SpeechFlow 2.0. Systemadministration Handbuch

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1 SpeechFlow 2.0 Systemadministration Handbuch

2 2 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration Version SpeechFlow 2.0 Systemadministration Handbuch (Deutsch) 02/2004 COPYRIGHT Philips Speech Processing Alle Rechte vorbehalten. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt; kein Teil dieses Handbuches darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung reproduziert werden. Änderungen vorbehalten. WARENZEICHEN SpeechFlow und SpeechMike sind eingetragene Warenzeichen von Philips. Warenzeichen anderer Unternehmen Windows 98 SE Microsoft Corporation Windows Me Windows 2000 Windows NT 4.0 Windows XP SQL Server 7 SQL Server 2000 SQL Server 2000 Desktop Engine (MSDE 2000) MSDE 1.0 Pentium Microsoft Corporation Intel Corporation Alle anderen Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen anderer Unternehmen. GEGENERKLÄRUNG UND HINWEISE Philips Speech Processing hat ausführliche Tests mit den gebräuchlichsten Konfigurationen durchgeführt. PC-Peripherie und Gerätetreiber ändern sich aber äußerst rasch, so dass ein konfliktfreies Funktionieren nicht garantiert werden kann. Die Konformität mit den für das Gerät relevanten EU- Richtlinien wird durch das CE-Zeichen bestätigt. Dieses Handbuch wurde auf chlorfrei gebleichtem Recyclingpapier gedruckt und entspricht den höchsten Standards der Umweltverträglichkeit. Die Kartonverpackungen können wiederverwertet werden. Das elektronische Gerät enthält wiederverwertbare Materialien. Technische Änderungen und Irrtümer vorbehalten.

3 Inhaltsverzeichnis 3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 3 Kapitel 1: Willkommen bei der SpeechFlow-Systemadministration... 5 SpeechFlow-Funktionen... 5 SpeechFlow-Module... 6 Systemkonfiguration... 6 SpeechFlow-Architektur... 8 Kapitel 2: SpeechFlow-Setup... 9 Software-Anforderungen... 9 Hardware-Anforderungen Anforderungen für die Arbeit mit SpeechMike Executive Anforderungen für die Arbeit mit dem DPM Netzwerkanforderungen Installation - Überblick Abschnitt 2.1: SpeechFlow-Server-Installation SpeechFlow-Server-Installation - Datenbank-Auswahl SpeechFlow-Server-Installation - Lizenzvertrag SpeechFlow-Server-Installation - Benutzerinformationen SpeechFlow-Server-Installation - Lizenzschlüssel SpeechFlow-Server-Installation - Setup-Typ SpeechFlow-Server-Installation - Zielordner SpeechFlow-Server-Installation - SpeechFlow-Komponenten SpeechFlow-Server-Installation - Setzen des Kennworts SpeechFlow-Server-Installation - Systemdienst-Informationen SpeechFlow-Server-Installation - Kopiervorgang starten SpeechFlow-Server-Installation - Datenbankkonfiguration SpeechFlow-Server-Installation - Abgeschlossen Abschnitt 2.2: SpeechFlow-Client-Installation SpeechFlow-Client-Installation - Benutzerinformationen SpeechFlow-Client-Installation - Server-Name SpeechFlow-Client-Installation - Setup-Typ SpeechFlow-Client-Installation - Zielordner SpeechFlow-Client-Installation - SpeechFlow-Komponenten SpeechFlow-Client-Installation Diktieren/Transkribieren SpeechFlow-Client-Installation - SpeechMike SpeechFlow-Client-Installation Fußschalter SpeechFlow-Client-Installation - Kopiervorgang starten SpeechFlow-Client-Installation - Abgeschlossen Abschnitt 2.3: Wartung und Deinstallation Wartung und Deinstallation des SpeechFlow-Servers SpeechFlow-Server-Installation ändern Wartung und Deinstallation des SpeechFlow-Client SpeechFlow-Client-Installation ändern Wartung abgeschlossen... 28

4 4 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration Kapitel 3: Systemadministration - Überblick Anmelden zur SpeechFlow-Systemadministration Systemadministrationsleiste Protokolldatei-Management Kapitel 4: Systembetrieb System starten und stoppen Systeminformationen Lizenzschlüssel ändern Sicherheit Liefereinstellungen Lieferung als Fax Lieferung als Lieferung als Druck Kapitel 5: System sichern und wiederherstellen System sichern Sicherungseinstellungen System wiederherstellen Kapitel 6: Dateien archivieren und löschen Daten archivieren Dateien löschen Glossar...44 Index... 52

5 Kapitel 1: Willkommen bei der SpeechFlow-Systemadministration 5 Kapitel 1: Willkommen bei der SpeechFlow- Systemadministration SpeechFlow ist ein Workflow-Produkt, das auf Diktaten basiert und sofort einsatzbereit ist. Es wird mit einer Standard-Konfiguration geliefert, ist jedoch sehr flexibel. Es verfügt über flexible Parameter, die auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösungen ermöglichen. Die integrierte Sicherheitsverschlüsselung stellt sicher, dass sensible und vertrauliche Informationen über Internet-Verbindungen geschützt werden. Der Workflow-Prozess wird von SpeechFlow verwaltet. Das System kann Arbeitseinheiten zuweisen, Arbeitseinheiten an die nächste Phase weiterleiten und ihre Verarbeitung beobachten. Arbeitseinheiten gehen im System nicht verloren, eine bestimmte Arbeitseinheit wird der geeignetsten Person zugewiesen, die Vorgangsweise ist klar und es gibt keine Verzögerungen in der Verarbeitung. SpeechFlow ist dafür vorgesehen, gemeinsam mit SpeechMike Executive, Digital Pocket Memo und Microsoft Word verwendet zu werden. Die Hauptaufgabe des Systemadministrators besteht im Starten und Stoppen des Systems sowie in der Systemwartung (Systeminformationen, Steuerung des Servers, Änderung der Anzahl der Benutzerlizenzen, Sichern, Wiederherstellen, Archivieren und Löschen). SpeechFlow wird mit folgenden Benutzern installiert: Autor (Rechtepaket 'Autor') Transkriptionist (Rechtepaket 'Transkriptionist') Editor (Rechtepakete 'Transkriptionist' und 'Autor') Admin (Rechtepakete 'Systemadministrator' und 'Workflow-Administrator') Anfänglich ist kein Kennwort erforderlich, um sich mit einem dieser Namen anzumelden. Sie können sofort alle SpeechFlow-Module ausprobieren. Der Workflow- Administrator kann das Kennwort für die Standard-Benutzer später ändern. SpeechFlow-Funktionen SpeechFlow hat folgende Funktionen: SpeechFlow verbessert den Prozess der Dokumenterstellung in Hinblick auf Effizienz, Genauigkeit und Effektivität. SpeechFlow ist in vielen verschiedenen Geschäftsbereichen einsetzbar, etwa im Rechts-, Gesundheits- und Versicherungswesen. Der SpeechFlow-Workflow ist in hohem Maße anpassbar und kann auf die Bedürfnisse jeder Organisation zugeschnitten werden. SpeechFlow verfügt über ein äußerst vielfältiges Benutzerrollen-Konzept. Jeder Benutzer kann zwischen Online-Arbeit (mit dem System verbunden) oder Offline-Arbeit (vom System getrennt) wählen. Die Integration in andere Anwendungen ist möglich. Für die Verteilung von Arbeitseinheiten steht automatisches oder manuelles Routing zur Verfügung. Es gibt Funktionen für das Archivieren, die Sicherung und die Wiederherstellung.

6 6 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration SpeechFlow verfügt über ein äußerst flexibles und attraktives Lizenzierungsschema. Sicherheit und Schutz sensibler Daten werden mittels einer hoch entwickelten Verschlüsselungsmethode gewährleistet. SpeechFlow wurde unter Einsatz der neuesten Technologie (.NET) entwickelt; die proprietäre SpeechFlow-Prozessdefinitionssprache (SFPDL) ist XML-basiert. SpeechFlow bietet LAN/WAN-Unterstützung und ist vollständig HTTP-kompatibel. SpeechFlow-Module SpeechFlow hat folgende Module: SpeechFlow (Endbenutzermodul) Dieses Modul ermöglicht Autoren und Transkriptionisten, Arbeitseinheiten zu verarbeiten, von der Aufnahme bis zum fertigen Dokument. SpeechFlow-Systemadministration Dieses Modul erlaubt dem Systemadministrator, das System zu aktualisieren. Hier kann der Systemadministrator die Systemressourcen auswerten. Es ist erforderlich, dieses Modul vor den anderen zu installieren. SpeechFlow-Workflow-Administration Dieses Modul erlaubt dem Workflow-Administrator festzulegen, wie SpeechFlow von den Endbenutzern (Autoren und Transkriptionisten) verwendet wird. Der Workflow- Administrator installiert Benutzer und definiert Workflow-Typen, Arbeitstypen sowie viele andere Aspekte des Workflow. Zusätzliche Software SpeechFlow bietet auch ein Tool zum Definieren und Ändern der Prozessdefinitionen von Workflow-Typen. Das SpeechFlow-Prozessdefinitions-Tool ist in der SpeechFlow- Standardkonfiguration nicht enthalten. Das Tool ist auf einer eigenen CD verfügbar. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Händler. Systemkonfiguration SpeechFlow wurde für PC-basierte Arbeitsstationen innerhalb eines verteilten Mehrbenutzer-Systems entwickelt. Die Systemkonfiguration in SpeechFlow ist einfach. Der Großteil der Systemkonfiguration wird automatisch während des Installationsvorgangs ausgeführt. Systemanforderungen Ihr System benötigt: Einen Server mit Zugriff auf die Datenbank Wenn möglich, sollte das ein dedizierter Computer sein; dies ist jedoch keine Notwendigkeit. Eine Datenbank

