Kassen-Programm. Autor + Vertrieb + Service.

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1 Kassen-Programm Autor + Vertrieb + Service Peter Schmitz Programmierer Staatl. gepr. Augenoptiker und Augenoptikermeister Im Dicken Hop Otterndorf Telefon: / Telefax: / Internet:

2 Kassenprogramm Möglichkeiten Lückenloses Erfassen der Tageseinnahmen und Ausgaben Erstellung eines Kassenberichtes Führen eines Kassenjournals Kassieren von Opti-Aufträgen und Vermerken der Zahlung Kassieren und Austragen von Artikeln aus dem Lagerprogramm Jede Buchung wird in einer verschlüsselten Journaldatei dokumentiert. Ein Zugang ist nur über das Programm für berechtigte Personen (Kennwort) möglich. Für Prüfzwecke kann das Journal exportiert werden. Eine nachträgliche Änderung vorgenommener Buchungen ist nicht möglich. Korrekturen nur über Korrekturbuchungen. Ein gültiger Tagesbericht ist nur nach einem Tagesabschluss möglich.

3 Kassiervorgang Kundename Der Kassiervorgang beginnt mit der Eingabe des Kundennamen. Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten. Name manuell Der Kassiervorgang beginnt mit der Eingabe des Kundennamens. Eine hier vorgenommen Eingabe erscheint auf der Kundenquittung und im Journal. Mit Auftragsnummer Die Eingabe einer Opti-Auftragsnummer führt zur Übernahme der Summe aus dem Auftrag und später zum Vermerk im Auftrag. Siehe auch Auftragsübernahme. Mit Kundennummer oder Kunden-Suche Die Kasse kann auch einen neuen Auftrag in der Kundenverwaltung (oder Opti) erzeugen. Hierzu müssen Sie den Kassiervorgang einem Kunden zuordnen. Ist die Kundennummer bekannt, bitte eingeben: K1234 K vorweg, anschließend KuNr. Sie können auch nach dem Kundennamen suchen oder einen Neuanlage vornehmen. Haben Sie den Namen über die KuNr., die Namenssuche oder eine Neuanlage eingegeben so wird nach Beendigung des Kassiervorganges automatisch ein entsprechender Auftrag erzeugt und dem Kunden zugeordnet. So sehen Sie in der Kundenverwaltung alle Käufe des Kunden. Kassierer Das Feld Kassierer sollte immer ausgefüllt werden. Geben Sie die MitarbeiterNr. oder einen Teil des Mitarbeiternamens ein. Alternativ wählen Sie einen Namen mit Klick auf dem Info-Fenster. Tabelle Hier werden die verkauften Artikel eingetragen. Nach der Eingabe einer LagerNr. werden die weiteren Felder Warengruppe, Bezeichnung und Preis automatisch aus dem Lagerprogramm übernommen. Nach dem Kassiervorgang erfolgt die automatische Ausbuchung. Bei Preisänderungen überschreiben Sie bitte den Kassenpreis. Die Anzahl lässt sich sehr einfach mit der [+] Taste erhöhen. Für Kassiervorgänge ohne Lagernummer tragen Sie die Kassenwarengruppe, Bezeichnung und Preis manuell ein.

4 Summe [F9] schließt den Verkauf ab. Nun folgt die Zahlungseingabe. Kundenzahlung Nach dem Abschluss der Kassiervorgänge mit [F9] können Sie den Zahlbetrag eingeben. Das entsprechende Wechselgeld wird angezeigt. Bitte vermerken Sie auch das genutzte Zahlungsmittel: Bar, EC, Scheck, Kreditkarte. Es ist auch eine gemischte Zahlung möglich. z.b. Scheck über 100,- + 20,- Bar. Hierfür stehen 2 Eingabefelder zur Verfügung. Zur Wahl des Zahlungsmittels stehen 3 Möglichkeiten zur Verfügung. - Drücken Sie den Anfangsbuchstaben: B = Bar, E = EC-Karte, K = Kreditkarte, S = Scheck - Klicken Sie auf das gewünschte Symbol - Wählen Sie aus dem DropDown-Feld Ende [F12] schließt den Kassiervorgang endgültig ab. Die Schublade öffnet. Die Quittung wird gedruckt. Die Ware wird ausgetragen. Die Bezahlung wird im Auftrag vermerkt.

