Termin- und Ressourcenrisiken richtig managen

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1 Termin- und Ressourcenrisiken richtig managen mit Beispielen von Microsoft Project Server Johann Strasser Geschäftsführer TPG The Project Group, Slide 1

2 Agenda Firmenvorstellung Microsoft Project Server Ressourcenrisiken Leistbarkeit neuer Projekte Zusicherung von Mitarbeitern Terminrisiken Aufwandsplanung- und Rückmeldung Einschätzung von Verschiebungen Projektübergreifende Zusammenhänge TPG The Project Group, Slide 2

3 TPG The Project Group Kompetenz in Microsoft Enterprise Project Management (EPM) 12 Jahre Erfahrung Full Service Anbieter für unternehmensweites Projektmanagement Beratung / Konzepte Lösungen / Hosting / Schulung / Wartung / Support Größtes Produktportfolio zu Microsoft Project Server Weltweit führende SAP Integration (von SAP zertifiziert) Einer der führenden Microsoft EPM Partner in Europa Microsoft Gold Certified Partner Offene Seminare für verschiedenen Zielgruppen Microsoft Project und Project Server für Anwender und Admins Vorbereitung auf die PMP Zertifizierung TPG The Project Group, Slide 3

4 Niederlassungen und Partner TPG The Project Group, Slide 4

5 Auszug unserer Kunden aus vielen Branchen TPG The Project Group, Slide 5

6 Agenda Firmenvorstellung Microsoft Project Server Ressourcenrisiken Leistbarkeit neuer Projekte Zusicherung von Mitarbeitern Terminrisiken Aufwandsplanung- und Rückmeldung Einschätzung von Verschiebungen Projektübergreifende Zusammenhänge TPG The Project Group, Slide 6

7 Microsoft Project Server Datenhaltung und Rechteverwaltung am SQL-Server Workflows für die Projektinitiierung Portfolioplanung über Business Driver Projektübersicht für alle Beteiligten Ressourcenpool für alle Projektleiter und Abteilungsleiter Zusammenarbeit über SharePoint Auswertungen über Analysis - und Reporting Services TPG The Project Group, Slide 7

8 Microsoft Project Server 2010 Multiprojektübersicht TPG The Project Group, Slide 8

9 Microsoft Project Server 2010 Ressourcenpool TPG The Project Group, Slide 9

10 Agenda Firmenvorstellung Microsoft Project Server Ressourcenrisiken Leistbarkeit neuer Projekte Zusicherung von Mitarbeitern Terminrisiken Aufwandsplanung- und Rückmeldung Einschätzung von Verschiebungen Projektübergreifende Zusammenhänge TPG The Project Group, Slide 10

11 Projekt Initiierung/Priorisierung/Auswahl Produktentwicklung Ideen Festlegung von Prioritäten (selbstbestimmt) Kundenprojekte Für die wichtigen Projekte bekommt man auch Ressourcen Angebote Kunde 1 Kunde 2 Kunde 3 Schätzung von Wahrscheinlichkeiten (fremdbestimmt) TPG The Project Group, Slide 11

12 Microsoft Project Server 2010 Portfoliomanagement TPG The Project Group, Slide 12

13 Kapazitätsplanung Einlastung neuer Projekte Kapazitätsgrenze Neue Projekte Laufende Projekte TPG The Project Group, Slide 13

14 Manuelle Optimierung der Projektlage Aggregation laufender Projekte auf eine Zeile Aggregation verplanter Ressourcen auf Abteilungen Einlasten neuer Projekte aus SQL Quellen Projekte Verschiedene Datenquellen Risikominimierung durch Einschätzung der Leistbarkeit Berater Entwickler TPG The Project Group, Slide 14

15 TPG PortfolioPlanner 2010 TPG The Project Group, Slide 15

16 Agenda Firmenvorstellung Microsoft Project Server Ressourcenrisiken Leistbarkeit neuer Projekte Zusicherung von Mitarbeitern Terminrisiken Aufwandsplanung- und Rückmeldung Einschätzung von Verschiebungen Projektübergreifende Zusammenhänge TPG The Project Group, Slide 16

17 Matrixorganisation: Umstand Projektleiter benötigt Ressourcen von Abteilungsleitern Die Planung der PLs ist für einzelne Projekte vollständig, aber deren Summe meist unvollständig für Abteilungen Abteilungsleiter müssen für Übersicht der Ressourcenauslastung in Projekten meist auf die Planung der Projektleiter warten Wenn es nur einen Datenbestand für Projektleiter und Abteilungsleiter gibt, wirken sich Änderungen sofort aus. TPG The Project Group, Slide 17

18 Matrixorganisation: Lösung Projektleiter und Abteilungsleiter haben eigene Datenbestände für ihre Anforderungen Die beiden Datenbestände werden verglichen und nicht gegenseitig überschrieben Änderungen und Szenarien wirken sich gegenseitig nicht sofort aus, sondern zeigen Differenzen zur Abstimmung TPG The Project Group, Slide 18

