Bedienerhandbuch Online Beschaffungsassistent

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1 Bedienerhandbuch Online Beschaffungsassistent Version

2 Inhaltsverzeichnis Bedienerhandbuch Online Beschaffungsassistent 1 Einleitung Installation e-vergabe-home-variable setzen Der erste Aufruf des OBA Grundlagen der Benutzung Erneuter Aufruf des OBA Aufruf über Java Web Start Aufruf über Desktop Aufruf über einen Web-Browser Weitere Schritte Beenden des OBA Allgemeine Bildschirmelemente Grundsätzlicher Aufbau der Maske Menüstruktur Schaltflächen Projekt- / Verfahrensauswahl Verfahrensbaum Arbeitsmaske eines Verfahrens Dateiformate Anzeige zusätzlicher Informationen Eingangsordner Ausgangsordner Anbieter Meine Vertretungen Meine Vertreter Empfangen von s Erste Schritte mit dem OBA Replikation Verfahren im OBA Verfahren anlegen Aktualisierung von Fristen Version Seite I

3 Bearbeitung von Fristen vor der Freigabe Bearbeitung von Fristen nach der Freigabe Verfahren freigeben Automatische Freigabe (Logik) Manuelle Freigabe Verfahren auswählen Verfahren aktualisieren Aktualisieren von Verfahren - Variante 1 und Aktualisieren von Verfahren Variante Aktualisieren von Verfahren Variante Aktualisieren von Verfahren Variante Verfahren sichtbar / unsichtbar schalten Verfahren anhalten bzw. fortführen Verfahren exportieren Verfahren archivieren Verfahren entfernen Verfahren aufheben Änderungsformular ExPost EU ExPost National Status im wettbewerblichen Dialog Vorinformation Dokumente im OBA Dokumente importieren Import über den Menüaufruf des OBA Import via Drag & Drop Dokumente versenden Dokumente für Gruppen Dokumente für einzelne Anbieter Teilnahmeunterlagen versenden Version Seite II

4 7.3 Dokumente - Aktualitätsstatus ändern Dokumente anzeigen Dokumente prüfen Dokumente exportieren Export über den Menüaufruf des OBA Export via Drag & Drop Dokumente lokal löschen Dokumente mit ARES-Kennung versehen Anbieterverwaltung Teilnehmer suchen / hinzufügen Anbieter Status ändern Bewerber zulassen Bewerber ablehnen Berücksichtigten Anbieter auswählen Anbieterliste erstellen Nachfolger und Vertreter Nachfolger Vertreter hinzufügen Vertreter entfernen Vertretung aktivieren Vertretung deaktivieren Extras Plattform-Status OBA anhalten Zertifikate auslesen PDF-Dokumente signieren PDF-Dokumente prüfen Erweiterte Informationen zur Signaturprüfung Mehrere Unterschriften prüfen Hilfe und Info Version Seite III

5 12 Ungültigkeit, Verlust oder Defekt der Signaturkarte Schnittstelle zum Vergabemodul bzw. einem Vergabemanagementsystem Glossar und Übersicht der Bildsymbole in der Schaltflächen-Leiste Abbildungsverzeichnis Tabellenverzeichnis Version Seite IV

6 1 Einleitung Der Online Beschaffungsassistent (OBA) ist eine Komponente der e-vergabeplattform und unterstützt Sie als Sachbearbeiter einer Vergabestelle bei diversen verfahrensbezogenen Tätigkeiten. Der OBA hat im Einzelnen folgende Funktionalitäten: Verwaltung von Verfahren: o o o Verfahren anlegen Verfahren freigeben Verfahren aktualisieren Gewährleistung der Kommunikation zwischen Vergabestelle und Anbietern (jeweils immer nur innerhalb eines Mandanten) Transport von Dokumenten auf die Vergabeplattform Herunterladen von Dokumenten von der Vergabeplattform Anbieterverwaltung, bspw. : o Auswahl der Teilnehmer an einem Verfahren o Auswahl des berücksichtigten Bieters und weiterführende Kommunikation o Vertreterverwaltung. Dieses Bedienerhandbuch gliedert sich in 13 Kapitel. Im Kapitel Installation finden Sie technische Hinweise und Voraussetzungen zur optimalen Nutzung des OBA. Das Kapitel Grundlagen der Benutzung erläutert Ihnen den Aufbau des OBA und bietet Ihnen Hilfestellung beim Umgang mit dem OBA. Das Kapitel Erste Schritte mit dem OBA soll Ihnen den ersten Einstieg in die Benutzung des OBA erleichtern. Im Kapitel Replikation wird die automatische sowie manuelle Replikation mit der Vergabeplattform näher erklärt. In den Kapiteln Verfahren im OBA und Dokumente im OBA werden die einzelnen Funktionen des OBA detailliert erläutert. Das Kapitel Anbieterverwaltung geht auf den Auswahlprozess von Teilnehmern und Bietern ein. Wie Sie Ihre Vertreter und Nachfolger festlegen können, wird Ihnen im Kapitel Nachfolger und Vertreter erklärt. Im Kapitel Extras werden einige Extras des OBA wie zum Beispiel das Anhalten des OBA sowie das Auslesen von Zertifikaten beschrieben. Im Kapitel Ungültigkeit, Verlust oder Defekt der Signaturkarte finden Sie Hinweise zum Thema: Ungültigkeit, Verlust oder Defekt einer Signaturkarte. Falls Sie mit einem Vergabemanagementsystem arbeiten, bietet das Kapitel Schnittstelle zum Vergabemodul bzw. einem Vergabemanagementsystem wichtige Informationen über die Schnittstelle zum Vergabemodul. Ein Glossar und Übersicht der Bildsymbole in der Schaltflächen-Leiste finden Sie am Ende dieses Handbuches. Informationen zu den unterstützten Betriebssystemen und Java Versionen sind unter dem Menüpunkt [Vergabestellen] auf der folgenden Internet-Seite veröffentlicht: Version Seite 1

7 Hier können Sie sowohl den OBA als auch die entsprechende Java-Laufzeitumgebung herunterladen. Version Seite 2

8 2 Installation Die Nutzung des OBA Client erfordert das Oracle Java Runtime Environment (JRE) in Version 7 oder neuer. Die aktuelle Java Runtime Version kann von unserer Online-Präsenz unter dem Menüpunkt [Vergabestellen] heruntergeladen werden. Das JRE enthält das Java Web Start Programm, welches für die Ausführung des OBA Client verwendet wird. Die Einbindung der Signaturkarten erfolgt über die Software SecSigner des Herstellers SecCommerce. Weitergehende Informationen über die unterstützten Signaturkarten und Kartenleser finden sich unter Der SecSigner ist im OBA Client enthalten und muss nicht vom Benutzer installiert werden. Für die Kommunikation mit den Kartenlesegeräten werden plattform-spezifische Bibliotheken, zum Beispiel DLL-Dateien im Falle von Windows, eingesetzt. Für den erfolgreichen Ablauf der Software muss eine Ablage und Ausführung dieser Dateien erlaubt sein. Da die lokale Sicherung benutzerspezifischer Daten in das jeweilige Home-Verzeichnis des ausführenden Nutzers erfolgt, sind entsprechende Schreibrechte notwendig. Eine ausführliche Übersicht aller Nutzungsbedingungen finden Sie auf unserer Online-Präsenz unter unter dem Menüpunkt [Vergabestellen]. HINWEISE: Beim Starten des Installationsvorgangs des OBA wird automatisch Java Web Start initiiert, welches die Anwendung herunterlädt, im Speicher hält und ausführt. Hierbei ist zu beachten, dass in Abhängigkeit von der installierten Java-Version und vom Betriebssystem die Hinweisdialoge beim Herunterladen des OBA unterschiedlich in der Darstellung sein können; die Installation wird allerdings hierdurch nicht beeinflusst. Java Web Start prüft zunächst, ob die lokal installierte Java-Version mit den Anforderungen des OBA- Clients kompatibel ist. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine entsprechende Meldung und der Start der Installation wird abgebrochen. Informationen zu den unterstützten Java Versionen finden Sie unter Beim Start der Installation erscheint das in Abbildung 1 dargestellte Installationsfenster. Version Seite 3

9 Abbildung 1: Installationsfenster Da der OBA auf Ressourcen Ihres Rechners zugreifen muss, d.h. er muss Zugriff auf das Dateisystem haben, erscheint als nächstes eine Sicherheitswarnung (Abbildung 2). Um den OBA zu installieren, müssen Sie in diesem Dialog die [Ausführen]-Schaltfläche betätigen. Abbildung 2: Sicherheitswarnung Beim ersten Aufruf startet der OBA mit einem Replikationsdialog wie in Kapitel 2.2 Der erste Aufruf des OBA beschrieben. Version Seite 4

10 2.1 e-vergabe-home-variable setzen Sobald Sie den OBA installieren, wird auf Ihrem PC ein Arbeitsverzeichnis unter dem Pfad [C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\evergabe] angelegt. Den Pfad dieses Arbeitsverzeichnisses können Sie jederzeit ändern, indem Sie die Umgebungsvariable [evergabe_home] festlegen. HINWEIS: Beim nächsten Starten des OBA werden alle Daten erneut von der Plattform geladen und im neuem OBA-Home-Verzeichnis abgelegt. Version Seite 5

11 Setzen der Home-Variable am Beispiel Windows XP Legen Sie als erstes ein Verzeichnis mit dem gewünschten Pfad an und kopieren Sie diesen Pfad in die Zwischenablage. Schließen Sie als nächstes alle Programme und rufen Sie die folgende Funktion auf: [Systemsteuerung>System>Erweitert>Umgebungsvariablen] Abbildung 3: Umgebungsvariablen Betätigen Sie die Schaltfläche [Neu] im Bereich [Benutzervariablen für ], geben Sie als [Name der Variablen] den Wert [evergabe_home] (ohne die umgebenden eckigen Klammern) ein und fügen Sie den kopierten Pfad zum gewünschten Arbeitsverzeichnis als [Wert der Variablen] ein; alternativ ist natürlich eine manuelle Eingabe des Pfades möglich. Version Seite 6

12 Abbildung 4: Neue Benutzervariable Wenn Sie anschließend Ihre Eingaben mit [OK] bestätigen, ist die e-vergabe-home-variable somit gesetzt. Beim nächsten Aufruf des OBA wird das Verzeichnis mit dem eingegebenen Pfad als Arbeitsverzeichnis benutzt. Analog zur beschriebenen Vorgehensweise kann die e-vergabe-home-variable mit Hilfe der Schaltflächen [Bearbeiten] bzw. [Löschen] (vgl. Abbildung 3) geändert oder wieder entfernt werden. HINWEIS: Wie Sie die Umgebungsvariable bei anderen Betriebssystemen festlegen bzw. ändern können, entnehmen Sie bitte den entsprechenden Handbüchern. 2.2 Der erste Aufruf des OBA Bei der e-vergabe befindet sich der aktuelle Stand der Verfahren und Dokumente stets auf den Servern der e-vergabeplattform. Um dies zu gewährleisten und um im OBA stets den aktuellen Stand anzeigen zu können, müssen die Dokumente eines Verfahrens regelmäßig zwischen OBA und Vergabeplattform repliziert werden. Sobald Sie den OBA starten, öffnet sich als erstes der Replikationsdialog (Abbildung 5). Version Seite 7

13 Abbildung 5: Replikationsdialog Nach Betätigen der Schaltfläche zum Start der Replikation, werden Sie aufgefordert Ihre Signaturkarte einzulegen und die Verschlüsselungs-PIN der Karte einzugeben. Nach erfolgreicher PIN-Eingabe bekommen Sie die für Sie zum Herunterladen bereitstehenden Dokumente aufgelistet (Abbildung 6). Version Seite 8

14 Abbildung 6: Zum Herunterladen verfügbare Dokumente Sie haben jetzt die Möglichkeit, einzelne oder alle Dokumente ab- bzw. auszuwählen. So haben Sie auch die Möglichkeit, nur Dokumente für ein bestimmtes Verfahren herunter zu laden. Grundsätzlich wird empfohlen, alle Dokumente herunter zu laden. Dokumente, welche kein Auswahlkästchen in der Spalte [Auswahl] stehen haben, sondern ein [K], sind elektronische Schlüssel. Diese Dateien werden immer heruntergeladen (Abbildung 7). Abbildung 7: Schlüsseldarstellung bei der Replikation Mit Klicken auf die [Weiter]-Schaltfläche wird das eigentliche Herunterladen der Dokumente angestoßen und Sie können den Fortschritt verfolgen (Abbildung 8). Version Seite 9

15 Abbildung 8: Herunterladen von Dokumenten War die Replikation erfolgreich, wird Ihnen dieses mit einer Erfolgsmeldung angezeigt (Abbildung 9). Abbildung 9: Erfolgreiche Replikation Version Seite 10

16 Sollte jedoch ein Fehler aufgetreten sein, wird Ihnen das beim Herunterladen in der Spalte [Fehler] angezeigt (Abbildung 10). Abbildung 10: Replikation mit Fehler Version Seite 11

17 Ist das Herunterladen abgeschlossen, wird Ihnen eine Tabelle mit den auf Grund eines Fehlers nicht herunter geladenen Dokumenten und dem entsprechenden Fehlertext angezeigt (Abbildung 11). Abbildung 11: Replikation mit Fehlern abgeschlossen Version Seite 12

18 Im Bedarfsfall sollten Sie auf die gezeigte Fehlermeldung reagieren oder sich ggf. mit der Hotline der e-vergabe in Verbindung setzen. Klicken Sie eine Fehlermeldung an, erscheint ein Dialog, über den Sie sich Details zu der ausgewählten Fehlermeldung anzeigen lassen können (Abbildung 12). Die [Details>>]-Schaltfläche einer Fehlermeldung öffnet ein Fenster mit technischen Details zum Fehler, welche ggf. an die Hotline weitergeleitet werden sollten. Mit [OK] gelangen Sie wieder zum Replikations-Dialog zurück (Abbildung 11). Abbildung 12: Details zu Fehlermeldung beim Herunterladen In jedem Fall beenden Sie die Replikation über die Schaltfläche [Fertigstellen] und der OBA wird geöffnet. Version Seite 13

19 3 Grundlagen der Benutzung In diesem Kapitel werden Ihnen die wesentlichen Funktionen des OBA erklärt, die für dessen Nutzung notwendig sind. 3.1 Erneuter Aufruf des OBA Um den OBA nach der Installation erneut aufzurufen, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Über Java Web Start (siehe Abschnitt Aufruf über Java Web Start). Über das entsprechende Bildsymbol auf dem Desktop oder das Startmenü (nur bei Microsoft Windows) (siehe Abschnitt Aufruf über Desktop). Über einen Web-Browser (siehe Abschnitt Aufruf über einen Web-Browser). HINWEIS: Bei allen genannten Möglichkeiten wird explizit oder implizit Java Web Start verwendet. Dieses prüft zunächst, ob die lokal installierte Java-Version mit den Anforderungen des AnA-Clients kompatibel ist. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine entsprechende Meldung und der Start wird abgebrochen. Informationen zu den unterstützten Java Versionen finden Sie unter Aufruf über Java Web Start Mit Java Web Start können Sie Java-Anwendungen aus dem Internet herunterladen und ausführen. Über Java Web Start wird beim Starten des OBA-Clients überprüft, ob eine neue Version des OBA- Clients auf dem Server vorliegt und diese ggf. herunter geladen. Somit wird gewährleistet, dass Sie stets mit der aktuellsten Version arbeiten. Die herunter geladene Version bleibt so lange im Speicher (Cache) von Java Web Start, bis eine neue Version vorliegt und diese geladen werden muss. Sie haben zwei Möglichkeiten, den OBA über Java Web Start zu starten: Aus dem Cache-Viewer Über die Befehlsaufforderung. Starten der Anwendung aus dem Cache-Viewer: Doppelklicken Sie auf das Java-Symbol unter [Start > Einstellungen > Systemsteuerung > Java]. Klicken Sie auf die Registerkarte [Allgemein]. Version Seite 14

20 Klicken Sie im Abschnitt [Temporäre Internet-Dateien] auf die Schaltfläche [Anzeigen ]. Es öffnet sich das Cache-Anzeigeprogramm für Java-Anwendungen. Ab hier haben Sie die Möglichkeit, die Anwendung aus der Liste auszuwählen und über einen Doppelklick direkt zu starten bzw. eine Verknüpfung zu erstellen, wenn Sie die Anwendung häufiger verwenden. Abbildung 13: Java Web Start Anwendungsmanager Starten der Anwendung über die Befehlsaufforderung: Wählen Sie über das Startmenü die Option [Ausführen], und geben Sie [javaws - viewer] ein. Es wird Ihnen direkt die Funktion aus Abbildung 13 angezeigt Aufruf über Desktop Wenn Sie eine Anwendung häufiger verwenden, können Sie aus der Java Web Start Anwendung eine Verknüpfung auf Ihren Desktop oder in Ihr Startmenü erstellen. Eine Verknüpfung zum OBA erstellen Sie, indem Sie die Anwendung in der Liste markieren und im Kontextmenü der Anwendung die Funktion [Verknüpfung installieren] auswählen. (Abbildung 14). Version Seite 15

21 Abbildung 14: Java Web Start Verknüpfung via Menü Wenn Sie die Verknüpfung zum OBA als Bildsymbol - wie oben beschrieben - auf dem Desktop erstellt haben, können Sie den OBA durch Doppelklicken des Bildsymbols auf dem Desktop (Abbildung 15) bzw. aus dem Windows-Startmenü (Abbildung 16) aufrufen. Abbildung 15: Bildsymbol mit Verknüpfung zum OBA Abbildung 16: Aufruf des OBA im Startmenü Version Seite 16

22 3.1.3 Aufruf über einen Web-Browser Alternativ zu Java Web Start können Sie den OBA über Ihren Web-Browser starten. Geben Sie hier die URL zum OBA ein, bspw Weitere Schritte Es erscheint das Startfenster des OBA (Abbildung 17). Sie haben jetzt die Möglichkeit, die Replikation zu starten oder den Vorgang durch die [Abbrechen]-Schaltfläche zu beenden. Abbildung 17: Replikationsdialog Nach Betätigen der Schaltfläche [Replikation starten] greift der OBA auf das Kartenlesegerät zu. Im Anschluss daran erscheint das Anmeldungsfenster, in welches Sie nach Einlegen der Signaturkarte in das Kartenlesegerät die PIN dieser Signaturkarte eingegeben müssen (Abbildung 18). Abhängig von Ihrem Kartenlesegerät kann der folgende Dialog auch anders aussehen. Version Seite 17

