ERP Systeme Dokumentation Übungsbeispiel

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1 ERP Systeme Dokumentation Übungsbeispiel Gruppe: Gruppenmitglieder: Matrikelnummern: 3914 Thomas Hainzel Marco Ivankovic Nicole Inci Thomas Müllner Christina Stödtner Aufgabenstellung: Die Aufgabenstellung unserer Gruppe 04 kommt aus dem Bereich Human Resources (HR) und beschäftigt sich mit der Personal- und Organisationsstruktur sowie den Planstellen eines in SAP zu administrierenden Unternehmens. Dieses Dokument beinhaltet eine Dokumentation für die Konfiguration der Personalstruktur Organisationsstruktur (auch Unternehmensstruktur) Planstellen im Lehrveranstaltungs-SAP-System. Dabei werden einerseits die allgemeinen Prozessabläufe, Schnittstellen und Abhängigkeiten aufgrund theoretischer Grundlagen erklärt, andererseits aber auch die Umsetzung und Implementierung anhand eines fiktiven Unternehmensprofils mit zusätzlichen Annahmen modelliert und dokumentiert. Bitte beachten: Ersetzen Sie bei der Dateibezeichnung xxxx durch Ihre Gruppennummer! Die Dokumentation kann Englisch oder Deutsch verfasst sein. Bezeichnen Sie die Abschnitte mit dem jeweiligen Autor! Umfang etwa 20 Seiten, Grafiken max. eine halbe Seite groß (Flussdiagramme, Rest kleiner)

2 0 Inhaltsverzeichnis 0 Inhaltsverzeichnis Themenübersicht Organisatorische Sicht Organisationseinheit Stelle Planstelle Person Beispiel Administrative Sicht (Unternehmens- und Personalstruktur) Unternehmensstruktur Personalstruktur Personalmaßnahme Infotypen Prozesse Informationsbeschaffungsprozess Organisationsaufbauprozess Flussdiagramm Hierarchisches Anlegen der Organisationseinheiten laut Organigramm Definition von Stellen als Vorlage für die Planstellen Anlegen von konkreten Planstellen Anlegen und Zuweisen von Aufgaben Mitarbeiterverwaltungsprozess Durchführung der Personalmaßnahme Einstellung Flussdiagramm Erfassung der Basisdaten zum Mitarbeiter Zuweisen des Mitarbeiters zu einer Planstelle Definition und Zuweisung von Aufgaben Personalbereiche und Personalteilbereiche Maßnahme Organisatorischer Wechsel Schnittstellen & Gruppenkommunikation Allgemeine Schnittstellen Länder, Sprachen, Hauswährung, Adressen (Schnittstelle zur Gruppe 01) Buchungskreise (Schnittstelle zu Gruppe 09) Schnittstellen zu Human Resources Gruppen Mitarbeitergruppen, Mitarbeiterkreise (Schnittstelle zur Gruppe 05) Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 2 / 39

3 3.2.2 Personenkonfigurationen (Schnittstelle zur Gruppe 06) Arbeitszeit (Schnittstelle zur Gruppe 07) Abrechnung (Schnittstelle zur Gruppe 16) Gruppenkommunikation Voraussetzungen & Annahmen Voraussetzungen Annahmen Aufgaben Umzusetzender Prozess Umzusetzender Prozess Informationsbeschaffungsprozess Organisationsaufbauprozess Mitarbeiterverwaltungsprozess Implementierung Implementierung des Organisationsaufbauprozesses Organisation & Besetzung ändern (PPOME) Struktur allgemein ändern (PPSM) Implementierung des Mitarbeiterverwaltungsprozesses Durchführung der Personalmaßnahme Einstellung (PA40) Erfassung der Basisdaten zum Mitarbeiter Zuweisen des Mitarbeiters zu einer Planstelle Definition und Zuweisung von Aufgaben Personalbereiche und Personalteilbereiche Zeitplan & Risiken Zeitplan Die Risiken Anhang Verwendete Ressourcen Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 3 / 39

4 1 Themenübersicht Autoren: Thomas Müllner, Nicole Inci Informationstechnologie unterstützt heutzutage eine große Bandbreite administrativer Vorgänge in Unternehmen. Solche Systeme werden im Allgemeinen Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme genannt. Einer der weltgrößten Hersteller solcher Systeme ist der SAP Konzern. Dessen ERP- System-Produkt heißt schlicht SAP. Ein solches besteht aus mehreren Modulen, wobei jedes Modul für einen bestimmten Unternehmensbereich vorgesehen ist. Im Personalbereich unterstützt das Human Resources (HR) Modul eine Vielzahl von Aufgaben, die in einer Personalabteilung abgewickelt werden. Eine der grundlegendsten Funktionen des HR Moduls liegt in der Personaladministration, d.h. Mitarbeiterdaten abzulegen und verwalten zu können. Ein Human Resource Management System muss aber darüber hinaus auch in der Lage sein Organisationsstrukturen und Hierarchien überschaubar darzustellen. Im Rahmen dieser Aufgabenstellung werden folgende Schlagworte und Themengebiete erarbeitet: Personalstruktur Organisationsstruktur Planstellen Ziel ist die Einordnung der Mitarbeiter in die komplexe Struktur des Unternehmens. Dieses besteht aus mehreren Strukturen mit verschiedenen Sichten. Organisatorische Sicht Organisationsstruktur Administrative Sicht Unternehmensstruktur Personalstruktur 1.1 Organisatorische Sicht Darunter versteht man die Aufbauorganisation, also die Modellierung bzw. hierarchische Anordnung (Organisationsstruktur) von Organisationseinheiten (z. B. Abteilungen) und Planstellen, um Hierarchien und Berichtsstrukturen transparent zu machen Organisationseinheit Eine Organisationseinheit (Objekttypschlüssel O) ist ein Element der Aufbauorganisation, welches im Organigramm des jeweiligen Unternehmens aufscheint und in dessen Struktur integriert ist. Beispiele für Organisationseinheiten wären Unternehmensbereiche, Abteilungen, Filialen oder Niederlassungen Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 4 / 39

5 Quelle: SAP Stelle Eine Stelle (Objekttypschlüssel C) ist ein Hilfsmittel zur Verwaltung von Planstellen. Es handelt sich dabei nicht um eine konkrete Position im Unternehmen, sondern lediglich um eine Vorlage zum Anlegen von Planstellen. Dadurch können beispielsweise Lohnverrechnungsdaten oder Überstundenregelungen global auf Stellenebene gespeichert werden und wirken sich auf alle mit dieser Vorlage erstellten Planstellen aus. Alternativ könnten Stellen auch als Beschreibungsobjekte von Planstellen angesehen werden Planstelle Eine Planstelle (Objekttypschlüssel S) ist nun eine einzelne (freie) Position im Unternehmen, die von konkreten Mitarbeitern besetzt wird (z.b. Sachbearbeiterin im Einkauf, Verkaufsleiter, Sekretärin der Marketingabteilung etc.). Außerdem können auf einer Planstelle die Aufgabe der Aufbauorganisation sowie die Berichtsstruktur abgebildet werden. Zum Anlegen einer Planstelle kann die zuvor besprochene Stelle als Vorlage verwendet werden (es ist also durchaus normal, dass zu einer Stelle mehrere Planstellen definiert werden) Person Die kleinste hierarchische Einheit in der Personalverwaltung ist die Person. Sie stellt mit dem Objekttypschlüssel P einen konkreten Mitarbeiter dar. In der organisatorischen Sicht werden alle im Mitarbeiterverwaltungsprozess (siehe unten) angelegten Mitarbeiter als Personen angezeigt und können dort Planstellen zugwiesen bzw. mit Aufgaben verbunden werden Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 5 / 39

