Die multifunktionale Chipkarte an der Hochschule Aalen. Eine Anleitung zum Umgang mit der Chipkarte

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1 Die multifunktionale Chipkarte an der Hochschule Aalen Eine Anleitung zum Umgang mit der Chipkarte

2 Inhalt 1. Einleitung 2. Kartentechnik und Kartenpflege 3. Chipkarte aufwerten / Geldbetrag laden 4. Kopieren mit der Chipkarte 5. Validierungsstationen 6. Datenschutz 7. Kosten 8. Ausgabe 9. Beendigung des Studiums 10. Funktionsstörungen - Was tun? - 2 -

3 1. Einleitung Seit dem Sommersemester 2001 hat die Hochschule Aalen Technik und Wirtschaft eine multifunktionale Chipkarte eingeführt. Diese dient den Studierenden als Studierendenausweis und den Professoren und Mitarbeitern als Mitarbeiterausweis. Diese multifunktionale Chipkarte hat das Ziel, die Dienstleistungen der Hochschule zu verbessern und die Verwaltungsvorgänge zu vereinfachen und weitgehend zu automatisieren. Die Chipkarte soll allen Studierenden, Professoren und Mitarbeitern ein hilfreicher und zuverlässiger Partner für folgende Funktionen sein: 1. Mitgliedsausweis - Studierendenausweis mit Lichtbild - Hochschulausweis nach 63 Abs. 4 FHG 2. Kopierkarte für dienstliche Kopien auf Kostenstelle (Mitarbeiter) und Freikopien (Studierende) 3. Geldwertkarte für private Kopien (Studierende und Mitarbeiter) 4. Ausweis für Bibliotheksnutzung (Studierende und Mitarbeiter) 5. Ausweis für Zeiterfassung der Mitarbeiter 6. Benutzung der bargeldlosen Automaten des Studentenwerks 7. Bezahlung in der Cafeteria und Mensa 8. Zutrittskontrolle - 3 -

4 2. Kartentechnik und Kartenpflege Bei der Chipkarte handelt es sich um eine sog. Mifare-Karte im Scheckkartenformat, wobei der Chip in die Karte eingeschweißt ist. Informationsübertragung erfolgt über eine eingebaute Antenne (13,56 MHz). Diese berührungslose Karte hat gegenüber den Prozessorkarten folgende Vorteile: - Kein Einschub in Lesegerät erforderlich, - Schnelligkeit - Transaktion <100 Millisekunden, - Chip integriert (kann nicht verschmutzen), - unempfindlich gegenüber magnetischen Feldern. Die Karte ist vor der erstmaligen Anwendung mit einer Geheimnummer zu versehen (PIN), um einen Missbrauch - insbesondere bei Verlust oder Diebstahl - zu verhindern. Die Geldwertkartenfunktion der Chipkarte ersetzt das Bargeld. Jeder, der sich im Besitz einer Karte befindet, kann, sofern die Geldwertkarte geladen ist, an den Kopierern kopieren, in der Mensa und Cafeteria bezahlen oder am Kaffeeautomat Getränke herauslassen. Behandeln Sie die Chipkarte daher wie Bargeld. Bei Verlust (Diebstahl usw.) wird der geladene Restbetrag nicht erstattet. Bei Verlust oder Defekt der Karte wenden Sie sich bitte umgehend an folgende Stellen: Studierende: Dezernat Zulassung und zentraler Studierendenservice, Zimmer 271 b Tel.: 07361/ oder oder Zulassung@htw-aalen.de Professoren und Mitarbeiter: Dezernat Personal, Zimmer 248 Tel / Personalabteilung@htw-aalen.de Die Chipkarte soll Sie während der Dauer Ihrer Mitgliedschaft an unserer Hochschule begleiten. Gehen Sie daher mit der Chipkarte sorgsam um