23 Abbildung 18: Beispielhafte PIN-Eingabe (abhängig von Kartenleser) Nach erfolgreicher Anmeldung wird Ihnen eine Liste von herunterladbaren Dokumenten angezeigt. In dieser Ansicht können Sie einzelne oder alle Dokumente auswählen bzw. abwählen (Abbildung 19). Abbildung 19: Zum Herunterladen bereitgestellte Dokumente Version Seite 18

24 Nach Betätigen der [Weiter]-Schaltfläche werden die Dokumente herunter geladen, welche zuvor in der Spalte [Auswahl] von Ihnen selektiert wurden (Abbildung 19). Abbildung 20: Herunterladen von Dokumenten Verläuft die Replikation fehlerfrei und wurden neue Dokumente gefunden, wird Ihnen dies über eine Hinweismeldung mitgeteilt. Version Seite 19

25 Sind keine neuen Dokumente zum Herunterladen vorhanden, überspringt der Replikationsdialog die Dateiauswahl und gibt Ihnen eine entsprechende Hinweismeldung aus (Abbildung 21). Abbildung 21: Keine Dokumente geladen Ebenso bekommen Sie eine detaillierte Dokument-Ansicht, sollte beim Herunterladen eines Dokuments ein Fehler aufgetreten sein. Im Bedarfsfall sollten Sie auf die gezeigte Fehlermeldung reagieren oder sich ggf. mit der e-vergabe-hotline in Verbindung setzen. Version Seite 20

26 Mit Betätigen der Schaltfläche [Fertigstellen] wird der Replikationsdialog beendet und der eigentliche OBA öffnet (Abbildung 22) sich. Abbildung 22: OBA Version Seite 21

27 3.2 Beenden des OBA Zum Beenden des OBA stehen Ihnen - windows-typisch - mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Klicken auf das Symbol [Schließen] in der oberen rechten Ecke des Fensters Aufruf des Menüs [Datei > Beenden] Tastenkombination [ALT] + [F4]. 3.3 Allgemeine Bildschirmelemente In diesem Kapitel werden Ihnen die Bildschirmelemente des OBA näher erklärt. Die Bildschirmelemente unterstützen und vereinfachen die Bedienung des OBA Grundsätzlicher Aufbau der Maske Das allgemeine Erscheinungsbild des OBA lässt sieben verschiedene Bereiche erkennen (Abbildung 23): Das Menü befindet sich über der Schaltflächen-Leiste (1) Die Schaltflächen-Leiste befindet sich direkt unter dem Menü (2) Die Projekt-/Verfahrensauswahl wird durch diesen Bereich schnell zugänglich gemacht (3) Der Verfahrensbaum befindet sich immer auf der linken Seite unter der Projekt- /Verfahrensauswahl (4) Die jeweilige Arbeitsmaske befindet sich immer auf der rechten Seite (5) Wichtige Verfahrens-Informationen werden unterhalb von Verfahrensbaum und Arbeitsmaske dargestellt (6) Die Statusleiste (u. a. mit Anzeige des Mandanten und des Benutzers) befindet sich am unteren Ende der Maske (7). Version Seite 22

28 Abbildung 23: Aufbau der Maske Menüstruktur Die Menüstruktur des OBA ist in Tabelle 1 auf der nächsten Seite dargestellt. Die einzelnen Menüfunktionen sind immer sichtbar, jedoch nur dann aktiv, wenn die jeweilige Funktion ausführbar ist. Version Seite 23

29 Datei Verfahren Dokumente Inhaber Anbieter Extras Hilfe Replizieren Beenden Auswählen Exportieren Archivieren Entfernen Anlegen Freigeben Aktualisieren Sichtbar/Unsichtbar Anhalten/Fortführen Aufheben ExPost EU ExPost National Status im wettbewerblichen Dialog Importieren Exportieren Versenden Löschen Anzeigen Prüfen Aktualitätsstatus ändern ARES-Kennung Vertreter hinzufügen Vertreter entfernen Vertretung aktivieren Vertretung deaktivieren Nachfolger Teilnehmer suchen / hinzufügen Status ändern Liste Plattform-Status OBA anhalten Zertifikate auslesen Hilfe Info Tabelle 1: Menüstruktur Schaltflächen Eine einfache und schnelle Bedienung können Sie über die Schaltflächen in der Schaltflächen-Leiste erreichen. Die Schaltflächen stehen Ihnen für häufig genutzte Funktionen zur Verfügung. Die Schaltflächen stehen Ihnen aber nur dann aktiv zur Verfügung, wenn die jeweilige Funktion gerade ausführbar ist. Die Schaltfläche [Hilfe] ist dabei immer aktiv. Eine Übersicht über die Schaltflächen und deren Funktionen finden Sie in Abbildung 171 am Ende dieses Handbuchs. Version Seite 24

30 3.3.4 Projekt- / Verfahrensauswahl Beim Anlegen eines Verfahrens können Sie mehrere Vergabeverfahren unter einem Projekt zusammenfassen. Im Bereich [Projekte/Verfahren] wird Ihnen die gezielte Auswahl eines Projektes oder Verfahrens ermöglicht. Je nach Auswahl wird Ihnen im Verfahrensbaum ein ganzes Projekt mit seinen Verfahren oder einzelne Verfahren angezeigt. Projekte sind in der Auswahlliste mit einem [P-] und Verfahren mit einem [V-] gekennzeichnet. Es werden Ihnen alle Ihre Projekte und Verfahren sowie die Projekte und Verfahren der Personen, für die Sie als Vertreter eingetragen sind, zur Auswahl bereitgestellt. Abbildung 24: Projekt-Ansicht Wählen Sie im Bereich [Projekte/Verfahren] ein Projekt aus, werden Ihnen im Verfahrensbaum alle zugeordneten Verfahren mit ihren Eingangs- und Ausgangsordnern angeboten. Im Arbeitsbereich erscheint ebenfall eine Liste mit den zugeordneten Verfahren Verfahrensbaum Der Verfahrensbaum befindet sich immer im linken Bereich des Fensters im OBA. Er enthält Angaben zu dem in der Projekt- / Verfahrensauswahl selektierten Projekt bzw. Verfahren. Neue (ungelesene) Dokumente werden in roter Schrift dargestellt. Sobald diese selektiert werden, ändert sich die Farbe zum gängigen Schwarz. Jedes Projekt bzw. Verfahren hat automatisch einen Hauptordner (Wurzelordner), dessen Name sich eindeutig durch das jeweilige Projekt bzw. Verfahren ergibt. Bei Projekten bezieht sich der Name auf das Thema des Projektes und bei einzelnen Verfahren auf die Bearbeitungsnummer. Die verschiedenen vom OBA unterstützten Prozesse werden diesem Wurzelordner und seiner Ordnerstruktur jeweils zugeordnet (Dokument, Benachrichtigung, Verdingung, Angebot). Der OBA kann Ihnen alle Verfahren anzeigen, an denen Sie gerade beteiligt sind Arbeitsmaske eines Verfahrens Nach Auswahl eines Projektes oder Verfahrens im Verfahrensbaum wird Ihnen die Arbeitsmaske dieses Verfahrens im Hauptfenster des OBA angezeigt. Version Seite 25

31 Verfahren, für welche Sie keine aktiven Rechte besitzen, werden als inaktiv, d.h. ausgegraut angezeigt. Dieser Zustand kann durch Vertreter- oder Nachfolgerregelung entstehen oder wenn Sie die Rolle eines Referats- oder Dienststellenleiters inne haben. In inaktiven Verfahren haben Sie nur Lese- und keine Schreibrechte. 3.4 Dateiformate Der OBA erlaubt Ihnen, Dokumente in Formaten zu verarbeiten für die seitens des Betriebssystems eine Viewer-Applikation registriert ist. Sie sollten jedoch vorwiegend Dokumente im PDF-Format nutzen. Die im OBA angezeigten Dokumente sind immer unverschlüsselt. Neue und somit verschlüsselte Dokumente werden nach dem Replizieren automatisch vom OBA entschlüsselt. Analog dazu werden vor dem Versenden die ausgewählten Dokumente vom OBA immer automatisch verschlüsselt. Version Seite 26

32 3.5 Anzeige zusätzlicher Informationen Beim Navigieren durch den Verfahrensbaum werden Ihnen die folgenden zusätzlichen Informationen angezeigt Eingangsordner Von den Anbietern empfangene Dokumente werden in entsprechenden Eingangsordnern gesammelt. Die Eingangsordner sind wie folgt aufgebaut: Abbildung 25: Aufbau Eingangsordner Der erste Knoten ist beschriftet mit dem Firmennamen des Hauptnutzers des Mitarbeiterstammes. Darunter befindet sich ein Knoten, welcher mit dem Namen des Versenders beschriftet ist. Innerhalb dieses Knotens befinden sich dann die empfangenen Dokumente. Selektieren Sie einen Hauptknoten innerhalb des Eingangsordners, werden Ihnen im Arbeitsbereich alle in diesem Knoten befindlichen Dokumente angezeigt. Abbildung 26: Alle Dokumente des Eingangsordners Version Seite 27

33 Selektieren Sie einen Knoten, der mit einem Firmennamen versehen ist, werden Ihnen im Arbeitsbereich alle in diesem Knoten befindlichen Dokumente angezeigt. Abbildung 27: Teilnahmeanträge der jeweiligen Firma Anhand der Spalte [Zertifikatsart] können Sie jeweils direkt erkennen, welches Zertifikat der Versender des Dokumentes besitzt. Abbildung 28: Zertifikatsarten und ihre Symbole Durch Selektion des mit dem Namen des Versenders beschrifteten Knoten werden Ihnen im Arbeitsbereich die Daten dieses Nutzers angezeigt. Falls es sich bei dem Versender um einen Nebennutzer handelt wird im Bereich [zugeordneter Hauptnutzer] der Name des zugeordneten Hauptnutzers angezeigt. Version Seite 28

34 Abbildung 29: Daten des Versenders Um zur Detailansicht eines Dokumentes zu gelangen, müssen Sie das gewünschte Dokument im Verfahrensbaum selektieren. Im Arbeitsbereich werden Ihnen jetzt die Details zum Dokument angezeigt. Abbildung 30: Details zum empfangenen Dokument Version Seite 29

35 3.5.2 Ausgangsordner Durch die Auswahl eines Dokumentes im Verfahrensbaum können Sie den Dokumentstatus bzw. Sendebericht überprüfen. Abbildung 31: Sendebericht In der oberen Hälfte des Arbeitsbereiches werden Ihnen die Details zum Dokument angezeigt. In der unteren Hälfte befindet sich der Sende- und Empfangsbericht. Anhand des Sendeberichtes können Sie erkennen, wann und an welche Anbieter bzw. Empfängergruppe das ausgewählte Dokument versendet wurde. Im Empfangsbericht wird in der Spalte [Empfänger] der Anbieter eines Mitarbeiterstammes angezeigt, welcher das Dokument als erstes heruntergeladen hat. Bei der Archivierung des Verfahrens wird zusätzlich zur Protokolldatei noch eine XML-Datei erzeugt, die eine Liste der von Ihnen gesendeten Dokumente (ID, Name, Typ und Empfängergruppe) enthält und jedem Dokument die Anbieter (ID und Name) zuordnet, welche das Dokument zum Herunterladen angeboten bekommen oder heruntergeladen haben. Version Seite 30

36 3.5.3 Anbieter Bedienerhandbuch Online Beschaffungsassistent Innerhalb des Knotens [Anbieter] können Sie sich über die einzelnen Anbieter und deren Status im Verfahren informieren. Jeder relevante Anbieterstatus erhält seinen eigenen Knoten, welcher mit dem jeweiligen Status beschriftet ist. Selektieren Sie einen solchen Knoten, werden Ihnen alle Anbieter angezeigt, welche diesen Status besitzen. Abbildung 32: Mitarbeiterstämme mit dem Status [Bewerber] In der Spalte [Verfahren angefordert] erkennen Sie, ab welchem Zeitpunkt der Anbieter entweder selber die Verfahrensunterlagen in dem Verfahren beantragt hat oder Sie den Anbieter als Teilnehmer manuell hinzugefügt haben. Selektieren Sie einen Anbieter, werden im Arbeitsbereich die Details des Anbieters angezeigt, der die Teilnahme in dem Verfahren beantragt hat. Dieser wird auch als [verantwortlicher Nutzer] bezeichnet. Abbildung 33: Nebennutzer ist als Teilnehmer aktiv Wurde das Verfahren anbieterseitig von einem Vertreter übernommen oder an einen Nachfolger übergeben, erscheint zusätzlich ein entsprechender Hinweis. Version Seite 31

37 Abbildung 34: Vertretung übernommen - Anbieterseitig Über das Kontextmenü des Knotens zu einem Mitarbeiterstamm kann man sich den gesamten entsprechenden Mitarbeiterstamm anzeigen lassen. Der selektierte Anbieter (Verantwortlicher Nutzer) wird blau hinterlegt angezeigt. Nebennutzer werden ausgegraut und gesperrte Anbieter in roter Schrift angezeigt. Abbildung 35: Mitarbeiterstamm mit gesperrtem Nebennutzer Version Seite 32

38 3.5.4 Meine Vertretungen Wurde das Verfahren von einem Vertreter aktiv übernommen, wird das Verfahren bei Ihnen als ausgegraut angezeigt. Zusätzlich können Sie im Bereich [Meine Vertretungen] erkennen, welcher Vertreter die Vertretung aktiviert hat. Abbildung 36: Meine Vertretungen Durch Selektion des Namens im Bereich [Meine Vertretungen] werden die Daten des Vertreters angezeigt Meine Vertreter Haben Sie bereits potentielle Vertreter eingerichtet, werden diese im Knoten [Meine Vertreter] gelistet. Abbildung 37: Meine Vertreter 3.6 Empfangen von s Im Rahmen von bestimmten Tätigkeiten eines Anbieters oder des Administrators der Vergabeplattform bzw. des VST-Administrators der Vergabestelle werden vom System automatisch generierte s an Sie versendet. Als Sachbearbeiter werden Sie z.b. darüber informiert, dass ein Anbieter neue Dokumente für Sie bereitgestellt hat. Version Seite 33

39 Damit Sie nicht in einer Flut von s ertrinken, werden die Mails zu folgenden Aktionen gebündelt und in einer Mail zusammengefasst in regelmäßigen Abständen versendet: Anbieter hat die Teilnahme in einem Ihrer Verfahren beantragt und der Anbieter hat ein Dokument an Sie gesendet. Für alle anderen Aktionen werden die Mails weiterhin einzeln versendet: Sie wurden als Mitarbeiter gelöscht, Ihr Zertifikat läuft demnächst ab und EU bestätigt den Eingang Ihres Verfahrens bzw. Ihrer EU-ExPost. Version Seite 34

40 4 Erste Schritte mit dem OBA Die Verfahren sind die zentrale Struktur im OBA. Unterhalb eines Verfahrens werden alle diesem Verfahren zugeordneten Dokumente wie z.b. Anträge auf Teilnahme oder Rückfragen abgelegt. Sobald ein Verfahren auf der Vergabeplattform initialisiert worden ist, können Sie den OBA verwenden, um die Verdingungsunterlagen auf die Vergabeplattform einzustellen. Sind die ersten Bewerber als Teilnehmer für das Verfahren zugelassen, können Sie mit diesen Dokumente austauschen. Dazu müssen Sie wie folgt vorgehen: Automatisch nach Anmeldung am OBA oder auch über den Menüpunkt [Datei > Replizieren...] werden - falls vorhanden - neue Dokumente und neue Bewerber von der Vergabeplattform heruntergeladen (siehe Kapitel 5 Replikation). Anschließend werden die Dokumente vom OBA entschlüsselt und können von Ihnen eingesehen werden, sofern eine Viewer-Applikation für diesen Dateityp eingerichtet ist (siehe Kapitel 7.4 Dokumente anzeigen). Version Seite 35

41 5 Replikation Der OBA stellt alle Dokumente eines Verfahrens in lesbarer Form zur Verfügung. Der aktuellste Stand eines Verfahrens befindet sich stets auf der Vergabeplattform, d.h. der OBA vergleicht bei Programmstart die Dokumente eines Verfahrens, sowie die Anbieterinformationen, mit der Vergabeplattform und lädt bei Bedarf aktuelle Dokumente und Informationen herunter. Folgende Aktionen werden in die Replikation einbezogen: Neue Verfahren werden heruntergeladen und im OBA initialisiert. Die notwendigen Schlüsselpakete werden in die lokale Schlüsselverwaltung übernommen. Hierfür sind das Einlegen der Signaturkarte und eine PIN-Eingabe erforderlich. Der OBA lädt die neuen Dokumente des Verfahrens von der Vergabeplattform herunter. Da alle Dokumente verschlüsselt auf der Vergabeplattform liegen, werden diese nach dem Herunterladen vom OBA entschlüsselt und Ihnen im Verfahrensbaum zur Verfügung gestellt. Der OBA synchronisiert die Bieterinformationen der Verfahren mit denen der Vergabeplattform. Sind neue Bewerber hinzugekommen, werden diese in den Baum eingefügt und können mit Hilfe des OBA zugelassen werden. Ebenso werden Ihnen Veränderungen in Folge von Vertretungs- oder Nachfolgeregelungen angezeigt. Gleichzeitig werden die für die Bearbeitung notwendigen Schlüssel und Zertifikate repliziert. Die Replikation wird automatisch bei jedem Start des OBA durchgeführt (siehe Kapitel 2.2 Der erste Aufruf des OBA kann aber immer wieder von Ihnen manuell mit dem Menüpunkt [Datei > Replizieren...], mit der Funktionstaste <F5> oder der Schaltfläche [Replizieren] angestoßen werden. Version Seite 36

42 Nachdem Verfahren und Schlüssel im OBA aktualisiert wurden, werden neu auf der Vergabeplattform vorhandene Dokumente gesucht. Als Ergebnis wird Ihnen ein Dialog geöffnet, der eine Liste mit den zum Herunterladen bereitstehenden Dokumenten enthält (Abbildung 38). Abbildung 38: Liste zum Herunterladen bereitstehender Dokumente Um alle Dokumente für das Herunterladen zu markieren, können Sie die [Alle Auswählen]- Schaltfläche benutzen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, nur einzelne Dokumente in der Liste zu markieren. Durch Betätigen der [Auswahl löschen]-schaltfläche können Sie die Auswahl von Dokumenten zurücknehmen. Es sind dann keine Dokumente mehr selektiert. Mit Betätigen der [Weiter]-Schaltfläche werden alle markierten Dokumente heruntergeladen. Wird ein neues Verfahren repliziert oder hat sich der Status eines Verfahrens geändert, wird ein weiteres Dialogfenster eingeblendet, welches Sie über den Statuswechsel eines Verfahrens informiert (Abbildung 39). Version Seite 37

