE SACHBEARBEITUNG Fazit Die ist das führende Tool

18 Die Vergabeakte bei der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin Bund Länder Kommunen Lehre und Forschung Kirchen und Wohlfahrtsverbände Nicht-Regierungsorganisationen Seite 18 HERAUSFORDERUNG Verschiedene Vergabearten, mit und ohne Ausschreibung Verlässliche und rechtssichere Dokumentation der Prüfung, Bewertung und der Vergabe Nachweis und Ausdruck der Vergabeakte LÖSUNG Integrierter Prozess von der Anforderung bis zur Vergabe Rechtlich bindende Dokumente und Prüfschritte werden aufgezeichnet Erstellen von Standard- Schreiben, Archivierung der eingehenden und ausgehenden Dokumente ERGEBNIS Flexible Lösung zur Differenzierung der Vergabevarianten Revisionssichere Vergabe Effizienter und transparenter Beschaffungsprozess

19 Stellen Sie gern Ihre Fragen Seite 19??????

20 Noch nicht genug? Besuchen Sie unsere Experten am Stand A 14 PATRICK SPAHN MACH AG Wielandstraße Lübeck Telefon: Telefax: Finanzen Personal Prozesse Business Intelligence

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