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1 Pflichtenheft und Evaluation Adrian Specker 12. Dezember 2005

2 Übersicht Pflichtenheft 2 Vorgehen im Rahmen Pflichtenheft und Evaluation Positionierung im Projekt Wie positioniert sich das Pflichtenheft/Evaluation im Wasserfall- und im Spiralmodell? Pflichtenheft und Kriterienkatalog Inhalt, Betrachtungstiefe und Methoden Die Betrachtungstiefe des Pflichtenheftes entspricht exakt der Konzeptebene. Vorgehen und Kritik an Pflichtenheft und Evaluation Auch die Evaluation wird gemäss Problemlösungszyklus abgehandelt. Ausschreibung und Bewertung der Angebote (Evaluationsverfahren) Mehrstufiges Auswahlverfahren Typischerweise läuft die Evaluation in drei Stufen ab: Vor-, Grob- und Feinfilter. Wasserfall- vs. Spiralmodell & Standard- vs. Individualsoftware Unterschiede in den Ansätzen wirken sich auf Evaluation wenig aus - der Umfang variiert aber. Ausschreibung Die Ausschreibung erfolgt je nach Stufe in unterschiedlichem Detaillierungsgrad. Kritik am Pflichtenheft Kritik am Pflichtenheft greift zu kurz: Eine saubere Evaluation trägt häufig zum Projekterfolg bei. Kriterienkatalog als Zielsetzungsschritt Der Kriterienkatalolg spiegelt die Zielsetzungen der Auswahl. Jedes Kriterium entspricht einem Ziel. Bewertung der Angebote und Evaluationsbericht Die Angebote werden einem methodischen Kosten/ Nutzenvergleich unterzogen.

3 3 1. Block Vorgehen im Rahmen Pflichtenheft und Evaluation

4 Positionierung Pflichtenheft und Evaluation im Wasserfallmodell 4 Projektantrag Projektplanung & -initialisierung Start Realisierung Projektmanagement Projektmanagement Projektabschluss Systemnutzung Grobkonzept Konzept Pflichtenheft & Evaluation Verifikation & Vertrag Detailkonzept Design & Implementation Abnahme & Inbetriebnahme Betrieb & Unterhalt

5 Positionierung Pflichtenheft und Evaluation im Spiralmodell 5 Nutzung Planung der nächsten Phasen Betrieb & Unterhalt Design & Implementation Detailkonzept Projektantrag Verifikation & Vertrag Grobkonzept Pflichtenheft & Evaluation Konzept Phase 1 Abnahme & Inbetriebnahme Phase 2 Lösungskonzepte Entwicklung und Validierung

6 Vorgehensschritte der Pflichtenheft- und Evaluationstätigkeit 6 PFLICHTENHEFT ZIELSETZUNGEN & KRITERIENKATALOG AUSSCHREIBUNG BEWERTUNG DER ANGEBOTE EVALUATIONSBERICHT EVALUATIONS- ENTSCHEIDUNG Sichtung und Bereinigung der Unterlagen des Konzeptes. Erarbeitung Pflichtenheft, Anforderungskatalog & Szenarios. Projektierung und Terminierung der Evaluationstätigkeit. Erarbeitung der Zielsetzungen und des Kriterienkatalogs. Gewichtung Kriteriengruppen, Einzelkriterien; K.O.-Kriterienliste; Erarbeiten Bewertungsdokumente Evaluations- & Kostenraster. Wahl der Anbieter, Ausschreibung und Einholung von Angeboten. Studium und Überprüfung der Angebote. Durchführung und Dokumentation von Evaluationsszenarios. Referenzen einholen und Referenzbesuche, Zusatzinformationen. Ermittlung der Jahres- und Investitionskosten je Angebot. Ermittlung des Nutzwerts je Angebots mit Evaluationsraster. Bewertung der Angebote und Bestimmung der Rangfolge. Dokumentation der Evaluation im Evaluationsbericht. Entscheidung für Lösungsanbieter und der Alternativvariante. Information der Lösungsanbieter. Freigabe der Verifikations- und Vetragsschritte.