5 Die Chipkarte befindet sich in Ihrem Eigentum. Bei Verlust oder Defekt der Karte wird eine Ersatzkarte nur gegen einen Unkostenbeitrag von 5,00 EUR ausgegeben. Die Chipkarte sollten Sie jederzeit sicher aufbewahren. Wenn Sie folgende Hinweise beachten, wird Ihnen die Karte lange erhalten bleiben: - Nicht knicken, biegen (auch nicht geringfügig) oder starkem Druck aussetzen, da sonst die innenliegende Antenne bricht. Geldbeträge u. a. Informationen können dann nicht mehr abgerufen werden. Die Karte muss kostenpflichtig ersetzt werden, - nicht starker Hitze oder Kälte aussetzen (z. B. im Auto), - nicht verschmutzen oder verschmutzt benutzen, - am besten in der separaten Schutzhülle aufbewahren, die Ihnen mit der Karte ausgehändigt wird, - keine Aufkleber auf der Chipkarte anbringen. 3. Chipkarte aufwerten / Geldbetrag laden Um die Zahlungsfunktion der Chipkarte nutzen zu können, müssen Sie zuerst einen Geldbetrag auf die elektronische Börse buchen. Dies geschieht mit einem Bargeldaufwerter oder bargeldlos mit EC-Karte. Bargeldaufwerter finden Sie an folgenden Standorten: 1. Hauptgebäude Aalen im EG vor der Cafeteria, 2. Neubau Burren, Gebäude 2, im Kopierraum, 3. in der Mensa. EC-Aufwerter finden Sie an folgenden Standorten: 1. Hauptgebäude vor Copythek D-tec.tif, Raum Nr. 279, 2. in der Bibliothek (Burren), 3. Kopierraum in Gebäude 2 (Burren)

6 So laden Sie einen Geldbetrag auf Ihre Chipkarte: - Einführen der Chipkarte in den Bargeldaufwerter - Zahlen mit Bargeld (Deutsche Banknoten im Wert von 5,00 / 10,00 / 20,00 / 50,00 ) In Höhe der eingegebenen Banknoten wird die elektronische Geldwertkarte geladen (maximal 100 Gesamtguthaben) Also: 1. Chipkarte einführen, 2. Banknoten einführen, 3. Karte zurückfordern. Der Bargeldaufwerter kann weder Geld wechseln noch bereits auf die elektronische Geldwertkarte geladenes Geld wieder auszahlen! Das Laden der Geldwertkarte kann auch bargeldlos mit der EC-Karte über die angegebenen Stationen erfolgen! Einfach die entsprechende Schaltfläche drücken und der Menüführung folgen. 4. Kopieren mit der Chipkarte Für alle Mitglieder der Hochschule (Professoren, Mitarbeiter, Lehrbeauftragte und Studierende) stehen folgende Kopiergeräte zur Verfügung, die mit der Chipkarte bedient werden können: - Hauptgebäude OG - Copythek D-tec.tif, Raum Nr. 279 und den danebenliegenden Kopierräumen - Neubau Burren Gebäude 1 - im Kopierraum, Raum Nr Gebäude 2 - im Kopierraum, Raum Nr Gebäude 3 - in der Bibliothek im Erdgeschoss - Außenstelle Gartenstraße 135 EG - im Raum

7 Die Kopierterminals sehen wie folgt aus: Studierende können über die Geldwertkartenfunktion Kopien anfertigen. Bitte beachten Sie, dass das Kopieren nur möglich ist, wenn auf Ihrer Chipkarte noch ein entsprechender Geldbetrag oder ein von der Hochschule zur Verfügung gestelltes Kopierkontingent vorhanden ist. Sollte dies nicht der Fall sein, bitte die Karte vorher am Aufladeterminal mit dem entsprechenden Geldbetrag aufladen

8 Benutzung der Chipkarte als Wertkarte (bei Studierenden): Bedienung Display 1. Betriebsbereitschaft CHIPKARTE EINGEBEN 2. Chipkarte einführen Restguthaben wird angezeigt (eine PIN ist nicht einzugeben) 3. Kopierbereit mit Angabe des jeweiligen Restwertes 4. Kopiervorgang beenden Ende Taste drücken WERT = 25,00 WERT = 24,90 WERT = 24,90 KARTE ENTNEHMEN - 8 -

