Entwurf einer. Zwischen dem Finanzministerium des Landes Schleswig-Holstein einerseits und

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1 Entwurf einer Vereinbarung nach 59 Mitbestimmungsgesetz Schleswig-Holstein (MBG Schl.-H.) über den Einsatz von SAP R/3 als Verfahren zur integrierten Ressourcensteuerung und den Einsatz einer Kosten- und Leistungsrechnung. (VB SAP / KLR) Zwischen dem Finanzministerium des Landes Schleswig-Holstein einerseits und dem dbb beamtenbund und tarifunion landesbund schleswig-holstein und dem Deutschen Gewerkschaftsbund (DGB) - Landesbezirk Nord - Schleswig-Holstein e. V. - andererseits wird folgendes vereinbart: Präambel Im Zuge der Verwaltungsmodernisierung baut die Landesverwaltung Schleswig-Holstein zur Gewährleistung und Steigerung der Transparenz von Kosten und Leistungen ein modernes, betriebswirtschaftlich orientiertes Rechnungswesen auf. Dazu wurden SAP R/3 als IT-Verfahren zur integrierten Ressourcensteuerung und flächendeckend eine Kosten- und Leistungsrechnung eingeführt. Die Beteiligten gehen gemeinsam davon aus, dass die genannten Verfahren auch in Zukunft einer Weiterentwicklung unterliegen, bei der immer wieder auch die Belange der Beschäftigten zu beachten sein werden. Gegenstand der Vereinbarung Gegenstand der Vereinbarung sind in Teil 1: Die Nutzung des SAP-Verfahrens zur integrierten Ressourcensteuerung mit folgenden Funktionen: - Mittelbewirtschaftung einschl. Kassenverfahren (derzeit R/3-Modul PSM) - Kosten- und Leistungsrechnung (derzeit R/3-Modul CO) und - Anlagenbuchhaltung (derzeit R/3-Modul FI/AA). Teil 2: Der Einsatz einer Kosten- und Leistungsrechnung. Diese Vereinbarung regelt nicht den möglichen Einsatz weiterer SAP-Module in Abhängigkeit von spezifischen Bedarfen einzelner Dienststellen. Geltungsbereich Diese Vereinbarung gilt für alle Beschäftigten der unmittelbaren Landesverwaltung im Sinne des 3 MBG Schl.-H. mit Ausnahme der Beschäftigten der Landtagsverwaltung und des Landesrechnungshofes. Soweit die Präsidentin oder der Präsident des Landtages beziehungsweise des Landesrechnungshofes das Einvernehmen nach 59 Abs. 4 MBG Schl.-H. erklärt, gilt diese Vereinbarung auch für die Beschäftigten des jeweiligen Bereiches. Entwurf VB SAP / KLR 1

2 Teil 1, soweit er die Kosten- und Leistungsrechnung (derzeit R/3 Modul CO) betrifft, und Teil 2 (Einsatz der KLR) gelten nicht für die Beschäftigenten von Gerichten und Staatsanwaltschaften. Das Ministerium für Justiz, Frauen, Jugend und Familie (MJF) hat für die Gerichte und Staatsanwaltschaften seines Geschäftsbereiches wegen der rechtlichen Rahmenbedingungen, zu denen insbesondere der Justizgewährleistungsanspruch (Artikel 19 Abs. 4, 20 Abs. 3 GG), die richterliche Unabhängigkeit (Artikel 97 GG) und das Legalitätsprinzip ( 152 Abs. 2 StPO) zählen, ein eigenes Konzept zur Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung in den Gerichten und Staatsanwaltschaften in Anlehnung an das Konzept des Landes erstellt. Zur Umsetzung dieses eigenen Justizkonzepts wird das MJF die Mitbestimmung der betroffenen Personalräte und Vertretungen der Richterinnen und Richter sowie der Staatsanwältinnen und Staatsanwälte durchführen. Teil 1: SAP R/3 Abschnitt 1: Schutz vor Leistungs- und Verhaltenskontrolle, Datenschutz und Berechtigungsvergabe SCHUTZ VOR LEISTUNGS- UND VERHALTENSKONTROLLEN (1) Eine Kontrolle von Verhalten oder Leistung einzelner Beschäftigter mit Hilfe des SAP-Systems ist nicht zulässig. Gewonnene Daten dürfen nicht als Grundlage für arbeits- oder dienstrechtliche Maßnahmen genutzt werden. Auswertungen sind so zu gestalten, dass aus ihnen keine Rückschlüsse auf individuelles Verhalten einzelner Beschäftigter gezogen werden können, ggf. sind Ergebnisse entsprechend zusammenzufassen. DATENSCHUTZ (2) Die Beschäftigten haben ein Recht auf Einsicht in Dateien, die personenbezogene Daten über sie oder ihn enthalten, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist. Die Einsichtnahme ist unzulässig, wenn die Daten der oder des Betroffenen mit Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftigen, nicht personenbezogenen Daten derart verbunden sind, dass ihre Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand möglich ist. Ein Verfahrensverzeichnis entsprechend 7 des Landesdatenschutzgesetzes Schleswig-Holstein wird an geeigneter Stelle angelegt und gegebenenfalls laufend aktualisiert und kann jederzeit von den Beschäftigten, den Spitzenorganisationen und den Personalräten eingesehen werden. (3) Andere Stellen oder Dienstleister (im Sinne des 17 LDSG), die mit der Datenverarbeitung mit SAP oder mit einzelnen Aufgaben am SAP-System beauftragt werden, sind vertraglich auf den Datenschutz und die Bestimmungen dieser Vereinbarung zu verpflichten. (4) Anwenderinnen und Anwender, die Daten erfassen, die einen erkennbaren Bezug zu einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aufweisen, sind durch die Dienststelle gesondert über die Pflicht zur Verschwiegenheit aufzuklären. Entwurf VB SAP / KLR 2

