Anleitung für das MS Project Professional 2003 (Deutsche Version)

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1 Anleitung für das MS Project Professional 2003 (Deutsche Version) Erstes Starten... 2 Tutorial... 3 Hilfe... 4 Critical Path / Kritischer Weg... 5 Der Critical Path / Kritischer Weg wird nicht korrekt angezeigt... 6 Durch Vergessen der Abhängigkeiten wird der Critical Path / Kritischer Weg falsch angezeigt... 7 Beim Hinzufügen von Ressourcen verändert sich im Gantt-Chart der Balken

2 Etwas Wichtiges vorweg: Das Speichern nicht vergessen! Erstes Starten Nach dem Aufstarten des MS Project Professional 2003 seht Ihr folgenden Bildschirm: Um ein erstes Projekt zu erstellen, bitte unten auf Ein neues Projekt erstellen (Bild rechts) klicken oder unter dem Menu-Punkt File Neu auswählen (Bild unten) 2

3 Die linke Seite des Bildschirm verändert sich nach der Auswahl zur Erstellung eines neuen Projekts und man kann auswählen, ob man ein neues, (noch) leeres Project erstellen oder ein bereits existierendes Projekt öffnen will. In unserem Fall bitte auf Leeres Projekt klicken, um ein neues, leeres Projekt zu öffnen. Tutorial Nach der Auswahl eines Leeres Projekt, verändert sich der Bildschirm und auf der linken Seite finden wir Menupunkte, die als Hilfestellung bei der Einführung in die Projekt-Management Software dienen. Bitte bei diesem Tutorial folgende Menupunkte unbedingt anschauen (die nicht aufgeführten sind für unseren Workshop nicht wichtig): Definieren des Projekts (Achtung: bei Step 2 of 3 bitte Nein auswählen, weil wir keinen MS Project Professional 2003-Server benutzen) Auflisten der Vorgänge im Projekt Organisieren von Vorgängen in Phasen Berechnen von Vorgängen Verknüpfen mit oder Anfügen von weiteren Vorgangsinformationen Festlegen von Vorgängen mit Stichtagen und Einschränkungen Hinzufügen von Dokumenten zu einem Projekt 3

4 Hilfe MS Project Professional 2003 bietet eine Hilfefunktion an, die häufig gestellte Fragen beantworten kann. Bei einer funktionierenden Web- Verbindung ist durch diese Suchfunktion zudem die MS Project Professional 2003 Datenbank abfragbar. Durch drücken der Funktionstaste F1 gelangt man in das Hilfe-Menu (Bild rechts), welches auf der linken Seite des Bildschirms erscheint. Unter Suchen nach: kann man seine Fragen eingeben. Es empfiehlt sich, mit einfachen Abfragen zu beginnen, z.b. ein oder zwei Wörter, und falls das Suchergebnis zu viele Treffer liefert, die Abfrage komplexer zu gestalten. Meine Abfrage betrifft den Kritischer Weg. Auf dem nun erscheinenden Bildschirm sehen wir auf der linken Seite die vorhanden Einträge bzgl. der Suchabfrage. Beim klicken auf einen Link, öffnet sich auf der rechten Seite des Bildschirms die genauere Information zum gewünschten Thema. 4

5 Critical Path / Kritischer Weg Der kritische Weg (Kritischer Weg: Die Abfolge der Vorgänge, die termingerecht abgeschlossen werden müssen, damit das jeweilige Projekt termingerecht endet. Jeder Vorgang auf dem kritischen Weg ist ein kritischer Vorgang.) besteht aus einer Reihe von Vorgängen (oder einem einzelnen Vorgang), die den berechneten Endtermin (Endtermin: Das Datum, an dem ein Vorgang abgeschlossen sein sollte. Dieses Datum ergibt sich aus dem Anfangstermin, der Dauer, den Kalendern, den Terminen der Vorgänger, den Anordnungsbeziehungen und den Einschränkungen des Vorgangs.) des Projekts bestimmen. Das heißt, wenn der letzte Vorgang des kritischen Weges abgeschlossen ist, ist das Projekt abgeschlossen. Wenn Sie den kritischen Weg für das Projekt und die kritischen Vorgängen (Kritischer Vorgang: Ein Vorgang, der zum geplanten Termin abgeschlossen sein muss, damit das Projekt termingerecht beendet werden kann. Wird ein kritischer Vorgang verzögert, wird auch der Projektendtermin verzögert. Eine Abfolge von kritischen Vorgängen bildet den kritischen Weg eines Projekts.) zugeordneten Ressourcen kennen und überwachen, können Sie bestimmen, welche Vorgänge Auswirkungen auf den Endtermin des Projekts haben können und ob das Projekt termingerecht beendet wird. Wenn es wichtig ist, dass das Projekt termingerecht beendet wird, sollten Sie die Vorgänge des kritischen Weges und die ihnen zugeordneten Ressourcen genau beobachten. Diese Elemente bestimmen, ob das Projekt termingerecht abgeschlossen wird. Um diesen zu bestimmen, hat MS Project Professional 2003 eine Funktion, die wie folgt zu finden ist (von links nach rechts und von oben nach unten folgen): 5

