Carl Geringhoff GmbH & Co. KG Gersteinstraße 18 D Ahlen

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1 Carl Geringhoff GmbH & Co. KG Gersteinstraße 18 D Ahlen Telefon Telefax +49 (0) (0)

2 Lieferantenrichtlinien

3 Vorwort. Hohe Kundenerwartungen und weltweiter Wettbewerb erfordern die ständige Verbesserung aller Produkte sowie aller Prozesse und Unternehmensabläufe. Die Kundenzufriedenheit durch Qualität in allen Aspekten ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Geringhoff. Qualität wird nicht erst am Ende eines Wertschöpfungsprozesses durch Prüfen erzielt, sondern im Wertschöpfungsprozess erzeugt. Ein angemessen gestaltetes Qualitätsmanagementsystem, qualitätsbewusste Mitarbeiter, die Qualität der Prozesse und Verfahren sowie Termintreue bestimmen die Qualitätsfähigkeit eines Unternehmens. Daher stellen wir an das Qualitätsmanagementsystem unserer Lieferanten die in dieser Richtlinie beschriebenen Anforderungen. Wir betrachten unsere Lieferanten als Partner. Die vorliegende Richtlinie soll dazu beitragen, Qualitätsprobleme zu vermeiden und reibungslose Abläufe zwischen unseren Lieferanten und Geringhoff sicherzustellen und qualitätsbezogene Kosten zu minimieren. Ziel aller Bemühungen muss es sein, einwandfreie Lieferungen entsprechend den vertraglich festgelegten Bedingungen zu gewährleisten, unabhängig davon, ob diese Lieferungen direkt durch den Liefe-

4 ranten oder seinen Unterlieferanten erfolgen. Bereits bei unserem Lieferantenauswahlprozess berücksichtigt Geringhoff neben kommerziellen und qualitativen Aspekten auch die Möglichkeit einer langfristigen und prozessorientierten Partnerschaft. Geringhoff erwartet neben der hohen Qualität, Flexibilität, Kreativität, Offenheit und Verlässlichkeit eine Wertschöpfung, die über die reine Preisstellung hinausgeht. Dabei ist das Erreichen des Null-Fehler-Ziels für alle Lieferungen eine zwingende Voraussetzung, die nur durch gemeinsame Anstrengung von Geringhoff und ihren Lieferanten erreicht und abgesichert werden kann. Holger H. Stephan Techn. Geschäftsführer Marc Kirchhof Leiter Qualität Jürgen Eickhölter Leiter Einkauf

5 Inhalt. 1 Allgemeine Anforderungen Geltungsbereich Qualitätsmanagement Umwelt Projektmanagement Geschäftssprache Qualitätsziele Prozess- und Produktfreigabe Produkt- und/oder Prozessänderungen Besondere Merkmale Unterlieferanten / Wechsel von Unterlieferanten Fehlerhafte Produkte Nacharbeit Anlieferqualität / Wareneingang Lieferantenbewertung Lieferanten Eskalationsprozess Reklamationsbearbeitung Reklamationskosten Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Qualitätsvereinbarungen und ppm-management Planung Technische Unterlagen Herstellbarkeitsanalyse / Machbarkeitsanalyse Prozess-Fehlermöglichkeits- und Einflußanalyse Produktionslenkungspläne Prüfplanung Serienüberwachung... 14

6 2.7 Anlagen und Betriebsmittel Prüfmittel Fähigkeitsnachweise Instandhaltung Audit Unterlieferanten Freigabe von Serienproduktion Versand (Kennzeichnung und Verpackung) Produktionsleistung Prozess- und Produktfreigaben Erstmuster Anlass für Erstmuster Erstmusterdokumentation Abweichung bei Erstmuster Sonderfreigaben Aufbewahrung von Referenzmuster Requalifizierungsprüfung Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit Ergänzende Anforderungen Aufbewahrungsfristen Benennung von Verantwortlichen Ergänzendes Recht Geheimhaltung Laufzeit des Vereinbarung Produkthaftung Schlussbestimmung Änderungshistorie dieser Richtlinie... 25

7 Lieferantenrichtlinien der Carl Geringhoff GmbH & Co. KG 1 Allgemeine Anforderungen 1.1 Geltungsbereich Diese Lieferantenrichtlinie von Geringhoff beschreibt die Forderungen an Lieferanten, die Auswahl und die Bewertung der Lieferanten sowie die vertraglichen Rahmenbedingungen. Zusätzlich zu dieser Lieferantenrichtlinie gelten die vereinbarten Rahmenabkommen sowie Bedingungen der jeweiligen Bestellung. Diese vorliegende Lieferantenrichtlinie ist integraler Bestandteil unserer Bestellung mit den Lieferanten, d.h. sie gelten vom Lieferanten durch Annahme der Bestellung als anerkannt. Abweichungen oder zusätzliche Bedingungen, insbesondere auch Lieferbedingungen von Lieferanten, gelten nur, wenn Sie ausdrücklich und schriftlich vereinbart sind. Als Lieferanten gelten auch Lohnbearbeiter (verlängerte Werkbank) und Dienstleister. 1.2 Qualitätsmanagment Der Lieferant ist für die von ihm gelieferten Produkte und Dienstleistungen voll verantwortlich. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, unterhält der Lieferant ein QS-Managementsystem nach der Anlehnung der ISO 9001, gültige Fassung. Als Nachweis hat der Lieferant, im Falle einer durchgeführten Zertifizierung, das gültige Zertifikat eines akkreditierten Zertifizierungsunternehmens Geringhoff vor Vertragsabschluss vorzulegen. Darüber hinaus ist der Lieferant verpflichtet, nach Ablauf der Gültigkeit des Zertifikates, das Zertifikat der Re-Zertifizierung zeitnah und unaufgefordert beim Einkauf einzureichen. Bezieht der Lieferant für die Herstellung oder Qualitätssicherung der Produkte Produktions- oder Prüfmittel, Software, Dienstleistungen, Material 02 Lieferantenrichtlinien 1 Allgemeine Anforderungen

