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1 Erstattungsanträge U1/U2 1. ALLGEMEINE INFORMATIONEN Inhalte und Angaben zum Erstattungsantrag Wann kann eine Erstattung beantrag werden? Nicht alle Abrechnungsdaten werden erstattet Versand Prüfliste Archiv Erstattungsanträge müssen nicht sofort versendet werden Änderungen / Korrekturen für Erstattungsanträge Angabe Art der Abrechnung im Erstattungsantrag Buchungsliste ERSTATTUNG U1 KRANKHEIT KUR - ARBEITSUNFALL ERSTATTUNG U2 MUTTERSCHUTZ BESCHÄFTIGUNGSVERBOT allgemeine Informationen 1.1. Inhalte und Angaben zum Erstattungsantrag Der Inhalt eines Erstattungsantrags entspricht dem bisherigen Papiervordruck. Es gibt keine inhaltlichen Änderungen durch das elektronische Verfahren. Die meisten Angaben ermittelt das Programm automatisch. Folgende Angaben zum Erstattungsbetrag können manuell geändert werden. Schädigung durch Dritte: ja/nein Überweisung/Gutschrift des Erstattungsbetrags ( Eine Vorgabe kann über die Seite Meldeverfahren im Firmenstamm gegeben werden.) Bankverbindung mit BLZ, Kontonummer und nur in Loge pro abweichendem Kontoinhaber für Erstattung U1 Erstattungsanträge werden immer je Abrechnungsmonat erstellt, auch bei Fehlzeiten, die über mehrere Monate andauern. In diesem Fall wird für jeden betroffenen Abrechnungsmonat ein Erstattungsantrag erstellt. Seite 1 von 14

2 1.2. Wann kann eine Erstattung beantragt werden? Beachten Sie, dass nach 2 Abs. 2 AAG die Erstattung eine erfolgte Auszahlung an Mitarbeiter voraussetzt ( sobald der Arbeitgeber Arbeitsentgelt nach 3 Abs. 1 und 2 und 9 Abs. 1 des Entgeltfortzahlungsgesetzes, Arbeitsentgelt nach 11 des Mutterschutzgesetzes oder Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nach 14 Abs. 1 des Mutterschutzgesetzes gezahlt hat ) Nicht alle Abrechnungsdaten werden erstattet Sonn-Feiertag- und Nachtzuschlag (SFN) können nur für tatsächlich geleistete Zeiten steuerfrei bezahlt werden und können daher nie fortgezahltes Entgelt sein. Eine Erstattung für SFN ist ausgeschlossen. Überstunden sind nicht erstattungsfähig. Dienstwagen ist fortgezahltes Entgelt und damit erstattungsfähig, wenn der Dienstwagen weiterhin zur Verfügung steht. Ob Entgeltumwandlung in betriebliche Altersvorsorge die Erstattung beeinflusst, klären Sie mit der zuständigen Krankenkasse. Eine allgemein gültige Aussage dazu fehlt. In der Vergangenheit haben einzelne Krankenkassen von Anwendern gefordert, dass fortgezahltes Entgelt um Entgeltumwandlung in bav zu kürzen Versand Prüfliste Archiv Der Versand der Erstattungsanträge erfolgt firmenbezogen in einem eigenen Sendeassistenten. Die Dateifolgenummer beginnt je Annahmestelle mit 1, da es neues Verfahren ist. Empfänger sind die Umlagekassen, d.h. die gleichen Annahmestellen wie auch für Beitragsnachweise. (Hinweis: keine Landwirtschaftlichen Krankenkassen (LKK) und keine Versorgungswerke.) Die Prüfliste der Erstattungsanträge gibt den Inhalt des Datensatzes wieder. Das Archiv gibt den gleichen Inhalt wie die Prüfliste und beinhaltet nach Versand zusätzlich die Sendeangaben (Annahmestellen Dateifolgenummer - Sendedatum) Erstattungsanträge müssen nicht sofort versendet werden Nicht gesendete Erstattungsanträge werden beim übernächsten Monatswechsel verworfen, können also noch im Folgemonat gesendet werden. Beispiel 1: Im Abrechnungsmonat Januar werden alle Eingaben gemacht - der Erstattungsantrag wird in erstellt. Der Erstattungsantrag kann noch im Abrechnungsmonat Februar noch versendet werden. Wird dieser nicht versendet, wird der Erstattungsantrag beim Monatswechsel Februar in März verworfen. Das Archiv Erstattungsantrag U1/2 Zeitraum März enthält die Angaben zum Erstattungsantrag aus Januar ohne Sendeangaben. Seite 2 von 14

