Ablaufbeschreibung Jahresabschluß für WINLine 7.x

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1 Seite 1 Ablaufbeschreibung Jahresabschluß für WINLine 7.x mit Konvertierung auf EURO ohne Konvertierung auf EURO gültig ab Version 7.0

2 Seite 2 Jahreswechsel WINLine 7.x Der Jahresabschluß überträgt die Stammdaten des laufenden Wirtschaftsjahres in das neue Wirtschaftsjahr. Die Daten des alten Wirtschaftsjahres sollten vor der Durchführung des Jahresabschlusses gesichert werden. Im Zuge des Jahreswechsels wird eine neue Datenbank generiert. Der Jahreswechsel erfolgt zentral im Programmabschnitt WINLine START im Menüpunkt Abschluß / Jahresabschluß für alle WINLine 7.x Anwendungen (außer WINLine LOHN). Der Jahreswechsel übernimmt alle sinnvollen Datenbereiche des Ausgangs-Mandanten (altes Wirtschaftsjahr) in das neue Wirtschaftsjahr. Ablaufplan für Jahreswechselarbeiten Der Jahreswechsel sollte nach folgendem fixen Ablaufplan durchgeführt werden: 1. Anlegen einer Datensicherung des Wirtschaftsjahres Grund: Da beim Jahreswechsel umfangreiche Datenmengen bewegt werden, sollte man unvorhersehbaren Ereignissen vorbeugen (Stromausfall, etc.) 2. Aufruf des Jahreswechsels Der Aufruf erfolgt im Programmabschnitt WINLine START im Programmpunkt Abschluß Jahresabschluß

3 Seite 3 3. Start des Jahreswechsel Neue Firmennr. >> Eingabe der Firmennummer für das neue Wirtschaftsjahr, z.b (Achtung: die Firmennummer muß 4stellig sein und numerisch beginnen) >> >> Das Programm schlägt automatisch den neuen Mandantennamen als Datenbank-Bezeichnung vor (JET-Engine).Beispiel: Der Mandant bekommt die Firmennummer 2001, so wird automatisch die JET- Engine 2001.MDB erstellt.

4 Seite 4 >> Eingabe einer Beschreibung des Mandanten (das ist die Bezeichnung, die im Mandantenwechsel neben der zu wählenden Mandantennummer angezeigt wird). Der Jahreswechsel wird durch Bestätigen der OK-Drucktaste gestartet Folgende Daten werden im Standard übernommen: X FIBU X Konten X Sachkonten X Personenkonten X Mandantenstamm X Mandantenstamm X Unternehmensstamm X Zahlungskonditionen X Fremdwährungen X BKZ X BKZ X BWA X BWA X FIBU-Parameter X FIBU-Parameter X Buchungsarten X OP-Parameter X Mahnparameter X Zahlungsstammdaten X Sprachen X Bewegungsdaten X Offene Posten X Budgets X Buchungsstapel X Sachkonten-Offene Posten X FAKT X Artikel X Artikel X Artikelgruppen X Artikeluntergruppen X Preislisten X Textbausteine/Makros X Interessenten X Interessenten X Vertreter X Vertreter X FAKT-Parameter X FAKT-Parameter X Skalen X Packstoffarten X Colli X Belegarten X Lagerbuchungsarten X Rabattleisten X Belegkopftexte X Kreditlimittexte X Länderstamm

5 Seite 5 X Intrastat X Textkennzeichen X Bewegungsdaten X Belege X Statistik X Vertreterjournal Artikeljournal X Artikelperiodenwerte X Bestellvorschlag X KORE X KORE-Stammdaten X Kostenstellen X Kostenarten X Kostenträger X Kostengruppen X Einheiten X KORE-Parameter X Bewegungsdaten X Kostenjournal X PROD X PROD-Stammdaten X Produktionslisten X Ressourcen X Tätigkeiten X PROD-Parameter X Start X Optionen X Zusatzfelder X Postleitzahlen X Bankleitzahlen X Vorlagen X Freigabetexte X LIST-Auswertungen X ANBU X ANBU-Stammdaten X Anlagen X Anlagengruppen X AfA-Staffeln X Bewegungsdaten X Anlagenjournal Alle Daten, die das X beinhalten, werden standardmäßig ins neue Wirtschaftsjahr übernommen. Daten mit einer 0 (NULL) werden nicht übernommen. Durch den Button Selektion haben Sie die Möglichkeit, die Datenübernahme ins neue Wirtschaftsjahr selektiv durchzuführen. Nachdem alle Daten übertragen wurden, müssen die Firmenstammdaten für das neue Wirtschaftsjahr erfaßt werden. Dazu wir vom Programm automatisch der Mandantenstamm aufgerufen.

