CollectMail Ver. 1.1 Handbuch

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1 CollectMail Ver. 1.1 Handbuch

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 1 Einleitung... 2 CM_Admin... 3 Die Seite CollectMail... 3 Die Seite Konten... 4 Die Seite Black & Whitelist... 6 Die Seite Inhaltsfilter... 7 Die Seite Dienst-Überwachung... 8 Die Seite Einstellungen... 9 Die Seite Registrierung CM-Once CM_Service Seite 1

3 Einleitung CollectMail besteht im Wesentlichen aus 5 Dateien. CM_Admin.exe CM_Once.exe CM_Service.exe CollectMail_Dat.mdb CollectMail_Stat.mdb das Verwaltungsprogramm. Es dient zum Einstellen der Konten, der SPAM-Filter, der Dienst-Überwachung, der generellen Einstellungen und aller anderen systemspezifischen Werte. Der Sammelprozess. Er übernimmt den eigentlichen Vorgang, die Mails vom ISP abzuholen und auf den internen Server zu verteilen. Der Dienst zum Starten des Sammelprozesses. Der Dienst überwacht die Laufzeit des Programmes CM_Once und startet dieses, falls es nicht bereits läuft, periodisch nach. Datenbank die sämtliche benutzerbezogenen Daten enthält. Datenbank, die programmspezifische Daten enthält. Die Aufteilung der Aufgaben in Dienst und Sammelprozess hat den Grund, ein gestarteten Sammelprozess, der sich aufgehängt hat (meist wegen eines temporären Kommunikationsfehlers mit dem ISP-Mail-Server) nach einer bestimmten Zeit zu stoppen, um ihn dann wieder neu zu starten. Dieser Vorgang führt in der Regel zu dem gewünschten Erfolg. Seite 2

4 CM_Admin Die Seite CollectMail Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, den Sammelprozess interaktiv zu starten. Sie können den Sammelprozess hierdurch verfolgen und erkennen Fehler (z.b. in der Kontendefinition) sofort. Seite 3

5 Die Seite Konten Auf dieser Seite werden die abzuholenden ISP- -Konten eingetragen und deren Verteilung definiert. Kontoname: POP3-Server: POP3-Server-Port: POP3 Benutzername: POP3 Passwort: Weiterleiten zu: An alle Benutzer: interne Name des Kontos (darf kein Leerzeichen, Backslash und Doppelpunkt enthalten). Dieser Name gibt gleichzeitig das Unterverzeichnis an, in dem Mails für das Konto zwischengespeichert werden. Durch eine Änderung des Namens eines bestehenden Kontos gehen zwischengespeicherte Mails verloren (da das Unterverzeichnis nicht übertragen wird). Adresse des POP3-Servers eines ISP, von dem die s abgeholt werden sollen. Portnummer (üblicherweise 110), über die die Mails beim POP3-Server des ISP abgeholt werden sollen. Anmeldename an dem POP3-Server des ISP. das dazugehörige Passwort (wird nicht in Klarschrift angezeigt). Konten, an die eingehende s verteilt werden sollen. Wenn s aus dem POP3-Konto an meherer Empfänger weitergeleitet werden sollen, so sind diese mit einem Semikolon zu trennen. Wenn Sie dieses Option aktivieren, werden s aus dem POP3- Konto an alle Benutzer des Active Directory (siehe Seite Einstellungen) weitergeleitet. Das Feld Weiterleiten zu wird automatisch deaktiviert und zeigt die ersten Benutzer des Active Directory an. Voraussetzung hierfür ist jedoch das Vorhandensein des Active Directory sowie die Seite 4