3 BERECHTIGUNGSVERGABE (5) Das Finanzministerium wird für die laufende Aktualisierung der Berechtigungskonzepte Sorge tragen. Dabei sind die Regelungen dieser Vereinbarung, die Anforderungen des Schleswig-Holsteinischen Datenschutzgesetzes und die Mitbestimmungsrechte zu berücksichtigen. (6) Das Rahmenberechtigungskonzept für SAP soll die Zugriffsmöglichkeiten und -rechte auf die im SAP R/3-System gespeicherten Daten benennen. Es sind die Rollen zu benennen, die die Möglichkeit beinhalten, Daten zur Weiterverarbeitung in andere Anwendungen zu übertragen. Dies umfasst die sogenannte Download- Funktion und den Datenim- oder -export über Schnittstellen. (7) Die Zugriffsrechte sollen in der Regel so angelegt werden, dass sie für mehrere Systembenutzerinnen und -benutzer gelten. Benutzerinnen und Benutzer mit gleichen fachlichen Aufgaben im gleichen Bereich erhalten erkennbar die gleichen Zugriffsrechte (in SAP: "Aktivitätsgruppe" bzw. "Rolle"). Dies gilt auch für Benutzerinnen und Benutzer mit Aufgaben der zentralen oder dezentralen Systemverwaltung. Der Grundsatz der Beschränkung der Zugriffsrechte auf das für die Aufgabe notwendige ist auch hier anzuwenden. (8) Für die technische Bezeichnung der Zugriffsrechte werden Namenskonventionen verwendet, die einen eindeutigen Zusammenhang zur Fachaufgabe erkennbar machen. (9) Es soll technisch so weit wie möglich ausgeschlossen werden, dass eine einzelne Person vollständige Kontrolle über das SAP R/3-System erlangt. Bei der Berechtigungsvergabe ist organisatorisch ein 6-Augen-Prinzip zu wahren, das heißt, die Aufgaben Pflege, Aktivierung und Vergabe von Berechtigungen werden entsprechend den Empfehlungen der SAP getrennt. Änderungen von Berechtigungen und Profilen direkt im Produktivsystem werden grundsätzlich ausgeschlossen. Das Finanzministerium trägt dafür Sorge, dass Änderungen im Berechtigungssystem protokolliert werden. Die Aufbewahrungsfristen der Protokolldaten entsprechen denjenigen des Verfahrens. (10) Berechtigungen zur Programmierung, zur Veränderung von Systemeinstellungen (SAP: "Customizing") oder andere weitreichende Rechte zu Änderungen am SAP R/3-System sollen in der Regel im "Produktionssystem" nicht vergeben werden. Zeitweilig notwendige Ausnahmen sind so zu gestalten, dass die Nutzung erkennbar und nachvollziehbar bleibt. (11) Das Finanzministerium überprüft in geeigneter Weise, ob die vergebenen Berechtigungen eingehalten werden. (12) Das Finanzministerium stellt auf Anforderung sicher, dass Personalräte die in ihren Behörden eingesetzten Berechtigungen einsehen können. (13) In Abstimmung mit den Spitzenorganisationen wird ein Seminar für Personalräte und Ressortkoordinatoren entwickelt und regelmäßig mindestens alle drei Jahre angeboten, das Grundzüge des Berechtigungssystems und die Grundsätze der Berechtigungsvergabe nach dem geltenden Berechtigungskonzept einschl. einer allgemein verständlichen Einführung in SAP R/3 und der angewandten Module vermitteln soll. Das Seminar und seine Vorbereitung sollen darüber hinaus die Funktion haben, die Anwendung der o.g. Grundsätze der Berechtigungsvergabe zu überprüfen. Entwurf VB SAP / KLR 3