6 1.1.5 Beispiel Ein kleines Beispiel soll die bisherigen Begriffsdefinitionen verdeutlichen. Als Organisationseinheit wählen wir zum Beispiel Vertrieb. Stellen innerhalb dieser Organisationseinheit wären beispielsweise Vertriebsleiter, Vertreter Außendienst, Filialleiter. Planstellen wären in weiterer Folge Vertriebsleiter Wien Herr Müller Vertriebsleiter Graz Frau Schmidt Vertreter Außendienst Herr Mayer Vertreter Außendienst Frau Gruber etc. Die Mitarbeiter Herr Müller, Frau Schmidt, Herr Mayer und Frau Gruber wurden in der Personaladministration angelegt und sind hier als Personen implementiert. 1.2 Administrative Sicht (Unternehmens- und Personalstruktur) In der administrativen Sicht erfolgt die Strukturierung des Unternehmens nach administrativen, zeitwirtschaftlichen und abrechnungsorganisatorischen Gesichtspunkten. Diese Strukturen werden im Customizing hinterlegt Unternehmensstruktur Folgende vier Elemente bestimmen aus administrativer Sicht die Unternehmensstruktur: Mandant (juristisch und organisatorisch eigenständiger Teilnehmer am SAP-System, Konzern) Buchungskreis (definiert im Finanzwesen, selbstständig bilanzierende Gesellschaft) Personalbereich (unterteilt Buchungskreis, von Personaladministration verwendet) Personalteilbereich (unterteilt Personalbereich, wesentliche Steuerung) Organisationsschlüssel (beliebig anpassbar) Quelle: SAP 2008 Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 6 / 39

7 Im Folgenden werden die oben erwähnten Begriffe definiert: Mandant Unter Mandant wird eine juristisch sowie organisatorisch selbstständige Einheit (beispielsweise ein Konzern) im System verstanden. Daraus ergibt sich, dass es im Normalfall nicht zu einem Datenaustausch zwischen verschiedenen Mandanten kommt. Weiters benötigt man für den Wechsel eines Mitarbeiters zwischen Mandanten eine neuangelegte Personalnummer. Buchungskreis Der Buchungskreis, welcher eine rechtlich eigenständige Firma mit abgeschlossener Buchhaltung ist, stellt die oberste Ebene der Unternehmensstruktur innerhalb eines Mandanten dar. Personalbereich Personalbereiche sind Buchungskreisen in der Personaladministration zugeordnet und stellen deren Unterabteilungen dar. Die Identifikation der Personalbereiche erfolgt über eine vierstellige, alphanumerische Kennung. Personalteilbereich Personalteilbereiche stellen Unterbereiche von Personalbereichen dar, in denen die organisatorische Steuerung der wichtigsten personalwirtschaftlichen Funktionen erfolgt (Tarif- bzw. Lohnartenstruktur und Arbeitszeitplanung). Die Mitarbeiter eines Unternehmens werden zu Verwaltungszwecken auf zwei Ebenen aufgeteilt: Mitarbeitergruppe Mitarbeiterkreis Mitarbeitergruppe Die Mitarbeitergruppe entspricht der oberen Ebene. Durch die Mitarbeitergruppe erfolgt eine Grobeinteilung der Mitarbeiter, in erster Linie in Aktive, Rentner und Vorruheständler. Die wichtigsten Funktionen der Mitarbeitergruppe sind: Generierung von Vorschlagswerten bei der Dateneingabe Selektionskriterium für Auswertungen Einheit der Berechtigungsprüfung Mitarbeiterkreis Der Mitarbeiterkreis bildet die untere Ebene und stellt eine Verfeinerung der Mitarbeitergruppe, je nach der Stellung der Mitarbeiter, dar. Beispielsweise werden in der Mitarbeitergruppe der Aktiven die Mitarbeiterkreise der Lohnempfänger, der Gehaltsempfänger und der außertariflichen Angestellten unterschieden Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 7 / 39

8 Auf dieser Ebene erfolgt die Definition aller Steuerungsmerkmale der Personalstruktur. Die wichtigsten sind: Für die Abrechnungsregel können verschiedene Abrechnungsverfahren für unterschiedliche Mitarbeiterkreise festgelegt werden. (z.b. stündliche oder monatliche Basis) Die Gruppierung nach Primärlohnarten steuert die Gültigkeit von Lohnarten auf Mitarbeiterkreisebene, die Gruppierung für Tarifregelungen beschränkt die Gültigkeit von Tarifgruppen auf bestimmte Mitarbeitergruppen. Bei der Erfassung der Daten können Vorschlagswerte definiert werden Personalstruktur Beschreibung der Stellung des Mitarbeiters im Unternehmen. Die Personalstruktur unterscheidet zwei Sichtweisen: organisatorische Sicht (Verknüpfung zur Aufbauorganisation) administrative Sicht Die organisatorische Sicht umfasst folgende Informationen des Mitarbeiters: Planstelle, Stelle, Organisationseinheit Die administrative Sicht präsentiert folgende Daten des Mitarbeiters Mitarbeitergruppe (Maß der zur Verfügung stehenden Arbeitskraft Aktive, Pensionisten etc.) Mitarbeiterkreis (Abrechnungseigenschaften - Anstellungsart etc.) Personalabrechnungskreis (Abrechnungsintervall) Organisationsschlüssel (beliebig anpassbar) Personalmaßnahme Um Infotypsätze bearbeiten zu können gibt es 3 unterschiedliche Möglichkeiten: Einzelbildpflege Personalmaßnahme Schnellerfassung Wir wollen im Folgenden die Einzelbildpflege und die Schnellerfassung außer Acht lassen und uns auf die Definition der Personalmaßnahme konzentrieren. Unter Personalmaßnahmen wird eine Reihenfolge von Infotypen verstanden, welche beispielsweise auf Grund von Einstellungen, Kostenstellenwechsel, usw. im Personalwirtschaftssystem hinzugefügt, geändert oder auch ganz bzw. teilweise gelöscht werden kann. Es besteht auch die Möglichkeit diese zeitlich abzugrenzen. Die Definition der Reihenfolge dieser Infotypen wird im Personalwirtschaftssystem festgelegt Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 8 / 39