8 oder sonstige Vorlieferungen von Vorlieferanten, so wird er diese vertraglich in sein QS-Managementsystem einbeziehen oder selbst die Qualität der Vorlieferungen sichern. 1.3 Umwelt Geringhoff hat sich dem Schutz der Umwelt verpflichtet. Die zur Herstellung der Teile erforderlichen Prozesse müssen ebenso wie die dazu verwendeten Materialien dem neuesten/vereinbarten Stand der Technik sowie den einschlägigen Verordnungen entsprechen. Wir erwarten daher auch von unseren Lieferanten die Selbstverpflichtung zum Umweltschutz. 1.4 Projektmanagement Um einen termin- und qualitätsgerechten Projektablauf sicherzustellen, ist eine Projektplanung durchzuführen. Die Terminplanung muss den von Geringhoff vorgegebenen Terminen übereinstimmen. Bei Änderungen und terminlichen Abweichungen sind die geänderten Projektpläne unverzüglich Geringhoff vorzulegen und sind freigabepflichtig. 1.5 Unternehmenssprache Die Unternehmenssprache bei Geringhoff ist deutsch. Alternative Unternehmensprache ist englisch. 1.6 Qualitätsziel Um das Qualitätsziel Null-Fehler-Prinzip gemeinsam zu erreichen, ist die wichtigste Aufgabe des Lieferanten, im Rahmen seiner Qualitätsplanung eine Null-Fehler-Strategie bei sich aufzubauen und zu implementieren und alle erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um dieses Ziel zu erreichen. In diesem Sinne liegt die annehmbare Qualitätsgrenzlage (AQL) bei null. Dies gilt auch für Norm- und Kleinteile. Abweichungen hiervon bedürfen der schriftlichen Zustimmung von Geringhoff. Lieferantenrichtlinien 1 Allgemeine Anforderungen 03

9 1.7 Prozess- und Produktfreigabe Die Freigabe vom Produkt und Prozess erfolgt in Anlehnung des VDA Band 2 (PPF Verfahren), sofern nicht eines dieser Verfahren oder ein anderes festgelegt wurde. Die Festlegung erfolgt in schriftlicher Form mit der Qualitätsabteilung von Geringhoff. 1.8 Produkt- und/oder Prozessänderungen Änderungen vom Produkt- und/oder Prozess sind rechtzeitig vorher schriftlich bei der Qualitätsabteilung von Geringhoff anzumelden und sind freigabepflichtig (siehe Punkt 1.7). Diese sind in den entsprechenden Prozess- und Produktlebenslauf zu dokumentieren. 1.9 Besondere Merkmale Besondere Merkmale sind bei Geringhoff wie folgt definiert: Funktionswichtige Merkmale / Produktmerkmale Prozesswichtige Merkmale Diese definierten Merkmale beinhalten eine besondere Betrachtungsweise, da bei Abweichungen die Produktsicherheit, die Lebensdauer, die Montagefähigkeit, die Funktion und die Qualität nachfolgender Fertigungsprozesse sowie gesetzliche Vorschriften (erheblich) beeinflussen können. Die besonderen Merkmale werden von Geringhoff in den entsprechenden Dokumenten, wie z.b. Zeichnungen definiert und festgelegt. Diese Merkmale müssen durch die Parteien in allen relevanten Planungsschritten berücksichtigt und überwacht werden und immer auf aktuellsten Stand des Produktes gehalten werden. Grundsätzlich gilt, dass alle besonderen Produkt- und Prozessmerkmale, eingehalten und dokumentiert werden müssen. 04 Lieferantenrichtlinien 1 Allgemeine Anforderungen

10 1.10 Unterlieferanten / Wechsel von Unterlieferanten Der Lieferant ist für die Auswahl seiner Unterlieferanten selbst verantwortlich und hat diese entsprechend den Vorgaben in dieser Richtlinie zu treffen. Ein Wechsel eines Unterlieferanten ist Geringhoff unverzüglich schriftlich mitzuteilen und ist freigabepflichtig durch die Qualitätsabteilung. Es ist eine Produktionsprozess- und Produktfreigabe erforderlich, welche der Lieferant selbstständig durchzuführen hat. Die daraus resultierenden Ergebnisse sind zu dokumentieren und zu archivieren und auf Anforderung von Geringhoff vorzulegen Fehlerhafte Produkte Fehlerhafte Produkte sind besonders zu kennzeichnen und gesondert zu lagern. Nachgearbeitete Lose sind entsprechend zu kennzeichnen.in Ausnahmefällen sind nicht der Spezifikation entsprechende Produkte ausschließlich unter vorhergehender schriftlicher Sonderfreigabe, welche zeitlich oder mengenmäßig begrenzt sein kann, zu liefern. Der Lieferant verpflichtet sich jedoch in jedem Fall, umgehend und gemäß den Absprachen den spezifikationsgerechten Zustand der Produkte wiederherzustellen. Der Auftraggeber behält sich vor, auf eine 100%- Prüfung zu bestehen, bis der ursprüngliche Prozesszustand wiederhergestellt ist Nacharbeit Der Lieferant stellt sicher, dass Nachbesserungen an seinen Produkten keine nachteiligen Auswirkungen haben (Maße, Funktion, Festigkeit, Lebensdauer, etc.). Nacharbeit, welche die Eigenschaften des Produktes verändern oder Bauabweichungen gegenüber der Spezifikation bewirken, müssen durch Geringhoff schriftlich freigegeben werden. Der Lieferant muss die Freigabe rechtzeitig bei der Geringhoff beantragen. Nachgearbeitete Produkte sind mit Angabe der nachgearbeiteten Merkmale und der Art der Nacharbeit zu kennzeichnen. Lieferantenrichtlinien 1 Allgemeine Anforderungen 05