43 Abbildung 39: Statuswechsel eines Verfahrens Mit [Fertigstellen] wird der Replikationsprozess abgeschlossen und ein Hinweistext weist Sie darauf hin, dass die Replikation erfolgreich war. Version Seite 38

44 Ist jedoch beim Herunterladen eines Dokuments ein Fehler aufgetreten, wird dieser in einem weiteren Dialogfenster dargestellt (Abbildung 40). Die Details der Fehlermeldungen lassen sich über einen Doppelklick auf die jeweilige Zeile in einem separaten Fenster öffnen und können dort über die [Details]-Schaltfläche angezeigt und gespeichert werden (Abbildung 41). Im Bedarfsfall sollten Sie auf die gezeigte Fehlermeldung reagieren oder sich ggf. mit der e-vergabe-hotline in Verbindung setzen. Beide Hinweise lassen sich nach Betätigen der [Fertigstellen]-Schaltfläche schließen. Abbildung 40: Fehlerhafte Replikation Abbildung 41: Angezeigte Fehlermeldung mit Details Version Seite 39

45 Filter für Dienststellen- und Referatsleiter Falls Sie sich als Dienststellen- und Referatsleiter oder dessen Vertreter am Client anmelden gibt es im ersten Fenster des Replikationsdialogs die Möglichkeit, einen Filter (Abbildung 42) zu setzen. Mit diesem Filter können Sie die Anzahl der zu replizierenden Dokumente einschränken. So können Sie sich zum Beispiel nur Verfahren eines bestimmten Referates anzeigen lassen. Nachdem Sie die Schaltfläche [Filter] betätigt haben, öffnet sich ein Dialog zur Konfiguration eines Filters (Abbildung 43). Abbildung 42: Schaltfläche [Filter] Abbildung 43: Filter für Dienststellen- und Referatsleiter Version Seite 40

46 Die Zusammenstellung eines Filters bleibt Ihnen als Dienststellenleiter oder Referatsleiter bzw. dessen Vertreter selbst überlassen. Wenn Sie im oberen Bereich ein Referat auswählen, werden Ihnen alle Verfahren und Dokumente zu diesem Referat angezeigt. Falls Sie nur Dokumente zu einem bestimmten Verfahren replizieren wollen, können Sie dieses Verfahren im unteren Bereich selektieren. Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben können Sie über die Schaltfläche [Schließen] die Ansicht verlassen. Die gewählten Einstellungen werden direkt bei der nächsten Replikation verwendet. Die Filter können Sie auch für spätere Replikationen speichern. Dafür müssen Sie nach Auswahl der Verfahren die Schaltfläche [Speichern] betätigen. Anschließend öffnet sich eine Eingabeaufforderung (Abbildung 44). In dieses Feld geben Sie bitte den Namen ein, den der Filter tragen soll. Nach Eingabe des Namens ist der Filter in der Auswahlliste immer wieder auswählbar (Abbildung 45). Abbildung 44: Filternamen eingeben Abbildung 45: Gespeicherten Filter auswählen Haben Sie einen gespeicherten Filter selektiert, wird die [Löschen]-Schaltfläche in Abbildung 43 aktiv und Sie haben die Möglichkeit den Filter wieder zu löschen. Version Seite 41

47 6 Verfahren im OBA Die Vergabeverfahren sind die zweite Ebene im Verfahrensbaum und unterhalb des Projekts angegliedert. Projekte sind allerdings nur als Sammelordner für mehrere Verfahren zu sehen, die thematisch zusammen passen und abgewickelt werden. Das zu bearbeitende Verfahren können Sie über die Projekt- / Verfahrensauswahl oder über den entsprechenden Menüpunkt auswählen (siehe auch Kapitel 6.3 Verfahren auswählen). HINWEIS: In der Praxis der e-vergabe ist es mehrfach vorgekommen, dass Texte aus Microsoft- Office-Anwendungen (bspw. MS-Word) über die Funktion [Kopieren -> Einfügen] in die Verfahrensvorlagen übernommen wurden. Hierbei kam es vor, dass bestimmte Zeichen (bspw. Bindestriche) nach dem Kopieren vom System als Sonderzeichen interpretiert wurden und deshalb zu Problemen bei der Anzeige in der e-vergabe und in angebundenen Drittsystemen ( geführt haben. Es wird deshalb empfohlen, Texte direkt im OBA zu erstellen oder beim Verfassen von Texten einen ASCII-Text-Editor anstelle von MS-Word zu verwenden. 6.1 Verfahren anlegen Über den Menüaufruf [Verfahren > Anlegen...] können Sie neue Verfahren anlegen. Dabei öffnet sich ein Dialog zur Auswahl der Bekanntmachungsvorlage (Abbildung 46). HINWEIS: Falls Ihre Vergabestelle den Sichtbarkeitsstatus [nicht sichtbar] besitzt, können Sie keine neuen Verfahren anlegen. Eine entsprechende Hinweismeldung informiert darüber sobald Sie die Funktion [Verfahren > Anlegen] ausführen wollen. HINWEIS: Bei der Vergabe eines Geschäftszeichens für ein Verfahren ist darauf zu achten, dass dieses nicht mit einem Punkt endet. Version Seite 42

48 Abbildung 46: Auswahl der Bekanntmachungsvorlage Die angezeigte Tabelle verfügt über eine Sortierfunktion, die es Ihnen ermöglicht, die Inhalte der Spalten aufsteigend bzw. absteigend in alphabetischer Reihenfolge zu sortieren. Nach Auswahl des Verfahrens und Klicken auf [Weiter] werden Sie dazu aufgefordert, im Dialogschritt [Detaildaten / Import] Verfahrensdaten einzutragen (Abbildung 47). Pflichtfelder sind dabei in der Anwendung gelb hinterlegt. Version Seite 43

49 Abbildung 47: Verfahren anlegen Das Archivierungsdatum wird vom System standardmäßig auf 6 Monate nach dem Verfahrenserstellungsdatum gesetzt, kann aber jederzeit von Ihnen geändert werden. Über [XML-Import] können Sie an dieser Stelle ein bereits erstelltes Verfahren einlesen, welches in Form einer passenden XML-Datei vorliegt. Dazu öffnet sich ein Dateiexplorer, mit welchem Sie zur entsprechenden XML-Datei navigieren können. Ebenso ist es möglich, eine Verfahrensdefinition zu wählen, die von einem Drittsystem - bspw. einem angebundenen Vergabemanagement- oder Dokumentenmanagementsystem - zur Verfügung gestellt worden ist. Diese werden Ihnen in der unteren Liste des ersten Dialogs angezeigt, sofern sie vorhanden sind (Abbildung 47). Über die Schaltfläche [Wartungsfenster anzeigen] haben Sie die Möglichkeit, sich eine Liste der im System angelegten Wartungsfenster anzeigen zu lassen (Abbildung 48). Version Seite 44

50 Abbildung 48: Wartungsfenster anzeigen Anhand dieser Funktionalität können Sie schon bevor Sie ein Verfahren anlegen prüfen, ob der geplante Termin für die Angebotsöffnung innerhalb eines Wartungsfensters liegt. Ist dies der Fall, müssen Sie einen anderen Termin für die Angebotsöffnung auswählen, der sich nicht mit einem vorhandenen Wartungsfenster überschneidet. Beim abschließenden Anlegen des Verfahrens auf der Plattform wird geprüft, ob sich das Datum der Angebotsöffnung innerhalb eines Wartungsfensters befindet. Ist dies der Fall, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben und das Verfahren kann nicht angelegt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, im Dialog [Verfahren und Projekte anlegen] mit Deaktivierung der Checkbox [Eingabedialog anzeigen] die Anzeige des Bekanntmachungs-Formulars zu überspringen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie Daten bereits importiert haben, entweder über die Schaltfläche [XML-Import] oder von einem Drittsystem. Durch Betätigen der Schaltfläche [Weiter] gelangen Sie zum Dialogschritt [Projektzuordnung]; dieser bietet Ihnen die Möglichkeit, das Verfahren einem Projekt zuzuordnen (Abbildung 49). Version Seite 45

51 Abbildung 49: Projektzuordnung Sie können das Verfahren auch ohne ein übergeordnetes Projekt anlegen. Dafür wählen Sie die Option [Verfahren keinem Projekt zuordnen] aus. Möchten Sie das Verfahren einem bestehenden Projekt zuweisen, können Sie dies durch Auswahl der zweiten Option und anschließende Selektion eines vorhandenen Projektes wählen. Um ein neues Projekt anzulegen, müssen Sie die dritte Option wählen und einen Projektnamen sowie eine Projektbeschreibung eingeben. Wenn Sie die Schaltfläche [Weiter] betätigen, öffnet sich der nächste Dialogschritt [Bekanntmachungsdaten erfassen], in welchem Sie alle verfahrensbezogenen Daten eintragen müssen. HINWEIS: Das Aktenzeichen in den EU-Simap-Bekanntmachungen, die Vergabenummer in nationalen VOB-Bekanntmachungen sowie die Bearbeitungsnummer in nationalen VOL- Bekanntmachungen können nach dem Erstellen der Bekanntmachung nicht mehr verändert werden. Version Seite 46

52 Abbildung 50: Adressdaten beim Anlegen eines Verfahrens Die Felder des Auftraggebers sind beim Anlegen eines Verfahrens zunächst nicht vorbelegt. Mit einem Rechtsklick der Maus im Feld [Name] bzw. [Auftraggeber] öffnet sich ein Kontextmenü mit den Menüpunkten [Adresse vorbelegen], [Vorbelegung löschen] und [Vorbelegung speichern]. Wählen Sie hier den Menüpunkt [Vorbelegung speichern], wird die eingegebene Adresse für nachfolgende Anlege-Aktionen gespeichert. Die Vorbelegung muss für EU-Verfahren und VOB national einmalig gespeichert werden und steht dann bei jedem weiteren Anlegen eines dieser Verfahren zur Verfügung. Bei den nationalen Verfahren (VOL) sind die Auftraggeberdaten unterschiedlich aufgebaut. Bei den Verfahren National beschränkt ohne Teilnahmewettbewerb und National freihändig ohne Teilnahmewettbewerb werden die Auftraggeberdaten in mehreren Feldern erfasst. Bei den anderen Verfahren werden diese Daten in einem Feld erfasst. Sie haben die Möglichkeit für eines dieser Varianten eine Vorbelegung zu speichern. Diese Vorbelegung steht dann beim Anlegen von Verfahren nur bei den Verfahren zur Verfügung, welcher der gespeicherten Variante entsprechen. Die Vorbelegung steht auch nach zwischenzeitlicher Beendigung des OBA zur Verfügung. Version Seite 47

53 Die Adressfelder können Sie jederzeit ändern. Sollen die vorgenommenen Änderungen an der Adresse des Auftraggebers gespeichert werden, müssen Sie die Funktion [Vorbelegung speichern] nach Eingabe der Änderung erneut betätigen. Über [Vorbelegung löschen] können Sie die gespeicherte Adresse löschen. Diese steht Ihnen dann beim nächsten Anlegen eines Verfahrens nicht mehr zur Verfügung. Über den Menüpunkt [Adresse vorbelegen] wird die gespeicherte Adresse in den entsprechenden Feldern eingetragen. Ist keine Adresse gespeichert, so bleibt das Feld leer. HINWEIS: Die e-vergabe akzeptiert nur -Adressen, welche RFC 2821 konform sind. Dies bedeutet, dass der Postfachname aus maximal 64 Zeichen bestehen darf (Peter.Muster) und der Domain-Name maximal 255 Zeichen lang sein darf. Daraus ergibt sich eine Maximallänge von 320 Zeichen einschließlich (Peter.Muster@test.com). Abbildung 51: Fehlerhafte Eingabe bei der Angebotsfrist / Teilnahmefrist Beim Anlegen von Verfahren ist die folgende zeitliche Reihenfolge der Fristen zu beachten: 1. Teilnahmefrist, 2. Angebotsfrist und Version Seite 48

54 3. Archivierungsfrist. Bei einem Eingabefehler wird das entsprechende Feld farblich (rot) hervorgehoben (Abbildung 51). Haben Sie alle Daten korrekt eingegeben, öffnet sich das in Abbildung 52 gezeigte Fenster. Hierbei erfolgt keine inhaltliche Prüfung der Daten, sondern das System prüft nur die vorgegebenen Formate und ob alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden. Abbildung 52: Voransicht und XML-Export Über die Schaltfläche [Voransicht] haben Sie die Möglichkeit, die eingegebenen Daten zu überprüfen. Ihnen werden dafür alle zuvor angegebenen Daten angezeigt und Sie können diese auf ihre Richtigkeit überprüfen. Sollte etwas zu ändern sein, können Sie über die jeweils vorhandenen [Zurück]-Schaltflächen zur entsprechenden Stelle navigieren. Mittels der [XML-Export]-Schaltfläche können Sie die Verfahrensdaten als XML-Datei exportieren. Diese Datei kann nun außerhalb der e-vergabe weiter bearbeitet werden und nach Bearbeitung über einen XML-Import wieder in den OBA eingelesen werden (s. o.). Durch Betätigen der Schaltfläche [Weiter] gelangen Sie zum letzten Schritt im Prozess der Verfahrensanlage (Abbildung 53). Version Seite 49

55 Abbildung 53: Eingaben abschließen Über die Schaltfläche [Fertigstellen] wird das Verfahren abschließend auf der Plattform angelegt. Es öffnet sich dann der Replikationsdialog und Sie müssen durch Betätigen der Schaltfläche [Replikation starten] die Replikation anstoßen. Das Verfahren ist jetzt erfolgreich angelegt und kann von Ihnen anschließend freigegeben werden. Vor der Freigabe eines Verfahrens ist eine Aktualisierung noch möglich, ohne dass die alten Texte auf der e-vergabeplattform veröffentlicht werden. Verfahren mit Teilnahmewettbewerb Legen Sie ein Verfahren mit Teilnahmewettbewerb an, werden Sie nach dem Ausfüllen des Formulars aufgefordert, in einem gesonderten Eingabedialog ein vorläufiges bzw. endgültiges Angebotsdatum einzugeben. Abbildung 54: Vorläufiges Angebotsdatum bei Verfahren mit TW Version Seite 50

56 Nach Ablauf der Teilnahmefrist können Sie ggf. über den Menüpunkt [Verfahren > Aktualisieren] das endgültige Angebotsdatum anpassen. Abbildung 55: Angebotsdatum bei Verfahren mit TW Version Seite 51

57 6.1.1 Aktualisierung von Fristen Sie haben die Möglichkeit, Fristen von Vergabeverfahren über die Funktion [Verfahren > Aktualisieren] zu ändern. Wie beim Anlegen gilt auch beim Aktualisieren die folgende zeitliche Reihenfolge: 1. Freigabedatum (falls das Verfahren freigegeben wurde), 2. Teilnahmefrist, 3. Angebotsfrist und 4. Archivierungsfrist. Beim Ändern der Fristen müssen die folgenden zwei Varianten unterschieden werden. HINWEIS: Die Zuschlagsfrist ist immer änderbar Bearbeitung von Fristen vor der Freigabe Vor der Freigabe sind die Fristen [Teilnahmefrist], [Angebotsfrist] und [Archivierungsfrist] änderbar, wobei lediglich geprüft wird, ob die jeweiligen Fristen in der Zukunft liegen und die oben aufgeführte zeitliche Reihenfolge aufweisen Bearbeitung von Fristen nach der Freigabe Nach der Freigabe sind die Fristen [Teilnahmefrist], [Angebotsfrist] und [Archivierungsfrist] nur in den folgenden Fällen änderbar. Die Teilnahmefrist ist dann änderbar, wenn: die Teilnahmefrist noch nicht abgelaufen ist, im Falle von Verfahren mit Teilnahmewettbewerb eine Öffnung der Teilnahmeanträge mit dem OEFA durchzuführen ist und diese noch nicht stattgefunden hat. Die Angebotsfrist ist dann änderbar, wenn: die Angebotsfrist noch nicht abgelaufen ist, die Angebotsöffnung mit dem OEFA durchzuführen ist und diese noch nicht stattgefunden hat. Die Archivierungsfrist ist dann änderbar, wenn: die Archivierungsfrist noch nicht abgelaufen ist. In allen anderen Fällen werden bereits abgelaufene Fristen ausgegraut und sind nicht mehr editierbar. Version Seite 52

58 Beim Ändern der Fristen gelten die gleichen Regeln wie auch beim Ändern von Fristen vor der Freigabe von Verfahren. 6.2 Verfahren freigeben Das Freigeben von Verfahren ist ein bewusst eingefügter Prozessschritt. Sie sollten vor der Freigabe des Verfahrens die Verfahrensdaten noch einmal überprüfen. Ist dies geschehen, können Sie über den Menüaufruf [Verfahren > Freigeben...] oder über das Kontextmenü des Verfahrens den Freigabeprozess anstoßen. Je nachdem ob es sich um ein nationales oder ein EU- Verfahren handelt und welche Einstellung für Ihre Vergabestelle im VST-Admin-Client durch Ihren Vergabestellenadministrator vorgenommen wurde, erscheint entweder der Dialog in Abbildung 56 oder der Dialog in Abbildung Automatische Freigabe (Logik) Wurde in Ihrer Vergabestelle festgelegt, dass die Verfahrensdaten bei der Freigabe eines EU- Verfahrens automatisch an das Amtsblatt der EU versendet werden, brauchen Sie in diesem Dialog nur Ihr noch nicht freigegebenes Verfahren zu selektieren und anschließend die Schaltfläche [Freigeben] betätigen. In diesem Fall kann es einige Minuten dauern bis Sie eine von Vergabestelle erhalten, in der der Eingang der Verfahrensdaten bei der EU bestätigt. Mit Erhalt der Mail wird der Status des Verfahrens umgesetzt und das Verfahren ist auf der e-vergabeplattform sichtbar. Version Seite 53

59 Abbildung 56: Verfahren freigeben (VST-Einstellung: Automatisch) HINWEIS: Bei nationalen Verfahren sowie bei einem EU Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb werden keine Verfahrensdaten an das Amtsblatt der EU gesendet. Daher wechselt dieses Verfahren direkt in die Teilnahme-/Angebotsphase Manuelle Freigabe Wurde in Ihrer Vergabestelle festgelegt, dass Sie die Verfahrensdaten manuell an das Amtblatt der EU senden, ist als erstes das freizugebende EU-Verfahren von Ihnen zu selektieren und die Schaltfläche [An Amtblatt der EU senden] zu betätigen. Im Anschluss daran startet das System automatisch den Replikations-Dialog. Nach Erhalt einer Mail seitens der Vergabestelle, welche bestätigt, dass die Daten bei der EU eingegangen sind, müssen Sie erneut den Menüaufruf [Verfahren > Freigeben...] aufrufen. Version Seite 54

