Personalarbeit im Umbruch von der Personalverwaltung zum prozessorientierten Personalmanagement
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- Marielies Koch
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1 Kerstin Magnussen, Leiterin Personalservice Amt für Zentrale Dienste Personalservice Kreis Nordfriesland Personalarbeit im Umbruch von der Personalverwaltung zum prozessorientierten Personalmanagement Sommerakademie 2009 der Datenschutzakademie Schleswig-Holstein 31. August 2009 in Kiel
2 Einleitung Inhalte des Vortrages: - Darstellung Ausgangssituation zur Einführung Integriertes Personalmanagement beim Kreis Nordfriesland - Projektumsetzung - datenschutz- und mitbestimmungsrechtliche Gestaltung des Umstellungsprozesses und Projektes Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 2
3 Schwerpunkte des Vortrages der Infobörse 1 Welche Anforderungen werden an zukunftsfähige Personalmanagementverfahren gestellt? Wandel als Konstante Wie kann der Veränderungsprozess zur Einführung und Etablierung durch Projektorganisation und Prozessbegleitung gefördert werden? Was verändert sich tatsächlich in den Geschäftsprozessen des Personalmanagements? Theorie und Praxis wo liegen Probleme und Stolpersteine in der Umsetzung? Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 3
4 Zahlenspiegel des Kreises Nordfriesland Einwohner Anzahl Kommunen bis 2007: 136 Gemeinden 8 Städte 3 amtsfreie Gemeinden 16 Ämter mit 125 Gemeinden Verwaltungsstrukturreform 2008: Bildung größerer Verwaltungseinheiten - 8 Ämter Haushalt 2009: 606 Planstellen ca. 750 Beschäftigte 150 Beamte 600 Tariflich Beschäftigte (davon 80 im Rettungsdienst) 20 Auszubildende/Anwärter jährliche Gesamtpersonalkosten Mill. Optierender Kreis / Optionskommune Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 4
5 Herausforderungen für Öffentliche Verwaltungen Projektmanagement Organisationsentwicklung/ OE- Prozesse Integrierte Verfahren Öffentliche Verwaltung Ausbau des e-governments Gesellschaftlicher Wandel/ Demographie Haushaltskonsolidierung Ziel: Mehr Effizienz und Transparenz Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 5
6 Anforderungen an ein zukunftsfähiges Personalmanagement Komplexe Anforderungen aufgrund Demographischem Wandel, TVöD, Einführung der Doppik und Bildung größerer Verwaltungseinheiten: Abrechnung der Besoldung und Vergütung Stellenplan, Personalbedarfsplanung Personalverwaltung Personalstrukturplanung Personalkostenhochrechnung Flexibilität in Auswertungen und Berichtswesen Gezielte Personalentwicklung / Seminarverwaltung Stellenbewertung Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 6
7 Anforderung an das Personalmanagement durch die Umstellung auf Doppik Abrechnung - Mitarbeiterstammdaten - Produkte und Leistungen -Schnittstellen zum -Finanzverfahren -Rückstellungen -(Altersteilzeit, Urlaub) Doppik mit Integriertem Personalmanagement Stellenplan -Produktkatalog und Leistungen -Stellenprofile - amtlicher Stellenplan - gem. GemHVO-Doppik und Stellenplanverordnung SH Auswertungen - Flexibilität - Steuerungsrelevante -Daten aus Personal- -und Finanzwirtschaft Personalkostenhochrechnung - Budget -Soll-Ist-Abgleich -Simulationen Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 7
8 Anforderungen zur Einführung der Doppik Produktkatalog/Leistungen - Abbildung einheitlicher Produkte/Leistungen innerhalb der Abrechnung, des Stellenplanes, der Personalkostenhochrechnung und im Finanzverfahren Schnittstelle zum Finanzverfahren - Überleitung der monatlichen Ergebnisse aus dem Personalmanagement in das Finanzverfahren - auf Produkt- und Leistungsebene - Rückwirkende Zuordnungsmöglichkeit Auswertungen - mit Historie - auf Mitarbeiterebene - auf Organisations- und Planstellenebene Simulation von Zukunftsdaten Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 8
