MS Project. Crash Kurs Basis: MS Project 98. Dortmund, November 1998

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1 MS Project Crash Kurs Basis: MS Project 98 Dortmund, November 1998 Prof. Dr. Heinz-Michael Winkels, Fachbereich Wirtschaft FH Dortmund Emil-Figge-Str. 44, D44227-Dortmund, TEL.: (0231) , FAX: (0231)

2 Inhalt Seite Allgemeine Vorgehensweise 3 Grobe Projektplanung Festlegung Projektanfang 4 Eingabe von Vorgängen 6 Eingabe Vorgangsdauer 8 Eingabe Vorgangsverknüpfung 10 Eingabe Ressourcen 12 Eingabe Kosten für Ressourcen 14 Anzeige kritischer Weg 16 Ausdruck 19 Detaillierte Projektplanung 21 Straffung Projekttermine 22 Senkung Kosten 24 Reduktion Ressourcenüberlastung 28 Projektüberwachung Erstellung Basisplan 34 Eingabe aktueller Daten 35 Anpassung des Projektplans 38 Aufgaben 39 2

3 Allgemeine Vorgehensweise: Der Microsoft Wegweiser 3

4 Grobe Projektplanung Festlegen des Projektanfangstermins Erstellung eines neuen Projektplans Anlegen einer neuen Datei Bestimmung des Anfangs- oder Endtermins des Projekts Wenn Sie keinen bestimmten Anfangs- oder Endtermin für das Projekt eingeben, verwendet Microsoft Project automatisch das aktuelle Datum als Anfangstermin. Eingabe allgemeiner Projektinformationen Vorgehen: Auf das Icon Neu klicken. Anfangs- bzw. Endtermin für das Projekt eingeben. Anfangstermin: im Feld Anfangstermin den gewünschten Beginn des Projekts eingeben. Endtermin: im Feld Berechnung vom Projektendtermin anklicken im Feld Endtermin einen Endtermin eingeben, von dem aus die Terminplanung des Projekts vorgenommen werden soll. Nachträgliche Änderung Projektinformationen können jederzeit neu festgelegt werden: im Menü Projekt auf Projekt-Info klicken. 4

5 ... Grobe Projektplanung Festlegen des Projektanfangstermins: Beispiel Legen Sie den Anfangstermin auf den

6 ... Grobe Projektplanung Eingabe von Vorgängen Eingabe aller wichtigen Vorgänge des Projekts in der ungefähren Reihenfolge, in der diese voraussichtlich zu bearbeiten sind. Vorgehen: In der Ansichtsleiste auf Balkendiagramm (Gantt) klicken. Im Feld Vorgangsname den Namen des Vorgangs eingeben. EINGABETASTE drücken. Regeln für Vorgänge: Im Allgemeinen sollte ein Vorgang jedoch nicht länger als zwei Wochen beanspruchen. Er sollte umfangreich genug sein, um ihn als wesentliches "Arbeitspaket" definieren zu können, jedoch auch gleichzeitig klein genug, um sein Voranschreiten regelmäßig überwachen und Probleme frühzeitig erkennen zu können. 6

7 ... Grobe Projektplanung Eingabe von Vorgängen: Beispiel Aufbau eines NT-Netzwerkes 7

8 ... Grobe Projektplanung Eingabe der Dauer von Vorgängen Wenn Sie einen Vorgang eingeben, ordnet ihm Microsoft Project automatisch eine Dauer von einem Tag zu. Änderung der Dauer: Auf der Ansichtsleiste auf Balkendiagramm (Gantt) klicken. Im Feld Dauer die gewünschte Dauer des Vorgangs eingeben. Angabe der Dauer von Vorgängen: in Minuten, Stunden oder Wochen EINGABETASTE drücken. Nach Eingabe der Vorgangsdauer berechnet MS Project die jeweiligen Anfangs- und Endtermine. 8

9 ... Grobe Projektplanung Eingabe der Dauer von Vorgängen: Beispiel mit Meilensteinen: 9

