Vorgehensmodelle zur Einführung von ERP Software: AcceleratedSAP (ASAP) und Accenture Delivery Methods (ADM)

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1 Universität Hannover Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät Institut für Wirtschaftsinformatik Prof. Dr. Michael H. Breitner Betreuer: Prof. Dr. Michael H. Breitner René Kuhr (Accenture) Seminar zur Wirtschaftsinformatik WS 06/07 IT-Vorgehensmodelle, It-Homogenisierung und IT-Standardisierung Vorgehensmodelle zur Einführung von ERP Software: AcceleratedSAP (ASAP) und Accenture Delivery Methods (ADM) Erstellt von: Anja Stöckmann Mat.-Nr Königsberger Str. 1A Neustadt Tel.: 05032/ Abgabedatum:

2 Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis... II Abkürzungsverzeichnis... III 1. Einleitung ERP-Systeme und IT-Vorgehensmodelle ERP-Systeme IT-Vorgehensmodelle IT-Vorgehensmodelle zur SAP-Einführung ADM (Accenture Delivery Methods) Accenture IT-Vorgehensmodell ADM AcceleratedSAP SAP AG IT-Vorgehensmodell ASAP Vergleich der Modelle ASAP und ADM Vergleich der Phasen Phasen der Modelle Vergleich der Meilensteine Vergleich Phasenaufbau Vergleich der Themenbereiche Vergleich des Themenbereiches Training Organisation mit Hilfe der Modelle Phasen als Organisationshilfe Themenbereiche als Organisationshilfe Rollen als Organisationshilfe Fazit Literaturverzeichnis I -

3 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: IT-Vorgehensmodell ADM... 5 Abbildung 2: IT-Vorgehensmodell ASAP... 7 Abbildung 3: Einfaches Phasenmodell... 8 Abbildung 4: Roadmap AcceleratedSAP... 9 Abbildung 5: Workstreams und Phasen ADM Abbildung 6a: Zeitliche Anordnung der Aufgabenbereiche in den Phasen Abbildung 7: Meilensteine der Phase Business Blueprint bei ASAP Abbildung 8: Übergangspunkte der einzelnen Phasen ADM Abbildung 9: Phasenaufbau ASAP Abbildung 10: Phasenaufbau ADM Abbildung 11: Aufgaben der Workstreams ADM Abbildung 12: Aufgaben der Subject Areas ASAP Abbildung 13: Workstream Training & Performance Support Abbildung 14: Verlinkte Activities ADM Abbildung 15: Baumstruktur ASAP Abbildung 16: Skills Profile Project Manager ASAP II -

4 Abkürzungsverzeichnis ADM ASAP ERP IT Accenture Delivery Methods AcceleratedSAP Enterprise Resource Planning Informationstechnologie - III -

5 1. Einleitung Das Thema ERP (Enterprise Resource Planning) und seine Einführung gewinnt immer mehr an Bedeutung. Informationssysteme werden nicht mehr nur als Kostenfaktor angesehen, sondern als Steigerung des Unternehmenswertes anerkannt. 1 Somit nimmt auch die Zahl der Einführungen stetig zu. Jedoch ist nicht jede Einführung von Erfolg gekrönt. 52 Prozent der IT-Verantwortlichen berichten, dass mehr als die Hälfte aller IT-Anwendungen bei der Live-Schaltung versagen. Dies ist das Ergebnis einer Umfrage unter 150 europäischen IT-Verantwortlichen. 2 Um die Grundlagen für eine erfolgreiche ERP-Einführung zu legen, wurden spezielle IT-Vorgehensmodelle entwickelt. Sie sollen unterstützend bei der Einführung helfen, einen Leitfaden bieten und mögliche Fehlerquellen sowie Risiken minimieren. Neben allgemeinen, theoretischen IT-Vorgehensmodellen gibt es praktische Modelle. In dieser Arbeit werden spezielle Modelle zur Einführung der ERP-Software von SAP beleuchtet. Um eine erfolgreiche ERP-Einführung zu gewährleisten, müssen diese gewisse Grundvoraussetzungen erfüllen, zu denen zum Beispiel die zeitliche Einhaltung des Projektplanes zählt. Im Folgenden wird untersucht, ob die IT-Vorgehensmodelle AcceleratedSAP und Accenture Delivery Methods äquivalent sind. Es stellt sich die Frage, ob beide Modelle zur Einführung der ERP-Software von SAP gleich gut geeignet sind und ob sie sich ähneln oder grundlegend verschieden sind. In Kapitel zwei wird ein Überblick über ERP-Systeme und IT-Vorgehensmodelle gegeben. Kapitel drei beschäftigt sich mit den Unternehmungen Accenture und SAP. Die von Ihnen entwickelten IT- Vorgehensmodelle werden kurz vorgestellt. Kern dieser Arbeit ist das vierte Kapitel. Hier wird ein weiteres theoretisches Vorgehensmodell vorgestellt. Die Phasen dieses Modells werden mit den Phasen der praktischen Modelle verglichen. Weiterführend werden die Vorgehensmodelle von SAP und Accenture im Bezug auf Inhalte und Strukturen vergleichen. In Kapitel fünf wird die organisatorische Eignung der beiden praktischen Modelle verglichen. Abschluß dieser Arbeit bildet das sechste Kapitel mit einem Fazit über die Eignung der beiden praktischen Modelle. 1 Vgl. mysap ERP Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006, Kapitel 1 2 Vgl Homepage Computerwocheo. V., Läuft nicht! Altes Leiden mit neuer Software, Heftarchiv 45/2006

