egovernment im 21. Jahrhundert

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1 egovernment im 21. Jahrhundert 10. Kommunales IuK-Forum Niedersachsen , Papenburg Prof. Dr. Helmut Krcmar Sprecher Hochschulkolleg E-Government der Alcatel-Lucent Stiftung 1. Vorstand Wissenschaftliche Gesellschaft Digital Government Deutschland Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik,Technische Universität München

2 Leben hat Nebenwirkungen, zum Beispiel Behördengänge. (Erhard Horst Bellermann) Jeder erwartet vom Staat Sparsamkeit im allgemeinen und Freigebigkeit im besonderen. (Anthony Eden) Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden. (Wernher von Braun) Regierungstätigkeit ist Politik en gros - Verwaltungstätigkeit ist Politik en detail. (Richard Wiggins) Die römische Armee kam im Teutoburger Wald nicht nur aufgrund ihrer unfähigen Führung um, sie lähmte auch ihr langer, mit Akten beladener Troß. (Martin Gerhard Reisenberg)

3 Agenda Was ist egovernment? Herausforderungen der öffentlichen Verwaltung im 21. Jahrhundert Handlungsfelder im egovernment egovernment im 21. Jahrhundert

4 Was ist egovernment?

5 egovernment: Informationsmanagement in der öffentlichen Verwaltung Führung IT Service Management Management der Unternehmensarchitektur Change Management Innovations-Management Management der IT- Governance, Strategie & Organisaton IT-Sourcing-Management IT-Controlling Benchmarking Personal-Management Management von Datenschutz, Sicherheit und Risiko Nachhaltigkeitsmanagement Prozesse/ Services/ Organisation Management von Leistungen Management der Verwaltungsprozesse fordern Anwendungslandschaft Management des Anwendungslebenszyklus Management des Anwendungsportfolios fordern IT Infrastruktur ermöglichen ermöglichen IT Infrastrukturmanagement Quelle: In Anlehnung an Krcmar: Informationsmanagement, 2010, S.50

6 egovernment - Begrifflichkeiten Gesellschaft: eservices, epartizipation Bürger, Unternehmen G2C G2B egovernment Politik/ Gremien ecouncil Verwaltung eadministration

7 Dimensionen und Ebenen von egovernment Strategien Rahmensetzung Design und Changemanagement Policy-Ebene/ E-Governance Management- Ebene Operative Ebene Ebene der Mensch- Computer-Interaktion IT-Infrastrukturen Wissensmanagement Qualifizierung und Ausbildung

8 Anspruchsgruppen im egovernment

9 Herausforderungen der öffentlichen Verwaltung im 21. Jahrhundert

10 Trends: nächste Schritte vor dem Übermorgen Demografischer Wandel 50+ und Digital Natives Globally always on Globalität und Breitband open Open competition, Open innovation, Open government Dienstleistungsgesellschaft Value in use Nachhaltigkeit Ressorcenökonomie der Infrastruktur

11 Demografischer Wandel Weniger Personal/ weniger Nachwuchs Steigende Anforderungen an Serviceorientierung, an die Breite des Service- Portfolios Quelle: Statistisches Bundesamt, Demografischer Wandel in Deutschland - Heft 1 - Bevölkerungsund Haushaltsentwicklung - Ausgabe 2007

12 Deutschland im globalen egovernment Wettbewerb Quelle: 12. Faktenbericht 2009, Eine Sekundärstudie der TNS Infratest Business Intelligence,

13 Behördenangelegenheiten, bei denen Interesse zur Erledigung über das Internet besteht Quelle: Statistisches Bundesamt (2007):Private Haushalte in der Informationsgesellschaft - Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien.

14 Nutzung von egovernment Anwendungen Quelle: 12. Faktenbericht 2009, Eine Sekundärstudie der TNS Infratest Business Intelligence

15 Merkmale von egovernment-nutzern (I) Geschlecht Soziale Stellung Quelle: Statistisches Bundesamt (2007):Private Haushalte in der Informationsgesellschaft - Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien.

16 Merkmale von egovernment-nutzern (II) Alter Bildungsstand Quelle: Statistisches Bundesamt (2007):Private Haushalte in der Informationsgesellschaft - Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien.