6 Aktivierung der Option Active Directory nach Benutzer abfragen auf der Seite Einstellungen. SPAM-Mails an Account weiterleiten: Unabhängig von der eingestellten Weiterleitung von SPAM- Mails an einen SPAM-Administrator (unter der Seite Einstellungen) können SPAMS eines bestimmten Accounts auch an diesen weitergeleitet werden (Wenn der Benutzer seine SPAMS selber prüfen will). Weiterleiten mit eigener Authentifizierung: Soll bei der Weiterleitung zur Authentifizierung am SMTP- Server ein bestimmter Benutzername/Passwort benutzt werden, so kann diese Option hier aktiviert werden. SMTP-Benutzername: SMTP-Passwort: Aktiviert: Nachrichten-Archiv: Entsprechend der vorhergehenden Eingabe kann hier die Einstellung für die Anmeldung am SMTP-Server vorgenommen werden. Entsprechend der vorhergehenden Eingabe kann hier die Einstellung für die Anmeldung am SMTP-Server vorgenommen werden. Hier kann das Konto aktiviert bzw. deaktiviert werden, um den Sammelprozess für das Konto vorübergehend auszusetzen (z.b. wegen Urlaub). Über diese Schaltfläche erhalten Sie das Nachrichten-Archiv aller noch gespeicherten s (auch SPAM). Aus dem Archiv können Sie die s erneut zustellen, falls z.b. eine false-positive-spam versehentlich gelöscht wurde. Seite 5

7 Die Seite Black & Whitelist Auf dieser Seite stellen Sie die DNSBL-Blacklist sowie die White- und die Blacklist ein. Die Einstellungen auf dieser Seite gelten für alle Konten. DNSBL: Whitelist: Blacklist: Markieren Sie alle DNSBL-Server, die CM_Once verwenden soll und stellen Sie die entsprechende Wertigkeit ein. CM_Once fragt während des Sammelprozesses sämtliche verwendete HOPS einer bei diesen Servern ab. Ergibt sich hierbei ein Gesamtwert von 100 oder mehr, so wird die als SPAM eingestuft. Die Verwendung von SpamAssassin (wird an anderer Stelle erklärt) ermöglicht ebenfalls die Abfrage von DNSBL. Hierbei wird eine komplexere Analyse der Abfrage-Antworten vorgenommen. Tragen Sie hier entweder -Adressen ein (in der Form einer kompletten Mailadresse: oder komplette Domänen (in der um s von diesen Adressen/Domänen aus der SPAM-Prüfung auszuschließen. Diese Mails werden in jedem Fall weitergeleitet. Äquivalent zur Whitelist existiert eine Blacklist, in der Sie zusätzlich angeben können, ob die entsprechenden s gemäß den unter Einstellungen getätigten Angaben als SPAM zugestellt werden oder die Zustellung unterdrückt wird. In jedem Fall werden die s aber im Archiv abgelegt. Seite 6

8 Die Seite Inhaltsfilter Auf dieser Seite können Sie Inhaltsfilter angeben. Eingehende s werden entsprechend den gespeicherten Filtern überprüft. Ergibt sich ein Gesamtwert von 100 oder mehr, so wird die als SPAM eingestuft. Die Filter können folgende Platzhalter enthalten: * Ersetzt beliebig viele Zeichen (auch 0 Zeichen)? Ersetzt genau ein beliebiges Zeichen # Ersetzt genau eine Ziffer (0-9) [abc] Ersetzt genau eines der Zeichen a, b oder c [a-z] Ersetzt genau ein Zeichen zwischen a und z (also a, b, c, oder z) Durch diese Notation ergibt sich, dass Sie Sonderzeichen (also *,?, # und [) in eckige Klammern einschließen müssen, wenn Sie danach suchen wollen. Beispiel: Re[[]*]: entspricht Re[]: oder Re[14]: oder Re[abc]: etc. entspricht V.I.A.G.R.A, V-I-A-G-R-A oder Seite 7

9 Die Seite Dienst-Überwachung Auf dieser Seite können Sie angeben, welche Dienste CM_Once vor dem Sammelprozess auf dem zu überwachenden Server überprüfen soll. Ist einer dieser Dienste nicht gestartet, so bricht CM_Once den Sammelprozess ab. Sie können die Dienstüberwachung aktivieren oder deaktivieren. Tragen Sie bei zu überwachenden Server den Name des Servers ein, auf dem CM_Once die Dienste überprüfen soll. Bitte beachten Sie, dass aufgrund der Sicherheitsmechanismen in Windows CM_Once nur Dienste auf dem lokalen PC überprüfen kann, falls es durch den Dienst CM_Service gestartet wird. Tragen Sie in diesem Fall einen Punkt (.) in diese Feld ein. Seite 8