6 2. ERP-Systeme und IT-Vorgehensmodelle Die in dieser Arbeit betrachteten praktischen IT-Vorgehensmodelle beziehen sich nur auf die Einführung der ERP-Software von SAP. In diesem Kapitel wird als Grundlage der Bergriff ERP erläutert. Im Anschluß wird der Begriff IT-Vorgehensmodell grob umrissen. 2.1 ERP-Systeme Der Begriff ERP Enterprise Resource Planning - entstand vor ca. 10 bis 15 Jahren und wird im Zusammenhang mit betriebswirtschaftlicher Software benutzt. Damals lag die Hauptaufgabe dieser Systemlösung in den Bereichen Materialbedarfsplanung, Finanzwesen und Personalwirtschaft. Auch einfache Planungen der Versorgungskette (Supply Chain Planning) konnten abgebildet werden. Weitere Bereiche, wie zum Beispiel Planung und Konstruktion, Beschaffung, ein ausgebautes Versorgungskettenmanagement und Vertrieb erweiterten in den vergangenen Jahren den ERP-Horizont. Außerdem liegt heutzutage der Schwerpunkt der meisten ERP-Systeme in einer Rationalisierung der Geschäftsprozesse und einer verstärkten Automatisierung einfacher sowie komplexer Aufgaben. 3 Die Dynamik der Märkte fordert ein leistungsstarkes Informationssystem, welches bei der Unternehmungsführung unterstützt. Somit entwickelte sich das ERP-System im Laufe der Zeit zum IT-Mittelpunkt des Unternehmens. Hier werden alle Informationen an einer Stelle zusammengeführt und es läßt sich ermitteln, ob die Aktivitäten letztendlich zu einem Gewinn oder Verlust führen. Ein gut in die vorhandene IT- Landschaft integriertes ERP-System ist eine wichtige Grundlage, um flexibel und effizient handeln und arbeiten zu können. 4 Der sicherlich bekannteste Anbieter für ERP-Software ist der Marktführer SAP (R/3, mysap). Aktuell teilt sich SAP den Markt zum Beispiel mit Oracle (PeopleSoft) oder Microsoft (Axapta und Navision). 5 In Deutschland ist ebenfalls das ERP-System Baan vertreten, allerdings existiert die gleichnamige Firma nur noch als Aktiengesellschaft, betreibt ihr Geschäft aber nicht selber weiter. 3 Vgl. mysap ERP Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006, Seite 19 4 Vgl. mysap ERP Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006, Seite 20 5 Vgl. Industrieanzeiger o. V., ERP-Studie 2005, ERP-Einsatz und Marktanteile der Hersteller (Teil 1), 4/

7 Neben den oben bekannten ERP-Systemen gibt es zahlreiche Anbieter für ERP- Software. Gerade für Mittelständische Unternehmen ist die Investition in ein System der führenden Anbieter oft ein zu hoher Kostenfaktor. Kleinere Systeme wie zum Beispiel APOLLO!-PPS oder myfactory sind daher hier ebenfalls vorzufinden IT-Vorgehensmodelle Durch IT-Vorgehensmodelle werden Abläufe für die verschiedensten Bereiche festgelegt, wie zum Beispiel der Ablauf von Softwareentwicklung oder in diesem Fall die Einführung einer neuen Software. Sie dienen zur Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektes. Innerhalb des IT-Vorgehensmodelles ist unter anderem eine Gliederung in Phasen vorzufinden sowie durchzuführende Arbeitsschritte, Meilensteine und benötigten Kapazitäten. Durch den Einsatz von IT- Vorgehensmodellen kann die Komplexität des IT-Projektes verringert werden. Die großen Arbeitspakete werden in viele Teilaufgaben zerlegt. 7 Die Anwender des IT-Vorgehensmodelles erhalten einen Überblick über alle Aktivitäten, die zu erledigen sind, bekommen eine Information, mit welchen Standards, Methoden, Verfahren und Werkzeugen zu arbeiten ist, definieren einen Zeitplan, eine Aufgabenverteilung und ein Rahmenbudget. Durch Meilensteine ist der jeweilige Stand des Projektes erkennbar und Fehler oder auftretende Probleme können frühzeitig aufgespürt und behoben werden. 8 Bekannte und weit verbreitete IT-Vorgehensmodelle sind unter anderem das Wasserfallmodell, dass moderne Spiralmodell sowie das V-Modell. Diese theoretischen Vorgehensmodelle sind meist sehr technisch ausgerichtet und vernachlässigen die soziale Ebene, wie zum Beispiel die End-Anwender mit einzubeziehen und so für Akzeptanz der neuen Software zu sorgen. 6 Vgl. 7 Vgl. Vorlesungsunterlagen Prof. Dr. Breitner Systementwicklung und Softwareengineering, WS 05/06 (1) 8 Vgl. Vorlesungsunterlagen Prof. Dr. Breitner Systementwicklung und Softwareengineering WS 05/06 (2) - 3 -