11 1.13 Anlieferqualität / Wareneingang Die angelieferten Produkte, seitens des Lieferanten, dürfen bei Übernahme von Konstruktionsverantwortung durch den Lieferanten keine Konstruktions-, sowie keine Material- oder Bearbeitungsfehler aufweisen und müssen den vertraglich vereinbarten Spezifikationen und Eigenschaften entsprechen. Der Lieferant muss den Nachweis erbringen, über die Zusammensetzung der verwendeten Materialien und deren Einzelbestandteile sowie die damit verbundenen umweltrelevanten Aspekte. Der Lieferant wird über nicht vorbehaltlose freigegebene Lieferung in Form einer Reklamation informiert. Die bei Geringhoff entstehenden Kosten trägt der Lieferant bei nachweislicher Verursachung in voller Höhe selbst. Geringhoff beschränkt sich auf eine Wareneingangsprüfung, gemäß 377 HGB, in dem auf äußerlich erkennbare Transport- und Verpackungsschäden sowie Mengen- und Identprüfung anhand der Lieferpapiere geprüft wird. Der Änderungsindex nach CG-Zeichnung ist auf dem Lieferschein und auf der Verpackung deutlich sichtbar anzugeben. Mängel der Lieferungen werden von Geringhoff, unverzüglich nach Feststellung, schriftlich oder per elektronische Datenübermittlung angezeigt. Soweit Geringhoff der vorgehenden Verpflichtung nachkommt, verzichtet der Lieferant auf den Einwand der verspäteten Mängelrüge Lieferantenbewertung Es erfolgt eine jährliche Lieferantenbewertung hinsichtlich Produktqualität inkl. Verpackung, Liefertreue, Mengentreue und Softfaktoren (Preis-Leistungs-Verhältnis, Service). Dabei erfolgt eine Qualitätseinstufung in drei Kategorien (A, B, C). Sobald die vereinbarten Zielwerte nicht erreicht werden oder bei signifikanten Problemen wird der Lieferanten-Eskalationsprozess gestartet, siehe hierzu Punkt Lieferantenrichtlinien 1 Allgemeine Anforderungen

12 Bedeutung der Qualitätseinstufung von Lieferanten: Status A: Status B: Status C: Der Lieferant erfüllt die Anforderungen in vollem Umfang. Der Lieferant erfüllt die Anforderungen nicht. Zur Beseitigung dieses Zustandes bitten wir Sie um die Vorlage eines Maßnahmenplans bis zum TT.MM.JJJJ. Der Lieferant erfüllt die Anforderungen unseres Hauses nicht. Geringhoff sieht zurzeit keinen Anlass zur Fortsetzung unserer Partnerschaft im Rahmen zukünftiger Geschäfte. Zur Beseitigung dieses Zustandes bitten wir Sie zu einem Lieferantengespräch in unserem Hause. Bitte vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrem zuständigen Ansprechpartner bis zum TT.MM.JJJJ Lieferanten-Eskalationsprozess Treten bei den Lieferanten zum wiederholten Male Qualitäts- oder Logistikprobleme auf, so wird der Lieferant in die Eskalationsverfahren bei Geringhoff durch die Qualitätsabteilung aufgenommen. Das Ziel des Eskalationsverfahrens ist es, bei dem Lieferanten zielführende Maßnahmen zu implementieren, damit die zukünftigen angelieferten Produkte und Materialien wieder den Anforderungen von Geringhoff entsprechen. Je nach der Dauer und der Schwere der Probleme, erfolgt die Einstufung in eine der drei Eskalationsstufen, wie unten beschrieben. Der Ablauf der Einstufung in eine jeweilige Stufe ist wie folgt: Analyse der Eskalationsursache Erstellung eines Aktionsplans zur Behebung der Eskalationsursache, um die Qualität wieder in Übereinstimmung mit den vereinbarten Zielen zu erhalten. Umsetzung des Aktionsplans Überwachung / Nachhalten des vereinbarten Aktionsplan Abhängig von der Wirksamkeit der Maßnahmen aus dem Aktionsplan, wird entweder in die nachfolgende Eskalationsstufe eskaliert oder deeskaliert. Lieferantenrichtlinien 1 Allgemeine Anforderungen 07

13 Definition der einzelnen Eskalationsstufen: Eskalationsstufe 1: Bei einem Lieferantenverschulden, wird auf Grund von Qualitätsabweichungen, Zielabweichungen, Reklamationswiederholungen sowie Lieferverzug der Lieferant mit den jeweiligen Problemen konfrontiert. Dieses Qualitätsgespräch findet am Standort Ahlen statt. Im Reklamationsprozess muss der Lieferant eine wirksame/zielführende Problemlösung initiieren und diese in Form eines 8D-Reports (inkl. 5Why oder Ishikawa) und/oder eines Aktionsplans dokumentieren. Eskalationsstufe 2: Der Aktionsplan wird vor Ort beim Lieferanten auf Angemessenheit und Wirksamkeit überprüft und analysiert. Diese Überprüfung kann unter anderem im Rahmen eines Qualitäts- und/oder Logistikaudits erfolgen. Die daraus resultierenden Erkenntnisse werden in Form eines Aktionsplans dokumentiert. Der Lieferant ist verantwortlich für die Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen und muss über den entsprechenden Status regelmäßig an die zuständigen Stellen bei Geringhoff berichten. Die durch den Mehraufwand entstanden Kosten bei Geringhoff, werden dem Lieferanten in Rechnung gestellt. Eskalationsstufe 3: Bei Nichterfüllung der vereinbarten Qualitätsanforderungen aus der Eskalationsstufe 2, wird der Lieferant in die Eskalationsstufe 3 eingestuft. Dies hat eine Sperrung des Lieferanten für Neuanfragen seitens Geringhoff zur Folge. Bei der Eskalationsstufe 3 werden die vorhandenen Probleme, die diese Eskalation hervorgerufen haben, durch ein Geringhoff Team vor Ort beim Lieferanten analysiert. Der Lieferant erklärt sich bereit, alle Aktivitäten von Geringhoff Mitarbeitern zu unterstützen. Die Geschäftsleitung des Lieferanten muss die Einhaltung der vereinbarten Maßnahmen sicherstellen. 08 Lieferantenrichtlinien 1 Allgemeine Anforderungen