6 Seite 6 Dort werden die notwendigen Änderungen für den neuen Mandanten vorgenommen, z.b. der Eintrag des neuen Wirtschaftsjahres (es empfiehlt sich, das Wirtschaftsjahr auch in den Mandantennamen zu integrieren). Nach Bestätigung der Änderungen durch Drücken der F5- Taste ist der Jahreswechsel abgeschlossen.

7 Seite 7 Folgende Datenbereiche müssen nach dem Jahresabschluß noch getrennt bearbeitet werden: Finanzbuchhaltung Durch den Jahresabschluß werden zwar alle Stammdaten und Offene Posten übernommen, es müssen aber auch die Eröffnungsbilanzwerte aus dem alten Jahr übertragen werden. Dazu gibt es in der WINLine FIBU den Menüpunkt Abschluß/EB-Buchung. Hier können die Salden aus dem alten Wirtschaftsjahr nach Kontenbereichen getrennt selektiv übernommen werden, wobei die Übernahme beliebig oft wiederholt werden kann (wenn sich die Salden im alten Wirtschaftsjahr durch Um- und Nachbuchungen verändert haben). Folgende Eingabefelder können bearbeitet werden: Vorjahres-Mandant Eingabe der Mandantennummer des Vorjahresmandanten. Durch Aufklappen der Auswahllistbox kann nach allen Mandanten gesucht werden. In den folgenden Eingabefeldern wird der Umfang des Übernahmelaufes festgelegt. Der Übernahmelauf für Eröffnungssalden kann beliebig oft für unterschiedliche Kontenbereiche wiederholt werden. Bilanzkonten aktiv Es bestätigt die automatische Bildung von Eröffnungsbuchungen für Bilanzkonten. Die Auswahl der Bilanzkonten kann durch die Eingrenzung auf einen bestimmten Kontenbereich in der Folge eingeschränkt werden. inaktiv Es erfolgt keine Berücksichtigung der Bilanzkonten bei der Bildung von automatischen Eröffnungsbuchungen. Erfolgskonten aktiv Es erfolgt die Eröffnung der Erfolgskonten. Z.B. für den Ausdruck der Bilanz mit alternativer BKZ-Gliederung in einem zweiten Mandanten. inaktiv Für Standardauswertungen ist keine Eröffnung von Erfolgskonten

8 Seite 8 nach Durchführung eines Jahreswechsels erwünscht (das ist auch der Default). Debitoren/Kreditoren aktiv Debitoren/Kreditoren-Salden werden übernommen. Die Begrenzung auf gewisse Konten wird durch die Auswahl des Kontenbereiches vorgenommen. inaktiv Debitoren/Kreditoren-Salden werden nicht übernommen. EB-Konto Nr. Eingabe des Gegenkontos für die Bildung der Eröffnungsbuchungszeile. Die Eingabe des Gegenkontos wird durch Drücken der RETURN-Taste bestätigt. Das Programm prüft, ob das angegebene Konto in der Zielbuchhaltung vorhanden ist. EB-Differenz aktiv Die Eröffnungsbuchung wird mit dem aktuellen Saldo verglichen und der Differenzbetrag automatisch gebucht. inaktiv Es erfolgt kein Vergleich zu den bereits übernommenen Werten (falls die EB-Übernahme mehrmals durchgeführt wird). ACHTUNG: Anwender der Version (x) die die Funktion der Sachkonten- Ops verwenden müssen bei der ERSTEN Übernahme die EB- Differenz auf inaktiv setzen. Macht man eine nachträgliche Übernahme (weil sich später Salden auf den Konten geändert haben) muss das Flag für EB- Differenz gesetzt sein, da sonst das Programm alle Salden der Fibu NOCHMALS übernimmt. Anwender der Version können auch bei der Erstübernahme der EB-Salden das Feld EB-Differenz aktiv lassen. Hier werden die Sachkonten Op s auch übernommen wenn die EB-Differenz aktiv ist. EB-Datum