7 Kritik am Pflichtenheft 7 Kritiker von Pflichtenheften führen etwa folgende Argumente ins Feld: Pflichtenheft sei zu aufwendig und zu teuer, die Zeit reicht nicht aus. Man wähle am besten einen der bekanntesten Anbieter, die haben sich ja bewährt. Es gäbe genügend schlüsselfertige Lösungen, man schaut sich diese näher an. Heute gehe man generell nicht mehr nach dem klassischen Phasenkonzept vor.

8 Resultate von Software Projekten zeigen jedoch etwas anderes 8 16% erfolgreiche Projekte 53% eingeschränkt erfolgreiche Projekte 53% fehlgeschlagene Projekte 189 % Durschnittliche Kostenüberschreitung 200 % 100 % 0 % 222 % Durchschnittliche Terminüberschreitung

9 Gescheiterte Projekte auch mit bekannten Anbietern 9 Gescheiterte Einführungen gibt es viele - auch mit bekannten SW-Lösungen: Bsp. 1: Schweizer Unternehmen aus der Textilbranche: Grund: Die speziellen Textilprozesse konnten nicht abgebildet werden Fehler: Anbieter hat wegen fehlendem Pflichtenheft die Sache unterschätzt. Bsp. 2: Konkursite Firma in USA machte SAP R/3 für Konkurs verantwortlich Grund: Die Einführung hätte exorbitante Kosten zur Folge gehabt Fehler: Die Einführungskosten konnten nicht abgeschätzt werden.

10 Grundproblem 10 Unternehmen sind sich bei der Beschaffung von Standard-SW häufig nicht bewusst: mangels des fehlenden Konzeptes und organisatorischer Kompetenz : - was an den bestehenden Geschäftsprozessen effektiv nicht gut ist - welches die Ziele an eine neue Lösung sein sollten - was bei einer neuen Lösung die wichtigsten Ziele wären mangels IT-Kompetenz: - welche Probleme man mit Informatik gerade nicht lösen kann - was man mit Informatik indessen tatsächlich besser machen könnte Fazit: Pflichtenheft ist nur so gut wie das organisatorische und technische Konzept!

11 11 2. Block Inhalt Pflichtenheft

12 Zielsetzungen 12 Dem Unternehmen muss sich spätestens jetzt klar sein, welches die wichtigsten Ziele sind! Klare Zielsetzungen als Basis für das Pflichtenheft erarbeiten: - Welches sind die wichtigsten Prozesse welche beschrieben werden sollen? - Welches sind die bestehenden Schwächen dieser Prozesse? - Können diese Schwächen mit Informatik gelöst werden? - Welches sind die resultierenden Hauptziele an diese Prozesse Erst anschliessend Anforderungen an Prozesse, Funktionen und Datenobjekte: - Hauptprozesse müssen für alle Beteiligten verständlich sein - Der Aufwand zur Abdeckung dieser Anforderungen muss abschätzbar sein

13 Inhalt und Aufbau eines Pflichtenheftes 13 I II III IV V VI VII VIII Situationsanalyse Hersteller, Systemabgrenzung, Ist-Zustand, bestehende Informatik, Aufgaben- und Organisationsmodelle. Explizite Zielsetzungen Generelle Zielsetzungen, Zielsetzungen bezüglich Flexibilität. Anwendungsgebiete Prozessmodelle (inkl. Besonderheiten des Unternehmens). Systemfunktionen (Funktionsmodelle mit Checklisten). Wichtigste Datenobjekte (Mengen und Häufigkeiten). Allgemeine Funktionen Benutzungsoberfläche, Sicherheit, Sprachfähigkeit, Numerierung, etc. Technisches Lösungskonzept Hardware, Netzwerk, Datenbank, Schnittstellen, Antwortzeiten, etc. Prioritäten und Einführungskonzept Zeitplan, Datenübernahme (wichtig), etc. Aufbau des Angebots Inhaltsstruktur, Raster, verbindliche Antworten verlangen, Geheimhaltung. Fragen zum Systemanbieter Merkmale des Anbieters, Referenzen, Zusage zu den abgegebenen Vertragsvorlagen