6 Danach sollten auf dem Gantt-Chart gewisse Bars rot markiert sein, was den Critical Path / Kritischer Weg widerspiegelt. Der Critical Path / Kritischer Weg wird nicht korrekt angezeigt Die Abhängigkeiten, die man in einem Projektplan setzt, sind entscheidend, ob der Critical Path / Kritischer Weg richtig angezeigt wird. Eine häufige Ursache ist, wenn man vergisst, Vorgänge mit anderen in Abhängigkeit zu setzen. Nicht immer ist es logisch, dass Vorgänge Nachfolger, bzw. Vorgänger eines anderen sind. Nicht zuletzt sollte aber jeder Vorgang vor dem Projektende abgeschlossen werden. Um solche verwaisten Vorgänge korrekt darzustellen, kann man z.b. einen sinnvollen Sammel- Meilenstein setzen oder im Notfall das Projektende und diesen als Nachfolger für eben solche, nicht zuweisbaren Vorgänge einsetzen (Achtung: Das Projektende darf nicht für alles herhalten, was man nicht richtig beschreiben und vernetzen kann. Hier können sich auch Fehler einschleichen, die wiederum die nicht korrekte Anzeige des Critical Path / Kritischer Weg zur Folge haben). Im roten Rechteck markiert sehen wir im folgenden Bild, dass der graue Balken (grau = externer Vorgang) keinen Nachfolger hat, auch nicht vom Projektende. 6

7 Wenn nun dieser grau markierte Vorgang verlängert wird (werden müsste) und danach eine längere Dauer hätte, als der im oberen Bild rot gekennzeichnete Vorgang (ist momentan Critical Path / Kritischer Weg ), dann müsste der graue Vorgang eine rote Farbe (Kennzeichen des Critical Path / Kritischer Weg ) bekommen und das Projektende würde nach hinten verschoben werden. Im folgenden Bild sehen wir nun rot markiert, dass der nun verlängerte Vorgang keine Verbindung mit einem anderen Vorgang, bzw. Meilenstein besitzt und dieser länger ist als der darunter liegende Vorgang, welcher aber im Gegensatz zum ersteren eine Verbindung mit dem Projektende besitzt. Der Critical Path / Kritischer Weg wird zwar korrekt rot angezeigt, aber das Projektende scheint noch vor dem Vorgang fertig zu sein, was schlicht nicht möglich sein darf (Ausnahmen vorbehalten)! Hätte man den hier rot dargestellten Vorgang mit dem Projektende verknüpft, würde sich das Projektende nach hinten verschieben. Anmerkung: Falls man zu einem fixen Zeitpunkt mit dem Projekt fertig sein müsste und dementsprechend eine Deadline auf den gesetzt hat, dann würde MS Project Professional 2003 eine Warnung auf dem Bildschirm zeigen, die dieses Problem behandelt. Durch Vergessen der Abhängigkeiten wird der Critical Path / Kritischer Weg falsch angezeigt Im ersten Bild sehen wir, dass die Projektplanung zwei Hauptstränge besitzt, bei der gleichzeitig an verschiedenen Tasks gearbeitet wird. Beide Stränge werden als Critical Path / Kritischer Weg gekennzeichnet. Die Vorgänge Suche Sponsoren und Suche Verlag haben jeweils keine Nachfolger. Im zweiten Bild ist nun die fehlende Abhängigkeiten der beiden Vorgänge eingetragen worden und der Critical Path / Kritischer Weg wird richtig angezeigt. 7

8 Beim Hinzufügen von Ressourcen verändert sich im Gantt- Chart der Balken In unserem Projekt empfiehlt es sich, mit einer festen Dauer / Fixed Duration) zu arbeiten. Annahme: 1 Mitarbeiter erledigt eine Arbeit in 10 Tagen 2 Mitarbeiter erledigen die gleiche Arbeit in 5 Tagen (wir nehmen hier an, dass beide Mitarbeiter gleich effizient und effektiv arbeiten). Wenn man also im MS Project Professional 2003 einem Vorgang zwei Ressourcen zuweist, dann versteht die Software dies als Verküruzung der Zeit und setzt dementsprechend den 10 Tage-Vorgang auf 5 Tage. In unserem Fall ist dies nicht erwünscht, da wir MS Project Professional 2003 als Visualisierungs-Software benützen möchten, d.h. wir möchten sehen, von wann bis wann der Vorgang dauert und was am Schluss als Ergebnis rauskommt. Ein Beispiel dafür ist, dass zwei Mitarbeiter 5 Tage für die Arbeit benutzen, aber man ihnen 10 Tage zur Verfügung stellt. Es kommt dann dem Projektmanager nicht darauf an, wann die Arbeit erledigt wird von den beiden Mitarbeitern, sondern dass am Schluss der zur Verfügung gestellten 10 Tagen das gewünschte Ergebnis vorhanden sein muss. Natürlich empfiehlt es sich, gleich die ersten Tage zu nutzen, damit man Pufferzeiten schaffen kann und falls wider Erwarten die Mitarbeiter doch mehr als 5 Tage benötigen, noch Zeit zur Verfügung steht, um das Projekt doch erfolgreich und termingerecht abzuschliessen. Um diesen unerwünschten Nebeneffekt zu verhindern, hat MS Project Professional 2003 die Möglichkeit, als Typ des Vorgangs Feste Dauer / Fixed Duration auszuwählen. So findet man diese Option: Im Menu oben auf Extras, dann auf Optionen und im erscheinenden Fenster auf Berechnen klicken. Etwa in der Mitte befindet sich der Eintrag Vorgangsart. Hier Feste Dauer auswählen. Es kann aber auch bei jedem Vorgang diese Option einzeln angegeben werden, was meistens für Projekte, die in sich unterschiedlich sind, sinnvoller sein kann. Zu finden unter Informationen zum Vorgang (zu finden unter dem Menupunkt Informationen zum Vorgang) oder durch Doppel-Klick auf den Task (Vorgang) unter Spezial. Siehe Bild rechts. Bei weiteren Fragen, die in diesem kurzen Tutorial nicht behandelt wurden, bitte im Forum (OLAT) melden und den auftretenden Fehler genau beschreiben (benutze Projekt- Management-Software unbedingt erwähnen!). 8