9 Durch Personalmaßnahmen können Prozesse für eine Person abgebildet werden. Einmal durchgeführt, können Personalmaßnahme jederzeit wieder aufgenommen werden Infotypen Infotypen definieren die spezifischen Eigenschaften der Objekte in ihrer Struktur. Sie werden verwendet um weitere Attribute oder Eigenschaften von Objekten zu definieren. Infotypen werden in der Detailpflege bearbeitet und können angelegt, geändert, gelöscht oder abgegrenzt werden. Gute Beispiele für Infotypen können den Personalstammdaten entnommen werden. Hier wurden beispielsweise alle Daten eines Mitarbeiters (das sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Sprache, Nationalität, Familienstand usw.) unter dem Infotyp Daten zur Person zusammengefasst. Ein weiterer Infotyp in diesem SAP-Bereich wäre Bankverbindungen. Wie der Name bereits vermuten lässt werden hier alle bankrelevanten Informationen (Bankleitzahl, Kontonummer, Währung, Zahlweg usw.) eines Mitarbeiters gespeichert Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 9 / 39

10 2 Prozesse Autoren: Thomas Hainzel, Christina Stödtner Im folgenden Abschnitt wird der Prozess zur Abbildung der Personal- und Organisationsstruktur graphisch dargestellt und erklärt. Primäres Augenmerk wird dabei auf allgemeine Abläufe (die in jedem Unternehmen Gültigkeit haben) gelegt. Die konkrete Umsetzung des Prozesses anhand des fiktiven Unternehmensprofils ist Thema von Kapitel 5. Bei der zu implementierenden Aufgabenstellung wird zwischen 3 Hauptprozessen unterschieden: Informationsbeschaffungsprozess Bevor überhaupt mit einer konkreten Modellierung begonnen werden kann, müssen alle dafür notwendigen Informationen gesammelt und aufbereitet werden. Organisationsaufbauprozess Der Organisationsaufbauprozess ist der nächste Schritt, da hier die Grundstruktur des Unternehmens, sowie dessen Hierarchie (Organisationseinheiten, Stellen und Planstellen) definiert werden. Mitarbeiterverwaltungsprozess Im zweiten Prozess werden nun die Mitarbeiter mit ihren Basisdaten angelegt und den oben definierten Organisationsobjekten zugeordnet. Die Unterscheidung dieser drei Begriffe wird sich durch alle Kapitel dieser Dokumentation ziehen. 2.1 Informationsbeschaffungsprozess Basisinformationen sammeln Strukturinformationen sammeln Mitarbeiterinformationen sammeln Gruppe 06 Personenkonfiguration Strukturieren & Aufbereiten der Informationen Erstellen eines Organigramms 2008 Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 10 / 39

11 Im ersten Hauptprozess gilt es, alle benötigten Informationen des zu modellierenden Unternehmens zu sammeln. Dazu gehören einerseits Unternehmensstrukturinformationen, andererseits aber auch Mitarbeiterinformationen. Strukturinformationen sind u.a.: Unternehmensbereiche (z.b.: Informationstechnologie, Vertrieb, Buchhaltung) Abteilungen (z.b. Transport, Logistik, Lager) Gruppen (z.b. Transport mittels Bahn, LKW, Schiff) Teams (z.b. Ersatzteillager Wien, Kostenrechnung Klagenfurt) Zweigstellen, Filialen & Lagerstandorte Zentrale und dezentrale Aufgabenbereiche Neben diesen Strukturinformationen benötigen wir auch Informationen über unsere Mitarbeiter. Dazu gehören prinzipiell: Name des Mitarbeiters Personaldaten des Mitarbeiters (Adresse, Geburtsdatum etc.) Aufgaben des Mitarbeiters Es können im SAP-System weit mehr Informationen als die genannten gespeichert werden (z.b. Lohn- & Gehaltsabrechnungsdaten, Bankverbindungsdaten etc.). Für die Modellierung der Personal- und Organisationsstruktur sind diese Informationen jedoch nicht relevant und werden von Gruppe 06 (Personenkonfigurationen) zur Verfügung gestellt (genaue Informationen siehe Abschnitt Schnittstellen bzw. Voraussetzungen ). Nach der Sammlung aller benötigten Informationen (dargestellt in der oberen Hälfte des Flussdiagramms) müssen wir diese Informationsmenge strukturieren und zur weiteren Verarbeitung aufbereiten. Dabei sollten uns folgende Fragen beschäftigen: Welche Mitarbeiter können zu einer Organisationseinheit (Team, Gruppe, Abteilung, Unternehmensbereich) zusammengefasst werden? Gibt es in einer Organisationseinheit mehrere Mitarbeiter mit gleichen Aufgaben? Wie viele bzw. welche Kerntätigkeiten hat ein Mitarbeiter und können diese auf einer höheren Ebene abgebildet werden? Kann die Organisationsstruktur in Zukunft dynamisch angepasst werden (z.b. Abspaltung/Neubildung eines Teams, neue Abrechnungszyklen auf Organisationseinheitsebene etc.)? Ist es sinnvoll die physische Unternehmensstruktur völlig identisch im SAP-System als Organisationsstruktur abzubilden? Am Ende des ersten Prozessblocks soll ein fertiges Konzept zur Überführung einer bestehenden Organisations- und Personalstruktur in das SAP-System vorhanden sein Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 11 / 39

12 Umgelegt auf das Projektmanagement, stellt diese Phase einen Teil des Pflichtenheftes dar. 2.2 Organisationsaufbauprozess Im nächsten Prozessschritt modellieren wir die soeben analysierte Unternehmensstruktur, mit Hilfe des Organigramms, im SAP-System. Dabei sollte versucht werden, die Wirklichkeit so realistisch als möglich abzubilden. Aufgabe dieses Prozesses ist einzig die organisatorische Abbildung des Unternehmens das Anlegen, Verwalten und Zuweisen der Mitarbeiter erfolgt im nächsten Prozessschritt. Dieser Ablauf erscheint logisch, da zuerst die Organisationseinheit bzw. die Stelle/Planstelle definiert werden muss, bevor man dieser einen Mitarbeiter zuweisen kann. Konkret sind folgende Punkte in angegebener Reihenfolge zu realisieren, da ein weiter unten stehender Punkt einen oben stehenden Punkt bereits voraussetzt: 1. Hierarchisches Anlegen der Organisationseinheiten laut Organigramm 2. Definition von Stellen als Vorlage für die Planstellen 3. Anlegen von konkreten Planstellen 4. Anlegen und Zuweisen von Aufgaben zu Organisationseinheiten, Stellen und Planstellen (Die Aufgaben konkreter Mitarbeiter können erst dann modelliert werden, wenn der entsprechende Mitarbeiter im SAP-System verfügbar ist). Für alle Punkte gilt, dass es eine Vielzahl an Einstellungen und Konfigurationen jedes Objektes gibt, die den Rahmen dieses Dokuments sprengen würden. Wir werden versuchen alle Pflichtfelder und aus unserer Sicht sinnvollen Angaben vorzustellen und zu modellieren. Für die verbliebenen Felder dürfen wir auf die SAP-Hilfe bzw. einschlägige Fachliteratur verweisen. Einen weiteren Punkt stellt die Vererbung von Eigenschaften innerhalb der Organisationsobjekte dar, d.h. ein untergeordnetes Objekt erbt alle benötigten Einstellungen vom übergeordneten Objekt. Beispielsweise übernimmt eine Planstelle die Daten von Stellen- und Organisationseinheitendefinitionen. Das folgende Flussdiagramm stellt einen generellen Ablauf des Organisationsaufbauprozesses dar. Die einzelnen Customizing-Einstellungen sind in der nachfolgenden Erklärung angeführt Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 12 / 39