7 Kapitel 1: Willkommen bei der SpeechFlow-Systemadministration 7 Datenbank Speechflow verwendet eine Datenbank, um den Workflow zu koordinieren, Arbeitseinheiten zu verfolgen und die verschiedenen SpeechFlow-Anwendungen zu synchronisieren. Wenn vor der Installation von SpeechFlow keine Datenbank verfügbar ist, kann während des SpeechFlow-Server-Setup eine MSDE-Datenbank installiert werden. SpeechFlow kann mit folgenden Datenbanken arbeiten: Microsoft SQL Server (SQL Server 7 oder SQL Server 2000) MSDE 1.0 (Microsoft Data Engine) oder SQL Server 2000 Desktop Engine (MSDE 2000) SpeechFlow-Server Der SpeechFlow-Server arbeitet folgendermaßen: Eine Anmeldung beim Server ist nicht erforderlich. Der Server muss die ganze Zeit laufen. Die Client-Module (SpeechFlow-Endbenutzermodul, Systemadministration, Workflow-Administration) arbeiten in Verbindung mit dem Server, sie benötigen keinen Zugriff auf die Datenbank. Der Server benutzt ein Dateisystem und speichert alle Dateien außerhalb der Datenbank, um genügend Speicherplatz zur Verfügung zu stellen. Die SpeechFlow-Workflow-Engine läuft auf dem Server und hat Zugriff auf die Datenbank. Wenn SpeechFlow über das Internet verwendet wird, ist kein Webserver erforderlich. Die Workflow-Engine fungiert als Webserver. Die Verschlüsselung der Daten über das Internet wird von der Workflow-Engine durchgeführt. Das SpeechFlow-System wird im Modul der Systemadministration gestartet. Dieses startet auch die Workflow-Engine.

8 8 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration SpeechFlow-Architektur Alle SpeechFlow-Module können auf allen PCs installiert werden. Der Benutzer benötigt die entsprechenden Zugriffsrechte und das entsprechende Kennwort, um auf bestimmte Module zugreifen zu können. Sowohl Autoren als auch Transkriptionisten können im Offline-Betrieb arbeiten.

9 Kapitel 2: SpeechFlow-Setup 9 Kapitel 2: SpeechFlow-Setup Software-Anforderungen SpeechFlow benötigt folgende Software: Eines der folgenden Betriebssysteme für den SpeechFlow-Server: Microsoft Windows 2000 Microsoft Windows XP Eines der folgenden Betriebssysteme für den SpeechFlow-Client: Microsoft Windows 98 SE Microsoft Windows Me Microsoft Windows NT 4.0 Microsoft Windows 2000 Microsoft Windows XP Eine der folgenden Datenbankumgebungen: Microsoft SQL Server 7 oder SQL Server 2000 MSDE 1.0 (Microsoft Data Engine) oder MSDE 2000 (Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine) Eines der folgenden Textverarbeitungsprogramme für die Transkription: Microsoft Office 97 Microsoft Office 2000 Microsoft Office XP SpeechMike Executive 3.2 (Build 360 oder höher) für das Diktieren und Transkribieren. Hinweis: Für alle unterstützten Betriebssysteme, Textverarbeitungsprogramme und Datenbanken muss das neueste Service Pack installiert sein.

10 10 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration Hardware-Anforderungen Microsoft.NET Framework läuft auf allen PCs, die ein oder mehrere SpeechFlow- Client-Programme installiert haben. Folgende Hardware ist erforderlich, zusätzlich zu den unten angegebenen Spezifikationen für SpeechFlow: Microsoft.NET Framework (Installation) (Laufzeit) Festplattenspeicher 160 MB 70 MB Hardware für den SpeechFlow-Server und SpeechFlow-Client SpeechFlow-Server (Minimum) (empfohlen) CPU Pentium II 266 MHz Pentium III 800 MHz RAM 256 MB 256 MB Festplattenspeicher 50 MB 500 MB Der Festplattenspeicher, der auf dem SpeechFlow-Server verfügbar sein muss, hängt von der Datenmenge ab, die im System bearbeitet wird. SpeechFlow (Endbenutzermodul) mit SpeechMike Executive Diktieren/Transkribieren (Minimum) (empfohlen) CPU Pentium II 266 MHz Pentium II 333 MHz RAM 128 MB 128 MB Festplattenspeicher 10 MB 20 MB Mikrofon und Transkriptions-Set Systemadministration Siehe unten: Anforderungen für die Arbeit mit SpeechMike Executive (Minimum) (empfohlen) CPU Pentium II 266 MHz Pentium III 800 MHz RAM 128 MB 128 MB Festplattenspeicher 10 MB 20 MB Workflow-Administration (Minimum) (empfohlen) CPU Pentium II 266 MHz Pentium III 800 MHz RAM 128 MB 128 MB Festplattenspeicher 10 MB 20 MB

11 Kapitel 2: SpeechFlow-Setup 11 Anforderungen für die Arbeit mit SpeechMike Executive SpeechFlow wurde für die Benutzung mit einem SpeechMike oder DPM für das Diktieren und Philips-Transkriptions-Sets für das Transkribieren entwickelt. Folgende Sets werden für die Verwendung mit SpeechFlow empfohlen: Mikrofone SpeechMike Pro LFH 6174 SpeechMike LFH 6184 (Barcode) SpeechMike Pro USB LFH 6274 SpeechMike Pro USB LFH 6284 (Barcode Scanner) SpeechMike Classic LFH 6164/00 (internationale Ausgabe) SpeechMike Classic LFH 6164/52 (amerikanische Ausgabe) SpeechMike Classic USB LFH 6264/00 (internationale Ausgabe) SpeechMike Classic USB LFH 6264/52 (amerikanische Ausgabe) Transkriptions-Sets Transkriptions-Set LFH 5120 einschließlich Fußschalter LFH 0210/90 und Kopfhörer LFH Executive-Transkriptions-Set LFH 5220 einschließlich Fußschalter LFH 0210/90, Kopfhörer LFH 0234 und USB-Adapter LFH Audio-Anforderungen Für die Arbeit mit SpeechFlow sollte Ihr Audiosystem folgende Anforderungen erfüllen: Eine Sound Blaster- oder kompatible Soundkarte muss installiert sein, außer Sie arbeiten mit dem SpeechMike Pro USB LFH 6274, dem SpeechMike Classic USB LFH 6264/00 oder LFH 6264/52 oder dem USB-Adapter LFH Wenn Sie ein SpeechMike LFH 6173, ein SpeechMike Pro LFH 6174, ein SpeechMike Pro LFH 6184 oder ein SpeechMike Classic LFH 6164 für die Wiedergabe von Diktaten (also als Lautsprecher) benutzen, benötigen Sie auf Ihrem PC eine verstärkte SPK OUT-Buchse, die passive Lautsprecher unterstützt. Anforderungen für die Arbeit mit dem DPM Für die Verwendung von SpeechFlow mit einem DPM werden die folgenden Digital Pocket Memos von Philips empfohlen: DPM 9300 DPM 9400 DPM9350 DPM 9250 DPM 9220