60 Abbildung 57: Verfahren freigeben (VST-Einstellung: manuell) Es öffnet sich der gleiche Dialog wie zuvor, in welchem alle zur Freigabe bereitstehenden Verfahren aufgelistet werden. Wählen Sie hier bitte erneut das freizugebende Verfahren durch Aktivierung der entsprechenden Checkbox aus und betätigen Sie die [Freigeben]-Schaltfläche. Nach Replikation des OBA wechselt das Verfahren seinen Status und ist auf der Vergabeplattform freigegeben. HINWEIS: Bei nationalen Verfahren werden keine Verfahrensdaten an die EU gesendet, daher ist nach der Auswahl eines nationalen Verfahrens die Schaltfläche [An Amtsblatt der EU senden] deaktiviert. Bei einem EU Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb werden ebenfalls keine Verfahrensdaten an das Amtsblatt der EU gesendet. In diesem Fall erscheint nach der Betätigung der Schaltfläche [An Amtsblatt der EU senden] folgende Fehlermeldung: Abbildung 58: Fehlermeldung: An Amtsblatt der EU senden Version Seite 55

61 6.3 Verfahren auswählen Der OBA bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, Verfahren auszuwählen. Der schnellste Weg ist der über die Auswahlliste [Projekte/Verfahren]. Dort werden Ihnen alle verfügbaren Projekte und Verfahren angezeigt. Projekte und Verfahren unterscheiden sich in dieser Liste durch ihr Präfix. Das Präfix [P-] steht dabei für Projekte, das Präfix [V-] für Verfahren (Abbildung 59). Abbildung 59: Verfahren auswählen Eine weitere Möglichkeit, ein Verfahren oder Projekt auszuwählen, wird Ihnen über den Menüaufruf [Verfahren > Auswählen...] angeboten. Dabei öffnet sich ein Dialog zur Auswahl eines Verfahrens oder Projekts. Der Dialog ist in die Karteikarten [Verfahren] und [Projekte] gegliedert (Abbildung 60 und Abbildung 61). Wählen Sie das entsprechende Verfahren oder Projekt durch Aktivierung der zugehörigen Checkbox aus und bestätigen Sie den Dialog mit [Fertigstellen]. Abbildung 60: Verfahren auswählen Version Seite 56

62 Abbildung 61: Projekt auswählen Der Verfahrensbaum enthält nun die aktuelle Ansicht des zuvor gewählten Verfahrens bzw. Projektes. 6.4 Verfahren aktualisieren Sie können Verfahren im OBA aktualisieren. Dazu müssen Sie den Menüaufruf [Verfahren > Aktualisieren...] oder die entsprechende Schaltfläche ausführen. Es öffnet sich der Dialog zum Aktualisieren des Verfahrens (Abbildung 62). Version Seite 57

63 Abbildung 62: Verfahren aktualisieren Auswahl In diesem Dialog können Sie das zu aktualisierende Verfahren auswählen. Wenn Sie die Schaltfläche [Weiter>>] betätigen, öffnet sich analog zum Anlegen eines Verfahrens der Dialogschritt [Detaildaten / Import] und durch erneutes Betätigen der Schaltfläche [Weiter>>] die Schritte [Projektzuordnung] und [Bekanntmachungsdaten erfassen]. Alle Dialogfelder sind mit den alten Daten des Verfahrens vorbelegt, können aber bis auf wenige Ausnahmen geändert werden. Wenn im Dialogschritt [Bekanntmachungsdaten erfassen] die Schaltfläche [Weiter>>] betätigt wird, sind 5 Varianten zu unterscheiden: Version Seite 58

64 1. Die Aktualisierung wurde für ein Verfahren durchgeführt, für welches grundsätzlich keine Versendung eines Änderungsformulars vorgesehen ist: Alle nationale Verfahren EU Vorinformation EU Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb 2. Die Aktualisierung wurde für ein Verfahren durchgeführt, für dessen Status keine Versendung eines Änderungsformulars vorgesehen ist: Unveröffentlicht. EU nicht versendet Angebotsauswertung. EU versendet 3. Die Aktualisierung wurde für ein Verfahren durchgeführt, für welches die Versendung eines Änderungsformulars vorgesehen ist: EU-Verfahren (außer Vorinformation und Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb), bei denen die Bekanntmachung bereits an die EU gesendet worden ist, im folgenden Status: Unveröffentlicht. EU versendet Unveröffentlicht. EU Bestätigung Teilnahme-/Angebotsphase Angebotsöffnung Angebotsauswertung. Nicht EU versendet Angebotsphase Dialog-Phase Es müssen weiterhin solche Daten aktualisiert worden sein, die auch relevant für die Bekanntmachung sind. 4. Die Aktualisierung wurde für ein Verfahren durchgeführt, für welches die Versendung eines Änderungsformulars vorgesehen ist (siehe Variante 3), aber es wurden keine Änderungen an den eigentlichen Bekanntmachungsdaten vorgenommen, sondern beispielsweise nur an Archivierungsdatum, Kategorie oder Projektzuordnung. 5. Die Aktualisierung wurde für ein Verfahren durchgeführt, für welches die Versendung eines Änderungsformulars vorgesehen ist (siehe Variante 3), aber es wurden keine Änderungen am Verfahren vorgenommen, weil sich ausschließlich die Ausschreibungsunterlagen geändert haben Aktualisieren von Verfahren - Variante 1 und 2 In der Variante 1 oder 2 erscheint nach Betätigung der [Weiter]-Schaltfläche sofort der Dialog [HTML-Voransicht/ Export]. Der weitere Ablauf der Aktualisierung ist vollständig analog zum Anlegen eines Verfahrens. Version Seite 59

65 Bei der folgenden Replikation werden die geänderten Verfahrensdaten sowie die Datei [Bekanntmachung] in den Formaten [PDF], [HTML] und [XML] heruntergeladen. Hierbei ist zu unterscheiden, ob eine Aktualisierung vor oder nach der Freigabe vorgenommen wird. Wird ein Verfahren vor der Freigabe aktualisiert, wird die alte Bekanntmachung im System mit der neuen überschrieben. Wird ein Verfahren nach der Freigabe aktualisiert, werden die alten Bekanntmachungen historisiert. Die Historie können Sie dem Verfahrensbaum im Ordner [Bekanntmachung] entnehmen. Die Datei [Bekanntmachung] (alle Formate) wird an alle ggf. im Verfahren beteiligten Anbieter versendet Aktualisieren von Verfahren Variante 3 In der Variante 3 muss ein Änderungsformular ([Bekanntmachung über zusätzliche Informationen, Informationen über nichtabgeschlossene Verfahren oder Berichtigung]) erstellt werden. Nach Betätigung der Schaltfläche [Weiter] öffnet sich daher zunächst der Dialogschritt [Änderungsformular bearbeiten] laut Abbildung 63. Abbildung 63: Änderungsformular mit Änderungen in der Bekanntmachung Die weiteren Abschnitte des angezeigten Änderungsformulars entsprechen dem betreffenden EU- Formular und enthalten: Version Seite 60

66 Angaben zum Auftraggeber und zum Verfahren (Abschnitte I, II und IV) Angaben zu den vorgenommenen Änderungen und zusätzliche Informationen (Abschnitt VI) Falls sich auch die Ausschreibungsunterlagen geändert haben, muss dies durch Wählen der Option [Ausschreibungsunterlagen] bekanntgegeben werden. Nach Ausfüllen der Pflichtfelder (Abschnitt IV) und ggf. der optionalen Felder (Abschnitt VI) kann mit der [Weiter]-Schaltfläche der Dialog [HTML-Voransicht/ Export] angezeigt werden. Der weitere Ablauf der Aktualisierung ist vollständig analog zum Anlegen eines Verfahrens. Bei der folgenden Replikation werden die geänderten Verfahrensdaten sowie die Dateien [Berichtigung] und [Bekanntmachung] jeweils in den Formaten [PDF], [HTML] und [XML] heruntergeladen. Die Datei [Berichtigung] wird im XML-Format an die EU versendet und es werden die Dateien [Berichtigung] (alle Formate) und [Bekanntmachung] (alle Formate) an alle im Verfahren beteiligten Anbieter versendet Aktualisieren von Verfahren Variante 4 In der Variante 4 kann es ggf. erforderlich sein, ein Änderungsformular zu erstellen. Nach Betätigung der Schaltfläche [Weiter] öffnet sich daher zunächst der Dialogschritt [Änderungsformular bearbeiten] laut Abbildung 64. Version Seite 61

67 Abbildung 64: Änderungsformular ohne Änderungen in der Bekanntmachung Der Dialog entspricht exakt dem Dialog laut Abbildung 63, es ist jedoch keine Option im Abschnitt [Fragen im Vorfeld] befüllt und alle Abschnitte außer Fragen im Vorfeld sind inaktiv. Falls sich auch die Ausschreibungsunterlagen geändert haben, muss dies durch Wählen der Option [Ausschreibungsunterlagen] bekanntgegeben werden. Die restlichen Abschnitte werden dann aktiv, sie entsprechen dem betreffenden EU-Formular wie bei Variante 3 beschrieben. Version Seite 62

68 Abbildung 65: Änderungsformular ohne Änderungen in der Bekanntmachung, aber mit Änderung der Ausschreibungsunterlagen Nach Ausfüllen der Pflichtfelder (Abschnitt IV) und ggf. der optionalen Felder (Abschnitt VI) kann mit der [Weiter]-Schaltfläche der Dialog [HTML-Voransicht/ Export] angezeigt werden. Der weitere Ablauf der Aktualisierung ist vollständig analog zum Anlegen eines Verfahrens. Bei der folgenden Replikation werden die geänderten Verfahrensdaten sowie die Dateien [Berichtigung] in den Formaten [PDF], [HTML] und [XML] und [Bekanntmachung] im Format [XML] heruntergeladen. Die Datei [Berichtigung] wird im XML-Format an die EU versendet und es werden die Dateien [Berichtigung] (alle Formate) und [Bekanntmachung] (XML-Format) an alle im Verfahren beteiligten Anbieter versendet. Falls sich die Ausschreibungsunterlagen nicht geändert haben, betätigen Sie in einfach die Schaltfläche [Weiter] ohne die Option [Ausschreibungsunterlagen] zu wählen. Es erscheint als nächstes ein Warndialog, welcher darüber informiert, dass kein Änderungsformular erstellt wird. Version Seite 63

69 Abbildung 66: Bestätigung kein Änderungsformular erstellt Wenn Sie die Schaltfläche [Abbrechen] betätigen, wird wieder der Dialogschritt [Änderungsformular bearbeiten] angezeigt. Wenn Sie die Warnung mit [OK] bestätigen, wird der Dialog [HTML-Voransicht/ Export] angezeigt. Der weitere Ablauf der Aktualisierung ist vollständig analog zum Anlegen eines Verfahrens. Bei der folgenden Replikation werden die geänderten Verfahrensdaten sowie die Datei [Bekanntmachung] im Format [XML] heruntergeladen. Die Datei [Bekanntmachung] (XML-Format) wird an alle im Verfahren beteiligten Anbieter versendet. Anbieter, mit dem Status [abgelehnter Bewerber] erhalten die aktualisierten Bekanntmachungsunterlagen nicht Aktualisieren von Verfahren Variante 5 Falls sich nur die Ausschreibungsunterlagen geändert haben können Sie dies ebenfalls über die Funktion [Verfahren > Aktualisieren] bekanntgeben. Führen Sie keine Änderungen am Verfahren durch und betätigen Sie solange die Schaltfläche [Weiter] bis der Dialogschritt [Änderungsformular bearbeiten] laut Abbildung 64 erscheint. Wählen Sie dann die Option [Ausschreibungsunterlagen] und verfahren Sie weiter wie für Variante 4 beschrieben. 6.5 Verfahren sichtbar / unsichtbar schalten Über den Menüaufruf [Verfahren > Sichtbar / Unsichtbar...] können Sie ein sichtbares Verfahren ausblenden und ein ausgeblendetes Verfahren sichtbar schalten. Nachdem Sie den Menüpunkt ausgewählt haben, öffnet sich ein Dialogfenster in dem alle Ihre Verfahren angezeigt werden (Abbildung 67). Ein ausgeblendetes (deaktiviertes) Verfahren wird nicht weiter repliziert und kann weder in der Auswahlliste [Verfahrensauswahl] noch über den Menüaufruf [Verfahren > Auswählen] ausgewählt werden. Version Seite 64

70 Abbildung 67: Verfahren sichtbar bzw. unsichtbar schalten Neben Geschäftszeichen, Ausschreibungsgegenstand, Freigabedatum und Verfahrenstyp wird auch der Status der Verfahren angegeben. Dieser Status ist entweder [Sichtbar] oder [Unsichtbar]. Den Status eines oder mehrerer Verfahren können Sie umkehren, indem Sie zunächst das entsprechende Verfahren durch Aktivierung der zugehörigen Checkbox auswählen. Durch anschließendes Betätigen der [OK]-Schaltfläche wird der Status der ausgewählten Verfahren dann geändert. Sichtbare Verfahren werden unsichtbar und damit ausgeblendet und ausgeblendete Verfahren werden nun sichtbar. Durch Betätigen der [Abbrechen]-Schaltfläche können Sie den Dialog ohne Änderungen beenden. 6.6 Verfahren anhalten bzw. fortführen Der OBA verfügt über eine Funktionalität zum Anhalten von Verfahren. Der Geschäftsprozess eines Verfahrens wird unterbrochen, sobald Sie das Verfahren im OBA anhalten. Solange ein Verfahren sich im Status [angehalten] befindet, darf dieses Verfahren auch nicht weiterbearbeitet werden. Version Seite 65

71 Ein angehaltenes Verfahren kann aber auch wieder reaktiviert werden. Beides geschieht über den Menüaufruf [Verfahren > Anhalten / Fortführen...]. Rufen Sie diesen Menüpunkt auf, öffnet sich ein Dialog mit allen Verfahren in ihren jeweiligen Status (Abbildung 68). Sie können den Status ändern, indem Sie das zu ändernde Verfahren oder auch mehrere gleichzeitig durch Aktivierung der zugehörigen Checkbox auswählen und die Schaltfläche [OK] betätigen. Ein laufendes Verfahren wird gestoppt und ein gestopptes hat nach einem Wechsel den Status [Laufend]. Diese Funktion soll Ihnen die Möglichkeit bieten, unvorhergesehene, auf das Verfahren bezogene Geschehnisse zu klären und anschließend das Verfahren weiterzuführen. Anbieter in einem solchen Verfahren werden in ihrem Angebotsassistenten (AnA) über den geänderten Verfahrensstatus informiert. Das Versenden von Dokumenten in einem gestoppten Verfahren ist nicht mehr möglich. Alle Dokumente, welche vor dem Anhalten versendet wurden, können aber selbstverständlich weiterhin jederzeit vom betroffenen Anbieter repliziert werden. Abbildung 68: Verfahren anhalten bzw. fortführen HINWEIS: Sie können nur Verfahren anhalten, welchen den Status [Laufend] besitzen. Dies sind alle freigegebenen Verfahren bei denen noch keine Teilnahmeanträge bzw. Angebote geöffnet wurden. Version Seite 66

72 6.7 Verfahren exportieren Sollen alle Dokumente eines Verfahrens exportiert werden, können diese mit Hilfe des Menüpunkts [Verfahren > Exportieren...] in ein von Ihnen zu bestimmendes Verzeichnis kopiert werden. Es wird ein Auswahldialog aller im OBA verwalteten Verfahren geöffnet. In diesem Dialog müssen Sie das zu exportierende Verfahren auswählen. Nach Betätigen der Schaltfläche [Exportieren] werden Sie zunächst aufgefordert, den Speicherort anzugeben. Danach wird der Export dorthin durchgeführt. Abbildung 69: Verfahren exportieren Mit einem Export wird ein Verfahren nur in ein bestimmtes Verzeichnis exportiert (kopiert), jedoch nicht aus dem OBA entfernt. Sobald Sie die [Exportieren]-Schaltfläche betätigen, wird ein Fortschrittsdialog geöffnet, welcher den Fortschritt des Exportvorgangs anzeigt (Abbildung 70). Version Seite 67

73 Abbildung 70: Fortschritt beim Verfahrensexport Im Zielverzeichnis befindet sich nach dem Export ein Ordner beschriftet mit dem Namen des Verfahrens. Innerhalb dieses Ordners befinden sich alle Dokumente, welche im Rahmen des Verfahrens versendet und empfangen wurden. 6.8 Verfahren archivieren Sie können ein Verfahren nur dann archivieren, wenn es entweder aufgehoben wurde oder aber das Verfahren seinen finalen Status erreicht hat und die Archivierungsfrist eingetreten ist. Dieses Verfahren wird dann auf der Plattform und im OBA gelöscht und in Ihrem lokalen System archiviert. Ob die Archivierungsfrist eingetreten ist erkennen Sie am gesetzten Häkchen in der Checkbox [Archivierbar] im Bereich der Verfahrens-Informationen im unteren Teil des OBA-Fensters: Abbildung 71: Checkbox [Archivierbar] Version Seite 68

74 HINWEIS: Obwohl die beschriebene Checkbox das Etikett [Archivierbar] trägt, zeigt sie nur an, ob die Archivierungsfrist eingetreten ist oder nicht. Für die tatsächliche Archivierbarkeit ist jedoch (wie oben beschrieben) zusätzlich entscheidend, dass das Verfahren seinen finalen Status erreicht hat. Solange nur die Archivierungsfrist eingetreten ist können Sie das Verfahren weiterhin normal bearbeiten auch eine Angebotsöffnung ist noch möglich. Wenn Sie den Menüpunkt [Verfahren > Archivieren...] aufrufen, bekommen Sie alle Verfahren im Status [abgebrochen] sowie alle Verfahren, die ihren finalen Status erreicht haben und deren Archivierungsfrist eingetreten ist, zur Auswahl angeboten (Abbildung 72). Sie können dann das bzw. die zu archivierenden Verfahren auswählen. Sobald Sie die Schaltfläche [Archivieren] betätigen, wird die Archivierung begonnen. Abbildung 72: Verfahren archivieren Da das Verfahren aus der lokalen Datenbank archiviert wird, ist es wesentlich, dass diese Datenbank auf dem aktuellen Stand ist. Es wird daher die folgende Sicherheitsabfrage angezeigt: Version Seite 69