9 Einflussfaktoren auf die Personalarbeit EU- Dienstleistungs -richtlinie Zeitwirtschaft Abrechnung Strukturausgleich TVöD Doppik Reisekosten e-government Stellenplan Produkthaushalt Stufenaufstieg 17 TVöD Bewerbermanagement Personalentwicklung Integriertes Personalmanagement Personalverwaltung Personalkostenhochrechnung Budgetierung Leistungsorientierte Bezahlung 18 TVöD Seminarverwaltung Personaleinsatzplanung Gezielte Personalentwicklung Demographischer Wandel Auswertungen Nachfolgeplanung Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 9
10 Informationsbedarf bei Änderungen von Personendaten Sachbearbeiter Zeitwirtschaft Sachbearbeiter EDV Sachbearbeiter Stellenplan Sachbearbeiter PE/ Aus- und Fortbildung Sachbearbeiter Finanzen Produkte/ Leistungen Intranet Verwaltung Personendaten Sachbearbeiter Büroausstattung Post/Infostelle Sachbearbeiter Reisekosten Abt. Finanzen Gehaltsabrechnung Personalsachbearbeitung Personalleitung Sachmittelverwaltung Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 10
11 Analyse der Ausgangssituation in der Personalarbeit Prüfung vertraglicher Grundlagen mit IT- Dienstleistern Einsatz zusätzlicher Datenbanken/Dateien? Feststellung Umfang und Art paralleler Datenpflege Einheitliche Datenaktualität vorhanden? Zusätzliche Ausgaben für Sonderauswertungen und Jahresarbeiten? Einsatzmöglichkeiten des Stellenplanes? Wie funktioniert der Datenim/-export? sind Simulationsmöglichkeiten und Historie vorhanden? Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 11
12 Einheitliche Datenbank/ Integriertes Personalmanagement Personal verwaltung Auswertungen Abrechnung Organisation /Stellenplan Fehlzeiten Personal kosten Personal- management- Seminarverwaltung Personalentwicklung Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 12
13 Auswirkungen eines Integrierten Verfahrens Anforderungen Integriertes Verfahren Abrechnungsverf. Bewerberverwaltung Reisekosten Stellenbewertung Personalentwicklung Seminarverwaltung Auswertungen / Berichte Personalkostenhochrechnung Stellenplan Personalstrukturplanung Personalverwaltung Gehaltsabrechnung Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 13
14 Auswirkungen einer einheitlichen Datenbank im Personalmanagement Steigerung der Datenqualität Abbau von Medienbrüchen/Redundanz (Geschäftsprozessoptimierungspotential) stichtagsbezogener Stellenbesetzungsplan mit Historie und Simulation von Zukunftsdaten aufrufbar Personalkostenhochrechnungen mit individuellen Hochrechnungsszenarien und Zukunftsdaten Steigerung der Dienstleistung im Personalmanagement Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 14
15 Auswirkungen einer einheitlichen Datenbank im Personalmanagement Grundsätzlich flexible und variable Auswertungsmöglichkeiten Basis für Alterstrukturanalyse Basis für Aufbau des Doppischen Stellenplanes (Produkt-Stellenplan gem. GemHVO-Doppik) Schaffen der Aufbaumöglichkeit und Option für eine qualitative und aussagekräftigen Personalstrukturplanung und ein adressatengerechtes Berichtswesen Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 15
16 Wie kann der Umstellungsprozess gestaltet werden? Ist-Analyse Erstellung Anforderungsprofil und Leistungsverzeichnis Gremienbeteiligung Wirtschaftlichkeitsberechnung Markterkundung, Präsentationen Ausschreibungsverfahren gem. VOL Vergabe/ Auftragserteilung Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 16
17 Ist-Analyse als Basis eines Leistungsverzeichnisses Feststellung des Umfanges und der Art der vorgehaltenen Personendaten im Personalservice/AZD bzw. einer Verwaltung Bereiche Entgeltabrechnung/Besoldung Verbuchung mtl. Entgelte und Besoldung/Zahlungsverkehr Sachbearbeitung/Personalentwicklung Beschreibung der Ist-Arbeitsabläufe Anforderungen/ Funktionen vorhandener Datenbanken Schnittstellen zu anderen Bereichen innerhalb der Verwaltung Seminarverwaltung/Personalverwaltung Definition des gewünschten Sollzustandes/Anforderungsprofils Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 17