19 Variante 1: Detailplanung in der Linie Projektleiter plant Rahmen mit generischen Ressourcen Abteilungsleiter plant Projektdetails und Linienaufgaben in einem eigenen Plan mit persönlichen Ressourcen P 1 Abteilung A Abteilung B Abteilung C Risikominimierung durch Koordination der Abteilungen Abteilung A Abteilung B Abteilung C P 1 Müller Meier P 1 P X Linien- Projekte P X P X P 1 TPG The Project Group, Slide 19

20 Ressourcenabstimmung mit TPG ProjectLink 2010 Projekt (PL) 80 h 140 h Anfrage aus dem Projekt Antwort aus der Abteilung Abteilung (AL) 80 h 140 h TPG The Project Group, Slide 20

21 Variante 2: Reservierung in der Linie Abteilungsleiter reserviert Personen auf Projektebene Projektleiter verplant Ressourcen auf Vorgangsebene Abteilung A Abteilung B Abteilung C P1 P2 P3 Berger, Schuster Res... Res... PX P1 PY Res... Meier, Müller Res... PA PB P1 Res... Res... Gruber, Fischer Projekt 1 Abteilung A Abteilung A Abteilung A Abteilung A Abteilung A TPG The Project Group, Slide 21

22 Ressourcenabstimmung Reservierung durch die Abteilungsleiter Development Müller Meier P1 P2 P1 P2 P1 P2 Anforderung der Projektleiter aggregiert auf Projektebene für die Abteilungsleiter Reservierungen der Abteilungsleiter im eigenen Abteilungsplan Verteilung der Reservierung auf Vorgänge durch PL Development Müller Meier AL PL AL PL AL PL Summe der Vorgangsplanung des Projektleiters im Vergleich mit den Reservierungen der Abteilungsleiter auf Projektebene Risikominimierung durch Zusicherung von Ressourcen TPG The Project Group, Slide 22

23 TPG TeamLink 2010 Ansicht Projektleiter nach Zusicherung von Ressourcen TPG The Project Group, Slide 23

24 Agenda Firmenvorstellung Microsoft Project Server Ressourcenrisiken Leistbarkeit neuer Projekte Zusicherung von Mitarbeitern Terminrisiken Aufwandsplanung- und Rückmeldung Einschätzung von Verschiebungen Projektübergreifende Zusammenhänge TPG The Project Group, Slide 24

25 Zusammenarbeit Projektleiter und Projektteam Projektleiter plant Termine und Abhängigkeiten Projektteam plant und meldet Aufwand Bewertung des Restaufwands und der Fertigstellung Prüfung von Auswirkungen durch Änderungen TPG The Project Group, Slide 25

26 TPG ProjectDetails 2010 Anzeige und Aktualisierung von Planungsdetails aus Listen mit ToDos, Problemen, Risiken, Dokumenten etc. aus z.b. SharePoint oder SQL-Quellen Vorgänge Risikominimierung durch exakte Planung und Aktualisierung Risks Issues Docs ToDos... Aufgabe Zuständig Arbeit Status Link Aktion A Berger 3h erledigt Aktion B Meier 4h neu Aktion C Meier 2h neu TPG The Project Group, Slide 26

27 TPG ProjectDetails 2010 ToDos aus SharePoint mit Synchronisation des Aufwands TPG The Project Group, Slide 27

28 Agenda Firmenvorstellung Microsoft Project Server Ressourcenrisiken Leistbarkeit neuer Projekte Zusicherung von Mitarbeitern Terminrisiken Aufwandsplanung- und Rückmeldung Einschätzung von Verschiebungen Projektübergreifende Zusammenhänge TPG The Project Group, Slide 28

29 Basisplanvergleich Abweichung gegenüber Auftrag und letztem Statusmeeting Seit wann gibt es diese Verschiebungen... Wie geht das weiter? TPG The Project Group, Slide 29

30 TPG MTA Server 2010 Historisierung der Projektentwicklung Risikominimierung durch Einschätzung der weiteren Entwicklung TPG The Project Group, Slide 30

31 Agenda Firmenvorstellung Microsoft Project Server Ressourcenrisiken Leistbarkeit neuer Projekte Zusicherung von Mitarbeitern Terminrisiken Aufwandsplanung- und Rückmeldung Verschiebung von Projektteilen Projektübergreifende Zusammenhänge TPG The Project Group, Slide 31

32 Projektübergreifende Zusammenhänge Multi-Projekt Übersichten mit Status- Anzeigen Rückverlinkung in die Projekte Einzelprojekt-Verbindungen Abstimmung zwischen Projekt und Linie (Matrix-Organisation) Risikominimierung durch Sichtbarkeit von Zusammenhängen TPG The Project Group, Slide 32

33 TPG ProjectLink 2010 Zusammenfassung von Meilensteinen zu Statusboards TPG The Project Group, Slide 33

34 TPG ProjectLink 2010 Rückverlinkung aus dem Statusboard in die Projekte TPG The Project Group, Slide 34

35 PMI Chaptermeeting Johann Strasser Vielen Dank! TPG The Project Group, Slide 35

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