75 Abbildung 73: Sicherheitsabfrage-Dialog Wenn Sie sicherheitshalber noch einmal replizieren wollen, betätigen Sie die Schaltfläche [Nein]; die Archivierung wird dann abgebrochen und der Ausgangsdialog [Archivauswahl] wird wieder angezeigt. Sie können diesen Dialog dann mit [Abbrechen] abbrechen und manuell eine Replikation anstoßen oder ggf. auch ein anderes Verfahren archivieren. Wenn Sie sicher sind, dass Sie einen aktuellen Replikationsstatus haben, betätigen Sie die Schaltfläche [Ja]; die Archivierung wird dann endgültig durchgeführt. Es öffnet sich ein Dateiauswahldialog, in dem das Verzeichnis für die Ablage des archivierten Verfahrens zu wählen ist. Abbildung 74: Dateiauswahldialog Nach Auswahl des Zielverzeichnisses und Betätigen der Schaltfläche [Wählen] wird der Fortschritt des Verfahrensexports in einem Dialog anhand eines Fortschrittsbalkens angezeigt (Abbildung 76). Version Seite 70

76 Abbildung 75: Fortschritt beim Archivieren des Verfahrens Nach Abschluss der Archivierung erscheint folgende Meldung: Abbildung 76: Abschluss der Archivierung Nach Bestätigung der Meldung mit [OK] wird automatisch eine Replikation eingeleitet. Nach der Replikation ist das Verfahren auf der Vergabeplattform nicht mehr verfügbar und daher auch aus dem OBA gelöscht. Alle Verfahrensdaten werden in einer ZIP-Datei mit dem Namen [<Geschäftszeichen des Verfahrens>.ZIP] im gewählten Zielverzeichnis abgelegt. Version Seite 71

77 6.9 Verfahren entfernen Sie können ein Verfahren über den Menüpunkt [Verfahren > Entfernen...] aus dem OBA entfernen. Dabei werden allerdings nur die lokalen Dateien auf Ihrem Rechner gelöscht. Falls das Verfahren noch aktiv ist, wird direkt im Anschluss an das Entfernen des Verfahrens eine Replikation angestoßen, mit welcher das Verfahren wieder herunter geladen wird. Ein Verfahren mit dem Status [archiviert, nicht replizierbar] kann hingegen nach dem Entfernen nicht wieder vom Server heruntergeladen werden. Nach dem Menüaufruf zum Entfernen eines Verfahrens wird ein Auswahldialog aller im OBA verwalteten Verfahren geöffnet (Abbildung 77). In diesem Dialog können Sie das zu entfernende Verfahren auswählen. Sobald Sie die [Entfernen]-Schaltfläche betätigt haben, wird die lokale Löschung des Verfahrens durchgeführt. Abbildung 77: Verfahren lokal entfernen 6.10 Verfahren aufheben Ein Verfahren können Sie über den Menüpunkt [Verfahren > Aufheben ] abbrechen bzw. löschen. Ob Sie ein Verfahren abbrechen oder löschen, hängt vom jeweiligen Status des Verfahrens ab. Version Seite 72

78 Wurde das Verfahren noch nicht freigegeben, wird beim Ausführen dieser Funktionalität das Verfahren aus dem System gelöscht. Hierbei ist anzumerken, dass das Verfahren weiterhin im OBA im nicht editierbaren Modus (bzw. als nicht editierbares Verfahren) angezeigt wird, solange Sie das Verfahren nicht auch aus der lokalen Datenbank löschen. Mit der Funktionalität [Verfahren > Verfahren lokal entfernen ] können Sie nun die Verfahren vollständig aus dem System löschen/entfernen (siehe Kapitel 6.9 Verfahren entfernen) Wurde das Verfahren bereits freigegeben, wird das Verfahren abgebrochen und kann archiviert werden. Solange Sie das Verfahren nur abgebrochen haben, können Sie weiterhin das Verfahren replizieren und Dokumente aus dem Ausgangsordner [Nachricht] an die Anbieter des Verfahrens senden. Die am Verfahren beteiligten Anbieter werden per Mail automatisch über den Abbruch des Verfahrens informiert. Abbildung 78: Dialog [Verfahren aufheben] Haben Sie das Verfahren ausgewählt (Abbildung 78), müssen Sie zunächst einen Sicherheitsabfrage- Dialog bestätigen, dass das Verfahren wirklich aufgehoben werden sollen (Abbildung 79). Version Seite 73

79 Abbildung 79: Frage nach Aufheben ausgewählter Verfahren Wurden das Verfahren erfolgreich aufgehoben, wird Ihnen ein Dialog angezeigt, der dies bestätigt (Abbildung 80). Abbildung 80: Aufheben von Verfahren Befindet sich ein Verfahren im Status [abgebrochen] sind die Funktionalitäten [Verfahren > Aktualisieren], [Verfahren > Anhalten], [Verfahren > Aufheben], [Verfahren > ExPost EU] und [ExPost National] deaktiviert. Das gleiche gilt für das Kontextmenü des Verfahrens. Ein abgebrochenes Verfahren ist im Verfahrensbaum ausgegraut, lediglich der Ausgangsordner [Nachricht] wird noch in schwarzer Schrift angezeigt. HINWEIS: Ein aufgehobenes Verfahren kann nicht mehr wiederbelebt werden Änderungsformular Wird ein EU-Verfahren (außer Vorinformation und Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb), bei dem die Bekanntmachung bereits an die EU gesendet worden ist, aufgehoben, muss eine Änderungsmitteilung [Bekanntmachung über zusätzliche Informationen, Informationen über nichtabgeschlossene Verfahren oder Berichtigung] erstellt werden. Im Detail sind die genannten Verfahrensarten in folgenden Status betroffen: Unveröffentlicht. EU versendet Unveröffentlicht. EU Bestätigung Teilnahme-/Angebotsphase Angebotsöffnung Version Seite 74

80 Angebotsauswertung. Nicht EU versendet Angebotsphase Dialog-Phase Wird das Aufheben eines betroffenen Verfahrens im Dialog aus Abbildung 79 bestätigt, erscheint nicht sofort der Dialog aus Abbildung 80, sondern zunächst der folgende Dialog zur Bearbeitung des Änderungsformulars. Abbildung 81: Änderungsformular beim Aufheben eines Verfahrens Die weiteren Abschnitte des angezeigten Änderungsformulars entsprechen dem betreffenden EU- Formular und enthalten: Angaben zum Auftraggeber und zum Verfahren (Abschnitte I, II und IV) Zusätzliche Informationen (Abschnitt VI) Nach Ausfüllen der Pflichtfelder (Abschnitt IV und VI) und ggf. der optionalen Felder (Abschnitt VI) müssen Sie die Eingaben mit [Fertigstellen] bestätigen. Anschließend erscheint der folgende Dialog, der das Aufheben des Verfahrens bestätigt. Version Seite 75

81 Abbildung 82: Aufheben von Verfahren Nach Betätigung der [OK]-Schaltfläche öffnet sich der Replikationsdialog, über welchen die Datei [Berichtung] im Format [PDF], [XML] und [HTML] heruntergeladen wird. Die Datei [Berichtigung] wird im XML-Format an die EU und in allen Formaten an alle im Verfahren beteiligten Anbieter versendet. Brechen Sie die Bearbeitung des Änderungsformulars ab, wird das Verfahren nicht aufgehoben ExPost EU Hierbei handelt es sich um eine Sonderfunktionalität, die nur die EU-Verfahren oberhalb der Schwellenwerte betrifft. ExPost-Bekanntmachungen sind Bekanntmachungen über bereits vergebene Aufträge. Weitere Informationen sind unter erhältlich. Um eine ExPost-Bekanntmachung für ein Verfahren zu erstellen muss die Angebotsöffnung stattgefunden haben. Zur Erstellung der ExPost müssen Sie zunächst über die Funktion [Verfahren > ExPost EU] das gewünschte Verfahren im Dialog [ExPost-Bekanntmachung anlegen bzw. aktualisieren] auswählen (Abbildung 83). Version Seite 76

82 Abbildung 83: ExPost-Bekanntmachung anlegen bzw. aktualisieren Version Seite 77

83 Nach Auswahl des EU-Verfahrens und Betätigung der [Weiter]-Schaltfläche werden Sie aufgefordert, eine Vorlage für die ExPost-Bekanntmachung auszuwählen (Abbildung 84). Abbildung 84: Bekanntmachungsvorlage auswählen Version Seite 78

84 Haben Sie sich für eine Vorlage entschieden und die Schaltfläche [Weiter] betätigt, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie alle verfahrensbezogenen Daten eingeben. Einige Felder sind bereits gefüllt und beinhalten Informationen des im Vorfeld ausgewählten EU-Verfahrens, auf welchem die ExPost- Bekanntmachung aufbaut (Abbildung 85). HINWEIS: Bei manchen Feldern werden die Daten aus dem EU-Verfahren beim Erstellen der ExPost geleert, überprüfen Sie daher alle Eingaben bevor Sie die ExPost an die EU senden. Abbildung 85: Bekanntmachungsdaten erfassen Haben Sie die Daten korrekt eingegeben, wird über die Schaltfläche [Weiter] die nächste Seite im Dialog [ExPost-Bekanntmachung anlegen bzw. aktualisieren] geöffnet (Abbildung 86). Version Seite 79

85 Abbildung 86: PDF-Vorschau / Export Über die [Vorschau]-Schaltfläche kann die Überprüfung der eingegebenen Daten erfolgen. Es werden Ihnen alle zuvor angegebenen Daten angezeigt und Sie können diese auf ihre Richtigkeit überprüfen. Um Änderungen vorzunehmen, können Sie über die [Zurück]-Schaltflächen zur entsprechenden Stelle navigieren. Mittels der [Exportieren]-Schaltfläche können Sie die Verfahrensdaten als XML-Datei exportieren und außerhalb der e-vergabe weiter nutzen. Wenn Sie die Checkbox [Die Daten direkt per esender an die EU senden] aktiviert haben, werden die Daten beim Fertigstellen des Verfahrens an die EU versendet. Haben Sie die Checkbox nicht aktiviert, werden die Daten mit dem Fertigstellen nur im System abgelegt, ein Versenden an die EU findet nicht statt. Sie können anschließend das Versenden jederzeit über den gleichen Weg nachholen. Durch Betätigen der [Weiter]-Schaltfläche gelangen Sie zum nächsten Schritt im Dialog, dem Abschließen der Eingaben (Abbildung 87). Version Seite 80

86 Abbildung 87: Eingaben ExPost-Bekanntmachung abschließen Nachdem Sie die Schaltfläche [Fertigstellen] betätigt haben, schließt sich der Dialog und die Replikation wird angestoßen. Damit ist die ExPost-Bekanntmachung erfolgreich angelegt. Durch Selektion des Ausgangsordners [ExPost] werden Ihnen die bearbeiteten ExPost-Dokumente angezeigt. Anhand des Status können Sie erkennen, ob das Dokument angelegt, versendet oder von der EU empfangen wurde ExPost National Hierbei handelt es sich um eine Sonderfunktionalität, die nur die folgenden Verfahren unterhalb des Schwellenwertes betrifft: Beschränkt ohne Teilnahmewettbewerb Freihändig ohne Teilnahmewettbewerb ExPost-Bekanntmachungen sind Bekanntmachungen über bereits vergebene Aufträge, d.h. die Verfahren müssen sich bereits in der Phase [Angebotsauswertung] befinden. Version Seite 81

87 Die Handhabung dieser Funktionalität erfolgt analog zum Menüpunkt [Verfahren > Anlegen ] mit der Besonderheit, dass die Bekanntmachung der ExPost auf einen bereits vergebenen Auftrag aufbaut. Zur Erstellung der ExPost-Bekanntmachung müssen Sie als erstes die Funktion [Verfahren > ExPost National] aufrufen. Im folgenden Dialog wählen Sie das gewünschte Verfahren aus und betätigen die dann aktive Schaltfläche [Weiter]. Abbildung 88: Nationale ExPost anlegen Verfahren auswählen Im Folgenden Dialog müssen Sie eine Vorlage für die ExPost-Bekanntmachung auswählen (Abbildung 89). Version Seite 82

88 Abbildung 89: Nationale ExPost anlegen Bekanntmachungsvorlage auswählen Haben Sie sich für eine Vorlage entschieden und die Schaltfläche [Weiter] betätigt, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie alle verfahrensbezogenen Daten eingeben. Einige Felder sind bereits gefüllt und beinhalten Informationen des im Vorfeld ausgewählten Verfahrens, auf welchem die ExPost- Bekanntmachung aufbaut (Abbildung 90). Version Seite 83

89 Abbildung 90: Nationale ExPost anlegen Bekanntmachungsdaten erfassen Bei den gelb hinterlegten Eingabefeldern handelt es sich um Pflichtfelder, welche unbedingt ausgefüllt werden müssen. Das Eingabefeld [Veröffentlichungsfrist] wird bei Erstellung automatisch vom System vorbelegt. Sie können das Datum aber jederzeit ändern. Mit diesem Datum legen Sie fest, wie lange die ExPost unter [ angezeigt wird. Das Feld [Datum der Erstveröffentlichung] wird erst beim [Veröffentlichen] automatisch vom System belegt und kann dann auch nicht mehr geändert werden. Haben Sie die Daten korrekt eingegeben, können Sie die ExPost über die Schaltfläche [Veröffentlichen] und einer anschließenden Replikation zur Veröffentlichung bereitstellen. Über die Schaltfläche [Abbrechen] können Sie das Veröffentlichen abbrechen. Dabei werden alle neu hinzugekommenen Eingaben gelöscht. Die XML-Datei der ExPost wird im Ausgangsordner [ExPost] des Verfahrens abgelegt. Die e-vergabe bietet Ihnen die Möglichkeit, die veröffentlichte ExPost jederzeit zu aktualisieren. Rufen Sie dafür wieder die Funktion [Verfahren > ExPost National] auf. Es werden Ihnen im folgenden Dialog alle Verfahren angeboten, bei denen eine Nationale ExPost veröffentlicht werden kann oder bereits veröffentlich worden sind. Die bereits veröffentlichten ExPost erkennen Sie daran, dass in der Spalte [ExPost] der Wert [Aktualisierung] enthalten ist (siehe Abbildung 91). Version Seite 84

90 Abbildung 91: Nationale ExPost aktualisieren Verfahren auswählen Selektieren Sie das gewünschte Verfahren und betätigen Sie die Schaltfläche [Weiter]. Beim Aktualisieren gelangen Sie direkt ohne erneute Auswahl der Bekanntmachungsvorlage in den Dialog zur Erfassung der Bekanntmachungsdaten. Version Seite 85

91 Abbildung 92: Nationale ExPost aktualisieren Daten ändern Nachdem Sie die Daten geändert haben betätigen Sie zum erneuten Veröffentlichen die Schaltfläche [Veröffentlichen] und führen Sie die folgende Replikation durch. Im Ausgangsordner [ExPost] wird jetzt eine weitere XML-Datei abgelegt. Abbildung 93: ExPost Anzeige der Dokumentenliste im Arbeitsbereich Die derzeit veröffentlichte XML-Datei besitzt den Status [veröffentlicht]. Die andere XML-Datei erhält den Status [aktualisiert]. Sie können eine Nationale ExPost auch über das Kontextmenü eines Verfahrens anlegen bzw. aktualisieren. Das Vorgehen ändert sich geringfügig gegenüber dem Anlegen bzw. Aktualisieren aus der Menüfunktion. Beim Anlegen über das Kontextmenü wird der Dialog zum Auswählen des Verfahrens übersprungen und es wird direkt der Dialog zur Auswahl der Bekanntmachungsvorlage angezeigt (siehe Abbildung 91). Beim Aktualisieren über das Kontextmenü wird ebenfalls der Dialog zur Auswahl des Verfahrens übersprungen und direkt der Dialog zur Erfassung der Bekanntmachungsdaten angezeigt (siehe Abbildung 92). Version Seite 86

92 6.13 Status im wettbewerblichen Dialog Hierbei handelt es sich um eine Sonderfunktionalität, die nur das Vergabeverfahren Wettbewerblicher Dialog für besonders komplexe Verfahren betrifft. Nähere Informationen zu diesem speziellen Vergabeverfahren erhalten Sie auf der Internetseite Hier kann das erklärende und interpretierende Dokument [Erläuterung der EU- Kommission zum wettbewerblichen Dialog vom ] heruntergeladen werden. Der wettbewerbliche Dialog teilt sich in drei Phasen auf: Teilnahmewettbewerb, Dialogphase und Angebotsphase. Teilnahmewettbewerb Vor der Dialogphase findet ein Teilnahmewettbewerb statt. Für den Teilnahmewettbewerb gelten dieselben Mindestfristen wie beim Nichtoffenen Verfahren. Im Unterschied zum Nichtoffenen Verfahren ist es beim wettbewerblichen Dialog aber nicht zwingend vorgesehen, dass die Gewinner des Teilnahmewettbewerbs mit der Angebotsaufforderung erst bzw. noch einmal eine Leistungsbeschreibung erhalten (Erläuterungsschreiben der EU-Kommission vom , S. 9). Dialogphase Die Dialogphase dient der Erörterung verschiedener Vorschläge. Für die Dialogphase gibt es grundsätzlich keine Zeitbeschränkung sie kann so lange andauern wie nötig, um die gewünschten Informationen und Lösungsansätze im Dialog mit den Teilnehmern zu erarbeiten. Wenn allerdings eine Lösung gefunden wird, oder umgekehrt erkennbar ist, dass es zu keiner Lösung kommt, muss der Dialog für abgeschlossen erklärt werden ( 6 a Abs. 5 VgV). Um die Dialogphase abzuschließen (Abbildung 94) muss das Verfahren über die Funktionalität [Verfahren > Aktualisieren] um das Angebotsdatum und das Zuschlagsdatum ergänzt und gegebenenfalls das Archivierungsdatum angepasst werden (siehe Kapitel 6.4 Verfahren aktualisieren). Angebotsphase Nachdem in der Dialogphase abgeschlossen wurde, muss diese über die Funktion [Verfahren > Status im wettbewerblichen Dialog] manuell beendet und die Angebotsphase eingeleitet werden. Version Seite 87

93 Abbildung 94: Statusänderungen im wettbewerblichen Dialog Über die Schaltfläche [Fertigstellen] wird die Dialogphase beendet. Wurde das Verfahren im Vorfeld nicht um die oben erwähnten Fristen ergänzt, wird eine Fehlermeldung ausgegeben (Abbildung 95). Abbildung 95: Fehlermeldung fehlendes Angebotsdatum Wurde die Dialogphase erfolgreich beendet, geht das Verfahren automatisch in die Angebotsphase über Vorinformation Eine Vorinformation wird genauso wie ein Verfahren über die Funktion [Verfahren > Anlegen] erstellt. Nach der Freigabe bleibt die Vorinformation solange im Web-Frontend sichtbar, bis die Archivierungsfrist eingetreten ist. Danach kann die Vorinformation über [Verfahren > Archivieren] archiviert werden. Version Seite 88

94 Wird die Vorinformation über die Funktion [Verfahren > Aufheben] aufgehoben, wird sie direkt aus der e-vergabe gelöscht. Sie wird daher nicht mehr im Web-Frontend angezeigt und kann auch nicht mehr archiviert werden. Version Seite 89

