Beschaffungsmanagement in der Cloud mit SAP Ariba. Mainz, den

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1 Beschaffungsmanagement in der Cloud mit SAP Ariba Mainz, den

2 Agenda Die NORD/LB Ausgangssituation fachlich Ausgangssituation IT Änderung der fachlichen Rahmenbedingungen / Problemstellung Anforderungen an ein neues System Übersicht SAP ARIBA Technik / Prozess / Einführungsphasen Fazit 2

3 Die NORD/LB. 3

4 Wir sind besonders, weil wir gleichzeitig alt und jung sind, ein modernes und nachhaltiges Banking bieten und seit fast 250 Jahren fest in der Region Braunschweig verankert sind, seit über 170 Jahren als Partner und Finanzier im Agrargeschäft tätig sind, seit über 40 Jahren als Norddeutsche Landesbank erfolgreich in zukunftsfähigen Geschäftsfeldern arbeiten, trotz Finanzkrise seit 2007 Gewinne von über 1,5 Mrd. EUR erwirtschaftet haben und unser Kernkapital um 3,4 Mrd. EUR stärken konnten, heute mit einer Bilanzsumme von über 200 Mrd. Euro und mit über Mitarbeitern zu den zehn größten Kreditinstituten in Deutschland zählen. 4

5 Genauer gesagt sind wir wie unsere Eigentümer in der Region verwurzelt und verstehen uns als natürlicher Finanzpartner für den Norden. Eigentümerstruktur Land Sachsen-Anhalt 6 % Sparkassen in Niedersachsen 26 % Land Niedersachsen 59 % Sparkassen in Sachsen-Anhalt 5 % Sparkassen in Mecklenburg-Vorpommern 4 % 5

6 Ausgangssituation fachlich 90% der Massenbestellungen laufen über das interne Katalog- und Bestellsystem SAP SRM mit ca Artikeln Bestellverfahren SAP FI-Co Modul MM mit SRM Ersteinführung im Jahre 1998 bzw damals erste SAP Bausteine in der NORD/LB Weitgehend automatisierte Workflows, aber papierbasierter Workflow für Beraterdienstleistungen SAP SRM 7.01 / Heiler Katalog ca. (1.200 Benutzer) für die Beschaffung von folgenden Warengruppen: Beratungsdienstleistungen Büchern, Medien und Abos Büromaterialien IT-Hard- und Software (bis 2013) Visitenkarten Büro- und Geschäftsausstattung Werbeartikel Präsente Bewirtung (Kaffee-Kapseln etc.) Formulare 6

7 Ausgangssituation fachlich Nachfolgendes Mengengerüst zeigt die Basis der in 2012 mittels SRM abgewickelten Vorgänge zu den wie vor genannten Beschaffungsbereichen Beschaffungsbereiche Anzahl Einkaufswagen Anzahl Positionen Anzahl Anforderer Beratungsdienstleistungen Betriebs- und Geschäftsausstattung Bücher, Medien, Zeitschriften, Abo s IT Hard- und Software Werbeartikel und Präsente Standardartikel (Büroartikel, Formulare, Visitenkarten) Gesamt

8 Ausgangssituation fachlich Einkaufswagen nach Bestellwertwert der einzelnen Beschaffungsbereiche im Jahr 2012 Anzahl Einkaufswagen je Wertkategorie in EUR Beschaffungsbereiche < 20 < 100 < 500 > 500 Gesamt Beratungsdienstleistungen Betriebs- und Geschäftsausstattung Bücher, Medien, Zeitschriften, Abo s IT Hard- und Software Werbeartikel und Präsente Standardartikel (Büroartikel, Formulare, Visitenkarten) Gesamt

9 Ausgangssituation fachlich Anzahl Bestellungen je Artikel Insgesamt wurden in unterschiedliche Artikel bestellt 165 Artikel (15%) machen 80 % aller Bestellvorgänge aus 266 Artikel wurden nur 1 mal bestellt. 545 Artikel wurden weniger als 10 mal bestellt. 120% Anzahl Bestellungen je Artikel 100% 80% 60% 40% Kum. Bestellungen % 20% 0% 0% 50% 100% 150% 9

10 Ausgangssituation IT Katalogsystem Heiler mit SRM aus 2002 Technische Plattform zwischenzeitlich veraltet Hohe jährliche Kosten (fachlichen Support, Wartung, IT-Betrieb und SAP Basis- Support) Externer RZ Provider SAP ERP 6.06 Bestellanforderungen SAP SRM 7.01 Heiler PBC Genehmigung Genehmiger Dezentraler Beschaffer 10

11 Änderung der fachlichen Rahmenbedingungen / Problemstellung Umstellung der IT-Hard- und Software Beschaffung auf Managed Services statt Eigenbeschaffung in 2014 Neues Beauftragungstool für IT-Services (SYSCOVERY SAVVY Suite) der Wincor Nixdorf AG Neue Abrechnungsgrundlage: Anzahl der eingesetzten Arbeitsplatzsysteme In der Folge: Wegfall von rund ein Drittel aller mittels SAP-SRM abgewickelten Beschaffungsvorgänge 11

