Handbuch. Umstellung auf SEPA Version Am Talfeld 14 / OT: Festenbach Gmund am Tegernsee

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1 Handbuch GINNY Vereinsverwaltung Online Umstellung auf SEPA Version 3.11 WegaIec Informationssysteme GmbH Am Talfeld 14 / OT: Festenbach Gmund am Tegernsee Tel: +49 (0) / Fax: +49 (0) / post@wegatec.de verein@wegatec.de Internet:

2 INHALTSVERZEICHNIS 1. Allgemeines Zuweisung der Gläubiger-ID Aufbau der Gläubiger-ID online-beantragung der Gläubiger-ID Eintrag der Gläubiger-ID in GINNY Freischalten des Moduls SEPA SEPA-Lastschriftverfahren Umrechnung der Bankdaten für IBAN und BIC Vergabe der Mandats-Nummern Gestaltung des SEPA-Lastschriftmandats Erzeugung von IBAN und BIC sowie Mandats-Referenz in GINNY Bearbeitung der Mandats-Referenz Anlage einer neuen Bankverbindung mit Mandat Anbindung eines Dokuments (Rücklauf des Mandats) Aktivierung eines abgelaufenen Mandats Zusätzliche Anmerkungen Auswertungen für SEPA IBAN / BIC Fehlerliste Check SEPA Lastschriftsmandat Check SEPA Unbestätigte Mandate SEPA-Lauf Checkliste für Vereine Indexverzeichnis GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 2 von 24

3 1. Allgemeines Das SEPA (Single Euro Payments Area)-Verfahren ist schon länger im Gespräch und löst die bisherigen nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren ab. Die SEPA-Verordnung regelt, dass ab 1. Februar 2014 im Euro-Raum der Zahlungsverkehr ausschließlich über das SEPA-Verfahren abwickelt werden muss. Wir haben GINNY entsprechend angepasst, so dass eine Umstellung auf eine neue Software für die Einhaltung der Anforderungen der SEPA-Verordnung nicht notwendig ist. 2. Zuweisung der Gläubiger-ID Vor der Umstellung auf SEPA ist es erforderlich, dass der Verein bzw. die Einrichtung eine Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank beantragt. Die Gläubiger-ID ist ein verpflichtendes Merkmal zur kontounabhängigen und eindeutigen Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers Aufbau der Gläubiger-ID Der Aufbau der Gläubiger-Identifikationsnummer ist SEPA-weit einheitlich. Sie setzt sich zusammen aus dem jeweiligen ISO-Ländercode, einer zweistelligen Prüfziffer, der Geschäftsbereichskennung (Creditor Business Code) und einem nationalen Identifikationsmerkmal, das in der Länge variieren kann, jedoch maximal 28 Stellen aufweisen darf. Die Länge der Gläubiger-Identifikationsnummer variiert somit von Land zu Land; sie weist aber höchstens 35 Stellen auf. Die Gläubiger-Identifikationsnummer für Deutschland ist genau 18 Stellen lang und wie folgt aufgebaut: Die Stellen 1-2 enthalten den ISO-Ländercode für Deutschland (DE) als Land der Ausgabe der Gläubiger-ID. Die Stellen 3-4 enthalten die Prüfziffer, die analog der IBAN-Prüfziffer (ISO 13616) berechnet wird, jedoch ohne Berücksichtigung der Geschäftsbereichskennung. Die Stellen 5-7 enthalten die Geschäftsbereichskennung (Creditor Business Code), die vom Lastschriftgläubiger - beispielsweise zur Kennzeichnung einzelner Geschäftsbereiche oder Filialen des Lastschriftgläubigers - beliebig mit alphanumerischen Zeichen versehen werden kann. Nicht zulässig sind Blanks, Sonderzeichen und Umlaute. Standardmäßig werden diese drei Stellen mit den Buchstaben ZZZ belegt. Die folgenden Stellen 8-18 enthalten das nationale Identifikationsmerkmal für den Lastschriftgläubiger in fortlaufend aufsteigender Nummerierung. Die achte Stelle der Gläubiger-Identifikationsnummer wird b. a. w. immer mit '0' belegt. GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 3 von 24

