Raus mit alten Akten:

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1 Raus mit alten Akten: Diese Unterlagen dürfen Sie jetzt entsorgen (en 2009) Ab dem 1. Januar 2009 können Sie wieder einen kompletten Papierjahrgang entsorgen, dessen gesetzliche abgelaufen ist. Das betrifft: Unterlagen mit 6jähriger, die bis zum entstanden sind, sowie Unterlagen mit 10jähriger, die bis zum entstanden sind. Beim schnellen Aussortieren hilft Ihnen unsere Checkliste. Achtung: Wann sich en verlängern können Es kann vorkommen, dass die Festsetzung eines Steuerbescheides die verlängert. Bespiel: Sie haben die Steuererklärung für das Jahr 2002 erst im Jahr 2005 eingereicht und daraufhin einen vorläufigen Steuerbescheid bekommen. Da dieser Bescheid erst mit Ablauf des Jahres 2009 endgültig wird, sollten Sie auch 6jährige Unterlagen aus dem Jahr 2002 noch bis aufheben, da eine Bescheidsänderung (beispielsweise nach einer Steuerprüfung) bis zu diesem Zeitpunkt noch möglich ist. Und auch bei einem der folgenden Verfahren sollten Sie Bücher und sonstige Unterlagen über die Frist hinaus bis zum rechtskräftigen Abschluss aufbewahren: Begonnene Außenprüfung Anhängige bußgeldrechtliche oder steuerstrafrechtliche Ermittlungen Schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren Zur Begründung eigener Anträge 6 1 Seite 1 von 6

2 Was Sie nicht aufbewahren müssen Von den folgenden Unterlagen können Sie sich nach persönlichem Ermessen (oder entsprechend firmeninterner en) jederzeit trennen, da sie keiner gesetzlichen unterliegen: Unverbindliche Kundenanfragen ohne konkreten Auftragserfolg Schriftliche Korrespondenz fachlicher Art Angebote, die nicht zum Auftrag geführt haben Anwesenheitslisten, die nicht zur Lohnbuchhaltung erforderlich sind Halbjahresbilanzen Interne Kontroll und Verrechnungsbelege Finanzpläne, Vorschauen und rein statistische Berichte Kalkulationen, wenn nicht steuerrechtlich Steuerlich nicht e Kassenkontrollstreifen Preislisten (sofern diese keine Buchungsunterlage sind) Gesetzestexte zur Aufbewahrung finden Sie Im Handelsgesetzbuch ( 238, 257 und 261 HGB) unter In der Abgabenordnung ( 147) unter Die folgende Checkliste gibt Ihnen einen Überblick über die gesetzlichen en. Stammen Ihre Belege aus den angegebenen oder früheren Jahren, so ist die seit dem abgelaufen, und Sie können die Unterlagen vernichten. Kennzeichnen ( ) Sie am besten zunächst in Spalte 2, welche Unterlagenarten für Sie überhaupt infrage kommen. Achtung, Ausnahmefälle Folgende Maßnahmen von Steuerbehörden oder Gerichten verpflichten Sie zur weiteren Aufbewahrung eigentlich abgelaufener Dokumente: eine begonnene Betriebsprüfung, die sich auf den verjährten Zeitraum bezieht eine vorläufige Steuerfestsetzung eine bußgeldrechtliche Ermittlung eine SteuerStrafermittlung ein schwebendes Rechtsbehelfsverfahren oder ein aufgrund einer Betriebsprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren Auch zur Stützung eigener Anträge sollten Sie gegebenenfalls Unterlagen länger aufbewahren. Seite 2 von 6

3 Checkliste Beleg An, Ab und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen Angebotsunterlagen, die nicht zu einem Auftrag geführt haben Anlagenverzeichnisse Anwesenheitsliste (z. B. Stempelkarten) soweit für die Lohnbuchhaltung erforderlich Jahre sonst Ausfuhrunterlagen (Ausfuhrerklärungen und Belegnachweise für Umsatzsteuer usw. Bankauszüge, Bankbelege Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen sonst (interne Kontroll und Verrechnungsbelege) Bestellungen, Auftragsunterlagen (einschließlich des vorangegangenen Angebots) Betriebskostenrechnungen und BAB mit Belegen, soweit für die Inventurbewertung Bewertungsunterlagen Bilanzen und Bilanzanlagen Bilanzunterlagen (ohne Bücher und Inventare) Buchungsanweisungen allgemeine für einzelne Geschäftsvorfälle Bürgschaftsunterlagen COMVerfahrensbeschreibungen CpDKonto (Konto pro Diverses) Darlehensunterlagen Dauerauftragsunterlagen Debitorenbuchhaltung Depotbuchungsbelege, bestätigungen, auszüge, soweit nicht Inventar Depotbücher, auszüge, soweit Inventar DubiosenUnterlagen, soweit nicht Inventar, z. B. Auskünfte, Mahnungen EDVUnterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablauf, Blockdiagramme u. Ä., Organisationsbeschreibungen) Effektenankaufs/verkaufsabrechnungen Einfuhrunterlagen (Zollunterlagen, Einfuhrumsatzsteuerbelege usw.) Einkaufsbücher, Wareneinkaufsbücher Eröffnungsanträge für Bankkonten und Depots Eröffnungsbilanz Seite 3 von 6