14 Pflichtenheft als konzeptioneller "Vorvertrag" 14 Management Anwender Pflichtenheft = Vorvertrag SW-Anbieter Projektleiter

15 Betrachtungstiefe des Systems im Pflichtenheft 15 Projektantrag: Hierarchieebene A Grobkonzept: Hierarchieebene B Konzept: Hierarchieebene C Detailkonzept: Hierarchieebene D Design & Implementation: Hierarchieebene E Projektabgrenzung Gesamtsystem Geschäftsprozesse Hauptfunktionen Geschäftsobjekte Bereichsorganisation Anwendungen Teilprozesse Funktionen Objekte Abteilungen Module Detailprozesse Detailfunktionen Objektattribute Gruppen Komponenten Aktivitäten Methoden Systemobjekte Aufgaben Systemfunktionen

16 Modellierungsmethoden im Pflichtenheft 16 sekundär primär Prozesssicht Funktionssicht Objektsicht Aufgabensicht Techniksicht Prozesssicht Funktionssicht Objektsicht Aufgabensicht Datenobjektdiagramm Funktionsmodell / Funktionsliste Liste der Objekte Techniksicht Prozessmodell Wertschöpfungsketten Technikeinsatzdiagramm Systemschnittstellendiagramm Organisationsmodell Stellenorientierter Informationsfluss Prozessfunktionen Systemarchitektur / Module

17 Beispiel: Darstellung der Prozesse 17 Planung Kampagne Marketing funktionen erstellen Marketingplan; planen Kampagne; erfassen Budget. objekte Marketingplan; Kampagne; Budget. Definition Zielgruppe Marketing & Vertrieb funktionen definieren Zielgruppe; selektieren Adressen;... Adressen generieren Marketing funktionen generieren Adressen; exportieren Resultat. objekte objekte Zielgruppe; Adressen. Kunden; Inaktive Adressen Kundengruppen; Interessengruppe. Text, Druck & Mailing Marketing funktionen erzeugen Briefe... objekte Textdokumente; ; Flyer. Versand & Follow-up Vertrieb & Aussendienst funktionen objekte

18 Beispiel: Funktionale Beschreibung im Pflichtenheft 18 Einzelfunktionen Kundenprofil Freie Definition von Kundenprofilen x Kundenprofil am Bildschirm und als Ausdruck verfügbar x Umsatzanzeige nach Produktgruppen x Wichtigste Aufträge je Kunde x Wichtigste Angebote je Kunde x Sales Pipeline x Sicht auf die Produkte wechseln x Unterlagen Zeige alle Unterlagen, welche der Kunde bereits erhalten hat x Marketing Enzyklopädie (alle Unterlagen des Marketings) x Kundenbesuch Erforderliche CRM Funktionen On- und offline-zugriff auf die Daten des Kunden x Priorität der Funktion Priorität 1 (Muss) Priorität 2 Priorität 3 Zukunft 1234 Bemerkungen

19 Beispiel: Terminplan der Einführung 19 Projekt: xy Tätigkeit / Phase Pflichtenheft & Evaluation Verifikation & Vertrag Realisierungsvorbereitung Detailkonzept Design, Implementierung & Test Abnahme & Inbetriebnahme Betrieb und Unterhalt Soll Terminplanung Jan 05 Mrz Mai Jul Sep Nov Jan 06 Mrz Mai Jul Sep Nov