4 2.2. online-beantragung der Gläubiger-ID Auf der homepage der Deutschen Bundesbank finden Sie unter der Rubrik Unbarer Zahlungsverkehr / SEPA das Antragsformular Eintrag der Gläubiger-ID in GINNY Die Gläubiger-ID tragen Sie in GINNY im Register <Verwaltung> unter der Funktion <Vereinsdaten> im Reiter <Finanzdaten> ein. 3. Freischalten des Moduls SEPA Die Freischaltung kann nur vom Administrator durchgeführt werden und bewirkt den Wechsel von DTAUS-Format zum SEPA-Format (xml) im Zahlungsverkehr. Aktivieren Sie die Funktion SEPA in GINNY im Register <Verwaltung> unter <Konfiguration> / <Module>. Setzen Sie dort einen Haken. GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 4 von 24

5 4. SEPA-Lastschriftverfahren Das EPC-Regelwerk (SEPA Core Direct Debit Scheme Rulebook und SEPA B2B Direct Debit Scheme Rulebook) beinhaltet folgende Vorgaben: vorgegebenes Fälligkeitsdatum Verwendung eines einheitlichen Mandatstextes Vergabe einer Mandatsreferenz Angabe der Gläubiger-ID neues Datenformat Vorlagefristen bei der Bank neue Rückgabefristen 4.1. Umrechnung der Bankdaten für IBAN und BIC Voraussetzung des SEPA-Verfahrens ist die Vollständigkeit der Bankdaten mit IBAN und BIC. GINNY rechnet nach den gültigen Vorgaben die Daten aus. Grundlage sind die bereits bestehenden Bankdaten. Alte IBAN und BIC-Nummern, die bereits eingetragen wurden, werden vorsorglich gelöscht Vergabe der Mandats-Nummern Die rechtliche Berechtigung für den Einzug von SEPA-Lastschriften sind SEPA-Mandate. Diese umfassen das Einverständnis des Zahlers sowie den Auftrag an den eigenen Zahlungsdienstleister. Der Verein bzw. die Einrichtung hat die Pflicht, von jedem Zahler ein Mandat mit Mandats- Nummer einzuholen. Diese Mandate sind bei regelmäßigem Gebrauch innerhalb von drei Jahren nicht befristet. Wurde das Mandat länger nicht genutzt, verfällt das Mandat und muss neu erzeugt werden. GINNY vergibt jeder Adresse mit Bankverbindung eine Mandats-Nummer für die Mandatsreferenz Gestaltung des SEPA-Lastschriftmandats Die Gestaltung ist nicht festgelegt, doch der rechtlich relevante Text des SEPA- Lastschriftmandats ist im folgenden Wortlaut anzugeben: Ich ermächtige (Wir ermächtigen) [Name des Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem (unserem) Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein (weisen wir unser) Kreditinstitut an, die von [Name GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 5 von 24

6 des Zahlungsempfängers] auf mein (unser) Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann (Wir können) innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem (unserem) Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Zusätzlich müssen folgende Angaben auf dem SEPA-Lastschriftmandat enthalten sein: Name, Adresse und Gläubiger-Identifikationsnummer. Mandatsreferenz. Angabe, ob das Mandat für wiederkehrende Zahlungen oder eine einmalige Zahlung gegeben wird. Name, Adresse, Kontoverbindung inkl. IBAN und BIC und Unterschrift des Kontoinhabers sowie Datum der Unterschrift. Beispiel für eine wiederkehrende Lastschrift: GINNY vergibt bei der Mandats-Referenz zwei zusätzliche Felder für das Druck-Datum und das Aktiv-Setz-Datum. GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 6 von 24

