Umgang mit s. Jörg Korbel

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1 Umgang mit s im Fachbereich 5 Bundesstelle Chemikalien / Zulassungsstelle Biozide der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin in Dortmund

2 Warum hat der Fachbereich 5 eine eigene Lösung in der Behörde? Wie hat der Fachbereich 5 den Umgang mit s geregelt? Welche Voraussetzungen mussten geschaffen werden?

3 Warum hat der Fachbereich 5 eine eigene Lösung in der Behörde? FB 5 führte von 1982 bis Mai 2008 ein Anmeldeverfahren für die Vermarktung von Neuen Chemikalien durch Mit In-Kraft-Treten von REACH regelt die Europäische Chemikalienagentur in Helsinki das Verfahren Seit 2003 ist FB 5 Zulassungsstelle für Biozid-Produkte

4 Warum hat der Fachbereich 5 eine eigene Lösung in der Behörde? Für Klageverfahren vor dem Verwaltungsgericht müssen die Akten gerichtsfest sein In jeder Akte / Vorgang muss erkennbar sein, wie man zu einer Entscheidung gekommen ist (vollständiger Schriftwechsel ist wichtig) Ein Dritter muss immer den Sachstand erkennen können

5 Wie hat der Fachbereich 5 den Umgang mit s geregelt? FB 5 hat eine eigenen Registratur (incl. Poststelle) um die Vollständigkeit der Akten zu gewährleisten Alle Posteingänge gehen ungeöffnet an den FB 5 Vor Einführung der war somit der Gang von eingehenden und ausgehenden Dokumenten über die Registratur klar definiert

6 Wie hat der Fachbereich 5 den Umgang mit s geregelt? Die Einführung der persönlichen Adressen, hat den geregelten Weg von Posteingängen über die Registratur erschwert Fachbereichs- / Gruppenleitung sowie Registratur haben daher vorab Lösungen gesucht, um die Vollständigkeit der Akten weiter zu gewährleisten

7 Wie hat der Fachbereich 5 den Umgang mit s geregelt? Grundsätzlich gilt, dass s von externen Absendern wie gewöhnliche Posteingänge behandelt werden Es wurden zentrale Adressen erstellt. Die eingehenden s werden von der Registratur für die weitere Bearbeitung vorbereitet

8 Wie hat der Fachbereich 5 den Umgang mit s geregelt? Aufgaben der Registratur Alle Eingänge und Anlagen werden ausgedruckt Die ausgedruckte wird mit einem Eingangsstempel versehen Es wird das Geschäftszeichen vergeben (Aktenzeichen und Vorgangsnummer) Die ausgedruckten Dokumente werden in den entsprechenden Geschäftsgang (Fachbereichsleiter oder Gruppenleiter) an den Bearbeiter/in gegeben

9 Wie hat der Fachbereich 5 den Umgang mit s geregelt? Alle ausgehenden s werden vom Bearbeiter/in nur über die zentrale Adresse gesendet (Wichtig : mit Geschäftszeichen) Weitere Aufgaben des Mitarbeiter/in Ausdruck der Ausgangs-Mail Schreibt eine Verfügung auf die Gibt die ausgedruckte an die Registratur (Vergabe von Metadaten und ggf. Setzen von Wiedervorlagen)

10 Welche Voraussetzungen mussten geschaffen werden? Zentrale Eingangsbearbeitung Einführen von zentralen Adressen Verfahrenspapier müssen geschrieben werden zum Beispiel Ausgänge nur über zentrale Adresse senden Persönliche Signatur ohne persönliche Adresse Eingehende s in ein persönliches Fach müssen umgehend an die zentrale Adresse weitergeleitet werden

11 Welche Voraussetzungen mussten geschaffen werden? Wichtigste Voraussetzung : Verfahrenspapiere und Regelungen müssen gemeinsam mit der Leitung erstellt werden. Bei der Umsetzung ist es ebenso wichtig entsprechende Unterstützung zu erhalten

12 Arbeiten mit einem Vorgangsbearbeitungssystem Auch nach Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems im Fachbereich 5 wurde bei den gerichtsfesten Akten der Umgang mit s nicht verändert. Anfrage im Rahmen des REACH Helpdesk (jährlich ca Anfragen) werden papierlos bearbeitet Auch hier importiert die Registratur die eingehenden s Gesendete s werden vom Bearbeiter/in ins VBS importiert und für die Vergabe der Metadaten an die Registratur verfügt

13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Jörg Korbel Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin Bundesstelle Chemikalien / Zulassungsstelle Biozide Friedrich Henkel Weg Dortmund

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