4. SAP Anwenderforum. Vorgehensmodell zur Geschäftsprozessoptimierung bei der Einführung branchenorientierter Standardsoftware. Lukas W. H.

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1 4. SAP Anwenderforum Vorgehensmodell zur Geschäftsprozessoptimierung bei der Einführung branchenorientierter Standardsoftware Lukas W. H. Kühl

2 Agenda. Themenbereiche Nutzenaspekte branchenorientierter Standardsoftware Einige Erfahrungen aus der Praxis Konstituierende Bestandteile eines Vorgehensmodells zur Geschäftsprozessoptimierung Empfehlungen zur Modellierung Empfehlungen zur Optimierung Empfehlungen zur Projektorganisation Prozess- versus Funktionsanalyse Relevanz der Prozessorientierung im Einführungsprojekt Erfolgsfaktoren

3 Nutzenaspekte betriebswirtschaftlicher Standardsoftware Verteilung von Entwicklungskosten Ausgliederung der Wartung Ausgleichen personeller Kapazitätsengpässe Schnelle Verfügbarkeit Bewährte Funktionalität Flexibilität/Anpassbarkeit der Systeme Umfangreich getestetes System Integration mit anderen Systemen desselben Herstellers Einheitliche Benutzerschnittstelle Potenzial zur Geschäftsprozessoptimierung

4 Praxiserfahrungen Unzureichender funktionaler Abdeckungsgrad: Anpassungen sind erforderlich Unzureichende Integration von Systemen verschiedener Hersteller / Individualsoftware Optimierungspotenzial wird nicht ausgeschöpft, weil: Analysephase wurde vernachlässigt / Der Aufwand einer Analyse/Optimierung soll vermieden vermieden, stattdessen soll schnell ein in Teilen lauffähiges System zur Verfügung stehen. Ungenügende methodische Unterstützung Einführung der Software wird als technische Herausforderung verstanden Kein expliziter Auftrag zur Prozessoptimierung

5 Konstituierende Bestandteile eines Vorgehensmodells Bedingungen für das Vorgehensmodell: Anwendbarkeit / Klarheit Vollständigkeit Wirtschaftlichkeit Relevanz Eindeutige Phasen mit interdependenten Aktivitätsund Ergebnistypen Fertigstellungskriterien für Aktivitäten Rollen und Verantwortlichkeiten Aussagen über die erforderliche Qualifikation von Rolleninhabern Prozesstreibende Projektorganisation Hilfsmittel, Standards, Richtlinien

6 Wichtige Modelltypen I Target model Ideal model Actual model Reference model

7 Wichtige Modelltypen II Postponed Added Target model Ideal model Approved Rejected

8 Empfehlungen zur Modellierung Geschäftsprozessbeschreibungen sind unerlässlich Modellierungsmethodik ist wählbar Arbeitsteilige Modellierung ist sinnvoll Konventionen müssen eingehalten werden Ein zentrales Repository ist erforderlich Werkzeuge müssen sinnvoll genutzt werden, d.h. die häufig überfrachteten Modellierungstools auf das wirklich Notwendige beschränken Grundsatz der Relevanz und der Wirtschaftlichkeit ist zu beachten

9 Beispiel eines Projektrepositoriums Value-Chain-Model SAP-Application-Diagram Process-Selection-Matrix R/3 Organisation Chart Customer Processes Reference Processes Interface Diagram Application System Diagram Algorithm Specification Attribute Assignment Diagram Is-used-by Is-refined-by

10 Empfehlungen zur Optimierung Verschiedene Optimierungstechniken sind anwendbar, z.b.: Automatisierung von Funktionen Eliminierung von Funktionen Integration von Funktionen Eliminierung von Objekten Digitalisierung von Objekten Eliminierung von Prozessen/Teilprozessen Optimierungen müssen sich in den Modellen nachvollziehbar niederschlagen Jede Optimierungsmaßnahme muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Problem: Quantifizierung des Optimierungspotenzials (Projekt darf sich nicht zu einem Personalbedarfsermittlungsprojekt entwickeln)

11 Dokumentation von Optimierungen Actual Process Ideal Process Organisational Unit abc 1 Dialogue Activity Legacy Sys tem Organisational Unit abc 1a Dialogue Activity ERP Sys tem Organisational Unit abc Even 02 2 Manual Activity Activity Type Time... Optim. 1 Dial. D... No 2 Manu. M... Yes 3 Batch B... No 4 Manu. M... Yes Even 02 2a ERP Batch Function ERP Sys tem Event 03 5 Manu. M... Yes Event 03 Legacy Sys tem 3 Batch Function 4 Manual Activity Organisational Unit ghi Optimisa. Objec t No. Explanation ERP Sys tem 3a ERP Batch Function Event 04 Event 05 Automat. Activity 2... Elimina t. Activity 4... Elimina t. Activity 5... Event 04 Event 05 Organisational Unit abc 5 Manual Activity

12 Empfehlungen zur Projektorganisation I Process Team 1 Rotational Team Member Assignment Process Team 2 Process Team 3 Process Owner 1 Consultancy 1 Process Owner 2 Consultancy 2 Process Owner 3 Consultancy 3 Key user 1 Key user 1 Key user 1 Key user 2 Key user 4 Key user 5 Key user 3 Key user 3 Key user 6

13 Empfehlungen zur Projektorganisation II Cooperation in Centralised Team Structures Tandem 1 Tandem 2 Key user 1 SAP Expert 1 Key user 2 SAP Expert 2 Tandem 3 Process Owner = Process-Team-Leader & Consultancy Key user 3 SAP Expert 3 Communicates-with Is-responsible-for Tandem Permanent Communication Channel Tempor ary Cooperations between tandems Process Owner Process Team Leader

14 Prozess- versus Funktionsanalyse Extrahieren relevanter EDV Funktionen aus dem Prozessmodell Erhebung der Anforderungen zu den extrahierten Funktionen Erhebung der nicht durch die Standardsoftware abgedeckten Anforderungen Prozessbedingte Abhängigkeiten zwischen den Funktionen müssen berücksichtigt werden

15 Relevanz der Prozessorientierung im Einführungsprojekt Wiederverwendbarkeit des Prozesswissens Schulungen Wissensdatenbank Integrationstests Alle fachlichen Fragen werden aus den Prozessen abgeleitet: Schnittstellen Funktionen Aufbauorganisatorische Gestaltung/Verantwortlichkeiten Berechtigungen

16 Erfolgsfaktoren Bereitschaft zur Durchführung der Analyse- und Optimierungsaktivitäten Explizite Definition von Optimierungszielen Konsequente Wiederverwendung der Spezifikation für Sollprozesse Abgesicherte Durchführung des Strukturbruchs bei der Detailbetrachtung von Softwarefunktionen Prozessgetriebene Projektorganisation

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