Microsoft Office Project für Windows PRO2007. Autor: Peter Wies. Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß. 1. Ausgabe vom 6. Juni 2007.

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1 PRO2007 Autor: Peter Wies Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß 1. Ausgabe vom 6. Juni 2007 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Microsoft Office Project 2007 für Windows Grundlagen Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. PRO2007 Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Diese Schulungsunterlage wurde auf 100 % chlorfrei gebleichtem Papier (TCF) gedruckt.

2 I Office Project Grundlagen Basiswissen 1 Was ist Project? Was Sie wissen sollten Projektmanagement mit Project Grundlagen des Projektmanagements Was ist ein Projekt? Was ist Projektmanagement? Die Projektorganisation Grundbegriffe des Projektmanagements Die Gliederung eines Projekts Projektplanungstechniken und -instrumente Ressourcen- und Kostenplanung Verschiedene Ansichten in Project Erste Schritte mit Project 3 Grundlagen der Programmbedienung Project starten und beenden Das Project-Anwendungsfenster Hinweise zur Programmsteuerung Grundlagen zur Arbeit mit Tabellen Schnellübersicht Projekte anlegen Neues Projekt eröffnen Vorgänge eingeben Vorgänge einfügen, verschieben, kopieren, löschen Projektplan drucken Projekte speichern und schließen Projekte öffnen Schnellübersicht Übung Die Hilfefunktion von Project nutzen Schnell Hilfe zum Programm erhalten Mit der Project-Hilfe arbeiten Weitere Hilfefunktionen nutzen Den Projektberater verwenden Schnellübersicht Übung Projekte erstellen 6 Vorgangsbeziehungen definieren Vorgänge gliedern Vorgangsverknüpfungen erstellen Zeitverschobene und überlappende Verknüpfungen Spezielle Vorgangsarten Kritische Vorgänge und zeitliche Konflikte Meilensteine und Stichtage Vorgangsinformationen ändern Schnellübersicht Übung Mit Ressourcen arbeiten Ressourcen anlegen Ressourcen zuordnen Einheiten und Verfügbarkeit für Ressourcen festlegen Arbeitsprofile nutzen Ressourcenzuordnung lösen und Ressourcen ersetzen Projektkostenberechnung in Project Kostensätze und feste Kosten definieren Schnellübersicht Übung Die Kalender von Project nutzen Grundlagen zu den Kalendern Arbeitszeiten für das Projekt anpassen Andere Basiskalender verwenden Ressourcenkalender einsetzen Vorgangskalender nutzen Schnellübersicht Übung Ansichten in Project nutzen 9 Ansichten, Tabellen und Masken Ansichten auswählen Mit Tabellenansichten arbeiten Tabellen anpassen Neue Tabellen erzeugen und vorhandene bearbeiten Ansichtsfenster teilen (Maske einblenden) Individuelle Ansichten erstellen Besonderheiten der Ansicht NETZPLANDIAGRAMM Besonderheiten der Ansicht KALENDER Schnellübersicht Übung Filter anwenden und erstellen Filter anwenden Eigene Filter definieren und bearbeiten Den AutoFilter einsetzen Schnellübersicht Übung Ansichten und Berichte drucken Die Seitenansicht nutzen Die Druckseite gestalten Ansichten drucken Mit Berichten arbeiten Schnellübersicht Übung