18 Wie kann der Umstellungsprozess durch Projektorganisation und umsetzung unterstützt werden? Konzeptionierung Personalmanagementsystem Konzeptionierung Projekt- und Prozessbegleitung Aufbau Projektstruktur Projektorganisation/Bildung gruppen Projektplan Projektvereinbarung Projektberichtswesen Projektkostencontrolling Schulungen Einbindung Stadt Westerland Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 18
19 Detaillierte Aspekte der Projektumsetzung Schulungen 3-monatige Testphase Parallelerfassungen Altverfahren/ Integriertes Personalmanagement sitzungen zur Umsetzung individueller Anforderungen Echtabrechnung Beamte und Tarifbeschäftigte seit 01/2006 Modifizierung eingesetzter Module Berücksichtigung/Umsetzung neuer Anforderungen Aufbau eines Qualitätsmanagements und Optimierung der Geschäftsprozesse Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 19
20 Modell einer Projektorganisation Lenkungsausschuss Lenkungsausschuss Dienststellenleitung Dienststellenleitung Gesamtprojektleitung Gesamtprojektleitung Abrechnung Abrechnung Finanzen/ Finanzen/ Überleitung Überleitung HKR HKR Auswertungen Auswertungen Stellenplan Stellenplan Personalkostenhochrechnung Personalkostenhochrechnung Seminarverwaltung Seminarverwaltung Personalentwicklung Personalentwicklung Zeitwirtschaft Zeitwirtschaft Datenschutz Datenschutz Sachmittelverwaltung Sachmittelverwaltung Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 20
21 Projektbeteiligte Dienststellenleitung /Dienstleister Projektleitung/leitungen MitarbeiterInnen aus den Bereichen Personal, Finanzen und Organisation EDV/Technik Personalrat Gleichstellungsbeauftragte Rechnungsprüfungsamt Datenschutzbeauftragte Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 21
22 Aufgabenstellungen aus Pilotanwendung Aufbau und Gewährleistung tariflicher/gesetzlicher Anforderungen aus Schleswig Holstein Testdatenbank zur Freigabe tarifrechtlicher Anforderungen modulare Abnahme des Verfahrens lt. Leistungsverzeichnis datenschutzrechtliche Abnahme der Module Aufbau des Stellenplanes gemäß Stellenplanverordnung S-H zum Aufbau Produktstellenplan gem. GemHVO Doppik ca. 200 individuelle Programmierungen im Bereich Personalverwaltung, Auswertungen, Statistiken, Personalkostenhochrechnung und Stellenplan Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 22
23 Ausarbeitung datenschutzrechtlicher Abnahme eines Verfahrens Vorabkontrolle datenschutzrechtliche modulare Freigabe des Verfahrens Dokumentation Verfahrensverzeichnis Sicherheitskonzept für den Bereich Personal Datenschutzrechtliches Rollenkonzept Revisionskonzept Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 23
24 Auswirkungen auf Arbeitsbereiche und Geschäftsprozesse Auswirkungen auf Arbeitsbereiche der Personalsachbearbeitung Entgeltabrechnung/Besoldung Sachbearbeitung Stellenplan/Personalkostenhochrechnung Sachbearbeiter Personalentwicklung/Aus- und Fortbildung Abteilung Finanzen, Kasse Fachämter, Rechnungsprüfungsamt (Einrichten individueller Leserechte) Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 24
25 Verändertes Qualitätsmanagement im Personalmanagement Qualitative und aktuelle Datenbestände für Auswertungen/Berichtswesen Vorgangsbearbeitung einheitliche Datenbasis für Stellenplan, Dienst- und Geschäftsverteilung u.a. Produkthaushalt (Doppik-Stellenplan) Schnittstelle zum Finanzverfahren Definition und Einsatz standardisierter Komboboxen Testdatenbank Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 25
26 Projektumsetzung und Stolpersteine Transparenz und Informationsfluss Neue Tarifrechtliche und gesetzliche Anforderungen Doppikumstellung Bereinigung des vorhandenen Datenbestandes Definition des Sollprozesses bzw. der neuen Arbeitsabläufe Berücksichtigung der Aspekte des Change-Managements Bedarfsgerechte Ressourcenplanung und -einsatz Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 26
27 Präsentationsende Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Aufmerksamkeit! Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste 27
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