7 4.4. Erzeugung von IBAN und BIC sowie Mandats-Referenz in GINNY Dieser Vorgang kann nur vom Benutzer mit administrativen Rechten durchgeführt werden. Wenn Sie IBAN und BIC von GINNY errechnen lassen, löscht GINNY alle bereits bestehenden Einträge in diesen Feldern. Die Errechnung erfolgt nach Vorgabe im Regelwerk für SEPA. Gleichzeitig vergibt GINNY jeder Adresse mit Bankverbindung eine Mandats-Nummer sowie das heutige Druck-Datum und das heutige Aktiv-Setz-Datum. Das Mandat ist somit als gültig deklariert. Wählen Sie im Register <Verwaltung> die Funktion <Ginny-Tools>. Klicken Sie auf den Button <IBAN & BIC erzeugen für SEPA>. Nach der Durchführung erhalten Sie in einem neuen Fenster das Protokoll der Erzeugung. Dieses schließen Sie mit dem Browser-Symbol oben rechts. Die Daten finden Sie in der jeweiligen Adresse im Reiter <Bank>. GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 7 von 24

8 Die Daten der Mandats-Referenz finden Sie im Reiter <Bank> im Bearbeitungsmodus der Bankdaten (Stift-Symbol hinter dem Banknamen) Bearbeitung der Mandats-Referenz Wechseln Sie in den Reiter <Bank> der jeweiligen Adresse. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol der Bankdaten. In einem neuen Dialogfenster werden Ihnen folgende Daten angezeigt: Die bestehenden Adressen erhalten eine aktuelle Mandatsreferenz (einmalig bei Umstellung). Legen sie künftig neue Adressen für den Einzug an, müssen Sie eine neue Mandatsreferenz erzeugen. GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 8 von 24

9 5. Anlage einer neuen Bankverbindung mit Mandat Wurde eine neue Adresse bzw. eine neue Bankverbindung angelegt, ist die Vergabe einer Mandatsreferenz für den Einzug unterlässlich. Wählen Sie in der Adresse den Reiter <Bank>. Öffnen Sie mit <Bankverbindung neu> das entsprechende Dialogfenster. Mit dem Lupen-Symol hinter dem <Banknamen> können Sie sich die Liste aller Banken anzeigen lassen. GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 9 von 24

10 Mit <Schliessen> schließen Sie das Fenster. Eine detaillierte Suche starten Sie nach Eingabe des vollen Namens oder der Anfangsbuchstaben in <Suche> mit dem Lupen-Symbol. Möchten Sie die Liste seitenweise durchgehen, wählen Sie unter <Gehe zu Seite> die Seite aus und bestätigen Sie mit <Los>. Die Daten werden in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet. Mit Klick auf den Datensatz wählen Sie das entspechende Institut aus. Die BLZ wird ebenfalls übernommen. Tragen Sie den Kontoinhaber und bei Bedarf die Inhaberadresse ein. Fügen Sie die Kontonummer ein. Mit dem Lupen-Symbol hinter dem <BIC>-Feld lassen Sie sich die Liste aller Institute mit BIC anzeigen. Mit <Schliessen> schließen Sie das Fenster. GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 10 von 24

11 Eine detaillierte Suche starten Sie nach Eingabe des vollen Namens oder der Anfangsbuchstaben in <Suche> mit dem Lupen-Symbol. Möchten Sie die Liste seitenweise durchgehen, wählen Sie unter <Gehe zu Seite> die Seite aus und bestätigen Sie mit <Los>. Die Daten werden in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet. Mit Klick auf den Datensatz wählen Sie das entspechende Institut aus. Mit dem Lupen-Symbol hinter dem <IBAN>-Feld starten Sie die Berechnung der IBAN und erhalten folgende Meldung: Mit <Schliessen> schließen Sie das Fenster ohne Auswahl. Für die Übernahme der IBAN klicken Sie direkt auf die errechnete Kombination. Die Mandantenreferenz wird hier noch nicht angelegt. GINNY setzt bei <Aktiv> automatisch einen Haken. Ist die Bankverbindung nicht mehr gültig, entfernen Sie den Haken mittels Mausklick. Mit <Abbrechen> brechen Sie die Anlage der Bankverbindung ab. Mit <Erstellen> sichern Sie Ihre Eingaben. Die erhalten eine Übersicht der Daten mit dem Vermerk, dass die Mandantenreferenz noch nicht bestätigt wurde. GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 11 von 24