13 2.2.1 Flussdiagramm 2008 Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 13 / 39

14 2.2.2 Hierarchisches Anlegen der Organisationseinheiten laut Organigramm Wenn von der Situation ausgegangen wird, dass noch keine Unternehmensstruktur im SAP-System modelliert wurde, benötigen wir zu Beginn eine sogenannte Wurzelorganisationseinheit. Wie der Name bereits vermuten lässt, handelt es sich dabei um die oberste Organisationseinheit, die keine Vorgänger besitzt. Diese Wurzelorganisationseinheit stellt das gesamte Unternehmen dar alle zukünftigen Organisationseinheiten werden unter dieser platziert. Nach der Wurzelorganisationseinheit werden die normalen Organisationseinheiten hierarchisch angelegt. Eine neue Organisationseinheit ist dabei immer Kind einer bereits bestehenden Organisationseinheit (oder der Wurzelorganisationseinheit). Dieser Prozess wird solange wiederholt, bis alle benötigen Organisationseinheiten in der entstehenden Baumstruktur vorhanden sind. Customizing von Organisationseinheiten: Wie jedes Objekt innerhalt eines SAP-Systems benötigt auch eine Organisationseinheit ein Kürzel und eine Bezeichnung Eine weitere Customizing-Einstellung betrifft die Kontierung der Organisationseinheit und gibt Auskunft über Kostenrechnungskreis, Stammkostenstelle, Geschäftsbereich, Buchungskreis, Personal- und Personalteilbereich. Wenn möglich sollte bereits hier der richtige Personalbereich bzw. teilbereich eingetragen werden, da diese Einstellungen alle untergeordneten Organisationseinheiten erben (Details dazu siehe Abschnitt Personalbereiche und Personalteilbereiche ). Weiters können die Kosten neben der Stammkostenstelle auf andere Kostenstellen oder Projekte verteilt werden. Zwei weitere Einstellungen wären Adressdaten (d.h. Standort und Kontaktinformationen) und Aufgaben, die dieser Organisationseinheit zugeordnet sind. Arbeitszeiten und Kontingentangaben runden das Customizing der Organisationseinheiten ab Definition von Stellen als Vorlage für die Planstellen Als nächstes Organisationsobjekt wollen wir die Stellen (= Vorlagen für Planstellen) in unserem System abbilden. Prinzipiell haben wir 2 verschiedene Abläufe, die wir verwenden können: Eine Möglichkeit wäre die Planstellen anzulegen und bei jeder Eingabe zu überprüfen, ob die benötigte Stelle bereits existiert. Ist das der Fall, kann sie verwendet werden, ansonsten wird die benötigte Stelle neu angelegt Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 14 / 39

15 Die übersichtlichere und einfachere Methode ist das vorherige Anlegen aller Stellen im System. Erst danach definieren wir die Planstellen und greifen nur mehr auf die bereits vorhandenen Vorlagen (Stellen) zu. Im Unterschied zu Organisationseinheiten gibt es bei Stellen keine Hierarchie. Auch sind Stellen nicht unmittelbar im Organigramm bzw. in der SAP-Organisationsstruktur sichtbar. Erst durch eine Planstelle wird eine Verbindung zur jeweiligen Stelle hergestellt. Customizing von Stellen: Stellen haben, wie viele andere SAP-Objekte, ein Kürzel und eine Bezeichnung. Neben einer allgemeinen Beschreibung können desweiteren auch Aufgaben mit der Stelle verknüpft werden (siehe auch Abschnitt Anlegen und Zuweisen von Aufgaben ). Diese vier Angaben sind bereits alle Customizing-Einstellungen, die auf Stellenebene getroffen werden können Anlegen von konkreten Planstellen Unter den bereits angelegten Organisationseinheiten werden nun Planstellen definiert und konfiguriert. Neben den Standarddatenfeldern für ein Kürzel und eine Bezeichnung kommen zwei weitere, sehr wichtige Einstellungen hinzu: Stellenzuordnung Der Planstelle wird hier eine Stelle als Vorlage zugeordnet. Erst durch diese Aktion bekommen die zuvor durchgeführten Stellendefinitionen einen Sinn. Besetzungsstatus Mittels dieser Einstellung wird festgelegt, ob diese Stelle auf jeden Fall oder nur optional zu besetzen ist. Bei der Implementierung ist es sinnvoll, dass die Planstellen gleich hierarchisch unter der richtigen Organisationseinheit definiert werden dadurch werden sämtliche Einstellungen der Organisationseinheit übernommen und können entsprechend angepasst werden. Customizing von Planstellen: Neben den Organisationseinheiten sind die Planstellen jene Organisationsstrukturobjekte, die eine Vielzahl an Konfigurationsmöglichkeiten bieten. Die Kontierungs- und Kostenkonfigurationen sind identisch mit denen der Organisationseinheit (und werden auch von dieser übernommen) Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 15 / 39

16 Bei den Adressdaten kann zusätzlich ein Gebäude, in dem sich die Planstelle befindet, angegeben werden, bei der Arbeitszeit wird die Planstelle einem Mitarbeiterkreis und einer Mitarbeitergruppe zugeordnet. Neben den aus Organisationseinheit und Stelle bekannten Aufgaben, die einer Planstelle zugewiesen werden können, besteht auch die Möglichkeit Qualifikationen und Anforderungen im System zu hinterlegen Anlegen und Zuweisen von Aufgaben Der vierte und letzte Punkt des Organisationsaufbauprozesses wurde teilweise bereits in den vorigen Abschnitten angesprochen. Wir wollen hier jeder Organisationseinheit, Stelle und Planstelle entsprechende Aufgaben zuweisen. Die Eigenschaftfelder einer Aufgabe sind vergleichsweise einfach gehalten und bestehen aus: Kürzel Bezeichnung Beschreibung Eine Besonderheit wird jedoch auch der Aufgabenkonfiguration zuteil. Es besteht die Möglichkeit die Aufgabentexte in verschiedenen Sprachen zu definieren. Diese Customizing-Einstellung ist folglich für international agierende Unternehmen von Interesse. Aufgaben anlegen Jede Aufgabe muss durch ein eindeutiges Kürzel und durch eine Bezeichnung charakterisiert werden. Neben dem Gültigkeitszeitraum muss außerdem noch ein Auswertungsweg festgelegt werden. Auswertungswege werden verwendet, um von einem Organisationsobjekt ausgehend, andere Objekte zu selektieren. Beispiele dafür wären Anforderungsprofil der Planstelle oder Alle Aufgaben im Umfeld einer Planstelle. Aufgaben zuordnen Um nun den Planstellen die zuvor definierten Aufgaben zuzuordnen, muss von der Besetzungsplanansicht in die Aufgabenzuordnung gewechselt werden. Hier kann der Planstelle neben einer Aufgabe auch noch ein Inhaber, eine Organisationseinheit, eine Stelle, usw. zugeordnet werden Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 16 / 39