17 egovernment-angebote nach Klassen Sophistication of online services One Way (Linkage (downloadable forms) Two Way Linkage (electronic forms) Transaction (full electronic case handling) Personalisation (pro-active, automated) Europe 2007 Quelle: Capgemini (2007) EU egovernment Report 2007,

18 Handlungsfelder im egovernment

19 E-Government Prozesse Verwaltung-Politik Prozesse Verwaltung- Wirtschaft Interne Verwaltungsprozesse Prozesse Verwaltung-Bürger Prozesse Verwaltung- Verwaltung E-Government Strategie Transparenz Vernetzung NPM Prozesseffizienz/ Wirtschaftlichkeit Transparenz/ Standardisierung Prozesseffizienz/ Wirtschaftlichkeit Prozessqualität Change-management NPM Qualität/ Kundenkomfort Transparenz/ Rechtssicherheit seamless Government Leistungsangebot Prozesseffizienz Transparenz/ Standardisierung Organisation E-Democracy E-Council E-Voting E-Procurement Marktplätze Agenturen virtueller Arbeitsmarkt E-Services Wissens-management E-Learning E-Bürgerservices virtueller Arbeitsmarkt Organisationsübergreif ende Zusammenarbeit/ Wissensmanagement IS/ IKT- Infrastruktur Ratsinformationen Managementinformati onen Elektr. Signatur ERP EAI Portale elektronische Signatur ERP Portale Managementinformati onen Elektr. Signatur/ PKI Shop-Lösungen Online-Cash Elektr. Signatur Workflow- Management ERP Portale Elektr. Signatur/ PKI EAI In Anlehnung an: Scheer, A.-W.; Kruppke, H.; Heib, R. (2003). E-Government. Berlin: Springer.S. 6.

20 Bürger: Interaktion schaffen, Partizipation ermöglichen Informationsstufe: dem Bürger/ Benutzer werden Informationen angeboten; er sucht in der Regel nach einer Antwort auf eine Frage oder hat ein konkretes Anlagen, wozu er Informationen sucht auf individuelle Anfragen wird nicht eingegangen, es findet keine Kommunikation statt Kommunikationsstufe der Bürger/ Benutzer kann mit einem Ansprechpartner der öffentlichen Verwaltung in Kontakt treten die Kommunikation findet entweder synchron statt (Chat, Videokonferenz) oder asynchron (Diskussionsforum, ) Interaktion-/Transaktionsstufe der Bürger / Benutzer kann von seinem Computer aus einen Verwaltungsvorgang auslösen möglicherweise ist aus Sicherheitsgründen dazu eine digitale Signatur nötig

21 Unternehmen: Prozessketten gestalten, Standort sichern Quelle: Tschichholz/ Wolf/ Fröschle 2009 Fokus auf Prozessbeteiligte: Prozesslandkarte zeigt zu jedem Business-to-Government Prozess die Beteiligten auf Seiten der Administration (Behörden) und auf Seiten der Intermediäre an, dadurch gezielte Planung von E-Government-Projekten Fokus auf Prozessgegenstände/ inhaltliche Bezüge zwischen Prozessen, dadurch Identifikation von Kandidaten für Reengineering Prozeßdatenbeschleuniger

22 Verwaltung: Governance modernisieren, Effizienzvorteile umfassend realisieren Kooperative Formen beim Sourcing durch Shared Services Schlanke und effiziente Gremienstrukturen in der ebenenübergreifenden IT-Governance Weg vom Technoföderalismus Diskursgetriebene, offene und ebenenübergreifende egovernmentstrategie in Deutschland Welcher Föderalismus ist unter den aktuellen technischen, ökonomischen, rechtlichen, sozialen und politischen Rahmenbedingungen wünschenswert und umsetzbar?

23 Politik: Handlungsfelder der Verwaltungsmodernisierung Verwaltungspolitik Aufgabenumbau Organisationsentwicklung Planungs- und Prozessoptimierung Neue Steuerung Personalentwicklung Regelungsoptimierung E-Government Warum? Seit wann? Für wen? Wie genau? Wie weiter? (Jock (Hrsg) 2008, Speyerer Forschungsberichte 256)

24 IT: egovernmentarchitektur und Architekturmanagement Von gewachsenen IT-Monolithen Ausbau? zur Neubau? Umbau? geplanten IT-Landschaft

