Anleitung Drucken vom USB-Stick. an Konica Minolta Geräten

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1 Anleitung Drucken vom USB-Stick an Konica Minolta Geräten Stand:

2 Inhaltsverzeichnis 1. kurz & knapp - Schnellanleitung Was sollte ich wissen?... 4 Format USB-Stick... 4 Unterstützte Dateiformate...4 Hinweise zur Skalierung... 4 Idealbedingungen Anleitung Schritt-für-Schritt...5 Nachtrag Weitere Dokumente drucken - Stick erneut anwählen...10 Meldung: Kein passendes Papierformat...11 Warum die Fehlermeldung?...12 Was tun, wenn Dokument...12 KLEINER als A GRÖSSER als A PDF-Dateien für den Druck vorbereiten - PDF in PDF drucken...13 Allgemeines zum Format PDF...13 Besonderheiten PDF-Dateien an Konica-Minolta-Maschinen...13 Woran merkt man, daß die PDF-Datei nicht gedruckt werden kann?...13 Welche PDF-Dateien sind betroffen?...13 Wie erkenne ich, mit welchem Programm eine PDF-Datei erstellt wurde?...15 Wie gehe ich vor, um die PDF-Datei für den Drucker aufzubereiten? Anhang USB-Stick formatieren...18 WINDOWS MACINTOSH Fehlerbehebung Fehler: USB-Stick wird nicht erkannt...20 Fehler: Dokument wird nicht gedruckt...20 Fehler: leere Seite mit ERROR: undefined Links GRATIS PDF-Programme (Freeware)...21 FREEPDF PDFCreator PDF PDF Split and Merge... 22

3 1. kurz & knapp - Schnellanleitung Voraussetzung: USB-Stick FAT32-formatiert, Dateien im Format PDF, JPG, TIFF Stick rechts an Kopierer einstecken Dokument aus externem Speicher drucken anwählen Dokumente in Auswahlliste auswählen Rechts oben auf Druck, dann rechts unten auf Starten oder blauen Startknopf drücken 2. Was sollte ich wissen? Format USB-Stick USB-Sticks müssen FAT32-formatiert sein! ( siehe USB-Stick formatieren) Sticks im Format FAT(16), NTFS, exfat, etc. werden nicht erkannt Unterstützte Dateiformate Es können ausschließlich Dateien im Format PDF, JPEG und TIFF gedruckt werden! Dateiformate von Word (.doc(x)), Excel (.xls(x)), OpenOffice (.odt,.ods, ), etc. werden NICHT direkt erkannt ( siehe PDF-Dateien für den Druck vorbereiten) Hinweise zur Skalierung PDFs und TIFFs werden 1:1 gedruckt - die Seitengröße wird bestimmt anhand der Seitendimensionen, die in der Datei hinterlegt sind JPEGs werden bis zum Rand skaliert - seitengerecht bis entweder die maximale Breite oder die maximale Länge des Blattes erreicht ist Idealbedingungen Dateien im Format PDF, idealerweise erstellt mit Ghostscript (Windows, Links s.u.) oder Mac PDF im Seitenformat A4, hoch (oder kleiner) oder A3 (oder kleiner) ( siehe PDF-Dateien für den Druck vorbereiten) 1

4 3. Anleitung Schritt-für-Schritt 1. Karte in Terminal einstecken warten bis Bedienfeld freigegeben ist 2. USB-Stick einstecken (in Kopierer an rechter Seite, nicht am Karten-Terminal) Auswahlfenster erscheint (dazu unten ein kleines blaues USB-Symbol - erscheint dort ein rotes X siehe Fehlerbehebung) 3. Dokument aus externem Speicher drucken anwählen 2

5 4. Dokument(e) auswählen - bei mehreren Dateien ggf. mit den Pfeiltasten in der Liste scrollen. Es können gleich mehrere Dateien ausgewählt werden. Wenn Dateien im Unterordner liegen, den Ordner auswählen, rechts auf Öffnen. Hinweis: die Sortierung ist manchmal etwas durcheinander, weder alphabetisch, noch nach Datum sortiert. 5. Taste Druck wählen hier kann ausgewählt werden, ob 1- oder 2-seitig gedruckt werden soll, an Farbgeräten zusätzlich: farbig oder schwarz-weiß 3