20 Unterschiede Individual- versus Standardsoftware 20 Die Pflichtenhefterstellung für Standardsoftware hat viele Vorteile: a) es gibt bestehende Checklisten, die man kopieren und modifizieren kann b) man kann Referenzinstallationen besuchen c) man kann sich auf die Unterschiede der Lösungen konzentrieren Die Pflichtenhefterstellung für Individualsoftware hat auch Vorteile: a) es handelt sich häufig um weniger umfassende Lösungen b) die Ziele und Konzepte müssen etwas klarer formuliert werden Von der Form her gibt es allerdings keine generell gültigen Unterschiede

21 Wasserfall- versus Spiralmodellvorgehen 21 Vollständiges Pflichtenheft gemäss Wasserfall hat dann Vorteile a) wenn der Produktivstart bereits sehr viel abdecken muss b) wenn die Kosten für diesen Umfang klar definiert sein müssen Zyklische Vorgehensweise mit eingeschränktem Pflichtenheft hat Vorteile: a) wenn der Lösungs-Partner bereits klar definiert ist (Bank, ) b) wenn das Projekt geeignet ist, stufenweise zu wachsen. Heute gibt es meist einen Mix aus den Ansätzen: a) Fokussierung auf die tatsächlich wichtigsten Prozesse (Spiralmodell) b) Vollständige Checkliste für den Rest der Anforderungen (Wasserfall)

22 Kriterienkatalog = Zielsetzungen 22 Funktionale Abdeckung Kontakte/Termine Adressen verwalten Kampagnen Marketingplan Zielgruppe festlegen Budget erfassen,... Vertriebsplanung Aussendienst planen Besuchsberichte Flexibilität & Konfiguration Kriterienkatalog 35 % 20 % 20 % 5 % 20 % Kontakte verwalten Modularchitektur Mandantenfähigkeit Subsystemfähigkeit Modularität SW-Konfiguration Parametrisierbarkeit Prozessdefinition frei Automations-Scripts Flexible Zusatzfelder Flexible Masken Flexibles Reporting Releasefähigkeit 100 % Technische Konzeption Hardware, Netz Performance Systemsoftware Betriebssystem Programmiersprache Relationale SQL-DB Sicherheit Zugriffsschutz Schnittstellen Office ERP Ergonomie Look & Feel Flexible Abläufe Einführung & Vorgehen Vorgehen Konzept Vorgehen Terminierung... Schulung Schulungskonzept Kursort... Dokumentation Handbücher... Anbieter & Vertrag Organisation Ressourcen Lokale Präsenz Referenzen Anzahl Installationen Offerte Eindruck Offerte Problemverständnis Wartung Hotline... Vertrag Garantieumfang...

23 23 3. Block Ausschreibungsund Evaluationsverfahren

24 Mehrstufiges Auswahl- und Entscheidungsverfahren 24 Vorfilter Grobfilter Feinfilter Spektrum potentieller Lösungsanbieter Selektion Anbieter Erfüllung Musskriterien Nutzwertanalyse ca. 3 7 Systeme bilden die Shortlist Evaluierte Lösung (+ Ersatzlösung) ca Systeme Checkliste zur Selektion ca Systeme bilden die Longlist Grobpflichtenheft Pflichtenheft

25 Selektion der Anbieter durch einen Vorfilter 25 Ziel des Vorfilters Im Vorfilter geht es darum, die möglichen Lösungsanbieter für die tatsächliche Evaluation auszuwählen und zu selektionieren. Die Anzahl aller möglichen Anbieter kann sich in der Grössenordnung von Systemen bewegen. Diese Zahl ist z.b. ohne näheren Kontakt mit den Anbietern im Vorfilter auf ein Systeme zu reduzieren. Methode Checkliste zur Reduktion der gesamten Angebots durch: Modulangebot, Sprachunterstützung, Niederlassung,... Resultat Als Resultat des Vorfilters steht eine Longlist (10-30 Anbieter) zur Verfügung. Lediglich diese werden später über die Ausschreibung informiert und im Grobfilter angeschrieben.