9 Privatkopien für Professoren und Mitarbeiter Für Professoren und Mitarbeiter, die Privatkopien anfertigen, gilt das gleiche Verfahren wie für Studierende, d. h. die Chipkarte ist mit einem Geldbetrag am Aufladeterminal zu versehen. Da die Karte sowohl für Dienstkopien als auch für Privatkopien programmiert ist, muss bei der Anfertigung der Privatkopien folgendes zu beachten: Bedienung Display 1. Vor dem Einführen der Chipkarte Taste "Enter" drücken 2. Nach dem Einführen der Chipkarte wird das Guthaben angezeigt 3. Kopierbereit mit Angabe des jeweiligen Restwertes 4. Kopiervorgang beenden Ende Taste drücken CHIPKARTE PRIVATKOPIEN WERT = 24,90 PRIVATKOPIEN WERT = 24,90 PRIVATKOPIEN KARTE ENTNEHMEN Dienstkopien Bei der Anfertigung von Dienstkopien müssen Sie vor der erstmaligen Bedienung eine PIN-Nummer eingeben. Diese dient dazu, dass bei Verlust der Karte nicht unberechtigt kopiert werden kann. Bitte merken Sie sich diese PIN gut, da diese bei Vergessen von der Hochschule nicht ausgelesen werden kann. Wichtig! Bei der Eingabe der PIN keine Zahlenreihen wie z. B oder 1111 oder 9999 verwenden. Diese werden vom System nicht akzeptiert. Bei der erstmaligen Benutzung beachten Sie bitte die nachstehende Menüführung am Kopierterminal: - 9 -

10 Erstmalige Benutzung der neuen Chipkarte: Bedienung Display 1. Betriebsbereitschaft CHIPKARTE EINGEBEN 2. Erstmaliges Benutzen der Karte Chipkarte einführen und eine 4-stellige PIN eingeben 3. PIN bestätigen Bitte die PIN bestätigen NEUE PIN **** PIN WIEDERHOLEN **** Verbuchung der Dienstkopien Die angefertigten Dienstkopien werden auf die Kostenstelle des Studiengangs verbucht (bei Forschungsprojekten auf die dort zugehörige Kostenstelle), die auf der Karte einprogrammiert ist. Die Bedienung des Kopier-Terminals erfolgt wie nachstehend beschrieben. Bitte beachten Sie, dass Sie bei der erstmaligen Benutzung Ihre PIN eingeben müssen, um die Chipkarte betriebsbereit zu machen

11 Normale Benutzung der Chipkarte: Bedienung Display 1. Betriebsbereitschaft CHIPKARTE EINGEBEN 2. PIN eingeben Bitte geben Sie Ihre 4-stellige PIN ein 3. Kopierbereit mit folgenden Infos: - Anzahl der gefertigten Kopien - Kostenstelle der Verbuchung 4. Kopiervorgang beenden Ende Taste drücken PIN EINGEBEN ANZAHL: 0 KONTO: PRIVATKOPIEN KARTE ENTNEHMEN 5. Validierungsstationen Die Verlängerung der Gültigkeit Ihrer Chipkarte kann nach Ihrer Online- Rückmeldung an gesonderten Validierungsstationen durchgeführt werden. Die Validierungssationen befinden sich in der Beethovenstraße 1 vor Raum 271 b (Zulassungsamt) und in der Bibliothek. Hier werden neben der Erneuerung des Aufdrucks auch die von der Hochschule zur Verfügung gestellten Freikopien aufgeladen. Dabei werden bis maximal 500 Kopien auf die Karte geladen. Ist ein höheres Kopierguthaben vorhanden, so wird die Anzahl der restlichen Kopien auf dem Server gespeichert. Diese können Sie später durch erneutes Aufladen an der Station auf Ihre Chipkarte übertragen. Die Obergrenze von 500 Kopien schützt Sie bei Defekt oder Verlust Ihrer Chipkarte davor, dass alle Kopien verloren gehen. Auf eine neue Karte können Sie das auf dem Server hinterlegte Restkontingent aufladen