12 Mit <Zurück> gelangen Sie zurück zur Auswahlliste der bereits angelegten Bankverbindungen. Mit <Übernehmen> übernehmen Sie die Daten und wechseln in die Ansicht des Reiters <Bank>. Im Bearbeitungsmodus haben Sie die Möglichkeit, die Mandantenreferenz zu erzeugen. Klicken Sie hierfür auf das Stift-Symbol. Mit <Mandatsreferenz erneuern> starten Sie den Vorgang. Die erhalten folgendes Meldungsfenster: Mit <Übernehmen> bestätigen Sie die Übernahme. GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 12 von 24

13 Ihr Dialogfenster wurde durch die Schaltfläche <SEPA Lastschriftmandat drucken> erweitert. Hier erzeugen Sie eine.pdf-datei, die Sie an Ihr Mitglied per Post versenden können. Wählen Sie <Öffnen mit> und bestätigen Sie mit <OK>, um sich die Datei anzusehen. Alternativ können Sie mit <Datei speichern> die Datei auf einen von Ihnen bestimmten Datenträger sichern. Bestätigen Sie mit <OK> und wählen Sie im neuen Fenster Ihren Ordner aus, in dem Sie die Datei speichern möchten. Oder Sie brechen den Vorgang mit <Abbrechen> ab. Mit <Speichern> bestätigen Sie die Ordner-Auswahl, mit <Abbrechen> verwerfen Sie die Aktion. Im Reiter <Bank> Ihrer Adresse finden Sie den Hinweis, dass die Mandatsreferenz zwar erzeugt wurde, aber noch nicht bestätigt ist. Im Bearbeitungsmodus der Bankverbindung setzen Sie den Haken bei <Mandatsreferenz zurück>, sobald die Unterlagen mit Unterschrift eingegangen sind. Mit <Speichern> sichern Sie die Eingabe, mit <Abbrechen> verwerfen Sie den Vorgang. Mit <Zurück> schließen Sie das Fenster. Haben Sie den Haken gesetzt, werden die Angaben im Reiter <Bank> aktualisiert. GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 13 von 24

14 6. Anbindung eines Dokuments (Rücklauf des Mandats) Wie auch in anderen Bereichen von GINNY haben Sie die Möglichkeit, hier ein Dokument themenbezogen anzubinden, z.b den Rücklauf Ihres Mandats. Wählen Sie in der Adresse den Reiter <Bank>. Mit dem Stift-Symbol hinter dem Banknamen öffnen Sie das Fenster der Bankverbindung. Hier wählen Sie <Dokumente einbinden>. Tragen Sie Ihre Daten ein, wählen Sie das eingescannte Rückschreiben aus und bestätigen Sie mit <Erstellen>. Mit <Abbrechen> verwerfen Sie den Vorgang. Mit <Dokumente ansehen> erhalten Sie eine Liste aller zugeordneten Dokumente. Die umfangreiche Anleitung bezüglich der Dokumentenverwaltung finden Sie im Allgemeinen Handbuch. GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 14 von 24