5 Besondere Buchungsfälle Skonto-Buchung Zunächst alle Artikel und Dienstleistungen erfassen. F6 Leitet die Skonto-Buchung ein. Sie können nun einen Prozentsatz oder einen Betrag eingeben. Nach Bestätigung der Eingabe wird eine neue Buchungszeile erzeugt. Geldentnahme Kosten Buchung über die gewünschte Kostenart. Betrag negativ. Nr WG Bezeichnung Anzahl Einzelpreis Kosten Bürobedarf 1-5,00 Kostenarten z.b. Kosten 0% für Porto Kosten 19% Kosten 7% Kosten KFZ usw. Wichtig! Es muss die Kostenart mit der richtigen Vorsteuer gewählt werden.

6 Geldentnahme für Bankeinzahlung Buchung über Warengruppe Bank mit negativem Betrag. Nr WG Bezeichnung Anzahl Einzelpreis Bank Bar ,00 Bank Scheck 1-500,00 Wichtig: Als Zahlungsmittel (geg. Betrag) ebenfalls Bar, Scheck oder EC eingeben! Clearing von EC- und Kreditkartenzahlungen Zahlungen per EC- oder Kreditkarte werden dem Kassenbestand zugerechnet. Das heißt der Kassenbestand ergibt sich aus Bargeld + Schecksumme + EC-Karten-Summe + Kreditkarten- Summe. Beim Clearing werden die Beträge dem Kartenunternehmen übermittelt. Der Vorgang entspricht der Bankeinzahlung von Bargeld oder Schecks. Buchung wie bei Bankeinzahlung. Buchung über Warengruppe Bank mit negativem Betrag. Nr WG Bezeichnung Anzahl Einzelpreis Bank EC ,00 Die Ausbuchung der EC-Zahlung kann auch automatisch beim Tagesabschluss erfolgen. Dann ist eine manuelle Buchung nicht nötig. Geldentnahme Privat Buchung über Warengruppe Privat Nr WG Bezeichnung Anzahl Einzelpreis Privat Entnahme ,00

7 Tagesabschluß Mit dem Tagesabschluss werden die Buchungen eines Tages abgeschlossen. Das Buchungsdatum wird weitergestellt. Die Berichtsnummer wird erhöht. Der Tageszähler wird auf 1 zurückgesetzt. Sie können zusätzlich auf Wunsch: Die EC-Karten- und Kreditkartenbestände ausbuchen (Clearing). Einen Kassenbericht drucken. Das Tagesjournal drucken. Kreuzen Sie die gewünschten Optionen an. Ihre Auswahl wird gespeichert und als Vorgabe für den nächsten Tagesabschluss verwendet. Wichtig!!! Vor der Durchführung des Tagesabschlusses den Kassenbestand prüfen! Summe-Bar und Summe-EC müssen stimmen. Nach dem Abschluss können keine Buchungen mehr auf den Tag durchgeführt werden. Stellen Sie noch Fehler fest, bitte den Abschluss abbrechen, Fehler suchen und Korrekturbuchung vornehmen. Abschuss erst wenn alles stimmt.

