So bekommen Sie Ihr Lizenz-Management in den Griff

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1 So bekommen Sie Ihr Lizenz-Management in den Griff Ein funktionierendes Lizenz-Management spart Kosten und schafft Sicherheit. Um alle Vorteile auszunutzen, sollten Sie folgende Punkte beachten. Experten von KPMG schätzen, dass sich die Softwarekosten mit einem funktionierenden Lizenz-Management um 15 bis 30 Prozent senken lassen. Dabei können Anwender verschiedene Einsparpotenziale heben: Beispielsweise lässt sich beim Lizenzeinkauf sparen, wenn das Management-Tool anzeigt, dass von der benötigten Software in einer anderen Abteilung noch einige Lizenzen frei verfügbar sind. Mit dem richtigen Lizenzüberblick können die Verantwortlichen außerdem ihr Beschaffungsverhalten optimieren: Statt teurer Einzelplatzlizenzen lohnen sich in bestimmten Fällen Rahmenlizenzprogramme. Zudem zeigt eine funktionierende Lizenzverwaltung an, welche Programme nicht mehr genutzt werden und somit keine teuren Wartungsverträge mehr benötigen. Darüber hinaus lässt eine Lizenz- und Softwareverwaltung das Management ruhiger schlafen. Die Firmenverantwortlichen setzen ihr Unternehmen nicht mehr der Gefahr aus, unterlizenziert zu sein. Ist das der Fall, drohen unangenehme Konsequenzen: Neben empfindlichen Strafen und Nachzahlungen kann das Renommee der Firma Schaden nehmen, und im schlimmsten Fall müssen die Verantwortlichen hinter Gitter. Abgesehen von den rechtlichen Folgen, schreiben außerdem Compliance-Richtlinien mittlerweile dezidiert vor, wie die Lizenzverwaltung zu bewerkstelligen ist. Wer sein Unternehmen konform nach Basel II und Sarbanes-Oxley aufstellen will, muss das Software-Asset-Management (SAM) nachweislich im Griff haben. Aus diesen Gründen müssen Anwender das Lizenz-Management in ihrem Unternehmen organisieren und implementieren. Das ist oft nicht einfach: Schließlich geht es nicht allein darum, ein Software-Tool zu installieren. Für ein effizientes Lizenz-Management gilt es, die betroffene Organisation umzustellen, neue Prozesse einzuführen und die notwendige Technik bereitzustellen. Das müssen Sie dabei beachten PHASE 1: ORGANISIEREN Beschaffungsprozesse dokumentieren und vereinheitlichen In der ersten Phase eines SAM-Projekts gilt es, sich einen Überblick zu verschaffen. Die Verantwortlichen in den Unternehmen sollten dokumentieren, wer auf welche Weise Software beschafft, wo Lizenzen und Lizenznachweise abgelegt werden und wie Software in der Firma verteilt wird. Bei der Bei der Definition und der Optimierung Ihrer Lizenzprozesse unterstützen wir Sie gern. Das Prozess Design für den Lizenz LifeCycle wird in drei durch uns moderierten Workshops mit einer Durchlaufzeit von ca. 6 Wochen gemeinsam mit Ihnen erarbeitet. Lizenzablage aufräumen und ordnen In vielen Unternehmen wird die ordnungsgemäße Ablage der Lizenzunterlagen und Original-Datenträger nicht ernst genommen. Oft liegen diese verteilt in verschiedenen Büros oder sogar im Home Office von Mitarbeitern. Wer sein Lizenz-Management in den Griff bekommen möchte, muss an dieser Stelle Ordnung halten. Lizenz-Manager ernennen Vor allem in größeren Unternehmen beziehungsweise Firmen mit komplexeren Strukturen kann es sich lohnen, einen Verantwortlichen für Lizenz- oder Software-Asset- Management einzusetzen. Dieser sollte sich an zentraler Stelle um alle Abläufe im Softwareeinkauf, die Ablage der Lizenznachweise sowie die Verteilung der Software kümmern. In vielen Unternehmen sind der Einkauf und die Verwaltung von Software und deren Lizenzen dezentral geregelt. Ergebnis: Unklare Lizenzzahlen Unklare Installationszahlen Unklare Lagerorte für Unterlagen und Datenträger Ergebnis von Kundenbefragungen: Gibt es in Ihrem Unternehmen die Funktion und Stelle eines Lizenz- Managers? 