Kundenleitfaden SEPA-Konvertierung in SFirm Lastschrift

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1 SFirm-Voraussetzungen 1.1 Kundenleitfaden SEPA-Konvertierung in SFirm Lastschrift Ausgabe September 2013 SFirm-Version 2.5 (PL12) Kasseler Sparkasse

2 Inhalt 1 Vorbereitende Tätigkeiten SFirm-Voraussetzungen IBAN & BIC SEPA-Lastschrift Gläubiger-ID Mandatsreferenz SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Firmen-Lastschrift Übertragungsverfahren HBCI Übertragungsverfahren EBICS SEPA-Konvertierung SEPA-Lastschrift Einrichtung der Gläubiger-ID Konvertierung der Lastschriftordner Weitere Informationsquellen & Support Die Onlinehilfe zu SFirm Der Internetauftritt von SFirm SFirm-KnowledgeBase Kontaktinformationen...14 Copyrights Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt gearbeitet. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Die angegebenen Daten dienen lediglich der Produktbeschreibung und sind nicht als zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne zu verstehen. Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder juristische Verantwortlichkeit noch irgendeine Haftung übernehmen. Alle Rechte vorbehalten; kein Teil dieser Dokumentation darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder die Speicherung und/oder Verbreitung in elektronischer Form) ohne schriftliche Genehmigung der Kasseler Sparkasse reproduziert oder vervielfältigt werden. Da SFirm ständig weiterentwickelt wird, bitten wir um Verständnis dafür, dass sich Abweichungen von diesem Kundenleitfaden zum Produkt ergeben können. Copyright 2013 Kasseler Sparkasse, Electronic Banking, Wolfsschlucht 9, Kassel Kasseler Sparkasse 2

3 Vorbereitende Tätigkeiten 1 1 Vorbereitende Tätigkeiten 1.1 SFirm-Voraussetzungen Um in SFirm SEPA-Zahlungen tätigen zu können, müssen Sie zunächst prüfen, ob Ihre SFirm-Installation SEPA-fähig ist. Klicken Sie hierzu bitte in der Symbolleiste von SFirm auf das Symbol. Es öffnet sich das Fenster Info über SFirm. Bitte schauen Sie dort auf den Versionsstand. Dieser sollte 2.5 (9/9) lauten (oder höher). Unter installierte Module muss SEPA aufgeführt sein. Die Kürzel entsprechen den SEPA-Zahlungsinstrumenten 1 TRF = SEPA-Überweisung CORE = SEPA-Basis-Lastschrift B2B = SEPA-Firmen-Lastschrift 1 lizenzabhängig Sollte die Versionsnummer geringer als 2.5 sein, führen Sie bitte zunächst ein Online-Update durch (Menü Extra Online-Update). 1.2 IBAN & BIC Um SEPA Zahlungen (Überweisungen & Lastschriften) tätigen zu können, müssen IBAN & BIC sowohl in den Empfängerdaten wie auch in Ihren Auftraggeberdaten hinterlegt sein. IBAN steht für International Bank Account Number und ist eine international standardisierte Bankkontonummer, die im Rahmen von SEPA für nationale und internationale Zahlungen verwendet wird. BIC steht für Business Identifier Code (ehemals Bank Identifier Code) und ist eine international standardisierte Bankleitzahl. SFirm weist bei jedem Programmstart auf fehlende IBANs in den Auftraggeber- und Empfängerbankverbindungen hin. Die fehlenden IBANs und BICs können automatisch für diese Konten aus den vorhandenen Kontonummern und BLZ errechnet und gespeichert werden. Kasseler Sparkasse 3

4 Vorbereitende Tätigkeiten 1 Mit einem Klick auf hier startet die automatische Berechnung von IBAN und BIC. Bei der Berechnung der IBAN werden die aktuellen und gültigen Verfahren verwendet. Aufgrund von technischen Einschränkungen innerhalb dieser Verfahrensweisen kann jedoch nicht gewährleistet werden, dass die Berechnung der IBAN unter allen Bedingungen eindeutig und korrekt funktioniert. Wir empfehlen daher vor der Verwendung der automatisch erstellten Daten eine Überprüfung der IBAN und der BIC. Für alle mittelbaren und/oder unmittelbaren Schäden, die durch die Verwendung der IBAN und der BIC verursacht werden, übernimmt der Programmhersteller keine Haftung. 1.3 SEPA-Lastschrift Gläubiger-ID Um SEPA-Lastschriften einziehen zu können, benötigen Sie die sogenannte Gläubiger- Identifikationsnummer. Diese dient der eindeutigen Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers. Bei der Gläubiger-ID handelt es sich um eine europaweit einheitliche alphanumerische Nummer und muss im Vorfeld bei der Deutschen Bundesbank beauftragt werden. Die Beauftragung kann ausschließlich online über erfolgen. Die Deutsche Bundesbank teilt die Gläubiger-ID i.d.r. innerhalb weniger Tage per mit Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz wird vom Zahlungsempfänger individuell für jedes SEPA-Mandat vergeben. Länge (max. 35 Stellen) und Aufbau können dabei individuell festgelegt werden. In Verbindung mit der Gläubiger-ID dient die Mandatsreferenz der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats. Kasseler Sparkasse 4