8 3. IT-Vorgehensmodelle zur SAP-Einführung Gerade zu Beginn des Einführungsprojektes tauchen eine Menge Fragen auf: Welches Budget wird benötigt? Wie lange wird das Projekt dauern? Sind interne Ressourcen vorhanden oder wird Hilfe benötigt? Wie ist die Vorgehensweise und wer übernimmt welche Rollen? Wie wird die Qualität gesichert? Welche Werkzeuge stehen zur Verfügung? Was für Aufgaben sind zu erledigen? Wie werden Schulungen durchgeführt? Dieses ist nur ein kleiner Bereich der Fragen, die sich beim Projektstart ergeben. Gerade die Einführung von mysap ist eine sehr große Aufgabe und daher sehr komplex. Die IT-Vorgehensmodelle von SAP und Accenture sollen helfen, Antworten auf diese Fragen zu geben, die Komplexität zu verringern sowie unterstützend zu wirken ADM (Accenture Delivery Methods) Accenture Bei der Firma Accenture handelt es sich um ein weltweit tätiges Unternehmen. Als führender Anbieter in dem Bereich der Unternehmensberatung unterstützt Accenture seine Kunden dabei, Innovationen umzusetzen und Geschäftsprozesse und modelle zu optimieren. Somit bietet Accenture nicht nur die Beratung beim Kunden an, sondern auch die Umsetzung und Implementierung neuer Geschäftsprozesse oder Informationssysteme. 11 Für Beratungs- und IT-Dienstleistungen hat Accenture eigene IT-Vorgehensmodelle entwickelt. Im Bezug auf die Einführung von ERP Systemen, wurde daher ein separates IT-Vorgehensmodell entwickelt. Grundlage hierfür war das bereits existierende ADM for Packaged Development. Neben ADM for SAP gibt es eine 9 Vgl. Vorlesungsunterlagen SAP 1, Prieß und Schubert, SS Vgl. PowerPoint Präsentation ASAP Implementation Roadmap 11 Vgl

9 Vielzahl weiterer Modelle wie zum Beispiel ADM for Siebel, ADM for Peoplesoft oder ADM for Oracle. 12 Accenture verwendet ausschließlich seine eigenen IT-Vorgehensmodelle. Um immer gleiche Abläufe zu gewährleisten, Fehler im Vorfeld zu vermeiden und um von den Erfahrungen der vergangenen Jahre zu profitieren, ist bei Accenture die Benutzung dieser Modelle Pflicht IT-Vorgehensmodell ADM Im Nachfolgenden wird das speziell auf SAP Applikationen abgestimmte ADM for SAP vorgestellt. Im Fokus von ADM liegt die Planung und Analyse, das Design und Erstellen der speziellen SAP Anwendung sowie das Testen und der anschließende Einsatz der SAP Software. Über diese sechs vertikal angeordneten Projektphasen legen sich horizontal vier Workstreams. Workstreams sind zu bearbeitende Themenbereiche. Die bei ADM vier wichtigen Worksteams sind: Application, Technical Architecture, Training & Performance Support sowie Service Introduction. Das Projektmanagement ist als fünfter Workstream alles übergreifend angeordnet. Der Themenbereich Training wird in Kapitel 4 näher beleuchtet. Abbildung 1: IT-Vorgehensmodell ADM Quelle: ADM 12 Vgl. Quick Reference Guide von Accenture 13 Vgl. Information aus Mitarbeiterinterview mit René Kuhr, Mitarbeiter der Firma Accenture - 5 -