10 ... Grobe Projektplanung Verknüpfen von Vorgängen Um eine bestimmte Reihenfolge festzulegen werden voneinander abhängige Vorgänge miteinander verknüpft und eingegeben, in welcher Weise die Vorgänge zusammenhängen. Vorgehen: Auf der Ansichtsleiste auf Balkendiagramm (Gantt) klicken. Im Feld Vorgangsname zwei oder mehr Vorgänge markieren, die miteinander verknüpft werden sollen. (SHIFT- oder Strg-Tasten nutzen) Auf Vorgänge verknüpfen klicken. Alternatives Vorgehen: Graphische Verknüpfung durch rechte Maustaste und Ziehen der Verbindung bis auf Zielvorgang MS Project legt eine Vorgangsverknüpfung der Art "Ende-Anfang" an, wobei zunächst ein Vorgang abgeschlossen sein muss, bevor der nächste Vorgang beginnen kann. Es auch andere Verknüpfungsarten gewählt werden, wie z.b. Anfang-Anfang oder Ende-Ende Anfang-Ende. Doppelklick auf den Verknüpfungspfeil! 10

11 ... Grobe Projektplanung Verknüpfen von Vorgängen: Beispiel 11

12 ... Grobe Projektplanung Zuordnen von Ressourcen Die meisten Vorgänge erfordern eine Ressource zur Erledigung der anfallenden Arbeiten. eine Person, ein Ausrüstungsgegenstand, ein Gebäude oder ein beliebiges Element, das zur Bearbeitung eines Vorgangs erforderlich ist. Vorgehen: Auf der Ansichtsleiste auf Balkendiagramm (Gantt) klicken. Im Feld Vorgangsname den Vorgang auswählen, dem eine Ressource zugeordnet werden soll. Auf Icon Ressourcen zuordnen klicken. Im Feld Name die Ressource wählen, die dem Vorgang zugeordnet werden soll. Wenn die Ressource nicht bereits in der Liste enthalten ist, den Namen der gewünschten Ressource im Feld Name eingeben. Auf Zuordnen klicken. Ein Häkchen links neben dem Feld Name deutet darauf hin, dass die Ressource dem gewählten Vorgang zugeordnet wurde. Anmerkung Ressourcen kann Teilzeitarbeit oder Überstunden zugeordnet werden (Prozentsatz). Vorgängen können mehrere Ressourcen zugewiesen werden. Die Arbeitsstunden von Ressourcen sind im Ressourcenkalender eingetragen. 12

13 ... Grobe Projektplanung Zuordnen von Ressourcen: Beispiel 13

14 ... Grobe Projektplanung Eingabe von Kosten pro Ressource Eingabemöglichkeiten die Standardkosten, die Kosten für Überstunden sowie die Kosten pro Einsatz zusammensetzen. Vorgehen: Auf der Ansichtsleiste auf Ressource: Tabelle klicken. Im Menü Ansicht auf Tabelle und anschließend auf Kosten klicken. 14

15 ... Grobe Projektplanung Eingabe von Kosten pro Ressource: Beispiel ergibt über Ansicht/ Tabelle / Kosten: 15

16 ... Grobe Projektplanung Anzeige des kritischen Weges Wenn der Projektterminplan gestrafft werden soll, müssen zunächst die Vorgänge ausfindig gemacht werden, die zur Verzögerung des Terminplans führen, die sogenannten Vorgänge des kritischen Weges. Sobald die Vorgänge des kritischen Weges ermittelt sind, kann man den Terminplan straffen, indem die Vorgänge auf dem kritischen Weg entsprechend anpasst werden. Vorgehen Auf der Ansichtsleiste auf Balkendiagramm (Gantt) klicken. Auf den Balkenplan-Assistent klicken. Den Anweisungen des Balkenplan-Assistenten folgen, um Vorgänge des kritischen Weges zu formatieren. 16