6 HINWEIS: bei Duplex-Drucken (2-seitig) bitte beachten: - bei Drucken im Hochformat ist links = lange Kante und oben = kurze Kante - bei Drucken im Querformat ist links = kurze Kante und oben = lange Kante Beachten Sie auch das Piktogramm auf der linken Seite! 6. Druck beginnen mit Starten im Display oder Druck auf den blauen Start-Knopf der Druck beginnt nun gleich nach wenigen Sekunden (kleine Dateien) oder der Drucker empfängt die Daten zunächst und bereitet diese erst auf (blaues Blinken vorn am Bedienfeld) und druckt dann nachdem das Blinken stoppt HINWEIS: sollte weder der Druck ausgegeben werden noch die LED blinken, sehen Sie bitte im Abschnitt Fehlerbehebung nach! Vermutlich ist Ihre PDF-Datei nicht kompatibel und sollte für den Druck aufbereitet werden. 4

7 Nachtrag Weitere Dokumente drucken - Stick erneut anwählen Möchten Sie weitere Dokumente drucken, so müssen Sie nicht den Stick herausziehen und wieder einstecken, um in den Auswahlbildschirm zu kommen. Gehen Sie einfach über Box Externer Speicher Verwendung/Datei Kein passendes Papierformat Sollte die Meldung kommen: Kein passendes Papierformat, so heißt das NICHT, daß kein Papier mehr vorhanden ist. (Bitte keine Meldung erstatten. Danke. Leere Papierfächer sind an der rot aufleuchtenden LED rechts neben dem Fach erkennbar.) Die Meldung kommt immer dann, wenn das Dokument nicht im A4-Format 210x297 mm ist, sondern entweder kleiner oder größer. Die genauen Dimensionen werden angezeigt. 5

8 Warum die Fehlermeldung? Der Drucker sucht nach passendem Papier im angegebenen Format und findet natürlich nur A4 oder an manchen Geräten zusätzlich A3. Er fragt daher nach, wie nun vorgegangen werden soll. Was tun? KLEINER als A4 am besten einfach rechts unten unter Papierfach eine beliebige A4-Kassette auswählen (Ausrichtung hoch/quer beachten!) Das Dokument wird dann 1:1 zentriert auf A4 gedruckt. Das Dokument wird nicht skaliert, wie z.b. vom PC gewohnt. GRÖSSER als A4 der Drucker würde hier auch 1:1 drucken, d.h. über die Ränder hinausgehende Seitenteile würden einfach abgeschnitten werden. Dies ist in manchen Fällen akzeptabel, z.b. wenn es sich um das US-Letter-Format handelt. Dies ist 215 mm breit - es würden also 5mm abgeschnitten werden, was in der Regel durch ohnehin vorhandenen Rand kompensiert wird. Was tun, wenn das Format deutlich größer ist? A) unter Papierfach A3 auswählen. Wenn kein A3 vorhanden oder nicht gewünscht, B) die PDF-Datei zunächst am PC aufbereiten und dann erneut drucken ( siehe PDF-Dateien für den Druck vorbereiten) 6

9 4. PDF-Dateien für den Druck vorbereiten - PDF in PDF drucken Allgemeines zum Format PDF PDF-Datei PDF-Datei! Das PDF-Format ist nur ein Container, in den man Texte, Bilder, Links, etc. in mehreren Ebenen einfügen kann. Es gibt dutzende Programme, die PDF-Dateien erstellen können und wiederum dutzende, die diese lesen. Eine PDF-Datei wird von der Anzeigesoftware ähnlich wie eine Website interpretiert und dargestellt. Dabei kann es je nach Programm zu leichten Unterschieden kommen. So kann es sein, daß in einem Programm Bildelemente verschoben sind oder ganz fehlen, während in einem anderen Programm diese korrekt dargestellt werden. Sie kennen diesen Effekt vermutlich, wenn Sie diverse Word-Dokumente mit OpenOffice öffnen - auch hier kommt es hin und wieder zu Veränderungen. Die besten Anzeigeergebnisse liefert normalerweise der Adobe Acrobat Reader - kein Wunder, ist Adobe doch der Erfinder des PDF-Formats. Obwohl es teilweise kleinere und damit schnellere PDF-Programme gibt, wird für maximale Kompatibilität der Adobe Reader empfohlen! Dazu bietet er sehr gute Funktionen in der Druckausgabe (z.b. Mehrseiten-Druck (2-auf-1, etc.), Broschürendruck, etc.) Besonderheiten PDF-Dateien an Konica-Minolta-Maschinen Auch die Konica-Minolta-Drucker haben einen PDF-Reader eingebaut. Dieser ist allerdings nicht updatebar und aufgrund des Alters (ca. 5 Jahre) gibt es hier einige Besonderheiten zu beachten. Es gibt einige PDF-Kompressions-Algorithmen, die vom Drucker teilweise nicht gelesen werden können. Außerdem können PDFs mit verschieden großen Seiten Probleme machen. (s.u.) Woran merkt man, daß die PDF-Datei nicht gedruckt werden kann? Leider wird keine Fehlermeldung ausgegeben, wenn der Drucker die PDF-Datei nicht akzeptiert. Man merkt es daran, daß wenn man die PDF ausgewählt und Start gedrückt hat, man nach kurzer Zeit wieder in der Dateiansicht landet, ohne daß der Druck beginnt. Welche PDF-Dateien sind betroffen? Ungünstigerweise gehören auch PDFs dazu, die von populären Programmen wie z.b. Word 2007/2010/2013 mit der PDF-Export-Funktion erzeugt wurden. Einfache Textdateien funktionieren meist anstandslos - schwierig sind komplexere Dateien mit Bildern und Tabellen. Diese werden öfters nicht erkannt. Ein besonderer Kandidat ist z.b. der LuraDocument PDF-Kompressor, der in PDFs des Internet Archive (archive.org) verwendet wird. Hier ist eigentlich immer eine Aufbereitung nötig. 7