10 Durch eine gute visuelle Darstellung, kommt der Anwender des Modells von den großen Phasen und Workstreams in immer genauer werdende Phasen und Aufgabenbereiche, bis er zum Schluß ein definiertes, kleines Arbeitspaket mit genauer Vorgehensweise vorliegen hat AcceleratedSAP SAP AG Bei der SAP AG handelt es sich um den drittgrößten Softwarelieferanten der Welt, welcher auf Kundenwünsche zugeschnittene Unternehmenslösungen entwickelt. Die SAP wurde 1972 gegründet und kann somit auf einen Erfahrungsschatz von mehr als 30 Jahren zurückblicken. Durch ein breit gefächertes Software- und Service- Spektrum deckt SAP standardisierte, wie auch ganz spezielle Anforderungen ab. 15 Eines der führenden ERP-Systeme stammt von der SAP AG. Die derzeit aktuelle Version ist das mysap ERP. mysap ERP unterstützt die Kern- und erweiterten Geschäftsprozesse von Mittelstandskunden, sowie auch von großen Unternehmen, egal in welchen Geschäftsfeldern oder Ländern sie tätig sind. 16 mysap ERP bietet unter anderem die Standardmodule eines ERP-Systems an (zum Beispiel: Materialbedarfsplanung, Finanzwesen und Personalwirtschaft), aber ist auch in der Lage, die internen Geschäftsprozesse, Lieferantennetzwerke und die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten zu unterstützen IT-Vorgehensmodell ASAP Hinter der ASAP Implementation Roadmap versteckt sich das Vorgehensmodell zur Einführung oder Erweiterung von SAP Software. Es handelt sich hierbei um eine Entwicklung direkt von SAP. Wie in der Abbildung 2 zu sehen, gliedert sich die Roadmap in fünf Phasen: Projektvorbereitung, Konzeption, Realisierung, Produktionsvorbereitung sowie Go-Live und Support. In jeder Phase gibt es die gleichen horizontalen Stränge. Schaut man tiefer in die einzelnen Stränge hinein, 14 Vgl. Software ADM Bereich Methodology 15 Vgl. 16 Vgl. mysap ERP Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006, Seite Vgl. mysap ERP Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006, Seite

11 sind die einzelnen Aufgabenbereiche zu erkennen. Es ist nicht automatisch jeder horizontale Strang in jeder Phase mit Aufgaben gefüllt. 18 Abbildung 2: IT-Vorgehensmodell ASAP Quelle: ASAP Auch bei ASAP gelangt der Anwender über die linke Baumstruktur in immer genauer werdende Phasen, so dass zum Schluß das endgültige Arbeitspaket erreicht wird. 4. Vergleich der Modelle ASAP und ADM Beide Modelle, sowohl ADM als auch ASAP haben ähnliche Aufgaben. Hierzu zählen zum Beispiel die Neueinführung von SAP Software, die Erweiterung einer bereits bestehenden SAP Software oder Umstellungswechsel, wie sie unter anderem bei einem Releasewechsel vorkommen. 19 Trotz ähnlicher Aufgaben sind die beiden Modelle unterschiedlich aufgebaut. Wichtige Elemente von IT-Vorgehensmodellen sind die Projektphasen, der Aufbau dieser Phasen sowie die zu bearbeitenden Themenbereiche. Diese drei Punkte werden in Kapitel vier untersucht und mit einander verglichen. Hinzu kommt die vertiefende Betrachtung des Themenbereiches Training. Gerade das Training ist ein sehr wichtiger Projektpunkt, da mit ihm die Anwenderschulungen zusammenhängen, in welchen viel zur Akzeptanz der neuen Software beigetragen werden kann. 18 Vgl. Software ASAP Bereich ASAP Implementation Complete 19 Vgl. mysap Einführung, Türk u. a., Addison-Wesley Verlag, München 2003, S

12 Die in Kapitel vier vorgenommenen Ausführungen und Vergleiche basieren, wenn nicht anders angegeben, auf Informationen aus der Software AcceleratedSAP und Accenture Delivery Methods. 4.1 Vergleich der Phasen Bei dem Vergleich der Phasen wird hier ein theoretisches Vorgehensmodell mit herangezogen. Es wird geprüft, ob die praktischen Modelle sich im Bezug auf die Einteilung der Phasen an das theoretische Modell anpassen oder ob es große Unterschiede gibt. Hierzu werden die einzelnen Phasen der drei Modelle kurz beschrieben. Weiterhin werden die einzelnen Phasen von ADM und ASAP anhand von später definierten Kriterien verglichen. Zum Schluß des Phasenvergleiches wird die Anordnung von Meilensteinen untersucht. Der Vergleich der Meilensteine ist ein sehr wichtiger Punkt, da diese zur zeitlichen Projekteinhaltung beitragen Phasen der Modelle Einfaches Phasenmodell Als Beispiel eines theoretischen Modells ist ein einfaches Phasenmodell in der Abbildung 3 zu sehen. Abbildung 3: Quelle: Einfaches Phasenmodell Vorlesungsunterlagen Prof. Dr. Breitner - 8 -