95 7 Dokumente im OBA Eine zentrale Aufgabe des OBA ist es, Dokumente zu ver- und entschlüsseln. In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie Dokumente an Anbieter (Wirtschaftsteilnehmer) verteilen können. Die Dokumente werden im OBA verschlüsselt und danach in die Vergabeplattform eingestellt. Der OBA unterstützt auch das Entschlüsseln von Dokumenten, welche Bieter an das Verfahren senden. Durch Navigation im Verfahrensbaum können Sie einen einzelnen Ordner auswählen. Befinden sich in dem Ordner ein oder mehrere Dokumente, werden diese im Arbeitsbereich angezeigt (Abbildung 96). Die Dokumente lassen sich im Arbeitsbereich oder im Baum auswählen. Die für das ausgewählte Dokument zulässigen Funktionen können Sie über das Menü oder über die Schaltflächen-Leiste im Arbeitsbereich auswählen. Die nicht zulässigen Funktionen sind inaktiv (grau). Zu jedem Dokument, das durch einen Mausklick direkt ausgewählt wird, wird eine Detailansicht geöffnet. Hier können nähere Informationen, wie bspw. der Dateinamen, Typ, oder die Dateigröße eingesehen werden. Die einzelnen Funktionen, die sich auf ein Dokument anwenden lassen, sind in den folgenden Kapiteln erläutert. Abbildung 96: Dokumentenliste Version Seite 90

96 7.1 Dokumente importieren Damit Sie Dokumente in die Vergabeplattform einstellen können, müssen Sie diese zuvor dem OBA bekannt machen, sprich sie in den OBA einlesen. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten: Die Dokumente werden dem OBA bekannt gemacht, indem diese über die Importfunktion des OBA in das gewünschte Verzeichnis des Verfahrensbaums importiert werden. Die Dokumente werden per Drag & Drop aus dem Windows Dateiexplorer in das gewünschte Verzeichnis des Verfahrensbaumes im OBA gezogen. Ist ein Dokument dem OBA bekannt gemacht worden, wird es im Arbeitsbereich angezeigt und kann in die Vergabeplattform eingestellt werden. Nachfolgend werden beide oben genannten Möglichkeiten beschrieben, mit denen Sie dem OBA Dokumente bekannt machen können. Die Option des Dokumentenimports wird aktiv, sobald Sie einen Ausgangsordner im Verfahrensbaum ausgewählt haben. In den Ausgangsordner [Bekanntmachung] können Sie keine Dokumente importieren, daher sind bei der Selektion dieses Ordners die Funktion [Dokumente > Importieren] sowie die Schaltfläche [Dokumente importieren] und das Kontextmenü [Importieren] nicht aktiv Import über den Menüaufruf des OBA Selektieren Sie zunächst den Ausgangsordner, in welchen die Dokumente importiert werden sollen. Durch Auswahl des Menüpunktes [Dokumente > Importieren...] oder durch Betätigen der [Importieren]-Schaltfläche(Abbildung 97)können Sie einen Auswahldialog aufrufen (Abbildung 98). Abbildung 97: Schaltfläche [Importieren] Version Seite 91

97 Abbildung 98: Import über Dateiexplorer Als nächstes müssen Sie das Verzeichnis, in dem sich das zu importierende Dokument befindet, auswählen. Um das Dokument dem OBA bekannt zu machen, müssen Sie das Dokument markieren. Durch Klicken auf die [Importieren]-Schaltfläche können Sie den Import anstoßen. Soll das Dokument in den Ordner Vergabeunterlagen importiert werden, erscheint eine Ordnerabfrage für mögliche Unterordner (Abbildung 99). In diesem Dialogfenster haben Sie die Möglichkeit, anzugeben, ob das Dokument ohne Unterordner, in einem bereits bestehenden oder in einem neuen Unterordner gespeichert werden soll. Version Seite 92

98 Abbildung 99: Ordnerabfrage Ein Statusfenster informiert Sie über den Fortschritt des Imports (Abbildung 100). Abbildung 100: Importstatus Sie haben die Möglichkeit, mehrere Dokumente gleichzeitig zu importieren. Dazu müssen Sie die Taste [Strg] bzw. [Ctrl] gedrückt halten, während Sie mit der Maus die einzelnen Dokumente auswählen. Version Seite 93

99 Sollte es sich bei den Dokumenten um Verdingungsunterlagen handeln, werden alle in denselben, im Ordnerdialog angegebenen, Unterordner importiert. Sobald Dokumente in den Ausgangsordner Vergabeunterlagen importiert werden, gelten diese als Verdingungsunterlagen und durchlaufen den oben genannten Prozess. HINWEIS: Es ist nicht erlaubt Dateien, welche größer sind als 2 GB zu versenden. Beim Versuch eine solche Datei zu importieren erscheint daher eine entsprechende Fehlermeldung Import via Drag & Drop Alternativ können Sie eine oder mehrere zu importierende Dateien auch von außerhalb des OBA mit der Maus direkt in den OBA ziehen (Drag & Drop, z.b. aus dem Windows Dateiexplorer heraus). Hierzu müssen Sie vorher im OBA einen (Ziel-)Ordner ausgewählt haben. Auch bei dieser Importfunktion informiert Sie ein Statusfenster über den Fortschritt des Imports (Abbildung 100). 7.2 Dokumente versenden Der Empfängerkreis kann je nach Dokument variieren. Daher können Sie jedes Dokument jedem Teilnehmer individuell zustellen oder an eine bestimmte Gruppe von Anbietern senden. Beispielsweise sollten Verdingungsunterlagen immer an die Gruppe [Teilnehmer] versendet werden. Haben Sie das Dokument (bzw. mehrere Dokumente gleichzeitig), welches versendet werden soll, im Arbeitsbereich markiert, wird die Funktion [Dokumente > Versenden...] bzw. die [Versenden]- Schaltfläche (Abbildung 101) verfügbar. Abbildung 101: Schaltfläche [Versenden] Mit dieser Funktion starten Sie den Dialog zum Versenden. Wenn Sie das Dokument im Verfahrensbaum selektieren, können Sie die Funktion nur über das Kontextmenü aktivieren. Sie bekommen zunächst die Möglichkeit, einen Betreff einzugeben. Standardmäßig ist der Betreff mit dem Wert <Kein Betreff> vorbelegt, kann aber durch Sie passend überschrieben werden (Abbildung 102). Version Seite 94

100 Abbildung 102: Betreff Mit Betätigen der [Weiter]-Schaltfläche öffnet sich der Dialog zur Empfängerauswahl. Für die Auswahl der Empfänger können Sie entweder eine Gruppenauswahl (Abbildung 105) oder eine Anbieterauswahl (Abbildung 106) aus der Menge aller potenzieller Empfänger, bspw. aller Teilnehmer oder bei Nachrichten auch aller abgelehnten Bewerber, vornehmen. Eine Mischselektion ist nicht möglich. Bei der Veröffentlichung von Vergabeunterlagen ist ein zusätzlicher Reiter sichtbar, der eine Übersicht von Dokumenten enthält (Abbildung 103) Version Seite 95

101 Abbildung 103 Übersicht Dokumente Auf dem Reiter [Übersicht Dokumente] werden in einer Tabelle die zu versendenden Dokumente angezeigt. Dieser Reiter ist nur bei der Versendung von Vergabeunterlagen sichtbar. In der Spalte [Zurücksenden?] kann durch Aktivierung der zugehörigen Checkbox festgelegt werden, dass das entsprechende Dokument vom Anbieter zurückgesendet werden muss. In der Spalte [Erwartete Dateiendung] kann durch eine Texteingabe die gewünscht Dateiendung ergänzt werden. Diese wird Softwareseitig allerdings nicht überprüf und dient lediglich als Hinweis. In der Spalte [Signatur erwartet?] kann durch die Aktivierung der Checkbox für jedes Dokument gekennzeichnet werden, dass es für die Angebotsabgabe vom Anbieter zu signieren sind. Die genannten Einstellungen können alternativ auch in der Detailansicht zu den Dokumenten vorgenommen werden. Diese kann durch einen Mausklick auf das gewünschte Dokument geöffnet werden (Abbildung 104). Um Änderungen der Einstellung zu speichern, muss der Button [Dokumenteinstelllungen lokal speichern] betätigt werden. Version Seite 96

102 Abbildung 104 Detailansicht eines Dokuments im OBA Abbildung 105: Gruppenauswahl Auf dem Reiter [Gruppenauswahl] können Sie die Empfängergruppe durch Aktivieren der zugehörigen Checkbox markieren. Nicht auswählbare Gruppen werden grau angezeigt. Version Seite 97

103 Abbildung 106: Anbieterauswahl Auf dem Reiter [Anbieterauswahl] können Sie die Empfänger in der Spalte [Auswählen] durch Aktivieren der zugehörigen Checkbox markieren. Mit Betätigen der [Fertigstellen]-Schaltfläche schließen Sie den Dialog. Der Fortschritt des Versendens wird Ihnen in einem weiteren Dialogfenster angezeigt, welches sich anschließend automatisch schließt (Abbildung 107). Version Seite 98

104 Abbildung 107: Fortschritt beim Versenden Das Dokument wird im OBA als versendet mit dem entsprechenden Versanddatum dargestellt. Bei der Veröffentlichung von Vergabeunterlagen, wird neben dem Versanddatum in den Spalten [Zurücksenden?] und [Signatur erwartet?] gekennzeichnet, ob die entsprechende Auswahl aktiviert wurde. Ist das der Fall, wird dort ein grüner Pfeil eingetragen (Abbildung 108). Abbildung 108: Dokumente mit Versanddatum Soll ein Dokument an alle Anbieter des Verfahrens gesendet werden müssen Sie das entsprechende Dokument in den Ausgangsordner [Nachricht] importieren. Anschließend haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie wählen im Dialog [Versenden] innerhalb der Registerkarte [Gruppenauswahl] die Gruppe [Bewerber] oder Sie selektieren alle Anbieter auf der Registerkarte [Anbieterauswahl]. Version Seite 99

105 HINWEIS: Ein an Bewerber versendetes Dokument wird an alle Anbieter (Ausnahme: abgelehnte Bewerber) des Verfahrens geschickt. Dies gilt auch für die automatisch an die Bewerber versendeten Bekanntmachungsdokumente. Des Weiteren kann an einen inaktiven Nutzer kein Dokument mehr versendet werden. Bitte stellen Sie sicher, dass die Gesamtgröße der auf einmal zu versendeten Dokumente 2 GB nicht überschreitet Dokumente für Gruppen Ist ein Dokument für eine Gruppe (bspw. Teilnehmer) relevant, müssen Sie in der Gruppenauswahl die entsprechende Gruppe markieren und dadurch das Dokument an alle Anbieter dieser Gruppe versenden. Ferner werden alle Anbieter, die nachträglich der gewählten Gruppe hinzugefügt werden, automatisch auch dieses Dokument erhalten (Abbildung 105). Wird ein Dokument z.b. an die Gruppe [Teilnehmer] versendet, erhalten alle Anbieter, welche den Status [Teilnehmer] besitzen, sowie deren Mitarbeiter das Dokument zum Download angeboten. Zusätzlich können auch alle Anbieter und Mitarbeiterstämme, welche einen höheren Status als [Teilnehmer] besitzen dieses Dokument herunterladen. Abgelehnte Bewerber erhalten nur die Dokumente, die explizit an die Gruppe [abgelehnte Bewerber] oder an sie persönlich gesendet werden. Dokumente, die an die Gruppe [abgelehnte Bewerber] versendet worden sind, können auch nur von abgelehnten Bewerbern empfangen werden. Sobald Sie ein Dokument an eine Gruppe versendet haben, können Sie dieses Dokument nicht noch einmal versenden Dokumente für einzelne Anbieter Um ein Dokument nur einzelnen ausgewählten Anbietern zur Verfügung zu stellen, müssen Sie diese in der Auswahlliste durch Anklicken mit der Maus markieren. Es werden Ihnen aber nur die Anbieter zur Auswahl angeboten, welche aktuell als verantwortliche Nutzer in dem Verfahren gelten. Das Dokument wird aber dennoch dem gesamten Mitarbeiterstamm des gewählten Anbieters zum Herunterladen angeboten Teilnahmeunterlagen versenden Sie können in einem Verfahren einem Anbieter mit dem Status [Bewerber] Teilnahmeunterlagen senden. Dieser hat die Möglichkeit, diese zu empfangen und an Sie ausgefüllt zurückzusenden (Teilnahmeantrag). Der Ordner [Teilnahmeunterlagen] ist nur für Dokumente vorgesehen, die im Zusammenhang mit einem Teilnahmewettbewerb versendet werden sollen. Version Seite 100

106 7.3 Dokumente - Aktualitätsstatus ändern Die e-vergabe bietet Ihnen die Möglichkeit, Verdingungsunterlagen mit einem Aktualitätsstatus zu versehen. Die hier beschriebene Funktion bezieht sich daher nur auf den Ausgangsordner [Vergabeunterlagen]. Dokumente, welche den Status [nicht mehr aktuell] besitzen, werden nicht mehr an neu hinzukommende Empfänger versendet. Bei den Anbietern, welche die Dokumente bereits vor der Änderung des Aktualitätsstatus erhalten haben, wechselt der Status des Dokumentes wie im OBA auf [nicht mehr aktuell]. Dabei gibt es folgendes zu beachten: Solange ein Dokument noch nicht versendet wurde, können Sie den Aktualitätsstatus des Verfahrens so oft ändern, wie Sie möchten. Sobald das Dokument aber einmal versendet worden ist können Sie den Status nur noch auf [nicht mehr aktuell] setzen. Nach dem Versenden und vor der Änderung steht der Dokumentstatus auf [versendet] (Abbildung 109). Abbildung 109: Dokumente selektieren Zum Ändern des Aktualitätsstatus müssen Sie das gewünschte Dokument im Arbeitsbereich selektieren und die Menüfunktion [Dokumente > Aktualitätsstatus ändern..] aufrufen. Es erscheint anschließend der Dialog aus Abbildung 110. Abbildung 110: Frage: Aktualitätsstatus ändern? Bestätigen Sie diesen Dialog mit [Nein] wird der OBA wieder angezeigt und der Status der Dokumente hat sich nicht geändert. Betätigen Sie die Schaltfläche [Ja] schließt sich ebenfalls der Dialog, aber jetzt steht in der Spalte [Status] des betroffenen Dokuments der Wert [nicht mehr aktuell]. Version Seite 101

107 Abbildung 111: Aktualitätsstatus nicht mehr aktuell Bedienerhandbuch Online Beschaffungsassistent Solange Sie das Dokument noch nicht versendet haben können Sie das Dokument über den gleichen Weg wieder auf [aktuell] setzen. In der Spalte [Status] wird beim entsprechenden Dokument dann kein Wert mehr angezeigt. Wenn Sie den Aktualitätsstatus eines Dokumentes nach dem Versenden ändern, ändert sich der Wert in der Spalte [Status] auf [versendet, nicht mehr aktuell]. Abbildung 112: Aktualitätsstatus versendet, nicht mehr aktuell 7.4 Dokumente anzeigen Dokumente, die der Anbieter in die Vergabeplattform über seinen Verfahrensbaum im AnA einstellen kann, sind z.b. Rückfragen und ergänzende Dokumente. Diese Dokumente werden beim Replikationsprozess in den OBA geladen und vom OBA automatisch entschlüsselt. Als Sachbearbeiter erhalten Sie eine , sobald neue Dokumente von Teilnehmern in Ihrem Verfahrensbaum eingegangen sind. Neue und noch nicht gelesene Dokumente werden durch rote Schrift gekennzeichnet (Abbildung 113). Abbildung 113: Neue Dokumente im OBA Version Seite 102

108 Durch einen Doppelklick auf ein Dokument, für dessen Dateityp seitens des Betriebssystems eine Viewer-Applikation registriert ist, können Sie das Dokument im zugehörigen Viewer öffnen. Das gewählte Dokument wird schreibgeschützt angezeigt. Änderungen und Speichern des geöffneten Dokuments sind in diesem Zusammenhang nicht möglich, da Sie dazu das Dokument entweder exportieren oder nach dem Öffnen aus dem Viewer lokal speichern müssen. Über einen Info-Dialog werden Sie darauf hingewiesen. Abbildung 114: Dokumente öffnen Dateien der oben gelisteten Formate können Sie sich analog zum Doppelklick auch über den Menüaufruf [Dokumente > Dokument anzeigen...] oder durch Betätigen der [Dokument anzeigen]- Schaltfläche (Abbildung 115) im entsprechenden Viewer anzeigen lassen. Abbildung 115: Schaltfläche [Dokument anzeigen] Zusätzlich können Sie über einen Rechtsklick mit der Maus auf ein Dokument in der Baumstruktur ein Kontextmenü aufrufen. Auch dort gibt es den Menüpunkt [Anzeigen]. Wenn Sie versuchen, ein Dokument anzuzeigen, für welches kein passender Viewer registriert ist, wird Ihnen eine entsprechende Hinweismeldung angezeigt. 7.5 Dokumente prüfen Die Übertragung eines Dokumentes mit der e-vergabe-plattform wird über einen so genannten Hashwert gesichert. Damit kann geprüft werden, ob ein Dokument während des Transports verändert wurde. Für ein ausgewähltes Dokument wird der Hashwert aktuell berechnet und mit der gespeicherten Version verglichen. Das Ergebnis wird in einem Dialog angezeigt (Abbildung 117). Über die Schaltfläche [Dokument prüfen] (Abbildung 116) können Sie diesen Prozess anstoßen. Version Seite 103

109 Abbildung 116: Schaltfläche [Dokument prüfen] Abbildung 117: Prüfergebnis Die Dokumente Angebot.pdf und userdata.xml aus dem Eingangsordner [Angebote] können nicht geprüft werden, da sie in einem ZIP-Archiv versendet und aus diesem ausgepackt wurden. Version Seite 104

110 7.6 Dokumente exportieren Sie haben die Möglichkeit, Dokumente in ein beliebiges Verzeichnis auf der lokalen Festplatte oder einem verbundenen Laufwerk zu exportieren. Dokumente können Sie mit dieser Funktion in ein Arbeitsverzeichnis exportieren und dort bearbeiten. Zum Versenden können Sie die Dokumente dann wieder in einen der Ausgangsordner importieren (siehe Kapitel 7.1 Dokumente importieren). Sie haben zwei Möglichkeiten, einen Export durchzuführen: Die Dokumente werden aus dem OBA exportiert, indem Sie diese mit Hilfe der Menüfunktion an die richtige Stelle kopieren. Die Dokumente werden von Ihnen manuell per Drag & Drop an die richtige Stelle kopiert. Diese beiden Möglichkeiten werden nachfolgend beschrieben Export über den Menüaufruf des OBA Über die Menüfunktion [Dokumente > Exportieren...] oder durch Betätigen der [Dokumente exportieren]-schaltfläche (Abbildung 118) können Sie den Datei-Exportieren-Dialog öffnen (Abbildung 119). Mit diesem Dialog lassen sich Dokumente aus dem OBA auf die lokale Festplatte oder auf ein verbundenes Laufwerk exportieren. Abbildung 118: Schaltfläche [Dokumente exportieren] Version Seite 105

