Anleitung zur Einrichtung von ical unter Apple Mac OS X

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1 Anleitung zur Einrichtung von ical unter Apple Mac OS X V1.0 Seite 1/13

2 Inhaltsverzeichnis Groupware-Kalender mit Apple ical... 3 Kalender nur lesend mit ICS... 3 Kalender lesend und schreibend mit CalDAV... 5 Ereignisse anlegen/einladungen verschicken... 6 Teilnehmerstatus aktualisieren... 7 Einladungen empfangen und annehmen/ablehnen... 9 Aufgaben in Appl und ical V1.0 Seite 2/13

3 Groupware-Kalender mit Apple ical Mac OSX bringt eigene Applikationen zur Verwendung von Mail und einiger Groupware- Funktionen mit: Mail und ical. Während die Mail-Funktionen natürlich allein mit der Mail- Applikation verfügbar sind, wird in der folgenden Anleitung für das Verwenden der Kalender- Funktionen mit ical vorausgesetzt, dass Appl für den Empfang und das Versenden von Mail über den Groupware-Server "groupware.tu-braunschweig.de" eingerichtet wurde und immer gleichzeitig mit ical gestartet ist. Kalender nur lesend mit ICS Mit ical lassen sich Kalender vom Groupware-Server auf zwei verschiedene Arten einbinden. Will man einen Kalender nur lesen, bietet sich das Abonnieren des Kalenders über das ICS-Protokoll an. Zum Abonnieren eines Kalenders geht man entweder über das Menü "Kalender" --> "Abonnieren" oder nutzt das Kontext-Menü im linken Panel (Liste der Kalender). Es öffnet sich ein Fenster mit einem Feld, in das man eine URL eintragen kann. Zum Abonnieren eines eigenen Kalenders bitte folgende URL eintragen: https://groupware.tubraunschweig.de/calendardatadel/<name des Kalenders> Sofern man auf dem Server nicht schon einen CalDAV-Account angelegt hat (s.u.), wird man nach Benutzername und Passwort gefragt V1.0 Seite 3/13

4 Zum Abonnieren fremder Kalender (Rechte vorausgesetzt) bitte folgende URL eintragen: https://groupware.tubraunschweig.de/calendardatadel/~<benutzerkennung des Kollegen>/<Kalendername> Nach Eingabe der URL auf "Abonnieren" klicken. Es erscheint ein Fenster, in dem man einige Einstellungen zum abonnierten Kalender konfigurieren kann. Farbe der Darstellung Ob Erinnerungen angezeigt werden sollen (nicht ratsam) Ob Anhänge an Terminen (Dateien) angezeigt werden sollen Ob die im Kalender gespeicherten Aufgaben angezeigt werden sollen (ical und Thunderbird können Aufgaben im regulären Kalender speichern, Webmail und Outlook legen dafür spezielle Ordner ("Tasks") an, Aufgaben in Apple Mail erstellt erscheinen in einem gesonderten Kalender "Mail-Aufgaben"). Wie oft der Kalender automatisch aktualisiert werden soll. Diese Einstellungen lassen sich auch Nachträglich verändern indem man einen Rechts-Klick auf den Kalendernamen ausführt und die "Informationen" auswählt V1.0 Seite 4/13

5 Kalender lesend und schreibend mit CalDAV Zum einbinden/abonnieren des eigenen Kalenders zum Lesen und schreiben muss man einen CalDAV-Account anlegen. Dazu in der Menüleiste "ical --> Einstellungen" anklicken.in dem sich öffnenden Fenster oben das Symbol für "Accounts" anklicken. Mit dem "+"-Symbol unten links einen neuen Account hinzufügen. Als Accounttyp "CalDAV" wählen. Benutzername (Benutzerkennung), Passwort und Server "groupware.tubraunschweig.de" angeben. Warten während ical nach Kalender-Servern sucht. Es ist normal, dass kein Server gefunden wird. Weiter auf "Fortfahren" klicken und im folgenden Fenster als Serverpfad "CalDAV" angeben. Den Haken bei SSL setzen und "Erstellen" klicken V1.0 Seite 5/13

6 Alle Kalender, die man auf dem Server angelegt hat, sind nun unter eingebunden. Falls über Webmail zuvor Kalender anderer Personen abonniert wurden, werden auch diese angezeigt. Ereignisse anlegen/einladungen verschicken Neue Ereignisse/Termine lassen sich entweder über das Menü ("Ablage" --> "Neues Ereignis" hinzufügen oder man führt bei ausgewähltem Kalender einen Doppelklick im Kalender selbst aus aus (zur gewünschten Zeit). Das neue Ereignis erscheint zunächst mit einer Default-Länge von einer Stunde und dem Title "Neues Ereignis". In dieser Darstellung lässt sich der Titel ändern. Weitere Ereignisoptionen kann man einstellen, indem man zunächst auf dem Termin einen Doppelklick ausführt (es werden die Details angezeigt), dann unten auf "Bearbeiten" klickt. In den Ereignisoptionen lassen sich alle Eigenschaften des Termins verändern. Per Doppelklick auf die Zeiten kan man z.b. "Von"-Zeitpunkt und "Bis"-Zeitpunkt einstellen. Es lassen sich beliebige Wiederholungen (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich oder benutzerdefiniert) einrichten und man kann angeben, ob man während der Zeit als "beschäftigt" oder "frei" (verfügbar) gilt. Der Termin lässt sich außerdem auch nachträglich noch in einen anderen Kalendern verschieben, und es lassen sich Erinnerungen (auch mehrere) in beliebiger Form einstellen V1.0 Seite 6/13