17 2.3 Mitarbeiterverwaltungsprozess Nachdem nun die Struktur des Unternehmens modelliert und im SAP-System abgebildet ist, wenden wir uns im letzten Prozessschritt den Mitarbeitern/Personen zu. Aufgabe des Mitarbeiterverwaltungsprozesses ist die Aufnahme aller Mitarbeiter (und deren Daten) in das vorkonfigurierte System und Zuweisung dieser an Planstellen. Außerdem werden mitarbeiterspezifische Aufgaben definiert und zugewiesen. An dieser Stelle sei nochmals darauf hingewiesen, dass wir im Mitarbeiterverwaltungsprozess von Mitarbeitern sprechen, die im Organisationsaufbauprozess (und später auch im SAP-System selbst) als Objekt Person dargestellt werden. Folgende Schritte werden von uns im SAP-System durchgeführt: Durchführung der Personalmaßnahme Einstellung Erfassung der Basisdaten zum Mitarbeiter Zuweisen des Mitarbeiters zu einer Planstelle Definition und Zuweisung von Aufgaben Während der Organisationsaufbauprozess nur wenige Schnittstellen mit anderen Gruppen hatte, gibt es beim Mitarbeiterverwaltungsprozess 2 große Schnittstellen zur Gruppe 05 (Mitarbeitergruppen und Mitarbeiterkreise) Durchführung der Personalmaßnahme Einstellung In der Personaladministration, die einen Teil des Personalmanagements darstellt, werden Aktionen mit Mitarbeitern als Personalmaßnahme bezeichnet. Eine ausführliche Erklärung des Begriffs findet sich im Kapitel 1. Konkrete Beispiele für solche Maßnahmen wären Einstellung, Organisatorischer Wechsel, Bezugsänderungen oder Kündigung. Da wir neue Mitarbeiter aufnehmen wollen, ist die Personalmaßnahme Einstellung die interessanteste in diesem Schritt. Die Themengebiete Bewerbung und Vakanz sind nach Absprache mit der LVA-Leitung nicht Inhalt unserer Dokumentation Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 17 / 39

18 2.3.2 Flussdiagramm Ersten Personalbereich anlegen Existiert der Personalbereich? nein Personalbereich anlegen & konfigurieren ja Weiteren Personalteilbereich anlegen Existiert der Personalteilbereich? nein Personalteilbereich anlegen & konfigurieren ja Weiteren Personalbereich anlegen Existiert der Mitarbeiterkreis? nein Gruppe 05 Mitarbeiterkreise ja Existiert Mitarbeitergruppe? nein Gruppe 05 Mitarbeitergruppen ja Personalmaßnahme Einstellung durchführen Organisatorische Zuteilung vornehmen Organisationseinheiten, Stellen, Planstellen und Aufgaben existieren bereits (siehe Organisationsaufbauprozess) Daten zur Person anlegen und Grundkonfiguration vornehmen Weiteren Mitarbeiter anlegen 2008 Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 18 / 39

19 2.3.3 Erfassung der Basisdaten zum Mitarbeiter Neue Mitarbeiter können über die Personalmaßnahme Einstellung aufgenommen werden. Das SAP- System bietet auch eine Schnellerfassung von neuen Mitarbeitern. Diese ist jedoch nicht besonders empfehlenswert, da die organisatorische Zuordnung erst nach der Erfassung durchgeführt werden kann. Für das Anlegen eines Mitarbeiters sind einige Daten über die Person und über dessen Funktion im Unternehmen nötig (siehe Annahmen): Datum der Einstellung Personalbereich, Personalteilbereich Das Anlegen eines neuen Personalbereichs und eines Personalteilbereichs wird in Punkt Personalbereiche und Personalteilbereiche näher beschrieben. Mitarbeitergruppe, Mitarbeiterkreis Mit diesem Thema beschäftigt sich die Gruppe 05 genauer. Personenbezogene Daten Pflichtfelder sind: Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum, Sprache, Nationalität Abrechnungskreis In diesem Punkt wird angegeben, in welchen Zeiträumen der Mitarbeiter ausbezahlt wird. Mögliche Einträge sind: monatlich, wöchentlich, usw. Planstelle Ein Mitarbeiter muss nicht sofort beim Anlegen einer Planstelle zugeordnet werden. Dieser Schritt kann auch später erfolgen. Dies wird im nächsten Punkt detailliert beschrieben Zuweisen des Mitarbeiters zu einer Planstelle Das nachträgliche Zuordnen eines Mitarbeiters zu einer Planstelle ist in der Organisationsstruktur möglich. Hier erfolgt ebenso der Wechsel eines Mitarbeiters zu einer anderen Planstelle. Dafür müssen aber bereits Planstellen zu den einzelnen Organisationseinheiten definiert worden sein. Wie dies genau funktioniert, wurde bereits im Organisationsaufbauprozess beschrieben. Es gibt verschiedene Arten, wie ein Mitarbeiter einer Planstelle zugeordnet werden kann. Die einfachste ist das Ziehen eines Mitarbeiters auf eine freie oder bereits besetzte Planstelle. Bei der Zuweisung kann, muss aber nicht, unter anderem die Maßnahmenart festgelegt werden. Zum Beispiel Stellenumsetzung, Teilzeit zu Vollzeit, usw. Im Besetzungsplan, also in der Baumstruktur, scheint nun der Mitarbeiter der Planstelle zugeordnet auf. Einer Planstelle können natürlich auch mehrere Mitarbeiter zugeordnet werden. Eine weitere Möglichkeit der Zuordnung erfolgt durch den Rechtsklick auf eine Planstelle. Dabei kann der Mitarbeiter ausgewählt und bestimmt werden Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 19 / 39

20 2.3.5 Definition und Zuweisung von Aufgaben Die Definition von Aufgaben für einzelne Mitarbeiter entspricht dem für Planstellen und ist im Punkt Definition und Zuweisung von Aufgaben genauer beschrieben. Die Zuweisung erfolgt ebenfalls ähnlich, nur dass zuvor statt der Planstelle der Planstelleninhaber selektiert werden muss Personalbereiche und Personalteilbereiche Jeder Mitarbeiter muss im SAP-System einem Personalbereich und einem Personalteilbereich zugeordnet werden. Personalbereiche In den Customizing-Einstellungen können grundsätzlich zwei verschiedene Aktivitäten durchgeführt werden: Personalbereich kopieren, löschen, prüfen Personalbereich anlegen Bei der erstmaligen Verwendung des Systems muss erst ein Personalbereich angelegt werden. Wie viele andere Organisationsobjekte im SAP-System wird auch ein Personalbereich durch ein Kürzel und eine beschreibende Textzeile charakterisiert. In dieser Aktivität können Personalbereiche nicht nur angelegt, sondern auch geändert werden. Personalteilbereiche Wie zuvor bei den Personalbereichen können wieder zwei verschiedene Aktivitäten getätigt werden: Personalteilbereich kopieren, löschen, prüfen Personalteilbereiche anlegen Ein Personalbereich teilt sich in einen oder mehrere Personalteilbereiche ein. Deshalb muss vor dem Anlegen eines neuen Personalteilbereichs der übergeordnete Personalbereich ausgewählt werden. In der Aktivität Personalteilbereich anlegen können nun neue Personalteilbereiche definiert oder bereits vorhandene editiert werden. Ein Personalteilbereich wird durch den übergeordneten Personalbereich, einem Kürzel und einer beschreibenden Textzeile identifiziert. Zuordnung Personalbereich Buchungskreis Um Mitarbeiter einem Personalbereich zuweisen zu können, muss der Personalbereich zuvor noch einem Buchungskreis zugeordnet werden Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 20 / 39