17 ... Grobe Projektplanung Anzeige des kritischen Weges (Forts.) Format/ Textarten Format/ Balkenplan-Assistent 17

18 ... Grobe Projektplanung Anzeige des kritischen Weges (Forts.): Beispiel mit Kalenderwechsel über Format/ Zeitskala ergibt: 18

19 ... Grobe Projektplanung Ausdrucken des Projektplans Drucken zur Überprüfung der detaillierten Ausarbeitung Ansicht Balkendiagramm (Gantt) oder eine andere Ansicht in Microsoft Project Die einzelnen Ansichten können nach individuellen Vorstellungen angepasst und ausgedruckt werden. Vorgehen: Ansicht wählen/zusammenstellen Auf Drucken klicken. 19

20 ... Grobe Projektplanung Ausdrucken des Projektplans: Beispiel Netzplandiagramm PERT nach manueller Verschiebung der PERT-Kästchen: Maus auf den Rand bis Fadenkreuz erscheint, dann verschieben 20

21 Detaillierte Projektplanung Situation Sie haben einen ersten Projektplan erstellt, doch dieser erfüllt u.u. noch nicht die von Ihnen gestellten Anforderungen. Wenn Sie sich beispielsweise nach dem aktuellen Plan richten, dauert Ihr Projekt möglicherweise zu lange oder verursacht zu hohe Kosten. Um diese und andere Probleme zu beheben, müssen Sie eine Feinabstimmung des Projektplans vornehmen, d.h. den Projektplan detailliert ausarbeiten. Möglichkeiten Den Projektterminplan straffen Die Kosten senken von Vorgängen von Ressourcen Sicherstellen, dass die Ressourcen die ihnen zugeordnete Arbeit in der verfügbaren Zeit erledigen können 21

22 ... Detaillierte Projektplanung Straffen des Projektterminplans Sobald die Vorgänge des kritischen Weges ermittelt sind, können diese auf vielfältige Weise angepasst werden: Vorgänge anpassen, die sich am stärksten auf den Terminplan auswirken und am flexibelsten geändert werden können. Möglichkeiten Einen Vorgang löschen Die Dauer eines Vorgangs ändern, um auszudrücken, dass sich dessen Umfang reduziert hat Einem Vorgang mehr Ressourcen zuordnen Überstunden zuordnen, um die Anzahl der Vorgänge des kritischen Weges zu reduzieren Anordnungsbeziehungen überprüfen, um festzustellen, ob ein Vorgang früher beginnen kann. 22

23 ... Detaillierte Projektplanung Straffen des Projektterminplans: Beispiel: Erweiterung der Ressourcen Einführen von Überstunden 23

24 ... Detaillierte Projektplanung Senken von Kosten Sobald die Verteilung der Projektkosten feststeht, sollten die Möglichkeiten der Kostensenkung für die höchsten Kostenfaktoren geprüft werden. Im Allgemeinen lassen sich die Projektkosten wie folgt senken: Durch Streichung bestimmter Vorgänge aus dem Projekt, wobei sich der Umfang der einzelnen Vorgänge reduziert, so dass sie weniger Bearbeitungszeit benötigen und kostengünstiger durchgeführt werden können. Durch Verwendung von weniger oder kostengünstigeren Ressourcen. Möglichkeiten Einen Vorgang löschen Die Dauer eines Vorgangs ändern, um auszudrücken, dass sich dessen Umfang reduziert hat Eine kostenintensive Ressource aus einem Vorgang entfernen Einem Vorgang eine kostengünstigere Ressource zuordnen 24

25 ... Detaillierte Projektplanung Senken der Kosten (Forts.) Ansehen der Kosten pro Vorgang Wenn die Kosten des gesamten Projekts das eingeplante Budget übersteigen, müssen möglicherweise die Gesamtkosten jedes einzelnen Vorgangs untersucht werden, um zu ermitteln, an welchen Stellen Änderungen vorgenommen werden können. Vorgehen Auf der Ansichtsleiste auf Balkendiagramm (Gantt) klicken. Im Menü Ansicht auf Tabelle, und anschließend auf Kosten klicken. Den Trennbalken nach rechts ziehen, um das Feld Gesamtkosten sehen zu können. 25