3 Inhalt I Projektdetails ausarbeiten 12 Spezielle Terminplanung Vorgangseinschränkungen erstellen Vorgänge unterbrechen Leistungsgesteuerte Terminplanung Terminplanung über die Vorgangsarten Teilzeit- und Staffelzuteilung anwenden Ressourcenzuordnung während der Urlaubszeit Überstunden einbinden Pufferzeiten anzeigen Die PERT-Analyse (Was-wäre-wenn- Szenario) Schnellübersicht Übung Kapazitätsabgleich der Ressourcen Grundlagen zu Kapazitätsabgleichen Ressourcenüberlastungen anzeigen Manuellen Kapazitätsabgleich durchführen Automatischen Kapazitätsabgleich durchführen Schnellübersicht Übung Projekte überwachen 14 Projektverfolgung und -kontrolle Den Aufgabenbereich VORGANGSTREIBER einsetzen Was ist Projektüberwachung? Basis- und Zwischenpläne einrichten Terminplan aktualisieren Aktualisierungsstrategien Fortschrittslinien verwenden Basisplan mit dem aktuellen Terminplan vergleichen Probleme der Vorgangsaktualisierung Schnellübersicht Übung Projektkosten überwachen Projektkosten kontrollieren Projektkosten analysieren Schnellübersicht Übung Project effektiv nutzen 16 Projektinformationen hervorheben Projektinformationen formatieren Gitternetzlinien und Zeitskala formatieren Elemente des Balkendiagramms formatieren Zeichen- bzw. Grafikobjekte und Textfelder verwenden Schnellübersicht Übung Bearbeitungsfunktionen von Project Vorgänge oder Ressourcen gruppieren PSP-Code erstellen Benutzerdefinierte Gliederungscodes erstellen Benutzerdefinierte Felder erstellen Mit Hyperlinks arbeiten Weitere Bearbeitungsfunktionen Schnellübersicht Übung Project individuell anpassen Die Globaldatei Programm- und Projekteinstellungen Mit Projektvorlagen arbeiten Schnellübersicht Projekte verwalten Speicheroptionen festlegen Projekte schützen Datenaustausch mit anderen Anwendungen Schnellübersicht Übung Mehrprojekttechnik Mehrere Teilprojekte in einem Projekt verwalten Felder verknüpfen Ressourcen gemeinsam nutzen Arbeitsbereiche erstellen Schnellübersicht Stichwortverzeichnis

4 3 Office Project Grundlagen 3 Grundlagen der Programmbedienung In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Project starten und beenden welche Elemente das Project-Anwendungsfenster enthält welche Möglichkeiten der Programmsteuerung zur Verfügung stehen Voraussetzungen Windows-Grundlagen 3.1 Project starten und beenden Project über die START-Schaltfläche starten Klicken Sie auf die START-Schaltfläche von Windows, und zeigen Sie auf den Menüpunkt ALLE PROGRAMME. Eine Liste aller installierten Programme wird eingeblendet. Klicken Sie auf den Eintrag MICROSOFT OFFICE, um eine Liste mit sämtlichen installierten Microsoft-Office-Anwendungen einzublenden. Klicken Sie auf den Eintrag MICROSOFT OFFICE PROJECT Project beenden Rufen Sie den Menüpunkt DATEI - BEENDEN auf. oder Klicken Sie auf das Schließfeld in der rechten oberen Ecke des Project-Anwendungsfensters, bzw. betätigen Sie die Tastenkombination ALT F4. Project starten Falls ein oder mehrere geöffnete Projekte nicht in ihrer aktuellen Version gespeichert sind, können Sie diese Dateien auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. Speicherrückfrage Schalten Sie den Computer nie einfach aus. Verlassen Sie Project immer mit einer der beschriebenen Möglichkeiten. Nur wenn Sie das Programm ordnungsgemäß verlassen, kann Project die Project-Dateien ordnungsgemäß schließen und interne Dateien speichern. So vermeiden Sie Datenverluste. Project lässt sich nicht beenden Sollte es vorkommen, dass Project nicht mehr auf Eingaben reagiert (Programm hat sich "aufgehängt"), betätigen Sie die Tastenkombination STRG ALT ENTF. Windows Vista blendet eine Liste mit Sicherheitsoptionen ein. 18

5 Grundlagen der Programmbedienung 3 Klicken Sie auf den Eintrag. Das Dialogfenster WINDOWS TASK-MANAGER, mit dessen Hilfe Sie die laufenden Prozesse kontrollieren und verwalten können, wird geöffnet. Stellen Sie sicher, dass das Register ANWENDUNGEN aktiviert ist. Klicken Sie im Listenfeld auf den Eintrag MICROSOFT PROJECT - Projektname, und betätigen Sie die Schaltfläche TASK BEENDEN. Klicken Sie auf das Schließfeld, um das Dialogfenster zu schließen. Task-Manager starten Project wird geschlossen, ohne dass Sie andere geöffnete Anwendungen oder Windows Vista selbst beenden müssen. Wenn Sie mit dem Betriebssystem Windows XP Professional arbeiten, wird nach Betätigen der Tastenkombination STRG ALT ENTF das Dialogfenster WINDOWS SICHERHEIT eingeblendet. Dort können Sie das Dialogfenster WINDOWS TASK-MANAGER durch Betätigen der Schaltfläche TASK-MANAGER öffnen. 3.2 Das Project-Anwendungsfenster Das Anwendungsfenster Nach dem Start des Programms gelangen Sie in das Project-Anwendungsfenster. Bearbeitungsleiste Aktive Zelle Indikatorenspalte Zeitskala Spalte für Vorgangsnummern Tabellenansicht Grafikansicht Die Bildschirmelemente des Anwendungsfensters Je nach gewählter Installation von Project und eventuell bereits geänderten Einstellungen in Project kann das Anwendungsfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. 19