15 7. Aktivierung eines abgelaufenen Mandats Wurde innerhalb der letzten drei Jahre der Einzug eines Mitglieds nicht genutzt, muss die Mandatsreferenz erneuert werden. Ebenso ist eine Erneuerung erforderlich, wenn z.b. das Mitglied die Bankdaten geändert hat oder ein Rücklastschrift erfolgt ist. Wählen Sie in der Adresse den Reiter <Bank> und wechseln Sie mit dem Stift-Symbol hinter dem Banknamen in das Fenster der Bankverbindung. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus. Mit der Schaltfläche <Mandatsreferenz erneuern> starten Sie die Funktion. Die weiteren Schritte entsprechen einer Neuvergabe (siehe Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.). Hier wird auch die History der verschiedenen Mandatsreferenzen festgehalten. Mit Klick auf das Info-Symbol oben rechts erhalten Sie eine Aufstellung der bereits durchlaufenen Vorgänge. 8. Zusätzliche Anmerkungen Von der Gesetzgebung wird außerdem verlangt, dass Sie mindestens 14 Tage vor dem Einzug beim Mitglied ankündigen, dass Sie den Einzug vornehmen werden. Außerdem ist zu unterscheiden, ob die Lastschrift eine Ersteinreichung (6 Bankarbeitstage) oder eine Folgeeinreichung (3 Bankarbeitstage) ist. Dementsprechend sind die vorgegebenen Fristen einzuhalten. Zudem muss das Fälligkeitsdatum bei Einreichung bei der Bank vorgegeben werden und darf 15 Banktage nicht überschreiten. GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 15 von 24

16 9. Auswertungen für SEPA Im Register <Kassenbuch> finden Sie spezielle SEPA-Auswertungen, die Ihnen die Verwaltung erleichtern IBAN / BIC Fehlerliste Wählen Sie im Register <Kassenbuch> die Funktion <Auswertungen>. In der Auswahlliste finden Sie die Auswertung <IBAN/BIC Fehlerliste>. Sie erhalten die Liste aller Kontoinhaber, die einen Fehler in der Bankverbindung haben. Mit Klick auf den Namen öffnen Sie das Bankverbindungs-Fenster. Darin können Sie direkt Korrekturen vornehmen. Mit <Drucken> erhalten Sie eine pdf-datei. Wählen Sie <Öffnen mit> und bestätigen Sie mit <OK>, um sich die Datei anzusehen. Alternativ können Sie mit <Datei speichern> die Datei auf einen von Ihnen bestimmten Datenträger sichern. Bestätigen Sie mit <OK> und wählen Sie im neuen Fenster Ihren Ordner aus, in dem Sie die Datei speichern möchten. Oder Sie brechen den Vorgang mit <Abbrechen> ab. Mit <Speichern> bestätigen Sie die Ordner-Auswahl, mit <Abbrechen> verwerfen Sie die Aktion. Die Datei enthält Anschreiben an Ihre Mitglieder (Serienbrief), um ein neues Lastschriftmandat mit den entsprechenden Bankdaten einzuholen. Mit <Excel-Export> werden die Daten in komprimierter Form (.zip-format) für Sie bereitgestellt. Wählen Sie <Öffnen mit> und bestätigen Sie mit <OK>, um sich die Datei anzusehen. Mit <Abbrechen> verwerfen Sie die Aktion. Es öffnet sich das Explorer- Fenster mit der Datei, die Sie mit Doppelklick auf den Namen öffnen können. Alternativ können Sie mit <Datei speichern> die Datei auf einen von Ihnen bestimmten Datenträger sichern. Bestätigen Sie mit <OK> und wählen Sie im neuen Fenster Ihren Ordner aus, in dem Sie die Datei speichern möchten. Oder Sie brechen den Vorgang mit <Abbrechen> GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 16 von 24

