MACH InformationManager - Einsatz in der Praxis

Transkript

1 MACH. Die Zukunft der Verwaltung. 1 Finanzen Personal Prozesse Informationsveranstaltung DMS und EU-DLR Eppelborn 11. Dezember 2009 MACH InformationManager - Einsatz in der Praxis Christian Ritter MACH AG

2 2 Agenda 1. Die MACH AG 2. Grundlagen zu MACH InformationManager 3. Beispielprozesse in MACH InformationManager 4. Fragen / Diskussion

3 3 Flexibles Unternehmen nah am Kunden Stammsitz Lübeck Gegründet 1985 Berlin Düsseldorf München Eppelborn 11.Dezember MACH AG Lübeck Berlin Düsseldorf München

4 4 Ein weite Verbreitung sorgt für Sicherheit und Synergien

5 5 Referenzen in Rheinland-Pfalz und dem Saarland Verbandsgemeinde Kandel Stadt Worms Stadt Neustadt a. d. Weinstraße Gemeinde Morbach Landkreis Vulkaneifel Eppelborn Mainz 13. Mai 11.Dezember MACH 2009 MACH AG AG Lübeck Lübeck Berlin Berlin Düsseldorf Düsseldorf München München

6 6 Integrierte Produkte ganzheitliches Angebot Finanzen Finanzen Personal MACH Software Mitarbeiter Material MACH Beratung MACH Schulung Prozesse

7 7 Schlaglichter: Erfolgreiche Modernisierungsvorhaben Interkommunale und Länderübergreifende Zusammenarbeit Shared Services im Rechnungswesen Portale und integrierte Vorgangsbearbeitung

8 8 Referenzen DMS, Workflow und Archiv Registratur des Schriftverkehrs Einsatz OpenOffice Altdatenmigration Digitalisierung Anträge Personalausweis 100 Regalmeter auf 6 DVD Nächste Ausbaustufen geplant (VBS) Integrale Fördermittelverwaltung Anbindung Portal mit Online-Formularen Ablösung div. Fachverfahren Elektronischer Zulassungsantrag Anbindung Virtuelle Poststelle Anbindung Portale und Fachverfahren

9 9 MACH InformationManager in RLP und dem Saarland => Lizenzkostenfreie Nutzung MACH Information Manager für alle Kommunen, Spitzenverbände und kommunale Mehrheitsbeteiligungen im Saarland!

10 10 Agenda 1. Die MACH AG 2. Grundlagen zu MACH InformationManager 3. Beispielprozesse in MACH InformationManager 4. Fragen / Diskussion

11 11 MACH Anwendungsarchitektur 3 Ebenen DHTML, CSS SQL Client WAN/LAN LAN -Internet -Internet Explorer Explorer -Firefox -Firefox Servlet Servlet Engine Engine und und Webserver Webserver -Tomcat -Tomcat -ORACLE -ORACLE EJB EJB Container Container -JBoss -JBoss -ORACLE -ORACLE Datenschicht Präsentationsschicht Funktionsschicht Web- Web-/Applicationserver Datenbankserver Relationales Relationales Datenbankmanagementsystem Datenbankmanagementsystem -ORACLE -ORACLE -MS -MS SQL SQL Server Server

12 12 Einsatzmöglichkeiten MACH InformationManager Virtuelle Poststelle Digitale Signatur Ablage Posteingang Scannen Registratur Kommunikation Externe Portale Terminsteuerung Dokumentenmanagement Vertretungs- Management MACH Information Manager Offener Datenaustausch (XML) Formularmanagement Wissensmanagement Adressverwaltung Archivierung Elektronische Akte Primäre Elemente für die Präsentation Interne Portale Zeichnungsverfahren Workflowmanagement weitere Elemente des MACH InformationManager

13 13 Registratur, DMS und Vorgangsbearbeitungssysteme Funktionale Anforderungen 2Elektronische Akte / DMS 3 Vorgangsbearbeitungssystem Weiterleiten von Dok. u. Vorgängen Elektr. Verfügung u. Zeichnung Automatische Bearbeitungsund Protokollinformationen 1 IT-gest. Registratur Scannen Hinterlegung und Aufruf von Dokumenten Suche nach Primärinformationen Erfassung von Metadaten von Dokumenten und Vorgängen Strukturierte Ablage u. Zugriff auf Metadaten Suche nach Metadaten (einund ausgegangene Dokumente, vorhandene Vorgänge, etc.) Reg- Funktionalitäten Reg- und DMS- Funktionalitäten