12 12 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration Netzwerkanforderungen SpeechFlow kann sowohl in LAN- und WAN-Umgebungen als auch auf Einzelplatz- PCs arbeiten. Benutzer können zwischen Online-Arbeit (mit dem System verbunden) oder Offline-Arbeit (vom System getrennt) wählen. Netzwerke mit einer Übertragungsrate von mindestens 100 Mbit/s werden für LAN- Umgebungen empfohlen. Das TCP/IP-Protokoll ist für alle PCs erforderlich, die am SpeechFlow-System teilnehmen. Netzwerk-Voraussetzungen Bevor Sie SpeechFlow installieren, vergewissern Sie sich, dass vor dem SpeechFlow- Server-Setup und dem SpeechFlow-Client-Setup das TCP/IP-Protokoll auf allen teilnehmenden SpeechFlow-PCs installiert ist. Installation - Überblick SpeechFlow wird mithilfe des InstallShield-Assistenten installiert. Dieses Programm begleitet Sie durch den Installationsvorgang und installiert den Server und alle erforderlichen Software-Komponenten. Wenn die Systemressourcen korrekt konfiguriert sind, ist nur geringer oder kein manueller Aufwand nötig und SpeechFlow startet die erforderlichen Programme automatisch. Wenn Ihre Datenbank ein Microsoft SQL Server ist, muss dieser installiert sein und laufen, bevor Sie das SpeechFlow-Server-Setup starten. Stellen Sie sicher, dass das neueste verfügbare Service Pack für SQL Server 7 oder SQL Server 2000 eingespielt wurde. Wenn Sie keine Datenbank installiert haben, kann eine MSDE-Datenbank als Teil des SpeechFlow-Server-Setup installiert werden. In diesem Fall wird MSDE 2000 mit dem neuesten verfügbaren Service Pack installiert. Hintergrundinformationen zur Einrichtung einer MSDE-Datenbank-Umgebung finden Sie auf folgender Website unter dem Schlüsselwort MSDE: Alle SpeechFlow-Module können auf allen PCs installiert werden. SpeechMike Executive arbeitet direkt mit SpeechFlow, wird aber nicht von SpeechFlow installiert. Es kann vor oder nach SpeechFlow installiert werden. Installation starten Legen Sie die SpeechFlow-CD ein und starten Sie das Setup, indem Sie Folgendes tun: 1. Doppelklicken Sie das Symbol Arbeitsplatz auf dem Desktop. 2. Doppelklicken Sie das Symbol für das CD-ROM-Laufwerk; der Inhalt der CD wird angezeigt. 3. Wählen Sie den Ordner Server oder den Ordner Client. 4. Starten Sie das Programm setup.exe, indem Sie es doppelklicken. Hinweis: Es wird empfohlen, den SpeechFlow-Server vor dem SpeechFlow- Client zu installieren. Wenn Sie den SpeechFlow-Client zuerst installieren, können die Einstellungen, die Sie vornehmen, nicht überprüft werden.

13 Kapitel 2: SpeechFlow-Setup 13 Wenn Sie den Installationsvorgang starten, wird zuerst automatisch das Microsoft.NET Framework installiert und das Setup-Programm konfiguriert automatisch Microsoft Windows für das.net Framework. Abhängig vom PC benötigt dieser Vorgang etwas Zeit. Der erste Schritt der Installation ist die Wahl der Sprache. Dadurch wird die systemweite Sprache der Benutzeroberfläche definiert. Die Sprache kann nach der Installation nicht mehr geändert werden. Sie müssen nicht alle Module von SpeechFlow-Client in derselben Sprache installieren; dies wird jedoch empfohlen. Siehe: Abschnitt 2.1: SpeechFlow-Server-Installation Abschnitt 2.2: SpeechFlow-Client-Installation

14 14 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration Abschnitt 2.1: SpeechFlow-Server-Installation Das SpeechFlow-Server-Setup verfügt über einen InstallShield-Assistenten, der Sie durch den Installationsvorgang auf diesem Computer führen wird. Die Seiten, die nacheinander erscheinen, erklären die Vorgangsweise. Genauere Informationen erhalten Sie, wenn Sie die Schaltfläche Hilfe klicken (wenn verfügbar) oder die F1-Taste drücken, um das entsprechende Hilfethema der Online-Hilfe anzuzeigen. Wenn Sie der Ansicht sind, dass die aktuelle Seite korrekt ausgefüllt ist, klicken Sie die Schaltfläche Weiter, um zur nächsten Seite zu gehen. Wenn Sie Informationen auf vorhergehenden Seiten ändern wollen, klicken Sie die Schaltfläche Zurück. Der InstallShield-Assistent führt Sie durch folgende Schritte: 1. Datenbank-Auswahl 2. Lizenzvertrag 3. Benutzerinformationen 4. Lizenzschlüssel 5. Setup-Typ 6. Kopiervorgang starten 7. Installation abgeschlossen SpeechFlow-Server-Installation - Datenbank-Auswahl Auf dieser Seite wählen Sie die Datenbank aus, mit der sich SpeechFlow verbinden soll. Sie können eine neue MSDE 2000 Database Engine installieren oder eine vorhandene Datenbank benutzen. MSDE 2000 Database Engine installieren Wählen Sie diese Option aus, um eine neue MSDE 2000 Database Engine zu installieren. Alle erforderlichen Datenbankinformationen sind installiert. Wenn Sie diese Option auswählen, müssen Sie dafür später im Setup das Kennwort des Systemadministrators angeben, siehe: SpeechFlow-Server-Installation - Setzen des Kennworts. Mit vorhandenem Datenbank-Server verbinden Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie in Ihrem System über einen vorhandenen Datenbank-Server verfügen, den Sie benutzen wollen. Wenn Sie diese Option auswählen, werden Sie später im Setup aufgefordert, Informationen zu dieser Datenbank anzugeben, siehe: SpeechFlow-Server- Installation - Datenbankkonfiguration. Informationen zu den Datenbanktypen, mit denen SpeechFlow arbeiten kann, finden Sie in: Systemkonfiguration.

15 Kapitel 2: SpeechFlow-Setup 15 SpeechFlow-Server-Installation - Lizenzvertrag Diese Seite zeigt Informationen zur SpeechFlow-Lizenz an. Bitte lesen Sie diese Informationen sorgfältig, bevor Sie zur nächsten Seite im Setup gehen. Das Setup kann nicht abgeschlossen werden, wenn Sie den SpeechFlow-Lizenzvertrag nicht annehmen. Hinweis: Diese Seite ist auch im SpeechFlow-Client-Setup enthalten. SpeechFlow-Server-Installation - Benutzerinformationen Auf dieser Seite geben Sie Informationen zur Installation ein. Benutzername Hier geben Sie Ihren Benutzernamen ein. Diese Information dient Registrierungszwecken und wird im SpeechFlow-System nicht verwendet. Unternehmen Hier geben Sie den Namen des Unternehmens ein. Der Name des Unternehmens wird in allen 'Willkommen'-Dialogfeldern von SpeechFlow angezeigt. Installation dieser Anwendung für Hier entscheiden Sie, wer auf diesem Computer Zugriff auf SpeechFlow hat. Die Optionen sind: Alle Benutzer dieses Computers Nur ich (der Name des lokalen Benutzers wird angezeigt) SpeechFlow-Server-Installation - Lizenzschlüssel Auf dieser Seite werden Sie nach Lizenzinformationen gefragt. Der Lizenzschlüssel für Ihre SpeechFlow-Installation bestimmt die Anzahl der Benutzer, die mit dem System arbeiten können. Wenn Sie diese Seite ausgefüllt haben, wird die Anzahl der Benutzerlizenzen angezeigt. Schlüssel Hier geben Sie den Lizenzschlüssel ein. Durch die Installation von SpeechFlow und die Eingabe des Lizenzschlüssels akzeptieren Sie die Urheberrechte. Hinweis: Wenn Sie Fragen bezüglich Ihres Lizenzschlüssels haben, kontaktieren Sie Ihren Lieferanten.

16 16 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration SpeechFlow-Server-Installation - Setup-Typ In diesem Schritt entscheiden Sie, welcher Setup-Typ Ihren Anforderungen am besten entspricht. Setup-Typ Hier wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Benutzerdefiniert Dieser Typ des Setup ermöglicht Ihnen, Zielordner, Programmfunktionen, Datenbankkonfiguration und Einstellungen des Systemdienstes anzugeben. Typisch Dieser Typ des Setup installiert das Programm mit Standardwerten für Zielordner, Programmfunktionen und Datenbankkonfiguration. SpeechFlow-Server-Installation - Zielordner Auf dieser Seite können Sie festlegen, wohin alle erforderlichen Programmdateien und Datendateien installiert werden sollen, die den SpeechFlow-Server bilden. Während dieses Schritts geben Sie den Zielordner an. Zielordner Hier wird der Pfad des Standard-Zielordners für die Installation angezeigt. Um in diesen Ordner zu installieren, klicken Sie die Schaltfläche Weiter. Wenn Sie SpeechFlow nicht in den vorgeschlagenen Ordner installieren möchten, klicken Sie die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie einen anderen Ordner aus. SpeechFlow-Server-Installation - SpeechFlow-Komponenten In diesem Schritt wählen Sie die SpeechFlow-Funktionen aus, die installiert werden sollen. Sie können die Komponenten auswählen, die installiert werden sollen, und die Komponenten löschen, die nicht installiert werden sollen. Der SpeechFlow-Server und die Datenbank sind standardmäßig ausgewählt; diese Auswahl kann nicht aufgehoben werden. Die MSDE 2000 Database Engine wird ebenfalls standardmäßig angezeigt und ausgewählt, wenn Sie die Option für die Installation auf der Seite Datenbank-Auswahl ausgewählt haben; ansonsten wird sie nicht angezeigt.