17 ab. Mit <Speichern> bestätigen Sie die Ordner-Auswahl, mit <Abbrechen> verwerfen Sie die Aktion. Die Tabelle enthält die Bankdaten des Kontoinhabers sowie die zugeordneten Adressen mit Mandats-Daten Check SEPA Lastschriftsmandat Wählen Sie im Register <Kassenbuch> die Funktion <Auswertungen>. In der Auswahlliste finden Sie die Auswertung <Check SEPA Lastschriftsmandate>. Mit Klick auf den Namen öffnen Sie das Fenster der Bankverbindung. Mit <Drucken neue SEPA-Lastschriftmandate> erzeugen Sie für alle in der Liste stehenden Adressen ein neues Lastschriftmandat. Das evtl. alte verliert seine Gültigkeit. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit <OK> oder brechen Sie mit <Abbrechen> ab. Sie erzeugen eine pdf-datei. Wählen Sie <Öffnen mit> und bestätigen Sie mit <OK>, um sich die Datei anzusehen. Alternativ können Sie mit <Datei speichern> die Datei auf einen von Ihnen bestimmten Datenträger sichern. Bestätigen Sie mit <OK> und wählen Sie im neuen Fenster Ihren Ordner aus, in dem Sie die Datei speichern möchten. Oder Sie brechen den Vorgang mit <Abbrechen> ab. Mit <Speichern> bestätigen Sie die Ordner- Auswahl, mit <Abbrechen> verwerfen Sie die Aktion. Mit <Excel-Export> werden die Daten in komprimierter Form (.zip-format) für Sie bereitgestellt. Wählen Sie <Öffnen mit> und bestätigen Sie mit <OK>, um sich die Datei anzusehen. Mit <Abbrechen> verwerfen Sie die Aktion. Es öffnet sich das Explorer- Fenster mit der Datei, die Sie mit Doppelklick auf den Namen öffnen können. Alternativ können Sie mit <Datei speichern> die Datei auf einen von Ihnen bestimmten Datenträger sichern. Bestätigen Sie mit <OK> und wählen Sie im neuen Fenster Ihren Ordner aus, in dem Sie die Datei speichern möchten. Oder Sie brechen den Vorgang mit <Abbrechen> ab. Mit <Speichern> bestätigen Sie die Ordner-Auswahl, mit <Abbrechen> verwerfen Sie die Aktion. GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 17 von 24

18 9.3. Check SEPA Unbestätigte Mandate Wählen Sie im Register <Kassenbuch> die Funktion <Auswertungen>. In der Auswahlliste finden Sie die Auswertung <Check SEPA Unbestätigte Mandate>. Mit Klick auf den Namen des Kontoinhabers öffnen Sie in das Fenster der Bankverbindung. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus. Hier können Sie den Haken für das bestätigte Mandat setzen. GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 18 von 24

19 Mit <Speichern> sichern Sie Ihre Änderungen, mit <Abbrechen> verwerfen Sie den Vorgang. 10. SEPA-Lauf Bevor Sie den SEPA-Lauf starten, empfehlen wir dringend die Überprüfung der Daten mittels den Auswertungen (siehe Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) Wählen Sie im Register <Kassenbuch> die Funktion <SEPA-Lauf>. Diese entspricht in der Bedienung dem bisherigen Datalauf. Zudem haben Sie die Möglichkeit, vor der Erstellung der Datei die Fälligkeit mittels Drop- Down-Menü auszuwählen. GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 19 von 24

20 11. Checkliste für Vereine Aufgaben Information Datum Voraussetzungen Erledigt? 1. Beantragen der Gläubiger- Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine eindeutige ID. Dies wird über die Internetseite beantragt. Die Bundesbank teilt Ihnen diese Gläubiger-ID dann per mit. Beantragt: Erhalten: DE 2.Teilen Sie Ihrer Bank die Gläubiger-ID mit Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung mit Ihrer Bank/Sparkasse Keine Lastschriftbelege für SEPA!! Keine Einreichung DTA- Disketten (USB-Stick, CD usw.) Damit Sie Lastschriften einreichen können, muss die Gläubiger-ID des Vereins bei Ihrer Bank/Sparkasse hinterlegt sein. Im Zuge der SEPA-Umstellung muss auch die "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften" erneuert werden. Hierfür benötigt Ihre Bank/Sparkasse die Gläubiger- Identifikation. Sie haben nur wenige Mitglieder und deshalb Ihren Beitragseinzug bisher beleghaft eingereicht? Unter SEPA gibt es keine Lastschriftformulare mehr! Nehmen Sie mit Ihrer Bank/Sparkasse Kontakt auf, damit ein Online-Banking-Zugang eingerichtet werden kann. Unter SEPA ist die Einreichung von DTA- Datenträgern nicht mehr möglich. Übertragen Sie Ihrer Bank/Sparkasse den Beitragseinzug einfach online. ID an Bank/Sparkasse gemeldet: Neue Inkasso- Vereinbarung unterschreiben: Umstellung der beleghaften Lastschriften auf Onlineverfahren wurde vereinbart: Umstellung der Datenträger auf Online-Übermittlung wurde vereinbart 3. Mandatsreferenz festlegen Jedes Mandat wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummern in Ihrem Verein gestaltet sein sollen. Sie können z.b. Mitgliedsnummern als Referenznummer verwenden. Alternativ nummerieren Sie einfach fortlaufend durch. Mandatsreferenz entschieden Referenz = Mitgliedsnummer oder Referenznummer wird wie folgt gebildet GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 20 von 24

