Gemeindemitarbeiter und Bürgermeister. Aktenvermerk. Arno Abler, René Lorber

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1 1 Prozesskurzbezeichnung Eingangskommunikation Dokument p_avpopl_eingang Version 1.00 Dokumentstatus Empfehlung Leistungskürzel AV-PO-PL Prozesskurzbeschreibung Die Sammlung, Digitalisierung und Einbringung sämtlicher Eingangsdokumente in den elektronischen Akt und deren Zuführung zur Bearbeitung Subprozesse Dokument scannen p_avpoep_scanning Zielgruppe Authentifizierung - Zahlung - Formular Erledigungsvorlagen - Amtssignatur - Autor/en Gemeindemitarbeiter und Bürgermeister Aktenvermerk Veröffentlichungsdatum Diagrammnotation BPMN 2.0 Arno Abler, René Lorber Inhaltsverzeichnis Prozessdiagramm/e... 2 Aktuelle Rechtsgrundlagen... 4 Benötigte Fachdaten... 5 Prozessbeschreibung Detail... 6

2 2 Prozessdiagramm/e Diagramm 1 - Eingangskommunikation - p_avpopl_eingang

3 3 Diagramm 2 Dokument scannen - p_avpoep_scanning

4 4 Aktuelle Rechtsgrundlagen 13 AVG Anbringen 16 AVG Aktenvermerke 101 TGO Aufbewahrung der Bücher und Belege 102 TGO Datenträger 132 BAO Aufbewahrung von Unterlagen

5 5 Benötigte Fachdaten Keine Pflichtfeld Optionales Feld

6 6 Prozessbeschreibung Detail Prozessablauf: Erläuterungen: 1. Dokument geht ein Multi-Channel-Access a. Elektronisches XML-Formular -> ENDE Die Daten des im Internet oder Intranet aufgefüllten Formulars werden automatisch im XML-Format unter Zuordnung der übermittelten Fachdaten unmittelbar in den ELAK eingespeist und der im jeweiligen Verfahrensprozess als zuständig definierten Stelle übermittelt. b. -> In ELAK erfassen Verfahrensrelevante eingehende s kommen entweder an die offizielle -adresse der Gemeinde und werden dort im zentralen Posteingang erfasst und dem ELAK zugeführt oder sie sind an einen bestimmten Mitarbeiter gerichtet. In letzterem Fall erfasst dieser die verfahrensrelevante selber im ELAK. Ist die an mehrere Mitarbeiter gerichtet, so ist für die Protokollierung im jeweiligen Akt immer der in der -adressleiste erstgenannte Zuständige der jeweilig betroffenen Organisationseinheit (Abteilung) verantwortlich, um Mehrfacheinträge zu vermeiden. c. Telefax Per FAX eingehende verfahrensrelevante Anbringen werden zentral erfasst. i. Über FAX-Gerät -> Dokument scannen Über herkömmliche FAX-Geräte eingehende Telefaxe müssen wie Briefsendungen gescannt werden (Prozess). ii. Über FAX-Server > In ELAK erfassen Über FAX-Server eingehende Telefaxe werden zentral im ELAK erfasst. d. Schriftstück -> Vertraulich? Irrelevante Werbung wird entsorgt. Danach wird geprüft, ob ein allfällig verschlossenes Schriftstück (Post) geöffnet werden darf. e. Mündlich -> Aktenvermerk Verfahrensrelevante fernmündlich oder persönlich eingebrachte Anbringen müssen in einem Aktenvermerk festgehalten werden. 2. Dokument scannen -> In ELAK erfassen + Original archivieren Das Scanning erfolgt ausschließlich in der zentralen Posteingangsstelle (Prozess). Danach wird das Originaldokument archiviert. 3. Vertraulich? Die Öffnung der Eingangspost erfolgt nach den gemeindeinternen Öffnungsregeln. a. Nicht vertraulich -> Dokument scannen Mit wenigen Ausnahmen werden die eingehenden Poststücke zentral geöffnet und der Inhalt eingescannt (Prozess). b. Vertraulich -> Post öffnen (Adressat) Das Öffnen der Briefe beim zentralen Posteingang ist bei bestimmten Vermerken nicht gestattet. (Empfehlung: Vertraulich, Persönlich, Geheim ). Das Öffnungsverbot besteht auch bei Poststücken, auf denen der Name der Person im Adressfeld VOR der Organisation angeführt ist. Bsp.: Herrn Max Mustermann c/o Mustergemeinde