26 Problematik der Selektion: Vielfalt der Anbieter 26 Lieferantengruppierungen: - Hardwarehersteller (heute häufig als Generalunternehmer tätig (IBM, HP, Siemens, etc.) - Softwarehäuser (SAP, Baan, Oracle, + Branchenlösungen z.b. Elektro, Schreiner,...) - Systemhäuser (CAP Gemini, Andersen, CSC Ploenzke, ) - Fachhändler (meistens Business-Partner der Hardwarehersteller, z.b IBM Partner,...) - Softwareentwicklungshäuser - Outsourcing-Partner (EDS, ) Merkmale des Marktes: rasche Entwicklung Konsolidierungstendenzen relativ unübersichtlich (alleine 150 PPS-Systemanbieter im deutschsprachigen Raum)

27 Erweiterung des Suchspektrums im Vorfilter 27 Office Office Office Portal Portal Portal Mail... Mail CRM Mail Gesamtsystem ERP CRM Gesamtsystem ERP Gesamtsystem CRM ERP SCM... SCM SCM CAD CAD CAD Finanz & Lohn Finanz & Lohn Finanz & Lohn

28 Grobfilter: Reduktion der Anbieter auf eine Shortlist 28 Vorfilter Grobfilter Feinfilter Spektrum potentieller Lösungsanbieter Selektion Anbieter Erfüllung Musskriterien Nutzwertanalyse ca. 3 7 Systeme bilden die Shortlist Evaluierte Lösung (+ Ersatzlösung) ca Systeme Checkliste zur Selektion ca Systeme bilden die Longlist Grobpflichtenheft Pflichtenheft

29 Ausschreibung Grobfilter 29 Ziel des Grobpflichtenheftes Im Grobfilter geht es darum, die Anzahl der möglichen Lösungsanbieter nochmals zu reduzieren (z.b. von 20 Anbieter der Longlist auf 5 Anbieter = Shortlist). Den Anbietern wird daher nur eine Checkliste mit Standard-Fragen zugestellt. Umfang eines Pflichtenheftes für die Grobauswahl: 5-15 Seiten Inhalt und Methode Allgemeine Fragen zum Systemanbieter (Alter, Wartung, Anzahl Installationen, Partner, Preise) Anwendungsgebiete (Grobe Anforderungen gemäss wichtigsten Prozessen und Funktionen) Allgemeine Anforderungen (Hardware, Schnittstellen, Sicherheit, User Interface, Antwortzeiten) Als Methode wird in der Regel eine einfache Bewertung nach K.O. Kriterien verwendet. Gefahr Die frechen Firmen kommen weiter, die ehrlichen bleiben auf der Strecke - denn eine einfache Checkliste (z.b. Lagerverwaltung j/n) lässt unglaublich viel Interpretationsspielraum...

30 Raster Grobpflichtenheft 30 I II III IV V VI Situationsanalyse Kennzahlen der eigenen Firma, Organisation, Produkte, Größe. Anwendungsgebiete Checkliste zu den Mussfunktionen und Mussanwendungen. Allgemeine technische Anforderungen Hardware, etwaige Schnittstellen. Technische Voraussetzungen Betriebssysteme, Datenbanksysteme, Hardwareerfordernisse. Kostenrahmen Schätzungen des Anbieters zu den wahrscheinlichen Kosten. Fragen zum Systemanbieter Firmenprofil, Anzahl Installationen, Partner, Implementationszeit.