14 Um die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen zu gewährleisten, wird der Status durch regelmäßige Reviews überwacht und dokumentiert. Das Intervall der Reviews wird zwischen den betroffenen Stellen definiert und nachgehalten. Sollten die vereinbarten Maßnahmen nicht ziel- und termingerecht durch den Lieferanten abgeschlossen werden, behält sich Geringhoff vor, einen Resident Engineer vor Ort beim Lieferanten zu implementieren. Die daraus entstehenden Kosten für den Resident Engineer und die intern bei Geringhoff entstehenden Kosten gehen zu Lasten des Lieferanten. Die Eskalationsstufe 3 endet mit der Deeskalation Reklamationsbearbeitung Bei Reklamation durch Geringhoff sind unverzüglich Fehlerabstellmaßnahmen einzuleiten, zu dokumentieren und in strukturierter Form eines 8D-Reports, termingerecht einzureichen. Hier gilt die Regel: 1: 5: 10: Innerhalb von einen Arbeitstag müssen die Sofortmaßnahmen Geringhoff genannt und beschrieben werden. Dazu zählen auch Aktionen bei uns im Hause. Innerhalb von 5 Arbeitstagen muss der Lieferant Geringhoff die Fehlerursache und die geplanten Abstellmaßnahmen mitgeteilt werden. Innerhalb 10 Arbeitstagen müssen die geplanten Abstellmaßnahmen umgesetzt sein und die Wirksamkeitsprüfungen durchgeführt sein. Dies ist Geringhoff auf dem 8D-Report zu bestätigen Reklamationskosten Geringhoff wird im Falle einer Reklamation dem Lieferanten eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 300 Euro pro Reklamation in Rechnung stellen. Lieferantenrichtlinien 1 Allgemeine Anforderungen 09

15 Zu der genannten Bearbeitungsgebühr können weitere Kosten dem Lieferanten in Rechnung gestellt werden, wenn die Ursache auf das fehlerhafte Produkt zurückzuführen sind, wie z.b. Interne Kosten wie z.b. Umbauaktionen an Geringhoff Produkte Externe Kosten wie z.b. Sanierungsaktionen direkt beim Kunden vor Ort 1.18 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) Der Lieferant hat in seinem Unternehmen einen strukturierten Prozess der kontinuierlichen Verbesserung für alle Produkte, Prozesse, Betriebsabläufe und Dienstleistungen eingeführt. Er wendet ihn nachweisbar für die an Geringhoff gelieferten Produkte und mit der Geschäftsbeziehung verbundenen Aktivitäten an. Die Wirksamkeit weist er durch ständige Bemühungen um Verbesserung der Qualitätsleistung, Preise, Lieferperformance, Flexibilität und Zusammenarbeit nach. Die entsprechenden Programme und Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung werden Geringhoff auf Anforderung vorgelegt Qualitätsvereinbarungen Zur operativen Durchsetzung des strategischen Ziels Null-Fehler-Prinzip vereinbaren Geringhoff und der Lieferant messbare Ziele für die Anlieferqualität (ppm-zielvereinbarung). Der Zielwert wird dabei festgelegt in (ppm = parts per million / maximale Zahl Ausfallteile pro gelieferte Mio. Teile) Wenn technisch sinnvoll und machbar, sollte in der Regel nur ein Zielwert für jede vom Lieferanten gelieferte Produktfamilie oder, wenn möglich, für alle gelieferten Produkte vereinbart werden. 10 Lieferantenrichtlinien 1 Allgemeine Anforderungen

16 Die ppm-ergebnisse werden von Geringhoff monatlich erfasst und fließend anschließend in die jährliche Lieferantenbewertung ein. Sie sind gleichzeitig die Basis gezielter Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Qualität. Die ppm-vereinbarung bedeutet kein von Geringhoff akzeptiertes Qualitätsniveau. Alle als fehlerhaft anerkannten Teile werden grundsätzlich nicht akzeptiert und gehen zu Lasten des Lieferanten. 2 Planung 2.1 Technische Unterlagen Der Lieferant stellt über ein Verteiler- und Änderungssystem sicher, dass ausschließlich dem für die Planung bei Geringhoff Verantwortlichen die letztgültigen technischen Unterlagen zur Verfügung stehen, ferner, dass zum Zeitpunkt einer Produktänderung alle durch die Änderung ungültig gewordenen Unterlagen entfernt oder als ungültig gekennzeichnet werden. Eine Weitergabe durch Geringhoff der Unterlagen an Mitarbeiter darf nur erfolgen, wenn diese unabdingbar ist. Technische Unterlagen im Rahmen dieser Richtlinie sind: Zeichnungen Ergänzungen zu o. g. Zeichnungen Spezifikationen und Normen Rahmenverträge Der Lieferant ist verpflichtet, stets nach den vereinbarten aktuellsten technischen Unterlagen zu fertigen. Im Rahmen seiner Qualitätsvorausplanung ist der Lieferant verpflichtet, seine technischen Unterlagen auf Vollständigkeit und Aktualität zu überprüfen, um eine Fertigung nach den Forderungen dieser Richtlinie zu gewährleisten. Technische Unstimmigkeiten sind mit der entsprechenden Abteilung von Geringhoff unverzüglich abzuklären und eventuelle Absprachen sind zu dokumentieren! Lieferantenrichtlinien 1 Allgemeine Anforderungen & 2 Planung 11

17 Fehlende technische Unterlagen sind über den Einkauf von Geringhoff anzufordern. Alle beigestellten technischen Unterlagen von Geringhoff und dem Lieferanten, dürfen Dritten nicht zugänglich gemacht werden und sind vertraulich zu behandeln. Mit dem Lieferant i.s.d. 15 AktG verbundene Unternehmen gelten nicht als Dritte im Sinne dieser Vereinbarung. 2.2 Herstellbarkeitsanalyse Die Beurteilung der Herstellbarkeit des angefragten Produktes unter Serienbedingungen muss bei Auftragsvergabe positiv abgeschlossen sein. Sie ist die Grundlage für die Beschaffung von Fertigungs- und Betriebsmitteln. Vor Serieneinsatz ist die Qualitätsleistung durch Absicherungsserien zu ermitteln. Herstellbarkeitsanalysen und Absicherungsserien sind bei neuen Produkten, bei Produkt- und Prozessänderungen und Stückzahlveränderungen durchzuführen. Erforderliche Korrekturen am Produkt oder Prozess werden im jeweiligen Zuständigkeitsbereich realisiert. Der Lieferant verpflichtet sich zur Umsetzung und Einhaltung der für die fehlerfreie Fertigung (Herstellbarkeit) erforderlichen Abläufe. 2.3 Prozess-Fehlermöglichkeits- und Einflußanalyse (Prozess-FMEA) Der Lieferant führt Risikoanalysen (FMEA) für alle Prozesse, die zur Herstellung der an Geringhoff zu liefernden Produkte dienen durch und aktualisiert die FMEAs bei allen auftretenden Abweichungen der Produkt- und/ oder Prozessqualität, sowie bei Änderungen am Prozess. Alle die Produktsicherheit betreffenden Parameter sind in die Analyse einzubeziehen. Als kritisch beurteilte Punkte sind umgehend durch geeignete Korrekturen und Vorbeugemaßnahmen wirksam zu verbessern, damit Spezifikation, Eigenschaften und Produktsicherheit sowie eine fähige Herstellung garantiert werden können. Für die Umsetzung der definierten Maßnahmen sind Terminpläne und Verantwortliche zu benennen, sodass die Maßnahmen vor dem Start der Serienlieferung abgearbeitet bzw. geschlossen sind. 12 Lieferantenrichtlinien 2 Planung