7% Ja, dedizierte Funktion und Stelle 24% Ja, in Kombination mit anderer Funktion 48% Nein, einen Lizenz-Manager gibt es nicht 21% weiß nicht, keine Angabe Wer ist ihrem Unternehmen für den Kauf von neuer Software zuständig? 24% Finanzmanager 18% IT Manager / Leiter / Angestellter 42% Abhängig vom späteren Nutzer 16% Andere

2 PHASE 2: MESSEN Softwarebestand erfassen und sortieren Im nächsten Schritt müssen sich die Lizenz-Manager einen Überblick darüber verschaffen, welche Software überhaupt zum Einsatz kommt. Dabei helfen Inventarisierungs-Tools wie bspw. die DeskCenter Management Suite, die alle Rechner im Unternehmensnetz regelmäßig automatisch untersuchen und die gefundenen Programme an eine zentrale Datenbank zurückmelden. Eine DNA-Datenbank ist dann in der Lage aus dem Rohinventar anhand von Erkennungsmustern ein Reporting der erkannten Softwareprodukte zu liefern Alle Systeme inventarisieren Diese Softwareerfassung mag auf den ersten Blick trivial erscheinen, hat aber ihre Tücken: So reicht es nicht aus, zu einem bestimmten Zeitpunkt alle Rechner im lokalen Netz von einer zentralen Konsole aus zu inventarisieren. Dann gehen dem Unternehmen nämlich die Rechner durch die Lappen, die gerade ausgeschaltet, offline oder im mobilen Einsatz sind. Eine Software-Inventarisierung hat jedoch nur dann Sinn, wenn sämtliche Programme gescannt und erfasst werden, die im Unternehmen benutzt werden. Um ein vollständiges Bild aller installierten Software zu erhalten, eignen sich daher vor allem Tools, die einen Softwareagenten in allen Rechnern platzieren. Dieser fährt automatisch in vordefinierten Abständen lokale Inventarisierungsläufe und schickt die Ergebnisse an die zentrale SAM- Konsole im Unternehmen. Nicht außer Acht gelassen werden darf der Dateiscann. In aller Regel reicht es nicht aus, nur die per WMI erreichbaren Inventorydaten auszulesen. Installationsfreie, portable bzw. virtualisierte Softwareprodukte würden nicht erfasst werden. Softwarenutzung erfassen und prüfen Um das Potenzial von SAM möglichst vollständig auszuschöpfen, reicht es nicht aus, die installierten Programme nur zu zählen. Vielmehr sollte das eingesetzte Management-Tool auch in der Lage sein, die Nutzung der Software zu erfassen. Die DeskCenter Management Suite bietet dafür das Modul Application Metering an. In vielen Fällen liegen auf den Rechnern der Mitarbeiter Programme, die diese gar nicht mehr verwenden. Oft handelt es sich dabei um teure Spezialsoftware, die zeitlich begrenzt für bestimmte Projekte benötigt und dann auf den Systemen vergessen wurde. Statt diese Software für teures Geld neu zu kaufen, können einzelne nicht mehr genutzte Lizenzen einfach an andere Anwender im Unternehmen übertragen werden. Doch Vorsicht: Der Einsatz derartiger Werkzeuge muss in aller Regel mit Gremien wie dem Betriebsrat abgestimmt werden. Um hier einen Konsens zu erzielen, empfiehlt es sich, über die Qualität der Überwachung zu verhandeln. PHASE 3: AUSWERTEN Software- und Lizenzbestand abgleichen Ist die Software inventarisiert, müssen Unternehmen als Nächstes prüfen, welche Lizenzrechte sie besitzen. Was auf den ersten Blick banal anmutet, ist in der Praxis oft schwierig. Die größte Herausforderung liegt dabei im Kleingedruckten, also in der Analyse der Lizenzbedingungen. Den Anwenderunternehmen fällt es oft schwer, an dieser Stelle