Smart mobile System. Papierlose Auftragsbearbeitung im tertiären Bereich der Krankenhäuser

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1 Papierlose Auftragsbearbeitung im tertiären Bereich der Krankenhäuser Smart mobile System Health-IT-Talk Berlin-Brandenburg Nicole Ruprecht (emtec e.v.) Danilo Seidler (VAMED)

2 Agenda A Kurz zusammengefasst B Beteiligte C Motivation D Ausgangslage Zahlen & Fakten, Prozess E Ziele Prozess, Technologie, Anwendungsgebiete F Methoden & Technologien G Umsetzung Mitarbeit UKE, Erfolgsfaktoren, Zeitplan H Erfolge I Ausblick Danilo Seidler VAMED

3 A Kurz zusammengefasst System für die papierlose, mobile Auftragsbearbeitung zur Optimierung der tertiären Krankenhausprozesse Danilo Seidler VAMED

4 B Beteiligte Initiator VAMED, Internationaler Marktführer in der Planung, Ausstattung, Errichtung und technischen Betriebsführung von Gesundheitseinrichtungen Hersteller emtec e.v., Institut für Beratung, Fortbildung und Technologien im Gesundheitswesen Klinikum (Anwender) Tochtergesellschaften des Universitätsklinikum Hamburg Eppendorf (UKE) Medizintechnik: KME Klinik Medizintechnik Eppendorf GmbH Betriebstechnik: KFE Klinik Facility-Management GmbH Danilo Seidler VAMED

5 C Motivation Das Grüne UKE mit papierloser Patientenakte Auch tertiäre Krankenhausprozesse und Dienstleistungen durch mobile Technologien papierlos abbilden Erhalt und Ausbau der Kundenzufriedenheit KME (Medizintechnik): seit 2009 Platz 1 (Schulnote 2,0) KFE (Betriebstechnik): Platz 3 (Schulnote 2,4) Danilo Seidler VAMED

6 D Ausgangslage: Prozess Papierlose Auftragsannahme Systembruch bei der Weiterverarbeitung Disposition Ausdruck Aufträge Onlineportal Störmeldung CAFM Servicedesk Aufträge Dokumente Techniker Danilo Seidler VAMED

7 E Ziele: Prozess Prozessoptimierung Standardisierung, Transparenz, Reaktionszeit optimierte Disposition Einsparung von Wegen, Erreichbarkeit Techniker Einsparung von Ressourcen Human, Papier hohe Datenverfügbarkeit Dokumentation der Maßnahmen und Zeiten, Ortsunabhängigkeit kein Medienbruch, papierlos CAFM SmS Schnittstelle, Fehlerminimierung Imagesteigerung beim Kunden, beim Techniker hochwertige Arbeitsmittel, Mitbewerber, Attraktivität als Arbeitgeber Nicole Ruprecht emtec

8 E Ziele: Technologie Geräteunabhängigkeit Smartphone, Tablet PC, Desktop Plattformunabhängigkeit von Apple, Android, Microsoft und Co. Betriebssystemunabhängigkeit hohe Flexibilität durch multiple Einsatzmöglichkeiten: MT, BT, Logistik, Inventarisierung etc. flexible Schnittstellen diverse Primärsysteme möglich Zukunftsfähigkeit Einsatz modernster Web-Technologien Ausbau der Netze, Nutzung von LTE Nicole Ruprecht emtec

9 E Ziele: Anwendungsgebiete Instandhaltung Medizintechnik, Betriebstechnik Logistik Krankentransport, Botendienste Speisenversorgung Objekterfassung Inventarisierung, Zählerstandserfassung Anforderungen Archivanforderungen, Bestellungen etc. Nicole Ruprecht emtec

10 SmS F Methoden & Technologien Add-On zum Primärsystem CAFM, Logistik, Logbuch, vfm, SAP etc. Auftragsübersicht Kalender, Suchen, Filtern Auftragsstatus Sortierung, Priorisierung Auftragsdetails Auftragsannahme Auftragsbearbeitung Auftragsdokumentation Unterschrift & Abschluss Nicole Ruprecht emtec