31 Feinfilter: Evaluation der Lösung (+Ersatzlösung) 31 Vorfilter Grobfilter Feinfilter Spektrum potentieller Lösungsanbieter Selektion Anbieter Erfüllung Musskriterien Nutzwertanalyse ca. 3 7 Systeme bilden die Shortlist Evaluierte Lösung (+ Ersatzlösung) ca Systeme Checkliste zur Selektion ca Systeme bilden die Longlist Grobpflichtenheft Pflichtenheft

32 Inhalt und Aufbau des Feinpflichtenheftes 32 I II III IV V VI VII VIII Situationsanalyse Hersteller, Systemabgrenzung, Ist-Zustand, bestehende Informatik, Aufgaben- und Organisationsmodelle. Explizite Zielsetzungen Generelle Zielsetzungen, Zielsetzungen bezüglich Flexibilität. Anwendungsgebiete Prozessmodelle (inkl. Besonderheiten des Unternehmens). Systemfunktionen (Funktionsmodelle mit Checklisten). Wichtigste Datenobjekte (Mengen und Häufigkeiten). Allgemeine Funktionen Benutzungsoberfläche, Sicherheit, Sprachfähigkeit, Numerierung, etc. Technisches Lösungskonzept Hardware, Netzwerk, Datenbank, Schnittstellen, Antwortzeiten, etc. Prioritäten und Einführungskonzept Zeitplan, Datenübernahme (wichtig), etc. Aufbau des Angebots Inhaltsstruktur, Raster, verbindliche Antworten verlangen, Geheimhaltung. Fragen zum Systemanbieter Merkmale des Anbieters, Referenzen, Zusage zu den abgegebenen Vertragsvorlagen

33 Szenariobasierte Evaluation und Referenzbesuche 33 Planung Kampagne Marketing funktionen 1. erstellen Marketingplan; 2. planen Kampagne; 3. erfassen Budget. objekte Marketingplan; Kampagne; Budget. Definition Zielgruppe Marketing & Vertrieb funktionen 4. definieren Zielgruppe; 5. selektieren Adressen;... Adressen generieren Marketing funktionen generieren Adressen; exportieren Resultat. objekte objekte Zielgruppe; Adressen. Kunden; Inaktive Adressen Kundengruppen; Interessengruppe. Text, Druck & Mailing Marketing funktionen erzeugen Briefe... objekte Textdokumente; ; Flyer. Versand & Follow-up Vertrieb & Aussendienst funktionen objekte

34 Nutzwertanalyse zur Bewertung der Angebote 34 Athena AG Pkt. Pkt.*GA Gewicht in % G1 G2 G3 GA Funktionale Abdeckung 35 Kontakte & Termine 30 Adressen verwalten Kontakte verwalten Kampagnen Marketingplan Zielgruppe festlegen Budget erfassen Vertriebsplanung 40 Aussendienstplanung Besuchsberichte Flexibilität, Konfigurat. 20 Modularchitektur 50 Mandantenfähigkeit Subsystemfähigkeit SW-Konfiguration Parametrisierbarkeit Flexibilität % 47% Neptun AG Pkt. Pkt.*GA % Zeus GmbH % 3 18 Technische Konzeption % % Einführung & Vorgehen % % 4 20 Anbieter % % Gesamtpunktzahl Jahreskosten (Betrieb & Abschreibung) Nutzwert (Punkte je Kosteneinheit) Rang Pkt. Pkt.*GA % 35% 50% 40% 50%

35 Nutzwertanalyse zur Bewertung der Angebote 35 Gewicht in % G1 G2 G3 GA Funktionale Abdeckung 35 Kontakte & Termine 30 Adressen verwalten Kampagnen Marketingplan 25 Zielgruppe festlegen 50 Budget erfassen Relative Gewichte je Vertriebsplanung 40 Ebene Aussendienstplanung und Elemente 50 Besuchsberichte 50 festlegen (G1, G2, G3) Lösung A Pkt. Pkt.*GA Flexibilität, Konfigurat. 20 Modularchitektur 50 Mandantenfähigkeit 2. Absolutes 40 Gewicht 4 4 (GA) 16 Subsystemfähigkeit SW-Konfiguration je Element 50 berechnen: Parametrisierbarkeit * 30 * 50 / 1000 = 5.25 Flexibilität Technische Konzeption Einführung & Vorgehen Anbieter Gesamtpunktzahl Lösung B Pkt. Pkt.*GA 3. Anzahl Punkte je Element vergeben (z.b. 1 6) 4. Teil-Nutzen = Punkte x Gewicht Gesamtnutzwert Lösung = Summe aller Teil-Nutzen