13 Dieses Modell gliedert sich in die fünf Phasen Vorphase, Analyse, Entwurf, Realisierung und Einführung. Innerhalb dieser sind einzelne Aktivitäten und Meilensteine zu finden. 20 AcceleratedSAP Auch das Vorgehensmodell von SAP gliedert sich in fünf Phasen: Abbildung 4: Roadmap AcceleratedSAP Quelle: PowerPoint Präsentation ASAP Implementation Roadmap 1) Project Preperation (Projektvorbereitung) Hier findet die erste Projektphase statt, Standards werden festgelegt und die technischen Voraussetzungen werden ermittelt sowie geplant. 2) Business Blueprint (Konzeption) Erstellung des Business Blueprints (Sollkonzept) und anschließendes Projektteamtraining, sowie Aufsetzen der Systemumgebung und Definition der Geschäftsprozesse. Hier wird unter anderem auch das Berechtigungskonzept entwickelt sowie viele weitere Punkte, die in der Realisierungsphase umgesetzt werden. 3) Realization (Realisierung) Inhalte hier sind das Training der Projektteams, Konfiguration und Abnahme des Grundsystems und im Anschluß Fertigstellung des SAP-Systems inklusive Abnahme, Entwicklung von Anwendungsschnittstellen sowie von Konvertierungsprogrammen zur Übernahme von Altdaten. Im Anschluß wird das Berechtigungskonzept angelegt und es wird ein endgültiger Integrationstest vorgenommen. 20 Vgl. Vorlesungsunterlagen Prof. Dr. Breitner Systementwicklung und Softwareengineering, WS 05/06 (1) - 9 -

14 4) Final Preparation (Vorbereitung der produktiven Phase) Hier werden die End-Anwender geschult sowie die Aktivitäten für die produktive Phase festgelegt 5) Go Live & Support (Übergang zur produktiven Phase) Das Projektmanagement wird abgeschlossen und es wird eine detaillierte Projektplanung für die produktive Phase erstellt. Das Produktivsystem wird eingespielt, geprüft und es erfolgt nun die Freigabe des Systems Es zeigt sich, dass zwar gleich viele Phasen verwendet werden, allerdings ist bereits an der Benennung der Phasen erkennbar, dass die Abläufe unterschiedlich sind. Was bei ASAP in der Businiess Blueprint Phase stattfindet (Analyse und Entwurf des Grundkonzeptes) ist in dem theoretischem Phasenmodell auf die zweite und dritte Phase aufgeteilt. Die vierte Phase bei ASAP, die der Vorbereitung der Produktiven Phase, ist in dem einfachen Phasenmodell gar nicht speziell ausgewiesen. 21 Vgl. mysap Einführung, Türk u. a., Addison-Wesley Verlag, München 2003, S Vgl. Vorlesungsunterlagen SAP 1, Prieß und Schubert, SS

15 Accenture Delivery Methods Im Gegensatz zu diesen beiden Vorgehensmodellen hat Accenture nicht nur fünf, sondern sechs Phasen gewählt: Abbildung 5: Workstreams und Phasen ADM Quelle: ADM 1) Plan Der Solution Blueprint wird definiert und die Projektziele, Anwendungsbereiche sowie die groben Anforderungen und technische Voraussetzungen werden festgelegt. 2) Analyze Die genauen Anforderungen werden zusammengetragen, identifiziert sowie analysiert. Es wird eine Leistungsbeschreibung inklusive Prozeßabläufe sowie eine technische Spezifikationen erstellt. Anschließend wird erörtert, ob diese mit dem SAP Standardtools abgedeckt werden oder ob Anpassungen bei den Geschäftsprozessen, teilweise sogar in SAP, vorgenommen werden müssen

16 3) Design Die Anwendungen, technische Architektur und Infrastruktur werden definiert. Außerdem gibt es ein Application Training. 4) Build Umsetzung der in der Designphase festgelegten Designs anhand der zuvor erstellten Dokumentationen. 5) Test Alle Komponenten werden geprüft. Es muß jeder einzelne Bereich geprüft werden, sowie auch das Zusammenspiel zwischen verschiedenen Modulen oder angebundenen System und eingebundenen Altdaten. 6) Deploy Live-Schaltung des Systems sowie Training der Anwender. 23 ADM hat zwar eine Phase mehr, als das allgemeine theoretische Vorgehensmodell, ist aber in der Einteilung sehr ähnlich. Alle Phasen, die im einfachen Phasenmodell genannt sind, finden sich auch bei ADM wieder. Accenture hat als zusätzliche Phase die Testphase eingeschoben und diesen Bereich somit aus der Realisierungsphase herausgenommen. Dadurch kommt das Modell auf insgesamt sechs Phasen. Zu erkennen ist, dass das Modell von SAP, als auch das von Accenture, jeden im theoretischem Modell zu findenden Punkt aufgenommen haben. Einzig und alleine die Definition und Aufteilung der Phasen ist individuell erstellt worden. 23 Vgl. Software ADM Bereich Methodology

17 4.1.2 Vergleich der Phaseninhalte Stellt man nun die beiden Modelle von SAP und Accenture gegenüber, lassen sich unter anderem Unterschiede in der zeitlichen Reihenfolge der zu erledigenden Aufgaben erkennen. Im Folgenden werden die ausgewählten Aufgabenbereiche Grundvoraussetzungen Blueprint Realisierung Test Training auf ihre zeitliche Anordnung untersucht. Abbildung 6a: Quelle: Zeitliche Anordnung der Aufgabenbereiche in den Phasen Eigendarstellung Abbildung 6a zeigt die zeitliche Anordnung der oben genannten Aufgabenbereiche. Im Folgenden Text werden diese vertiefenden erklärt