10 Die Seite Einstellungen Hier werden die Grundeinstellungen für CollectMail eingetragen. Systemname: SMTP-Server: dient zur Anmeldung am SMTP-Server. IP-Adresse oder Name des SMTP-Servers, an den die s weitergeleitet werden (üblicherweise localhost). Durch diese Einstellung ist es möglich, CollectMail auf einem eigenständigen PC laufen zu lassen, ohne den Exchange-Server zu belasten. SMTP-Port: Port des SMTP-Servers (üblicherweise 25) Server erfordert Authentifizierung, AUTH-Username, AUTH-Passwort: Falls der SMTP-Server eine Authentifizierung verlangt, können diese Daten hier angelegt werden. Pfad für Maildateien: Aufbewahren für: Hier wird der Pfad der Maildateien festgelegt. Der Pfad muss existieren und sollte nicht von einem Virenscanner überwacht werden. Legen Sie hier die Anzahl der Tage fest, die CollectMail die zwischengespeicherten Mails im Archiv aufbewahren soll. Hiernach richtet sich auch die Möglichkeit der späteren erneuten Zustellung. WinSocket-Protokoll in Datei aufzeichnen: Es wird eine LOG-Datei erstellt, die zur späteren Fehlerlokalisierung benutzt werden kann. WinSocket-Protokoll vor Sitzung löschen: Es wird stets nur der letzte Sammelprozess in der LOG- Datei aufgeführt. Wenn Sie diese Option nicht setzen, wird die LOG- Datei unter Umständen sehr groß. Protokolldateiname: Pfad und Name der zu erstellenden LOG-Datei Seite 9

11 Protokoll-Details: Hier stellen Sie die Ausführlichkeit der Protokolldatei ein. Vorsicht, die Protokollierung der Daten verursacht sehr große LOG-Dateien und verlangsamt das System erheblich. Betreffzeile ergänzen: Die Betreffzeile erkannter SPAM- s wird durch einen vorangestellten Vermerk der Form [*SPAM* <kontoname>] ergänzt, wobei <kontoname> jeweils durch den Namen des CollectMail-Kontos ersetzt wird, über den die empfangen wurde. Active Directory nach Benutzer abfragen: Diese Option aktiviert die Abfrage des Active Directory nach sämtlichen Benutzern. Sie brauchen diese Option nur zu aktivieren, wenn Sie in Konten die Option an alle Benutzer verwenden wollen. Beachten Sie bitte, das die Abfrage nach Benutzern im Active Directory relativ viel Zeit in Anspruch nimmt und damit die Programmausführung verlangsamt. Benutzer ausschliessen: Im einzelne Benutzer im Active Directory von der Weiterleitung auszuschließen, können Sie hier die Namen oder adressen der Benutzer (mehrere durch ; getrennt, möglichst ohne Verwendung von Leerzeichen) eingeben. Das -Konto des SPAM-Empfängers (siehe unten) brauchen Sie nicht einzutragen, da es automatisch von der Weiterleitung ausgeschlossen wird. SPAM-Mails an den Empfänger weiterleiten: Wird diese Option gesetzt, so werden erkannte SPAM- Mails an den gespeicherten Empfänger weitergeleitet. SPAM-Mails weiterleiten an: Wird hier eine -Adresse eingetragen, so werden SPAM-Mails an diese Adresse weitergeleitet. Hier kann zum Beispiel der SPAM- Administrator eingetragen werden, der eingetroffen SPAMs nachträglich auf false-positive überprüft und im Zweifelsfall neu zustellt. SpamAssassin verwenden: SpamAssassin Kommando: SPAM-Erkennung ab: SPAM nicht zustellen ab: Tragen Sie hier ein, ob Sie SpamAssassin zum prüfen von s einsetzten wollen. SpamAssassin ist nicht Bestandteil von CollectMail und muß getrennt installiert werden. Tragen Sie hier das Kommando zum Aufruf von SpamAssassin aus CM_Once ein. Üblicherweise ist dies C:\WINDOWS\SYSTEM32\Cmd.exe /C C:\Perl\Bin\Spamassassin.bat, eventuell muß aber der Pfad zu CMD.EXE angepasst werden. SpamAssassin verteilt Sterne an s. Je mehr Sterne eine bekommt, desdo wahrscheinlicher handelt es sich um SPAM. Tragen Sie hier ein, ab wie viel Sternen eine als SPAM erkannt werden soll (üblicherweise 5). Um den SPAM-Administrator zu entlasten, können Sie hier einen Wert eintragen, ab dem die Mail nicht mehr weitergeleitet wird (sie wird trotzdem archiviert). Seite 10

