IT-gestütztes Personalmanagement Personalcontrolling/Personalverwaltung 5

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Ferdinand Fromm
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1 IT-gestütztes Personalmanagement Personalcontrolling/Personalverwaltung 5 Vorwort Der rasante technische Fortschritt der vergangenen Jahre und die damit verbundene Dynamik in der Informations- und Kommunikationstechnologie (IuK-Technologien) haben sowohl im privatwirtschaftlichen Bereich als auch im öffentlichen Sektor zu nachhaltigen prozess- und organisationsbezogenen Veränderungen geführt. Häufig war der Einsatz informationstechnischer Systeme (IT-Systeme) für die damit verbundene Reorganisation der Geschäftsprozesse verantwortlich. Die Unterstützung von Geschäftsprozessen durch elektronische Medien wird im Unternehmenskontext im Allgemeinen auch als e-business bezeichnet. Das Pendant hierzu für den öffentlichen Sektor wird als e-government bezeichnet. Das e-government umfasst alle organisationsinternen und organisationsübergreifenden Geschäftsprozesse im Kontext des Regierens und Verwaltens mithilfe von Informations- und Kommunikationstechniken über elektronische Medien (vgl. Lucke & Reinermann, 2002). Eine digitale Vernetzung von Arbeitsplätzen ist demzufolge heutzutage aus den meisten privatwirtschaftlichen und öffentlichen Betrieben kaum mehr wegzudenken. Die Softwareunterstützung reicht dabei von der Verwendung einfacher Büroanwendungen über komplexere Fachverfahren bis hin zu vollständig integrierten Vorgangs- und Planungsunterstützungsverfahren, wie sie beispielsweise in modernen Enterprise-Ressource-Planning-Systemen (ERP-Systemen) zu finden sind. Eine derartige Entwicklung macht natürlich auch vor dem Personalbereich nicht halt. Speziell für die Tätigkeiten im Rahmen des Personalmanagements in Form aller mitarbeiterbezogenen Analyse-, Bewertungs- und Gestaltungsmaßnahmen (vgl. Fischer, 20a, S. 2) ergeben sich ebenfalls zahlreiche Möglichkeiten für den Einsatz moderner IT- Systeme und Netzwerktechnologien (vgl. Eisele & Fellmann, 2004, S. 6). Demzufolge haben die in diesem Bereich eingesetzten Verfahren in den vergangenen Jahren stark zugenommen. Die im Kontext des Personalmanagements eingesetzten IT-Systeme beschränken sich dabei inzwischen keineswegs mehr auf die reinen personalwirtschaftlichen Administrationsaufgaben. Insbesondere durch den Einsatz webbasierter Portallösungen im Internet, Intranet oder einem abgeschotteten Behördennetzwerk wurde der Einsatzbereich der IT-gestützten Personalmanagementlösungen sukzessive erweitert. Dieser erstreckt sich mittlerweile auf nahezu alle Gestaltungsfelder des Personalmanagements. Die Automation administrativer Tätigkeiten bei einer gleichzeitigen Erhöhung der Datensicherheit sowie die vermehrte Integration der Mitar-

Häufig war der Einsatz informationstechnischer Systeme (IT-Systeme) für die damit verbundene Reorganisation der Geschäftsprozesse verantwortlich.

2 6 Personalcontrolling/Personalverwaltung IT-gestütztes Personalmanagement beiter bzw. Kunden in die jeweiligen Personalprozesse stellen ohne Zweifel ein erhebliches Verbesserungspotenzial dar. Bei allen sich hieraus ergebenden Chancen muss in diesem Zusammenhang jedoch auch auf einige ernst zu nehmende Risiken hingewiesen werden. Das Buch gibt einen Überblick über die Einsatzmöglichkeiten moderner Informationstechnik im Kontext des Personalmanagements. Das besondere Augenmerk liegt hierbei auf einer effektiven und effizienten Prozessunterstützung durch moderne Informationstechnik, die ohne eine vorherige dezidierte Prozessanalyse nur bedingt erfolgversprechend erscheint. Neben den Potenzialen eines möglichen IT-Einsatzes im Personalkontext werden auch Datenschutzaspekte und mögliche Stolpersteine bei der Umsetzung von IT-Systemen thematisiert. Grafische Darstellungen und Checklisten sollen eine Übertragung der Ergebnisse auf die jeweilige Behördensituation erleichtern. Köln im Februar 203 Dr. Torsten Fischer

Das Buch gibt einen Überblick über die Einsatzmöglichkeiten moderner Informationstechnik im Kontext des Personalmanagements.