18 Der erste Aufgabenbereich ist die Definition des Anwendungsbereiches und das Abklären der technischen Voraussetzungen, also eine Sicherstellung und Festlegung der Grundvoraussetzungen. Dieses wird bei beiden Modellen gleich zu Beginn des Projektes angesetzt, womit die erste Phase relativ ähnlich ist. Allerdings beginnt Accenture in der ersten Phase schon mit dem Aufgabenbereich der Erstellung des Business Blueprints. In der Analyze Phase wird dieser verfeinert und technische Aspekte kommen hinzu. Erst in der Design Phase wird das System definiert. Dieses alles liegt bei ASAP erst in der zweiten Phase. ASAP hat dem Blueprint eine gesamte Phase gewidmet. In dieser Phase werden die Anforderungen aufgenommen, fixiert und in die Realisierungsphase übergeben. Was sich also bei ASAP in einer Phase abspielt, ist bei Accenture in drei Phasen unterteilt. Die Umsetzung des Konzeptes ist der nächste wichtige Aufgabenbereich. Dieses erfolgt bei beiden Modellen in einer einzigen Phase. Bei Accenture in der Build Phase, bei SAP in der Phase Realization. Allerdings weichen die Modelle in der nächsten Phase schon wieder voneinander ab. Accenture hat eine Test Phase eingerichtet, um die Gesamtheit des Systems zu testen. Bei SAP ist diese einzelne Phase nicht zu finden. Das Testen findet hier in der Realisierungsphase mit statt. Die Prüfung des Systems findet bei beiden Modellen in der letzten Phase statt. Ein weiterer großer Unterschied findet sich im Aufgabenbereich des Trainings. SAP hat in vielen Phasen Training für das Projektteam eingebaut. Das Training der End- Anwender findet in der Phase zur Vorbereitung der produktiven Phase statt. Accenture hat das End-Anwender Training ganz ans Ende des Projektes gelegt, also in die Deploy Phase. Das heißt, dass die Live-Schaltung des Systems und die Anwenderschulungen in der gleichen Phase und somit sehr kurz nacheinander folgen. Dadurch, dass SAP diese beiden Vorgänge zeitlich getrennt voneinander betrachtet, kann es hier nicht zur Überschneidung von Kapazitäten kommen. In kleineren Projekten ist der Verantwortliche für die Schulungen unter Umständen auch Verantwortlich für das Ausrollen des Systems. Treten nun Probleme auf, gelangt der Mitarbeiter in eine Zielkonflikt. Eine der beiden Tätigkeiten muß nach hinten gestellt

19 werden und kann nicht mehr mit voller Beachtung weiter bearbeitet werden. Im schlimmsten Falle bemerken die End-Anwender, dass es Unklarheiten beim Live- Schalten des Systems gibt. Dieses führt schnell zu Akzeptanzproblemen, so dass die Einführung des Systems erschwert wird. Allerdings führt Accenture in der Testphase einen User Acceptance Test durch. Dieser löst zwar nicht das Problem, dass die End-Anwender unsicher werden, wenn Sie Störungen beim Live-Schalten bemerken, aber es macht die Projektleitung auf eventuelle Probleme aufmerksam, so dass diese schnell reagieren kann. Beide Modelle schließen mit der Übergabe des Systems in die produktive Phase. Abschließend ist festzuhalten, dass die Modelle mit ähnlichen Inhalten und Aufgaben gefüllt sind. Allerdings ist die zeitliche Bearbeitung der Aufgaben oftmals unterschiedlich und auch in den Prioritäten fallen Unterschiede auf, was sich aber beides auf die abweichende Anzahl der Phasen zurückführen läßt. So ist jedes Konzept für sich schlüssig und die Inhalte der Phasen gut auf das jeweilige Modell abgestimmt

20 4.1.3 Vergleich der Meilensteine Nicht nur die zeitliche Reihenfolge der Aufgabenbereiche spielt eine Rolle, sondern auch die Anordnung der Meilensteine. An jedem Ende einer Phase sind bei ADM und ASAP Meilensteine gesetzt. Zu diesem Zeitpunkt müssen die gesamten Deliverables der Phase zur Verfügung stehen, so dass sie in die nächste Phase übergeben werden können. SAP hat zusätzlich zu den Phasenend-Meilensteine noch weitere in die einzelnen Phasen eingebaut. Dieses hat zum Vorteil, dass die fünf relativ großen Phasen in einzelne Bereiche unterteilt werden. So wird schnell erkannt, ob das Projekt noch im Zeitplan liegt und wo eventuelle Probleme auftreten können. Abbildung 7: Meilensteine der Phase Business Blueprint bei ASAP Quelle: Software ASAP mit Eigendarstellung Accenture hat diese zusätzlichen Meilensteine leider nicht eingebaut. Allerdings ist durch die sechste Phase ein kleiner Ausgleich geschaffen worden. Das Projekt gliedert sich dadurch schon in kleinere Phasen, so dass dadurch eine gute Kontrolle des Projektes möglich ist und ein ähnlicher Effekt erzielt wird wie bei ASAP. Bei genauerer Betrachtung des Modells von Accenture ist zu erkennen, dass die Meilensteine am Ende jeder Phase sich noch einmal aufgliedern. Somit hat jeder Workstream seinen eigenen Meilenstein (T = Transition Point) am Ende einer Phase