14 14 Integrierte Adressverwaltung Bürger, Unternehmen etc. Beteiligte Dritte Mitarbeiter der Kommune Partner - Organisationen und Einzelpersonen - Sämtliche relevanten Ansprechpartner - Alle erforderlichen Kommunikationswege World Wide Web

15 15 Komfortable Kommunikationsmöglichkeiten Menson Brief schreiben: - Erzeugen eines Briefes im MACH InformationManager schreiben: - Erzeugen einer im MACH InformationManager Serienbrief erstellen: - Statt eines Dokumentes wird der Brief in so viele einzelne Dokumente aufgeteilt, wie Empfänger vorgesehen sind.

16 16 Grundgerüst der Objekthierarchie Akten Vorgänge Dokumente

17 17 Akte Vorgang Dokument in MACH InformationManager

18 18 Flexible Akten- und Geschäftszeichen

19 19 Anbindungsmöglichkeiten Archiverung Integration Office-Programme Manuelle Zuordnung aus Filesystem Regelbasierter Import aus Filesystem Manueller Import (server-/clientseitig) Regelbasierter Import Individuelle Schnittstellen zu Fachverfahren Fachverfahrensschnittstelle XDOMEA 2.0 Scannen

20 20 Der Posteingang: Postkorb, Vorgang, Akte Gescannte Auch als Referenz möglich Elektr. Postkorb Elektr. Postkorb s vom Server /Client Elektr. Akte Elektr. Vorgang Dateien von Datenträgern

21 21 Gegenwärtige Postverteilung Zentrale Poststelle EDV-Abteilung Finanzabteilung Allg. Verwaltung

22 22 Elektronische (Brief-)Postverteilung Zentrale Poststelle Registratur Verwaltung Registratur Verwaltung

23 23 Alle haben ihn: den persönlichen Postkorb Übersicht über neue Dokumente Revisionssichere Historisierung des Laufwegs Mehrere Postkörbe pro Benutzer möglich Komfortable Zuordnung zu Vorgängen und Akten

24 24 Posteingang sichten und verteilen Vorzimmer Schulz - Eingangsdokumente sichten - Dokument Informationsveranstaltung DMS an Maria Menson weiterleiten - Weitere Dokumente an Herrn Busch weiterleiten Bürgermeister Busch - Eingangsdokumente sichten - Dokument mit Mitteilung an Frau Menson weiterleiten bitte rufen Sie mich dazu an Referatsleiterin Menson - Eingangsdokumente sichten - Dokument mit Mitteilung an Frau Menson weiterleiten bitte rufen Sie mich dazu an

25 25 Flexibles Dokumentenmanagement Posteingang Poststelle Menson Verschieben Versionieren Duplizieren Kopieren Referenzieren Referenz

26 26 Agenda 1. Die MACH AG 2. Grundlagen zu MACH InformationManager 3. Beispielprozesse in MACH InformationManager 4. Fragen / Diskussion

27 27 Projekt Neustadt an der Weinstrasse 1/4

28 28 Projekt Neustadt an der Weinstrasse 2/4

29 29 Projekt Neustadt an der Weinstrasse 3/4

30 30 Projekt Neustadt an der Weinstrasse 4/4

31 31 Ein weiteres Beispiel: Stadt Geesthacht Hohe Kosten für Raummiete und -ausstattung Bindung von Räumen für die Lagerung Unüberschaubare Lagerung Mehrfacherfassung von Daten Zeitaufwendige Suche von Dokumenten/Daten Hoher Aufwand beim Austausch von Dokumenten und Daten mit anderen Behörden

32 32 Digitale Archivierung als Prozessveränderung Prozess: Beantwortung Bürgeranfrage Suchinformationen aufnehmen Gang zum Lagerraum Auffinden Aktenordner Suche Antragsformular Gang zum Kopierer Erstellen einer Kopie Gang zum Lagerraum Abheften Antragsformular Gang zum Arbeitsplatz Beantwortung der Bürgeranfrage Suchinformationen aufnehmen Suche im Web InformationManager Beantwortung der Bürgeranfrage ggf. Ausdruck des Dokuments Vollständige Bearbeitung am Arbeitsplatz (Bürgerbüro)!!! Papierdokumente Archivierte Dokumente