4 Abschnitt 2: Qualifizierung der Anwenderinnen und Anwender ZIELE (1) Die Anwenderinnen und Anwender von SAP sind durch angemessene Qualifizierung zu einer selbstständigen und sicheren Erledigung ihrer fachlichen Aufgaben und zur Beherrschung des SAP-Systems in allen notwendigen Funktionen zu befähigen. (2) Die Qualifizierung der Anwenderinnen und Anwender wird als ein fortdauernder Prozess betrachtet, der die fachliche und technische Weiterentwicklung des SAP- Systems begleitet. UMFANG (3) Alle Anwenderinnen und Anwender von SAP haben Anspruch auf eine entsprechende Qualifizierung. (4) Der Umfang der durchzuführenden Qualifizierungsmaßnahmen orientiert sich in erster Linie an der tatsächlichen Erreichung des in Absatz (1) genannten Zieles. Die Einweisung und Vermittlung der notwendigen Kenntnisse kann je nach Umfang und Anforderungen an den Arbeitsplatz - und dem daraus resultierenden anzuwendenden Funktionsumfang im SAP-Verfahren - durch den Besuch einer Schulung oder durch Training On The Job erfolgen. Auch im laufenden Betrieb soll den Anwenderinnen und Anwendern eine Weiterqualifizierung ermöglicht werden. Dies kann beispielweise durch Schulungen, Inhouse-Seminare oder durch einen moderierten Anwendererfahrungsaustausch erfolgen. INHALTE (5) Über die unmittelbar für die Aufgabenerledigung hinaus erforderlichen Kenntnisse werden im Rahmen der Qualifizierung beispielsweise auch die folgenden Themen berücksichtigt: Überblickswissen über SAP R/3 und dessen Bedienerführung, Groborientierung auch über "benachbarte" Arbeitsgebiete, Kenntnisse über Systemfunktionen, die eine Anpassung an eigene Anforderungen und Gewohnheiten der Anwenderinnen und Anwender unterstützen, die Nutzung des SAP-Hilfesystems, Hinweise auf System- und Benutzereinstellungen für eine Verbesserung der individuellen Arbeitsergonomie. (6) Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, insbesondere Berechtigungsdatenverwalterinnen und -verwalter sowie Systemadministratorinnen und -administratoren, werden im Rahmen von Schulungen über die Regeln des Datenschutzes und ihre Anwendung unterrichtet. (7) Die Qualifizierungsmaßnahmen werden rollenspezifisch, aufgaben- und praxisorientiert durchgeführt. (8) Auf die spezifischen Möglichkeiten und Einschränkungen älterer Beschäftigter, Schwerbehinderter und von Teilzeitkräften wird angemessen Rücksicht genommen. RAHMEN (9) Für die Einweisungen ist ein SAP-Schulungssystem zur Verfügung zu stellen, das einen störungsfreien Schulungsbetrieb gewährleistet und sich auf einem mit dem Produktivsystem übereinstimmenden Entwicklungsstand befindet. Entwurf VB SAP / KLR 4

5 QUALITÄTSSICHERUNG (10) Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Schulungen erhalten Gelegenheit, die Schulungsveranstaltungen anhand eines Fragebogens zu bewerten. Die Bewertungsergebnisse fließen in die nachgehenden Überlegungen zur Verbesserung des Schulungsangebotes ein. (11) Die Behörden vergewissern sich 8 bis 12 Wochen nach jeder Maßnahme gem. Ziff. 4, ob die Teilnahme an der SAP-Schulung erfolgreich war. Abschnitt 3: Anwenderunterstützung für SAP ANWENDERUNTERSTÜTZUNG (1) Es wird dauerhaft gewährleistet, dass für alle Anwenderinnen und Anwender im Falle auftretender Probleme eine versierte Ansprechperson erreichbar ist, die sich der Problemlösung annimmt. (2) Es wird gewährleistet, dass allen SAP-Anwenderinnen und Anwendern Anwenderhandbücher mit einer Beschreibung der Geschäftsvorfälle zur Verfügung stehen. (3) Über Änderungen am SAP-System, die sich auf die Handhabung der in den Anwenderhandbüchern beschriebenen Funktionen auswirken, sollen die Anwenderinnen und Anwender zeitgerecht informiert werden. TECHNIK (4) Bei der technischen Ausstattung finden die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen Anwendung; gesicherte arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse werden berücksichtigt. Die technische Ausstattung wird so gewählt, dass diese Anforderungen erfüllt werden können. (5) Sofern Arbeitsplatzdrucker erforderlich sind, werden Geräte eingesetzt, deren reibungsloses Zusammenspiel mit SAP im Test festgestellt wurde. Teil 2: Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) Im Rahmen der Modernisierung der Landesverwaltung Schleswig-Holstein werden betriebswirtschaftliche Methoden und Instrumente wie eine Kosten- und Leistungsrechnung und darauf aufbauend Controlling und Budgetierung eingeführt. Diese Instrumente sollen für Politik und Verwaltung Entscheidungsgrundlagen sowie Informationen für ein zielorientiertes, effektives und effizientes Verwaltungshandeln für die Bürgerinnen und Bürger des Landes liefern. Dabei stellen die Ergebnisse der KLR stets nur einen Bestimmungsfaktor unter anderen dar. Vorrangig bleiben der politische Auftrag und die sachlichen Ziele. Die KLR erfordert eine verursachungsgerechte Zuordnung aller Kosten, also auch der Personalkosten zu den organisatorischen Einheiten (Kostenstellen) und den erbrachten Leistungen (Kostenträgern) der Verwaltung. In der Kosten- und Leistungsrechnung kann sowohl mit Personaldurchschnittskosten als auch mit tatsächlichen Personalkosten gearbeitet werden. Entwurf VB SAP / KLR 5