18 Alle Phasen des Produktentstehungsverlaufes wie Entwicklung Produktion Verpackung Transport Ggf. Recycling / Entsorgung müssen in der FMEA berücksichtigt und bewertet werden. Eine FMEA ist zu erstellen / zu überarbeiten z.b. bei folgenden Anlässen: Entwicklung von Neuteilen Produktion von Neuteilen Zeichnungsänderungen Standortverlagerungen Änderung von Prozessen Auftreten von Mängeln / Reklamationen Alle Prozessschritte die für die Herstellung eines Produktes erforderlich sind, sind in einer Prozess-FMEA zu dokumentieren und zu bewerten. 2.4 Produktionslenkungspläne In den Produktionslenkungsplänen sind die Ergebnisse der Prozess-FMEA, Erfahrungen von ähnlichen Prozessen und Produkten sowie die Anwendung von Verbesserungsmethoden etc. zu berücksichtigen. Ausgehend vom Produktionslenkungsplan stellt der Lieferant die Einhaltung aller Serienprüfungen unter Berücksichtigung der festgelegten Mess-/Prüfmittel und Stichprobenplänen sicher. Der Produktionslenkungsplan und alle damit verbundenen Dokumente (Aufzeichnungen zu den Teile- und Prozessfreigaben sowie den Prüfergebnissen) sind Geringhoff auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. 2.5 Prüfplanung Auf Grundlage des Produktionslenkungsplans muss ein Prüfplan erstellt werden. Aus dem Prüfplan müssen alle zu prüfenden Merkmale mit den zu- Lieferantenrichtlinien 2 Planung 13

19 gehörigen Prüfmitteln für jeden Arbeits- und Prüfgang hervorgehen. Im Prüfplan sind die Prüffrequenz und die Dokumentationsart des Ergebnisses festzulegen. Für die besonderen Merkmale sind Maschinen- und Prozeßfähigkeitsuntersuchungen durchzuführen. 2.6 Serienüberwachung Zur Sicherstellung der Prüf- und Messmittelqualität ist der Lieferant verpflichtet, seine Prüfmittel regelmäßig zu kontrollieren und die Ergebnisse zu dokumentieren. Die Prüf- und/oder Messmittelfähigkeit ist vor Einsatz nachzuweisen. Der Lieferant hat durch systematische Qualitätssicherungsmaßnahmen sicherzustellen, dass sämtliche Erzeugnisse den Anforderungen der Zeichnung und Spezifikationen entsprechen. Als solche Qualitätssicherungsmaßnahmen sind zu sehen: Wareneingangsprüfung Überwachung der Prozessparameter Statistische Prozessüberwachung 100 % Prüfungen bei nicht fähigen Prozessen Werkstoffprüfungen / Lebensdauerprüfungen Die Auswahl der notwendigen Maßnahmen richtet sich nach den jeweiligen Fertigungsvoraussetzungen und Produktanforderungen. Durch eine vorbeugende Instandhaltung verpflichtet sich der Lieferant stets dafür zu sorgen, dass die verwendeten Werkzeuge und Maschinen jederzeit funktionsfähig und einsatzbereit sind. Vom Lieferanten sind Prüfpläne für die Wareneingangsprüfung, Teilefertigung, Montage, Ausgangs- und Werkstoffprüfung zu erstellen. In die Prüfpläne sind alle wichtigen und kritischen Teilemerkmale aus Zeichnung und technischen Unterlagen zu entnehmen. Bei Angebotsabgabe muss der Lieferant aufzeigen, welche teilegebundenen Prüfgeräte/Messmittel erforderlich sind. Eine Prüfplanabstimmung sollte unbedingt mit Geringhoff erfolgen. 14 Lieferantenrichtlinien 2 Planung

20 2.7 Anlagen und Betriebsmittel Zur Herstellung des Bauteils muss der Lieferant alle erforderlichen Anlagen und Betriebsmittel planen, erstellen und beschaffen. Die Fähigkeit bzw. Eignung ist mit geeigneten Methoden nachzuweisen und zu dokumentieren. Sollten mehrere Vorrichtungen bzw. Mehrfachformen eingesetzt werden, sind die Fähigkeiten einzeln nachzuweisen und zu dokumentieren. Spätestens zur Herstellung serienfallender Teile zum Erstmustertermin müssen Anlagen und Betriebsmittel in ausreichender Kapazität zur Verfügung stehen. Darunter fallen auch alle internen und externe Vorrichtungen und Transportmittel. 2.8 Prüfmittel Der Lieferant muss ein System unterhalten, das die zur Bewertung von Merkmalswerten benutzten Einrichtungen und Prüfmittel kennzeichnet und zur Benutzung freigibt. Diese Prüfmittel und Prüfeinrichtungen müssen regelmäßig überwacht, kalibriert, instandgesetzt und falls nötig ausgeschieden werden. Es muss sichergestellt sein, dass nur Messmittel mit ausreichender Messmittelfähigkeit zum Einsatz kommen. Die oben beschriebenen Forderungen gelten auch für Fertigungseinrichtungen, die als Prüfmittel verwendet werden. 2.9 Fähigkeitsnachweise Die Maschinen- und Prozessfähigkeitsuntersuchung muss gemäß VDA Band 4, Schriftreihe SPC erfolgen. Durch Anwendung geeigneter statistischer Verfahren stellt der Lieferant sicher, dass die eingesetzten Maschinen, Werkzeuge, Mess- und Prüfmittel sowie die Prozesse, in denen diese zum Einsatz kommen, für die Herstellung der an Geringhoff gelieferten Produkte geeignet und fähig sind. Die Merkmale, die für die Fähigkeitsnachweise zu erbringen sind, werden von Geringhoff mit dem Lieferanten vor dem Projektstart definiert und vereinbart. Lieferantenrichtlinien 2 Planung 15