3 Beispiel 2: Im Abrechnungsmonat Februar wird über den Korrekturmodus im Januar eine Fehlzeit Krankheit mit Entgeltfortzahlung eingegeben und alle Eingaben gemacht der Erstattungsantrag wird in erstellt und aber im Februar nicht versendet. Dieser wird beim Monatswechsel März in April verworfen, da er nicht versendet worden ist. Das Archiv Erstattungsantrag U1/2 Zeitraum März enthält die Angaben zum Erstattungsantrag aus Januar ohne Sendeangaben. Sind Erstattungsanträge nicht versendet worden, werden sie beim übernächsten Monatswechsel nach Erstellung des Erstattungsantrags verworfen und sind dann im Archiv ohne Sendedaten dokumentiert Änderungen / Korrekturen für Erstattungsanträge Vor Versand Bei Änderungen/Korrekturen an den Abrechnungsdaten, die Auswirkungen auf einen Erstattungsantrag haben, der bisher nur erstellt aber noch nicht versendet wurde, wird kein Storno erstellt. Der Erstattungsantrag enthält immer die aktuelle Änderung. Nach Versand Bei Änderungen/Korrekturen an den Abrechnungsdaten, die Auswirkungen auf einen bereits versendeten Erstattungsantrag haben, wird der ursprüngliche versendete Erstattungsantrag storniert und eine Neumeldung erstellt. Die Storno und Neumeldung wird auf der Prüfliste, im Archiv und auf dem Bericht Erläuterung Erstattung Umlage dokumentiert Angabe Art der Abrechnung im Erstattungsantrag Zwischenabrechnung: Eine Zwischenabrechnung für den aktuellen Monat wird erstellt, wenn eine monatsübergreifende Fehlzeit gebucht worden ist. Seite 3 von 14

4 Endabrechnung: Eine Endabrechnung wird erstellt, wenn eine Fehlzeit im aktuellen Abrechnungsmonat endet Buchungsliste Erstattungsbeträge werden auf der Buchungsliste nicht aufgeführt. Seite 4 von 14

5 2. Erstattung U1 Krankheit Kur - Arbeitsunfall Folgende Fehlzeiten erzeugen einen Erstattungsantrag U1: Krank mit Entgeltfortzahlung Kur mit Entgeltfortzahlung Arbeitsunfall mit Entgeltfortzahlung Beispiel: Ein Mitarbeiter ist vom krank. Die Fehlzeit Krank mit Entgeltfortzahlung wird für den betroffenen Mitarbeiter erfasst. Tragen Sie in den Mitarbeiterstammdaten Bescheinigungsangaben ein, welche Art der Bezüge der Mitarbeiter erhält. Diese Angabe wird als Information für den Erstattungsbetrag benötigt. In den Lohnangaben auf der Seite Erstattung U1/U2 geben Sie die Art der Umrechnung für die Fehlzeit an. Im Beispiel wird lt. Kalendertage (Krankheit) ausgewählt. Das fortgezahlte Arbeitsentgelt beträgt 322,58 EUR. Seite 5 von 14

6 In der Tabelle Übersicht der Erstattungsanträge wird die Erstattung 258,06 EUR automatisch berechnet und ein Erstattungsantrag erzeugt. Nach Klick auf Angaben erfassen öffnet sich der Dialog Angaben zum Erstattungsbetrag U1. Seite 6 von 14

7 Hier können Sie die Einstellungen noch einmal verändern. Angaben zur Ausfallzeit Erstattungsbetrag Die vorgenommenen Änderungen sind nur für diesen Erstattungsantrag gültig. Über Vorschau erhalten Sie die Prüfliste Erstattungsantrag U1 / U2, die ebenfalls über das Menü extra - dakota - Erstattung U1/U2 Prüfliste für die aktuelle Firma aufgerufen werden kann. Der Erstattungsantrag beinhaltet folgende Bereiche: Angaben zum Arbeitnehmer/zur Arbeitnehmerin Angaben zum Erstattungsantrag Angaben zur Erstattung/Bankverbindung Information zur Berechnung: Für die automatische Berechnung im Programm gelten folgende Berechnungsgrundlagen: Gehalt EUR Kalendertage Januar = 31 Tage Kalendertage lt. Fehlzeit Krank mit Entgeltfortzahlung = 5 Tage Umlagesatz U1 = 80 % Erstattung Seite 7 von 14