21 Voraussetzungen Datum 4. Nutzen Sie für neue Mitglieder die neuen Lastschrift-Mandate Bislang haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten. Häufig wird die Einzugsermächtigung auf der Beitrittserklärung bzw. dem Aufnahmeantrag erteilt. Ändern Sie ggf. Ihre Formulare: - Nennen Sie Ihre Gläubiger-ID und Mandatsreferenz - Verwenden Sie den Mandatstext gemäß der offiziellen Vorlage - Erfragen Sie IBAN und BIC Ihres Mitglieds. Aufnahmeantrag / Mitgliedsantrag bzw. Beitrittserklärung angepasst Es gibt kein eigenes Beitrittsformular Mandatsformulare wurden von der Bank/Sparkasse besorgt Einsatztermin für die neuen Formulare 5. SEPA-Fähigkeit Ihrer Software prüfen Die Software mit der Sie Ihren Beitragseinzug durchführen, muss künftig alle notwendigen SEPA- Daten verarbeiten können wie z.b. Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, IBAN, BIC usw. - Ginny-Vereinsverwaltung kann ab sofort SEPA- Lastschriften verwalten. Software ist auf aktuellem Stand SEPA fähig Update / Alternativ 6. Zeitpunkt für die Umstellung festlegen Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit SEPA- Lastschriften arbeiten möchten. Achtung! Die Umstellung muss zum abgeschlossen sein. Zeitpunkt definiert - Umstellung zum: 7. künftige Termine für den Beitragseinzug festlegen Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Beiträge eher innerhalb eines bestimmten Zeitraums - etwa "zum Jahresanfang" / oder "Mitte November" eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss. Beitragstermin festlegen auf: Umstellung Datum GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 21 von 24

22 8. Umwidmung / Wandlung Ihrer bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können Sie in ein sogenanntes SEPA- Basis-Lastschriftmandat wandeln. Sie benötigen somit nicht von jedem Mitglied eine Unterschrift auf einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Mitglieder von der Umwandlung lediglich unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. Einzugsermächtigungen liegen vor Benachrichtigung der Mitglieder über die Wandlung erfolgt am / per: 9. Einholen neuer SEPA- Mandate Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt nur noch SEPA-Mandate. Diese sind für alle neuen Mitglieder aber ggf. auch für jene notwendig, die nicht gewandelt werden konnten, weil die Einzugsermächtigungen nicht vorlagen. Bitte beachten Sie, dass die SEPA-Mandate und die umgewandelten alten Einzugsermächtigungen mindestens 14 Monate nach dem letztmaligen Einzug aufzubewahren sind. Alle Mandate sind ab Erteilung gültig und verlieren diese 36 Monate nach dem letztmaligen Lastschrifteinzug. Bitte beachten Sie dies ggf. bei Mitgliedschafts- oder Beitragsruhezeiten. Neue Formulare sind im Einsatz 10. Vorabinformation bzw. Pre-Notfication über Beitragsbelastung Sie sind verpflichtet, Ihre Mitglieder mit einem Vorlauf von mindesten 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin über die Belastung zu informieren. Eine kürzere Vorlauffrist kann mit Ihren Mitgliedern beispielsweise in der Satzung vereinbart werden. Es genügt eine generelle Vorabankündigung z.b. in der Mitgliederversammlung, im Vereinsblatt, per Aushang oder ähnlichem. Die Ankündigung könnte wie folgt aussehen: "Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 1. Montag im März ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag." Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil des Aufnahmeantrags / der Beitrittserklärung oder der Mitteillung über die Umdeutung der Einzugsermächtigungen sein! Kürzere Vorlaufsfrist wurde beschlossen und zwar am: Vorabankündigung wurde geregelt Mitteilung erfolgt am / per: Aufnahmeantrag wurde um Vorabankündigung ergänzt Beitragseinzug 11. Einreichung / Vorlaufsfristen SEPA-Lastschriften müssen einem festen Fälligkeitsdatum und mit einer Vorlauffrist GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 22 von 24

