Mobile Lösungen im Facility Management zur Optimierung der Dienstleistung. Wandel von der zirkullären Mobilität zur informationellen Mobilität

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1 Mobile Lösungen im Facility Management zur Optimierung der Dienstleistung. Wandel von der zirkullären Mobilität zur informationellen Mobilität

2 Index Leistungsübersicht Potenziale einer mobilen Lösung im technischen Service Überblick über den Mobile Staff Manager (MSM) Prozessbeispiel mit MSM Vorteile durch den MSM Pilot - und Betriebsphase Schlussbetrachtung 00/00/04 1

3 Das Leistungsportfolio im Bereich Mobile Business. Ziel ist es Mobilisierungspotenziale in Unternehmen zu erkennen, diese zu aktivieren und erfolgreich umzusetzen. Evaluierung Konzeption Umsetzung Betrieb Welche Mobilisierungspotenziale bestehen? Wie lassen sich die Geschäftsprozesse mobil unterstützen und verbessern? Welche Technologien sind betriebswirtschaftlich sinnvoll? Welche Anforderungen lassen sich daraus ableiten? Anforderungs- Bewertung Prozess- Modellierung Konzeptions- Erstellung Entwicklung: Customizing Individual Entwicklung Software Auswahl Implementierung Hosting Wartung Support Service Level Agreements 00/00/04 2

4 Index Leistungsübersicht Potenziale einer mobilen Lösung im technischen Service Überblick über den Mobile Staff Manager (MSM) Prozessbeispiel mit MSM Vorteile durch den MSM Pilot - und Betriebsphase Schlussbetrachtung 00/00/04 3

5 Mobilisierungspotenziale durch eine mobile Lösung im technischen Service. - Definierte elektronisch papierlose Prozesse - Einheitliche Dokumentation der Dienstleistung - bessere Know-How Verwertung - Vermeidung von Mehrfacherfassung und Eingabefehlern bei Papier-dokumenten - Datenbasis für Kundenrentabilität - Potenzialanalyse - Liefert Kundeninformationen - Info über Kundenentwicklung - Cross Selling Potenzial Qualität Controlling Zentraler Technischer Service Vertrieb / After Sales Service Disposition Auftrags Management - Optimierung Mitarbeitersteuerung - Vereinfachung Organisation für geplante und ungeplante Aufgaben - elektronische Serviceaufträge - Einmalige Erfassung der Informationen beim Kunden - Aktueller Status der Dienstleistung - Dokumentierte Abnahme der Leistung durch Kunden - Erfassung möglicher Zusatzleistungen (vertrieb) 00/00/04 4

6 Index Leistungsübersicht Potenziale einer mobilen Lösung im technischen Service Überblick über den Mobile Staff Manager (MSM) Prozessbeispiel mit MSM Vorteile durch den MSM Pilot - und Betriebsphase Schlussbetrachtung 00/00/04 5

7 Der Mobile Staff Manager ist eine Systemlösung zur Steuerung von Mitarbeitern, Fahrzeugen und Güter über mobile Endgeräte. Zentrale Aufträge & Störungen Mitarbeiter Kommunikation Steuerung & Optimieren Orten & Tracking Vorsystem Rückmelden Mobile Bereitstellung aller geplanten und ungeplanten Aufgaben (Störungen) sowie aller notwendigen, bisher in Papierform vorliegenden Informationen. Steuerung & Optimierung anhand der Mitarbeiter-Verfügbarkeit, der fachlichen Qualifikation und der optimierten Fahrtzeit zum Einsatzort. Mitarbeiter, Fahrzeuge und Güter lassen sich Orten und Nachverfolgen (Tracking). Arbeitsstatus, Zeiten, Materialien, Berichte, Dokumente etc. werden online übertragen und liegen sofort zur Weiterverarbeitung in der Zentrale digital vor. Alle Stati sowie Reaktionszeiten werden mit Datum und Uhrzeit zum Nachweis protokolliert. 00/00/04 6