den Durchblick zu behalten. Das liegt vor allem an den teilweise komplexen Lizenzmetriken der Softwarehersteller. Die Lizenzmodelle unterscheiden sich meist sogar innerhalb des Portfolios eines Anbieters. Dazu kommt, dass die Richtlinien, wie eine Software eingesetzt werden darf, auch nach dem jeweiligen Versionsstand eines Programms differieren können, da sich die Metriken der Hersteller laufend ändern. Zu guter Letzt müssen sich die Lizenz-Manager mit den Regeln verschiedener Softwarelieferanten auseinandersetzen. SAM kontinuierlich fortsetzen Mit dem Abschluss eines SAM-Projekts ist das Lizenz-Management nicht zu Ende. Vielmehr gilt es für die verantwortlichen Manager, kontinuierliche Lizenz-Management-Prozesse im Unternehmen zu definieren, einzurichten und am Laufen zu halten. Tipp An SaaS, Virtualisierung und die Cloud denken. Wenn Sie Lizenzverträge verhandeln, sollten Sie technische Entwicklungen im Blick behalten. Prüfen Sie, ob Ihr Softwarelieferant Nutzungsmodelle wie Software as a Service (SaaS) und Cloud Computing sowie neue Techniken wie Virtualisierung in seinen Lizenzmodellen berücksichtigt. Ist das nicht der Fall, klären Sie diese Fragen rechtzeitig und bestehen Sie auf einem schriftlichen Statement, wie die Lizenzfrage zu behandeln ist, wenn Sie Ihr Rechenzentrum virtualisieren beziehungsweise eine Applikation in die Cloud verlagern wollen. Definition SAM Nach ITIL umfasst das Software- Asset-Management (SAM) diejenigen Prozesse und Infrastrukturen, die notwendig sind, um Software-Assets eines Unternehmens während ihres gesamten Lebenszyklus zu managen, zu kontrollieren und zu schützen. Hierbei wird unter Software sowohl die Lizenz als auch die installierte Applikation verstanden.

3 PHASE 4: UMSETZEN Software effizienter einsetzen Am Schluss eines jeden SAM-Projekts steht die Lizenzbilanz. Daraus leiten sich verschiedene Handlungsempfehlungen für die Softwareverantwortlichen in den Unternehmen ab. Beispielsweise gilt es, die eigene Organisation derart umzugestalten, dass zukünftig Probleme im Prozess von der Bedarfsermittlung über das Beschaffen bis hin zum Installieren und Nutzen vermieden werden. Darüber hinaus gibt die Bilanz Aufschluss darüber, an welchen Stellen im eigenen Softwarebestand eine Fehllizenzierung vorliegt: Eine Unterlizenzierung müssen die Verantwortlichen durch den Nachkauf von entsprechenden Lizenzen beheben, um rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen. Im Falle einer Überlizenzierung lässt sich die nicht genutzte Software entweder direkt an anderer Stelle im Unternehmen einsetzen oder in einem Lizenz- Pool parken, aus dem sich die einzelnen Abteilungen je nach Bedarf bedienen können. Überzählige Lizenzen verwerten Stellt sich im Rahmen eines SAM-Projekts heraus, dass Sie mehr Lizenzen eines bestimmten Softwareprodukts besitzen, als Sie benötigen, sollten Sie überlegen, die überzähligen Lizenzen zu verkaufen. Seit einigen Jahren entwickelt sich in Deutschland ein Markt für Secondhand- Software. Neben Standardprodukten wie Windows-Betriebssystemen und Office-Software werden mittlerweile auch Business-Applikationen beispielsweise von SAP und Oracle gehandelt. Zwar sind in diesem Umfeld längst nicht alle rechtlichen Fragen geklärt, und die Softwarehersteller versuchen auch immer wieder, den Gebrauchtmarkt zu verunsichern, um das eigene Lizenzgeschäft zu schützen. Doch die Anwenderunternehmen sollten sich davon nicht abschrecken lassen. Sprechen Sie den Softwareanbieter darauf an und lassen Sie sich den Verkauf absegnen. Dann sind Sie auf jeden Fall rechtlich