23 eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum, dem sog. D-Date gerechnet: Erstmaliger Einreichung einer SEPA-Basislastschrift 6 Bankarbeitstage (5+1) vor dem Fälligkeitstermin - danach 3 Bankarbeitstage (2+1) für die Folgelastschriften. Achtung: Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA-Lastschrift durch Sie als Verein insgesamt. Vielmehr geht es um Ihr Mitglied, bei dem erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA-Lastschrift abgebucht wird. Zeitvorlauf eingeplant Die Einreichung bei der Bank/Sparkasse erfolgt am: 12. Rücklastschriften mangels Deckung erneute Einreichung Trotzdem Sie Ihre Mitglieder per Vorabankündigung über den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe informieren, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Sie werden vermutlich mit dem Mitglied Rücksprache halten und den Beitrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss und die Fristen gelten. Wenn Sie wie oben empfohlen kürzere Fristen für die Vorabankündigung festgelegt haben, können Sie den erneuten Einzug zeitnah durchführen. Vorgehensweise bei Rücklastschriften geklärt GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 23 von 24

24 12. Indexverzeichnis A Aktivierung abgelaufenes Mandat 15 Aktiv-Setz-Datum 7 aktuelle Mandatsreferenz 9 Allgemeines 3 Anbindung eines Dokuments 14 Anlage neue Bankverbindung m Mandat 9 Aufbau der Gläubiger-ID 3 Auswertungen für SEPA 16 B Bearbeitung der Mandats-Referenz 8 Bsp für wiederkehrende Lastschrift 6 C Check SEPA Lastschriftsmandat 17 Check SEPA Unbestätigte Mandate 18 Checkliste für Vereine 21 Creditor Business Code 3 D Deutschen Bundesbank 3, 4 Druck-Datum 7 Drucken neue SEPA-Lastschriftmandate 18 E Eintrag der Gläubiger-ID in GINNY 4 EPC-Regelwerk 5 Ersteinreichung 16 Erzeugung von IBAN und BIC 7 F Fälligkeitsdatum 16 Folgeeinreichung 16 Freischalten des Moduls 4 G Geschäftsbereichskennung 3 Gestaltung SEPA-Lastschriftmandat 6 Gläubiger-Identifikationsnummer 3 I IBAN & BIC erzeugen für SEPA 8 IBAN / BIC Fehlerliste 16 Identifikationsmerkmal 3 ISO-Ländercode 3 M Mandats-Nummer 7 Mandatsreferenz erneuern 15 Mandatsreferenz zurück 14 O online-beantragung der Gläubiger-ID 4 P Prüfziffer 3 S SEPA Lastschriftmandat drucken 13 SEPA-Lastschriften 5 SEPA-Lastschriftmandat 6 SEPA-Lastschriftverfahren 5 SEPA-Lauf 20 SEPA-Mandate 5 U Umrechnung der Bankdaten IBAN BIC 5 V Vergabe der Mandats-Nummern 5 Z Zusätzliche Anmerkungen 16 Zuweisung der Gläubiger-ID 3 GINNY Vereinsverwaltung Online (Version 3.11) Seite 24 von 24