9 Seite 9 Vorbesetzung: Es wird das Tagesdatum vorgeschlagen, daß beim Mandantenwechsel bzw. beim Programmeinstieg eingegeben wurde. Datum zur Buchung der Eröffnungsbuchungen Von Konto bis Konto Einschränkungen des Kontenbereiches, für welche Eröffnungsbuchungen gebildet werden sollen. Die Kontenangaben schränken den oben definierten Bereich der Kontenarten ein. Bei Eingabe von RETURN werden für alle Konten Eröffnungsbuchungen gebildet. Soll auf einen bestimmten Kontenbereich eingeschränkt werden, wird dies durch Eingabe der ersten und der letzten Kontonummer, die übernommen werden soll, ermöglicht. Bestätigung für EB-Batch Die Selektion muß abschließend mit OK bestätigt werden. Nach Durchführung der beschriebenen Schritte kann der EB-Stapel im Menüpunkt Buchen/Buchen/Dialog-Stapel in der FIBU unter der Stapelnummer -13 Eröffnungsbuchungen übernommen werden. Die EB-Buchungen werden automatisch mit dem Buchungsschlüssel EB durchgeführt. Dadurch können die EB-Salden in den verschiedenen Auswertungen (Kontoblätter, Bilanzen) optional ausgegrenzt oder mitsummiert werden. Werden im alten Mandanten auch noch die Offenen Posten verändert, so können auch diese nochmals abgeglichen werden (im Zuge des Jahresabschlusses werden die aktuellen OPs ohnehin automatisch übernommen). Die Übernahme findet im Programmpunkt Abschluß/OP-Übernahme statt. Im Zuge des Jahresabschluß werden die Offenen Posten des alten in den neuen Mandanten übertragen. Im Menüpunkt Abschluß OP-Übernahme Manuell automatisch

10 Seite 10 können nach Durchführung des generellen Jahreswechsels weitere OP-Daten (Fakturen/Zahlungen) selektiv aus dem alten Wirtschaftsjahr in das aktuelle Jahr übernommen werden. Anwendungsfälle sind z. B. die Einzelwertberichtigung dubioser Forderungen und die nachträgliche Buchung verspätet eingelangter Eingangsfakturen wenn die Lieferung noch im alten Jahr erfolgt ist. Ablauf: Der Anwender befindet sich im neuen Mandant und gibt die Bezeichnung des alten Mandanten ein. Er selektiert das Konto oder den Kontenbereich, aus dem übernommen werden soll. Die Übernahme kann beliebig oft wiederholt werden. Voraussetzung ist, daß im alten Mandant nach der Durchführung der Umbuchungen keine Reorganisation stattgefunden hat, da diese ausgeglichene Fakturen löscht. Übernahme-Mandant Eintragung des alten Mandanten. Durch Drücken der Tastenkombination ALT + Pfeil-nach-Unten kann aus allen Mandanten vorhandenen gewählt werden. Konto von - bis Eingabe jener Kontonummern, für die eine OP-Übernahme erfolgen soll. Es ist sowohl die Eingabe eines Kontos als auch eines Kontokreises möglich. Es werden zwei Fenster angezeigt. Im oberen Fenster wird der aktuelle Mandant angezeigt, im unteren Fenster der Vorjahresmandant. Pro Kunden werden alle Fakturen angezeigt, die im neuen Mandanten nicht enthalten sind. Soll eine Faktura in den neuen Mandanten übernommen werden, muß die Checkbox in der ersten Spalte des unteren Fensters angeklickt werden. Damit ist die Faktura zur Übernahme gekennzeichnet. Durch Anklicken des OK- Buttons im unteren Fenster werden die markierten OPs übernommen. Für jedes Personenkonto werden Offene Posten, Offene Fakturen, Teilzahlungen, Skonti und Vorauszahlungen für das alte und das neue Jahr am Bildschirm gegenübergestellt. Nach erfolgreicher Offene-Posten-Übernahme werden alle Fenster der OP-Übernahme geschlossen. Bei der automatischen Übernahme kann der Mandant und zusätzlich eine Konteneinschränckung gewählt werden. Die Übernahme der OP s führt das Programm dann automatisch durch.