12 Die Seite Registrierung CollectMail ist gerätespezifisch, es ist also unbedingt darauf zu achten, dass Sie die Registrierung von dem PC/Server ausgeführt wird, auf dem CollectMail endgültig laufen soll. Verfahren Sie zur Registrierung wie im Programmfenster angegeben. CollectMail läuft ohne Registrierung 30 Tage lang im DEMO-Betrieb. Anschließend wird der Sammelprozess nicht mehr ausgeführt. Seite 11

13 CM-Once Das Programm CM-Once führt den eigentlichen Sammelprozess durch. Es kann wahlweise im Silent- Modus (es wird keine Anzeige generiert) oder im Interaktiv-Modus gestartet. Im Interaktiv-Modus können Sie den Sammelprozess am Bildschirm verfolgen. Um das Programm im Interaktiv-Modus zu starten, geben Sie bitte CM_Once /i ein. Wird das Programm durch CM_Service gestartet, so geschieht dies stets im Silent-Modus. Seite 12

14 CM_Service Das Programm CM_Service bildet den NT-Dienst der Programmgruppe CollectMail und kann NICHT direkt gestartet werden. Damit CollectMail auch im nicht angemeldeten Zustand des PC/Servers ausgeführt wird, ist es erforderlich, CM_Service zu installieren. Alternativ könnte CM_Once auch über Geplante Tasks ausgeführt werden. Da hierdurch jedoch doppelt ausgeführte Instanzen von CM_Once wahrscheinlich sind, ist die Installation von CM_Service empfehlenswert. CM_Service überprüft in regelmäßigen Abständen (Standard 5 Minuten), ob CM_Once gestartet ist. Ist dies nicht der Fall, so wird CM_Once gestartet. Ist CM_Once bereits seit längerer Zeit aktiv (Standard 60 Minuten), so geht CM_Service von einem Fehler aus und beendet CM_Once. Hierdurch wird die nächste Ausführung wieder sichergestellt. CM_Service liest, falls vorhanden, bei Programmstart eine.ini Datei mit dem Namen CM_Service.ini ein. Diese Datei kann folgende Angaben enthalten: Bezeichnung Wert Standard CommandLine Kommandozeile zum starten des Prozesses CM_Once <Applikationsverzeichnis>\CM_Once.exe Computer PC/Server-Name, auf dem CM_Once gestartet werden soll. Process Prozess, der Überwacht werden soll CM_Once.exe StartDirectory Anfangsverzeichnis, in dem CM_Once gestartet werden <Applikationsverzeichnis> soll MaxRunTime Maximale Laufzeit in Sekunden, nach dem der zu 3600 überwachende Prozess gestoppt wird DelayTime Überprüfungsintervall in Sekunden 300 RenameLog Name der Logdatei, die bei einem forcierten Programmabbruch gesichert werden soll. -keine- Tragen Sie hier den Namen der Winsock- Logdatei ein, wenn Sie diese nach einem Programmabbruch kontrollieren wollen. Ist die Datei CM_Service.ini nicht vorhanden oder enthält Sie nur einige Einstellungen, so werden für fehlende Einstellungen die Standardwerte benutzt. Nach der Installation wird CM_Service nicht automatisch installiert. Sie können CM_Service aber aus der Programmgruppe CollectMail installieren und starten. Seite 13

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