21 Die Mindestanforderungen sind: Maschinenfähigkeit vorläufige Prozessfähigkeit Prozessfähigkeit cmk ppk cpk > > > 1,67 1,67 1,33 Die Maschinenfähigkeitsuntersuchungen müssen auf Verlangen zum Erstmustertermin vorliegen. Eine Auswertung der vorläufigen Prozessfähigkeit ist erstmalig vorzulegen, wenn mindestens 25 Stichproben mit 5 Messwerten aus verschiedenen Produktionslosen bzw. Chargen vorliegen. Die regelmäßige Auswertung ist spätestens ab Serienstart durchzuführen. Werden die Mindestanforderungen vorübergehend nicht erreicht, ist eine 100%ige Prüfung durchzuführen, bis die angedachten Korrekturmaßnahmen wirksam sind und die festgeschriebenen Fähigkeiten erreicht werden. Die regelmäßige Auswertung ist spätestens ab dem Serienstart durchzuführen. Geringhoff behält sich das Recht vor, nach Ankündigung Einsicht in die Unterlagen zu nehmen. Definition: Maschine: Prozess: Einzelner Baustein innerhalb der Fertigungsfolge. Geregelter wertschöpfender und wiederholbarer Ablauf mit messbarem Input und Output, z.b. Zusammenwirkung von Personal, Maschinen, Material, Methoden, Einrichtungen, Arbeitsumfeld in einer Gruppe verwandter Aufgaben Instandhaltung Der Lieferant unterhält ein formalisiertes System mit entsprechender Dokumentation über routinemäßige Instandhaltung seiner Einrichtung. Er muss die Aufrechterhaltung der Qualitätsfähigkeit nachweisen und rechtzeitig Maßnahmen gegen Verschleiß der Einrichtungen ergreifen. Für alle kritischen Prozesse sind entsprechende Notfallpläne auszuarbeiten, um auch in Notfällen die Lieferfähigkeit aufrecht zu erhalten. 16 Lieferantenrichtlinien 2 Planung

22 2.11 Audit Durch regelmäßige Produkt- und Prozessaudits (gemäß Auditplan und ereignisbezogen) muss sich der Lieferant davon überzeugen, dass alle liefergültigen Spezifikationen (Herstellung, Prüfung, Kennzeichnung, Konservierung, Sauberkeit, Verpackung, Lieferunterlagen etc.) erfüllt sind. Die Ergebnisse sind einschließlich der Ursachenanalyse (Grund der Abweichung) und der eingeleiteten Maßnahmen zu dokumentieren. Die Wirksamkeit der Maßnahmen muss nachgewiesen werden. Des Weiteren hat Geringhoff die Berechtigung, jederzeit nach Voranmeldung durch ein Prozess-, Produkt-, oder System-Audit zu überprüfen, ob die Qualitätssicherungsmaßnahmen des Lieferanten die Carl Geringhoff GmbH Anforderungen gewährleisten. Treten Qualitätsprobleme auf, die durch Leistungen und/oder Lieferungen von Unterauftragnehmern des Lieferanten verursacht werden, hat dieser auf Anforderungen von Geringhoff ein entsprechendes Audit, gegebenenfalls unter Teilnahme von Geringhoff beim Unterauftragnehmer durchzuführen und die Ergebnisse gegenüber Geringhoff offen zu legen. Ebenso müssen Audits bei den Unterlieferanten regelmäßig durchgeführt werden Unterlieferanten Für Lieferungen und Leistungen, die von Unterlieferanten erbracht werden, ist der Lieferant in dem Umfang verantwortlich. Der Lieferant sorgt dafür, dass die Forderungen dieser Richtlinie auch durch seine Unterlieferanten ebenso erfüllt werden. Das bedeutet, dass der Lieferant die Qualitätsfähigkeit seiner Unterlieferanten sicherstellen muss Freigabe zur Serienproduktion Die Freigabe zur Serienproduktion kann erst dann erfolgen, wenn alle im Projekt geplanten Aktivitäten erfolgreich abgeschlossen wurden. Lieferantenrichtlinien 2 Planung 17

23 2.14 Versand (Kennzeichnung und Verpackung) Die Waren müssen durch den Lieferanten so verpackt werden, dass sie vor Nässe und Beschädigung dauerhaft geschützt sind. Jeder Verpackungsbehälter und jede Verpackungseinheit muss eindeutig gekennzeichnet sein. An jeder Verpackungseinheit ist ein Etikett oder Barcode-Etikett anzubringen die mindestens folgenden Angaben enthält: Feldbezeichnung Inhalte Beispiel Warenempfänger kurz Werk + Standort Geringhoff Abladestelle, Lagerort, Verwendungsschlüssel Abladestelle, wenn vorgegeben Ahlen Lieferschein-Nr. Nr., die der Lieferant dem Lieferschein zuteilt Lieferantenanschrift Adresse in Kurzform A. Absender, Werk, Lieferstadt Gewicht netto (in kg) Gewicht des Packstücks ohne Ladungsträger 43kg Gewicht brutto (in kg) Gewicht des Packstücks mit Ladungstäger 158kg Anzahl Packstücke Summe aller dem Frachtführer übergebenen Packstücke 5 Sach-Nr. Kunde 5-stellige Geringhoff-Ident-Nummer C8235 Füllmenge Tatsächliche Füllmenge der Ident-Nummer im Packstück 100 St. Bezeichnung Lieferung, Leistung Bezeichnung der Ware Oelkasten Sach-Nr. Lieferant Die Sachnummer des Lieferanten Lieferanten-Nr. Ident-Nr., die Geringhoff dem Lieferanten zuordnet Datum Das Versanddatum der Ware Änderungsstand / Konstruktion Packstück-Nummer Chargen-Nummer Ident-Nr., die der Kunde einem Bemusterungsstand zuordnet Ident-Nr., die der Lieferant einem Packstück zuordnet Ident-Nr., die der Hersteller einer Charge zuteilt Europalette Es sind Warenanhänger gemäß VDA Standard 4902 zu verwenden. 18 Lieferantenrichtlinien 2 Planung