111 Abbildung 119: Export-Dateiexplorer Der Fortschritt des Exportvorgangs wird Ihnen in einem Dialog angezeigt (Abbildung 120). Version Seite 106

112 Abbildung 120: Fortschritt beim Export von Dokumenten Bedienerhandbuch Online Beschaffungsassistent Export via Drag & Drop Alternativ können Sie eine zu exportierende Datei auch vom OBA mit der Maus direkt via Drag & Drop in den Windows Dateiexplorer hinein ziehen / exportieren. Version Seite 107

113 7.7 Dokumente lokal löschen Damit Sie ein Dokument aus dem Verfahrensbaum löschen können, müssen Sie dieses zunächst in der Dokumentenliste auswählen. Durch die Menüauswahl [Dokumente > Löschen...] oder durch Betätigen der [Dokumente lokal löschen]-schaltfläche (Abbildung 121) können Sie den Löschvorgang auslösen. Diese Funktion kann auch für mehrere Dokumente gleichzeitig ausgeführt werden. Dazu müssen Sie alle zu löschenden Dokumente in der Dokumentenliste auswählen. Abbildung 121: Schaltfläche [Dokumente lokal löschen] Nach Auslösen der Löschfunktion wird Ihnen ein Abfragedialog (Abbildung 122) angezeigt, der eine Bestätigung des Löschvorganges erfordert. Abbildung 122: Sicherheitsabfrage Nach Bestätigung öffnet sich eine Erfolgsmeldung, die Sie mit [OK] bestätigen können (Abbildung 123). Das Löschen war erfolgreich. Abbildung 123: Erfolgsmeldung Version Seite 108

114 Dokumente, welche Sie vor dem Löschen versendet haben, werden nach dem Löschen bei der nächsten Replikation erneut heruntergeladen. Alle unversendeten Dokumente werden aus dem OBA endgültig gelöscht. HINWEIS: Dokumente, welche sich in den Eingangsordnern befinden können nicht gelöscht werden. 7.8 Dokumente mit ARES-Kennung versehen Mit Hilfe der ARES-Kennung haben Sie die Möglichkeit, PDF-Formulare so zu modifizieren, dass ein Anbieter diese mit einem Adobe Reader bearbeiten und elektronisch signieren kann. HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass alle benutzten Schriften bei der PDF-Erstellung eingebettet sein müssen. Näheres hierzu finden Sie in der Adobe-Hilfe. Um diese Funktionalität nutzen zu können, müssen Sie das jeweilige Dokument in den Ausgangsordner [Vergabeunterlagen] importieren. Selektieren Sie anschließend das Dokument im Arbeitsbereich und betätigen Sie die Schaltfläche [ARES-Kennung]. Alternativ können Sie die Menüfunktion [Dokumente > ARES-Kennung] aufrufen oder das Kontextmenü des Dokumentes nutzen. Falls das Formular mit einem Kennwortschutz versehen ist, müssen Sie an dieser Stelle das Passwort eingeben. Betätigen Sie anschließen die Schaltfläche [Fertigstellen], wird das Dokument verschlüsselt an einen Server gesendet, der das Dokument mit den erforderlichen ARES-Rechten versieht. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Bei erfolgreicher Freigabe des Dokumentes werden Sie durch den Dialog aus Abbildung 124 darüber informiert. Abbildung 124: Erfolgsmeldung der Dokumentenfreischaltung Nachdem Sie diesen Dialog mit [OK] bestätigt haben können Sie die Dokumente wie gewohnt versenden (siehe Kapitel 7.2 Dokumente versenden) aus dem OBA. Falls das Dokument bereits mit den ARES-Rechten versehen wurde, wird folgende Information ausgegeben und keine weiteren Änderungen vorgenommen. Version Seite 109

115 Abbildung 125: Information über bereits gesetzte ARES-Rechte Die Dokumente, welche mit der ARES-Kennung versehen wurden, erhalten durch das System im Dateinamen vor dem *pdf den Hinweis _ares. Abbildung 126: ARES-Kennung am Dokument Falls Sie beim Ausführen dieser Funktion in einen Timeout geraten, werden Sie durch eine entsprechende Meldung daraufhin gewiesen und müssen sich erneut am OBA anmelden. HINWEIS: Der Kennwortschutz ist nach der ARES-Kennung noch vorhanden. Version Seite 110

116 8 Anbieterverwaltung Die Verwaltung der Anbieter geschieht im OBA. Alle Bewerber und Teilnehmer werden dort dem entsprechenden Vergabeverfahren zugeordnet und im jeweiligen Ordner angezeigt. Die Speicherung von Benutzerdaten erfolgt jedoch auf der Vergabeplattform, um die Benutzerdaten vor Manipulationen zu schützen. Die Ordner für Bewerber, Teilnehmer und Bieter werden im Verfahrensbaum im OBA integriert angezeigt, dadurch wird gewährleistet, dass Sie durchgängig arbeiten können. Änderungen am Status der Benutzer können Sie nur im OBA durchführen. Der OBA repliziert diese Änderungen dann auf die Plattform zur Speicherung. 8.1 Teilnehmer suchen / hinzufügen Über den Menüaufruf [Anbieter > Teilnehmer suchen/hinzufügen] oder den Aufruf über die Schaltfläche [Teilnehmer suchen/hinzufügen] (Abbildung 127) können Sie einen Dialog mit einer Suchmaske öffnen (Abbildung 128). Abbildung 127: Schaltfläche [Teilnehmer suchen/hinzufügen] Version Seite 111

117 Abbildung 128: Teilnehmer suchen und hinzufügen Die einzelnen Felder der Suchmaske werden in der Suche mit <und> verknüpft, wobei leere Felder nicht in die Suche mit eingehen. Innerhalb der Suchfelder können Sie das Zeichen [*] als Platzhalter für beliebig viele Zeichen verwenden. Wenn Sie sich alle potenziellen Anbieter anzeigen lassen wollen, lassen Sie einfach alle Eingabefelder leer und klicken dann auf [Suchen]. Alle gefundenen Anbieter werden Ihnen in einer Ergebnisliste angezeigt (Abbildung 129). Bei der Suche wird nach allen gültigen Haupt- und Nebennutzern gesucht. Durch den Administrator der Plattform oder durch den Hauptnutzer gesperrte Anbieter sowie Anbieter mit abgelaufenem Zertifikat werden nicht im Suchergebnis angezeigt. Version Seite 112

118 Abbildung 129: Suchergebnis Zu jedem gelisteten Anbieter können Sie sich durch Betätigen der [ ]-Schaltfläche in der Spalte [Details] nähere Informationen zum Anbieter anzeigen lassen. Betätigen Sie die [ ]-Schaltfläche in der Spalte [Mitarbeiterstamm] wird Ihnen der komplette Mitarbeiterstamm des gewählten Anbieters angezeigt. Über die Schaltfläche [Schließen] kehren Sie direkt zum Hauptfenster des OBA zurück, über [Zurück] gelangen Sie wieder in die Suchmaske. Die Schaltfläche [Hinzufügen] fügt alle in der Spalte [Auswählen] markierten Anbieter als Teilnehmer dem aktuellen Verfahren hinzu. Zusätzlich bietet Ihnen der Dialog die Möglichkeit, über die Schaltfläche [Alle auswählen] alle aufgelisteten Teilnehmer auszuwählen bzw. über [Auswahl löschen] die getroffene Auswahl zu löschen. Die angezeigte Tabelle (Abbildung 129) verfügt über eine Sortierfunktion, die beim Klicken auf den Spaltenkopf der Textspalten die Inhalte der Spalte aufsteigend bzw. absteigend in alphabetischer Reihenfolge sortiert. Nachdem Sie die Bieter selektiert haben, können Sie über die [Speichern ]-Schaltfläche in der Maske Suchergebnis (Abbildung 129) diese Anbieter für spätere Zwecke speichern. Dabei werden Sie als erstes nach einer Bezeichnung (Abbildung 130) gefragt. Version Seite 113

119 Abbildung 130: Suchliste speichern Bezeichnung Mit Bestätigen dieses Fensters bekommen Sie eine Bestätigung über das erfolgreiche Anlegen der Suchliste. Diese Liste können Sie bei späteren Suchen erneut aufrufen. Dazu müssen Sie im Anfangsdialog die entsprechende Liste aus der Auswahlliste auswählen (Abbildung 131). Diese Liste kann über die [Exportieren]-Schaltfläche zur Verwendung der Anbieterdaten außerhalb des OBAs sowohl im XML- als auch im CSV-Format exportiert werden. Über die Schaltfläche [Löschen] können Sie die gewählte Liste aus dem OBA entfernen. Mit Betätigen der [Anzeigen]-Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit, sich die gespeicherten Suchergebnisse erneut anzeigen zu lassen. Abbildung 131: Vorhandene Suchliste verwalten Bei allen Verfahrensarten können Sie über denselben Menüpunkt Anbieter als Teilnehmer dem Verfahren hinzufügen. Die in der Teilnehmerliste selektierten Anbieter werden mit Betätigen der [Hinzufügen]-Schaltfläche als Teilnehmer zum Verfahren hinzugefügt. Diese Schaltfläche ist nur sichtbar wenn Sie aktiver Sachbearbeiter eines Verfahrens sind. In folgenden Fällen können Sie einen Anbieter nicht als Teilnehmer hinzufügen: ein Mitarbeiter seines Mitarbeiterstammes ist bereits aktiv in dem Verfahren, der Vertreter des zugehörigen Hauptnutzer ist bereits aktiv in dem Verfahren, der Anbieter ist potentieller Vertreter eines Hauptnutzers, dessen Mitarbeiterstamm bereits aktiv in dem Verfahren ist. In allen Fällen wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Version Seite 114

120 8.2 Anbieter Status ändern Damit ein Anbieter zu einem Teilnehmer werden kann, muss er sich bewerben. Hat er sich zu einem bestimmten Vergabeverfahren angemeldet, erscheint er im Verfahrensbaum im Bereich [Anbieter > Bewerber] (Abbildung 132). Abbildung 132: Anbieteranzeige Um den Status des Bewerbers zu ändern, müssen Sie den Bewerber im Arbeitsbereich markieren. Durch Betätigen der [Anbieter-Status ändern]-schaltfläche (Abbildung 133) bzw. den Menüaufruf [Anbieter > Status ändern...] wird der Dialog zum Ändern des Anbieterstatus gestartet (Abbildung 134). Abbildung 133: Schaltfläche [Anbieter-Status ändern] Version Seite 115

121 Abbildung 134: Status ändern Alternativ kann ein Bieter den Status [Teilnehmer] auch automatisch nach der Bewerbung erhalten, ohne dass Sie als Sachbearbeiter eingreifen müssen. Das geschieht, indem Ihr Vergabestellen- Administrator im Administrations-Client der Vergabestelle den dafür vorgesehenen Parameter anpasst (siehe Bedienerhandbuch Admin Client der Vergabestelle). Es ist zu beachten, dass ein Statuswechsel unmittelbare Konsequenzen hat. So werden bspw. Verdingungsunterlagen automatisch an den Anbieter gesendet, wenn man ihn zum Teilnehmer gemacht hat und bereits Verdingungsunterlagen für die Gruppe der Teilnehmer eingestellt sind Bewerber zulassen Um einen Bewerber zum Teilnehmer zu machen bzw. bei einem Verfahren zuzulassen, müssen Sie in der in Abbildung 134 dargestellten Auswahlliste den Status [Teilnehmer] selektieren. Durch Betätigen der [Fertigstellen]-Schaltfläche wird der Statuswechsel vollzogen. Der Anbieter wird nun im Verfahrensbaum unter dem Ordner [Teilnehmer] gelistet. Des Weiteren erhält er die für diese Gruppe eingestellten Verdingungsunterlagen. Version Seite 116

122 8.2.2 Bewerber ablehnen Um einen Bewerber abzulehnen, müssen Sie in der Abbildung 134 den Status [abgelehnter Bewerber] selektieren. Der Anbieter wird nun im Verfahrensbaum unter dem Ordner [Abgelehnter Bewerber] gelistet. Der Anbieter bekommt den Statuswechsel in seinem AnA durch einen geänderten Status in den Verfahrensinformationen mitgeteilt, sobald er die Replikation angestoßen hat. Aus dem Ordner [Nachricht] sollten Sie diesem Bewerber noch eine Nachricht senden, die ihn über die Gründe der Ablehnung informiert. Lehnen Sie einen Bewerber ab, werden Sie noch einmal gefragt, ob Sie den Vorgang tatsächlich durchführen möchten. Bestätigen Sie diese Meldung mit der Schaltfläche [OK], wird der Bewerber abgelehnt, andernfalls wird der Vorgang abgebrochen. Abbildung 135: Bewerber ablehnen Berücksichtigten Anbieter auswählen Analog zum Statuswechsel der Bewerber müssen Sie nach der Angebotsöffnung die Teilnehmer, die ein Angebot abgegeben haben, in den Status [Bieter] setzen. Durch die Statusänderung werden diese Personen an der entsprechenden Stelle im Verfahrensbaum eingeordnet. Im Status [Bieter] sollten alle Anbieter enthalten sein, die ein Angebot abgegeben haben. Anbieter, welche kein Angebot abgegeben haben, bleiben im Status [Teilnehmer]. Ist die Entscheidung für einen Bieter gefallen, müssen Sie den Bieter markieren und durch einen Statuswechsel zum [Berücksichtigen Bieter] erklären (Abbildung 134). Wie Sie einen Statuswechsel vornehmen, ist in Kapitel 8.2 Anbieter Status ändern beschrieben. Nicht berücksichtigte Bieter müssen Sie ebenfalls markieren und durch einen Statuswechsel zum [Nicht berücksichtigten Bieter] erklären. Diese Statusänderungen sind nützlich, wenn anschließend Dokumente aus den Ordner [Auftrag] bzw. [Absage] an diese Empfängergruppen versendet werden sollen. Version Seite 117

123 8.3 Anbieterliste erstellen Über die Funktion [Anbieter > Liste] können Sie sich eine Liste mit allen Anbietern generieren lassen, die zu diesem Zeitpunkt am ausgewählten Verfahren beteiligt sind. Es öffnet sich als erstes ein Dateiauswahldialog über den Sie sich zum gewünschten Speicherort der Liste navigieren können: Abbildung 136: Speicherort der Anbieterliste bestimmen Nachdem Sie den gewünschten Dateinamen vergeben haben müssen Sie als nächstes die Schaltfläche [Auswählen] betätigen. Die erstellte Liste wird jetzt in den ausgewählten Speicherort gespeichert und zusätzlich in einem Texteditor angezeigt: Abbildung 137: Liste mit beteiligten Anbietern Die Ergebnisliste ist wie folgt aufgebaut: Version Seite 118

124 [Vergabestelle] [Ausschreibungsgegenstand] [Geschäftszeichen] [Datum/Uhrzeit Erstellung der Liste] [Firma(1)]<Tab>[Name(1)]<Tab>[Verfahren angefordert(1)]<tab>[status(1)] [Firma(n)]<Tab>[Name(n)]<Tab>[Verfahren angefordert(n)]<tab>[status(n)] Bedienerhandbuch Online Beschaffungsassistent Die Menüfunktion [Anbieter > Liste] kann nur für das Verfahren durchgeführt werden, welches im Hauptfenster des OBA angezeigt wird. Weiterhin ist die Funktion nur dann aktiv, wenn es beteiligte Anbieter in dem Verfahren gibt. Version Seite 119

125 9 Nachfolger und Vertreter Ist eine für ein Vergabeverfahren zuständige Person (geplant oder auch ungeplant) abwesend, so muss eine weitere Bearbeitung des Vergabeverfahrens dennoch möglich sein. Sie können daher im OBA einen Nachfolger bzw. bis zu zwei (potenzielle) Vertreter anlegen. Beim Anlegen eines Nachfolgers oder Vertreters müssen diese mit ihrer Signaturkarte anwesend sein. 9.1 Nachfolger Durch die Übergabe eines Verfahrens an einen Nachfolger wird dieser im Gegensatz zur Vertretung dauerhaft zum Inhaber dieses Verfahrens. Über den Menüaufruf [Inhaber > Nachfolger] starten Sie den Dialog zum Aktivieren einer Nachfolgeregelung (Abbildung 138). Im Verlauf der Übernahme wird Ihr Nachfolger zum Einlegen seiner Signaturkarte aufgefordert. Nachfolgeregelungen sind nicht referatsübergreifend möglich, d.h. eine Nachfolge ist nur innerhalb eines Referats möglich. Des Weiteren ist zu beachten, dass ein Dienststellenleiter bzw. dessen Vertreter nicht als Nachfolger verwendet werden darf. Abbildung 138: Nachfolger Version Seite 120

126 9.2 Vertreter hinzufügen Sie können bis zu zwei Personen als (potenzielle) Vertreter anlegen. Ihre Vertreter können dann ein oder mehrere Verfahren von Ihnen übernehmen und aktiv fortführen. Da dieses auch während Ihrer ungeplanten Abwesenheit möglich sein muss, ist hierfür keine weitere Aktion Ihrerseits notwendig. Über den Menüaufruf [Inhaber > Vertreter hinzufügen...] können Sie neue Vertreter anlegen. Der Dialog kann auch über die entsprechende Schaltfläche in der Schaltflächen-Leiste aufgerufen werden (Abbildung 139). Es öffnet sich der in Abbildung 140 gezeigte Dialog. Abbildung 139: Schaltfläche [Vertreter hinzufügen] Abbildung 140: Vertreter hinzufügen Nach dem Betätigen der [Hinzufügen]-Schaltfläche ist die Signaturkarte Ihres potenziellen Vertreters einzulegen (Abbildung 141). Version Seite 121

127 Abbildung 141: Vertreterkarte 9.3 Vertreter entfernen Über den Menüaufruf [Inhaber > Vertreter entfernen...] oder die Betätigung der entsprechenden Schaltfläche rufen Sie den in der Abbildung 143 gezeigten Dialog auf. Der jeweilige Vertreter kann anschließend über die Schaltfläche [Entfernen] von Ihnen gelöscht werden. Voraussetzung dafür ist, dass dieser keine aktive Vertreterrolle innehat, also alle Verfahren wieder aktiv bei Ihnen liegen. Abbildung 142: Schaltfläche [Vertreter entfernen] Version Seite 122

