I VORLAGE I 16/ Ijl oif-t----- Vorlage an den Unterausschuss "Personal" des Landtags Nordrhein-Westfalen

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1 Finanzministerium des Landes Nordrhein-Westfalen Der Minister Präsidentin des Landtags Nordrhein-Westfalen Platz des Landtags Düsseldorf LANDTAG NORDRHEIN-WESTFALEN 16. WAHLPERIODE I VORLAGE I 16/ Ijl oif-t----- b. Februar 2014 Seite 1 von 1 Aktenzeichen " C 4 bei Antwort bitte angeben Vorlage an den Unterausschuss "Personal" des Landtags Nordrhein-Westfalen Ronny Meyer Telefon (0211) Fax (0211) Arbeit und Aufstellung des Landesamtes für Besoldung und Versorgung NRW (LBV NRW) 18. Sitzung des Unterausschusses "Personal" des Landtags NRW am : TOP 1 - Arbeit und Aufstellung des Landesamtes für Besoldung und Versorgung NRW (LBV NRW) Sehr geehrte Frau Landtagspräsidentin, als Anlagen übersende ich 60 Abdrucke dieses Schreibens und meiner Vorlage an den Unterausschuss "Personal" des Landtags vom heutigen Tage mit der Bitte, die Abdrucke an die Mitglieder des vorgenannten Ausschusses weiterzuleiten. Mit freundlichen Grüßen AMn~b~,f~ Dr. Norbert Walter-Borjans ' Anlagen: 60 Abdrucke Dienstgebäude und Lieferanschrift: Jägerhofstr Düsseldorf Telefon (0211) Telefax (0211) Poststelle@fm.nrw.de Öffentliche Verkehrsmittel: U74 bis U79 Haltestelle Heinrich Heine Allee

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3 Finanzministerium des Landes Nordrhein-Westfalen Der Minister 6. Februar 2014 Seite 1 von 5 Aktenzeichen o C 4 bei Antwort bitte angeben Vorlage an den Unterausschuss "Personal" des Landtags Nordrhein-Westfalen Ronny Meyer Telefon (0211) Fax (0211) Arbeit und Aufstellung des Landesamtes für Besoldung und Versorgung NRW (LBV NRW) 18. Sitzung des Unterausschusses "Personal" des Landtags NRW am : TOP 1 - Arbeit und Aufstellung des Landesamtes für Besoldung und Versorgung NRW (LBV NRW) Aufgaben und Strukturen des Landesamtes Das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) ist eine Landesoberbehärde im Ressort des Finanzministeriums. Es ist zuständig für die Festsetzung, Berechnung und Zahlbarmachung von Gehältern, Bezügen und Kindergeld für rd Tarifbeschäftigte, aktive Beamte und Versorgungsempfänger. Darüber hinaus wurden im LBV in 2013 rund 1,1 Millionen Beihilfen für die Versorgungsempfänger sowie einen Teil der aktiven Beamten des Landes festgesetzt, berechnet und gezahlt. Aufgabenentwicklung im Landesamt Die Aufgabenentwicklung im Landesamt ist von zwei Entwicklungen geprägt. Auf der einen Seite ist in den Bereichen Besoldung und Entgelte mit unveränderten Fallzahlen zu rechnen. Eine Ausnahme ist der Hochschulbereich. Hier ist für die Zeit bis mindestens 2015 aufgrund der den Hochschulen aus dem Hochschulpakt zur Verfügung stehenden Dienstgebäude und Lieferanschrift: Jägerhofstr Düsseldorf Telefon (0211) Telefax (0211) Poststelle@fm.nrw.de wwwjm.nrw.de Öffentliche Verkehrsmittel: U74 bis U79 Haltestelle Heinrich Heine Allee