24 Ebenfalls sind bei Handling der Verpackungseinheiten, die Warenanhänger immer mit den Teilen mitzureichen, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten. Um Chargenvermischungen zu vermeiden und zur Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit sind Rohteile, Kaufteile von Unterauftragnehmern und Teile aus der Fertigung des Lieferanten nach dem Prinzip First In First Out nachweisbar sicherzustellen. Bei der ersten Serienlieferung von neuen/geänderten Teilen/Material sind alle Verpackungseinheiten zu kennzeichnen. Ebenfalls sind nach einer Reklamation die nächsten 3 Lieferungen an allen Verpackungseinheiten mit 100 % geprüfte Teile zu kennzeichnen. Weitere Lieferbedingungen sind dem Logistikhandbuch, gültige Fassung, zu entnehmen 2.15 Produktionsleistung Durch einen Produktionsprobelauf muss der Lieferant nachweisen, dass die geforderte Ausbringung realisiert werden kann. Dieser Produktionsprobelauf ist zu dokumentieren. 3 Prozess- und Produktfreigaben 3.1 Erstmuster Erstmuster sind unter Serienbedingungen (Maschinen, Anlagen, Betriebsund Prüfmittel, Bearbeitungsbedingungen) gefertigte und geprüfte Produkte. Die Prüfergebnisse aller Merkmale sind in einem Erstmusterprüfbericht nach VDA Band 2 zu dokumentieren. Die Anzahl der zu dokumentierenden Teile ist mit Geringhoff / der Qualitätsabteilung zu vereinbaren. Dabei ist die eindeutige Kennzeichnung als Erstmuster erforderlich. Zur Identifizierung der Merkmale sind gleichlautende Nummern im Erstmusterprüfbericht und in der mitzuliefernden von Geringhoff freigegebenen, aktuellen Zeichnung zu verwenden. Baugruppen, die aufgrund von Geringhoff Konstruktion bemustert werden, sind inklusive der Einzelteile vollständig einer Erstbemusterung zu unterziehen und vorzustellen. Lieferantenrichtlinien 2 Planung & 3 Prozess- und Produktfreigaben 19

25 Für Produkte lieferanteneigener Konstruktion hat der Lieferant die Baugruppe zu bemustern und vorzustellen. Für Einzelteile und Unterbaugruppen sind Erstbemusterungen durchzuführen. Bedarfsweise ist Geringhoff Einsicht zu gewähren. Eine Serienlieferung darf nur nach schriftlicher Freigabe der Erstmuster durch das Qualitätswesen von Geringhoff erfolgen. In Ausnahmefällen kann eine Freigabe mit besonderen Auflagen erfolgen, der Lieferant hat dann in Absprache mit Geringhoff neue Erstmuster vorzustellen Anlass für Erstmuster Mögliche Auslöser für neue Erstmusterberichte sind: Neuteil / Neubemusterung Wechsel eines Unterauftragnehmers Nach einer Liefersperre Längeres Aussetzen der Fertigung (mehr als 12 Monate) Produktionsverlagerung, z.b. an einen anderen Standort Änderung des Produktionsprozesses, soweit Produktmerkmale betroffen sind Werkzeugänderung Verwendung alternativer Materialien Ausnahmen sind nur in Absprache mit dem Qualitätswesen von Geringhoff zulässig Erstmusterdokumentation Die Dokumentation der Erstmuster ist entsprechend den VDA 2 zu entnehmen. Die Erstmusterdokumentation ist zeitgleich mit den Erstmustern zu liefern. Fehlende unvollständige oder mangelhafte Erstmusterdokumentation führt zu einer negativen Lieferantenbewertung. Erstmuster ohne Erstmusterdokumentation können nicht bearbeitet werden und können zu Folgekosten führen, die dem Lieferanten in Rechnung gestellt werden. 20 Lieferantenrichtlinien 3 Prozess- und Produktfreigaben

26 3.1.3 Abweichungen bei Erstmustern Bei Spezifikationsabweichungen ist eine schriftliche Freigabe der Entwicklungsabteilung von Geringhoff erforderlich und entsprechend mit dem Erstmusterprüfbericht mit zu senden. Werden Erstmuster vorgestellt, die nicht den gültigen Spezifikationen entsprechen und es ist keine Abweicherlaubnis von Geringhoff erteilt worden, behält sich Geringhoff vor, die Bemusterung nicht zu bearbeiten bzw. die daraus resultierenden Mehrkosten dem Lieferanten anzulasten Sonderfreigaben Der Lieferant muss in folgenden Fällen Geringhoff in Kenntnis setzen und vor der Auslieferung einen Genehmigung von Geringhoff einholen: a. b. c. d. e. f. g. h. Bei der Verwendung anderer Konstruktionen oder Materialien als die, die für das Teil zuvor genehmigt waren Wenn neue oder modifizierte Werkzeuge (Gussformen, Modelle, etc.) eingesetzt werden, einschließlich Zusatz- oder Ersatzwerkzeuge (ausgenommen schnell verschleißende Werkzeuge) Wenn vorhandene Werkzeuge generell überholt / umgebaut werden Wenn Fertigungsprozesse oder Verfahrensmittel geändert werden (auch bei Unterlieferanten) Wenn Werkzeuge oder Fertigungseinrichtungen in ein anderes Werk verlagert werden oder von einem anderen Werk kommen Bei Wechsel von Unterlieferanten und Materialien (z.b. Wärmebehandlung, Beschichtung, etc.) Bei erneuter Freigabe, nachdem Werkzeuge für die Produktionsfertigung für 12 Monate oder mehr Monate stillgelegt wurden Nachdem der Kunde die Einstellung von Lieferungen aufgrund eines Qualitätsproblems gefordert hat Lieferantenrichtlinien 3 Prozess- und Produktfreigaben 21