25 egovernment im 21. Jahrhundert

26 Ausgangspunkte in der IT Professionalisierung und Industrialisierung Kommoditisierung und Standardisierung Kooperation und Sourcing Differenzierung erforderlich, statt die IT Vor allem: Verlagerung der Aufwände von Run zu Change Zum Beispiel Im nächsten Jahr 30% weniger operating costs um den Staat fit zu machen. Senkung der laufenden Kosten beim zukünftigen Betrieb durch Investitionen heute

27 Mögliche Ziele 1 Weniger Bürokratiekosten durch vereinfachte Prozesse Denn die komplexen können wir uns gar nicht mehr leisten. Intelligente Mobilität Denn die dumme kommt zu teuer. Green IT und Cleantech Grüne IT spart Ressourcen durch Konsolidierung, Virtualisierung und Intelligentes Design Einsatz IT für den Umweltschutz, als Grund bei uns zu produzieren zu lassen

28 Mögliche Ziele 2 Infrastruktur aufmöbeln Infrastruktur der Verwaltung: Menschen, Prozesse, Institutionen, Gebäude, Netze alle Elemente anpacken, aber Menschen und Prozesse zuerst Netze: harmonisieren, Breitbandversorgung sicherstellen und auf IPv6 vorbereiten Innovationen vorantreiben Was bleibt denn übrig, wenn man sich durchgespart hat Staat als Innovationstreiber und im Lead! Visionen haben: egovernment braucht die Richtungsklarheit

29 Verwaltungsmodernisierung mit egomm 1. Schwerpunktidentifikation Nutzenorientieru ng Primär externe Nutzenorientier ung Primär interne Nutzenorientier ung Gestaltung/ Planung Gesetzgebung/ Parlamentarische Prozesse Partizipationsorientierung Verwaltungseinheiten Leistung Kostenorientierung Serviceorientierung Politische Verwaltung Leistungs- und Ordnungsverwaltung 2. Umfassende Analyse zur Feststellung von Zielabweichungen 3. Ergebnisse der Analyse mit Handlungsempfehlungen Dokumentationsmanagement Management der Prozessflexibilität Management der Prozesseffektivität Management der Prozesseffizienz Methoden- und Prozessmanagement 4. Best-Practice-Community 30

30 1. Verwaltungen unterscheiden sich wesentlich durch unterschiedliche strategische Ausrichtungen Strategische Ausrichtung Kosten Service Bürgerbeteiligung Strategische (Politische) Ziele 1 Leistungsfähige IT- Unterstützung Effizienz Wirtschaftlichkeit / Standortsicherung / Nutzenorientierung Innovation/ Zukunftsfähigkeit Transparenz und Datenschutz Gesellschaftliche Teilhabe Reifeszenarios Kostenorientierte Verwaltung 1 2 Serviceorientierte Verwaltung 3 Partizipationsorientierte Verwaltung Reifeszenarios beschreiben Idealtypen. In der Praxis treten Verwaltungen als Mischform auf. Rolle der IT IT als Rationalisierungsinstrument IT als Enabler für digitale Dienstleistungen IT als Unterstützung politischer Entscheidungsverfahren (1) In Anlehnung an der Nationalen E-Government Strategie (Stand: 12/2009) 31

31 2. Das egomm unterscheidet sich von anderen Reifemodellen und Standards durch seinen umfassenden Anspruch Andere Reifemodelle und Standards Verwaltungsorganisation Management der Leistung Management der Verwaltungsvorgänge CMMI-SVC 1 DOMEA 2 BPMM 3 egomm ITSourcingmanagement Personalmanagement Management der Unternehmensarchitektur Management der Anwendungsentwicklung IT Service Management IT-Sicherheitsmanagement CMMI-ACQ 1 P-CMM 1 EIAMM 4 NAOMI 5 ACMM 6 CMMI-DEV 1 ITIL V3 8 SPICE 7 CMMI-SVC 1 IT Grundschutz 9 ISM3 10 PRISMA 11 IT Governance COBIT Referenzen: (1) Carnegie Mellon Software Engineering Institute; (2) Engel (1999); (3) Weber et al. 2006; (4) Kim et al. (2008); (5) Van der Raadt et al. 2008; (6) TOGAF; (7) ISO 15504; (8) ISO 20000; (9) ISO ; (10) Canal (2008); National Institute of Standards and Technology (NIST) (2007); (12) Debreceny (2009); 32