6 I. Ziele und Strukturen (1) In der Landesverwaltung wird flächendeckend eine Kosten- und Leistungsrechnung eingeführt. Verbindliche Grundlage für die Strukturen und die Durchführung der KLR und Anlagenrechnung sind die Festlegungen im Umsetzungskonzept für den Einsatz einer Kosten- und Leistungsrechnung in der Landesverwaltung Schleswig- Holstein in der aktuellen Fassung. Die genaue Ausgestaltung in den einzelnen Behörden erfolgt in Abhängigkeit von Aufwand und Nutzen. Die Einführungstiefe ist abhängig von den erforderlichen Steuerungsinformationen hinsichtlich der Zielerreichung. (2) Vor der Festlegung der KLR-Strukturen insbesondere der Kostenträger sind als Ausgangsbasis von den Führungskräften mit Hilfe der Controller Ziele und Kennzahlen zu definieren. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen an der Zielentwicklung beteiligt und über deren Ergebnisse informiert werden. In Behörden in denen dies versäumt wurde, ist die Zieldefinition umgehend nachzuholen. Bei der Kostenträgerdefinition ist der länderübergreifende Produktrahmen zu berücksichtigen. Für die KLR-Strukturen sind durch die Ressortkoordinatoren sinnvolle, einheitliche KLR-Gesamtstrukturen für den Geschäftsbereich festzulegen und ein ressortspezifisches Fachkonzept für KLR und Controlling zu entwickeln. Dabei sind Sie dafür verantwortlich, bei gleichgelagerten Behörden einheitliche Strukturen für vergleichbare KLR-Ergebnisse zu schaffen und dies als Vorgabe für behördenspezifische Fachkonzepte vorzugeben. Die Behördenkoordinatoren haben die Aufgabe, abgeleitet aus dem ressortspezifischen Fachkonzept, ein behördenspezifisches Fachkonzept für KLR und Controlling zu entwickeln. (3) Es ist zu gewährleisten, dass bei Datenauswertungen im Rahmen der KLR keine Rückschlüsse auf Leistungen einzelner Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter gezogen werden können. Diesem Grundsatz folgend sind auf jeder Kostenstelle mindestens 5 Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter zu führen. (4) Für die Kosten- und Leistungsrechnung ist zum Teil eine Zeit- und Mengenaufschreibung erforderlich. Dies hat mit möglichst geringem, zumutbarem Arbeitsaufwand zu erfolgen. Daher soll die KLR-Zeiterfassung nicht in kleineren Zeiteinheiten als halbstundenweise erfolgen. Wiederkehrende Daten sind nicht wiederholt zu erfassen. Sich ständig wiederholende Zeiten und Mengen an einem Arbeitsplatz können beispielsweise durch Stichproben oder befristete Erfassung erhoben werden. Doppelerfassungen von Daten für unterschiedliche Zwecke sind generell zu vermeiden. (5) Wenn im Rahmen der KLR eine Zeit- und / oder Mengenaufschreibung erfolgt, ist über deren Ausgestaltung eine Dienstvereinbarung nach 57 MBG Schl.-H. zu schließen. (6) Abweichungen von den Ziffern 3 und 4 sind möglich. Sie sind in Dienstvereinbarungen nach 57 MBG Schl.-H. zu vereinbaren. II. Datenerhebung und -nutzung (1) Es sollen nur Informationen erhoben werden, die für Steuerungszwecke zur Erreichung der Ziele benötigt werden. Eine Prüfung der zu erhebenden und aufzubereitenden Daten hat regelmäßig einmal im Rahmen jedes Haushaltsaufstellungsverfahrens in enger Abstimmung mit den Kostenstellen-, Kostenträgerverantwortlichen und unter Einbeziehung der Haushaltsbeauftragten zu erfolgen. Entwurf VB SAP / KLR 6

7 (2) Die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung der Daten im Rahmen der Zeit- und Mengenerfassung ist so zu gestalten, dass ein größtmögliches Maß an Vertraulichkeit gewahrt bleibt. (3) Auf die im Rahmen der Istkostenrechnung erfassten Zeit- und Mengendaten haben nur die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter selbst sowie der Betreuer des Zeit- und Mengenerfassungssystems Zugriff. Eine Plausibilitätsprüfung durch Vorgesetzte ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Zeiten und Mengen sind auch Gegenstand der Planung. Zu diesem Zweck können SAP, das Zeit- und Mengenerfassungssystem oder ein anderes Vorsystem genutzt werden. Bei dieser Plankostenrechnung werden die Planwerte mit der Vorgesetzten bzw. dem Vorgesetzten abgestimmt. (4) Bei Übertragung der im Rahmen der Zeit- und Mengenerfassung erhobenen Daten bzw. der Plandaten in das KLR-Software-System wird eine Anonymisierung der Daten gewährleistet. Nach erfolgreicher Übertragung sind die Daten im Zeiterfassungssystem zu löschen. Die Speicherung von Arbeitszeitdaten, die nicht den Zwecken der Kosten- und Leistungsrechnung dienen, ist nicht zulässig. Die Speicherung eigener Arbeitszeitdaten ist davon nicht berührt. (5) Die im Rahmen der Zeiterfassung erhobenen Daten werden ausschließlich im Rahmen und Zusammenhang mit der KLR verwendet. Sie sind nicht für dienst- und arbeitsrechtliche Maßnahmen zu verwenden. (6) Die Nutzung von tatsächlichen Personalkosten darf bei Personalentscheidungen zu keinen Benachteiligungen führen. Das eingesetzte Verfahren der Personalkostenverbuchung ist in allen Behörden der Landesverwaltung einheitlich und wird verbindlich vorgegeben (vgl. Teil 2, Ziff. I (1)). (7) Ergänzende Regelungen zur Nutzung der Daten sind möglich. Sie kommen insbesondere in Betracht bei organisatorischen Änderungen, die sich aus Erkenntnissen von KLR-Auswertungen ergeben können, sowie bei KLR-basierten Änderungen der Personaleinsatzplanung einer großen Zahl von Beschäftigten. Diese Regelungen sind in Dienstvereinbarungen von 57 MBG Schl.-H. zu vereinbaren. III. Qualifizierung und Information (1) Eine wichtige Voraussetzung für die Qualität der Ergebnisse der KLR ist qualifiziertes und gut informiertes Personal. Die Qualifizierung der Anwenderinnen und Anwender gem. Teil 1, Abschnitt 2 dieser Vereinbarung ist neben dem Besuch externer Schulungen durch ressortinterne Veranstaltungen durch die Ressort- und Behördenkoordinatoren sicherzustellen. (2) Neben Schulungen ist eine regelmäßige Information für den Erfolg der KLR notwendig. Diese erfolgt durch regelmäßige Erfahrungsaustausche. Ressortübergreifendend informiert das FM die Ressortkoordinatoren. Ressortintern werden regelmäßige Erfahrungsaustausche durch die Ressortkoordinatoren für die Behördenkoordinatoren durchgeführt. (3) Adressaten der Informationen aus der Kosten- und Leistungsrechnung sind in erster Linie die Führungskräfte (Kostenstellen- und Kostenträgerverantwortliche) innerhalb der Landesverwaltung. Sie haben die Aufgabe, das neue Steuerungsinstrument als Führungsunterstützung zu nutzen und sinnvoll einzusetzen. Damit diese Aufgabe wahrgenommen werden kann, sollen sich die Führungskräfte aktiv mit den Instrumenten der Neuen Steuerung auseinandersetzen und sich dafür ggf. qualifizieren oder coachen lassen. Entwurf VB SAP / KLR 7

