Restrukturierung bei Kemira: In 12 Monaten zum neuen europäischen Geschäftsmodell mit zentralisierter SAP-Plattform

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1 Geschäftsmodell-Restrukturierung: Neugestaltung unternehmensweiter Prozess- und SAP-Systemlandschaft; Supply Chain Management; SAP-Systemrestrukturierung (SLT) Restrukturierung bei Kemira: In 12 Monaten zum neuen europäischen Geschäftsmodell mit zentralisierter SAP-Plattform Europaweite Zentralisierung und Vereinheitlichung der Supply Chain, länderübergreifende Prozessharmonisierung, Systemtransformation und Roll-in von 11 Ländern in ein globales SAP-Konzerntemplate Corporate Business Solutions

2 Der Chemiekonzern Kemira hat mit Hilfe der cbs Corporate Business Solutions in Europa ein komplett neues Geschäftsmodell etabliert. Die gesamte Umstellung der Organisationsstrukturen, Geschäftsprozesse und der SAP-Unternehmensplattform konnte als minimalinvasive Restrukturierung im laufenden Betrieb in der Rekordzeit von einem Jahr realisiert werden. Über Kemira OJY Kemira ist ein international tätiges Chemieunternehmen. Der Chemiekonzern liefert Kunden aus wasserintensiven Industrien Konzepte und Lösungen zur Verbesserung des Wasserqualitätsund Quantitätsmanagements, der Energie-, Wasser- und Rohstoffeffizienz. Der Kemira-Konzern (Kemira Group) beschäftigt mehr als Mitarbeiter in 40 Ländern. Der Umsatz des Konzerns belief sich 2009 auf rund 2,5 Mrd. Euro. Der Hauptsitz befindet sich in Helsinki, Finnland.

3 Ausgangslage Die Strategie des Kemira-Konzerns (Kemira Group) - einem global tätigen Chemieunternehmen mit Hauptsitz in Helsinki, Finnland - ist die Konzentration auf Wasser und Faserstoff basierende Geschäfte. DasUnternehmen beliefert Kunden aus wasserintensiven Industrien in den drei Segmenten Paper, Municipal & Industrial sowie Oil & Mining fasste der Chemiekonzern den Entschluss, ein neues, zentralisiertes Geschäftsmodell in Europa zu etablieren. Templatesystem im laufenden Betrieb zu restrukturieren und dabei elf Länder in diese runderneuerte, standardisierte, harmonisierte und konsolidierte SAP-Welt aufzunehmen. Fast zeitgleich wurden zudem drei weitere Länder als Roll-in direkt in die neue Struktur des neuen Geschäftsmodells aufgenommen. Ein gewaltiges Transformationsprojekt, das im Zusammenarbeit mit dem Beratungspartner cbs Corporate Business Solutions, der das Projekt als Generalunternehmer mit ganzheitlicher Restrukturierungsberatung unterstützte, in nur 12 Monaten erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Aufbruch aus komplexen Geschäftsstrukturen Kundenstatements Jyrki Mäki-Kala, CFO der Kemira: NBM has been such a major project and it has involved so many countries and the outcome has been just great! Timo Kokkonen, Project Manager Kemira: Dank der starken Führung, der etablierten Methode und innovativen Werkzeugen der cbs ist es uns gelungen, das anspruchsvolle Projektvorhaben sicher, in einer kurzen Laufzeit und sehr wirtschaftlich zu meistern. O-Ton: This was the best SAP-project in the long history of SAP-projects at Kemira. Kemira in Europa, im Jahr 2009: Das sind 13 Landesorganisationen, 17 rechtliche Einheiten, die in den drei Geschäftssegmenten des Unternehmens - Paper, Municipal & Industrial sowie Oil & Mining - 50% des Konzernumsatzes erwirtschaften. Das sind dezentrale, sowohl nach Regionen als auch nach Geschäften (Segmenten) gegliederte Führungsstrukturen, historisch gewachsen, in hohem Maße lokal orientiert, mit unterschiedlichen Prozessabläufen ausgestattet. Kemira Europa, das sind zugleich aber eng verflochtene, vielfältig interagierende Organisationseinheiten, mit einem hohen Durchsatz an unternehmensinternen Warenund Werteflüssen. Ein Spaghetti-Netzwerk aus Intercompany- Geschäften, länderübergreifend verwobenen Geschäftsprozessen, vielfach Punkt-zu-Punkt integrierten IT-Prozessabwicklungen und heterogenen Anwendungssystemen, darunter SAP als führende Softwareplattform. Die SAP-Welt ist ausgewachsen, sie umfasst insgesamt 160 SAP-Betriebsstätte, eine vollstufig ausgeprägte SAP Die Umsetzung dieses Geschäftsmodells erfolgte im Rahmen eines umfassenden Restrukturierungsprogramms. Das Projekt NBM (New Business Model) hatte die Aufgabe, Organisationsstruktur, Geschäftsprozesse und die bestehende SAP-gestützte Systemlandschaft der Kemira-Gruppe an die Konzepte des neuen Betriebsmodells anzupassen. Dazu galt es, ein bestehendes globales SAPcbs Corporate Business Solutions. Die Unternehmensberatung der Materna Gruppe.

4 Business Suite-Systemlandschaft mit SAP ERP im Zentrum, mit 20 Buchungskreisen und ca. 200 Werken, ergänzt von SAP CRM, HR, BI und APO. Kemira in Europa in 2009 ist ein Unternehmensverbund, der seinen Kunden viele Gesichter zeigt. Markt- und Markenauftritt in den Ländern fehlt es an Durchgängigkeit. Verkauf, Distribution, Supply Chain und Kundenservice sind geprägt durch Heterogenität, es gibt insgesamt wenig Einheit im europäischen Geschäft. Das Projekt NBM in Zahlen 11 Projektlokationen bzw. Länder in Europa 17 rechtliche Einheiten 160 SAP-Betriebsstätten Enduser Betroffene Systeme: ERP, BI, APO, CRM, HR, XI, HFM Betroffene Funktionen: Sales, Purchasing, Finance, Controlling, Plant Maintenance, EH&S, Manufacturing, Authorizations Mehr als 100 Key-User im Projekt 10 cbs-berater im Kernteam; in Summe bis zu 25 beteiligte Berater Projektlaufzeit: 12 Monate (von Analyse bis zum Go-Live) Restrukturierung ein neues europäisches Geschäftsmodell etablieren Das Kemira-Management war entschlossen, einen großen Schritt zu tun. Die Organisation und Geschäftsprozesse sollten von Grund auf in Europa verändert werden, um die Steuerung des Gesamtunternehmens stärker zu zentralisieren und ganzheitlich zu verbessern. Das Projekt New Business Model war somit konzipiert und stand vor der Umsetzung: A harmonized way to do things, lautete das Motto des Chemiekonzerns für das Megaprojekt. Eine globale Unternehmensteuerung nach Segmenten, ein zentrales Betriebsmodell für alle Länder und Einheiten wollte man schaffen. Stabile, einheitliche Geschäftsprozesse und klar definierte, angeglichene Intercompany-Abläufe sollten diesen Betrieb sicherstellen. Shared Service-Funktionen sollten aufgebaut werden. Zentrale Planungs- und Strategieprozesse, gemeinsame Geschäfts- bedingungen und Konditionen, ein einheitliches Kennzahlensystem für Performance-Management und Managementreporting sollte entstehen. Im Betrieb des gesamten Europageschäfts wollte man so Effizienz-, Kosten- und Ertragsvorteile realisieren. Eine neue Profitabilitätsorientierung sollte Einzug halten, der Unternehmenswert nachhaltig gesteigert werden. Änderung des Geschäftsmodells in einem bestehenden, globalen SAP- Templatesystem Das Projekt NBM sollte das neue Geschäftsmodell umsetzen. Es hatte die Aufgabe, Organisationsstruktur, Geschäftsprozesse und die SAP-gestützte IT-Systemlandschaft der Kemira-Gruppe zu transformieren. Ein umfassendes Transformationsprojekt, das das gesamte Unternehmen, nahezu alle Funktions- und Fachbereiche und die IT-Organisation betraf:

5 Herausforderung Projektierung Die konkrete Ausgestaltung des Geschäftsmodells verlangte zunächst die Ausprägung des Organisationsmodells und die Konzeption der europäischen Template-Prozesse. Prozessdesign und -Implementierung standen vor der Herausforderung, in einer bereits bestehenden, stark ausgeprägten globalen SAP-Umgebung vorgenommen werden zu müssen. Welcher Pojektansatz war geeignet? Auf der grünen Wiese, im Green Field, ein komplett neues System aufzubauen, hätte immensen Aufwand und eine lange Projektlaufzeit bedeutet. Das Modell hätte von Grund auf neu etabliert werden müssen, bevor die 11 Länder hätten einziehen können. Die bestehenden SAP- Assets würden ungenutzt bleiben. Alles zu einem Stichtag - schlüsselfertig in einem Jahr Die Managementberater der cbs zeigten eine alternative Lösung auf. Mit spezifischen Methoden und eigenen, hoch performanten Standard-Werkzeugen war eine umfassende und gezielte Transformation des bestehenden SAP-Templatesystems (im sog. Brown Field- Ansatz) und der angeschlossenen IT-Landschaft möglich. Restruktierung und Roll-In der elf (im ersten Schritt) beteiligten Länder in das umgestaltete europäische Template sollten im Big Bang zu einem gemeinsamen Stichtag produktiv gesetzt werden. Weshalb cbs? Ganzheitliche Restrukturierungsberatung: Von der Konzeption der Geschäftsmodell-Lösung (Organisations-Modell und Prozessdesign sowie SAP-Ausprägung) bis zur technischen Umsetzung auf Systemebene Exzellente Kundenreferenzen Hohe Wirtschaftlichkeit cbs- Angebot Die innovative Möglichkeit der Änderung der Daten mit minimal invasiver Methode Ein hoch qualifiziertes cbs- Projektteam mit relevanter Erfahrung für diesen speziellen Projekttyp

6 Projektablauf Das Projekt wurde in eine Design- und Implementierungsphase aufgeteilt. Dabei wurde das IT-Design auf drei Monate beschränkt. Mithilfe der umfassenden Expertise der cbs konnten die relevanten Punkte direkt zu Beginn aufgezeigt und Entscheidungen entsprechend terminiert werden. Im SAP-bezogenen Bereich folgte dem Design ein Built, d. h. in den ausgewählten Ländern wurde das Konzept umgesetzt und in einem entsprechenden Integrationstest verifiziert. Danach wurden alle weiteren Länder mit den jeweiligen zu berücksichtigenden Länderspezifika sequentiell angegangen. In der zweiten Projekthälfte ging es im Wesentlichen an die sogenannten Cutover-Tests, in denen die Umsetzung geübt und in gleichzeitigen Tests aller Landesgesellschaften überprüft wurde. Durch drei Testläufe konnte ein reibungsloser Produktivstart zum Jahreswechsel 2011 sichergestellt werden. Methodik Die extrem hohen fachlichen, technischen, organisatorischen und zeitlichen Anforderungen des Projekts waren nur mit Hilfe der cbs-methodik M-cbs und den technischen Innovationen des SHC- Frameworks - als Standardsoftware für SAP-Systemtransformationen sicher zu stellen. Eine derart komplexe Änderung der Daten auf die neuen Geschäftsprozesse technisch zu realisieren ist an sich schon keine Trivialität. Diese Systemtransformation dann auch in Rekordzeit zu bewerkstelligen und an einem Wochenende produktiv zu setzen war vorwiegend dem Einsatz der cbs-methodik für SAP-Restrukturierungsprojekte im Zusammenspiel mit dieser cbs-eigenen Standardsoftware zu verdanken. Mit M-cbs und dem cbs SHC-Framework wurden alle gewünschten Business-Objekte und Daten einschließlich der Historien über alle SAP-Module hinweg schrittweise, gezielt und selektiv übernommen, konvertiert und zum Stichtag erfolgreich live gesetzt:. In Time, in Scope und In Budget. Warum cbs? Von Anfang an, so ein späteres Statement des Chemiekonzerns, war die cbs für dieses Restrukturierungsprojekt nahezu prädestiniert, nur wussten wir dies anfangs noch nicht. Die cbs-consultants waren schlicht die kompetenten Restrukturierungsberater für diese komplexe Aufgabe und die einzigen mit dieser einschlägigen Erfahrung

7 auf internationaler Ebene und der umfassenden Expertise für eine erfolgreiche Umsetzung aus einer Hand. In der Tat hatte die cbs Best Practices für die schlüsselfertige Umsetzung auf einer SAP-Plattform im Gepäck: Das fachliche Wissen um die SAP-spezifische Ausprägung der Organisationsstrukturen und der Prozesse, die methodische Kompetenz zur Beherrschung des komplexen Projekttyps, erfahrene Programm- und Projektmanager, die ein solches Großprojekt führen, im engen Zeit- und Budgetrahmen halten und die fachliche mit der technischen Aufgabe integriert voranbringen können, dazu die spezifische Expertise und ein mächtiges, von Wirtschaftsprüfern testiertes Standardsoftwaretool, das als Alleskönner die Systemtransformation, Datenveränderung und Migration sicherstellte. Ein weiterer Aspekt, weshalb die cbs als Partner zum Erfolg ausgewählt wurde, war der methodische Ansatz einer minimal-invasiven Systemrestrukturierung, den die cbs einbringen konnte. Dieser verschaffte den Kunden einen Gewinn, der bei Kemira alle bisherigen Rekorde brach: den Zeitgewinn. Denn nur so wurde es möglich, die komplette Restrukturierung einer bestehenden SAP-Landschaft im laufenden Betrieb mit Roll-ins in 11 Ländern innerhalb von nur 12 Monaten schlüsselfertig zu realisieren. Warum cbs - Die entscheidenden cbs-erfolgsfaktoren waren für Kemira folgende: Das Lösungsangebot einer ganzheitlichen Restrukturierungsberatung: von der Konzeption der Geschäftsmodell-Lösung (Organisations-Modell und Prozessdesign sowie SAP-Ausprägung) bis zur technischen Umsetzung auf Systemebene Exzellente Kundenreferenzen Die hohe Wirtschaftlichkeit des cbs-angebots Die innovative technische Möglichkeit der Änderung der Daten auf die neuen Geschäftsprozesse mit minimal invasiver Methode Ein hoch qualifiziertes cbs- Projektteam mit relevanter Erfahrung für diesen speziellen Projekttyp Ausblick Der Erfolg des Projektes war und ist für Kemira der beste Grund, weitere Länder in das neue Geschäftsmodell aufzunehmen. Die cbs ist weiterhin der Erfolgspartner von Kemira: Schon zum zogen mit nur zweimonatigem Abstand die nächsten drei Länder in das neue Geschäftsmodell ein. In den ersten drei Monaten in 2011 setzte Kemira gemeinsam mit cbs ein einheitliches Management- Informationssystem auf Basis von SAP Business Objects Excelsius um. Die zweite Phase für dieses Dashboard basierte Informationssystem lief in der ersten Jahreshälfte Der Nutzen Erhöhung der Profitabilität durch: 1. Stärkung der Prozesskompetenz und -effizienz 2. Optimierte Supply Chain Efficiency 3. Optimiertes Bestandsmanagement und Reduzierung von Bestandskosten Effizientere Nutzung des Unternehmenskapitals Vereinheitlichung der Supply-Chain Zentralisierung gewisser Funktionen Bildung von Shared Service- Centern Einheitliche Sicht auf den Kunden bzw. Auftreten gegenüber dem Kunden (ein Unternehmen am Markt) Verbesserung des Kundenservice Pooling von Beständen Reduzierung von Intercompany Geschäften Standardisierung von Prozessen

8 cbs Corporate Business Solutions Unternehmensberatung Die Unternehmensberatung der Materna Gruppe Im Breitspiel Heidelberg T kontakt@cbs-consulting.de