32 3. Beispiel zur Abweichungsanalyse Dokumentationsmanagement Management der Prozesseffizienz 5 Management der 4 Prozessflexibilität Management der Prozesseffektivität Methoden- und Prozessmanagement Abweichungen vom Soll Handlungsempfehlungen IST-Zustand: Methoden- und Prozessmanagement= Stufe 3 Soll-Zustand: = Stufe 5 Kennzahl Ausprägung Stufe 3 Durchlaufzeit Ausgewählte Durchlaufzeiten wurden zumindest einmalig in der Vergangenheit erfasst und es wird in einigen Fällen und eher unsystematisch auf ihre Verbesserung hingewirkt Handlungsempfehlungen Entwicklung systematischer Kennzahlen und Definition von Zielgrößen für Durchlaufzeiten, Prozessanalyse und Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen, Etablierung eines kontinuierlichen Monitorings Prozesskosten Ressourceneffizienz (geschaffener Mehrwert je eingesetzte Einheit Ressourceninput) Kosten von ausgewählten Prozessen wurden zumindest einmalig in der Vergangenheit erfasst und analysiert und es wird in einigen Fällen und eher unsystematisch auf Einsparungen hingewirkt Messung der Ressourceneffizienz erfolgte zumindest einmalig in der Vergangenheit; es wird in einigen Fällen und eher unsystematisch auf Verbesserungen hingewirkt; Verbesserungsmaßnahmen werden gelegentlich und unter moderater Informationslage festgelegt Systematische Prozesskostenerfassung und analyse von Kostentreibern, Zielgrößen definieren, Umsetzung Kostenreduzierender Maßnahmen, kontinuierliches Monitoring Flächendeckende Messung der Ressourceneffizienz, Analyse von Effizienzschwachstellen, Zielgrößen definieren, kontinuierliches Monitoring 33

33 4. Best-Practice-Community Erweiterung des eigenen Netzwerkes Offener Austausch von Best Practice Erfahrungen Finden von geeigneten Ansprechpartnern durch Profilinformationen Diskussion mit Ansprechpartnern mit ähnlichen Schwerpunkten und Themen in Vertrauensatmosphäre Austausch zu Erfahrungen in den Bereichen Prozesse, Anwendungslandschaft, IT- Infrastruktur- und Führungsthemen Identifikation von Best-Practice- Lösungen Entwicklung von vergleichbaren Kriterien und Kennzahlen Gemeinsame Schwachstellenanalyse und Lösungsentwicklung 34

34 Warum nicht E-Government innovativ denken? 1. Das E in E-Government ist nur sinnvoll, wenn es als Ansatz zur Prozess- Reorganisation und Verwaltungsreform genutzt wird. Wenn nicht, trifft das Produktivitätsparadoxon der IT Nutzung auch die öff. Verwaltung 2. Die Reorganisation betrifft nicht nur die Schnittstelle zu den Anspruchsgruppen, sondern vor allem den Prozess des Government selbst. D.h. Reorganisation der Diensterbringung bzw. de: z.b. durch Shared services und Nutzung frontend backend Wertschöpfungslandschaften statt Abbildung tradierter Strukturen 3. E-Government muss ökonomisch, politisch und sozial sinnvoll, technisch machbar und rechtlich zulässig sein, um sich durchzusetzen. 4. Vielfältige Initiativen, Diskurse und Kollegs fördern diesen Bewusstwerdungsprozess. 5. E-Government als gemeinsame Infrastruktur aller begreifen, statt Partikularentwicklungen vieler 6. E-Government ist DER Beitrag zu einem Intelligenten Standort, d.h. Wandlung von der Betrachtung als Kostenfaktor zum Standortvorteilsfaktor.

35 egovernment Verwaltung der Zukunft Vereinheitlichung der Verwaltungsauftritte Prozessorientierung Bedarfsorientierung Die Zukunft des egovernments mit ganzheitlicher IT-Architektur Shared Service Center Verwaltungszugang und -leistung über Front- und Backoffice-Konzepte entkoppeln

36 egovernment im 21. Jahrhundert 10. Kommunales IuK-Forum Niedersachsen , Papenburg Prof. Dr. Helmut Krcmar Sprecher Hochschulkolleg E-Government der Alcatel-Lucent Stiftung 1. Vorstand Wissenschaftliche Gesellschaft Digital Government Deutschland Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik,Technische Universität München