6 3 Office Project Grundlagen Übersicht über die besonderen Project-Bildschirmelemente Aktive Zelle Ein Rahmen kennzeichnet die Zelle, die zur Eingabe aktiviert ist. Bearbeitungsleiste Hier und in der aktiven Zelle können Sie Daten eingegeben und bearbeiten. Indikatorenspalte In dieser Spalte werden situationsabhängig Symbole angezeigt, die über Besonderheiten des entsprechenden Vorgangs informieren. Wenn Sie mit der Maus auf ein solches Symbol zeigen, erscheint eine QuickInfo mit weiteren Informationen. In der Project-Hilfe werden sämtliche im Programm verwendeten Symbole aufgelistet und erläutert. Symbol QuickInfo Vorgangsnummer Den eingegebenen Vorgängen werden von Project automatisch Nummern zugewiesen. Zeitskala In mehreren Grafikansichten - beispielsweise in solchen mit Balkendiagrammen - blendet Project eine Zeitskala ein, deren Intervalle sich individuell verändern lassen (FORMAT - ZEITSKALA). So können Sie festlegen, welche Projektabschnitte unterhalb der Zeitskala angezeigt werden. 3.3 Hinweise zur Programmsteuerung Smarttags nutzen Mit den sogenannten Smarttags (= "intelligente Etiketten") stellt Project eine Möglichkeit zur Verfügung, kontextbezogene Befehle schnell auszuführen bzw. auf automatisch von Project ausgeführte Aktionen Einfluss zu nehmen. Smarttags erscheinen entweder automatisch in Tabellen, oder sogenannte Smarttag-Indikatoren in Form eines grünen Dreiecks weisen im Innern von Zellen auf ein Smarttag hin. Durch Anklicken der Zelle, die den Indikator enthält, wird das betreffende Smarttag (z. B. ) eingeblendet, über das Sie ein Menü mit kontextbezogenen Auswahlmöglichkeiten öffnen können. Smarttags sind nur in der Bildschirmanzeige sichtbar und werden nicht gedruckt. Symbol Funktion Dieses Smarttag erscheint direkt, wenn Sie in der Spalte VORGANGSNAME bzw. RESSOURCENNAME den Inhalt einer Zelle löschen. Sie können über das Smarttag festlegen, ob nur der jeweilige Name gelöscht werden soll oder der gesamte Vorgang bzw. die komplette Ressource. Die kontextbezogenen Befehle dieses Smarttags stehen Ihnen in der Regel zur Verfügung, wenn Sie Änderungen an Ressourcenzuordnungen Anfangs- bzw. Endterminen zugewiesener Arbeit, festgelegten Einheiten bzw. Dauern vorgenommen haben. Haben Sie z. B. bei einem Vorgang die zugewiesene Arbeit aufgestockt, können Sie über das Smarttag festlegen, ob entsprechend die Vorgangsdauer erhöht werden soll (Standard) oder stattdessen die Ressourceneinheiten vergrößert werden sollen. 20