8 (4) Allen von der KLR, insbesondere von der Zeiterfassung betroffenen Beschäftigten soll ein Grundverständnis der KLR und die Nutzung der Daten vermittelt werden. (5) Die aggregierten Informationen aus der Kosten- und Leistungsrechnung sind innerhalb der Verantwortungsbereiche für alle betroffenen Beschäftigten transparent zu gestalten und Berichte sind in geeigneter Form zeitnah zugänglich zu machen. Teil 3: Schlussbestimmungen (1) Die Vereinbarung einschließlich ihrer Anlagen tritt am Tage nach Ihrer Unterzeichung in Kraft. Die Anlagen 1 bis 3 sind Bestandteil der Vereinbarung. Die zu dieser Vereinbarung gehörenden Anlagen können in der Weise aktualisiert werden, dass das Finanzministerium einen entsprechenden Änderungsvorschlag vorlegt, der beschlossen ist, sobald von allen Beteiligten (im Regelfall schriftlich) zugestimmt wurde. (2) Drei Jahre nach in Kraft treten der Vereinbarung erfolgt durch das FM eine Umfrage in den Ressorts, ob die Anwendungspraxis Änderungen oder Ergänzungen der Vereinbarung erforderlich macht. Die Themenfelder der Evaluation werden mit den Spitzenorganisationen abgestimmt. Die Spitzenorganisationen werden über das Ergebnis der Umfrage informiert. (3) Die Unterzeichnenden verpflichten sich, bei Dissens über die Auslegung oder Umsetzung dieser Vereinbarung oder einer möglichen Kündigung unverzüglich Gespräche mit dem Ziel einer sachgerechten Einigung aufzunehmen. Im Falle einer Nichteinigung ist die Nachwirkung zu bestimmen. (4) Die Vereinbarung nach 59 Mitbestimmungsgesetz Schleswig-Holstein über die Einführung eines Verfahrens zur integrierten Ressourcensteuerung tritt mit Inkrafttreten dieser Vereinbarung außer Kraft. Anlagen Anlage 1: Anlage 2: Anlage 3: Kurzbeschreibung der genutzten SAP-Module Schulungsinhalte Glossar Entwurf VB SAP / KLR 8

9 Ort, Datum Der Finanzminister des Landes Schleswig-Holstein Ort, Datum dbb beamtenbund und tarifunion - landesbund schleswig-holstein Rainer Wiegard Anke Schwitzer Ort, Datum Deutscher Gewerkschaftsbund - Landbezirk Nord Carlos Sievers Entwurf VB SAP / KLR 9