7 7 In diesen Fällen ist das Poststück ungeöffnet an den jeweiligen Adressaten weiterzuleiten. 4. Post öffnen (Adressat) Der Adressat öffnet im Falle von Vertraulichkeitsvermerken oder der persönlichen Adressierung das Poststück und hat zu entscheiden, ob es verfahrens- bzw. aktenrelevant ist oder nicht. a. Nicht relevant -> ENDE Ist das Poststück tatsächlich vertraulich oder privat, so ist damit der Prozess beendet. b. Relevant -> Übermittlung an zentralen Posteingang Handelt es sich um ein verfahrens- bzw. aktenrelevantes Schriftstück, so hat der betroffene Adressat das Poststück der zentralen Posteingangsstelle unverzüglich und vollständig neuerlich zu übermitteln. 5. Aktenvermerk erstellen Ein Aktenvermerk ist gem. 16 AVG vom Ersteller unter Beisetzung des Datums zu unterschreiben oder elektronisch zu signieren. Er ist nach Möglichkeit vom Sachbearbeiter direkt in einem dafür vorgesehenen Online-Formular mit Signatur zu erfassen. Wird ein Aktenvermerk direkt in der zentralen Posteingangsstelle erfasst, so ist jedenfalls das Online-Formular zu verwenden. a. Elektronisch -> ENDE Ein elektronischer Aktenvermerk wird als XML-Formular automatisch in den ELAK übernommen. Bevorzugte Methode! b. Schriftlich -> Übermittlung an zentralen Posteingang 6. Übermittlung an zentralen Posteingang -> Dokument geht ein Ein handschriftlicher Aktenvermerk ist der zentralen Posteingangsstelle unverzüglich und vollständig zu übermitteln und wird dort eingescannt. Beim Sachbearbeiter eingegangene verfahrensrelevante Schriftstücke und handschriftlich erfasste Aktenvermerke sind unverzüglich und vollständig der zentralen Posteingangsstelle zum Scanning zu übermitteln. 7. In ELAK erfassen -> Dokument bearbeiten s, über FAX-Server eingegangene Telefaxe und gescannte Dokumente müssen im ELAK aktiv erfasst und zur weiteren Bearbeitung der zuständigen Organisationseinheit bzw. zur Vervollständigung dem relevanten Akt zugeführt werden. 8. Bgm/AL: Posteingang/ELAK abfragen -> ENDE Bürgermeister und/oder Amtsleiter haben durch das Rechtekonzept im ELAK jederzeit Zugriff auf die neu eingegangenen Dokumente. Eine Abfrage aller seit der letzten Abfrage neu eingegangenen Dokumente wird über einen Filter vorselektiert. Dieser aktive Akt der Kenntnisnahme verzögert aufgrund der Parallelität das eigentliche Verwaltungsverfahren nicht. a. Bgm/AL: Intervention notwendig -> Sachbearbeiter kontaktieren Wird bei der Durchsicht eines eingehenden Dokuments durch Bürgermeister oder Amtsleiter die Notwendigkeit einer Intervention festgestellt, kann das Verfahren, solange es nicht abschlossen ist, beeinflusst bzw. abgebrochen werden. In diesem Fall wird umgehend der Sachbearbeiter kontaktiert. Ist keine Intervention durch Bgm/AL notwendig, läuft das Verfahren unbeeinflusst ab. b. Bgm/AL: Keine Intervention notwendig -> ENDE 9. Bgm/AL: Sachbearbeiter kontaktieren Dem Sachbearbeiter wird das aufgetretene Problem gegebenenfalls mit einer Einweisung zu dessen Behandlung durch Bgm/AL mitgeteilt.

8 8 10. Problem klären -> Dokument bearbeiten Das aufgeworfene Problem wird gegebenenfalls in gegenseitiger Kommunikation zwischen Intervenient und Sachbearbeiter geklärt und anschließend die Bearbeitung weitergeführt. Diese kann nun natürlich auch in einer durch die Intervention ausgelöste Änderung des normalen Verfahrens oder gar in einem Abbruch desselben liegen. 11. Dokument bearbeiten Der zuständige Sachbearbeiter führt das in seinem ELAK-Eingangspostfach digital vorliegende Dokument dem betreffenden Akt zu oder beginnt die Bearbeitung im Rahmen eines relevanten Verwaltungsverfahrens. Dabei ist während der noch nicht abgeschlossenen Aufgabe eine Intervention durch Dritte (im Regelfall Bürgermeister oder Amtsleiter) jederzeit möglich. a. Intervention erfolgt-> Problem klären Erfolgt während des laufenden Verfahrens eine Intervention, wird das Verfahren unterbrochen und das Problem geklärt. b. Keine Intervention erfolgt -> ENDE Ohne Intervention wird das Verfahren bis zum Ende abgewickelt.

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