5 Vorbereitende Tätigkeiten SEPA-Basis-Lastschrift Mit der Kasseler Sparkasse muss vorab die Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften (S114910) getroffen werden. Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihre/n Kundenberater/in SEPA-Firmen-Lastschrift Mit der Kasseler Sparkasse muss vorab die Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Firmen-Lastschriften (S114930) getroffen werden. Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihre/n Kundenberater/in. Bei SEPA-Firmen-Lastschriften darf der Zahlungspflichtige kein Verbraucher sein! 1.4 Übertragungsverfahren HBCI Die Freischaltung für die SEPA-Lastschriften erfolgt erst wenn die unter Punkt bzw genannten Vereinbarungen mit der Kasseler Sparkasse getroffen wurden. 1.5 Übertragungsverfahren EBICS Die Freischaltung für die SEPA-Lastschriften erfolgt erst wenn die unter Punkt bzw genannten Vereinbarungen mit der Kasseler Sparkasse getroffen wurden. Bitte rufen Sie das Menü Wechseln zu EBICS Bankparameter auf und klicken doppelt auf den Bankparameter der Kasseler Sparkasse. Prüfen Sie, ob die Option für das SEPA Format auf Standard (CCT/CDD) eingestellt ist. Ansonsten aktivieren Sie diese. Anschließend speichern Sie die Änderung mit Klick auf das Symbol und schließen das Fenster wieder. Kasseler Sparkasse 5

6 SEPA-Konvertierung 2 2 SEPA-Konvertierung Die SEPA-Konvertierung der Zahlungsbestände lässt sich nicht rückgängig machen. Führen Sie daher bitte unbedingt vorab eine Datensicherung durch (Menü Extra Datensicherung Daten sichern). Die im Folgenden beschriebenen Konvertierungsvorgänge für Überweisungen bzw. Lastschriften müssen für jeden angelegten Zahlungsordner einzeln durchgeführt werden. 2.1 SEPA-Lastschrift Vor Umstellung auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren muss der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen über die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und den Beginn des ersten Einzugs informieren Einrichtung der Gläubiger-ID Klicken Sie auf das Menü Wechseln zu Auftraggeber um in den Datenbestand der erfassten Auftraggeber zu gelangen. Anschließend klicken Sie bitte im rechten Bildschirm doppelt auf den gewünschten Auftraggeber. Sie gelangen anschließend in die Detailansicht dieses Auftraggebers. Hier erfassen Sie bitte im Feld Gläubigeridentifikation für SEPA- Lastschriften die Ihnen von der Deutschen Bundesbank mitgeteilte Gläubiger-ID. Anschließend speichern Sie die Änderung mit Klick auf das Symbol und schließen das Fenster wieder. Kasseler Sparkasse 6

7 SEPA-Konvertierung 2 Damit Sie später den integrierten Formulardruck für die SEPA-Lastschriftmandate optimal nutzen können, sollten die Datenfelder Auftraggebername, Straße/Postfach und PLZ, Ort komplett ausgefüllt sein Konvertierung der Lastschriftordner Starten Sie die SEPA-Konvertierung über das Menü Extra SEPA-Konvertierung. Wählen Sie den umzustellenden Lastschriftordner aus und klicken auf OK. Kasseler Sparkasse 7