8 Berechnung des fortgezahlten Arbeitsentgelts EUR : 31 Kalendertage Januar = 64,516 EUR 64,516 * 5 Tage Fehlzeit Krank mit Entgeltfortzahlung = 322,58 EUR Berechnung des Erstattungsbetrages für das fortgezahlte Arbeitsentgelt 322,58 EUR * 80% = 258,06 EUR Hinweis zu Erstattungshöchstgrenzen und Erstattung von SV-Arbeitgeber-Anteile Zusätzliche Angaben für Erstattungshöchstgrenzen und welche Anteile für SV-Arbeitgeber Beiträge erstattet werden, ist von der Satzung der Krankenkasse abhängig. Informieren Sie sich im Zweifelsfall bei der Krankenkasse und tragen Sie die notwendigen Angaben in den Krankenkassenstammdaten im Bereich Umlage U1 ein. Über das Menü Extras - dakota - Erstattungsanträge U1/U2 - Erstattungsanträge versenden übermitteln Sie die Erstattungsanträge an die Annahmestellen. Drucken Sie das Sendeprotokoll aus oder exportieren Sie es in eine PDF-Datei. Seite 8 von 14

9 Der Versand der Erstattungsanträge erfolgt firmenbezogen. Angezeigt werden alle Annahmestellen, für die ein Erstattungsantrag vorliegt. Empfänger sind die Umlagekassen, d.h. die gleichen Annahmestellen wie auch für Beitragsnachweise. (Hinweis: keine LKK, keine Versorgungswerke) Wichtig: Senden Sie die Erstattungsanträge U1/U2 erst, wenn die Abrechnung für die Mitarbeiter abgeschlossen ist. Mit dem Senden eines Erstattungsantrages U1/U2 bestätigen Sie, dass Sie die Entgeltfortzahlung, für die Sie die Erstattung beantragen, tatsächlich geleistet haben. Eine Übersicht der gesendeten Erstattungsanträge erhalten Sie über das Menü Bericht - Erläuterung/Umlage-Erstattungsbetrag. Storno und Neumeldungen werden aufgeführt. Beachten Sie, dass nur die tatsächlich gesendeten Erstattungsanträge angezeigt werden. Korrekturen von Erstattungsanträgen nach dem Senden Werden Erstattungsanträge nach dem Senden verändert, wird der ursprüngliche Erstattungsantrag storniert und neu gemeldet (Korrektur = Storno + Neumeldung). Erstattungsanträge werden erst beim übernächsten Monatswechsel verworfen Nicht gesendete Erstattungsanträge werden nicht sofort beim Monatswechsel verworfen, sondern erst beim übernächsten Monatswechsel nach Erstellung des Erstattungsantrags. Beispiel 1: Im Abrechnungsmonat Januar wird die Fehlzeit Krank mit Entgeltfortzahlung eingegeben und alle Angaben gemacht. Der Erstattungsantrag wird erstellt. Erst beim Monatswechsel Februar in März wird der Antrag verworfen, sofern er nicht versendet wurde. Seite 9 von 14

10 Beispiel 2: Im Abrechnungsmonat Februar wird über den Korrekturmodus im Januar eine Fehlzeit Krankheit mit Entgeltfortzahlung eingegeben und alle Eingaben gemacht. Der Erstattungsantrag wird im Februar erstellt. Erst beim Monatswechsel März in April wird der Antrag verworfen, sofern er nicht versendet wurde. Der dakota-sendestatus enthält ab 2011 auch die Erstattungsanträge. Je nach Erstelldatum der Erstattungsanträge werden Sie beim Monatswechsel gelöscht. Nach dem Versand der Erstattungsanträge stehen diese im Archiv mit den jeweiligen Sendeangaben (Annahmestellen Dateifolgenummer - Sendedatum). Wurden die Erstattungsanträge nicht versendet, stehen Sie nach dem zweiten Monatswechsel (beachten Sie das Erstelldatum) im Archiv ohne Sendeangaben. Seite 10 von 14