4 Mittel mit einem weiteren Anstieg der Neu- und Weiterbeschäftigungen zu rechnen. Prognostiziert ist mindestens eine Verdoppelung der bis 2012 üblichen Fallzahlen. Seite 2 von 5 Auf der anderen Seite wechseln jedes Jahr Beihilfeberechtigte mit Eintritt in den Ruhestand von den BeihilfesteIlen der anderen Ressorts zur BeihilfesteIle des LBV. Aufgrund der demographischen Entwicklung ist in den nächsten Jahren mit einem stetigen Anstieg der Versorgungsempfänger/-innen um rd Fälle jährlich zu rechnen. Das - und ein geändertes Antragsverhalten - führt im LBV nicht nur bei der Festsetzung und Bearbeitung der Versorgungsbezüge zu einer Mehrbelastung, sondern auch im Bereich der Beihilfebearbeitung zu einem Anstieg der Antragszahlen um bis Anträge pro Jahr. Zum Vergleich: Im Jahr 2003 wurden rund Beihilfebescheide erteilt, im Jahr 2013 waren es knapp 1,1 Millionen Beihilfebescheide. In 2007 erfolgte die Zentralisierung der Beihilfebearbeitung im Geschäftsbereich der Finanzverwaltung beim Landesamt für Besoldung und Versorgung. Auf diese Entwicklungen wurde bislang wie folgt reagiert: Einrichtung von 27 Stellen mit dem Haushalt 2012 durch Umwandlung von befristeten Arbeitsverhältnissen im Servicebereich in unbefristete Beschäftigungsverhältnisse, verwaltungsinterne Umsetzung von 10 Stellen zum LBV im Haushaltsvollzug 2012, Einrichtung von 25 Planstellen mit dem Haushalt 2013 für die Bereiche Beihilfe und Versorgung, hausinterne Umsetzung von 8 Mitarbeiterlinnen in den Bereich der Beihilfebearbeitung sowie Einrichtung weiterer 35 Planstellen mit dem Haushalt 2014 zur Abdeckung der Stellenmehrbedarfe in den Bereichen Beihilfe und Versorgung. Künftige Entwicklungen und Maßnahmen zur Optimierung der Leistungsfähigkeit des Landesamtes Ein wirtschaftlicher Einsatz der begrenzten Personalressourcen erfordert auch die Einführung struktureller Veränderungen. Vor diesem Hintergrund beschäftigt sich eine Projektgruppe des LBV mit einer Umstrukturierung und Überarbeitung der Aufbauorganisation. Das LBV hat im März 2013 das mehrjährige und umfangreiche Projekt zur Einführung eines neuen Bezügeverfahrens (NRWave) erfolgreich

5 abgeschlossen. Im Zuge des Projekts wurden mit über 100 Millionen Datensätzen die Stammdateninformationen der Personalfälle vom bisherigen in das neue Verfahren überführt. Mit dem Abschluss des Projekts NRWave und der Einführung von SAP wurde die technische Basis für eine effiziente und qualitätssteigernde Sachbearbeitung zur Bezügezahlung in der Landesverwaltung NRW gelegt und auch die Möglichkeit einer standardisierten IT-gestützten Personalverwaltung, die landesweit einsetzbar ist, geschaffen. Über die durch NRWave realisierbaren Möglichkeiten hinaus gibt es verschiedene Ansatzpunkte zur Effizienzsteigerung. Seite 3 von 5 Zu den wichtigsten Punkten zählen: Verbesserung des Änderungsdienstes mit den Dienststellen durch Ersetzung des papiergebundenen durch einen elektronischen Änderungsdienst Der Einsatz eines elektronischen Änderungsdienstes setzt entsprechende Personalverwaltungssysteme bei den Personalakten führenden Dienststellen voraus, die alle die notwendigen Schnittstellen programmtechnisch realisieren und pflegen müssen. Nach Einführung des neuen Bezügeverfahrens wird gegenwärtig eine Eingangsschnittstelle für elektronische Änderungsmeldungen konzipiert und umgesetzt. Hierbei werden die vorhandenen Möglichkeiten der SAP-Software genutzt. Diese Eingangsschnittstelle wird gegenwärtig in Zusammenarbeit mit dem Universitätsklinikum Essen und dem Landesbetrieb Straßen.NRW im Rahmen eines Pilotbetriebes seit Mitte Dezember 2013 getestet. Ziel ist, die Eingangsschnittstelle Ende 2014 allen personalaktenführenden Dienststellen zur Nutzung anzubieten. Durch die Nutzung dieser Schnittstelle ergeben sich für beide Seiten - das Landesamt und die jeweilige Dienststelle erhebliche Synergieeffekte. Die Einführung einer solchen Schnittstelle bei den Personalakten führenden Dienststellen erfordert angesichts der teils veralteten Personalverwaltungssysteme des Landes erhebliche Anstrengungen. Mittelfristig muss eine Konsolidierung und eine Vereinheitlichung dieser Systeme in der Landesverwaltung erreicht werden. Das würde signifikante Rationalisierungsvorteile für alle Beteiligten bringen.