3 IT-gestütztes Personalmanagement Personalcontrolling/Personalverwaltung 9 Inhalt Vorwort... 5 DerHerausgeber... 7 DerAutor... 8 GrundlagendesIT-gestütztenPersonalmanagements ZieleeinesIT-gestütztenPersonalmanagements Gestaltungsfelder des IT-gestützten Personalmanagements Kommunikationsbeziehungen im Rahmen des IT-gestütztenPersonalmanagements Interaktionsstufen im Rahmen des IT-gestützten Personalmanagements AllgemeineUmsetzungsschwierigkeiten IT-gestütztesPersonalmarketing Behördenhomepage als Personalmarketinginstrument SozialeNetzwerke Audio-undVideomedien InteraktiveOnline-Tests Web-LogsundChats Fazit zum IT-gestützten Personalmarketing Checkliste Bewertung IT-gestützter Personalmarketinginstrumente IT-gestützte Personalbeschaffung (e-recruitment) im öffentlichensektor ElektronischesStellenposting ElektronischeBewerbung IT-gestützteBewerbervorauswahl(e-Selektion)... 52

.. 20.5 AllgemeineUmsetzungsschwierigkeiten... 24 2 IT-gestütztesPersonalmarketing... 25 2. Behördenhomepage als Personalmarketinginstrument... 26 2.2 SozialeNetzwerke... 28 2.3 Audio-undVideomedien.

4 0 Personalcontrolling/Personalverwaltung IT-gestütztes Personalmanagement 3.4 IT-gestütztesBewerberassessment(e-Assessment) Fazit zum e-recruitment IT-gestütztePersonalverwaltung E-Administration ZieleeinerIT-gestütztenPersonalverwaltung Daten- und Informationsmanagement im Rahmen der Personalverwaltung Checkliste zur Auswahl von Personalinformationssystemen Elektronische Prozessabwicklung im Rahmen der Personalverwaltung... 7 Beispiel-Workflow Beihilfeprozess NRW Elektronische Aktenführung im Personalverwaltungsbereich Fazit zur IT-gestützten Personalverwaltung Checkliste Was bei der Einführung elektronischer Personalverwaltungsprozesse zu bedenken ist IT-gestütztePersonalentwicklung Computer-Based-Trainings-Systeme Web-Based-Training-Systeme IT-gestützte Administration von Personalentwicklungsmaßnahmen Fazit zur IT-gestützten Personalentwicklung Einführung elektronischer Prozessabläufe im Personalbereich Allgemeine Optimierungsansätze und Vorgehensweisen Prozesszieldefinition Prozessmodellierung Auszugsweise Symbolik der ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK)... 4 EPK des Personalprozesses Reisekostenabrechnung ().. 5

.. 63 Checkliste zur Auswahl von Personalinformationssystemen... 65 4.3 Elektronische Prozessabwicklung im Rahmen der Personalverwaltung... 7 Beispiel-Workflow Beihilfeprozess NRW... 73 4.

5 IT-gestütztes Personalmanagement Personalcontrolling/Personalverwaltung EPK des Personalprozesses Reisekostenabrechnung (2).. 6 Prozess Dienstreisegenehmigung 6.4 Prozessoptimierung... 7 Optimierter Teilprozess Reisekostenabrechnung () Optimierter Teilprozess Reisekostenabrechnung (2) Optimierter Prozess Dienstreisegenehmigung 6.5 ImplementierungelektronischerPersonalprozesse Fazit zur Umsetzung elektronischer Personalprozesse Orientierungshilfe Vorgehensweise bei IT-Systemintegration BetriebelektronischerPersonalprozesse EigenverantwortlicherIT-Betrieb OutscourcingdesIT-Betriebs CloudComputing Fazit zum Betrieb elektronischer Personalprozesse AlleOnline-ArbeitshilfenzumBuchaufeinenBlick... 5 Quellenverzeichnis Stichwortverzeichnis... 59

5 ImplementierungelektronischerPersonalprozesse... 28 6.6 Fazit zur Umsetzung elektronischer Personalprozesse... 33 Orientierungshilfe Vorgehensweise bei IT-Systemintegration.

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