11 F Methoden & Technologien Technische Umsetzung als WebApp W WebApp unabhängig von: Gerät- und Hersteller PC, Tablet, Smartphone, nahezu alle Modelle über Internet-Browser Betriebssystem Android, ios, Windows, Linux Marktplatz keine Gebühren, keine Begrenzungen, sofort verfügbar Keine native App: keine Nutzung am PC Abhängigkeit vom Marktplatzbetreiber Verfügbarkeit dezentrale Installation Zentrale Installation auf WebServer in eigener Cloud Nicole Ruprecht emtec

12 F Methoden & Technologien Auswahl mobiles Endgerät Samsung Galaxy Note Nicole Ruprecht emtec

13 SmS F Methoden & Technologien Auftragsübersicht Kalender, Suchen, Filtern Auftragsstatus Sortierung, Priorisierung Nicole Ruprecht emtec

14 SmS F Methoden & Technologien Auftragsdetails Auftragsannahme Nicole Ruprecht emtec

15 SmS F Methoden & Technologien Auftragsbearbeitung Auftragsdokumentation Nicole Ruprecht emtec

16 SmS F Methoden & Technologien Auftragsbearbeitung Auftragsdokumentation Nicole Ruprecht emtec

17 SmS F Methoden & Technologien Unterschrift & Abschluss Nicole Ruprecht emtec

18 G Umsetzung: Mitarbeit UKE Marketing & Platzierung des Pilot- Projekts im Haus Stakeholder Bereitstellung IT-Infrastruktur Web-/Datenbankserver, mobile Endgeräte, UMTS-, W-LAN-Abdeckung Unterstützung bei Aufnahme der IST-Prozesse Unterstützung bei der Erstellung und Abnahme Anforderungsspezifikation Begleitung des Piloten und Aufbereitung der Ergebnisse In Zusammenarbeit mit VAMED/emtec Danilo Seidler VAMED

19 G Umsetzung: Erfolgsfaktoren Akzeptanz durch Mitarbeiter im Umgang mit Smartphones gute Netzabdeckung mobiles Gerät nicht zu häufig offline GO: Betriebsrat & Datenschutz standardisierte Prozesse Standardisierung, optimal abbildbar, minimaler Aufwand/ Kosten Budget für Pilot Dokumentation der benötigten Schnittstelle (z.b. CAFM) ermöglicht effiziente Umsetzung Danilo Seidler VAMED

20 G Umsetzung: mögliche Zeitschiene Monat 1 IST-Analyse des benannten Prozesses Monat 6 Erstellung der Schnittstellen zum Primärsystem Monat 4 Customizing der mobilen WebApp Monat 8 Begleitung des Piloten und mögliche Anpassungsarbeiten Monat 2 SOLL-Definition des Prozesses in Abstimmung mit AG bzw. Anwender Monat 7 Start Pilotphase Monat 1 Definition eines umzusetzenden tertiären Prozesses für die mobile Auftragsbearbeitung Monat 5 Marktanalyse und Auswahl geeigneter mobiler Endgeräte Monat 9 go live Danilo Seidler VAMED

21 H Erfolge Prozessoptimierung Geschwindigkeit, Ortsunabhängigkeit Einsparungen Personalkosten, Papier hohe Aktualität der Daten durch sofortige Rückmeldung an vfm Professioneller Auftritt vor dem Kunden Standardisierung der Auftragsbearbeitung realistische Dokumentation der Bearbeitungszeiten Danilo Seidler VAMED

22 H Erfolge Prozessoptimierung Geschwindigkeit, Ortsunabhängigkeit Einsparungen Personalkosten Servicesteuerung, Papier KFE Maßnahmen hohe Aktualität der Daten gesamt KME Maßnahmen nicht planbare planbare gesamt durch sofortige Rückmeldung an vfm Einsparung Maßnahme [Min.] Anzahl Maßnahmen Einsparung PT p.a. 633 Einsparung Papier Einsparung Professioneller 5 Maßnahme Auftritt [Min.] vor dem Kunden Standardisierung der Auftragsbearbeitung ca Blatt realistische Dokumentation der Bearbeitungszeiten 4,5 6,5 Anzahl Maßnahmen Einsparung PT p.a Einsparung Papier ca Blatt Danilo Seidler VAMED

23 I Ausblick Realisierung weiterer Anwendungsgebiete Logistik Krankentransport, Botendienste Speisenversorgung Objekterfassung Inventarisierung, Zählerstandserfassung Anforderungen Archivanforderungen, Bestellungen etc.

24 Danke für die Aufmerksamkeit

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