21 Abbildung 8: Übergangspunkte der einzelnen Phasen ADM Quelle: Software ADM Schaut man an dieser Stelle noch einmal zu der Abbildung 3, dem einfachem Phasenmodell, dann ist hier deutlich zu erkennen, dass weder SAP noch Accenture die gesamte Aufstellung der Meilensteine übernommen hat. Das theoretische Modell hat nicht an jedem Phasenende einen Meilenstein, allerdings sind innerhalb der Phasen Meilensteine zu finden. Anzumerken ist jedoch, dass zum Beispiel das ebenfalls weit verbreitete Wasserfallmodell an jedem Phasenende einen Meilenstein vorgibt. Eines haben letztendlich die meisten Vorgehensmodelle gemeinsam: ein weiterziehen in eine neue Phase ist nicht möglich, bevor die vorherige durch die Abnahme des Meilensteines beendet wurde. AcceleratedSAP sowie Accenture Delivery Methods behandeln Meilensteine mit einer sehr hohen Priorität. Dieses ist ein wichtiger Punkt, um der Anforderung den zeitlichen Projektplan einzuhalten, gerecht zu werden. 4.2 Vergleich Phasenaufbau Jede Phase hat definierte Punkte, zu denen Informationen enthalten sind. Durch diese immer gleiche Darstellung der einzelnen Phasen ist eine gewisse Konstanz gegeben, so dass sich für die Anwender des Modells ein Wiedererkennungseffekt einstellt. Es sind zwar in jeder Phase sehr unterschiedliche Aufgaben zu erledigen,

22 allerdings immer nach ähnlichen Vorgaben. Im Folgenden ist ein Vergleich der beiden Strukturen aufgeführt. Eine gut aufgebaute und einheitliche Struktur ist wichtig, um einen geplanten und organisierten Ablauf gewähren zu können. SAP hat eine Baumstruktur gewählt, anhand welcher sich der Anwender orientieren kann. Diese Aufstellung gibt somit einen guten Überblick über alle zu erledigenden Aufgaben. Abbildung 9: Phasenaufbau ASAP Quelle: PowerPoint Präsentation ASAP Implementation Roadmap Als oberste Instanz ist die bereits erläuterte Phase angesetzt. Innerhalb dieser finden sich verschiedene Deliverable Groups, die wiederum in einzelne Deliverables 24 unterteilt sind. Deliverables vereinen mehrer Outputs 25 in sich, sowie Methods 26. Die Methods bestehen aus Aktivitäten, die sich in Tasks 27 aufteilen. Durch die Bearbeitung der Tasks oder Activities werden die Outputs generiert. Am Ende einer bearbeiteten Deliverable Group wurden also alle Outputs (zum Beispiel Dokumente, PowerPoint Präsentationen etc.) erstellt und stehen zur weiteren Bearbeitung zur 24 Deliverable = zu lieferndes Arbeitspaket; setzt sich zum Beispiel aus mehreren Dokumenten zusammen 25 Output = meistens zu liefernde Dokumente 26 Method = Activity = Aktivitäten, die zur Erstellung von zum Beispiel Dokumenten notwendig sind 27 Task = Aufgabenteil einer Aktivität

23 Verfügung. Positiv ist hier, dass genau zu erkennen ist, welche Aktivitäten getan werden müssen um einen gewissen Output, wie zum Beispiel ein Dokument, zu generieren. Zum besseren Verständnis ist die Abbildung 8 aufgeführt. In dem Modell von Accenture ist dieser Bereich ebenfalls vorzufinden, allerdings anders aufgegliedert. Bei ASAP ist der Einstieg über die Deliverable Group gegeben. Accenture hat den Einstieg über die Activity gewählt. Hier sind alle in dieser Phase zu erledigenden Tasks vorzufinden, welche genau wie bei ASAP einzelne Aufgaben beinhalten. Weiterhin sind ebenfalls Deliverables vorzufinden. Manche Deliverables sind direkt das endgültige zu liefernde Objekt, andere gliedern sich in weitere zu liefernde Outputs auf. Also auch in diesem Punkt sind die beiden Modelle sehr ähnlich. Abbildung 10: Quelle: ADM Phasenaufbau ADM