12 Ebenso erhalten Sie nun den Aufdruck des Semestertickets Ostalb Mobil. Sie können mit der Chipkarte ab dem Sommersemester 2012 (ab Semesterbeginn 1.März) zu bestimmten Zeiten öffentliche Verkehrsmittel kostenlos bzw. kostengünstig benutzen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unserer Homepage unter Studium Semester Ticket. 6. Datenschutz 6.1 Allgemeines Auf dem Chip selbst ist als einziges personenbezogenes Datenfeld lediglich die Matrikelnummer (bei Studierenden) und die Kostenstelle (bei Professoren und Mitarbeitern) abgespeichert. In Verbindung mit einer Geheimnummer (PIN), die Sie selbst vergeben und jederzeit ändern können, wird sichergestellt, dass alle administrativen Anwendungen nur von Ihnen durchgeführt werden können. Bei Zahlungsvorgängen mit der Chipkarte werden außer der Seriennummer des Chips und einer Benutzerkreiszuordnung keine weiteren Daten gelesen und weiterverarbeitet. Somit kann beispielsweise das Studentenwerk im Nachhinein nicht feststellen, wie sich die Essgewohnheiten bestimmter Studierenden verhalten. Es wird keinen gläsernen Studierenden geben. Der Einsatz und die Verwendung der Chipkarte bleiben anonym. In Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten des Landes Baden-Württemberg wurden nachstehende datenschutzrechtlichen Festlegungen erarbeitet, die wir Ihnen hiermit bekannt geben: Die Hochschule Aalen gibt als Studierendenausweis an die Studierenden eine Chipkarte aus. Auf der Vorderseite der Chipkarte sind der Name der Hochschule, Name, Vorname, Matrikelnummer, Matrikelnummer als Lesestreifen für die Bibliothek und ein Passbild des Studierenden aufgedruckt. Auf dem Thermochromstreifen ist die jeweilige Gültigkeitsdauer des Studierendenausweises aufgedruckt. Auf der Chipkarte gespeichert sind: - Matrikelnummer, - Gültigkeitsdauer, - Geldwertkartenguthaben, - systemtechnische Daten wie Kartentyp und Seriennummer

13 Die für die einzelnen Vorgänge benötigten Daten speichert die Hochschule Aalen auf einem Server. In dem Chipkartensystem sind folgende Daten gespeichert, auf die das Zentrale Zulassungs- und Prüfungsamt sowie die Fakultätssekretariate der Hochschule Zugriff haben: - Name, - Vorname, - Matrikelnummer, - Bibliotheksnummer, - Gültigkeit der Chipkarte, - Kartenfolgenummer, - Systemnummer, - Kartentyp, - Seriennummer, - Versionsnummer, - Hochschulnummer und - Zugangsberechtigungsnummer. Die Chipkarte erfüllt folgende Funktionen: - Studierendenausweis, - Bibliotheksausweis, - Bezahlung an Kopiergeräten, - Bezahlung in der Mensa und Cafeteria, - Bezahlung an Kaffeeautomaten - Geldkartenfunktion, - Aktualisierung des Semesteraufdrucks und - Zutrittskontrolle Der Verlust ist unverzüglich dem Dezernat Zulassung und zentraler Studierendenservice anzuzeigen. Die Ansprüche nach dem Landesdatenschutzgesetz sind durch schriftlichen Antrag geltend zu machen, der an das Dezernat Zulassung und zentraler Studierendenservice der Hochschule Aalen zu richten ist