12 Änderung der fachlichen Rahmenbedingungen / Problemstellung Beratungsdienstleistungen ist aus prozessualer Sicht derzeit nicht durchgängig systemtechnisch unterstützt. 98% am SAP-SRM-Gesamtbeschaffungsvolumen Freigabe und Rechnungsprüfung weitgehend manuell. Fehlende Funktionalitäten (Budget/Obligo/Genehmiger) Handlungsdruck wegen veraltetem Katalogsystem mit hohem Aktualisierungsaufwand 12

13 Anforderungen an ein neues System Verkürzung der Prozessdurchlaufzeiten Zentrale Lösung für die Beschaffung (Indirect, Services) Abbildung aller relevanten Warengruppen und deren Prozesse (Einheitliches Look and Feel für die Endanwender) Transparenz über alle bestehenden Anforderungen und deren aktuellen Bearbeitungsstatus Flexibilität beim Katalog- und Artikelmanagement Umstellung auf vollständig elektronische Workflows Standardisierter Beschaffungsprozess mit Genehmigungsworkflows unter Einhaltung der Compliance Vorgaben 13

14 Anforderungen an ein neues System IT-Kostenreduktion unter Betrachtung der Gesamtkosten 5,20 je Bestellposition und 16,40 je Bestellung Erhöhung der Compliance und Spend under Control State of the art (Cloud) Solution zur Vermeidung von technologischem Rückstand On Demand Lösung (Bereitstellung/Support/Wartung als jährliche Gebühr) Rechenzentren innerhalb der EU 14

15 Anforderungen an ein neues System Planansatz unter SAP Ariba Fixe laufenden IT-Betriebskosten für die nächsten fünf Jahre Reduktion auf ca. 3,10 je Bestellposition bzw. 9,70 je Bestellung Reduktion der Vollkosten (heute ca. 106 ) über alle Beschaffungsbereiche (auch außerhalb von Katalogartikeln), beinhaltet alle Kostenanteile für Strategischen Einkauf Operativen Einkauf Rechnungsabwicklung und -bezahlung 15

16 Übersicht SAP Ariba Technik Rechenzentren Amsterdam/ St Leon-Rot Ariba Procure-To-Order (P2O) Ariba Procure-To-Order (P2O) Ariba Procure-To-Order (Nord/LB Realm) (Nord/LB Realm) (P2O) (Nord/LB Realm) HTTPS Bewegungsdaten (Bestellungen, Wareneingänge) HTTPS Stammdaten (Kostenstellen, PSP-Elemente, Sachkonten usw.) HTTPS Bestellanforderungen, Genehmigungen, Wareneingänge Internet Firewall MM, FI/CO, PS SAP ERP Mitarbeiter der Nord/LB 16

17 Übersicht SAP Ariba Prozess 17

18 7. Übersicht SAP Ariba Einführungsphasen Prozess Schritt Artikel/Leistungen suchen und auswählen Richtlinien einhalten und bestellen Waren/Leistungen erhalten und abgleichen Rechnung bearbeiten und zahlen Phase 1 (2014) ARIBA PROCUREMENT CONTENT (APC) SAP SRM SAP ERP Phase 2 (2015) ARIBA PROCURE-TO-ORDER (P2O) SAP ERP 18 18

19 Ariba P2O Einführung bei der Nord LB Projektplan Projektwoche Ariba Purchase to Order Kickoff Blueprintig / Fachkonzept Designphase Konfiguration des Systems Test Start Test Go-Live Go-Live & Wrap Up Aktivitäten Meilensteine Kick-off: Abgabe Blueprint: Abgabe des Designdokuments: Test Realm konfiguriert: Start Testphase: Fertigstellung der technischen Integration: in Arbeit Abnahme des Systems: Start Schulungen: Go-live:

20 Fazit IT-Kostensenkung um % möglich Stabile Cloud Lösung Vertragswerkswerk KWG und MaRisk konform gestaltbar (keine wesentliche Auslagerung) Weitere Automatisierung (Optimierung) der Prozesse (scheint) möglich Risiken sind zu beachten funktionale Defizite führen (noch) zu hohem Integrationsaufwand Übersichtlichkeit des ARIBA User Interface 20

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 21

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Bitte hier Ihr Foto einfügen Ihr Kontakt: Heiner Klinke NORD/LB Norddeutsche Landesbank Girozentrale Friedrichswall Hannover Tel.: +49 (0)511/ Ihr Kontakt: Jörg Menzel NORD/LB Norddeutsche Landesbank Girozentrale Friedrichswall Hannover Tel.: +49 (0)511/