128 Abbildung 143: Vertreter entfernen Bedienerhandbuch Online Beschaffungsassistent Mit Betätigen der [Entfernen]-Schaltfläche wird Ihrem Vertreter die Berechtigung entzogen, soweit er keine aktive Vertreterrolle mehr besitzt, weiterhin als Ihr Vertreter zu agieren. Nach dem Entfernen wird Ihnen weiterhin die Abbildung 143 angezeigt. Der entfernte potentielle Vertreter wird aber nicht mehr gelistet. 9.4 Vertretung aktivieren Die Vertretung kann pro Verfahren von Ihrem (potenziellen) Vertreter über den Menüaufruf [Inhaber > Vertretung aktivieren...] aktiviert werden. Es öffnet sich der in Abbildung 144 gezeigte Dialog. Nach Abschluss dieses Schritts kann Ihr Vertreter das Verfahren aktiv weiterbearbeiten, also Dokumente versenden und Teilnehmer zulassen. Die Deaktivierung der Vertretung erfolgt durch Sie selbst und ist in Kapitel 9.5 Vertretung deaktivieren näher beschrieben. Abbildung 144: Vertretung aktivieren Um selbst eine Vertretung zu übernehmen, müssen Sie in der Auswahlliste die Person auswählen, die Sie vertreten wollen. In dieser Liste werden alle Sachbearbeiter angezeigt, bei welchen Sie selbst als (potenzieller) Vertreter angelegt wurden. Version Seite 123

129 Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, werden Ihnen die Verfahren des zu Vertretenen aufgelistet, in denen er aktiv ist. Bei den aufgelisteten Verfahren handelt es sich um laufende, aufgehobene und angehaltene Verfahren. Über [Auswählen] können Sie die Verfahren selektieren, für welche Sie die Vertretung aktiv übernehmen sollen. Die Vertretung aktivieren Sie durch Betätigen der [Aktivieren]- Schaltfläche. 9.5 Vertretung deaktivieren Der vertretene Sachbearbeiter kann die Vertretung jederzeit ohne Ihre Mitwirkung beenden. Dazu muss der vertretene Sachbearbeiter den Menüaufruf [Inhaber > Vertretung deaktivieren...] aufrufen. Es öffnet sich der in Abbildung 145 dargestellte Dialog. Abbildung 145: Vertretung deaktivieren Alle Verfahren dieses Sachbearbeiters, für die eine Vertreterregelung besteht, werden in dieser Liste angezeigt. Durch Betätigen der [Deaktivieren]-Schaltfläche kann der vertretene Sachbearbeiter die Vertreterregelung für die zuvor selektierten Verfahren beenden. Version Seite 124

130 10 Extras Unter dem Menüpunkt [Extras] sind zwei wichtige Funktionen des OBA abgelegt. Im ersten Unterkapitel wird der Status der Vergabeplattform und im zweiten Unterkapitel wird das Anhalten des OBA behandelt Plattform-Status Über die Schaltfläche [Plattform-Status anzeigen] oder den Menüaufruf [Extras > Plattform- Status...] können Sie einen Dialog starten, welcher Ihnen den aktuellen Status der Vergabeplattform anzeigt, d.h. ob die Vergabeplattform derzeit verfügbar oder nicht betriebsbereit ist. Abbildung 146: Schaltfläche [Plattform-Status anzeigen] Zusätzlich wird in diesem Dialog angezeigt, wie viele Vergabestellen an der Plattform angeschlossen sind und wie viele aktuell über die e-vergabe veröffentlichte Verfahren auf der Plattform liegen. Auch wird die Verfügbarkeit der Trustcenter anhand einer Tabelle angezeigt. Ist die Checkbox in der Spalte [Verfügbar] nicht aktiviert, ist das jeweilige Trustcenter zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar. Über die Schaltfläche [Aktualisieren] können Sie die Ansicht aktualisieren, so dass Sie immer den aktuellen Stand abrufen können (Abbildung 147). Mit [Schließen] wird der Dialog geschlossen. Version Seite 125

131 Abbildung 147: Statusanzeige der Plattform Version Seite 126

132 10.2 OBA anhalten Um die im BeschA BMI für das Vergabemodul DOMEA entwickelte Client-Client-Schnittstelle zu benutzen, müssen Sie die lokale Datenbankverbindung des OBA-Clients trennen. Über den Menüaufruf [Extras > OBA anhalten...] wird ein Dialog geöffnet, der Ihnen die Funktionalität anbietet, den OBA-Client anzuhalten (Abbildung 148). Abbildung 148: OBA anhalten Haben Sie den OBA-Client angehalten, so können Sie über die Schnittstelle Dokumente aus DOMEA an den OBA geben und umgekehrt. Im Anschluss besteht die Möglichkeit, die Arbeiten im OBA-Client über [Fortsetzen] wieder aufzunehmen (Abbildung 149). Version Seite 127

133 Abbildung 149: OBA fortsetzen Version Seite 128

134 10.3 Zertifikate auslesen Die Zertifikate auf Ihrer Signaturkarte sind nur für einen bestimmten Zeitraum gültig. Sobald die Zertifikate abgelaufen sind, können Sie sich nicht mehr am OBA anmelden und somit auch keine Verfahren mehr anlegen bzw. bearbeiten. Um diesem Problem zu begegnen, kann der Administrator Ihrer Vergabestelle für Sie einen Kartenwechsel durchführen. Für diesen Vorgang benötigt Ihr Administrator allerdings Ihre neuen Zertifikate. Sie haben zwei Möglichkeiten, wie Sie Ihrem Administrator die benötigten Zertifikate zukommen lassen können. Die erste Möglichkeit ist, dass Sie Ihre neue Signaturkarte dem Administrator körperlich zur Durchführung des Kartenwechsels zur Verfügung stellen. Die zweite Variante ist, dass Sie die Zertifikate Ihrer neuen Signaturkarte auslesen und anschließend Ihrem Administrator elektronisch, also z. B. per Mail, zukommen lassen. Haben Sie sich für die zweite Möglichkeit entschieden müssen Sie als erstes die Funktion [Extras > Zertifikate auslesen ] aufrufen. Es öffnet sich der Dialog aus Abbildung 150. Abbildung 150: Zertifikate auslesen neue Signaturkarte einlesen Legen Sie als nächstes Ihre neue Signaturkarte in das Kartenlesegerät und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche [neue Signaturkarte lesen]. Version Seite 129

135 Abbildung 151: Zertifikate auslesen Signaturkarte erfolgreich eingelesen Konnten die Zertifikate erfolgreich eingelesen werden erscheint der Dialog aus Abbildung 151, der Sie darüber informiert. Betätigen Sie als nächstes die Schaltfläche [Weiter], um einen Speicherort für die ausgelesen Zertifikate festzulegen. Abbildung 152: Zertifikate auslesen Zertifikate speichern Den Dateiauswahldialog zum Festlegen des Speicherortes können Sie über die Schaltfläche [Auswählen ] aufrufen. Es öffnet sich der Dialog aus Abbildung 153. Standardmäßig wird als Speicherort das Verzeichnis [Eigene Dateien] und als Dateiname [Zertifikate.zip] angegeben. Beides können Sie aber manuell ändern. Abbildung 153: Zertifikate auslesen Speicherort festlegen Version Seite 130

136 Navigieren Sie zum gewünschten Speicherort betätigen Sie die Schaltfläche [Speichern]. Der Pfad zum gewählten Speicherort sowie der gewählte Dateiname werden anschließend im Dialog aus Abbildung 154 angezeigt. Abbildung 154: Zertifikate auslesen Zertifikate speichern Um den Pfad ggf. zu ändern, müssen Sie einfach wieder die Schaltfläche [Auswählen ] betätigen. Erst mit der Betätigung der Schaltfläche [Fertigstellen] werden die Zertifikate an dem gewählten Speicherort abgelegt und die Funktion beendet sich automatisch. Als letztes müssen Sie die gerade ausgelesenen Zertifikate als ZIP-Datei Ihrem Vergabestellen- Administrator zur Verfügung stellen, damit dieser dann den Kartenwechsel für Sie durchführen kann. HINWEISE: Nach der Durchführung des Kartenwechsels können Sie nur noch mit der neuen Signaturkarte am OBA arbeiten. Der Kartenwechsel sollte rechtzeitig, d. h. vor dem Ablauf der alten Karte durchgeführt werden, da sonst der OBA nicht mehr zum Auslesen der Zertifikate gestartet werden kann. Der Kartenwechsel kann dann aber immer noch körperlich über die neue Signaturkarte durchgeführt werden. Alternativ ist es auch möglich, die Zertifikate über den OBA eines anderen Sachbearbeiters mit gültiger Signaturkarte auszulesen. Version Seite 131

137 10.4 PDF-Dokumente signieren Innerhalb der Menüleiste finden Sie jetzt unterhalb des Menüpunktes [Extras] die Funktion [PDF- Dokument signieren.]. Rufen Sie diese Funktion auf, öffnet sich der Dialog aus Abbildung 155. Abbildung 155: Dokument signieren - PDF-Dokument signieren In diesem Dialog müssen Sie die obere Schaltfläche [Auswählen] betätigen, um zum nächsten Dialog zu gelangen (siehe Abbildung 156). Es öffnet sich direkt ein Dateiauswahldialog, mit dessen Hilfe Sie zum gewünschten Dokument navigieren können. Version Seite 132

138 Abbildung 156: Dokument signieren - Dateiauswahldialog Nachdem Sie das gewünschte PDF-Dokument selektiert haben, betätigen Sie die Schaltfläche [Öffnen] und der Dialog aus Abbildung 157 wird angezeigt. Abbildung 157: Dokument signieren - PDF-Dokument ausgewählt Version Seite 133

139 Falls Sie ein falsches Dokument gewählt haben, können Sie über die obere Schaltfläche [Auswählen] erneut den Dateiauswahldialog aufrufen und ein anderes Dokument auswählen. Bevor Sie das Dokument signieren können, müssen Sie zunächst einen Speicherort für das fertig signierte Dokument bestimmen. Standardmäßig ist der Speicherort vorbelegt mit dem Pfad der Quelldatei. Sie können aber den Speicherort und den Dateinamen über die untere Schaltfläche [Auswählen] neu bestimmen. Abbildung 158: Dokument signieren - Dateiauswahldialog Nachdem Sie das gewünschte Verzeichnis gewählt und einen Dateinamen vergeben haben, werden die Eingaben über die Schaltfläche [Speichern] gesichert und im nächsten Dialog angezeigt. Version Seite 134

140 Abbildung 159: Dokument signieren - Speicherort ausgewählt Um den Signaturvorgang einzuleiten betätigen Sie die Schaltfläche [Weiter]. Im folgenden Dialog werden Ihnen noch einmal der Pfad zur Quelldatei und zum Zielverzeichnis angezeigt. Sollten Sie jetzt feststellen, dass einer der Pfade nicht richtig ist, können Sie über die [Zurück]-Schaltfläche zu dem entsprechenden Schritt zurücknavigieren und einen neuen Pfad angeben. Betätigen Sie an irgendeiner Stelle die Schaltfläche [Abbrechen] wird der Vorgang beendet und die Hauptseite des OBAwird wieder angezeigt. Version Seite 135

141 Abbildung 160: Dokument signieren Signaturfeld auswählen Weiterhin werden die freien Bietersignaturfelder gefunden, welche im PDF-Dokument vorhanden sind. Wurden keine geeigneten Signaturfelder gefunden, werden Sie darüber informiert und Sie haben die Möglichkeit eine Seite mit vier leeren Signaturfeldern an das Dokument anzuhängen. Durch das Betätigen der Schaltfläche welche das gewählte Signaturfeld beinhaltet. gelangen Sie zu einer temporär erstellten Voransicht, Abbildung 161: PDF-Dokumente signieren - Voransicht Version Seite 136

142 Das gewählte Signaturfeld wird in der Voransicht gelb hinterlegt angezeigt. Bereits belegte Signaturfelder werden rot dargestellt. Freie Signaturfelder erkennt man einer grauen Hinterlegung. Weiterhin sind die Feldnamen der einzelnen Signaturfelder in der Voransicht erkennbar, so dass man hier sehen kann welche Zeile man in Abbildung 160 selektieren muss, um im gewünschten Signaturfeld zu unterschreiben. Abbildung 162: Dokument signieren - Signatur durchführen Nachdem Sie sich für ein Signaturfeld entschieden haben, müssen Sie als nächstes die gewünschte Zeile in Abbildung 162 selektierten und anschließend die Schaltfläche [Fertigstellen] betätigen. Für das Signieren wird die Software SecSigner verwendet, daher öffnet sich als nächstes der folgende Dialog. Version Seite 137

143 Abbildung 163: Dokument signieren SecSigner Nachdem Sie hier erneut die Schaltfläche [Signieren] betätigt haben, wird die PIN Ihrer Signaturkarte abgefragt. Abbildung 164: PIN Abfrage für die Signierung Anschließend wird das Dokument signiert. Nach erfolgreicher Signatur erscheint der Dialog aus Abbildung 165. Version Seite 138

144 Abbildung 165: Dokument signieren - Ergebnis Sollte die Signaturerstellung nicht funktioniert haben, werden Sie ebenfalls darüber informiert. Wenn es beim Signieren der Dokumente zu einem Fehler kommt, empfiehlt es sich eine Sperrlistenaktualisierung durchzuführen. Zur Unterstützung wenden Sie sich bitte an die Hotline. Version Seite 139

145 10.5 PDF-Dokumente prüfen Über die Funktion [Extras > Signatur prüfen] haben Sie die Möglichkeit die Signaturen innerhalb eines Dokumentes zu prüfen. Bei diesem Vorgang werden die folgenden Prüfungen durchgeführt: Prüfung, ob das vorliegende Dokument vollständig signiert und nach der Signatur nicht mehr verändert wurde Prüfung, ob das genutzte Signaturzertifikat von einem vertrauenswürdigen Trustcenter ausgestellt wurde Prüfung, ob das genutzte Signaturzertifikat zum Zeitpunkt der Signaturerstellung gültig und nicht gesperrt war Die oben angegebenen Prüfungen sind notwendig, um die Gültigkeit einer Signatur einwandfrei nachvollziehen zu können. Die visuelle Darstellung einer Signatur innerhalb des PDF-Dokuments ist hingegen nur ein Indiz auf die Auftragung einer Signatur und kann die oben genannte Prüfung keinesfalls ersetzen! Nachdem Sie die Funktion aufgerufen haben erscheint der Dialog aus Abbildung 166. Abbildung 166: Signatur prüfen Sobald Sie die Schaltfläche [Auswählen] betätigen öffnet sich ein Dateiauswahldialog, in welchem Sie zu dem gewünschten Dokument navigieren können. Version Seite 140

146 Abbildung 167: Signatur prüfen - Dateiauswahldialog Selektieren Sie als nächstes das Dokument und betätigen Sie die Schaltfläche [Öffnen]. Es wird dann der nächste Dialogschritt angezeigt: Abbildung 168: Signatur prüfen - PDF-Dokument ausgewählt Version Seite 141

147 Falls Sie ein falsches Dokument gewählt haben, können Sie über die Schaltfläche [Auswählen] erneut den Dateiauswahldialog aufrufen und ein anderes Dokument auswählen. Haben Sie das richtige Dokument ausgewählt, brauchen Sie nur noch die Schaltfläche [Fertigstellen] zu betätigen. Für die Prüfung wird die Software SecSigner von SecCommerce verwendet, daher öffnet sich als nächstes der folgende Dialog mit dem Ergebnis der Prüfung: Es öffnet sich der SecSigner mit den verbindlichen Informationen zur aufgetragenen Signatur. Version Seite 142

148 Sofern keine weiteren Informationen benötigt werden, können Sie diese Ansicht durch Klicken auf die Schaltfläche OK verlassen Erweiterte Informationen zur Signaturprüfung Der obigen Abbildung aus dem SecSigner lassen sich bereits die folgenden Informationen zur aufgetragenen Signatur entnehmen: - Ergebnis der Signaturprüfung - Der Name der/des Unterschreibenden aus dem Signaturzertifikat - Der Zeitpunkt der Signaturauftragung - Der Status des Zertifikats beim Trustcenter - Die Art des verwendeten Zertifikats (fortgeschritten oder qualifiziert) Über die Schaltfläche Zertifikatsdetails lassen sich zudem weitere Informationen zu dem verwendeten Zertifikat anzeigen. Version Seite 143

149 Der Detailansicht lassen sich insbesondere die folgenden Informationen entnehmen: - Name des Trustcenters / Zertifikatausstellers (Organisation) - Name des Ausstellerzertifikats (Name) - Gültigkeitszeitraum der Zertifikats Version Seite 144

150 Mehrere Unterschriften prüfen Ist das Dokument mehrfach signiert, werden alle Signaturen (die neusten oben) namentlich im Übersichtsfeld angezeigt. Wählen Sie die zu prüfende Unterschrift aus 1» Details 2 Version Seite 145

151 Das Ergebnis der Prüfung wird im oberen Bereich angezeigt. 1 In diesem Fall fehlt eine aktuelle Online-Sperrabfrage 2. Falls gewünscht kann hiermit der Status des Zertifikats beim Trustcenter erfragt werden» Online-Zertifikat-Prüfung 3» zurück Version Seite 146

152 » zurück Prüfen Sie bei Bedarf weitere Signaturen Version Seite 147

153 Dokument mit mehreren Unterschriften anzeigen» Dokument anzeigen Version Seite 148

154 11 Hilfe und Info Zusätzlich zu diesem Handbuch verfügt der OBA-Client über eine Online-Hilfe. Diese beinhaltet in der Regel die gleichen Informationen wie auch das vorliegende Handbuch. Aufrufen können Sie die Online-Hilfe entweder über die Funktion [Hilfe > Hilfe], die Schaltfläche [Hilfe anzeigen] oder über die Tastaturtaste [F1]. Abbildung 169: Online-Hilfe Über den linken Bereich können Sie sich in die einzelnen Kapitel navigieren, welche dann im rechten Bereich angezeigt werden. Über die Schaltfläche [Schließen] beenden Sie die Online-Hilfe wieder und gelangen auf die Hauptseite des OBA. Über die Funktion [Hilfe > Info] erhalten Sie Informationen zum Thema Copyright und können feststellen, mit welcher Version des OBA Sie gerade arbeiten. Version Seite 149

155 Abbildung 170: Informationen und Copyright HINWEIS: Abbildung 170 zeigt eine beispielhafte Ansicht der Funktion [Info]. Insbesondere kann die aktuelle Versionsinformation von der Abbildung abweichen. Über die Schaltfläche [Schließen] beenden Sie diesen Dialog und gelangen wieder auf die Hauptseite des OBA. Version Seite 150