10 Anlage 1 Verfahrensbeschreibung Mittelbewirtschaftung und Kasse (Module PSM und FI) Nach der Verabschiedung des Haushalts werden aus einem externen Haushaltsplanaufstellungsverfahren die Daten (Ansatzmittel und Mittel zur Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen zu Finanzpositionen) über eine Schnittstelle dem SAP-Verfahren zur Verfügung gestellt. Die Ressorts verteilen diese Mittel zur Bewirtschaftung an die mit der Mittelbewirtschaftung befassten Finanzstellen des Landes. Die Finanzstellen bewirtschaften die Mittel durch die Erfassung von Mittelvormerkungs- oder Zahlungsanordnungen. Mit den Zahlungsanordnungen sind die Daten für die Kosten- und Leistungsrechnung zu erfassen. Die Kasse nutzt die Funktionalitäten des Moduls FI zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs für Ein- und Auszahlungen, die Zahlstellen auch zur Buchung der von ihnen angenommenen oder verausgabten Beträge. Über eine Zahlungsabgrenzung erfolgt die Weitergabe und Darstellung der Zahlungsverkehrsund Buchführungsergebnisse über das Modul PSM in der kameralistischen Form in der Ordnung des Haushalts oder als Verwahr-, Vorschuss- oder Abrechnungsbuchung. Integriert in das SAP-Verfahren wird ein Vollstreckungsverfahren betrieben, mit dem fällige Forderungen sowohl im Innendienst als auch im Außendienst zum Zwecke der Beitreibung bearbeitet werden können. Aus Vorverfahren (z.b. Personalverfahren, Steuererhebungsverfahren, Verfahren Ordnungswidrigkeiten Schleswig-Holstein) übernimmt das SAP-Verfahren über Schnittstellen Anordnungs-, Buchführungs- oder Zahlungsdaten. SAP R/3 unterstützt alle Verfahrensteile durch ein standardisiertes aber auch individuell einstellbares Berichtswesen. Die SAP-Jahreswechselprogramme übertragen die im folgenden Haushaltsjahr benötigten Bewirtschaftungs- und Anordnungsdaten. Kosten- und Leistungsrechnung (im weiteren Sinn: Module CO, FI, FI-AA) Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ist die laufende mengen- und wertmäßige Erfassung des Verzehrs von Ressourcen und periodengerechte Zuordnung zu den erstellten Leistungen. Sie stellt somit ein Verhältnis zwischen Ressourcenverbrauch und erbrachten Leistungen her und dient neben der Kontrolle der Wirtschaftlichkeit der Kalkulation der erbrachten Leistungen. KLR umfasst mehrere betriebliche Anwendungen und Steuerungsinstrumentarien. Dafür werden folgende Module eingesetzt: Kosten- und Leistungsrechnung Modul CO (Controlling) Finanzwesen Modul FI, zur Überleitung von PSM zu CO, Anlagenbuchhaltung Moduls FI-AA KLR-Vorsystem soweit es von Behörden eingesetzt wird. 1

11 Anlage 3 Glossar Begriff Berechtigungskonzept bzw. Rahmenberechtigungskonzept gemeinkostensammelnde Kostenstelle Integrierte Ressourcensteuerung Kosten Kostenstelle Kostenträger Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) Leistung Namenskonventionen Erläuterung Ein Berechtigungskonzept ist ein grundlegender Baustein des Sicherheitskonzeptes von SAP R/3. Darin sind eindeutige Regelungen der Zugriffs- und Zugangsverfahren als auch der Berechtigungsausprägung und -vergabe beschrieben. Ziel ist es, nur autorisierte Benutzer mit festgelegten Rechten über den für sie erforderlichen Funktionsumfang im System zuzulassen. Kostenstelle, die alle Kosten und Erlöse eines Verantwortungsbereichs sammelt, die nicht einem von ihr erstellten Kostenträger direkt zugeordnet werden können. Die ihr zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mache i.d.r. eine Zeitaufschreibung. Ein einheitliches Verfahren, in dem durch Funktionen sichergestellt wird, dass Buchungsvorgänge nicht doppelt erfasst werden müssen, sondern die Daten in alle beteiligten Verfahrensteile weitergeleitet werden. D. h. bei der Erfassung von Bewirtschaftungsvorgängen werden Zusatzinformationen für die KLR und/oder die Anlagenrechnung mitgegeben. Dies Verfahren führt zu einer Reduktion des erforderlichen Datenvolumens. Kosten sind bewerteter, leistungsbezogener Ressourcenverbrauch. Kostenstellen sind die Orte der Kostenentstehung (Organisationseinheiten, Verantwortungsbereiche, Maschinen, Produktionsanlagen). Ihre Struktur orientiert sich üblicherweise an der Aufbauorganisation. Kostenträger sind die Endprodukte der Verwaltung. Sie sollen in Mengeneinheiten messbar sein. Kostenträger können z.b. erstellte Produkte, erbrachte Dienstleistungen oder Projekte sein. Die KLR ist ein Teilgebiet des Rechnungswesens ( internes Rechnungswesen), in dem Kosten und Leistungen erfasst, gespeichert, den verschiedensten Bezugsgrößen zugeordnet und für spezielle Zwecke ausgewertet werden. Die Leistung entspricht dem Leistungsoutput der Kostenträger (und Kostenstellen), z.b. Mengen, Fallzahlen, Umsätze, Arbeitsstunden, Qualitäten. Zu jedem Kostenträger gehört grundsätzlich ein Set von diesen Informationen über Quantitäten bzw. Qualitäten. Jedes SAP-Objekt hat einen technischen Namen. Die Festlegung dieser Namen folgt bestimmten Richtlinien. 1