17 Kapitel 2: SpeechFlow-Setup 17 Die Optionen sind: Datenbank SpeechFlow-Server Systemadministration MSDE 2000 Database Engine Hinweis: Das Systemadministrationsmodul kann auch als Teil der SpeechFlow- Client-Installation installiert werden. Zielordner Auf dieser Seite können Sie Ihre Wahl des Zielordners überprüfen. Klicken Sie die Schaltfläche Durchsuchen, wenn Sie einen anderen Ordner auswählen wollen. Speicherplatz Auf dieser Seite können Sie den erforderlichen Speicherplatz und den verfügbaren Speicherplatz anzeigen. Klicken Sie die Schaltfläche Speicherplatz, um die Dialogbox Verfügbarer Festplattenspeicher anzuzeigen. In dieser Dialogbox können Sie den Speicherplatz auf allen Laufwerken im System anzeigen. Im Fensterausschnitt Laufwerk auf der linken Seite der Dialogbox klicken Sie den abwärts zeigenden Pfeil und wählen Sie ein Laufwerk aus. Der verfügbare Speicherplatz und der für SpeechFlow erforderliche Speicherplatz werden im Fensterausschnitt Speicherplatz auf der rechten Seite angezeigt.

18 18 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration SpeechFlow-Server-Installation - Setzen des Kennworts Diese Seite wird angezeigt, wenn Sie auf der Seite Datenbank-Auswahl die Option ausgewählt haben, MSDE Database Engine zu installieren. Auf dieser Seite bestimmen Sie ein Kennwort für das Verwalten der MSDE 2000 Database Engine. Das Kennwort kann später für den Zugriff auf den Datenbank-Server verwendet werden. Kennwort Hier geben Sie das Kennwort des Systemadministrators ein. Sie müssen das Kennwort bestätigen, indem Sie es erneut eingeben. Hinweis: Es ist hier kein zuvor verwendetes Kennwort erforderlich. SpeechFlow-Server-Installation - Systemdienst-Informationen SpeechFlow installiert den Dienst 'SFEngineService' in Ihrem Betriebssystem. Dieser Dienst startet automatisch, sobald der PC startet. Er wird dazu verwendet, die Verbindung zur Datenbank herzustellen und die SpeechFlow-Workflow-Engine zu steuern. Auf dieser Seite geben Sie an, welches Konto für diesen Dienst verwendet wird. Die Optionen sind: Lokales Systemkonto Wenn Sie diese Option auswählen, wird der Dienst automatisch beim Starten des PCs gestartet. Es ist kein Kennwort erforderlich. Dieses Konto Wenn Sie diese Option auswählen, müssen Sie Ihren Windows-Benutzernamen und das Windows-Kennwort eingeben. Der Dienst wird automatisch gestartet, wenn Sie den PC mit diesen Anmeldeinformationen starten. Hinweis: Wenn Sie die Option Lokales Systemkonto auswählen, erscheinen in der Druckerliste nur jene Drucker, die von diesem Konto aus verfügbar sind; nur diese können für den Druck verwendet werden. Wenn Sie die Option Dieses Konto auswählen, sind jene Drucker verfügbar, die Ihrem Konto zugewiesen sind. SpeechFlow-Server-Installation - Kopiervorgang starten Hier können Sie Ihre ausgewählten Einstellungen anzeigen, bevor die Dateien kopiert werden. Aktuelle Einstellungen Hier werden alle Programme angezeigt, die installiert werden.

19 Kapitel 2: SpeechFlow-Setup 19 SpeechFlow-Server-Installation - Datenbankkonfiguration Diese Seite wird angezeigt, wenn Sie auf der Seite Datenbank-Auswahl nicht die Option ausgewählt haben, die MSDE 2000 Database Engine zu installieren. Auf dieser Seite geben Sie einen Server-Namen, Datenbanknamen, Benutzernamen und ein Kennwort ein, um die Verbindung zur Datenbank herzustellen. Es gibt zwei verschiedene Datenbank-Benutzer, einen für das Installieren der Datenbank und einen für den Zugriff auf die Datenbank, wenn SpeechFlow läuft. Diese beiden Benutzer können verschiedene Datenbank-Zugriffsrechte haben. Der Benutzer für den Datenbankbetrieb hat zum Beispiel unter Umständen kein Recht, die Datenbank zu löschen, während jener Benutzer, der SpeechFlow installiert, darüber verfügt. Server Hier geben Sie den Namen des PCs ein, sowie die HTTP-Adresse oder die IP- Adresse des Servers, auf dem der SQL-Server oder die MSDE-Datenbank laufen. Datenbank Hier geben Sie den Namen der Datenbank ein. Sie können den Standardnamen verwenden, der von SpeechFlow vorgeschlagen wird, oder einen anderen Namen angeben. Wenn mehr als ein SpeechFlow-System auf einem Datenbank-Server läuft, müssen Sie sicherstellen, dass die Datenbanken verschiedene Namen haben. Ansonsten werden diese Systeme einander stören.

20 20 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration Installation Hier geben Sie den SQL-Server- oder MSDE-Benutzernamen und das Kennwort für die Installation der Datenbank ein. Dieser Benutzer muss in der Datenbank konfiguriert sein und das Recht haben, Datenbanken zu erstellen und zu löschen. Der Administrator, der den Datenbank-Server installiert hat, kann Ihnen diesbezügliche Informationen geben. Datenbankbetrieb Hier geben Sie den SQL-Server- oder MSDE-Benutzernamen und das Kennwort für den Zugriff auf die Datenbank im laufenden Betrieb von SpeechFlow ein. Vertraute Verbindung Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, stützt sich die Datenbank beim Überprüfen der Zugriffsrechte der Benutzer auf das Betriebssystem. In diesem Fall muss der Benutzer auf dem PC installiert sein, auf dem die Datenbank läuft. Der Benutzername muss derselbe sein wie der Benutzername auf dem SpeechFlow- Server (der für den Betrieb des Dienstes SFEngineService und der SpeechFlow- Workflow-Engine verwendet wird). Gleiche Einstellungen für Installation und Datenbankbetrieb Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie den gleichen Benutzer für die Installation der Datenbank und den Zugriff darauf angeben wollen. SpeechFlow-Server-Installation - Abgeschlossen Der InstallShield-Assistent zeigt den Fortschritt der Installation an. Wenn der Assistent alle SpeechFlow-Dateien kopiert hat, werden Sie benachrichtigt, dass das SpeechFlow-Server-Setup abgeschlossen ist. Sie können nun mit dem SpeechFlow- Client-Setup fortfahren, auf diesem oder einem anderen PC. Um das SpeechFlow-Server-Setup zu beenden, klicken Sie die Schaltfläche Fertig stellen. Der SpeechFlow-Server wird dann automatisch gestartet. Siehe: System starten und stoppen Hinweis: Wenn Microsoft.NET vor der Installation nicht installiert war, werden Sie möglicherweise aufgefordert, den Computer erneut zu starten.

21 Kapitel 2: SpeechFlow-Setup 21 Abschnitt 2.2: SpeechFlow-Client-Installation Die SpeechFlow-Client-Installation ist der SpeechFlow-Server-Installation sehr ähnlich. Es wird empfohlen, vor der Installation des SpeechFlow-Client den SpeechFlow-Server zu installieren und das SpeechFlow-System über das Systemadministrationsmodul zu starten. Vergewissern Sie sich, dass Sie den Namen des PCs, die HTTP-Adresse oder die IP-Adresse des SpeechFlow-Servers kennen, bevor Sie mit der Installation des SpeechFlow-Client beginnen. Es ist möglich, den SpeechFlow-Client ohne Verbindung mit dem SpeechFlow-Server zu installieren (weil der Server nicht läuft, nicht installiert ist oder über das Netzwerk nicht erreicht werden kann). In diesem Fall werden Sie während des SpeechFlow- Client-Setup informiert, dass die Einstellungen, die Sie vornehmen, nicht überprüft werden können. Der InstallShield-Assistent führt Sie durch folgende Schritte: 1. Lizenzschlüssel 2. Benutzerinformationen 3. Server-Name 4. Setup-Typ 5. Diktieren/Transkribieren 6. SpeechMike 7. Fußschalter 8. Kopiervorgang starten 9. Installation abgeschlossen SpeechFlow-Client-Installation - Benutzerinformationen Auf dieser Seite geben Sie Informationen zur Installation ein. Benutzername Hier geben Sie Ihren Benutzernamen ein. Unternehmen Hier geben Sie den Namen des Unternehmens ein. Der Name des Unternehmens wird in allen 'Willkommen'-Dialogfeldern von SpeechFlow angezeigt. Installation dieser Anwendung für Hier entscheiden Sie, wer auf diesem Computer Zugriff auf SpeechFlow hat. Die Optionen sind: Alle Benutzer dieses Computers Nur ich (der Name des lokalen Benutzers wird angezeigt)