4 Beleg Essenmarkenabrechnungen Fernsprechunterlagen, soweit Buchungsunterlagen Finanzpläne/vorschauen und statistische Finanzberichte Frachtunterlagen (Abrechnungen, Frachtbriefe) FreistemplerAbrechnungsunterlagen Fremdenbuch im Hotelgewerbe Fürsorgeunterlagen (Unterstützungskasse u. Ä.) Gebäude und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs oder Herstellungskosten), soweit Inventar Gehaltsabrechnungen, bücher, journale, kontokarten, listen, pfändungsunterlagen Genehmigung nach Gültigkeitsablauf Geschäftsberichte Gesellschafterversammlungen (Beschlüsse, Protokolle und sonstige Unterlagen) G und VRechnungen (Ergebnisrechnung) Gründungsakten der Gesellschaft Grundbücher und Journale Gutschriften, Gutschriftsanzeigen Halbjahresbilanzen, Zwischenabschlüsse, Status Handelsregister und Grundbuchauszüge, soweit nicht Bilanzunterlagen Hauptbücher, karteien Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) Inkassobücher, karteien, quittungen Inventare, Inventarnachweise Inventuranweisungen Investitionszulage (Nachweise) Jahresabschlüsse (Bilanzen, Ergebnisrechnungen) Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Journale (Hauptbuch) Kalkulationen und Kalkulationsunterlagen, Kostenrechnungen soweit steuer und handelsrechtlich (z. B. Vorratsbewertung) Jahre sonst Kantinenunterlagen, soweit Buchungsunterlagen Kassenabrechnungen Kassenbelege Kassenbücher und Kassenberichte mit Kassenbuchfunktion Kassenkontrollstreifen, Registerstreifen, soweit nicht Buchungsunterlagen Kommissionsauftrags und Abrechnungsunterlagen Kommissionslisten, soweit Inventar Seite 4 von 6

5 Beleg Konnossemente Kontenpläne, register Kontierungsbelege Kontokorrentbücher und karten, Kontokorrent Saldenverzeichnisse und Saldenlisten Kostenträgerrechnungen Kreditorenbuchhaltung Kreditunterlagen Lagerbücher, karteien für Bestandsaufnahme und als Buchungsunterlage (z. B. bei permanenter Inventur) intern für Kontrollzwecke Lastschriftanzeigen Lastschrift und Gutschriftunterlagen Lieferscheine Lizenzunterlagen Lochkarten mit Belegfunktion Lochkarten mit Kontenfunktion Lohnabrechnungen Lohnbelege, bücher Lohnkontenblätter, karten Lohnlisten für Zwischen, End und Sonderzahlungen Lohnquittungen LohnsteuerJahresausgleich Lohnsteuerkonten für Mitarbeiter Magnetbänder, platten soweit Grundbuch oder Kontenfunktion soweit Belegfunktion Mahnvorgänge Maschinenkarteien (z. B. Anlagevermögenskarten) Patente und Patentunterlagen nach Ablauf des Patents Pensionskassenunterlagen Pfändungsunterlagen Portokassenbücher, soweit Belegfunktion Postgiroauszüge und belege, soweit Buchungsbelege Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen Preislisten, soweit Buchungsunterlagen Provisionsabrechnungen Prüfungsberichte des Abschlussprüfers Quittungen, soweit Buchungsunterlagen Rechnungen und Rechnungsunterlagen Rechnungseingangsbücher mit Grundbuchfunktion Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten nach Verfahrensabschluss Seite 5 von 6

6 Beleg Reisekostenabrechnungen Repräsentationsaufwand Saldenbestätigung, soweit Handelsbriefe Saldenbilanzen Saldenlisten, soweit Jahresabschlussunterlagen Schadensunterlagen Scheckbelege, begleitblätter, einzugsaufträge, listen, versandverzeichnisse usw., soweit Buchungsunterlagen Skontolisten, soweit Buchungsunterlagen Sozialversicherungsunterlagen Steuerunterlagen Teilzahlungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen Überstundenlisten und meldungen, soweit Lohnbelege Umsatzsteuerunterlagen Ursprungszeugnisse Versendungsbelege Versicherungsunterlagen Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen Verträge/Vertragsunterlagen, soweit handels und steuerrechtlich Vertreterunterlagen Warenausgangsbücher Wareneingangsbücher Warenzeichnungsunterlagen (Schutzrechtsunterlagen) Wechsel, eingelöste Wertpapierankaufs und Wertpapierverkaufsabrechnungen Zahlungsanweisungen Zahlungsbelege Zessionen Zinsrechnungen Zollbelege und unterlagen Zwischenbilanzen und abschlüsse, soweit nicht für Konsolidierungszwecke gesetzlich vorgeschrieben Bei Rückfragen zum Thema en rufen Sie uns bitte an oder senden eine an (Tel.Nr.: 0941/604621). Seite 6 von 6