21 In der Aktivität Zuordnung Personalbereich Buchungskreis kann nun ein bereits definierter Buchungskreis mit dem Personalbereich verbunden werden. Mit dem Definieren von Buchungskreisen beschäftigt sich Gruppe 09. Abschließend weisen wir jedem Personalbereich noch eine Ländergruppe zu. Diese bestehen wieder aus einem Kürzel und dem Land. Zum Beispiel 03 Österreich oder 01 Deutschland Maßnahme Organisatorischer Wechsel Ein weiterer wichtiger Prozess neben der Personaleinstellung ist der Wechsel eines Mitarbeiters in eine andere Organisationseinheit. Diesem Thema wollen wir uns nun kurz zuwenden. Bevor ein organisatorischer Wechsel durchgeführt werden kann, muss natürlich ein Mitarbeiter selektiert werden. Danach kann dem Mitarbeiter eine neue Planstelle oder ein neuer Personalbereich zugeordnet werden. Außerdem können noch die Einstellungen für die Mitarbeitergruppen und Mitarbeiterkreise angepasst werden. Im nächsten Schritt kann dann der Mitarbeiter einem Personalteilbereich und einem Geschäftsbereich zugewiesen werden. Eine weitere wichtige Eigenschaft ist der Abrechnungskreis. Hier kann definiert werden, ob der Mitarbeiter monatlich, wöchentlich, usw. abgerechnet wird. Weiters können noch die Sollarbeitszeit und die Basisbezüge verändert werden Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 21 / 39

22 3 Schnittstellen & Gruppenkommunikation Autoren: Nicole Inci Da es sich bei dieser Übung um eine Gruppenarbeit mit 28 Teams handelt, sind neben einer ständigen Kommunikation auch diverse Schnittstellen notwendig. Diese wurden bereits in vorigen Kapiteln angesprochen und werden hier nochmals zusammenfassend vorgestellt. 3.1 Allgemeine Schnittstellen Länder, Sprachen, Hauswährung, Adressen (Schnittstelle zur Gruppe 01) Gruppe 01 ist zuständig für die Dokumentation & Implementierung der SAP-Grundlagen wie Länder, Sprachen, Hauswährungen und Adressen. Diese Sprach- und die Ländereinstellungen werden von uns zum Anlegen der Mitarbeiter benötigt. Außerdem stellen sie Basisdaten für das Anlegen von Organisationseinheiten und Planstellen dar Buchungskreise (Schnittstelle zu Gruppe 09) Eine kleine, aber wichtige Schnittstelle besteht zur Gruppe 09, die für die Buchungskreise in der Finanzbuchhaltung zuständig ist. Da wir jedem von uns angelegten Personalbereich einen Buchungskreis zuweisen müssen, benötigen wir diese Basisdaten der Gruppe Schnittstellen zu Human Resources Gruppen Mitarbeitergruppen, Mitarbeiterkreise (Schnittstelle zur Gruppe 05) Gruppe 05 ist für das Anlegen der Mitarbeitergruppen und der Mitarbeiterkreise zuständig und ist somit eine unserer wichtigsten Schnittstellen. Da beim Anlegen eines Mitarbeiters die Angabe von Mitarbeiterkreisen und Mitarbeitergruppen Pflicht ist, wird diese Schnittstelle für den Mitarbeiterverwaltungsprozess dringend benötigt. Sobald diese angelegt worden sind, können die Mitarbeiter den Planstellen zugewiesen werden Personenkonfigurationen (Schnittstelle zur Gruppe 06) In den Zuständigkeitsbereich der Gruppe 06 fallen die Personenkonfigurationen. Unsere Aufgabe ist u.a. das Anlegen der Mitarbeiter. Sobald dies erledigt ist, tritt die Schnittstelle zur Gruppe 06 in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt kann das andere HR-Team den Mitarbeitern speziellere Daten wie Adressen, Bankverbindungen und ähnliches zuweisen Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 22 / 39

23 3.2.3 Arbeitszeit (Schnittstelle zur Gruppe 07) Gruppe 07 beschäftigt sich mit den Arbeitszeiten und benötigt Mitarbeiterdaten von uns. Weiters können sie unseren Organisationseinheiten Arbeitszeiten zuordnen und haben die Möglichkeit auf verschiedenen Ebenen Arbeitszeiten zu definieren. Primäre Schnittstelle zu dieser Gruppe ist die Personalnummer, die im SAP-System aufsteigend vergeben wird. Über diese können Abrechnungszyklen und Kostenstellenzuweisungen stattfinden Abrechnung (Schnittstelle zur Gruppe 16) Gruppe 16 befasst sich mit der Abrechnung. Dieser Gruppe stellen wir die Basisdaten zur Verfügung. Die Kosten der Mitarbeiter können auf verschiedene Kostenstellen aufgeteilt werden. Alle diese Gruppen bilden Schnittstellen zu unserem Thema Personal- und Organisationsstruktur und Planstellen, da ohne sie wichtige Einstellungen für uns nicht möglich wären bzw. sie unsere Daten für ihr Customizing benötigen. 3.3 Gruppenkommunikation Bereits vor Abgabe dieser Dokumentation hat unsere Gruppe mit einigen der angesprochenen Teams kommuniziert. Besonders unter den für die Human Resources zuständigen Gruppen wurden Unklarheiten beseitigt bzw. klare Abgrenzungen vorgenommen. Alle Entscheidungen konnten einvernehmlich getroffen werden und wir möchten uns an dieser Stelle bei den anderen Gruppen für die rasche und unkomplizierte Zusammenarbeit in allen Punkten bedanken Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 23 / 39

24 4 Voraussetzungen & Annahmen Autoren: Marco Ivankovic 4.1 Voraussetzungen Da wir eine der ersten Übungsgruppen sind, die das System zu nutzen beginnen, sind nahezu keine direkten Voraussetzungen an dieses zu stellen. Abgesehen von den Zugangsdaten und den bereits erstellten Usern, benötigen wir von dieser Seite keinen weiteren Input. Einer der wichtigsten Punkte ist, das Unternehmensprofil zu filtern und die daraus resultierenden Strukturen anzugeben. Von uns sind folgende Objekte zu erstellen: Personalbereiche/Struktur Organisationseinheiten Planstellen Personen, ohne spezifische Daten Von anderen Gruppen werden folgende Elemente implementiert (siehe auch Schnittstellen): Mitarbeitergruppe Gruppe: 05 Mitarbeiterkreise Gruppe: 05 Abrechnungskreis Gruppe: 07 Gruppe: 16 Sprache Gruppe: 01 Nationalität Gruppe: 01 Es ist wichtig, bei der Erstellung der Struktur eine gewisse Ordnung beizubehalten, woraus sich die folgende Reihung ergibt: 1. Organisationseinheiten definieren 2. Planstellen definieren 3. Personalbereiche anlegen & Annahmen definieren 4. Personen anlegen (wertfrei, bis auf oben genannten Input) 5. Zuweisung zu einer Planstelle 4.2 Annahmen Da nur sehr wenige Voraussetzungen zum Zeitpunkt der Implementierung erfüllt waren, war es nötig, einige Annahmen zu treffen, um die ordnungsgemäße Durchführung sicherzustellen und nicht zeitlich ins Hintertreffen zu geraten Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 24 / 39