abgesichert. Ein bisschen Druck kann an dieser Stelle nicht schaden. Letztendlich will Ihr Softwarelieferant Sie als Kunden nicht komplett verlieren. Softwarewartung nicht vergessen Das sind die wichtigsten Lizenzhändler in Deutschland: Preo AG ( Secondsoft GmbH ( SusenSoftware GmbH ( USC GmbH ( Usedsoft GmbH ( Basierend auf den Erfahrungen von bereits durchgeführten Prüfungen kann der nachfolgende Fragebogen (nächste Seite) zur Risikoabschätzung der beschriebenen Prozessketten einer Lizenzabwicklung dienen. Die vorgestellten Fragen können sowohl bei der Prüfung von Unternehmen als auch zur eigenen Analyse verwendet werden. Dögel IT-Management Platanenstraße Halle Tel.: Fax: info@doegel.de Commitment, Innovation, Kompetenz Im erscheint die Deskcenter Management Suite in der Version 9.0. Eines der Highlights der neuen Version wird ein überarbeitetes Lizenzmanagement sein. Sobald die neue Version offiziell verfügbar ist informieren wir Sie über Webinartermine zum neuen Deskcenter. Ihr Platz für Notizen: Besuchen Sie uns im Internet:

4 Fragebogen zur Risikoabschätzung für den ordnungsgemäßen Einsatz von Softwarelizenzen Prozessabschnitt 1 Prozessabschnitt 2 Strategie zum Erwerb von Software-Lizenzen ja nein Einsatz von Software-Lizenzen ja nein 1. Gibt es in Ihrem Unternehmen vom höheren Management verabschiedete und geförderte Richtlinien für ein Software-Lizenz- Management? 2. Umfasst Ihre Initiative Verhaltensregeln mit Disziplinarmaßnahmen bei deren Verletzung? 1. Führt Ihr Unternehmen periodisch Audits bezüglich der Lizenzrichtlinien und -verfahren durch, um deren Einhaltung zu gewährleisten? 2. Gibt es in Ihrem Unternehmen eine Person, die für die Lizenzrichtlinien und Verfahren zur Verantwortung gezogen wird? 3. Werden die Richtlinien klar an alle Ihre Beschäftigten weitergegeben? 4. Gibt es in Ihrem Unternehmen ein Trainingsprogramm zur Ausbildung von Mitarbeitern in Lizenzfragen? 3. Führt Ihr Unternehmen genaue Aufzeichnungen über die Bestände an Informationstechn. (z.b. hat Ihr Untern. in den letzten 24 Mon. eine Inventur der Hardware durchgeführt und laufend aktualisiert)? 4. Haben Sie für jeden von Ihrem Unternehmen erworbenen Computer eine Betriebssystemlizenz? 5. Werden Ihre Mitarbeiter für Anwendung und Inhalt Ihrer Computersysteme zur Verantwortung gezogen? 6. Enthält das Lizenz-Management Ihrer Organisation ein standardisiertes Verfahren zur Softwarebeschaffung? 5. Führt Ihr Unternehmen akkurate Aufzeichnungen über seine installierte Software (z.b. hat Ihr Untern. in den letzten 24 Mon. eine Inventur der Software durchgeführt und laufend aktualisiert)? 6. Wurden zum Abgleich des tatsächlich installierten Softwarebestands mit dem Inventar periodische und zufällige Überprüfungen durchgeführt? 7. Enthält das Lizenz-Management Ihrer Organisation Verfahren zur Sicherung der Softwaremedien nach Kauf? 7. Führt Ihr Unternehmen eine Inventarliste aller Softwarelizenzen auf dem Papier? 8. Enthält das Lizenz-Management ihrer Organisation Verfahren zur Verteilung der Software? 8. Wurde innerhalb der letzten sechs Monate ein Abgleich zwischen installierter Software und tatsächlich vorhandenen Lizenzen durchgeführt? 9. Enthält das Lizenz-Management Ihrer Organisation Verfahren zur Pflege und Sicherung von Softwarelizenzen? 9. Gibt es ein Genehmigungsverfahren für Beschaffung und Installation von Software und wird dieses konsistent befolgt? 10. Ist die Verantwortung für die Lizenz-Initiative und deren Pflege in Ihrem Unternehmen klar definiert? 10. Gibt es ein System zum Nachhalten neu installierter Software?