33 33 Akte Vorgang Dokument Akten Vorgänge Dokumente

34 34 Vom Dokumenten- zum Workflowmanagement Ein Vorgang... besteht aus einer Folge von Aktionen, deren Inhalt und Reihenfolge den Prozess abbilden wird von Mitarbeitern vorangetrieben, die diese Aktionen ausführen und abschließen strukturiert und verwaltet Informationen

35 35 Praxis: Vorgangsbearbeitung - Prozessablauf Arbeitsschritt 1 Beginn Plantermin Arbeitsschritt 2 Zu den Akten Aufgabe 2.1 Aufgabe 2.2 Teilaufgabe Teilaufgabe Ende Plantermin

36 36 Wer hat hier wann was bearbeitet?

37 37 Was zwingt die Verwaltung zum Handeln? Optimierungspotenzial in der Ablauforganisation Nachholbedarf bei IT-Infrastruktur Wachsende Aufgabenbereiche Aufwändige Mitarbeiterqualifizierung Probleme bei Dokumentenverwaltung Angespannte Finanzsituation Hohe Bürgeransprüche Behörde Veränderungsdruck!

38 38 Wo liegt der konkrete Nutzen für Sie? IT-Unterstützung der Verwaltungsprozesse führt zu... verbesserter Servicequalität verbesserter Transparenz erhöhter Flexibilität verkürzten Bearbeitungszeiten Kundenorientierung steigern entlastet von Routinetätigkeiten vermeidet von Medienbrüchen steigert die Effizienz des Verwaltungshandelns vereinfacht Prozesse und Routinen Dienstleistungsqualität erhöhen

39 39 Wer ist Anwender der Prozesslösung? Die ganze Verwaltung! Der Nutzer - Prozesssicherheit - Ergonomie - Erwartungskonformität Der Prüfer - Nachvollziehbarkeit - Revisionssicherheit Der Entscheider MACH Datenbasis - Berichtswesen - Entscheidungsgrundlage

40 40 Den Schriftverkehr im Griff: Mit elektronischen Postkörben

41 41 Aufgaben lassen sich Frist- und Termingerecht organisieren

42 42 Auswertungen sind aktuell verfügbar

43 43 Vielfältige Einsparpotenziale Zeitersparnis bei Ablage, Zugriff, Suche und Bearbeitung zusammengehörende Dokumente bleiben zusammen dezentraler und gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Personen Kostenersparnis bei Büroinvestitionen (z.b. Regale, Schränke und Fotokopierer) bei Raumkosten (weniger Platzbedarf) bei Materialkosten (Papier, Akten u.v.m.) durch differenzierte Zugangskontrolle und Vorgangsautomatisierung Qualitätsgewinn durch bessere Informationsbereitschaft und -fähigkeit (Akte anfordern) durch differenzierte Zugangskontrolle und Vorgangsautomatisierung durch mehr Transparenz und schlanke Prozesse

44 44 Zeit- und Qualitätsgewinne im Fokus Wir setzen nicht auf E-Government, weil es modern ist, sondern weil unsere Kunden einen ganz klaren Vorteil davon haben: Sie können schneller und besser bedient werden. Intern werden viele Prozesse durch das neue System standardisiert und damit transparenter. Kurt Beckers, Landesagentur für Struktur und Arbeit Brandenburg GmbH Die LASA Brandenburg nutzt die Produktbereiche Finanzen und Prozesse

45 45 Warum flexibles Prozessmanagement? Vielfältiger Nutzen! DMS, VBS Sicherheit Finanzen Einsparpotenziale Archivierung Mitarbeiter Material Terminverwaltung Bedarfsgerecht Technische Offenheit Mehrstufige Auswertungen Integration ERP, HR

46 46 Agenda 1. Die MACH AG 2. Grundlagen zu MACH InformationManager 3. Beispielprozesse in MACH InformationManager 4. Fragen / Diskussion

47 47 Prozesse präzise anstoßen. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!