25 Folgende Annahmen wurden getroffen: Customizing-Objekt Wert Evtl. Schnittstelle Vorname eines Mitarbeiters 1. Buchstabe des Nachnamens Gruppe: 01 Nationalität EU Gruppe: 01 Mitarbeitergruppe 01 Aktive Gruppe: 05 Mitarbeiterkreise AH Angestellte Gruppe: 05 Abrechnungskreis 01 monatlich Gruppe: 07 Gruppe: 16 Buchungskreis 0001 SAP A.G. Walldorf Gruppe: 09 Personalbereich OLPE Eigenverantwortung Personalteilbereich OLPT Eigenverantwortung Einige Annahmen kamen in Absprache mit anderen Gruppen zustanden. Diese haben noch nicht alle von uns benötigten Testwerte zur Verfügung gestellt, wodurch wir selbstständig Annahmen treffen mussten. Dies geschah jedoch mittels Einverständnis der anderen Gruppen, die die Werte später (sobald ihre eigenen implementiert sind) anpassen können. Die Annahmen für den Personalbereich und Personalteilbereich liegen in unserer eigenen Verantwortung. Da das fiktive Beispiel nur wenige Mitarbeiter beinhaltet wurde mit der LVA-Leitung abgeklärt, dass ein Personalbereich und ein Personalteilbereich ausreichend sind und keine weitere Unterteilung erfolgen muss Aufgaben Im fiktiven Unternehmensprofil sind keine Angaben bzgl. Aufgaben einer Organisationseinheit, einer Planstelle oder eines konkreten Mitarbeiters vorhanden. Damit auch diese SAP-Funktionalität demonstriert werden kann, haben wir zu Testzwecken folgende Aufgaben definiert: Controlling Gutschriftenabwicklung Einzelhandel Bestellungen Internet Bestellungen Einkauf Abrechnung Kostenrechnung Einkauf Bestellungen Lieferantenmanagement Einkauf Wareneingang Logistik & Transport Fakturierung & Abrechnung Rabattabwicklung Finanzbuchhaltung Warenrücknahme Großhandel Bestellungen Warenversand Diese Liste von Aufgaben soll eine Anregung geben, wie der Begriff Aufgabe zu verstehen ist und ist auf keinen Fall vollständig. Exaktere Aufgabendefinitionen werden in der Implementierungsphase vorgenommen, würden diese Dokumentation jedoch überstrapazieren Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 25 / 39

26 5 Umzusetzender Prozess Autoren: Thomas Hainzel, Christina Stödtner Im vorliegenden Abschnitt beziehen wir uns anfangs auf die Annahmen des vorigen Kapitels und können so zusätzliche/abweichende Details sowie weitere Standardwerte, die nicht im fiktiven Unternehmensprofil enthalten sind, verwenden. Anschließend beschäftigen wir uns mit dem umzusetzenden Prozess. Konkret bedeutet das, wir wenden unsere im zweiten Kapitel ( Prozess ) definierten Abläufe am Beispielunternehmen anwenden und implementieren dessen HR-Verwaltung in SAP. 5.1 Umzusetzender Prozess Informationsbeschaffungsprozess Im ersten Schritt sammeln und analysieren wir die für die Umsetzung benötigten Informationen. Einen großen Bestandteil dieses Prozesses stellt das fiktive Unternehmensprofil dar, in dem sehr viele Informationen über Organisations- und Personalstruktur vorhanden sind. Diese wurden von uns aufbereitet und in folgendem Organigramm abgebildet: Aus dem Organigramm können wir Organisationseinheiten (und deren Leiter), Stellen, Planstellen und Mitarbeiter ablesen und implementieren. Um den Informationsbeschaffungsprozess abzuschließen, benötigen wir noch die im Punkt Annahmen definierten Werte um mit der eigentlichen Prozessumsetzung fortfahren zu können Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 26 / 39

27 Speziell die selbstdeklarierten Aufgaben sind für uns von Bedeutung, da diese nicht im fiktiven Unternehmensprofil enthalten sind Organisationsaufbauprozess Im folgenden Teilprozess bauen wir unsere hierarchische Organisationsstruktur auf. Wir legen zu Beginn unsere Wurzelorganisationseinheit mit dem Namen Olymp Vertriebs GmbH an. Dieser weisen wir den Default-Personalbereich (OLPE), den Default-Personalteilbereich (OLPT) und die Adresse (1010 Wien, Blitzgasse 1, Telefon: ) zu. Diese Wurzelorganisationseinheit gliedern wir nun gemäß des Unternehmensprofils in vier Teilbereiche: Vertrieb Lager Buchhaltung Einkauf Der Vertrieb unterteilt sich weiter in Vertrieb Wien, Vertrieb Linz, Vertrieb Innsbruck und Vertrieb Klagenfurt. Die Lager werden in Lager Wien und Lager Innsbruck aufgeteilt. Buchhaltung und Einkauf bleiben eigenständige Abteilungen ohne weitere Untergliederung. Wir haben nun alle benötigten Organisationseinheiten erstellt. Im nächsten Schritt fügen wir die Planstellen hinzu. Dabei gilt es zwischen zwei Gruppen von Planstellen zu unterscheiden: Planstellen der Organisationseinheitsleitung Für jede Organisationseinheit wird genau eine Planstelle für den Leiter dieser Einheit vorgesehen. Planstellen für Mitarbeiter Für jeden Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen werden ebenfalls Planstellen angelegt. Jeder Planstelle weisen wir den Default-Personalbereich (OLPE) und den Default-Personalteilbereich (OLPT) zu. Außerdem wird der Mitarbeiterkreis standardmäßig auf Angestellte und die Mitarbeitergruppe auf Aktive gesetzt. Jeder Planstelle sollte eine Stelle als Vorlage hinzugefügt werden, weswegen folgende Stellen von uns angelegt werden: Leitung Vertrieb Wien Vertrieb Internet Wien Leitung Vertrieb Linz Vertrieb Einzelhandel Linz Leitung Vertrieb Innsbruck Vertrieb Einzelhandel Innsbruck Leitung Vertrieb Klagenfurt Vertrieb Großhandel Klagenfurt Vertrieb Einzelhandel Wien Vertrieb Einzelhandel Klagenfurt 2008 Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 27 / 39