7 Grundlagen der Programmbedienung 3 Mit Aufgabenbereichen arbeiten Project stellt Ihnen für Aufgaben wie das Erstellen eines neuen Projekts automatisch alle wesentlichen Befehle in einem separaten Fenster - dem sogenannten Aufgabenbereich - zur Verfügung. Je nachdem, welche Arbeiten Sie ausführen, wird der entsprechende Aufgabenbereich automatisch eingeblendet. Im Aufgabenbereich erfolgt der Aufruf der Befehle z. B. durch Anklicken mit der Maus. Die Symbolleisten STANDARD und FORMAT in zwei Zeilen anzeigen Aufgabenbereich NEUES PROJEKT Standardmäßig werden die Symbolleisten STANDARD und FORMAT innerhalb einer Zeile angezeigt, wodurch nicht alle Symbole der Symbolleisten sichtbar sind. Um sämtliche Symbole anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor: Kicken Sie z. B. in der Symbolleiste STANDARD auf das Symbol, und wählen Sie im eingeblendeten Symbolleistenmenü den Menüpunkt SCHALTFLÄCHEN IN ZWEI REIHEN ANZEIGEN. Die Zoom-Funktion verwenden Mit der sogenannten Zoom-Funktion können Sie den Inhalt der Grafikansicht in verschiedenen Vergrößerungsstufen anzeigen lassen. Die Intervalle der Zeitskala werden entsprechend der gewählten Option angepasst. Rufen Sie den Menüpunkt ANSICHT - ZOOM auf. Aktivieren Sie das gewünschte Optionsfeld, und bestätigen Sie mit OK. Die Option AUSGEWÄHLTER VORGANG passt die Grafikansicht so an, dass zuvor markierte Vorgänge komplett angezeigt werden. Je nach gewählter Ansicht existieren im Dialogfenster ZOOM unterschiedliche Zoom-Möglichkeiten. Grafikansicht zoomen In der Symbolleiste STANDARD stehen Ihnen die Symbole und zur Verfügung, mit denen Sie den Zoomfaktor schnell in vorgegebenen Schritten erhöhen bzw. verringern können. Allgemeine Programmeinstellungen Über den Menüpunkt EXTRAS - OPTIONEN können vorgegebene Programmeinstellungen verändert werden (vgl. Abschnitt 19.2), wie z. B. Einstellungen zur Bildschirmanzeige. Ein Teil der hier vorgenommenen Einstellungen gilt für alle künftigen Arbeitssitzungen mit Project (beispielsweise die Festlegung des Speicherpfads für Projekte). Ein anderer Teil der Einstellungen (z. B. das Währungssymbol) gilt nur für das jeweilige Projekt und wird zusammen mit diesem gespeichert. 3.4 Grundlagen zur Arbeit mit Tabellen Mit Tabellen arbeiten Viele grundlegende Arbeiten (Eingabe von Vorgängen, Arbeitszeiten, Ressourcen, Kosten etc.) werden in Project mithilfe von Tabellen durchgeführt. In der Standardansicht BALKENDIAGRAMM (GANTT) wird beispielsweise auf der linken Bildschirmhälfte die Vorgangstabelle angezeigt, in der die einzelnen Vorgänge eines Projekts eingegeben, bearbeitet und verwaltet werden. 21

8 3 Office Project Grundlagen Aktive Zelle mit der Maus festlegen Sie können nur in die aktive Zelle Daten eingeben. Möchten Sie die Dateneingabe nicht in der bereits markierten Zelle beginnen, müssen Sie zuvor die entsprechende Zelle als aktive Zelle festlegen. Klicken Sie die gewünschte Zelle in der Tabelle an. Bereiche mit der Maus markieren Für die Ausführung von bestimmten Funktionen (z. B. Zuweisung von Formaten, Kopieren, Verschieben) ist es nötig, die Bereiche der Tabelle zu markieren, auf die sich der Befehl beziehen soll. Die gesamte Tabelle wird markiert, wenn Sie auf dieses Feld klicken. Die gesamte Spalte wird durch Anklicken des Spaltenkopfes markiert. Sie markieren die gesamte Zeile, indem Sie auf den Zeilenkopf klicken. Durch Ziehen der Maus bei gedrückter Maustaste markieren Sie einen Zellbereich. Wenn ein Bereich markiert ist, bleibt immer eine Zelle aktiv. Es handelt sich dabei um die erste Zelle, ab der die Markierung erweitert wurde. Durch Anklicken einer Zelle und gleichzeitiges Betätigen der STRG -Taste bei gedrückter Maustaste können Sie einen zusätzlichen Bereich markieren. Mit der Maus markieren Falls ein Zellbereich markiert ist, können Sie mit der RETURN - und der -Taste zwischen den markierten Zellen wechseln. Das Betätigen der UMSCHALTEN -Taste bei gleichzeitigem Anklicken einer Zelle oder Betätigen der Pfeiltasten bewirkt eine Erweiterung des markierten Bereichs. Mithilfe der Bildlaufpfeile bzw. -felder können Sie den Tabelleninhalt im Fenster bewegen, ohne die Zellmarkierung zu ändern. Markierungen aufheben Klicken Sie auf eine beliebige Stelle der Tabelle. oder Bewegen Sie den Cursor mithilfe einer beliebigen Pfeiltaste. Spaltenbreite anpassen oder Klicken Sie doppelt auf die rechte Begrenzungslinie im Spaltenkopf. Die Breite wird dadurch so angepasst, dass der Inhalt komplett angezeigt wird. Zeigen Sie auf die rechte Begrenzungslinie im Spaltenkopf. Ziehen Sie diese mit der Maus auf die gewünschte Spaltenbreite. Spaltenbreite anpassen Um die Zeilenhöhe zu ändern, klicken Sie auf die untere Begrenzungslinie im Zeilenkopf und ziehen Sie diese mit der Maus auf die gewünschte Höhe. Bei ausreichender Zeilenhöhe führt Project einen Zeilenumbruch durch. 22