8 Index Leistungsübersicht Potenziale einer mobilen Lösung im technischen Service Überblick über den Mobile Staff Manager (MSM) Prozessbeispiel mit MSM Vorteile durch den MSM Pilot - und Betriebsphase Schlussbetrachtung 00/00/04 7

9 Störmeldemanagement: Von der Erfassung eines Auftrages bis hin zu seiner Rückmeldung inklusive Zeiten, Verbrauch und Auftragsdaten. Auftrag, Störung, Meldungs Erfassung Mitarbeiter Auswahl & Qualifizierung Vorsystem Mitarbeiter Beauftragung Disposition Auftrags Übermittlung Systemunabhängige Replikation -Aktueller Auftragsstatus -Zeiten - Verbrauch - Auftragsdaten Dokumente: - Auftragsschein - Stundenschein - Lieferschein -Protokoll Auftrag annehmen Arbeit dokumentieren Auftragsdetails rückmelden Arbeit durchführen Kunden Unterschrift Auftrag abschließen Mitarbeiter 00/00/04 8

10 Übernahme der Meldungen aus dem Vorsystem. Führendes System Die Meldungen aus dem Vorsystem werden zur Bearbeitung automatisch in den Mobile Staff Manager übernommen. Vollautomatische Übernahme 00/00/04 9

11 Überblick über den Startbildschirm des MSM 2.0 für die Zentrale. Liste der übernommenen Meldungen aus dem Vorsystem Karte zur Visualisierung von Einsatzort, Mitarbeiter und Route 00/00/04 10

12 Automatische Identifikation des für die Aufgabe optimalen Mitarbeiters anhand seiner individuellen Qualifikation (1/2). Visualisierter Prozessfortschritt der automatischen Mitarbeiter-Identifikation 00/00/04 11

13 Automatische Identifikation des für die Aufgabe optimalen Mitarbeiters anhand seiner individuellen Qualifikation (2/2). Mitarbeiter-Identifizierung wurde erfolgreich abgeschlossen Die qualifizierten Mitarbeiter werden mit den nötigen Details angezeigt 00/00/04 12

14 Schritt 2: Automatische Identifikation des Mitarbeiters, der dem Ort der Aufgabe am nächsten ist, durch die Ortung seines Handys. Visualisierter Prozessfortschritt für die Ortung der Mitarbeiter Erfolgreiche Ortung inklusive Berechnung der Entfernung und Fahrzeit zum Einsatzort. 00/00/04 13

15 Automatische Beauftragung der Mitarbeiter und Bereitstellung der Auftragsdaten auf dem mobilen Endgerät. SMS, Martin H. Michael K. 00/00/04 14

16 Annahme oder Ablehnung durch den Mitarbeiter auf Basis der Details des Auftrags. 00/00/04 15

17 Beginnen und Durchführung der Tätigkeit vor Ort. 00/00/04 16

18 Rückmelden der Zeiten, Fahrtkilometer, etc. Rückmeldung von Stunden, Kilometern, Kurzbericht, etc. 00/00/04 17

19 Nach erfolgreichem Abschluss des Auftrags werden die gewonnenen Informationen in das führende System übertragen. Vollautomatische Übertragung an das Vorsystem Führendes System Nach Beendigung des Auftrags werden alle Informationen automatisch in das führende System übertragen und dort weiterverarbeitet. Erstellte E-Dokumente können den Aufträgen/Tätigkeiten angehangen werden. 00/00/04 18

20 Index Leistungsübersicht Potenziale einer mobilen Lösung im technischen Service Überblick über den Mobile Staff Manager (MSM) Prozessbeispiel mit MSM Vorteile durch den MSM Pilot - und Betriebsphase Schlussbetrachtung 00/00/04 19