7 Unter "Teilnehmer" lassen sich per Klick auf "Teilnehmer hinzufügen" -Adressen (auch mehrere) von gewünschten Teilnehmern angeben. Die Verfügbarkeit der Teilnehmer lässt sich mit ical leider nicht prüfen. Wenn die Appl -Applikation für das Senden und Empfangen eingerichtet und gestartet ist, wird beim Klick auf "Senden" eine Einladung an alle Teilnehmer verschickt. Es lassen sich auch bei bestehenden Terminen noch nachträglich Teilnehmer hinzufügen. Der "Fertig"-Knopf wird automatisch zum "Senden-Knopf", wenn man die Eingabe einer -Adresse durch Enter/Return beendet. Alternativ lassen sich Einladungen durch Links-Klick auf die Teilnehmer (in den Ereignisoptionen) auch erneut bzw. gezielt an bestimmte Teilnehmer verschicken. Teilnehmerstatus aktualisieren Unten links im ical-fenster kann man per Klick auf das blaue Brief-Symbol Benachrichtigungen ein- oder ausblenden. Bei eingeblendeten Benachrichtigungen und laufender Apple- Mail-Applikation werden hier sowohl Nachrichten zu Terminen angezeigt, zu denen man eingeladen wird (s.u.), als auch die Antworten auf Einladungen, die man selbst verschickt hat V1.0 Seite 7/13

8 Bei Empfang einer (vorbehaltlosen) Termin-Bestätigung erscheint eine Nachricht im Benachrichtigungsfeld, die man mit "Ok" bestätigen muss. Unabhängig davon wird in jedem Fall der Termin selbst entsprechend aktualisiert (Spätestens nach Rechts-Klick im Kalender-Panel links und Auswahl von "Alles aktualisieren"). Beim Doppelklick auf den Termin erscheint ein grünes Häkchen bei allen Teilnehmern, die zugesagt haben V1.0 Seite 8/13

9 Beim Empfang von Termin-Bestätigungen mit Vorbehalt erscheint keine Nachricht im Benachrichtigungsfeld, aber der Termin wird trotzdem aktualisiert (Spätestens nach Rechts- Klick im Kalender-Panel links und Auswahl von "Alles aktualisieren"). Beim Doppelklick auf den Termin erscheint ein orangenes Fragezeichen neben der betreffenden Person. Beim Empfang einer Absage erscheint eine Nachricht im Benachrichtigungsfeld, die man mit "Ok" bestätigen muss. Beim Doppelklick auf den Termin wird der betreffende Teilnehmer mit einem Absage-Symbol markiert (Spätestens nach Rechts-Klick im Kalender-Panel links und Auswahl von "Alles aktualisieren"). s mit Bestätigungsnachrichten (egal ob Annahmen oder Ablehnungen) verschwinden aus der Inbox, sobald sie im ical verarbeitet wurden. Achtung: Sollten Sie Termineinladungen und -Bestätigungen automatisch (per Regel) aus der Inbox herausfiltern lassen, funktioniert die Weiterleitung an ical nicht! Will man Termine, zu denen man eingeladen hat, löschen, so ist es unmöglich, dies in ical zu tun, ohne eine Nachricht "Abgesagt" an die Teilnehmer zu verschicken V1.0 Seite 9/13

10 Einladungen empfangen und annehmen/ablehnen In den Appl -Einstellungen lässt ich im Reiter "Allgemein" einstellen, ob Termineinladungen an ical weitergeleitet werden sollen. Hier "Automatisch" wählen. In ical ist es nicht möglich, einen Standard-Kalender auszuwählen. Es wird grundsätzlich jeder erste Kalender jedes eingerichteten CalDAV-Accounts verwendet. (ICS Kalender bleiben unberührt, da ICS Kalender nur lesend verwendet werden können). Die Reihenfolge lässt sich im ical nicht verändern. Nachträglich angelegte Kalender (Webmail, Pronto! oder ical) werden jedoch in der Liste immer hinten angefügt). Um Groupware sinnvoll zu nutzen, empfiehlt es sich nur einen einzigen CalDAV Account mit ical zu verwalten. Gruppenkalender sind mit ical aus diesem Grund nur sehr umständlich nutzbar. Erhält man eine Einladung zu einem Termin, wird der zugehörige Termin bei der nächsten Aktualisierung des Kalenders nun automatisch in den primären Kalender übernommen. Solange man die Einladung noch nicht beantwortet hat, erscheint der Termin grau gestrichelt. Im Benachrichtigungsfeld wird eine Nachricht eingeblendet, die Knöpfe zum Ablehnen, Annehmen oder Annehmen mit Vorbehalt enthält. Gelegentlich kann es vorkommen, dass man die Nachricht verpasst. In diesem Fall kann man den Termin auch durch Doppelklick auf das Ereignis selbst und damit das Öffnen der Ereignis-Details bestätigen V1.0 Seite 10/13