6 Schnellerfassungsmasken und automatisierte Erfassung mittels Barcode bei Massenverfahren Um den Herausforderungen der zunehmenden Neu- und Wiedereinstellungen im Bereich Entgelte (z. B. wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte) kurzfristig begegnen zu können, wurden Maßnahmen zur Effizienzsteigerung konzipiert. Zum einen wurden kurzfristig Schnellerfassungsmasken entwickelt, um die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in die Lage zu versetzen, besondere Erfassungsmaßnahmen bei Massenverfahren komprimierter und schneller erledigen zu können. Daneben wurden die Änderungsmitteilungen für die Neu- und Wiedereinstellungen im Hochschulbereich verbessert und mit einem Barcode versehen. Dieser ermöglicht eine automatisierte Zuordnung zum Bearbeiter und Bearbeitungsvorgang. Seit dem ist die erste Änderungsmitteilung im produktiven Einsatz, bei der zusätzlich der überwiegende Teil der Informationen maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden kann. Seite 4 von 5 Optimierung der Beihilfebearbeitung Um die Bearbeitungsdauer der Beihilfeanträge - trotz kontinuierlich steigender Fallzahlen - dauerhaft auf einem akzeptablen Zeitraum zu stabilisieren und gleichzeitig den Einsatz von personellen Ressourcen zu begrenzen, erfolgt die Beihilfebearbeitung durch die sukzessive Einführung von "BeihilfeNRWplus" zunehmend IT-unterstützt. In einem ersten Schritt hat die Landesregierung die zentrale Scan-Stelle bei der Bezirksregierung Detmold eingerichtet. Das beihilferelevante Schriftgut wird dort zentral eingescannt, elektronisch ausgelesen und dem LBV zur weiteren Bearbeitung papierlos zugeleitet. In einem weiteren Schritt ist die Einführung einer IT-gestützten Rezeptprüfung beabsichtigt. Aufgrund der hohen Komplexität dieser Anwendung ist mit einem produktiven Einsatz voraussichtlich erst im Laufe des Jahres zu rechnen. Im Anschluss daran soll die Belegprüfung sukzessive auf ärztliche, zahnärztliche und Krankenhausleistungen erweitert werden. Telefonische Erreichbarkeit des LBV Seit Jahren ist die telefonische Erreichbarkeit eines der größten Probleme des LBV. Diverse Optimierungsversuche unter Beibehaltung der bestehenden zentralen Organisationsform haben nicht den gewünschten Erfolg gehabt. Zur Verbesserung der telefonischen Erreichbarkeit wurde Ende des 4. Quartals 2013 ein Pilot "Einrichtung von abteilungszugehörigen Serviceeinheiten Telefon" gestartet. Hierdurch wird eine enge Zusammenarbeit zwischen der Serviceeinheit "Telefon" und der

7 "Sachbearbeitung" sowie eine flexiblere Reaktionsmöglichkeit auf das Anrufverhalten erwartet. Bis Ende 2014 wird das zentrale Servicecenter Telefon aufgelöst und die einzelnen Serviceeinheiten in die Fachabteilungen überführt. Seite 5 von 5 Erfassung dienstlicher Lebensläufe der Beamten in der SAP Dienstzeitendatenbank Um allen aktiven Beamten die Möglichkeit einer zeitnahen Versorgungsauskunft einzuräumen müsste die im LBV-SAP-System vorhandene Dienstzeitendatenbank umfassend mit allen versorgungsrelevanten Sachverhalten der Beschäftigten gefüllt werden. Die heutigen Prozesse zur Erfassung der Dienstzeiten und Erstellung von Versorgungsauskünften sind in den zeitkritischen Prozessen, wie z.b. im Rahmen der Versorgungsfestsetzung, immer noch papiergebunden. Die beruflichen Werdegänge der Beamten werden im LBV manuell an hand der von den Dienststellen vorzulegenden Personalakten erfasst und versorgungsrechtlich bewertet. Notwendig dazu wäre die verpflichtende flächendeckende Einführung einer elektronischen Personalakte (verbunden mit der manuellen Erfassung der ca Personalakten), die auch die für eine Versorgungsfestsetzung relevanten Sachverhalte enthält und durch die Personalakten führenden Dienststellen ständig gepflegt wird. Die ergriffenen und geplanten Maßnahmen sind für die stetige und perspektivische Weiterentwicklung des LBV notwendig, um den künftigen Herausforderungen gewachsen zu sein und der Verantwortung den Bezüge- und Beihilfeempfängern gegenüber gerecht zu werden. ~lw~:'~i~