26 ... Detaillierte Projektplanung Senken der Kosten (Forts.) Ansehen der Kosten pro Ressource Pro Ressource: die Standardkosten, die Kosten für Überstunden sowie die Kosten pro Einsatz Vorgehen: Auf der Ansichtsleiste auf Ressource: Tabelle klicken. Im Menü Ansicht auf Tabelle und anschließend auf Kosten klicken. Grafische Darstellung der Ressourcengesamtkosten: Sie in der Ansichtsleiste auf Ressource: Grafik klicken, Im Menü Format auf Einzelheiten, und anschließend auf Kosten oder Kumulierte Kosten klicken. 26

27 ... Detaillierte Projektplanung Senken der Kosten (Forts.): Beispiel Durch die Überstunden haben sich die Kosten erhöht 27

28 ... Detaillierte Projektplanung Reduzierung von Ressourcenüberlastungen Geringere Ressourcenüberlastungen lassen sich u.u. nicht umgehen, z.b. weniger als eine Stunde pro Tag, oder weil sie möglicherweise nicht relevant genug für eine Beseitigung sind. Möglichkeiten zur Beseitigung von größeren Überlastungen bzw. Kapazitätsüberschreitungen von Ressourcen Ressourcenüberlastungen automatisch beseitigen Einem Vorgang zusätzliche Ressourcen zuordnen und dabei gleichzeitig die Arbeitsstundenzahl der überlasteten Ressource senken Andere Arbeitsstunden und Abwesenheitstage für eine Ressource festlegen Das einer Ressource zugeordnete Arbeitsvolumen reduzieren 28

29 ... Detaillierte Projektplanung Reduzierung von Ressourcenüberlastungen (Forts.) Überprüfen der Arbeitsauslastung von Ressourcen Infos zur Überlastung/Auslastung von Ressourcen gibt es über die Ansicht Ressource: Einsatz. Gesamtarbeitsstunden jeder Ressource, die Arbeitsstunden der einzelnen Ressourcen pro Vorgang sowie die Arbeitsstunden pro Zeitabschnitt Überlastete Ressourcen sind hervorgehoben und werden im Feld Indikatoren mit einem Symbol dargestellt. Vorgehen: Auf der Ansichtsleiste auf Ressource: Einsatz klicken. Anmerkung: Wenn im Zeitskalenbereich der Ansicht Ressource: Einsatz Nummernzeichen (##) erscheinen, sind die Spalten der Zeitskala nicht breit genug, um die jeweiligen Informationen anzuzeigen. Zum Ändern der Spaltenbreite im Menü Format auf Zeitskala klicken und dann den Wert für die Spaltenbreite im Feld Vergrößerung erhöhen. 29

30 ... Detaillierte Projektplanung Reduzierung von Ressourcenüberlastungen (Forts.) 30

31 ... Detaillierte Projektplanung Reduzierung von Ressourcenüberlastungen (Forts.) automatischer Kapazitätsableich und Erhöhung des maximalen Einsatzes pro Ressource 31

32 ... Detaillierte Projektplanung Reduzierung von Ressourcenüberlastungen (Forts.) mit erneuter Veränderung der Ressourcenzuordnung 32

33 ... Detaillierte Projektplanung Reduzierung von Ressourcenüberlastungen (Forts.) neue Ressourcenauslastung 33

34 Projektüberwachung Erstellen eines Basisplans Situation: Der Anfangsprozess der Projektplanerstellung ist abgeschlossen: Vorgänge eingegeben, Abhängigkeiten festgelegt, Ressourcen zugeordnet und Terminplan genau abgestimmt haben Sinn und Zweck eines Basisplans Durch Vergleichen der Informationen des Basisplans mit dem aktualisierten Terminplan im Verlauf des Projekts können Unstimmigkeiten schnell aufgespürt und beseitigt werden. Nach Abschluss des Projekts kann der Basisplan benutzt werden, um zukünftige, ähnliche Projekte besser planen zu können. Vorgehen: Im Menü Extras auf Überwachung und anschließend auf Basisplan speichern klicken. Auf Gesamtes Projekt oder Ausgewählte Vorgänge klicken, um den gewünschten Teil des Terminplans zu speichern. 34