21 Vorteile der Lösung. MSM in der Zentrale Automatisierte Mitarbeiterkoordination Elektronische Beauftragung Auftragsstatus, Arbeitsfortschritt, Anwesenheit liegen in Echtzeit vor Über die Lokalisierungsfunktion der Mitarbeiter wird die Disposition der Aufträge erleichtert bzw. automatisiert Daten liegen in Echtzeit vor Optimierung der Fahrkosten Reaktionszeiten werden zuverlässiger eingehalten Automatisches Rückschreiben ins Vorsystem Vermeidung von nicht abgerechneten Leistungen durch verlorene Arbeitsnachweise oder Fehler bei der manuellen Übernahme in die Fakturierung Reduzierung des Administrationsaufwandes für die Abwicklung von Aufträgen Erhöhung der Informationsqualität bei Rückfragen des Auftraggebers MSM beim Außendienst Elektronischer durchgängiger Arbeitsprozess Mitarbeiter erhält einen elektronischen Überblick über zu leistende Arbeiten Der Mitarbeiter erhält alle relevanten Informationen auf das mobile Endgerät, keine telefonischen Rückfragen nötig, Arbeit kann sofort begonnen werden Robuste Endgeräte: Fallhöhe 1m, IP52 Schutzklasse, Einsatzbereit bei 0 40 C, 0 90% Luftfeuchte 00/00/04 20

22 Der richtige Mitarbeiter, zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort. Die intelligente Kombination aus + der Nutzung vorhandener Systeme + vollautomatischer Prozessverarbeitung und + mobiler Datenerfassung macht den Mobile Staff Manager zu einer komfortablen und effizienten Lösung zur zentralisierten Steuerung des Außendienstes. optimierter Dienstleistungsverkehr 00/00/04 21

23 Index Leistungsübersicht Potenziale einer mobilen Lösung im technischen Service Überblick über den Mobile Staff Manager (MSM) Prozessbeispiel mit MSM Vorteile durch den MSM Pilot und Betriebsphase Schlussbetrachtung 00/00/04 22

24 Pilotphase Ausstattung von 20 Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten zu Übermittlung und Rückmeldung von Arbeitsaufträgen. Zeitraum Ergebnis der Pilotphase Reduzierung des Aufwandes für Auftragserteilung und Rückmeldung von 15 Minuten auf 9 Minuten (= 40 %) Reduzierung der Fahrtleistung um 30 % Steigerung der Produktivität um 5 7% 00/00/04 23

25 Betriebsphase Ausstattung von 100 Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten zu Übermittlung und Rückmeldung von Arbeitsaufträgen. Ab Zeitraum Ergebnis der Betriebsphase Reduzierung des Aufwandes für Auftragserteilung und Rückmeldung von 15 Minuten auf 8 Minuten (= 47 %) Reduzierung der Fahrtleistung um 30 % Steigerung der Produktivität um 5 % 00/00/04 24

26 Schlussbetrachtung Bei einer Reduzierung der Gesamtfahrtkilometer von km / Jahr für 100 Ma um 30 % = km/jahr Bei einer CO²-Emission pro Kilometer von 200 g/km, bedeutet dieses km x 200g / km CO² = ca. 90 Tonnen CO² weniger / Jahr Ohne Verringerung der Servicequalität für den Kunden Höhere Verfügbarkeit und verbesserte Auslastung von Ressourcen(Produktivität) unseres Unternehmens. Zusätzlich wurde erreicht, weniger Papier- und Druckkosten weniger Energiekosten weniger Kommunikationskosten 00/00/04 25

27 Ergänzende Maßnahmen zum optimierten Dienstleistungsverkehr Neben den Standardfunktionen der mobilen Lösung, wie Navigation Ortung Qualifizierung sind weitere Maßnahmen zur Reduzierung der Fahrtleistungen eingeleitet worden, wie Ständige Auswertung der Störeldungen als Grundlage für die Ausstatung der Servicefahrzeuge mit Ersatzteilen und Werkzeug Vorhaltung von speziellen Ersatzteilen beim Kunden Weitere geplante Maßnahmen Training des Fahrverhaltens 00/00/04 26

28 Hochtief Facility Management GmbH Region Nordwest Dieter Schiffer Tel Mobil /00/04 27

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