27 Zweck dieser Forderungen ist es, Veränderungen zu identifizieren, die sich auf den direkten Kunden oder den Endverbraucher des Bauteils auswirken können Aufbewahrung von Referenzmustern Referenzmuster aus Erstbemusterung sind vom Lieferanten entsprechend den Aufbewahrungsfristen zu archivieren. Abweichungen davon sind schriftlich mit Geringhoff zu vereinbaren. 3.2 Requalifizierungsprüfung Inhalte, Umfang und Intervalle werden zwischen Geringhoff und dem Lieferanten vor Serienanlauf abgestimmt und im Produktionslenkungsplan dokumentiert. Findet keine Abstimmung statt, ist mindestens einmal im Jahr eine vollumfängliche Requalifizierung durchzuführen. Bei negativen Prüfergebnissen ist die Fehlerursache zu ermitteln, Abstellmaßnahmen einzuleiten und die Geringhoff-Qualitätsabteilung davon umgehend in Kenntnis zu setzen. Alle Produkte sind gemäß Produktionslenkungsplan einer Mass- und Funktionsprüfung für Material und Funktion zu unterziehen. Der Lieferant stellt Geringhoff auf Anfrage die Dokumentation innerhalb von 3 Arbeitstagen zur Verfügung. 3.3 Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit Alle Produkte und/oder Transportbehälter müssen so gekennzeichnet sein, dass sie eindeutig zu identifizieren sind und Verwechslungen oder Vermischungen vermieden werden. Der Lieferant verpflichtet sich gegenüber Geringhoff, die Rückverfolgbarkeit der von ihm gelieferten Produkte entsprechend einer Risikoabschätzung sicherzustellen. Im Falle eines festgestellten Fehlers muss eine Rückverfolgbarkeit derart möglich sein, dass eine ausreichende Eingrenzung der Mengen schadhafter Teile/Produkte/Chargen etc. durchgeführt werden kann. 22 Lieferantenrichtlinien 3 Prozess- und Produktfreigaben

28 4 Ergänzende Anforderungen 4.1 Aufbewahrungsfristen Der Lieferant verpflichtet sich, Dokumente und Aufzeichnungen, die zur Rückverfolgbarkeit der Leistungserbringung dienen, mindestens 10 Jahre so aufzubewahren, dass ein Zugriff umgehend möglich ist (siehe auch VDA Band 1). 4.2 Benennung von Verantwortlichen Der Lieferant gibt schriftlich die verantwortlichen Ansprechpartner und deren Stellvertreter für folgende Fachabteilungen bekannt: Disposition Produktion Qualitätsmanagement Geschäftsführung 4.3 Ergänzendes Recht Ergänzend gelten ausschließlich die allgemeinen Einkaufsbedingungen von Geringhoff. 4.4 Geheimhaltung Die vertraulichen Angelegenheiten, Vorgänge und finanziellen Verhältnisse des jeweiligen anderen Geschäftspartners sind geheim zu halten. Der Geheimhaltung unterliegen insbesondere auch Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, finanzielle Verhältnisse, Preise und Kundschaft. Die Partner werden betroffene Mitarbeiter und Zulieferer ebenfalls zur Geheimhaltung verpflichten, sofern dies nicht schon in arbeitsvertraglichen Regelungen geschehen ist. Die Geheimhaltungspflicht gilt auch für die Zeit nach Beendigung der Geschäftspartnerschaft. Die Geheimhaltungserklärung gilt, bis der jeweilige Partner den anderen von der Geheimhaltungsverpflichtung entbindet. Lieferantenrichtlinien 4 Ergänzende Anforderungen 23

29 4.5 Laufzeit der Vereinbarung Diese Vereinbarung tritt mit vollständiger Unterzeichnung durch beide Vertragspartner in Kraft und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Sie kann unter Einhaltung einer Frist von sechs Monaten zum Ende eines Monats gekündigt werden. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt. Eine Kündigung hat schriftlich zu erfolgen. 5 Produkthaftung Soweit sich aufgrund eines vom Lieferanten gelieferten Produkts ein Schaden ereignet, haftet dieser im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen in dem Umfang, in dem das von ihm gelieferte Produkt für diesen Schaden ursächlich geworden ist. Insoweit stellt der Lieferant Geringhoff ausdrücklich von ihrer Haftung für vom Lieferanten gelieferte Produkte frei. Der Lieferant ist verpflichtet sich gegen die mit der Produkthaftung für die von Ihm gelieferten Liefergegenstände verbundenen Risiken in angemessener Höhe, jedoch mindestens mit einer Deckungssumme von 3 Mio. Euro pro Person / Sachschaden- pauschal zu versichern, die nicht nur das erweiterte Produktrisiko einschließlich Auslandsschäden sondern auch das sich durch den Verzicht auf den Einwand der verspäteten Mängelrüge ergebende Risiko einschließt. Abschluss und Bestehen der Versicherung sind Geringhoff auf Verlangen vom Lieferanten nachzuweisen. Die Änderung oder Aufhebung des Versicherungsschutzes hat der Lieferant Geringhoff unverzüglich anzuzeigen. 6 Schlussbestimmung Sollten Bestimmungen dieser Lieferantenrichtlinie unwirksam sein oder werden, so wird die Gültigkeit des Vertrages im Übrigen nicht berührt. Geringhoff und sein Lieferanten sind dann verpflichtet, die unwirksamen Bedingungen durch eine Ihnen im wirtschaftlichen und rechtlichen Erfolg gleichkommende Regelung zu ersetzen. 24 Lieferantenrichtlinien 4 Ergänzende Anforderungen, 5 Produkthaftung & 6 Schlussbestimmung

30 7 Änderungshistorie dieser Richtlinie Revision 1: Revision 2: Erstausgabe, April 2014 Überarbeitete Version, November 2014 Die aktuellste Version unserer Lieferantenrichtlinien finden Sie unter Ahlen, Januar 2015 Carl Geringhoff GmbH & Co. KG Gersteinstrasse Ahlen (Westfalen) Deutschland Telefon Telefax +49 (0) (0) Holger H. Stephan Techn. Geschäftsführer Marc Kirchhof Leiter Qualität Jürgen Eickhölter Leiter Einkauf Lieferantenrichtlinien 7 Änderungshistorie dieser Richtlinie 25