35 ... Projektüberwachung Eingabe von aktuellen Daten Der Projektterminplan kann beliebig oft aktualisiert werden, um den Fortschritt des Projekts zu überwachen. Anhand der gespeicherten Informationen zum Basisplan kann der ursprüngliche Plan mit dem aktuellen Status verglichen und so der Fortschritt des Projekts ermittelt werden. Möglichkeiten Den aktuellen Anfang bzw. das aktuelle Ende eines Vorgangs aktualisieren Den Fortschritt eines Vorgangs in Form einer Prozentanzeige aktualisieren Ermitteln, ob die einzelnen Vorgänge gemäß Terminplan beginnen bzw. enden Ermitteln, ob sich die Kosten der einzelnen Vorgänge innerhalb oder außerhalb des eingeplanten Budgets bewegen 35

36 ... Projektüberwachung Eingabe von aktuellen Daten: Beispiel 36

37 ... Projektüberwachung Eingabe von aktuellen Daten: Beispiel Tabelle und Balkendiagramm auf Überwachung einstellen rechte Laufleiste Ansicht/ Tabelle / Überwachung 37

38 ... Projektüberwachung Anpassen des Projektplans Beim Aktualisieren des Projektplans werden möglicherweise Probleme entdeckt, die den Erfolg des Projekts gefährden. Wurde ein Vorgang des kritischen Weges z.b. später als geplant abgeschlossen, so ist aus dem Terminplan ersichtlich, dass voraussichtlich damit auch das Projekt verspätet abgeschlossen wird. Der Projektplan muss entsprechend angepasst werden, um auftretende Probleme zu beheben. Möglichkeiten Projektterminplan straffen Kosten von Vorgängen senken Kosten von Ressourcen senken Sicherstellen, dass die Ressourcen die Ihnen zugeordnete Arbeit in der verfügbaren Zeit erledigen können Die Fortsetzung der verbleibenden Arbeit an einem Vorgang auf einen späteren Zeitpunkt terminieren 38

39 Aufgaben zu MS-Project Benutzen Sie die Vorlage semesterfete00.mpp zum Aufbau eines Projektplanes für die Semester-Eröffnungsfeier des FB9 der FH-Do. Modifizieren Sie in adequater Weise die Vorgänge Verknüpfen Sie die Vorgänge Fügen Sie Ressourcen bei Fügen Sie Kosten hinzu Benutzen Sie die Vorlage bauplan00.mpp zum Aufbau eines Projektplanes für den Bau eines Lagers mit Lagertechnik. Modifizieren Sie in adequater Weise die Vorgänge Verknüpfen Sie die Vorgänge Fügen Sie Ressourcen bei Fügen Sie Kosten hinzu Benutzen Sie die Vorlage dvprojekt00.mpp zum Aufbau eines Projektplanes für die Einführung eines integrierten DV-Systems für ein Industrieunternehmen. Modifizieren Sie in adequater Weise die Vorgänge Verknüpfen Sie die Vorgänge Fügen Sie Ressourcen bei Fügen Sie Kosten hinzu 39

40 ... Aufgaben zu MS-Project Maschinen-Reihenfolge-Planung In dem Beispiel MaschAuftrPlan00.mpp sind für die Aufträge A, B und C die Reihenfolgen und Zeiten auf den Maschinen 1 bis 4 dargestellt. Auf einer Maschine können dabei nicht gleichzeitig 2 verschiedene Aufträge gefertigt werden. Ermitteln Sie über MS-Project die optimale (d.h. kürzeste) Auftragsreihenfolge! 40