11 Seite 11 Fakturierung ad Stammdaten Der Jahresabschluß überträgt sämtliche Stammdaten (Personenkonten, Sachkonten, Steuersätze, Belegarten, Vertreter, Textbausteine, Artikelgruppen und Artikel, etc.) in das neue Wirtschaftsjahr. ad Bewegungsdaten a) Lagervortrag: Beim Jahresabschluß selbst werden KEINE Lagerwerte vorgetragen. Wenn die Lagerstände und -werte automatisch vorgetragen werden sollen, wählen Sie NACH dem Jahresabschluß den Menüpunkt Abschluß / Lagerstandsübernahme an. Hier können Sie jederzeit und beliebig oft die Lagerstände und -werte des alten Mandanten mit denen des aktuellen Wirtschaftsjahres abgleichen. b) Offene Belege: Der Jahresabschluß überträgt alle Belege (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Fakturen) automatisch in das nächste Wirtschaftsjahr. c) Verkaufsstatistik: Der Jahreswechsel verändert keine Daten in dieser Auswertung. d) Vertreter Die Vertreterstammdaten und Journalzeilen werden automatisch in das neue Wirtschaftsjahr übernommen. Kostenrechnung Die Daten der Kostenrechnung werden komplett in das neue Wirtschaftsjahr übernommen. Dabei werden aber keinerlei Daten bereinigt oder gelöscht, damit die im alten Wirtschaftsjahr erfaßten Daten auch im neuen Wirtschaftsjahr bearbeitet werden können.

12 Seite 12 Wenn die Daten im neuen Wirtschaftsjahr nicht benötigt werden, können sie im Programm WINLine Start im Menüpunkt Abschluss/Korejournal komprimieren selektiv gelöscht werden. Anlagenbuchhaltung Der Jahresabschluß trägt auch die Daten der Anlagenbuchhaltung automatisch mit dem aktuellen Stand in das neue Jahr vor. Damit können Sie bereits mit Beginn des neuen Wirtschaftsjahres beginnen, neue Wirtschafsgüter anzulegen bzw. die periodische AfA berechnen und buchen zu lassen. Um- und Nachbuchungen im alten Wi-Jahr: Im Zuge der Um- und Nachbuchungen werden laufend noch Werte im alten Wirtschaftsjahr verändert. Die Änderungen die das alte Wirtschaftsjahr betreffen geben Sie im Mandanten des alten Wirtschaftsjahres ein. Änderungen in den neuen Wirtschaftsjahr sollten erst nach der Vorjahresübernahme erfolgen. Wenn alle Änderungen eingegeben worden sind, muß im ALTEN Wirtschaftsjahr der endgültige AfA-Lauf gefahren werden, damit auch die FIBU- Buchungen automatisch in die WINLine FIBU (natürlich ebenfalls im alten Wirtschaftsjahr) übergeben werden können. Achtung! Der AfA-Lauf kann nur einmal durchgeführt werden. Wenn nach durchführen des AfA-Laufes noch Wirtschaftsgüter angelegt werden kann für diese WG s kein AfA-Lauf mehr durchgeführt werden. Danach wählt man in dem neuen Mandanten die Vorjahresübernahme an, mit der die Daten aus dem alten Mandanten (die sich jetzt durch den AfA-Lauf geändert haben) in den aktuellen Mandanten übernommen werden. Dadurch werden die laufenden Werte des neuen Wirtschaftsjahres aktualisiert und sind in der nächsten periodischen AfA (und natürlich in der endgültigen Jahres-AfA zu Ende des Wirtschaftsjahres) berücksichtigt. In der Jahres-AfA am Jahres-Ende berechnet das Programm automatisch die endgültigen AfA-Werte und korrigiert die periodischen AfA-Buchungen.

13 Seite 13 Jahreswechsel Neuer Mandant in EURO ( ) Die Buchhaltung wird auf Euro umgestellt und somit erfolgt die Berechnung der FW-Kurse wieder über die erste Landeswährung. Die Preislisten sollten auch weiterhin in ATS/DEM erhalten bleiben und zusätzlich in EURO geführt werden. Voraussetzung: Jahresabschluß Die Umstellung auf EURO ist nur im Zuge des Jahresabschlusses möglich. Die Formulare wie auch die Preislisten können jedoch zu jeder Zeit angepaßt werden. Datensicherung Führen Sie zunächst die Datensicherung im WINLine ADMIN durch! Achtung: Wurde die Buchhaltung auf Euro als Landeswährung umgestellt, so kann und darf dies nicht mehr rückgängig gemacht werden! Umsetzung: Definieren Sie noch im alten Mandanten in der Fremdwährungstabelle die Währungen ATS/DEM und EURO. Falls Sie keine Fremdwährungslizenz besitzen, steigen Sie als Demo-User ein.