12 Personaldurchschnittskosten Personalkostenverbuchung Plankostenrechnung Produktivsystem bzw. Produktionssystem Ressortkoordinator Zeit- und Mengenaufschreibung Jeweils Besoldungs-, Vergütungs- und Lohngruppen werden in so genannten Personalkostenklassen zusammen-gefasst, wobei sich in jeweils einer Klasse vergleichbare Besoldungs-, Vergütungs- und Lohngruppen befinden. Pro Klasse wird ein Durchschnittssatz ermittelt, der mit den Arbeitsstunden multipliziert wird. Mit den auf dieser Basis ermittelten Personaldurchschnittskosten werden die Kostenträger (s. auch Zeitaufschreibung) mit den Personalkosten belastet. Vorgang der Verbuchung von Personalkosten auf Kontierungsobjekte der KLR. In der Plankostenrechnung werden vorausschauend Daten für zukünftige Perioden geplant. Dabei beruhen Mengen-, Zeitgerüste und Wertansätze auf geplanten Größen. Die geplanten Werte haben Vorgabecharakter und dienen insbesondere der Kontrolle der Zielerreichung durch Soll-Ist-Analysen. Die Istkostenrechnung ist dagegen vergangenheitsorientiert, weil tatsächlich angefallenen Kosten der Periode verbucht werden. Ein SAP-System ist aus Sicherheitsgründen üblicherweise als 3-System-Landschaft ausgestaltet. Nach diesem Schema ist auch das schleswig-holsteinische Verfahren realisiert. Es setzt sich aus einem Entwicklungs-, einem Qualitätssicherungs- und einem Produktionssystem zusammen. Die Funktionen entsprechen den jeweiligen Bezeichnungen. D.h. das Produktionssystem umfasst die tatsächliche Verbuchung aller anfallenden Geschäftsvorfälle. Ansprechperson der Fachressorts, die die Aktivitäten der KLR für den jeweiligen Geschäftsbereich koordiniert. Hauptaufgaben im Produktivbetrieb sind die Betreuung der Anwenderinnen und Anwender und die behördenübergreifende Ergebniserstellung (Berichtswesen). In ihrer Funktion sind sie Schnittstelle zwischen Behörde und SAP-Leitstelle. Die Zeit- und Mengenaufschreibung ist ein Instrument zur Datenerhebung für die KLR und dient u. a. der verursachungsgerechten Zuordnung von Personalkosten und Leistungsmengen zu Kostenträgern. Die Mitarbeiter/innen bestimmter Kostenstellen schreiben die Arbeitszeiten und die erstellten Mengen auf, die sie für Kostenträger erbracht haben. 2

13 Anlage 2 SAP R/3 - Allgemeine Einführung in die Bedienung Fachbegriffe im SAP R/3 Organisationsstrukturen des SAP R/3 Stammdaten und Bewegungsdaten Systembedienung - An-und Abmelden - Arbeiten mit dem Menüsystem - Symbolleiste - Arbeiten in verschiedenen Modi - Drucken - Hilfe - Eigenes Benutzermenü / Favoritenpflege alle Teilnahme am Seminar "Windows-Benutzeroberfläche - Computerbenutzung und Dateiverwaltung (Modul 2 des ECDL)" oder vergleichbare Kenntnisse 1 Tag SAP R/3 PSM Dezentrale Mittelbewirtschaftung Stammdaten Mittelverteilung von Titeln auf Buchungsabschnitte Mittelvormerkungen Anordnungen Informationssystem Benutzer/innen des R/3-Systems des Landes SH Teilnahme am Seminar "SAP R/3 Allgemeine Einführung in die Bedienung" oder vergleichbare Kenntnisse 5 Tage 1

14 Anlage 2 SAP R/3 PSM - Mittelverteilung Deckungsfähigkeit Budgeterhöhende Einnahmen Mittelverteilung Budgetaktualisierung Informationssystem Benutzer/innen des R/3-Systems des Landes SH Teilnahme am Seminar "SAP R/3 Allgemeine Einführung in die Bedienung" oder vergleichbare Kenntnisse 1,5 Tage SAP R/3 PSM - Infosystem - Selektionsbilder Wie funktionieren Selektionsoptionen? Freie Abgrenzungen Varianten - Listen Konfigurierbarkeit Ablage- und Exportmöglichkeiten - Verschiedene Berichte des Haushaltsmanagements Benutzer/innen des R/3-Systems des Landes SH Teilnahme an den Seminaren "SAP R/3 PSM" oder vergleichbare Kenntnisse 1 Tag 2

15 Anlage 2 SAP R/3 Schulung Kassenwesen ELKO Zahlungseingang Zahlungsausgang Umbuchungen Belegpflege Fi- Beleg Stornierungen Einrichtung der Debitoren-Einzelposten-Liste Buchungsschlüssel Suchmöglichkeiten Sachkonten Suchmöglichkeiten Kreditoren-Einzelposten-Liste Suchmöglichkeiten Kontoauszug anzeigen Sicht Einnahmen Sicht Ausgaben Mitarbeiter der Landeskasse Teilnahme an der hausinternen Schulung Mittelbewirtschaftung 5 Tage SAP R/3 CO Teil 1 - KLR für das Land Schleswig-Holstein Kosten- und Leistungsrechnung des Landes Schleswig-Holstein Was ist Kosten- und Leistungsrechnung? Strukturen des Sollkonzepts für die KLR-Einführung Umsetzung in SAP-Terminologien - Kostenarten - Kostenstellen - Leistungsarten - Statistische Kennzahlen - Innenaufträge - Ergebnismerkmale Benutzer/innen des R/3-Systems des Landes SH Teilnahme am Seminar "SAP R/3 Allgemeine Einführung in die Bedienung" oder vergleichbare Kenntnisse 3