10 Schwierig sind auch verschieden große Seiten innerhalb eines Dokuments. Hier ist auch stets eine Aufbereitung nötig. Übersicht PDF-Programm/Kompressor Kompatibilität Ghostscript Word 2007/2010/2013 sehr gut mittelmäßig Open Office gut Adobe Distiller gut Luratech (Internet Archive) LaTeX (Linux) Bemerkung schlecht mittelmäßig 8 komplexer Seitenaufbau problematisch Aufbereitung nötig

11 Wie erkenne ich, mit welchem Programm eine PDF-Datei erstellt wurde? PDF im Acrobat Reader öffnen, Rechtsklick auf Seite, Dokumenteneigenschaften 9

12 Was nun? Es hat sich gezeigt, daß PDF-Dateien, die mit dem open-source-kompressor Ghostscript erstellt wurden, zu 99,9% mit den Konica-Minolta-Druckern kompatibel sind. Es empfiehlt sich daher, problematische PDFs erneut in ein PDF zu drucken, das mit Ghostscript erstellt wird. 2 Vorteile: das PDF wird auf jeden Fall vom Drucker gedruckt werden im Vorfeld kann der Druckjob nach Wunsch angepasst werden - z.b. Seitenauswahl, Seitenformat (A4, A3), Skalierung auf die Seite, Mehrfach-Seiten (2-auf-1 / 4-auf-1), etc. Wie gehe ich vor? 1. Installieren Sie einfach z.b. eines der u.g. PDF- Drucker -Programme oder eines Ihrer Wahl, das mit Ghostscript arbeitet. 2. Öffnen Sie nun die PDF-Datei im PDF-Betrachter Ihrer Wahl (meist Adobe Acrobat READER, es gibt aber auch zahlreiche andere: FoxIt Reader, PDF X-Change-Viewer, etc.) 3. Öffnen Sie den Druckdialog (meist: Datei Drucken ) wählen Sie als Drucker den entsprechenden PDF-Konverter aus stellen Sie im Druckdialog entsprechende Bearbeitungen ein (Seitenskalierung, Ausrichtung, ggf. Mehrseiten-Druck, etc.) 10

13 4. Druck starten / PDF speichern Kurze Zeit später kommt ein Fenster des PDF-Druckers, in dem Sie ggf. Qualitätseinstellungen vornehmen und einen Speicherort festlegen können. 5. neue PDF auf USB-Stick übertragen und am Drucker ausdrucken Hinweis: es empfiehlt sich, immer die höchste Qualitätsstufe auszuwählen, damit die Text-/Bildqualität sich durch das erneute Speichern als PDF nicht verschlechtert. Speicherplatz ist in Zeiten von 64GB-USB-Sticks wohl kein Thema mehr... 11