9 Grundlagen der Programmbedienung 3 Letzte Aktion rückgängig machen Project erlaubt es, die zuletzt durchgeführten Aktionen zu widerrufen. Diese Möglichkeit ist beispielsweise bei versehentlichen Löschvorgängen nützlich. Klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste STANDARD. oder Rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN - RÜCKGÄNGIG: Befehl auf, bzw. betätigen Sie die Tastenkombination STRG Z. Mehrere Aktionen rückgängig machen Klicken Sie mehrfach auf das Symbol, oder betätigen Sie mehrmals die Tastenkombination STRG Z. oder Öffnen Sie mit dem Pfeil neben dem Symbol das Listenfeld, und wählen Sie durch Markieren die Aktionen aus, die rückgängig gemacht werden sollen. Sind mehrere Projekte in Bearbeitung, werden im Listenfeld des Symbols die in sämtlichen geöffneten Projekten durchgeführten Aktionen angezeigt - und zwar ohne Hinweis auf das Projekt, in dem die jeweilige Aktion erfolgte. Die zuletzt rückgängig gemachten Aktionen wiederherstellen Klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste STANDARD. Alternativen: BEARBEITEN - WIEDERHOLEN: Befehl bzw. STRG Y Mehrere rückgängig gemachte Aktionen wiederherstellen Klicken Sie mehrfach auf das Symbol, oder betätigen Sie mehrmals die Tastenkombination STRG Y. oder Öffnen Sie mit dem Pfeil neben dem Symbol das Listenfeld, und wählen Sie durch Markieren die Aktionen aus, die Sie wiederherstellen möchten. 3.5 Schnellübersicht Sie möchten Project starten START-Schaltfläche - ALLE PROGRAMME, Eintrag MICROSOFT OFFICE, Eintrag MICROSOFT OFFICE PROJECT 2007 Project beenden DATEI - BEENDEN oder Schließfeld oder ALT F4 die Symbolleisten STANDARD und FORMAT in zwei Zeilen anzeigen den Inhalt der Grafikansicht vergrößern ANSICHT - ZOOM eine Zelle markieren eine Zeile bzw. Spalte markieren die gesamte Tabelle markieren die Zeilenhöhe/Spaltenbreite ändern Aktionen rückgängig machen rückgängig gemachte Aktionen wiederherstellen, (z. B. in der Symbolleiste STANDARD), SCHALTFLÄCHEN IN ZWEI REIHEN ANZEIGEN Gewünschte Zelle anklicken In den Zeilen- bzw. Spaltenkopf klicken In die graue Zelle im Schnittpunkt von Zeilen- und Spaltenköpfen klicken Begrenzungslinie im Zeilen- bzw. Spaltenkopf ziehen oder BEARBEITEN - RÜCKGÄNGIG: Befehl oder STRG Z oder BEARBEITEN - WIEDERHOLEN: Befehl oder STRG Y 23