8 Fehlersuche Prüfen Sie die Buchungen im Journal (Berichte/Journal). alternativ mit den Pfeiltasten durch die vergangenen Buchungen bewegen. Eine fehlerhafte Buchung stornieren und erneut korrekt buchen. Die Storno-Buchung wiederholt die falsche Buchung mit umgekehrten Vorzeichen und hebt damit die Beträge wieder auf. Alle Buchungen erscheinen im Journal und als Quittungsdruck und können so lückenlos nachvollzogen werden. Der häufigste Fehler ist die Wahl des falschen Zahlungsmittels. Eine Buchung erfolgte als Bar- statt EC-Zahlung. Hier ist eine einfache Umbuchung möglich. Starten Sie einen Kassiervorgang ohne Eingabe von Buchungen. Gleich Summe [F9] drücken. Sie gelangen in den Bereich gegebener Betrag. Geben Sie hier den Betrag folgendermaßen ein: Bar: -300,00 EC: +300,00 Die Endsumme bleibt 0 Vorgang mit [F12] abschließen. Auch diese Buchung wird natürlich im Journal dokumentiert. Gegebenenfalls andersherum buchen.

9 Kassenbericht Der Kassenbericht zeigt Ihnen die Einnahmen und Ausgaben eines Tages oder eines beliebigen Zeitraumes. Kreuzen Sie das Auswahlfeld zusammenfassen an, so erhalten Sie einen Bericht mit den Summen des gewählten Zeitraumes. Z.B. Summe eines Monats. Beispielbericht:

10 Kassen-Journal Im Kassenjournal werden alle Kassiervorgänge chronologisch aufgezeichnet. Sie können: Anzeige beliebiger Zeiträume Ausdruck Export Nicht möglich: Änderungen

11 Buchungsliste Export nach Lexware Es ergibt sich eine erhebliche Arbeitsersparnis mit der automatischen Verbuchung der Kassenberichte. Die Kassenberichte eines Monats werden zunächst in einer Datei abgelegt. Diese Datei kann vom Buchhalter importiert werden. Mit wenigen Klick's übernehmen Sie alle Kassenberichte! Klicken Sie im Kassenprogramm Berichte / Kassenbericht Gewünschten Monat wählen [Export] klicken Der zu exportierende Bericht wird zunächst als Tabelle angezeigt. Zu jeder Buchung wird eine Kontonummer zugeordnet. Noch nicht bekannte Buchungen sind zunächst Rot markiert. Klicken Sie in die Tabelle und ergänzen Sie die gewünschte Kontonummer. Z.B. Erlöse Habenkonto=8400 Diese Wahl wird gespeichert und auf alle anderen gleichen Zeilen angewendet. Diese Zuordnungen werden automatisch gespeichert und beim nächsten Mal wieder genutzt. Sind alle Zuordnungen erfolgt, keine Zeile mehr rot markiert, kann die Liste gespeichert werden. Merken Sie sich den Ordner und Dateinamen für die spätere Verwendung in der Buchhaltung. Nun starten Sie Lexware Buchhalter. Der Import erfolgt über Datei/Import/Text Weitere Details finden Sie in der Online-Hilfe.

12 Einstellungen Programm Menüpunkt: Programm / Einstellungen Die Einstellungen erfolgen in der Datei Kasse.ini Die Einstellungen sollten nur zusammen mit unserer Softwarehotline vorgenommen werden. Warengruppen, Kostenarten, Layout von Kassenbericht, Journal und Quittung können nach Ihren Wünschen vorgenommen werden. Bereits gebuchte Warengruppen sind nicht änderbar. Datensicherung / Archivierung Das Kassenprogramm läuft in dem Ordner Schmitz\Kasse Dieser Ordner enthält das Programm, alle Einstellungen und die Journaldateien. Zur Rekonstruktion des Kassenprogrammes muss dieser Ordner archiviert werden. Es empfiehlt sich am besten regelmäßig den kompletten Ordner Schmitz mit allen Unterordnern zu sichern. So ist sichergestellt das alle wichtigen Daten erhalten bleiben. Mindestens einmal pro Jahr, am besten nach der Inventur, eine Datensicherung auf einem unveränderbaren externen Datenträger vornehmen (auf CD brennen). Diese Daten sind wie andere Buchhaltungsdaten aufbewahrungspflichtig.

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