Optimizing Request for Quotation Processes at the Volkswagen Pre-Series Center

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1 Optimizing Request for Quotation Processes at the Volkswagen Pre-Series Center 28 April 2010 /

2 Agenda 1 Pre-series center 2 Project target 3 Process description 4 Realization 5 Review 6 Forecast 28. April 2010; Seite 2

3 Pre-Series Center Wolfsburg 28. April 2010; Seite 3

4 Business Activities Tradeshow exhibits Platforms Prototypes Reference models Powertrain concepts Virtual Try Out Special projects Components 28. April 2010; Seite 4

5 High Volume Applications 28. April 2010; Seite 5

6 Special Constructional Systems, Small Series 28. April 2010; Seite 6

7 Concepts, Studies EcoRacer Iroc E-Up! 28. April 2010; Seite 7

8 Our worldwide Customers and supported Sites Auto Europa VW de Mexico FAW-VW SVW VW do Brasil VW South Africa 28. April 2010; Seite 8

9 Target Better comparability of the offers Higher grade of automation within RfQ processes Transparency in the buying process 28. April 2010; Seite 9

10 Process Description Overview 5-Phase Model Collective handling 28. April 2010; Seite 10

11 Process: Initial Period g 5-PhaseModell Initial Period Initital Period Clarification Period Retrieval Period Delivery Period Completion Period Tas kforce Technical divisions & Purchasing Prozesssteuerer (Versuchsbau) Beschaffer Disponent Prototypenteil (Versuchsbau) Request strategy Specifications List of bidders Experience Pre-project Supplier Lieferant 28. April 2010; Seite 11

12 Process: Clarification- and Retrieval Period g 5-PhaseModell Clarification / Retrieval Period Initital Period Clarification Period Retrieval Period Delivery Period Completion Period Technical divisions & Purchasing Tas kforce Prozesssteuerer (Versuchsbau) Beschaffer Disponent Prototypenteil (Versuchsbau) Technical support... by.. IT-systems Formalized requests about cost, due dates, technology Supplier Lieferant Formalized offers about cost, due dates, technology 28. April 2010; Seite 12

13 Process: Delivery Period g 5-PhaseModell Initital Period Clarification Period Retrieval Period Delivery Period Completion Period Tas kforce Technical divisions & Purchasing Prozesssteuerer (Versuchsbau) Beschaffer Disponent Prototypenteil (Versuchsbau) Formalized delivery note Supplier Lieferant 28. April 2010; Seite 13

14 Process: Completion Period g Technical divisions & Purchasing Tas kforce Prozesssteuerer (Versuchsbau) Beschaffer Disponent Prototypenteil (Versuchsbau) 5-PhaseModell Initital Period Clarification Period Retrieval Period Completion Delivery Period Period Supplier s report Supplier Lieferant 28. April 2010; Seite 14

15 Process Model g 5-PhaseModell Initital Period Clarification Period Retrieval Period Delivery Period Completion Period Tas kforce Specialist divisions & acquisition Prozesssteuerer (Versuchsbau) Beschaffer Disponent Prototypenteil (Versuchsbau) Collective handling Suppliers Lieferant Formalized offers 28. April 2010; Seite 15

16 Why PDF? PDF is an international accepted standard Adobe Reader is available on nearly all workstations Structured and reproducible 28. April 2010; Seite 16

17 Process with idoc Overview Capture request data in ERP Processing with Adobe LiveCycle ES Request form 28. April 2010; Seite 17

18 Quotation Process represented in ERP Create required object Requested parts List of bidders Allocation of the offers to the request Adobe Adobe LiveCycle ES ES Generate PDF document Automatic delivery to bidder from list Adobe Adobe LiveCycle ES ES Extraction of data Transfer to ERP import process Adobe Adobe Reader Reader Supplier fills in the RfQ document 28. April 2010; Seite 18

19 Entries in the ERP-System Entry of request data Abstract of positions 28. April 2010; Seite 19

20 Processing in Adobe LiveCycle ES Outgoing requests Incoming offers 28. April 2010; Seite 20

21 Transport in PDF Request values from Volkswagen Supplier s offer values 28. April 2010; Seite 21

22 Possible Savings Overview Preparation of the order Documentation of the offers Further capability 28. April 2010; Seite 22

23 Possible Savings of idoc using the example of Preparation of the Order Up to now: Request to several suppliers via separate s Comparability of the offers is not always given and has to be established with idoc : All requests are realized by a standardized form Suppliers are contacted homogeneously by a bidders list via Adobe LiveCyle ES The returning offers are comparable immediately Saving: 5 min / Transaction 28. April 2010; Seite 23

24 Possible Savings of idoc using the example of Documentation of the Offers Up to now: Scanning of the written offer or filing of the offer on the hard drive of the PC Upload of the offers to ERP With idoc : All offers arrive centrally via Adobe LiveCyle ES as PDF and are automatically loaded to ERP and deposited to the order position Attachment of the offers to the order position Saving: 5 min / Transaction 28. April 2010; Seite 24

25 Further Capability Price negotiation: Due to immediate involvement of the purchasers during the supplier query, the price negotiations can be brought forward and take part along with technical clarifications. Knowledge data base: All relevant data are available for a structured configuration of the knowledge data base (hardware and tools cost, manufacturing technology). Supplier rating: The supplier s support of the request process and possible improvements can be automatically evaluated. 28. April 2010; Seite 25

26 Dipl.-Ing. Pre-series Center Virtual vehicle construction and systems Volkswagen AG Brieffach 011/ Wolfsburg Phone +49 (5361) efax +49 (5361) Thank you for your attention

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