28 Vertrieb Internet & Einzelhandel Wien Vertrieb Groß- & Einzelhandel Klagenfurt Zentraler Lagerleiter Leitung Lager Wien Leitung Lager Innsbruck Leitung Buchhaltung Leitung Einkauf Lager Wien Lager Innsbruck Buchhaltung Einkauf Nach erfolgter Stellenkonfiguration legen wir folgende Planstellen (mit jeweiliger Zuweisung einer Stelle) an: Planstelle Leitung Buchhaltung Leitung Einkauf Leitung Lager Innsbruck Leitung Lager Wien Leitung Vertrieb Innsbruck Leitung Vertrieb Klagenfurt Leitung Vertrieb Linz Leitung Vertrieb Wien MA Vertrieb Einzelhandel Wien MA Vertrieb Internet Wien MA Vertrieb Internet & Einzelhandel Wien MA Vertrieb Einzelhandel Linz MA Vertrieb Einzelhandel Innsbruck MA Vertrieb Großhandel Klagenfurt MA Vertrieb Groß- & Einzelhandel Klagenfurt MA Vertrieb Einzelhandel Klagenfurt MA Lager Wien MA Lager Innsbruck MA Buchhaltung MA Einkauf Zugewiesene Stelle: Leitung Buchhaltung Leitung Einkauf Leitung Lager Innsbruck Leitung Lager Wien Leitung Vertrieb Innsbruck Leitung Vertrieb Klagenfurt Leitung Vertrieb Linz Leitung Vertrieb Wien Vertrieb Einzelhandel Wien Vertrieb Internet Wien Vertrieb Internet & Einzelhandel Wien Vertrieb Einzelhandel Linz Vertrieb Einzelhandel Innsbruck Vertrieb Großhandel Klagenfurt Vertrieb Groß- & Einzelhandel Klagenfurt Vertrieb Einzelhandel Klagenfurt Lager Wien Lager Innsbruck Buchhaltung Einkauf Für jeden Mitarbeiter wurde eine entsprechende Planstelle angelegt, d.h. die Planstelle MA Vertrieb Einzelhandel Wien existiert 4 Mal im System, da es 4 Mitarbeiter im Einzelhandelsvertrieb in Wien gibt, die Planstelle MA Buchhaltung dagegen 3 Mal für die 3 Mitarbeiter der Buchhaltung. Von jeder Leitungsplanstelle existiert nur eine Instanz, die speziell als Leiter der Organisationseinheit gekennzeichnet wird Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 28 / 39

29 Im letzten Schritt werden nun die oben aufgelisteten Aufgaben angelegt und dem einzelnen Stellen, Planstellen und Mitarbeitern zugewiesen. Beispielsweise würden die Aufgaben Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung der Stelle MA Buchhaltung zugeweisen werden. Jeder Mitarbeiter, der unter dieser Stelle angelegt wird, hat also diese Standardaufgabengebiete. Der Planstelle Leitung Buchhaltung wird die Aufgabe Controlling zugewiesen, einem konkreten Mitarbeiter der Buchhaltung wiederum die Aufgabe Fakturierung & Abrechnung, da dies in das Aufgabengebiet genau eines Mitarbeiters fällt. Auch hier möchten wir nochmals erwähnen, dass eine komplette Liste der Aufgaben sowie deren Zuteilung den Umfang dieser Dokumentation sprengen würden. Der Organisationsaufbauprozess ist hiermit abgeschlossen und die Organisationsstruktur fertig umgesetzt es folgt nun das Anlegen und Konfigurieren der Personalbereiche und Mitarbeiter Mitarbeiterverwaltungsprozess Im letzten Teilprozess integrieren wir die gesammelten Mitarbeiterdaten in unseren Prozessablauf. Auf eine vollständige Liste der Mitarbeiter und deren organisatorische Zuordnung wollen wir an dieser Stelle verzichten, da dies aus dem Organigramm im Abschnitt Informationsbeschaffungsprozess ablesbar ist. Mitarbeiter Die Nachnamen der Mitarbeiter sind im fiktiven Unternehmensprofil bereits vorgegeben. Die Vornamen sind bei allen einheitlich eine Abkürzung des Nachnamens. Beispiel: Leto L. oder Daphne D. Für alle Mitarbeiter gelten außerdem: Einstellungsdatum: Geburtsdatum: Sprache: Deutsch Nationalität: EU Die Zuordnung zu den einzelnen Planstellen erfolgt wie im Organigramm beschrieben Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 29 / 39

30 Personalbereiche und Personalteilbereiche In unserem fiktiven Unternehmen gibt es genau einen Personalbereich: OLPE Olymp Personalbereich Diesem Personalbereich ist genau ein Personalteilbereich zugeordnet: OLPT Olymp PersTeil Jedem Personalbereich muss auch ein Buchungskreis zugeordnet werden. Für unseren neu angelegten Olymp Personalbereich benutzten wir dafür den bereits existenten Buchungskreis SAP A.G. Walldorf mit der Nummer Mitarbeitergruppen und Mitarbeiterkreise Da sich eine andere Gruppe mit der genauen Definition für Mitarbeitergruppen und -kreise beschäftigt, haben wir hierfür Daten genommen, die bereits im System bestanden. Jeder Mitarbeiter ist in der Mitarbeitergruppe 1 (= Aktive) und in dem Mitarbeiterkreis AH (= Angestellter) Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 30 / 39

31 6 Implementierung Autoren: Nicole Inci, Marco Ivankovic Nachdem in den vorangegangenen Kapiteln die Prozesse und Umsetzungsschritte modelliert wurden, wagen wir in diesem Abschnitt einen Ausblick auf die Implementierung. Dabei werden die wichtigsten, von uns benötigten Transaktionen vorgestellt und die durchzuführenden Tätigkeiten erklärt. Es wird nicht auf die genaue Vorgehensweise bei der Umsetzung eingegangen, da dies Gegenstand der Implementierungsdokumentation ist. Auch hier wollen wir an unserem bisherigen Prozessmodell festhalten und die Implementierung des Organisationsaufbauprozesses und des Mitarbeiterverwaltungsprozesses getrennt betrachten. 6.1 Implementierung des Organisationsaufbauprozesses Für diesen Prozessschritt werden im Wesentlichen zwei Transaktionen benötigt: PPOME Personal > Organisationsmanagement > Aufbauorganisation > Organisation & Besetzung > Ändern PPSM Personal > Organisationsmanagement > Aufbauorganisation > Struktur allgemein > Ändern Organisation & Besetzung ändern (PPOME) Mit der PPOME wird die grundlegende Organisationsstruktur angelegt, d.h. Anlegen der Wurzelorganisationseinheit (Olymp Vertriebs GmbH) Hierarchische Organisationseinheiten anlegen und konfigurieren Planstellen anlegen und konfigurieren Zuweisung von Leitern bzw. Mitarbeitern zu den Planstellen Zuweisung von Aufgaben zu Stellen, Planstellen und Organisationseinheiten Der Großteil der anstehenden Aufgaben wird mit der PPOME erledigt, da sie übersichtlich ist und man Zugriff auf alle Elemente hat Gruppe 3914, Technische Universität Wien Seite 31 / 39

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