22 22 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration SpeechFlow-Client-Installation - Server-Name Auf dieser Seite geben Sie den Namen des SpeechFlow-Servers an, zu dem Sie die Verbindung herstellen wollen. Server Hier geben Sie den Namen des SpeechFlow-Servers ein. Das kann der Name des PCs, eine HTTP-Adresse oder IP-Adresse sein. Falls sich der PC des SpeechFlow-Servers im Offline-Betrieb befindet, wenn Sie den SpeechFlow-Client installieren, wird eine Meldung angezeigt, wonach der Server-Name nicht überprüft werden kann. Sie können jedoch trotzdem mit der Installation fortfahren und die Verbindung zum SpeechFlow-Server später herstellen. Der SpeechFlow- Server wird identifiziert, wenn er sich mit dem Netzwerk verbindet. Sobald sich der SpeechFlow-Client im Online-Betrieb befindet, wird die Verbindung zum angegebenen Server hergestellt. SpeechFlow-Client-Installation - Setup-Typ Auf dieser Seite entscheiden Sie, welcher Typ des Setup Ihren Anforderungen am besten entspricht. Setup-Typ Hier wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Benutzerdefiniert Dieser Typ des Setup ermöglicht Ihnen, Zielordner und Programmfunktionen anzugeben. Vollständig Dieser Typ des Setup installiert das Programm mit allen Programmfunktionen (SpeechFlow-Endbenutzermodul, Systemadministration und Workflow- Administration). Typisch Dieser Typ des Setup installiert nur das (Endbenutzer-)Modul von SpeechFlow, mit Standardeinstellungen für den Zielordner. SpeechFlow-Client-Installation - Zielordner Auf dieser Seite können Sie festlegen, wohin alle für den SpeechFlow-Client erforderlichen Programmdateien und Datendateien installiert werden sollen. Während dieses Schritts geben Sie den Zielordner an. Zielordner Hier wird der Pfad des Standard-Zielordners für die Installation angezeigt. Um in diesen Ordner zu installieren, klicken Sie die Schaltfläche Weiter. Wenn Sie den SpeechFlow-Client nicht in den vorgeschlagenen Ordner installieren wollen, klicken Sie die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie einen anderen Ordner aus.

23 Kapitel 2: SpeechFlow-Setup 23 SpeechFlow-Client-Installation - SpeechFlow-Komponenten In diesem Schritt wählen Sie die SpeechFlow-Funktionen aus, die installiert werden sollen. Sie können die Komponenten auswählen, die installiert werden sollen, und die Komponenten löschen, die nicht installiert werden sollen. Die Optionen sind: SpeechFlow (Endbenutzermodul) Workflow-Administration Systemadministration Hinweis: Wenn der SpeechFlow-Server auf diesem PC installiert wurde, ist das Modul der Systemadministration möglicherweise bereits installiert. In diesem Fall ist eine erneute Installation nicht erforderlich. Zielordner Auf dieser Seite können Sie Ihre Wahl des Zielordners überprüfen. Klicken Sie die Schaltfläche Durchsuchen, wenn Sie einen anderen Ordner auswählen wollen. Speicherplatz Sie können den erforderlichen Speicherplatz und den verfügbaren Speicherplatz anzeigen. Klicken Sie die Schaltfläche Speicherplatz, um die Dialogbox Verfügbarer Festplattenspeicher anzuzeigen. In dieser Dialogbox können Sie den Speicherplatz auf allen Laufwerken im System anzeigen. Im Fensterausschnitt Laufwerk auf der linken Seite der Dialogbox klicken Sie den abwärts zeigenden Pfeil und wählen Sie ein Laufwerk aus. Der verfügbare Speicherplatz und der erforderliche Speicherplatz werden im Fensterauschnitt Speicherplatz auf der rechten Seite angezeigt. SpeechFlow-Client-Installation Diktieren/Transkribieren Auf dieser Seite wählen Sie aus, welche Module für das Aufnehmen und/oder Transkribieren von Arbeitseinheiten verfügbar sein sollen. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: SpeechMike Executive Diktieren Executive Transkribieren DPM 2 Wenn diese Installation von einem Autor für das Aufnehmen von Arbeitseinheiten verwendet werden soll, können Sie SpeechMike Executive Diktieren und/oder DPM 2 auswählen. Wenn diese Installation ausschließlich von einem Transkriptionisten für das Transkribieren von Arbeitseinheiten verwendet werden soll, können Sie Executive Transkribieren auswählen. Je nach den ausgewählten Optionen werden SpeechMike Executive und/oder das Programm DPM-Download/Konfiguration automatisch installiert. Hinweis: Informationen zur Arbeit mit SpeechMike Executive oder dem Programm DPM-Download/Konfiguration finden Sie in der Online-Hilfe, die mit dem jeweiligen Produkt mitgeliefert wird.

24 24 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration SpeechFlow-Client-Installation - SpeechMike Diese Seite wird angezeigt, wenn Sie auf der vorhergehenden Seite SpeechMike Executive Diktieren ausgewählt haben. Auf dieser Seite geben Sie den Typ des SpeechMike an, das der Benutzer mit SpeechMike Executive Diktieren verwenden wird. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: SpeechMike Pro LFH 6174 SpeechMIke Classic LFH 6164 SpeechMike Pro USB LFH 6274 SpeechMIke Classic USB LFH 6264 Hinweis: Informationen zur Arbeit mit SpeechMike Executive finden Sie in der SpeechMike Executive Online-Hilfe. SpeechFlow-Client-Installation Fußschalter Diese Seite wird angezeigt, wenn Sie zuvor das Installieren von Executive Transkribieren ausgewählt haben. Auf dieser Seite geben Sie den Typ des Geräts für die Transkription an, das der Benutzer mit Executive Transkribieren verwenden wird. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Philips-Fußschalter LFH 0210 mit seriellem Adapter (COM1) Philips-Fußschalter LFH 0210 mit seriellem Adapter (COM2) Philips-Fußschalter LFH 0210 mit Gameport-Adapter Philips-Fußschalter LFH 0210 mit USB-Adapter LFH 6220 Hinweis: Informationen zur Arbeit mit SpeechMike Executive Transkribieren finden Sie in der SpeechMike Executive Online-Hilfe. SpeechFlow-Client-Installation - Kopiervorgang starten Hier können Sie Ihre ausgewählten Einstellungen anzeigen, bevor die Dateien kopiert werden. Aktuelle Einstellungen Hier werden alle Komponenten angezeigt, die installiert werden.

25 Kapitel 2: SpeechFlow-Setup 25 SpeechFlow-Client-Installation - Abgeschlossen Der InstallShield-Assistent zeigt den Fortschritt der Installation an. Wenn der Assistent alle SpeechFlow-Dateien kopiert hat, werden Sie benachrichtigt, dass das SpeechFlow-Client-Setup abgeschlossen ist. Um den InstallShield-Assistenten zu beenden, klicken Sie die Schaltfläche Fertig stellen. Um SpeechFlow zu starten, gehen Sie zum Menü Start, Programme, SpeechFlow. Dadurch wird ein Untermenü angezeigt, das alle SpeechFlow-Komponenten enthält, die Sie während der SpeechFlow-Client-Installation ausgewählt haben. Hinweis: Wenn Microsoft.NET vor der Installation nicht installiert war, werden Sie möglicherweise aufgefordert, den Computer erneut zu starten.

26 26 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration Abschnitt 2.3: Wartung und Deinstallation SpeechFlow ermöglicht Ihnen die Durchführung von Wartungsaufgaben für alle Systemdateien und Programme. Sie können Programmfunktionen ändern, reparieren oder entfernen. Diese Aufgaben müssen für den SpeechFlow-Server und den SpeechFlow-Client einzeln ausgeführt werden. Wenn SpeechFlow deinstalliert wird, werden alle Programme und Dateien entfernt, die in Verbindung mit SpeechFlow stehen. Die Deinstallation von SpeechFlow hat keinen Einfluss auf die Installation von SpeechMike Executive oder Microsoft Word. SpeechFlow-Server Die Wartung des SpeechFlow-Servers erfolgt auf dem PC, auf dem der SpeechFlow- Server installiert ist. Um die Wartung zu starten, gehen Sie zum Menü Start, Einstellungen, Systemsteuerung und doppelklicken Sie Software. Wenn das Fenster Software angezeigt wird, wählen Sie SpeechFlow-Server aus und klicken Sie die Schaltfläche Ändern/Entfernen. Siehe: Wartung und Deinstallation des SpeechFlow-Servers SpeechFlow-Client Die Wartung von SpeechFlow-Client erfolgt auf dem PC, auf dem der SpeechFlow- Client installiert ist. Um die Wartung zu starten, gehen Sie zum Menü Start, Einstellungen, Systemsteuerung und doppelklicken Sie Software. Wenn das Fenster Software angezeigt wird, wählen Sie SpeechFlow-Client aus und klicken Sie die Schaltfläche Ändern/Entfernen. Siehe: Wartung und Deinstallation des SpeechFlow-Client Wartung und Deinstallation des SpeechFlow-Servers Wenn die Seite für die Wartung von SpeechFlow angezeigt wird, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um Änderungen an der SpeechFlow-Server-Installation vorzunehmen: Ändern Verwenden Sie diese Option, um neue Programmfunktionen hinzuzufügen oder Funktionen zu entfernen, die derzeit installiert sind. Das Fenster Funktionen auswählen wird angezeigt. Siehe: SpeechFlow-Server-Installation ändern. Reparieren Verwenden Sie diese Option, um alle zuvor installierten Programmkomponenten erneut zu installieren. Diese Option überschreibt beschädigte Daten und überprüft, ob alle ursprünglich installierten Komponenten vorhanden sind. Der InstallShield- Assistent zeigt den Fortschritt der Reinstallation an. Entfernen Verwenden Sie diese Option, um den SpeechFlow-Server vollständig zu deinstallieren. Diese Option entfernt alle Server-Daten. Eine Bestätigungs- Dialogbox wird angezeigt; Sie müssen die Aktion bestätigen. Siehe: Wartung abgeschlossen