23 Wichtige Hinweise Layout Disclaimer wird nur für Disclaimer verwendet Diese Präsentation ist erstellt worden von der NORDDEUTSCHEN LANDESBANK GIROZENTRALE ( NORD/LB ) und richtet sich ausschließlich an Empfänger innerhalb der Bundesrepublik Deutschland. Diese Präsentation dient allein Informationszwecken und stellt insbesondere kein Angebot und keine Aufforderung zur Abgabe eines solchen Angebotes zum Kauf, Verkauf oder zur Zeichnung irgendeines Anlagetitels oder einer Finanzdienstleistung dar. Ebenso wenig handelt es sich bei dieser Präsentation im Ganzen oder in Teilen um einen Verkaufsprospekt oder einen sonstigen anderen Börsenprospekt. Insofern stellen die in dieser Präsentation enthaltenen Informationen lediglich eine Übersicht dar und dienen nicht als Grundlage einer möglichen Kauf- oder Verkaufsentscheidung eines Investors. Vielmehr wird dringend empfohlen, dass jeder Investor vor seiner Kaufentscheidung die vollständigen Verkaufs- bzw. Börsenprospekte liest. Die in dieser Präsentation enthaltenen Informationen ersetzen alle vorherigen Versionen einer solchen Präsentation und beziehen sich ausschließlich auf den Zeitpunkt der Erstellung dieser Unterlagen. Zukünftige Versionen dieser Präsentation ersetzen die vorliegende Fassung. Eine Verpflichtung der NORD/LB, die Informationen in dieser Präsentation zu aktualisieren oder in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, besteht nicht. Eine Garantie für die Aktualität und fortgeltende Richtigkeit kann daher nicht gegeben werden. Alle hierin enthaltenen tatsächlichen Angaben, Informationen und getroffenen Aussagen basieren auf Quellen, die von uns für zuverlässig erachtet wurden. Die aufgrund dieser Quellen in der vorstehenden Studie geäußerten Meinungen und Prognosen stellen unverbindliche Werturteile unseres Hauses dar, für deren Richtigkeit und Vollständigkeit keinerlei Gewähr übernommen werden kann. Zudem enthält diese Präsentation im Zusammenhang mit der NORD/LB diverse zukunftsgerichtete Aussagen und Informationen, die auf den Überzeugungen der NORD/LB-Geschäftsleitung sowie auf Annahmen und Informationen basieren, die dem NORD/LB-Management derzeit zur Verfügung stehen. Ausgehend von den bekannten und unbekannten Risiken, die dem Geschäft der NORD/LB anhaften sowie Unsicherheiten und anderen Faktoren, können die zukünftigen Resultate, Wertentwicklungen und Ergebnisse abweichen, die aus solchen zukunfts- oder vergangenheitsgerichteten Aussagen hergeleitet wurden. Daher soll in solche zukunfts- oder vergangenheitsgerichteten Aussagen kein uneingeschränktes Vertrauen gesetzt werden. Die Weitergabe dieser Präsentation an Dritte sowie die Erstellung von Kopien, ein Nachdruck oder sonstige Reproduktion des Inhalts oder von Teilen dieser Präsentation ist nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung der NORD/LB zulässig. Die Verteilung oder Weitergabe dieser Präsentation und der hierin enthaltenen Informationen kann in manchen Rechtsordnungen unzulässig sein oder bestimmten Restriktionen unterliegen. Soweit Personen in diesen Rechtsordnungen in den Besitz dieser Präsentation gelangen oder Kenntnis von deren Inhalten erlangen, sind diese selbst zur Einhaltung solcher Restriktionen verpflichtet. Eine Annahme und Verwendung dieser Präsentation und der hierin enthaltenen Informationen ist nur bei Akzeptanz der vorstehenden Bedingungen zulässig. 23

24 Look and Feel der Anwendung (Katalogansicht) (1/3) 24

25 Look and Feel der Anwendung (Startseite) (2/3) 25

26 Look and Feel der Anwendung (Bestellübersicht) (3/3) 26

27 Übersicht SAP Ariba Einführungsphasen 1. TP 1 AP Meilenstein 1 TT.MM.JJJJ PSG TT.MM.JJJJ AP 1.3 Jahr JJJJ Q1 Q2 Q3 Q4 Monate TP 2 AP MS 2 TT.MM.JJJJ PSG TT.MM.JJJJ Aktueller Detailplan in der Präsentation AP 2.2 MS 3 TT.MM.JJJJ 3. TP

28 Übersicht SAP Ariba Technik Umsetzung dynamischer SmartForms und SAPListener-Szenario im BDL-Katalog PBC OCI SRM Artikelformular SLS SAPListener (je SRM-System eine Schnittstelle) RFC Artikelformular: Einsatz konfigurierbarer dynamischer Smartforms (XML, XSL, XSLT, JavaScript) SLS: SAP ListenerService Abbild der OCI-Schnittstelle (Windows WebService) Bem.: Auf dem Testkatalog sind 2 SLS installiert, je einer für das SRM Entwicklungsund das SRM Testsystem RFC: Remote Function Call (Aufruf des SLS vom SRM via RFC-Funktionsbaustein); techn. Verbindung via SAPGateway : Automat. Aktualisierung des SRM Beleges (via Anpassung SRM BADIs) OCI: Open Catalog Interface (Standard Katalog-Schnittstelle) 28 28