11 Lehnt man eine Einladung ab, verschwindet der Termin ganz aus dem Kalender. Solange der Termin aber noch im Kalender ist, egal ob unbestätigt, angenommen oder mit Vorbehalt angenommen, hat man jederzeit noch die Möglichkeit seine zuvor getroffene Entscheidung zu revidieren und beispielsweise einen angenommen Termin doch noch abzusagen oder eine Annahme mit Vorbehalt in eine vorbehaltlose Annahme zu übernehmen. Bei jeder Änderung unter "Mein Status" wird der "Fertig"-Knopf zu einem "Antworten"-Knopf. Man kann den Status eines Termins im eigenen Kalender nicht ändern, ohne den Organisator zu informieren. Aufgaben in Appl und ical Sowohl in Appl als auch in ical lassen sich Aufgaben pflegen, tun dies jedoch in unterschiedlicher Weise. Die wechselseitigen Beziehungen und Abhängigkeiten sind, je nachdem wie viele und in welcher Weise man Kalender im ical eingebunden hat, komplex. Im Appl lässt sich in den Einstellungen auf dem Reiter Verfassen einstellen, wo das Programm Aufgaben anlegen soll. Um Aufgaben per Default auf dem Groupware-Server abzulegen, sollte man dort groupware.tu-braunschweig.de auswählen. Beim Erstellen einer Aufgabe legt Appl dann, sofern noch kein anderer Aufgaben-Ordner (Unter Erinnerungen ) angezeigt wird, auf dem Server einen Ordner an, der im Webmail als Mail-Ordner Apple Mail To Do angezeigt wird. Im Appl wird dieser Ordner mit dem Namen des Servers groupware.tu-braunschweig.de unter Erinnerungen aufgelistet. Im ical wird dieser Ordner ebenfalls eingeblendet, unter der Rubrik groupware.tu-braunschweig.de mit dem Namen Mail-Aufgaben 1. Auch im ical lassen sich Aufgaben anlegen. Dort hat man die Wahl, welchem Kalender Aufgaben zugeordnet werden sollen, entweder dem Ordner Mail-Aufgaben (im Appl angelgt) oder einem beliebigen anderen Kalender, in dem man schreiben kann. Auch Aufgaben, die man auf diese Weise einem per CalDAV vom Groupware-Server eingebundenen Kalender zuordnet, sieht man im Appl . Unter Erinnerungen erscheint dazu ein Ordner Fortan lassen sich dort auch von Appl aus Aufgaben anlegen, löschen oder ändern. Hat man im ical Kalender über ICS (nur lesend) eingebunden, und sind darin Aufgaben abgelegt, sieht man diese sowohl im ical unter Aufgaben und im Apple Mail. Im Appl 1 Obwohl dieser Kalender teilweise zuoberst im ical angezeigt wird, wird er nicht als primärer Kalender zur Annahme von Einladungen verwendet V1.0 Seite 11/13

12 erscheinen diese Aufgaben allerdings unter Erinnerungen im Ordner Lokal. Diese Aufgaben sind dort ausgegraut und nicht veränderbar. Legt man im Appl Aufgaben lokal an (im Ordner Lokal unter Erinnerungen ) erscheinen diese im Appl in der gleichen Liste, wie die Aufgaben von über ICS eingebundenen Kalendern. Diese Aufgaben lassen sich jedoch verändern. Unter ical sieht man diese Aufgaben dann in einem Ordner Mail-Aufgaben unter der Rubrik Kalender. Während Webmail den von Appl angelegten Ordner Apple Mail To Do als - Ordner erkennt und die darin enthaltenen Aufgaben auch als s, also ohne Aufgaben- Features anzeigt, trifft dies umgekehrt auch auf per Webmail angelegte Aufgaben -Ordner zu. Im Appl sieht man diese Ordner nur als -Ordner, im ical gar nicht. Weder mit Appl noch ical lassen sich Aufgaben verschicken. Aufgaben lassen sich nur dann anderen Personen zuordnen, wenn man den Kalender der Person schreibend in ical eingebunden hat und die betreffende Aufgabe dort hineinschreibt. Dazu muss aber auch die andere Person einen Kalender-Client verwenden, der in der Lage ist, mit Aufgaben, die in Kalendern gespeichert sind, umzugehen. Thunderbird/Lightning gehören dazu, Outlook und Webmail nicht. In wie weit eine Aufgabe abgeschlossen ist, lässt sich weder in Appl noch in ical angeben. Eine Aufgabe ist entweder erledigt oder nicht. Über den Status einer Aufgabe lassen sich keine Meldungen verschicken V1.0 Seite 12/13

13 Stichwortverzeichnis Aufgaben CalDAV... 5 CalendarDataDel... 3 Einladungen... 6 Ereignisse... 6 Erinnerungen... 4 ICS... 3 Mail... 7 Teilnehmerstatus V1.0 Seite 13/13

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