8 SEPA-Konvertierung 2 Bitte wählen Sie die Art 1 der SEPA-Lastschrift aus, in die konvertiert werden soll. 1 lizenzabhängig Sie erhalten eine Übersicht der zu konvertierenden Zahlungen mit den jeweiligen Details. Da i.d.r. noch keine SEPA- Lastschriftmandate erfasst sind, die automatisch zugewiesen werden können, müssen diese Daten erfasst werden. Die Mandatsnummer kann dabei automatisch ( Automatische Mandatserzeugung) oder manuell ( Manuelle Mandatserzeugung) erzeugt werden Automatische Mandatserzeugung Über die automatische Mandatserzeugung können Sie die Mandatsreferenz auf drei Wegen generieren: SFirm-Empfängernummer Eigene Vorgaben Signaturdatum Im Folgenden wird die Mandatserzeugung anhand der SFirm-Empfängernummer beschrieben. Sollten die genannten Möglichkeiten nicht Ihren Anforderungen entsprechen, müssen Sie die Mandatsdaten manuell eintragen. Fahren Sie hierzu bitte direkt mit dem Kapitel Manuelle Mandatserzeugung fort. Kasseler Sparkasse 8

9 SEPA-Konvertierung 2 Über automatische Mandatserzeugung erhalten Sie folgendes Fenster. Aktivieren Sie hier bitte den Optionspunkt Empfängernummer als Mandatsreferenz verwenden und klicken anschließend auf Informationen hinzufügen. Als nächstes erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung über die erfolgreiche Generierung der Mandatsreferenz. Über Ändern müssen Sie jetzt noch die weiteren benötigten Mandatsdaten ergänzen. Tragen Sie hier bitte das Signaturdatum des Mandates sowie die Verwendung (verw.) ein und klicken anschließend auf Speichern. Ebenfalls können hier, falls notwendig, Änderungen an der automatisch errechneten IBAN und BIC vorgenommen werden. Über die Schaltflächen können Sie die weiteren Datensätze auswählen. Sind alle Datensätze ergänzt, klicken Sie bitte auf Schließen. Bei der Umwandlung von bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate ist als Signaturdatum das Datum der Information des Zahlungspflichtigen über den Verfahrenswechsel einzutragen. Kasseler Sparkasse 9

10 SEPA-Konvertierung 2 Bei wiederkehrenden Einzügen müssen die SEPA-Lastschriften bei der Konvertierung als erstmalig gekennzeichnet werden. Abhängig von der Anzahl der zu wandelnden Zahlungen, können Sie die notwendigen Mandatsdaten auch vorab über das Menü Wechseln zu SEPA-Lastschriftmandate vorbereitend erfassen. Diese werden dann bei der SEPA-Konvertierung i.d.r. automatisch zugeordnet. Sind alle Daten korrekt hinterlegt, können Sie über Anlegen einen neuen SEPA Ordner anlegen oder über Wählen einen bereits bestehenden für die Konvertierung auswählen. Anschließend klicken Sie bitte auf SEPA-Konvertierung starten. Das Feld Status weist Sie auf fehlende oder unvollständige Angaben hin und kann wie folgt belegt sein: DFÜ Auftrag BIC fehlt Mandatsnummer fehlt nicht SEPA-ready Signaturdatum fehlt VWZ wird gekürzt IBAN fehlt In SEPA-Zahlungen sind maximal vier Verwendungszweck-Zeilen à 35 Zeichen möglich. Bei der SEPA-Konvertierung werden daher nur die ersten vier Zeilen Ihrer alten Zahlungen übernommen. Anschließend werden Sie gefragt ob der alten Ordner erhalten bleiben soll. Dies ist grundsätzlich nicht notwendig, da zukünftig alle Zahlungen per SEPA erfolgen. Es bleibt nur der leere Ordner erhalten. Die Zahlungen werden konvertiert! Als nächstes erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung über die erfolgreiche Konvertierung. Kasseler Sparkasse 10

11 SEPA-Konvertierung 2 Der neu angelegte SEPA-Ordner befindet sich nun an der Stelle des bisherigen Zahlungsordners Manuelle Mandatserzeugung Über Ändern erhalten Sie folgendes Fenster. Tragen Sie hier bitte die Mandatsnummer (Mandatsreferenz), das Signaturdatum des Mandates sowie die Verwendung (verw.) ein und klicken anschließend auf Speichern. Ebenfalls können hier, falls notwendig, Änderungen an der automatisch errechneten IBAN und BIC vorgenommen werden. Über die Schaltflächen können Sie die weiteren Datensätze auswählen. Sind alle Datensätze ergänzt, klicken Sie bitte auf Schließen. Bei der Umwandlung von bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate ist als Signaturdatum das Datum der Information des Zahlungspflichtigen über den Verfahrenswechsel einzutragen. Bei wiederkehrenden Einzügen müssen die SEPA-Lastschriften bei der Konvertierung als erstmalig gekennzeichnet werden. Abhängig von der Anzahl der zu wandelnden Zahlungen, können Sie die notwendigen Mandatsdaten auch vorab über das Menü Wechseln zu SEPA-Lastschriftmandate vorbereitend erfassen. Diese werden dann bei der SEPA-Konvertierung i.d.r. automatisch zugeordnet. Kasseler Sparkasse 11