14 6.2 Auszug aus dem Landesdatenschutzgesetz (LDSG): 5 Abs. 1: Der Betroffene hat nach Maßgabe dieses Gesetzes ein Recht auf 1. Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten ( 21), 2. Berichtigung, Löschung und Sperrung der zu seiner Person gespeicherten Daten ( 22 bis 24), 3. Auskunft aus dem Verfahrensverzeichnis ( 11 Abs. 4), 4. Einwendung eines Schutzwürdigen, in seiner persönlichen Situation begründeten Interesses gegenüber der Verarbeitung seiner Daten ( 4 Abs. 6), 5. Schadensersatz ( 25), 6. Anrufung des Landesbeauftragten für den Datenschutz ( 27). Diese Rechte können nicht durch Rechtsgeschäft ausgeschlossen oder beschränkt werden. 5 Abs. 2: Wird für den Erhalt einer Leistung, das Erkennen einer Person oder für einen anderen Zweck ein Datenträger herausgegeben, den der Inhaber mit sich führen kann und auf dem seine personen-bezogenen Daten automatisiert verarbeitet werden, hat die verantwortliche Stelle sicherzustellen, dass er dies erkennen und seine ihm nach Abs. 1 Nr. 1 bis 6 zustehenden Rechte ohne unvertretbaren Aufwand geltend machen kann. Der Inhaber ist bei Ausgabe des Datenträgers über die ihm nach Abs. 1 zustehenden Rechte sowie über die ihm bei Verlust des Datenträgers zu treffenden Maßnahmen und über die Folgen aufzuklären. Diese datenschutzrechtlichen Bestimmungen werden jedem Studierenden bei der Ausgabe der Chipkarte ausgehändigt, deren Empfang er unterschriftlich zu bestätigen hat. Damit ist dem Datenschutz in aller Hinsicht Rechnung getragen

15 7. Kosten Die Chipkarten werden seit dem Sommersemester 2007 kostenlos ausgegeben. Bei Verlust oder Beschädigung wird gegen eine Gebühr von 5,00 EUR eine neue Chipkarte ausgestellt (Online-Beantragung). 8. Ausgabe Studierende erhalten die Chipkarte vom Dezernat Zulassung und Zentraler Studierendenservice; Professoren, Mitarbeiter und Lehrbeauftragte in der Personalabteilung. 9. Beendigung des Studiums Nach Beendigung des Studiums (Datum Exmatrikulation) ist die Studentenkarte beim Studiengangsekretariat abzugeben erst nach Rückgabe der Chipkarte und ggf. Erfüllung weiterer Auflagen, kann die Aushändigung der Exmatrikulationsbescheinigung erfolgen. Bitte achten Sie darauf, dass vor Exmatrikulation die auf der Karte vorhandenen Geldbeträge verbraucht werden. Eine Auszahlung des Restbetrages kann nur in der Cafeteria erfolgen

16 10. Funktionsstörungen - Was tun? Sollte Ihre Chipkarte einmal nicht so funktionieren, wie es eigentlich sein sollte, kann dies viele Gründe haben. Um den Ärger mit der Technik so gering wie möglich zu halten, hier ein paar Lösungsansätze: Problem Ich habe meine Karte verloren. Der Gültigkeitsstreifen (Thermochromstreifen mit blauem Aufdruck) lässt sich nicht mehr beschreiben. Meine Karte ist in der Validierungsstation stecken geblieben. Meine Karte funktioniert nicht mehr nach Anzeige einer Fehlermeldung Lösung Um einem Missbrauch vorzubeugen, sollte die Karte umgehend gesperrt werden. Ein Missbrauch ist wegen der PIN weitgehend ausgeschlossen. Eine Ersatzkarte kann online (Hompage der Hochschule Aalen beantragt werden (kostenpflichtig!). Bitte beachten Sie: Auf der Chipkarte gespeicherte Geldbeträge oder Kopierkontingente werden nicht auf einem Server gespeichert und können daher nicht ersetzt werden. Den Streifen reinigen (Achtung: keine scharfen Reinigungsmittel verwenden!). Eventuell muss eine neue Karte ausgestellt werden. Bitte unverzüglich die Verwaltungs- EDV informieren. Versuchen Sie den Fehler zu beheben indem Sie die Karte am letzten Gerät an dem die Karte verwendet wurde nochmals einführen. Sollte dies keine Wirkung zeigen, dann notieren Sie die Fehlermeldung auf dem für diese Zwecke ausliegenden Umschlägen und lassen Sie die Chipkarte dem Dezernat Zulassung und zentraler Studierendenservice zukommen (Abgabe des Umschlags an jeder zentralen Stelle der Hochschule Aalen)

17 Platz für Ihre Notizen:

18 Herausgeber: Hochschule Aalen Technik und Wirtschaft Beethovenstraße Aalen Tel. : 07361/ Fax : 07361/ info@htw-aalen.de 8. Auflage Stand: Februar 2012 Das Chipkarten-Projekt wird unterstützt durch: