Dipl. Kaufmann, Organisationsberater und Sachverständiger für ambulante Pflegedienste 1

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1 für ambulante Pflegedienste 1 Sachkosten im Visier Warum es keine großen Einsparmöglichkeiten bei den Sachkosten eines Pflegedienstes gibt Eigentlich lohnt es sich kaum, die Sachkosten näher zu betrachten und zu viel Zeit darauf zu verwenden, um hier große Einsparpotentiale zu untersuchen. Doch die vier oder fünf größten Positionen bei den Sachkosten sollen hier einmal näher analysiert werden. Dazu betrachten wir einen Muster-Pflegedienst mit 125 Patienten. Sehr wichtig ist hier anzumerken, dass dieses hier gezeigte Beispiel lediglich zur Erklärung dienen soll und somit keinerlei Empfehlungscharakter hat oder gar für Anhaltswerte (z.b. in Verhandlungen) dienen darf. Muster-Pflegedienst mit 125 aktuell versorgten Patienten Gesamt pro Jahr Erträge SGB XI = 47,6% SGB V = 37,2% SGB XI = 3,5% Privatzahler + sonstige = 6,9% Investionskostenförderung = 3,2% Zuweisungen + Zuschüsse = 0,1% Außerordentloche Erträge = 1,5% Summe Erträge = 100,0% Personalkosten Löhne und Gehälter = 59,3% Sozialabgaben, Altersversorgung = 13,3% Sachkosten Miete = 1,8% Wasser/Energie/Brennstoffe = 0,2% Wirtschafts-u. Verwaltungsbedarf = 0,6% = 82,2% KFZ-Versicherung,Steuern = 1,4% KFZ-Instandhaltung = 0,9% laufende KFZ-Betriebskosten = 1,6% KFZ-Leasing oder Abschreibung Fuhrpark = 3,0% Altenpflegeumlage = 1,2% Miete, Pacht, Leasing = 1,0% Abschreibungen Betriebs- und Geschäftsausst = 0,5% Instandhaltung/Instandsetzung = 0,0% Büromaterial = 0,2% Porto = 0,1% Werbekosten = 0,3% EDV-Kosten = 1,2% sonstige Aufwendungen = 1,9% = 17,8% Fremdleistungen Dritter Verwaltungsgemeinkosten = 9,9% außerordentliche Aufwendungen = 1,7% Summe der Kosten = 100,0% Gesamtes Betriebsergebnis inkl. dem außerordentlichen Ergebnis = Verlust

2 für ambulante Pflegedienste 2 Unterteilung der Sachkosten Die Sachkosten sind zu unterteilen in Sachkosten investiver Art i.s. des 82 Abs 2. SGB XI überwiegend bestehend aus 1 Abschreibungen auf den Fuhrpark oder Kosten für Leasing der Fahrzeuge (jeweils ohne Kraftstoffe), aber mit Reparaturen und dem investiven Anteil bei der Kilometergelderstattung Mieten oder Abschreibung auf Gebäude (jedoch ohne Kosten für Energie), sonstige Abschreibungen, z.b. auf Betriebs- und Geschäftsausstattung (Computer, Büroausstattung) andere Sachkosten 2, wie z.b. Benzin oder Kraftstoffe Büromaterial Porto Werbekosten, usw. Bei den Kosten für die Lohn- und Finanzbuchhaltung, die Geschäftsführung und Verwaltung ist es gleichgültig, ob diese im Verband, beim Träger oder über externe Dienstleistungsanbieter entstehen. Dann würden sie meist als so genannte Fremdleistungen Dritter gebucht. Sowohl frei-gemeinnützige Pflegedienste und privatgewerbliche Pflegedienste dürfen (und müssen) Gewinn erwirtschaften. Dieser wird jedoch nicht gebucht, sondern ergibt sich als Ergebnis der geschäftlichen Tätigkeit. Der Gewinn besteht (bei einem privaten Pflegedienst) aus dem Unternehmerlohn und aus einer Entschädigung für die unternehmerischen Risiken. Auch frei-gemeinnützige Pflegedienste können einen Gewinn veranschlagen 3. Zusätzliche weitere Unterteilung der Sachkosten Im Weiteren werden die Sachkosten und hier insbesondere die Gemeinkosten, die Mietkosten, und die investiven Sachkosten gem. 82 Abs. 2 SGB XI etwas näher betrachtet, da sie richtig definiert werden müssen. 1 s. Heiber, Andreas; Nett, Gerd: Kostenrechnung und Preiskalkulation, Stundensätze richtig kalkulieren. Vincentz Network, Hannover, 2013, S siehe Vorschlag eines ausführlichen Kontenrahmens, auch für die Sachkosten: Heiber, A., Nett, G., a.a.o., S Im Urteil des Bundessozialgerichtes vom 16. Mai 2013 (B 3 P 2 2/12 R) weist das Gericht ausdrücklich darauf hin, dass auch das unternehmerische Risiko Bestandteil einer leistungsgerechten Vergütung sein sei. Freigemeinnützige Pflegedienste müssen diesen Gewinn jedoch gemeinnützig verwenden.

3 für ambulante Pflegedienste 3 Die Berücksichtigung von Gemeinkosten als Teil der Sachkosten Die Gemeinkosten eines ambulanten Pflegedienstes entstehen bei Pflegediensten der Wohlfahrtsverbände überwiegend durch die Berechnung einer Umlage für den Pflegedienst. Diese Kosten werden oft als Verwaltungsgemeinkosten bezeichnet. Sie werden überwiegend verwendet für eine zentrale Lohnbuchhaltung, für die Finanzbuchhaltung, für die Geschäftsführung und Interessenvertretung und für allgemeine Verwaltung. Die Spanne der gemeinhin als Overheadkosten oder Verwaltungsgemeinkosten bezeichneten Aufwendungen ist sehr groß, die Kosten liegen zwischen 5% und 30% der Gesamtkosten eines Pflegedienstes. Kosten für Miete Der Anteil der Kosten für Miete oder alternativ die Kosten für die Abschreibung eines eigenen Gebäudes betragen 1,0% bis 3,0% der Gesamtkosten. Der Anteil ist maßgeblich beeinflusst vom Mietspiegel des Gebietes, in welchem der Pflegedienst zum Einsatz kommt. Die Kosten der Miete haben sich der Effizienz einer optimalen Personal-Einsatz-Planung unterzuordnen. Die Höhe der Mietkosten ist somit kein Kriterium bei der Beurteilung von Wirtschaftlichkeit. Kosten für die Autos Die Kosten für die Fahrzeuge setzen sich aus den aufgezeigten Positionen zusammen. Im Prinzip ist nur die Summe der gesamten Kosten relevant in der Betrachtung. Sind die Fahrzeuge einmal da, lässt sich kaum noch etwas einsparen. Selbst die Benzinkosten lohnt es nicht zu analysieren. Tanken Sie dort, wo es am Schnellsten geht, denn die Personalkosten wiegen mehr. Einsparungen beim Benzinverbrauch sollten der optimalen Touren- und Personal-Einsatz-Planung hintenangestellt werden. Die besondere Berücksichtigung der Investitionskosten gem. 82 Abs. 2 SGB XI Die in 82 Abs. 2 SGB XI beschriebenen Investitionskosten bestehen hauptsächlich aus den Abschreibungen auf den Fuhrpark oder Kosten für Leasing der Fahrzeuge (jeweils ohne Kraftstoffe), aber mit Reparaturen und dem investiven Anteil bei der Kilometergelderstattung Mieten oder Abschreibung auf Gebäude (jedoch ohne Kosten für Energie), sonstige Abschreibungen, z.b. auf Betriebs- und Geschäftsausstattung (Computer, Büroausstattung).

4 für ambulante Pflegedienste 4 Weitere Hinweise zu anderen Sachkosten Der Energieverbrauch ist nicht signifikant in der Diskussion um Wirtschaftlichkeit eines Pflegedienstes. Die Kosten betragen erfahrungsgemäß ca. 1% der Gesamtkosten eines Pflegedienstes. Die Kosten sind kaum beeinflussbar und unabhängig von der Anzahl der Pflegebedürftigen. Auch sind die Kosten für Büroausstattung nicht signifikant in der Diskussion um die Wirtschaftlichkeit eines Pflegedienstes. Die Kosten betragen ca. 0,5% bis 1,5% der Gesamtkosten eines Pflegedienstes. Unwichtige Sachkosten Unerheblich und fast ohne Einfluss auf die Rentabilität und Wirtschaftlichkeit sind daher folgende Fragen oder Aspekte: Kaufen oder Leasen von Dienstfahrzeugen? Zentraler Einkauf von Büromaterial oder lokale Besorgung? Andererseits können minimale Sachkosten-Investitionen maßgeblichen Einfluss auf die Mitarbeitergesundheit und/oder -zufriedenheit haben: Ausstattung der Dienstfahrzeuge mit Autoradios vs. dem Sparen des Rundfunkbeitrags, ergonomisch gestaltete Arbeitsplätze vs. Rückenschäden, usw. Insofern ist der Fokus auf die Sachkosten eines Pflegedienstes nicht sachgerecht. Einige Positionen bei den Sachkosten sollten jedoch grundsätzlich einmal entschieden werden, und müssen fortan nicht ständig wöchentlich oder monatlich im Detail betrachtet werden.

5 für ambulante Pflegedienste 5 PDLpraxis-Tipps (1) Wie die Zusammensetzung der Kosten eines Pflegedienstes zeigt, sollte der Schwerpunkt von Effizienzbetrachtungen nicht bei Sachkosten liegen, sondern bei Personalkosten. Sachkosten sind zumeist Fixkosten und lassen sich kaum beeinflussen. (2) Ermitteln Sie unbedingt zum Vergleich, wie viel Prozent bei Ihrem Pflegedienst die einzelnen Kostenarten ausmachen, und wie sich diese in Personalkosten und Sachkosten aufteilen. Sie sollten ein Gespür für die Kostenarten bekommen. (3) In einem wachsenden Markt mit einer wachsenden Zahl von Pflegebedürftigen ist es ratsam, zunächst größere Räumlichkeiten anzumieten, die dem geplanten Wachstum Rechnung tragen. Die Kosten von mehrfachen Umzügen und eine ineffiziente Ausstattung und die Behinderung der optimalen Arbeitsprozesse überkompensieren überhöhte Mietkosten, die leicht über dem Durchschnitt von Betriebsvergleichen liegen. Download Unter bei Facebook (unter Sießegger Sozialmanagement) oder bei können Sie einen Blanko-Kostenplan downloaden, mit dem Sie Ihren Anteil an Kosten bestimmen können. Außerdem enthält dieser einfache Download auch ein paar Auswertungen, und stellt Ihnen Ihre Kostenstruktur etwas anschaulicher dar. Thomas Sießegger Dipl. Kfm., Organisationsberater und Sachverständiger für ambulante Pflegedienste Internet:

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