14 Seite 14 Diesen können Sie im WINLine ADMIN unter Benutzeranlage definieren. (siehe Handbuch 70Admin Kapitel Benutzeranlage ) Hinterlegen Sie weiters im Mandantenstamm als Landeswährung 1 ATS/DEM und als Landeswährung 2 EURO. Kontrollieren Sie, ob Sie den richtigen Kurs eingegeben haben, mit dem Ihre Buchhaltung auf EURO umgerechnet wird. Führen Sie im WINLine START im Menüpunkt Abschluß einen Daten-Check durch und sichern Sie den Mandanten im Programm WINLine ADMIN unter dem Menüpunkt Sichern. (siehe Handbuch 70Admin Kapitel Sicherungs Assistent ) Installieren Sie die Version 7.x bzw. führen Sie ein Update auf diese Version durch. (siehe Handbuch Update70) Rufen Sie den Mandanten in der Version 7.x auf und gehen Sie in den Menüpunkt Abschluß Jahresabschluß. Vergeben Sie die neue Mandantennummer und den neuen Mandantennamen. Aktivieren Sie die Checkbox Neuer Mandant ist in EURO. Geben Sie das EB-Datum und die diversen EB-Konten an. In der untenstehenden Tabelle können diverse Konten und Fremdwährungen hinterlegt werden, die weiterhin in dieser Währung geführt werden sollen und nicht in den EURO umgerechnet werden (Bankkonto soll weiterhin in ATS/DEM geführt werden).

15 Seite 15 Nach dem Jahresabschluß öffnet sich der Mandantenstamm des neuen Mandanten. Geben Sie das neue Wirtschaftsjahr und Buchungsmonat ein. Im Mandantenstamm muß jetzt bei Landeswährung 1 EURO und bei Landeswährung 2 ATS/DEM eingetragen sein. Die Checkbox FW- Kurse beziehen sich auf EURO wird nicht mehr benötigt.

16 Seite 16 Kontrollieren Sie die korrekte Eingabe der Währungen in der Fremdwährungstabelle. Währung Einheit Kurs ATS 13, EUR 1 1 DEM 1, USD 1, Die Währungen, die nicht der europäischen Union angehören, werden genauso gehandhabt wie z.b. der DEM-Kurs, da sich die Umrechnung von ATS zu EURO gleich verhält wie die Umrechnung von USD zu EURO. In der Fremdwährungstabelle kann bei jenen Währungen,

17 Seite 17 bei denen der Kurs zum EURO fix vorgeschrieben ist (= Länder die der europäischen Union angehören) diecheckbox EURO- Berechnungsmethode in der Fremdwährungstabelle aktiviert werden. Dadurch wird gewährleistet, daß diese Kurse beim Buchen nicht editiert werden können. Die Preislisten werden im Zuge der EURO-Umstellung nicht mit umgestellt, da es sicher weiterhin noch Kunden geben wird, die ATS/DEM-Fakturen erhalten möchten. Dies muß manuell im Menüpunkt Erfassen Preiswartung- Preise neu anlegen erfolgen. Sie wählen eine bestehende ATS/DEM-Preisliste aus (diese muß in der Preislistendfinition wirklich als ATS/DEM-Preisliste definiert sein) und geben die EURO-Preisliste als Zielpreisliste an. Im nächsten Fenster können Sie die Rundungsvorschriften definieren. Damit Sie weiterhin diverse Auswertungen bzw. Belege in ATS/DEM ausdrucken können, müssen Sie Ihre Formulare dementsprechend anpassen. Setzen Sie die gewünschten Variablen in den Eigenschaften auf Convert to second currency. Diese Anpassung besprechen Sie am besten mit Ihrem Fachhändler, der in der Regel die PDF-Änderungen für Sie vornimmt.

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