11 3. Erstattung U2 Mutterschutz Beschäftigungsverbot Bei Fehlzeit Mutterschutz mit AG-Zuschuss wird ein Erstattungsantrag U2 erzeugt. Die Fehlzeiten generelles oder individuelles Beschäftigungsverbot erzeugen den Erstattungsantrag U2 Beschäftigungsverbot. Die unterschiedlichen Fehlzeiten zu Beschäftigungsverbot dienen nur zur Kennzeichnung im Erstattungsantrag, ob individuelles oder generelles Beschäftigungsverbot für die Mitarbeiterin besteht. Es gibt keine Unterschiede in der Berechnung oder Höhe der Erstattung. Generelles Beschäftigungsverbot: Nach 4, 8 MuSchG grundsätzlich untersagte Tätigkeiten (Heben schwerer Lasten, Akkordarbeit, Einwirkungen von gesundheitsgefährdenden Stoffen, Nachtarbeit usw.) Individuelles Beschäftigungsverbot: Aufgrund ärztlichem Attest nach 3 MuSchG (soweit Gesundheit oder Leben von Mutter oder Kind gefährdet sind). Beispiel: Eine Mitarbeiterin erhält die Fehlzeit Mutterschutzfrist mit AG-Zuschuss vom Wichtig: Geben Sie das tatsächliche Ende der Mutterschutzfrist ein, da bereits mit Beginn der Fehlzeit ein Ende gemeldet werden muss. Nachdem Sie die Fehlzeit Mutterschutz mit AG-Zuschuss erfasst haben, werden auf der Seite Zuschuss zum Mutterschaftsgeld die Berechnungsgrundlagen ausgewiesen. Auf der Lohnabrechnung erhält die Mitarbeiterin das Gehalt (Lohnart 0002) und den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld (Lohnart 0028) entsprechend der Fehlzeit aufgeteilt. Seite 11 von 14

12 Auf der Seite Erstattung U1/U2 wird die Lohnart 28 Zuschuss zum Mutterschaftsgeld mit Umrechnung auf die Fehlzeiten in voller Höhe für 791,49 EUR automatisch angezeigt. Nach Klick auf Angaben erfassen öffnet sich Angaben zum Erstattungsantrag U2. Seite 12 von 14

13 Hier können Sie die Einstellungen Gutschrift oder Überweisung für diesen Erstattungsantrag noch einmal verändern. Die vorgenommene Änderung wird nur für diesen Erstattungsantrag gültig. Wurde der Erstattungsantrag bereits versendet, erhalten Sie eine Storno und Neumeldung. Über Vorschau erhalten Sie die Prüfliste Erstattungsantrag U1 / U2, die ebenfalls über das Menü extra - dakota - Erstattung U1/U2 Prüfliste für die aktuelle Firma aufgerufen werden kann. Der Erstattungsantrag beinhaltet folgende Bereiche: Angaben zum Arbeitnehmer / zur Arbeitnehmerin Angaben zum Erstattungsantrag Angaben zur Überweisung Folgende Abläufe sind im Erstattungsantrag U1 ab Seite 8 näher erläutert. Über das Menü Extras - dakota - Erstattungsanträge U1/U2 - Erstattungsanträge versenden übermitteln Sie die Erstattungsanträge an die Annahmestellen. Eine Übersicht der gesendeten Erstattungsanträge erhalten Sie über das Menü Berichte - Erläuterung/Umlage-Erstattungsbetrag. Werden Erstattungsanträge nach dem Senden verändert, wird der ursprüngliche Erstattungsantrag storniert und neu gemeldet (Korrektur = Storno + Neumeldung). Erstattungsanträge werden erst beim übernächsten Monatswechsel verworfen. Seite 13 von 14

14 Erstattungshöchstgrenzen und Erstattung von SV-Arbeitgeber-Anteile Zusätzliche Angaben für Erstattungshöchstgrenzen und welche Anteile für SV-Arbeitgeber Beiträge erstattet werden, ist von der Satzung der Krankenkasse abhängig. Informieren Sie sich im Zweifelsfall bei der Krankenkasse und tragen Sie die notwendigen Angaben in den Krankenkassenstammdaten ein. Seite 14 von 14

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