27 Kapitel 2: SpeechFlow-Setup 27 SpeechFlow-Server-Installation ändern In diesem Schritt entscheiden Sie, welche SpeechFlow-Funktionen installiert oder deinstalliert werden sollen. Sie können die Module auswählen, die installiert werden sollen, und die Module entfernen, die nicht installiert werden sollen. Die Option ist: Systemadministration (Server) Siehe: Wartung abgeschlossen Wartung und Deinstallation des SpeechFlow-Client Wenn die Seite für die Wartung von SpeechFlow angezeigt wird, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um Änderungen in Ihrer SpeechFlow-Client-Installation vorzunehmen. Ändern Verwenden Sie diese Option, um neue Programmfunktionen hinzuzufügen oder Funktionen zu entfernen, die derzeit installiert sind. Das Fenster Funktionen auswählen wird angezeigt. Siehe: SpeechFlow-Client-Installation ändern. Reparieren Verwenden Sie diese Option, um alle zuvor installierten Programmkomponenten erneut zu installieren. Diese Option überschreibt beschädigte Daten und überprüft, ob alle ursprünglich installierten Komponenten vorhanden sind. Der InstallShield- Assistent zeigt den Fortschritt der Reinstallation an. Entfernen Verwenden Sie diese Option, um SpeechFlow-Client vollständig zu deinstallieren. Diese Option entfernt alle Client-Daten. Eine Bestätigungs-Dialogbox wird angezeigt; Sie müssen die Aktion bestätigen. Siehe: Wartung abgeschlossen SpeechFlow-Client-Installation ändern In diesem Schritt entscheiden Sie, welche SpeechFlow-Funktionen installiert oder deinstalliert werden sollen. Sie können die Module auswählen, die installiert werden sollen, und die Module entfernen, die nicht installiert werden sollen. Die Optionen sind: SpeechFlow (Endbenutzermodul) Workflow-Administration Systemadministration Siehe: Wartung abgeschlossen

28 28 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration Wartung abgeschlossen Hier wird eine Meldung angezeigt, die den Wartungsstatus von SpeechFlow beschreibt. Um den InstallShield-Assistenten zu beenden, klicken Sie die Schaltfläche Fertig stellen.

29 Kapitel 3: Systemadministration - Überblick 29 Kapitel 3: Systemadministration - Überblick Die Arbeit mit dem Systemadministrationsmodul erfolgt hauptsächlich über die Systemadministrationsleiste. Das ist der linke Fensterausschnitt; die Informationen werden im rechten Fensterausschnitt angezeigt. Die Systemadministrationsleiste enthält Symbole, die in Zusammenhang mit den verschiedenen SpeechFlow- Funktionen stehen, und wird immer angezeigt, solange das Systemadministrationsmodul geöffnet ist. Dialogboxen der Systemadministration Klicken Sie ein Symbol der Systemadministrationsleiste, um im rechten Fensterausschnitt die entsprechenden Informationen anzuzeigen. Wenn Sie eine andere Dialogbox öffnen, wird die aktuell geöffnete Dialogbox geschlossen. Falls Sie Änderungen vorgenommen haben, werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen übernehmen oder abbrechen wollen. Sie müssen über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen, um auf diese Symbole zuzugreifen. Wenn Sie zum Beispiel das Zugriffsrecht zum Sichern des Systems, nicht aber zum Wiederherstellen haben, ist das Symbol Sichern aktiviert, das Symbol Wiederherstellen ist jedoch deaktiviert. Datum und Uhrzeit Das Datums-/Zeitformat, das angezeigt wird und das Sie eingeben können, hängt von den Ländereinstellungen Ihres Windows-Betriebssystems ab (Menü Start, Einstellungen, Systemsteuerung, Ländereinstellungen). Anmelden zur SpeechFlow-Systemadministration SpeechFlow wird mit einem Standard-Anmeldenamen und Standard-Kennwort für den Systemadministrator geliefert. Der Workflow-Administrator kann das Kennwort im Workflow-Administrationsmodul ändern. Gehen Sie wie folgt vor, um sich bei der SpeechFlow-Systemadministration anzumelden: 1. Starten Sie Ihren PC. 2. Gehen Sie zum Menü Start, Programme, SpeechFlow und wählen Sie Systemadministration aus. Die Anmeldungs-Dialogbox wird angezeigt. 3. Geben Sie Ihren Anmeldenamen ein. 4. Geben Sie Ihr Kennwort ein. 5. Klicken Sie die Schaltfläche OK. Wenn Sie sich zum ersten Mal bei SpeechFlow anmelden, können Sie den Standard- Anmeldenamen des Systemadministrators Admin verwenden; es ist kein Kennwort erforderlich.

30 30 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration Systemadministrationsleiste Die Systemadministrationsleiste hat folgende Symbole: System starten/stoppen Von hier aus können Sie das System (die Workflow-Engine) starten und stoppen, siehe: System starten und stoppen. Sichern Von hier aus können Sie das System sichern, siehe: System sichern. Wiederherstellen Von hier aus können Sie das System aus einer früheren Sicherung wiederherstellen, siehe: System wiederherstellen. Löschen Von hier aus können Sie Löschoptionen festlegen, siehe: Dateien löschen. Archivieren Von hier aus können Sie Arbeitseinheiten archivieren, siehe: Daten archivieren. Systeminformationen Von hier aus können Sie Systeminformationen anzeigen, siehe: Systeminformationen. Sicherheit Von hier aus können Sie den Sicherheitsgrad festlegen, siehe: Sicherheit. Liefereinstellungen Von hier aus können Sie die Liefereinstellungen festlegen, siehe: Liefereinstellungen. Hinweis: Wenn das System gestoppt ist, sind alle Symbole außer System starten/stoppen deaktiviert.

31 Kapitel 3: Systemadministration - Überblick 31 Protokolldatei-Management Für jede SpeechFlow-Sitzung erstellt das System eine Protokolldatei, die Informationen zu dieser Sitzung enthält. Diese Informationen dienen dazu, Probleme in der Software zu finden. Wenn Sie während einer bestimmten Sitzung Probleme bei der Arbeit mit dem Systemadministrationsmodul haben, senden Sie die entsprechende Protokolldatei an den Server. Gehen Sie zum Menü Hilfe und wählen Sie Protokolldatei-Management aus. Die Dialogbox Protokolldatei-Management wird angezeigt; sie enthält eine Liste Ihrer Protokolldateien. Jede Datei ist nach der Uhrzeit und dem Datum Ihrer Anmeldung bei der Systemadministration benannt. Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie die Schaltfläche Senden, um die Protokolldatei auf den Server zu kopieren. Die Protokolldatei befindet sich jetzt auf dem Datenserver: server_ordner\speechflow\trace Die Informationen in der Protokolldatei können nun via an den Support von Philips Speech Processing gesendet werden. Um eine Protokolldatei aus der Dialogbox Protokolldatei-Management zu löschen, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie die Schaltfläche Entfernen. Hinweis: Protokolldateien werden nicht automatisch aus dem System gelöscht. Alle Benutzer sollten Dateien regelmäßig manuell löschen.