24 Die einzig große Abweichung ist, dass Accenture weiterführend einen Unterscheidung macht zwischen Primary und Secondary Deliverables. Die zu liefernden Objekte werden also nach Ihrer Wichtigkeit noch einmal in zwei Gruppen aufgeteilt. Dieses ist bei dem Modell von SAP leider nicht vorzufinden. Durch die Unterteilung wird der Anwender dazu gezwungen, nicht nur die anstehenden Arbeiten zu erledigen, sondern Prioritäten auf die wichtigen Arbeiten zu setzen und diese somit nach vorne zu ziehen. Falls das Projekt durch äußere Störungen in Verzug geraten sollte, ist somit gewährleistet, dass nicht die am einfachsten zu bearbeitenden Objekte zuerst erstellt wurden, sondern das die kritischen Objekte als erstes erstellt wurden. Accenture hat außerdem noch den Punkt der Inputs. In jeder Activity sind Inputs verlinkt, die in diese Acitvity einfließen oder upgedatet werden. Dieses hat den Vorteil, dass beim Betrachten eines Deliverables ersichtbar ist, ob es neu entsteht, weiterentwickelt wird oder in einer späteren Phase als Input benötigt wird. In dem Modell von SAP sind die Inputs zwar ebenfalls erkennbar, aber leider sind diese nicht verlinkt. Daraus folgt, dass der Benutzer des Tools keinen Überblick über den gesamten Verlauf des Deliverables hat. Desweiteren sind in beiden Modellen Project Rolls vorzufinden. Also die Mitarbeiter, die an den einzelnen Punkten beteiligt sind. Bei ASAP gibt es nur einen Typ von Rollen. Accenture teilt in Rollen auf, die Verantwortlichkeiten haben und in solche, die nur zuarbeiten. Dieses ist ein sehr wichtiger Punkt, da jeder beteiligte Mitarbeiter so genau seinen Platz in der zu bearbeitenden Activity kennt. Das Gefühl, dass alles in einem Team erarbeitet wird, in welchem sich niemand verantwortlich fühlt, kann so nicht entstehen. Es ist noch eine weitere Gemeinsamkeit hervorzuheben. Beide Modelle haben in jeder Phase, jedem Delivery, jeder Activity etc. den Sinn und Zweck der zu erfüllenden Aufgabe aufgeführt. Somit kann der Anwender sich direkt zu Beginn seiner Arbeit einen Überblick über die Ziele und Resultate seiner Arbeit machen. Weiterführend sind in beiden Modellen Vorlagen zur Erstellung der Deliverables, wie zum Beispiel Exceltabellen, Worddokumente oder PowerPoint Präsentationen

25 vorzufinden. Sehr schön ist bei ADM der Zusatz, dass es für die zu erstellenden Dokumente Beispieldokumente gibt. Dieses erleichtert das Verstehen der Aufgabe, bietet dem Anwender eine gute Hilfestellung und gewährleistet, dass es keine Mißverständnisse bei der Art und Weise der Erstellung der Dokumentation gibt. Dokumente werden somit standardisiert. SAP hingegen bietet gerade für die Einführungsphase relativ viele PowerPoint Präsentationen an, die bei der Einführung des Projektes und zum Beispiel der Verdeutlichung der ASAP Methodology unterstützend wirken. Somit hat im Bereich der Dokumentation jedes Modelle seine Vor- und Nachteil, aber keines bietet eine vollkommene Unterstützung des Anwenders. 4.3 Vergleich der Themenbereiche Über die Phasen legen sich bei ADM die sogenannten Workstreams, welche wiederum in kleine Phasen unterteilt sind. Bei ASAP gibt es sogenannte Subject Areas, welche sich über die einzelnen Phasen legen. Innerhalb dieser sind ebenfalls weitere, untergeordnete Phasen zufinden. Unter den Begriffen Workstream und Subject Area sind Themenbereiche zu verstehen, wie zum Beispiel das Training. Abbildung 11: Quelle: Aufgaben der Workstreams ADM ADM

26 Accenture organisiert sich über diese Workstreams. In fast jeder Phase sind Aufgaben aus den Workstreams zu erledigen. In Abbildung 10 sind die Aktivitätsbereiche den einzelnen Phasen zugeordnet. Jeder Workstream kann für sich alleine eingesehen werden, so dass man auf einen Blick eine Übersicht erhält was für Aufgaben dieser Workstream im Gesamten umfasst. Abbildung 12: Quelle: Aufgaben der Subject Areas ASAP ASAP Bei SAP gibt es eine solche Übersicht nicht. Es ist also nicht grafisch auf einen Blick erkennbar, welche Aktivitätsbereiche in den verschiedenen Phasen abgearbeitet werden müssen. Was jedoch in der ASAP Roadmap vorhanden, ist eine Visualisierung der Aufgabenbereiche für die einzelnen Phasen. Jede Phase hat eine Visualisierung ihrer Hauptaufgaben, wie in Abbildung 11 zu ersehen ist. Im Unterschied zu Accenture kann man sich hier also nur die Themenbereiche auf eine Phase bezogen ansehen. Es ist nicht möglich, sich alle Aufgaben z.b. des Themenbereiches Training Plans anzusehen

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