14 5. Anhang USB-Stick formatieren HINWEIS: beim Formatieren werden ALLE Daten auf dem Datenträger gelöscht. VOR dem Formatieren bitte alle Daten zunächst auf anderem Medium sichern! WINDOWS Stick einstecken Explorer aufrufen (z.b. WindowsTaste+E) in linker Spalte unter Computer den USBStick suchen Rechstklick auf den Eintrag Formatieren wählen Einstellungen wie im Bild zu sehen: Dateisystem = FAT32 Größe der Zuordnungseinheiten = Standard bei Volumebezeichnung kann ein Name vergeben werden. HINWEIS: Schnellformatierung sollte angehakt sein. Sonst wird der Stick vollständig formatiert, was je nach Größe einige Minuten oder sogar Stunden dauern kann. mit Starten ausführen, Sicherheitshinweis bestätigen Hinweis: Windows formatiert nur Sticks bis zu einer Größe von 32GB im FAT32-Format. Für größere Medien (FAT32 unterstützt bis zu 2TB) ist ein extra Programm nötig, z.b. die Freeware Fat32Formatter MACINTOSH Stick einstecken in Programm-Ordner in den Unterordner Dienstprogramme "Festplattendienstprogramm" öffnen. Hier sind alle alle angeschlossenen Laufwerke zu sehen auch der USB-Stick USB-Stick auswählen auf "Partitionieren" klicken im DropdownMenü unter "Volumen-Schema" die gewünschte Anzahl der Partitionen auswählen - dies sollte 1 sein auf "Optionen" klicken, Partitionsschema "Master Boot Record" auswählen (damit Windows-Rechner und Macs den Stick lesen und beschreiben können) mit"ok" bestätigen bei "Volumen-Informationen" kann ein Name vergeben werden unter "Format" "MS-DOS-Dateisystem (FAT)" auswählen mit Anwenden ausführen, Sicherheitsabfrage mit Klick auf "Partitionieren" bestätigen 12

15 13

16 6. Fehlerbehebung Fehler: USB-Stick wird nicht erkannt Symptom: Dialogfeld zum Drucken öffnet sich nicht, im unteren Bildbereich wird ein USBSymbol mit rotem X angezeigt mögliche Ursachen: A) USB-Stick ist nicht FAT32-formatiert! Abhilfe: USB-Stick in FAT32 formatieren siehe USB-Stick formatieren B) USB-Stick fehlerhaft Abhilfe: USB-Stick ggf. neu formatieren oder anderen Stick testen C) USB-Stick nicht kompatibel ca. 1% der USB-Sticks werden TROTZ FAT32-Formatierung nicht erkannt. Grund: unbekannt vermutlich Inkompatibilität mit USB-Controller Abhife: anderen Stick verwenden Fehler: Dokument wird nicht gedruckt Symptom: Dialogfeld Datei wird gelesen verschwindet sofort, nichts passiert mehr - kein blaues Blinken der LED Ursache: der Drucker kann die PDF-Datei nicht lesen Abhilfe: Bitte die PDF vor dem Druck neu aufbereiten ( siehe PDF-Dateien für den Druck vorbereiten) 14

17 Fehler: leere Seite mit ERROR: undefined Symptom: eine leere Seite mit o.g. Fehlermeldung wird gedruckt Ursache: Sie versuchen, ein geschütztes Dokument zu drucken - meist sind das offizielle Formulare o.ä. Abhilfe: drucken Sie diese Dateien nicht in ein PDF, sondern in ein Bild (JPG oder TIFF) 7. Links GRATIS PDF-Programme (Freeware) FREEPDF (Links zu Ghostscript auf dieser Seite) Vorteile: - KEINE versteckte Adware! - nutzt Ghostscript - schlankes Interface - kann PDF-Dateien zusammenfügen Nachteile: - Ghostscript muss extra installiert werden (am besten vorher) - speichert nicht in Bildformate (JPG, etc.) 15

18 PDFCreator Vorteile: - nutzt Ghostscript - viele Einstellmöglichkeiten, speichert auch in Bildformaten - kann PDF-Dateien zusammenfügen und trennen (bei Installation von PDFArchitect ) Nachteile: - Installer mit Adware! AUFPASSEN beim Installieren: unbedingt Experteneinstellungen wählen alle Toolbars und Testversionen abwählen, am besten auch den PDF Architect abwählen! (der ist in der Gratisversion so beschnitten, dass sich die Installation nicht lohnt) PDF24 Vorteile: - basiert auf Ghostscript - speichert neben PDFs auch in Bildformate (JPG, TIFF, etc.) - KEINE versteckte Adware! - neben Druckertreiber als Standalone-Programm ausführbar: kann mehrere PDF-Dateien zu einer zusammenfügen oder einzelne Seiten extrahieren Nachteile: - nach Registrierung Anmeldung nötig TIPP: Fake-Nutzernamen verwenden (Max Mustermann, etc.) und Trash- -Adresse verwenden, z.b. trashmail.de, 10minut .com, etc. PDF Split and Merge Freeware-Programm zum Trennen und Zusammenfügen von PDF-Dateien 16

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