32 32 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration Kapitel 4: Systembetrieb System starten und stoppen Klicken Sie das Symbol System starten/stoppen auf der Systemadministrationsleiste, um Informationen zum Laufstatus von SpeechFlow anzuzeigen. Aktueller Systemstatus Dieser Fensterausschnitt informiert Sie darüber, ob das SpeechFlow-System läuft oder gestoppt ist. System stoppen Von hier aus kann das System heruntergefahren werden. Wenn Sie die Schaltfläche System stoppen klicken, wird eine Bestätigungs-Dialogbox angezeigt. Wenn Sie das System herunterfahren, erhalten alle Benutzer, die mit dem System verbunden sind, die Nachricht, dass das System heruntergefahren wird. Das Herunterfahren des Systems kann für die Ausführung administrativer Aufgaben erforderlich sein. Es sollte jedoch nicht vergessen werden, dass diese Aktion die Arbeit anderer Benutzer unterbrechen kann. Benutzer, die online arbeiten, benötigen Zeit, um ihre Arbeitseinheiten zu speichern und für die Offline-Arbeit auszuchecken. Benutzer, die zum Zeitpunkt des Herunterfahrens offline arbeiten, müssen über den Systemstatus informiert werden, wenn Sie sich wieder mit dem System verbinden. Sie können ihre Arbeitseinheiten erst einchecken, wenn das System wieder gestartet ist. System starten Klicken Sie die Schaltfläche System starten, um das System zu starten. Mit dieser Aktion werden alle SpeechFlow-Anwendungen gestartet. Sie können sich bei SpeechFlow anmelden, während das System heruntergefahren ist, und dann das System starten. Wenn Sie sich mit einem ungültigen Anmeldenamen oder Kennwort für den Systemadministrator anmelden, während das System heruntergefahren ist, gibt es keinen Authentifizierungsprozess, der die Anmeldung unterbricht. Wenn Sie jedoch versuchen, das System zu starten, wird eine Fehlermeldung angezeigt, und Sie müssen sich mit einem gültigen Anmeldenamen und einem gültigen Kennwort erneut anmelden. Wenn das System bei Ihrer Anmeldung läuft, kann die Anmeldung mit ungültigen Informationen nicht abgeschlossen werden. Aktive Verbindungen Das zeigt die Anzahl der Benutzer an, die derzeit mit dem SpeechFlow-System verbunden sind. Benutzer, die offline arbeiten, sind darin nicht enthalten. Daher kann diese Anzahl kleiner sein als die Anzahl der lizensierten Benutzer, die derzeit im System arbeiten.

33 Kapitel 4: Systembetrieb 33 Systeminformationen Klicken Sie das Symbol Systeminformationen auf der Systemadministrationsleiste, um Informationen zu den Ressourcen anzuzeigen, die SpeechFlow verwendet. Aufgrund der Analyse der Systeminformationen können Sie entscheiden, ob ausreichende Hardware-Ressourcen (CPU, Arbeitsspeicher, Speicherplatz, Netzwerk, etc.) laufen, oder ob zusätzliche Hardware-Ressourcen erforderlich sind. Detail des Fensterausschnitts 'Systeminformationen' Klicken Sie das entsprechende Register, um Informationen anzuzeigen. Version und Lizenzen Das zeigt die Version dieser SpeechFlow-Installation an. Informationen zur Version und Build-Nummer können in jeder der Client- Anwendungsmodule angezeigt werden. Gehen Sie zum Menü Hilfe und wählen Sie Info aus. Benutzer Das zeigt die Anzahl der installierten Benutzer an; darin enthalten sind Benutzer mit Administrationsrechten. Lizenzen Das zeigt die Anzahl der installierten Benutzerlizenzen an. Von hier aus können Sie die Benutzerlizenzen aktualisieren, siehe: Lizenzschlüssel ändern. Datenbank Das zeigt Version, Pfad und Größe der SpeechFlow-Datenbank an. Dateisystem Das zeigt den Pfad und die Größe Ihres Dateisystems an, sowie den verbleibenden verfügbaren Festplattenspeicher. Lizenzschlüssel ändern SpeechFlow verwendet ein gleitendes Lizenzschema. Es kann sich keine größere Anzahl von Benutzern anmelden, als im Lizenzschlüssel angegeben ist, obwohl insgesamt mehr (deaktivierte) Benutzer installiert sein können. Der Lizenzschlüssel kann vom Systemadministrator geändert werden. Der Lizenzschlüssel kann hinaufgestuft werden (weitere Benutzer werden hinzugefügt) oder heruntergestuft werden. Ein Lizenzschlüssel kann nicht heruntergestuft werden, wenn zu viele Benutzer installiert oder beim System angemeldet sind. Um einen Lizenzschlüssel herunterzustufen, muss die entsprechende Anzahl von Benutzern

34 34 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration deaktiviert werden. Die neue Benutzeranzahl wird in der SpeechFlow-Datenbank gespeichert. Bei der Anmeldung eines Benutzers darf die Anzahl der gleichzeitig angemeldeten Benutzer diesen Wert nicht übersteigen. Benutzer können im Workflow-Administrationsmodul aktiviert und deaktiviert werden. Um Lizenzinformationen anzuzeigen, klicken Sie das Symbol Systeminformationen auf der Systemadministrationsleiste und wählen Sie das Register Version und Lizenzen aus. Um den Lizenzschlüssel zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie die Schaltfläche Ändern auf dem Register Version und Lizenzen. Die Dialogbox Lizenzschlüssel ändern wird angezeigt. 2. Geben Sie den neuen Lizenzschlüssel ein. 3. Klicken Sie OK. Die neue Anzahl der installierten Lizenzen wird auf dem Register Version und Lizenzen angezeigt. Wenn die Anzahl der derzeit aktivierten Benutzer die Anzahl im Lizenzschlüssel übersteigt, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Wenn eine andere Fehlermeldung angezeigt wird, kontaktieren Sie bitte den Support von Philips Speech Processing, um einen neuen Lizenzschlüssel zu erhalten. Sicherheit Wenn SpeechFlow über das Internet (HTTP-Protokoll) verwendet wird, kann eine Sicherheitsverschlüsselung aktiviert werden. Diese Verschlüsselung umfasst Authentifizierung und sichere Kommunikation. Die neueste.net-technologie stellt sicher, dass dafür die höchst entwickelten Mechanismen verwendet werden, die verfügbar sind. Es gibt fünf Sicherheitsgrade: Sehr hoch Dieser Grad bietet höchste Sicherheit. Der verwendete Algorithmus ist Triple-DES (unterstützt 168-bit-Verschlüsselung). Das ergibt 3,7*10^50 mögliche Schlüssel. Hoch Dieser Sicherheitsgrad wird zumeist im Internet-Banking verwendet: Der verwendete Algorithmus ist RC2 mit 128-bit-Verschlüsselung. Das ergibt 3,4*10^38 mögliche Schlüssel. Mittel Dieser Grad ist der Standardwert, er bietet einen durchschnittlichen Sicherheitsgrad: Der verwendete Algorithmus ist DES (unterstützt 56-bit-Verschlüsselung). Das ergibt 7,2*10^16 mögliche Schlüssel. Niedrig Minimale Verschlüsselung mit diesem Grad: Der verwendete Algorithmus ist RC2 mit 40-bit-Verschlüsselung. Das ergibt 1,1*10^12 mögliche Schlüssel. Keiner Keine Verschlüsselung bei diesem Grad, alle Daten werden unverschlüsselt übertragen. Diese Option wird nur dann empfohlen, wenn das System über ein Intranet ohne direkte Verbindung verwendet wird.

35 Kapitel 4: Systembetrieb 35 Klicken Sie das Symbol Sicherheit auf der Systemadministrationsleiste und wählen Sie die entsprechende Option aus, um den Sicherheitsgrad zu setzen oder zu ändern. Wenn Sie den Sicherheitsgrad ändern, wird die neue Einstellung nur für neue Verbindungen von SpeechFlow (Endbenutzermodul) übernommen. Frühere Verbindungen verwenden für die verbleibende Dauer der Sitzung immer noch die ursprüngliche Verschlüsselung. Wie die Verschlüsselung arbeitet Wenn das SpeechFlow-Endbenutzermodul startet, versucht es über TCP die Verbindung zum SpeechFlow-Server herzustellen. Wenn dies fehlschlägt, versucht es die Verbindung unter Verwendung von HTTP herzustellen. Wenn die Verbindung hergestellt ist, ruft es den aktuellen Sicherheitsgrad ab. Der SpeechFlow-Server erstellt bei jedem Start einen neuen symmetrischen Schlüssel. Dieser symmetrische Schlüssel wird dem Client mit asymmetrischer Verschlüsselung kommuniziert. Der Client generiert einen öffentlichen Schlüssel, der mit Authentifizierungsdaten an den Server gesendet wird. Sobald die Authentifizierung erfolgt ist, verschlüsselt der Server den symmetrischen Schlüssel mit dem öffentlichen Schlüssel des Client und sendet ihn zurück. Der Client entschlüsselt den symmetrischen Schlüssel und initialisiert die Verschlüsselung. Dies gilt nur für HTTP-Verbindungen; TCP-Verbindungen (innerhalb eines LAN) sind immer unverschlüsselt. Liefereinstellungen Abgeschlossene Arbeitseinheiten können als gedrucktes Dokument, als Beilage eines s und/oder als Fax geliefert werden. Damit die Lieferung erfolgreich ist, muss die Arbeitseinheit eine Dokumentdatei haben. Folgende Lieferoptionen sind für Autoren und Transkriptionisten verfügbar: , siehe unten: Lieferung als Fax, siehe unten: Lieferung als Fax Druck, siehe unten: Lieferung als Druck Die Lieferung kann nicht erfolgen, wenn die Einstellungen für die Lieferung im Systemadministrationsmodul ungültig sind. Wenn die Lieferung aus einem anderen Grund fehlschlägt, der in Zusammenhang mit der ausgewählten Art der Lieferung steht, wird der Grund im Feld Kommentar der Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit im SpeechFlow-Modul angezeigt. Klicken Sie das Symbol Liefereinstellungen auf der Systemadministrationsleiste, um die Liefereinstellungen vorzunehmen. Fax-Server Hier geben Sie den Namen des Fax-Servers ein. SMTP-Server Hier geben Sie den Namen des SMTP-Servers ein.