16 Anlage 2 2 Tage SAP R/3 CO Teil 2 - Plan, Ist, Periodenabschluss und Berichte im Controlling Bewegungsdaten - Plandaten - Istbuchungen - Periodenabschluss Umbuchungen Verteilungen Umlagen Abrechnungen Berichte - Kostenstellenberichte - Auftragsberichte - Ergebnisberichte Benutzer/innen des R/3-Systems des Landes SH Voraussetzungen Teilnahme am Seminar "SAP R/3 CO Teil 1 - KLR für das Land Schleswig-Holstein" 2 Tage SAP R/3 CO, Teil 3: Berichtswesen 1. Kostenstellenberichte 2. Auftragsberichte 3. Profit-Center-Berichte Benutzer/innen des R/3-Systems des Landes SH Teilnahme an den Teilen 1 und 2 von SAP R/3 CO oder vergleichbare Kenntnisse 1 Tag 4

17 Anlage 2 SAP R/3 - KLR-Vorsystem des Landes Schleswig-Holstein Installation Stammdaten aus SAP R/3 exportieren Stammdaten im KLR-Vorsystem erfassen Kostenartenplanung Leistungsartenplanung Kostenträgerplanung Ist-Daten-Erfassung im KLR-Vorsystem Import in SAP R/3 Benutzer/innen des R/3-Systems des Landes SH Teilnahme am Seminar "SAP R/3 Allgemeine Einführung in die Bedienung" oder vergleichbare Kenntnisse 2 Tage SAP R/3 FI-AA - Inventarisierung Einordnung des Moduls FI-AA Anlegung, Änderung und Löschung von Anlagenstammsätzen Bewertung des Anlagevermögens und Wertanzeige Ausgewählte Berichte aus dem Infosystem Mitglieder der Benutzergruppe "Inventarisierung" im R/3-System des Landes SH Teilnahme am Seminar "SAP R/3 Allgemeine Einführung in die Bedienung" oder vergleichbare Kenntnisse ½ Tag SAP R/3 FI-AA - Behördenkoordination Geschäftsvorfälle 5

18 Anlage 2 - Zugänge - Abgänge - Umbuchungen Integration mit dem Haushaltsmanagement (Modul PSM) Spezielle Bewertungen - geringwertige Wirtschaftsgüter - Investitionsförderungen Weitere Berichte aus dem Infosystem Dezentrale Abschreibungsbuchungen Mitglieder der Benutzergruppe "Behördenkoordination" im R/3-System des Landes SH Teilnahme am Seminar "SAP R/3 FI-AA Inventarisierung" 1 Tag SAP R/3 Ergonomie 4. Allgemeine Einstellungen des SAP-Bildschirms 5. Einstellungen eigener Favoriten 6. Das SAP-Fenster 7. System Benutzervorgaben (Eigene Daten) 8. System Dienste (Ausgabesteuerung) 9. System Hilfsmittel (Berechtigungsprüfung) 10. System Liste (Drucken, Sichern, Senden) 11. Arbeiten mit Selektionen 12. Anordnung Schnellerfassungsmaske 13. Arbeiten in Einzelpostenlisten Benutzer/innen des R/3-Systems des Landes SH Teilnahme an Seminar Windows-Benutzeroberfläche Computerbenutzung und Dateiverwaltung (Modul 2 des ECDL) oder vergleichbare Kenntnisse ½ bis 1 Tag 6

19 Anlage 1 Die KLR übernimmt die Zahlungsströme aus der Mittelbewirtschaftung. Dabei werden die Beträge durch Kontierung auf Objekten der KLR verbucht. Das Modul CO kennt die Kostenarten-, die Profit-Center-, die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung. Die Kostenartenrechnung basiert auf einem eigens für die Landesverwaltung SH erarbeiteten Finanzkontenrahmen. Die Kostenstellen spiegeln die Aufbauorganisation der Behörden wider. Die Aufträge sind geeignet, um die Strukturen von Dienstleistungsbereichen abzubilden. Im Rahmen der Kostenträgerrechnung definieren die Behörden ihre Dienstleistungen und Produkte. Für das Berichtswesen in CO steht ein System von selbsterstellten und Standardberichten zur Verfügung. Das Berichtswesen gestattet die für das Controlling erforderlichen Auswertungen nach finanzwirtschaftlichen Aspekten. In der Anlagenbuchhaltung (FI-AA) wird das Vermögen erfasst (Inventarisierung) und bewertet. Zahlungen für Anlagegüter werden aus der Mittelbewirtschaftung auf Anlagenstammsätze kontiert. Hinterlegte Rechenroutinen ermöglichen die Berechnung der kalkulatorischen Abschreibungen und Zinsen zur Berücksichtigung des Werteverzehrs und der Zinskosten des in den Investitionen gebundenen Kapitals. Kalk. Abschreibungen und Zinsen werden periodisch In die KLR gebucht. Das Modul FI-AA kann für die nach 73 LHO vorgeschriebene Inventarisierung genutzt werden. Ein Berichtswesen in FI-AA ermöglicht die Erstellung von Bestands- und Inventurlisten. Das KLR-Vorsystem dient der Planung und Verbuchung der Personalkosten sowie der Erfassung von Arbeitszeiten und Leistungsmengen. Die Zeiterfassung ermittelt dabei, welche Kosten den Kostenträgern direkt zugeordnet werden können. Leistungsmengen können auf Kostenstellen und Kostenträgern erfasst werden. Die Angaben werden an das Modul CO übergeben. 2

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