5 Prozessabschnitt 3 Überwachung von Software-Lizenzen 1. Hat Ihr Unternehmen eine Person zur Verwaltung von Softwarelizenzen ernannt? 2. Hat diese Person Einfluss auf die Lizenzrichtlinien und -verfahren Ihres Unternehmens? 3. Ist diese Person über organisatorische und geographische Grenzen hinweg für Beschaffung und Verteilung Software verantwortlich? 4. Ist der Lizenzverwalter umfassend über den rechtlichen Hintergrund informiert? 5. Wird jegliche Art von Zugriff (CD- /Serverinstallation) zum Kopieren von Software eingeschränkt und lückenlos überwacht? 6. Wird lizenzierte Software nur nach ordnungsmäßiger Genehmigung verteilt? 7. Werden im gesamten Unternehmen Produkttyp, Quantität, Verteilungsdatum usw. der installierten Software akkurat überwacht, aufgezeichnet und fortgeschrieben? 8. Werden die Aufzeichnungen Ihres Unternehmens über die Verwendung von Software monatlich konsolidiert und berichtet? ja nein Fragebogen-Auswertung A. "Geringes Risiko" in allen 3 Abschnitten Es ist wahrscheinlich, dass ein adäquates Lizenz-Management vorliegt, dass Softwarelizenzen und die Bestimmungen separater Lizenzverträge eingehalten werden. Empfehlung: Verwenden und verbessern Sie weiterhin Ihr Lizenzprogramm, und arbeiten Sie eng mit ihrem Handelspartner und Softwareproduzenten zusammen, um über die neuesten Entwicklungen und Technologien in diesem Bereich auf dem laufenden zu bleiben. B: "Mittleres Risiko" in 2 oder 3 Abschnitten Wahrscheinlich sind einige Komponenten Ihres Lizenz- Managements nicht eingeführt, Lizenzen werden nicht angemessen nachgehalten, und möglicherweise werden die Bestimmungen separater Lizenzverträge nicht ein- gehalten. Außerdem könnte Ihr Unternehmen rechtlichen Risiken ausgesetzt sein. Empfehlung: Eine sofortige und gründliche Untersuchung der Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens sowie deren ordnungsmäßige Ausführung ist dringend anzuraten, um potentielle betriebliche, finanzielle und/oder rechtliche Risiken mindern zu helfen. Bei einem mittleren Risiko ist es je nach Verfügbarkeit von Ressourcen möglich, die Situation intern zu untersuchen und zu bereinigen. C. "Hohes Risiko" in mindestens einem Abschnitt Sehr wahrscheinlich sind die meisten Komponenten Ihres Lizenz-Managements nicht eingeführt und/oder werden nicht eingehalten. Außerdem besteht mit hoher Wahrscheinlichkeit das rechtliche Risiko, dass Lizenzbestimmungen nicht eingehalten werden. Empfehlung: Es ist dringend anzuraten, dass Ihr Unternehmen die erkannten Risiken beseitigt und evtl. sofort professionelle Beratung in Anspruch nimmt. 9. Werden evtl. ausgegebenen Lizenzbestätigungen mit den von Ihrem Unternehmen erstellten Verwendungsberichten abgeglichen? 10. Sind interne Kontrollen nachweisbar dokumentiert?