36 36 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration Lieferung als Fax Die Lieferung als Fax verwendet Microsoft Fax Server. Dieser ist in Windows 2000 und neueren Versionen verfügbar. Der Fax-Server kann sich auf demselben Computer befinden wie der SpeechFlow-Server, oder auf einem anderen PC innerhalb des Netzwerks von Microsoft Windows. Die Lieferung als Fax verwendet folgende Informationen aus der Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit im SpeechFlow-Modul: Name der Arbeitseinheit Fax-Nummer Die Lieferung als Fax verwendet folgende Informationen aus der Dialogbox Liefereinstellungen im SpeechFlow-Systemadministrationsmodul: Name des Fax-Servers Mögliche Gründe für Fehler bei der Lieferung Die Dokumentdatei, die der Arbeitseinheit zugeordnet ist, kann nicht gedruckt werden. Wenn zum Beispiel Ihr Workflow mit einem Textverarbeitungsprogramm arbeitet, das nicht auf dem SpeechFlow-Server installiert ist, kann der Server das Dokument der Arbeitseinheit nicht drucken. Der Fax-Server ist im Systemadministrationsmodul nicht angegeben. Das Fax-Modem ist ausgeschaltet. Die Faxnummer ist nicht angegeben. Die Faxnummer ist ungültig. Lieferung als Die Lieferung als erfolgt mit einem SMTP-Server. Der SpeechFlow-Server stellt eine Verbindung zu diesem SMTP-Server her und sendet ein , dem das Dokument als Beilage angefügt ist. Der SMTP-Server kann auf demselben PC wie der SpeechFlow-Server sein, oder auf einem anderen PC innerhalb des Netzwerks von Microsoft Windows. Der SMTP-Server muss so konfiguriert sein, dass er ausgehende -Nachrichten vom PC des SpeechFlow-Servers annimmt; ansonsten wird die Lieferung als nicht ausgeführt. Die Lieferung als verwendet folgende Informationen aus der Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit im SpeechFlow-Modul: Name der Arbeitseinheit; dieser erscheint in der Betreffzeile des s. Die -Adresse des Empfängers; mehrere Empfänger müssen durch Kommas getrennt werden. Die Lieferung als verwendet folgende Informationen aus der Dialogbox Benutzervoreinstellungen (Register Benutzereigenschaften) im SpeechFlow-Modul: -Adresse des Autors.

37 Kapitel 4: Systembetrieb 37 Die Lieferung als verwendet folgende Informationen aus der Dialogbox Liefereinstellungen im SpeechFlow-Systemadministrationsmodul: Name des SMTP-Servers. Mögliche Gründe für Fehler bei der Lieferung Die Arbeitseinheit hat keine Dokumentdatei. Der SMTP-Server ist nicht verfügbar. Die Einstellungen für den SMTP-Server im Systemadministrationsmodul sind ungültig. Die -Adresse des Autors ist nicht angegeben oder hat ein ungültiges Format. Die -Adresse des Empfängers ist nicht angegeben oder hat ein ungültiges Format. Hinweis: Die Lieferung als kann auch fehlschlagen, wenn die Adresse des Empfängers gültig ist, die Mailbox jedoch nicht existiert oder der - Server des Empfängers heruntergefahren ist. Der SpeechFlow-Server erhält in diesem Fall keine Benachrichtigung, der Autor jedoch möglicherweise schon (vom Mailer-Dämon). Lieferung als Druck Gedruckt wird immer auf dem PC, auf dem der SpeechFlow-Server läuft. Der SpeechFlow-Server prüft beim Start, welche Drucker verfügbar sind. Die Liste der verfügbaren Drucker wird an den SpeechFlow-Client-PC übertragen und die Benutzer können einen Drucker aus der Liste auswählen. Die Lieferung als Druck verwendet folgende Informationen aus der Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit im SpeechFlow-Modul: Name der Arbeitseinheit Name des Druckers Mögliche Gründe für Fehler bei der Lieferung Die Dokumentdatei, die der Arbeitseinheit zugeordnet ist, kann nicht gedruckt werden. Wenn zum Beispiel Ihr Workflow mit einem Textverarbeitungsprogramm arbeitet, das nicht auf dem SpeechFlow-Server installiert ist, kann der Server das Dokument der Arbeitseinheit nicht drucken. Der ausgewählte Drucker ist nicht verfügbar, ausgeschaltet oder hat kein Papier. Es ist kein Drucker mit dem PC verbunden, auf dem der SpeechFlow-Server läuft. Hinweis: Welche Drucker verfügbar sind, hängt von den Systemdienst- Kontoeinstellungen ab, die Sie während der Installation des SpeechFlow-Servers vorgenommen haben.

38 38 Handbuch der SpeechFlow-Systemadministration Kapitel 5: System sichern und wiederherstellen Die Sicherung Ihres Systems verhindert den Datenverlust, falls das System beschädigt wird. Sie sollten über ein sicheres Speichermedium verfügen, auf dem Sie Ihr System regelmäßig sichern. SpeechFlow kann so eingestellt werden, dass eine automatische Sicherung erfolgt; es kann auch jederzeit manuell gesichert werden. Die Wiederherstellung Ihres Systems sollte nur erfolgen, um ein größeres Problem zu korrigieren. Wenn Daten beschädigt, verloren gegangen oder unbrauchbar sind, kann das System mit der letzten Sicherung wiederhergestellt werden. Die Wiederherstellung aus einer Sicherung ist ein einfacher Vorgang. Sie sollten jedoch beachten, dass alle Daten, die nach der letzten Sicherung eingegeben wurden, dabei verloren gehen. System sichern Ihr System sollte in regelmäßigen Intervallen auf einem sicheren Speichermedium gesichert werden. Dies geschieht im Systemadministrationsmodul. Hier können Sie entscheiden, ob Sie automatisch oder manuell sichern wollen; die manuelle Sicherung kann jederzeit gestartet werden. Das System stoppt automatisch, wenn die manuelle Sicherung gestartet wird. Detail des Fensterausschnitts 'Sichern' Zum Zeitpunkt der Sicherung werden alle SpeechFlow-Dateien unter dem angegebenen Pfad kopiert. Klicken Sie das Symbol Sichern auf der Systemadministrationsleiste, um Informationen zur Systemsicherung anzuzeigen und um die Sicherung zu starten.

39 Kapitel 5: System sichern und wiederherstellen 39 Sicherungsverlauf Dieser Fensterausschnitt listet Datum und Uhrzeit für die Letzte Sicherung und die Nächste planmäßige Sicherung auf. Der Status der Sicherung (erfolgreich/erfolglos) wird ebenfalls angezeigt. Details Klicken Sie diese Schaltfläche, um weitere Informationen zu erhalten. Die Dialogbox Informationen zur letzten Sicherung wird angezeigt. Wenn die Sicherung fehlschlägt, werden detaillierte Informationen zu dem Fehler angezeigt. Aktualisieren Klicken Sie diese Schaltfläche, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben. Die aktualisierten Informationen werden angezeigt. Sicherungseinstellungen Das zeigt die Frequenz der automatischen Sicherung und die Zielordner für die Sicherung an. Die Einstellungen können hier geändert werden, siehe unten: Sicherungseinstellungen. Um nach einem Zielordner für die Sicherung zu suchen, muss das Systemadministrationsmodul direkt vom SpeechFlow-Server gestartet werden. Wenn das Systemadministrationsmodul nicht direkt vom SpeechFlow-Server gestartet wurde, ist die Schaltfläche Durchsuchen deaktiviert. Sie können zwar einen Zielordner eingeben, Sie können jedoch nicht überprüfen, ob dieser Ordner existiert. Jetzt sichern Klicken Sie diese Schaltfläche, um jederzeit manuell zu sichern. Sicherungseinstellungen Damit das System automatisch sichert, muss das Kontrollkästchen Automatische Sicherung aktivieren im Fensterausschnitt Sicherungseinstellungen aktiviert sein. Um die automatische Sicherung festzulegen, klicken Sie die Schaltfläche Ändern im Fensterausschnitt Sicherungseinstellungen. Die Dialogbox Sicherungseinstellungen ändern wird angezeigt.

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