36 Darstellung des Nutzwertes (Verhältnis Nutzen zu Kosten) 36 Nutzwert (Punkte) Neptun AG Athena AG Zeus GmbH 100 k 200 k 300 k 400 k Kosten

37 Stärken- / Schwächenprofil der Angebote 37 Bewertungskriterien Funktionale Abdeckung Flexibilität & Konfiguration Technische Konzeption Einführung & Vorgehen Anbieter Erfüllungsgrad 0% 25% 50% 75% 100% Athena Zeus Neptun

38 Evaluationsbericht 38 I II III IV V VI VII VIII IX ZUSAMMENFASSUNG AUSGANGSLAGE - Ausgangslage und Terminplan der Evaluation - Evaluationteam EINGEGANGENE ANGEBOTE - Übersicht der eingegangenen Angebote EVALUATION - Evaluationsverfahren (Grundsätzlicher Ablauf) - Erfüllung Grobfilter (Erfüllung der Musskriterien durch die Anbieter auf Longlist) - Bewertung Feinfilter (Darstellung des Kriterienkataloges und der Gewichtung). - Kostenraster (Ermittlung der normierten Kosten der Angebote) ERGEBNISSE UND BEURTEILUNG - Kosten-/Leistungsvergleich: Darstellung der Nutzwertanalyse; Rangfolge der Angebote; Kosten-/Nutzenvergleich; Angebotsprofil. - Stärken/Schwächen der Angebote. RISIKOANALYSE EMPFEHLUNGEN DES EVALUATIONSTEAMS WEITERES VORGEHEN, PLANUNG ANHANG

39 Schlussfolgerungen und Erkenntnisse aus der Praxis 39 Zusammenfassende Antwort auf die generelle Kritik an Pflichtenheften: Pflichtenheft ist zu aufwendig und zu teuer, die Zeit reicht nicht aus. Spätestens vor der Einführung erstellt man auf alle Fälle ein Konzept Man wählt am besten einen der bekanntesten Anbieter, dann geht schon nicht schief. Es gibt genügend gegenteilige Praxis-Beispiele jedes Lieferanten. Es gibt genügend schlüsselfertige Standardsoftware. Dann kann man ja die Funktionskataloge für das Pflichtenheft verwenden Heute geht man nicht mehr nach dem klassischen Phasenkonzept vor. Tendenz richtig: man beschränkt sich daher idealerweise auf die wichtigsten Prozesse und beschreibt diese Anforderungen detailliert. Für den Rest holt man ein Gesamtangebot ein. Iterativ Einführen ist immer erlaubt.

40 Schritt Bereich Pflichtenheft Zielsetzungen & Kriterienkatalog Ausschreibung Bewertung der Angebote Evaluationsbericht Sozio-technisches System Dokumentierte Zielsetzungen; Dokumentierte Anforderungen; Grobpflichtenheft; Vollständiges Pflichtenheft; Inhaltsraster für Offerten. Gewichteter Kriterienkatalog. Marktanalyse Anbieter; Checkliste für Selektion; Selektion Grobfilter (Longlist); Selektion Feinfilter (Shortlist); Dokumentierte Evaluationsszenarien; Eingeholte Referenzauskünfte. Bereinigte Angebote; Evaluationsbewertung. Evaluationsbericht. Einführung & Ausbildung Anforderungen an Einführungszeitraum und Abfolge. Kriterien Einführung & Schulung. Betrieb & Unterhalt Anforderungen an Betrieb und Unterhalt. Kriterien Betrieb & Unterhalt. Bewertung EinführungBewertung & Schulung. Betrieb & Unterhalt. Projektmanagement 40 & Controlling Projektplanung; Planung Evaluation. Bewertung Projektmanagement. Evaluationsentscheidung Evaluationsentscheidung.

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