12 SEPA-Konvertierung 2 Sind alle Daten korrekt hinterlegt, können Sie über Anlegen einen neuen SEPA Ordner anlegen oder über Wählen einen bereits bestehenden für die Konvertierung auswählen. Anschließend klicken Sie bitte auf SEPA-Konvertierung starten. Das Feld Status weist Sie auf fehlende oder unvollständige Angaben hin und kann wie folgt belegt sein: DFÜ Auftrag BIC fehlt Mandatsnummer fehlt nicht SEPA-ready Signaturdatum fehlt VWZ wird gekürzt IBAN fehlt In SEPA-Zahlungen sind maximal vier Verwendungszweck-Zeilen à 35 Zeichen möglich. Bei der SEPA-Konvertierung werden daher nur die ersten vier Zeilen Ihrer alten Zahlungen übernommen. Anschließend werden Sie gefragt ob der alten Ordner erhalten bleiben soll. Dies ist grundsätzlich nicht notwendig, da zukünftig alle Zahlungen per SEPA erfolgen. Es bleibt nur der leere Ordner erhalten. Die Zahlungen werden konvertiert! Als nächstes erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung über die erfolgreiche Konvertierung. Der neu angelegte SEPA-Ordner befindet sich nun an der Stelle des bisherigen Zahlungsordners. Kasseler Sparkasse 12

13 Weitere Informationsquellen & Support 3 3 Weitere Informationsquellen & Support Neben den Kundenhandbüchern und -leitfäden stellen die Onlinehilfe und die Inhalte des Internetauftritts weitere Quellen dar, Informationen rund um SFirm zu erhalten. Mit den angebotenen Seminaren haben Sie außerdem die Möglichkeit, themenbezogen das eigene Wissen in Theorie und Praxis zu vertiefen. Zusätzlich dazu hilft Ihnen die technische Hotline des Herstellers bei allen technischen Fragen und Problemen. Im letzten Abschnitt finden Sie alle Kontaktdaten im Überblick. 3.1 Die Onlinehilfe zu SFirm Die Onlinehilfe ist ein Bestandteil der Anwendung SFirm. Diese Hilfe ist mit den jeweiligen Programmteilen bzw. Funktionen verbunden und zeigt Ihnen je nachdem, wo Sie sich gerade befinden nach dem Aufruf mit der F1-Taste die entsprechend zugehörige Beschreibung und Hilfe an. Ein Aufruf ist auch über den Menüweg? Hilfethemen möglich. Die Hilfe ist überwiegend nach Programm- Bereichen und Programmfunktionen strukturiert und gibt Ihnen somit auch die Möglichkeit, sich über diese Hilfe in SFirm einzuarbeiten. 3.2 Der Internetauftritt von SFirm Über die Adresse haben Sie einen Zugang zum SFirm-Internetauftritt. Die SFirm-Website ist in zwei Bereiche eingeteilt: Einen allgemein zugänglichen Teil, der auch den Großteil der aktuellen Informationen zu den Produkten und Modulen enthält und einen exklusiven Bereich für die Berater der Sparkassen und Landesbanken. Im öffentlichen Teil sind mehrere Rubriken zu sehen, über die Sie aktuelle Informationen, Leitfäden, Modulbeschreibungen und Schulungsangebote sowie Downloads von Updates und Tools erreichen können. Kasseler Sparkasse 13

14 Weitere Informationsquellen & Support SFirm-KnowledgeBase Die SFirm-KnowledgeBase ist eine Wissensdatenbank, die Informationen, Hinweise und Problemlösungen zu den aktuellen, freigegebenen Versionen von SFirm strukturiert zur Verfügung stellt. Der Aufruf der KnowledgeBase erfolgt über die Rubrik FAQ Hilfedatenbank. 3.3 Kontaktinformationen Allgemeine Angaben: Anschrift Internetauftritte: Produktseite Firmenseite Kasseler Sparkasse Electronic Banking Wolfsschlucht Kassel SFirm-Hotline der Kasseler Sparkasse: Rufnummer (0561) Fax (0561) electronic-banking@kasseler-sparkasse.de Kasseler Sparkasse 14

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